Лицевой счет работника: Что такое лицевые счета по заработной плате 2021

Лицевой счет работника: Что такое лицевые счета по заработной плате 2021

Содержание

Что это - лицевые счета сотрудников по заработной плате?

Лицевые счета работников по заработной плате — об этом виде учетной документации мы поговорим в представленной статье. Расскажем, для каких целей предназначается этот документ, какие сведения должен содержать и как его следует оформлять.

Лицевые счета работников по заработной плате 

Названная документация предназначается для фиксации всех видов начисленных и удержанных сумм на ежемесячной основе, а также выплат, производимых в течение года в отношении конкретного сотрудника.

Лицевой счет относится к первичной документации и заполняется бухгалтером в отношении каждого сотрудника отдельно.

Основаниями для его заполнения являются первичные документы, в которых учтены выработка и исполненные работы, отработанное время и документация на конкретные виды работ. 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Обратите внимание! В настоящей статье мы говорим о лицевом счете работника как о специальном бухгалтерском документе. Вместе с тем аналогичное понятие имеется и в банковской сфере. Об этом подробно рассказано в нашей статье Что такое лицевой счет в банке — понятие и структура 

Форма и срок хранения лицевого счета по заработной плате (скачать бланк) 

Существуют 2 типовые формы данного документа, утвержденные постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении…» от 05.01.2004 № 1:

  • Т-54 — для фиксации всех видов начислений, удержаний и выплат на бумажном носителе вручную.
  • Т-54а — для использования при автоматизированной обработке сведений с помощью специальных программ. В структуру формы включены т. н. условно-постоянные реквизиты (например, Ф. И. О. работника, табельный номер, наименование работодателя и т. д.), которые заполняются автоматически, а различные категории выплат и удержаний обозначены с помощью специальных кодов.
     

Поскольку с 01.01.2013 применение унифицированных форм для частных организаций не является обязательным (см. информацию Минфина России «О вступлении в силу…» от 04.12.12 № ПЗ-10/2012), частные организации могут применять свои формы лицевого счета.

Унифицированные формы можно скачать по данным ссылкам: Форма Т-54 - образец. Форма Т-54а - образец. 

Важно! Форма лицевого счета может быть и произвольной, однако в ней так или иначе должны отражаться обязательные реквизиты первичного учетного документа (см. п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). 

Срок хранения рассматриваемого в настоящей статье вида документа в общем случае составляет 75 лет для документов, законченных до 01.01.2003 и 50 лет для документов, законченных позднее (п. 296 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Однако часть документов может быть отнесена к категории постоянного хранения.  

***

Итак, лицевой счет сотрудника — это учетный бухгалтерский документ, предназначенный для отражения на ежемесячной основе всех начислений, выплат и удержаний в отношении конкретного работника за год.

Может вестись в произвольной форме, содержащей, тем не менее, необходимые атрибуты первичного учетного документа.

Лицевой счет. Форма Т-54. Бланк и образец заполнения

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Лицевой счёт работника по форме Т-54 — это документ, в котором подтверждается трудовая деятельность работника. Он необходим для отражения сведений о зарплате и пенсии. На практике лицевые счета применяются для фиксирования сведений о заработной плате, которая выплачивалась сотруднику в течение календарного года.

В лицевом счете прописываются все виды начислений и удержаний из зарплаты сотрудника предприятия. На основе лицевого счёта составляется в дальнейшем расчётно-платёжная ведомость установленной формы Т-49.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить форму Т-54

В каких случаях оформляется лицевой счёт работника формы Т-54?
Этот документ открывается бухгалтерией при приёме нового сотрудника на работу на основании приказа.

Кто оформляет лицевой счёт работника по форме Т-54?
Лицевой счёт сотрудника заполняет работник бухгалтерии на основе первичных учетных регистров, которые занесена информация об отработанном времени, выполненных работах и выработке на разные виды выплат. Сюда входят также следующие документы: путевые и маршрутные листы, рапорты о выработке, наряды на сдельную работу, табель учёта использования рабочего времени и табель расчёта зарплаты и так далее.

Что отражается в лицевом счёте работника формы Т-54 и как он заполняется?
В первой графе указывается наименование предприятия, в которой заведён лицевой счёт по форме Т-54. Далее, в следующей графе, проставляется код предприятия по ОКУД. Затем указывается дата заведения лицевого счёта. После прописываются сведения о сотруднике, на которого заводится лицевой счёт: его полное имя и дата рождения. Прописывается место работы и должность, присваивается табельный номер. Далее в документе указывается семейное положение сотрудника, количество детей и иждивенцев и дата поступления на работу. Далее идут графы, напрямую связанные с выплатами: пенсия (вид, месячная сумма, окончание выплаты), условия начисления заработной платы (должность, номер приказа, цех или отдел, разряд, условия труда и другие), вид отпуска (приказ: номер и дата, количество дней, период) и суммы удержания из заработной платы (сумма и период удержания, размер удержания за месяц и так далее).

На основании лицевого счёта могут быть внесены изменения и исправления в сведения, которые содержатся в трудовой книжке.
Также существует форма Т-54а, которая применяется для обработки данных посредством вычислительной техники.

Лицевой счет. Форма Т-54 | Образец - бланк - форма

Лицевой счет - это бухгалтерский документ, отражающий все сведения о начислении заработной платы работнику компании. Открывается он при приеме сотрудника на работу. Открытием и ведением лицевых счетов занимается специалист бухгалтерии. В документе ведется запись о всех видах начислений и удержаний из заработной платы работника в течении календарного года. К начислениям относится оплата труда, материальные поощрения и различные социальные выплаты. К удержаниям - подоходный налог и страховые взносы, алименты и штрафы, профсоюзные взносы, кредитные платежи и пр.

Бланк лицевого счета (форма Т-54) состоит из титульной части и таблицы. В начале заполняется называние предприятия, его код ОКПО и дата открытия счета. Заполняются сведения о работнике: его ФИО, дата рождения, табельный номер, должность, семейное положение, и др. сведения из личной карточки (форма Т-2).

Таблица лицевого счета состоит из 49 граф, которые отражают все сведения о трудовой деятельности работника, отработанном времени по месяцам, о заработной плате (начислениях и удержаниях). В графах 1-8 указываются сведения о приеме на работу, переводах и увольнении, месте работы, должности, окладе, надбавках со ссылками на даты и номера приказов. В 9-16 графах заполняются данные об отпусках работника, их продолжительности и регламентирующих это событие документах. Графы с 17 по 21 заполняются в тех случаях, если к сотруднику  применяются взыскания по исполнительным листам, приказам, удержания по кредитным договорам и др. В 22 графу вносятся сведения об удержаниях на детей, по инвалидности и пр.

Во второй половине таблицы отражаются данные о начислениях и удержаниях по месяцам. В 24-27  графы вносятся данные на основании табеля рабочего времени. Все произведенные начисления работнику записываются в 28-37 графы таблицы, а удержания - в 38-46. Если за предыдущие месяцы имеется задолженность у работника или предприятия, то она отражается в 47 и 48 графах. В итоге подбивается и проставляется сумма для каждого месяца, которая подлежит выплате сотруднику. 

На основании лицевых счетов составляется расчетно-платежная ведомость (форма Т-49). Срок хранения счетов на предприятии - 75 лет. За ненадлежащее хранение данного вида документации предусмотрены штрафные санкции законодательством РФ.

Лицевой счет специалиста подтверждает затраты

17.03.2010

Лицевые счета работников, которые открываются бухгалтерией ежегодно, необходимы не только для правильного учета заработной платы, но и для подтверждения в налоговом учете расходов на оплату труда. Поэтому при составлении годовой отчетности рекомендуем проверить данные за 2009 год. Ведь в противном случае могут возникнуть сложности с документальным подтверждением налоговых расходов.

Зачем нужен лицевой счет

Для начала напомним, что в лицевом счете содержится информация, которая необходима для начисления пособий, расчета среднего заработка, оплаты больничных листов, выплаты компенсации при увольнении. Именно на основании данных лицевых счетов работников бухгалтер составляет расчетную и расчетно-платежную ведомости. Кроме того, сведения, содержащиеся в лицевых счетах, нужны для заполнения справок о заработной плате. Напомним, что работодатель обязан по требованию работника в течение трех дней выдать такую справку (ст. 62 Трудового кодекса РФ). Они выдаются работникам компании для представления:

  • в Пенсионный фонд – для начисления пенсии
  • в службу занятости – для назначения пособия по безработице
  • в собес – для оформления субсидии

Кроме того, лицевой счет является одним из документов, на основании которых Пенсионный фонд РФ проводит проверку достоверности предоставленных индивидуальных сведений в части выплат, начисленных в пользу работников.

Лицевой счет работника необходим и в налоговом учете. Дело в том, что он является одним из документов, которые подтверждают расходы на оплату труда в налоговом учете организации (ст. 252 Налогового кодекса РФ). Поэтому такой документ должен быть правильно составлен.

Если в организации отсутствуют лицевые счета работников, то налоговые органы могут ее оштрафовать. По мнению проверяющих, если форма документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организация применяет документ, не соответствующий данной форме, либо первичный документ отсутствует, то указанное нарушение влечет применение ответственности по статье 120 Налогового кодекса РФ. Заметим, что в некоторых случаях суды поддерживают проверяющих (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 ноября 2005 г. № А56-14249/2005).

Проверьте правильность заполнения формы

Ведение лицевого счета работника предусмотрено постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Он оформляется по форме № Т-54. В нем ежемесячно отражаются сведения:

  • о заработной плате
  • об использовании отпусков
  • о пособиях по временной нетрудоспособности
  • о налоговых вычетах
  • о различных удержаниях из заработной платы и т. д.

Форма № Т-54 оформляется на основании приказа о приеме на работу. Она открывается на один год, но заполняется ежемесячно. Записи в лицевой счет вносятся после получения первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Обратите внимание: в лицевом счете отражаются все виды начислений и удержаний, относящиеся именно к заработной плате. Если работник получает иные выплаты, например арендную плату за использование личного имущества в служебных целях, то они в форме № Т-54 не фиксируются.

Общая информация

В шапку лицевого счета заносятся персональные данные о работнике: фамилия, имя, отчество работника, его ИНН, номер страхового пенсионного свидетельства, семейное положение, количество детей, дата приема на работу и (в случае необходимости) дата увольнения. Сведения берутся из приказа о приеме на работу и личной карточки. В графах 1–8 указывается информация о работе: должность, структурное подразделение, оклад или тариф, надбавки. Основание для заполнения – приказы по организации.

В графах 9–16 отражаются данные об использованных отпусках. Записи вносятся на основании приказов о предоставлении отпуска.

В графах 17–21 бухгалтер фиксирует все удержания из зарплаты работника: алименты, задолженность работодателю и т. п. А в графе 22 показывает сумму стандартного вычета по НДФЛ.

Расчет суммы выплаты

При начислении зарплаты в раздел «Отработанные дни (часы)» (графы 23–27) переносится информация из табеля учета рабочего времени. В раздел «Начислено» (графы 28–37) заносятся данные об оплате труда с разбивкой по видам выплат: зарплата по окладу или тарифу, оплата сверхурочной работы, премии, пособия по временной нетрудоспособности и т. п. В графе 33 отражаются выплаты социального характера. После того как все виды начислений занесены в лицевой счет, в графе 37 подводится итог.

В разделе «Удержано и зачтено» (графы 38–46) показываются все виды удержаний: выплаты за первую половину месяца (аванс), НДФЛ, излишне выплаченные суммы в результате счетной ошибки, алименты и т. п. Итоговая величина указывается в графе 46.

Сумма к выплате (графа 49) получается вычитанием показателя графы 46 «Всего удержано» из показателя графы 37 «Всего начислено».

В графах 47 и 48 отражается информация о задолженности за организацией или за работником соответственно. Задолженность за организацией может возникнуть вследствие невыплаты заработной платы за отработанный месяц в срок. В свою очередь, долг за работником может образоваться, если, например, по его вине произошла недостача. Если эти графы заполнены, то показатель графы 49 корректируется на соответствующие суммы: увеличивается на сумму в графе 47 и уменьшается на величину в графе 48. Указанную в графе 49 сумму необходимо выплатить работнику из кассы или перечислить на банковскую карту.

Обратите внимание: коды всех начислений и удержаний в лицевом счете каждая организация устанавливает самостоятельно.

Срок хранения

По окончании календарного года бухгалтер подписывает заполненный лицевой счет и открывает новый на следующий год. Лицевые счета оформляются на бумажных носителях и хранятся 75 лет (п. 153 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года).

Форма Т-54. Лицевой счет работника Т-54

Данный вид документации является одним из необходимых в компании, он используется для предоставления данных о рабочем, его рабочем времени, о перечислениях и задержка ежемесячно.

В каких случаях происходит открытие лицевого счета?

Такое происходит тогда, когда рабочий устраивается на работу. Документация Т-54 используется на больших производствах. Маленькие организации чаще всего используют другой вид документации – расчетная ведомость Т51 или Т49. Данный бланки Вы также можете скачать у нас на сайте.

На основе, какой документации производится создание лицевого счета рабочего?
  • Наряды.
  • Листы (больничные и путевые).
  • Приказы и другой вид документации.

Форма Т-54. Как заполнять лицевой счет работника?

Выделим следующие особенности при заполнении лицевого счета:

  • Учет за лицевыми счетами рабочих по зарплате исполняет бухгалтер.
  • Документ состоит из следующих разделов – титульная страница и огромная таблица, которая имеет в составе 49 граф.
  • В графе расчетный период указывается время приема на работу. Если же данный документ создается на рабочего, который уже ведет свою деятельность, то первые месяц года.
  • Следующий этап – указание данных о рабочем на титульной странице на основе анкеты и карты Т-2.
  • Табличная часть данного документа имеет в своем составе 49 граф. Они содержат данные о работе сотрудника, о ежемесячном времени, начислению зарплаты и задержках.
  • С 1 по 8 графу указываются данные о приеме на рабочее место, различных переводах.
  • Любое из произошедших событий фиксируется датой и номерным знаком приказа, на основе коих исполняется событие. Также фиксируется название занимаемой должности рабочего, трудовые условия, ставка.
  • С 9 по 16 графу указываются данные о том, сколько отпусков было начислено рабочего, его разновидность указывается в 9 графе. Следующий этап – указание номерного знака и даты документа, на основе коего рабочий «отдыхает», помимо этого необходимо указать длительность отпуска.
  • С 17-12 графы. Здесь фиксируется информация об удержаниях в отношении рабочего. Помимо этого здесь фиксируется данные об удержаниях по испол. листам, приказным документам и другой документации.
  • Графа 22. Указывается количество вычета. (В случае начисления вычета).

Другая табличная часть данного вида документации содержит в себе данные о начислениях и удержаниях:

  • Наблюдается следующее соответствие при заполнении – 1 месяц – отдельная строка. При этом фиксируется месяц числами 01 и т.д.
  • С 24 по 27 графы. Здесь фиксируется информация о явках и неявках рабочего на протяжении рабочего срока длиной месяц.
  • С 28 до 37 графы. Тут указывается количество начислений за месяц по отношению к рабочему: по разнообразным договорам, отпускным, больничным и другим.
  • С 38 по 46 графы. Здесь осуществляется фиксация удержаний по отношению к рабочему. Здесь указывается информация о полученных авансах, НДФЛ и другие начисления.
  • С 47 по 48 графы. Тут указываются данные о том, имеет ли задолженности рабочий или нет.
  • На основе данных с 23 по 48 граф производится подсчет суммы финансов, начисляемой рабочему.

Форма Т-54. Скачать бланк и образец заполнения

Ниже можно найти и скачать пример заполнения лицевого счета рабочего по форме Т-54 в различных форматах.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Указать лицевой счет сотрудника | СБИС Помощь

Указать лицевой счет сотрудника

В личной карточке сотрудника содержатся предоставленные им сведения о банковских картах. Вы можете добавить новые лицевые счета, изменить основной счет или удалить недействующие карты.

Добавить новый

Сотрудник самостоятельно решает, на карту какого банка ему удобно получать зарплату. Он может предоставить карту, которая:

Укажите реквизиты для перечисления зарплаты.

  1. В карточке сотрудника на вкладке «Зарплата» перейдите в раздел «Зарплата/условия расчета».
  2. Выберите организацию, если требуется.
  3. Нажмите:
    • лицевой счет — если у сотрудника еще нет ни одного лицевого счета;
    • — если уже создан один или несколько лицевых счетов.
  4. Введите БИК или название банка.

    Чтобы указать банк, по которому настроен зарплатный проект, нажмите и выберите его из списка. Банк будет отмечен флагом , это означает, что карта участвует в зарплатном проекте.

    Если карта выпущена одним банком и участвует в зарплатном проекте другого, поставьте отметку вручную.

  5. Заполните номер счета или карты — данные зависят от требований банка.

    Если зарплата перечисляется по номеру банковского счета физического лица, укажите этот номер в поле «Л/счет». При этом поле «Укажите р/счет банка» заполнять не нужно.

    При перечислении зарплаты по номеру карты заполните поле «Карта». В этом случае обязательно укажите расчетный счет банка, на который переводится зарплата сотрудников. Если карта участвует в зарплатном проекте, номер счета заполнится автоматически. Чтобы добавить карту МИР, нажмите и выберите «МИР».

  6. Кликните , чтобы сохранить данные.
  7. Когда лицевой счет добавляется впервые, по умолчанию он отмечается как основной. Именно на него бухгалтер будет перечислять зарплату сотруднику.

    Если карта участвует в зарплатном проекте банка, то после сохранения лицевого счета напротив него появится значок .

Лицевой счет можно сделать неосновным, если сотрудник хочет получать зарплату на другую карту или наличными.

  1. В карточке сотрудника на вкладке «Зарплата и учет» перейдите в раздел «Зарплата/условия расчета».
  2. Выберите организацию.
  3. Если сотрудник хочет получать зарплату через кассу, сделайте все счета неосновными. Для этого наведите курсор на основной лицевой счет и нажмите «Сделать не основным».

    Чтобы зарплата перечислялась на другую карту, добавьте новый лицевой счет. Затем наведите на него курсор и нажмите «Сделать основным».

Настроить основной счет в нескольких организациях

Если сотрудник работает в нескольких компаниях и хочет получать зарплату на разные карты, выберите основной счет в каждой из них.

Чтобы посмотреть, в каких организациях счет выбран основным, в карточке сотрудника установите место работы «Наша компания».

Любой лицевой счет можно удалить. Например, если карта была повреждена или утеряна. Для этого наведите курсор на лицевой счет и нажмите .

Если на карту производились перечисления, то вместо удаления она станет недействующей. Чтобы увидеть ее в списке лицевых счетов, выберите в фильтре «Все».

Лицензия

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника заполняется в обязательном порядке на каждом предприятии. Все организации обязаны правильно и законно вести регистры бухгалтерского учета. Правила начисления заработной платы сотруднику, утвержденные государством, включают ряд документов и форм, которые необходимо заполнять бухгалтерам при начислении оплаты труда.

Особенности документа

Лицевой счет – это документ или регистр, используемый в бухгалтерской и кадровой работе. В России утверждена форма бланка сотрудника Т-54.

Личной документацией принято считать бумажный и электронный носитель информации о сотруднике. Сотрудник, устроившись на рабочее место, обязательно в бухгалтерии открывает лицевой счет, основанием для этого является приказ или копия приказа о вступлении в должность.

На каждого работника обязательно заполняется регистр, независимо от того, постоянная должность или временная. Форма Т-54 является накопительной ведомостью и содержит в себе информацию о начислениях заработной платы с начала года и до окончания. Работу по внесению данных в лицевые счета выполняет бухгалтер по заработной плате.

Функции лицевого счета

Лицевые счета работников отражают начисления и удержания заработной платы сотрудника. Ввод данных осуществляется на основе первичной документации или отчетности по выполнению услуг. К таким документам можно отнести табеля и графики рабочего времени, приказы или распоряжения, график отпусков, книгу учета отработанного времени, протоколы больничных листов, акты о выполненных работах или услугах, приказы о надбавках и премиях. Лицевые регистры отражают и удержания средств заработной платы с полной расшифровкой налогов и взносов. Как и расчетная ведомость, срок хранения счетов в архиве бухгалтерии – 75 лет. Бланк регистра следует заполнять на каждого сотрудника отдельно и вести учет на протяжении календарного года.

Крупные производственные фирмы, имея большой штат сотрудников, в обязательном порядке ведут личные счета, и такой документ очень удобен для выборок заработной платы конкретно для отдельных сотрудников. Ведь, ежемесячно начисляя заработную плату, бухгалтеру требуется произвести много дополнительных расчетов, например расчет отпуска, больничного листа, среднемесячной премии или материальной помощи. Для этого лучшим помощником является готовая выборка зарплаты в лицевых счетах. Еще дополнительную помощь оказывает регистр с выборкой при выдаче справок о заработной плате. Ведь ежемесячно требуется выбирать и делать около 20 справок. Как известно, бланк содержит выборку по оплате труда от 6 месяцев до целого года, и очень непросто приходится бухгалтеру выбирать ведомости и из каждой переписывать цифры в документ.

Предприятия маленьких масштабов, например индивидуальные фирмы, не ведут отдельной документации по лицевым счетам, а вставляют записи в расчетно-платежную ведомость. Формы расчетной ведомости Т-49 и Т-54 выполняются как одна.

В практике бухгалтерии ведется еще форма Т-54а, она используется для учета данных с помощью компьютера или другой вычислительной техники. Также очень часто при заполнении Т-54а выполняются расчеты или копирование данных с помощью разных программ, такая постановка облегчает работу бухгалтера. Расчет заработной платы в компьютере ежемесячно распечатывается на бумажных носителях и вкладывается к бланкам лицевого счета сотрудника, а если программное обеспечение при работе допускает использование кодов или сокращенных символов, то прилагается распечатанная расшифровка.

Оформление и дополнение счетов

Лицевые счета работников занимают одно из главных мест в документации по бухгалтерскому учету, и каждый бухгалтер должен уделять им особое внимание. Ежемесячное перенесение информации с расчетных ведомостей должно выполняться синей или черной пастой без помарок. Нельзя в работе допускать исправлений или использования корректирующих средств. Если в заполнении будет допущена ошибка, ее нельзя стирать или пытаться подправить цифры. Для этого следует перечеркнуть всю запись ровной чертой с правого верхнего угла в левый нижний и написать рядом правильную цифру. При заполнении лицевых счетов необходимо сверять все расчеты с ведомостями начислений и удержаний. Достоверность данных по удержаниям очень важна для страховых организаций.

Внося данные в счет, следует помнить, что через 10-20 лет такой документ будет нести много важной информации.

Примеры оформления

Бывают случаи, когда лицевые счета не ведутся в организациях, тогда данные следует точно отражать в расчетной ведомости по начислению заработной платы. Рассмотрим пример формы Т-54 для сотрудника учреждения. Бланк печатается на листах формата А4 в печатной форме или заполняется от руки. Лицевому счету каждого сотрудника присуждается цифровое число. Рассмотрим образец заполнения на примере одного месяца.

ООО «Авантаж»
Лицевой счет № 596 за 2016 год.
Сотрудник Сычева Наталья Валерьевна 21.07.1985 г.р. ИНН 256987400356
Москва, г. Люберцы, д. Попова, 34а, квартира 26.
Замужем, двое детей. Дом. тел.: 54-89-56.
Принята на должность 18.08.2011, приказ №118 от 18.08.2011.
Отдел: централизованная бухгалтерия.
Должность: кассир.
Состояние: основное место работы.
Ставка 1.
Налоговая льгота – 1000,00 на первого и второго ребенка до 18 лет, очная форма обучения студента, курсанта с 01.08.2012 по 30.05.2018.

Виды расчета за январь 2016 г.
Оплата по окладу – 8500,00
– индексация – 0,00
– очередной отпуск – 0,00
– оплата больничного листа – 0,00
– оплата больничного за счет предприятия – 0,00
– налог с дохода – 750,00

http:


Удержания по больничном листу – 0,00
Оплата алиментов – 0,00
Всего начислено – 8500,00
Всего удержано – 750,00
Выплата зарплаты – 7750,00
Отработано дней – 20
Отработано часов – 160

Таким образом ежемесячно заполняются формы Т-54, после – каждый месяц по нарастающей.
Обязательно для составления документов лицевого счета необходимо использовать данные документации предприятия: личное дело сотрудника, табель отработанного времени, расчетную ведомость по заработной плате.

Также в обязательном порядке в форме должны быть прописаны следующие пункты:

  1. Название организации предприятия.
  2. Отдел или структурное подразделение работника.
  3. Лицевой счет сотрудника.
  4. Период расчета, обычно это календарный год с января по декабрь. Если сотрудник только устроился на занимаемую должность, то это обязательно необходимо учесть при составлении, записать номер и дату приказа о принятии.
  5. Персональные данные работника – фамилия, имя, отчество, идентификационный код, адрес прописки, семейный статус, количество детей, дата принятия на работу, дата рождения. Такая информация берется из кадровых документов или личной карточки сотрудника по форме Т-2.
  6. В таблице должны быть отведены графы под информацию об отпусках. Обязательно при выплате отпускных указывается вид отпуска: декретный, бесплатный, очередной оплачиваемый, социальный оплачиваемый, учебный на период сессии. Рядом с суммой оплаты отпуска или его неоплаты нужно проставить номер приказа и дату его вступления в силу.
  7. Лицевой счет обязательно должен содержать информацию об удержаниях и взносах. В регистре должно быть название удержания и его процентная ставка, также должны быть прописаны льготы по удержаниям. Если из заработной платы производятся выплаты алиментов, профсоюзных взносов, удержания по судебным актам или добровольная оплата услуг, то напротив каждого удержания должно быть прописано основание или приказ.
  8. Возле каждого месяца проставляется количество отработанных часов и дней. Если человек находился на больничном листе, то норма его дней будет меньше, и заработная плата будет уже зависеть от них.

http:

Обязательно после отражения каждого месяца проставляются итоговые суммы начисления и удержания и выплат. Если по оплате труда будет задержка, то и эти данные следует отражать в документе. Обязательно бухгалтеру ежемесячно следует переносить информацию по начислению и удержаниям заработной платы. Исполнитель ставит свою подпись.

Автор:

Иван Иванов

Поделись статьей:

Оцените статью:

Загрузка...

Инфографика: Соблюдение правил ведения операций с личными счетами

Работа с личными счетами - это область неотъемлемого риска для любой фирмы в финансовом секторе. Во многих случаях сотрудники имеют возможность извлекать личную выгоду из инсайдерской информации или другой информации, которая им стала известна в рамках своей профессиональной деятельности.

Вследствие таких рисков регулирующие органы требуют, чтобы фирмы создавали, внедряли и поддерживали адекватные меры, направленные на предотвращение совершения служащими злоупотреблений на рынке и неправомерного использования или ненадлежащего раскрытия конфиденциальной информации.

Большинство фирм заранее требуют от сотрудников заполнить аттестаты, чтобы подтвердить, что они прочитали, поняли и будут соблюдать правила ведения личных счетов. Тем не менее, некоторые аттестации недостаточно ясны и могут не охватывать все правила PAD из-за недостаточной эффективности. С точки зрения регулирования, фирмы должны требовать от своих сотрудников чаще проверять аттестации, учитывая рост конфликта интересов и потенциальные злоупотребления на рынке.

Фон

FCA проливает свет на ведение дел с личными счетами и подчеркивает, что фирмы должны добиваться эффективного соответствия для борьбы со злоупотреблениями на рынке.Фирмы должны понимать риски PAD, связанные с их бизнес-моделями, разрабатывать четкие политики и процессы, связанные с этими рисками, и развивать культуру, в которой соблюдение их правил является нормой.

В конце 2019 года FCA выразило озабоченность по этому поводу и выпустило документ, в котором говорится, что фирмы должны учитывать при разработке своей политики PAD и требований для создания системы контроля для снижения риска конфликта интересов, инсайдерских сделок и злоупотреблений на рынке.

В информационном бюллетене по вопросам поведения на рынке и отчетности по транзакциям FCA выявило несколько очевидных нарушений политик PAD по следующим причинам:

  • Непонимание сотрудниками политики PAD фирмы
  • Фирмы и сотрудники, считающие, что незнание политик PAD обеспечивает разумное смягчение последствий для PAD в нарушение этой политики
  • Отсутствие декларирования внешних счетов их работодателю, в том числе незаявленных счетов на имена родственников.
Вызовы для фирм

По данным регулирующих органов, у фирм отсутствовала подготовка. Перед фирмами стоит задача разработать эффективную политику и руководство с соответствующими процессами для сотрудников. Улучшение обучения является обязательным, чтобы сотрудники понимали политику ведения личных счетов своей фирмы и знали, как избегать конфликтов.

Кроме того, акцентируйте внимание на процессах аттестации с частыми напоминаниями о политике и требованиях фирмы, что поможет в аспекте обучения.

Согласно FCA, ваша оценка соответствия и рисков в отношении операций с личным счетом должна:

  • Определить риск конфликта интересов или рыночного злоупотребления
  • Убедитесь, что сотрудники осведомлены о своих обязательствах по соблюдению нормативных требований, и внедрите соответствующие процессы для оценки их запросов или уведомлений PAD
  • Предоставлять отчеты о потенциально подозрительной деятельности в режиме реального времени, с помощью которых фирма может проверить и, при необходимости, сообщить в FCA
  • Поручите старшим менеджерам подавать пример и выступать за строгое соблюдение правил PAD фирмы.

Мы создали инфографику с вопросами, чтобы вы могли определить, готова ли ваша компания к требованиям FCA по работе с личными счетами.

С помощью решения MyComplianceOffice Employee Personal Trading вы можете усилить контроль над злоупотреблениями на рынке и снизить риски неправомерных действий в соответствии с нормативными требованиями и избежать штрафов. MCO может помочь вам:

  • Упростите процесс предварительного оформления торговли сотрудниками
  • Автоматизировать сбор подтверждений сделок от брокерских контор
  • Проверить торговую деятельность сотрудников на соответствие ограниченным спискам и правилам инсайдерской торговли
  • Проверить торговую деятельность сотрудников на наличие переднего и заднего хода
  • Содействие ежегодной аттестации сотрудников и раскрытию информации
  • Предоставьте полную историю проверок предварительных разрешений и попытки заказа

Вы беспокоитесь о личной торговле сотрудников? Свяжитесь с нами сегодня!

СЕК.gov | Превышен порог скорости запросов

Чтобы обеспечить равный доступ для всех пользователей, SEC оставляет за собой право ограничивать запросы, исходящие от необъявленных автоматизированных инструментов. Ваш запрос был идентифицирован как часть сети автоматизированных инструментов за пределами допустимой политики и будет обрабатываться до тех пор, пока не будут приняты меры по объявлению вашего трафика.

Укажите свой трафик, обновив свой пользовательский агент, включив в него информацию о компании.

Для лучших практик по эффективной загрузке информации из SEC.gov, включая последние документы EDGAR, посетите sec.gov/developer. Вы также можете подписаться на рассылку обновлений по электронной почте о программе открытых данных SEC, включая передовые методы, которые делают загрузку данных более эффективной, и улучшения SEC.gov, которые могут повлиять на процессы загрузки по сценариям. Для получения дополнительной информации обращайтесь по адресу [email protected]

Для получения дополнительной информации см. Политику конфиденциальности и безопасности веб-сайта SEC. Благодарим вас за интерес к Комиссии по ценным бумагам и биржам США.

Идентификатор ссылки: 0.5dfd733e.1627306833.18626b9e

Дополнительная информация

Политика интернет-безопасности

Используя этот сайт, вы соглашаетесь на мониторинг и аудит безопасности. В целях безопасности и обеспечения того, чтобы общедоступная услуга оставалась доступной для пользователей, эта правительственная компьютерная система использует программы для мониторинга сетевого трафика для выявления несанкционированных попыток загрузки или изменения информации или иного причинения ущерба, включая попытки отказать пользователям в обслуживании.

Несанкционированные попытки загрузить информацию и / или изменить информацию в любой части этого сайта строго запрещены и подлежат судебному преследованию в соответствии с Законом о компьютерном мошенничестве и злоупотреблениях 1986 года и Законом о защите национальной информационной инфраструктуры 1996 года (см. Раздел 18 U.S.C. §§ 1001 и 1030).

Чтобы обеспечить хорошую работу нашего веб-сайта для всех пользователей, SEC отслеживает частоту запросов на контент SEC.gov, чтобы гарантировать, что автоматический поиск не влияет на возможность доступа других лиц к контенту SEC.gov. Мы оставляем за собой право блокировать IP-адреса, которые отправляют чрезмерные запросы. Текущие правила ограничивают пользователей до 10 запросов в секунду, независимо от количества машин, используемых для отправки запросов.

Если пользователь или приложение отправляет более 10 запросов в секунду, дальнейшие запросы с IP-адреса (-ов) могут быть ограничены на короткий период.Как только количество запросов упадет ниже порогового значения на 10 минут, пользователь может возобновить доступ к контенту на SEC.gov. Эта практика SEC предназначена для ограничения чрезмерного автоматического поиска на SEC.gov и не предназначена и не ожидается, чтобы повлиять на людей, просматривающих веб-сайт SEC.gov.

Обратите внимание, что эта политика может измениться, поскольку SEC управляет SEC.gov, чтобы гарантировать, что веб-сайт работает эффективно и остается доступным для всех пользователей.

Примечание: Мы не предлагаем техническую поддержку для разработки или отладки процессов загрузки по сценарию.

Почему компаниям следует воздерживаться от открытия личных учетных записей электронной почты сотрудников или бывших сотрудников

У работодателей может возникнуть соблазн получить доступ к личной учетной записи электронной почты сотрудника или бывшего сотрудника (учетной записи электронной почты, используемой сотрудником, которая не была предоставлена ​​работодателем), особенно после сотрудник зашел в личный кабинет на устройстве, предоставленном работодателем.

В недавнем федеральном деле Левин против ImpactOffice LLC, 2017 U.S. Dist. LEXIS 106480 (D. MD, 10 июля 2017 г.), федеральный окружной суд постановил, что бывший работодатель может нести ответственность перед бывшим сотрудником за доступ к его личной учетной записи электронной почты в нарушение федерального закона, Закона о хранимых коммуникациях или SCA. .Соответственно, работодатели должны воздерживаться от доступа к личным учетным записям электронной почты своих сотрудников, даже если их сотрудник получил доступ к учетной записи на устройствах, предоставленных работодателем.

В деле «Левин против ImpactOffice LLC» Мелисса Эдвардс приобрела свой мобильный телефон через своего работодателя, Impact, и оплатила его стоимость за счет удержаний из своей зарплаты. После того, как Эдвардс подал в отставку, Импакт потребовал, чтобы она вернула телефон. Перед тем, как вернуть телефон, Эдвардс удалила с него все электронные письма, включая электронные письма, которые она получала на свою личную учетную запись Gmail.После того, как Эдвардс вернул телефон, Impact использовала телефон для доступа к электронной почте в аккаунте Gmail Эдварда, которая хранилась на серверах Google.

Эдвардс подал иск против Impact, заявив несколько исков против Impact, включая иск SCA за преднамеренный доступ к ее электронной почте без ее разрешения. Лицо нарушает Закон о хранимых коммуникациях, получая доступ «без разрешения к средству, через которое предоставляется услуга электронной связи», и «тем самым получает, изменяет или предотвращает авторизованный доступ к проводному или электронному сообщению, когда оно находится в электронном хранилище в такой системе.”

Impact подала ходатайство об отклонении иска по Закону о хранимых коммуникациях, утверждая, что Эдвардс не смогла предъявить иск, поскольку она не утверждала, что электронные письма были неоткрыты, и не могла доказать, что электронные письма находились в «электронном хранилище», как того требует SCA.

Суд отклонил ходатайство, установив, что Эдвардсу не нужно было утверждать, что электронные письма были неоткрыты, чтобы заявить о иске в соответствии с SCA. Суд установил, что как открытые, так и неоткрытые электронные письма находятся в «электронном хранилище» для целей SCA, потому что они хранятся в целях резервного копирования на случай, если Эдвардс снова захочет получить доступ к электронным письмам.Решение суда не указывает на то, что Impact несет ответственность перед Edwards, но что Impact может нести ответственность перед Edwards, поскольку она заявила о наличии необходимых элементов в поддержку иска SCA.

Поскольку дело Левина еще продолжается, неизвестно, будет ли Impact привлечена к ответственности в соответствии с SCA за доступ к электронной почте Эдварда. Поскольку это решение демонстрирует, что работодатель может нести ответственность в соответствии с федеральными законами за доступ к личным учетным записям электронной почты своих сотрудников, работодатели должны воздерживаться от доступа к личным учетным записям электронной почты своих сотрудников или бывших сотрудников, даже если доступ к учетным записям осуществлялся на электронных устройствах, предоставленных работодатель.

Закон о хранимых коммуникациях был принят в 1986 году, задолго до того, как многие технологические устройства были внедрены на рабочих местах. Поскольку суды продолжают пытаться применить Закон о сохраненных коммуникациях к текущей деловой среде, закон в этой области может и дальше меняться.

В то время как работодатели могут захотеть получить доступ к любым электронным письмам, которые сотрудник открыл на устройстве, предоставленном работодателем, работодатели должны получить совет от юриста перед доступом к любым личным учетным записям электронной почты сотрудников или бывших сотрудников, чтобы гарантировать, что работодатель не нарушает Закон о хранимых коммуникациях или другие законы о конфиденциальности.

FCA привлекает внимание к ведению дел с личным счетом

Последний информационный бюллетень британского регулятора Market Watch проливает столь необходимый свет на предмет PAD. Вот что об этом сообщает FCA и как StarCompliance может помочь

С точки зрения регуляторов, работа с личными счетами, или PAD, не получает такого внимания, как профессиональная торговля. Наибольшее внимание привлекают мошенники-трейдеры, продевающие миллиарды долларов в прибыли своих инвестиционных банков.Но злоупотребления на рынке - это злоупотребления на рынке, и сотрудники, ведущие незаконную торговлю самостоятельно, не только нарушают закон, но также могут нанести фирмам серьезный ущерб репутации. Вот что FCA говорит о PAD.

ЧТО ТАМ УВИДЕТЕ FCA
Агентство FCA недавно провело исследование деятельности PAD в некоторых оптовых брокерских фирмах, чтобы попытаться оценить степень, в которой фирмы внедрили недавние изменения в режим злоупотреблений на рынке. Эти изменения можно найти в Справочнике по ведению бизнеса FCA, разделы 11.17 и 11.17A. Оба они были обновлены в марте 2018 года, но в целом излагают общие правила регулирующего органа в отношении PAD для сотрудников и связанных агентов или «соответствующих лиц». Вместе эти два раздела Справочника по ведению бизнеса призваны помочь фирмам создать «систему контроля», которая поможет минимизировать риск того, что личная торговля может:

  • Конфликт интересов клиентов фирмы.
  • Привести к злоупотреблениям на рынке, включая предварительные заказы клиентов.
  • Создает конфликт между личными интересами сотрудников и их нормативными обязательствами сообщать о подозрительных транзакциях или заказах.

Исследование показало, что это не то, на что надеялось FCA, и полная противоположность аккуратной и аккуратной системе контроля, изложенной выше: «Способы, которыми фирмы контролируют и отслеживают PAD, существенно различались с точки зрения практики. и стандарт ". Далее: «Хотя многие фирмы требуют, чтобы сотрудники подписывали регулярные аттестации, подтверждающие соответствие правилам PAD ... это [не всегда] сопровождалось надлежащими мерами ... для мониторинга и контроля PAD».

И наконец: «Мы в целом обеспокоены тем, что фирмы в этом секторе не выявляли и не управляли рисками PAD или конфликтами интересов, характерными для их бизнес-модели, должным образом.Это может происходить из-за культуры, которая не в достаточной мере определила потенциальный ущерб клиентам или целостности рынка, вызванный несоответствующими методами PAD. Отсутствие предварительного одобрения сделок PAD, небольшое количество выявленных нарушений и отсутствие представлений STOR в выборке фирм могут указывать на отсутствие эффективного мониторинга и управления рисками ».

ЧТО ХОЧЕТ УЗНАТЬ FCA
«Для достижения эффективного соответствия, - предлагает регулирующий орган, - компаниям необходимо понимать риски PAD, связанные с их бизнес-моделями, разрабатывать четкие политики и процессы, связанные с этими рисками, и развивать культуру. где соблюдение их правил является нормой.Когда все же происходят нарушения политики PAD, фирмы должны расследовать их и, при необходимости, принимать дисциплинарные меры ". Любые меры, принимаемые фирмой для выполнения вышеуказанных директив, должны быть разработаны таким образом, чтобы гарантировать, что:

  • Каждое соответствующее лицо осведомлено о жестких ограничениях на личные транзакции.
  • Фирма незамедлительно информируется о любой личной сделке, заключенной соответствующим лицом, либо посредством уведомления об этой сделке, либо с помощью других процедур, позволяющих фирме идентифицировать такие сделки.
  • В случае договоренностей об аутсорсинге поставщик услуг, которому эта деятельность передается на аутсорсинг, ведет учет личных транзакций, заключенных любым соответствующим лицом, и незамедлительно предоставляет эту информацию фирме по запросу.
  • Независимо от того, обрабатывается ли процедура уведомления внутренне или внешне, сохраняется запись о личной транзакции, о которой фирма уведомлена или идентифицирована, включая любые разрешения или запреты в связи с такой транзакцией.

КАК STARCOMPLIANCE МОЖЕТ ПОМОЧЬ
В качестве инструмента для обеспечения того, чтобы «каждое соответствующее лицо было осведомлено о жестких ограничениях на личные транзакции», STAR Personal Trading предлагает рабочие процессы, которые позволяют соблюдению требований получать сертификаты от начала до конца. А централизованное электронное хранилище означает, что вам никогда не придется рыться в картотеке в поисках сертификата, когда наступает время аудита или расследования.

Но именно предварительная очистка действительно дает то, о чем, похоже, требует FCA.Благодаря платформе STAR сотрудники получают легкодоступное и простое в использовании приложение, в котором они могут вводить желаемые торговые запросы и - в большинстве случаев - быстро получать утвердительный или отрицательный ответ относительно того, могут ли они продолжить работу; это возможно, потому что платформа STAR позволяет финансовым компаниям точно устанавливать, какими видами инвестиций их сотрудники могут и не могут торговать, вплоть до тикера.

И отсутствие необходимости ждать ответа означает, что сотрудники с меньшей вероятностью будут обходить предварительную очистку из-за разочарования или страха потерять хорошую цену на акции.Таким образом, со STAR, пока сотрудники используют систему, фирма, без сомнения, «незамедлительно информируется о любой личной транзакции, заключенной соответствующим лицом», как того требует FCA. Кроме того, возможности STAR по аудиту и хранению сохраняют «запись… личной транзакции, о которой было сообщено фирме или идентифицированной ею, включая любые разрешения или запреты в связи с [ею]».

Мобильное приложение STAR, которое позволяет сотрудникам предварительно очищать сделки со своих мобильных устройств, означает еще большую вероятность - благодаря простому удобству - того, что информация о сделках сотрудников, на которые настаивает FCA, попадет в безопасное место, которое легко для соблюдение требований контролировать.PAD, возможно, внезапно попал под пристальное внимание регулирующих органов FCA, но с помощью STAR Personal Trading и ее комплексных возможностей мониторинга конфликтов интересов сотрудников вы, по крайней мере, можете знать, что для этого действительно есть приложение.

Как настроить прямой депозит для сотрудников

Как владелец малого бизнеса, вы несете ответственность за множество различных элементов своей деятельности. Помимо заботы о тонкостях управления своим бизнесом, вы также должны управлять своими сотрудниками, включая оплату им труда.Если вы когда-либо работали в другой компании, вы, вероятно, знакомы с прямым переводом. Прямой депозит - отличный способ упростить получение зарплаты как для вас, так и для ваших сотрудников.

Когда вы настраиваете прямой депозит для своих сотрудников, процесс расчета заработной платы становится плавным, простым, и вы знаете, что ваши сотрудники будут получать зарплату вовремя. Если вы как владелец бизнеса изучаете этот процесс, возможно, вы не знаете, как именно настроить прямой депозит для сотрудников. Хотя на первый взгляд это может показаться пугающим, на самом деле это то, что вы можете настроить довольно быстро и легко.Это пошаговое руководство не только покажет вам, как настроить прямой депозит для ваших сотрудников, но также объяснит практику и преимущества, которые она принесет всем, кто участвует в вашем бизнесе.

Что такое прямой депозит?

На самом базовом уровне прямой депозит - это электронный перевод средств с одного банковского счета на другой. Как работодатель, это означает, что вы переводите соответствующие средства со своего коммерческого банковского счета на банковский счет вашего сотрудника.Таким образом, на другом конце этого перевода прямой перевод для вашего сотрудника означает, что он получает электронный платеж (свою зарплату) прямо с вашего банковского счета на свой.

Если говорить еще больше, прямой депозит - это платеж ACH. ACH - это сокращение от Automated Clearing House, финансовой сети США, которая контролирует эти типы транзакций. Термин ACH - это классификация, которую используют банки для классификации этих типов платежей. Таким образом, платеж через ACH означает, что это электронный автоматический перевод депозитов между банками, которые находятся под управлением ACH.Как вы можете себе представить, настраивая прямой депозит для оплаты своих сотрудников, вы автоматизируете этот процесс, делаете его электронным и устраняете процесс вырезания физических чеков или оплаты наличными.

Как работает прямой депозит?

Если мы еще более подробно рассмотрим особенности процесса прямого депозита, необходимые шаги будут выглядеть следующим образом:

  1. Вы, как работодатель, инициируете прямой перевод в свой банк (мы подробно объясним, как сделать это позже).

  2. Ваш банк будет принимать любые прямые депозиты, упаковывать их вместе и отправлять их партиями в ACH через регулярные заранее определенные промежутки времени.

  3. ACH будет получать прямые депозитные поручения и отправлять их в банки всем вашим сотрудникам.

  4. Эти банки будут получать заказы и соответственно кредитовать счета ваших сотрудников. Когда ваш счет сотрудников зачисляется, с вашего затем списывается соответствующая сумма.

Важно отметить, что точные сроки также могут зависеть от вашего банка, банка вашего сотрудника, используемого вами программного обеспечения для расчета заработной платы и любых государственных праздников, которые влияют на банковские операции. Однако не волнуйтесь, ваше программное обеспечение для расчета заработной платы или банк смогут помочь вам спланировать график расчета заработной платы и соответствующий график прямых вкладов, который лучше всего подходит для вас.

Стоимость прямого депозита

Изучив основы работы прямого депозита, вы, возможно, задаетесь вопросом, сколько это будет стоить вашему бизнесу.Это важное соображение, потому что вы, как малый бизнес, должны составить бизнес-бюджет и уделять пристальное внимание своим финансам, особенно в тех случаях, когда вы тратите свои деньги.

Сумма, которую будет стоить вашему бизнесу за использование прямого депозита, зависит от нескольких различных факторов. Например, одним из факторов является то, кого вы используете в качестве провайдера прямого депозита. Если вы используете банк, стоимость будет зависеть от вашего индивидуального банка.

По данным Национальной федерации независимого бизнеса (NFIB), как правило, банки взимают комиссию за установку прямого депозита, в среднем от 50 до 149 долларов.Некоторые банки взимают постоянную ежемесячную плату за прямой депозит, но большинство этого не делает. Кроме того, некоторые банки взимают различные комиссии за транзакции. Ваш банк может взимать комиссию за транзакцию каждый раз, когда затрагивается ваша учетная запись, то есть каждый платежный период. Они также могут взимать с вас плату за депозит каждого сотрудника при расчете заработной платы. Эти комиссии варьируются в зависимости от банка, размера вашего бизнеса и вашего договора о прямом депозите. Опять же, NFIB в среднем составляет комиссию от 1,50 до 1,90 доллара за индивидуальный депозит.

Если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы в качестве поставщика прямого депозита или другое программное обеспечение с функциями расчета заработной платы, любые сборы будут зависеть от конкретного программного обеспечения. Многие программы, такие как Gusto payroll, Intuit payroll и другие, предлагают услуги прямого депозита без дополнительных затрат. На этих платформах услуга прямого депозита включена в стоимость вместе со всеми другими преимуществами программного обеспечения.

Как настроить прямой депозит для сотрудников: пошаговое руководство

Теперь, когда мы узнали, что такое прямой депозит и как именно он работает, давайте шаг за шагом рассмотрим, как вы можете настройте его для своих сотрудников.

Шаг 1. Выберите провайдера прямого депозита.

Первое, что вам нужно сделать при настройке прямого депозита для сотрудников, - это решить, кто будет предоставлять вам услуги прямого депозита. По сути, это организация, которая будет обрабатывать и хранить всю информацию как для вашего бизнеса, так и для ваших сотрудников, и в конечном итоге будет принимать средства через процесс прямого депозита, который мы описали выше.

Как правило, у вас есть два варианта для провайдеров прямого депозита.Вы можете работать с банком, в котором находится ваш банковский счет, или работать с программным обеспечением для расчета заработной платы, которое имеет функцию прямого депозита, а также с любым другим программным обеспечением для бизнеса, бухгалтерского учета или управления персоналом, которое имеет возможности расчета заработной платы и прямого депозита. Любой из этих вариантов даст вам возможность отправлять платежи в электронном виде с помощью прямого депозита.

Шаг 2. Запустите процесс настройки прямого депозита.

Если вы решите настроить прямой депозит через свой банк, вы можете поговорить с ним напрямую, чтобы узнать о вариантах, ценах и деталях для начала работы.Вы также можете настроить прямой депозит через портал онлайн-банкинга вашей учетной записи. Ваш банк попросит вас подписать форму условий и положений ACH, что означает, что вы соглашаетесь отправлять эти платежи только тем людям, которые дали вам согласие на это. Об этом мы поговорим в следующем разделе. Ваш банк может также запросить последние финансовые отчеты, просто чтобы убедиться, что у вас есть необходимые финансы для настройки этого процесса.

Если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, с другой стороны, большая часть того, что вам нужно для начала работы, будет интегрировано в платформу, и информация, которую вы предоставили при запуске своей учетной записи с помощью этого программного обеспечения, поможет.Если вы впервые настраиваете программное обеспечение для расчета заработной платы и инициируете прямой перевод, вам нужно будет ввести информацию о своем банковском счете. Это будет счет, с которого будут поступать ваши прямые депозиты.

Затем вам нужно будет пройти какой-то процесс проверки (точный характер которой будет зависеть от вашего конкретного программного обеспечения). По сути, этот процесс может быть таким же простым, как письмо с подтверждением, просто чтобы подтвердить, что вы на самом деле являетесь администратором, настраивающим это.

Наконец, ваш провайдер сделает тестовый прямой депозит и снимет небольшую сумму денег с вашего счета. Затем вы свяжете с ними эту транзакцию, чтобы убедиться, что процесс работает.

Шаг 3. Соберите информацию от своих сотрудников.

После инициализации процесса прямого депозита у выбранного провайдера вашим следующим шагом будет сбор информации от ваших сотрудников. Независимо от того, есть ли у вас 10 или 100 сотрудников, вам нужно, чтобы все они предоставили вам одинаковую информацию, чтобы продолжить настройку прямого депозита.

От ваших сотрудников вам потребуются:

  • Номер их банковского счета

  • Тип банковского счета (текущий, сберегательный)

  • Маршрутный номер банка

В дополнение к этой информации , вам нужно, чтобы ваши сотрудники подписали форму авторизации, в которой говорится, что они дают вам доступ для перевода им средств (их зарплаты) в электронном виде. Существуют формы, которые вы можете настроить под свой бизнес и которые позволяют вашим сотрудникам предоставлять всю необходимую информацию в одной форме.

Если вы используете программное обеспечение для управления персоналом, в котором есть учетные записи сотрудников, ваши сотрудники могут войти в систему и ввести соответствующую информацию, а также дать прямое разрешение на внесение депозита непосредственно в программе. В этом случае информация будет автоматически связана с вашей платежной ведомостью.

Шаг 4: Введите информацию о сотруднике в вашу систему.

Теперь, когда вы собрали всю необходимую информацию от своих сотрудников, вам нужно добавить ее в свою платежную ведомость. Если ваши сотрудники смогли ввести информацию сами, как мы обсуждали выше, вам не нужно беспокоиться об этом шаге.

Вы будете вводить информацию, предоставленную вашими сотрудниками, в бухгалтерский учет или другое программное обеспечение для расчета заработной платы. Отдельное программное обеспечение, которое вы используете, должно иметь документацию, относящуюся к этому процессу, но, по сути, вы будете добавлять в систему все, начиная с формы авторизации прямого депозита.

Если вы работаете через свой банк, вам нужно будет ввести информацию в онлайн-систему своего банка. Это можно сделать двумя способами:

Во-первых, вы можете загрузить файл NACHA.Файл NACHA можно экспортировать из вашей бухгалтерской программы (со всей необходимой информацией) и загрузить через онлайн-систему вашего банка. Система вашего банка сможет прочитать файл и получить всю информацию, необходимую для использования прямого депозита.

Второй метод - ввод вручную. Если у вас небольшое количество сотрудников или у вас нет бухгалтерского программного обеспечения или программного обеспечения с экспортом NACHA, вы можете настроить пакеты заработной платы в онлайн-системе своего банка. Вы введете всю информацию для своих сотрудников, указанную в их форме авторизации прямого депозита, и сохраните ее в системе.Создав этот пакет, вы сможете отправлять им платежную ведомость посредством прямого депозита.

Шаг 5: Создайте график прямого депозита и расчета заработной платы.

После того, как вся необходимая информация будет помещена в систему у вашего провайдера прямого депозита и вы пройдете процесс авторизации, вы должны быть готовы приступить к прямому депозиту. Вы должны знать, что регистрация прямого депозита у вашего провайдера может занять 7-10 дней, поэтому вы должны принять это во внимание при принятии решения о том, когда начинать прямой перевод.Тогда вы не захотите начинать настраивать прямой перевод за несколько дней до того, как собираетесь платить своим сотрудникам.

Точно так же вы должны убедиться, что вы составили график выплат и включили его в свои планы прямого депозита. Возможно, у вас уже был настроен график выплат, но вам нужно дважды проверить в своем банке или в платежной ведомости, чтобы убедиться, что ваш текущий график будет соблюдаться, как только вы настроите прямой депозит.

Не забудьте сообщить расписание своим сотрудникам и администраторам заработной платы.Вам нужно установить крайний срок для ваших сотрудников, чтобы они могли отправлять часы или табели учета рабочего времени, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы просмотреть, а затем обработать платежную ведомость, чтобы пройти прямой депозит. У вашего поставщика платежных ведомостей может быть крайний срок, когда ваша информация должна быть предоставлена ​​для запуска прямого депозита.

Шаг 6: Проведите расчет заработной платы.

После того, как вы все настроили и проверили активацию прямого депозита с помощью своего банка или программного обеспечения для расчета заработной платы, вы готовы к работе.Вы можете проводить расчет заработной платы по установленному вами графику, и ваши сотрудники будут получать свои чеки посредством прямого депозита. Отныне каждый раз, когда вы запускаете расчет заработной платы, вашим сотрудникам будет автоматически выплачиваться оплата прямым переводом. Если во время расчета заработной платы или на последних этапах процесса возникнут какие-либо проблемы, ваш провайдер расчета заработной платы сможет вам помочь.

Преимущества прямого депозита

Как владелец малого бизнеса с длинным списком дел на ежедневной основе, вы можете спросить себя, почему вы должны платить своим сотрудникам через прямой депозит.Это отличный и актуальный вопрос. Есть преимущества настройки прямого депозита как для вас, так и для ваших сотрудников, которые в конечном итоге помогут вашему бизнесу в долгосрочной перспективе.

Преимущества прямого депозита для сотрудников

Одна из причин, по которой многие предприятия, большие и малые, используют прямой депозит, заключается в том, что это выгодно не только для самого бизнеса, но и для их сотрудников. Вот несколько преимуществ прямого депозита специально для ваших сотрудников.

Прямой депозит - это просто и своевременно.

Для ваших сотрудников достаточно заполнить некоторую базовую информацию, чтобы они могли перейти на прямой депозит. В каждый платежный период они будут знать, что деньги будут поступать прямо на их банковский счет, и будут знать, когда они поступят. Благодаря этой предсказуемости они могут лучше планировать свои личные финансы, и им также не нужно беспокоиться о том, чтобы пойти в банк, чтобы обналичить физический чек.

Прямой депозит - это безопасно и надежно.

NACHA имеет процессы и правила, обеспечивающие максимальную безопасность процесса прямого депозита. Кроме того, электронные платежи не только безопасно проходят через ACH, но и исключают риски безопасности, связанные с бумажными чеками. Если ваши сотрудники могут потерять или украсть бумажный чек (что представляет собой угрозу безопасности для вас обоих), прямой депозит исключает эту возможность. Кроме того, поскольку платежи отправляются в электронном виде, у ваших сотрудников (и у вас тоже) есть запись транзакции.Они могут увидеть свои квитанции о заработной плате в Интернете и получить к ним доступ в любое время. Если когда-либо возникнет проблема, любая из сторон может легко обратиться к этой записи.

В конечном итоге ваши сотрудники могут рассчитывать на прямой депозит и знать, что их зарплата будет доставлена ​​безопасно, точно и вовремя.

Преимущества прямого депозита для владельцев малого бизнеса

Как владелец малого бизнеса, многие преимущества прямого депозита для вас очень похожи на преимущества для ваших сотрудников.Это беспроигрышный вариант для вас обоих. Давайте посмотрим на некоторые особенности.

Прямой депозит дает вам лучший контроль над своими финансами.

Финансы невероятно важны для владельца малого бизнеса, и даже самая незначительная проблема может вызвать волновой эффект для вашего бизнеса. Благодаря прямому депозиту вы получаете больший контроль над финансами вашего бизнеса во многих отношениях. Во-первых, вы точно знаете, когда деньги будут сниматься с вашего счета в каждый платежный период. Вам не нужно беспокоиться о кучке сотрудников, обналичивающих свои зарплаты через случайные промежутки времени.При использовании прямого депозита существует система, позволяющая планировать свои финансы в соответствии с графиками платежей.

Точно так же, как это безопасно, удобно и эффективно для ваших сотрудников, то же самое и для вас. Сами платежи безопасны для вашего бизнеса - вам не нужно беспокоиться о таких проблемах безопасности, как кража или поиск потерянной зарплаты у вашего сотрудника, на котором есть важная информация о вашем бизнесе. Таким образом, ваши финансы будут лучше защищены с помощью прямого депозита.

Прямой депозит экономит ваше время, деньги и нервы.

В конце концов, прямой депозит снимает нагрузку с множества элементов, связанных с тем, чтобы быть владельцем малого бизнеса. Во-первых, более чем вероятно, что вы сэкономите время и деньги (и то, и другое очень дорого), если будете использовать прямой перевод вместо физических чеков. Сокращение физических чеков - дело дорогое и трудоемкое, тогда как после настройки прямого депозита затраты и время, необходимые для расчета заработной платы, относительно невелики.

Кроме того, вы можете очень легко управлять своей системой расчета заработной платы с помощью прямого депозита, а оплата труда ваших сотрудников становится автоматическим процессом, простым нажатием нескольких кнопок. Даже если вас нет в офисе или ваш офис закрыт, вашим сотрудникам все равно будут платить, и у вас будет финансовая предсказуемость, связанная с этим процессом. Как и ваши сотрудники, у вас будет легкий доступ к записям платежей и транзакций, что, безусловно, может помочь в ваших финансовых процессах. Подобно тому, как это легко, удобно, безопасно и эффективно для ваших сотрудников, эти преимущества распространяются и на вас - и ваши сотрудники становятся более счастливыми, что всегда хорошо для вас.

Настройка прямого депозита для ваших сотрудников

В конечном итоге, независимо от того, используете ли вы свой банк или программное обеспечение для расчета заработной платы, настройка прямого депозита для ваших сотрудников безопасна, относительно проста и - в долгосрочной перспективе будет чрезвычайно выгодна для вашего бизнеса. После того, как вы выполнили все этапы процесса и все настроили и запустили, мы предполагаем, что вы больше никогда не вернетесь.

Эта статья изначально была опубликована на JustBusiness, дочерней компании NerdWallet.

Заработная плата какого типа выплачивается? | Малый бизнес

По данным Business News Daily, для многих компаний зарплата сотрудников - самая большая статья расходов. В компании может быть внутренний отдел расчета заработной платы, который обрабатывает выплаты сотрудникам. В качестве альтернативы бизнес может нанять стороннюю компанию для расчета заработной платы. Если бизнес достаточно мал, его владелец может самостоятельно рассчитывать заработную плату. Независимо от того, кто ведет расчет заработной платы, эти платежи часто происходят с одного определенного типа банковского счета.

Business Checking

Заработные платы обычно выписываются с расчетного счета предприятия. Прежде чем вы сможете открыть расчетный счет для своей компании, большинство банков хотят, чтобы вы предъявили доказательства того, что бизнес существует. Это может быть копия вашего учредительного договора, если компания является корпорацией, или копия вашего документа DBA или Doing Business As, поданная в государство. АБД также называют вымышленным именем. Индивидуальный предприниматель может использовать DBA при ведении бизнеса под другим именем.Комиссия за проверку бизнес-счетов варьируется от банка к банку, а также в зависимости от того, какие банковские услуги нужны вашей компании. Например, Bank of America предлагает расчетный счет для бизнеса, который приносит проценты, но он также предлагает расчетный счет для бизнеса для компании, которой просто нужны основы.

Соображения

Налоговая служба требует от компании, которая платит своим сотрудникам, вести учет налога на занятость в течение как минимум четырех лет. Хотя компания может иметь одну единую контрольную учетную запись, использование отдельной контрольной учетной записи специально для расчета заработной платы помогает систематизировать деловые записи.Учетная запись будет отображать историю того, какие чеки были выписаны и кому, какие чеки заработной платы были обналичены сотрудниками, а какие еще не погашены. Кроме того, многие банки хранят копии чеков, поэтому, если вам понадобится доступ к этой информации в будущем, все данные о заработной плате удобно расположены на одном расчетном счете.

Прямой депозит

Вместо того, чтобы выписывать физические бизнес-чеки, многие компании используют прямой депозит. Это может быть экономичным методом выплаты заработной платы.При прямом депозите в электронном виде средства платежной ведомости переводятся с расчетного счета компании на текущий счет сотрудника. Это снижает или исключает расходы на физические проверки и обеспечивает быстрый способ получения заработной платы сотрудника. На текущем счете для бизнеса будет храниться история этих электронных платежей. Этот метод оплаты также исключает возможность утери или кражи чеков заработной платы, которые работодатель должен будет аннулировать и повторно выписать.

Выверка банка

При начислении заработной платы с расчетного счета использование прямого депозита помогает упростить ведение финансовой отчетности.Это связано с тем, что устранение непогашенных чеков упрощает выверку банковских счетов. Выверка банковского счета - это процесс сопоставления остатка денежных средств в банковской выписке с собственными записями компании для выявления любых расхождений с последующим внесением необходимых корректировок для выравнивания этих цифр. Такие корректировки учитывают чеки, выписанные, но еще не обналиченные, и чеки, депонированные, но еще не очищенные или не зачисленные. Электронные платежи осуществляются мгновенно, без ожидания предъявления, подтверждения или зачисления непогашенных чеков.

Ссылки

Ресурсы

Автор биографии

Мак Мицшева - налоговый юрист, эксперт по личным финансам и автор готовящейся к выходу электронной книги «10 лучших мест для работы в Интернете». Мицшева также является предпринимателем в социальных сетях, у нее за плечами пять успешных сайтов. Всегда новаторская, Мицшева в настоящее время разрабатывает передовое приложение для составления бюджета для молодоженов.

Онлайн-аккаунты и отношения между работодателем и сотрудником

Терезы М.Дикинсон
Опубликовано в журнале Peoria Magazine, март 2021 г.

В современном мире, где наличие нескольких учетных записей в социальных сетях является нормой, у многих работодателей и сотрудников возникает один вопрос: как такие учетные записи влияют на отношения между работодателем и сотрудником. Закон штата Иллинойс содержит Закон о праве на неприкосновенность частной жизни на рабочем месте («Закон»), который содержит руководящие принципы, связанные с этим вопросом.

Что не может сделать работодатель?

Закон определяет «личную онлайн-учетную запись» как онлайн-учетную запись, которая используется человеком в основном в личных целях.Личная онлайн-учетная запись не включает учетную запись, созданную, поддерживаемую, используемую или доступную для деловых целей работодателя человека. Согласно Закону, работодателю запрещается:

  1. Требование от сотрудника или соискателя предоставить работодателю данные для входа в личный онлайн-аккаунт;
  2. Требование от сотрудника или соискателя входа в личный онлайн-аккаунт в присутствии работодателя;
  3. Требование от сотрудника или соискателя пригласить работодателя присоединиться к группе, связанной с личным онлайн-аккаунтом сотрудника или соискателя;
  4. Требование к сотруднику или заявителю присоединиться к онлайн-аккаунту, созданному работодателем;
  5. Принятие мер против работника за отказ или отказ от совершения любого из запрещенных действий или за подачу жалобы на нарушение закона работодателем; и
  6. Отказ или отказ в приеме на работу заявителя из-за отказа заявителя от совершения любого из запрещенных действий.

Закон гласит, что в случае, если работодатель непреднамеренно получает имя пользователя, пароль или любую другую информацию, которая позволит ему получить доступ к личной онлайн-учетной записи сотрудника или заявителя, работодатель не может использовать эту информацию или разрешить третье лицо для использования этой информации - для доступа к личной онлайн-учетной записи сотрудника или кандидата. Работодатель должен удалить эту информацию, как только это будет практически осуществимо, если только информация не сохраняется у работодателя в связи с текущим расследованием.

Что может сделать работодатель?

Закон позволяет работодателю делать следующее:

  1. Соблюдать законные политики на рабочем месте, регулирующие использование электронного оборудования работодателя, в том числе политики в отношении использования Интернета, использования сайтов социальных сетей и электронной почты;
  2. Контролировать использование электронного оборудования работодателя и электронной почты работодателя;
  3. Получить информацию о заявителе или сотруднике, которая находится в открытом доступе или получена иным образом в соответствии с Законом;
  4. Соблюдать государственные и федеральные законы, правила и постановления, а также правила саморегулируемых организаций в соответствии с федеральным законодательством или законодательством штата;
  5. Запросить или потребовать от сотрудника или соискателя поделиться определенным контентом, о котором было сообщено работодателю, для определенных целей, включая: (i) обеспечение соблюдения применимых законов или нормативных требований; (ii) расследование утверждений о несанкционированной передаче служебной или конфиденциальной информации или финансовых данных работодателя на личный счет сотрудника или заявителя; (iii) расследование заявления о нарушении применимого законодательства, нормативных требований или запретов на неправомерное поведение сотрудников, связанных с работой; (iv) запрещение сотруднику использовать личный онлайн-аккаунт в деловых целях; или (v) запрещение сотруднику или заявителю доступа или управления личным онлайн-аккаунтом в рабочее время, находясь на служебной территории, при использовании электронного устройства связи, предоставленного или оплаченного работодателем, или при использовании сети или ресурсов работодателя; и
  6. Выполнять обязанность проверять сотрудников или кандидатов до приема на работу, а также отслеживать или сохранять сообщения сотрудников в соответствии с требованиями законодательства штата Иллинойс о страховании или федерального закона.

Еда на вынос

С точки зрения как работодателя, так и работника / заявителя, Закон штата Иллинойс о праве на неприкосновенность частной жизни на рабочем месте обеспечивает надежную защиту имени пользователя и пароля сотрудника / заявителя для личных учетных записей в Интернете. Однако работодатель может получить доступ к любой информации о сотруднике / заявителе, которая находится в открытом доступе. Работодатели могут также контролировать и устанавливать политику в отношении использования сотрудниками электронного оборудования работодателя и могут запрашивать или требовать от сотрудника или кандидата поделиться конкретным контентом, о котором работодатель сообщил при определенных обстоятельствах, как указано выше.

Анализ в соответствии с Законом очень конкретен. Работодатель, сотрудник или заявитель должны поговорить с опытным юристом по трудовому праву, чтобы дополнительно проанализировать применение Закона в конкретных сценариях.

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ