Контроль бизнес процессов: Бизнес-процессы и внутренний контроль

Контроль бизнес процессов: Бизнес-процессы и внутренний контроль

Бизнес-процессы и внутренний контроль

Предпринимательская деятельность относится к рисковым видам деятельности. Любая организация подвержена политическим, правовым, финансовым, техническим, организационным рискам. Учитывая частоту кризисов в России, доброе большинство российских компаний работают сегодня в периметре лозунга А.Суворова «Мы на краю пропасти. Но мы-русские! С нами Бог!» Согласно исследованиям одной из ведущих аудиторских компаний KPMG, система управления рисками в России находится на этапе планирования либо требует существенной доработки.

Не берется в расчет даже требование, закрепленное в ФЗ “О бухгалтерском учете” от 06.12.2011 №402-ФЗ, осуществления внутреннего контроля (ст.19). Вероятно, недостаточная просвещенность собственников и менеджмента в практической составляющей и «эффекта», так сказать, «на выходе», делает свое дело. Однако, значимость внутреннего контроля и оптимизации бизнес-процессов в организации трудно переоценить. Ведь, это – «прибыль, которая лежит под ногами».

В данной статье хотелось бы показать целесообразность и возможности выявления внутренних резервов и одновременного покрытия финансовых, правовых и организационных рисков за счет объединения двух инструментов управления Бизнес-процессы и Внутренний контроль.

Для начала определимся с понятиями.

Бизнес-процесс — это постоянно повторяющиеся и взаимосвязанные операции в организации, приводящие к достижению поставленной цели.

Внутренний контроль – это процесс, находящийся под контролем собственника или руководства, позволяющий в разумной степени последними быть уверенными в достижении поставленных целей.

Риск — это потенциальная возможность наступления неблагоприятных последствий, в результате которого предприятию будет нанесен ущерб (финансовый, репутационный и т.д) либо цель не будет достигнута.

Существуют различные классификаций видов рисков.

Однако в любом случае, свершившийся риск будет монетизирован в виде финансовых потерь и являться «финансовым».

Укрупненное деление рисков: внешние и внутренние. Мы остановимся на внутренних и разделим их на:

Под организационными рисками понимается возможность действий персонала, в результате которых могут наступить неблагоприятные последствия для компании, в том числе и потеря управления. К примеру:

• некорректное проведение переговоров менеджера с заказчиком, может привести к закупке ненужного заказчику товара с последующим возвратом;

• персоналозависимость;

• конфликт полномочий;

• наличие точек неопределенности при принятии решений;

• зацикливание или дублирование операций;

• несоответствие структуры технологии и структуры управления технологией;

• переключение значимых связей в бизнес-процессе с руководителя на третьих лиц, как следствие — риск потери управления (индивидуальный риск руководителя).

Под финансовыми (в узком смысле) понимаются кредитные и оборотные риски, инвестиционные риски, и многое другое. Примеры:

• загруженность складов скоропортящимися товарами;

• избыток загруженностью товаров, взятыми в кредит;

• отсутствие материалов на складе и, как следствие — вынужденный простой;

• отсутствие надлежащего учета услуг, товаров, как следствие – срыв исполнения контрактов, воровство, недостоверная бухгалтерская отчетность и неверная оценка предприятия с инвестиционной точки зрения;

• отсутствие контроля над закупками, как следствие — закупка по завышенной цене;

• отсутствие страхования валютного риска;

• отсутствие системы планирования и прогнозирования затрат в рамках долгосрочного проекта может привести к кассовым разрывам и даже убыточности проекта).

Под правовыми рисками понимается возможность выхода процесса из законодательного поля или попадания процесса под санкции закона, а также невозможность в связи с некорректно составленными договорами (с партнерами и сотрудниками) возместить нанесенный ущерб. К примеру, с сотрудником, отвечающим за ценности не заключен договор материальной ответственности. Либо, наоборот, заключен, но, в соответствии с Трудовым кодексом РФ данная должность (например, офис-менеджер, принимающий деньги за услугу или товар) не может быть материально ответственным на 100%. И, в случае кражи, Вы не сможете взыскать с него украденное (потерянное).

Источниками выявления рисков являются:

• диагностика организационной структуры и бизнес-процессов предприятия;

• договоры;

• структура технологических потоков;

• бухгалтерская и финансовая отчетность;

• анкетирование.

В процессе диагностирования бизнес-процесса предприятия, изучения способов отражения его в документах и на счетах бухгалтерского учета, выявляются и, одновременно закрываются (или хеджируются) выявленные риски. Кроме того, оптимизируется бизнес-процесс и выявляются внутренние резервы развития. Выстраивается эффективная модель предприятия.

Основным методом, реализующим защитную функцию, является документирование и контроль бизнес-операций. В идеале, при правильной организации документооборота, для каждого документа устанавливаются ответственные лица и сроки обработки, формируется график документооборота в целом по предприятию и контрольные процедуры. (Некоторые созданные документы закрепляются в Учетной политике предприятия в части, относящейся к бухгалтерскому учету).

В случае если это не так, документооборот может не отражать потенциальные риски, или может отражать их в неполной мере. Он может также отражать неэффективный бизнес-процесс, где функции «задваиваются» либо отсутствуют, ответственных лиц нет, контроль не ведется, санкций не предусмотрено.

Таким образом, финансовые и правовые риски большей частью закрываются созданием грамотной системы бухгалтерского и управленческого учета, системой бюджетирования, «Положением о «Риск-менеджменте», «Положением о закупках» и иных регламентных документах. Напомним, создаваться они должны после описания и оптимизации бизнес-процесса, а лучше, одновременно, поскольку все «болевые точки» будут выявлены в процессе диагностики структуры предприятия. Организационные риски закрываются путем оптимизации бизнес-процесса и настройкой грамотной системы управления в целом.

Процесс выявления и устранения рисков главным образом сводится к

проблеме выявления взаимосвязей между конкретными действиями и их последствиями. Эта проблема разрешается, повторимся, детальным описанием бизнес-процессов, что делает данный инструмент оптимизации ключевым в выстраивании деятельности компании и создании надежной системы управления рисками.

Очевидно, что соединение бизнес-процессов и внутреннего контроля создает мощную организационно-финансовую систему, защищающую от большого числа рисков. Однако, как и в любой другой системе, должен присутствовать элемент обратной связи, реализующий контрольную функцию и необходимый для принятия управляющих решений. Таким элементом выступает система внутреннего контроля, которая может быть реализована в виде службы (отдела) внутреннего контроля.

ИТАК, Что «на выходе»? Увеличение эффективности бизнес-процессов (сокращение рисков, увеличение КПД процессов) – до 40% Снижение управленческой нагрузки (время, затрачиваемое на управление) – до 50%.

Отметим, что на сегодняшний день около 30% компаний планируют в ближайший год внедрить в компании мероприятия по “Оптимизации бизнес-процессов” и постановке “Внутреннего контроля”.

При принятии решений в части управления рисками только опыт и компетенции гарантируют критичный способ мышления, способность «увидеть» риск и найти способ его закрыть. Вероятно, поэтому, большинство компаний при оценке рисков, в основном, опираются на опыт экспертов.

В заключение приведем несколько примеров «закрытия» рисков клиентов из нашей практики, которые могут быть сняты путем построения организационно-финансовой системы:

1. Организационный риск в производственной компании был обусловлен отсутствием стандартов проектного управления. Выявление фактического бизнес-процесса, введение организационной структуры, соответствующей ему (матричная структура на базе этапов проекта и портфеля проектов), внедрение принципов проектного управления проектами и портфелем проектов, построение соответствующей управленческой отчетности позволило построить систему надежного планирования и достоверного мониторинга результатов, чем был снят риск срыва сроков исполнения контрактов.

2. В торговой организации финансовый риск, обусловленный отсутствием стандартного процесса заказа товара клиентом и отсутствием критериев предоставления специальных условий клиентам (скидок и продаж в кредит под ответственность менеджера), привел к чрезмерной дебиторской задолженности, низкой оборачиваемости склада, материальной безответственности менеджеров и зависимости процесса от решений генерального директора по каждому клиенту. Стандартизация процедуры заказа товара и определения условий продажи, документирование и автоматизация всего процесса в системе 1С позволили устранить перечисленные источники финансовых рисков.

3. В торгово-производственной компании организационный риск, обусловленный дублированием складской и бухгалтерской программ, привел к значительным потерям времени и постоянному увеличению трудозатрат, связанных с поддержанием параллельных систем. Оплата необоснованных трудозатрат составляла значимую для компании сумму потерь, а дублирование системы вручную создавало материальные риски. Программное объединение программ, упрощение и автоматизации бизнес-процесса позволило снять эти риски.

4. В строительной компании организационный и финансовый риски, обусловленные отсутствием системы планирования, оперативного контроля и практически полным отсутствием управленческого документооборота, привели к формированию кассовых разрывов и срывов сроков ввода объектов. Внедрение и автоматизация многоступенчатой системы планирования и учета, согласованной с бизнес-процессом строительства, позволила прогнозировать и планировать на основе прогноза этапы строительства, необходимые ресурсы, и контролировать финансовое положение компании в целом.

Михайлова Н.В.

Управляющий директор группы компаний “ПромСтройАудит”

Нахабцев А.В.

Генеральный директор ООО “БиНом”

Внедрение системы контроля и реагирования на нарушения

Практика

Как это было организовано на практике

Штрафовать или разбираться?

На начальном этапе не очень важно, насколько принимаемые меры будут эффективными. Но важно принимать меры, которые будут восприниматься исполнителями как справедливые.

Если мы были слишком мягкими и пошли у виновного на поводу (он, например, нашёл какие-то системные моменты в нарушении или свежую «отмазку»), то всё равно 2-3 раза мы вполне можем себе это позволить, и это не слишком его демотивирует (сколько лет не наказывали — и ничего). Если и потом не накажем — то да, это уже плохо, но за 2-3 раза мы должны бы и заметить, что тут такая вот ситуация.

Пусть вначале было много причин, из-за чего мы не могли оштрафовать — и хорошо, ведь мы-то и охотимся за этими причинами, и должны создать условия, чтобы этих причин не было. Эти причины мы постепенно устраняли. (Многие из этих причин есть на самом деле, и все они мешают ходу процесса. И пока мы не найдем их и не уберём — мы всё равно не получим надлежащей эффективности процесса. )

После того, как нашли решение, объявлялось, что такие-то причины более не являются оправданием, а делать надо вот что.

Например, для случая «не успел». Не успеваешь — немедленно информируй владельца процесса, не проинформировал — штраф. И уже от всех следующих не принимается оправдание «не успел».

Были выявлены, например, такие случаи: «не знал, когда это нужно сделать» или «руководитель не донёс требования регламента до подчинённых».

Что нужно, чтобы наказание признавалось справедливым:
• Прозрачность (в идеале — полная, чтобы все видели, кто и что написал по этому поводу, это помогает, чтобы не было явных «соплей» и явного сведения личных счетов.)
• Право быть услышанным

Тебя ознакомили с правилами, ты их подписал. Тебе дали оправдаться. Если твоей вины не было — тебя не наказали. Если тебя не устроило решение — ты можешь обжаловать.

Менять меры воздействия или процессы согласно тому, что мы обнаружили

Посмотрев на прошедший период, мы увидели, что было наиболее эффективным при нарушениях такого типа. После этого неэффективные методы запретили, а эффективные методы предложили использовать в других процессах.

(У нас участвовало много руководителей, т.е. разные ответственные за процесс ищут решения, а мы по статистике уже можем видеть, что помогает, и записать в правилах — в этом случае делаем так-то).

Работа по устранению причин нарушений

Вначале у нас было только 2 вида причин: вина исполнителя и системная ошибка, а в дальнейшем они подразделялись, по мере того, как мы получали данные.

Например: вина исполнителя разделилась на дисциплинарное нарушение и ошибку планирования работы, системная ошибка — на проблему в смежном процессе и нехватку контрольной точки в регламенте и т.п.

Система контроля исполнения бизнес процессов

Контроль бизнес процессов с Рули24 – легко!

Осуществлять эффективное управление бизнес процессами без механизмов контроля невозможно. Для того, чтобы постоянно совершенствовать свой конечный продукт – оказание услуг или продажу товаров – необходимо иметь возможность сверять реальные показатели с заданными. А для этого нужно, и те, и другие облечь в поддающуюся количественному исчислению форму, чтобы иметь возможность анализировать и корректировать.

Слишком сложно? А вот и не так! В Рули24 заложена действенная система контроля бизнес процессов, причем главное ее преимущество – она работает практически сама собой!

Самый большой пласт работы, который вам предстоит сделать, внедрив корпоративную информационную систему Рули24 и конкретно модуль «Бизнес процесс» — это описать рутинные бизнес процессы и задать для каждого из них показатели эффективности, а также сценарии действий в тех или иных повторяющихся случаях. Дальше система будет работать сама по принципу – «нет движения вперед, пока нет определенного (конкретного) результата на предыдущем этапе».

Основной элемент системы управления бизнес процессами Рули24 – автоматически генерируемая цепочка заданий. И ключевое слово здесь – «автоматически». Вы получаете не просто механизм, направленный на эффективное выполнение этапов процесса, но механизм, который сам себя контролирует!

Если цепочка идет вперед, это означает, что на предыдущем этапе был достигнут именно тот результат, который и был изначально запланирован. Если же он по каким-либо причинам отличается от заданного, система, заранее запрограммированная на это, предложит другие способы достижения нужного результата, и так будет происходить до полного успеха.

Таким образом, вы гарантированно «убиваете двух зайцев»: эффективно ведете повседневную деятельность, а также осуществляете контроль исполнения бизнес процессов. Процесс движется – значит все работает как надо!

Теперь нет нужды застопориваться на неудачных моментах – сценарии поведения уже заложены в системе. Также вы будете избавлены от необходимости содержать разветвленный управленческий аппарат – ведь вам больше не нужны сотрудники, чья функция – осуществление контроля за исполнением процесса и другими сотрудниками и их взаимодействием.

Это вовсе не означает, что их нужно уволить – их ресурсы можно использовать для решения других важных и нужных задач, на которые до этого у вас не хватало ни сил, ни времени. Откройте для себя новые горизонты!

Похожие публикации:

Бизнес-процессы: как не автоматизировать бардак

Управление складскими запасами: учёт в торговле и производстве

«Доска помощи»: как работает техническая поддержка компании.

 

Начните бесплатно

Определение бизнес-процессов

Терминология процессного подхода [по Репину, Елиферову]:

Владелец бизнес-процесса — должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктура, программное и аппаратное обеспечение , информацию о бизнес-процессе, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса.

Вход бизнес-процесса — ресурс, необходимый для выполнения бизнес-процесса.

Выход бизнес-процесса — результат (продукт, услуга) выполнения бизнес-процесса.

Документооборот — система документального обеспечения деятельности организации.

Заказчик — должностное лицо, имеющее ресурсы и полномочия для принятия решения о проведении работ по описанию, регламентации или аудиту (проверке) бизнес-процесса.

Модель — графическое, табличное, текстовое, символьное описание бизнес-процесса либо их взаимосвязанная совокупность.

Процессный подход — применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов.

Показатели бизнес-процесса — количественный и/или качественные параметры, характеризующие бизнес-процесс и его результат.

Показатели эффективности бизнес-процесса — параметры бизнес-процесса, характеризующие взаимоотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

Показатели продукта (услуги) — параметры продукта бизнес-процесса.

Показатели (данные) удовлетворенности клиента (потребителя) — параметры удовлетворенности клиента.

Поставщик — субъект, предоставляющий ресурсы.

Потребитель (клиент) — субъект, получающий результат бизнес-процесса.

Потребитель может быть:

а) внутренний — находящийся в организации и в ходе своей деятельности использующий результаты (выходы) предыдущего бизнес-процесса;

б) внешний — находящийся за пределами организации и использующий или потребляющий результат деятельности (выход) организации.

Операция (работа) — часть бизнес-процесса.

Регламент бизнес-процесса (описание бизнес-процесса) — документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по улучшениям.

Сеть бизнес-процессов организации — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих бизнес-процессов, включающих все функции, выполняемые в подразделениях организации.

Функция — направление деятельности элемента организационной структуры, представляющие собой совокупность однородных операций, выполняемых на постоянной основе.

Бизнес-тренинг «Оптимизация бизнес-процессов»

 

Что дает оптимизация бизнес-процессов компании:

 

1. Прозрачность деятельности компании. Появляется возможность видеть «зоны роста».
2. Сотрудники смогут лучше понимать цели компании, управляемость возрастает.
3. Улучшение качества конечного продукта/услуги. Благодаря обнаружению «узких мест» можно повысить эффективность при минимальных затратах.
4. Сокращение расходов на функционирование основных бизнес-процессов.
5. Снижение временных затрат на выполнение задач без потери качества работы.
6. Повышение производительности бизнеса и увеличение прибыли.

Программа:

 

Модуль 1.  Управление бизнес-процессами.

• Функциональное управление и процессный подход
• Бизнес-процессы и процессный подход
• Цикл управления процессами
• Модель зрелости управления бизнес-процессами

Практическая работа:

«Определение вызовов (проблем) в функционально-ориентированной  структуре управления компании»

 

Модуль 2.  Определение бизнес-процесса.

• Понятие бизнес-процесса
• Процессный подход
• Показатели (критерии) функционирования процессов

Практическая работа:

«Определение бизнес-процесса. Цикл непрерывного совершенствования»

«Идентификация процесса. Определение показателей функционирования бизнес-процесса»

 

Модуль 3.   Карта бизнес-процессов.

• Классификация, характеристика процессов верхнего уровня
• Карта процессов верхнего уровня, связь со стратегическими целями компании.
• Типовые референтные модели бизнес-процессов

Практическая работа:

«Построение карты (дерева)  и сети процессов верхнего уровня компании. Определение степени проблемности, важности и приоритетности бизнес-процессов.  Матрица распределения ответственности»

 

Модуль 4.   Описание бизнес-процессов.

• Цели описания бизнес-процессов
• Обзор нотаций моделирования бизнес-процессов
• Инструментарий описания бизнес-процессов. Автоматическая  регламентации деятельности.

Практическая работа:

 «Способы описания бизнес-процессов»

 

Модуль 5.   Анализ бизнес-процессов.

• Анализ сквозных бизнес-процессов
• Имитационное моделирование. Сквозной анализ процессов.
• Статистический анализ. Анализ процесса на основе данных.

Практическая работа:

«Анализ бизнес-процесса.  Точки контроля БП по этапам»

 

Модуль 6.   Расчет стоимости бизнес-процессов.

• Формирование  стоимости функций, продукта, услуги
• Расчет стоимости процессов. Функционально-стоимостной анализ.
• Примеры анализа процессов.

Практическая работа:

«Расчет стоимости процесса  на основе функционально-стоимостного анализа».

 

Модуль 7.   Оптимизация бизнес-процессов.

• Вариативность, горизонтальное и вертикальное сжатие
• Оптимизация бизнес-процессов на основе инструментов Бережливого производства.
• Аудит бизнес-процессов, направленный на исключению внутренних потерь. Методология. Сокращение потерь при использовании информационной карты процесса.
• Управление рисками с целью оптимизации бизнес-процессов. Методология FMEA.

Практическая работа:

 «Расчет эффективности цикла процесса на основе карты потока создания ценности»

 «Оптимизация бизнес-процессов. Управление рисками с применением   FMEA-анализа»

 

Модуль 8. Автоматизация бизнес-процессов как необходимое условие эффективности компании.

 

В результате:

— Научитесь четко распределять полномочия и ответственность сотрудников, и как результат — получите прозрачную и управляемую систему бизнес-процессов;

— Построите карту основных бизнес-процессов компании;

— Выявите проблемы, требующие немедленного решения;

— Смоделируете и проанализируете бизнес-процессы компании;

— Снизите зависимость компании от «незаменимых» работников, благодаря разработанным документам, регламентирующим объем и последовательность действий;

— Изучите возможности информационных систем для автоматизации процессов;

— Разработаете план по совершенствованию и оптимизации компании/подразделения  на  перспективу.

 

Преподаватель: Идрисова Наталья Геннадьевна.

Кандидат экономических наук. Профессиональный инженер России, победитель Всероссийского конкурса «Инженер года» в номинации «Менеджмент качества». Производственный опыт работы, в том числе руководящей, в области управления предприятием, качества продукции, СМК, анализа, оптимизации и совершенствования бизнес-процессов более 20 лет. Победитель республиканского конкурса «Лучший менеджер по качеству Республики Татарстан».

Автор 14 публикаций по проблемам разработки, внедрения и совершенствования системы управления в организации. Автор методики оценки функционирования результативности и эффективности бизнес-процессов, внедренной в крупном нефтехимическом холдинге.

 

Участникам предоставляется раздаточный материал по теме семинара и удостоверение установленного образца.

 

Новые направления

Повышение эффективности бизнес-процессов

Системы противодействия мошенничеству

Данные, связанные с экономическими преступлениями: По данным ACFE (Ассоциация сертифицированных специалистов по расследованию хищений) средняя величина потерь от воровства составляет 5% годового дохода организации. Еще одной причиной убыточности предприятий могут стать ошибки персонала, которые случаются гораздо чаще, чем эконмические преступления. Недостаточный контроль процессов со стороны персонала может привести: к ненужным закупкам; дублированию оплат поставщикам; чрезмерным скидкам клиентам; смене сроков оплат. И величину таких потерь трудно оценить точно.

Мы предлагаем:

• Реализацию системы противодействия мошенничеству для повышение экономической эффективности бизнеса путем снижения уровня затрат и потерь в производственных и управленческих процессах компании за счет автоматизации процессов мониторинга состояния бизнес-процессов.
• Создание матрицы рисков и контрольных процедур для противодействию мошенничеству.
• Внедрение автоматизированных контролей для снижения трудоемкости выполнения контрольных процедур в рамках борьбы с мошенничеством.
• Автоматизация анализа показателей функционирования бизнес-процессов предприятий с целью выявления критических ситуаций.

Системы внутреннего контроля и безопасности

По самым консервативным оценкам организации ежегодно теряют миллиарды долларов потенциальной экономии из-за нерезультативного управления рисками и связанного с этим снижением безопасности компании.
Реализуемые нами продукты позволяют сделать прозрачными и эффективными процессы, направленные на обеспечение соответствия законодательным и корпоративным требованиям, в части внутреннего контроля и безопасности. Ведущие на рынке приложения обеспечивают полную автоматизацию системы внутреннего контроля и безопасности при выявлении, устранении, снижении и предотвращении риска в рамках всего информационного пространства предприятия. Такой единый подход приводит к снижению затрат, сокращению риска и повышению производительность компании в целом.
Предлагаемая единая технологическая платформа предоставляет технические и функциональные возможности для автоматизации процессов внутреннего контроля и безопасности в рамках всего предприятия:

• «Управление рисками» сопоставляет возможности бизнеса с влиянием внешних и внутренних факторов, позволяя минимизировать возможные убытки в форс-мажорных ситуациях;
• «Управление контролем доступа» выявляет и предотвращает риск несанкционированного доступа к информационной системе в рамках всего ландшафта предприятия с целью снижения затрат на обеспечение постоянного контроля соответствия правилам распределения полномочий при выполнении бизнес-функций;
• «Управление внутренним контролем» оптимизирует процедуры внутреннего контроля и аудита, обеспечивает соответствие нормам и внутренним регламентам, благодаря централизованной системе мониторинга ключевых контролей бизнес-процессов и информационных систем предприятия.

Организация бизнес процессов

PPM (управления портфелями проектов)

Задачи эффективного управления и контроля над проектной деятельностью является актуальными для любой компании, деятельность которой связана с изменениями собственного бизнеса, развитием ИТ-составляющей, реализацией государственных проектов и особенно актуальны для компаний, услуги которых представляют собой результат выполненных проектов или программ. Управление проектной деятельностью требует вовлечения высококвалифицированного персонала компании, использования современных методов управления и инструментов автоматизации. Основной целью проектной деятельности является повышение устойчивости и инвестиционной привлекательности бизнеса путем интеграции множества новых инициатив, проектов, программ имеющих различные исходные цели, источники финансирования, привлеченные ресурсы, в единый систематизированный портфель для обеспечения эффективного управления.

«Витте Консалтинг» осуществляет:

• Аудит и анализ текущего состояния процессов управления проектной деятельностью
• Построение процессов и разработку методологий управления проектной деятельностью
• Построение Офиса управления проектами или отдельной программой
• Подготовку и проведение специализированного обучения по теории и практике управления проектами
• Внедрение систем управления проектной деятельностью и их интеграцию в существующий ИТ-ландшафт компании
• Поддержку методологии и системы управления проектной деятельностью

BCM (Управление бесперебойностью (непрерывностью) бизнеса)

Управление бесперебойностью бизнеса (BusinessContinuityManagement – BCM) — это комплексный управленческий процесс, в рамках которого осуществляется оценка потенциальных воздействий, способных отрицательно повлиять на деятельность организации, и формируется система мер для обеспечения устойчивости и возможности эффективного противодействия таким воздействиям, тем самым обеспечивая защиту ключевых процессов и деловой репутации организации, а также интересов ее акционеров и персонала
Успешность функционирования большинства современных компаний зависит не только от предприимчивости менеджеров и качества предоставляемых продуктов и услуг. Сегодня всё большую значимость приобретают репутация, гибкость, устойчивость к неблагоприятным воздействиям.

Мы предлагаем:

• Анализ (аудит) текущего состояния обеспечения бесперебойности бизнеса (ИТ)
• Аудит Плана обеспечения бесперебойности бизнеса
• Разработка Плана обеспечения бесперебойности бизнеса (BCP)
• Построение Процесса Управления бесперебойностью бизнеса (BCM)
• Аудит Плана восстановления ИТ-услуг при чрезвычайных ситуациях
• Разработка Плана восстановления ИТ-услуг при чрезвычайных ситуациях (DRP)
• Автоматизация жизненного цикла управления бесперебойностью бизнеса
• Консультационные услуги. Проведение семинаров по бесперебойности бизнеса
• Тренинг «Основы обеспечения бесперебойности бизнеса по BS 25999»

BPM (управление бизнес-процессами)

BPM — концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям. Инструментом автоматизации деятельности предприятия в соответствии с методологией BPM являются ИТ-платформы класса BPMS — BusinessProcessManagementSuite. Решения, выстраиваемые на базе таких платформ, позволяют организовать эффективное управление компанией как совокупностью бизнес-процессов, в которых участвуют сотрудники и информационные системы.

Наши услуги:

Разработка и внедрение решений по автоматизации и управлению бизнес-процессами «под ключ»:

• Проведение обследования и разработка технического задания
• Выбор платформы (продукта класса BPMS) для реализации Решения
• Автоматизация бизнес-процессов на BPMS
• Автоматизация бизнес-правил на BRMS
• Разработка необходимой оперативной и статистической отчётности
• Интеграция Решения с информационными системами заказчика и внешними системами
• Обучение персонала работе с Решением, его сопровождению и развитию
• Настройка и внедрение типовых процессов CRM
• Проведение мини-обследования и выработка рекомендаций по выбору платформы автоматизации бизнес-процессов и бизнес-правил
• Обучение персонала заказчика (аналитиков, разработчиков, службы сопровождения) в рамках совместных проектов

Наша продуктовая экспертиза:

• IBM Business Process Manager
• Oracle BPM Suite
•  Pega BPM
• IBM Operational Decision Manager
• OracleBusinessRules

Наша отраслевая экспертиза:

• Государственные службы
• Страхование
• Банковское дело
• Транспорт
• Телекоммуникации
• Розничная торговля

«Интеграция информационных систем»

Интеграция информационных систем позволяет объединить не связанные на технологическом уровне, но работающие в рамках одного бизнес-процесса информационные системы. Одновременно интеграция приложений позволяет решить целый пласт бизнес-задач, возникающих в связи с развитием компании, изменением ее структуры и плотным взаимодействием с другими организациями.

Наши услуги:

• Реализация комплексного интеграционного слоя на основе парадигмы SOA (Сервис-ориентированная архитектура)
• Точечная интеграция нескольких информационных систем
• Разработка специфических адаптеров к системам

Наша продуктовая экспертиза:

• IBM WebSphere (IBM Integration Designer, IBM Integration Bus, IBM MQ)
• Oracle SOA Suite
• Oracle Service Bus
• JEE

Управление эффективностью бизнеса

Управление эффективностью бизнеса – это комплексный подход, позволяющий значительно повысить качество управления затратами и достигнуть высоких результатов финансово-хозяйственной деятельности.
Согласно проведенным опросам, подавляющее большинство финансовых директоров сталкиваются с такими проблемами, как высокая волатильность на товарных рынках, слабые показатели экономического роста, высокая конкуренция и завышенная стоимость кредитов. Значительные трудозатраты на ведение учета, построение отчетов и анализ данных усугубляют ситуацию.
Для увеличения скорости реакции на вызовы бизнеса, повышения управляемости затрат и создания условий для их оптимизации наша команда предлагает усовершенствованную методику управления эффективностью бизнеса. Предлагаемое решение было апробировано в нефтегазовой, металлургической, угольной, машиностроительной и торговой отраслях. В ее основе лежит 10-ти летний опыт работы на ведущих российских предприятиях в области автоматизации бюджетного управления, финансовой консолидации и бизнес-анализа. Методика включает построение и анализ параметрических моделей финансово-хозяйственной деятельности и гибкий процесс их внедрения.

В процессе работы мы поможем Вам:

• Разработать методику управленческого учета
• Разработать и автоматизировать модель финансово-хозяйственной деятельности
• Разработать систему принятия инвестиционных решений и управления долгосрочными активами с целью максимизации стоимости бизнеса
• Автоматизировать систему бюджетного управления
• Автоматизировать систему финансовой консолидации

Основы международного стандарта ISO/IEC 20000
ISO/IEC 20000-1:2011 — стандарт, устанавливающий требования к системе управления сервисами
Мы имеем Статус участника Программы ассоциированных консультантов Британского института стандартов

«Витте Консалтинг» предлагает:

• Проведение тренингов по тематике ISO/IEC 20000
• Проведение аудитов (обследований) на соответствие ISO/IEC 20000
• Участие в реинжиниринге системы управления ИТ-услугами
• Сопровождение аудитов органа по сертификации
• Сопровождение систем управления ИТ-услугами на последующих стадиях

Электронный документооборот

Основные направления деятельности

• Решение по управлению договорами
• Решение по управлению закупочной процедурой
• Решение по планированию и бюджетированию
• Решение по претензионно-исковой работе
• Решение по управлению картотекой бумажного архива
• Решение по управлению архивами (технический, кадровый, имущественный и т. д.)
• Решения по управлению канцелярией и ОРД
• Решения по управлению инжиниринговым документооборотом
• Решение по электронному согласованию документов

Внутренний аудит и контроль | uhy-yans

Внутренний аудит и контроль

Свобода без контроля ведёт к хаосу. Контроль без свободы ведёт к тирании. Единственные инструменты, решающие эту антиномию — правила.                                    Военная хроника маленькой девочки (Youjo Senki)

Внутренний аудит и контроль  

UHY Янс-Аудит оказывает услуги по проведению аудита эффективности сформированной в компаниях систем внутреннего контроля и ключевых бизнес-процессов, а также построение системы внутреннего контроля с «0»

 

Мы предлагаем два варианта проведения работ:

​

Вариант 1 (базовый): экспресс — оценка эффективности системы внутреннего контроля, включает в себя

​

Этап 1 Общая оценка эффективности системы управления процессами

• Определение соответствия всех ключевых элементов системы управления бизнес-процессами целям бизнеса

• Анализ соответствия организационно-штатной структуры стратегии развития бизнеса  и целям бизнес-процессов

• Оценка эффективности системы целеполагания в разрезе ключевых бизнес- процессов

Этап 2 Анализ полноты и достаточности регламентации ключевых функций и бизнес-процессов (вопросы внутреннего контроля и управления рисками)

• Аудит полноты и корректности формализации контрольных процедур, встроенных в бизнес-процессы

• Анализ формализации вопросов совершенствования и развития системы внутреннего контроля и управления рисками

Этап 3 Общая оценка эффективности системы внутреннего контроля в ключевых бизнес- процессах

• Анализ ключевых рисков в разрезе ключевых бизнес-процессов

• Оценка наличия контрольных процедур для достижения целей бизнес-процессов и снижения рисков

• Оценка результативности и эффективности основных процессных процедур в разрезе бизнес-процессов

​

Вариант 2 (расширенный): аудит бизнес-процессов организации, включающий оценку эффективности системы внутреннего контроля

​

Этап 1 Общая оценка эффективности деятельности

• Проведение анализа экономической эффективности в разрезе производителей, каналов дистрибуции и номенклатуры выпускаемой продукции

Этап 2 Оценка эффективности системы управления бизнес-процессами

• Общая система управления (стратегическое, планирование и операционный менеджмент)

• Распределение функций и зон ответственности между руководителями и подразделениями

Этап 3 Анализ полноты достаточности регламентации ключевых функций и бизнес-процессов (в части вопросов внутреннего контроля и управления рисками)

• Аудит полноты коррекции формализации ключевых контрольных процедур, встроенных в бизнес-процессы

• Анализ формализации вопросов совершенствования и развития системы внутреннего контроля и управления рисками

Этап 4 Аудит ключевых бизнес процессов организации       (с определением рисков и оценкой эффективности системы внутреннего контроля)

• Аудит процессов закупок и материально-технического снабжения

• Аудит процессов производства и работы с отходами

• Аудит процессов сбыта и управления продажами

• Аудит логистических процессов

​

По итогам проведения аудита Вам будет предоставлен Отчет об эффективности Системы внутреннего контроля ключевых бизнес-процессов, включающий рекомендации по повышению эффективности бизнес-процессов и совершенствованию Системы внутреннего контроля, а также разработанный план корректирующих действий.

​

Почему мы

​

В штате нашей компании трудится более 70 специалистов.

​

Услуга оказывается силами:

5 внутренних аудиторов имеющих диплом CIA

14 аттестованных аудиторов

7 аудиторов имеют единый аттестат нового образца

2 аудитора имеют диплом АССА

6 аудиторов имеют диплом DipIFR

​

Одним из наиболее действенных инструментов выявления возможностей для повышения эффективности бизнеса и, следовательно, одним из конкурентных преимуществ компании являются хорошо выстроенные системы внутреннего аудита и контроля.

Что такое управление бизнес-процессами [BPM] и почему это важно — кофе с CIS

В условиях скачка глобальной бизнес-индустрии к цифровым технологиям многие процессы и функции, которые просто считались делом выбора, стали первоочередной необходимостью для предприятий всех размеров и из всех секторов.

Когда автоматизация стала сказываться, оба определенных процесса стали неотъемлемой частью оперативного управления сердцем. Аналогичным образом, в постоянном стремлении к совершенствованию и оптимизации операций управление бизнес-процессами стало постоянной функцией, направленной на оптимизацию, а также управление усилиями компании по цифровой трансформации.

Продолжая нашу коллекцию блогов о моделировании бизнес-процессов (BPM), мы будем стремиться развить теоретическое понимание управления бизнес-процессами и того, как это ведет к улучшению бизнес-процессов и, в конце концов, к электронной трансформации в более широкий охват.

Итак, давайте сначала углубимся в основы.

Управление бизнес-процессами: понимание концепции

Определение :

Управление бизнес-процессами (BPM) — это теория, которая фокусируется на согласовании всех компонентов организации для повышения операционной эффективности.План BPM классифицируется по целостным процедурам управления, которые используются для повышения эффективности бизнеса, направляя ассоциации к более инновационным, адаптивным и технологически интегрированным системам.

В простейшем смысле управление бизнес-процессами — это мониторинг, мониторинг и оптимизация бизнес-операций, целей и процессов, а также обеспечение непрерывных улучшений. В дополнение к этому, кроме того, он позволяет предприятиям выявлять избыточности в процессах и повышать их, чтобы обеспечить более высокий уровень производительности и эффективности.Кроме того, он позволяет предприятиям незамедлительно реагировать на колебания и предлагает решения проблем, с которыми компании сталкиваются в своей повседневной деятельности.

Хотя управление бизнес-процессами (BPM) часто воспринимается как схожее с улучшением бизнес-процессов (BMI) и реинжинирингом бизнес-процессов (BMR), его отличает то, что это постоянная процедура переоценки, улучшения, и оптимизация в отличие от одноразовой, одноразовой задачи.

Бесперебойная и эффективная работа

В основе управления процессами компании лежит оптимизация процессов и их повышение для обеспечения оптимальной производительности и эффективности.Управление бизнес-процессами выполняет тщательную проверку и анализ обычных бизнес-процессов и проверяет их на параметры функциональности, эффективности и выносливости. Этот всесторонний анализ помогает предприятиям определить области, которые можно расширить и оптимизировать, что приведет к постоянному улучшению.

Количественная оценка

Поскольку управление процессами компании обусловлено основной целью измерения и оценки эффективности, оно дает количественную оценку всех задач, процедур и операций.Это сохраняет субъективные элементы, такие как качество и эффективность процесса, под контролем, улучшает их с течением времени и определяет потенциальные области для оптимизации и улучшений.

Оптимальная производительность

Исходя из процедуры устранения избыточности, управление бизнес-процессами противопоставляет процессы и операции для достижения оптимальной производительности. Кроме того, он максимизирует прибыльность за счет устранения затрат на внезапное замораживание, неэффективного использования ресурсов и потерь в бизнес-процессах, обеспечивая, таким образом, ценность для достижения стратегических целей и задач бизнеса.

Улучшенное управление рисками и кризисами

Человеку свойственно ошибаться, но смягчать и предотвращать — это то, что BPM делает в отношении снижения опасностей и контроля кризисов. Риски неизбежны. Каким бы эффективным и надежным ни был ваш мониторинг и контроль, всегда существует вероятность ошибки, которая может нанести серьезный ущерб и нарушить ход операций.

Расширенная маневренность

Изменения никогда не бывает легкими и связаны с определенными альтернативными издержками.Это особенно верно, особенно в условиях попыток цифровой трансформации предприятия. Управление бизнес-процессами прокладывает путь к большей гибкости в организационном материале, тем самым позволяя стратегические изменения в процессах и задачах без каких-либо помех и обеспечивая плавный переход.

Что такое управление бизнес-процессами? (+ Интересные факты)

СТАТЬЯ СОДЕРЖАНИЕ

Это о том, что такое контроль бизнес-процессов.

Коротко и ясно: контроль бизнес-процессов — это непрерывная процедура сдержек и противовесов бизнес-процессов.

Итак, если вы хотите узнать, что такое управление бизнес-процессами, то вы попали в нужное место.

Итак, без лишних слов, давайте сделаем это!

Что такое управление бизнес-процессами?

Вы, наверное, слышали термин «управление бизнес-процессами» раньше, но, возможно, вам интересно, что он означает.

Это важно?

Нужно ли каждому бизнесу использовать контроль бизнес-процессов?

Определение управления бизнес-процессами:

Управление бизнес-процессами — это постоянная процедура проверки и противовеса бизнес-процессов, которая анализирует функции бизнеса сверху вниз и определяет задачи для эффективного администрирования, решения проблем и предотвращения проблем.

[источник]

Итак, что все это значит?

Управление бизнес-процессами — это проверка каждого раздела вашего бизнеса и внедрение систем, обеспечивающих его работу, как хорошо отлаженный механизм.

Нужен ли мне контроль бизнес-процессов?

Теперь, когда вы знаете, что такое контроль бизнес-процессов и для чего он нужен, вы все еще можете задаться вопросом, нужен ли он вам для вашего бизнеса.

Вы можете не знать, но бизнес-процесс уже присутствует в вашем бизнесе.Однако вопрос о том, есть ли у вас надлежащие средства управления или нет, может быть другим.

Взгляните на этот сценарий:

Допустим, у вас есть бизнес, и, поскольку вы являетесь владельцем, вы несете значительную ответственность.

Каждый отдел сначала выполняет каждое ваше решение. Вы часто пытаетесь передать важные задачи другим членам команды, но при этом продолжают происходить ошибки.

Вы постоянно исправляете эти дорогостоящие ошибки. Вы расстроены.И рост вашей компании в конечном итоге замедляется, потому что вы должны все делать самостоятельно.

Ваш бизнес-процесс здесь полностью зависит от вас. В вашей команде нет средств контроля, чтобы избежать принятия необоснованных решений.

Что делает контроль бизнес-процессов?

А что, если бы вы могли обеспечить бесперебойную работу каждого отдела вашего бизнеса, не делая все это самостоятельно?

План управления бизнес-процессами позволяет каждому сотруднику вашей компании четко понимать процедуры, задачи и цели компании.

Это дает бесконечные преимущества, такие как:

• Более высокая производительность и эффективность
• Более быстрое реагирование на колебания
• Лучшее решение проблем
• Более легкое выявление проблем
• Оптимизированная производительность
• Повышенная потенциальная прибыль
• Лучшее управление выполнением задач
• Более высокое качество и сокращение количества ошибок
• жалобы клиентов
• Улучшение коммуникации

Нужно ли вам внедрять контроль бизнес-процессов? Конечно, нет.Но хотите ли вы, чтобы успешный бизнес шел гладко, как шелк? Большинство из нас знает.

Итак, что влечет за собой план управления бизнес-процессами?

Планы управления бизнес-процессами выглядят в каждом бизнесе по-разному. Это также будет зависеть от того, занимается ли ваша компания производством, продажами, услугами или их сочетанием.

Если вы производитель, вам потребуются планы контроля продукции, которую вы производите, чтобы гарантировать качество и сократить количество брака.

Кроме того, командам по обслуживанию, обработке транзакций и вспомогательному офису нужна система для обеспечения согласованности по всем направлениям и уменьшения количества ошибок.

Прежде чем вы сможете определить, что влечет за собой ваши планы контроля, вам необходимо взглянуть на ваши цели контроля.

В ваши планы будут входить:

• Определение и перечисление целей
• Определение способов достижения этих целей
• Создание системы для проверки и принятия корректирующих мер при необходимости

Планы управления бизнес-процессами создаются и управляются владельцами процессов. Владельцами ваших процессов должны быть люди или группы, которые могут ответственно и проактивно управлять данными и процессами.

Как это работает?

Планы управления бизнес-процессами можно разделить на одну из трех классификаций:

• Планы превентивного контроля: Предотвращение проблем до их возникновения
• Детективные планы контроля: Выявление проблем, которые уже произошли
• Планы корректирующего контроля: Устранение проблем, которые уже возникли

Выявление и создание их планы, вам нужны точки контроля бизнес-процессов.

Контрольные точки — это процедура в плане контроля бизнес-процессов, которая останавливает цепочку процесса, когда что-то не соответствует требованиям.

Если что-то в процессе не в порядке, эти контрольные точки останавливают деятельность и предоставляют руководство для обратной связи, улучшения и других действий, которые необходимо выполнить.

Контрольные точки бизнес-процессов — это инструмент, обеспечивающий контролируемое выполнение бизнес-процессов компанией.

Использование контрольных точек помогает во всех трех планах управления бизнес-процессами.

Действующие контрольные точки предотвращают проблемы до того, как они возникнут, обнаруживают проблемы, когда они возникают, и решают проблемы, когда они уже возникли.

Как это работает?

Существует три категории управления бизнес-процессами:

• Визуальные элементы управления
• Процедурные элементы управления
• Встроенные элементы управления

Визуальные элементы управления будут инструментами, которые позволят вам визуализировать происходящее и сразу определить, какие дела идут хорошо, а какие не очень хорошо.

Визуальные элементы управления — это такие вещи, как таблицы Excel, диаграммы и контрольные списки.

Ниже показаны различные технологии обслуживания, используемые в обрабатывающих отраслях по всему миру.

По состоянию на 2020 год около 47 процентов респондентов заявили, что они используют собственные электронные таблицы и расписания с Microsoft Excel, в то время как 46 процентов заявили, что они используют буфер обмена и бумажные записи для визуализации и отслеживания раундов обслуживания:

[источник]

Процедурный контроль — это ваши процессы проверки, шаги, которые вы предпринимаете, чтобы гарантировать, что результаты, полученные одним человеком, будут такими же, как и у другого.

Один из примеров — несвязанная сторона просматривает отчет члена группы, чтобы перепроверить его на предмет несоответствий.

Встроенные элементы управления — это ваши автоматизированные процессы, которые не требуют дополнительных действий для использования.

Некоторые встроенные элементы управления включают такие вещи, как автоматическое резервное копирование данных и стандартизированные контракты.

На приведенной ниже диаграмме показан уровень автоматизации процессов исправления конечных точек предприятия.

Около 44% организаций во всем мире заявили, что их процесс полностью автоматизирован и что они могут исправить положение на затронутых конечных точках с помощью технологий:

[источник]

Использование разумной комбинации элементов управления в этих категориях дает вам гораздо более упорядоченный поток.

Меньше вещей может упасть в трещину, когда есть прозрачная система для всего во всех направлениях.

Некоторые примеры управления бизнес-процессами:

Упрощение процессов утверждения

Упростив процесс утверждения и имея четкое представление о том, как он работает, каждый знает, к кому обращаться за утверждениями.

Разработка прозрачных процессов, улучшающих индивидуальную подотчетность

Обеспечение доступа к процессам и необходимой документации для всех, кто в них нуждается, гарантирует, что каждый может быть привлечен к ответственности за свою роль.

Улучшение координации между отделами

Создание более совершенной системы рабочего процесса, чем электронная почта, гарантирует, что вы не замедляете координацию с потерянными электронными письмами.

Отказ от бумажно-интенсивной практики

Удаление как можно большего количества методов, требующих большого количества бумаги, может ускорить заполнение форм и сделать их более доступными для обновления.

Создание документов с простыми инструкциями для членов команды

Наличие четких документов сокращает обучение и гарантирует, что вы не застрянете, если кто-то уйдет в отпуск или уволится из компании.

Отображение для управления бизнес-процессами

Составление схемы бизнес-процесса устраняет двусмысленность в том, как что-то делать.

Прежде чем вы составите план управления бизнес-процессами, важно выяснить, где вы сейчас находитесь со своим бизнес-процессом.

Невозможно улучшить, если вы точно не знаете, что вам нужно улучшить.

Привлекайте членов команды, которые выполняют работу на каждом этапе вашего картографирования. Участие вашей команды предоставит вам полезные данные, которые покажут, где что-то работает, а где нет.

Привлекая членов вашей команды к составлению карт, вы также упрощаете процесс обучения новых членов команды.

Вы сможете научить их делать все правильно, и они сразу же начнут приносить пользу вашей компании.

Соберите необходимые документы и формы для каждого этапа ваших процессов.

Создайте онлайн-базу данных своей карты с необходимыми материалами, чтобы члены команды могли быстро их найти.

Есть ли способ попроще?

Мы знаем, что если вашему бизнес-процессу требуется много работы, это может быть непосильно.

Хорошая новость — вам не обязательно делать это в одиночку.

Если анализ и идентификация существующих бизнес-процессов кажется сложной задачей, некоторые компании предоставляют услуги автоматического обнаружения процессов (APD).

Эти компании могут помочь вам взглянуть на существующие данные рабочего процесса, чтобы увидеть, что можно улучшить.

Существует также множество программ для управления бизнес-процессами (BPM), которые могут помочь организовать и автоматизировать управление бизнес-процессами.

Однако

BPM, как правило, больше ориентирован на производство, поэтому, если ваша компания не является производителем, обратите особое внимание на то, подойдет ли вам конкретное программное обеспечение.

Приложения

Productivity могут помочь менеджерам и членам команды повысить прозрачность, расставить приоритеты задач, а также фиксировать и документировать процессы.

Ниже приведены лучшие офисные программы для повышения производительности, используемые во всем мире по состоянию на 2020 год. Первое место занимают Google Apps, занимающие около 51 процента доли рынка:

[источник]

Наконец, вы можете нанять консультантов, которые будут работать с вами, чтобы оптимизировать ваши процессы и дать вам лучший контроль.

Когда следует пересмотреть план управления бизнес-процессами?

Вы достигаете контроля над своими бизнес-процессами, когда все ваши процедуры и производительность соответствуют стандартам компании, и вы достигли целей компании.

Однако управление бизнес-процессами — это еще не задача, которая заканчивается. Если вы посмотрите на управление бизнес-процессами как на быстрое решение, вы по-прежнему будете сталкиваться с проблемами.

Это непрерывный процесс совершенствования, который никогда не заканчивается.

Каждый раз, когда вы начинаете замечать перегрузку электронной почты, изменения в процессах, быстрый рост, задержки в выпуске или недостатки аудита финансовой отчетности, самое время пересмотреть свой план управления бизнес-процессами.

Исключения из ваших процессов также будут время от времени всплывать. И даже если они кажутся разовыми, наличие плана управления исключениями — тоже хорошая идея.

Суть в том, что по мере того, как ваша компания продолжает расти, ваши процессы должны расти вместе с ней.

Как внедрить мощную систему управления бизнес-процессами?

Сколько писем вы отправили сегодня с просьбой к кому-нибудь продолжить работу по выполненной вами задаче?

И сколько вы получили, прося то же самое или запрашивая информацию, или все еще помня о взятых на себя обязательствах?

Многие компании до сих пор используют электронную почту для управления своими процессами, что крайне непродуктивно, а также небезопасно и может привести к множеству ошибок.

Итак, как же решить эту проблему? Продолжайте читать, чтобы узнать!

Узнайте больше: 10 ловушек при управлении задачами электронной почты

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами: сделайте вашу жизнь проще и улучшите результаты своей компании

Как насчет улучшения рабочего процесса вашей компании, повышения производительности и снижения затрат? Вы должны знать, что это вполне возможно, если у вас есть программное обеспечение для управления бизнес-процессами , также известное как система рабочего процесса.

Отсутствие ясности в определении видов деятельности и сложность эффективной координации хода процессов заставили несколько компаний принять методологии управления, такие как BPM.

Если внедрен через компетентную систему, Business Process Management может обеспечить более гибкую связь между секторами организации. Кроме того, качество ваших бизнес-процессов будет постоянно улучшаться.

Но что такое BPM? Как работает ПО для управления бизнес-процессами? Можете ли вы нарисовать блок-схему процесса ?

Не волнуйтесь, мы вам покажем!

Вы знаете, что такое BPM?

Как указывалось ранее, аббревиатура BPM расшифровывается как Business Process Management.-

Основополагающая для компаний любого размера, эта методология управления направлена ​​на оптимизацию результатов за счет постоянного улучшения процессов.

С помощью BPM можно отобразить всю деятельность компании. Таким образом, менеджер может более эффективно анализировать, определять, выполнять, отслеживать и управлять процессами.

В дополнение к «плану полета», предоставляемому картированием, система BPM позволяет вам контролировать выполнение задач, так что все идет по плану.

Когда ваша организация преуспеет во внедрении BPM, вся производственная цепочка будет работать синхронно для достижения своих целей и задач.

Хотите узнать больше? Загляните в наш блог: Что такое BPM? Определение и приложения для вашей компании

Теперь вы понимаете концепцию BPM, но какие реальные преимущества он может дать компании?

Преимущества BPM

Компания, не знающая своих процессов, находится в невыгодном положении на рынке.Благодаря BPM менеджеры лучше понимают все, что связано с организацией.

Кроме того, каждый сотрудник может более четко понимать, где он вписывается в общую схему вещей. Таким образом, они смогут лучше понять свою важность с точки зрения поиска результатов в компании.

Но это еще не все. Есть и другие внутренние улучшения. Посмотрим:

Больше прозрачности

BPM обеспечивает большую прозрачность, поскольку все сотрудники будут осведомлены о процессах и смогут выполнять свою деятельность с большей прозрачностью для руководства и клиентов.Вот несколько примеров:

• Клиент сможет следить за ходом выполнения своих требований: какой задачей он / она занимается, какие данные были записаны по запросу и на каждом этапе, сформированы ваучеры и т. Д.
• Менеджер может следить за тем, что делает каждый сотрудник: на каком этапе каждого запроса, очереди открытых задач, дедлайнах и т. Д.

Большой контроль

BPM устанавливает большую дисциплину среди людей, участвующих в процессе.

Покупка не может быть совершена без минимум 3 бюджетов.

Сотрудник не может быть уволен без предоставления финансовым отделом информации о нерешенных финансовых проблемах.

Таким образом, вы не будете удивлены в ходе аудита из-за отсутствия доказательств.

Таким образом, у менеджера будет больший контроль над качеством таких процессов.

Повышение производительности

Устранение определенных препятствий (например, отсутствие связи и двусмысленность), упрощение рабочих процессов и повышение осведомленности сотрудников о своей деятельности способствует повышению производительности труда сотрудников.

Повышенная ловкость

Метод BPM может обеспечить плавность рабочих процессов.

В системе BPM задачи планируются, и каждое действие происходит в нужное время наилучшим образом, а также предоставляет все необходимое для следующего члена команды для выполнения своей работы в системе.

Это позволяет повысить гибкость процессов компании, сокращая время реакции на изменения рынка. Это, несомненно, одно из ключевых преимуществ программного обеспечения для управления бизнес-процессами.

Повышенная эффективность

Благодаря лучшему пониманию того, как должны осуществляться процессы компании, сотрудники получат возможность более эффективно выполнять свои обязанности.

Потребитель больше воспринимает качество, и это помогает компании выделиться на рынке.

Повышенная безопасность

Business Process Management повышает безопасность информации на предприятии.

Вместо разрозненных электронных писем и таблиц все данные хранятся в базе данных.

Еще лучше, если эта инфраструктура будет облачной, тогда провайдер будет нести ответственность за контроль и выполнение резервного копирования. Такие компании, как Amazon, предлагают услуги высочайшего качества и доступности, и им доверяют такие услуги, как HEFLO , Netflix, Airbnb и другие. Познакомьтесь с , как работает облачная инфраструктура HEFLO.

Рационализация затрат

Более эффективные процессы приводят к снижению эксплуатационных расходов. Это связано с тем, что действия, функции и ресурсы распределяются более рационально и эффективно.

Хотите еще лучше во всем этом разобраться?

Посмотрите это видео:

BPM может помочь вашей компании постоянно внедрять инновации, узнайте больше: Инновации в BPM: от постоянного совершенствования к революционным инновациям

Что такое программное обеспечение для управления бизнес-процессами и как оно работает?

Как видите, BPM — отличный способ узнать свой бизнес на более глубоком уровне. Это очень важно, если конечная работа должна выполняться в соответствии с планом и быть достигнутыми результатами.

Таким образом, выиграет и организация, и ее клиенты. Но для того, чтобы это произошло, компании необходимо иметь хорошее программное обеспечение для управления бизнес-процессами, которое сделает выполнение BPM жизнеспособным.

Этот тип системы направлен на управление процессами компании, чтобы можно было использовать все преимущества BPM. Он способствует автоматизации процессов и помогает в анализе, проектировании и моделировании новых процессов.

Этот инструмент достаточно эффективно обеспечивает поток и надлежащее хранение информации.Отсюда данные о производительности становятся доступными для мониторинга и постоянного улучшения процесса.

В настоящее время программное обеспечение для управления бизнес-процессами интуитивно понятно. Более современные версии, основанные на облаке, могут быть легко доступны даже тем, у кого мало технических знаний.

Вам все это кажется немного абстрактным? Взгляните на эти объяснения того, как программное обеспечение для управления бизнес-процессами работает на практике:

Чтобы вы еще больше убедились в этих преимуществах, мы составили для вас список:

Ознакомьтесь с 10 преимуществами использования программного обеспечения для управления бизнес-процессами:

1. Точная и надежная информация и данные доступны в режиме реального времени.
2. Задачи имеют объективное определение того, кто за них отвечает.
3. У менеджера больше возможностей делегировать задачи.
4. Работа в команде и сотрудничество становятся все более эффективными.
5. Меньше человеческих ошибок.
6. Меньше траты ресурсов и более низкие эксплуатационные расходы.
7. Повышение рентабельности компании.
8. Определение видов деятельности, которые могут повысить ценность компании.
9. Помощь в процессе принятия решений и определении стратегического планирования.
10. Довольных и постоянных клиентов.

Хотите узнать о системе BPM с еще большим количеством преимуществ, чем эти?

Бесплатная, интуитивно понятная, размещенная в облаке система моделирования BPM

Облачная система BPM имеет даже больше преимуществ, чем упомянутые выше, поймите почему:

Преимущества облачного ПО для управления бизнес-процессами:

Система хранит все диаграммы процессов в библиотеке, с которыми вы можете совместно обращаться, публиковать и даже редактировать.

В идеале эти системы очень интуитивно понятны и просты в эксплуатации, поэтому профессионалы, не имеющие опыта в продвинутом программировании, могут научиться делать оптимизацию и вносить свой вклад. Программа имеет простой в использовании интерфейс, известный как Low code BPM.

Таким образом, представление новых рабочих процессов владельцам процессов, пользователям и клиентам становится намного проще и быстрее.

Кроме того, для всех диаграмм документация создается автоматически, что позволяет в любое время легко найти достаточно полную информацию.

Таким образом, можно использовать процессы, которые работали и готовы к использованию, и включить эти потоки в новые процессы, значительно ускоряя непрерывное совершенствование.

Вы также можете использовать все эти диаграммы в качестве примеров для представления заказчику в качестве примера реального применения решения. Все онлайн, доступно даже со смартфона.

Понять эту концепцию:

Бесплатная система моделирования процессов

Гибкое моделирование процессов с помощью программного обеспечения, использующего самые современные и общепринятые обозначения, BPMN 2.0, это больше не что-то недоступное.

С HEFLO вы и каждый в вашей компании можете положиться на этот инструмент, получить к нему доступ с любого мобильного устройства и очень легко разрабатывать свои процессы, используя стиль «перетаскивания». Вы также можете полностью полагаться на сам инструмент, поскольку он указывает, что такое каждый из элементов нотации и что они делают в BPMN 2.0.

Кроме того, существует библиотека моделей процессов, которые могут вас вдохновить, обучающие видеоролики на YouTube и блог , где несколько вопросов, связанных с BPM, объясняются дидактическим и легким для понимания образом.Все в вашем распоряжении.

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами, передачи и оптимизации

Любой, кто ищет средства управления бизнес-процессами , должен иметь в виду, что вместо предоставления данных для управления цепочкой создания стоимости они будут использоваться для разработки процесса и его постоянного улучшения.

Причина в том, что моделирование процессов следует шестиэтапному циклу, жизненному циклу BPM: используйте шесть этапов для получения результатов! :

1. Стратегическое планирование и согласование
2. Анализ
3. Дизайн
4. Реализация
5. Контроль и управление
6. Улучшение

Когда мы достигаем шестого этапа, мы возвращаемся к началу: стратегический план компании и его цели снова согласовываются с текущим процессом, проводится новый анализ, процесс изменен и т. Д. цикл непрерывное совершенствование .

В этом контексте средства управления бизнес-процессами должны идти дальше, они должны работать как программное обеспечение для управления версиями процессов, а также как программное обеспечение для управления и оптимизации процессов — все в одном интегрированном инструменте.

Таким образом, все, что было сделано ранее, можно найти, аналогичные версии процессов можно протестировать и сравнить, и есть много других преимуществ, таких как совместная работа , интеграция и сотрудничество , которые мы подробно рассмотрим ниже.

Подробнее: Облачное программное обеспечение BPM: больше мобильности и совместной работы

Преимущества управления бизнес-процессами

Если инструменты бизнес-процессов имеют программное обеспечение для контроля версий и оптимизации процессов, работа в компании значительно упростится, посмотрите, как:

1- Работа в команде

Моделирование, контроль и улучшение процессов — это работа, требующая многопрофильной команды, включая владельцев процессов, аналитиков, инвесторов, персонал технологического офиса, консультантов, а также прямые отношения с теми, кто работает, а также с клиентами.

Таким образом, средства управления бизнес-процессами, которые позволяют создавать множество улучшенных версий без потери каких-либо предыдущих и доступны через облако, с обновлениями в режиме реального времени, может позволить каждому обмениваться частичными идеями, обмениваться предложениями, представлять инновации, сотрудничать в заодно и многое другое.

Процесс от одного члена команды может быть отредактирован другим без потери предыдущей версии и таким образом, чтобы коллега мог также наслаждаться тем, что было разработано.

2- Документация

Мы говорили о средствах управления бизнес-процессами, выходящих за рамки этого: нам нужно программное обеспечение для управления и оптимизации процессов, которое сохраняет предыдущие версии и работает в режиме онлайн с удаленным доступом.

А теперь мы хотим даже большего: мы хотим, чтобы это программное обеспечение мгновенно документировало смоделированные процессы одним нажатием кнопки!

Да, это возможно, и это значительно облегчает обмен информацией не только между членами команды, но и с другими внутренними и внешними сферами, такими как клиенты.

HEFLO уже имеет эту функцию для автоматического создания документации, с приятной и дружелюбной, простой для понимания и очень полной компоновкой!

См. Также: Что представляет собой идеальное программное обеспечение для документирования бизнес-процессов?

3- Библиотека процессов: управление знаниями

Что, если бы эти элементы управления бизнес-процессами, поскольку они могут архивировать предыдущие версии, имели библиотеку процессов , где можно было бы изучить прошлые проекты, которые хорошо работали, некоторые процессы или подпроцессы можно было бы стандартизировать, и все это можно было бы использовать в качестве вдохновения для каждого? Новый задача?

В дополнение к архивации ваших процессов интуитивно понятным и практичным способом, HEFLO периодически предлагает несколько готовых шаблонов процессов, которые были разработаны и протестированы специалистом, поэтому вы можете использовать и редактировать их по своему усмотрению, что значительно упрощает использование экономьте время на повседневных задачах .

Отъезд: 5 стратегий повышения эффективности управления бизнесом

HEFLO — это бесплатный инструмент моделирования процессов, который был очень полезен для многих компаний и профессионалов, посмотрите, что говорит этот пользователь:

«Некоторое время назад я искал альтернативу дорогому и не очень практичному Visio. Я нашел другие решения, но всегда были проблемы с работой, такие как плохая поддержка (недружелюбный персонал) или трудности в обучении и использовании программного обеспечения.Помня об этом, после быстрого поиска я нашел Heflo. Было легко зарегистрироваться, понять и развить, так как меня постоянно поддерживали. Команда и инструменты превосходны , и я стал одним из ваших клиентов. Спасибо всем в HEFLO »

— Марсио Зилли — A&Z Consulting

Позвольте нам помочь с вашим обзором

Существует 4 основных категории внутреннего контроля:

1. Контроль уровня организации — включает высшее руководство, развивающее требуемый уровень культуры внутри организации в отношении внутреннего контроля, также известный как «тон наверху»
2. IT General Controls — обеспечение общего контроля над ИТ-средой (например,грамм. управление изменениями, управление пользователями и доступом и т. д.)
3. Управление ИТ-приложениями — обеспечение автоматизированного системного контроля обработки бизнес-транзакций (например, настройки конфигурации системы)
4. Ручное управление — обеспечение дополнительного контроля над обработкой бизнес-транзакций (например, IT Dependent Controls — проверка системных отчетов на предмет исключений, требующих дальнейшего расследования; Non-IT Dependent Controls — партнерские проверки / утверждения менеджеров и т. Д.).

Как средства управления ИТ-приложениями, так и средства ручного управления находятся под общим термином «Управление бизнес-процессами», поскольку они напрямую поддерживают ваши бизнес-процессы и транзакции, которые через них проходят.Неспособность обеспечить разработку и эффективное функционирование этих средств контроля означает, что у вас не будет уверенности в целостности ваших бизнес-данных. Это может повлиять на качество бизнес-решений и достижение бизнес-целей, а также создать риски для финансовой отчетности.

Консультационное решение под ключ

Наш SAP Business Process Controls Review разработан, чтобы помочь вам выявить проблемы с элементами управления, непосредственно поддерживающими ваши бизнес-процессы, а также области, нуждающиеся в улучшении, до того, как риски будут реализованы и станут проблемой для целостности ваших данных.Мы также помогаем выявить слабые места в системе контроля, прежде чем они появятся в вашем аудиторском отчете.

Используя глубокие знания новейших методов аудита SAP, наши опытные консультанты проведут оценку вашей текущей среды SAP Business Process Controls с учетом рисков. Наши консультанты — это преданные своему делу профессионалы, имеющие опыт работы в «большой четверке» с обширным опытом в области аудита, бизнес-процессов и контроля. Этот обзор включает в себя один или несколько ключевых циклов бизнес-процессов, например:

• Распоряжение об оплате
• Закупи к оплате
• Главная книга
• Основные средства
• Опись

Наш обзор может также охватывать бизнес-процессы, характерные для вашей организации и / или отрасли, поскольку наш опыт распространяется на применение принципов управления рисками и контроля к нишевым бизнес-процессам и нормативным требованиям.Наши консультанты применяют новейшие проверенные методологии аудита для выявления ключевых областей риска в вашей контрольной среде SAP. Мы быстро определим текущие уровни контроля в вашей системе SAP и оценим, как они соотносятся как с внутренними / внешними политиками и правилами, так и с передовой практикой SAP Business Process Controls.

Мы не даем общих рекомендаций по передовой практике, поскольку мы осознаем, что каждая организация уникальна с различными рисками, проблемами и желаемыми уровнями контроля.Вместо этого мы даем рекомендации, которые учитывают отрасль, размер и характер вашей организации, а также любые компенсирующие меры, которые могут способствовать снижению риска.

Мы также понимаем, что организациям необходимо «согласиться» с концепцией внутреннего контроля, чтобы бизнес сохранял общую собственность, что является важным элементом обеспечения постоянных улучшений в среде контроля.

Управление процессом, управляющим бизнес-процессами

С начала 1970-х годов программное обеспечение и информационные технологии (ИТ) значительно изменили способы разработки, доставки и обслуживания продуктов, процессов и услуг.Программное обеспечение и ИТ становятся движущей силой в том, как люди работают, воссоздают и учатся, с экспоненциально растущей скоростью. Большинство экспертов оценивают эту глобальную «индустрию» примерно в 1 триллион долларов США в 2006 году, при этом данные показывают, что цена низкого качества (COPQ) превышает 250 миллиардов долларов. По некоторым оценкам, она может достигать 500 миллиардов долларов. Это означает, что от 25 до 50 процентов ИТ-бюджета каждой компании находятся под угрозой.

Программное обеспечение и ИТ COPQ включает стоимость отмененных проектов, проектов с превышением бюджета, просроченных проектов, внепланового и чрезмерного обслуживания и поддержки, а также низкую эффективность и потерю производительности.

По словам доктора Ховарда Рубина, известного автора, преподавателя и исследователя в области информатики и технологий: «Короче говоря, если эти проблемы с производительностью не начнут оборачиваться, стоимость плохого управления проектами начнет превышать весь объем производства в странах. … Спрос на качество и производительность действительно заставит решить эту проблему раз и навсегда. А инженерные методы и дисциплины последуют за этим ». (Интервью Computer Aid, Inc. (CAI), опубликованное в марте 2006 г.)

Шесть сигм — путь к результату

«Инженерные методы», на которые ссылается Др.Рубин кратко включены в «Шесть сигм» для программного обеспечения и ИТ-методологий, применяемых ведущими компаниями. Впервые в области программного обеспечения / ИТ система на основе фактов и данных для определения приоритетов, решения проблем и разработки новых систем на основе программного обеспечения дает прорывные результаты.

ИТ-директора, технические директора и финансовые директора постепенно осознают, что те же методы (бережливое производство и шесть сигм), которые преобразовали производственные и транзакционные процессы в плавные, высокоэффективные процессы, также будут работать в программном обеспечении и ИТ, если их адаптировать для распознавания различий в этих процессах и быстрых скорость изменения, связанного с ними.

Параллельно со взрывным ростом технологий старые промышленные, производственные и сервисные процессы (а также продукты) трансформировались с помощью TQM, реинжиниринга и, в конечном итоге, «Шести сигм». Последняя дала потрясающие результаты в процессах и продуктах, в которых применялась «Шесть сигм». Многие усилия по улучшению были нацелены на ручное ядро ​​продуктов и процессов (человеческие ресурсы, процедуры, рабочие инструкции, поток, спецификации и т. Д.), Часто игнорируя технологию, которая ими движет, а в некоторых случаях обходя технологии, призванные помочь.

Вероятно, это произошло из-за отсутствия полной интеграции и взаимодействия этих систем, процессов и продуктов. Организационная разобщенность, границы отделов, личные предпочтения и несовместимость, вызванные отсутствием последовательной методологии для улучшения и интеграции процессов, продуктов (и технологий, которые ими управляют) еще больше усугубляли эту проблему.

Быстрые темпы изменений в технологиях также способствуют реактивному поведению, парализующему большинство программных и ИТ-организаций.В своем стремлении оставаться на вершине технологической кривой и всех желаемых преимуществ организации постоянно переходили к новым решениям, прежде чем выгоды от первоначального решения были реализованы. Кроме того, рекламируемые бизнес-преимущества этих систем редко измеряются и проверяются для проверки и подтверждения результатов.

Вызывает недовольство и неэффективность

Эти действия часто приводят к значительным разрывам контактов, разочарованию сотрудников, неудовлетворенности клиентов и неэффективности самих процессов и продуктов, которым они были призваны помочь.

ИТ-примеры этой дисфункции включают компании, которые потратили миллионы на развертывание системы в масштабе предприятия только для запуска теневой системы электронных таблиц. Это действительно то, что было задумано или ожидалось? К сожалению, многие организации этим занимаются. Компания может проверить, делает ли это то, что они делают, проведя инвентаризацию отчетов, информационных панелей и электронных таблиц, которые создаются вне корпоративной программной среды, для измерения и принятия решений по повторяющимся процессам.Оцените влияние, важность и стоимость этих «подвесных» систем. Разве это не цена плохого качества? Какова цена? Все необходимое для проектов «Шесть сигм».

В области программного обеспечения продукта рассмотрим такие продукты, как сотовые телефоны, в которых оборудование 6 сигма (построенное на производственной линии 6 сигма) работает в сети 3 сигма, затем поставляется с услугой 2 сигма и содержит программное обеспечение, настолько сложное, что инженер-программист не могу понять, как использовать всю функциональность. В таком случае, каков уровень качества общего обслуживания клиентов? Возможно, 2 сигма? Достаточно ли одной инновации в виде тонкого как бритва телефона для устойчивого роста рынка и финансового успеха? Когда-то было, но теперь уже нет.

Методология «Шесть сигм» может значительно улучшить этот вид производительности за счет создания структуры, определения приоритетов и основных инструментов, с помощью которых можно более полно понять проблемы, которые должна решать технология, требования клиентов и измеримые последствия для бизнеса различных концепций и решений. офф.

Итак, очевидно, что во многих случаях процесс, который теперь контролирует бизнес-процессы компании, — это программное обеспечение и ИТ. Возникает вопрос: «А мы», «можем ли мы» и «должны ли мы» контролировать это и как? Быстрые ответы — да, да и да.Но было бы разумно изучить ответы более полно и поместить их в надлежащий контекст.

Во-первых, «Мы?»

При обсуждении информационных технологий, если ответ положительный, квалифицированный ответ обычно оправдывается понятием соглашений об уровне обслуживания (SLA), информационных панелей ИТ, статистики колл-центра и службы поддержки, продолжительности цикла решения и исправления ошибок. Часто при просмотре этих показателей соответствующие показатели улучшения не очевидны, непоследовательны и часто даже не рассматриваются в этом контексте.

Как бы эти предметы были охарактеризованы, если бы им был дан следующий выбор? Реактивный или профилактический? Честно говоря, ответ, вероятно, будет реактивным.

Это опережающие или запаздывающие индикаторы? В основном отстает.

Указывают ли они на причину или следствие? Наверное, эффект.

Где здесь профилактическое понятие? Что побуждает компанию проводить причинно-следственный анализ? Как можно проанализировать множество переменных, чтобы выделить критическую причину?

Когда организации поймут, что к этому процессу нужно относиться, как ко всем другим? Это означает, что критические переменные необходимо охарактеризовать, расставить по приоритетам, понять, измерить и контролировать.Шесть сигм предоставляет для этого методы и инструменты.

В разработке и проектировании программного обеспечения у квалифицированного да есть ссылки на тестирование, дефекты на тысячу строк кода (DpKLOC), проверки, исправления ошибок и т. Д.

Опять же, в основном это ответ типа «обнаружить и отреагировать». Как часто используются строгие дисциплины и инструменты, такие как концептуальная разработка, сбор языковых и контекстных данных или инструменты для обнаружения, где были вставлены дефекты, а где были обнаружены. Компании тратят огромное количество времени и денег на тестирование, но редко сосредотачиваются на том, чтобы внести дефекты, чтобы выявить причину.Кроме того, компании редко изучают шаблоны системных дефектов, кода и производительности. Опять же, «Шесть сигм» дает ответы за счет упорядоченного и последовательного использования проверенных инструментов.

Во-вторых, «Можем ли мы?»

Конечно. И многие ранние последователи это сделали. Их объединяет лидерство, которое не боится противоречить традиционным нормам и общепринятым взглядам при решении деловых проблем. Они готовы реализовать стратегию изменений, инвестировать в человеческий капитал, создать среду, основанную на фактах и ​​данных, и настаивают на эффективности и профилактике, а не просто на соблюдении стандарта.Это единственный способ разорвать цепочку реактивного поведения. Способность человека к изменениям определяется желанием измениться. Желание часто возникает из потребности, а потребность — в деловой ситуации компании.

Слишком часто компаниями движет устаревший процесс планирования, который по своей сути субъективен, пронизан нематериальными активами и не поддается измерению. Если эта характеристика процесса планирования кажется вам знакомой, использование простых инструментов приоритезации, таких как анализ режимов отказа и последствий, а также причинно-следственный анализ, может иметь большое значение для согласования бизнес-потребностей, потребностей клиентов и ИТ-бюджетов.Более высокий уровень расстановки приоритетов на начальном этапе планирования может помочь значительно снизить количество отказов на последующих этапах.

Частью хорошего планирования является отслеживание бизнес-кейсов. Другими словами, планирование должно быть процессом замкнутого цикла, начиная с потребностей и заканчивая результатами. Если результаты хорошие, это укрепляет процесс и стимулирует дальнейшие изменения. Если результаты плохие, компания должна понять, почему, и сделать это лучше в следующий раз.

Но помните, что если ничего не измеряется или не предпринимаются дальнейшие действия, процесс не приведет к улучшению.Следовательно, ответ на вопрос: «Мы можем, если действительно захотим».

В-третьих, «Должны ли мы?»

Кто-нибудь шутит? Просто задайте вопрос: нормально ли, что программный или ИТ-отдел тратит от 25 до 50 процентов своего бюджета? И насколько это приемлемо, если компания снизила затраты (за счет повышения качества) в производстве, цепочках поставок и транзакционных / сервисных процессах? Рано или поздно все остальные «испорченные» функции начнут спрашивать, что делают программное обеспечение и ИТ для увеличения их справедливой доли.Каждая компания должна дать количественную оценку, отчитаться и установить агрессивные цели по сокращению и, в конечном итоге, сокращению отходов.

Конечно, аспекты программного обеспечения и ИТ различны, но не настолько. Сказать, что эти процессы невозможно измерить, — неубедительное оправдание. В исследовании программного обеспечения и ИТ, проведенном Национальным институтом стандартов и технологий в 2002 году, более 40 ключевых показателей в шести категориях атрибутов были перечислены как используемые передовыми компаниями. Подробные данные доступны по нескольким отраслевым сегментам.Это где-то там. Компании должны извлечь уроки из этого и начать использовать это. Именно эти данные помогают ответить на вопрос: «А стоит ли?».

Некоторые будут утверждать, что стоимость слишком высока или затраты ресурсов слишком велики, чтобы их можно было изменить. Это недальновидный и удобный аргумент. Но это не логично. Особенно, если это организация, попавшая в реактивный цикл пожаротушения с просроченными проектами, отмененными проектами и проектами с превышением бюджета.

Ответив на эти три простых вопроса, компании могут перейти к изменению своих процессов, сделав их более превентивными по своей природе и ориентированными на результат.Это приведет организации к тому, что они будут контролировать процесс, который контролирует их успех.

Вам также может понравиться

Управление бизнес-процессами (BPM) — определение, шаги и преимущества

Управление бизнес-процессами — огромная проблема для большинства организаций. Многие владельцы бизнеса полагают, что это огромные расходы или что они окупаются только для масштабных процессов. Однако BPM важен независимо от размера вашего бизнеса.Вот подробное руководство по управлению бизнес-процессами с помощью автоматизации.

Что такое BPM?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это организационная дисциплина, в которой компания делает шаг назад и рассматривает все эти процессы в целом и по отдельности. Он анализирует текущее состояние и определяет области, требующие улучшения, чтобы создать более эффективную и действенную организацию.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это то, как компания создает, редактирует и анализирует предсказуемые процессы, составляющие основу ее бизнеса.

Каждый отдел компании отвечает за преобразование некоторых исходных материалов или данных во что-то еще. Каждый отдел может обрабатывать дюжину или более основных процессов.

Шаг 1 : Дизайн

Большинство процессов включают форму для сбора данных и рабочий процесс для их обработки. Создайте свою форму и определите, кому будет принадлежать каждая задача в рабочем процессе.

Шаг 2 : Модель

Изобразите процесс наглядно.Зафиксируйте такие детали, как крайние сроки и условия, чтобы дать четкое представление о последовательности событий и потоке данных в процессе.

Шаг 3 : Выполнить

Выполните процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой, а затем откройте его для всех пользователей. Убедитесь, что вы ограничили доступ к конфиденциальной информации.

Шаг 4 : Монитор

Следите за процессом по мере его выполнения. Используйте правильные показатели для определения прогресса, измерения эффективности и поиска узких мест.Вот более подробная статья об этом шаге.

Шаг 5 : Оптимизировать

Во время анализа обращайте внимание на любые изменения, которые необходимо внести в вашу форму или рабочий процесс, чтобы сделать их более эффективными. Рассмотрите шаги по улучшению бизнес-процессов.

Примеры управления бизнес-процессами

HR

Вы когда-нибудь чувствовали, что процесс адаптации в вашей организации слишком сложен и хаотичен? Ваш отдел кадров просит кандидатов заполнить бумажные формы, которые их утомляют? Это связано с тем, что в вашем отделе кадров отсутствует принцип управления бизнес-процессами (BPM).Применение управления бизнес-процессами помогает автоматизировать процессы управления персоналом от начала до конца, тем самым сокращая затраты, время и бумажные формы. Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами помогает вашему отделу кадров улучшить свои процессы:

• Утверждайте табели учета рабочего времени сотрудников быстрее
• Наем новых сотрудников без проблем

Продажа

В большинстве организаций отдел продаж тратит значительное количество времени на координацию с отделом дебиторской задолженности (AR) для утверждения счетов-фактур.Даже небольшая опечатка в счетах портит жизнь продавцам. Здесь на сцену выходит управление бизнес-процессами, поскольку оно автоматизирует процесс утверждения счетов, тем самым устраняя вероятность ошибок вручную и взаимных разъяснений между продавцами и командой AR. Вот несколько сценариев в отделе продаж, где управление бизнес-процессами может помочь им оптимизировать свои процессы:

Финансы

Финансовую команду засыпают бумажными формами и электронными письмами каждый день, поскольку все, что связано с деньгами, должно проходить через них.Например, если группа управления активами хочет приобрести 50 ноутбуков, они отправляют предложение, полученное от поставщика, финансовой группе для утверждения. Это всего лишь один случай. Представьте, сколько писем и бумажных форм они получают ежедневно от разных команд. Без системы им сложно управлять всем этим. Система управления бизнес-процессами (BPM) помогает им управлять всем этим. Вот пара сценариев в финансовом отделе, где управление бизнес-процессами становится спасительной возможностью:

• Одобрение заявок на командировку в один клик
• Настройка рабочих процессов для уникальных сценариев

BPM — это как управление задачами или проектами?

Управление бизнес-процессами не является ни управлением задачами (которое фокусируется на отдельных задачах), ни управлением проектами (которое обрабатывает одноразовые или непредсказуемые потоки).

Управление задачами — это обработка или организация набора действий, возникающих из проекта. Эти проекты часто бывают разовыми и неповторяемыми. Когда эти проекты хорошо организованы, как, например, строительные работы, используется программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project. Trello, Asana или Kissflow Project — хорошие инструменты для управления задачами в специальных проектах.

Управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме, или управление процессами.

Узнайте больше о проекте и процессе

Какие бывают типы управления бизнес-процессами?

Системы

BPM можно разделить на категории в зависимости от цели, которой они служат. Вот три типа управления бизнес-процессами:

BPM, ориентированный на интеграцию

Этот тип системы управления бизнес-процессами обрабатывает процессы, которые в основном переключаются между вашими существующими системами (например, HRMS, CRM, ERP) без особого участия человека. Системы управления бизнес-процессами, ориентированные на интеграцию, имеют обширные соединители и доступ к API, что позволяет создавать процессы, которые быстро меняются.

Человекоцентричный BPM

BPM, ориентированный на человека, предназначен для тех процессов, которые в основном выполняются людьми. У них часто есть много утверждений и задач, выполняемых отдельными лицами. Эти платформы отличаются удобным пользовательским интерфейсом, простыми уведомлениями и быстрым отслеживанием.

Документ-ориентированный BPM

Эти решения для управления бизнес-процессами требуются, когда документ (например, контракт или соглашение) лежит в основе процесса. Они позволяют выполнять маршрутизацию, форматирование, проверку и получение подписи документа по мере прохождения задач в рабочем процессе.

Большинство систем управления бизнес-процессами могут включать элементы каждого из них, но каждая из них обычно имеет одну специальность.

Почему важно управление бизнес-процессами?

Если оставить неорганизованными и несистематизированными, плохие бизнес-процессы могут привести к хаосу. На индивидуальном уровне люди видят только одну часть процесса, и очень немногие могут отсканировать и увидеть все эффекты процесса, где он начинается и заканчивается, ключевые необходимые данные и где находятся потенциальные узкие места и неэффективность.

Неуправляемые хаотические процессы наносят ущерб бизнесу и приводят к одному или нескольким из следующих сценариев:

• Потраченное время
• Больше ошибок
• Повышенная вина
• Отсутствие данных
• Деморализованных сотрудников

Применяя управление бизнес-процессами, организации могут улучшить свои процессы и поддерживать все аспекты операций в оптимальном режиме.

Каковы преимущества включения управления бизнес-процессами?

Вот некоторые из основных преимуществ использования BPM в вашем бизнесе:

• Получите контроль над хаотичными и громоздкими процессами
• Создание, отображение, анализ и улучшение бизнес-процессов
• Более эффективное выполнение повседневных операций
• Реализуйте более крупные организационные цели
• Переход к цифровой трансформации
• Улучшение и оптимизация сложных операций
• Тщательно отслеживайте отдельные элементы в процессе их выполнения

Функции, которые должен иметь каждый грамотный инструмент управления бизнес-процессами.

Теперь, когда вы знаете, зачем нужна система BPM, вот список функций, которые должна иметь хорошая система управления бизнес-процессами.

• Инструмент для визуального построения диаграмм процесса
• Конструктор форм с перетаскиванием
• Управление доступом на основе ролей
• Мобильная поддержка
• Мощные функции администратора
• Единый вход (SSO)
• Интеграция с существующими программными системами
• Отчеты и аналитика
• Производительность для больших баз пользователей
• Показатели эффективности процесса

Прочтите эту статью, чтобы получить подробное объяснение перечисленных выше особенностей хорошей системы управления бизнес-процессами.

Действительно ли BPM дорогой?

Обычно да. Системы управления бизнес-процессами (BPM) могут быть довольно сложными. Установка локального решения может стоить более 250 000 долларов с учетом затрат на технологии и консультантов. Но процесс Kissflow начинается всего с 390 долларов в месяц, чтобы сделать BPM намного более доступным. Кроме того, за поддержку не взимается дополнительная плата. Выберите процесс, который вам было сложно автоматизировать, и начните работу с Kissflow сегодня.

Узнайте, почему эти 7 инструментов для автоматизации процессов лидируют среди конкурентов!

.