Копия верна как правильно заверить документы: Как заверить копию бумажного документа

Содержание

Как заверить копию бумажного документа

Копия должна быть четкой, легко читаемой. Если копия имеет неясный текст, приписки и иные неоговоренные исправления, Удостоверяющий центр (УЦ) вправе отказать в принятии такой копии.

Копии документов, необходимых для выпуска электронной подписи, должны быть заверены не более 30 дней назад на момент предоставления в УЦ.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут заверить копии либо нотариально, либо самостоятельно. Это может сделать не только руководитель, но и любой сотрудник компании. Для выпуска электронной подписи физическому лицу (не представителю юридического лица или индивидуального предпринимателя!) копии документов заверяются только нотариально.

Для заверения юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем на копии необходимо указать:

заверительную надпись «Верно» или «Копия верна»;
должность лица, заверившего копию;
подпись заверившего;
расшифровку подписи;
дату заверения;
печать организации или индивидуального предпринимателя. Если печати нет:
- юридическое лицо заверяет документы только подписью руководителя, при этом дополнительно необходимо предоставить устав, в котором отсутствует запись, что организация работает с печатью;
- ИП — только подписью предпринимателя. Дополнительно потребуется оригинал или нотариально заверенная копия «Свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя» либо «Листа записи ЕГРИП». Если ИП регистрировался электронно, бумажный экземпляр не требуется — предоставьте «Лист записи» в электронном виде с отсоединенной подписью.

Физические лица, находящиеся на территории другой страны, могут заверить копии в консульстве РФ.

Копия многостраничного документа может быть заверена двумя способами:

отдельно заверить каждый лист копии;
либо прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов.

На заметку!

Копия документа, заверенная факсимильной подписью, принимается только при предъявлении приказа, разрешающего сотруднику использовать факсимиле, подписанного директором организации, и наличии соглашения между вашей организацией и ООО «Компания Тензор» об использовании факсимильной подписи.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter или свяжитесь с нами.

Как заверить документы для суда?

Ответ: В Арбитражном процессуальном кодексе Российской Федерации установлено требование «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии».
Последствием направления в суд не надлежащим образом заверенной копии может являться отмена судебного акта, поскольку недопустима ссылка суда на ненадлежащее доказательство.

Заверительная надпись может иметь следующий вид:

Верно
Ведущий юрисконсульт Подпись Иванова И.В.
15 января 2017 года

Обязательно оказывается свежующие реквизиты:

Надпись «Верно» или «Копия верна».
Должность работника организации или если документ подписывает представитель указывается «Представитель по доверенности».
Указывается дата заверения копии документа
Проставляется подпись
Делается расшифровка подписи, путем указания фамилии и инициалов подписанта
Проставляется печать (в случае если в организации действует положение о документообороте которым предусмотрено использвание печати при заверении копий документов).

Ниже представлен образец заверительной надписи на документе:

Копии документов представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и гражданами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы исходящие от юридического лица.

В качестве надлежащие заверенной копии признается также нотариально заверенная копия документа.

В случае если необходимо произвести заверение документа состоящего из нескольких страниц, необходимо прошить документ ниткой или металлической скобой, проставить номера страниц и на месте крепежа приклеить лист, на котором помимо выше указанных реквизитов указать «Пронумеровано, прошнуровано, количество листов».

Ниже представлен образец заверительной надписи на документе состоящим из нескольких страниц:

Как заверить документ, состоящий из нескольких страниц?

Как заверить правильно копию документа

Как заверить копию документа

Копия документа воспроизводит все реквизиты оригинала (подлинника) документа. Право заверения документов, как правило, нигде не закрепляется, поэтому при необходимости это может делать любой сотрудник организации. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Как заверить копию документа?

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 реквизит отметка о заверении копии документа оформляется следующим образом:

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

слово «Верно» — это заверительная надпись;
наименование должности лица, кто заверяет копию;

подпись лица, заверяющего копию;
расшифровка подписи должностного лица;
дата заверения подлинности копии;
печать, если копия документа подлежит отправке в стороннюю организацию.

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Подробнее о печати и ее использовании>>

Верно

Начальник кадровой службы Личная подпись А. Г. Миронов

Дата

Во многих организациях принято указывать местонахождение подлинника документа. Это облегчает в дальнейшем процесс поиска документа.

Подлинник документа в деле ООО «Пломбир» № 02–15 за 2014 год.

Верно

Начальник кадровой службы Личная подпись А. Г. Миронов

25.09.2014 Печать

В целях экономии времени для заверения копии часто используется штамп «КОПИЯ ВЕРНА», что также допустимо.

Как правильно заверить многостраничный документ?

Четких правил для заверения многостраничного документа не существует, однако есть несколько общепринятых правил:

листы нумеруются;
после этого они скрепляются металлической скобой или нитью;
на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе («Прошито и пронумеровано 28 листов»), а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой;
ставится печать.

В последнее время государственные органы требуют заверения каждого отдельного листа многостраничного документа, поэтому сначала уточните каким образом заверенные документы у вас точно примут.

Как правильно заверить документы в налоговую>>

Имеет ли право заверять документы (предприятия) юрист предприятия?

Согласно п. 29 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Но наряду с этим существует также такое понятие, как «заверенная копия», то есть копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Данные определения наглядно демонстрируют необходимость соблюдения порядка заверения копии, ведь в противном случае она не сможет послужить поставленным целям. Соответствие копии документа свидетельствуется печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» при этом ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно» (на практике также пишут: «Копия верна»), должность заверившего копию лица, его личную подпись, расшифровку таковой (инициалы, фамилию), а также дату заверения. В соответствии с Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Такой же позиции придерживаются и представители Минфина России в Письме от 1 февраля 2010 г. N 03-02-07/1-35 где отмечают, что копии документов заверяются подписью руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью организации, если иное не предусмотрено законодательством. Также по этому поводу высказался Высший Арбитражный Суд РФ, который относит к надлежаще заверенным копиям только те копии, достоверность которых заверена нотариально либо подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ (Определение ВАС РФ от 20 декабря 2010 г. N ВАС-14501/10). Таким образом, заверять копии документов организации может руководитель или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работник заверяющей организации, главное закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документообороте или в доверенности.

Как заверить документы правильно с 01 июля 2018 года

Как заверить документы правильно с 01 июля 2018 года, в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Из статьи вы узнаете: как правильно заверить документы по запросу организации, работника, используя печать « Верно»; какие реквизиты оформляем при заверении на документах «Верно», на что обращаем внимание при заверении подписи.

Для чего нужны копии документов?

Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.

Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.

Как заверить документы по новым правилам?

С 01 июля 2018 года заверять документ необходимо, опираясь на новые требования ГОСТа Р 7.0.97-2016. Согласно новому ГОСТу, правила заверения — напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».

Необходимо помнить о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

Копии документов, предназначенные для внутреннего использования, можно оформлять в упрощенном порядке, в соответствии с пунктом 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись, а также расшифровку: ФИО, дату заверения.

Таким образом для внутреннего документооборота организации с 2018 года необходимо :

указывать запись «Верно»;
Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
указывать дату заверения.

Подпись работника, заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

По новому ГОСТу в соответствии с пунктом 5.24 ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП». В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название должности.

Новый ГОСТ является рекомендуемым (п. 4 Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ. Новый ГОСТ предъявляет противоположные требования — подпись лица и оттиск печати не должны соприкасаться.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для Федеральной налоговой службы лучше пользоваться указаниями контролеров.

Неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов, а также причиной возникновения судебных разбирательств.

Как правильно оформить отметку об электронной подписи, которая позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах. При заверении электронных документов штамп «Верно» (образец) содержит такие реквизиты, как: фразу о том, что документ подписан электронной подписью; номер сертификата ключа подписи; ФИО владельца такого сертификата; срок действия соответствующего сертификата.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С соответствии со ст 62 Трудового кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

Вопрос по поводу того, с какой даты отсчитываются эти 3 дня, законодательно не урегулирован. Специалисты Роструда считают, что первый из этих дней — дата подачи заявления работником. А сам срок исчисляют в рабочих днях. Однако судьи подтверждают правомерность исчисления срока со следующего дня после получения заявления работника (Решение Ростовского облсуда от 29.01.2018 по делу № 11-104/2018).

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Как правильно должно быть оформлено заверение?

Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки , на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

на документе ставится отметка «Верно»;
указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
указывается дата заверения;
нужно делать указание на то, где хранится оригинал.

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию трудовой книжки ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документов

Часто встречаются следующие ошибки:

Печать организации захватывает текст или подпись работника, заверившего копию (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам
Не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Источник: блог Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарий, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

О переводе младшего медицинского персонала в уборщики служебных помещений: разъяснения Минздрава России

Порядок разработки профессиональных стандартов совершенствуется: Максим Топилин

Профессиональный стандарт «Специалист по регистрации скважинных геофизических данных (в нефтегазовой отрасли)» утвержден

Докладная записка: как правильно оформить

Как правильно заверить сшитые копии документов?

Наверняка, каждый из нас хотя бы раз в своей жизни сталкивался с необходимостью заверения копий многостраничных документов. Такого рода требование нередко предъявляется для бумаг, которые нужно предъявить в налоговые службы, суды, банки и другие учреждения для трудоустройства, оформления имущественных сделок, открытия наследственного дела, получения пенсий и выплат. Особенно этот вопрос актуален, когда имеется острая необходимость подать один и тот же документ сразу в несколько служб.

Казалось бы, что здесь сложного? Нужно просто прийти к нотариусу и предоставить отснятые копии документов. Однако согласно опыту и практике довольно часто возникают ситуации, когда специалист отказывается совершать данную процедуру по различным на то причинам:

содержание документа противоречит законодательству;
в документе имеются исправления, зачеркнутые слова или ошибки;
текст документа трудно прочитать;
документы не правильно прошиты или скреплены;
отсутствует дата выдачи документа, регистрационный номер, а также подпись и печать того, кто его выдавал;

При отсутствии вышеперечисленных ограничений вы можете заверить у нотариуса практически любые многостраничные копии документов. Это повысит их юридическую силу и доверие к копии, исключит малейшие сомнения в ее правдивости, а также выступит надежной защитой ваших интересов в некоторых непредвиденных случаях.

Давайте представим себе такую ситуацию, что вам срочно нужно предоставить копии документов в банк для оформления кредита или к налоговикам для отчета. Хорошо, если такая копия одна, а если их более ста? Ведь несмотря на то, что компьютеры занимают важную часть в нашей жизни и с каждым днем электронный документооборот набирает все большую популярность в современном делопроизводстве, многие продолжают работать только лишь с бумажной документацией.

На сегодняшний день четких правил для заверения сшитых копий документов не существует. Однако несмотря на это, все же есть определенный алгоритм действий, которого рекомендуется придерживаться при прохождении данной процедуры:

изготовить копии;
скрепить листы металлической скобой или сшить нитью в месте, где отсутствует текст;
пронумеровать копии в соответствии с нумерацией подлинника;
поставить заверяющую подпись у нотариуса с отметкой на последнем листе, что копия верна, количеством листов в документе, должностью, фамилией и инициалами, подписью, датой заверения и печатью;

Если вам необходимо срочно заверить сшитые копии документов, обращайтесь в нашу нотариальную контору, расположенную по адресу г. Москва, Ленинградский проспект 14 к1. У нас вы сможете заверить копии абсолютно любых документов быстро, легко и с гарантией соблюдения строгой конфиденциальности. Все, что потребуется от вас, лишь предоставить свой паспорт и сшитые копии документов, которые необходимо заверить. Стоимость удостоверения копии зависит от документа, количества страниц и согласовывается индивидуально с каждым клиентом. Для записи на прием к специалисту или получения дополнительной информации обращайтесь по телефону +7(495) 234 7966.

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

Наталия Кондакова,
специалист по внедрению систем электронного документооборота СП ЗАО «Международный деловой альянс»

В документах, устанавливающих правила составления и оформления документов, на настоящий момент не регламентирован порядок заверения копий многостраничных документов (скреплению листов, оформлению текста надписи и т.д.).

В соответствии с п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

В соответствии с данным положением можно сделать вывод о том, что отметка о заверении копии делается не на каждой странице, а только на последней странице с подписью.

В случае если заверению подлежит многостраничная копия документа, необходимо каким-либо образом указать количество страниц в документе. Для этого страницы документа нумеруются, указывается их общее количество.

В практике работы с документами при заверении копии многостраничного документа, как правило, поступают следующим образом:

· листы документа нумеруют, при необходимости скрепляют нитью или металлической скобкой, на место скрепления наносят бумажную наклейку;

· на наклейке оформляется отметка о заверении копии, которая включает надпись об общем количестве листов копии;

· при необходимости на заверяемой копии документа проставляется печать.

Вместе с тем допускается листы многостраничных копий документов не скреплять, а проставлять отметку о заверении копии на каждом из листов копии документа.

Полный текст ответа на вопрос доступен только для подписчиков журнала

оформить подписку на журнал

Как заверить копию документа

Обновлено 1-23-18 . Подписывающие лица часто просят нотариусов удостовериться, что репродукция или фотокопия оригинала документа является верной, полной и правильной копией оригинала. Это называется «заверение копии» или «заверение копии». Не всегда ясно, сможете ли вы это сделать. Вот несколько важных фактов о заверении копий, которые должны знать все нотариусы.

Как заверить копию документа?

Базовый процесс сертификации копии описан ниже.Некоторые шаги могут отличаться в зависимости от законов штата:

1. Хранитель документа требует заверенную копию

Хранитель оригинального документа (также называемый «хранитель») появляется перед вами и просит вас заверить копию оригинального документа.

2. Нотариус сравнивает оригинал и копию

Хранитель представляет оригинал документа и копию, чтобы вы могли подтвердить, что копия идентична оригиналу. В некоторых случаях хранитель может предъявить оригинал документа, и вас могут попросить сделать копию.

3. Нотариус удостоверяет точность копии

После того, как вы подтвердите, что копия соответствует оригиналу, вы заполняете и прикрепляете к копии нотариальное свидетельство о том, что копия является верной, точной и полной.

Все ли нотариусы заверяют копии?

Не в каждом штате. Некоторые штаты (например, Michigan и New York ) не разрешают нотариусам заверять копии документов в качестве официального нотариального акта, а некоторые штаты ограничивают типы документов или записей, которые могут удостоверять нотариусы:

Калифорния Нотариусы могут заверять копии доверенностей или копии собственных журнальных записей нотариуса только по запросу Государственного секретаря или суда.

Флорида При создании копии должны присутствовать нотариусы. Нотариус Флориды, выполняющий заверение, должен либо сделать ксерокопию, либо контролировать человека, который делает копию. Кроме того, нотариусы Флориды не могут заверять копии записей актов гражданского состояния или публичных записей, если копия может быть сделана хранителем публичных записей.

Техас разрешает нотариусам заверять копию только в том случае, если оригинал является документом, не подлежащим регистрации — например, официальные лица штата заявили, что нотариусы штата Техас не могут заверять копию паспорта, поскольку паспорт потенциально может быть записан.

Если я не могу заверить копию документа, есть ли альтернатива?

Может быть разрешена альтернативная процедура, называемая «заверение копии хранителем документов». С помощью этой процедуры хранитель или держатель документа подписывает заявление, подтверждающее точность копии, а нотариус нотариально заверяет подпись хранителя на заявлении. Разница в том, что вместо прямого заверения копии нотариус нотариально заверяет подпись хранителя на заявлении, подтверждающем точность копии.

Как я могу посоветовать подписывающему лицу?

Вы должны быть осторожны, чтобы не дать подписывающей стороне несанкционированные юридические консультации. Вы можете упомянуть, что вы можете выполнить заверение копии хранителем документов, но не должны предлагать или рекомендовать это подписавшему. Например, если вас попросят заверить копию, вы можете сказать: «Закон штата не разрешает мне заверять копию вашего документа. Однако в этом случае я могу нотариально заверить вашу подпись на письменном заявлении, в котором вы заверяете копию.»Вы не должны говорить что-то вроде:» Я не могу этого сделать, и вместо этого должен выполнить заверение копии хранителем документов «. Важное различие здесь состоит в том, что вы можете упомянуть, что вы можете выполнить процедуру, и позволить подписывающей стороне выбрать этот вариант, если он или она желает, но вы не должны указывать подписывающей стороне, что делать — это может составлять юридическую консультацию Нельзя давать.

Что делать, если подписывающее лицо просит меня заверить копию свидетельства о рождении или браке?

В некоторых юрисдикциях, таких как Делавэр, Флорида и Пенсильвания, нотариусам не разрешается заверять копии записей актов гражданского состояния.Однако ответственность за проверку подлинности документа лежит на подписывающей стороне, а не на нотариусе.

Дэвид Тун — младший редактор Национальной нотариальной ассоциации.

В свидетельстве о рождении моей сестры проштамповано слово «подавлено», почему это — запрос о свободе информации в Главном ЗАГСе

Список допустимых квалификаций для удостоверяющих документов.док
49 тыс. Скачать Просмотреть как HTML

Главный регистр
а / я 476

Саутпорт

[1] [FOI # 394198, электронная почта] PR8 2WJ

Т: 0300 123 1837

Факс: 0151 471 4406

Текстовое реле: 18001 0300 123
1837

E:
[адрес электронной почты]

Интернет: www.gov.uk

Наш номер: C38100 / 2016

23 марта 2017

Уважаемый Лоо

Благодарим вас за недавний запрос информации о
свидетельство о рождении.

Мы признательны, что вы обратились с просьбой о объяснении
формулировка, которая присутствует в сертификате, но поскольку формулировка незнакома
, можете ли вы предоставить оригинал или заверенную копию
, чтобы мы могли помочь вам с этим запросом.

+ ———————————————— ———————— +
| Обратите внимание, что любые предоставленные доказательства должны быть либо: — |
| |
| |
| |
| · Исходный документ |
| |
| · Фотокопия оригинального документа, заверенного |
| сотрудник местного регистрационного офиса |
| |
| · Фотокопия оригинального документа, заверенного |
| человек, указанный в прилагаемом списке.|
| |
| |
| |
| Фотографии документов не принимаются. |
| |
| |
+ ———————————————— ———————— +

Любые оригиналы документов или заверенные фотокопии оригиналов документов. Номер
следует отправить по адресу GRO Casework, PO Box 476, Southport, PR8 2WJ с указанием
вышеуказанный ссылочный номер. Однако, если сотрудник вашего местного ЗАГС
сделал ксерокопии оригиналов документов и заверил
их, тогда мы можем принять эти копии по электронной почте или факсу из вашего местного
ЗАГС.

С уважением

Энджи Мортон

Группа по работе с делами

показать процитированные разделы

Список литературы

Видимые ссылки
1. mailto: [FOI # 394198 электронная почта]

Государственный секретарь штата Коннектикут Законодательное управление штата АУТЕНТИФИКАЦИЯ ШКОЛЫ DIP

Эта памятка была подготовлена, чтобы помочь студентам университетов Коннектикута и старшеклассникам получить аутентификацию своих студенческих записей для использования в других странах.Он определяет политику и процедуры, которым необходимо следовать, чтобы позволить этому офису аутентифицировать заверенные копии студенческих документов. Хотя оригиналов дипломов и заверенных официальных транскриптов, выданных вашей школой, достаточно для использования в Соединенных Штатах, их недостаточно для использования в других странах. Документы об успеваемости, которые будут использоваться в другой стране, должны быть подготовлены для использования всеми из следующих способов:

1) Документы должны быть заверены и подписаны оригинальной подписью должностным лицом соответствующей школы (или учащимся, только в случае дипломов)

2) Подпись школьного должностного лица (или ученика, только в случае дипломов) должна быть надлежащим образом нотариально удостоверена нотариусом штата Коннектикут

3) Нотариальная комиссия должна быть заверена секретарем штата Коннектикут. Сертификация, нотариальное заверение и аутентификация школьных документов — это требования, которые другие страны предъявляют к учащимся.Несоблюдение каждого из этих требований может задержать или отказать студенту в приеме на учебу и программы работы в стране, в которую были отправлены документы. В оставшейся части этого стратегического меморандума описывается, как именно должны быть заверены и нотариально заверены официальные документы студента, чтобы этот офис мог их подтвердить. Дипломы могут быть сертифицированы школой или студентом. Стенограммы могут быть заверены только школой. Процедуры перечислены под заголовками «Стенограммы» и «Дипломы». Наглядные примеры следуют за описанием каждой процедуры.Обратите внимание, нотариус никогда не может просто «подписать и запечатать» диплом, стенограмму или копии студенческих документов. Надлежащая сертификация и нотариальный акт должны быть указаны во всех документах студенческого журнала для удостоверения подлинности. Требования к транскриптам Копии стенограмм учащихся должны быть заверены школой и должным образом нотариально заверены, прежде чем они могут быть аутентифицированы. Только школьный регистратор или другое уполномоченное должностное лицо школы может подтвердить, что транскрипт является точной копией оригинала записи, находящейся в распоряжении школы.Студенты не могут делать заверенные копии своих транскриптов. Нотариус Коннектикута не может делать заверенную копию школьной справки. Фактически, закон штата Коннектикут не дает нотариусам права делать какие-либо заверенные копии. Школа должна быть расположена в Коннектикуте, чтобы стенограмма была заверена, нотариально заверена и заверена в Коннектикуте. Выписки из школ за пределами Коннектикута должны быть заверены, нотариально заверены и заверены в штате или стране, где расположена школа.ПРОЦЕДУРА СЕРТИФИКАЦИИ ШКОЛЫ (школа должна находиться в Коннектикуте)

1. Школьный регистратор или другой школьный чиновник, уполномоченный школой делать копии стенограммы, должен распечатать или напечатать следующее заявление на оригинальной заверенной официальной стенограмме или фотокопии заверенной официальной стенограммы: «Я, (название школы должностное лицо), (должность школьного должностного лица), удостоверяют, что это точная копия стенограммы (имя учащегося) «.

2. Школьный регистратор или другой школьный чиновник, указанный в номере 1 выше, должен затем лично явиться перед нотариусом Коннектикута, подписать и поставить дату на свидетельстве, сделанном в номере 1, и поклясться (или дать присягу) в истинности утверждение.

3. Нотариус должен затем напечатать или распечатать заявление Джурата на документе рядом с подписью школьного должностного лица. Форма заявления джурата следующая: «Подписан и принес присягу передо мной _________ дня _____________ 199__».

4. Затем нотариус должен подписать джурат и указать дату истечения срока его / ее нотариальной комиссии. После выполнения этих четырех шагов заверенная и нотариально заверенная стенограмма может быть отправлена в офис секретаря штата Коннектикут за соответствующую плату для аутентификации.Он будет возвращен студенту по почте после завершения аутентификации. ПРИМЕР: Заверенная школой копия транскрипта (школа должна находиться в Коннектикуте) Требования к ДИПЛОМУ Общие Копии студенческих дипломов могут быть либо заверенными студентом, либо заверенными школой. Только студент, у которого есть оригинал диплома, или школа, выдавшая диплом, могут подтвердить, что копия диплома является подлинной копией диплома, выданного студенту. Нотариус Коннектикута не имеет права делать заверенную копию школьного аттестата.Фактически, закон штата Коннектикут не дает нотариусам права делать какие-либо заверенные копии. Заверение дипломов школой Коннектикута Если школа должна заверить копию диплома, школа должна находиться в Коннектикуте, чтобы копия была нотариально заверена и заверена в Коннектикуте. Удостоверение дипломов студентами Если студент физически присутствует в Коннектикуте и имеет диплом, выданный школой в Коннектикуте или за пределами Коннектикута, студент может сделать копию диплома, подтвердить, что это подлинная копия, перед Государственный нотариус Коннектикута, и заверенная нотариально заверенная копия в Коннектикуте.Дипломы, которые не могут быть сертифицированы и удостоверены в Коннектикуте. Если учащийся физически не присутствует в Коннектикуте, и его диплом был выдан школой за пределами Коннектикута, диплом не может быть заверен, нотариально заверен и аутентифицирован в Коннектикуте. Учащийся должен связаться с школой за пределами Коннектикута, выдавшей диплом, и с секретарем офиса штата в штате, где расположена школа, и спросить, как получить заверенную копию диплома. см. следующую страницу ДИПЛОМ СЕРТИФИКАЦИИ СТУДЕНТА Процедура (студент должен физически присутствовать в Коннектикуте)

1.Студент должен сделать ксерокопию своего диплома, а затем распечатать или напечатать на фотокопии следующее заявление о сертификации: «Я подтверждаю, что это точная копия оригинального документа (или диплома), находящегося в моем распоряжении».

2. Студент должен лично явиться к нотариусу Коннектикута, подписать и поставить дату на свидетельстве, сделанном под номером 1, и поклясться (или дать клятву) в истинности заявления.

3. Нотариус должен затем напечатать или распечатать заявление Джурата на документе рядом с подписью студента.Форма заявления джурата следующая: «Подписан и принес присягу передо мной _________ дня _____________ 199__».

4. Затем нотариус должен подписать джурат и указать дату истечения срока его / ее нотариальной комиссии. После выполнения этих четырех шагов заверенный и нотариально заверенный диплом может быть отправлен в офис секретаря штата Коннектикут за соответствующую плату для аутентификации. Он будет возвращен студенту по почте после завершения аутентификации. ПРИМЕР, заверенная студентом копия диплома (школа может быть расположена где угодно). Процедура заверения школьного диплома (школа должна находиться в Коннектикуте)

1.Должностное лицо школы должно сделать ксерокопию диплома, а затем распечатать или напечатать следующее заявление о сертификации на фотокопии «Я, (имя должностного лица), (должность должностного лица) подтверждаю, что это подлинная копия выданного диплома. кому (имя ученика) «.

2. Затем школьный чиновник должен лично явиться к нотариусу Коннектикута, подписать и поставить дату на свидетельстве, сделанном под номером 1, и поклясться (или дать клятву) в истинности заявления.

4. Затем нотариус должен подписать джурат и указать дату истечения срока его / ее нотариальной комиссии. После выполнения этих четырех шагов заверенный и нотариально заверенный диплом может быть отправлен в офис секретаря штата Коннектикут за соответствующую плату для аутентификации. Он будет возвращен студенту по почте после завершения аутентификации. ПРИМЕР, заверенная школой копия диплома (школа должна находиться в Коннектикуте) Процедура получения ШКОЛЬНОГО ДИПЛОМА (школа должна находиться в Коннектикуте)

4. Затем нотариус должен подписать джурат и указать дату истечения срока его / ее нотариальной комиссии. После выполнения этих четырех шагов заверенный и нотариально заверенный диплом может быть отправлен в офис секретаря штата Коннектикут за соответствующую плату для аутентификации. Он будет возвращен студенту по почте после завершения аутентификации. ПРИМЕР Заверенная школой копия диплома (школа должна находиться в Коннектикуте)

Копирование сертификата нотариуса CA — Паспорт — Водительское удостоверение — Счет за коммунальные услуги

Сертификат копии в Калифорнии

Нас часто просят сделать копию паспорта, водительских прав, счета за коммунальные услуги или подписанного документа.К сожалению, не можем. В отличие от нотариусов во многих других штатах и странах, нотариусам Калифорнии не разрешается заверять копии чего-либо, кроме доверенности. Даже если мы сделаем копию лично, мы не сможем ее заверить.

Согласно Справочнику нотариусов 2018 года, опубликованному Государственным секретарем Калифорнии:

Государственный нотариус может удостоверять только копии доверенностей в соответствии с разделом 4307 Кодекса законов о наследстве и его или ее публичным нотариальным журналом. (Разделы 8205 (a) (4), 8205 (b) (1) и 8206 (e))

Заверенные копии записей о рождении, внутриутробной смерти, смерти и браке могут быть сделаны только Государственным регистратором, должным образом назначенными и действующими местными регистраторами в течение срока их полномочий, а также регистраторами округа.(Раздел 103545 Кодекса здоровья и безопасности)

Что вы можете сделать, если вам нужна заверенная копия чего-либо, кроме доверенности или публичной записи? Мы видели, как клиенты успешно обходили это правило, написав заявление, в котором говорилось, что воспроизведение является точной копией оригинального документа, а затем подписали это заявление. Затем нотариусы могут нотариально заверить подпись декларанта.

Перед тем, как сделать это, вы можете проконсультироваться со своим юристом и принимающей стороной, чтобы определить:

На каком языке следует писать выписку
Какой вид нотариального действия должен совершить нотариус (Подтверждение или Юрат)

Получив эту информацию, свяжитесь с нами, чтобы договориться о приеме у мобильного нотариуса.Мы всегда рады нотариально заверить вашу подпись.

Вопросы? Звоните (415) 655-9455.

Заявление об ограничении ответственности: Мы не адвокаты и не занимаемся юридической практикой. Мы предлагаем эту информацию как общий обзор нотариальных правил и практики. Если вам нужна помощь в составлении документа, обратитесь к юристу.

Вам нужны простые или заверенные копии корпоративных документов?

При заказе копий корпоративных документов государственная регистрационная служба или ваша частная сервисная компания спросят: «Вам нужны простые или заверенные копии этих документов?» Это сообщение в блоге даст краткое объяснение различий и предложит несколько примеров их использования.

Если вы заказываете простую копию документов юридического лица, например, статей, документов о внесении изменений / слияния, годовой отчетности и т. Д., Вы получите в основном фотокопии любых документов, зарегистрированных в подающем офисе. Традиционно файловые офисы создают простые копии, используя копировальный аппарат для воспроизведения физического файла. В наши дни, в свете развития технологий, многие государственные файловые офисы поддерживают электронные библиотеки изображений поданных документов и просто распечатывают простые копии из своей базы данных.

Заверенная копия аналогична простой в том, что является воспроизведением поданных документов. Разница в том, что заверенная копия будет включать подпись делопроизводителя и государственную печать. Подпись и печать указывают на то, что документ сравнивался с оригиналом, страница за страницей, и может быть засвидетельствован как точное воспроизведение оригинала документа в целом.

Итак, что вам нужно? Ответ зависит от вашей цели запроса документов и рекомендации вашего юрисконсульта.Каждая транзакция уникальна, но вот несколько типичных применений для каждого типа документа:

Простых копий обычно достаточно для открытия банковских счетов, и они полезны для внутренних процедур проверки, таких как определение корпоративной структуры, установление графика корпоративных событий и определение имен должностных лиц или директоров.
Заверенные копии обычно требуются, если документы собираются использовать в суде или подавать в другой государственный офис в рамках иностранной квалификации.

Для получения дополнительной информации обратитесь в свой юридический отдел, посетите веб-сайт государственной регистрации или обратитесь в свою частную обслуживающую компанию.

* Заявление об ограничении ответственности

Сообщение навигации

Что такое заверенная копия TMF?

Легендарный дизайнер Коко Шанель сказала о моде: «Если хочешь быть оригинальным, будь готов копировать».

Когда дело доходит до пробных мастер-файлов (TMF), вопросы об исходных документах и копиях возникают чаще, чем по любой другой теме.Существенная путаница связана с двумя факторами: что представляет собой заверенную копию и когда требуется заверенная копия.

Несмотря на то, что недавнее нормативное руководство помогло определить передовой опыт, устраняющий часть этой путаницы, вопросы все еще остаются. Ниже приведены ответы на наиболее часто задаваемые вопросы о процессе сертифицированного копирования для хвостохранилищ.

Что такое заверенная копия?

Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA) определяет заверенную копию как «копию исходной информации, которая была проверена, как указано датированной подписью, как точная копия, имеющая все те же атрибуты и информацию, что и оригинал.”

Зачем вам нужна заверенная копия?

Согласно Европейскому агентству по лекарственным средствам (EMA), «Директива ICH GCP требует, чтобы копии (независимо от используемого носителя) в eTMF, которые безвозвратно заменяли оригиналы, были заверенными копиями оригинала. Любая передача или преобразование (например, оцифровка или печать), не отвечающая критериям для заверенной копии, не подходит для замены исходного файла ».

Другими словами, если оригинал документа уничтожен случайно или намеренно, копия, поданная в eTMF, должна быть заверенной копией.

Как проверить точную копию?

Подтверждение — это подпись и дата, подтверждающая, что копия была создана с помощью проверенного процесса, который гарантирует, что копия содержит ту же информацию, что и оригинал, включая данные о контексте, содержании и структуре документа.

Что такое проверенный процесс?

Вот где нормативное руководство становится расплывчатым. В руководстве EMA определены шаги по контролю качества (QC) заверенных копий и говорится, что процесс оцифровки должен быть подтвержден, чтобы гарантировать, что информация не будет потеряна или изменена, но не предлагает дальнейших указаний.

Проверка — это проверка того, работает ли что-то, документирование того, что было сделано, когда это было сделано и что произошло.

Сообщество DIA Document and Records Management (DRM) разработало исчерпывающую основу для процесса уничтожения бумаги, которая также дает больше указаний для проверенного процесса. В структуре говорится: «Должен быть установлен проверенный процесс, основанный на качестве, для качества изображения, качества индексации, точности метаданных и создания заверенной копии.Мониторинг утвержденного процесса необходимо документировать. Если завершение этапов контроля качества документируется в электронном виде, функция контрольного журнала и / или электронной подписи должна быть реализована как часть общей проверки системы ».

Короче говоря, валидированный процесс — это проверенный, надежный, ориентированный на качество набор действий, определенных стандартом процедур (СОП), по которым обучается персонал.

А как насчет документов сайта?

Поскольку досье исследовательского центра (ISF) является частью TMF, те же принципы применяются и к документации сайта.Оригинальные документы, созданные на сайте, должны оставаться на сайте. При необходимости копии должны находиться в ХХМ спонсора. Однако эти копии не обязательно должны быть заверенными копиями, потому что оригинал не подлежит замене или уничтожению.

Не каждая копия в хвостохранилище должна быть заверенной копией. Копия должна быть заверена только в том случае, если она навсегда заменяет уничтоженный оригинал.

Полагаясь на рекомендации регулирующих организаций, таких как FDA и EMA, и обращаясь к приведенным выше вопросам и ответам, вы можете более уверенно определить, когда вам нужны сертифицированные копии и как их правильно создавать.

Как создать заверенную копию?

Многие системы eTMF теперь имеют возможность сертифицированного копирования, включая eTMF Trial Interactive (TI). В последней версии TI появилась возможность обеспечить сертифицированный рабочий процесс копирования. С помощью этой функции пользователи могут загрузить документ в комнату с включенной функцией сертифицированного копирования, проверить загруженный документ и просмотреть текст сертификата копии, прежде чем предоставить учетные данные для сертификации документа. Пользователи могут просмотреть сертифицированный документ и просмотреть подробную информацию, относящуюся к этой сертификации.Эта функция также работает в мобильном приложении myTI.

Для получения помощи с заверенными копиями или другой поддержкой TMF и клинических документов, свяжитесь с нами по адресу [email protected].

Удостоверение подлинности и апостиль

Общая информация

Зарубежные страны иногда требуют, чтобы подписи должностных лиц / сотрудников штата Аляска на ваших документах были официально подтверждены, прежде чем они примут их. На Аляске эту услугу предоставляет наш вице-губернатор (и только вице-губернатор.) Гаага признает полномочия генерального прокурора Аляски и секретаря апелляционных судов выдавать апостиль, но в нашей относительно короткой истории государства ни одна из этих организаций еще не подошла к списку, чтобы взять на себя эти обязанности. Вице-губернатор в настоящее время является единственным источником этих сертификатов на Аляске.

Сертификаты, которые мы производим, постоянно прикрепляются с помощью металлической петли к документу с заверенной подписью, и вице-губернатор будет подтверждать подлинность только мокрых / оригинальных подписей.Сертификаты можно получить, отправив документы по почте в наш офис в Джуно.

Документы должны быть либо нотариально заверены нотариусом Аляски (который у нас не возникнет проблем с аутентификацией), либо они должны быть оригиналом, предоставленным вам должностным лицом Аляски, чью подпись и информацию мы должны иметь для этой цели (т.е. менее уверенная вещь).

Существует два разных сертификата для использования за границей, Апостиль и Сертификат полномочий.Любая страна, указанная в «таблице статуса» Гааги, принимает апостиль, в то время как странам, не указанным в этом списке, требуется сертификат полномочий вместо апостиля. Чтобы избежать путаницы и убедиться, что сертификаты используются должным образом и что вы получите соответствующий сертификат, мы требуем, чтобы в рамках этого процесса было указано название страны назначения.

Аляска выполняет требование Государственного департамента США об отказе в выдаче сертификатов для чего-либо, кроме законного иностранного использования в соответствии с международным договором.Поданные заказы, не предназначенные для законного использования за рубежом, будут отклонены.

Если вам требуется официальное удостоверение нотариального заверения для использования в Соединенных Штатах, а не за рубежом, мы также предоставляем Сертификат о хорошей репутации, который действителен только для использования в США. Требования для получения Сертификата о хорошей репутации идентичны. к иностранным сертификатам — просто укажите при заказе, что сертификат предназначен для использования в США.

Этот процесс требует строгого соблюдения определенных стандартов документов.Вице-губернатор не будет проверять подлинность документов, которые не соответствуют стандартам или политике офиса в отношении проверки подлинности. Пожалуйста, найдите время, чтобы внимательно прочитать остальную часть этих инструкций, особенно если вы спешите и не можете позволить себе задержек.

Вам нужно будет отправить по почте оригиналы документов, плату в размере 5 долларов США за каждый сертификат, записку с вашей контактной информацией, адресом, на который вы хотите вернуть свой заполненный заказ, и названием страны, в которой вы получите ваши документы (или нашу форму заказа). Кому:

Управление лейтенанта.Губернатор
Отдел аутентификации
P.O. Box 110015
Джуно, AK 99811

Важно включить в адрес слово «Аутентификация», если вы надеетесь, что ваш заказ будет обработан как можно быстрее. Мы сортируем почту, как только она приходит, в поисках заказов на аутентификацию, чтобы они обрабатывались как можно скорее. Если адрес на вашем конверте не содержит этой визуальной подсказки, может пройти несколько часов, прежде чем кто-то откроет остальную часть письма и заметит, что в нем содержится запрос на проверку подлинности.

Для получения информации или помощи обращайтесь в April Simpson:
Электронная почта [email protected] или по телефону (907) 465-3509 (или по бесплатному телефону в пределах Аляски (877) 764-1234 и запросите апрель)

Ваши сборы могут быть оплачены личным чеком или денежным переводом, выплачиваемым штату Аляска, или картами Visa и Mastercard. Ваши документы будут возвращены обычной почтой USPS на любой внутренний адрес, если вы не предоставите другой способ возврата. Если вы хотите ускорить возврат документов, прочтите раздел о способах доставки.

Мы сделаем все возможное, чтобы вернуть ваш выполненный заказ в тот же день, когда мы его получим. Если у вас есть какие-либо вопросы, особые требования или вы хотите обсудить вашу конкретную ситуацию, пожалуйста, позвоните или отправьте электронное письмо администратору нотариуса для личной помощи.

Требования к документу

Ваши документы должны иметь оригинальные подписи и должны быть должным образом нотариально заверены уполномоченным нотариусом Аляски, или они должны быть официальными заверенными копиями Аляски Vital Records, Суда или других официальных государственных документов с подписями, которые у нас есть для этой цели.Более старые заверенные копии могут содержать подписи, которые не могут быть аутентифицированы. Если ваши копии не были выпущены совсем недавно, вам следует воспользоваться процессом проверки. Если подпись на копии не может быть подтверждена, вам необходимо получить свежезаверенную копию.

1. Оригиналы подписей.

Вице-губернатор заверяет подписи должностных лиц, которые нотариально заверили или заверили ваши документы. Официальные подписи на ваших документах должны быть оригиналами или, если официальные государственные документы, должны быть тем же документом, выданным вам государством.Фотокопии подписей не принимаются для аутентификации. Если вам нужно заверить более одной копии одного и того же документа, необходимо будет создать дубликаты оригиналов и заверить каждую копию отдельно. Если вам нужно более одной заверенной копии официального государственного документа, вам необходимо будет получить столько официально заверенных копий, сколько вам нужно.

2. Нотариальные заверения должны соответствовать требованиям законодательства.

За исключением случаев, когда вы отправляете официальные заверенные копии актов гражданского состояния, судебных или других официальных государственных документов, ваши документы должны быть нотариально заверены.Просмотрите нотариальные заверения, чтобы убедиться, что они заполнены и соответствуют требованиям законодательства. Если вам нужна помощь в выяснении соответствия ваших документов требованиям, обратитесь к администратору нотариуса или отправьте их по факсу администратору нотариуса для проверки перед отправкой их по почте. В надлежащим образом нотариально заверенном документе на Аляске:

Подпись Доверителя на заявлении или на документе, который каким-либо образом обязывает Принципала (Принципал — это лицо, подпись которого нотариально заверена.)
Нотариальное свидетельство. Образец нотариального свидетельства можно посмотреть ниже.
Подпись нотариуса.
Срок окончания нотариальной комиссии.
Отпечаток печати нотариуса, который можно воспроизвести, если его скопировать или отправить по факсу. Тисненые печати должны быть закрашены карандашом или тушью в соответствии с законодательством Аляски.

Нотариально заверенные документы должны содержать все эти элементы. Нотариально заверенные документы не могут быть удостоверены. Вам нужно будет вернуть их нотариусу для исправления, прежде чем предъявить их для аутентификации.

Нотариальное свидетельство — это формулировка, в которой указаны реквизиты нотариального заверения. Обычно он появляется в документе после подписи Принципала, хотя может быть на отдельном листе бумаги, прикрепленном к документу. Никаких конкретных формулировок законом Аляски не требуется, но закон требует нотариального свидетельства на всех нотариальных удостоверениях. Следующий образец предоставлен, чтобы помочь вам выяснить, содержит ли ваш документ нотариальное свидетельство.

**Образец нотариального свидетельства**
Штат Аляска _______ Судебный округ Подписан и принес присягу (или подтвердил) передо мной в _______________________ (город), __________________________ (имя подписавшего) _______________ (дата).

____________________________
Подпись нотариуса

Срок действия моей комиссии истекает: ___________________

Нотариальное свидетельство является обязательной основой для каждого нотариального заверения. Он связывает вместе другие элементы и предоставляет подробную информацию о совершаемом нотариальном действии. Даже если нотариус подписал и поставил свою печать, нотариальный акт не соответствует требованиям законодательства, если нотариальное свидетельство отсутствует.

3.Государственные нотариусы и нотариусы, не уполномоченные на работу.

Закон

Аляски предоставляет почтмейстерам США, военным офицерам, судьям Аляски, судьям, магистратам и судебным секретарям право совершать нотариальные действия в качестве унтер-нотариусов. Вице-губернатор не хранит файлы подписей унтер-нотариусов, поэтому их нотариальные заверения обычно не могут быть заверены. Мы можем собирать подписи сотрудников суда во многих ситуациях, но мы не ведем автоматически файлы с подписями для всех сотрудников суда.Сбор этих подписей может занять некоторое время и во многих случаях может оказаться невозможным, если человек больше не работает.

Большинство нотариусов на Аляске уполномочены вице-губернатором. Если возможно, вам следует попытаться нотариально заверить ваши документы у уполномоченного нотариуса. Самый простой способ найти уполномоченного нотариуса — это посетить ваш банк. Если у вас возникли проблемы с поиском нотариуса, обратитесь за помощью к администратору нотариуса или просмотрите нашу базу данных нотариусов.Если вы хотите убедиться, что ваш документ был нотариально заверен уполномоченным нотариусом, прежде чем отправлять его, или проверьте, есть ли у нас подпись конкретного судебного служащего в файле, пожалуйста, просмотрите раздел о проверке документов.

4. Официальные заверенные копии актов гражданского состояния Аляски (свидетельства о рождении, свидетельства о браке и т. Д.)

Лейтенант-губернатор удостоверяет официальные заверенные копии записей актов гражданского состояния, которые были выданы непосредственно офисом Vital Records на Аляске.Судебная система Аляски также участвовала в выдаче заверенных копий записей актов гражданского состояния до 2005 года, и в целом мы не сможем подтвердить подлинность подписей на этих заверенных копиях. Если у вас есть выданная судом копия записи актов гражданского состояния, требующая аутентификации, вам, вероятно, потребуется заказать новую заверенную копию в офисе статистики естественного движения населения. Мы будем рады просмотреть ваш документ, чтобы проверить, можем ли мы с ним работать или нет.

Управление естественного движения населения в Джуно также будет напрямую принимать заказы на заверенные копии записей актов гражданского состояния.Если вы заказываете заверенные копии в Vital Statistics, они получают правильный сертификат от вице-губернатора за дополнительную плату. Копии жизненно важных записей можно заказать в Интернете по адресу http://dhss.alaska.gov/dph/VitalStats/Pages/default.aspx, или вы можете распечатать форму заказа и отправить им свой заказ по факсу (они только указывают, что вы можете закажите апостиль в своей форме заказа, но до тех пор, пока вы укажете название страны, мы позаботимся о том, чтобы вы получили соответствующий сертификат — так что не торопитесь и закажите «апостиль», даже если вам нужен сертификат подлинности — но обязательно укажите также название страны.)

Если вам нужно заказать новые копии ваших жизненно важных документов и у вас есть достаточно времени, вы можете избежать дополнительной платы за аутентификацию, взимаемой Vital Statistics (они взимают 12 долларов за услугу аутентификации), сначала заказав заверенные копии, а затем отправив их лейтенанту. • Губернатор для аутентификации. Если вы спешите и вам нужны новые копии как можно скорее, самый быстрый способ сделать это — заказать заверенные копии непосредственно в Vital Statistics и заплатить немного более высокую плату за аутентификацию.

Для получения информации или помощи в заказе заверенных копий записей естественного движения населения непосредственно из Vital Statistics, пожалуйста, свяжитесь с офисом Alaska Health Analytics и Vital Records в Джуно по телефону (907) 465-3392.

Изготовление ксерокопий ваших документов статистики естественного движения населения штата Аляска (AS 18.50.320 (5)) является нарушением закона. Вице-губернатор не сможет удостоверять подлинность фотокопий основных статистических документов, даже если они были должным образом нотариально заверены посредством процедуры «Подтверждение копий» хранителем документов, описанной в других местах этих инструкций.

5. Официальные заверенные копии документов Суда Аляски и / или нотариальных заверений судебного должностного лица.

Лейтенант-губернатор будет заверять официальные заверенные копии судебных документов и документов, которые были должным образом нотариально заверены должностными лицами суда, при условии, что у нас есть их подписи в файле (подробности см. В разделе «Другие официальные государственные документы» ниже). Судебная система Аляски поддерживает онлайн-справочник, если вам нужна контактная информация для заказа записей.

Очень сложно идентифицировать подписантов в судебных документах, поэтому мы были бы очень благодарны, если бы вы помогли нам в этом, попросив клерка напечатать их имя под своей подписью или приложить стикер и т. Д.на имя судебного должностного лица, подпись которого удостоверяется.

6. Прочие официальные государственные документы.

Лейтенант-губернатор собирает подписи для различных государственных чиновников в целях проверки подлинности по мере необходимости. Если какой-либо подписи еще нет в файле, нам необходимо будет собрать ее, прежде чем мы сможем обработать ваш заказ. Сбор подписей для этой цели требует сотрудничества официальных лиц, подписавших ваш документ. Хотя официальные лица, с которыми мы связались до сих пор, были готовы помочь, вполне возможно, что в конечном итоге мы можем столкнуться с должностным лицом, которое отказывается сотрудничать.Кроме того, мы можем собирать подписи только тех лиц, которые в настоящее время работают. Если нам не удастся собрать подпись или если ваши копии старые и должностное лицо, подписавшее их, больше не работает на государство, вам необходимо будет получить новые копии с подписями, с которыми мы можем работать, или вам придется получить нотариально заверенные копии документа. Получить то, что вам нужно в этой ситуации, может быть непросто. Не стесняйтесь обращаться к нотариусу-администратору за помощью, если у вас возникли проблемы.

Если вы будете подавать официальные государственные документы для проверки подлинности, это может ускорить выполнение вашего заказа, если вы договоритесь с нотариусом-администратором для проверки ваших документов перед их отправкой. Это позволяет нам идентифицировать и пытаться собрать любые недостающие подписи, пока ваш заказ находится в пути. Если вы решите не пользоваться этой услугой, и ваших документов недостаточно для аутентификации, может возникнуть значительная задержка в обработке вашего заказа во время сбора недостающих подписей или пока вы получаете новые копии ваших документов.

Подтверждение копий хранителем документов

В отличие от некоторых других штатов США, нотариусы Аляски не имеют полномочий напрямую удостоверять документы или ксерокопии документов.

Обходной путь к этому ограничению здесь, на Аляске, — это процесс, который мы называем «Подтверждение копий хранителем документов», при котором буквально любой, кроме уполномоченного нотариуса, может «заверить» копию / документ, используя этот процесс. Нотариус не делает никаких заявлений со ссылкой на основной документ, а просто нотариально заверяет подпись лица, которое делает заявление о заверении копии.

Лицо, удостоверяющее документ (то есть «хранитель документов» или кто-либо еще, кому нужна самозаверенная копия), подписывает заявление о заверении копии, имеет свою подпись на этом заявлении, нотариально заверенную, и затем мы можем выдать удостоверение подлинности (при необходимости) на основании подписи нотариуса.

Правильно оформленное заверение копий хранителем документов будет соответствовать требованиям губернатора по получению апостиля или свидетельства о доверенности, но готовый продукт может не соответствовать требованиям правительства, в которое вы будете подавать свои документы.Обратитесь в соответствующее консульство и убедитесь, что копия, заверенная этим методом, будет приемлемой. Невыполнение этого требования может привести к отклонению вашего подтверждения копии Хранителем документов страной, которая будет получать ваш документ, даже если нотариальное заверение было заверено нашим офисом.

Вместе с тем, необходимость прибегать к процессу CCBDC — чрезвычайно обычное дело для кого-то, и зарубежные страны, похоже, редко отклоняют эти документы.Возможно, будет проще рискнуть и отправить материалы такого типа, чтобы узнать, будут ли они приняты, чем пытаться связаться с иностранными агентами, чтобы узнать о его приемлемости.

Изготовление копий ваших документов по статистике естественного движения населения штата Аляска (AS 18.50.320 (5)) является нарушением закона. Вице-губернатор не сможет удостоверять подлинность фотокопий основных статистических документов, даже если они были должным образом нотариально заверены посредством процесса «Подтверждение копий» хранителем документов.

Подготовка фотокопий / документов для процесса CCBDC.

Нотариус не несет ответственности за подготовку ваших документов для этого процесса, поэтому после того, как вы определили, что Копирование Сертификации Хранителем документов будет приемлемо для страны-получателя (или решите рискнуть), создайте свою фотокопию и добавьте копию Заверение хранителем документов нотариальное свидетельство к вашему документу до получения услуг уполномоченного нотариуса для приведения к присяге и нотариального заверения вашей подписи.

Желательно добавить формулировку непосредственно к фотокопии (лицевой или оборотной), но при необходимости вы можете приложить незакрепленное свидетельство (отдельный лист бумаги с нотариальной формулировкой).

Формулировка, приведенная ниже, является всего лишь шаблоном, и ее следует изменить в соответствии с вашей конкретной ситуацией.

Вставляйте соответствующую информацию в поля, когда вы пишете или печатаете ее в документе.

На большинстве официальных заверенных копий (т. Е. Школьных аттестатов) аналогичный документ уже проштампован или напечатан.В этом случае все, что требуется, — это добавить нотариальный сертификат под обычным заявлением о заверении копии и подписью.

Удостоверение копии Хранителем документов

Штат Аляска
_________ Судебный округ

Я, _________ (имя) ______________, настоящим подтверждаю, что прилагаемый

репродукция ____ (описание документа) _____ верное, правильное и

полная фотокопия имеющегося у меня документа.

_______________________________________________________
Подпись и адрес хранителя оригинала документа

Подписан и дал присягу передо мной _ (день) _день _ (месяц) _, _ (год) _

________________________________
Подпись нотариуса
Срок действия моей комиссии истекает: _____________

Школьные справки и дипломы.

Если вы заранее сотрудничаете с регистратором вашей школы, они могут включить нотариальное свидетельство в свой обычный процесс заверения копии и предоставить вам нотариально заверенный оригинал. Эти нотариально заверенные оригиналы всегда предпочтительнее, так как нотариально заверяется подпись настоящего хранителя документа. Не все регистраторы будут знакомы с этим процессом, поэтому может потребоваться, чтобы они прочитали эти инструкции или посмотрели, захотят ли они связаться с администратором нотариуса, чтобы обсудить ваши особые потребности.

Ссылки для заказа дипломов / выписок из конкретных школ на Аляске:
— Университет Аляски в Фэрбенксе

Проверка документов

Поскольку неполные документы не могут быть обработаны и должны быть либо возвращены для исправления, либо созданы и заполнены новые копии, мы настоятельно рекомендуем вам просмотреть свои документы перед отправкой заказа по почте.

Дважды проверьте, активно ли нотариусы наняты, посмотрев их самостоятельно, или если подпись принадлежит другому государственному чиновнику или служащему, а не уполномоченному нотариусу (или если вы просто хотите быть особенно осторожными), вы можете отправить изображения нотариальных заверений по электронной почте / подписи, чтобы мы проверили их перед отправкой вашего заказа.

Это позволяет нам убедиться, что подписи на ваших документах, которые вам необходимо заверить, соответствуют требованиям. В некоторых случаях процесс проверки также позволяет нам выполнить некоторые необходимые подготовительные работы, которые могут ускорить обработку вашего заказа.

Чтобы воспользоваться этой услугой, отсканируйте / сфотографируйте только нотариально заверенные страницы (или те, которые были подписаны и запечатаны государственным должностным лицом) ваших документов и отправьте их по электронной почте на адрес [email protected]. Пожалуйста, укажите свое имя, контактные телефоны и название страны, которая будет получать ваши заверенные документы.Мы проверим нотариальные заверения / подписи и свяжемся с вами, чтобы сообщить результаты.

Подготовка заказа

Мы сосредоточимся исключительно на подписях должностных лиц, подписавших или нотариально заверивших ваши документы. Вы можете ускорить процесс, расположив документы так, чтобы все одинаковые подписи были сгруппированы вместе.

Сшивайте или скрепляйте страницы многостраничных документов вместе, чтобы дать нам визуальный сигнал о том, что это многостраничный документ, который необходимо хранить вместе.После того, как мы прикрепим сертификат, его уже нельзя будет удалить. Если вы хотите сохранить копии ваших документов, вам следует сделать их перед отправкой документов на аутентификацию. После того, как мы вернем их с постоянно прикрепленными сертификатами, их будет намного сложнее скопировать.

Каждый из ваших документов требует сертификата, удостоверяющего подлинность каждого нотариуса, нотариально заверившего документ. Сертификаты объединены с вашим исходным документом, и они будут постоянно скреплены вместе с помощью устройства для изготовления глазков, поэтому вам следует отправлять весь документ, а не только страницы, которые были нотариально заверены.

Когда ваши документы будут заполнены и проверены, отправьте оригиналы (копии подписей не принимаются) по адресу:

Офис лейтенанта-губернатора
Отдел аутентификации
P.O. Box 110015
Джуно, AK 99811

Важно включить в адрес слово «Аутентификация», если вы надеетесь, что ваш заказ будет обработан как можно быстрее. Мы сортируем почту, как только она приходит, в поисках заказов на аутентификацию, чтобы они обрабатывались как можно скорее.Если адрес на вашем конверте не содержит этой визуальной подсказки, может пройти несколько часов, прежде чем кто-то откроет остальную часть письма и заметит, что в нем содержится запрос на проверку подлинности.

Сборы

Стоимость аутентификации составляет 5 долларов США за сертификат. Мы принимаем именные чеки, денежные переводы, кассовые чеки, карты Visa и Mastercard. Если вы будете расплачиваться картой Visa или Mastercard, приложите заполненную форму заказа кредитной карты к вашим материалам. Пожалуйста, не отправляйте наличные вместе с заказом.Кредиты, которые могут быть применены к вашему следующему заказу, будут выданы в случае переплаты. Пожалуйста, сделайте ваши чеки подлежащими оплате в «Штат Аляска».

Общее количество сертификатов, необходимых для ваших документов, будет зависеть от количества различных нотариусов и количества документов, которые вы отправляете для аутентификации. Для одностраничного документа с одним нотариальным заверением потребуется один сертификат (5 долларов США). Для многостраничного документа с одним нотариальным заверением потребуется один сертификат (5 долларов США).Для многостраничного документа с двумя нотариальными заверениями одного и того же нотариуса по-прежнему потребуется один сертификат (сбор в размере 5 долларов США). Для многостраничного документа с двумя нотариальными заверениями двумя разными нотариусами потребуется два сертификата (сбор в размере 10 долларов США). Если бы вы отправили все эти документы для аутентификации, общая стоимость составила бы 25,00

долларов США.

Доставка

Сборы за сертификат включают возврат вашего заказа почтой USPS первого класса в любой точке США. Обратите внимание, что доставка USPS первого класса не сопровождается информацией об отслеживании.Если вы хотите отслеживать свой заказ после того, как ваш заказ был обработан и отправлен из нашего офиса, обязательно включите предоплаченный почтовый ящик с возможностью отслеживания. Сохраните этот номер для отслеживания в своих записях, поскольку это не информация, которую наш офис хранит или может предоставить после отправки вашего заказа.

Мы делаем все возможное, чтобы ваш заказ был оформлен в тот же день, когда он был получен. Почта первого класса обычно занимает два или три дня на Аляске и, возможно, на несколько дней дольше для остальной части страны.

Если вам не хватает скорости доставки почты первого класса — или вы потребуете, чтобы мы возвращали ваш завершенный заказ непосредственно в зарубежный пункт назначения — вам необходимо предоставить подготовленный и предварительно оплаченный почтовый ящик как часть вашего заказа. Заказы, которые не включают почтовую программу — готовые к работе — все равно будут возвращены почтой USPS первого класса.

Если вам нужно сократить время доставки на несколько дней, вы можете приобрести почтовую программу Priority Mail Express с отметкой (без учета почтовых расходов!) В USPS, чтобы включить ее в свой заказ на обратную доставку.

Если после прочтения этой информации у вас все еще есть вопросы, связанные с доставкой, не стесняйтесь обращаться к нам для обсуждения.

ДЛЯ ТЕХ, ЧТО НЕ ПРОПУСТИТЕ НАШИ СОВЕТЫ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ЭКСПРЕСС-ПОЧТЫ ЧЕРЕЗ ПОЧТУ:

Мы поняли. Вы всегда использовали FedEx, UPS, DHL или какой-либо другой акроним, и у вас никогда не было проблем с сервисом. Кроме того, это те, с которыми у вашей компании есть контракт, и добраться до почтового отделения непросто.

Прежде чем перейти к любимой услуге, прочтите информацию ниже, чтобы мы могли объяснить проблемы, с которыми вы можете столкнуться при использовании любимой услуги здесь, в Джуно.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ДОСТАВКА / СОВЕТЫ: 

Для тех, кто так спешит, что они рассматривают возможность сесть на самолет и полететь в Джуно для получения этих сертификатов, рассмотрите возможность использования Alaska Airlines Goldstreak . Вам также нужно будет нанять курьерскую службу, чтобы доставить ваши документы туда и обратно в аэропорт, но Goldstreak, вероятно, является самым быстрым способом перевезти что-то в Джуно и из другого места в штате.

USPS Priority Mail Express — это наш способ доставки, который мы настоятельно рекомендуем клиентам, которые спешат.Почтовое отделение будет принимать экспресс-почту до позднего вечера каждого буднего дня, и это единственный способ доставки из Джуно, который может быть доставлен в ночное время. Никакая другая услуга (кроме Goldstreak авиакомпании Alaska Airlines) не работает быстрее.

Есть одно «Попался!» с экспресс-почтой: вы должны использовать почтовые марки на обратном почтовом отправителе вместо того, чтобы позволить почтовому служащему продавать вам дозированные почтовые расходы (те, которые они распечатывают там на прилавке). Измеренные почтовые расходы допустимы для посылки, которую вы отправляете нам, но в почтовом ящике, который вы указываете для возврата вашего заказа, должны быть почтовые марки.

FedEx — хороший второй вариант для обратной доставки (после USPS Priority Mail Express). Рядом с нашим офисом у FedEx есть почтовый ящик, который забирают раз в день. К сожалению, это получение происходит в первую очередь каждое утро в будние дни, а это означает, что ваш возврат FedEx не будет получен до следующего дня после того, как мы обработаем ваш заказ. И если ваш заказ будет обработан в пятницу, он будет находиться в этом ящике все выходные. Если вы решите использовать FedEx, просто знайте, что это означает автоматическую задержку в один день (а иногда и трехдневную задержку) до того, как его заберут (и это в дополнение к двум с лишним дням, которые потребуются им, чтобы доставить его в вы, потому что на Аляске нет ночной службы FedEx, независимо от того, что FedEx сообщает вам или продает вам!)

FedEx предлагает вам создать предоплаченный авиасчет, который вы включаете в свой заказ, через их веб-сайт (http: // www.fedex.com) Использование их веб-сайта вынуждает вас полностью и правильно заполнить авиасчет и может предотвратить задержки в получении вашего выполненного заказа.

Если вы собираетесь отправить что-то в наш офис через FedEx, обязательно используйте адрес нашего почтового отделения (документы FedEx не могут быть отправлены по почте на абонентский ящик).

Офис лейтенанта-губернатора
Департамент аутентификации
240 Main Street, Room 301
Juneau, AK 99801

Приоритетная почта USPS: По нашему опыту, обычная приоритетная доставка USPS иногда может занимать в два раза больше времени, чем почтовая доставка первого класса, но она поставляется с информацией для отслеживания, которую мы настоятельно рекомендуем.

Служба UPS здесь нестабильна, и лучше всего избегать , если вы действительно спешите. У нас нет почтового ящика UPS, и UPS обычно занимает несколько дней , чтобы ответить на наши звонки и забрать посылки.

Не используйте DHL для возврата. DHL не имеет физического присутствия в Джуно. DHL с радостью доставит в Джуно (они передают отгрузку в USPS) и могут даже позволить вам подготовить обратный авиасчет из Джуно обратно самому себе, но, поскольку у них нет физического присутствия в Джуно, мы не можем вернуть что-то в через DHL (даже если у вас заберут деньги и скажут, что это возможно!)

Предоплаченная почтовая программа первого класса : Если вы решите добавить предоплаченную почтовую программу первого класса USPS, пожалуйста, учтите, что мы будем добавлять по одному листу бумаги для каждой подписи и прикреплять ваши сертификаты с металлическими проушинами.Заполненные вами документы будут немного тяжелее отправленного вами пакета. Если вы отправляете большой объем документов для аутентификации, вам может потребоваться добавить дополнительные почтовые расходы, чтобы компенсировать этот дополнительный вес.

Контрольный список для окончательного заказа

Перед отправкой документов для аутентификации проверьте свой заказ по этому списку, чтобы убедиться, что он полон.

Соответствуют ли ваши документы всем стандартам аутентификации?
Если вы не уверены, что ваши документы соответствуют стандартам документов, есть ли у вас Lt.Офис губернатора проверяет ваши документы, чтобы убедиться, что они могут быть аутентифицированы?
Сортировали ли вы документы нотариально и скрепили ли страницы многостраничных документов скобками или скрепками?
Приложили ли вы записку (или форму заказа), содержащую вашу контактную информацию и название страны, в которую будут поступать ваши документы?
Если требуется экспресс-возврат, включили ли вы для этой цели предварительно оплаченный, предварительно адресованный авиасчет, почтовый ящик или конверт? (В противном случае ваш заказ будет возвращен почтой первого класса)
Если мы будем пересылать ваши документы в третье лицо или в консульство, включили ли вы все, что им понадобится?
Вы подробно описали какие-либо особые запросы на обработку или необычные обстоятельства, связанные с вашим заказом?

Копия верна как правильно заверить документы: Как заверить копию бумажного документа