Накладные документы: что это такое, зачем нужна, виды, что будет, если допустить ошибку в накладной
Что такое накладная. Объясняем простыми словами — Секрет фирмы
Продавец отгружает товар с накладной, перевозчик может предъявить этот документ ГИБДД во время проверки, а покупатель подписывает бумаги, принимая товар (если, конечно, у него нет претензий к объёму и качеству прибывшего груза).
Накладные относятся к документам первичного бухгалтерского учёта. Они служат подтверждением расходов как для самой компании, так и для налоговой.
Есть разные формы накладных.
Товарная оформляется, когда груз доставляет либо сам продавец, либо его забирает покупатель. На основе накладной продавец списывает стоимость товаров в бухучёте, а покупатель оприходует полученные материальные ценности.
Товарно-транспортную накладную оформляют, если товар перевозит транспортная компания.
В транспортной накладной, в отличие от первых двух, нет товарного раздела, этот документ лишь подтверждает факт доставки и выполнение услуг по перевозке.
Ещё бывает накладная на отпуск материалов на сторону — её оформляют при передаче материалов со склада сторонним организациям или филиалам своего предприятия.
Требование-накладная нужно для учёта движения материальных ценностей между отделами или цехами одного предприятия.
Обычно в накладной указывают:
- вид, количество и стоимость товара;
- ставку и величину НДС;
- реквизиты покупателя и продавца, их подписи и печати;
- в транспортных и товарно-транспортных накладных — также информацию о том, кто перевозит товар.
Пример употребления на «Секрете»
«Отсутствие нужных накладных легко может привести к недостоверности баланса, а это и невозможность правильно посчитать дивиденды, и проблемы с получением кредита. Кроме того, только документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдёт».
(Сооснователь онлайн-сервиса «Кнопка» Евгений Кобзев — об ошибках начинающих (и не только) предпринимателей.
)
Нюансы
В комплекте с товарной накладной часто идёт счёт-фактура. Оба документа выписывают при отгрузке товара или при переходе права собственности, но накладную в момент отгрузки, а счёт-фактуру можно выдать в течение 5 дней после. Хотя во многом эти документы дублируют друг друга, один не заменяет другой. Товарная накладная предназначена для учёта материальных ценностей, а счёт-фактура — для учёта НДС.
Для упрощения документооборота была разработана единая форма, соединяющая в себе товарную накладную и счёт-фактуру, — универсальный передаточный документ (УПД).
Факт
И накладные, и универсальный передаточный документ можно оформить как в бумажном, так и в электронном виде. Электронная накладная составляется в одном экземпляре, состоящем из двух частей. Одну часть заполняет и подписывает продавец, вторую — покупатель. Для использования электронных накладных и у продавца, и у покупателя должна быть электронная подпись.
Статью проверил:
Про акты, накладные и УПД для новичков — СКБ Контур
9 июля 2021 22 630
Чем отличается акт от накладной? По какой форме их составлять? В каком документе можно провести одновременно и товар, и услугу? Можно ли выдавать накладные физлицам? На все эти и другие вопросы про акт, накладную и УПД отвечает Эльба.
Акт и накладная — это документы, которые подтверждают, что вы выполнили то, что обещали по договору. В случае с услугами — оказали их. В случае с товарами — выдали покупателю. Эти документы еще называют закрывающими, потому что они как бы закрывают сделку.
Чем они отличаются друг от друга? Всё просто. Акт подтверждает факт оказания услуги, а накладная — факт отгрузки товара.
Например, вы отгрузили арахисовую пасту клиенту. В идеале в момент отгрузки клиент должен подписать накладную в двух экземплярах: один для вас, другой для себя. Этим действием он документально подтвердит, что принял ваш товар и что не имеет к нему никаких претензий.
С услугами схема такая же: акт подтверждает, что услуга или работа выполнена качественно, в полном объеме и претензий у заказчика нет. После его подписания клиент не может требовать от вас доработки. Ну а если что-то пошло не так, то ваш клиент вполне может не подписать акт. Или подписать, но прямо в нем перечислить обнаруженные недостатки, что в будущем может повлиять на стоимость.
Акт более простой документ, чем накладная, и всё дело в его форме.
Формы накладной и акта
У накладной, в отличие от акта, есть установленная форма, она называется ТОРГ-12. Можно, конечно, разработать и свою форму накладной, но для контрагентов она будет непривычной, поэтому лучше пользоваться ТОРГ-12. В ней много полей, аббревиатур и строчек, но Эльба, к примеру, по большей части всё это заполняет автоматически.
Выставляйте счета, акты, накладные, договоры и другие документы по шаблонам Эльбы
Попробовать бесплатно
А вот у акта чёткой формы нет, есть лишь обязательные реквизиты и вы их можете организовать по-своему. В Эльбе, например, акт выглядит так:
Что делать, если одновременно с отгрузкой товара вы оказываете услуги?
Самое частый пример: вы отгружаете и доставляете товар. Нужно ли для этого оформлять и акт, и накладную?
По-хорошему, да.
Потому что неправильно включать услугу в накладную или товар в акт. Но есть еще один интересный документ —универсальный передаточный документ (УПД). Изначально он предназначен для того, чтобы объединить акт/накладную со счетом-фактурой, но УПД можно выставить и без счета-фактуры, это не запрещено. И тогда от него остается симбиоз акта и накладной, то есть это как раз тот документ, по которому можно провести и товары, и услугу.
Нужно ли выдавать накладные физлицам?
Нет, не нужно, с функцией накладной отлично справляется кассовый чек. Если же физлицо по какой-то причине просит у вас накладную, вы можете пойти ему навстречу. Этим вы точно ничего не нарушите.
Эльба
Бизнес, учет и отчетность для предпринимателей и ООО на УСН или патенте без участия бухгалтера
Узнать больше
Эльба
Бизнес, учет и отчетность для предпринимателей и ООО на УСН или патенте без участия бухгалтера
Узнать больше
Шаблоны счетов-фактурWord — Простой счет-фактура
Загружаемые шаблоны счетов Word
Вот наша коллекция шаблонов счетов Word.
Дополнительные шаблоны см. на нашей главной странице шаблонов счетов здесь. Как правило, мы рекомендуем вам использовать наши шаблоны счетов Excel или шаблоны Google Sheets вместо Word, поскольку они более гибкие. Просто выберите понравившийся шаблон, и он начнет загружаться. Вы также можете попробовать наш онлайн-генератор счетов. Это простой способ создать счет для ваших проектов, который будет выглядеть фантастически.Шаблон фирменного бланка
Скачать
Создайте свой первый счет бесплатно с помощью нашего онлайн-генератора счетов. Попробуй
Особенности шаблонов счетов Word
Пустые шаблоны счетов Word, готовые к отправке клиентам.
Полностью настраиваемые шаблоны, соответствующие потребностям вашего уникального бизнеса.
Профессионально отформатирован со всеми необходимыми элементами счета.
Печатные шаблоны счетов упрощают доставку счетов вручную.
Microsoft Word предназначен для общих документов, таких как письма и отчеты.
Обычно в Word можно создавать красивые документы. Тем не менее, может быть довольно сложно добавлять позиции и итоги, а также рассчитывать налоги.
Некоторые рекомендуют вместо этого использовать Excel из-за его автоматических формул. Excel позволяет легко складывать итоги и измерять налоги. Вы можете настроить таблицу с элементами и количествами без особых усилий.
Однако в Excel не хватает визуальных эффектов. Очень сложно сделать так, чтобы счет выглядел профессионально, даже при использовании профессионально разработанных шаблонов счетов.
Лучше всего использовать инструменты или программное обеспечение, предназначенное для выставления счетов. Вы можете использовать эти инструменты, чтобы получить лучшее из обоих миров! Большое удобство, а также удивительный стиль.
Вот где мы пришли. Мы создали наш онлайн-генератор счетов, чтобы он стал отличной альтернативой Word и Excel. Вот некоторые из дополнительных преимуществ использования Invoice Simple:
- Профессиональная раскладка
- Полностью настраиваемый
- Клиенты и элементы сохраняются автоматически
- Простая бухгалтерия для налогового сезона
- Обработка кредитных карт онлайн и лично
Если вы выставляете счета более одного или двух раз в год, имеет смысл перейти на программное обеспечение для выставления счетов.
Если вам нужны различные форматы и макеты счетов, обязательно посетите нашу страницу шаблонов счетов.
Наши бесплатные шаблоны счетов в формате Word — это простой и удобный способ отправки клиентам профессионально выглядящих счетов. Просто скачайте нужный файл и заполните настраиваемые поля. После этого вы готовы отправить по электронной почте или распечатать и отправить по почте настроенный шаблон счета-фактуры Word.
Эти печатные шаблоны счетов Word идеально подходят для стандартной бумаги для принтера 8,5″ x 11″.
Microsoft Word также предлагает несколько бесплатных шаблонов. Вы можете найти их в меню «Файл» > «Создать», а затем выполнить поиск/выбрать из доступных шаблонов счетов.
Не нашли то, что ищете? Обратитесь в службу поддержки
Создайте индивидуальный счет
Создайте идеальный счет для своего бизнеса с помощью нашего онлайн-генератора счетов.Попробуйте
Бесплатный шаблон счета PDF — Invoice Simple
Загружаемый шаблон счета-фактуры PDF
Вот наш профессионально отформатированный шаблон счета в формате PDF.
Дополнительные шаблоны см. на нашей главной странице шаблонов счетов, на которой имеется коллекция шаблонов в различных форматах файлов.Создайте свой первый счет бесплатно с помощью нашего онлайн-генератора счетов. Попробуй
Особенности шаблона счета-фактуры PDF
Этот полностью бесплатный шаблон счета в формате PDF готов к отправке клиентам.
Этот шаблон автоматически вычисляет промежуточные и общие суммы.
Этот шаблон в некоторой степени настраивается в соответствии с потребностями вашего уникального бизнеса.
Этот профессионально оформленный шаблон содержит все необходимые элементы счета.
Этот профессионально оформленный шаблон содержит все необходимые элементы счета.
Счета-фактуры в формате PDF очень сложно изменить, так как для них требуется специальное программное обеспечение. Мы настоятельно рекомендуем проверить наши генератор счетов .
Вы по-прежнему можете загрузить PDF-файл в конце, и его намного проще редактировать и настраивать.
Шаблон счета в формате PDF прост в использовании и выглядит достойно. Однако он не очень гибкий. Большинство людей используют Excel, Word или генератор счетов .
Продолжайте читать, чтобы узнать о различных вариантах и сравнить их друг с другом.
Microsoft разработала Excel для работы и представления больших таблиц данных. Он поддерживает простые и сложные формулы и очень гибкий. Тем не менее, он не известен своей красотой. Это одна из причин, по которой Excel обычно используется внутри компании.
Счета — это документы, которые вы отправляете своим клиентам. Это означает, что они представляют вас и вашу компанию. Вы всегда должны ожидать, что ваши счета будут выглядеть потрясающе!
Некоторые рекомендуют вместо этого использовать Word из-за его встроенных шаблонов и управления макетами. Word позволяет легко создать профессиональный счет-фактуру.
Но Word уступает с точки зрения практичности и удобства использования. Очень сложно добавить в таблицу позиции и рассчитать итоги или налоги.
Лучше всего использовать инструменты или программное обеспечение, предназначенное для выставления счетов. Вы можете использовать эти инструменты, чтобы получить лучшее из обоих миров! Большое удобство, а также удивительный стиль.
Вот где мы пришли. Мы создали наш онлайн-генератор счетов, чтобы он стал отличной альтернативой Word и Excel. Вот некоторые из дополнительных преимуществ использования Invoice Simple:
- Профессиональный макет
- Полностью настраиваемый
- Клиенты и элементы сохраняются автоматически
- Простая бухгалтерия для налогового сезона
- Простая бухгалтерия для налогового сезона
- Обработка кредитных карт онлайн и лично
Если вы выставляете счета более одного или двух раз в год, имеет смысл перейти на программное обеспечение для выставления счетов.
Об авторе