Книга учета трудовых договоров: Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Требования к ведению журнала регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

Кадровые сотрудники обязаны  контролировать не только  численность непосредственно работников в компании, но и всей документации, которая подписана между владельцем и нанятыми лицами. Журнал регистрации трудовых договоров — одна из справочных книг, помогающих учитывать все соглашения, заключенные компанией с сотрудниками.

Содержание статьи:

Характеристика документа

Согласно общему кадровому законодательству,  ведение документа о  регистрации договоров и соглашений между сотрудниками и компанией  не считается строго обязательным условием. Но если обратить внимание на  простые нюансы ведения документооборота, то там говорится об учитывание всего, что имеет справочный характер. Чаще  инспекция при проверке требует  сотрудников кадровиков предъявить такую книгу. Следовательно, лучше не ссылаться на Трудовой кодекс, а хранить документацию  всю в порядке, тем более, что так значительно облегчается труд большинства  работников отдела кадров.

Цель записей

Книга учета трудовых договоров облегчает труд кадровых работников. Проще держать под рукой  один журнал регистрации, чем всегда копаться в огромном количестве оригиналов. Есть и другие преимущества:

• Кадровый работник быстро найдет важную бумагу при возникновении конфликта между сотрудником и организацией.
• С осуществлением записей в книге кадровикам легче искать необходимую информацию для любого вида справок.

Несмотря на отсутствие обязательств по ведению журнала, если его нет, у компании могут возникнуть трения с различными инспекциями. Также книга регистрации трудовых договоров есть в списке стандартных управленческих бумаг. Да и общее мнение кадровиков  утверждает неоспоримое удобство наличия такого документа под рукой.

Плюсы для кадровой службы

Сотрудники многочисленных отделов по работе с персоналом в один голос заявляют, что  достоинств в наличии журнала учета трудовых договоров  точно больше, чем минусов. Для начала —  удобство. Все важные данные о различных соглашениях, основных и дополнительных между компанией и сотрудником заключены в единственном месте. Ее сложно потерять или не заметить. Любая  официальная бумага, необходимая  работнику  выдается по данным, содержащимся в этом  документе.

Важно знать! Даже в небольших индивидуальных фирмах, где полностью режим самоуправления и директор является одновременно и кадровым сотрудником, и бухгалтером,  наличие рассматриваемой книги не помешает, чтобы вести статистику привлеченных  работников. Легко проследить и  возникновение «текучки».

Содержание

Если следовать основам создания первичной документации, у книги регистрации трудовых договоров должна быть оформлена обложка, а сам журнал иметь несколько необходимых для заполнения столбцов. На титульной странице расписаны данные с датой начала ведения документа, а также оставлена графа для срока окончания. Каждый лист имеет свой номер, чтобы не было возможности удалить информацию.

На первой странице указывается подробный пример заполнения. На следующей —  данные об ответственных лицах. Затем каждый разворот оформляется по правилам учета.

Вся внесенная информация должна быть в форме таблицы, поскольку так удобнее и заполнять и искать нужные данные. Количество граф зависит от специализации и деталей трудоустройства конкретной компании. Обычно их не больше 10.

Количество экземпляров

Для качественного учета всех договоров достаточно иметь одну книгу, которая хранится сначала в отделе кадров, а затем после окончания пломбируется и передается в архив. Иногда сотрудники  служб для уверенности и сохранности информации ведут 2 экземпляра. Один в бумажном виде, другой — в электронном.

Особенности оформления

Все тонкости производимых записей отвечают общим законам ведения первичной документации. Даже неопытный кадровый сотрудник легко разберется,  как правильно заполнять журнал регистрации соглашений к трудовым договорам.  Если возникнет потребность,  можно собрать справки для ПФР, используя данную информацию.  Поэтому она и хранится по 75 лет в архивах. Так нужные данные не исчезнут.  Они могут понадобиться и при налоговой проверке, также для пенсионных начислений в ФСС,  некоторые справки для подтверждения у нотариуса и  юристов.

Требования к формату документа

Согласно правилам данный учет можно вести в бумажной и электронной версии. Чаще всего, несмотря на повсеместную компьютеризацию, преобладает классический вариант.  Есть несколько основных правил по формату:

• обложка предусмотрена в жестком или умеренно плотном варианте, чтобы книга прослужила дольше;
• в книге бумага используется с параметрами плотности не менее 60 г на квадратный метр;
• обложка обязательно содержит полное название компании-работодателя;
• каждая страница пронумерована;
• на последней расписать  дату, когда журнал был  прошит, опломбирован и сдан в архив.

Внимание! Больше правил и требований именно к формату нет, поскольку он не утвержден на законодательном уровне. Это произвольный документ. Но перечисленные нюансы необходимо помнить, чтобы журнал не вызвал нареканий со стороны проверяющих организаций.

Правила заполнения и порядок ведения

Каждый журнал заполнен в виде таблицы, где графы имеют четкое назначение. Оформляет  книгу кадровый работник, он же отвечает за ее ведение. В классическом экземпляре должно быть 9 заполненных  столбцов. Но по ситуации  количество может  варьироваться.

1. Номер регистрации трудового договора — это число по порядку записи, важно  не вносить сюда  цифры самого соглашения.
2. Дата подписания.
3. Его непосредственный номер.
4. Ф.И.О. нового работника.
5. Специализация или должность.
6. В какое именно отделение принят.
7. До какой даты договор действителен.
8. Характер трудоустройства (основная работа или по совместительству).
9. Дополнительные документы.
10. Примечания.

В зависимости от специфики фирмы могут понадобиться и другие столбики для внесения информации. Это стандартный вариант, признанный в большинстве компаний.

Чаще всего дополнительно вводится роспись взятого на работу сотрудника, поскольку она подтверждает, что соглашение подписано в двух экземплярах и один выдан на руки новому работнику.

Изменение записи и пример оформления таблицы

Согласно законодательству, если кадровый сотрудник внес серьезную ошибку в документ, то журнал регистрации договоров следует досрочно закрыть. Изменения, которые допускается  добавить в записи:

• человека отстранили от выполнения должностных обязательств;
• изменились условия труда;
• перевод между филиалами или представительствами компании.

Для такого случая в журнале обычно есть приложения, где для каждого сотрудника регистрируются дополнительные соглашения. Можно оформить новые графы для коллективных договоров, если такие имеют место на предприятии.

Совет! При открытии новой книги, необходимо уведомить об этом руководство, поскольку только с его приказом можно оформлять  журнал.

Электронный и бумажный варианты

Бумажная версия должна быть прошита, заверена руководителем, а все страницы пронумерованы. У электронного документа учета есть свои преимущества. В первую очередь, это конфиденциальность. Но невозможность поставить личную подпись часто вынуждает вести оба экземпляра одновременно.

Есть и другие достоинства у электронной системы учета:

• контроль сохранности документации;
• быстро формируются копии справок и нужных приказов;
• легко осуществить поиск необходимой записи.

Чтобы инспекция ФМС не придралась, в такой документ должны быть занесены и все иностранные граждане, трудящиеся в данной компании. В противном случае грозит работодателю серьезный штраф.

Хранение журнала

Особенным нюансом является правильное хранение книги, где вписаны все трудовые договора и дополнительные соглашения. Если документ  закончился, то на последней странице пишут дату,  затем пломбируют журнал и спускают в архив.  Там документация такого рода должна сохраняться в течение 75 лет.

Для нового документа оформляет приказ начальство. В нем  обязательно указывают, в каком типе ведется книга: электронный вариант или бумажный, кто ответственен за заполнение документа и в какой форме происходит учет.

Для кадровых работников важно вести учет всех сотрудников, чтобы вовремя была возможность делать различные отчисления, например в ФСЗН, выдавать справки, контролировать текучесть кадров, а также их перемещение внутри подразделений по должностям. Для этого и ведется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Туда вписывают все документы, заключенные о трудоустройстве с физическими лицами. Вести его должен работник кадровой службы в электронном или бумажном варианте.

порядок заполнения и образец книги учета

Ведение книги регистрации трудовых договоров, согласно пункту 7 «Путеводителя по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы», является необязательным условием для осуществления деятельности.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Книга учета трудовых договоров – это тетрадь, которая содержит в себе всю необходимую информацию о договорах, заключенных с сотрудниками предприятия. Вести документ можно как в бумажной, так и электронной форме.

Несмотря на то что журнал учета является необязательным документом, его создание может быть целесообразным на крупном предприятии, насчитывающем несколько десятков работников. Основными преимуществами создания книги регистрации являются:

1. Возможность отслеживания движения штата.
2. Составление статистических отчетов, так как книга учета содержит все основные данные заключенных трудовых договоров.
3. Отслеживание сроков действия трудовых отношений, например, срока для недопущения трансформации в бессрочный.
4. Выдача справок о трудовой деятельности сотрудника для последующего трудоустройства.
5. Решение досудебных спорных вопросов между сотрудником и работодателем.

Таким образом, книга регистрации трудовых договоров является полезным дополнением на предприятии.

Журнал учета трудовых договоров

На законодательном уровне не установлена единая форма создания и написания журнала регистрации. Однако есть определенные стандартные правила для составления и ведения деловых бумаг.

Так, для создания книги учета может быть использована обычная тетрадь, при этом её обложка и бумага должны быть плотными, а листы разлинованы. Также можно приобрести готовую книгу с уже внесенными графами в канцелярском магазине.

Не запрещается вести и электронный журнал. Записи журнала как в бумажном, так и в электронном видах ведутся в форме таблицы для удобства использования и упорядочивания вносимой информации.

Требования к заполнению

Книга регистрации трудовых договоров, как и любая деловая бумага, должна начинаться с титульного листа. На нем должны быть отражены следующие основные сведения: наименование организации, название документа «Журнал (книга) учета (регистрации)» и дата открытия документа.

На обратной стороне титульного листа либо на следующей странице указываются данные ответственного за ведение документа сотрудника: фамилия и инициалы, занимаемая должность, а также основание для реализации полномочий, например, номер приказа.

Со следующей страницы начинается заполнение основной таблицы журнала. В ней может быть различное количество столбцов на усмотрение ответственного лица. Основными из них являются:

1. Номер регистрации договора.
2. Дата регистрации договора трудовых отношений.
3. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник предприятия.
4. Занимаемая работником должность.
5. Данные сотрудника – фамилия, имя, отчество. Не запрещается указывать фамилию и инициалы.
6. Информация о внесении корректировок в договор трудовых отношений.
7. Дополнительные примечания.

Также таблицу журнала можно дополнить следующими столбцами:

1. Дата расторжения договора (актуально при заключении срочных договоров).
2. Характер рабочих отношений – основное место работы или .
3. Дополнительные соглашения сторон трудовых отношений.

Все записи в журнале регистрации должны быть достоверными, а в случае допущения ошибки исправлены и закреплены подписью ответственного лица.

Запрещается использовать корректирующие средства для внесения исправлений, так как такое действие при решении спорных ситуаций может рассматриваться как подделка документа.

Помимо правил составления, ответственным лицом должны быть соблюдены основные условия ведения книги учета.

Так, все страницы документа в обязательном порядке должны иметь нумерацию и прошивку, а также быть опломбированными. На последней странице журнала регистрации должен быть приклеен лист бумаги, на котором прописывается количество прошитых листов, дата закрытия документа и подпись уполномоченного лица. Все это заверяется и скрепляется печатью предприятия.

Лицо, ответственное за ведение журнала

Ответственным лицом для ведения книги регистрации договоров, как правило, выбирается сотрудник кадрового отдела или менеджер по работе с персоналом.

Для закрепления трудовой обязанности за выбранным сотрудником работодателю целесообразно внести дополнения в должностную инструкцию или трудовой договор работника.

Также данные ответственного за ведение журнала лица в обязательном порядке должны указываться непосредственно в самом документе регистрации.

Хранение журнала учета трудовых договоров

Как было сказано выше, ведение книги регистрации является добровольным решением руководителя. Однако если данный документ был создан и введен на предприятии, то должны соблюдаться сроки его хранения, согласно законодательству РФ.

Согласно пункту 8.1. «Прием, перемещение, увольнение работников» подпункту 695б Приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 (в редакции от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов…», срок хранения книги учёта трудовых договоров на предприятии составляет 75 лет.

Что касается места хранения документа, то, согласно «Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете» №105 от 29.07.1983 пункту 6.2, он должен храниться в специально отведенном для хранения деловых бумаг помещении или закрывающемся шкафу под ответственностью установленного лица.

Также в Положении №105 пункте 6.1. сказано, что по прошествии периода хранения документа, он подлежит обязательной передаче в архив предприятия.

8 (800) 350-31-84

Рейтинг автора

151

Автор статьи

Юрист

Написано статей

273

Журнал учета трудовых договоров образец заполнения — Как учитывать договоры — Шаблоны и бланки

Ведение журнала регистрации трудовых договоров

Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.

В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки.

Обязательно ли его вести?

Мнение законодательства

Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.

Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.

Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

Опыт кадровиков

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.

В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

Завоевать клиентов можно с помощью оригинального коммерческого предложения. Смотрите, как его составить.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку.  Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.

Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — применяется для регистрации трудовых договоров.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Обратите внимание, что в соответствии с п. д ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Журналов учета (регистрации) трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет .

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

Контрольная пломба

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений опломбирован номерной индикаторной пломбой.

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Подборка наиболее важных документов по запросу Образец журнала регистрации трудовых договоров (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты . Образец журнала регистрации трудовых договоров

Приказ ФМС России от 28.06.2010 N 147

(ред. от 08.12.2014)

«О формах и порядке уведомления Федеральной миграционной службы об осуществлении иностранными гражданами трудовой деятельности на территории Российской Федерации»

(вместе с «Порядком заполнения ходатайства иностранного гражданина о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста», «Порядком представления организацией, оказывающей услуги по трудоустройству иностранных граждан на территории Российской Федерации, уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина», «Порядком представления работодателями или заказчиками работ (услуг) уведомления о заключении и расторжении трудовых договоров или гражданско-правовых договоров на выполнение работ (оказание услуг) с иностранными гражданами (лицами без гражданства), обучающимися в Российской Федерации по очной форме в профессиональной образовательной организации или образовательной организации высшего образования по основной профессиональной образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию, а также о предоставлении им отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более одного календарного месяца в течение года», «Порядком представления уведомления профессиональной образовательной организацией или образовательной организацией высшего образования о завершении или прекращении обучения иностранного гражданина (лица без гражданства), осуществляющего трудовую деятельность на территории Российской Федерации и обучавшегося (обучающегося) в Российской Федерации по очной форме в профессиональной образовательной организации или образовательной организации высшего образования по основной профессиональной образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию, или о предоставлении данному иностранному гражданину (лицу без гражданства) академического отпуска», «Порядком представления работодателями и заказчиками работ (услуг) уведомлений о заключении и прекращении (расторжении) трудовых договоров или гражданско-правовых договоров на выполнение работ (оказание услуг) с иностранными гражданами или лицами без гражданства»)

(Зарегистрировано в Минюсте России 30.07.2010 N 18010) Приложение

Журнал учета трудовых договоров

Обычно трудовыми договорами дополняются личные дела работников, которые, в свою очередь, заводятся сразу после заключения трудового договора либо после выхода соответствующего приказа о зачислении на работу. Это предусмотрено инструкцией, которой рекомендовано руководствоваться всем специалистам по кадрам государственных организаций. Однако на практике личные дела не всегда заводятся на каждого работника, что вынуждает каким-либо образом систематизировать контракты, вести их учёт. Для этих целей и заводят книгу учёта или журнал учета трудовых договоров.

Способы учета трудовых договоров

Каких-либо специальных правил, которые бы регулировали порядок формирования трудовых договоров в личные дела, нет. Исключения составляют контракты, заключаемые с госслужащими, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела, куда и включается трудовой договор. В остальных же случаях можно воспользоваться следующим решением: формировать все трудовые договора работников компании в отдельное дело, где будет вестись учет документов в алфавитном порядке по фамилиям работников (другой вариант — по хронологии делопроизводственного года). Впоследствии такое дело будет включено в номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения либо в целом всей организации.

Как оформляется журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений

Таким образом, журнал регистрации и учета трудовых договоров является документом для делопроизводства не обязательным, однако оспорить его пользу нельзя. Так, и контракты, и дополнительные соглашения к ним удобнее всего классифицировать в виде книги. Это не только упрощает сам учет, но и не дает повода упрекнуть работодателя в какой-либо некомпетентности при конфликтах, например, с увольняемым работником. Кроме того, журнал учета трудовых договоров позволит оперативно выдавать любого рода справки.

Согласно общим правилам ведения делопроизводства в нашей стране, этот журнал должен составляться следующим образом:

Заключая трудовой договор с начальником отдела делопроизводства, можно указать о необходимости ведения журнала учета трудовых договоров всех сотрудников, назначив данного специалиста ответственным. Его подпись в приказе или распоряжении будет означать, что он берет на себя работу по заполнению журнала, ведению учета, а также отвечает за сохранность непосредственно самого документа.

К слову, использование данного журнала, образец которого можно скачать на нашем сайте, для внутреннего пользования оказывается куда более полезным, нежели его ведение для запросов. В частности, книга регистрации и учета трудовых контрактов может содержать графу о сути работы, выполняемой нанятым работником, а также о её результате.

8. Книги регистрации, журналы учета

Бизнес-договоры

Комментарии:

Статьей 68 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя в ознакомлении работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Иными локальными нормативными актами организации могут быть Положение об оплате труда, Положение об охране труда и др. Сведения об ознакомлении с указанными документами и подпись работника, подтверждающая ознакомление с ними, могут ставиться как в конце каждого из указанных документов, так и в трудовом договоре, который заключается с работником. Но лучше для этого создать Книги (Журналы), где будет фиксироваться ознакомление работников с локальными нормативными актами работодателя. Нормативных требований к оформлению таких Книг (Журналов) законом не предусмотрено. Каждый работодатель может самостоятельно их разработать. Можно предусмотреть следующие графы таких Книг (Журналов): порядковый номер записи фамилия, имя, отчество работника должность работника подпись, расшифровка подписи работника дата ознакомления.

Наряду с Книгами (Журналами) по ознакомлению с ЛНА существуют еще Книги (Журналы) по учету кадровой документации. К таким Книгам (Журналам) например, относятся Журнал регистрации трудовых договоров, Журнал регистрации личных карточек работников, Журнал регистрации приказов по личному составу и т.д.

Книга (Журнал) регистрации трудовых договоров. Обычно в таком журнале указываются порядковый номер записи, фамилия, имя, отчество лица, поступающего на работу, должность, дата заключения трудового договора, его номер, срок его действия, дата прекращения трудового договора (для срочных трудовых договоров), личная подпись работника.

Книга (Журнал) регистрации приказов, справок, доверенностей. Данная форма журнала позволяет систематизировать издаваемые в организации приказы (справки, доверенности и пр.), отследить дату издания того или иного приказа, сохранить непрерывность текущих номеров приказов в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места его хранения. Кроме того, такой журнальный учет приказов позволяет отслеживать ознакомление работников с приказами. Можно назвать следующие графы таких журналов: порядковый номер записи, дата издания приказа, краткое содержание приказа, номер приказа, отметка об ознакомлении с указанным приказом работников, в отношении которых он издан.

Страницы Книг (Журналов) должны быть защищены от вложений и изъятия. Для этого необходимо листы Книг (Журналов) пронумеровать по порядку и прошнуровать. На последней странице, на узел шнуровки листов делается наклейка (В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ листов), ставится оттиск печати организации и подпись (с расшифровкой подписи) руководителя кадровой службы или руководителя организации. Не допускаются исправления, подчистки или удаление сделанных записей при помощи корректирующих средств. Ошибочную запись необходимо зачеркнуть одной линией и в следующей графе сделать новую запись.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма этой Книги и требования к ее ведению, как и форма Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, установлены Постановлением Минтруда РФ Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Источники: ipopen.ru, www.hr-ok.ru, www.consultant.ru, www.bisgid.ru, kadrydocs.ru

Трудовой договор и книга крупным планом Редакционная фотография

Похожие изображения

Таксисты разыскивают возможности трудоустройства Подпись на стене Uber

Заявление о приеме на работу

Женщина пишет или подписывает документ от руки

Логотип на фасаде офиса агентства временного трудоустройства Adecco

Боливийские улицы

Бордо, Аквитания / Франция — 11 25 2019: Фасад здания магазина с логотипом Adecco. Офисный магазин компании агентства временного трудоустройства

Быть полностью экипированным для

Группа рабочих на отдыхе

Утвержденный неоновый ретро-дизайн

Мужчина ждет собеседования Концепция приема на работу

Традиционная женщина Чолита в обычной одежде с младенцем на спине во время парада в честь Дня Труда 1 мая — Ла-Пас, Боливия

Мотоциклисты

Французская трудовая книжка

Офисное здание Randstad

Разъяснение трудовых договоров

Когда человек соглашается устроиться на работу у работодателя, между работником и работодателем будет заключен трудовой договор. Поначалу письменного контракта может и не быть, но трудовой договор все равно будет существовать. Трудовые договоры заключаются для того, чтобы полностью определить условия и права работника и работодателя в отношении найма.

Трудовые договоры и закон

Законные права сотрудника

• Право на отпуск по беременности и родам.
• Право на подробную выписку по заработной плате.
• Право на заключение трудового договора в письменной форме.
• Права на несправедливое увольнение.
• Права на преследование и дискриминацию.
• Права на оплату отпуска по болезни и отпусков.
• Право на минимальную заработную плату.
• Права на несправедливое увольнение.

Письменный трудовой договор

Запрос письменного трудового договора

Условия письменного трудового договора

Express — это конкретные условия найма, которые изложены подробно и ясно. Эти условия должны включать заработную плату, часы работы, оплату больничных и отпускных, период уведомления, права на увольнение и сверхурочную работу. Может случиться так, что не все условия трудового договора будут включены в ваш личный договор. Могут быть и другие руководства и книги для рабочих мест, в которых есть полные условия контракта, и они должны быть полностью доступны для чтения.

Расторжение трудового договора

Если работодатель нарушает договор, то первым шагом для работника должно быть попытка разрешить этот вопрос с работодателем.Если проблема не решена, то может быть нет альтернативы, кроме как перейти на следующий уровень и направить письменное заявление о претензии работодателю, у которого будет 28 дней для ответа. Если вопрос по-прежнему не может быть решен, для решения проблемы может потребоваться суд по трудовым спорам.

Трудовые договоры играют важную роль на рабочем месте. Их нельзя упускать из виду при переходе на новую работу; Права, изложенные в контракте, предусмотрены законом для защиты работника и работодателя.Обязательно запрашивайте трудовой договор в течение двух месяцев после начала работы на новом месте.

Вам также может понравиться …

Поделитесь своей историей, присоединитесь к обсуждению или обратитесь за советом ..

AlyMak — 25 марта 19 в 11:10

Репетитор — 13 июня 17 в 13:35

Fred — 21 декабря 16 в 11:06

ContractsAndAgreements — 10 ноября 14 в 13:04

Butters — 9 ноября 14 в 6:47

Jojo — 15 мая 13 в 14:17

Заголовок:

(не показан)

Подтвердить:

Предлагают поставщиков трудовых договоров, все качественные предложения поставщиков трудовых договоров на Alibaba.com

1 миллион долларов США — 2 доллара США.5 миллионов

Северная Америка 20,0% , Южная Европа 10,0% , Западная Европа 10.0%

ПОЛНОЕ УСЛУГИ ПОД КЛЮЧ.

Более 100 миллионов долларов США

PCBA, сборка печатной платы, промышленный контроллер, гражданский контроллер, контроллер бытовой техники

5 миллионов долларов США — 10 миллионов долларов США

Северная Америка 32% , Западная Европа 22% , Южная Европа 10%

PCB, PCB Assembly, Обслуживание электронного производства, Bluetooth Beacon, Модуль BLE / WIFI

5 миллионов долларов США — 10 миллионов долларов США

Северная Америка 25% , Западная Европа 22% , Северная Европа 13%

чековая книжка, чековая книжка, гостевая чековая книжка, ленты для салфеток, рулон бумаги

10 миллионов долларов США — 50 миллионов долларов США

Западная Европа 9% , Южная Европа 9% , Юго-Восточная Азия 9%

Кожаные изделия, папка для документов, офисные товары, кожаный блокнот, услуги OEM и ODM

1 миллион долларов США — 2 доллара США.5 миллионов

Внутренний рынок 49% , Северная Америка 17% , Африка 8%