Когда составляется штатное расписание: Штатное расписание: правила составления и утверждения + образец бланка

Когда составляется штатное расписание: Штатное расписание: правила составления и утверждения + образец бланка

Штатное расписание: правила составления и утверждения + образец бланка

В этой статье мы подробно расскажем о том, зачем штатное расписание нужно компаниям, как его правильно составлять и, конечно, приведем пример заполненного бланка штатного расписания.

Штатное расписание – это документ, который включает в себя информацию о структуре предприятия, его кадровом составе и должностных окладах сотрудников. Штатное расписание необходимо для всех государственных и коммерческих предприятий, но несмотря на это очень многие компании пренебрегают его оформлением. 

Зачем нужно штатное расписание

В штатном расписании содержится много полезной информации, которая удобно собрана в одном документе:

• Все должности, существующие в компании
• Прописана структура организации, в том числе зарплаты или тарифные разряды сотрудников

На основании этой информации руководители и менеджеры отдела кадров имеют возможность эффективно делать кадровые перестановки без риска трудовых споров. Помимо этого, штатное расписание помогает упростить пересчет зарплаты сотрудников. 
Если штатное расписание в компании оформлено правильно, то оно помогает быстрее и эффективнее работать с другими документами, сверяться по нему и избегать ошибок.

Обязательно или нет?

Очень важен вопрос об обязательности штатного расписания. Рассмотрим, что говорит закон:

• Формулировка 3-го пункта статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины звучит следующим образом: “Предприятие самостоятельно устанавливает свою организационную структуру, устанавливает численность сотрудников и штатное расписание”. 

С одной стороны, решение о наличии или отсутствии штатного расписания должна принимать компания, в соответствии со своими запросами. А с другой стороны, упоминание в ХКУ говорит о важности такого расписания.

Учитывайте то, что компании сами устанавливают систему начисления зарплат и бонусов; структуру и должности – это прописывается в коллективном договоре. Однако сопоставление должности с окладом указывается только в штатном расписании.

• Письмо Минтруда №162 однозначно настаивает на необходимости штатного расписания “для урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплаты труда”.

Таким образом, штатное расписание – это важный и обязательный документ для каждой компании. Его отсутствие может привести к административной ответственности, согласно с 1 частью статьи 41 Кодекса Украины об административных нарушениях: наложение штрафа от трех до десяти необлагаемых минимальных налогов граждан. 

Правила составления штатного расписания

Штатное расписание оформляется исходя из внутренней структуры компании, различных документов, бюджета на зарплату сотрудников и т.д. Это значит, что штатные расписания разных компаний будут сильно отличаться. И даже у одной компании в течение года оно может измениться, например, из-за создания нового отдела, найма новых кандидатов, открытия должности.

Утверждается расписание в начале года приказом об утверждении. Срок действия штатного расписания – один календарный год.

Сложность составления штатного расписания, особенно для коммерческих компаний, состоит в том, что по правилам необходимо указывать унифицированные должности из официального перечня, а некоторые современные профессии там не указаны. Ниже мы разберемся с основным правилами составления штатного расписания для коммерческих и государственных организаций. 

Наименование структурных подразделений и должностей

Для указания названий отделов нет никаких особых ограничений, но, как правило, одни делятся на две большие категории:

• Административный аппарат: руководители, бухгалтерия, отдел кадров
• Рабочий аппарат: все сотрудники или сотрудники по отделам, например, маркетинга, экспорта и т.д.

Что касается наименования должностей, дело обстоит сложнее. Каждая должность должна быть указана с номером, соответствующим должности в Классификаторе профессий. Этот же номер указывается в трудовых книжках сотрудников, поэтому важно, чтобы код из трудовой был таким же, как и код в штатном расписании.

Если должность сотрудника включает функциональные обязанности нескольких профессий, указанных в Классификаторе – нельзя объединять две должности в одну. В таких ситуациях следует прописать в документе обе должности и указать, что сотрудник их совмещает. Также не стоит забывать, что за совмещение работнику полагается надбавка. Обратите внимание, что это не касается двойных должностей, которые написаны в Классификаторе профессий через дефис, например, секретарь-машинистка.

Помимо прочего должны быть указаны:

• Все возможные на предприятии должности (как для штатных сотрудников, так и те, на которых можно совмещать или работать удаленно).
• Вакантные должности, поскольку на основе расписания формируются планы набора сотрудников и бюджет для этого.

Количество сотрудников и штатных единиц

В штатном расписании используется такое понятие, как “штатная единица”. Это относится не непосредственно к сотруднику, а к количеству его обязанностей. Например, если в графе штатная единица указано 0,5 — значит сотрудник работает неполный день или совмещает должности.

• Количество основных сотрудников рассчитывается исходя из сложности выполняемой работы и количества создаваемого продукта.
• Для расчета количества вспомогательных рабочих используются нормы обслуживания, которые зависят от размера помещений, количества техники и т.д.

Численность персонала зависит от структуры аппарата управления компании и нормативов численности, если такие имеются.

Установление окладов

Рассмотрение размера окладов стоит начать с коллективного договора, где должна быть прописана зарплатная вилка (минимальная и максимальная зарплата) для каждой должности. А вот точная сумма, которую получает каждый из сотрудников на своей должности, указывается именно в штатном расписании. 

Зарплата сотрудников не должна быть меньше суммы, установленной государством, как минимальная заработная плата. При расчете важно также учитывать количество штатных единиц: если сотрудник работает на полставки – его ЗП должна быть не менее половины минимальной, а если на 1,5 ставки, то, соответственно, – 1,5 минимальной зарплаты. Обратите внимание, мы говорим о минимально допустимых размерах окладов сотрудников, а не о рекомендациях, касательно ЗП.

Некоторые категории сотрудников имеют право на доплаты и надбавки. Эта возможность и размер таких бонусов регулируются внутри компании.

Утверждение штатного расписания

Для того чтобы штатное расписание вступило в силу, его необходимо утвердить. Утверждается документ приказом руководителя. Для приказа нет предписанной формы, поэтому составляться он может в произвольной форме, но, конечно, с учетом стандартов оформления документации. 

Что обязательно должно быть в приказе об утверждении штатного расписания:

• Название документа
• ФИО руководителя
• Дата, с которой расписание вступает в действие
• Дата подписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Внесение изменений в штатное расписание

В штатное расписание могут быть внесены изменения в следующих случаях:

• Увольнение или найм сотрудников
• Изменение размера зарплаты
• Изменение названий должностей, переформирование отделов и другие изменения в условиях труда

Есть два способа изменить какую-либо информацию в штатном расписании:

1. Создать и утвердить новое штатное расписание.
2. Внести изменения в существующее расписание приказом.

Для того чтобы внести изменения, составляется соответствующий приказ, по форме аналогичный приказу об утверждении расписания, но в нем обязательно должны быть указаны причины внесения этих изменений.

Основания для внесения изменений:

• Оптимизация организационной структуры компании
• Реорганизация
• Изменение объемов работы
• Проведение мероприятий, направленных на улучшение работы компании или ее отделов

Количество изменений, которые можно внести в годовое штатное расписание не ограничивается.

Образец приказа про внесение изменений в штатное расписание

По какой форме составляется штатное расписание в 2019 году

Для предприятий, которые финансируются из бюджета существует две, утвержденные Минфином формы – обычна и типовая. Для коммерческих предприятий нет обязательной формы.

Официальные формы включают информацию о наименованиях и структурах должностей и отделов, количестве сотрудников, размере заработной платы и бюджете на оплату труда сотрудникам за месяц.  

Несмотря на то что коммерческим предприятиям не обязательно использовать, предусмотренные законом формы, не стоит забывать, что штатное расписание является официальным документом, а значит должен как минимум соответствовать стандартам оформления документации. 

Образец штатного расписания на 2019 год

Кто составляет штатное расписание

Нет никаких четких правил по поводу того, кто должен составлять штатное расписание в компании. Это зависит от структуры организации и наличия в ней разных отделов. Как правило, этим занимается отдел кадров и бухгалтерия, которые согласовывают расписание с руководителями других отделов, а затем, с директором. В небольших компаниях этим занимается один человек, чаще всего бухгалтер.

Оригинал документа остается в документах компании, а копии передаются в отдел кадров и бухгалтерию. При необходимости, руководители отделов получают необходимые им сводки из расписания.

Выводы

Оформление штатного расписания по всем правилам хоть и занимает много времени, но в то же время позволяет административным отделам компании в будущем это время сэкономить на других задачах. Например, при найме новых сотрудников и пересчете зарплаты.

Поскольку штатное расписание является официальным документом, стоит следовать правилам и не допускать ошибок при его составлении. А все документы, которые уже утратили силу (за прошлые годы) стоит хранить, как минимум 5 лет.

Формы для заполнения вы можете скачать здесь:

Типовой план штатного расписания – Скачать

Обычный бланк штатного распиания – Скачать

• Документы

На основании чего составляется штатное расписание \ Акты, образцы, формы, договоры \ КонсультантПлюс

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• На основании чего составляется штатное расписание

Подборка наиболее важных документов по запросу На основании чего составляется штатное расписание (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Штатное расписание:
• Вакантная должность в штатном расписании
• Введение новой должности в штатное расписание
• Вилка в штатном расписании
• Внесение изменений в штатное расписание
• Внешние совместители в штатном расписании
• Ещё. ..

Судебная практика: На основании чего составляется штатное расписание

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.12.2021 N 13АП-32647/2021 по делу N А56-38556/2021
Категория спора: Банковский счет.
Требования клиента: О взыскании убытков.
Обстоятельства: Клиент указывает, что им с использованием онлайн-системы банка и сертифицированной электронной подписи было оформлено платежное поручение, но денежные средства не поступили получателю и были зачислены на счет третьего лица в связи с ошибкой клиента в платежном поручении.
Решение: Отказано.В соответствии с пунктом 2.2 Договора N 172 электронные документы, надлежащим образом оформленные, подписанные двумя необходимыми Электронными подписями уполномоченных лиц клиента (одной в случае отсутствия должности счетного работника в штатном расписании организации) и переданные с помощью системы «Банк-Клиент Онлайн», имеют юридическую силу идентичных по содержанию документов, составленных на бумажных носителях и подписанных этими же уполномоченными лицами и являются основанием для осуществления операций по счетам Клиента.

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 31.03.2022 N 88-4750/2022
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) Об обязании произвести перерасчет пенсии; 2) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Истец указывает на то, что он обратился к ответчику с заявлением о перерасчете пенсии, представив справки о заработной плате. В перерасчете пенсии ему отказано в связи с тем, что сведения о его стаже и зарплате на хранение в архив не поступали. С решением ответчика он не согласен, поскольку работник не может быть виновен в том, что сведений о его заработной плате и стаже не сохранилось.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено в части.Разрешая спор и отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции исходил из того, что представленные истцом для перерасчета пенсии документы, а также представленные первичные бухгалтерские документы, на основании которых выданы справки, копии штатных расписаний ООО «Агропродукт» за 2000 и 2001 годы, платежных ведомостей ООО «Агропродукт» за 2000 — 2001 годы не могут быть приняты в качестве допустимых доказательств, подтверждающих размер заработной платы истца за спорные периоды, поскольку не представлены оригиналы указанных документов, оттиски печати ООО «Агропродукт» на документах отсутствуют; вышеуказанные справки составлены бухгалтером три года назад, то есть в период, когда предприятие уже было ликвидировано, а бухгалтер и директор не имели права подписи указанных документов. Судом первой инстанции также учтено, что справка ООО «Агропродукт» от 22 декабря 2005 года, платежные ведомости за 2000-2001 годы не влекут права на перерасчет, поскольку содержат сведения о периоде работы менее чем за 60 месяцев подряд.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: На основании чего составляется штатное расписание

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Восстановление кадрового делопроизводства
(Сенаторова Н.)
(«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2019, N 12)Этот организационный момент требуется для того, чтобы определиться со штатным расписанием на стадии, предшествующей непосредственно составлению кадровых приказов. С руководителем компании на основании имеющихся данных по заработным платам следует обсудить, какие структурные подразделения уже имеются в компании, какой штат в них запланирован, как называются должности (профессии), которые включены в то или иное структурное подразделение.

Нормативные акты: На основании чего составляется штатное расписание

5 шагов к оптимальному кадровому плану

Помогая зажечь силу вашего народа.

Управление персоналом и рост

Надежный план укомплектования штатов требует выявления пробелов между потребностями и существующими ресурсами.

Когда ваш бизнес переживает период значительного роста, очень важно предвосхитить потребность в талантах. Кадровый план, подкрепленный методичным процессом, помогает гарантировать, что в вашей организации есть нужные люди с нужными навыками для достижения ваших растущих бизнес-целей.

Надежный план должен выходить за рамки изменения численности персонала и определять новые навыки и знания, необходимые вашему бизнесу, но при этом учитывать взаимосвязь между внутренними и внешними потребностями.

Вот пять шагов для создания кадрового плана, который поможет вашей организации не отставать от своего потенциала и амбиций.

1. Определите свои цели

Проще говоря, штатное расписание должно поддерживать бизнес-план. Каков план развития организации? Нужен ли персонал для укомплектования нового офиса или розничного магазина? Надеется ли он многократно увеличить размер своего отдела продаж, чтобы поддержать значительный рост продаж? Намерен ли он предложить дополнительное обслуживание клиентов или внутреннюю поддержку для повышения удовлетворенности клиентов?

Эти цели обычно изложены в стратегическом плане бизнеса, поэтому сначала просмотрите его, чтобы установить соответствие между кадровой стратегией и желаемыми результатами.

2. Определите факторы, влияющие на доступность персонала

Затем определите факторы, которые могут повлиять на доступность персонала. Крупные национальные организации должны сначала просмотреть соответствующие данные Бюро статистики труда США, которое предоставляет полезную статистику по таким темам, как количество вакансий, уровень безработицы и стоимость рабочей силы.

Как крупным, так и малым компаниям следует изучить аналогичную статистику по своему штату или региону. Эту информацию можно получить в местных палатах, деловых изданиях и отраслевых ассоциациях. В качестве бонуса эти организации часто обобщают данные, чтобы предоставить обзор событий на рынке. Это может включать в себя новые предприятия или других крупных работодателей, нанимающих или увольняющих сотрудников. Все эти внешние факторы влияют на доступный кадровый резерв.

3. Определить функциональные потребности организации

Имейте в виду, что не все потребности в персонале требуют внешнего найма. Некоторые кадровые потребности вашей организации могут быть удовлетворены внутри компании. Другие могут быть выполнены путем аутсорсинга консультантов, фрилансеров или независимых подрядчиков. Вот почему разумно оценить конкретные навыки и способности, которые вам нужны, и выяснить, есть ли у каждой группы, отдела или подразделения такие возможности внутри компании или под рукой.

Спросите, помогают ли обучение, наставничество или другие виды развития нынешним сотрудникам продвигаться или переходить на новые или освободившиеся должности. Если да, то как может выглядеть это развитие? С другой стороны, нужны ли эти навыки и персонал на неопределенный срок, в долгосрочной перспективе? Или потребности организации являются более конкретными и краткосрочными, например, для конкретного проекта, инициативы, которая требует наборов навыков, которых нет внутри компании, или временных затрат, просто не поддающихся управлению существующим персоналом?

4. Проведите анализ пробелов

По сути, анализ пробелов сравнивает то, что у вас есть в настоящее время, с тем, что вам нужно. Разница — или пробел — это то, что нужно заполнить. Являются ли пробелы, выявленные в ходе вашего анализа, следствием недостатков обучения и развития? Если да, включите в свой план дополнительное обучение для соответствующих функций или должностей. Возникают ли пробелы из-за большой рабочей нагрузки в периоды высокого сезонного спроса? Если это так, наймите временных работников или отдайте их на аутсорсинг.

Анализ пробелов — это не совсем то же самое, что общее определение функциональных потребностей, и задав ряд вопросов, подобных приведенным выше, вы сможете не только определить пробелы, но и потенциальные решения для их заполнения.

5. Создайте план

Последним шагом будет сведение всей этой информации в фактический, действенный план развития талантов. В вашем кадровом плане должны быть обобщены все оценки и анализы, проведенные на предыдущих четырех этапах, и описан процесс принятия решений. План должен охватывать все применимые группы, отделы и отделы. Для более крупных организаций все это упражнение может быть разбито по подразделениям с объединением подпланов в конце.

Разработка действительно качественного кадрового плана требует организационного руководства, менеджеров по найму и руководителей отдела кадров. Это общеорганизационные усилия, мало чем отличающиеся от составления бюджета и даже частично совпадающие с ним. Таким образом, четкая коммуникация между функциями и отделами является ключом к разработке плана, учитывающего потребности всех и работающего для всех.

Будьте в курсе последних кадровых тенденций и идей для руководителей отдела кадров: подпишитесь на нашу ежемесячную электронную рассылку новостей.

Теги: Управление людьми и рост Кадровое планирование Вовлеченность и продуктивность сотрудников Управление производительностью Малый бизнес Средний бизнес Крупный бизнес Исследования и идеи Статьи HR Финансы

Новое поколение управления персоналом

Узнайте о новых инновациях, позволяющих контролировать затраты на оплату труда, упростить соблюдение нормативных требований, повысить производительность и повысить вовлеченность сотрудников.

 

Получить руководство

Руководство покупателя по управлению персоналом

В этом руководстве рассматриваются общие компоненты решений по управлению персоналом и то, как они могут помочь повысить эффективность и производительность.

Получить руководство

СПАРК

• Изменить
• Люди
• Риск
• Тренды
• Законодательство

• Авторы
• О нас

Мнения, выраженные в этом блоге, принадлежат авторам блога и не обязательно принадлежат ADP. Этот блог не предоставляет юридических, финансовых, бухгалтерских или налоговых консультаций. Содержимое этого блога предоставляется «как есть» и не несет никаких гарантий. ADP не гарантирует точность, надежность и полноту содержания. в этом блоге.

ADP, логотип ADP и SPARK Powered by ADP являются зарегистрированными товарными знаками ADP, Inc. Все остальные товарные знаки являются собственностью соответствующих владельцев. Copyright © ADP, Inc. Все права защищены.

Условия | Карта сайта | Конфиденциальность

Создайте план укомплектования персоналом, используя анализ спроса и предложения, чтобы прогнозировать будущие кадровые потребности Центра управления транспортировкой.

Создайте план укомплектования персоналом, используя анализ спроса и предложения, чтобы прогнозировать будущие кадровые потребности Центра управления транспортировкой.

Опыт Соединенных Штатов и Канады в кадровом обеспечении Центра управления транспортом и составлении графиков.

Дата опубликования

15.11.2006

США

Канада

Идентификатор

2006-L00309

Справочная информация

Исследование Министерства транспорта США «Кадровое обеспечение Центра управления транспортом и планирование повседневных операций» предоставляет менеджерам, руководителям, персоналу отдела кадров и частным подрядчикам ценную информацию о кадровом обеспечении Центра управления транспортом (TMC) и решения по расписанию.

В исследовании рассматриваются концепции, методы, процессы, задачи, приемы и другие вопросы, связанные с анализом работы, составлением графиков и кадровым планированием. Охвачено несколько методов анализа аспектов работы, включая анализ работы, анализ рабочей нагрузки и анализ спроса. Также обсуждаются общие методы составления расписания, вопросы, связанные со сменной работой, и методы составления штатного расписания и планирования на случай чрезвычайных ситуаций.

Извлеченные уроки

Эффективная работа TMC зависит от эффективного управления человеческими ресурсами. Кадровые планы предписывают действия в области людских ресурсов, такие как планирование преемственности и программы обучения, для преодоления потенциальных операционных или организационных неопределенностей (например, расширение услуг TMC) и существующих потребностей в человеческих ресурсах (например, выход на пенсию менеджера TMC, внезапное внедрение новой технологии). Прошлые разработки в области систем планирования и составления графиков персонала, используемых для поддержки повседневной деятельности TMC, были ограничены.

Вышеупомянутое исследование Департамента транспорта США (см. Справочная информация) содержит руководство для TMC по планированию будущих потребностей в персонале путем проведения анализа спроса, предложения, пробелов и решений для поддержки плана укомплектования персоналом и проведения оценок для обеспечения дальнейшего успеха плана укомплектования персоналом.

• Определите соответствующий горизонт планирования. Подобно составлению расписания, горизонт планирования необходимо рассматривать с точки зрения операционных и организационных неопределенностей. Горизонт планирования определяется суждением о том, как далеко в будущее можно делать прогнозы с некоторым приемлемым уровнем неопределенности. Как правило, кадровые планы включают различные горизонты планирования, при этом некоторые неотложные проблемы решаются быстрее (например, в течение 1 года), а другие — в долгосрочной перспективе. Длина горизонта планирования должна обеспечивать достаточно времени для выполнения пунктов плана. Часто организации считают, что 5-летний горизонт планирования необходим, чтобы обеспечить достаточно времени для выполнения набора, отбора, обучения и т. д. пунктов плана. Однако горизонт планирования определяет степень детализации штатного расписания. Более детальное планирование может включать в себя более неотложные вопросы, а более общие планы с учетом непредвиденных обстоятельств, связанных с неопределенностью окружающей среды, могут использоваться для долгосрочного планирования. Планы обычно обновляются ежегодно или после существенных изменений в организации, таких как реорганизация.
• Создание штатного расписания для различных подразделений организации. Штатное расписание не должно охватывать всю организацию. Разные подразделения организации заслуживают разного уровня планирования и анализа; некоторые могут не заслуживать никакого планирования или анализа. Например, рабочие места, которые можно быстро заполнить известными ресурсами, не требуют планирования персонала. Усилия по планированию персонала должны быть сосредоточены только на тех областях организации, которые требуют предварительного планирования (например, рабочие места, которые имеют решающее значение для организации, рабочие места, которые трудно укомплектовать персоналом). Части организации, которые претерпевают изменения, могут потребовать планирования штата или пересмотра старого штатного расписания. Например, внедрение ИТС может потребовать определения новых источников найма, чтобы найти сотрудников с соответствующим набором навыков для управления технологией. Цель сосредоточения усилий по планированию на ключевых человеческих ресурсах состоит в том, чтобы гарантировать, что ресурсы кадрового планирования используются там, где они нужны больше всего и окажут наибольшее влияние.
• Включите в штатное расписание следующие виды информации.

• • Бюджетная информация
  • Информация о классификации
  • Информация о компенсациях и льготах
  • Демографические данные
  • Проблемы разнообразия
  • Анализ рынка труда
  • Источники вербовки
  • Информация об анализе работы (например, знания, навыки и способности сотрудников)
  • Данные о производительности и оценки
  • Планы передислокации
  • Сохранение данных
  • Пенсионные планы
  • Информация о подборе и укомплектовании штатов
  • Информация о планировании наследования
  • Информация об обучении и развитии
  • Данные об обороте
  • Проблемы баланса между работой и личной жизнью

• Создайте анализ спроса, чтобы попытаться учесть любые изменения в работе, рабочей нагрузке или функциях, поддерживаемых TMC. Целью анализа потребности в контексте долгосрочного кадрового планирования является прогнозирование будущих кадровых потребностей, которые потребуются для работы и выполнения миссии организации. Анализ спроса прогнозирует количество сотрудников, необходимых для заполнения различных должностей в организации, и характеристики, необходимые сотрудникам для успешной работы на этих должностях. Прогнозы также должны учитывать любые изменения в работе, рабочей нагрузке или функциях, поддерживаемых TMC. Например, если ИТС будет внедрена в TMC в течение следующих пяти лет, то может потребоваться обучение существующих сотрудников или наем новых сотрудников для эксплуатации и обслуживания ИТС, и может потребоваться меньшее количество сотрудников, если ИТС добавит уровень автоматизации.

• Как правило, краткосрочный анализ определяется бюджетными ограничениями, а бюджет определяется некоторым прогнозом будущих рабочих нагрузок. Количественные методы, такие как коэффициенты конверсии, модели оценки спроса и модели регрессии, часто используются для долгосрочных оценок. При анализе спроса также используются субъективные методы, такие как единичное прогнозирование (подход «снизу вверх») и прогнозирование «сверху вниз» (основанное на суждениях руководителей высшего звена).

• Используйте анализ предложения, чтобы определить количество сотрудников на каждой должности, знания, навыки и способности, которыми обладают эти сотрудники, а также характеристики источников найма. Анализ снабжения включает в себя аудит человеческих ресурсов внутри организации (т. е. внутренних источников) и потенциальных источников за пределами организации (т. е. внешних источников). Анализ предложения должен проводиться в настоящем и прогнозироваться в будущем на выбранном горизонте планирования. Результаты анализа предложения обеспечивают основу, с которой можно сравнивать результаты анализа спроса. Цель анализа предложения состоит в том, чтобы определить, будут ли источники человеческих ресурсов отставать, удовлетворять или превышать спрос с точки зрения количества требуемых сотрудников и требуемых знаний, навыков и способностей. Например, внедрение ИТС может увеличить автоматизацию функций TMC, что сократит количество требуемых сотрудников, но также повысит уровень знаний, навыков и умений, необходимых оставшимся сотрудникам. Таблица 7.1 в Центре управления транспортировкой «Персонал и планирование повседневных операций» (см. Источник) показывает полезные примеры уровней укомплектования персоналом.
• Проведите анализ пробелов, чтобы согласовать различия между результатами анализа спроса и результатами анализа предложения. Результаты анализа пробелов выявляют различия между характеристиками персонала (т. е. количеством и характеристиками сотрудников) и прогнозируемыми будущими потребностями. Если предложение соответствует прогнозируемому спросу, то никаких кадровых изменений не требуется. С другой стороны, количество персонала и необходимые знания, навыки и способности могут не соответствовать будущим потребностям, когда спрос превышает предложение (т. е. дефицит). И наоборот, количество и характеристики рабочей силы могут превышать будущие потребности, когда предложение превышает спрос (т. е. избыток). Пробелы и излишки устраняются с помощью анализа решений.
• Проведите анализ решения, чтобы сформулировать способы закрытия пробелов или сокращения излишков. Анализ решения учитывает информацию, полученную в результате анализа спроса и предложения, в попытке обратиться к информации, полученной в результате анализа пробелов. Необходимо взвесить компромисс между выгодами и затратами потенциальных стратегий. Анализ решения включает в себя общее планирование действий в случае возникновения определенных условий и/или планирование более немедленных действий для согласования результатов анализа пробелов.

• Предсказание будущих кадровых потребностей TMC. Ядро кадрового плана включает в себя прогноз потребностей и потребностей в человеческих ресурсах в будущем, оценку наличия человеческих ресурсов, различия между спросом и предложением и методы согласования различий. Кадровые прогнозы основаны на сборе данных, анализе и суждениях. Оценка рабочей силы включает в себя подсчет количества сотрудников на каждой должности и характеристик или знаний, навыков и способностей каждого сотрудника. Будущие потребности можно спрогнозировать на основе прогнозируемого уровня увольнения, потенциальных источников найма, стратегий найма и т. д. Часто данные, собранные для кадрового плана, являются неполными, но все же подходят для использования при разработке кадровых планов и стратегий. Следует избегать попыток собрать больше данных с большими усилиями и затратами в пользу использования существующих данных в максимально возможной степени.

Штатные планы определяются стратегией организации. Проведение анализа спроса, предложения, пробелов и решений, а также последующая непрерывная оценка — все это способствует успеху кадрового плана TMC. Анализ спроса облегчает прогнозирование будущих потребностей в персонале, анализ предложения обеспечивает исходную точку, с которой можно сравнивать результаты анализа спроса, анализ пробелов выявляет различия между характеристиками персонала и прогнозируемыми будущими потребностями, а анализ решений пытается учесть полученную информацию.