Обложка личного дела работника образец: Обложка (титульный лист) личного дела: образец 2021 года

Обложка личного дела работника образец: Обложка (титульный лист) личного дела: образец 2021 года

Как оформить личное дело сотрудника

• 1. Внутренняя опись документов дела
• 2. Личный листок
• 3. Хранение личных дел
• 4. Ревизия личных дел

Формирование личного дела

Личное дело (совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже) формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников?

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (см., например, Положение, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной Инструкции.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

• внутренняя опись документов дела;

• личный листок по учету кадров;

• анкета;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• автобиография;

• заявление о приеме на работу;

• копия документа, удостоверяющего личность;

• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• копия ИНН;

• должностная инструкция;

• копии документов об образовании;

• характеристики и рекомендательные письма;

• личные заявления работника;

• трудовой договор;

• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

• аттестационные листы;

• отзывы должностных лиц о работнике;

• справки о состоянии здоровья;

• фотографии;

• лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления. Такой порядок следует из пунктов 4.19–4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

• внутренняя опись;

• анкета;

• личный листок по учету кадров;

• дополнение к личному листку;

• лист-заверитель.

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела?

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Личный листок

Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты?

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

22+ ОБРАЗЕЦ контрольных списков файлов сотрудников в формате PDF

Что такое контрольный список файлов сотрудников?

Прежде всего, дело сотрудника, будь то в бумажной или цифровой папке, относится к документам, относящимся к сотрудникам. Документы будут включать в себя формы заявлений о приеме на работу, резюме, сведения о компенсации, оценки, платежные ведомости и многое другое. Между тем, контрольный список файлов сотрудников — это официальный контрольный список, используемый для сбора, управления и организации таких личных файлов. Таким образом, от определения необходимых файлов занятости до управления такими документами для хранения, контрольные списки файлов сотрудников гарантируют, что вы не забудете или не выполните необходимые требования и задачи.

По данным Small Business Trends, малые предприятия охватывают 99,9% американских предприятий и нанимают не менее 47,1% американских рабочих.

Почему важны контрольные списки файлов сотрудников?

Поскольку файлы сотрудников содержат важную информацию о трудовом стаже сотрудника, письмах о повышении по службе, повышениях, дисциплинарных взысканиях и т. д., имеет смысл только то, что они являются обязательными только в определенных штатах. Таким образом, ведение таких записей важно для любого бизнеса, особенно когда разгневанный сотрудник решает подать иск против компании, и потребуется проверка таких документов. В случае контрольных списков файлов сотрудников они имеют первостепенное значение для управления кадровыми документами наиболее удобным способом. На самом деле вам нужно следовать только тому, что указано в контрольном списке.

С контрольным списком файлов сотрудников вы не забудете каждый отдельный документ, который нужно собрать и сохранить в безопасности. Это связано с тем, что в контрольном списке будут перечислены все основные личные дела на каждого сотрудника. Кроме того, вы можете добавлять примечания, чтобы знать, как классифицировать все документы или определить, где хранятся файлы. И если вы не хотите собирать тысячи форм сотрудников и связанных с ними документов, сваленных в шкаф, электронные папки тоже приветствуются. Вы можете создать отдельный контрольный список файловых папок специально для цифровых файлов. Таким образом, вы можете сэкономить место в своем бизнес-офисе.

Какие файлы сотрудников нужно хранить?

Вы уже знаете, что контрольный список личных дел сотрудников содержит все важные кадровые документы. Но что именно они собой представляют? Во-первых, у предприятий могут быть разные приоритеты в отношении того, что необходимо для ведения учета. Но, как правило, различные файлы сотрудников, которые стоит хранить, будут следующими:

Основная информация о сотруднике: Основные сведения — это просто имя сотрудника, адрес, контактные данные и списки контактов для экстренных случаев. Это отмечает ориентацию или первый набор данных, чтобы узнать о каждом работнике. Налоговые документы: Службе внутренних доходов (IRS) могут потребоваться налоговые формы сотрудников. И распространенными формами удержания налога IRS будут формы W-4 и W-9. Сведения о заработной плате: Каждая квитанция о заработной плате может использоваться в качестве доказательства для определенных требований. И он должен обозначать точные цифры того, сколько получил сотрудник, включая информацию о компенсации и зарплате. Контракты и соглашения: Контракты и соглашения между сотрудниками и отделом кадров являются важными документами, которые необходимо хранить. И они являются наиболее надежными ссылками, используемыми, когда кто-то нарушает контракт или соглашение на работе или при проверке приемлемости определенного действия или нет. Формы вознаграждения работникам: Любая форма, касающаяся вознаграждений работникам на работе, должна быть задокументирована. Некоторыми примерами являются регистрационные формы, соглашения о бенефициарах, льготы по обучению, документы, касающиеся стимулов и т. д. Компенсации работникам: Файлы компенсаций работникам имеют решающее значение для доказательства при принятии решения о том, заслуживает ли работник возмещения убытков, страданий или травм. Таким образом, документы, в которых были поданы требования о компенсации, не могут быть проигнорированы. Алименты: Узнайте, есть ли у сотрудников дети, что у них есть документы, касающиеся ухода за детьми или алиментов. Эти юридические документы являются частью основных файлов для безопасного управления. Данные об увольнении: Для уволенных сотрудников всегда есть причина увольнения. И все файлы, связанные с этим, такие как данные о безработице или документ о продолжении страхования, должны быть сохранены. Подписанное письмо с предложением: Подписанное письмо с предложением трудоустройства или работы является доказательством того, что сотрудник прочитал и понял все предложение, учитывая, что он/она/они подписали его. То же самое касается любого подписанного подтверждения справочника сотрудника, если таковой имеется. Заявление о приеме на работу: Конечно, заявление о приеме на работу стандартно и является одним из основных кадровых документов. То же самое касается описания работы и резюме. Оценка производительности: Часть знания сотрудников заключается в признании их эффективности на работе. Убедитесь, что у каждого работника есть копии аттестационной формы, свидетельства о награждении или благодарности за выдающуюся работу. Предупреждения и дисциплинарные взыскания: Когда сотрудник переходит в другую компанию и предыдущего руководителя спрашивают об оценке деятельности бывшего сотрудника, документы, касающиеся предупреждений и дисциплинарных взысканий, также имеют решающее значение. Эти файлы включают сводку отзывов клиентов, штрафы и конкретные примечания о посещаемости. Подтверждение политики PTO: Файлы подтверждений оплачиваемого отпуска или политики PTO охватывают различные типы отпусков, поданных сотрудником. Он может подсчитывать записи об отсутствии, больничных и отпускных. Образовательные справки: Некоторые компании даже требуют справки об образовании, поэтому вы должны собрать справки об образовании на каждого сотрудника. Не теряйте их, так как сотрудники, которые покидают компанию, могут получить их обратно в следующий раз. Целевые данные: Следует тщательно обращаться с записями, касающимися документов по постановке целей сотрудниками. Вы можете использовать программное обеспечение для управления производительностью, чтобы справиться с этим.

Как составить эффективный контрольный список файлов сотрудников

Любой тип списка или контрольного списка прост в использовании. Вы только ставите галочки на каждом элементе, который вы закончили или выполнили. Но именно в процессе создания контрольного списка возникает проблема. Вы должны убедиться, что вы охватили достаточно данных и что информация хорошо организована и легко отслеживается в документе. А поскольку вы уже узнали об определении и включении контрольного списка файлов сотрудников, примените полученные знания на следующем уровне, изучив, как создать эффективный контрольный список файлов сотрудников, выполнив следующие действия:

Шаг 1. Соберите все документы, относящиеся к сотрудникам, и разделите их

Для вашего удобства это поможет собрать все имеющиеся у вас документы, связанные с сотрудниками, чтобы впоследствии вам не пришлось бегать туда-сюда в поисках каждого документа. Поэтому, если у вас есть все документы в одной комнате или вы собрали цифровые файлы в одном источнике, вы можете легко найти каждый файл. Затем разделите их в соответствии с их общим элементом. Примером может служить разделение данных на новых нанятых сотрудников, старых сотрудников или бывших сотрудников. Или, возможно, вы разделяете файлы на основе их общей работы, когда вы группируете файлы, связанные со строительством, другие для продаж и т. д. И помните, что даже если бизнес небольшой, он все равно огромен, так как все еще может быть множество сотрудников и документов. иметь дело с. На самом деле малый бизнес охватывает более 99,9% предприятий США, в которых занято около 47,1% американских сотрудников.

Шаг 2. Сохраните образец контрольного списка файлов сотрудников

Поскольку у вас уже есть подготовленные ресурсы, не забудьте найти образец контрольного списка файлов сотрудников и сохранить предпочитаемый шаблон. Образец шаблона становится вашим рабочим листом для создания контрольного списка файлов сотрудников без необходимости начинать с нуля. Вы даже можете загружать, редактировать и распечатывать такие образцы в любое время, что значительно упрощает создание контрольных списков в кратчайшие сроки. И если вы хотите найти дополнительные контрольные списки, такие как новый контрольный список для ориентации сотрудников и другие шаблоны в целом, Template. net поможет вам.

Шаг 3. Разделите входящие в список файлы для сбора на категории

Каждый образец содержит подробные примечания о том, какие конкретные файлы необходимо собирать и хранить от всех сотрудников. Но вы также можете разделить их по категориям для большего удобства. Например, в вашем контрольном списке может быть один столбец для классификации истории трудоустройства, и он будет состоять из заявления о приеме на работу, предложения о работе, подтверждения адаптации сотрудника, рекомендаций и т. д. Другой столбец или категория может быть развитием производительности сотрудника, в котором будет указана посещаемость. журналы, оценки сотрудников, планы повышения производительности и многое другое. И вы продолжаете остальные категории, а не составляете основной список только файлов сотрудников.

Шаг 4. Добавьте соответствующий флажок к каждому элементу

Конечно, любой контрольный список не будет полным без флажков. Поскольку в вашем контрольном списке в основном перечислены все личные дела для каждого элемента, для каждого элемента также должен быть соответствующий флажок. А с контрольным списком файлов сотрудников слишком просто работать, поскольку вы просто отмечаете флажок, элемент рядом с которым уже собран или управляется. Вы даже можете вставить еще один столбец специально для заметок. Просто запишите, какие другие детали вы хотите добавить, чтобы завершить свой контрольный список.

Шаг 5. Упорядочите данные и формат контрольного списка

Трудные для выполнения контрольные списки вам совсем не помогут. Поэтому не забудьте придумать правильное расположение данных и формата контрольного списка. Пример должен быть простым, то есть полные предложения не нужны для перечисления каждого файла сотрудника. Просто используйте таблицы, организационные схемы и графики, возможно, для перечисления необходимых кадровых документов. Окончательно определите, как должен выглядеть контрольный список для вывода, независимо от того, будет ли он распечатан или нет.

Шаг 6. Регулярно обновляйте контрольный список личных дел сотрудников

Если вы уверены в результатах контрольного списка, создайте его. Но ваша работа еще не закончена, потому что вам все еще нужно следить за постоянными обновлениями контрольного списка. Например, когда вы проверяете, все ли файлы сотрудников заполнены и защищены, поставьте галочки на все флажки в списке. Кроме того, не просто просматривайте свои личные дела один раз. Вы можете делать это ежемесячно, чтобы действительно оценить, отсутствует ли какой-либо документ или нет. Более того, при необходимости вам может потребоваться добавить новые требования в контрольный список. Теперь вы готовы показать любой документ о сотрудниках, когда это потребуется.

Часто задаваемые вопросы

Каковы преимущества хранения файлов сотрудников?

Предприятие, которое продолжает хранить файлы сотрудников, получит следующие преимущества:

• Соблюдение местного, государственного или федерального трудового законодательства
• Подготовка кадровых документов во время аудита жалобы
• Иметь доступ ко всем необходимым файлам сотрудников от приема на работу до увольнения
• Автоматизировать и обрабатывать данные сотрудников максимально эффективным способом

Каковы общие категории контрольного списка файлов сотрудников?

Разделение зачисленных файлов на категории обсуждалось ранее на третьем шаге. Поэтому, если вам нужны идеи о том, каковы общие категории контрольного списка файлов сотрудников, это основная информация о сотрудниках, история занятости, повышение эффективности сотрудников, юридическая документация и записи об увольнении сотрудников.

Что не следует включать в контрольный список личных дел сотрудников?

Поскольку вы уже изучили необходимые включения в контрольный список файлов сотрудников, вы не должны включать туда записи до приема на работу (кроме заявления о приеме на работу), медицинскую информацию, водительские права, банковские счета, иммиграционные письма и другие личные данные. данные.

Успешный бизнес измеряется не только тем, сколько он зарабатывает, но и тем, насколько он ценит профессиональные и личные данные каждого сотрудника. И вы можете продемонстрировать, насколько вы заботитесь о файлах ваших сотрудников, если вы держите их файлы в максимально возможной безопасности. Если вы не поработаете над этим раньше, то ожидайте напряженного и напряженного опыта в составлении всех деловых документов, когда это уже когда-нибудь понадобится. К счастью, личные дела легко управляются с помощью распечатываемых контрольных списков файлов сотрудников в качестве руководства. Скачать сейчас!

Личные дела и документы сотрудников: советы и передовой опыт

Ведение личных дел на каждого человека в вашей платежной ведомости является важной частью ведения бизнеса. Местные, государственные и федеральные законы обязывают вас это делать. Но в этом процессе есть нечто большее, чем просто рассортировать документы сотрудников и забыть о них.

В этой статье мы подробно обсудим личное дело и необходимые документы сотрудников, а затем дадим вам советы и рекомендации, которые помогут вам создать лучшую систему ведения учета для вашего бизнеса.

Содержание

• Что такое личное дело?
• Документы сотрудников для включения в личное дело
• Передовой опыт ведения личного дела
• Советы по организации документов сотрудников
• Ведение точных записей с помощью Sling

Что такое личное дело?

Личное дело – это собрание всех необходимых документов сотрудника, связанных с работой в Вашей компании.

Из соображений безопасности и конфиденциальности, а также для облегчения поиска конкретной информации большинство компаний делят свои личные дела на четыре отдельные категории:

• Информация о занятости
• Медицинская информация
• Информация о заработной плате
• Информация I-9

Все это вместе составляет личное дело сотрудника.

В большинстве случаев отдел кадров компании хранит все документы сотрудников и предоставляет или запрещает доступ к этим записям по мере необходимости (и в соответствии с законами о конфиденциальности и безопасности).

Например, отдел кадров может разрешить руководителю сотрудника А просмотреть информацию о занятости и форму I-9.информацию, но запретить им просматривать медицинскую информацию и информацию о заработной плате.

Все зависит от политики компании и законов, регулирующих ведение документации в вашем регионе.

Документы сотрудников для включения в личное дело

Точные формы, включаемые в личное дело, зависят от компании. Конечно, некоторые документы сотрудников являются общими для всех предприятий, но те, которые вы включите, во многом будут зависеть от сотрудника и специфики его работы.

Ниже приведен список некоторых стандартных документов сотрудников, которые следует включать в каждую категорию ваших личных дел.

Дело о трудоустройстве

• Заявление о приеме на работу
• Резюме сотрудника
• Сопроводительное письмо сотрудника
• Проверка образования сотрудника
• Описание работы
• Письмо с предложением работы
9008 5 Трудовой договор
• Квитанция из справочника сотрудника
• Запросы/одобрения/отказы на продвижение по службе
• Оценка эффективности
• Документация об увольнении

Также рекомендуется хранить отраслевую информацию, в том числе:

• Подтверждение возраста (для продажи и подачи сигарет и алкоголя)
• Лицензии бармена
• Сертификаты коммерческих водительских прав (CDL) 90 086
• Разрешения на эксплуатацию тяжелого оборудования
• Сертификация персонала (например, PHR, SPHR, SHRM)
• Сертификаты управления проектами (например, PMP)
• Сертификаты продаж
• Сертификация программного обеспечения
• Подтверждение другого обучения и занятий

Имейте в виду, что это не исчерпывающий список — ваши трудовые книжки могут содержать гораздо больше информации.

Медицинская карта

• Заявки на компенсацию работникам
• Формы медицинского страхования
• Отчеты о несчастных случаях
• Экстренные контакты
• Справки врача об отсутствии по уважительной причине
• Информация о получателе страховки
• Оформление документов в соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни
• Заявления на отпуск по болезни

В целях безопасности и конфиденциальности отдел кадров обычно ограничивает доступ к медицинской части личного дела сотрудника.

Дело о заработной плате

• Форма W-2
• Форма W-4
• Оформление премий или премий
• Форма разрешения на выплату
• Сбор документов
• Формы вычетов из заработной платы 900 86
• Бланки заявления на получение авансового платежа
• Табель учета рабочего времени
• Квитанции о возмещении расходов
• Записи о посещаемости
• Записи о распределении пособий

Наряду с медицинскими документами сотрудников, платежная ведомость в личном деле доступна только для руководящих должностей, отдела кадров и бухгалтерии.

В этих конкретных отделах могут быть даже дополнительные ограничения, так что только горстка людей в вашем бизнесе будет иметь доступ к информации.

Файл I-9

• Любой I-9формы, которые подает сотрудник

Некоторые компании хранят эту информацию в части трудовой книжки личного дела, в то время как другие хранят ее отдельно. Выберите вариант, который лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Передовой опыт ведения личных дел

1) Соблюдайте конфиденциальность

Настройте методы ведения записей и политики личных дел таким образом, чтобы все документы сотрудников всегда были конфиденциальными, частными и защищенными.

Местные, государственные и федеральные законы определяют, кто может просматривать какую информацию, поэтому обязательно уточните у своего государственного секретаря, какие правила применяются к вашему бизнесу.

Если вы храните печатные копии вашего личного дела, обязательно держите их под замком. Если вы храните цифровые копии документов сотрудников, обязательно защитите их паролем.

2) Подпишите все

Важная часть ведения личного дела (и документов сотрудников в целом) заключается в том, чтобы лицо, чье это дело, а также лицо, занимающее руководящую должность, подписывало каждый документ.

Это гарантирует, что сотрудник просмотрел все свои записи и знает, что включено в его файл. Подписи также гарантируют, что все будет точно с юридической точки зрения, если это станет необходимым.

Кроме того, напомните сотруднику, когда он подписывает документ, что ваша компания сохранит указанные документы в файле для дальнейшего использования.

3) Придерживайтесь фактов

Независимо от того, какие документы сотрудников вы включаете в свое личное дело, всегда придерживайтесь фактов.

В большинстве случаев это не будет проблемой, поскольку такие элементы, как заявки и контракты, по своей природе основаны на фактах. С другой стороны, отзывы сотрудников иногда могут содержать мнения, не основанные на фактах.

Сделайте все возможное, чтобы убрать любые субъективные материалы из личного дела и сделать все документы сотрудников максимально объективными.

Советы по организации документации сотрудников

1) Соблюдайте все законы о ведении документации

Федеральное правительство и правительство штатов регулируют, как долго предприятия должны хранить личные дела и документы сотрудников.

От некоторых документов вы можете избавиться, как только человек перестанет работать в вашей компании. Другие документы, которые вы должны хранить в течение определенного периода времени (иногда лет), прежде чем вам будет разрешено распоряжаться ими по закону.

Например, как только сотрудник перестанет работать в вашем ресторане барменом, вы можете сразу же избавиться от копии его лицензии бармена. Но вы должны хранить все их платежные ведомости не менее трех лет.

Изучите и соблюдайте все законы о ведении документации, чтобы ваш бизнес не стал объектом государственных штрафов или судебных исков в будущем.

2) Кодируйте файлы по мере их создания

Отличный способ сократить объем работы, необходимой для ведения личных дел, — кодировать документы сотрудников по мере их создания.

Эти коды должны указывать время, в течение которого вы должны хранить записи, прежде чем сможете их уничтожить.

Например, некоторые документы вы должны хранить в течение года после того, как сотрудник перестанет у вас работать. Какие-то документы надо хранить три года, какие-то пять, а какие-то семь лет. Создайте коды, обозначающие каждый из этих периодов времени.

3) Хранить личные дела в электронном виде

Один из лучших способов хранения личных дел и документов сотрудников — в электронном виде на компьютере или в облаке. Компании любого размера могут извлечь выгоду из создания цифровых записей, поскольку это освобождает физическое пространство для других целей.

Обязательно защитите все документы сотрудников паролем и периодически создавайте резервные копии данных на внешнем диске, чтобы они были максимально безопасными и надежными.

4) Обобщить необходимую информацию

После того, как сотрудник перестает работать в вашем бизнесе, его личное дело становится неактивным. Когда это произойдет, создайте сводную таблицу, в которой будет указано, какую информацию ваша компания должна хранить и как долго.

Имея сводную таблицу, вы сможете быстро получить доступ к необходимой информации без необходимости просмотра всего личного дела и всех содержащихся в нем документов сотрудников.

5) Ежегодно просматривайте документы сотрудников

В зависимости от размера вашей компании и количества членов команды в платежной ведомости выделите несколько дней или недель в конце года для проверки всех документов сотрудников.

Используйте это время для систематизации и обновления файлов, которые ваша компания обязана хранить, а также для удаления (уничтожения) любых устаревших документов, срок хранения которых истек.

Это поможет сократить пространство — физическое или цифровое — которое занимают ваши личные дела и документы сотрудников в вашем бизнесе.

Ведите точный учет с помощью Sling

Актуальное и точное личное дело, заполненное нужными документами сотрудников, является необходимым аспектом ведения бизнеса в 21 веке. Но вам не обязательно делать всю работу самостоятельно. Набор инструментов Sling может помочь.

Приложение Sling позволяет вам контролировать широкий спектр информации о сотрудниках, включая:

• Документы сотрудников
• Отработанные смены
• Расписания команд
• Рабочее время
• Посещаемость
• Время выполнения задания
• Затраты на оплату труда
• Сверхурочные
• И многое другое

Независимо от того, хотите ли вы распечатать его, сохранить на локальном компьютере или сохранить в облаке, Sling сделает это. легко вести точные записи, вести документы сотрудников и сохранять полное личное дело.

Этот контент предназначен для информационных целей и не предназначен в качестве юридического, налогового, кадрового или любого другого профессионального совета.