Нормированный график работы это: Полная информация для работы бухгалтера

Стандартная рабочая неделя

• Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Государственное руководство по кадрам требуют установления регулярно повторяющейся рабочей недели продолжительностью 168 часов подряд для сотрудников, на которых распространяются положения о заработной плате и рабочем времени FLSA, например. сотрудники, представляющие еженедельные отчеты о времени в финансовые службы (отдел заработной платы).

• Работа, превышающая 40 часов в течение 168 последовательных часов, составляющих рабочую неделю, подлежит компенсации как сверхурочная работа.

• 168 часов подряд с 00:01 воскресенья до полуночи субботы составляют стандартную рабочую неделю Университета.

• Руководители отделов или офисов, желающие внести изменения в стандартную рабочую неделю, должны рассмотреть/одобрить такие изменения на предмет соответствия требованиям FLSA исполнительным директором отдела кадров внефакультетского управления EHRA, отношений с сотрудниками и соблюдения нормативных требований до их реализации.

Стандартный график работы

Стандартный график работы сотрудников Университета на штатных должностях по предмету FLSA основан на сорока рабочих часах в неделю. Обычный ежедневный график работы, принятый университетом, составляет восемь часов плюс часовой обеденный перерыв с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу.

Сменный график работы

• Учитывая разнообразный характер многих вспомогательных мероприятий/услуг Университета, для некоторых должностей может потребоваться график рабочей недели, отличный от сорока часов, распределенных в течение пяти дней, или отличный от обычного ежедневный график работы. Требуемое постоянное изменение графика рабочей недели или ежедневного рабочего дня считается частью обязанностей и ответственности данной должности и должно быть задокументировано в описании должности или добавлено в качестве дополнения к описанию должности.

• Сотрудники, работающие по обычному ежедневному графику (с 8:00 до 17:00, с понедельника по пятницу), могут работать по графику, более совместимому с их личными потребностями, при условии согласия соответствующего руководителя и потребностей Университета и общественности, которую он обслуживает. можно приспособиться к разнообразному графику работы.

• Запросы на изменение запланированного ежедневного «времени начала», «перерыва на обед» и «времени выхода» могут быть одобрены руководителями отделов и офисов. (ПРИМЕР: Сотрудник желает начать работу в 7:30, взять 30-минутный перерыв на обед и уйти в 16:00.) Если руководитель определяет, что потребности рабочего подразделения могут удовлетворить изменение, он или она может одобрить запрос. Документация по таким решениям будет храниться в записях отдела и будет доступна для просмотра по запросу высшего руководства, отдела кадров, службы внутреннего аудита и т. д.

• Запросы на изменение еженедельного графика работы также могут быть одобрены руководителями департаментов и офисов, если соответствующий вице-канцлер специально не отказывает в утверждении. (Пример: сотрудник хочет запланировать сорокачасовую рабочую неделю на четыре дня или четыре с половиной дня). Если руководитель отдела или офиса определяет, что потребности рабочего подразделения/университета могут удовлетворить изменение, он или она может одобрить запрос при условии соблюдения тех же требований к документации, которые изложены в пункте 4c.

  ; или, если полномочия по утверждению таких запросов сохраняются за соответствующим вице-канцлером, руководитель департамента или управления должен направить письменный запрос вице-канцлеру для утверждения. После утверждения вице-канцлер сохранит документацию о таких решениях.

• Общее количество часов в день, в течение которых офис университета обычно открыт для обслуживания населения, не может быть сокращено с учетом меняющегося графика работы сотрудников.

• Руководители сотрудников, работающих не по обычному графику, несут ответственность за продуктивное использование любого неконтролируемого времени до или после обычного рабочего графика (с 8:00 до 17:00).

• См. гибкое расписание (рекомендации и примеры).

• На праздники, отмечаемые Университетом:

1.     Сотрудникам, которые должны работать в этот день, начисляется восьмичасовая оплата независимо от любого измененного рабочего графика, утвержденного для сотрудника. В таких случаях сотрудники будут обязаны внести соответствующие коррективы, т.е. использовать отпуск или работать дополнительные часы, чтобы компенсировать разницу между восьмичасовой оплатой, установленной для отпуска, и измененным графиком работы.

2.     Если выходной день выпадает на день, когда работник не работает по расписанию, то работник и руководитель должны определить регулярный рабочий день, предпочтительно в ту же рабочую неделю, чтобы назначить его в качестве выходного дня, на который работник будет иметь восьмичасовой оплачиваемый отпуск.

3.     Руководители несут ответственность за то, чтобы сотрудники, работающие по переменному графику, были осведомлены о правилах оплаты отпусков.

4.     ПРИМЕР: Если сотрудник работает по сменному графику в течение четырех десятичасовых дней со вторника по пятницу, а выходной приходится на понедельник, сотрудник получит оплату за 8 часов в понедельник в связи с праздником. В этом случае руководитель может разрешить сотруднику увольняться во вторник, работать по обычному графику в среду, четверг и пятницу и использовать два часа отпуска, доведя общее количество оплачиваемых часов до 40 (8 часов отпуска, 30 отработанных часов). и 2 часа отпуска). Оплата отпуска ни в коем случае не будет превышать 8 часов в день для сотрудников, занятых полный рабочий день, или соответствующую пропорциональную сумму для сотрудников, занятых неполный рабочий день.

Телеработа и удаленная работа

В некоторых ситуациях эти варианты могут быть эффективным альтернативным вариантом работы на временной, периодической или постоянной основе (пересматриваться ежегодно). Телеработа и удаленная работа не являются правом работника, не вызывают огорчения и подлежат утверждению соответствующим вице-канцлером работника. Каждая ситуация должна быть тщательно продумана и организована. Пожалуйста, ознакомьтесь с Политикой университета 101.22, Форма соглашения о гибком графике работы для сотрудников SHRA и EHRA, не являющихся преподавателями, для дистанционной/удаленной работы, а также с другими подробностями рассмотрения таких запросов.

Периоды приема пищи

Период приема пищи продолжительностью не менее тридцати (30) непрерывных минут должен быть включен в ежедневный рабочий график сотрудников SHRA, на которых распространяются положения о сверхурочной работе FLSA, при условии, что шесть (6) ) или более последовательных часов работы. (Примечание: если период приема пищи работника прерывается из-за просьбы о возвращении на работу — при условии, что предоставлено менее тридцати (30) последовательных минут — весь период приема пищи подлежит компенсации как рабочее время).

Хотя это и не требуется, также рекомендуется, чтобы сотрудники SHRA, «освобожденные» от сверхурочных положений FLSA, соблюдали период приема пищи не менее 30 (тридцати) минут без перерыва.

Любое предложение руководства об отмене периода приема пищи (кроме случаев, возникающих время от времени) должно обсуждаться и санкционироваться Директором по классификации и компенсации (доб. 7-0654) до его официального внедрения.

Периоды отдыха

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) не требует предоставления работникам периодов отдыха. Тем не менее, руководители университетов имеют право разрешать период отдыха не более пятнадцати (15) минут в течение каждого четырехчасового периода работы. Периоды отдыха считаются частью рабочего дня и подлежат компенсации. От сотрудников может потребоваться оставаться на рабочем месте в течение соответствующего периода отдыха.

При наличии разрешения периоды отдыха должны быть четко согласованы, чтобы перерывы в работе и/или оказании услуг были сведены к минимуму. Время отдыха не может быть объединено, использовано для продления периода приема пищи или исключено: 1) для сокращения рабочего дня; или 2) покрыть опоздание работника.

Номер PIM:

16

PIM Категория:

Компенсация и управление позициями

Альтернативный рабочее график (AWS) Часто задаваемые вопросы и ответы

9003. Как это управление. при утверждении альтернативного графика работы (АРД)?
1. Может ли руководитель изменить график работы сотрудника?
2. Гарантируется ли сотруднику утверждение альтернативного графика работы?
3. Кто может изменить альтернативный график работы?
4. Как контролировать приход и уход сотрудников?
5. Как оплачивается отпуск работнику, работающему по альтернативному графику?
6. Что делать, когда сотрудник путешествует или посещает обучение?
7. Сколько отпускных получает сотрудник, работающий по альтернативному графику?
8. Могут ли сотрудники, работающие неполный рабочий день, работать по альтернативному графику работы?
9. Сотрудник запрашивает и утверждает максигибкий график с часами с 9с 30:00 до 19:00 С понедельника по четверг, с 9:30 до 18:00. в первую пятницу платежного периода и не работает во вторую пятницу платежного периода. Имеет ли работник право на получение ночной надбавки за часы, отработанные с 18:00 до 18:00. до 19:00?
10. Может ли сотрудник со сжатым графиком 5/4-9 ежедневно менять время прихода и ухода?
11. Должны ли менеджеры разрешать сотрудникам участвовать в утвержденных агентством альтернативных графиках работы?
12. Может ли руководитель ограничить количество часов, которое сотрудник может работать в день или в неделю при гибком графике работы?
13. Что такое основные дни/основные часы?
14. Мой сотрудник запросил максимально гибкий график. Сотрудник хочет варьировать время прибытия и отправления в зависимости от пробок и расписания своей семьи, чтобы не было установленного времени прибытия или отправления в любой день. Сотрудник производит качественную работу в установленные сроки, информируя меня и устанавливая собственные сроки. Могу ли я одобрить этот запрос, за исключением того, что сотрудник должен быть в офисе по средам каждой недели с 10:00 до 14:00? посещать регулярные плановые собрания персонала?
15. В настоящее время 50 процентов моих сотрудников получают RDO во вторую пятницу платежного периода. Могу ли я отклонить новый запрос на RDO в этот день? Могу ли я потребовать от работника изменить свой RDO?
16. Могут ли сотрудники, работающие по сжатому или гибкому графику, быть допущены к удаленной работе?
17. Есть другие вопросы, которых нет в этом списке?

1. Каковы соображения руководства при утверждении альтернативного графика работы (АРС)?

При принятии решения об утверждении запроса на альтернативный график работы менеджер/руководитель должен учитывать несколько факторов. К ним относятся необходимость присутствия в офисе каждый день, дни и/или часы, когда все сотрудники должны участвовать в собраниях, а также четкая коммуникация и ожидания между сотрудником и руководителем в отношении того, как программа AWS будет управляться в офисе.

Чтобы уменьшить вероятность возникновения проблем, связанных с графиками и AWS, менеджеры/руководители должны сбалансировать RDO сотрудников с потребностями офиса. Руководство должно рассмотреть все запросы AWS, оценить влияние на обслуживание клиентов и производительность офиса и принять решение, исходя из профессиональных потребностей офиса. Кроме того, руководители несут ответственность за отклонение запросов, влияющих на эффективное и действенное выполнение работы в организации. Оперативные потребности и потребности офиса в выполнении миссии являются первым соображением, когда запрашивается или утверждается любой график работы.

Другие средства контроля могут включать в себя требование к сотрудникам заполнять альтернативное соглашение о графике работы или внедрение руководящих принципов, требующих переоценки всех графиков AWS через определенные промежутки времени (например, каждые шесть недель, раз в квартал и т. д.).

Наверх

2. Может ли руководитель изменить график работы сотрудника?

Да. Руководители могут изменять, приостанавливать или прекращать участие сотрудников в AWS в соответствии с организационными потребностями.

Примеры ситуаций, которые могут вынудить руководителя предпринять такие действия, включают: обучение, которое длится несколько дней; специальные проекты, требующие «команды» для работы по единому графику; специальное задание для физического лица; или путешествовать. Если руководство определяет, что участие сотрудника в AWS необходимо изменить, приостановить или прекратить, сотрудник должен быть уведомлен об этом как можно заблаговременно.

В начало

3. Гарантируется ли сотруднику утверждение альтернативного графика работы?

Нет. Перед тем, как удовлетворить запрос AWS, руководитель должен быть в состоянии управлять требованиями к рабочей нагрузке и обеспечивать достаточное покрытие офиса в официальное рабочее время.

Наверх

4. Кто может изменить альтернативный график работы?

Руководство может счесть необходимым изменить график работы сотрудника в связи с изменением приоритетов в работе или по другим деловым причинам. Сотрудники могут запросить изменение альтернативных графиков работы в зависимости от своих потребностей.

Наверх

5. Как я могу контролировать приход и уход сотрудников?

Как менеджер, вы решаете, какие альтернативные графики работы лучше всего облегчат выполнение миссии вашего подразделения. Это включает в себя определение самого раннего времени, когда сотрудник может прибыть, максимальной продолжительности рабочего дня и самого последнего времени, когда сотрудники могут оставаться на работе в соответствии с указаниями Приказа об альтернативном графике работы.

Вы можете потребовать, чтобы сотрудники отправили электронное письмо или позвонили и оставили голосовое сообщение, если время их прихода или ухода резко меняется. Например, в одном офисе сотрудники должны связаться со своим руководителем, если они прибудут более чем на 1 час позже обычного времени прибытия в офис. Эти типы требований должны быть четко доведены до сведения сотрудников в рамках их обязанностей, связанных с участием в программе.

В начало

6. Как оплачивается отпуск работнику, работающему по альтернативному графику?

Сотрудники AWS должны следовать обычным процедурам запроса на отпуск в офисе. Количество оплачиваемых отпускных часов зависит от нормального графика работы работника. Например, сотруднику с сокращенным графиком работы 5/4-9 будет начисляться 8 или 9 часов отпуска за каждый полный день его отсутствия.

Наверх

7. Что делать, когда сотрудник путешествует или посещает обучение?

Руководство может решить, что работник вернется к обычному 8-часовому рабочему дню, когда он находится в командировке или посещает обучение. Это определяется в каждом конкретном случае в зависимости от продолжительности поездки и графика работы во время обучения или в поездке. Например, сотрудник будет в командировке в течение 5 дней, включая то, что обычно является RDO сотрудника. В результате руководитель требует, чтобы сотрудник переключился на обычный 8-часовой рабочий день в течение этого периода оплаты.

Наверх

8. Сколько отпускных получает работник, работающий по альтернативному графику?

Зависит от типа графика работы. Сотрудники, работающие по сжатому графику 5/4-9, получат 8 или 9 часов отпуска в зависимости от количества часов, регулярно запланированных на праздник.

Сотрудники с гибким графиком работы (скользящий и максигибкий) получают максимум 8 часов отпуска в день, когда офис закрыт на праздник.

Наверх

9. Могут ли сотрудники, работающие неполный рабочий день, работать по альтернативному графику?

Да. Работникам, работающим неполный рабочий день, может быть разрешено работать по гибкому графику.

Перейти к началу

10. Сотрудник запрашивает и утверждает максигибкий график с часами с 9:30 до 19:00. С понедельника по четверг, с 9:30 до 18:00. в первую пятницу платежного периода и не работает во вторую пятницу платежного периода. Имеет ли работник право на получение ночной надбавки за часы, отработанные с 18:00 до 18:00. до 19:00?

Нет. Поскольку график составляется по запросу сотрудника, он не имеет права на ночную надбавку за часы, отработанные с 18:00 до 18:00. и 6:00 утра. Ночная надбавка предоставляется только в том случае, если сотрудник, исходя из деловых потребностей агентства, должен работать с 18:00 до 18:00. и 6:00 утра

В начало

11. Может ли сотрудник, работающий по сжатому графику 5/4-9, ежедневно менять время прихода и ухода?

№ 5/4-9сжатый график — это фиксированный график. Время прихода сотрудника, время ухода и обычный выходной день фиксируются , если только руководство не утвердит изменение графика работы до начала периода оплаты .

Перейти к началу

12. Должны ли менеджеры разрешать сотрудникам участвовать в утвержденных агентством альтернативных графиках работы?

Нет.  Тем не менее, менеджеров поощряют проявлять гибкость в удовлетворении потребностей сотрудников, успешно выполняя миссию организации. Приказ 3610.1 FHWA определяет все расписания, которые могут использоваться в рамках FHWA, и руководство должно определить, какие расписания наиболее подходят для их организации.

В начало

13. Может ли руководитель ограничить количество часов, которое сотрудник может работать в день или в неделю при гибком графике работы?

Да. Хотя максигибкий график не ограничивает количество часов, которое может работать сотрудник, руководство оставляет за собой право устанавливать ограничение на максимальное количество часов, которое сотрудник может работать в течение одного дня. Например, руководитель А решил, что сотрудники могут приходить каждый день в 10:00, но ни один из них не может работать более 10 часов в любой день.

Перейти к началу

14. Что такое основные дни/основные часы?

Основные дни — это определенные дни, когда все сотрудники организационного подразделения должны быть при исполнении служебных обязанностей (например, в офисе, в командировке, удаленной работе и т. д.) или в разрешенном отпуске. Например, супервайзер А установил первую среду платежного периода в качестве основного дня, чтобы убедиться, что все сотрудники посещают собрание персонала, которое проводится раз в две недели.

Основные часы — это определенные часы, в течение которых сотрудники должны находиться на дежурстве или в разрешенном статусе отсутствия. Например, супервайзер Б установил ежедневные основные часы работы с 10:00 до 14:00. Сотрудники понимают, что они могут прибыть не позднее 10:00 и не могут уйти ранее 14:00, если только они не находятся в утвержденном статусе отпуска или не находятся в утвержденном RDO.

Наверх

15. Мой сотрудник запросил максимально гибкий график. Сотрудник хочет варьировать время прибытия и отправления в зависимости от пробок и расписания своей семьи, чтобы не было установленного времени прибытия или отправления в любой день. Сотрудник производит качественную работу в установленные сроки, информируя меня и устанавливая собственные сроки. Могу ли я одобрить этот запрос, за исключением того, что сотрудник должен быть в офисе по средам каждой недели с 10:00 до 14:00? посещать регулярные плановые собрания персонала?

Да. Как супервайзер, вы несете ответственность за установление основных часов, например, с 10:00 до 14:00. или основной день, такой как среда. В течение этих основных периодов времени сотрудники должны работать или находиться в утвержденном отпуске. Кроме того, очень важно установить четкие ожидания для вашего сотрудника в отношении сообщения об изменениях в расписании, чтобы убедиться, что табели точно закодированы, и он / она доступен для ключевых встреч.

Перейти к началу

16. В настоящее время 50 процентов моих сотрудников получают RDO во вторую пятницу платежного периода. Могу ли я отклонить новый запрос на RDO в этот день? Могу ли я потребовать от работника изменить свой RDO?

Да. Оперативное выполнение и выполнение миссии зависят от способности организации обеспечивать внутреннее и внешнее обслуживание клиентов.