Какой срок действия у штатного расписания: Какой срок действия штатного расписания?

Какой срок действия у штатного расписания: Какой срок действия штатного расписания?

Какой срок действия штатного расписания?

Юлия Иванова

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Актуально на 25 августа 2021

Каков срок действия штатного расписания? Такой вопрос зачастую возникает у кадровых специалистов. Сразу и не сообразишь, требуется ли обновлять этот документ или же он действует бессрочно. О сроке действия штатного расписания в организации расскажем в статье.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание — перечень структурных подразделений компании c названием должностей, специальностей, с указанием квалификации, а также сведений о соответствующем количестве штатных единиц.

Также штатное расписание предусматривает наличие информации о должностных окладах, надбавках и иных выплатах, формирующих ежемесячный фонд оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 Указаний, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Трудовое законодательство не обязывает работодателей вести штатное расписание, однако его наличие существенно упрощает работу кадровиков и финансистов:

• штатка позволяет наглядно увидеть структуру предприятия;
• по ней легко отслеживать наличие вакантных должностей;
• планирование фонда оплаты труда, экономии и потребности в дополнительном финансировании значительно легче, если отталкиваться от штатного расписания.

Работодатели-бюджетные учреждения обязаны при ведении штатного расписания применять унифицированную форму № Т-3, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Остальные компании и предприниматели могут применять как унифицированные формы, так и бланки, разработанные самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Правильность данных выводов подтверждает Минфин в Письме от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012.

Срок действия штатного расписания

У штатного расписания срока годности нет. Оно утрачивает актуальность только при принятии нового документа, когда в структуре компании происходят изменения: исключаются или добавляются новые должности (или целые подразделения). При этом что послужило причиной для изменения штатки (оптимизация кадрового состава, создание новых подразделений в связи с диверсификацией производства и т. д.), неважно.

Вопрос изменения штатного расписания — компетенция исключительно компании-работодателя (п. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Периодичность или привязка к конкретным календарным датам законодательством также не регламентируется. Новая редакция штатки может быть принята как с начала года, так и с абсолютно любой даты, когда произошли изменения.

Изменить штатное расписание можно двумя способами:

• издать приказ о внесении изменений в действующую штатку;
• издать приказ, в котором утвердить новое штатное расписание, а прежнее — признать утратившим силу.

Второй вариант удобнее, так как представляет собой готовый к работе единый документ. В то время как первый вариант потребует хранение «под рукой» исходника и всех приказов о коррективах. В конечном итоге в этой кипе можно будет закопаться.

При этом на работодателях лежит обязанность по ежегодной индексации заработной платы персонала (ст. 134 ТК РФ). Об индексации читайте здесь.

Изменение имеющейся штатки или принятие новой можно приурочить к дате индексации. Например, ежегодно 1 октября. В промежутке между этими датами работодатель вправе изменять или принимать новое штатное расписание сколько угодно. Главное — каждый раз, меняя штатку, необходимо соблюсти все необходимые процедуры:

• внести изменения в трудовые договоры работников, чьих должностей коснулись изменения;
• ознакомить персонал с изменениями, если ознакомление со штатным расписанием закреплено локальными актами (абз. 8 Письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Об изменении штатного расписания читайте наш материал «Дополняем штатное расписание: образец».

Срок хранения штатного расписания

Как мы уже отметили, актуальное штатное расписание не имеет ограниченного срока действия. А вот прекратившая действие штатка имеет срок хранения. И этот срок постоянный. Это значит, что на протяжении всей жизни компании утилизировать неактуальное штатное расписание нельзя (п. «а» ст. 40 разд. 1.3 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Подводим итоги

• Действие штатного расписания во времени не ограничено.
• Действующая штатка утрачивает силу только в момент утверждения нового штатного расписания.
• Штатное расписание и все изменения в нему нужно хранить постоянно до ликвидации компании, в которой оно было разработано и утверждено.

Штатное расписание

Кто у нас в штате?

В каждой современной организации есть такой документ, как штатное расписание. Это документ не обязательный, но полезный. В этой статье мы расскажем, для чего он нужен, каковы правила его составления и утверждения, когда и как необходимо менять этот документ, на что следует обратить внимание в процессе составления, какова должна быть его структура и каков срок хранения документа.

Функции, которые упрощают его применение, включают:

• Организацию рабочего времени сотрудников.
• Проведение ежедневных процедур.
• Оформление новых сотрудников.
• Перевод существующих специалистов на другую должность.
• Начисление заработных плат.
• Формирование мотивационной системы.

С чего начать

Правильнее и удобнее начинать составление штатного расписания с унифицированной формы № Т-3. Однако стоит знать, что сегодня использование унифицированных форм – необязательное условие. Предприятия имеют полное право самостоятельно прописывать и утверждать нужные для работы структуры и формы учетных документов. Причем составлять штатное расписание можно как в печатном виде, так и в рукописном.

Составлять штатное расписание можно как в печатном виде, так и в рукописном.

Большинство российских компаний для разработки штатного расписания используют унифицированную форму №Т-3 по той простой причине, что это удобно и привычно для сотрудников HR-отдела и управленцев. Что касается государственных организаций, то для них обязательно необходимо использовать установленные формы документов первичного учета.

Пример составления штатного расписания для одной должности можно посмотреть здесь.

Период действия

В процессе составления штатного расписания собственник организации указывает срок действия документа и принимает решение, прописывать ему конкретные даты или нет. Трудовое законодательство России не диктует четких ограничений по времени действия штатного расписания, поэтому организация может установить свои даты либо не устанавливать их вовсе.

Однако если штатное расписание содержит точные даты, пункты должны быть реализованы в соответствии с ними. Когда период действия документа закачивается, обязательно нужно согласовать новый, даже если перемен в содержании не было. Кроме того, работники не обязаны знакомиться с документом, ведь он не является локально-нормативным, соответственно, работодатель не обязан под подпись знакомить работника фирмы со штатным расписанием.

Работодатель не обязан под подпись знакомить работника фирмы со штатным расписанием.

Основные задачи штатного расписания – это указание должностей компании, уровней заработных план и базовый KPI, а также стандартных бонусов и надбавок по каждой должности.

План штатного расписания

Штатное расписание выглядит таким образом:

• Название подразделений и филиалов компании.
• Название всех имеющихся в организации должностей.
• Число штатных единиц индивидуально по имеющейся должности.
• Размеры заработных плат сотрудников.
• Надбавки и бонусы – полностью согласованная мотивация персонала и ее виды.

В штатном расписании компании не следует прописывать конфиденциальную информацию о сотрудниках, не стоит указывать иные личные данные администрации или работников.

Если нужен документ, в котором будет присутствовать каждая штатная единица с Ф. И. О., основной информацией, рекомендуется использовать унифицированную форму штатного расписания. Схема штатного расписания должна быть небольшой, простой и доступной для понимания менеджеру по подбору персонала, инспектору по кадрам и самому руководителю.

Также в штатном расписании может быть указано:

• Наименование каждой должности в организации, которое вправе указывать сам работодатель.
• Должности, которые планируют открыть.
• Вакантные места в компании.

В состав расписания можно ввести перечисление должностей в зависимости от уровня исполнения (ответственности), категории и размера заработных плат. Также возможен пункт «Назначение», в котором указывают дату вхождения в должность. Отличные примеры составления документа можно посмотреть по ссылке.

В соответствии с единым правилом, прописывает штатное расписание организация самостоятельно. Отделения и филиалы подчиняются главному офису и не являются отдельным юрлицом. Поэтому внутреннее штатное расписание распространяется и прорабатывается для работы локального производства и других подразделений этого юридического лица в целом. Контролирует этот внутренний документ инспектор по кадрам либо руководитель отдела кадров, согласовывая основные моменты по мотивации с собственником предприятия и руководителями отделов.

Похожие статьи

различных типов штатных расписаний | Small Business

Автор: Chron Contributor Обновлено 23 апреля 2021 г.

Штатное расписание — это хорошо продуманная дорожная карта, позволяющая обеспечить полное укомплектование вашей компании персоналом с долгосрочной целью избежать простоев или производственных потерь из-за выхода на пенсию. или иная текучесть кадров. Кадровые планы, как правило, варьируются от одной компании к другой, в зависимости от отрасли, размера организации и ожидаемого роста.

Не существует универсального подхода, который поможет вам эффективно укомплектовать свой бизнес персоналом, но при тщательном планировании и изучении можно иметь поток талантов, готовых вмешаться и заполнить вакансии по мере их появления.

Краткосрочное укомплектование персоналом

Краткосрочный кадровый план фокусируется на неотложных потребностях компании. Например, если у вас есть розничный магазин и приближается сезон праздничных покупок, ваш краткосрочный план укомплектования персоналом будет сосредоточен на поиске дополнительных сотрудников на сезонной основе. Многие компании обращаются к временной рабочей силе для краткосрочных потребностей в персонале, особенно если это необходимо только для конкретного проекта или на короткий период времени.

Долгосрочное трудоустройство

Долгосрочное укомплектование персоналом предполагает активный подход к кадровым потребностям вашей компании. Большинство долгосрочных кадровых планов рассчитаны как минимум на один год. При определении таких потребностей в персонале учитывайте прошлую текучесть кадров, сотрудников, которые могут выходить на пенсию или брать отпуск по беременности и родам или другой отпуск, ожидаемый рост и низкоэффективные сотрудники. Когда у вас будет четкое представление о ваших ожидаемых потребностях в персонале, вы можете разработать план, который поможет нанять нужных специалистов.

Планирование преемственности сотрудников

Многие владельцы бизнеса попадают в зону комфорта, как только у них появляются надежные менеджеры. Это ложное чувство безопасности может привести к значительному простою вашего бизнеса, если вы потеряете ключевого члена вашей управленческой команды. Чтобы предотвратить это, многие компании внедряют планирование преемственности, поясняет Общество управления человеческими ресурсами.

Планирование преемственности позволяет вам полностью понять обязанности и ответственность вашего управленческого персонала, чтобы вы могли обучить внутренних кандидатов, чтобы они были готовы немедленно перейти к продвижению по службе, если вы столкнетесь с текучестью руководства.

Стратегические модели подбора персонала

Стратегический подбор персонала предполагает сочетание краткосрочного и долгосрочного планирования и планирования преемственности, согласно кадровому агентству Amtec. Этот план учитывает бизнес-планы компании, чтобы обеспечить достижение целей с точки зрения талантов.

Уровни рабочей силы оцениваются для определения наличия избытка или дефицита кадров. Навыки также должны быть оценены, чтобы определить, не хватает ли вашей существующей команде способностей и опыта, необходимых для продвижения компании вперед. Часто обучение включается в стратегическую кадровую структуру, чтобы исправить любые пробелы в навыках.

Ссылки

• SHRM: Участие в планировании преемственности
• Amtec: Стратегия, лежащая в основе «Стратегического укомплектования кадрами»

Как составить план укомплектования штатов: пошаговое руководство

Источник изображения: Getty Images

0 Кадровое обеспечение — одна из самых сложных проблем, с которыми сталкивается бизнес. Слишком много сотрудников, и вы нанесете ущерб доходам; слишком мало, и вы теряете клиентов. В этой статье объясняются шаги, необходимые для создания штатного расписания.

Отдел кадров часто называют отделом кадров, местом, которое занимается человеческими проблемами, разрешает конфликты и следит за тем, чтобы все ладили. Но HR-специалисты также руководствуются политикой и процессами.

Подумайте об огромном количестве постоянно меняющихся правил, за которыми они должны следить, и о множестве политик, включенных в справочники для сотрудников любой компании.

Кадровое обеспечение требует стратегического подхода, основанного на данных, и является ключевой частью любого бизнес-плана. Это имеет решающее значение для дальнейшего успеха в бизнесе. Вот почему мы составили руководство о том, как составить штатное расписание для вашего бизнеса.

Обзор: Что такое штатное расписание?

Если вы хотите, чтобы ваш бизнес работал бесперебойно, вам нужно убедиться, что у вас есть нужные ресурсы в нужном месте и в нужное время, как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. И под ресурсами мы подразумеваем людей.

Кадровые планы учитывают потребности вашей организации, ее рост, направленность и долгосрочную стратегию, а также определяют, какие навыки и уровни ресурсов вам потребуются, чтобы вы могли достичь своих бизнес-целей, не нарушая банк.

Какова цель штатного расписания?

Ваш штатный план не начинается и не заканчивается наймом нужных людей. Это также влияет на адаптацию, обучение, планирование преемственности, удовлетворенность сотрудников и, в конечном счете, на развитие бизнеса. Вот основные преимущества для вашего бизнеса.

Улучшите процесс найма

Если вы изо всех сил пытаетесь нанять новых сотрудников, потому что только что поняли, что у вас нет необходимых навыков для достижения ваших бизнес-целей, тогда ваш процесс найма пострадает. Если у вас есть долгосрочный кадровый план, вы можете потратить время:

• Написание подробного объявления о вакансии
• Поиск кандидатов
• Тщательный отбор и собеседование
• Заблаговременное планирование собеседований
• Создание комплексного процесса адаптации

Вы убедитесь, что наняли нужного человека на работу, и не будете мешать кандидатам в процессе.

Внедрить лучшее планирование преемственности

Люди покинут вашу компанию, это неизбежно. Даже если вы делаете все возможное, чтобы сохранить своих сотрудников, жизнь идет своим чередом. Кому-то приходится переезжать в города по семейным обстоятельствам, кто-то хочет отправиться в путешествие, а кто-то решает переквалифицироваться. Но нужно быть к этому готовым.

Если у вас есть план управления персоналом, вы можете решить, кто может заменить ваших менеджеров, и если вам вообще нужно их заменить. Может быть, эта роль устареет из-за смены направления, или вы обнаружите, что можете разделить обязанности между остальной частью команды.

Удержание сотрудников

На набор и адаптацию новых сотрудников требуется время, поэтому если вы не планируете заранее, а затем пытаетесь нанять кого-то, когда вам нужны эти навыки вчера, вы окажетесь в невыгодном положении. А если вы пытаетесь нанять людей в областях с нехваткой навыков, это будет еще сложнее.

В стратегическом кадровом плане рассматривается направление бизнеса и определяются навыки, которые вам потребуются для поддержки этого направления. Затем вы сможете увидеть, не хватает ли вам каких-либо необходимых навыков, и начать составлять план действий прямо сейчас. Это может включать в себя наем новых людей, или вы можете решить повысить квалификацию и переобучить существующий персонал.

Показывая, что вы занимаетесь обучением нынешних сотрудников, вы можете повысить моральный дух и улучшить удержание сотрудников.

Как разработать штатное расписание

Разработку штатного расписания можно разбить на четыре управляемых шага, каждый из которых требует наличия у вас доступа к точным, актуальным данным и инструментам анализа персонала, чтобы вы могли выполнять кадровые потребности анализ.

Если вам нужна дополнительная помощь, обратитесь к своему поставщику программного обеспечения для управления персоналом, чтобы узнать, могут ли они предоставить образец штатного расписания или шаблон штатного расписания для начала работы.

Шаг 1. Постановка целей и стратегии

Если у вас нет четкого плана развития бизнеса, а также измеримых целей, то невозможно обеспечить оптимальные уровни кадрового обеспечения и развития сотрудников, а также достичь своих целей.

Как специалист по управлению человеческим капиталом, вы должны работать со всеми областями бизнеса, чтобы создать представление о том, как ваш продукт или услуга будут развиваться и изменяться через пять и десять лет. Вы собираетесь представить совершенно новую линейку продуктов? Собираетесь ли вы перейти от электронной коммерции только к физическим магазинам в торговых центрах?

Советы по постановке целей и стратегии:

Вместо того, чтобы принимать интуитивные решения, вы должны использовать холодные, достоверные данные. Но это начинается с наличия процесса и необходимых инструментов для выполнения работы.

• Решите, какие факторы вы хотите отслеживать: Невозможно узнать, достигаете ли вы своих целей, если у вас нет набора HR-метрик для отслеживания. Это может включать удержание сотрудников и текучесть кадров, время найма и количество заполненных должностей.
• Внедрение процесса HR-аналитики: Попытка вручную собрать и проанализировать необходимые данные отнимает много времени и чревата ошибками. Если вы внедряете программное обеспечение для управления персоналом со встроенными функциями аналитики рабочей силы, такое как Workday, вы можете автоматически создавать отчеты, которые покажут вам, достигаете ли вы своих целей.

Workday автоматически создает отчеты, помогающие отслеживать HR-показатели. Источник изображения: Author

Шаг 2. Проанализируйте текущую ситуацию с управлением персоналом

Когда у вас есть план, вам нужно проанализировать текущую ситуацию с управлением персоналом. Вам нужно знать, сколько времени требуется для выполнения определенных задач, чтобы знать, сколько людей вам нужно на определенных должностях. Другие вопросы, которые следует задать себе, включают:

• Какие навыки есть у нас?
• Как работают мои нынешние сотрудники?
• Кто мои самые эффективные сотрудники?
• Каковы наши ставки вознаграждения в соответствии со средними показателями по отрасли?
• Какова наша текучесть кадров?

Советы по анализу вашего текущего кадрового ландшафта:

Наличие точных данных является ключевым фактором, если вы хотите получить точную картину текущей производительности вашей рабочей силы.

• Централизуйте свои данные: Если вы хотите иметь возможность ответить на эти вопросы, вам нужно убедиться, что ваши данные находятся в одном месте, чтобы вы могли получить точную информацию.
• Создание опросов сотрудников: Один из лучших способов получить доступ к необходимым данным — создать анонимные анкеты, чтобы понять, что ваши сотрудники думают о своей работе.

Программное обеспечение для управления персоналом, такое как Zenefits, централизует ваши данные, поэтому вы можете получить ответы на свои вопросы и легко поделиться своими знаниями.

Zenefits позволяет анализировать данные на уровне компании и отдела. Источник изображения: Author

Шаг 3: Прогнозирование оптимальной численности персонала

При прогнозировании оптимальной численности персонала учитывается не только количество сотрудников с определенными навыками, которые вам нужны, но и бюджет, который вам потребуется для управления этой рабочей силой. Если у вас недостаточно средств для найма сотрудников на полную ставку, возможно, вам придется подумать об использовании подрядчиков или фрилансеров.

Советы по прогнозированию оптимальной численности персонала:

Ключевым моментом здесь является вооружиться как можно большим объемом внутренней и внешней информации. Предсказать будущее невозможно, даже если у вас есть хрустальный шар, но вы можете использовать данные, чтобы сделать наилучшее предположение.

• Проведите анализ тенденций: Просмотрите исторические данные в вашей системе, чтобы помочь определить будущие уровни укомплектованности персоналом. Изучите, как рост бизнеса в прошлом повлиял на численность персонала, и используйте это как отправную точку при прогнозировании будущих уровней.
• Посмотрите на отраслевые показатели: Сколько сотрудников у ваших конкурентов? Каково отношение рабочих к обороту? Какие отделы они развивают и какие навыки ищут? Какие навыки, по мнению отраслевых аналитиков, будут играть важную роль в будущем? Проведите исследование и посмотрите, что делают другие успешные компании.

Шаг 4. Проведите анализ пробелов

Последний шаг, который вам нужно сделать при разработке кадрового предложения, — это проанализировать места, где у вас в настоящее время нет навыков для достижения ваших целей. Этот анализ учитывает не только предложение навыков в вашей компании, но и доступность навыков на рынке, что поможет вам решить, будете ли вы набирать или повышать квалификацию, чтобы заполнить пробелы.

Советы по проведению анализа пробелов:

Этот шаг включает в себя не только поиск пробелов, но и выяснение причин их существования и способов их устранения:

• Будьте готовы к избыточности: Когда вы проанализируете свои данные , вы можете обнаружить, что у вас есть избыток определенных навыков. Если возможно, вы можете попытаться переобучить работников этим навыкам, но если это невозможно, вам, возможно, придется их уволить. Проверьте, есть ли у вас добровольный трудовой договор или вам нужно уведомить их и указать причину до расторжения договора.
• Посмотрите на данные управления предыдущей сменой: Иногда пробелы в навыках возникают только в периоды занятости, например, в Черную пятницу. Вы должны быть в состоянии идентифицировать эти пики и впадины с помощью информации о планировании рабочей силы и управлении сменами в вашей системе управления персоналом. Если разрыв в навыках носит временный характер, рассмотрите возможность найма сотрудников по контракту в это напряженное время.

Просмотрите, откорректируйте и повторите

Вам необходимо регулярно пересматривать план, проверять, соответствует ли он общей бизнес-стратегии, при необходимости выполнять шаги с первого по четвертый снова и корректировать по своему усмотрению. Затем повторите. И снова повторить. Мы рекомендуем пересматривать план ежегодно, а также при серьезных изменениях в вашей организации.

Подобранные экспертами кредитные карты для бизнеса с богатыми вознаграждениями и привилегиями

Кэшбэк, вознаграждения за поездки, 0% начального финансирования в годовом исчислении: все это может быть отличными привилегиями кредитной карты для владельцев бизнеса.