Кассовая документация: Полная информация для работы бухгалтера

Кассовая документация: Полная информация для работы бухгалтера

документальное оформление операций, какие первичные учетные формы нужно вести при онлайн кассе, как правильно подшивать?

Юридические лица и индивидуальные предприниматели вправе осуществлять не только безналичные операции, но и расчеты наличностью. Такая возможность предоставляется сегодня законодательством РФ.

Чтобы принимать/расходовать наличность, хозяйствующий субъект, однако, должен соблюдать строгие требования, установленные рядом нормативно-правовых актов.

Речь идет о неукоснительном соблюдении правил кассовой дисциплины, предусматривающих надлежащее документальное оформление входящих и исходящих транзакций с наличностью.

Какие бумаги заполняются при совершении кассовых операций? Каков порядок их заполнения и регистрационного учета?

Данные вопросы следует рассмотреть более детально.

Содержание

1. Документальное оформление операций по кассе
2. Какие первичные учетные формы оформляются — виды
3. Требования и правила заполнения
4. Кем составляются первичная документация?
5. Кто проставляет подписи?
6. Допускается ли пропуск номера?
7. Как правильно подшивать для учета в бухгалтерии?
8. Какой документооборот надо вести при онлайн кассе?
9. Полезное видео
10. Выводы

Документальное оформление операций по кассе

Правила выполнения кассовых транзакций с 01. 06.2014 регламентируются Указанием Центробанка РФ, зарегистрированным 11.03.2014 под номером 3210-У.

Таким образом, с 01.06.2014 ранее действовавшее Положение ЦБ РФ, утвержденное 12.10.2011 под регистрационным номером 373-П и регулировавшее порядок кассовых операций, утратило юридическую силу.

Новый регламент 3210-У значительным образом не изменил ключевые принципы документального оформления транзакций, совершаемых по кассе хозяйствующего субъекта.

Важные нововведения затронули следующие аспекты кассовой дисциплины:

• Определение лимита кассового остатка предприятия на конец рабочего дня. Малые предприятия, как и индивидуальные предприниматели, вправе не устанавливать для себя этот лимит. Организации получили возможность самостоятельного выбора формулы вычисления такого ограничения – по размеру выручки наличностью или по величине реальных выплат наличностью.
• Малым предприятиям, как и индивидуальным предпринимателям, разрешили не заполнять кассовую книгу по тем дням, когда расчеты наличностью отсутствовали. Кроме того, индивидуальным предпринимателям при некоторых обстоятельствах, определенных налоговым законодательством, разрешается обходиться без заполнения кассовых документов и кассовой книги.
• Документацию можно формировать как на бумаге (письменно или компьютерной распечаткой), так и в электронной форме (при наличии цифровой подписи).

Очередные новшества в регламент документального оформления кассовых операций были внесены Указанием Центробанка РФ, утвержденным 19.06.2017 под номером 4416-У и введенным 19.08.2017 в законное действие:

• Если входящие/исходящие движения наличных денежных средств у хозяйствующего субъекта подтверждаются фискальными документами онлайн-касс (кассовыми чеками, БСО), кассир организации вправе оформить на общую сумму совокупный приходный/расходный ордер к завершению рабочего дня.
• Сверка подписей на кассовых бумагах осуществляется только тогда, когда соответствующий документ составляется на бумажном носителе.
• Оформление расходного кассового ордера (сокращенно – РКО) в формате электронного документа обуславливает возможность постановки на нем цифровой подписи получателя наличности.
• Оформление приходного кассового ордера (сокращенно – ПКО) в формате электронного документа обуславливает возможность отправки соответствующей квитанции на e-mail плательщика средств.
• Кассовая книга (КК) может заполняться не только кассиром, но и иными сотрудниками, обладающими необходимыми полномочиями.

Рекомендуем прочитать:

• как вносить исправления в кассовые документы;
• порядок хранения документации по кассе.

Какие первичные учетные формы оформляются — виды

Оформление кассовых операций производится при составлении следующего перечня документов:

• Первичные документы, фиксирующие поступление и приход наличности (ПКО) и расходование, выдачу наличности (РКО, ведомости платежные).
• Учетные кассовые регистры итоговых и регистрационных сведений из первичных бумаг (кассовая книга, журнал РКО/ПКО и книга учета наличности, полученной/выданной кассиром).

Это основные первичные документы по учету операций, совершаемых по кассе.

ПКО удостоверяется поступление (приход, прием) наличности. РКО подтверждается выплата (расходование, выдача) наличности.

Ведомостями платежными удостоверяется выплата зарплаты или аванса сотрудникам.

В кассовой книге фиксируются все поступления и выплаты наличности по кассе.

В журнале РКО/ПКО отражаются все первичные расходные и приходные кассовые ордера, сформированные хозяйствующим субъектом при приеме или выдаче наличности.

В книге учета наличности, полученной или выданной кассиром, отражаются сведения о денежной наличности, выданной из кассы иным кассирам или доверенному субъекту, а также информация о возврате наличности и кассовых бумаг по уже исполненным транзакциям.

Требования и правила заполнения

Нормативными требованиями регламентируются обязательные реквизиты любых кассовых документов:

• Наименование документа.
• Дата составления, заполнения.
• Название хозяйствующего субъекта (предприятия), оформляющего документ, то есть приходующего или расходующего наличность.
• Содержание оформляемой операции, подразумевающей прием или выдачу наличности.
• Количественные и стоимостные показатели оформляемой транзакции.
• Сведения о лицах, исполнивших и оформивших операцию (ФИО, должность).
• Подписи уполномоченных лиц организации, непосредственно связанных с выполнением и оформлением наличной операции.

Документы по исполняемым кассовым транзакциям оформляются на предприятии согласно следующим правилам:

• Кассовые транзакции проводятся уполномоченным сотрудником хозяйствующего субъекта, выполняющим обязанности операционного кассира.
• Документы кассы формируются в бумажной или электронной форме.
• Поступление наличности предприятию оформляется составлением ПКО. Когда кассир получает ПКО к исполнению, он проверяет обязательное наличие на нем подписи главного бухгалтера/директора (для бумажного документа), корректность сумм цифрами и прописью, присутствие подтверждающих бумаг. Деньги пересчитываются, а затем сверяются с приходным документом. Кассир подписывает бумагу, плательщику предоставляется квитанция со штампом.
• Обработка кассиром расходных бумаг выполняется по алгоритму, аналогичному работе с приходными бумагами.

Важный нюанс – идентификация получателя средств по удостоверению личности, доверенности. Расходные бумаги при выдаче наличности подписываются получателем средств и исполняющим кассиром.

• Любые кассовые движения организации фиксируются уполномоченным лицом в регистре кассовой книги. К завершению дня все данные сверяются кассиром, определяется величина кассового остатка.

Кем составляются первичная документация?

Первичные кассовые документы – как входящие, так и исходящие, – оформляются непосредственно через бухгалтерию.

Заполнение таких бумаг может осуществляться бухгалтером, кассиром или иным сотрудником организации, обладающим соответствующими полномочиями.

Лицо, исполняющее на предприятии обязанности кассира, должно знать свои должностные инструкции.

Когда кассир исполнил транзакцию, предусмотренную конкретным кассовым документом, бумага возвращается в бухгалтерию для проверки и регистрации.

За составление кассовой документации отвечает главный бухгалтер или, как вариант, руководитель.

Кто проставляет подписи?

На кассовых документах (бумагах) организации обязательно ставят свои личные подписи главный бухгалтер/бухгалтер хозяйствующего субъекта и кассир.

Если главный бухгалтер/бухгалтер отсутствует, документ может подписываться непосредственно руководителем организации. Электронный документ, соответственно, подписывается цифровой подписью организации.

Кассиру, исполняющему наличные транзакции, предоставляется штамп предприятия с подтверждающими реквизитами, а также образцы подписей уполномоченных субъектов (для сверки бумажных документов).

Допускается ли пропуск номера?

Нумерация бумаг не является обязательным требованием. Правила постановки номеров можно регламентировать самостоятельно.

Допускается применение цифровой, индексной, буквенной нумерации. Важно лишь соблюдать хронологию.

Как правильно подшивать для учета в бухгалтерии?

Подшивка бумаг производится ежедневно (в разрезе дня). Сшив необходимо сформировать к следующему дню (не позже).

Для сшива следует подбирать кассовые документы по возрастанию нумерации счетов бухучета (сначала по дебету, потом – по кредиту).

Листы, находящиеся в сшиве, нумеруются. Сшиву документации присваивается определенное наименование.

Какой документооборот надо вести при онлайн кассе?

Надо отметить, что хозяйствующие субъекты, применяющие в работе онлайн-кассы, вправе теперь отказаться от составления некоторых первичных бумаг и сводных регистров, поскольку значительная часть документации приобрела фискальный характер.

В обязательном порядке оформляются только ПКО, РКО, кассовая книга, а также БСО.

Кроме того, пользователям онлайн-касс следует составлять чек коррекции выручки/возврата прихода, отчет открытия/завершения смены.

Полезное видео

О порядке ведения и заполнения кассовой книги, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Кассовые документы – как первичные бумаги, так и сводные регистры, – подлежат обязательному ведению (составлению, заполнению) хозяйствующим субъектом.

Соответствующие процедуры, правила, нормы регламентируются общеобязательными актами. Определенные изменения кассовой дисциплины в части оформления бумаг по кассе затронули тех субъектов предпринимательства, которые применяют сегодня онлайн-кассы.

Памятка кассира: Кассовая программа — EasyKassa.ru

Рассказываем, как правильно проводить кассовые операции и приводим основные действия кассира от открытия до закрытия смены. Скачать памятку в формате . pdf для печати можно по ссылке.

Как начать работать с Кассовой программой

1. Запустите приложение, выберите кассира и введите пароль, выданный в ЛК Эвотор.
2. Пересчитайте деньги в кассе, проверьте или укажите сумму и нажмите ОТКРЫТЬ СМЕНУ.

Как добавить товар в базу в Кассовой программе

1. На вкладке Продажи нажмите кнопку +.
2. Заполните поля*: Название, Штрих-код, Остаток (количество на складе), Цена продажи.
3. Проверьте поля Тип товара, Ед. измерения, ставка НДС, Артикул.
4. Нажмите СОЗДАТЬ ТОВАР. Обязательные поля отмечены звёздочкой.

Как добавить товар или папку в Избранные

1. На вкладке Продажи нажмите на звездочку рядом с полем Поиск, чтобы войти в режим управления Избранным.
2. Выберите товары и/или папки, нажав на звездочку слева – позиции переместятся вверх справочника.
3. Для изменения порядка в Избранном перетащите товар или папку, зажав левую кнопку мыши.
4. Снова нажмите на на звездочку рядом с полем Поиск, чтобы выйти из режима управления Избранным.

Как оформить продажу в Кассовой программе

1. На вкладке Продажи подберите в чек товары вручную или с помощью сканера.
2. Нажмите К ОФОРМЛЕНИЮ.
3. Выберите способ оплаты: Наличные, Карта, Смешанная.
4. Проверьте или укажите сумму.
5. Нажмите ПЕЧАТЬ ЧЕКА.

---

Если оплата производится наличными, то введите сумму принятых у клиента средств, касса рассчитает сдачу.

Если оплата производится картой, то примите оплату на банковском терминале.

Если оплата и наличными и картой, то примите оплату по карте на банковском терминале, а затем введите сумму принятых у клиента наличных средств.

---

Как работать с весовым товаром

1. Добавьте товар в чек и откройте окно редактирования товара в чеке.
2. Положите товар на весы. Если весы подключены, то поле Вес заполнится автоматически. Если весы не подключены, то введите значение в поле Вес вручную.
3. Нажмите кнопку СОХРАНИТЬ.

Как отправить электронный чек покупателю

1. После добавления товаров в чек на экране Общая информация установите флажок
   ☑ Электронный чек.
2. Выберите куда отправить чек: на почту или на телефон.
3. Укажите соответствующие данные в поле.
4. Перейдите к выбору типа оплаты – после оплаты чек будет отправлен.

Как сделать возврат денежных средств покупателю

1. На вкладке Документы откройте операцию Продажа, по которой необходимо сделать возврат.
2. Нажмите Создать возврат продажи.
3. Выберите товар для возврата.
4. Нажмите К ВОЗВРАТУ.
5. Проверьте или укажите сумм и тип оплаты.
6. Нажмите СДЕЛАТЬ ВОЗВРАТ.

Как работать с отложенным чеком в Кассовой программе

Для оформления отложенного чека:

1. На вкладке Продажи подберите в чек товары вручную или с помощью сканера.
2. Нажмите ОТЛОЖИТЬ ЧЕК.

Для восстановления отложенного чека:

1. На вкладке Документы откройте Отложенный чек.
2. Нажмите ВЕРНУТЬ ОТЛОЖЕННЫЙ ЧЕК.
3. Продолжите оформление продажи.

Как внести денежные средства в Кассовой программе

1. На вкладке Смена нажмите + ВНЕСТИ.
2. Заполните поля: От кого, Причина внесения, Сумма.
3. Нажмите ВНЕСТИ.

Как изъять денежные средства в Кассовой программе

1. На вкладке Смена нажмите — ИЗЪЯТЬ.
2. Заполните поля: Категория платежа, Получатель средств, Основание и Сумма.
3. Нажмите ИЗЪЯТЬ.

---

0

Эта статья была полезной?

Да

наличными

наличными

Скачать v1.0.0 Перейти на Гитхаб Подпишитесь на @ken_wheeler

читать документы▾

что такое наличные?

cash — это небольшая библиотека (8 КБ) для современных браузеров, которая предоставляет синтаксис в стиле jQuery для переноса современных функций Vanilla JS.

Он позволяет разработчикам использовать уже известный им синтаксис jQuery и использует современные функции браузера для минимизации кодовой базы.

100-процентное равенство функций с jQuery не является целью, но деньги помогают приблизиться к ней, покрывая большинство повседневных случаев использования.

Если ваш проект является закрытой средой или вы поддерживаете только самые последние и лучшие версии, это может оказаться весьма полезным.

---

Поддержка браузера

Chrome 34+, Safari 7+, Firefox 28+, IE9+, Opera 23+, IOS Safari 7+, Android Chrome 34+, Android Browser 4+

документация

• $()
• $.каждый
• $.продлить
• $. соответствует
• $.parseHTML
• $.fn
• добавить
• добавить класс
• добавить
• добавить к
• аттр
• детей
• клон
• ближайший
• CSS
• данные
• каждый
• пустой
• эквивалент
• фильтр
• найти
• первый
• получить
• имеет
• имеет класс
• высота
• HTML
• индекс
• внутренняя высота
• внутренняя ширина
• вставить после
• вставкаДо
• это
• последний
• следующий
• вместо
• от
• на
• внешняя высота
• внешняя ширина
• родитель
• родителей
• добавить перед
• перед
• предыдущая
• опора
• готов
• удалить
• удалитьАтрибут
• удалитьКласс
• удалить данные
• сериализовать
• братья и сестры
• текст
• триггер
• значение
• ширина

• $()

  $(селектор,[контекст]) => коллекция
  $(коллекция) => я
  $(элементы DOM) => коллекция
  $(HTML) => коллекция
               

  Это основной метод выбора денег. Он возвращает активную коллекцию узлов.

• $.каждый

  $.each(коллекция, обратный вызов) => коллекция
               

  Перебирает коллекцию и вызывает метод обратного вызова для каждой.

• $.продлить

  $.extend(цель,источник) => объект
               

  Дополняет целевой объект свойствами исходного объекта.

• $. соответствует

  $.matches(элемент, селектор) => логическое значение
               

  Проверяет селектор на наличие элемента, возвращая логическое значение для совпадения.

• $.parseHTML

  $.parseHTML(htmlString) => коллекция
               

  Возвращает коллекцию из строки HTML.

• $.

  fn

  $.fn => наличные.прототип
               

  Основной прототип. Добавление свойств и методов добавит его во все коллекции

• добавить

  добавить (элемент) => коллекция
  добавить (селектор) => коллекция
               

  Возвращает новую коллекцию с элементом, добавленным в конец, примет любое количество аргументов и добавит их все последовательно.

• addClass

  addClass(имя_класса) => коллекция
               

  Добавляет аргумент className к элементам коллекции.

• добавить

  добавить (элемент) => коллекция
               

  Добавляет целевой элемент к первому элементу коллекции.

• добавить к

  appendTo(элемент) => коллекция
               

  Добавляет первый элемент коллекции к целевому элементу.

• аттр

  attr(имя_атрибута) => значение_атрибута
  attr(attrName, attrValue) => коллекция
               

  Без attrValue возвращает значение атрибута первого элемент коллекции. С attrValue устанавливает атрибут значение каждого элемента коллекции.

• детей

  дети () => коллекция
  дети (селектор) => коллекция
               

  Без указания селектора возвращает коллекцию дочерних элементов . С селектором возвращает дочерние элементы, соответствующие селектору.

• клон

  клон() => коллекция
               

  Возвращает клон коллекции.

• ближайший

  ближайший () => коллекция
  ближайший (селектор) => коллекция
               

  Возвращает ближайший соответствующий селектор вверх по дереву DOM.

• CSS

  css (свойство) => значение
  css (свойство, значение) => коллекция
  css(объект) => коллекция
               

  Возвращает значение свойства CSS, если указано только свойство. Устанавливает свойство CSS, когда свойство и значение предоставлены, и установить несколько свойств, когда объект предоставляется.

• данные

  данные (ключ) => значение
  данные (ключ, значение) => коллекция
               

  Возвращает значение атрибута данных, если указан ключ. Устанавливает атрибут данных значение, когда указаны и ключ, и значение.

• каждый

  каждый (обратный вызов) => коллекция
               

  Перебирает коллекцию с обратным вызовом (значение, индекс, массив)

• пустой

  пустой () => коллекция
               

  Очищает внутреннюю разметку элементов.

• эквивалент

  eq(index) => коллекция
               

  Возвращает коллекцию с элементом по индексу.

• фильтр

  фильтр (функция) => коллекция
               

  Возвращает коллекцию, полученную в результате применения метода фильтра.

• найти

  найти (селектор) => коллекция
               

  Возвращает селектор, соответствующий потомкам первого элемента в коллекции.

• первый

  первый () => коллекция
               

  Возвращает первый элемент коллекции.

• получить

  получить (индекс) => domNode
               

  Возвращает элемент по индексу.

• имеет

  имеет (селектор) => логическое значение
               

  Возвращает логический результат аргумента селектора для коллекции.

• имеет класс

  hasClass (имя класса) => логическое значение
               

  Возвращает логический результат проверки, является ли первый элемент в коллекция имеет атрибут className.

• высота

  высота() => целое число
               

  Возвращает высоту элемента.

• HTML

  html() => HTML-текст
  html(HTML) => HTML-текст
               

  Возвращает текст HTML первого элемента в коллекции, устанавливает HTML, если он предоставлен.

• индекс

  индекс () => целое число
  индекс (элемент) => целое число
               

  Возвращает индекс элемента в его родительском элементе, если элемент или селектор не предусмотрен. Возвращает индекс внутри элемента или селектора если это.

• внутренняя высота

  внутренняя высота() => целое число
               

  Возвращает высоту элемента + отступ

• внутренняя ширина

  внутренняя ширина() => целое число
               

  Возвращает ширину элемента + отступ

• вставить после

  вставка после (элемент) => коллекция
               

  Вставляет коллекцию после указанного элемента.

• вставкаДо

  insertBefore (элемент) => коллекция
               

  Вставляет коллекцию перед указанным элементом.

• это

  is(селектор) => логическое значение
               

  Возвращает значение, указывающее, соответствует ли предоставленный селектор первому элементу в коллекции.

• последний

  последняя() => коллекция
               

  Возвращает последний элемент коллекции.

• следующий

  следующий() => коллекция
               

  Возвращает следующего брата

• не

  не(селектор) => коллекция
               

  Коллекция фильтров по ложному совпадению в селекторе.

• от

  off(eventName,eventHandler) => коллекция
               

  Удаляет прослушиватель событий из элементов коллекции.

• на

  on(eventName,eventHandler) => коллекция
  on(eventName, делегат, eventHandler) => коллекция
               

  Добавляет прослушиватель событий к элементам коллекции. Событие делегировано, если предоставляется делегат.

• внешняя высота

  внешняя высота() => целое число
  внешняя высота (маржа) => целое число
               

  Возвращает внешнюю высоту элемента. Включает поля, если для поля задано значение true.

• внешняя ширина

  внешняя ширина() => целое число
  внешняя ширина (маржа) => целое число
               

  Возвращает внешнюю ширину элемента. Включает поля, если для поля задано значение true.

• родитель

  родитель () => коллекция
               

  Возвращает родительский элемент.

• родителей

  родители (селектор) => коллекция
               

  Возвращает рекурсивного родителя по селектору.

• добавить перед

  prepend (элемент) => коллекция
               

  Добавляет элемент к первому элементу в коллекции.

• перед

  prependTo(элемент) => коллекция
               

  Добавляет первый элемент коллекции к элементу.

• предыдущая

  предыдущий() => коллекция
               

  Возвращает предыдущий соседний элемент.

• добавить перед

  prepend (элемент) => коллекция
               

  Добавляет элемент к первому элементу в коллекции.

• опора

  prop(property) => Значение свойства
               

  Возвращает значение свойства.

• готов

  готово (обратный вызов) => коллекция/промежуток>
               

  Вызывает метод обратного вызова для DOMContentLoaded.

• удалить

  удалить () => коллекция
               

  Удаляет элементы коллекции из DOM.

• удалитьАтрибут

  removeAttr(attrName) => коллекция
               

  Удаляет атрибут из элементов коллекции

• удалитьКласс

  removeClass(имя_класса) => коллекция
               

  Удаляет className из элементов коллекции

• удалить данные

  removeData(имя) => коллекция
               

  Удаляет атрибут данных из элементов коллекции

• сериализовать

  сериализовать () => Строка
               

  При вызове формы сериализует и возвращает данные формы.

• братья и сестры

  братья и сестры () => коллекция
               

  Возвращает коллекцию одноуровневых элементов.

• текст

  текст() => текст
  текст (текстовое содержимое) => коллекция
               

  Возвращает внутренний текст первого элемента в коллекции, устанавливает текст, если предоставляется textContent.

• триггер

  триггер (имя события) => коллекция
               

  Запускает предоставленное событие для элементов в коллекции.

• вал

  val() => значение
  val(значение) => коллекция
               

  Возвращает входное значение. Если указано значение, устанавливает все входы в значении коллекции к аргументу значения.

• ширина

  ширина() => целое число
               

  Возвращает ширину элемента.

Круто, да?

Теперь пара замечаний:

Я решил не включать анимацию. Если сделать это правильно, с requestAnimationFrame и пакетной обработкой, это действительно раздует библиотеку. Кроме того, некоторые люди могут пойти по пути CSS-анимации. Я рекомендую использовать Velocity.js. Это прекрасно.

Я стремлюсь поддерживать IE9+, но, скорее всего, он появится и в IE10+. Это в альфа-версии, поэтому я открыт для предложений относительно будущего этого проекта.

Если вам нужна поддержка старых браузеров, не используйте это. Я думаю, что это почти само собой разумеющееся.

Я не пытаюсь заменить jQuery. Современные браузеры имеют функции, которые раньше предоставлял только jQuery. Однако синтаксиса, на мой взгляд, многовато.

Я написал эту библиотеку, потому что мне нравится синтаксис jQuery и я хочу использовать современные функции браузера. Мне нужна небольшая и производительная библиотека для использования на таких вещах, как сайты только для мобильных устройств, которые IE8 никогда не запустит.

Возможно, когда-нибудь я смогу использовать его на всех своих сайтах…

<вздыхает и смотрит вдаль>

Документирование покупок фонда мелкой наличности – Финансы и бухгалтерский учет

Хранитель отвечает за надлежащее документирование всех покупок фонда мелкой наличности. Мелкие наличные средства не могут быть использованы для личных кредитов, возмещения расходов на покупки, сделанные с помощью личных кредитных или дебетовых карт, дорожных расходов или налогов, за которые Университет не несет ответственности (например, налог с продаж, транспортные налоги или федеральные акцизные сборы). Департаменты должны отслеживать покупки, чтобы убедиться, что они уместны, и иметь достаточную документацию для поддержки покупок фонда мелкой наличности.

Отдел должен хранить все оригинальные квитанции для целей аудита в соответствии с требованиями хранения записей UF. Поскольку правила хранения записей зависят от типа используемых средств и характера информации, для получения дополнительной информации обратитесь в Управление документации по телефону (352) 392-4180.

Основание для Директивы

Фонд мелкой наличности обеспечивает удобство для небольших транзакций в ситуациях, когда использование карты PCard или другого метода оплаты является нецелесообразным. Банковские и торговые услуги отвечают за управление денежными средствами и инвестициями Университета, включая денежные средства. Эта директива гарантирует, что денежные средства будут авторизованы, надежно защищены и использованы надлежащим образом.

Кто должен подчиняться?

Все факультеты университета.

Процедуры

Banking & Merchant Services создал журнал операций с наличными фондами, который при желании отделы могут использовать в качестве шаблона. В отделе также есть возможность создать собственный журнал для отслеживания покупок. Независимо от того, какой журнал операций с денежными средствами используется, отдел должен включать:

1. Имя уполномоченного сотрудника
2. Дата
3. Сумма
4. Назначение
5. Инициалы хранителя фонда мелкой наличности и уполномоченного сотрудника

Поступления от покупок должны храниться в фонде для поддержки общей суммы фонда мелкой наличности и пополнения фонда. Мелкий денежный фонд обеспечивает удобство для небольших транзакций, когда использование карты PCard или других способов оплаты нецелесообразно. Фонды мелкой наличности нельзя использовать для личных займов, возмещения покупок, сделанных с помощью личных кредитных или дебетовых карт, дорожных расходов или налогов, за которые Университет не несет ответственности (например, налог с продаж, транспортные налоги или федеральные акцизные сборы).

Важно, чтобы процедуры, используемые отделом, включали следующее:

1. Любые наличные деньги, полученные сотрудником для совершения утвержденной покупки, должны регистрироваться в Журнале операций с наличными средствами, подтверждающем получение денег.