Образец акта об отсутствии на рабочем месте: Полная информация для работы бухгалтера

Образец акта об отсутствии на рабочем месте: Полная информация для работы бухгалтера

Акт об отсутствии работника на рабочем месте — образец

Акт об отсутствии на рабочем месте – один из трех видов документов, которыми фиксируется нарушение работником трудовой дисциплины. Рассмотрим особенности составления акта об отсутствии на рабочем месте.

К чему ведет отсутствие на рабочем месте?

Рабочим для любого работника считается то место, которое названо таковым в его трудовом договоре. Обычно оно соответствует наименованию и адресу места нахождения подразделения, в котором трудится работник. Если конкретные указания на эти параметры в трудовом договоре отсутствуют, то рабочим местом для работника будет являться вся территория работодателя. В такой ситуации к работнику, попавшему на эту территорию, но не дошедшему до реального места выполнения своих трудовых функций, претензии по отсутствию на рабочем месте предъявить будет нельзя.

Присутствие на рабочем месте требуется от работника во время, которое обозначено как рабочее для него в правилах внутреннего трудового распорядка, утвержденных руководителем работодателя. С этими правилами каждого работника знакомят при приеме на работу, и он обязан им подчиняться (ст. 189 ТК РФ).

Неисполнение правил внутреннего трудового распорядка может повлечь за собой применение к работнику одного из видов дисциплинарных взысканий (ст. 192 ТК РФ):

• замечание,
• выговор,
• увольнение.

О документе, подписываемом руководителем при наложении наказания, читайте в материале «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк».

Выбор конкретного наказания в отношении такого проступка, как отсутствие на рабочем месте, будет зависеть от его:

• продолжительности,
• периодичности,
• последствий,
• сочетания с другими проступками.

При единичном опоздании на работу, скорее всего, мерой наказания будет избрано замечание. Если проступок повторяется, возможен выговор. При систематических опозданиях или при совершении прогула, которому равнозначно отсутствие на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) или больше 4 часов подряд, руководитель работодателя может принять решение об увольнении работника.

Документами, фиксирующими факт такого нарушения трудовой дисциплины, становятся:

• докладная записка от непосредственного руководителя работника;
• докладная записка представителя отдела кадров;
• акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Какие причины отсутствия на рабочем месте признаются уважительными, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать весь перечень уважительных причин.

Порядок составления акта

К составлению акта об отсутствии на рабочем месте прибегают в случаях:

• опоздания на работу;
• долгого отсутствия на месте, обозначенном рабочим;
• прогула.

Акт составляют непосредственно в момент обнаружения нарушения на каждый выявленный его факт. Это становится особенно важным для длящихся или неоднократных нарушений.

Примером длящегося проступка может служить отсутствие на рабочем месте без объяснений в течение нескольких дней. В этом случае составляют акт на каждый день. Возможно оформление актов на каждую половину рабочего дня.

Неоднократными будут, например, систематические опоздания, задержки с обеденного перерыва, периодические прогулы.

В составлении акта должны принимать участие не менее 3 человек, подписывающихся под ним. Обязательным для акта об отсутствии на рабочем месте является указание места, даты и времени его составления. Оформленный акт регистрируется в специальном журнале учета таких документов.

Если факт опоздания или прогула не фиксируется кадровой службой автоматически, то акт служит той информацией для руководителя работодателя, на основании которой он дает задание этой службе фиксировать отсутствие или опоздания работника в табеле учета рабочего времени.

Образец акта об отсутствии на рабочем месте

Акт об отсутствии на рабочем месте составляют в произвольной форме. В нем непременно должны присутствовать указания на:

• место, дату и время составления;
• участников оформления документа;
• суть события.

Обязательны собственноручные подписи участников составления документа.

Возможно включение полученной от работника информации о причинах нарушения, если к моменту составления акта он появился на рабочем месте, и его подписи об ознакомлении с актом. Хотя это и не освобождает работодателя от необходимости потребовать от него письменные объяснения совершенному проступку. Работник может отказаться давать такие пояснения. В этом случае также придется составлять соответствующий акт.

О том, как его составить, читайте в статье «Как составить акт об отказе писать объяснительную?».

Образец акта отсутствия работника на рабочем месте можно увидеть на нашем сайте.

Скачать образец акта отсутствия работника на рабочем месте

Как правильно оформить увольнение за длительный прогул, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Акт, составляемый по факту отсутствия работника на месте, являющемся для него рабочим, служит одним из основных документов, фиксирующих допущенное работником нарушение трудовой дисциплины и позволяет обоснованно применить к нему меры дисциплинарного воздействия.

Как составить акт об отсутствии на рабочем месте

Сотрудники должны соблюдать рабочий график согласно ПВТР. Если работник постоянно опаздывает, уходит раньше или вообще не приходит на работу, его можно наказать, но перед этим следует зафиксировать, что человека нет на работе. Для этого составляют акт об отсутствии на рабочем месте. Как оформить такой документ, что в нем должно быть и на какие нюансы обратить внимание, расскажем в статье.

Содержание   Когда составляют акт об отсутствии на рабочем месте Перед тем как составлять акт об отсутствии на рабочем месте Порядок действий при отсутствии сотрудника на работе

Скачайте образцы документов для работы:
	Образец приказа о простое по вине работодателя
	Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте

Когда составляют акт об отсутствии на рабочем месте

Если сотрудник исчез после обеда, сильно опаздывает или не пришел с утра и не предупредил коллег, то в большинстве компаний сначала пытаются выяснить, где он.

Но есть работодатели, которые строго подходят к нарушению дисциплины и сразу составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Обратите внимание! Акт об отсутствии на рабочем месте можно составлять, если сотрудник отсутствует любое количество времени, не обязательно ждать четыре часа. Но чаще всего выжидают именно этот период, если работник не появляется, составляют документ. Стоит помнить, что время обеда в эти четыре часа не входит.

Если были уважительные основания, то акт не представляет никакой угрозы для сотрудника, как правило, на этом дело заканчивается. Если нет, то документ послужит поводом, чтобы уволить нарушителя.

Закон не регламентирует, кто составляет акт об отсутствии. Это может сделать непосредственный начальник, офис-менеджер, сотрудник кадровой службы или юрист компании. Главное — акт должны подписать два свидетеля, которые видели, что работника нет на месте.

Перед тем как составлять акт об отсутствии на рабочем месте

Составление акта об отсутствии на рабочем месте — процедура недолгая, но сначала нужно выяснить причины, по которым сотрудника нет на работе, не стоит сразу увольнять его за прогул (ст. 81 ТК РФ). В Трудовом кодексе не говорится об основаниях, по которым работник может оставлять рабочее место или не приходить на работу. На практике считают оправданным отсутствие человека в некоторых ситуациях:

• Когда случилось что-то чрезвычайное, что не зависит от самого работника: стихийные бедствия и погодные катаклизмы, сбой в работе транспорта, коммунальные аварии дома, вызов в полицию или суд. 
• Работник заболел и у него есть подтверждающие документы, или умер близкий родственник, или нужно срочно госпитализировать его.
• Работник не пришел, потому что сдавал донорскую кровь (ст. 186 ТК РФ) или участвовал в забастовке (ст. 414 ТК РФ), или ему задерживают зарплату больше чем на 15 дней. В последнем случае сотрудник пишет заявление на имя руководителя, что приостанавливает работу (ст. 142 ТК РФ). Даже если работодатель выплатит часть суммы, он не вправе требовать, чтобы сотрудник вышел, и увольнять за отсутствие на работе. 
• В организации простой. Это время считается рабочим, и сотрудники обязаны быть на своих местах. Если нет другой работы, то можно отпустить всех домой. Такое решение нужно зафиксировать письменно, например, издать приказ о простое и ознакомить с ним всех сотрудников. Образец можно скачать по ссылке. Обычно так мало кто делает, ограничиваются сообщениями по электронной почте или в рабочих мессенджерах.

Важно! Стоит помнить одну особенность: со стороны работодателя суд принимает только официальные документы как доказательство. Со стороны работника он принимает все документы, даже распечатку переписки по электронным каналам связи.

Поэтому если официального приказа нет, но есть письмо, которое освобождает людей от работы на время простоя, уволить их за отсутствие на рабочем месте не получится.

Больше информации о простое по вине работодателя читайте в статье.

• Ссора с начальником после которой работник ушел. Сотрудник имеет право отказаться делать то, что угрожает его жизни или здоровью, или не входит в должностные обязанности (ст. 379 ТК РФ). Суды считают незаконные требования начальника уважительной причиной отсутствия (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 08.11.2021 №18-КГ21-93-К4). 
• Устные договоренности с работником об изменении графика. Они не имеют юридической силы. Все фиксируйте письменно.
• Дистанционная работа без оформления. Если с работником в личной переписке договорились, что он будет работать из дома, не надо составлять на него акт об отсутствии и увольнять. Суд встанет на его сторону.

Какие требования предъявляют к дистанционной работе, как правильно оформить дистант и что обязательно указать в договоре узнайте в нашем курсе.

Порядок действий при отсутствии сотрудника на работе

В законе не сказано, что должен делать работодатель, если обнаружил отсутствие сотрудника, каждый разрабатывает и утверждает свои правила. Вот несколько пунктов, которые используют большинство компаний.

1. Составляют акт.  Если сотрудник покинул рабочее место без предупреждения или не пришел на работу один день, то составляют один акт. Если его нет много дней, то в этом случае каждая организация решает сама. Можно составлять акты за каждый день либо раз в неделю или месяц, если сотрудник отсутствует долго. Реже не рекомендуется, потому что применить дисциплинарное взыскание можно только в законные сроки (ст. 193 ТК РФ).

Важно! Срок будут исчислять с последнего зафиксированного дня отсутствия (определение Московского городского суда от 12.09.2013 № 11-26543/2013).

Акт об отсутствии на рабочем месте образец 2022 года можете скачать по ссылке.

2. В табеле ставят особую отметку. До того момента, как выяснится причина отсутствия работника, в табеле учета рабочего времени нужно ставить код «НН» или «30». Если табель ведут вручную, то отметку ставят карандашом, чтобы потом можно было поправить.

Как не путаться в кодах табеля учета рабочего времени, читайте в статье.

3. Отправляют работнику письмо. На домашний адрес работника посылают, уведомление о невыходе на работу и просят объяснить отсутствие. Все эти документы станут доказательствами, если дело пойдет в суд. 

Акт составляют в двух экземплярах на бумаге от руки или на компьютере. Форму документа законодательно не утвердили, поэтому можно разработать свой шаблон или написать в свободной форме на обычном листе А4. 

Содержание документа закон тоже не регламентирует, поэтому целесообразно опираться на судебную практику в этом вопросе и внести в акт следующие сведения:

• название компании работника;
• дата и порядковый номер самого документа;
• число, когда зафиксировали отсутствие человека, если он не пришел на работу. Если самовольно ушел, то еще и время ухода;
• должность и ФИО нарушителя дисциплины;
• сведения о свидетелях;
• объяснения работника, если он их дал.

В судебной практике были случаи, когда судьи становились на сторону работников только потому, что акт об отсутствии составили неправильно. Самая частая ошибка в этом документе — нет времени или даты отсутствия, акт не подписан всеми участниками. Поэтому важно относится ответственно к таким документам, составлять их внимательно и вовремя.

Как правильно составлять кадровые документы, как без ошибок проводить кадровые процедуры и при этом учесть новые требования закона, узнаете на нашем авторском курсе.

Письмо с извинениями за отсутствие на работе (с примерами) – Zippia

Иногда вам нужно пропустить работу из-за визита к врачу, больничного или по личным причинам. С кем не бывает. Вы не должны беспокоиться о том, что вам нужно время от времени брать выходной, но важно сообщить об этом своему боссу или руководителю.

В этих письмах вы можете объяснить, когда вас не будет и как долго, чтобы ваш начальник и ваша команда были готовы к вашему отсутствию. Прежде чем писать письмо, вам следует перепроверить какие-либо правила или политики компании. Как правило, компании принимают короткое официальное письмо с извинениями, прежде чем вы планируете отсутствовать.

Как написать письмо с извинениями

При написании письма убедитесь, что вы придерживаетесь формата деловых заголовков и соблюдаете все применимые правила компании. Прежде всего, постарайтесь, чтобы ваше письмо было коротким, чтобы вашему начальнику (или тому, кому вы его адресуете) не пришлось часами выяснять, когда и почему вы уходите.

Вам нужно всего три абзаца, чтобы сообщить всю информацию. Начните с вступительного абзаца и укажите, что это письмо с извинениями за отсутствие в будущем. Вы должны указать свою причину и даты, когда вы будете вне офиса в этом первом разделе.

Затем предоставьте более подробную информацию об отсутствии, например, кто будет выполнять ваши обязанности или как вы будете доступны для ваших товарищей по команде, чтобы связаться с вами. Если кто-то согласился помочь вам с вашими проектами, обязательно назовите их имена. Иногда может быть полезно также включить информацию о ваших коллегах, если они заменяют вас.

Наконец, в конце поблагодарите человека, которому вы пишете, за понимание, включите любую дополнительную информацию и предложите помощь в планировании вашего отсутствия. С помощью этих трех простых шагов у вас будет совершенно профессиональное письмо с извинениями за отсутствие для вашего босса.

Советы по написанию письма с извинениями за отсутствие

Как и в любом профессиональном письме, вы можете следовать шаблону и сделать содержание кратким и понятным. Работодателям не нужно целое эссе о том, почему вы должны пропустить работу, но им нужны основы. Эти письма предназначены только для того, чтобы сообщить вашему боссу, когда и почему вы будете отсутствовать. Вот несколько советов, как написать хорошее письмо с извинением за отсутствие на работе.

• См. инструкции и правила для сотрудников в отношении больничных. Обычно в компаниях предусмотрен процесс для отгулов. Проконсультируйтесь со своим справочником для сотрудников или перепроверьте с кем-нибудь процесс, прежде чем составлять письмо. Ваша компания должна указать, какая информация им нужна в оправдании или кому доставить ваше письмо.

  Некоторые компании проводят различие между отсутствием по уважительной причине и отсутствием по уважительной причине. Убедитесь, что когда вы отправляете письмо об отсутствии, вы уходите с работы по утвержденной причине. Это зависит от вашей компании, но обычно заранее запланированные мероприятия, такие как визиты к врачу, религиозные праздники, исполнение обязанностей присяжного или помощь ближайшим родственникам, могут считаться отсутствием по уважительной причине.

• Соблюдайте формат делового письма. Это профессиональное письмо, вам нужно будет написать письмо с извинениями, как и любое другое профессиональное письмо. Вам не нужно делиться всеми подробностями о том, где вы будете или что будете делать, пока вас нет в офисе.

  Лучше быть кратким и лаконичным, поскольку эти письма часто хранятся в файле для дальнейшего использования. В конце этой статьи мы дадим вам шаблон и образцы делового письма, если вам нужна помощь.

• Не злоупотребляйте своим отпуском. Конечно, некоторым сотрудникам нужно брать отгулы, но это не значит, что вы должны раз в неделю рассылать письмо с извинениями или продлевать свое отсутствие после необходимого периода. Вы должны подумать о причине своего ухода, прежде чем писать и отправлять письмо с извинениями.

  Чем больше отпусков вы берете, тем больше вероятность, что вы в конечном итоге разговоритесь с начальником, если будете постоянно уходить.

• Поговорите со своими товарищами по команде. Вы должны согласовать свои действия со своей командой, прежде чем составлять письмо, чтобы у вас было представление о том, кто может прикрыть вашу работу, если есть что-то, что нужно сделать, пока вас нет. Это не только заставит вас хорошо выглядеть как активный сотрудник, но и позволит вам чувствовать себя лучше, зная, кто выполняет ваши задачи.

• Предложите работать удаленно, если это возможно. В современном мире дистанционно или удаленно работать проще, чем когда-либо. Если вы планируете отсутствие, потому что вы физически не можете добраться до офиса, а не можете работать, подумайте о том, чтобы попросить работать удаленно, а не брать отсутствие.

  Часто вы можете сэкономить отведенное вам время, попросив временно поработать удаленно.

• Найдите время, чтобы ваши коллеги связались с вами. Даже если вас нет в офисе, это не значит, что ваша компания перестает работать. Вы должны указать способ (например, телефон, электронная почта или текстовое сообщение), чтобы ваши товарищи по команде могли связаться с вами, и общие часы, когда вы будете отвечать. Скорее всего, вашим коллегам не нужно будет связываться с вами, но хорошо быть готовым и предложить это в любом случае.

• Напишите письмо как можно скорее. Чем больше вы уведомите кого-то о своем письме об отсутствии, тем лучше. У них будет больше времени, чтобы обсудить с вами и вашими коллегами, что нужно сделать до, во время и после вашего отсутствия.

• Предложите свою помощь. Укажите, как конкретно вы можете помочь своей команде, пока вас нет, или предложите провести мозговой штурм в своем письме. Ваш босс и ваши товарищи по команде поблагодарят вас за гибкость и помощь, прежде чем вы уйдете

• Прикройтесь и на случай неожиданного отсутствия. Наступает момент, когда случается что-то неожиданное. Это случается время от времени. Вы все равно должны отправить сообщение, как только сможете. Для вас будет хорошо, если после неожиданного отпуска вы направите официальное письмо с объяснением, почему вы отсутствовали и как вы будете компенсировать пропущенную работу.

  Сначала свяжитесь с кем-нибудь в своем офисе и сообщите, что вы не придете, а затем в течение следующих 24–48 часов отправьте официальное письмо с извинениями. Для этих писем вы можете следовать нашим общим советам с несколькими дополнительными извинениями за пропущенную работу без предварительного уведомления.

Два образца официальных писем с извинениями

Вот два примера того, как вы можете написать официальное письмо с извинениями по поводу отсутствия на работе. Хотя вы можете отсутствовать на работе по многим причинам, мы приводим вам примеры наиболее распространенных случаев отсутствия на работе — исполнение обязанностей присяжного и медицинская процедура.

Отпуск для работы присяжным

Джейн Доу
Менеджер по работе с клиентами
Компания ABC
123 Main St
City, State 12345

20 октября 2020 г.

Карен Смит
Директор по персоналу
Компания ABC
100 Street Rd
Город, штат 12345

Уважаемая мисс Смит,

Пишу, чтобы сообщить вам о своем намерении отсутствовать на работе с понедельника, 2 ноября, до среды, 4 ноября. Меня вызвали в качестве присяжного, поэтому я не смогу находиться в офисе или работать удаленно.

Я буду проверять свою электронную почту и планировать телефонные звонки утром и вечером, в нерабочее время присяжных, пока меня нет. Я ожидаю быть доступным с 7 утра до 9утра, а также с 17:00 до 20:00 по рабочим вопросам. Я договорился с моим коллегой Роном Миллером, чтобы он занимался любым общением за пределами компании вместо меня.

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу предоставить вам что-то еще или помочь организовать дополнительную поддержку, пока меня не будет. Спасибо за понимание.

С уважением,
(подпись)
Джейн Доу

Отпуск на медицинскую процедуру

Джон Смит
Продавец-консультант
Номер 1 Компания
123 Main St
Город, штат 12345

21 октября 2020 г.

Мэри Уильямс
Директор по продажам
Компания номер 1
100 Company Rd
Город, штат 12345

Дорогая миссис Уильямс,

Пожалуйста, примите это письмо как официальное оправдание моего отсутствия на работе. Как я упоминал ранее, мне нужно будет пройти небольшую операцию в пятницу, 30 октября. Я приложил справку моего врача для справки ниже. Я ожидаю, что меня не будет на работе как в пятницу, 30 октября, так и в понедельник, 2 ноября.

Я поговорил со своей командой, и Джоан Андерсон согласилась освещать еженедельные отчеты, за составление которых я отвечаю. Билл Доу свяжется со мной и пришлет любую срочную работу, которую мне нужно выполнить, в конце каждого дня.

Спасибо за понимание. Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я помочь организовать что-нибудь еще, пока меня не будет в офисе. Буду рад помочь вам, чем смогу.

С уважением,
(подпись)
Джон Смит

Насколько полезен был этот пост?

Нажмите на звездочку, чтобы оценить!

Средний рейтинг / 5. Количество голосов:

Голосов пока нет! Будьте первым, кто оценит этот пост.

Никогда не упускайте подходящую для вас возможность.

Как написать письмо с извинениями за пропущенную работу (с примерами)

1. Шаблоны отдела кадров
2. Как написать письмо с извинениями за пропущенную работу (с примерами)

Письмо с извинением за отсутствие — это официальное письмо или электронное письмо, которое сотрудники отправляют, чтобы уведомить начальство об отсутствии на работе. Это относится к исключительным событиям, таким как чрезвычайные ситуации, семейные дела, болезни или важные личные дела, которые нельзя откладывать. В большинстве случаев сотрудники пропускают работу только в течение определенного периода, дня или части дня.

Сотрудникам следует отправить письмо с извинениями как можно скорее, в идеале до пропуска работы, чтобы они могли попросить разрешения. Однако часто бывает так, что сотрудники не могут явиться на работу по срочным причинам и отправляют письмо с извинениями только после отсутствия.

В каждой компании есть свои внутренние положения, касающиеся личных отгулов и отпусков. Многие из них предлагают инструкции и советуют сотрудникам, что делать в случае отсутствия на работе. Лучше всего предоставить формат письма с оправданием отсутствия и научить сотрудников предоставлять всю необходимую информацию в хорошо организованной форме. Еще лучше использовать облачное программное решение для управления персоналом, которое позволяет сотрудникам запрашивать отгулы из любого места и с любого устройства.

Содержание :

• Что указать в письме об отсутствии на работе?
• Советы по написанию электронного письма с профессиональным оправданием
• Формат письма с извинением за отсутствие
• Образец 1: Письмо с извинением за отсутствие на работе по семейным обстоятельствам
• Образец 2: Электронное письмо с извинением в связи с отсутствием на работе по болезни разрешение на отсутствие на работе в связи с важным делом
• Образец 4: Официальное письмо с извинением по поводу отсутствия на работе

Что включить в письмо об отсутствии на работе?

Письмо или электронное письмо об отсутствии на работе должно содержать четкую информацию, такую ​​как дата или время отсутствия и причины отсутствия на работе. В нем также должно быть указано, просит ли сотрудник разрешения взять отпуск или пропустить работу без уведомления.

Однако это официальное письмо с извинениями, поэтому оно должно быть вежливым и профессиональным, а также иметь индивидуальный характер. Консультируйте сотрудников о том, сколько деталей необходимо и требуются ли подтверждающие документы. Убедитесь, что ваше письмо об отсутствии на работе включает следующее:

• Вежливое и профессиональное вступление, в котором указывается должность и имя руководителя
• Заявление, разъясняющее, является ли это письмо с извинением за отсутствие на работе или письмо-разрешение на отсутствие работы в будущем
• Причина написания письма
• Подробная информация и подтверждающие документы, требуемые компанией в соответствии с политикой отпусков
• Дата или время отсутствия
• Заявление, разъясняющее, выполнил ли сотрудник свои задачи в соответствии с планом
• Вежливое закрытие, включающее подтверждение и благодарность.

Советы о том, как написать электронное письмо с оправданием за отсутствие на работе

Электронное письмо или письмо с профессиональным оправданием должно быть вежливым, хорошо написанным и кратким. Записка об отсутствии должна быть честной и прямолинейной, разъясняя непредвиденные причины отсутствия работника. В то же время электронное письмо с профессиональным оправданием не является эссе и должно быть коротким и легко читаемым. Избегайте интимных подробностей, переходя на личности или используя цветистые выражения. Вот несколько советов, которые помогут вам начать работу и предоставить вашим сотрудникам наилучший формат писем об отсутствии.

1. Ознакомьтесь с политикой компании в отношении личного отпуска — Убедитесь, что вы включили в письмо все необходимое (например, подтверждающие документы, принятые причины). Также каждая компания согласовывает максимальное количество отсутствий по личным делам.
2. Пишите как профессионал — Используйте профессиональный тон как при написании, так и при форматировании.
3. Будьте дипломатичны — Используйте соответствующее начало и конец, включая титул и фамилию руководителя.
4. Иметь запасного человека — Если это письмо с разрешением, убедитесь, что сотрудники упомянули, кто будет заменять их во время отсутствия или как вы можете связаться с ними (например, телефон экстренной помощи или электронная почта).
5. Make it policy prof — Если это письмо с извинениями за неожиданное отсутствие, убедитесь, что сотрудники упомянули причину, принятую политикой вашей компании (например, вы можете предоставить сотрудникам список допустимых причин)
6. Не Не будь расплывчатым, но и не переходи на личности — Сотрудники имеют право на неприкосновенность частной жизни. Хотя некоторые компании могут запросить медицинскую справку для оправдания отсутствия на работе из-за болезни, в письме с извинениями не должны содержаться личные данные, касающиеся состояния работника. Они могут описывать участие в трагическом семейном событии (например, похороны близкого родственника) или неожиданном профессиональном событии (например, получение награды), но не должны раскрывать интимные подробности.
7. Говорите коротко – Достаточно нескольких искренних фраз. Проверьте все важные моменты и включите соответствующую информацию, но не заставляйте руководителя тратить слишком много времени на чтение письма с извинениями. Короткие заявления вроде «извините за отсутствие» или «извините за отсутствие» — хороший способ сразу перейти к теме письма.
8. Следуйте внутренним процедурам – В руководстве для сотрудников должны быть разъяснены процедуры, которым необходимо следовать в случае неожиданного отсутствия. Например, некоторые компании разрешают отсутствовать по уважительной причине только для заранее запланированных мероприятий. Другие требуют краткого уведомления в случае опоздания или невозможности прийти на работу (например, звонка руководителю или сотруднику отдела кадров). Убедитесь, что письмо с извинениями соответствует срокам и процедурам, согласованным в вашей компании.

Формат письма с извинениями за отсутствие

Когда вы пишете письмо с извинениями за отсутствие на работе, вам необходимо следовать определенной структуре, чтобы профессионально справляться с трудными ситуациями. Неожиданные события редко бывают счастливыми. Поэтому сотрудникам потребуется всяческая поддержка, которую они могут получить.

Тема: Письмо с извинениями за отсутствие на работе

Уважаемый г-н/г-жа/д-р. [Фамилия руководителя],

Я пишу это письмо [цель написания письма: просьба о личном отпуске; извинение за пропуск работы] [период/дата/дата и время] по [причина: болезнь, семейные обстоятельства, чрезвычайная ситуация, личный выходной].

Письмо-разрешение: во время моего отсутствия [имя члена команды] будет выполнять мои задачи. Я буду доступен для экстренных случаев по адресу [email/phone]. Не могли бы вы сообщить мне, если есть какие-либо другие задачи, которые требуют моего срочного внимания?

Письмо с извинениями: Пожалуйста, примите это официальное уведомление и мое заверение, что я полностью выполню свои задачи к [дата], как и планировалось. Я остаюсь в вашем распоряжении для любой дополнительной информации.

Спасибо за понимание.

С уважением,

[Подпись сотрудника]

Ниже приведены несколько примеров писем с извинениями за работу, которые вы можете свободно использовать. Вы можете просто вставить их в электронное письмо, и с небольшой персонализацией у вас есть то, что может избавить вас от неприятностей. Приведенные примеры охватывают такие проблемы, как отсутствие по семейным обстоятельствам, болезнь, важные дела, чрезвычайные ситуации и т. д.

Образец 1: Письмо с извинениями за отсутствие на работе по семейным обстоятельствам

Уважаемый господин/госпожа! [Фамилия руководителя],

По неотложным семейным обстоятельствам я не смог присутствовать на работе [дата/дата + время частичного отсутствия]. У моей 2-летней дочери была высокая температура, и ей требовалась срочная медицинская помощь. Пожалуйста, примите это официальное уведомление и мое заверение, что я полностью выполню свои задачи к [дата], как и планировалось.

Прошу прощения за отсутствие. Я остаюсь в вашем распоряжении для любой дополнительной информации. Спасибо за понимание.

С уважением,

[Ваша подпись]

При необходимости вы можете изменить название вышеупомянутого примера на: Отсутствие на работе из-за сообщения о болезни ребенка, если это лучше отражает вашу ситуацию .

Образец 2: Электронное письмо с извинениями за отсутствие на работе по болезни

Тема: Отсутствие на работе по болезни

Уважаемый г-н/г-жа. [Фамилия руководителя],

Я не смог присутствовать на работе [дата/дата + время частичного отсутствия] из-за болезни. [Я не мог прийти на работу/вынужден был уйти с работы раньше], потому что мне требовалась срочная медицинская помощь. Пожалуйста, примите это официальное уведомление и убедитесь, что я полностью выполню свои задачи к [дата], как и планировалось.

Я остаюсь в вашем распоряжении для любой дополнительной информации. Спасибо за понимание.

С уважением,

[Ваша подпись]

Совет: если ситуация немного сложнее простого гриппа, то правильнее будет сменить тему на: Email об отсутствии на работе по болезни .

Образец 3: Разрешение на прогул по важному делу

Уважаемый г-н/г-жа. [Фамилия руководителя],

Из-за важного дела я не смогу присутствовать на работе [дата], и я хотел бы взять выходной. Не могли бы вы сообщить мне, удобно ли это и нужна ли вам дополнительная информация?

Большое спасибо за понимание.

С уважением,

[Ваша подпись]

Образец 4: Официальное письмо с извинением за отсутствие в связи с чрезвычайной ситуацией

Уважаемый г-н/г-жа. [Фамилия руководителя],

Примите это письмо как официальное уведомление о том, что я не смог прийти на работу [дата] из-за чрезвычайной ситуации. Я был доступен по электронной почте и телефону все время и уже выполнил задачи, запланированные на этот период. Не могли бы вы сообщить мне, могу ли я предоставить дополнительную информацию?

Спасибо за понимание.

С уважением,

[Ваша подпись]

Образец 5: Объяснение отсутствия по семейным обстоятельствам

Уважаемый господин/госпожа! [Фамилия начальника],

Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что [дата/д] я отсутствовал на работе из-за непредвиденных семейных проблем. [Подробнее: сломанная труба / проблемы с машиной / проблемы с няней / и т. д.]

Поэтому я прошу вас принять мои извинения за отсутствие без предварительного уведомления.

Спасибо за понимание,

[Ваше имя/отдел]

Образец 6: Официальное письмо с извинениями (перед пропуском работы)

Уважаемый господин/госпожа! [Фамилия руководителя]:

Я пишу вам, потому что не смогу присутствовать на работе с [дата] по [дата]. Я буду [посещать личную конференцию/отмечать годовщину свадьбы/проходить медицинские осмотры/и т. д.], о чем я поделился с вами на прошлой неделе.

Я договорился с [имя коллеги], чтобы она поддерживала меня в рабочее время, и я позвоню ей, чтобы узнать, есть ли что-то срочное, что мне нужно сделать.

Спасибо, что приняли мой запрос. Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, дайте мне знать.

С уважением,

[Ваше имя]

Совет: Если вы хотите сообщить своему начальнику, что будете отсутствовать в будущем, то у нас есть набор заявлений на отпуск в офисе, которые вы можете использовать.