Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины: Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины: Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка (образец) о нарушении трудовой дисциплины: как составить правильно?

Докладная записка является служебным документом, предназначенным для информирования непосредственного руководителя или вышестоящей организации о событиях производственного процесса. К таким событиям относятся этапы выполнения поставленных трудовых задач, итоги завершения конкретных работ, а также происшествия или факты нарушений на производстве.

Чтобы данный вид документа обладал юридической силой, докладная записка должна быть написана без нарушений требований законодательства. Как выглядит докладная записка (образец) о нарушении трудовой дисциплины составленная по всем правилам делопроизводства?

Общие требования к составлению докладной записки

Независимо от того, насколько часто в документообороте организации применяется докладная записка, образец «О нарушении трудовой дисциплины» должен быть в отделе кадров. Необходимо руководствоваться следующими правилами при составлении этого документа:

• Докладные записки дифференцируются на внешние, предназначенные для информирования вышестоящих организаций, и внутренние, то есть документы, адресованные непосредственному руководителю. Первые составляются исключительно на фирменном бланке организации с указанием даты составления, исходящего номера, скрепляется печатью организации. Внутренние докладные записки достаточно написать на стандартном листе офисной бумаги. Указывать ли при этом дату и регистрационный номер, определяется правилами документооборота, принятыми в организации.
• Текст документа излагается в строгой деловой форме, без эмоциональных высказываний, народных речевых оборотов, нецензурных или двусмысленных выражений.
• При составлении следует руководствоваться конкретными нормами трудового законодательства, положениями должностной инструкции работника и прочими нормативными требованиями, нарушенные или не выполненные работником в ходе производственного процесса.
• Для максимально точной оценки описываемого в докладной записке случая следует получить у нарушителя письменные объяснения или составить акт, если работник отказывается пояснить причины, побудившие его нарушить трудовую дисциплину. Объяснение (акт) прикладывается к докладной записке. Кроме того, в рекомендациях о взыскании за проступок следует учесть личную характеристику провинившегося работника, наличие или отсутствие ранее зафиксированных нарушений и дисциплинарных взысканий, последствия совершенного проступка.

С чего начинается докладная записка?

Какие обязательные реквизиты должна содержать «шапка» такого документа, как докладная записка? Образец «О нарушении трудовой дисциплины» приведен ниже. В верхнем правом углу бланка указываются:

• Сведения о руководителе, на имя которого пишется информационный документ: должность, Ф.И.О.
• Реквизиты организации.
• Сведения о составителе документа: должность, Ф.И.О., организация, в которой он работает.

Далее, при необходимости, в левом углу бланка фиксируется дата составления и регистрационный исходящий номер. Ниже пишется наименование «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины». Пример:

Докладная записка О нарушении трудовой дисциплины

Начальнику отдела РПТ Синельниковой Ядвиге Степановне Лаборанта РПТ Рушникова Игоря Ивановича

Структура изложения информации в докладной записке

Примерная структура текста докладной записки и порядок изложения выглядят следующим образом:

• Констатирующая (фактическая) часть, в которой содержится описание дисциплинарного проступка и существенные обстоятельства, сопутствующие нарушению.
• Аналитическая часть содержит выводы о последствиях, наступивших в результате совершенного дисциплинарного проступка. Следует заметить, что данный раздел вносится в зависимости от ситуации, в которой подана докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Образец документа, как правило, содержит эту часть, но можно ограничиться констатацией проступка и рекомендательной частью.
• Рекомендательная часть. Здесь составитель может высказать свои соображения по поводу вопроса докладной записки, а также внести предложения по устранению последствий нарушения производственного процесса, включая назначение дисциплинарного взыскания провинившемуся сотруднику. Информация, изложенная в заключительной части, должна носить исключительно рекомендательный характер.
• Должность, Ф.И.О., личная подпись составителя документа. Дата написания.

Образец

Вот пример того, как выглядит докладная записка (образец) о нарушении трудовой дисциплины:

«Шапка», заголовок документа	Начальнику отдела РПТ Синельниковой Ядвиге Степановне Лаборанта РПТ Рушникова Игоря Ивановича Докладная записка О нарушении трудовой дисциплины
Констатирующая (содержательная) часть	Довожу до Вашего сведения, что 18. 01.2015 года ассистент лаборатории РПТ Котов Геннадий Сергеевич отсутствовал на рабочем месте с 15.40 до 18.00 часов. На следующий день Котов явился на работу к началу рабочего дня в 9.00 часов. Объяснения по поводу своего отсутствия на рабочем месте Котов давать отказался, никаких оправдательных документов не предоставил. Акт об отказе от объяснительной прилагается.
Аналитическая часть (составляется при необходимости)	Котов Геннадий Сергеевич работает в лаборатории РПТ более трех лет. К своим должностным обязанностям всегда относился добросовестно, дисциплинарных взысканий ранее не имел. Отсутствие ассистента на рабочем месте с 15.40 до 18.00 часов не создало существенных затруднений в производственном процессе.
Рекомендательная часть	В связи с допущенным нарушением трудовой дисциплины прошу объявить замечание ассистенту лаборатории РПТ Котову Геннадию Сергеевичу.
Сведения о составителе, подпись, дата	Лаборант РПТ Рушников Игорь Иванович 19. 01.2015 г.

Служебные записки. В каких случаях можно точно отказаться от бумаги? | Статья

Михаил Щеглов

Опубликовано:
30 декабря 2016 в 11:39

3 3

Предлагаю обсудить вопрос возможности автоматизации процессов работы со служебными записками и как следствие понять можно ли отказаться от их оформления в бумажном виде.

Начнем с того, что служебная записка, как документ, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (далее – ОКУД) не фигурирует. Таким образом служебная записка не относится к унифицированным формам документов и в какой-то степени можно сказать, что она не имеет официального статуса.

С другой стороны, Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, разработанный ВНИИДАД в 2014 году (далее – Словарь), приводит термин «Служебная записка» в следующей формулировке: «Служебная записка – информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками».

В этом же Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации есть еще два термина:

• Докладная записка – служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения.
• Объяснительная записка – служебная записка, объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному событию.

Получается, что докладная и объяснительная записки – это подвиды служебных записок.

Что же нам «говорит» ОКУД по терминам «Докладная записка» и «Объяснительная записка»? А там мы находим всего две формы документов:

• Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286041).
• Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091).

Теперь посмотрим, что говорится про сроки хранения таких документов.

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее  – Перечень). В соответствии с указанным Перечнем для служебных и докладных записок сроки хранения составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно, в зависимости от вида служебной или докладной записки. Объяснительные записки следует хранить постоянно. Данный перечень активно используется при составлении номенклатуры дел, но тут следует помнить, что данный Перечень официально не действует, т.к. приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 признан не вступившим в силу (подробнее можно почитать тут).

Складывается следующая картина.

Тут выявляется некоторая нестыковка в документах, которые предназначены для наведения порядка в управленческой документации. Будем считать эти пробелы не такими серьезными и что они не приведут к каким-либо серьезным разногласиям при использовании этих терминов и будем надеяться, что в дальнейшем эти нестыковки будут устранены.

Для себя подытожим

1. Служебная записка – информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.
2. Под термином «Служебная записки» иногда могут пониматься и докладные и объяснительные записки.
3. Со стороны законодательной базы нет жестких требований к написанию служебных записок.
4. Требования о необходимости согласования служебной записки и порядке согласования не определены. Организация, государственный орган или орган местного самоуправления для себя сами в праве определять и регулировать процесс работы со служебными записками.
5. Для служебных записок определены сроки хранения, в т.ч. и для хранения на электронных носителях.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод, что каких-либо ограничений для перевода служебных записок полностью в электронный вид нет.

Сложности при автоматизации процесса работы со служебными записками

Ограничения, вызванные внутренними регламентами

На одном из проектов столкнулись с ситуацией, что некоторые виды служебных записок, после согласования, нужно с подписями передавать в бухгалтерию. Чаще бывает, что это еще и зафиксировано во внутренних регламентах. Такая ситуация может помешать автоматизации процесса, т.е. будут автоматизированы не все виды служебных записок. Еще хуже будет, если такие служебные записки будут выявлены при проведении опытной эксплуатации. Это может привести к негативу у пользователей системы, когда они начнут согласовывать документы в системе и на завершающей стадии всплывает вопрос о живых подписях. В данном случае, если при проведении исследования появляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации.

Вариантов может быть несколько:

1. Не автоматизировать. Плохой для внедренца вариант.
2. Автоматизируем согласование, но в конце собираем живые подписи. Не очень хороший вариант, т.к. увеличится нагрузка на пользователей.
3. Автоматизируем полностью (без перевода в бумагу). Хороший вариант автоматизации процесса. Требуется решить вопрос, что бы бухгалтерия принимала служебные записки в электронном виде (в случае использования ЭП в тексте служебной записки подписей вообще может не быть).
4. Автоматизируем полностью (без перевода в бумагу), готовится редакция с простановкой штампа о согласовании в электронном виде. Тоже хороший вариант автоматизации процесса. Требуется решить вопрос, что бы бухгалтерия принимала служебные записки в электронном виде с таким штампом.

При выборе 3-го или 4-го варианта в большинстве случаев при автоматизации процессов потребуется корректировка внутренних регламентов, ну или в крайнем случае, в приказе на проведение опытной эксплуатации нужно будет четко обозначить автоматизацию таких служебных записок. Заказчик должен понимать, что в дальнейшем нужно утвердить в нормативных документах изменения в процессе согласования таких служебных записок.

Некорректный выбор основного документа для согласования

Бывает, что на проектах сталкиваемся со следующей ситуацией. Готовится служебная записка с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. При этом специалисты заказчика считают, что они согласовывают служебную записку с приложениями (проектными документами), тогда как на самом деле нужно согласовывать проектную документацию, а служебная записка должна быть просто сопроводительным документом. Список и порядок согласования в этом случае должен определяться от проектной документации. При автоматизации процессов такие ситуации нужно выявлять и четко разделять, какой документ отправляется на согласование, а кокой является сопроводительным при согласовании. От этого будет зависеть весь процесс (от создания документа и до передачи его на хранение).

Главный юрисконсульт NLRB выпускает служебную записку о незаконном электронном наблюдении и методах автоматизированного управления мониторинг и автоматизация методов управления посредством строгого соблюдения действующего законодательства и призывая Совет применять устоявшиеся принципы трудового законодательства в новой структуре.

В служебной записке описываются различные технологии, которые все чаще используются для тщательного контроля и управления сотрудниками. Например, некоторые работодатели записывают разговоры работников и отслеживают их перемещения с помощью носимых устройств, камер, радиочастотных идентификационных бейджей и устройств GPS-слежения. А некоторые работодатели контролируют компьютеры сотрудников с помощью кейлоггеров и программного обеспечения, которое делает снимки экрана, фотографии с веб-камеры или аудиозаписи в течение дня. Работодатели могут использовать эти данные для управления производительностью сотрудников, в том числе для дисциплинирования сотрудников, не выполняющих квоты, наказания сотрудников за уход в отпуск и предоставления индивидуальных указаний в течение рабочего дня.

«Меня беспокоит, что работодатели могут использовать эти технологии, чтобы вмешиваться в осуществление прав Раздела 7 в соответствии с Законом о национальных трудовых отношениях, значительно ограничивая или лишая сотрудников возможности заниматься защищенной деятельностью — и сохранять конфиденциальность этой деятельности от своего работодателя. — сказал главный юрисконсульт Абруццо. «Таким образом, я планирую призвать Правление в максимально возможной степени применять Закон для защиты сотрудников от навязчивого или оскорбительного электронного мониторинга и методов автоматизированного управления, которые могут иметь тенденцию нарушать права Раздела 7».

Главный юрисконсульт будет настаивать на том, чтобы Правление приняло новую основу для защиты сотрудников от злоупотребления технологиями со стороны работодателей, установив, что работодатель предположительно нарушил Закон, когда методы наблюдения и управления работодателя, рассматриваемые в целом, имеют тенденцию вмешиваться или препятствовать разумному работнику заниматься деятельностью, защищенной Законом. Если деловые потребности работодателя перевешивают права сотрудников по Разделу 7, если только работодатель не продемонстрирует, что особые обстоятельства требуют скрытого использования технологий, он будет призывать Совет потребовать от работодателя раскрыть сотрудникам технологии, которые он использует для мониторинга и управления ими, его причин для этого и того, как он использует полученную информацию.

В служебной записке также отмечается, что главный юрисконсульт придерживается межведомственного подхода к этим вопросам, поскольку многочисленные агентства федерального правительства работают над предотвращением нарушения работодателями федерального законодательства с использованием технологий электронного наблюдения и алгоритмического управления. Генеральный юрисконсульт недавно подписал соглашения с Федеральной торговой комиссией, Министерством юстиции и Министерством труда, которые облегчат обмен информацией и скоординированное правоприменение по этим вопросам.

Консультирование и дисциплина | Работники и трудовые отношения

Дом Консультирование и дисциплина

Консультация – это встреча руководителя и работника, которая может сосредоточиться на конкретном происшествии, конкретном аспекте работы сотрудника, который руководитель определил, что нуждается в улучшении, или общую производительность сотрудника или вести.

Процесс консультирования инициируется и осуществляется на уровне отдела руководителем и не является дисциплинарным взысканием. Это общение лицом к лицу между руководителем и сотрудником, проводимый наедине, и предназначен для конструктивного цель предоставления обратной связи сотруднику для исправления проблемы.

Если консультационная сессия должна быть подтверждена в письменной форме после ее проведения, как правило, вы должны сообщить сотруднику во время сеанса, что вы будете писать меморандум с кратким изложением обсуждения, который будет размещен в официальном кадровое дело.

Примечание: По вопросам, касающимся сотрудников Исследовательского фонда, обращайтесь к сотруднику и трудовому Отдел по работе с клиентами для руководства.

Инструкции по консультированию

com/schema/data» xmlns:dmd=»http://www.digitalmeasures.com/schema/data-metadata»>
• Своевременно сообщайте сотруднику о конкретной причине консультирования сессия.
• Опишите конкретное, наблюдаемое, измеримое и/или неприемлемое поведение. Будь готов, имейте факты в руках, прежде чем встретиться.
• Укажите влияние проблемы на рабочую среду или на производительность сотрудника.
• Спросите, как человек воспринимает проблему и ее причины. Поощрять сотрудник должен говорить свободно и откровенно и слушать предоставленную информацию. Держать открытый ум.
• Спросите сотрудника о возможных решениях после того, как вы объясните, что приемлемо работа. Рассмотрим все варианты.
• Если вы считаете это необходимым, добавьте также свои идеи. Дайте сотруднику повод стать лучше отношение к работе. Предлагайте предложения (например, EAP), чтобы помочь сотруднику улучшить/изменить руководить.
• Достичь понимания по корректирующему действию.
• Убедитесь, что вы и сотрудник знаете, что ожидается друг от друга.
• Укажите последующие шаги и даты. Встретьтесь снова с сотрудником, чтобы оценить его работу. Признайте улучшения, которые произошли.
• Включить неприемлемую производительность труда в оценку производительности.

Рекомендации по написанию консультативной записки с образцами

Примечание: Эти рекомендации предназначены только для использования быть уместным не при всех обстоятельствах. Пожалуйста, свяжитесь с Отделом по трудовым отношениям для получения помощи и рекомендаций.

• digitalmeasures.com/schema/data-metadata»>

  Формы консультирования

• Улучшение работы или поведения посредством консультирования

• Дисциплинарное взыскание

• Решение сложного поведения

• com/schema/data-metadata»>

  Опоздание и отсутствие

• Формы консультирования

• Улучшение работы или поведения посредством консультирования

• Дисциплинарное взыскание