Книга учета трудовых книжек правила ведения: Как вести книгу учета движения трудовых книжек?

Книга учета трудовых книжек правила ведения: Как вести книгу учета движения трудовых книжек?

Содержание

Инструкция по ведению трудовых книжек в 2020 году

Рассмотрим основные правила оформления и ведения трудовых книжек: общие правила и порядок заполнения записей о работе, увольнении, награждении.

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути - это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина. Правила ведения трудовых книжек в РФ 2020 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

  • для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
  • для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
  • для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2020 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Общие правила

Требования

Содержание и правила

Номер по порядку

Должен быть у каждой записи

Даты

Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)

Цвет чернил

Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки

Сокращения

Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми

Язык

Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)

Строгое соответствие записи приказу

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Объясняем требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: как можно заменить сургучную печать более современной голографической пломбой, как оформить заверительную надпись на сшиве и др. Даем пошаговую инструкцию по заполнению этой Книги и поясняем спорные вопросы: как в ней отражать вкладыши и информацию об ответственных лицах? как вносить исправления? Показываем, как закрыть один том Книги, чтобы начать следующий. На примере объясняем, с какого года начинать исчислять срок хранения: отталкиваться от даты заполнения последней строки о получении работодателем трудовой книжки работника или от более поздних дат выдачи трудовых книжек обратно работникам при их увольнении? что делать, если остались невостребованные трудовые книжки уже уволившихся сотрудников?

Необходимость ведения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей установлена п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 1. Отказаться от ее ведения работодатель не вправе 2. Так как в этой Книге сотрудники расписываются за сдачу работодателю своей трудовой книжки и за ее получение, то она по-прежнему ведется в бумажном виде.

Требования к оформлению

Форма книги учета трудовых книжек утверждена приложением № 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

3. Книга ведется на бумажном носителе и должна быть:

  • пронумерована,
  • прошнурована,
  • заверена подписью руководителя организации,
  • а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Проставление печати организации на сшивке книги возможно, если такая печать у работодателя имеется 4.

Вопрос о целесообразности скрепления книг именно сургучной печатью или пломбой давно обсуждается в профессиональных кругах. Многие высказывают мнение о нецелесообразности подобных мер при возможности скрепления подписью и печатью на сшивке. Ведь при нарушении сшивки Книги с целью внесения в нее «задним числом» сведений, следы вмешательства тоже останутся.

Против отмены использования сургучной печати в кадровых документах ничего не имеют и госорганы. В проекте Плана проведения оценки фактического воздействия нормативных правовых актов на 2019 год 5, подготовленном Минэкономразвития России к общественному обсуждению в период с 01.08.2018 по 28.08.2018, было предложено исключить вышеуказанные требования по оформлению Книги учета трудовых книжек, как устаревшие, а кроме того, затрудняющие поэтапный переход к внедрению электронных технологий в кадровом документообороте.

В частности, ведомство указывало: «Целесообразно исключить из абзаца четвертого пункта 41 Правил устаревшие положения, обязывающие работодателей скреплять сургучной печатью или опломбировать Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оставив при этом нормы об обязательной нумерации указанных книг и заверении подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. Устаревшим данное требование является по следующим причинам: сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется. Для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов у работников и пожаров, печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно».

Добавим, однако, что в утвержденный Минэкономразвития План на 2019 год данное предложение не попало

6. Но мы видим, что в этом направлении есть определенные подвижки.

Несмотря на видимое неудобство данного требования, соблюдение его на настоящий момент обязательно. В случае нарушения требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек, установленного абз. 4 п. 41 Правил, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так случилось, например, с ОАО «РЖД», понесшим административное наказание в т.ч. за то, что Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним была не скреплена сургучной печатью и не опломбирована 7.

Заполнение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

Каждый работодатель обязан правильно вести свой кадровый учет и один из главных документов является журнал и книга учёта движения трудовых книжек. Трудовая книжка является весьма важным документом для каждого работающего лица и ее хранение возложено на кадровую службу компании. В приведенной статье рассмотрим заполнение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также штрафные санкции за нарушение таких правил.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1: Что лучше для ведения: книга или журнал?

Каждый работодатель должен организовать процесс учета трудовых книжек людей, состоящих у него на службе. Как это организовать: посредством книги или журнала уже на усмотрение руководства компании (п. 40 Пра­вил, утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства РФ от 16.04.2003 № 225). Так или иначе нет разницы, что Вы выберете для ведения кадрового учета книжек:

Вопрос № 2: Кто обязан вести и заполнять книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Зачастую это вменено в обязанности кадровиков, но также эти функции может выполнять отдел, занимающийся приемов и увольнением людей.

Процедура ведения книги по трудовым

Примите к сведению, что выборочная регистрация в книге трудовых книжек недопустима. Здесь фиксируются все поступления книжек в компании с заданием их серий и номеров. Если Вы приняли на службу человека без трудовой, то Вам потребуется ее выдать человеку.

Важно! После окончания трудовых взаимоотношений независимо от причины увольнения, человеку выдается книжка с указанием такой даты выдачи под его личную подпись. Это обезопасит работодателя от предъявления ему претензий в будущем об утере книжек (п. 41 Пра­вил, утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства РФ от 16.04.2003 № 225).

Алгоритм заведения книги учета

Процесс заполнения книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них сводится к простым и последовательным задачам при выполнении которых Вы с легкостью справитесь с поставленной задачей. Итак, на что стоит обратить внимание:

Шаг 1 – Оформленная книга должна быть прошнурована и содержать номера всех в ней страниц. Заверьте книгу и руководства и поставьте печать компании (п. 41 Пра­вил, утвер­жден­ных По­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства РФ от 16.04.2003 № 225).

Шаг 2 – Новую книгу компания вправе завести только ввиду того, что прежняя подошла к концу и хранить ее потребуется еще 75 лет (п. 695 Пе­реч­ня, утв. При­ка­зом Мин­куль­ту­ры Рос­сии от 25.08.2010 № 558). Книга заполняется не в произвольном формате, а по установленному бланку образцу.

Шаг 3 – Убедитесь, что книга таки ведется в Вашей компании, так как за ее отсутствие грозят штрафные санкции.

Штрафы за отсутствие книги учета трудовых

Как уже упоминалось в предыдущем заголовке, книга ведется в обязательном порядке и если же Вы ее не ведете или заполняете некорректно, то на компанию или ИП налагается админштраф в рамках нарушение требований ТК РФ (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). В таблице приведен свод штрафов для Вашего ознакомления.

№ п\п Плательщик штрафа Величина взыскания
1 Долж­ност­ное лицо Эта категория заплатит в казну от 1 000 руб­лей до 5 000 руб­лей
2 ИП Наравне с должностными лицами предусмотрено наказание для ИП в размере от 1 000 руб­лей до 5 000 руб­лей
3 Юрлицо Значительно больше штраф для компаний, зарегистрированных как юрлицо и он составляет минимум 30 000 руб­лей и до 50 000 руб­лей

Пример #1. Ведение книги учета трудовых

ООО “Аметист”, занимающееся производством ювелирных украшений, со дня создания компании завело книгу учета трудовых книжек своих подчиненных. Каждый вновь прибывший на службу соискатель при оформлении на работу заносился в такую книгу. 10.05.2020 г. в ООО “Аметист” пришла проверка и выявила грубое нарушение норм трудового законодательства, а именно книга не была скреплена печатью, а заверило ее лицо, которое не является руководителем и по приказу не исполняло его обязанности на период командировки директора Удовиченко А.Ю.

Ошибки при внесении в книгу сведений

Ошибка № 1. Заполнение книги в компании доверено не уполномоченному на это лицу, что не состоит на работе в кадровой службе. Если в компании работает вышеупомянутый отдел, то возложить обязанности по ведении книги следует именно на него, а не какого-то рядового служащего.

Ошибка № 2. В книгу вносят только данные по трудовым, предоставленным кадровику.

Это неверный подход, так как содержание учетной книги предполагает внесение в нее абсолютно любой информации, в частности и по тем вновь прибывшим, для кого Ваша компания является первым местом работы и Вы им впервые заводите трудовую и делаете в ней запись.

Графы для заполнения книги учета трудовых

Кадровик прежде чем приступить к заполнению книги, должен хорошо ознакомиться с правилами ее заполнения и в принципе его знания в этой сфере должны быть достаточными. В книгу учета трудовых вносят такие параметры:

  • книжки в первый раз заведенные подчиненным в Вашей компании;
  • трудовые, поступившие в кадры при оформлении человека на работу;
  • вкладыши к трудовым, выданным людям в период труда в Вашей фирме.

Обратите внимание, что первая графа заполняется регномерами книжек и вкладышей к ним.

Все последующие вплоть до четвертой заполняются календарными числами приема на должность людей, число заполнения самой трудовой и ее вкладыша. Не бойтесь, что указанные числа не совпадут и это в принципе редко случается по таким причинам:

  1. Человек, впервые устроившийся на работу, вправе получить на себя трудовую в течение недели после его принятия.
  2. Трудовая оформляется только на того служащего, что отработал в фирме минимум пять дней (ст. 66 ТК РФ).

Если числа взятия человека на работу и его запись в трудовую не одинаковы, то уполномоченное лицо по заполнению книги заносит в нее дату оформления. Пятая позиция прописывается инициалами подчиненного без использования сокращений, что владеет трудовой. Книжки старого образца выдавались без серии и номера, поэтому придется отметить прочерком это поле для таких документов. Первое оформление трудовой на человека, который нигде ранее официально не был трудоустроен, производится на основании бухбланка, зафиксированного в приходно-расходной книге по учету формуляров.

В седьмую позицию должностное лицо прописывает должность подчиненного, а в восьмой показывает отдел, куда он направлен на службу. При сложной организационной структуре компании потребуется указать вышестоящее подразделение. Девятая строка информирует пользователя о номере и дате приказа по предприятию, посвященного оформлению вновь принятого подчиненного. В десятой ячейке ставится роспись кадровика, принимающего трудовую у человека или тот, кто ее первый раз выписывал. Такая подпись является доказательством проведенной регистрации трудовой. Одиннадцатая позиция показывает, сколько человек заплатил за бланк трудовой или вкладыша и заполняется она лишь в том случае, когда трудовая выдается в первый раз или вкладыш к уже имеющейся книжке оформляется впервые, но именно в Вашей компании. Все прочие ситуации предполагают от Вас проставление прочерка и это будет означать, что денежные средства с человека не взимались.

При увольнении прописываются двенадцатая и тринадцатая графы. Человек самостоятельно указывает число выдачи ему на руки трудовой (зачастую это дата последнего его трудодня) и расписывается в ее получении.

Особенности заполнения книги учета трудовых

Запомните, что при отсутствии увольняющегося на своем рабочем месте в день его ухода из компании, работодатель обязан направит ему сообщение о том, что ему лично необходимо забрать свою трудовую из компании. По обоюдному согласованию трудовую можно отправить по почтовой связи. При одобрении такого варианта возврата книжки, Кадровик заполняет в последних двух позициях следующую информацию:

  • число и нумерацию почтового уведомления, направленного уволившемуся человеку;
  • фактическая дата отправления при условии, что подчиненный согласился на почтовое возвращение ему документа.

Не лишним будет максимально полно указать сведения об отправке, а именно квитанции почты и подшить их в дело вместе с копиями уведомления об отправке и сопроводительного письма. Также обратите пристальное внимание, что при увольнении следует расписаться не только за трудовую, но и отдельно за вкладыш.

Ведение книги в электронном формате

Многие компании прибегают к тому, что ведут персонификацию двумя способами:

  1. Электронный.
  2. Бумажный формат.

Позволено так вести документооборот трудовых книжек, личных дел, книг выпущенных приказов. Начиная с 2002 года после издания соответствующего постановления это приобрел законную силу. Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel вести не запрещено и это личная инициатива компании и такой способ гораздо удобнее для больших фирм, когда срочно нужно что-то найти. Электронный документооборот по закону вполне реально вести, а значит и архив в компании будет электронный. Любое действие с электронными бумагами должно быть задокументировано:

  • сжатие;
  • перезапись;
  • конвертация.

Носитель считается за электронную единицу учета программных данных, сопроводительные бумаги Вы вправе вести по своему желанию в бумажном или электронном формате. Не лишним будет завести спецжурнал по фиксации в нем сведений относительно приходы и выбытия электронный файлов. Еще предлагается завести журнал мигрирования электронных бумаг как внутри Вашей компании, так и при передачи бумаг по запросу регуляторам. Период хранения бумаг независимо от их формата одинаковы и ничем не отличаются. Законодательство никак не разграничивает такие бумаги между собой и все требования к ним едины. При глубоком изучении привил и методики заполнения книги у Вас не возникнет никаких сложностей в работе с ней.

8 основных правил ведения учета для самозанятых

Когда вы начинаете бизнес, ведение качественных записей, вероятно, не является приоритетом в вашем списке дел. Большинство начинающих предпринимателей настолько сосредоточены на поиске клиентов и увеличении доходов, что все остальное отходит на второй план.

Но нравится вам вести учет или нет, это одна из самых важных обязанностей, которые вы выполняете, когда работаете не по найму. Успех вашего бизнеса зависит от того, как вы управляете данными, учитываете финансовые транзакции, а также храните и извлекаете свои записи.

8 советов предпринимателям по сохранению хороших рекордов

  1. Отделите свой бизнес от личных расходов

  2. Откройте для своего бизнеса отдельный банковский счет

  3. Найдите бухгалтерскую систему, подходящую для вашего бизнеса

  4. Есть запасной план

  5. Использование бухгалтерского учета для упрощения налоговой отчетности

  6. Всегда получать квитанции на хозяйственные расходы

  7. Знайте, как долго хранить бизнес-записи

  8. Обратитесь за помощью к профессионалу

Следуйте этим восьми правилам ведения документации, чтобы соответствовать требованиям IRS и лучше понимать свой бизнес сейчас и в будущем.

1. Отделите свой бизнес от личных расходов

Чтобы правильно отслеживать деньги, которые поступают в ваш бизнес и вывозятся из него, все финансовые операции должны храниться в отдельном наборе бухгалтерских записей. Это разделение необходимо, чтобы вы могли легко отслеживать прогресс своего бизнеса, планировать будущее и создавать финансовые отчеты за определенный период, например, ежемесячный или годовой.

В будущем, если вы хотите работать с партнерами и инвесторами или продать свой бизнес, вам будет необходимо иметь правильные финансовые записи и отчеты.Кроме того, вам нужны надежные записи для точной налоговой подготовки на федеральном, региональном и местном уровнях.

Без надлежащей системы ведения документации отслеживание деталей вашего бизнеса и соблюдение закона может быть практически невозможным.

Ведение точных бизнес-данных позволяет определять источники дохода, отслеживать расходы, не облагаемые налогом, и готовить различные налоговые декларации. Суть в том, что без надлежащей системы ведения учета отслеживание деталей вашего бизнеса и соблюдение закона может быть практически невозможным.

2. Откройте для своего бизнеса отдельный банковский счет

Самый простой способ разделить личные и деловые операции - это открыть банковский счет только для вашего бизнеса. Здесь вы депонируете доход от своего бизнеса и снимаете все деловые расходы.

Имейте в виду, что большинство бизнес-аккаунтов предназначены для обработки большого количества транзакций. Они также предлагают различные услуги, такие как кредитные линии и чистые счета, которые перемещают остатки, превышающие определенную сумму, на отдельный счет.

Самый простой способ отделить личные и деловые операции - это открыть банковский счет только для вашего бизнеса.

Дополнительные бизнес-банковские услуги сопровождаются относительно высокими ежемесячными сборами по сравнению с личным текущим счетом, который может быть бесплатным. Итак, если вы только начинаете бизнес или у вас не так много бизнес-операций, вы можете выбрать второй личный текущий счет в существующем банке. Даже если технически аккаунт не зарегистрирован на имя вашей компании, вы можете использовать его только для бизнеса.

Другой вариант для индивидуальных предпринимателей, у которых обычно мало бизнес-транзакций, - это использовать существующий личный текущий счет для своего бизнеса, но при этом тщательно маркировать бизнес-предметы. Это то, чем я занимаюсь. Есть одно предостережение: если вы не очень тщательно идентифицируете бизнес-транзакции, этот метод не для вас.

То же самое верно и для использования кредитной карты в деловых целях. Вы можете подать заявку на получение карты на имя своей компании, чтобы полностью разделить эти расходы.Или вы можете покупать бизнес-товары с помощью личной кредитной карты, если убедитесь, что они правильно помечены.

Мои банковские операции и транзакции по кредитным картам автоматически импортируются в бухгалтерское программное обеспечение, где я регулярно распределяю их по категориям. Все коммерческие доходы и расходы четко обозначены, поэтому я могу быстро создавать бизнес-отчеты и не отставать от налоговых статей.

3. Найдите бухгалтерскую систему, подходящую для вашего бизнеса.

Если говорить о бухгалтерском учете, то рекомендую каждому владельцу бизнеса пользоваться компьютеризированной системой.Если вы начинаете как индивидуальный предприниматель или небольшой бизнес с несколькими сотрудниками, вам, вероятно, понадобится простая программа. По мере роста вашего бизнеса вы можете расширять его, если вам нужны дополнительные функции, такие как более подробное отслеживание и отчетность.

Freshbooks - это облачная система и приложение для любого малого бизнеса, которое позволяет автоматизировать такие задачи, как выставление счетов, организация расходов, отслеживание времени, прием платежей и отслеживание клиентов. Вы можете записаться на стартовый пакет примерно за 10 долларов в месяц.

Большинство бухгалтерских программ для малого бизнеса просты в использовании, даже если вы не бухгалтер.

Quickbooks - это надежное программное обеспечение для настольных ПК или облачных вычислений, которое доступно в различных версиях продукта. Подходит для малого и среднего бизнеса. Quickbooks может справиться с любой задачей, включая составление бюджета, отслеживание активов, инвентарь, налог с продаж и отслеживание автоматического пробега. Цены варьируются от 7 долларов в месяц до топовой версии программного обеспечения с большой гибкостью чуть более 1000 долларов.

Большинство бухгалтерских программ для малого бизнеса просты в использовании, даже если вы не бухгалтер. Обычно они позволяют загружать изображения квитанций и документов и автоматически импортировать данные из финансовых учреждений.

Перед тем, как совершить крупную покупку программного обеспечения, убедитесь, что программа может удовлетворить все ваши потребности, такие как выставление счетов за время проекта, сбор и уплата местного налога с продаж, наличие нескольких пользователей и прием платежей в Интернете.

4. Имейте запасной план

Одно из преимуществ использования облачной системы вместо установки программного обеспечения на локальный компьютер состоит в том, что вы с меньшей вероятностью потеряете данные.Онлайн-программы обновляются и автоматически сохраняются в фоновом режиме. Кроме того, вы можете получить доступ к своим бизнес-записям из любого места, где есть подключение к Интернету.

Обратной стороной онлайновой системы бухгалтерского учета является то, что вы должны платить ежемесячную плату за доступ к своим данным. Кроме того, если у вас нет доступа в Интернет, вы не сможете получить свои данные.

При использовании программного обеспечения вы совершаете единовременную покупку, а затем становитесь владельцем программы и добавленных в нее данных. Просто обязательно сделайте резервную копию любого бухгалтерского программного обеспечения на отдельном жестком диске или с помощью удаленного сервера, такого как Amazon S3.Это снижает вероятность того, что из-за сбоя компьютера или сбоя программного обеспечения вы потеряете свои бизнес-данные.

5. Использование бухгалтерского учета для упрощения налоговой отчетности

Как я уже упоминал, наличие надежной деловой документации имеет решающее значение для точной регистрации и уплаты различных видов федеральных, государственных и местных налогов. Каждый бизнес должен платить подоходный налог, а некоторые должны платить дополнительные виды, такие как расчетный квартальный подоходный налог, налог на самозанятость, налог с продаж и налог на занятость. Недостаточный доход для уплаты налогов - распространенная ошибка, которую совершают многие новые индивидуальные предприниматели и малые предприятия.

Когда вы работаете на себя, вы несете ответственность за оплату 100% налогового счета.

Помните, что когда вы являетесь сотрудником, все ваши налоги, включая федеральный и государственный подоходный налог, социальное обеспечение и Medicare, удерживаются из вашей чистой зарплаты. К тому же ваш работодатель платит за вас часть из них. Но когда вы работаете на себя, вы несете ответственность за уплату 100% налоговых платежей.

IRS позволяет вам выбрать любую систему ведения учета, которая вам нравится, если она четко показывает ваши доходы и расходы.Многие компьютеризированные системы позволяют выдавать налоговые формы поставщикам и вести бухгалтерские отчеты на конец года.

6. Всегда получайте квитанции на хозяйственные расходы

Хотя самозанятость означает, что вы должны платить больше налогов, чем сотрудник, положительным моментом является то, что вы можете требовать много вычетов. Налоговый вычет уменьшает размер вашего налогооблагаемого дохода, что снижает сумму федерального налога и налога штата, который вы должны платить.

Если IRS проверит любую из ваших налоговых деклараций, вас могут попросить объяснить, как именно вы рассчитали уплаченные вами налоги.

Но доказательство того, что у вас есть действующий налоговый вычет, лежит на вас. Это означает, что вы должны хранить подтверждающие документы, такие как квитанции, счета-фактуры и платежи сотрудникам. Однако вы можете хранить эти важные документы в цифровом виде, а не в виде бумажных документов, если хотите.

Если IRS проверит любую из ваших налоговых деклараций, вас могут попросить объяснить, как именно вы рассчитали уплаченные вами налоги. Итак, каждый раз, когда вы производите расходы, обязательно пометьте бумажную квитанцию ​​или добавьте описание в свою бухгалтерскую программу, чтобы помочь вам запомнить ее коммерческую цель.

Как правило, IRS принимает выписки по кредитным картам в качестве доказательства требований о расходах. Но чем больше подробностей будет у вас в системе учета, тем лучше. Постарайтесь выработать привычку фотографировать квитанции и загружать их в компьютерную программу или хранить их в онлайн-системе. Наличие полного набора бумажных или электронных документов ускорит налоговую проверку бизнеса и поможет вам избежать штрафных санкций.

7. Знайте, как долго хранить бизнес-записи

Помимо ведения хорошей деловой документации, предприниматели должны знать правила их ведения.Согласно IRS, налоговые декларации малого бизнеса обычно должны храниться в течение трех лет, за следующими исключениями:

  • Если у вас есть сотрудники, ведите учет в течение четырех лет

  • Если вы занижаете доход, ведите учет в течение шести лет.

  • Если вы претендуете на убыток от ценных бумаг или безнадежных долгов, ведите учет в течение семи лет.

  • Если вы подаете мошенническую декларацию, ведите учет бессрочно.

Вместо того, чтобы зацикливаться на разных сроках хранения, я рекомендую вам покрыть все основания, сохранив всю финансовую отчетность предприятия в течение семи лет.Если вы оцифруете их, их легко хранить неограниченное время на жестком диске или в облачной системе хранения. Если вы пройдете аудит, IRS может принимать электронные записи из большинства бухгалтерских программ.

8. Обратитесь за помощью к профессионалу

Большинство владельцев бизнеса должны встретиться с налоговым бухгалтером или бухгалтером, чтобы понять налоговые требования и получить помощь в настройке системы бухгалтерского учета и ведения документации. Найдите того, кто знаком с вашей отраслью или типом работы, которую вы выполняете.

Если у вас нет времени на ведение финансовой документации, бухгалтер или бухгалтер может сделать это за ежемесячную плату.Или вы можете заплатить бухгалтеру за услуги по подготовке налоговой отчетности на конец года, чем я и занимаюсь.

Кроме того, у вас могут быть другие записи или контракты, которые нужно хранить в юридических целях. Вы можете проконсультироваться с юристом относительно юридических требований и сроков давности в вашем штате.

Как и многие административные задачи, связанные с ведением бизнеса, управление бухгалтерскими книгами и ведение документации требует дисциплины. Даже если вам это может не понравиться, если вы будете следовать этим правилам, вы избежите неприятностей, сэкономите время на уплату налогов и обеспечите бесперебойную работу в течение всего года.

Ведение учета | Примечания, видео, контроль качества и тесты | 9 класс> Бухгалтерский учет> Делопроизводство

Записи - это собирательные формы письменных документов. К ним относятся счета, ваучеры, письма, проспекты, файлы, бухгалтерские книги, финансовые отчеты, отчеты, договор контрактов и заказные письменные документы. «Систематический и научный процесс сбора, классификации, записи, хранения, сохранения, использования и уничтожения письменных документов называется ведением записей».Сохранение записей для использования в будущем.

Согласно SP Arora, «Ведение документации связано с созданием, распространением, поддержанием, хранением, сохранением, поиском и удалением письменных материалов»

Согласно ZK Quibble, «Запись относится к информационному документу, используемому организацией для ведения из его различных функций ».

Из приведенного выше определения ясно, что ведение документации является основой для оценки, сравнения и отчетности о деятельности организации.Записи следует хранить до периода, в течение которого они будут полезны, а затем их следует утилизировать.

Важность ведения документации заключается в следующем:

  1. Для сбора документов из разных источников и их классификации на основе их важности.
  2. Для удаления записей, когда они становятся бесполезными.
  3. Для ведения учета файлов, бухгалтерских книг, компьютеров, дисков и микрофильмов и их систематического сохранения для дальнейшего использования.
  4. За предоставление доказательств проделанной работы и разрешение споров и недоразумений.
  5. Для выполнения юридических формальностей путем сохранения важных записей для планирования, принятия решений, контроля, оценки и отчетности.
  6. Для простого и незамедлительного предоставления достоверной информации в случае необходимости.
  7. Для обеспечения основы для эффективной канцелярской и административной деятельности.
  8. Для предоставления достоверной и надежной информации и данных для планирования, контроля, оценки и отчетности.
  9. Для руководства соответствующим органом, чтобы эффективно представить свою ответственность.

PPT - Этические вопросы ведения учета школьных социальных работников Презентация в PowerPoint

  • Этические проблемы ведения учета школьных социальных работников Кендра Дж. Гарретт Ph.D. 7 марта 2012 г. Весенняя конференция MSSWA и MDE Roseville, MN

  • План ……. • Записи в школьной социальной работе • Практические вопросы • Основы для принятия этических решений • Изучение вариантов • Этические стандарты, ценности и принципы • Юридические вопросы • Некоторые примеры из практики • Некоторые рекомендации

  • Ведение школьной социальной работы в записях • Этические дилеммы вокруг принципов: • конфиденциальности • конфиденциальности • прав учащихся • прав родителей • безопасности

  • Ведение записей должно быть

  • Практическая цель записей • Повышение качества практики • Продумать практические вопросы • Ссылка информация для оценки для практического принятия решений • Выявление недостающей информации • Поддержание актуальности целей • Обсуждение с руководителем • Сохранение информации (Kagleand Koepels, 2008)

  • Практические решения • Что необходимо включать в записи? • Что мне следует хранить вне записей? • В какой форме должны быть мои записи? • Кто должен видеть / знать, что записано? • Сколько времени у меня есть на запись? • Насколько конфиденциальны мои записи? • Насколько я должен рассказывать ученикам, учителям, родителям о том, как я веду записи?

  • Записи о надлежащей практике…. • Точно • Беспристрастно • Лаконично • Ясно • Без жаргона • Организовано • Текущее • Разборчиво

  • Для отслеживания практики включают… • Документирование контактов с учащимися и родителями • Информация об оценке • Обоснование услуги • Цели • Вмешательство планы • Результаты

  • И… • Информация о прекращении действия • Критические инциденты • Информация о ходе работы • Публикация информационных форм • Контакты с третьими сторонами (включая учителей и сторонние агентства)

  • Но они не должны включать… • Необоснованные гипотезы • Интуиция • Предположения • Суждения • Неточная информация • Интимные подробности • Личные взгляды клиентов (если не имеют отношения) • Сплетни (Kagel & Koepels, 2008)

  • Также…. • Включите аргументацию, используемую при принятии решений • Сохраняйте нейтральность записей (показывая обе стороны) (Strom-Gottfried, 2008)

  • Естественное натяжение • Необходимо быть кратким • Необходимо быть тщательным

  • Вопросы для обсуждения • Иногда я хочу вести личную запись для себя, которая не является частью официальной записи. • Должен ли я вести личный учет для личного пользования?

  • Вопросы для обсуждения • Какого рода обсуждение результатов социальной работы необходимо со студентами? • С родителями? • С учителями? • С директорами?

  • Практика социальной работы с несовершеннолетними • Считается нуждающимся в защите • Родители / опекуны считаются более способными принимать решения, чем несовершеннолетние дети.• Развитие способностей • Понимание • Способность принимать решения • Рассуждения (Стром-Готфрид)

  • Способности к развитию • Дети младшего возраста редко предполагают конфиденциальность (Росси и Берман Росси, 1990) • Способность ребенка принимать решения постепенно развивается. • Развитие мозга • Способность мыслить абстрактно • Способность давать согласие • (Strom-Gottfried, 2008)

  • Незначительные клиенты • Может пожелать сохранить конфиденциальность информации • Может потребовать конфиденциальности у работника • Может потребовать, чтобы информация не была размещена в записи

  • Родители / опекуны • Может пожелать скрыть информацию от своих детей • Может пожелать, чтобы информация не регистрировалась

  • Клинические аспекты • Поддерживать терапевтические отношения (Strom-Gottfried, 2008 ) • Максимальное самоопределение • Вовлекайте клиентов в процесс принятия решений (Raines, 2004) • Информированное согласие • Конфиденциальность (Strom-Gottfried, 2008)

  • Ведение записей должно быть

  • Этика • Это отделение философия, имеющая отношение к ценностям, относящимся к человеческому поведению, • в отношении правильности и неправильности определенных действий • и к добру неуместность и вредоносность мотивов и целей таких действий

  • Этическая дилемма • Выбор между двумя (или более) вариантами товаров / прав.• Как следствие, оба варианта часто имеют негативные последствия. • Примечание. Это не выбор между правильным поступком и тем, что вы бы предпочли сделать, что проще, но неправильно! • Чтобы столкнуться с этической дилеммой, вам действительно нужны два правильных выбора.

  • Ведение этических записей • Выполнение морально правильных действий в отношении ведения документации • Включение соответствующей информации • Исключение несоответствующей информации • Обеспечение надлежащей конфиденциальности • Правильное использование записей

  • Процесс принятия этических решений • A— Варианты доступа • B - внимательно относитесь к процессу • C - проконсультируйтесь • D - документ • E - оцените • Per Strom-Gottfried, 2008

  • Варианты доступа • Этические теории и принципы • Законы и политики • Ценности • Информация в наличии • Стандарты (напр.g., Кодекс этики)

  • Пример из практики • Дженни - 15-летняя ученица средней школы High Achievement High School. В прошлом она рассказывала вам, что ведет половую жизнь со своим парнем. Она попросила вас сохранить конфиденциальность этой информации, и вы согласились, хотя вы и она обсудили пределы конфиденциальности. Теперь она сообщает вам, что ее парень сказал ей, что у него заболевание, передающееся половым путем. Дженни ищет направление на лечение.Что вы пишете о Дженни в своих записях о ней?

  • Варианты доступаЭтические теории и принципы • Какие этические теории и принципы применяются? • Философские взгляды • Этические принципы социальной работы

  • Теории этического мышления • Деонтологические мыслители - верят, что некоторые вещи всегда правильны или всегда неправильны. • Следует принимать решения в соответствии с правилами или стандартами. • Мыслители-утилитаристы. Считают, что результаты или последствия следует рассматривать как наиболее важный элемент при принятии решений.• Краткосрочные последствия • Долгосрочные последствия • Неизвестные результаты, которые могут произойти

  • Итак, для комментариев по делу Дженни • Существуют ли какие-либо правила, которые могут применяться в этой ситуации, чтобы дать нам рекомендации? • Как те, которые применимы всегда? • Или мы должны смотреть на результаты или последствия?

  • Рейтинг этических принципов (Dolgoff, Harrington & Lowenberg) • Защита жизни • Равное обращение (доступ, возможности, ресурсы) • Автономия / свобода • Минимальный вред • Качество жизни • Конфиденциальность и конфиденциальность • Правдивость и полное раскрытие информации

  • Итак Для Дженни • Применяются ли какие-либо принципы, определяющие, что мы должны занести в протокол? • Проблемы практики? • Этические проблемы?

  • Рейтинг этических принципов

  • Принципы конфиденциальности в отношении детей • Правила конфиденциальности с детьми • Все в безопасности • Все конфиденциально • Если мне придется выбирать, безопасные победы.• (Raines, 2004)

  • Варианты оценки • Этические стандарты и принципы • Законы и политики • Ценности • Информация • Стандарты • (Strom-Gottfried, 2008)

  • Варианты доступа Законы и политика • Федеральные законы • Государственные законы • Совет по стандартам практики и этического поведения в области социальной работы

  • FERPA School Records • (1) имеет прямое отношение к учащемуся и • (2) поддерживается образовательным агентством учреждения или стороны, действующей в агентстве или учреждение »Федеральный закон о правах на образование и неприкосновенность частной жизни (§99.3)

  • FERPA • Невозможно передать записи третьим лицам без разрешения родителей • Можно передать записи в школу, куда ученик переходит (без согласия родителей) • Школы должны разработать политику в отношении того, какая информация может быть передана другим школам обычно

  • FERPA • Родители и опекуны имеют право просматривать документы об образовании. • Включая школьные записи о социальной работе. • Даже если эти записи хранятся в офисе социального работника. • Когда ученикам исполняется 18 лет, это право переходит к ученику.

  • Личные записи • Учителя могут хранить личные записи в качестве вспомогательного средства памяти. • Эти записи должны оставаться конфиденциальными (показываться только замещающему учителю). • Если эти записи будут раскрыты кому-либо, кроме замещающего учителя, они станут частью образовательной записи.

  • Записи о школьной социальной работе • Записи, которые ведет школьный социальный работник, являются записями об образовании • Даже если они ведутся в частном порядке • Они не квалифицируются как «записи единоличного владения».»• (Национальный форум по статистике образования, 2004 г.)

  • Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования • Применяется к любому агентству, которое выставляет счета за страхование (или Medicaid или Medicare) в электронном виде. • HIPAA признает, что психотерапевтические заметки отличаются от личного здоровья информация и может храниться отдельно от другой медицинской информации. • Правило конфиденциальности HIPAA специально исключает из сферы действия те записи, которые защищены FERPA

  • HIPAA • Таким образом, согласно HIPAA, школьные социальные записи по-прежнему являются учетными записями образования и по-прежнему подлежат в FERPA • HIPAA не оставляет места для маневра в отношении неразглашения информации родителям • (Overcamp-Martini, 2006)

  • IDEA • Файл специального образования содержит информацию об оценке (включая оценку социальной работы) • Содержит IEP (может включать социальную работу цели, задачи и способы измерения прогресса) • Округи должны связаться с родителями тогда информация в файлах SPED больше не нужна.Родители моя просьба уничтожить информацию. • Если записи содержат информацию о более чем 1 ребенке, родители имеют доступ только к информации о своем собственном ребенке.

  • MN Закон о согласии несовершеннолетних • Несовершеннолетние (до 18 лет) могут дать свое согласие на лечение для • Предотвращения или диагностики беременности • Диагностики или лечения проблем, связанных с наркотиками или алкоголем • Предотвращения заболеваний, передающихся половым путем • Несовершеннолетние от 16 лет и старше могут принять себя в больницу для лечения психического заболевания §144.341-347

  • Законы о привилегированном общении • Лицензированный социальный работник не может раскрывать какую-либо информацию, полученную в профессиональном качестве, без согласия клиента. • За исключением случаев жестокого обращения с ребенком или пренебрежения им. • За исключением случаев, когда клиент отказывается от разрешения, предъявляя обвинения профессионалу.

  • MN Записи социальной работы должны содержать • Информация об оценке • Планы обслуживания • Примечания о ходе выполнения • Гонорары • Любая другая соответствующая информация.(§148D.225, подпункт 4)

  • Необходимо хранить записи о социальной работе • Минимум 7 лет после расторжения договора с клиентом (§148D.225 подпункт 4)

  • Решение MDE по школе Записи социальной работы • Записи, созданные или хранящиеся школьными социальными работниками, считаются учебными записями в соответствии с законодательством Миннесоты. • Записи не могут быть выпущены без согласия родителей. • Записи доступны родителям по запросу.

  • MDE on Records (2009) • Записи могут быть доступны без согласия родителей школьным должностным лицам, включая учителей, подрядчиков и волонтеров, которые имеют законный образовательный интерес к доступу к записям.Школы должны использовать разумные методы, чтобы гарантировать, что школьные должностные лица получают доступ только к тем документам об образовании, в которых они имеют законный образовательный интерес, и что существует физический, технологический или административный контроль для ограничения доступа к записям

  • Подробнее MDE Постановление в отношении записей SSW • Записи о социальной работе могут храниться в месте, отдельном от центральной записи об образовании, например в офисе социальной работы, чтобы усилить защиту конфиденциальности и облегчить использование записей школьным социальным работником.• Если записи о социальной работе хранятся отдельно от основной записи об образовании учащегося, основная запись об образовании должна содержать отметку о том, что записи хранятся в другом месте, включая базовое описание типа и характера данных, а также их местонахождение.

  • Загрузить еще ...

    % PDF-1.4 % 1 0 obj > endobj 2 0 obj > endobj 3 0 obj > / XObject> >> >> endobj 4 0 obj > >> >> endobj 5 0 obj > >> >> endobj 6 0 obj > >> >> endobj 7 0 объект > >> >> endobj 8 0 объект > >> >> endobj 9 0 объект > >> >> endobj 10 0 obj > >> >> endobj 11 0 объект > >> >> endobj 12 0 объект > >> >> endobj 13 0 объект > >> >> endobj 14 0 объект > >> >> endobj 15 0 объект > >> >> endobj 16 0 объект > >> >> endobj 17 0 объект > >> >> endobj 18 0 объект > >> >> endobj 19 0 объект > >> >> endobj 20 0 объект > >> >> endobj 21 0 объект > >> >> endobj 22 0 объект > >> >> endobj 23 0 объект > >> >> endobj 24 0 объект > >> >> endobj 25 0 объект > >> >> endobj 26 0 объект > >> >> endobj 27 0 объект > >> >> endobj 28 0 объект > >> >> endobj 29 0 объект > >> >> endobj 30 0 объект > >> >> endobj 31 0 объект > >> >> endobj 32 0 объект > >> >> endobj 33 0 объект > >> >> endobj 34 0 объект > >> >> endobj 35 0 объект > >> >> endobj 36 0 объект > >> >> endobj 37 0 объект > >> >> endobj 38 0 объект > >> >> endobj 39 0 объект > >> >> endobj 40 0 obj > >> >> endobj 41 0 объект > >> >> endobj 42 0 объект > >> >> endobj 43 0 объект > >> >> endobj 44 0 объект > >> >> endobj 45 0 объект > >> >> endobj 46 0 объект > >> >> endobj 47 0 объект > >> >> endobj 48 0 объект > >> >> endobj 49 0 объект > >> >> endobj 50 0 объект > >> >> endobj 51 0 объект > >> >> endobj 52 0 объект > >> >> endobj 53 0 объект > >> >> endobj 54 0 объект > >> >> endobj 55 0 объект > >> >> endobj 56 0 объект > >> >> endobj 57 0 объект > >> >> endobj 58 0 объект > >> >> endobj 59 0 объект > >> >> endobj 60 0 объект > >> >> endobj 61 0 объект > >> >> endobj 62 0 объект > >> >> endobj 63 0 объект > >> >> endobj 64 0 объект > >> >> endobj 65 0 объект > >> >> endobj 66 0 объект > >> >> endobj 67 0 объект > >> >> endobj 68 0 объект > >> >> endobj 69 0 объект > >> >> endobj 70 0 объект > >> >> endobj 71 0 объект > >> >> endobj 72 0 объект > >> >> endobj 73 0 объект > >> >> endobj 74 0 объект > >> >> endobj 75 0 объект > >> >> endobj 76 0 объект > >> >> endobj 77 0 объект > >> >> endobj 78 0 объект > >> >> endobj 79 0 объект > >> >> endobj 80 0 объект > >> >> endobj 81 0 объект > >> >> endobj 82 0 объект > >> >> endobj 83 0 объект > >> >> endobj 84 0 объект > >> >> endobj 85 0 объект > >> >> endobj 86 0 объект > >> >> endobj 87 0 объект > >> >> endobj 88 0 объект > >> >> endobj 89 0 объект > >> >> endobj 90 0 объект > >> >> endobj 91 0 объект > >> >> endobj 92 0 объект > >> >> endobj 93 0 объект > >> >> endobj 94 0 объект > >> >> endobj 95 0 объект > >> >> endobj 96 0 объект > >> >> endobj 97 0 объект > >> >> endobj 98 0 объект > >> >> endobj 99 0 объект > >> >> endobj 100 0 объект > >> >> endobj 101 0 объект > >> >> endobj 102 0 объект > >> >> endobj 103 0 объект > >> >> endobj 104 0 объект > >> >> endobj 105 0 объект > >> >> endobj 106 0 объект > >> >> endobj 107 0 объект > >> >> endobj 108 0 объект > >> >> endobj 109 0 объект > >> >> endobj 110 0 объект > >> >> endobj 111 0 объект > >> >> endobj 112 0 объект > >> >> endobj 113 0 объект > >> >> endobj 114 0 объект > >> >> endobj 115 0 объект > >> >> endobj 116 0 объект > >> >> endobj 117 0 объект > >> >> endobj 118 0 объект > >> >> endobj 119 0 объект > >> >> endobj 120 0 объект > >> >> endobj 121 0 объект > >> >> endobj 122 0 объект > >> >> endobj 123 0 объект > >> >> endobj 124 0 объект > >> >> endobj 125 0 объект > >> >> endobj 126 0 объект > >> >> endobj 127 0 объект > >> >> endobj 128 0 объект > >> >> endobj 129 0 объект > >> >> endobj 130 0 объект > >> >> endobj 131 0 объект > >> >> endobj 132 0 объект > >> >> endobj 133 0 объект > >> >> endobj 134 0 объект > >> >> endobj 135 0 объект > >> >> endobj 136 0 объект > >> >> endobj 137 0 объект > >> >> endobj 138 0 объект > >> >> endobj 139 0 объект > >> >> endobj 140 0 объект > >> >> endobj 141 0 объект > >> >> endobj 142 0 объект > >> >> endobj 143 0 объект > >> >> endobj 144 0 объект > >> >> endobj 145 0 объект > >> >> endobj 146 0 объект > >> >> endobj 147 0 объект > >> >> endobj 148 0 объект > >> >> endobj 149 0 объект > >> >> endobj 150 0 объект > >> >> endobj 151 0 объект > >> >> endobj 152 0 объект > >> >> endobj 153 0 объект > >> >> endobj 154 0 объект > >> >> endobj 155 0 объект > >> >> endobj 156 0 объект > >> >> endobj 157 0 объект > >> >> endobj 158 0 объект > >> >> endobj 159 0 объект > >> >> endobj 160 0 объект > >> >> endobj 161 0 объект > >> >> endobj 162 0 объект > >> >> endobj 163 0 объект > >> >> endobj 164 0 объект > >> >> endobj 165 0 объект > >> >> endobj 166 0 объект > >> >> endobj 167 0 объект > >> >> endobj 168 0 объект > >> >> endobj 169 0 объект > >> >> endobj 170 0 объект > >> >> endobj 171 0 объект > >> >> endobj 172 0 объект > >> >> endobj 173 0 объект > >> >> endobj 174 0 объект > >> >> endobj 175 0 объект > >> >> endobj 176 0 объект > >> >> endobj 177 0 объект > >> >> endobj 178 0 объект > >> >> endobj 179 0 объект > >> >> endobj 180 0 объект > >> >> endobj 181 0 объект > >> >> endobj 182 0 объект > >> >> endobj 183 0 объект > >> >> endobj 184 0 объект > >> >> endobj 185 0 объект > >> >> endobj 186 0 объект > >> >> endobj 187 0 объект > >> >> endobj 188 0 объект > >> >> endobj 189 0 объект > >> >> endobj 190 0 объект > >> >> endobj 191 0 объект > >> >> endobj 192 0 объект > >> >> endobj 193 0 объект > >> >> endobj 194 0 объект > >> >> endobj 195 0 объект > >> >> endobj 196 0 объект > >> >> endobj 197 0 объект > >> >> endobj 198 0 объект > >> >> endobj 199 0 объект > >> >> endobj 200 0 объект > >> >> endobj 201 0 объект > >> >> endobj 202 0 объект > >> >> endobj 203 0 объект > >> >> endobj 204 0 объект > >> >> endobj 205 0 объект > >> >> endobj 206 0 объект > >> >> endobj 207 0 объект > >> >> endobj 208 0 объект > >> >> endobj 209 0 объект > >> >> endobj 210 0 объект > >> >> endobj 211 0 объект > >> >> endobj 212 0 объект > >> >> endobj 213 0 объект > >> >> endobj 214 0 объект > >> >> endobj 215 0 объект > >> >> endobj 216 0 объект > >> >> endobj 217 0 объект > >> >> endobj 218 0 объект > >> >> endobj 219 0 объект > >> >> endobj 220 0 объект > >> >> endobj 221 0 объект > >> >> endobj 222 0 объект > >> >> endobj 223 0 объект > ручей xE = O0Ew7 & C ^ kL ې UH \ $ @ ﱝ z {Ͻ0Wv, + 4T

    .

    Об авторе

    alexxlab administrator

    Оставить ответ