О проведении служебной проверки: Служебная проверка в организации : полномочия работодателя.

О проведении служебной проверки: Служебная проверка в организации : полномочия работодателя.

Сроки и основания проведения служебной проверки в отношении государственного служащего новость от 14.10.2021

Консультация эксперта

Каждый государственный служащий хотя бы раз сталкивался с таким явлением, как проверка. Её основания и сроки тайной не являются, но тем не менее всегда возникает множество вопросов. Наш эксперт Татьяна Алмазова рассмотрела в статье вопросы проведения служебной проверки в отношении государственного служащего.

***

Выяснить нюансы проведения проверки, а также оценить наиболее часто встречающиеся риски вы можете благодаря справочно-правовой системе Консультант Плюс

Нормы федерального законодательства чётко регламентируют поводы для начала служебной проверки. При этом стоит заметить, что установлен исчерпывающий перечень, то есть трактовать норму расширительно недопустимо.

Итак, основанием для проведения служебной проверки в отношении госслужащего является заявление самого служащего или его нанимателя. Законодатель устанавливает требования только относительно формы такого заявления, его содержание ничем не регламентировано. В связи с этим полагаем, что там достаточно указать причины, которые, по мнению подателя заявления, являются достаточными для инициирования процедуры.

По нашему мнению, достаточным поводом будет являться исполнение должностных обязанностей не в соответствии с должностной инструкцией или их неисполнение вовсе. Однако, как правило, основания для проведения проверки содержатся в локальных актах нанимателя. 

На основании заявления оформляется приказ, в котором непосредственно содержится информация о сроках и основаниях проводимой процедуры, а также о необходимости объяснений самого служащего и наличии оснований для отстранения от работы на период проведения проверки.

Что касается объяснительной, то форма такого документа также не утверждена. Однако она может быть установлена на локальном уровне. Кроме того, объяснительную госслужащий должен представить именно до начала проверки. Конституционный Суд указал, что объяснительная служит своего рода ознакомлением с позицией второй стороны. При этом дисциплинарный проступок может считаться совершённым, если его наличие подтверждено результатами проверки, то есть до окончания расследования вина госслужащего не считается доказанной.

Служебная проверка проводится комиссионно. В частности, в ней принимают участие представитель подразделения кадров и госслужбы, представитель юридического отдела и профсоюза. Поскольку численность комиссии нормативно не закреплена, рекомендуем включать в состав комиссии нечётное количество участников либо предоставить право решающего голоса председателю в случае равного распределения голосов. Как и всегда, из комиссии исключается госслужащий, заинтересованный в её исходе. В противном случае результаты такой проверки будут признаны недействительными.

Для принятия решения члены комиссии должны хорошо ознакомиться с обстоятельствами дела, оценить аргументы, указанные в заявлении, и по итогам проделанной работы установить факт дисциплинарного проступка или его отсутствие, вину служащего и обстоятельства, при которых он совершён. Кроме того, должен быть факт причинения вреда и его размер. Заключение необходимо подписать всем членам комиссии, кроме того, с ним необходимо ознакомить и лицо, в отношении которого проводилась проверка.

Стоит отметить, что комиссия не вправе привлечь госслужащего к дисциплинарной ответственности. Она может лишь предложить такое развитие событий, опираясь на сделанное заключение. Полномочием по привлечению к дисциплинарной ответственности обладает только представитель нанимателя. Ответственность наступает за неисполнение или недолжное исполнение своих обязанностей. Обратите внимание, что в обязательном порядке должна быть установлена вина сотрудника и соблюдён порядок проведения проверки.

В выпуске программы «Юрист LIVE» наш эксперт Михаил Заплатников рассмотрел судебную практику по зарплатным спорам.

Проверка должна быть завершена в течение месяца со дня принятия решения о её проведении, то есть со дня издания соответствующего приказа.

Обращаем внимание, что ограничен и срок применения дисциплинарного взыскания по итогам проверки. Такой срок установлен в  ч. 5 ст. 58 Закона № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и составляет 6 месяцев со дня совершения проступка. Для проступков в финансовой сфере предусмотрен специальный срок – 2 года со дня совершения. Заметим, что указанные сроки также являются пресекательными, что в первую очередь направлено на защиту интересов госслужащего и стимулирует нанимателя на более тщательный контроль. 

Избежать ошибок в кадровых перестановках, а также в приеме и увольнении сотрудников поможет справочно-правовая система КонсультантПлюс

Результаты проверки и, как следствие, наложение дисциплинарного взыскания могут быть успешно обжалованы в суде при наличии существенных нарушений, допущенных в процедуре проверки.

Наиболее распространённым недочётом является отсутствие доказательств того, что объяснительная действительно была запрошена. В данном случае суд приходит к выводу о нарушении порядка применения взыскания и удовлетворил иск работника.

К аналогичному выводу пришёл суд и в случае, когда не был составлен акт об отказе в предоставлении объяснительной.

Кроме того, существенным признаётся нарушение и при отсутствии перечня вопросов, относительно которых требуется пояснение.

Работа комиссии также играет значимую роль. Так, неустановление значимых фактов при проведении проверки может послужить поводом для обжалования. Помимо прочего, если неясно, за какие именно деяния госслужащий привлечён к ответственности, то такое дисциплинарное взыскание, вероятнее всего, признают незаконным. Заключение комиссии должно иметь установленную форму и быть подписано членами комиссии. Отсутствие хотя бы одной подписи может служить основанием для отмены дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарным проступком не может считаться ситуация, когда госслужащий по объективным причинам не справляется со своими обязанностями. В указанном случае судом признано неправомерным привлечение к дисциплинарной ответственности.

Следующим существенным нарушением может быть признано несоответствие дисциплинарного взыскания тяжести проступка.

Итак, мы видим, что соблюдение процедуры проведения проверки и привлечения к дисциплинарной ответственности играет очень важную роль. Таким образом, несоответствие оснований и сроков проведения проверки может явиться основанием для отмены дисциплинарного взыскания.

Какие основания и сроки проведения служебной проверки госслужащего?

Основаниями проведения служебной проверки являются заявления самого служащего или заявление представителя нанимателя.

Татьяна Алмазова, ведущий юрист-консультант ООО «Что делать Консалт»

Если антикоррупционная тема вам интересна, рекомендуем пройти обучение на онлайн-курсе повышения квалификации «Противодействие коррупции: практические аспекты»

Приказ МВД России от 25.

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 25 декабря 2015 г. N 1230

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА
ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПРОВЕРОК В ОТНОШЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ СИСТЕМЫ МВД РОССИИ

В целях реализации требований пункта 14 части 1 статьи 14, пункта 17 части 1 статьи 44, статей 58 и 59 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» , а также упорядочения деятельности по организации и проведению служебных проверок в отношении федеральных государственных гражданских служащих системы МВД России приказываю:

———————————

Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2011, N 48, ст. 6730; 2013, N 23, ст. 2874.

1. Утвердить прилагаемый Порядок проведения служебных проверок в отношении федеральных государственных гражданских служащих системы МВД России.

2. Руководителям (начальникам) подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России организовать изучение настоящего приказа и обеспечить реализацию его положений.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр
генерал полиции
Российской Федерации
В.КОЛОКОЛЬЦЕВ

1. Настоящий Порядок определяет организацию работы по проведению служебных проверок в отношении федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата МВД России и территориальных органов МВД России .

———————————

Далее — «гражданские служащие».

2. В соответствии с частью 1 статьи 59 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» основанием для проведения служебной проверки является решение представителя нанимателя или письменное заявление гражданского служащего.

———————————

Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215. Далее — «Федеральный закон».

3. При проведении служебной проверки должны быть полностью, объективно и всесторонне установлены:

3.1. Факт совершения гражданским служащим дисциплинарного проступка .

———————————

Далее — «проступок».

3.2. Вина гражданского служащего.

3.3. Причины и условия, способствовавшие совершению гражданским служащим проступка.

3.4. Характер и размер вреда, причиненного гражданским служащим в результате проступка.

3.5. Обстоятельства, послужившие основанием для письменного заявления гражданского служащего о проведении служебной проверки.

4. По фактам разглашения гражданскими служащими сведений, составляющих государственную тайну, утраты носителей таких сведений, иных нарушений режима секретности в подразделениях центрального аппарата МВД России, территориальных органах МВД России проводятся служебные расследования в порядке, предусмотренном постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации».

5. Для принятия решения о назначении служебной проверки руководитель (начальник) гражданского служащего, которому стало известно о совершении этим гражданским служащим проступка, обязан незамедлительно в письменной форме доложить о проступке:

5. 1. В центральном аппарате МВД России — Министру внутренних дел Российской Федерации или заместителю Министра, осуществляющему полномочия представителя нанимателя от имени Российской Федерации в отношении гражданских служащих центрального аппарата МВД России.

———————————

Далее — «Министр».

5.2. В Главном управлении Министерства внутренних дел Российской Федерации по Северо-Кавказскому федеральному округу, управлениях на транспорте Министерства внутренних дел Российской Федерации по федеральным округам, оперативных бюро Министерства внутренних дел Российской Федерации, центрах специального назначения Министерства внутренних дел Российской Федерации, Восточно-Сибирском линейном управлении Министерства внутренних дел Российской Федерации на транспорте, Забайкальском линейном управлении Министерства внутренних дел Российской Федерации на транспорте, министерствах внутренних дел по республикам, главных управлениях, управлениях Министерства внутренних дел Российской Федерации по иным субъектам Российской Федерации — руководителю (начальнику) соответствующего территориального органа МВД России.

5.3. В территориальных органах МВД России, подчиненных территориальным органам МВД России, указанным в подпункте 5.2, — руководителю (начальнику) соответствующего территориального органа МВД России для последующего доклада руководителю (начальнику) вышестоящего территориального органа МВД России.

6. Решение о проведении служебной проверки принимается:

6.1. Министром в отношении гражданских служащих системы МВД России, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы высшей, главной, ведущей, старшей и младшей групп должностей.

6.2. Заместителем Министра, наделенным полномочиями представителя нанимателя, в отношении гражданских служащих центрального аппарата МВД России, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы главной, ведущей, старшей и младшей групп должностей.

6.3. Руководителями (начальниками), указанными в подпункте 5.2 настоящего Порядка, в отношении гражданских служащих возглавляемых им территориальных органов МВД России и подчиненных территориальных органов МВД России в соответствии с предоставленными полномочиями.

7. Решение о проведении служебной проверки в отношении гражданского служащего подразделения собственной безопасности органов внутренних дел Российской Федерации принимается: Министром; заместителем Министра, наделенным полномочиями представителя нанимателя; руководителем (начальником) соответствующего территориального органа МВД России по согласованию с Главным управлением собственной безопасности Министерства внутренних дел Российской Федерации. Указанный порядок принятия решения о проведении служебной проверки не распространяется на гражданских служащих подразделений собственной безопасности оперативно-поисковых подразделений и подразделений специальных технических мероприятий органов внутренних дел Российской Федерации.

8. Решение о проведении служебной проверки принимается в течение трех рабочих дней со дня:

8.1. Когда должностному лицу, обладающему полномочиями принимать решение о назначении служебной проверки , стало известно о совершении гражданским служащим проступка.

———————————

Далее — «уполномоченное должностное лицо».

8.2. Когда уполномоченным должностным лицом получено письменное заявление гражданского служащего о проведении служебной проверки.

9. Проведение служебной проверки поручается:

9.1. В Министерстве внутренних дел Российской Федерации — Департаменту государственной службы и кадров Министерства внутренних дел Российской Федерации с участием Первичной профсоюзной организации МВД России в отношении гражданских служащих, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы в центральном аппарате МВД России высшей группы должностей.

9.2. В подразделении центрального аппарата МВД России — кадровому подразделению департамента, главного управления, управления, Национального центрального бюро Интерпола Министерства внутренних дел Российской Федерации с участием юридического (правового) подразделения департамента, главного управления, управления, НЦБ Интерпола МВД России и Первичной профсоюзной организации МВД России в отношении гражданских служащих, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы в центральном аппарате МВД России главной, ведущей, старшей и младшей групп должностей.

———————————

Далее — «НЦБ Интерпола МВД России».

9.3. В территориальном органе МВД России, указанном в подпункте 5.2 настоящего Порядка, — подразделению по работе с личным составом территориального органа МВД России, с участием юридического (правового) подразделения и выборного органа профсоюзной организации территориального органа МВД России.

10. Уполномоченное должностное лицо в день принятия решения о проведении служебной проверки обеспечивает направление в соответствующий выборный профсоюзный орган уведомления о проведении служебной проверки в отношении гражданского служащего (по письменному обращению гражданского служащего) с указанием оснований, сроков ее проведения и необходимости выделения в возможно короткие сроки представителя выборного профсоюзного органа для включения в состав комиссии по проведению служебной проверки.

11. В проведении служебной проверки не может участвовать лицо, прямо или косвенно заинтересованное в ее результатах. В этих случаях заинтересованное лицо обязано обратиться к уполномоченному должностному лицу с письменным заявлением об освобождении его от участия в проведении этой проверки. При несоблюдении указанного требования результаты служебной проверки считаются недействительными.

12. Решение о проведении служебной проверки в отношении гражданского служащего (по письменному заявлению гражданского служащего) оформляется в виде резолюции на свободном от текста месте документа, содержащем сведения о наличии основания для ее проведения. Допускается оформление резолюции на отдельном листе или на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

13. Служебная проверка должна быть завершена не позднее чем через один месяц со дня принятия решения о ее проведении.

14. Продление либо приостановление сроков проведения служебной проверки не допускается.

15. Служебная проверка считается завершенной в день утверждения письменного заключения по ее результатам уполномоченным должностным лицом.

———————————

Далее — «заключение».

16. В случае если последний день служебной проверки приходится на выходной либо нерабочий праздничный день, то днем окончания служебной проверки считается следующий за ним рабочий день.

17. Служебная проверка проводится комиссией, которая состоит из двух и более должностных лиц органов внутренних дел Российской Федерации (по возможности гражданских служащих), обладающих необходимыми знаниями и опытом, и представителя соответствующего выборного профсоюзного органа.

18. Председатель комиссии (представитель кадрового подразделения или подразделения по работе с личным составом) организует работу комиссии и несет ответственность за полное, объективное и всестороннее изучение в ходе служебной проверки обстоятельств, послуживших основанием для ее назначения, соблюдение сроков проведения служебной проверки.

19. Председатель комиссии:

19.1. Реализует полномочие представителя нанимателя, предусмотренное частью 1 статьи 58 Федерального закона, по затребованию объяснения в письменной форме от гражданского служащего, в отношении которого (по письменному заявлению которого) проводится служебная проверка, других гражданских служащих и иных лиц.

19.2. Координирует работу членов комиссии, организует взаимодействие и осуществляет контроль за их деятельностью.

19.3. Оказывает членам комиссии методическую помощь по сбору, обобщению и анализу изучаемых в ходе служебной проверки документов.

19.4. Направляет в установленном порядке запросы о представлении необходимых документов, материалов и информации с целью установления фактов и обстоятельств, имеющих отношение к служебной проверке.

19.5. Пользуется правами и исполняет обязанности члена комиссии, предусмотренные пунктами 20 и 21 настоящего Порядка.

20. Член комиссии в соответствии с поставленными перед ним задачами, с целью выяснения фактических обстоятельств имеет право:

20.1. Предлагать гражданским служащим и иным лицам (за исключением гражданского служащего, в отношении которого (по письменному заявлению которого) проводится служебная проверка), которым могут быть известны какие-либо сведения об обстоятельствах, подлежащих установлению в ходе служебной проверки, давать письменные объяснения.

20.2. В установленном порядке знакомиться с документами, имеющими отношение к предмету служебной проверки, приобщать их (или их копии) в случае необходимости к материалам служебной проверки.

20.3. Получать консультации у специалистов по вопросам, требующим специальных знаний.

20.4. При необходимости выезжать в установленном порядке и с разрешения председателя комиссии на место совершения проступка.

21. Член комиссии обязан:

21.1. Соблюдать права и свободы гражданского служащего, в отношении которого (по письменному заявлению которого) проводится служебная проверка, и иных лиц, привлекаемых к служебной проверке.

21.2. В случае обнаружения признаков преступления, административного правонарушения или нарушений служебной дисциплины немедленно письменно докладывать об этом председателю комиссии и уполномоченному должностному лицу.

21.3. Обеспечивать сохранность материалов служебной проверки, не разглашать сведения о ее результатах.

22. Гражданский служащий, в отношении которого (по письменному заявлению которого) проводится служебная проверка, имеет право:

22. 1. Давать устные и письменные объяснения (письменные объяснения пишутся собственноручно на имя уполномоченного должностного лица либо председателя комиссии (приложение N 1).

22.2. Представлять заявления, ходатайства и иные документы, которые приобщаются к материалам служебной проверки.

22.3. Обжаловать решения и действия (бездействие) должностных лиц, проводящих служебную проверку, должностному лицу, принявшему решение о проведении служебной проверки.

22.4. Ознакомиться по окончании служебной проверки с заключением и другими материалами по результатам служебной проверки, если это не противоречит требованиям неразглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну.

23. Председатель и члены комиссии:

23.1. Изучают нормативные правовые акты Российской Федерации и МВД России по вопросам, относящимся к служебной проверке.

23.2. Анализируют данные о деятельности подразделения системы МВД России, гражданским служащим которого совершен проступок.

23.3. Собирают, обобщают и анализируют необходимую для подготовки заключения информацию.

23.4. Председатель или члены комиссии обязаны ознакомить гражданского служащего, в отношении которого (по письменному заявлению которого) проведена служебная проверка, в случае его обращения, оформленного в письменном виде, с заключением.

24. Председатель комиссии при необходимости разрабатывает план проведения служебной проверки, который утверждается уполномоченным должностным лицом.

25. В случае отказа гражданского служащего, в отношении которого (по письменному заявлению которого) проводится служебная проверка, от письменного объяснения составляется акт (приложение N 2), который подписывается не менее чем тремя лицами.

26. По решению председателя комиссии с предварительного письменного согласия гражданского служащего, в отношении которого (по письменному заявлению которого) проводится служебная проверка (иного лица, от которого получают объяснения), может применяться аудио- или видеозапись. В этом случае в объяснении должна быть сделана отметка о проведении аудио- или видеозаписи с указанием наименования и серийного номера звуко- или видеозаписывающей аппаратуры и носителя, на который эта запись осуществлялась. Носители записи приобщаются к материалам служебной проверки.

27. Согласно части 7 статьи 59 Федерального закона гражданский служащий, в отношении которого проводится служебная проверка, может быть временно отстранен от замещаемой должности гражданской службы на время проведения служебной проверки с сохранением на этот период денежного содержания по замещаемой должности гражданской службы. Временное отстранение гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы оформляется приказом МВД России или соответствующего территориального органа МВД России.

28. Результаты служебной проверки оформляются заключением, подготовку которого обеспечивает председатель комиссии.

29. Заключение представляется на утверждение уполномоченному должностному лицу.

30. Заключение составляется на основании имеющихся в материалах служебной проверки данных и состоит из трех частей — вводной, описательной и резолютивной.

30.1. Вводная часть содержит:

30.1.1. Основания проведения служебной проверки.

30.1.2. Состав комиссии, проводившей служебную проверку (с указанием должностей, фамилий, имен и отчеств (при наличии) председателя и членов комиссии).

30.1.3. Фамилию, имя и отчество (при наличии), должность, стаж государственной службы гражданского служащего, в отношении которого (по письменному заявлению которого) проводилась служебная проверка, в том числе в замещаемой должности.

30.2. В описательной части указываются факты и обстоятельства, перечисленные в пункте 3 настоящего Порядка.

30.3. Резолютивная часть содержит:

30.3.1. Вывод о виновности (невиновности) гражданского служащего, в отношении которого проведена служебная проверка, либо информацию, подтверждающую (опровергающую) сведения, содержавшиеся в письменном заявлении гражданского служащего.

30.3.2. Предложения о привлечении гражданского служащего, совершившего проступок, к дисциплинарной и (или) материальной ответственности либо о направлении материалов в следственные органы Следственного комитета Российской Федерации либо иные государственные органы в соответствии с их компетенцией.

30.3.3. Предложения о мерах по устранению причин и условий, способствовавших совершению проступка.

30.3.4. Рекомендации о возможном опровержении недостоверной информации, порочащей честь и достоинство гражданского служащего, которая послужила основанием для назначения служебной проверки, и (или) обращении в суд либо иные государственные органы за защитой чести и достоинства.

30.3.5. Рекомендации предупредительно-профилактического характера.

31. Заключение подписывают председатель комиссии и члены комиссии, участвовавшие в проверке. Председатель и члены комиссии несут ответственность за объективность представляемой информации, обоснованность выводов и предложений по результатам проверки. Обнаружив, что обстоятельства (выводы, предложения), изложенные в заключении, не соответствуют действительности, необъективны и (или) противоречат нормативным правовым актам Российской Федерации и (или) МВД России, председатель и члены комиссии обязаны отказаться от подписания заключения и приложить к нему свои особые мнения в письменной форме.

32. Копия приказа МВД России или соответствующего территориального органа МВД России о временном отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы и заключение приобщаются к личному делу гражданского служащего, в отношении которого (по письменному заявлению которого) проводилась служебная проверка.

33. В случае если служебная проверка проводилась в отношении (по письменным заявлениям) нескольких гражданских служащих, заключение оформляется в соответствующем количестве экземпляров.

34. По решению уполномоченного должностного лица заверенная копия заключения может быть направлена в заинтересованные подразделения органов внутренних дел Российской Федерации для сведения.

35. Подготовка проекта приказа МВД России (подразделения центрального аппарата МВД России, территориального органа МВД России) о применении дисциплинарного взыскания осуществляется Департаментом государственной службы и кадров Министерства внутренних дел Российской Федерации (кадровым подразделением департамента, главного управления, управления центрального аппарата МВД России, НЦБ Интерпола МВД России, подразделением по работе с личным составом территориального органа МВД России).

36. Материалы служебной проверки постранично нумеруются и формируются в номенклатурное дело, в которое в обязательном порядке помещаются:

36.1. Документы, являющиеся основанием для проведения служебной проверки (письменное заявление гражданского служащего, докладная записка, содержащая сведения о возможном совершении гражданским служащим дисциплинарного проступка, акт инвентаризации, акт ревизии, результаты проверки финансово-хозяйственной деятельности, аудиторской проверки и иные документы).

36.2. Объяснения гражданского служащего, в отношении которого (по письменному заявлению которого) проводилась служебная проверка, и иных лиц.

36.3. Акт об отказе гражданского служащего давать письменные объяснения (при наличии).

36.4. Иные документы и материалы, имеющие отношение к проведенной служебной проверке.

36.5. Заключение.

36.6. Копия приказа МВД России (подразделения центрального аппарата МВД России, территориального органа МВД России) о применении дисциплинарного взыскания (при наличии).

37. Сформированные в номенклатурное дело материалы служебной проверки хранятся в Департаменте государственной службы и кадров Министерства внутренних дел Российской Федерации (кадровом подразделении департамента, главного управления, управления центрального аппарата МВД России, НЦБ Интерпола МВД России, подразделении по работе с личным составом территориального органа МВД России).

                                                  _________________________
                                                  (наименование должности,
                                                  _________________________
                                                     фамилия и инициалы
                                                  _________________________
                                                     должностного лица,
                                                  _________________________
                                                     принявшего решение
                                                        о проведении
                                                     служебной проверки)
                                ОБЪЯСНЕНИЕ
"__" ________ 20__ г.                                          г. __________
Я, ________________________________________________________________________
           (фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, у которого
                            получено объяснение)
Дата рождения _____________________________________________________________
Место рождения ____________________________________________________________
Место   службы   (работы)    и   номер  служебного  (личного  (по  желанию)
телефона __________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Должность _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
По существу заданных мне вопросов могу пояснить следующее:
___________________________________________________________________________
    (содержание заданных вопросов, ответы на вопросы, текст пояснения)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
    (подпись, инициалы и фамилия лица, у которого получено объяснение)
___________________________________________________________________________
   (должность, подпись, инициалы и фамилия лица, получившего объяснение)

                                                  _________________________
                                                  (наименование должности,
                                                  _________________________
                                                     фамилия и инициалы
                                                  _________________________
                                                     должностного лица,
                                                  _________________________
                                                     принявшего решение
                                                        о проведении
                                                     служебной проверки)
                                    АКТ
    Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том,  что  федеральный
государственный гражданский служащий ______________________________________
___________________________________________________________________________
             (должность, фамилия, имя, отчество (при наличии))
отказался от объяснения, мотивировав свой отказ ___________________________
___________________________________________________________________________
    (указываются мотивы отказа либо делается запись: "ничем свой отказ
                             не мотивировав")
Член комиссии, не получивший объяснения:
___________________________________________________________________________
                 (должность, подпись, инициалы и фамилия)
Члены комиссии:
___________________________________________________________________________
                 (должность, подпись, инициалы и фамилия)
___________________________________________________________________________
                 (должность, подпись, инициалы и фамилия)
"__" ___________ 20__ г. 

8 шагов к проведению внутреннего аудита — процветающий малый бизнес

Внутренние аудиты помогают организациям достигать корпоративных целей, следя за последовательностью внутренних методов ведения бизнеса.

Целью внутреннего аудита является обеспечение соблюдения организационных политик и процедур и предупреждение руководства о пробелах в соблюдении политик.

Процесс внутреннего аудита может осуществляться с использованием внутренних ресурсов или может быть передан внешнему стороннему поставщику.

У аутсорсинга есть свои преимущества и недостатки.

Однако последовательное проведение аудита может помочь организациям управлять производительностью и обеспечивать постоянное качество продукции.

Выполнение внутреннего аудита может занять много времени, и для этого процесса необходимо выделить ресурсы.

Аудит можно проводить ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Некоторые отделы могут нуждаться в аудите чаще, чем другие.

Определите отделы, которые работают с использованием политик и процедур, разработанных организацией или регулирующими органами.

Сюда могут входить такие сложные области, как производственные процессы, или такие простые, как процедуры бухгалтерского учета.

Составьте список каждой области и функций области, которые требуют проверки.

В некоторых областях может потребоваться только ежегодный аудит, в то время как в некоторых отделах может потребоваться более частый аудит.

Например, для производственного процесса может потребоваться ежедневный аудит в целях контроля качества, а для отдела кадров может потребоваться только ежегодный аудит записей и процессов.

Структурированный и систематический подход к процессу аудита может помочь обеспечить выполнение функции.

И, как и любая другая бизнес-цель, аудит должен быть интегрирован в корпоративные цели.

Планирование аудитов в бизнес-календаре гарантирует их последовательное выполнение.

Уведомление отделов о проведении проверки является обычной вежливостью, чтобы они могли подготовить необходимые документы и материалы для рецензента.

Внезапная проверка должна проводиться только в случае подозрения на неэтичную или незаконную деятельность.

Руководители отделов не должны чувствовать угрозу со стороны аудитора, но рассматривать их как ценный ресурс, который помогает им лучше управлять своей областью.

Аудитор должен прийти подготовленным с пониманием политик и процедур и со списком элементов, которые будут проверены.

Например, кадровая проверка может быть сосредоточена на файлах сотрудников и соблюдении требований формы I-9.

Чем лучше подготовлен аудитор, тем эффективнее будет процесс и тем меньше времени простоя будет в проверяемой области.

Аудитор должен опросить сотрудников и попросить их объяснить свой рабочий процесс.

Сравните процесс, как его объяснил сотрудник, с тем, что написано в правилах.

На этом этапе необходимо получить представление о компетенции сотрудников и определить области, требующие дополнительного обучения.

Документируйте результаты и любые практические различия в написании политик, когда политики соблюдаются, а когда нет.

Сюда также может входить другая информация, полученная в ходе собеседования. Опять же, цель состоит в том, чтобы выявить пробелы в соблюдении требований и найти способ восполнить этот пробел.

Создайте легко читаемый аудиторский отчет. Эти отчеты должны быть рассмотрены высшим руководством, и должен быть разработан план улучшения для областей, в которых есть пробелы в соответствии практике.

Использование модели FOCUS PDCA может помочь упростить структурированный процесс реализации этого типа улучшения.

Другие вещи, о которых стоит подумать

• При рассмотрении политик и процедур важно подумать о том, отвечают ли письменные политики потребностям клиентов и добавляют ли ценности организации.

• Политика и процедуры должны быть сосредоточены на постоянном улучшении того, как выполняется работа.

• Существует ли здоровая командная среда, поддерживающая соблюдение политик и процедур? Неэффективная команда может повлиять на соблюдение процедур.

• Политики и процедуры следует пересматривать ежегодно, чтобы гарантировать, что политики отражают меняющуюся бизнес-среду.

Успех бизнеса зависит от его способности создавать продукты и услуги, отвечающие потребностям клиентов, и предоставлять эти продукты и услуги точно, без ошибок и без ошибок.

Политики и процедуры — это то, как организации поддерживают эффективные и действенные методы, поддерживающие качество продуктов и услуг. Внутренние аудиты — это один из инструментов, который организации используют для обеспечения того, чтобы их продукты и услуги поставлялись правильно, с первого раза и каждый раз.

Как часто вы проверяете свою внутреннюю деловую практику?

Значение внутренних аудитов (и как их проводить)

Содержание

В сегодняшнюю цифровую эпоху внешние аудиты соответствия и сторонние аттестации (например, SOC 2) становятся все более важными при принятии решений о покупке B2B. Они не только обеспечивают объективную стороннюю проверку состояния безопасности/соответствия поставщика, но и предоставляют полезную информацию о уязвимых местах или слабых местах в среде внутреннего контроля организации. Другими словами, результаты официального аудита могут служить рецептом снижения рисков.

Хотя официальные внешние аудиты имеют место быть, не следует полагаться на них как на единственный способ узнать о пробелах в безопасности вашей организации. В сегодняшней быстро меняющейся среде рисков организациям необходимо сочетание методов для адекватной защиты. В дополнение к запланированным формальным аудитам организации должны постоянно проводить внутренние аудиты для выявления уязвимостей и понимания их соответствия требованиям и состояния безопасности.

Отсутствие постоянной работы с рисками является опасной практикой, поскольку организации постоянно подвергаются рискам и угрозам.

В быстро меняющихся средах риска организациям требуется сочетание методов для адекватной защиты. В дополнение к запланированным формальным аудитам организации должны проводить внутренние аудиты, чтобы они могли выявлять уязвимости и понимать свое соответствие требованиям и состояние безопасности на постоянной основе.

На самом деле, исследование, проведенное Globalscape и Ponemon Institute, показало, что компании, которые регулярно проводят аудит соответствия, сократили свои расходы на соблюдение требований в среднем на 2,86 миллиона долларов. С другой стороны, исследование показало, что компании, которые вообще не проводят аудит соответствия, несут самые высокие затраты на соблюдение требований.

Проведение внутренних аудитов позволяет вашей компании понять пробелы/слабые места в вашей среде внутреннего контроля, чтобы вы могли устранить эти пробелы до того, как внешние аудиторы появятся в вашем офисе, и быть уверенными, что вы пройдете этот внешний аудит.

В этой статье мы обсудим критические различия между внутренними и внешними аудитами, чем занимаются внутренние аудиторы, различные типы внутренних аудитов, которые может проводить ваша организация, а также ключевые шаги для успешного проведения внутреннего аудита.

Роль внутреннего аудита

Сотрудники компании проводят внутренние аудиты, чтобы оценить общие риски для соответствия требованиям и безопасности и определить, соблюдает ли компания внутренние правила. Внутренние проверки должны проводиться в течение года. Управленческие группы могут использовать отчеты, созданные в результате внутренних аудитов, для определения областей, требующих улучшения. Внутренний аудит измеряет цели компании в сравнении с выходными и стратегическими рисками.

Внутренний и внешний аудит

Внутренний и внешний аудит имеют разные цели, но в конечном итоге они оба служат одной и той же цели: убедиться, что ваша компания соблюдает правила, а также внутренние/внешние стандарты, чтобы вы могли избежать сбоев в работе и штрафов, штрафов или ущерба репутации, которые могут быть результате нарушений комплаенса.

Внешний аудит — это официальный аудит, проводимый независимой третьей стороной. Внешний аудит измеряет процессы и средства контроля организации в определенный момент времени в соответствии с некоторыми внешними стандартами, такими как ISO 27001 или NIST 800-53. Но они также могут быть обязательными, если в бизнесе происходит утечка данных или другое событие безопасности, которое не соответствует требуемому по закону стандарту.

С другой стороны, внутренние аудиты проводятся обученными сотрудниками вашей организации. Объем внутреннего аудита может быть довольно узким или относительно широким.

Роль и обязанности внутреннего аудитора

Внутренние аудиторы играют уникальную роль: они должны быть полностью объективными в отношении процессов и групп, которые они оценивают, и они не могут быть напрямую связаны с отделами, которые они проверяют. Внутренние аудиторы обычно отчитываются непосредственно перед высшим руководством или членами совета директоров. Их работа заключается в объективной оценке отделов или бизнес-функций и их соответствия установленным стандартам. Важно помнить, что работа аудитора, в конечном счете, состоит в том, чтобы помочь бизнесу, и их отзывы информируют о том, как построить более сильный бизнес.

Институт внутренних аудиторов (IIA) является крупнейшей и наиболее широко признанной ассоциацией, обслуживающей и устанавливающей стандарты для внутренних аудиторов. Они предоставляют сертификаты в различных областях внутреннего аудита, а также разработали Стандарты и рекомендации — Международные рамки профессиональной практики, которые предоставляют внутренним аудиторам обязательные и рекомендуемые рекомендации относительно их роли и миссии внутренних аудиторов.

Тип деятельности, которую выполняет аудитор, несколько различается в зависимости от того, какой аудит он выполняет. Тем не менее, есть некоторые виды деятельности, имеющие решающее значение для любого типа внутреннего аудита.

Оценка средств контроля

Независимо от того, оценивает ли аудитор процесс бухгалтерского учета на предмет финансовой отчетности на конец года или соответствие отдела маркетинга требованиям CCPA, он проверит и оценит существующие средства контроля, которые предназначены для снижения рисков и предотвращения нежелательных инцидентов. Почти любой бизнес-процесс должен иметь определенный тип контроля и подотчетности, чтобы не было возможности срезать углы или создавать проблемы. Аудиторы смотрят как на задокументированные средства контроля, так и на фактически реализуемые средства контроля, чтобы убедиться, что они выполняются и работают должным образом.

Оценка рисков

В то время как руководство на каждом уровне должно использовать свои уникальные знания для выявления рисков для своей команды и организации в целом, работа аудитора состоит в том, чтобы оценить эти риски, предвидеть будущие проблемы, связанные с этими рисками, и найти способы их устранения. либо контролировать, либо устранять эти риски для организации.

Анализ операций

Внутренние аудиторы должны понимать стратегические цели организации и то, как все работает на тактическом уровне. Они работают с менеджерами более низкого уровня, анализируют операции и определяют, соответствуют ли эти операции стратегическим целям компании.

Работа с другими поставщиками гарантий

Внутренние аудиторы работают вместе со специалистами по управлению рисками, ответственными за соблюдение требований и другими лицами, чтобы гарантировать руководителям своей компании эффективное и действенное управление рисками. В то время как многие другие роли поставщиков гарантий реализуют процессы и разрабатывают средства контроля для снижения риска, внутренние аудиторы оценивают эти средства контроля и процессы, чтобы убедиться, что они работают и соответствуют необходимым им стандартам, независимо от того, установлены ли они внутри или снаружи.

5 Типы внутреннего аудита

Существует несколько различных типов внутреннего аудита, и каждый из них представляет ценность. Если вы только начинаете развивать свою функцию внутреннего аудита, вам не нужно выполнять все сразу. Тем не менее, это хорошая идея, чтобы в конечном итоге выполнить эти типы внутренних аудитов, потому что каждый из них позволяет вам оптимизировать разные части ваших бизнес-операций.

Аудит соответствия требованиям ИТ

Внутренний аудит соответствия требованиям ИТ проверяет методы обеспечения безопасности данных в бизнесе, чтобы определить, соответствуют ли они требуемым или выбранным структурам и стандартам безопасности данных, а также правовым требованиям, с которыми может столкнуться компания в отношении безопасности и конфиденциальности данных. Внутренний аудит можно использовать в качестве тестового прогона, чтобы увидеть, как бизнес поведет себя при формальном внешнем аудите. Поскольку последствия несоблюдения нормативных требований могут дорого обойтись компании, проверки соответствия нормативным требованиям следует проводить часто. Менее сложные процессы с меньшим риском можно проверять один или два раза в год, в то время как более сложные процессы и процессы с более высоким риском следует проверять чаще (например, еженедельно).

ИТ-аудит

ИТ-аудит сосредоточен на элементах управления и процессах информационных технологий. Хотя это частично совпадает с аудитом соответствия, есть некоторые ИТ-функции, не включенные в аудит соответствия, которые все же следует оценить. В дополнение к обеспечению того, чтобы средства контроля ИТ защищали информацию, внутренний ИТ-аудит также проверяет, насколько эффективно работают ИТ-процессы и активы (аппаратное и программное обеспечение). В отличие от аудита соответствия, ИТ-аудит не сравнивается с внешним стандартом. Вместо этого аудит проверяет, служат ли они своей цели и помогают ли компании достичь своих целей.

Финансовый аудит

Финансовый аудит проверяет финансы предприятия, чтобы убедиться, что финансовая деятельность отражена правильно и используются правильные методы бухгалтерского учета. Крайне важно, чтобы эти виды аудита проводились кем-то беспристрастным и не связанным с бухгалтерскими и финансовыми функциями бизнеса; если они обнаружат что-то незаконное или мошенническое, они должны иметь возможность немедленно обратиться к руководству со своими проблемами.

Оперативный аудит

Оперативный аудит сосредоточен на работе отдела или бизнес-функции. Аудитор рассмотрит процессы и результаты работы отдела и оценит, как они способствуют достижению ключевых целей компании. Аудитор рассмотрит персонал, управление активами в отделе, результаты, производительность и организационную структуру.

Следственный аудит 

Следственный аудит проводится в ответ на отчет или жалобу о подозрительном поведении сотрудника или группы внутри компании. В этом случае аудит будет включать результаты сотрудника или отдела. Затем, если отчет заслуживает доверия, они оценят размер потерь, определят, какие недостатки позволили этому произойти, и разработают рекомендации о том, что необходимо сделать, чтобы предотвратить повторение этого в будущем.

Как проводится внутренний аудит

Поскольку каждый бизнес уникален, и разные типы аудита требуют различных шагов и соображений, не существует единого процесса аудита, который будет работать для каждого аудита в каждой компании. Тем не менее, вы можете следовать базовой формуле для своих аудитов, чтобы убедиться, что вы собрали всю необходимую информацию и эффективно использовали то, что вы узнали. Вот четыре этапа каждого успешного внутреннего аудита:

Планирование 

Перед началом аудита группа внутреннего аудита должна определить объем и цель аудита. Подход к аудиту без четко определенной цели приводит к расползанию масштаба, когда объем проекта продолжает расти, включая дополнительные проблемы или процессы, с которыми сталкивается команда. Решение о том, что входит в объем аудита, а что нет, позволит вашей команде работать эффективно и легко принимать решения о том, что включать.

На этом этапе вы также определите, кто является заинтересованными сторонами, какие владельцы процессов будут участвовать в аудите, установите график и просмотрите предыдущие аудиты (если они существуют), чтобы увидеть, есть ли какие-либо проблемы, которые вы должны решить. готов столкнуться. Вы должны выйти из этого этапа планирования с документально оформленным планом аудита, который поможет вам в проведении аудита.

Вообще говоря, чтобы создать надежный план аудита, вы должны учитывать несколько элементов:

• Существующие правила: Понимание нормативных требований области (областей), которую вы будете проверять, имеет решающее значение для проведения эффективного аудита.
• Проблемы сотрудников: Если сотрудники ранее выражали озабоченность по поводу конкретных процессов, вам следует включить вопросы в свой план аудита, чтобы разобраться в проблемах.
• Доказательства, необходимые для тестирования средств контроля: Вам следует продумать, какие типы доказательств вам понадобятся для тестирования средств контроля в рамках аудита.

Полевая работа (также известная как «сбор доказательств и тестирование») 

Полевая работа обычно включает в себя интервью с владельцами процессов, чтобы вы могли понять процесс и элементы управления, обзор документации процесса, тестирование средств контроля, которые в настоящее время используются для процесса, и документирование ваших выводы и рекомендации.

На этом этапе необходимо просмотреть все доступные данные об аудируемом процессе. Данные, полученные до аудита, должны дать вам нефильтрованное представление о том, как работает процесс, и есть ли расхождения между тем, что говорит вам интервьюируемый, и реальностью. Это также потенциально предоставит вам резервную копию ваших рекомендаций, когда вы представите изменения, которые, по вашему мнению, должны быть внесены высшему руководству.

Отчетность

После того, как вы закончите работу на местах, вы соберете свои выводы и рекомендации в аудиторский отчет. Отчет об аудите будет обобщать план аудита, описывать ваши результаты — в частности, то, что вы обнаружили не в соответствии с внутренними стандартами или внешними требованиями — и обсуждать ваши рекомендации.

Помните, что цель внутреннего аудита — выявить проблемы и разработать план улучшения процессов или функций. Аудиторский отчет не о том, чтобы возложить вину или указать на кого-то; речь идет об определении того, где процессы не работают, каковы последствия и как эти проблемы можно исправить. Выявленные проблемы следует воспринимать серьезно, а не сводить к минимуму или объяснять. Отчет об аудите должен в конечном итоге продемонстрировать сильные стороны компании и то, как они могут решить проблемы, выявленные в ходе аудита.

Последующие действия

Заключительный этап аудита заключается в отслеживании рекомендаций для обеспечения выполнения и решения проблем. Это последующее действие должно быть записано вместе с остальной аудиторской информацией, чтобы быть принятой во внимание во время будущих аудитов.

Чего внутренний аудит не должен делать

Внутренние аудиторы не должны разрабатывать или внедрять средства контроля — политики, процедуры, процессы и технические компоненты, внедренные в их организации. Их работа состоит в том, чтобы объективно оценить средства контроля, которые внедрили операционные группы (например, отделы проектирования, продаж, управления персоналом, финансы и т. д.), чтобы определить, подходят ли схемы средств контроля для предполагаемой цели средств контроля и были ли реализованы средства контроля. эффективно и последовательно ли работали средства контроля.

Гиперзащита повышает эффективность внутреннего и внешнего аудита

Гиперзащита снижает административные накладные расходы в типичных процессах аудита. На самом деле, приложение специально создано, чтобы помочь внутренним аудиторам и специалистам по соблюдению требований собирать и управлять доказательствами соответствия, которые им необходимо изучить, чтобы понять и проверить, насколько хорошо работают текущие процессы и что не работает.

Hyperproof может служить центральным хранилищем для всех требований организации к соответствию, оценок рисков, средств контроля (вместе с их описанием, владельцем) и доказательств. В Hyperproof внутреннему аудитору легко обращаться к операторам контроля и владельцам бизнес-процессов в организации с запросами на предоставление доказательств, которые им необходимо проверить. Владельцы средств контроля могут обратиться непосредственно в Hyperproof, чтобы предоставить доказательства средств контроля, за которые они несут ответственность, и эта информация связана с конкретным запросом в вашем плане аудита.