Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку: Полная информация для работы бухгалтера

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку: Полная информация для работы бухгалтера

Как вести нумерацию записей во вкладыше в трудовую книжку?

19 декабря 2018 Тромбач Бэла Геннадьевна 0

Добавить в избранное В избранное

Поделиться

Нумерация во вкладыше в трудовую книжку должна вестись таким образом, чтобы новый номер был больше, чем предшествующий, то есть система номеров должна быть нарастающей на протяжении всего документа. Однако есть некоторые нюансы, которые нужно учитывать работникам кадровой службы. Разберемся, какие сложности могут тут возникнуть. 

• Как присваивается номер записи во вкладыше в трудовую книжку
• Всегда ли продолжается нумерация?
• Исправление нумерации, образец записи во вкладыше

Как присваивается номер записи во вкладыше в трудовую книжку

Скачать форму вкладыша

Вкладыш должен использоваться в тех случаях, когда в каком-то из разделов больше не осталось места.

Если это произошло, работодатель обязан не заводить новый документ, а оформить именно вкладыш. Более того, использование нового бланка самой книжки является неправомерным.

Порядок оформления и заполнения вкладышей установлен тем же нормативным актом, что и заполнение самой трудовой книжки, — постановлением № 225, которое было утверждено Правительством РФ 16.04.2003. Раздел V этого нормативного акта как раз и касается вкладышей, устанавливая следующее:

1. Порядок ведения вкладыша — тот же самый, что и для книжки, оформленной на имя работника.
2. Вкладыш как таковой не значит ничего и не может быть использован самостоятельно — он должен быть вшит в основной документ, вместе с которым используется. При этом требуется именно вшивание — просто вкладывать, вклеивать или прикреплять степлером вкладыш нельзя, поскольку в таком случае он может выпасть или оторваться.
3. Вкладышей может быть несколько, при этом выдачу каждого должен подтверждать штамп с отметкой о серии и номере выданного документа.

Кроме правил ведения постановление № 225 устанавливает форму бланка для вкладыша и его объем (9 разворотов — для сведений о работе, 8 — для сведений о награждении).

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку ведется по правилам, которые устанавливает уже другой акт — Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). Согласно п. 3.1 этого документа, в трудовой книжке ведется последовательная нумерация записей, касающихся сведений о работе; согласно п. 4, точно так же должны нумероваться и сведения о награждениях.

Поскольку вкладыш заполняется так же, как книжка, и является ее непосредственным продолжением, эти правила касаются и его. Таким образом, первая запись во вкладыше должна иметь номер, следующий за тем, который имела последняя запись в трудовой книжке.

Всегда ли продолжается нумерация?

Скачать форму трудовой книжки

При этом важно понимать, что бывают и случаи, когда нумерацию во вкладыше в трудовую книжку необходимо вести с отступлениями от общих правил. Такая ситуация возникает, когда места в трудовой книжке не хватило и текст записи продолжается в соответствующем разделе вкладыша. В этом случае, согласно п. 3.1 или 4 Инструкции, в графе 1 вкладыша должен быть поставлен тот же номер, который имеет продолжаемая запись. Новый номер будет иметь уже следующая запись.

В том случае, когда в трудовой книжке или уже во вкладыше запись была сделана с ошибками, исправляющая запись во вкладыше должна быть пронумерована уже следующим номером, а не тем, который имеет исправляемая запись.

Исправление нумерации, образец записи во вкладыше

К сожалению, иногда возникают и ситуации, когда кадровики, заполняя вкладыш, по ошибке начинают нумеровать записи заново — причем нередко такая ошибка обнаруживается лишь после того, как состоялось увольнение и работник устроился на новом предприятии. Что делать в этом случае — продолжать ошибочную нумерацию или вносить исправления, признавая ошибочные записи недействительными?

Согласно позиции, изложенной в январе 2015 года заместителем руководителя Роструда в одном из интервью (официальные разъяснения Минтруда по этому вопросу отсутствуют), в этом случае кадровик по новому месту работы должен действовать следующим образом:

1. Внести во вкладыш к трудовой книжке запись о том, что предыдущая запись с неправильным номером недействительна.
2. Скопировать текст неверно пронумерованной записи с теми же реквизитами.
3. Присвоить номер, следующий за последней правильной записью в трудовой книжке.

 Исправляющие записи при этом должны быть сделаны для всех предыдущих записей, нумерация которых была проставлена неправильно. После того как процесс исправления завершен, дальнейшие сведения во вкладыш вносятся под последующими номерами.

Приведем пример того, как примерно должна выглядеть исправляющая запись при ошибке нумерации во вкладыше. Допустим, у работника записи в трудовой книжке заканчивались на № 35, а во вкладыше кадровик по ошибке запись об увольнении из ООО «Пример» внес под № 1, а не № 36, как полагалось. Книжка при трудоустройстве досталась кадровику ООО «Образец», который должен исправить записи. Как он будет это делать?

В этом случае образец записи во вкладыше будут выглядеть примерно так:

№ записи	Дата			Сведения	Наименование, дата и номер документа
1	12	01	2016	Уволен по собственному желанию согласно п.  3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Генеральный директор ООО «Пример» И. И. Иванов Работник П. П. Петров	Приказ от 12.01.2016 № 01-к
				Общество с ограниченной ответственностью «Образец»
37	13	01	2016	Запись за номером 1 недействительна. Уволен по собственному желанию согласно п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации с 12.01.2016 из Общества с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»)	Приказ от 12.01.2016 № 01-к
38	13	01	2016	Принят в транспортный отдел на должность водителя	Приказ от 13. 01.2016 № 23

При этом нужно иметь в виду следующее: п. 27 Правил ведения трудовых книжек требует, чтобы исправление производилось на основании официально выданных документов. Однако п. 1.2 Инструкции разрешает дублировать реквизиты распоряжений и решений работодателя при исправлениях в трудовой книжке. Кроме того, при исправлении нумерации никаких новых решений не принимается и содержание записей не меняется. Таким образом, можно сделать вывод о том, что при исправлении нумерации от работника не требуется представления документов, подтверждающих его труд по прежнему месту работы, — достаточно лишь продублировать ранее сделанные записи под правильными номерами.

Добавить в избранное В избранное

Поделиться

Предыдущий материал

Следующий материал

Алгоритм внесения нумерации во вкладыш, который вклеивается в трудовую книжку работника

Трудовая книжка – важнейший документ сотрудников любой организации или предприятия. Ее ведение и заполнение должно быть точным и соответствовать Инструкции, утвержденной правительственным постановлением. Также некоторые данные следует сверять с Правилами, которые были утверждены аналогичным образом. Такие вопросы, как нумерация во вкладыше в трудовую книжку, должны решаться в соответствии с законодательными актами.

Правила хранения и ведения трудовых документов

Согласно Постановлению №225, ведение и хранение трудовых книг, изготовление бланков происходит на основании Правил. В разделе 5 этих Правил представлена информация в виде статей 38 и 39 о вкладыше в трудовую книгу.

Статья 38 гласит, что в случае заполнения всех страниц одного раздела книжки, в нее следует подшить специальный вкладыш. Он оформляется работодателем в том же порядке, что и трудовая книга. Также в статье есть указание, что без основного документа отдельный вкладыш не является действительным и не может предъявляться в Пенсионный фонд или в другие организации как часть определенной трудовой книжки.

Таким образом, если у вас случайно оторвался вкладыш из трудовой книги, действовать следует немедленно, чтобы в дальнейшем не доказывать в суде свое право на стаж на основании вкладыша.

При заполнении вкладыша в книжке нумерация идет последовательная от записей в трудовой: при внесении записи должен указываться следующий номер по порядку от последней записи.

В статье 39 идет речь о том, что при выдаче каждого вкладыша в книге делают пометку в виде штампа с записью «Выдан вкладыш». При этом указываются серия и номер данного документа. Эти сведения являются индивидуальными, как серия и номер паспорта гражданина РФ.

Вкладыш

При выдаче вкладыша в трудовую книжку ставится штамп и производится проставление нумерации. Это происходит потому, что некоторые работники часто меняют место работы. В таком случае наступает момент, когда в раздел «Сведения о работе» невозможно добавить очередную запись по причине отсутствия свободного места. Что же нужно и чего нельзя делать в такой ситуации?

Нельзя выполнять следующие действия:

• изменять заглавие первой страницы «Сведений о награждении» на «Сведения о работе» и продолжать вести учетные записи;
• подшивать или приклеивать чистые листочки;
• вырывать чистые страницы с пустых книг, чтобы сделать вкладыш в трудовую книжку, – в таком случае последующая нумерация будет признана недействительной.

Минтруда РФ выдало Постановление №69 от 10.10.2003, согласно которому была утверждена Инструкция. На ее основании ведется хранение и заполнение трудовых книг и вкладышей. В ней говорится, что в случае окончания одного раздела книги в отделе кадров предприятия оформляется вкладыш по форме в соответствии с Правилами, утвержденными в законодательном порядке. Во время выдачи вкладыша на титуле трудовой книги ставится штамп в соответствии с пунктом 3.2 Инструкции.

Титул вкладыша оформляется на основании паспорта и документа об образовании сотрудника. Далее ставится фактическая дата, когда вкладыш заполнялся. Перед тем как ставить штамп, необходимо заполнить вкладыш. Когда подшивается вкладыш в трудовую книжку, могут быть допущены ошибки. Нумерация должна происходить своевременно, чтобы на штампе можно было указать правильные данные.

Нумерация записей в подшитом вкладыше

Нумерация на вкладыше ведется в соответствии с записями трудовой книги. При этом ставится порядковый номер, следующий за тем, который был указан при внесении последней записи в книжку. Пункт 27 Правил предусматривает исправление во вкладыше в случае внесения неточных или неправильных данных. Делать это необходимо по месту работы.

Зачеркивание и взятие неверной записи в скобки не допускаются. При внесении неверного порядкового номера следует внести коррективы, допустимые Инструкцией: нужно сделать запись о том, что определенный пункт недействителен, и вписать новой строкой правильные данные.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку: Видео

Как вставлять номера страниц в листы Excel

Если ваша работа связана с печатью листов Excel, рекомендуется вставлять в них номера страниц.

Вставка номеров страниц в Excel требует немного больше усилий по сравнению с другими приложениями Microsoft, такими как Word или PowerPoint.

Смотреть видео – Как вставлять номера страниц в Excel

В этом учебном пособии рассматриваются:

В этом учебном пособии вы узнаете, как вставлять номера страниц в рабочие листы Excel.

• Как вставить номера страниц в Excel с помощью просмотра макета страницы.
• Вставка номеров страниц в Excel с помощью диалогового окна «Параметры страницы».
• Начать нумерацию страниц с желаемого номера.
• Изменить порядок нумерации страниц.
• Удалить номера страниц из рабочих листов Excel.

Вставка номеров страниц в Excel: представление макета страницы

Если вы хотите вставить номера страниц на все страницы рабочего листа, использование представления макета страницы — самый быстрый способ сделать это.

Вот как это сделать:

• Перейдите в «Вид» -> «Вид рабочей книги» и выберите «Макет страницы».
  • Вы могли заметить, что способ отображения электронных таблиц Excel изменился.
• Прокрутите вниз до конца страницы, где написано Щелкните, чтобы добавить нижний колонтитул.
• В нижнем колонтитуле есть три поля. Нажмите на тот, где вы хотите вставить номер страницы.
• Как только вы щелкнете по любому из полей, появится вкладка «Дизайн инструментов верхнего и нижнего колонтитула».
• Перейдите в раздел «Дизайн» -> «Номер страницы».
• В поле будет вставлен код &[Страница].
• Введите слово «из» перед кодом и нажмите «Дизайн» -> «Количество страниц». Это вставит код &[Pages].
• Щелкните в любом месте рабочего листа. Теперь номера страниц будут видны внизу каждой страницы.

Обратите внимание, что эти номера страниц видны только в представлении «Макет страницы». Вы не увидите его, когда вернетесь к обычному виду. Если вы распечатываете рабочий лист, номера страниц также печатаются.

Иметь другой нижний колонтитул первой страницы

Вы можете захотеть иметь другой текст в нижнем колонтитуле на первой странице и обычные номера страниц на других страницах. Например, на первой странице вы можете указать название компании/веб-сайт или информацию об авторских правах вместе с номером страницы.

Вот как это сделать:

• В представлении «Макет страницы» выберите поле нижнего колонтитула на первой странице, куда вы хотите вставить текст.
• С установленным флажком перейдите в «Дизайн» -> «Параметры» и установите флажок «Другая первая страница».
• Введите текст, который должен отображаться только на первой странице. Допустим, в этом случае я хочу показать название своего веб-сайта.
• Щелкните в любом месте рабочего листа.

Теперь все, что вы ввели на первой странице, будет видно только на первой странице, а остальные страницы будут показывать номера страниц.

Иметь разные нечетные и четные страницы Нижний колонтитул

Если вы хотите иметь разные номера страниц для нечетных и четных страниц, вы можете легко сделать это с помощью встроенных настроек.

Например, вы можете не показывать номера страниц на четных страницах.

Вот как это сделать:

• Перейдите в раздел «Вид» и выберите режим «Макет страницы».
• Прокрутите вниз и выберите нижний колонтитул, куда вы хотите вставить номера страниц в Excel.
• Щелкните поле, в которое вы хотите вставить номер страницы.
• Перейдите в «Дизайн» -> «Параметры» и установите флажок «Разные нечетные и четные страницы».
• Теперь, когда вы щелкаете поле на нечетных страницах, в левом нижнем углу отображается Нижний колонтитул нечетной страницы. Укажите формат, в котором вы хотите использовать номера страниц на нечетных страницах. Точно так же введите формат номера страницы на четных страницах или оставьте поле пустым, если вы не хотите, чтобы номера страниц были на четных страницах.

Вставка номеров страниц в Excel: диалоговое окно «Параметры страницы»

Вы также можете вставлять номера страниц в Excel с помощью диалогового окна «Параметры страницы».

Вот как это сделать:

• Перейдите на вкладку «Разметка страницы» —> «Параметры страницы». В группе параметров страницы нажмите кнопку запуска диалогового окна.
  • Откроется диалоговое окно «Набор страниц».
• В диалоговом окне «Параметры страницы» выберите вкладку «Верхний/нижний колонтитул».
• В раскрывающемся списке Нижний колонтитул выберите Страница 1 из ? вариант. Вы увидите выходной формат прямо под раскрывающимся списком.
• Нажмите OK.

Это мгновенно вставит номера страниц в Excel. Если вы хотите вставить номера страниц только на активный лист, выполните указанные выше действия. Если вы хотите вставить номера страниц в несколько рабочих листов, выберите все рабочие листы (удерживайте клавишу SHIFT и выберите вкладки рабочего листа), а затем выполните описанные выше шаги.

Начальная нумерация страниц с желаемого номера

Если вы печатаете отчет, который является продолжением какого-либо другого отчета или частью общего отчета, вы можете захотеть начать нумерацию страниц с другого номера (вместо из 1).

Для этого:

• Перейдите на вкладку «Разметка страницы» —> «Параметры страницы». В группе параметров страницы нажмите кнопку запуска диалогового окна.
  • Откроется диалоговое окно «Набор страниц».
• В диалоговом окне «Параметры страницы» на вкладке «Страница» измените значение поля «Номер первой страницы» с «Авто» на номер, который вы хотите отобразить/напечатать.

Изменение порядка страниц при нумерации

Если у вас большой набор данных, по умолчанию Excel сначала вставит номера страниц на все листы, идущие вниз, а затем переместится вправо и пронумерует эти листы.

Если вы хотите изменить порядок, вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

• Перейдите на вкладку «Макет страницы» -> «Параметры страницы». В группе параметров страницы нажмите кнопку запуска диалогового окна.
  • Откроется диалоговое окно «Набор страниц».
• В диалоговом окне «Параметры страницы» выберите вкладку «Лист» и измените порядок страниц с «Вниз», а затем на «Вверх», вниз.

Удалить номера страниц

Чтобы удалить номера страниц:

• Перейдите в раздел «Вид» и выберите режим «Макет страницы».
• Прокрутите вниз и выберите нижний колонтитул, где вы видите номера страниц.
• Вы заметите, что как только вы нажмете на поле с номером страницы, оно изменится на код. Удалите этот код.
• Щелкните в любом другом месте рабочего листа.

Вам также могут понравиться следующие учебные пособия по Excel:

• Вставка номеров страниц в рабочие листы Excel – Справка MS.
• Как вставить символ галочки (отметить ✓) в Excel
• Как быстро вставить дату и временную метку в Excel
• Как вставить водяной знак в Excel
• Как распечатать лист Excel на одной странице
• Как вставить разрывы страниц в Excel (и удалить, удалить разрывы страниц)

Как вставить номера страниц в Excel

В этой статье описывается нумерация страниц в Excel 365 – 2010. Узнайте, как вставлять номера страниц в Excel, если ваша книга содержит один или несколько листов, как задать пользовательский номер для начала лист или удалить количество водяных знаков, добавленных неправильно.

При печати документа Excel может потребоваться отображение чисел на страницах. Я покажу вам, как поставить номера страниц в Excel. Их можно добавить в верхний или нижний колонтитул листа. Вы также можете выбрать, будут ли они отображаться в левой, правой или центральной части.

Вы можете вставлять числа, используя представление Макет страницы и диалоговое окно Параметры страницы . Эти параметры позволяют добавлять номера страниц для одного или нескольких рабочих листов. Вы также можете указать любой номер для своего стартового листа, если настройки по умолчанию вам не подходят. Также помните, что вы всегда можете увидеть, как ваши распечатанные страницы будут выглядеть в Режим предварительного просмотра печати .

Вставка номеров страниц в Excel на один рабочий лист

Маркеры страниц действительно полезны, если ваш рабочий лист довольно большой и печатается как несколько страниц. Вы можете поместить номера страниц для одной электронной таблицы, используя представление Макет страницы .

1. Откройте рабочий лист Excel, который требует вставки номеров страниц.
2. Перейдите на вкладку Вставка и щелкните Верхний и нижний колонтитулы в группе Текст .
   

   Совет. Вы также можете щелкнуть изображение Кнопка макета страницы на панели состояния в Excel.
   

3. Вы увидите свой рабочий лист в представлении Макет страницы . Щелкните внутри поля Щелкните, чтобы добавить верхний колонтитул или Щелкните, чтобы добавить нижний колонтитул .
   

4. Вы получите вкладку Design с инструментами для верхнего и нижнего колонтитула .
   

   Области верхнего и нижнего колонтитула состоят из трех частей: левой, правой и центральной. Вы можете выбрать любой, нажав на нужное поле раздела.
   

5. Перейдите в группу Элементы верхнего и нижнего колонтитула и щелкните значок Номер страницы .
   
6. В выбранном разделе появится заполнитель &[Page] .
   
7. Если вы хотите добавить общее количество страниц, введите пробел после &[Page] . Затем введите слово « из «, а затем пробел . Пожалуйста, взгляните на скриншот ниже.
   
8. Щелкните значок Количество страниц в группе элементов Верхний и нижний колонтитулы , чтобы увидеть заполнитель &[Page] of &[Pages] в выбранном разделе.
   
9. Щелкните в любом месте за пределами области верхнего или нижнего колонтитула, чтобы отобразить номера страниц.
   

Теперь вы можете вернуться к Обычный вид , если щелкнете значок Обычный на вкладке Вид . Вы также можете нажать Обычная кнопка изображение на статус бар .

Теперь, если вы перейдете к Предварительный просмотр печати , вы увидите водяные знаки номеров страниц, добавленные в Excel в соответствии с выбранными настройками.

Совет. Вы также можете наносить любые водяные знаки на свои листы, используя ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ВЕРХНЕГО И НИЖНЕГО СТАТЬИ, см. раздел Как добавить водяной знак на рабочий лист в Excel.

Как разместить номера страниц на нескольких листах Excel

Допустим, у вас есть рабочая книга с тремя листами. Каждый лист содержит страницы 1, 2 и 3. Вы можете вставить номера страниц на несколько рабочих листов , чтобы все страницы были пронумерованы в последовательном порядке с помощью диалогового окна Параметры страницы .

1. Откройте файл Excel с рабочими листами, которым требуется нумерация страниц.
2. Перейдите на вкладку Макет страницы . Щелкните изображение кнопки запуска диалогового окна в группе Параметры страницы .
   
3. Перейдите на вкладку Верхний/нижний колонтитул в диалоговом окне Параметры страницы . Нажмите Кнопка Custom Header или Custom Footer .
   
4. Появится окно Page Setup . Определите местоположение для номеров страниц, щелкнув внутри поля Левая часть:, Центральная часть: или Правая часть: .
   
5. Нажмите на изображение Кнопка «Вставить номер страницы» .
   
6. Когда появится заполнитель &[Page] , введите пробел после &[Page] и введите слово » из «, за которым следует пробел . Затем нажмите кнопку Вставить количество страниц изображение.
   Отобразится заполнитель &[Страница] из &[Страниц] .
   

Теперь, если вы перейдете к панели Предварительный просмотр печати , вы увидите, что все страницы со всех рабочих листов имеют последовательные водяные знаки номеров страниц Excel.

Настройка нумерации начальной страницы

По умолчанию страницы нумеруются последовательно, начиная со страницы 1, но вы можете начать порядок с другого номера. Может быть полезно, если вы распечатали одну из своих книг, чтобы через минуту понять, что вам нужно скопировать в нее еще несколько листов. Таким образом, вы можете открыть вторую книгу и установить номер первой страницы 6, 7 и т. д.

1. Следуйте инструкциям из раздела Как разместить номера страниц на нескольких листах Excel.
2. Перейдите на вкладку Макет страницы . Щелкните изображение кнопки запуска диалогового окна в группе Параметры страницы .
   
3. Вкладка Страница будет открыта по умолчанию. Введите нужный номер в поле Номер первой страницы .
   

Теперь вы можете легко напечатать второй документ с правильной нумерацией страниц.

Изменить порядок добавления номеров страниц

По умолчанию Excel печатает страницы сверху вниз, а затем слева направо на рабочем листе, но вы можете изменить направление и печатать страницы слева направо, а затем сверху вниз.

1. Откройте рабочий лист, который нужно изменить.
2. Перейдите на вкладку Макет страницы . Щелкните изображение кнопки запуска диалогового окна в группе Параметры страницы .
   
3. Нажмите на Лист таб. Найдите группу Page order и выберите переключатель Down, затем над или Over, затем вниз . Окно предварительного просмотра покажет вам направление для выбранного вами варианта.
   

Удалить номера страниц Excel

Предположим, вы получили документ Excel со вставленными номерами страниц, но вам не нужно их печатать. Вы можете использовать диалоговое окно «Параметры страницы», чтобы удалить водяные знаки номеров страниц.

1. Щелкните рабочие листы, на которых вы хотите удалить номера страниц.
2. Перейдите на вкладку Макет страницы . Щелкните изображение кнопки запуска диалогового окна в группе Параметры страницы .
   
3. Перейдите на вкладку Верхний/нижний колонтитул .