Начало делового письма: Шаблонные фразы для деловой переписки / Законодательная Дума Томской области
Как написать деловое письмо: примеры фраз и выражений
Общие правила деловой переписки Как написать деловое письмо Чего не стоит делать в деловом письме Запомнить
Мы в Telegram
В канале «Маркетинговые щи» только самое полезное: подборки, инструкции, кейсы.
Не всегда на серьёзных щах — шуточки тоже шутим =)
Подписаться
Станьте email-рокером 🤘
Пройдите бесплатный курс и запустите свою первую рассылку
Подробнее
Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.
В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.
Общие правила деловой перепискиУ письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.
| Плохо | Хорошо |
| Отчет | Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022 |
| Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц? | Узко, понятно, есть ограничение по времени |
У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок.
| Плохо | Хорошо |
| Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать. | Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях. |
| Непонятно, что вы хотите от адресата | Коротко и ясно |
Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.
| Плохо | Хорошо |
| Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня. | Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну. |
| Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает? | Уважительный тон, понятное предложение |
Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.
| Плохо | Хорошо |
| Курс будет классный, вам понравится. | Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама. |
| А мне какая от этого польза? | Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо |
Контекст налажен. Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника.
У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.
Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.
В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.
Как написать деловое письмоПриветствие и обращение. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы».
Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.
Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.
Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу.
В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».
| Плохо | Хорошо |
| Привет, Маша! | Здравствуйте, Мария Ивановна! |
| Доброго утречка, коллега! | Здравствуйте, Иван! |
Основная часть. Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите.
Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.
| Плохо | Хорошо |
| Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу. | Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера. |
| Непонятные и лишние лирические отступления | Четко и по существу |
Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.
| Плохо | Хорошо |
| Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности. | По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами. |
Заключение. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.
| Плохо | Хорошо |
| Это все, что я хотел сказать. | Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45? |
| А чего вы хотите от меня? | Четкий вопрос, который требует четкого ответа |
В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.
| Плохо | Хорошо |
Целую, князь. | С уважением, Иван Смирнов, руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга» 8 999 888 77 66 |
| Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез | Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию |
Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.
| Плохо | Хорошо |
| ГДЕ ОТЧЕТ? | Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал. |
Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.
| Плохо | Хорошо |
| Иван: Привет! Иван: Сегодня было совещание. Иван: Обсуждали новый проект. Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь? | Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно? |
Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.
| Плохо | Хорошо |
| Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели. | Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию? |
Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать.
Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.
| Плохо | Хорошо |
| Мария, заранее благодарю за помощь. | Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро. |
Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.
| Плохо | Хорошо |
| Я вас услышал, коллега. | Документы получил, беру в работу. |
| Отчет нужно переделать, асап! | Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить? |
Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.
| Плохо | Хорошо |
Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. | Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. |
| Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а». | Иван: Спасибо, Мария, все получил. |
Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.
| Плохо | Хорошо |
| В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы … | Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать. |
| Выражаем огромную благодарность в том, что … | Спасибо за помощь! |
Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.
Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:
- помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
- показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
- перед началом общения поработайте с контекстом;
- пишите просто;
- будьте вежливы;
- соблюдайте договоренности.
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
Наш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁
Как запустить email-маркетинг с нуля?
В бесплатном курсе «Rock-email» мы за 15 писем расскажем, как настроить email-маркетинг в компании. В конце каждого письма даем отбитые татуировки об email ⚡️
*Вместе с курсом вы будете получать рассылку блога Unisender
Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальностиНаш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁
как вести переписку с парнёрами
Дополнительные материалы
Шаблон: заявление о приёме на работу
Дополнительные материалы
Шаблон: заявление о приёме на работу
Без деловой переписки бизнес вести невозможно — ведь в большинстве случаев она может заменить встречу, а значит, сэкономить время предпринимателя.
Чтобы деловая переписка была эффективной, важно придерживаться этикета — письмо не должно навредить, оттолкнуть потенциального партнера, клиента, работодателя.
Разберемся, как это сделать.
Общие правила и ГОСТы для оформления
Все деловые письма делятся на презентационные (или письма-знакомства), письма-заказы, письма-напоминания, письма-претензии, гарантийные письма (обязательства) и сопроводительные письма. Сопроводительные письма встречаются наиболее часто, так как их отправляют вместе с разными вложениями, от резюме до презентации или прайса.
Пример гарантийного письма.Пример сопроводительного письма.
Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов».
Общие правила включают такие требования к деловому письму
Лаконичность.
Без лирических отступлений и длинных экскурсов в историю. Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух.
Одно письмо — один вопрос.
В деловых письмах не принято смешивать темы. Если это запрос на поставку канцелярских товаров — не нужно писать «заодно» и о том, какие услуги оказывает компания. Это темы для двух деловых писем.
Уважительный тон.
Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность. В деловом письме нет места «Серёге», «дружочку», «братану» — возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени.
Использование бланков.
Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя.
Письмо на языке адресата.
При международной переписке письма составляются либо на языке получателя, либо на английском как признанном языке международного общения.
Отчёт о прибылях и убытках: основы
Инструмент для отслеживания финансовых результатов компании.
УрокОтчёт о прибылях и убытках: основы
Инструмент для отслеживания финансовых результатов компании.
УрокОтчёт о прибылях и убытках: основы
С чего начать онлайн привлечение сотрудников?
Два простых инструмента, с которых любой предприниматель сможет начать привлечение сотрудников в онлайн.
УрокС чего начать онлайн привлечение сотрудников?
Два простых инструмента, с которых любой предприниматель сможет начать привлечение сотрудников в онлайн.
УрокС чего начать онлайн привлечение сотрудников?
Как реабилитировать бизнес
Куда обращаться, в каком порядке, какие документы нужно подготовить
УрокКак реабилитировать бизнес
Куда обращаться, в каком порядке, какие документы нужно подготовить
УрокКак реабилитировать бизнес
Структура делового письма
Как правило, структура современного делового письма включает:
- Данные отправителя и дату подготовки письма.
- Адрес получателя, с указанием конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «в отдел продаж компании «НатурСтрой»).
- Вступительное обращение: «Уважаемый Андрей Анатольевич», «Уважаемые коллеги».
- Основной текст, состоящий из двух частей. В первой — приведены причины или цели письма, во второй — изложены выводы, просьбы или предложения.
- Указание на приложения к письму, если они есть: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
- Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто встречающаяся форма. «Искренне Ваш…» — вариант, допустимый в случае, если отправитель и адресат хорошо знакомы.
- Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается.
Нюансы и тонкости
- Обращайте внимание на размер. Как указано в ГОСТах, при оформлении делового письма используют размер шрифта 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й размер.
- Выбирайте простое. Не рекомендуется использование вычурных, специализированных шрифтов или шрифтов, за использование которых взимается плата. Наиболее распространенный шрифт деловых писем — Times New Roman. Использование этого шрифта гарантирует отсутствие проблем с кодировкой писем при отправлении по электронной почте.
- Заботьтесь о легкости. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Текст, написанный с интервалом 1,5, легче для восприятия, и этот интервал используется чаще.
- Думайте о комфорте получателя. Для комфортного чтения абзацы отбивают дополнительным межстрочным интервалом.
- Правильно используйте обращение. При обращении к конкретному адресату «Вы», «Вас», «Вам» в деловом письме пишутся с прописной буквы, при обращении к группе людей (например, к сотрудникам отдела сбыта) — со строчной.
Как указано в ГОСТах, при оформлении делового письма используют размер шрифта 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й размер.Пример оформления короткого делового письма.
- Проверяйте орфографию. Например, при помощи бесплатного сервиса Advego.ru. Сервис прост в использовании; он укажет на недочеты и поможет избежать грубых ошибок и опечаток.
Сервис работает очень просто.Результат должен быть таким.
Ошибки деловых писем, которых лучше избегать
- Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.
- Не вносите в деловое письмо длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими.
- Не употребляйте обращение на ты, даже если получатель хорошо знаком.
- Не прибегайте к креативу. Загадочные заголовки-квесты в стиле «Как наше оборудование втрое увеличило прибыль строительной компании» или «Почему лидеры рынка выбирают продукцию компании N», обилие эпитетов, восклицательные знаки оставьте для других жанров. Стиль делового письма консервативен.
Стиль делового письма консервативен.
Правила делового письма несложны и логичны. Следование этим правилам поможет сделать деловую переписку компании максимально результативной и укрепит бизнес-репутацию.
ВЫГОДНЫЕ ТАРИФЫ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА ОТ БАНКА ОТКРЫТИЕ
Заполните заявку и ожидайте звонка от представителя банка
Как написать деловое письмо: форматирование и советы
06 августа 2021 г.
Несмотря на то, что большая часть делового общения перешла в онлайн, с помощью электронной почты, видео и чата, в нашем оцифрованном мире все еще есть много места для колодца -написанное и правильно оформленное деловое письмо. Используйте это руководство о том, как написать деловое письмо, чтобы убедиться, что вы хорошо представляете себя (и свой бизнес), доносите свою точку зрения и можете добиться успеха в своем следующем письме.
Как отформатировать деловое письмо
Подобно дресс-коду делового и повседневного письма, деловое письмо обычно придерживается установленной структуры и стандарта. Независимо от того, запрашиваете ли вы открытую вакансию в сопроводительном письме, пишете ли благодарственное письмо кому-то из другой компании или ищете потенциального клиента, партнера или инвестора, есть определенные элементы, которые вы захотите включить в свое деловое письмо. :
- Ваша контактная информация: В бланке шаблона или в верхней части делового письма укажите свое имя, должность, компанию, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
- Дата: Даже если вы отправляете цифровую копию письма по электронной почте, принято указывать дату написания в начале вашей корреспонденции.
- Контактная информация получателя: Под датой и по ширине левого поля страницы укажите контактную информацию лица или компании, которым вы пишете.
- Вступительное приветствие: Начните свое письмо с формального приветствия, например «Уважаемый господин/госпожа/доктор. [Фамилия].» Если вы не уверены, кто именно будет на другом конце вашего письма, используйте приветствие «Кому это может касаться».
- Тело письма: После разрыва строки под приветствием напишите текст письма, используя строки с одинарным интервалом.
- Официальное закрытие и подпись: После того, как вы изложили свое дело или запрос, подведите итог и повторите основную причину вашего письма, прежде чем подписать его с дополнительным завершением. Несмотря на то, что существует широкий спектр подходящих окончаний на выбор, вы можете упростить его, используя такие окончания, как «С уважением», «С уважением» или «С уважением». Ниже вашего закрытия добавьте свое имя и, если оно у вас есть, вашу текущую должность. В качестве дополнительного штриха вы можете включить свою письменную подпись над вашим машинописным именем.
Отшлифуйте свою грамматику с помощью Microsoft Editor
Проверьте свое письмо с помощью бесплатной программы проверки грамматики Editor.
Узнать больше
Советы по написанию делового письма
В соответствии с типичным форматированием делового письма, существуют некоторые рекомендации по написанию, которых следует придерживаться, чтобы ваше письмо было хорошо принято:
- Будьте прямолинейны: Пока типично включать дружеское приветствие в первый абзац тела вашего письма, важно, чтобы вы быстро добрались до сути. Используйте первый абзац, чтобы прямо объяснить, почему именно вы пишете письмо, а затем перейдите к подробностям, чтобы поддержать ваш запрос или кандидатуру на работу в следующем абзаце.
- Будь краток: На протяжении всего письма тебе следует писать лаконично. Избегайте цветочных выражений и придерживайтесь формального тона в своем письме.
- Варианты предложения для продолжения: В заключительном абзаце вашего письма обязательно опишите, когда и как получатель может лучше всего связаться с вами, и, если применимо, наметьте конкретные шаги, которые можно предпринять для продвижения вперед с вашим запрос.
- Избегайте опечаток и ошибок любой ценой: В большинстве бизнес-запросов и заявлений о приеме на работу опечатки и грамматические ошибки отрицательно скажутся на ваших перспективах, если не приведут к полному отказу. Дважды и трижды проверьте, что контактная информация в вашем письме не содержит ошибок, и используйте цифровой помощник по письму, такой как Microsoft Editor, чтобы выявить ошибки при подготовке письма.
После того, как вы напишете несколько деловых писем, содержание станет понятнее. Между тем, наличие настраиваемого фирменного бланка может максимально упростить процесс форматирования ваших деловых писем. Изучите ряд дизайнов шаблонов писем, доступных в Microsoft 365, чтобы найти тот, который соответствует вашему стилю, и получить преимущество при написании следующего делового письма.
Начните работу с Microsoft 365
Знакомый вам Office плюс инструменты, которые помогут вам лучше работать вместе, чтобы вы могли делать больше — в любое время и в любом месте.
Купить сейчас
Темы в этой статье
Теги
Письмо
Больше статей, подобных этой
Как выбрать тему для сочинения
Выбор темы не должен быть самой сложной частью вашего задания.
Узнать больше
Что является объектом предлога?
Узнайте, как объект предлога работает с предлогом, чтобы завершить предложение.
Узнать больше
Что такое отглагольные существительные?
Отглагольное существительное не является оксюмороном.
Это настоящий грамматический элемент. Узнайте, что такое отглагольные существительные, как их распознать и как эффективно использовать в письме.
Узнать больше
Использование OneNote для создания цифрового журнала пуль
Ведение журнала пуль стало намного полезнее с OneNote. Узнайте, как динамические функции OneNote позволяют организовать работу более творчески и эффективно.
Узнать больше
Как начать и закончить деловое письмо или электронную почту – english-at-home.com
Убедитесь, что в деловых письмах и электронных письмах используются правильные приветствия и окончания. Если вы пишете деловую переписку, вам нужно знать, как начать письмо (или электронное письмо) и как закончить письмо или электронное письмо.
Например, частой ошибкой в конце электронного письма является написание «Пока» или «Пока». Поскольку это не стандартный способ завершения деловых писем, это делает ваш текст непрофессиональным.
Вот несколько широко используемых фраз для начала и окончания деловых и электронных писем на британском английском.
Как начать письмо
То, как вы начнете свое письмо, зависит от того, насколько формальным вы должны быть. Вот несколько примеров:
1. Официальное письмо-заявка (на работу)
Если вы не знаете человека, которому вы пишете, вы можете начать с «Уважаемый господин / госпожа». Если вы начинаете с этого, вы должны закончить «С уважением». Вот пример:
«Уважаемый господин / госпожа
Я пишу, чтобы подать заявку на…»
Конец:
«Я с нетерпением жду ответа от вас
С уважением
(ваше имя)»
2. Для деловая переписка (например: письмо-запрос)
В большинстве случаев деловой переписки вы можете начать с «Уважаемый господин / Уважаемая госпожа» + фамилия.
Письмо следует заканчивать словами «Искренне Ваш».
Например:
«Дорогой мистер Смит» (Dear Ms Smith)
Я пишу, чтобы узнать о ваших ценах…»
Завершение:
«Будем признательны за ранний ответ / Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время».
С уважением
(ваше имя)»
3. Официальное рекомендательное письмо
В британском английском мы также используем формальный термин «Кому это может касаться», когда мы пишем рекомендательное письмо от имени кого-либо . Вот пример:
«Кого это может касаться
Я пишу со ссылкой на г-жу Смит, которая работает в моей компании с …»
Конец
«С уважением
(ваше имя)»
Как начать электронное письмо
Деловые электронные письма обычно намного короче деловых писем . Они также имеют тенденцию быть более неформальными.
4. Деловая электронная почта (дружеская)
Вы можете написать имя человека и использовать более дружественное окончание.
Об авторе