Какие уставные документы должны быть у ип: Учредительные документы ИП – перечень 2022 года

Какие уставные документы должны быть у ип: Учредительные документы ИП – перечень 2022 года

Какие документы необходимы для заключения договора?

Для юридических лиц:

При направлении проекта договора на визирование в обязательном порядке предоставляются следующие документы, заверенные печатью организации (индивидуального предпринимателя) и подписью уполномоченного представителя (исполнительного органа):

• Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица либо свидетельства о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 года, или выписка из ЕГРЮЛ, полученная не более месяца назад
• Копия свидетельства о постановке на налоговый учёт или выписка из ЕГРЮЛ, полученная не более месяца назад
• Копия устава (иного учредительного документа) юридического лица
• Копии документов, подтверждающих полномочия руководителя юридического лица, содержащих решение компетентного органа управления юридического лица об избрании/назначении руководителя, или выписка из ЕГРЮЛ, полученная не более месяца назад
• Копия списка участников (для ООО) или выписка из ЕГРЮЛ, полученная не более месяца назад, либо копия выписки из реестра акционеров (для АО)
• Копия доверенности лица, уполномоченного на заключение договора (в случае подписания договора не руководителем юридического лица, а лицом, уполномоченным на заключение договора доверенностью)
• Копия разрешительной документации (в случае, если для соответствующего вида деятельности требуется наличие разрешительной документации)

Копии вышеуказанных документов должны быть заверены подписью руководителя (лица, уполномоченного на заверение документов доверенностью) и печатью юридического лица.

Для ИП:

• Копия свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя или выписка из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП), полученная не более месяца назад
• Копия свидетельства о постановке на налоговый учёт или выписка из ЕГРИП, полученная не более месяца назади
• Копия паспорта индивидуального предпринимателя
• Копия нотариально удостоверенной доверенности лица, уполномоченного на заключение договора (в случае подписания договора не индивидуальным предпринимателем, а лицом, уполномоченным на заключение договора доверенностью)
• Копия разрешительной документации (в случае, если для соответствующего вида деятельности требуется наличие разрешительной документации)

Копии вышеуказанных документов должны быть заверены подписью индивидуального предпринимателя (лица, уполномоченного на заверение документов доверенностью) и печатью индивидуального предпринимателя.

При необходимости мы можем потребовать предоставления дополнительных документов и(или) сведений, а также оставляем за собой право самостоятельно собирать необходимые документы и сведения с помощью любых общедоступных источников. Требование о предоставлении дополнительных документов и(или) сведений должно быть мотивированным.

Обратная связь

Свяжитесь с нами

Выберите нужную категорию

Горячая линия : 8 800-100-80-87

Список обязательных документов при заключении договора с ИП

Содержание:

• Перечень документов для заключения договора с ИП
• Что входит в понятие уставных документов
• Зачем нужно запрашивать их перед началом сотрудничества
• Как обозначить в договоре, на основании чего действует ИП

Субъекты предпринимательства могут поставлять друг другу товары и услуги. Чтобы этот процесс был безопасным, подбирают документы для ИП для заключения договора, регулирующего отношения сторон. При этом важно не допустить ошибок при составлении данного документа, иначе последствием могут стать серьезные финансовые убытки.

Перечень документов для заключения договора с ИП

Регистрация контракта, прописывание в нем всех условий сотрудничества являются гарантией честного сотрудничества. С точки зрения юрисдикции ИП имеет большие отличия от обществ с ограниченной ответственностью или акционерных обществ. У юридического лица, как правило, есть директор, который является представителем фирмы. А у частного предпринимателя только он сам и является носителем полномочий по руководству компанией.

Заключение договора

У индивидуального предпринимателя может быть приказом назначен директор, однако им не имеет права являться сам владелец. Поэтому ведущее лицо, указываемое в договоре – это сам бизнесмен. Список документов, необходимый, чтобы заключить договор с индивидуальным предпринимателем:

• документ, удостоверяющий личность – паспорт и ксерокопия;
• если коммерсант регистрировал свое предприятие до 2017 года, необходимо свидетельство о регистрации ИП;
• ИНН;
• выписка из ЕГРИП – для тех, кто регистрировал бизнес, начиная с 2017 года.

Сбор документации

Выше представлен полный перечень документов для договора ИП с ИП, необходимый для заключения договора на аренду помещения, поставку товара или оказание услуг. При желании партнер может запрашивать дополнительную информацию. Человек имеет возможность проверить через сайты различных служб финансовую состоятельность будущего партнера, прежде чем заключать какое-либо соглашение.

Можно дополнительно затребовать документацию при выборе поставщиков. В ней указывается, какие критерии использует компания при выборе партнеров для закупки товаров или при оказании услуг и прочего. Это упростит разбирательства, если возникнут какие-то серьезные проблемы.

Обратите внимание! В список документов для сотрудничества можно включить и документ об аренде бизнесменом помещения, в котором он ведет коммерческую деятельность.

Что входит в понятие уставных документов

Термин «уставные» действует, когда у юрлица есть устав. ИП устава не имеет, поэтому в данном случае более правильным является термин «учредительные документы». Основной учредительный документ для предпринимателя – это выписка из Единого госреестра. Именно эта бумага с первого января 2017 года выдается при регистрации предприятия.

Может ли ИП участвовать в тендерах и какие документы для этого нужны

Вторым необходимым документом является российский паспорт. В нем указана информация о месте прописки главы компании. Если человек не проживает в регионе по месту прописки, также потребуют справку о временной регистрации. Если придется подавать в суд при каких-либо неувязках, судебный орган придется искать по месту проживания коммерсанта. У юрлица в аналогичной ситуации это будет юридический адрес.

Идентификационный номер налогоплательщика обязателен при составлении счетов-фактур, предъявлении НДС, составлении налоговых деклараций. Поэтому необходимо всегда указывать этот номер. При подписании важно убедиться, что обе стороны поставили подписи корректно. Подписи не должны отличаться от поставленных в паспортах. Может возникнуть такая ситуация, что договор за бизнесмена будет составлять экспедитор или менеджер. В этом случае в пакет документации придется включить доверенность, заверенную нотариально.

Важно! При составлении договора КФХ (крестьянско-фермерское хозяйство), возглавляемое индивидуальным предпринимателем, должно предоставлять те же бумаги, что и коммерсант, занятый любым другим видом деятельности.

Зачем нужно запрашивать их перед началом сотрудничества

Как зарегистрировать ИП на Госуслугах — возможно ли это, что для этого нужно

Составление данной бумаги должно быть юридически грамотным, ведь на ее основании при несоблюдении условий можно подать в суд. Поэтому требуются все реквизиты. Предположим, что одна фирма планирует поставку крупной партии товаров другой компании. В договоре указано, что ИП платит поставщику за товары в течение двух недель после поставки, иначе предусмотрены штрафные санкции. А индивидуальный предприниматель задерживает платеж уже на два месяца. В этом случае при подаче заявления в суд нужно будет знать имя, фамилию, отчество коммерсанта, к какой налоговой он относится. Выписка из ЕГРИП свидетельствует о том, что человек законно ведет свой бизнес, зарегистрировав его в госорганах.

Бизнесмены выясняют отношения

Даже если предполагается недолгая работа между предприятиями, все равно принято создавать договор. Это страховка на случай поставки продукции ненадлежащего качества, недопоставки товара или услуг. Также нельзя обойтись без уставного документа, он нужен для того, чтобы подтвердить правомочность действий фирмы, ее местонахождение.

Дополнительная информация! Если предприниматель заключает договор с организацией, занимающейся вывозом мусора, нужно составить регулирующий отношения документ. Это позволит избежать несвоевременного оказания услуг или выполнения работ по вывозу отходов в неполном объеме.

Как обозначить в договоре, на основании чего действует ИП

Налоговая и ИП — как зарегистрировать в ИФНС и что для этого нужно

Ясно, что такой документ может составляться на поставку товара с оплатой в течение какого-либо периода или на реализацию. Если ИП занимается клининговыми услугами, то может быть договор на вывоз отходов. Про юрлицо пишут «генеральный директор, действующий на основании устава». Но как упоминать предпринимателя, и на основании чего он действует?

Правомочными являются три формы написания в договоре:

• первая – самая краткая: ИП (ФИО), ОГРН или ЕГРИП с указанием номера.
• ИП (ФИО), действующий от своего имени, реквизиты указываются в конце.
• самое длинное – ИП (ФИО), действующий на основании госрегистрации от обозначенной даты. В конце указывается номер свидетельства о регистрации или ЕГРИП.

Выбирая, на основании какого документа будет действовать ИП при заключении составленного договора, можно использовать любую форму, в зависимости от пожеланий партнера по бизнесу. Эту бумагу, возможно, будет проверять юрист или бухгалтер фирмы-партнера. Лучше составить ее так, чтобы впоследствии не возникало вопросов и неясностей. При составлении удобно использовать готовый образец, например, представленный ниже:

Заполнение бумаг

Обычно заполняют следующие пункты:

• вводный раздел: включает тип контракта (например, договор купли-продажи), номер документа и место, в котором заключили соглашение.
  Здесь обязательно вписывают названия компаний-партнеров с реквизитами;
• основное содержание: указывают, относительно чего заключается соглашение – покупки, поставки и так далее. Также здесь прописывают, на каких условиях сотрудничают предприниматели, права сторон и обязательства;
• порядок и сроки финансовых операций. Например, оплата предваряет поставку или производится после нее;
• непредвиденные обстоятельства – срок действия бумаги, спорные моменты и способы их разрешения. Например, ресторан закупает у ИП овощи и фрукты по предварительному заказу. Но предприниматель не предоставил одну из позиций из списка, потому что она отсутствовала на базе, то есть, неумышленно. В этом случае нужно оговорить, что будет: штрафные санкции или просто накладная оплачивается по меньшей цене;
• ответственность партнеров;
• финальная часть с подписями и всеми реквизитами, а также гербовыми печатями в случае наличия.

Сотрудничество

Договором с ИП регулируется сотрудничество двух фирм, в нем может быть прописано, что происходит при недопоставке товара, если вместо одной позиции привезена другая. Все это приучает обе стороны к дисциплине, договор должен быть заверен гербовыми печатями. Предприниматель, не имеющий печати, имеет право поставить свою подпись, при этом реквизиты и уставные документы должны быть указаны верно.

Автор:

Лoeцкaя Мaрия Aлeксaндрoвнa

Домашняя страница руководства Министерства образования США

Домашняя страница руководств Министерства образования США На этой странице приведены ссылки на перечень руководств каждого из наших основных операционных компонентов (POC). Для каждого POC мы приводим ниже обзор законов, которые реализует POC, и тем, которые охватываются его руководством. Мы также описываем, как POC организовал свое руководство по предоставленной ссылке, чтобы упростить поиск определенного руководящего документа или руководства, относящегося к конкретной программе или теме. Вы также можете искать определенную тему или конкретный руководящий документ, используя поле поиска в правом верхнем углу этой страницы. Руководящие документы не имеют силы и действия закона. 26 февраля 2020 г. Департамент опубликовал уведомление Федерального реестра о существовании и местонахождении этого руководящего портала по адресу https://www.govinfo.gov/content/pkg/FR-2020-02-26/pdf/2020-03811. .pdf. Представители общественности могут запросить отзыв или изменение существующего руководящего документа или важного руководящего документа, отправив этот запрос через rules.gov в реестре под номером ED-2022-OGC-0060. Также см. меморандум главного юрисконсульта о процедурах Закона о свободе информации (FOIA) [ MS Word, 65 КБ]. Управление специального образования и реабилитационных услуг (OSERS) OSERS управляет Законом об образовании лиц с ограниченными возможностями (IDEA) и Законом о реабилитации от 1973 года с поправками, внесенными Законом об инновациях и возможностях для рабочей силы (WIOA). IDEA Законодательство IDEA регулирует порядок оказания штатами и государственными учреждениями услуг раннего вмешательства, специального обучения и сопутствующих услуг более чем 6,5 миллионам соответствующих критериям младенцев, детей ясельного возраста, детей и подростков с ограниченными возможностями. Доступ к руководящим документам IDEA можно получить на странице IDEA Policy Letters and Policy Support Documents. На этом сайте вы можете просматривать все документы, фильтровать документы по году их выпуска или искать тематические области по ключевым словам. Страница политических писем и документов поддержки политики IDEA: https://sites.ed.gov/idea/policy-letters-policy-support-documents/ WIOA WIOA предназначен для укрепления и улучшения развития государственных кадров в стране. системы, помогая американцам с препятствиями на пути к трудоустройству, в том числе лицам с ограниченными возможностями, которые обслуживаются в рамках программ, разрешенных в соответствии с Законом о реабилитации от 1973, добиваться качественной карьеры и помогать работодателям нанимать и удерживать квалифицированных работников. С руководством WIOA можно ознакомиться на странице субнормативных указаний RSA: https://rsa.ed.gov/statute-legislation-and-policy/sub-regulatory-guidance Office of Career, Technical, and Adult Education (OCTAE) OCTAE управляет программами и инициативами, связанными с профессиональным и техническим образованием, образованием и грамотностью взрослых, коррекционным образованием и общественными колледжами. Основными законами, которыми управляет OCTAE, являются Закон Карла Д. Перкинса о профессиональном и техническом образовании, который обеспечивает финансирование программ профессионального и технического образования на уровне средней школы и послесреднего образования, а также Закон об образовании взрослых и семейной грамотности (раздел II Закона об инновациях в рабочей силе). и Opportunity Act), который обеспечивает финансирование программ обучения взрослых и ликвидации неграмотности для лиц в возрасте 16 лет и старше, не имеющих базовых навыков, аттестата об окончании средней школы или его эквивалента или не владеющих английским языком. Руководство, выпущенное OCTAE, организовано в соответствии с законами, к которым относится руководство. Есть один раздел для профессионального и технического образования, а другой — для обучения взрослых и грамотности. Вы можете найти руководство OCTAE по следующей ссылке: https://www2.ed.gov/about/offices/list/ovae/resource/index.html. Управление начального и среднего образования (OESE) Основным законом, которым управляет OESE, является Закон о начальном и среднем образовании 1965 года с поправками. В OESE также есть три программы, утвержденные Законом о высшем образовании 1965 г., одна программа, утвержденная Разделом IV Закона о гражданских правах 1964 г., одна программа, разрешенная Законом о технической помощи в области образования 2002 г., и три программы, утвержденные двухпартийным бюджетом. Закон от 2018 года. Кроме того, OESE управляет Законом о стипендиях для возможностей и результатов и некоторыми программами в соответствии с Законом о восстановлении и реинвестировании Америки от 2009 года. . Руководство OESE включает информацию, собранную в ходе надзора за внедрением ESSA государственными образовательными учреждениями, выявленные заинтересованными сторонами потребности в разъяснении положений ESSA, а также потребности, выявленные в связи с новыми законодательными или нормативными положениями или судебными делами. Вы можете получить доступ к руководящим документам OESE по следующей ссылке: https://oese.ed.gov/guidance/ Управление послесреднего образования (OPE) OPE отвечает за реализацию программ, утвержденных Высшим Закон об образовании 1965 с поправками (HEA). OPE формулирует федеральную политику послесреднего образования, включая политику, касающуюся федеральных программ финансовой помощи студентам, утвержденных в соответствии с Разделом IV HEA. Веб-сайт «Информация для специалистов по финансовой помощи» (IFAP) объединяет рекомендации, ресурсы и информацию, связанные с администрированием и обработкой федеральной помощи студентам Раздела IV, на одном онлайн-сайте. Самые последние публикации на сайте перечислены в разделе «Что нового». Кроме того, большая часть рекомендаций OPE издается в форме писем «Уважаемые коллеги» (DCL) или электронных объявлений (EA). Эти руководящие документы можно найти в разделе «Письма и объявления» на веб-сайте, указанном ниже, и эти руководящие документы упорядочены по дате, а также по теме. Вы можете получить доступ к руководству на веб-сайте IFAP по следующей ссылке: https://fsapartners.ed.gov/home/ Кроме того, вы можете получить доступ к руководству OPE, касающемуся тем, отличных от администрирования и обработки прав IV Федеральная помощь студентам по следующей ссылке: https://www2.ed.gov/about/offices/list/ope/guidance.html Вы можете просмотреть руководство, а также другие ресурсы, связанные с иностранными подарками и отчетность по контракту в соответствии со статьей 117 Закона о высшем образовании от 1965 по следующей ссылке: https://www2.ed.gov/policy/highered/leg/foreign-gifts. html Управление по гражданским правам (OCR) OCR обеспечивает соблюдение нескольких федеральных законов о гражданских правах, запрещающих дискриминацию. в программах или мероприятиях, получающих федеральную финансовую помощь от Министерства образования. Дискриминация по признаку расы, цвета кожи и национального происхождения запрещена Разделом VI Закона о гражданских правах 1964 года; дискриминация по признаку пола запрещена Разделом IX Поправок об образовании от 1972; дискриминация по признаку инвалидности запрещена статьей 504 Закона о реабилитации 1973 года; и дискриминация по возрасту запрещена Законом о дискриминации по возрасту 1975 года. Эти законы о гражданских правах, применяемые OCR, распространяются на все государственные образовательные учреждения, системы начальных и средних школ, колледжи и университеты, профессионально-технические училища, частные школы, государственные учреждения профессиональной реабилитации, библиотеки, и музеи, которые получают средства Министерства образования США. Охватываемые области могут включать, но не ограничиваться: приемом, набором, финансовой помощью, академическими программами, обращением со студентами и услугами, консультированием и руководством, дисциплиной, классными заданиями, оценками, профессиональным образованием, отдыхом, физическим воспитанием, спортом, жильем и работа. OCR также несет ответственность в соответствии с разделом II Закона об американцах-инвалидах от 19 года.90 (запрещающая дискриминацию по инвалидности со стороны государственных организаций, независимо от того, получают они федеральную финансовую помощь или нет). Кроме того, с 8 января 2002 г. OCR вводит в действие Закон о равном доступе бойскаутов Америки (раздел 9525 Закона о начальном и среднем образовании 1965 г. с поправками). В соответствии с Законом о равном доступе для бойскаутов Америки ни одна государственная начальная школа, государственное или местное образовательное учреждение, которые предоставляют возможность одной или нескольким внешним молодежным или общественным группам встречаться на территории школы или в школьных помещениях до или после школьных занятий, не должны отказывать в равном доступ или справедливая возможность встретиться или дискриминировать любую группу, официально связанную с Бойскаутами Америки, или любую другую молодежную группу, указанную в разделе 36 Кодекса Соединенных Штатов как патриотическое общество. Политики, представленные по ссылке ниже, могут быть организованы в соответствии с законодательными актами, применяемыми OCR: Раздел VI Закона о гражданских правах 1964 г. (Дискриминация по расовому и национальному признаку), Раздел IX Поправок к образованию 1972 г. (Дискриминация по признаку пола), Раздел 504 Закона о реабилитации 1973 года и Раздела II Закона об американцах-инвалидах 1990 года (Дискриминация по признаку инвалидности), Закона о дискриминации по возрасту 1975 года (Дискриминация по возрасту) и Закона о равном доступе бойскаутов Америки (Бойскауты Америки о равном доступе Закон о дискриминации). Две другие темы включают запрет на репрессалии в соответствии с федеральным законодательством о гражданских правах (Возмездие) и программу «Методы управления», которая обеспечивает равный доступ к высококачественным программам профессионального и технического образования (Методы управления). Со всеми политиками OCR, относящимися к уставу, можно ознакомиться по следующей ссылке: https://www2. ed.gov/about/offices/list/ocr/frontpage/faq/rr/policyguidance/index.html Пожалуйста, смотрите PDF-файл ниже для недавних расторжений OCR. https://www2.ed.gov/policy/gen/guid/fr-200826-letter.pdf Управление по планированию, оценке и разработке политики (OPEPD) Управление политики конфиденциальности учащихся (SPPO) в рамках OPEPD отвечает за администрирование и обеспечение соблюдения федеральных законов, касающихся конфиденциальности сведений об образовании учащихся, включая Права семьи на образование. и Закон о неприкосновенности частной жизни (FERPA), Поправку о защите прав учащихся (PPRA), а также положения Закона о начальном и среднем образовании от 19 года, касающиеся военных вербовщиков.65 с поправками (ESEA). SPPO также предоставляет техническую помощь по вопросам конфиденциальности учащихся более широкому образовательному сообществу. Руководство SPPO по обеспечению конфиденциальности учащихся и соответствующие ресурсы технической помощи доступны на веб-сайте Департамента по защите конфиденциальности учащихся по адресу: https://studentprivacy. ed.gov/guidance. Управление образовательных технологий (OET) разрабатывает политику в области образовательных технологий и устанавливает стратегии для поощрения разработки и использования образовательных технологий, которые преобразуют преподавание и обучение и расширяют возможности учащихся и их семей. Ресурсы и руководства, разработанные OET, доступны по следующей ссылке: https://tech.ed.gov/ Управление финансов и операций (OFO) OFO выступает в качестве главного советника секретаря и старших должностных лиц по всем вопросам, связанным с финансовым управлением, системами финансового управления, контроль и бухгалтерский учет, соглашения о сотрудничестве, управление приобретением, бюджетные процессы и предложения, политика управления грантами, руководство и соответствующее обучение, человеческие ресурсы, безопасность, а также объекты и логистические услуги. Руководство, выпущенное офисами OFO, можно найти здесь: https://www2.ed.gov/about/offices/list/ofo/programs. html На этой странице представлена ​​информация о руководстве, выпущенном Министерством образования США (ED ) и его офисы. Руководящие документы отражают текущее мнение ED по теме. Они не создают и не предоставляют каких-либо прав для какого-либо лица и не налагают никаких требований, кроме тех, которые требуются в соответствии с применимыми законами и правилами. Руководящие документы не имеют силы и действия закона. Существует три определения категорий руководящих документов, описанных в Заключительном бюллетене надлежащей руководящей практики Агентства США (OMB) Управления управления и бюджета (OMB) (Бюллетень GGP), опубликованном 18 января 2007 г. Они следующие: Руководящий документ — заявление ведомства, имеющее общую применимость и вступившее в силу в будущем, за исключением регламентационного постановления (согласно определению в Исполнительном указе 12866 с внесенными в него поправками, § 3(g)), в котором излагается политика в отношении или технический вопрос, или толкование законодательного или нормативного вопроса. (Раздел I(3), Бюллетень GGP.) Важный инструктивный документ — как определено в Разделе I(4)(a) Бюллетеня GGP, инструктивный документ, распространяемый среди регулируемых организаций или широкой общественности, который, как можно обоснованно ожидать: Приводит к ежегодному действию на экономику в размере 100 миллионов долларов или более или оказать существенное неблагоприятное влияние на экономику, сектор экономики, производительность, конкуренцию, рабочие места, окружающую среду, общественное здоровье или безопасность, или государственные, местные или племенные правительства или сообщества; Создать серьезное несоответствие или иным образом помешать действию, предпринятому или запланированному другим агентством; Существенно изменить влияние на бюджет прав, грантов, сборов с пользователей или кредитных программ или прав и обязанностей их получателей; или Поднимать новые юридические или политические вопросы, вытекающие из правовых полномочий, приоритетов Президента или принципов, изложенных в Исполнительном указе 12866 с дальнейшими поправками. Раздел I(4)(b) Бюллетеня GGP далее поясняет, что исключает определение «важных руководящих документов». Экономически значимый руководящий документ — значимый руководящий документ, который, как можно обоснованно ожидать, приведет к ежегодному влиянию на экономику в размере 100 миллионов долларов США или более или окажет существенное неблагоприятное влияние на экономику или сектор экономики, за исключением того, что экономически значимые руководящие документы не включают руководящие документы по федеральным расходам и поступлениям. (Раздел I(5), Бюллетень GGP.) Версия для печати Последнее изменение: 02.05.2022

Корпорация и ООО Требования к учету и проверке — CT Corp

Однако требования сильно различаются от штата к штату.

Почти каждый штат налагает требования к ведению документации

В обмен на привилегию ведения бизнеса в штате юридическое лицо, такое как корпорация или компания с ограниченной ответственностью (LLC), должно соблюдать широкий спектр требований штата. Среди них во многих штатах есть требование о том, чтобы организация поддерживала установленный законом набор записей, связанных с этой организацией.

Уставы коммерческих организаций каждого штата определяют требования к ведению документации для корпораций и компаний с ограниченной ответственностью. Как это обычно бывает в законодательстве штатов, существуют большие различия в отношении того, какие документы должны храниться. В то время как большинство штатов предъявляют более строгие требования к ведению документации для организаций, созданных в этом штате, некоторые штаты могут также требовать, чтобы иностранные организации вели учет прав собственности. Хотя это и не является предметом данного технического описания, важно знать о любых правилах для иностранных государств, в которых организация имеет право вести бизнес, а также для родного государства.

На компании с ограниченной ответственностью могут распространяться обширные требования по ведению документации

Часто говорят, что одним из ключевых преимуществ работы в качестве компании с ограниченной ответственностью является отсутствие документов, требуемых государством. Хотя верно то, что корпорация должна соблюдать гораздо больше операционных формальностей, таких как проведение и документирование собраний акционеров и директоров, неверно, что работа в качестве ООО означает отсутствие необходимых документов. На самом деле, многие штаты предъявляют удивительно высокие требования к ведению документации.

Например, в ряде штатов требуется, чтобы ООО хранило в своем главном офисе (даже если офис находится за пределами штата) обширный набор документов, включая 1) текущий список полного имени каждого участника и суммы взносов, 2) Устав и все поправки; 3) операционное соглашение и все поправки; 4) три последних годовых финансовых отчета; и 5) три самые последние федеральные, государственные и местные налоговые декларации.

В целом от ООО требуется хранить тот же тип информации, что и от корпорации, в отношении владения юридическим лицом, но часто требуется хранить финансовую и налоговую информацию, которая не требуется от местных корпораций.

Какие записи необходимо вести?

Несмотря на то, что в разных штатах есть различия, обязательные по закону записи делятся на следующие основные категории:

• Учредительные документы . Эти документы включают копию Устава корпорации и Устава ООО. Почти все штаты также требуют, чтобы организация хранила копии всех поправок или переформулировок этих статей.
• Записи о собственности . К ним относятся списки акционеров корпораций и списки участников LLC. В большинстве штатов требуется раскрытие полного имени и адреса каждого акционера или члена.
• Эксплуатационные документы . Они содержат внутренние правила организации. Для корпораций основным действующим документом является устав. Для ООО этой цели служит операционное соглашение. Значительное число штатов требует, чтобы LLC хранила копию своего операционного соглашения по своему основному месту деятельности. В большинстве штатов также требуется хранить копии всех поправок, внесенных в рабочие документы.
• Документы о капитальных взносах . Значительное число штатов требует, чтобы LLC вели учет суммы денежных средств, внесенных каждым участником, согласованной стоимости другого имущества или услуг, предоставленных каждым участником, и любых дополнительных взносов, которые потребуются от каждого участника. Большинство штатов требуют, чтобы корпорации сохраняли документы, касающиеся типа акций и количества акций, принадлежащих каждому акционеру.
• Записи о предпринятых действиях . Корпорации, как правило, обязаны вести учет каждого собрания акционеров и директоров, а также принятых решений или предпринятых действий. Когда действия предпринимаются в соответствии с согласием вместо встречи, документация, подтверждающая это действие, должна быть подготовлена ​​и сохранена. LLC, как правило, не обязаны по закону вести учет действий, предпринятых членами или менеджерами.
• Налоговая и финансовая отчетность . Значительное число штатов требует ведения определенного вида налоговой или финансовой отчетности. Для ООО требованием часто являются три самые последние налоговые декларации. Для корпораций часто приходится вести бухгалтерские записи. Также может потребоваться самый последний годовой отчет или финансовый отчет, направленный акционерам.

Место, где должны храниться необходимые записи, также сильно различается в зависимости от штата. Как правило, основные записи, такие как учредительный или организационный документ, должны храниться по основному месту деятельности организации. Однако в некоторых штатах не указано, где должны храниться записи.

Практический совет: В век цифровой информации большинство штатов приняли правила, касающиеся электронных записей. В целом эти положения предусматривают, что цифровые записи являются приемлемыми при условии, что информация может быть преобразована в удобочитаемую бумажную копию в течение разумного периода времени.

Требования, регулирующие проверку записей

При определенных обстоятельствах некоторые виды требуемых законом записей должны быть доступны для проверки владельцами организации.

Практический совет : Несоблюдение запроса на проверку может повлечь за собой штрафные санкции. В некоторых штатах налагаются штрафы, если организация не хранит требуемые записи или не разрешает проверку записей. Эти санкции могут быть довольно суровыми и могут включать наложение денежных штрафов или оплату услуг адвоката в случае судебного иска.

Компании с ограниченной ответственностью . Многие штаты предусматривают, что ООО должно позволять участнику проверять записи, которые закон требует от них вести. Другие штаты, хотя и не требуют от LLC ведения записей, предусматривают, что по запросу LLC должна предоставить участнику определенные указанные записи. В общем должно быть:

• Письменный запрос
• Цель, связанная с владением ООО участника
• Запрос на «разумное» время проверки. В некоторых законах указывается, что проверка должна проводиться в обычное рабочее время.

Корпорации. В уставе корпорации используются различные подходы. В некоторых случаях устав инспекции аналогичен уставу ООО. Акционер может обратиться в письменной форме с требованием ознакомления с установленными законом документами при наличии надлежащей цели для предъявления требования. (Правильная цель связана с интересами акционера как акционера и включает в себя определение стоимости его или ее акций или расследование конкретных актов ненадлежащего управления.) В других случаях основные документы, такие как копия Устава или устав, протокол или имена и адреса директоров и должностных лиц могут быть проверены по уведомлению.

Другие документы, например бухгалтерские записи, также требуют надлежащего назначения. В некоторых штатах также требуется, чтобы акционер, желающий ознакомиться с определенными записями, имел минимальный процент акций или владел своими акциями в течение определенного периода времени.

Кроме того, корпорации должны предоставить список акционеров до ежегодного собрания корпорации. Насколько далеко заблаговременно, варьируется от штата к штату, но в большинстве случаев это в пределах «разумного» времени. Корпоративный акционер имеет право получить этот список, который обычно должен включать имена и адреса всех акционеров, а также количество и тип принадлежащих им акций.

Документирование запросов на проверку

Почти все законодательные акты, разрешающие проверку бухгалтерских книг и записей, требуют, чтобы запрос был в письменной форме, а время проверки было разумным. «Разумный» часто понимается как «в обычное рабочее время». Чаще всего право на ознакомление включает в себя право на снятие копий.

Устав не требует специальной формы для подачи запроса или документального подтверждения соответствия. Тем не менее передовой опыт показывает, что ответственный за соблюдение требований организации должен внедрить стандартные документированные политики в отношении того, как будет обрабатываться информационный запрос.

Следует периодически пересматривать политику, чтобы убедиться, что она актуальна. Он должен охватывать следующие области:

• Содержание запроса . Запрос должен быть в письменной форме. Определение «письменной» может различаться в зависимости от закона. Например, это могут быть электронные средства связи. Запрос должен содержать полное имя и адрес запрашивающей стороны; доля заявителя в юридическом лице; конкретные документы, на которые распространяется запрос, или заявление о том, что запрос касается всех документов, требуемых законом; предполагаемое время и дата проведения проверки; и причину запроса достаточно подробно, чтобы можно было определить, допустима ли цель — если надлежащая цель требуется в соответствии с законом или руководящими документами.
• Авторизация запроса. При получении запроса (кроме списка акционеров до годового собрания) разрешение юридического отдела на проведение проверки должно быть получено до проведения проверки. Этот шаг гарантирует, что запрос имеет правильный мотив.
• Документация о соответствии . Учитывая, что почти во всех штатах налагаются штрафы за несоблюдение требований инспекции, важно документально подтвердить их соблюдение организацией. С этой целью бумажная или цифровая копия письменного запроса на инспекцию должна храниться в центральном месте.