Накладная на товар: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

Товарная накладная

Товарная накладная – это первичный учётный документ, которым оформляется продажа (отпуск) товарно-материальных ценностей. Товарная накладная позволяет подтвердить факт получения или поставки товара, а также служит обоснованием принятия НДС к вычету (вместе со счётом-фактурой).
Обязательная форма товарной накладной законом не установлена. Достаточно, чтобы товарная накладная содержала все необходимые реквизиты:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя, составившего документ и данные о них;
наименование, количество и цена товара, информация о НДС
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку;
подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Самой распространенной формой товарной накладной является форма ТОРГ-12.

Обязанность по оформлению товарной накладной лежит на продавце (поставщике). Товарная накладная составляется в двух экземплярах и может быть сформирована как в электронном, так и в бумажном виде.
От товарной накладной следует отличать товарно-транспортную накладную (форма № 1-Т). Данная накладная используется для учёта товарно-материальных ценностей при их перевозке автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная и товарная накладная не являются взаимозаменяемыми документами: товарно-транспортная накладная используется для подтверждения факта перевозки товара, а товарная накладная подтверждает факт перехода права собственности на товар. Товарно-транспортная накладная оформляется, если товар доставляется сторонней транспортной организацией. В тех случаях, когда товар доставляется силами продавца или вывозится покупателем самостоятельно, используется обычная товарная накладная. Как правило, товарно-транспортная накладная составляется в 4 экземплярах (один экземпляр остаётся у грузоотправителя, один экземпляр передаётся грузополучателю и два экземпляра направляются компании-перевозчику).

Товарную накладную можно объединить в один документ со счётом-фактурой. В этом случае вместо этих двух документов будет использоваться универсальный передаточный документ (УПД), установленной формы. Применение УПД носит рекомендательный характер (кроме работы с некоторыми товарными группами, подлежащими обязательной маркировке).
Срок хранения накладной составляет не менее 5 лет. В отдельных случаях (например, при использовании товарной накладной в качестве подтверждения размера убытка, переносимого на будущее) срок хранения данного документа может продлеваться.

См. также
Товароучётные системы

Нормативно-правовая база
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.

09.2010 N 18380)
«Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132)
Дата: 02.08.2019

Категории : Документооборот | Товароучёт

Товарная накладная: ошибки, требующие внимания бухгалтера

Бухгалтер постоянно рискует получить запрос на пояснение или отказ в вычете от налоговой из-за того, что отправил или принял неправильно оформленные документы – особенно при большом документообороте.

Чтобы избежать таких последствий, можно запомнить специальный чек-лист для проверки ошибок. Проверили дату – поставили мысленно галочку – уверены, что здесь ошибки уже не будет. Мы же подготовили список «опасных мест» для ТОРГ-12, на которые надо обратить внимание в первую очередь, и несколько рекомендаций, как свести риск ошибок к минимуму.

Проверка входящей или исходящей бумажной ТОРГ-12

Даты

Проверяем взаимосвязь товарной накладной с ТТН или транспортной накладной. Так как товарную накладную составляют в один день с отгрузкой или сразу после нее, дата ее создания не должна быть указана как предыдущий день и раньше. Ошибка в дате – повод для налоговой службы признать сделку нереальной. А отсутствие даты принятия товара в накладной даст им право снять вычет (Постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/2014).

ИНН

Опечатались в ИНН? Готовьтесь к тому, что налоговая служба не сможет идентифицировать поставщика и покупателя и получит право снять расходы у покупателя.

Реквизиты компании, грузополучателя, поставщика и плательщика

Согласно Письму ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104, ошибки в этих реквизитах при правильно указанном ИНН не помешают учесть расходы, но из-за нестыковок с другими документами вам придется предоставлять пояснения.

Ошибки в табличной части

Особенно обратите внимание на стоимость и количество товаров, которые должны совпадать с данными счета-фактуры и транспортной накладной. В другом случае это будет поводом признать сделку нереальной и снять расходы.

Подписи, расшифровки подписей, печати

Нельзя подтвердить расходы накладной без подписей или в том случае, если ее подписали неуполномоченные лица. Если ваш поставщик отказался от использования печати (имеет право согласно Федеральному закону от 06.04.15 № 82-ФЗ), попросите приложить письмо, подтверждающее этот факт.

Реквизиты связанных документов

Если реквизиты договора или заказа, по которому отгружен товар, и транспортной накладной не указаны или указаны с ошибкой, ждите – придет запрос пояснения.

Данные под табличной частью

Количество мест и масса товара, конечно же, должны совпадать с данными, указанными в табличной части накладной. Ошибка станет еще одним поводом для налоговой запросить пояснения.

Ошибки при переносе данных товарной накладной в «1С»

Этот тип ошибок не менее важен, так ошибки при переносе данных с бумажных документов могут повлиять на финансовый итог.

Номера документов

Необходимо различать номера документа, указанного контрагентом (красный цвет в примере), и номер документа, который присваивает база (зеленый цвет в примере).

Даты

Дата документа (красный цвет в примере) может отличаться от даты ввода документа (зеленый цвет в примере).

Закладки

Услуги не должны быть занесены в закладку «Товары», и наоборот. Если это услуги, то поле «Склад» должно остаться пустым.

НДС

Счет-фактура

Обратите внимание, какой счет-фактура (при наличии) связана с этой накладной. В самом счете-фактуре также проверьте правильность проставления номеров и дат.

Способ вносить товарные накладные в «1С» без ошибок

Вы можете установить на свой компьютер программное обеспечение, которое поможет автоматизировать ввод бумажных документов. Например, используйте «Скан-Загрузку документов» – программу, которая позволит распознавать информацию с ТОРГ-12, счетов-фактур или УПД с отсканированного документа. Программа сама вносит эти данные в «1С».

Для начала необходимо указать папку, где хранятся сканы документов, или сканер, с которого будут поступать изображения.

При обработке документа для правильного распознавания нужно указать вид документа и тип печатной формы. Из доступных в данной папке файлов выбрать нужный и запустить процесс расшифровки.

Программа даст вам возможность предварительно просмотреть распознанные данные, прежде чем создавать на их основании запись о поступлении товаров. Благодаря этому можно проверить, все ли данные указаны верно.

Если товар от поставщика приходит с одним наименованием, а приходовать нужно с другим, программу достаточно один раз «научить», как значится данная номенклатура у вас. Так, если в номенклатуре поставщика мука, например, называется «Мука пшеничная», а в базе – «Пшеничная мука», программа не найдет соответствие и выделит такое поле красным. Надо нажать на это поле, выбрать из базы соответствующую номенклатуру (или ввести 1 раз вручную) – и в следующий раз программа уже запомнит и подберет соответствие самостоятельно.

Также программа проверяет расчет НДС. Даже если случается ошибка в цифрах, происходит автоматическая проверка: программа сверит количество, сумму, цену, ставку НДС, сумму НДС и итоговую сумму с НДС. В случае расхождения программа выделит поля, нуждающиеся в проверке.

В результате информация будет внесена, и вам останется при необходимости заполнить остальные поля (например, «Склад») и провести документ. Программа становится незаменимым помощником в тех случаях, когда вы получаете товарные накладные со списком наименований более 10 строк.

Попробуйте сами! По этой ссылке можно скачать бесплатную лайт-версию «Скан-Загрузки документов».

Скачать лайт-версию

Как составить счет-фактуру и быстрее получить оплату за проданные товары

Статьи

5 мин. Читать

28 марта 2019 г.

Малым предприятиям необходимо создавать точные счета-фактуры, чтобы предоставлять клиентам каждый раз, когда они совершают продажу. Владельцы бизнеса могут выставлять простые счета-фактуры, которые охватывают все детали продажи, чтобы запросить оплату за проданные товары. Чтобы сделать профессиональный счет, вы должны включить краткое описание каждого проданного товара, стоимость каждого товара, общую сумму к оплате и дату платежа. Независимо от того, продаете ли вы товары в обычном магазине или занимаетесь электронной коммерцией, правильное выставление счетов клиентам может помочь вам быстрее получать оплату за свои продажи.

В этих разделах вы узнаете, как составлять счета-фактуры для получения оплаты за свои товары и услуги:

Как составить счет-фактуру продажи

Для чего нужен счет-фактура продажи?

Пример счета-фактуры за продажу

Шаблон счета-фактуры за продажу

Как составить счет-фактуру за продажу

Малые предприятия создают счета-фактуры для выставления счетов покупателям за проданные товары и предоставления подробного отчета о транзакции. Следуйте этому простому руководству, чтобы составить счет-фактуру и получить оплату за свою продукцию:

Добавьте логотип своей компании

Создайте заголовок для счета и добавьте логотип своей компании в самый верх документа.

Включите контактную информацию

Также в заголовке добавьте контактную информацию о вашей компании, включая название вашей компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Включить контактную информацию клиента

Затем введите контактную информацию клиента. Укажите их полное имя, адрес доставки, номер телефона и адрес электронной почты.

Добавьте дату

Добавьте дату вверху счета-фактуры. В зависимости от вашего метода финансового учета, это может быть дата продажи или дата отправки посылки.

Создание подробного списка проданных товаров

В основной раздел счета-фактуры включите подробный список всех товаров, включенных в покупку. Список товаров должен содержать следующие данные:

Краткое описание каждого проданного продукта
Количество каждого проданного товара
Стоимость единицы каждого проданного товара
Промежуточный итог по каждому продукту

Самый простой способ отобразить все эти данные в удобном формате — создать таблицу с отдельными столбцами для каждого товара. информации.

Добавьте общую стоимость

В нижней части счета укажите общую сумму, причитающуюся за продажу, включая все применимые налоги. Убедитесь, что баланс к оплате является наиболее заметной информацией на странице, используя крупный жирный шрифт или другой цвет шрифта.

Добавить срок платежа

Включите крайний срок платежа в свой счет, указав точную дату платежа. Подобно общей стоимости, вы хотите, чтобы эта информация была сразу же заметна на странице, чтобы клиенты отмечали крайний срок.

Включите условия оплаты

Добавьте сведения об условиях оплаты в конец счета. Это включает в себя способы оплаты, которые вы принимаете, такие как чек, кредитная карта или онлайн-платежи. Если вы планируете взимать плату за просрочку платежа по просроченным счетам, включите детали своей политики в отношении платы за просрочку платежа в условия оплаты.

Для чего нужен счет-фактура?

Основной целью счета-фактуры на продажу является требование оплаты от покупателя за проданные товары и предоставление записи о хозяйственной операции. Однако счета-фактуры могут помочь вашему малому бизнесу и другими способами, в том числе:

Бухгалтерия

Ваши счета-фактуры служат записью о продаже. Они важны для бухгалтерского учета, потому что они предоставляют подробный отчет о доходах, поступающих в ваш бизнес. Счета-фактуры могут помочь компаниям отслеживать общий объем продаж, рассчитывать средний объем продаж на одного клиента и определять наиболее популярные способы оплаты. Вся эта информация ценна для бухгалтерского учета малого бизнеса компании.

Юридическая защита

В ваших счетах-фактурах содержится важная документация, которая может защитить ваш бизнес в случае фиктивного судебного процесса. В ваших счетах-фактурах содержится информация о проданных вами продуктах и времени продажи. Без счета-фактуры у вас может не быть доказательств того, что продажа была совершена, или цены. Хотя счет-фактура не является юридическим документом в отличие от делового контракта, он по-прежнему обеспечивает важный документальный след ваших продаж.

Налоговые отчеты

Малые предприятия должны хранить все свои счета-фактуры для целей налогообложения. Ваши счета-фактуры содержат полную информацию о доходах, которые ваша компания получает от продаж. IRS рекомендует вам хранить определенные подтверждающие деловые документы, чтобы у вас были доказательства финансовых транзакций вашего бизнеса в случае проверки, включая все ваши счета-фактуры. Ваши счета-фактуры также могут помочь вам быстрее подавать налоги, облегчая бремя налогового сезона.

Бизнес-планирование

Счета-фактуры предоставляют ценную информацию о производительности и росте бизнеса, которая может помочь владельцам бизнеса создавать полезные планы и прогнозы на будущее. Анализируя свои счета за длительные периоды времени, вы можете определить наиболее и наименее популярные продукты, определить периоды пиковых продаж и распознать тенденции доходов. Вся эта информация может помочь вам сделать ваш бизнес более эффективным, чтобы увеличить ваши доходы в будущем.

Пример счета продажи

В этом образце счета продажи от FreshBooks показаны все детали, которые вы должны включить в свои счета, включая подробный список проданных товаров и общую сумму, причитающуюся в счете, выделенную жирным шрифтом.

Шаблон счета продажи

Если вы предпочитаете использовать существующий дизайн счета продажи, а не создавать свой собственный с нуля, вы можете загрузить и настроить шаблоны счета онлайн. Загрузите бесплатный шаблон счета-фактуры с сайта FreshBooks, отредактируйте его в соответствии с потребностями своего бизнеса и отправьте заполненный счет своему клиенту, чтобы запросить оплату за ваши продукты.

Хотите больше полезных статей о ведении бизнеса?

Получайте больше отличного контента в папку «Входящие».

Подписываясь, вы соглашаетесь получать сообщения от FreshBooks, а также признаете и соглашаетесь с Политикой конфиденциальности FreshBook. Вы можете отказаться от подписки в любое время, связавшись с нами по адресу help@freshbooks. com.

Что включать + передовой опыт

Счет-фактура — это документ, подготовленный бухгалтером от имени поставщика или поставщика услуг, в котором указываются подробности транзакции и запрашивается оплата за предоставленный продукт или услугу. Лучшей практикой в отношении дебиторской задолженности является разработка счета-фактуры, который будет эффективным и персонализированным для вашей компании. Помимо того, что это запрос на оплату, хорошо составленные счета могут служить рекламным материалом с индивидуальным внешним видом, соответствующим вашему бизнесу и отрасли.

Оформление счетов — это только один шаг в процессе выставления счетов. Что более важно, так это то, как вы регистрируете их в своей системе учета. Отслеживание счетов необходимо для того, чтобы вы получали оплату как можно раньше или вовремя. Нужна помощь в учете счетов-фактур? Bench может помочь вам управлять записями счетов-фактур и вести учет старых счетов-фактур. Получите 2 месяца бесплатно с Bench.

После создания идеального счета в Word его можно легко импортировать в QuickBooks Online. После размещения «< >» вокруг каждой переменной Quickbooks поможет вам сопоставить переменные с правильным полем QBO, которое будет отображаться.

1. Минималистичный, стильный и подробный

Источник: Beautiful Invoices

Этот минималистичный счет очень функционален и содержит всю необходимую информацию на одном листе. Он включает в себя логотип, контактную информацию, адреса для выставления счетов, информационную таблицу, раздел условий и положений и небольшой календарь внизу. Все эти элементы добавляют изысканности и надежности дизайну.

2. Чистота, четкость и профессионализм

Источник: Dribbble

Этот дизайн счета-фактуры от Аарона Дики делает вещи гладкими и профессиональными благодаря использованию простого макета страницы с приглушенным, успокаивающим цветовым блоком. Различные размеры шрифта эффективно привлекают внимание к определенным элементам дизайна. Название, условия и контактная информация, а также заключительная благодарственная записка сразу бросаются в глаза в этом примере счета.

3. Винтаж

Источник: Dribbble

Если вы хотите получить более винтажный вид, ознакомьтесь с этим счетом от службы дизайна и печати Роба Бринка. Он эффективно включает в себя важные элементы фактуры и привносит некоторые текстуры, вдохновленные печатью, чтобы успешно вызвать это винтажное ощущение.

4. Жирный

Источник: Smashing Magazine

Считаете ли вы свой бренд дружелюбным и смелым? В этой накладной от BGG Design Studio используются элементы, которые могут вам подойти. Он вызывает дружелюбие и доверие, приветствуя вас большим уверенным «привет» и проводя вас по документу. Он эффективно играет с масштабом, цветом и весом шрифта, чтобы привлечь все необходимое внимание.

5. Внешний вид бумаги

Источник: Invoicebus

Взгляните на этот простой, но забавный дизайн счета-фактуры. Дизайн Димитара Стоянова похож на бумагу. В целом дизайн довольно простой, но с добавлением элементов линейки и полей эта фактура легко трансформируется из обычной фактуры в забавную, запоминающуюся.

6. Акцентный цвет

Источник: Smashing Magazine

Чистый, профессиональный и четкий дизайн. Он содержит все основные детали коммерческого счета, а также имеет интересную цветовую палитру. Выбирая цветовую палитру, постарайтесь выбрать один акцентный цвет, чтобы сохранить уровень изысканности.

7. Дружелюбный и индивидуальный

Источник: WorkflowMax

Если вы ищете более теплую и индивидуальную атмосферу, то этот дизайн от BGG Design Studio для вас. Он использует броский заголовок, интересные стили и размеры шрифта и дополнительные цвета, но при этом предоставляет все необходимые детали. Этот счет-фактура выглядит и ощущается настолько дружелюбно, что ваш клиент будет счастлив заплатить за него.

8. Графика

Источник: Behance

Не любите минимализм? Этот дизайн счета-фактуры от Евгения Йорданова придаст вашему счету-фактуре особый характер. Геометрическая и красочная графика сбоку придаст вашему бренду голос веселья, волнения и уверенности.

9. Игривый и практичный

Источник: WorkflowMax

Вы хотите создать игривый образ в дизайне накладной? Он отличается крупными линиями, легко читаемыми формами и дополнительными цветами, что делает его забавным и практичным в использовании, хотя он может не подходить для каждого бренда. Всегда подумайте о том, чтобы ваши счета-фактуры соответствовали имиджу вашего бренда.

10. Напористый

Источник: Creative Market

В этом примере цвет, масштаб и иерархия используются для выделения наиболее важных частей счета, особенно общей суммы. Он эффективно включает в себя все важные элементы, обеспечивая ясность для читателя — то, что оценит ваш клиент.

Бонусный счет: удобный для оплаты

Получение оплаты счета как можно быстрее, вероятно, является вашим приоритетом. Этот пример от Bonsai показывает, как добавление кода быстрого ответа (QR) в ваш счет может помочь вам быстрее получать платежи. Он предоставляет вашему клиенту необходимую информацию о ваших счетах и легкий доступ к онлайн-оплате через телефон или компьютер.

Передовой опыт выставления счетов

Отправьте счет как можно раньше

Отправка счета заблаговременно позволит вашему клиенту принять необходимые меры для своевременной оплаты. Лучшее время для выставления счета клиенту – сразу после покупки. Чем дольше вы ждете после предоставления товаров или услуг для отправки счета, тем больше времени вам потребуется, чтобы получить оплату. QuickBooks Online — это наше лучшее программное обеспечение для выставления счетов, которое значительно упрощает своевременную отправку счетов.

Будьте вежливы

Добавляя сообщение к счету, всегда будьте вежливы. Слова «пожалуйста, оплатите счет» или «спасибо за ваш бизнес» могут не только помочь вам быстрее получать деньги, но и пойдут на пользу вашему бренду и имиджу. Рекомендуется указать, что они могут связаться с вами, если у них возникнут какие-либо вопросы, и что вы цените их настоящее и будущее.

Предоставление условий оплаты Предоплата

Перед предоставлением кредита клиентам вы должны подписать с ними соглашение, позволяющее приобретать товары и услуги в кредит. Не забудьте включить в договор пункты об оплате и штрафных санкциях. Укажите в соглашении условия, применимые проценты за просрочку платежа, а также штрафы, которые могут возникнуть в результате нарушения положений соглашения.

Позвольте клиенту подписать все страницы соглашения. После этого пусть нотариус заверит документ, чтобы он был допустим в суде, не сомневаясь в его подлинности. В случае, если клиент отказывается платить вам, нотариально заверенное соглашение является веским доказательством против него.

Избегайте «оплаты при получении»

«Оплата при получении» — популярный среди владельцев малого бизнеса термин, который указывает клиенту, что он должен немедленно оплатить счет. С точки зрения вашего клиента это очень неудобно, а иногда и невозможно, потому что они выписывают чеки или иным образом осуществляют платежи только раз в неделю. С точки зрения эмитента, «оплата по получении» является проблематичным условием платежа, поскольку оно не определяет реалистичную дату платежа, которую можно использовать для пени, процентов и действий по взысканию задолженности.

Вам будет гораздо лучше выбрать другой срок счета, например, Net 10. Хотя Net 10 по-прежнему требует быстрой оплаты вашим клиентом, он устанавливает реалистичную дату платежа, которую можно использовать для расчета штрафов и процентов, если ваш клиент пропустит последний срок.

Подтвердите предпочтения вашего клиента в отношении счетов

Ваши клиенты предпочитают электронные счета или физические счета? Вы должны учитывать, что у некоторых клиентов есть предпочтения, и вы не должны предполагать, какой из них они предпочитают.

Перед выставлением счета сначала позвоните своим клиентам. Отсортировав клиентов, которые предпочитают физические счета, а не электронные, вы сможете организовать свою работу и своевременно их отправлять.

Четко предъявите детали счета

Ваш счет должен быть понятен покупателю. Помните, что ваши клиенты тоже занятые люди. Сделайте привычкой давать подробные объяснения продукта или услуги, которые вы предоставили.

Накладная на товар: Полная информация для работы бухгалтера