Личные дела работников: Что-то пошло не так

Содержание

Бизнес-википедия — e-xecutive.ru

Хорошая статья

Организация в процессе планирования определяет свои действия на некоторый временной промежуток, характер действий и их последовательность. Между процессом управления и планированием существует жесткая взаимосвязь и взаимозависимость. Управление призвано добиваться целей, поставленных планированием, и держать данный процесс под постоянным контролем.

Читать полностью

Избранный метод

Модель BCG (или Метод BCG Matrix) – это довольно известное средство для оптимизации бизнес-портфеля. Цель этой матрицы – анализ актуальности продуктов компании в зависимости от роста рынка данной продукции и занимаемой им доли. Другое название: «Рост – доля рынка».

Читать полностью

Избранная статья

Деловая активность (или «оборачиваемость») – спектр действий, направленных на продвижение предприятия: на рынке сбыта продукции, в финансовой деятельности, рынке труда и т.д. Расширение рынка сбыта, ассортимента товаров и услуг, увеличение их продаж, эффективное использование всей базы ресурсов (финансы, персонал, сырье) – это те факторы, от которых зависит повышение деловой активности любого предприятия.

Читать полностью

Интересные статьи

Новая статья: Кредитование («Финансовые взаимоотношения, в которых одна сторона – кредитодатель, предоставляет во временное пользование ссуду в денежной или натуральной форме, а вторая сторона – заемщик, пользуется предоставленной ссудой на условиях возвратности и возмездности»).
Новая статья: Финансовый менеджмент («Представляет собой гибкий механизм управления, ориентированный на быстрые изменения во внутренней и внешней экономической среде. Цель финансового менеджмента — получить максимальную финансовую выгоду от функционирования предприятия в интересах его собственников»).
Новая статья: Бизнес-план («Обычно содержит развернутую информацию о миссии, производственной, бытовой и финансовой работе компании, оценку перспектив, условий и форм сотрудничества на основе баланса ее собственного экономического интереса и интересов партнеров, инвесторов, потребителей и конкурентов»).
Новая статья: Кадровый резерв («Для успешного внедрения в компании системы кадрового резерва необходимо обучение руководителей, которым принадлежит ключевая роль в создании индивидуальных планов развития, рекомендации своих сотрудников для занесения в кадровый резерв, обучении персонала. Они должны быть мотивированы на то, чтобы СКР в компании работала эффективно»).
Новая статья: Руководитель («Не следует путать руководителя с основателем. Иногда руководителем действительно является собственник предприятия, но довольно распространено на практике, когда руководителя назначают на должность директора или топ-менеджера. Особенно такие ситуации имеют место быть в государственных учреждениях или крупных корпорациях с большим количеством акционеров и наличием филиальной сети»).

Новая статья: Рекомендательное письмо сотруднику. Образец («Рекомендательное письмо содержит краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились»).

Трудовые отношения и личное дело работника

Е. А. Юрова
автор статьи, консультант Аскон по трудовому праву

С момента вступления в силу Постановления Правительства РФ от 13.02.2019 N 146 «Об утверждении Правил организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных» споры о ведении личных дел работников приобрели иную остроту и значимость.

Вести или не вести: что говорит закон?

Сегодня обсуждается множество вопросов, среди которых чаще всего встречается два спорных момента:

нужны ли работодателю личные дела работников и какие документы туда следует включать;
возможно ли легализовать хранение копий личных документов работников, которые зачастую требуются внешними надзорными органами или иными полномочными организациями.

Прямая обязанность работодателя ведения личных дел работников установлена для государственных, гражданских, муниципальных и иных служащих.

Считается, что иным работодателям можно не вести личные дела работников, т.к. прямого указания этого нет, но это неверное суждение.

Существует множество действующих документов советского периода правового регулирования и современных правовых актов, предписывающих хранение в личном деле работника ряда документов, сопровождающих или образующихся в ходе трудовых отношений, например:

«Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций» (разработаны ВНИИДАД, текст которых приведен на сайте http://archives.ru/ по состоянию на 26.03.2019) в п. 2.1. определяет «Личное дело как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника. Личное дело заводится на момент поступления работника на работу и завершается датой его увольнения.
Документы в личном деле располагаются в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними являются заверенные копии приказов о приеме/увольнении работника.»;
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» пунктом 656 устанавливает необходимость хранения личных дел практически всех работников юридического лица.

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», определяющий пунктом 3 статьи 3 отдельным понятием архивного дела Российской Федерации «документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

Учитывая, что технология документирования и трудовые отношения регламентируются различными правыми и законодательными актами, которые следует исполнять равным образом, приходится признать необходимость ведения личных дел работников практически доказанной.

Отдельного упоминания заслуживают иные, в том числе и ведомственные правовые акты, обязывающие включать определенные виды документов в состав личных дел, а именно:

«Инструкция по учету кадров в органах, учреждениях и предприятиях системы Министерства здравоохранения СССР

» (утв. Минздравом СССР 24.11.1955) п.п. 23-28 не только определяет необходимость ведения личного дела работников, но и правила его оформления и хранения;
«Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Государственного комитета лесного хозяйства Совета Министров СССР и органов его системы, с указанием сроков хранения материалов» (утв. Гослесхозом СССР 01.08.1969, Главархивом СССР 07.08.1969) пунктами 486 и 487 устанавливает необходимость хранения личных дел научных сотрудников и профессорского состава научно-исследовательских и учебных заведений; личных дел рабочих и служащих определенную продолжительность времени, но не менее 75 лет;
«Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства геологии СССР и подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов» (утв. Мингео СССР 17.04.1970, Главархивом СССР 09.06.1970) пунктом 781 устанавливает необходимость хранения личных дел инженерно-технических работников и служащих 75 лет;

«Перечень документов со сроками хранения Министерства культуры СССР, его учреждений, организаций и предприятий» (утв. Минкультуры СССР 21.03.1983, Главархивом СССР 31.03.1983) устанавливает различные сроки хранения личных дел различных категорий работников и граждан;
Постановление ГКНТ СССР N 470, Госкомтруда СССР N 267 от 05.10.1973 (ред. от 14.11.1986) «Об утверждении Положения о порядке проведения аттестации руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи» (вместе с «Типовым перечнем должностей руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи и других отраслей народного хозяйства, подлежащих аттестации в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 26 июля 1973 г. N 531«, утв. Постановлением ГКНТ СССР, Госкомтруда СССР от 22.10.1979 N 528/445), пунктом 10 обязывающее аттестационный лист и отзыв (характеристика) на работника, прошедшего аттестацию, хранить в его личном деле;
Приказ Минжилкомхоза РСФСР от 04.08.1981 N 420 «Об утверждении и введении в действие «Правил технической эксплуатации гостиниц и их оборудования» утверждает не только форму контрольного листа прохождения инструктажа по технике безопасности, но и определяет место его хранения — в личном деле работника;
Приказ Минсоцобеспечения РСФСР от 22.11.1982 N 109 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений, организаций и уставных подсобных сельских хозяйств системы Министерства социального обеспечения РСФСР
» пунктом 10.3 устанавливает порядок проверок правильности тарификации, которая «проверяется по имеющимся в личных делах работников документам (приказам, трудовым книжкам, копиям дипломов, удостоверений об окончании учебных заведений и др. справок). Порядок составления тарификационных списков приведен в инструкциях (см. Приложение N 1)»;
Письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 N 711/28-16 «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей», определяет пунктом 5 личные дела сотрудников хранить 75 лет. Приказ Минобразования РСФСР от 20.09.1988 N 41 «О документации детских дошкольных учреждений» (вместе с «Примерной номенклатурой дел детского дошкольного учреждения«, «Рекомендациями по применению Примерной номенклатуры дел детских дошкольных учреждений«) пунктом 04-05 определяет срок хранения личных дел сотрудников указанных учреждений – 75 лет;
Приказ Госстроя РФ от 20.01.2000 N 8 «Об утверждении Положения о порядке аттестации руководителей и специалистов организаций технической инвентаризации » пунктом 30 включает аттестационные листы всех аттестаций, служебные характеристики работника в состав документов его личного дела, хранить которое следует в соответствии с существующими нормативными сроками хранения указанных документов;
«Программа ежегодных занятий с водителями автотранспортных предприятий. РД-26127100-1070-01» (утв. Минтрансом РФ 02.10.2001) включает сведения об обучении и результаты итогового зачета в личное дело водителя. Аналогичное требование к включению в личные дела письменных обязательств работников, связанных с эксплуатацией и содержанием подвижного состава автомобильного транспорта содержит пункт 8 Приказа Минавтотранса РСФСР от 09.12.1970 N 19 «Об утверждении Правил технической эксплуатации подвижного состава автомобильного транспорта«;
Приказ Росморречфлота от 01.11.2011 N 218 «О формировании резерва руководящих кадров учреждений, подведомственных Росморречфлоту» пунктом 18 предписывает приобщать к личному делу письменный отчет сотрудника, зачисленного в резерв.

Аргументация необходимости ведения личных дел в виде перечня приведенных документов обширна, но не конечна. Информационная база «КонсультантПлюс» содержит намного больше аналогичных требований в соответствующих правомочных документах.

Некоторые оппоненты, ссылаясь на Трудовой кодекс Российской Федерации, приводят доказательством ненужности личных дел отсутствие в ТК РФ требований ведения работодателем личного дела работника, но будем точны в правоприменении названного федерального закона.

Статья 1 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ относит к «правовому регулированию трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений по:

организации труда и управлению трудом;
трудоустройству у данного работодателя;
подготовке и дополнительному профессиональному образованию работников непосредственно у данного работодателя;
социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений;
участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда и применении трудового законодательства в предусмотренных законом случаях;
материальной ответственности работодателей и работников в сфере труда;
государственному контролю (надзору), профсоюзному контролю за соблюдением трудового законодательства (включая законодательство об охране труда) и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
разрешению трудовых споров;
обязательному социальному страхованию в случаях, предусмотренных федеральными законами», а не документирование трудовых отношений.

Для документирования трудовых отношений и хранения документов трудовых отношений применяются иные правовые акты, такие как:

Учитывая, что порядок документирования процессов в юридическом лице определяет его единоличный исполнительный орган в соответствии с действующими нормативными документами министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления (например: Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (Зарегистрирован в Минюсте России 17.08.2018 N 51922) содержит общий порядок формирования дела без определения его принадлежности к фонду хранения) порядок формирования и виды документов личного дела работников, следует определить нормативным локальным актом предприятия.

Как хранить?

Разобравшись с обязательностью ведения личного дела работника, определимся с хранением в личных делах работников сведений, относимых законом к защищаемой информации, на примере персональных данных работника и его родственников, а также копий личных документов работника.

При внимательном изучении статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» выясняется, что сбор и обработка персональных данных (как и иной защищаемой законом информации) должны ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения, подтверждение обоснованности всех кадровых, управленческих, финансовых, бухгалтерских и иных решений являются вполне конкретными целями. Работодатель для достижения обозначенных целей вправе обрабатывать с согласия субъекта персональных данных соответствующую информацию, которая может иметь вид и копии личного документа гражданина. Избыточность обрабатываемой информации по отношению к заявленным целям обработки определяется принципом необходимого и достаточного объема и вида сведений для подтверждения правильности действий работодателя. К примеру, работник предоставил листок нетрудоспособности, вызванной заболеванием ребенка, возраст которого влияет на количество оплачиваемых дней и на величину пособия. А значит, наличие у работодателя копий документов, подтверждающих страховой стаж работника и возраст заболевшего ребенка, обусловленных требованиями Фонда социального страхования Российской Федерации и Налоговой инспекцией, соответствует заявленным работодателем целям обработки. Да и делает более спокойным взаимодействие с надзорными органами, нежели проверка назначения пособия без копий документов, обосновывающих произведенные работодателем выплаты в пользу работника.

Дополнительным аргументом легитимности формирования личных дел работников и хранения в них копий личных документов является глава 14 Трудового кодекса Российской Федерации, пунктом 6 статьи 86 запрещающая работодателю при принятии решений, затрагивающих интересы работника, основываться на его персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

Какие документы включать в личное дело?

Какие копии личных документов работников можно включать в состав личных дел? Перечень хранимых копий документов следует формировать исходя из фактической необходимости доказывания работодателем своей правоты, необходимости ведения заявленного основного экономического вида экономической деятельности юридического лица и подобное. А копии документов работник может предоставить инициативным порядком в своей воле и в своем интересе. Например, в рассмотренном выше примере работник вместе с листом нетрудоспособности для целей определения величины пособия и реализации работодателем установленных работнику гарантий, компенсаций и социальных выплат предоставляет копию трудовой книжки и с согласия второго родителя ребенка копию свидетельства о рождении заболевшего.

Указанный способ формирования документов личного дела работника из копий личных документов работника подтверждается в «Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г. » (утв. Рострудом), в Информации Роскомнадзора, опубликованной на сайте http://rkn.gov.ru по состоянию на 17.04.2019, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11 марта 2014 г. по делу N А53-10287/2013, в Консультации эксперта Минтруда России номер в ИБ 174835 и других документах.

Подводя итоги, приходится признать наличие полновесных правовых требований ведения работодателем личных дел работников, в состав которых допускается включение копий личных документов. Наличие копий личных документов оправдано только в тех случаях, когда без них работодатель не может достичь заявленных целей трудовых отношений.

О хранении в личном деле (кадры) документов с учетом требований по защите персональных данных — НТВП Кедр

Распечатать

Вопрос:

Какие документы (или копии) следует хранить в кадровом (личном) деле, учитывая новые требования по ответственности за персональные данные сотрудников

Ответ юриста

Действующее законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел лишь для некоторых категорий работников (государственных, муниципальных служащих).

При этом действующее законодательство не содержит положений, устанавливающих обязанности по формированию личных дел для коммерческих организаций. Следовательно, работодатель (ООО) вправе осуществлять ведение личных дел работников самостоятельно, определяя порядок формирования личных дел и требования к их ведению с учетом положений законодательства о персональных данных работников (Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).

Персональные данные — любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (фамилия, имя, отчество; пол, возраст; место жительства и пр.), а под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ).

Работодатель осуществляет обработку персональных данных работника в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 Трудового кодекса РФ).

При этом порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

Учитывая положения ст. 88 ТК РФ, работодатель осуществляет передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. Однако в трудовом законодательстве не содержится ответа на вопрос о том, в каком именно документе должен устанавливаться порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников. В связи с этим возможно принятие работодателем локального нормативного акта, устанавливающего порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников (положение и пр.).

{Вопрос: …Установлена ли обязанность для организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}}

Также сообщаем, что действующим законодательством не установлен перечень документов, которые обязательно должны быть в личном деле работника. Такой перечень определяется работодателем самостоятельно по своему усмотрению.

{Вопрос: Какие документы должны быть в личном деле сотрудника? Обязательна ли фотография в личном деле? («Сайт «Онлайнинспекция. РФ», 2017) {КонсультантПлюс}}

По нашему мнению, в перечень документов, составляющих личное дело, входят: заявление работника о приеме на работу, экземпляр работодателя трудового договора, приказы, оформленные в отношении конкретного работника при осуществлении трудовых отношений, и его заявления, трудовая книжка, копии документов, оформляемых работодателем при трудоустройстве работника впервые (если это имело место быть), копии документов, содержащих персональные данные работников (копии свидетельства о постановке на налоговый учет, свидетельства о регистрации в системе ОПС и т.д.), и иные документы, связанные с работой конкретного работника.

{Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}}

Таким образом, нормами действующего законодательства порядок ведения личного дела работника не установлен. По нашему мнению, работодатель вправе хранить копии документов работника (копии паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии, что он получит от него согласие на хранение и обработку персональных данных.

Подборка документов:

Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}

Вопрос: …Можно ли хранить данные копии российского и заграничного паспортов в личном деле работника? Нужно ли согласие работника на это? (Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}

Вопрос: …Установлена ли обязанность для организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Можно ли хранить в личном деле в бумажном виде копии документов работника: паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2017) {КонсультантПлюс}

Статья: Документы с персональными данными в архиве (Кожанова Е. ) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2017, N 7) {КонсультантПлюс}

Форма: Опись документов личного дела работника (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2017) {КонсультантПлюс}

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, октябрь 2017 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Что входит в досье сотрудников?

Личное дело сотрудника — это основной файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая собеседованием при увольнении и документацией об увольнении.

Доступ к личному делу сотрудников

Только персонал отдела кадров и непосредственный руководитель или менеджер сотрудника могут иметь доступ к информации в личном деле сотрудника, и она никогда не покидает офис отдела кадров.

В некоторых компаниях доступ к файлу имеют только сотрудники отдела кадров. В этих организациях руководители или менеджеры хранят свой собственный файл управления, который включает документы, к которым им может потребоваться доступ, например, копии предыдущих служебных аттестаций.

Требования варьируются от штата к штату, не говоря уже о международном, в отношении того, кто имеет доступ к личному делу сотрудника. В некоторых штатах сотрудники имеют право на доступ и даже на получение копий информации в личном деле.В других доступ более узкий. Требования также различаются в зависимости от того, к чему может получить доступ сотрудник. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы соответствовать вашим юридическим требованиям.

Как правило, вы не хотите хранить документы в личном деле сотрудников, к которым у сотрудника нет разумных прав доступа. Вы можете рассмотреть возможность хранения всех документов, связанных с проверкой биографических данных, рекомендациями, контрольными списками собеседований и рейтингами, в отдельном файле, который создается для хранения всех документов, связанных с конкретным мероприятием по набору и найму.

Личное дело сотрудников обычно хранится в запертом огнестойком картотеке в закрытом месте, доступном для персонала отдела кадров. Конфиденциальность информации о сотрудниках в личном деле имеет первостепенное значение.

Из всех файлов сотрудников, хранящихся в компании, к файлу сотрудников наиболее часто изо дня в день обращаются для получения информации работодатель, руководитель или персонал отдела кадров.

Соображения относительно содержания файла персонала

Кадровые файлы обычно содержат документы, которые сотрудник уже просмотрел, и поэтому он или она знакомы с их содержанием.Сюда входят такие документы, как заявления о приеме на работу, оценки результатов работы, письма о признании, записи об обучении и формы, относящиеся к переводам и продвижению по службе.

Основные принципы и вопросы, которые следует учитывать при хранении любого документа в личном деле сотрудника, таковы.

Потребуется ли работодателю конкретный документ для обоснования решений, если на него был подан иск? Нужен ли работодателю документ в суде?
Знает ли и понимает ли сотрудник, что документ будет помещен в его или ее личное дело? В большинстве случаев работодатели должны попросить сотрудника подписать документ не для того, чтобы выразить согласие с содержанием документа, а чтобы подтвердить, что они осведомлены о нем и прочитали его.
Никаких сюрпризов, мнений или личных заметок о сотруднике никогда не следует помещать в личное дело сотрудника. В личном деле сотрудников должны быть только факты, а не спекулятивные мысли.

Содержание личного дела сотрудника

Ниже приведены рекомендации по документации, которую работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

История занятости

Заявление о приеме на работу
Резюме
Сопроводительное письмо к резюме
Проверка образования
Проверка занятости
Отказное письмо
Должность Описание должности
Записи анализа работы
Письмо с предложением о работе или трудовой договор
Соглашение с агентством занятости или временным агентством, если используется
Контактная информация для экстренных случаев
Подписанный бланк подтверждения справки сотрудника, подтверждающий получение справки сотрудника
Контрольный список из ориентации для новых сотрудников с указанием тем, охваченных и кем
Любые соглашения и документация о переселении
Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между работником и работодателем (например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)
Официальные формы занятости, включая запросы на перевод, продвижение по службе, внутренние заявления о приеме на работу и т. Д.
Прочая документация, связанная с трудоустройством

Повышение эффективности сотрудников, планы развития и улучшения

Копии использованной служебной аттестации или планов развития сотрудников
Самооценка сотрудников
Записи любых официальных консультаций
Заметки о явке или опоздании
Документация по плану повышения эффективности
Протокол о дисциплинарных взысканиях
Признание сотрудников в виде сертификатов, благодарственных писем и т. Д.
Официальные предложения и рекомендации сотрудников, ответы организаций
Учебные записи
Запросы на обучение
Оценка компетенций
Учебные классы или уведомления о занятиях или расписания
Требуется подписание оценок
Отчеты о расходах на обучение
Жалобы клиентов или коллег, которые обсуждались с сотрудником

Записи об увольнении

Заявление об увольнении сотрудника
Документация для выездного собеседования
Уведомление Cobra
Контрольный список окончания работы
Окончательный отчет по всем аспектам занятости сотрудника, таким как окончательная зарплата, отпускные, возврат имущества компании и т. Д.

Итог

В личном деле сотрудника следует помещать только те документы, с которыми он знаком.Если просмотр содержимого их файла вызывает удивление у сотрудников, значит, вы не смогли эффективно управлять содержимым файла.

Что хранить в файлах персонала

Файлы персонала — одни из самых важных файлов в любой организации. Крайне важно убедиться, что у вас есть все необходимое, чтобы доказать, что сотрудникам разрешено работать по закону, и убедиться, что вы принимаете надлежащие меры, когда речь идет о таких вещах, как налоги и требования к страхованию. Если вы решите уволить сотрудника, также может оказаться важным показать документацию, подтверждающую поведенческие проблемы или проблемы с производительностью.

Однако с другой стороны уравнения также важно ограничить объем данных, хранящихся в файлах сотрудников. Чем больше данных вы храните в файлах сотрудников, тем больший объем конфиденциальной информации может быть скомпрометирован. Может быть полезно иметь руководство относительно того, что следует и не следует хранить в личном деле сотрудников.

Что хранить в файлах сотрудников

Папки с файлами сотрудников можно разделить на несколько разделов: файл кадрового персонала, конфиденциальный, льготы и платежные ведомости.В зависимости от сотрудника могут потребоваться другие категории. Разделение документов в картотеке сотрудника по разным папкам может помочь избежать случайного раскрытия конфиденциальной информации. Важно различать личное дело и документы, которые не должны храниться в личном деле.

Кадровое дело сотрудника

Кадровое дело сотрудника может включать такие документы, как:

Документы по набору / проверке:
- Заявление
- Резюме / CV
- Стенограммы
Описание должности
Любые записи, связанные с :
- Предложения о работе
- Повышение или понижение в должности
- Переводы
- Увольнения
Справочник сотрудника / признательность за политику
Записи об обучении и обучении
Информация о вознаграждении и оплате
Награды и благодарственные письма
Оценка результатов работы
Неконкурентные / конфиденциальность / другие соглашения
Предупреждения / дисциплинарные уведомления
Уведомление о прекращении трудовых отношений
Документация об увольнении с собеседования

Конфиденциальное дело

Конфиденциальное дело сотрудника должно включать документы, содержащие отправленные Ситуационная или конфиденциальная информация. Хранение такой документации в отдельном файле или папке поможет вам избежать случайного раскрытия содержащейся в ней информации. Эти документы могут включать:

Ссылки
Результаты проверки биографических данных
Формы EEO и позитивных действий
Результаты тестов на наркотики
Судебные / юридические документы
Алименты на ребенка или выплаты заработной платы
Протоколы обследований на рабочем месте
Трудоустройство / фонд заработной платы запросы на подтверждение

Файл льгот

Информацию о льготах и формы следует хранить в отдельной папке с файлами.Регистрация в программе Benefits проводится ежегодно, поэтому рекомендуется хранить всю необходимую информацию в отдельной папке. Эти формы пособий могут включать:

Формы регистрации на получение льгот
Формы назначенных получателей

Файл расчета заработной платы

Файл расчета заработной платы должен включать все записи, связанные с расчетом заработной платы, в том числе:

Расписания и записи посещаемости

Формы W-2

Повышение заработной платы

Вычеты из заработной платы

Возмещения

Предварительные запросы на оплату

Награды и премии

Дополнительные файлы

Формы, такие как I-9, сообщения об опасности У третьих лиц может потребоваться доступ к журналам обучения, медицинским записям, заявлениям о компенсации работникам, отчетам о расследованиях и отчетам об изъятиях.Привязка этих документов к личным файлам сотрудников может позволить получить доступ к конфиденциальной информации. Их отдельное хранение обеспечивает безопасность этой информации, позволяя соответствующим сторонам получать доступ к определенным данным.

Медицинская карта

Отдельная медицинская папка может использоваться для хранения любых файлов, относящихся к медицинским записям сотрудников. ADA фактически запрещает работодателям хранить медицинские файлы в общих папках сотрудников. Эти медицинские формы могут включать:

Медицинские анкеты
Заявления о выплате пособий
Записи о медицинском отпуске
Запросы FMLA
Записки врача
Заявления о компенсации работникам
Запросы на размещение
Контакты для экстренных случаев

Формы I-9

Иммиграционные формы I-9 не следует хранить в общей папке с личными делами сотрудников.Если эта форма хранится у работодателя, ее необходимо хранить отдельно от других записей сотрудника.

Что не хранить

Информация о личной жизни сотрудников не должна храниться в их файлах. Некоторая не относящаяся к делу информация, которая была обнаружена в файлах сотрудников, включает хобби, политическую принадлежность, религию и количество детей. С добавлением анализа социальных сетей к некоторым стратегиям найма, адреса социальных сетей сотрудников — это еще одна вещь, которую следует удалить из файлов сотрудников, если они были сохранены.

Несмотря на то, что записи о производительности должны храниться в файлах, работодатели должны придерживаться фактов. Сотрудники могут попросить показать свои файлы, и файлы могут быть рассмотрены юрисконсультом или присяжными, если подан иск. Написание заметок, которые можно было бы считать дискриминационными или неуместными, в таких ситуациях могло нанести вред работодателю.

Как долго следует хранить файлы сотрудников?

По закону компании обязаны вести учет сотрудников в течение определенного периода времени, даже если они больше не работают в вашей компании.Точный срок зависит от того, где находится ваша компания. Период времени может варьироваться в зависимости от штата, поэтому важно изучить все законодательные акты, касающиеся ведения документации. Может быть хорошей идеей постоянно хранить файлы сотрудников на случай, если они понадобятся, например, для подтверждения занятости.

Следует ли хранить файлы в цифровом виде?

Бумажные файлы ушли в прошлое. Современное программное обеспечение HR позволяет хранить все документы в цифровом виде. Даже если вы решите хранить бумажные резервные копии, все файлы также следует хранить в цифровом виде.Это упрощает поиск и сортировку записей о сотрудниках. Специалистам по персоналу намного проще управлять картотекой сотрудников и получать к ней доступ, когда это делается в цифровом виде.

Очистка файлов сотрудников и обеспечение хранения только самой актуальной и актуальной информации может повысить безопасность и защитить работодателей. Использование HRIS может упростить правильное и безопасное хранение информации о сотрудниках. Если вам нужна помощь в поиске HRIS, подходящего для вашей компании, посетите нашу страницу поиска поставщиков, чтобы начать работу.

Кто может просматривать досье сотрудников?

Создано группой юридических писателей и редакторов FindLaw | Последнее обновление 17 января 2018 г.

Помимо работодателя, сотрудники часто имеют право просматривать определенные части своих личных файлов сотрудников. В большинстве случаев файлы сотрудников должны рассматриваться как личные записи, принадлежащие вам и соответствующему сотруднику.Часто эти файлы содержат очень личную информацию, такую как оценки производительности, уровни заработной платы и частные отчеты. Вы не хотите оставлять эти файлы открытыми для просмотра кем-либо.

Кто имеет законное право просматривать кадровую документацию?

Однако некоторые сотрудники часто имеют законное право и нуждаются в просмотре информации, содержащейся в личных делах. Например, надзорным органам часто требуется учитывать прошлые оценки эффективности при принятии решений о том, кого продвигать в компании.Людям, возможно, придется просматривать личные дела, чтобы выяснить, какую зарплату предложить новому сотруднику, который будет нанят вместо кого-то. Наконец, сотрудникам в большинстве штатов разрешено просматривать свои личные файлы.

Конфиденциальные файлы

Вы всегда должны относиться к файлам персонала так же, как и к любым другим частным документам в компании. Обычно кадровые записи хранятся в закрытом картотеке, доступ к которому имеют только определенные люди. Вы должны убедиться, что эти файлы доступны только тем людям, у которых есть законная и веская причина просматривать файлы.

В качестве предложения вы можете настроить политику компании, согласно которой единственными людьми, которым разрешен доступ к кадровой документации сотрудника, являются менеджер по персоналу, начальник или менеджер сотрудника и сам сотрудник. Установив такую политику, вы защитите конфиденциальность этих файлов, конфиденциальность вашего сотрудника, а также ограничите возможность попадания фальшивых документов в файлы. Кроме того, имея политику, вы имеете право наказывать любого, кто ее нарушает.

Поскольку, как и все остальное в наши дни, файлы сотрудников, скорее всего, будут доступны в электронной форме, ваша политика должна также указывать, кто имеет доступ к базам данных, в которых хранятся записи сотрудников. Вам следует ограничить электронный доступ для перечисленных выше людей и групп.

Медицинские записи следует хранить отдельно

Существуют особые правила, которые нужно соблюдать, когда вы решаете вести медицинские записи своих сотрудников. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) устанавливает очень строгие правила в отношении обработки и хранения медицинских записей сотрудников.Работодатели, которые должны соблюдать ADA, должны хранить медицинские записи в тайне и отдельно от личных дел своих сотрудников.

Информация, содержащаяся в этих медицинских записях, может быть предоставлена только работникам службы безопасности или лицам, оказывающим первую помощь, и только в том случае, если информация необходима для лечения сотрудника или для процедур эвакуации. Кроме того, медицинская информация может быть передана руководителю работника, если работник имеет инвалидность, требующую специальных (но разумных) приспособлений.Наконец, информация может быть предоставлена государственным служащим в соответствии с требованиями закона и страховым компаниям, которым требуется медицинское обследование.

В дополнение к ADA Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) также устанавливает требования конфиденциальности к работодателям, которые регистрируют своих сотрудников в групповых планах медицинского обслуживания. Однако работодатели, которые управляют своими собственными планами медицинского обслуживания и имеют менее 50 сотрудников, не обязаны соблюдать требования HIPAA.

Работодатели, на которые распространяется действие HIPAA, должны назначить человека в качестве «внутреннего должностного лица по вопросам конфиденциальности», принять и применять политики и процедуры, предусмотренные HIPAA, и уведомить своих сотрудников об их правах на конфиденциальность.

Есть также некоторые штаты, которые имеют свои собственные законы, разработанные для защиты конфиденциальности медицинских записей сотрудников. Эти законы часто ограничивают людей, которые имеют право просматривать медицинские записи, а также ограничивают причины, которые могут быть указаны для просмотра медицинских карт сотрудников.

Право сотрудника на просмотр кадровых дел

Во многих штатах есть законы, которые дают нынешним сотрудникам (а также бывшим сотрудникам в некоторых штатах) право доступа и просмотра своих личных файлов. Размер файла, который сотрудник может просматривать, варьируется от штата к штату. Однако, если ваш штат разрешает сотрудникам проверять свои личные файлы, эти законы также часто дают вам право на присутствие вас или другого руководителя во время проверки, чтобы гарантировать, что никакие неподходящие документы не будут добавлены в какие-либо файлы персонала.

В некоторых штатах сотрудникам разрешено делать копии определенных документов, содержащихся в их личном деле. Например, закон штата может разрешить сотруднику иметь копии всех документов, касающихся его заработной платы, но не каких-либо проверок эффективности. Если сотрудник хочет получить копию определенного документа в своем файле, на который он имеет законное право, убедитесь, что вы, а не сотрудник, сделаете копию.

В большинстве случаев вам не потребуется показывать сотруднику все его личное дело.Если, например, вы использовали личное дело для сбора информации о предстоящем увольнении по какой-либо причине, возможно, вам не придется показывать сотруднику эту часть его файла. Кроме того, если файлы в личном деле сотрудника также содержат личную информацию о другом сотруднике, вам, возможно, не придется показывать этот документ своему сотруднику.

Если в вашем штате нет законов, которые прямо разрешают сотрудникам просматривать свои личные файлы, вы все равно можете установить политику компании, которая позволяет сотрудникам просматривать определенные части своих файлов.

Документ «После обнаружения»

Разрешив сотрудникам просматривать свои личные дела, вы можете избежать проблемы «после обнаружения документа». Эта проблема возникает, когда уволенные сотрудники находят в своих личных делах документы, которых не было до их увольнения. Такие ситуации часто заставляют сотрудников полагать, что документы были созданы после увольнения. Однако, если вы разрешите своим сотрудникам просматривать свои личные дела до увольнения, вы потенциально можете избежать этой проблемы.

Избегайте дорогостоящих ошибок, связанных с файлами сотрудников: встреча с адвокатом

Наем юриста, который поможет вам с личными делами сотрудников вашего бизнеса, всегда является хорошей идеей для защиты от любых потенциальных судебных исков. Обратитесь за юридической помощью прямо сейчас к юристу из малого бизнеса, который специализируется на трудовом законодательстве, чтобы понять законы вашего штата и конкретно узнать, кому разрешено просматривать содержимое личного дела сотрудника.

Спасибо за подписку!

Информационный бюллетень FindLaw

Будьте в курсе того, как закон влияет на вашу жизнь

Информационный бюллетень FindLaw

Будьте в курсе того, как закон влияет на вашу жизнь Введите свой адрес электронной почты, чтобы подписаться Введите ваш адрес электронной почты:

Три передовых метода, которым следует следовать

Что такое личное дело?

Кадровое дело — это место для хранения всех необходимых документов, связанных с работой каждого сотрудника в компании.Как правило, компании ведут кадровый учет по отдельным категориям в целях конфиденциальности и упрощения поиска определенных документов:

Кадровое дело: Этот файл содержит записи, связанные с трудоустройством.
Медицинская карта: Этот файл включает в себя документацию о медицинском отпуске, контактные данные для экстренных случаев и другую медицинскую информацию.
Файл ведомости заработной платы: Этот файл содержит информацию и документы, связанные с оплатой, например табели учета рабочего времени и налоговые формы.
Форма I-9: Эта форма обычно хранится в отдельном файле.

Отдел кадров обычно ведет личные дела. Другие члены компании могут иметь доступ к некоторым частям личного дела, но в целом эта информация является конфиденциальной.

Indeed link: Общие правила оформления заявлений о приеме на работу

Что включать в личное дело

Есть много разных документов, которые нужно включить в личное дело сотрудника.Некоторые документы будут зависеть от сотрудника и специфики должности.

Личное дело

Вот некоторые из наиболее распространенных документов в личном деле:

Заявление о приеме на работу
Резюме
Сопроводительное письмо
Проверка образования
Проверка занятости
Должностная инструкция
Письмо с предложением о работе или контракт
Официальные формы, такие как запросы на продвижение
Официальная обратная связь
Квитанция из справочника работника
Документация по прекращению действия
Прочие документы, связанные с работой сотрудника

Медицинская карта

Вот самые распространенные документы в медицинской карте:

Бланки медицинского страхования
Контакты для экстренных случаев
Информация о получателе
Заявки на отпуск по болезни
Оформление актов о семейном отпуске и отпуске по болезни
Записки врача
Протоколы несчастных случаев
Претензии о компенсации рабочим
Любые другие документы, включая медицинскую информацию

Заработная плата

Вот самые распространенные документы в файле заработной платы:

Форма авторизации платежа
W-4 форма
Формы удержаний из заработной платы
Расписания
Записи посещаемости
Квитанции о возмещении расходов
Формы предварительного запроса на оплату
Оформление документов на повышение сотрудников
Премиальные или бонусные документы
W-2 форма
Прочие документы, связанные с деньгами

Действительно ссылка: Как управлять сотрудниками

Три ключевых практики

Ведение кадровых файлов сотрудников может быть сложной задачей. Применяйте эти три метода, чтобы ваши файлы были организованы.

Проверять записи ежегодно

Посвятите несколько дней или недель, в зависимости от размера компании, организации, обновлению и удалению устаревших кадровых файлов каждый год. Компании должны вести личные дела в течение определенного периода времени после того, как сотрудник уволился со своей должности. Однако у каждого документа разный срок хранения. Регулярный просмотр неактивных файлов поможет упорядочить документы и обеспечить их безопасное ведение.

Файлы кода

Ознакомьтесь с правилами, касающимися файлов персонала, которые применяются в вашей компании. Кодируйте документы в файлах персонала по продолжительности их обслуживания, чтобы помочь с ежегодным удалением старых файлов. Кодирование документов при их создании экономит время при рассмотрении того, что сохранить, а что уничтожить. Уничтожайте файлы, закодированные для утилизации, чтобы защитить любую личную информацию в документах.

Создать сводный лист

Когда сотрудник увольняется со своей должности, его личное дело становится неактивным.На этом этапе создайте сводный лист информации, которую ваша компания должна хранить в течение самого длительного периода времени. Таким образом, при необходимости можно быстро получить доступ к информации, не тратя время на просмотр всего личного дела.

Indeed link: Как нанимать сотрудников: пошаговое руководство

Советы по организации личного дела

Помните об этих советах при создании организационной системы для кадровых файлов вашей компании:

Конфиденциальность : Сохранение конфиденциальности очень важно.Изучите правила и положения о том, кто и какие документы может просматривать в личном деле. Храните личные дела на замке.
Документация : попросите сотрудников подписать любую форму, которая входит в их личное дело. Убедитесь, что сотрудник осведомлен о том, что документ будет сохранен для возможного использования в будущем, если он потребуется или потребуется.
Факты : Убедитесь, что информация в личном деле основана на фактах, а не на мнениях.Не включайте в личное дело любые субъективные материалы и включайте только объективные факты, связанные с работой, здоровьем или оплатой сотрудника.

Часто задаваемые вопросы о личном деле

Вот некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов о личных делах.

1. Как долго я должен хранить личные дела?

Существует установленный период времени, в течение которого компании должны хранить большую часть документов в личном деле.Изучите федеральные нормы и правила штата, применимые к вашей компании, и храните документы до истечения срока хранения.

2. Могу ли я хранить личные дела в электронном виде?

Вы можете хранить файлы персонала в электронном виде. Это полезно для крупных компаний с большим количеством сотрудников, поскольку экономит физическое пространство. Однако убедитесь, что информация защищена паролем и доступна только людям, которым может потребоваться доступ к информации.

3. Могут ли сотрудники просматривать свои личные дела?

Сотрудники могут видеть свои личные дела, но то, сколько информации они могут увидеть и когда они смогут ее увидеть, зависит от процедуры компании.

4. Где мне хранить личные дела?

Храните файлы персонала в запертом безопасном месте. Это может быть файловая комната или запирающийся шкаф для документов. Электронные файлы персонала должны быть защищены паролем, и необходимо приложить все усилия для предотвращения взлома информации.

5. Почему так важно личное дело?

Компании ведут записи, включая все важные документы, которые сотрудник накапливает за время пребывания в компании, в файлах персонала. Помимо организации этих записей в интересах компании, необходимо вести некоторые записи после увольнения сотрудника, если будущему работодателю или другой организации потребуется проверить кадровую документацию. Кадровые файлы помогают предприятиям оставаться организованными и соблюдать закон.

«Должен ли я разрешить сотрудникам доступ к их личному делу?» и другие часто задаваемые вопросы

Кадровые файлы могут помочь работодателям организовать и сохранить задокументированные решения о приеме на работу, а также выполнить требования определенных законов о ведении документации. По этим и другим причинам вам следует вести личное дело каждого сотрудника. Вот ответы на некоторые часто задаваемые вопросы о файлах персонала.

Q: Что нужно хранить в личном деле?

A: Как правило, файлы персонала должны включать информацию, относящуюся к:

Наем и адаптация, например, заявление, резюме, заметки о собеседовании, предложение о работе, название должности, описание должности и форма для связи в чрезвычайных ситуациях
Повышение, понижение в должности, перевод, увольнение или прекращение действия
Статус освобожден от сверхурочной работы или не освобожден от нее
Заработная плата и история заработной платы
Учебные записи
Справочник сотрудника Благодарности
Эксплуатационные обзоры
Любые дисциплинарные взыскания, примененные к работнику

Примечание: В некоторых штатах есть особые требования к тому, что должно быть включено в файлы персонала.Проверьте закон своего штата, чтобы убедиться в его соблюдении.

Q: Что не входит в личное дело?

A: В личном деле следует хранить следующую информацию: НЕ :

Любая информация, отражающая принадлежность сотрудника к защищенной группе, например добровольное самоопределение пола, этнической или расовой принадлежности, статус ветерана или человека с ограниченными возможностями. Эти записи должны храниться в отдельном конфиденциальном файле.
Любой документ, относящийся к здоровью или состоянию здоровья сотрудника, включая записи врача и формы медицинского освидетельствования, результаты тестов на наркотики, а также запросы на размещение и отпуск на основании травмы или инвалидности сотрудника.Эти записи должны храниться в отдельном конфиденциальном файле.
Формы I-9 и подтверждающие документы, удостоверяющие личность, и документы о разрешении на работу. Лучше всего хранить все формы I-9 вместе в одном файле, так как они должны быть созданы сразу после официального запроса.
Записи, касающиеся расследований на рабочем месте (письменные заявления всех соответствующих сторон, записи интервью, окончательный отчет о расследовании и т. Д.), Должны храниться в отдельном файле расследования на рабочем месте.

Q: Сотрудник попросил проверить его личное дело.Обязан ли я предоставить им доступ?

A: Несколько штатов приняли законы, требующие от работодателей предоставлять сотрудникам доступ к их личному досье по запросу, в том числе:

1 (Аризона) — Записи о заработной плате, связанные с отработанными часами, полученной заработной платой и оплачиваемым отпуском по болезни
2 (Огайо) — Медицинские записи и некоторые записи о заработной плате и часах
3 (Вермонт) — Записи, связанные с оплачиваемым отпуском по болезни
4 ( Вирджиния) — с 1 июля 2019 г.

Если вы не подпадаете под какое-либо конкретное требование, вы можете решить, будете ли вы предоставлять сотрудникам доступ к их файлам.Однако эта практика должна применяться последовательно — то есть, если вы разрешаете одному сотруднику просматривать свои записи, вы должны разрешить доступ на одинаковых условиях для всех сотрудников, которые запрашивают проверку. Рекомендуется вести записи о том, когда сотрудники запрашивают свои файлы и получают к ним доступ.

Q: Бывший сотрудник связался со мной, чтобы попросить показать его личное дело.

Должен ли я позволить им это увидеть?

A: Большинство штатов, которые предоставляют сотрудникам право доступа к своим кадровым документам, предоставляют такое же право бывшим сотрудникам.

Q: Как мне предоставить доступ к файлам персонала? Мне нужно делать копии? Могу ли я пригласить свидетеля?

A: Правила штатов различаются, но обычно они требуют, чтобы работодатели предоставляли работникам возможность ознакомиться с их личным делом и / или получить копии по запросу. Большинство штатов, которые предоставляют сотрудникам копии их кадровых файлов, позволяют работодателям взимать плату за воспроизведение документов. По крайней мере, три штата — Мэн, Миннесота и Огайо (записи о заработной плате и часах) — обычно запрещают работодателям взимать с сотрудников плату за копии.

В некоторых штатах прямо разрешается работодателям иметь свидетелей при проверке сотрудниками своих кадровых файлов. Если запрета нет, лучше всего иметь свидетеля. Работодатели должны внимательно изучить законы своего штата и убедиться, что они понимают свои права и обязанности.

Q: Должен ли я уведомлять сотрудника, если я помещаю отрицательную информацию в его личное дело?

A: Некоторые штаты требуют, чтобы работодатель уведомлял сотрудника, когда в их личное дело помещается отрицательная информация.Например, штат Массачусетс требует, чтобы работодатели уведомляли сотрудника в течение 10 дней с момента добавления любой информации, которая использовалась или может быть использована, чтобы отрицательно повлиять на квалификацию сотрудника для приема на работу, продвижение по службе, перевод, дополнительную компенсацию или возможность того, что сотрудник будет подлежат дисциплинарному взысканию.

Q: Как долго мне нужно хранить файлы персонала после увольнения сотрудника из компании?

A: В различных законах устанавливаются минимальные сроки хранения записей и личных дел сотрудников, некоторые из которых выходят далеко за рамки увольнения. Правила EEOC требуют, чтобы работодатели вели весь кадровый или трудовой учет в течение одного года, а если сотрудник увольняется принудительно, работодатель должен хранить кадровый учет в течение одного года с даты увольнения. Дополнительные федеральные требования к хранению документации изложены ниже, но требования штата и / или местные требования могут отличаться.

Тип записи	Минимальный срок хранения
Документы по найму (включая должностные инструкции, объявления, заявления, резюме, вопросы и заметки на собеседовании, справочные и справочные материалы для проверки)	1 год со дня внесения записей (наем и не наем).Если подана жалоба на дискриминацию, записи, относящиеся к делу, должны храниться до окончательного рассмотрения жалобы или иска.
Отчеты о производительности (включая записи, касающиеся повышения по службе, дисциплины, понижения в должности, увольнения или увольнения)	1 год с даты создания записей или с даты соответствующих действий персонала, в зависимости от того, что наступит позже. Если подана жалоба на дискриминацию, записи, относящиеся к делу, должны храниться до окончательного рассмотрения.
Просьбы о проживании (беременность, инвалидность или религиозные обряды)	1 год с даты принятия решения, но работодатели могут пожелать сохранить их на время работы сотрудника. Если подана жалоба на дискриминацию, записи, относящиеся к делу, должны храниться до окончательного рассмотрения.
Записи о воздействии на сотрудников (токсичные вещества)	30 лет
Медицинская карта сотрудников	Продолжительность работы плюс 30 лет
ERISA и отчеты о льготах (включая краткое описание плана, годовые отчеты, уведомления о событиях, о которых необходимо сообщить, и документы о прекращении действия плана)	6 лет
Записи о семейных и медицинских отпусках (включая даты отпусков, медицинские справки, уведомления работодателя и выплаты премий)	3 года
Форма I-9 (Форма подтверждения права на трудоустройство)	3 года после начала работы или 1 год после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже
Журналы OSHA (включая отчеты об инцидентах и годовые сводки: формы 300, 300A и 301)	5 лет после года, к которому они относятся
Заработная плата и налоговая отчетность (включая имя сотрудника, род занятий, адрес, номер социального страхования, ставку заработной платы, количество отработанных часов ежедневно и еженедельно, заработную плату брутто, удержания, заявленные надбавки, чистую заработную плату, сверхурочные, дату каждой выплаты, федеральный удержанный подоходный налог и FICA, форма W-4 и т. д.)	4 года (для записей, необходимых для налоговых целей). В противном случае 3 года.

В: Что мне делать с личными делами, если мне больше не нужно их хранить?

A: Обычно в конце периода хранения работодатели должны избавиться от записей сотрудников, чтобы их нельзя было прочитать или восстановить. Это может включать сжигание или измельчение записей; обеспечение уничтожения или удаления электронных носителей информации о сотрудниках; или заключение контракта с уважаемым сторонним поставщиком для надлежащего удаления записей в соответствии со всеми применимыми нормативными актами.

Вывод:

Убедитесь, что у вас есть соответствующие политики, процедуры и обучение, чтобы соответствовать федеральным, государственным и местным правилам, регулирующим ведение документации и файлы персонала.

Что нужно знать о файлах персонала сотрудников

Как работодатель, вы связаны законами и постановлениями, которые определяют, какую информацию о сотрудниках вы можете (и должны) собирать и кто имеет доступ к этой информации. Административные функции, такие как сбор и хранение документов сотрудников, и то, как вы это делаете, могут показаться утомительными, но они могут оказать серьезное влияние на ваш бизнес.H&M, крупный шведский ритейлер, был оштрафован на сумму более 41 миллиона долларов за якобы отслеживание личной жизни сотрудников (отпуска, болезни, религиозные убеждения и семейные проблемы) в базе данных компании.

Чтобы избежать каких-либо юридических проблем (и штрафов) и гнева ваших сотрудников, важно понимать, что такое личное дело и что оно должно (и не должно) включать.

Что такое личное дело сотрудника?

Личное дело сотрудника — это собрание ключевых документов, относящихся к работнику.Некоторые документы сотрудников требуются по закону, тогда как другие желательно иметь. По словам Дэмиена Вайнштейна, партнера Weinstein & Klein PC, «вы должны уметь читать личное дело и иметь довольно точное представление о том, кто этот сотрудник, что он делает в компании и как работают».

Хранение и доступ к файлам персонала

Вы можете хранить файлы сотрудников в запертом картотеке, но вы рискуете, что эта информация будет повреждена в результате возможных бедствий (например,g., наводнения, пожары, торнадо) или украдены, а затем выставлены на защиту. Многие компании используют программное обеспечение для управления персоналом для цифрового хранения файлов сотрудников и управления ими.

Кто должен иметь доступ к кадровой документации?

Только ключевой персонал (HR) и назначенные должностные лица компании, такие как главный операционный директор (COO), должны иметь доступ к файлам персонала.

«Ключевой персонал, который по контракту и по закону обязан сохранять конфиденциальность [должен иметь доступ]», — сказал Вайнштейн бизнесу.com. «Это может быть владелец бизнеса и главный операционный директор, глава отдела кадров и т. Д. Дело в том, что он содержит личную, частную и конфиденциальную информацию и не должен быть доступен для всех в компании».

При необходимости эти назначенные специалисты могут предоставить менеджерам или руководителям доступ к некоторой информации в стандартном файле сотрудников, не содержащем конфиденциальной документации.

Примечание редактора: Ищете подходящее HR-программное обеспечение для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что включать в личное дело

В личном деле следует хранить большой объем информации; однако некоторые из них строго конфиденциальны. Николь Андерсон, владелец и генеральный директор компании MEND, занимающейся кадровыми решениями, рекомендует разделить информацию в личном деле сотрудника на три отдельные папки: файл сотрудника, конфиденциальный файл и файл I-9.

Срок хранения каждого документа зависит от федерального законодательства и законов штата.В некоторых штатах требуется хранить определенные документы только в течение двух-трех лет после последней даты трудоустройства сотрудника, но вы можете захотеть хранить эти документы в течение шести или семи лет. И хотя это не требуется по закону, вам следует проводить аудит кадровых файлов один раз в год, чтобы убедиться, что информация, которой вы располагаете, является точной и актуальной.

Файл сотрудника

Этот файл содержит информацию о требованиях к должности, знаниях, производительности и поведении сотрудника.Андерсон сказал, что этот общий файл обычно включает следующее:

Контрольный список для нового найма
Заявление о приеме на работу
Резюме
Должностная инструкция (и прием)
Письмо-предложение
Трудовой договор
Контрольные формы
Форма для связи в экстренных случаях
Получение имущества предприятия
Соглашение о конфиденциальности
Подписанные подтверждения (справочник сотрудника, политика и процедуры для сотрудников, варианты медицинского страхования и т. Д.))
Учебные документы и благодарности
Прошлые оценки эффективности
Формы повышения квалификации
Любые исправительные или дисциплинарные меры, принятые

Конфиденциальный файл

Этот файл содержит конфиденциальную информацию и должен храниться в безопасном файле. Только ранее упомянутый ключевой персонал должен иметь доступ к этому файлу. Андерсон сказал, что этот конфиденциальный файл обычно включает:

Форма самоидентификации
Любые медицинские документы или документы, связанные с инвалидностью (с возвратом к работе или врачебными справками)
Документация о компенсации работникам
Формы регистрации на страхование
401 (k) или пенсионные формы
Формы получателя
Разрешение на выпуск
Раскрытие и авторизация кредитного отчета
Проверка на наличие судимости
Согласие на проведение испытаний на наркотики и письменные показания
W-4 налоговый документ
Государственный налоговый документ, если применимо
Форма прямого депозита / аннулированный чек
Любой документ, содержащий личную информацию, такую как дата рождения, номера банковских счетов, номер социального страхования, пол, семейное положение и т. Д.

Файл I-9

Форма I-9 используется для проверки права сотрудника на законную работу в США. Работодатели должны заполнить и сохранить форму I-9 для каждого сотрудника. Инспекторы иммиграционной и таможенной службы (ICE) часто проводят проверки I-9, и их подготовка может избавить вас от часов отслеживания документации и уплаты дорогостоящих штрафов.

Что

не включать в личное дело

Хранение или передача неверной информации о персонале может привести к юридическим проблемам.Конфиденциальная информация, которую вы должны хранить отдельно от общего личного дела, включает W-4 сотрудника, информацию о равных возможностях трудоустройства, его номер социального страхования и его медицинскую карту.

«Совсем недавно в отношении COVID руководство предлагает не хранить личную информацию о здоровье (воздействие, результаты тестов, документацию о симптомах и т. Д.), Поскольку к ней может получить доступ слишком много людей», — сказал Вайнштейн.

Не храните какую-либо информацию, касающуюся личной информации сотрудника, его результатов работы, электронных писем или мнений о сотруднике.Вам также следует выбросить копии удостоверений личности сотрудников, таких как карты социального обеспечения, государственные удостоверения личности, водительские права и паспорта.

«Как только эти предметы будут использованы, они должны быть уничтожены, чтобы предотвратить любое несанкционированное копирование или взлом», — сказал Андерсон.

Законы, касающиеся личных дел

Ваши сотрудники могут полагать, что могут проверять свое личное дело, но это не всегда так. Во многих штатах действуют законы, требующие от сотрудников получения судебного постановления, прежде чем они смогут запросить доступ к своим кадровым файлам.

Кроме того, существуют федеральные законы и законы штата, которые определяют, как работодатели могут хранить определенную информацию и какие сотрудники имеют разрешение на доступ к ней. Андерсон сказал, что в большинстве штатов работодатели требуют от работодателей хранить только государственные или федеральные документы в отделе кадров или в закрытом кабинете, тогда как другие документы требуют особого хранения и ограничений.

«Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) и Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) требуют, чтобы конфиденциальная медицинская информация хранилась отдельно от личного дела, чтобы никто, кроме назначенного сотрудника отдела кадров или компании, не имел к ним доступа. , — сказал Андерсон.

Законы также регулируют, как долго вы должны хранить определенные документы. Например, комиссия за равные возможности трудоустройства требует, чтобы работодатели сохраняли все кадровые записи в течение как минимум одного года после последней даты приема на работу, а Закон о дискриминации по возрасту при найме на работу 1967 года требует, чтобы работодатели сохраняли любой план вознаграждений работникам и систему письменных заслуг или стажа в течение как минимум одного года после прекращения действия плана или системы.

Кадровые записи также могут иметь неоценимое значение в случае, если против вас подал в суд действующий или бывший сотрудник.

«[Кадровое дело] обычно первое, что просит ваш адвокат, если сотрудник подает на вас в суд (или угрожает подать в суд)», — сказал Вайнштейн. «Хранить его в одном месте, в идеале в электронном виде, чтобы вы могли предоставить его своему адвокату для рассмотрения, — это очень хорошая практика. Это не только сэкономит вам на судебных издержках, но и хорошо сохраненный файл может обеспечить хорошую юридическую защиту. к любым претензиям «.

Личное дело сотрудника — важность, контрольный список, процесс — INDOVISION GLOBAL

Это больше не просто хорошая идея для работодателя вести личное дело каждого сотрудника, но это также необходимо учитывать, что принятое решение в основном основано на данных, а также нужны доказательства и документация.

Документация трудовая книжка, записи о вкладе и достижениях, дисциплинарные уведомления, рекламные акции, планы развития производительности и многое другое должны быть личное дело.

У работодателя есть хорошие причины хранить несколько кадровых дел — некоторые юридические, а некоторые — лучшие для работы цели практики. Документация необходима, чтобы у работодателя был точный просмотр трудовой книжки сотрудника. Документация поддерживает работодателя решения и могут защитить работодателя в судебном процессе — сохранены правильно.

Содержимое досье персонала содержит исторический обзор важных событий во время карьера сотрудника. Они поддерживают решения, которые принимаются в отношении сотрудник и его карьера. Они демонстрируют доводы работодателя за наймом, продвижением по службе, переводом, наградами и признанием, а также увольнением решения.

Прошли те времена, когда большинство личных документов и записей были в твердом формате, которые были сложны в обслуживании, обновлении и, кроме того, очень труднодоступны.Также было сложно составить содержательный отчет для сотрудников в целом в организации.

В наши дни большая часть компании хранят данные о сотрудниках в электронном виде и ведут записи в HRMS (Система управления человеческими ресурсами), хотя для небольших компаний это может быть также удалось в Excel.

Оба эти HRMS доступны в Интернете, а также для небольших устройств в формате приложения. Есть некоторые документы, которые необходимо подписать и хранить в твердом формате отдельно от данные, хранящиеся в HRMS, и, следовательно, личные файлы не менее важны.

Личное дело сотрудников является наиболее важным файлом с точки зрения соответствия как как внутри, так и по закону. Также для HR-функции необходимо иметь это документальное свидетельство для аудита отдела. Личный файл обычно подготовлены на момент присоединения сотрудника отделом кадров и имеют все личные записи хранятся для идентификации личности и для руководства цель.

Личное дело сотрудников представляет собой файл, который содержит документы от присоединения до выхода и имеет документы жизненного цикла прямо из его резюме, документов о трудоустройстве, перевода Письмо, письмо об оценке / повышении квалификации, письмо о повышении, другая документация, связанная с трудоустройством вместе с сотрудниками Подтверждение личности, банк связанные доказательства, квалификационные документы и предыдущая работа, связанная с документы.Здесь также есть копии уставных документов, таких как PF ESIC и т. Д.

Что произойдет, если вы не ведете личное дело сотрудников ?

Если вы не поддерживаете личное дело сотрудников, что может привести к потере огромных данных записей сотрудников а также делает вас нарушителем закона. А хорошо задокументированное кадровое досье является ключом к защите работодателя при проверках и иски. Хорошо управляемые кадровые файлы позволяют работодателю должным образом контролировать и проверять работу сотрудников.

Давайте рассмотрим контрольный список документов, необходимый для поддержки личное дело сотрудника:

сотрудник:

Имя	Имя Отчество Имя Фамилия
E-код		Дата Регистрация:
Общий опыт
Дата рождения
Вертикально-отдел./Проект		Расположение:

Личное дело — Контрольный список документов: —

Sl. No.	Документы	Статус
1	резюме / Форма трудоустройства
2	Кастрюля Открытка
3	Аадхар Открытка
4	Избиратель Идентификационая карта
5	Обязательство Знак
6	Существующий ПФ №/ № КАС / ЭСИК №
7	Образование Подробности PGGraduation12 ^-е 10 ^th Другое
8	Опыт Письмо с предложением Письмо3 месяца Квитанция о зарплате	RC ЛК-3 ЛК-2 ЛК-1
9	2 Фотография
10	Форма — 2 (декларация PF)
11	Форма 1 (Декларация ESIC)
12	Форма 11 (для освобожденных от ПФ сотрудников)
13	Форма F (Форма для номинаций на получение вознаграждения)
14	Декларация о доходах Форма
15	Отменено Проверять
16	Получение Письма-предложения вашей компании
17	Получение Письма о назначении вашей компании
18	Получение Письма-подтверждения вашей компании
19	Получение письма об увеличении вашего Компания
20	Получение Письма о переводе вашего Компания
21	Другой Документы

Подготовлено : -__________________ Проверено По: —

Контрольный список документов Обзор: —

CV : первый документ сотрудника, который вы получите во время собеседования. Из что вы можете легко получить все сведения о человеке об их предыдущих опыт, личные и квалификационные детали.

Форма трудоустройства : При присоединении HR попросят сотрудника заполнить Форма трудоустройства. Должным образом заполнены им / ею, а также заверены самими собой, что предоставляет подробную личную информацию о сотруднике. Резюме требуется сотрудника для дальнейшего подсчета информации, предоставленной сотрудником во время собеседование совпадает с выданными сертификатами или нет..

Пан-карта: Пан-карта является обязательным документом для целей налогообложения и PF KYC.

Карта Aadhar: для идентификации, подтверждения адреса и PF KYC.

Удостоверение избирателя: для подтверждения личности и адреса

Знак предприятия: Это форма декларации, которую сотрудник подписывает в случае отсутствия каких-либо документов на момент присоединения.

Существующий номер PF / номер UAN / номер ESIC: Для привязки предыдущего номера UAN и номера ESIC.

Документы об образовании: Вам необходимо собрать документы об образовании, чтобы убедитесь, что предоставленные вам сведения об образовании верны.

Документы об опыте работы: Целью сбора документов об опыте работы является для проверки правильности информации, указанной сотрудником. Нравится:

Письмо с предложением: Вы можете проверить Подтверждение работы сотрудника in Предыдущая компания
Письмо о назначении: Чтобы проверить структуру заработной платы в предыдущей компании, обозначение и подтвержденная дата присоединения.
Квитанция о заработной плате: Вы можете проверить зарплату из их ведомости о заработной плате и Письмо с предложением, и его можно перепроверить с общими деталями.
Разгрузочное письмо: Для обеспечения продолжительности работы сотрудника в последнем организация.

Форма 1 (декларация ESIC) / Форма Mediclaim: Назначение TIC (временная идентификационная карта), для семьи, кандидат и настоящий адрес рядом с больницей ESIC в вашем районе. Мед претензия форма помогает в медицинском страховании сотрудника и его семьи, где сотрудник также предоставляет подробную информацию о кандидате.

Форма — 2 (Форма назначения PF): Это форма, которую сотрудник заполняет, чтобы назначить кровь родственника для иска ПФ в его отсутствие

Форма F (форма для подачи заявки на получение вознаграждения): Эта форма предназначена для обозначения крови, относящейся к заявке на получение безвозмездной помощи. в его отсутствие.

Форма декларации о подоходном налоге: Для сбора данных об инвестициях для вычета подоходного налога.

Первая страница аннулированного чека / сберегательной книжки: для перекрестной проверки реквизиты банка, предоставленные сотрудником, верны.

Приемка по официальным документам : Вам необходимо сохранить акцепт на все документы, которые Сообщение отдела кадров в отношении Сотрудник. Как письмо с предложением, письмо о назначении, письмо с подтверждением, увеличение Письмо, переводное письмо и т. Д.

Прием Письма-предложения вашей компании:
Получение Письма о назначении в вашу компанию
Получение Письма-подтверждения вашей компании
Получение Инкрементного письма вашей компании
Получение Письма о переводе вашей компании

Личные дела работников: Что-то пошло не так