Образец документа утверждаю директор: Гриф утверждения документа образец 2023

Содержание

Электронный документооборот и учетная политика — Диадок

Электронный документооборот (ЭДО) все чаще становится выбором крупного бизнеса, средних компаний и даже индивидуальных предпринимателей. Этот способ организации делопроизводства помогает сократить расходы, сделать бизнес-процессы понятными и быстрыми, упростить представление отчетности в госорганы. Но для внедрения ЭДО в компании нужно утвердить его в ряде документов. Изменения вносятся и в учетную политику организации.

Содержание

Что нужно сделать бухгалтерам при переходе на электронный документооборот
Надо ли прописывать ЭДО в учетной политике
Что нужно зафиксировать в учетной политике
Пример учетной политики

Бухгалтерский учет предполагает постоянную работу с документацией. В привычном бумажном делопроизводстве это означает бесконечные распечатки, перепечатки и долгие согласования документов, отправку их почтой или курьером, ожидание возвращения подписанных оригиналов, изнуряющие поиски нужного файла в архиве, регулярные утери и восстановления.

Бухгалтеры особенно оценят преимущества ЭДО с контрагентами:

Оптимизация работы. С электронным документооборотом можно забыть про кипы бумаг на столах и дублирование документов, а поиск и подборка нужных файлов по единому электронному архиву будут занимать считанные минуты.
Оперативная доставка и получение документов. Аккуратность и соблюдение сроков помогут заслужить лояльность партнеров.
Сокращение расходов на бумагу, печать, отправку, содержание принтеров.
Простая передача счетов-фактур, УПД и первичных документов — накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ и других.
Сокращение количества расхождений с контрагентами. Оно достигается за счет быстрого взаимодействия в системе ЭДО: в случае ошибки по запросу можно быстро получить от отправителя исправленный счет-фактуру или универсальный корректировочный документ.

Чтобы использовать эти преимущества ЭДО для развития бизнеса, компании переходят на электронное делопроизводство.

Когда решение о переходе на ЭДО принято, прежде всего нужно выбрать систему и оператора ЭДО, которые предоставят необходимые опции. Кроме того, следует:

Оформить электронную подпись. Закон № 63-ФЗ включает три вида подписей. Для юридически значимого обмена документами с контрагентами оптимальна квалифицированная электронная подпись. Она равнозначна собственноручной, гарантирует полную степень защиты и подходит для сдачи налоговой отчетности. При этом для ее использования не нужны дополнительные соглашения с контрагентами.
Выбрать способ обмена электронными документами. Он может вестись напрямую с контрагентом или через оператора ЭДО. В первом случае нужно отдельное соглашение с прописанными условиями обмена. Но такой документооборот не будет в полной мере защищен и не позволит пересылать электронные счета-фактуры. Оператор же сохранит конфиденциальность, обезопасит передачу файлов и позволит пересылать все виды документов, кроме тех, которые по закону могут быть только на бумаге.
Издать документы, необходимые для подключения организации к ЭДО.

Система электронного документооборота неразрывно связана с делопроизводством в компании. Среди ключевых опций: согласование, подписание, отправка, получение, поиск, постановка на маршруты согласования, работа с шаблонами документов, соответствие иным запросам конкретного предприятия.

Расскажем о возможностях ЭДО и подберем решение под ваши бизнес-процессы

Подключиться

Для любых изменений в работе компании нужна правовая база, в том числе и для внедрения электронного документооборота. Новшества следует зафиксировать в нескольких документах:

Приказе о внедрении системы ЭДО. Он составляется в произвольной форме, но должен содержать дату перехода на ЭДО и вступления в силу нормативных документов (регламента, порядка получения доступа к ЭДО, инструкции по информационной безопасности данных), а также перечень сотрудников, допущенных к ЭДО.

Положении об электронном документообороте. Оно объединяет документы, регламентирующие переход на ЭДО, и включает общие положения, сведения о системе, порядок работы.

Если решено перевести в электронный вид первичные документы, нужно внести изменения и в учетную политику (УП) организации.

Какие нормативно-правовые акты это регулируют:

Статья 21 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Федеральные стандарты устанавливают требования к учетной политике, в том числе документам и документообороту в бухучете. Также устанавливаются виды электронных подписей.
Положение по бухучету «Учетная политика организации» (иначе — ПБУ 1/2008). Изменения УП возможны, если разрабатываются новые способы ведения бухучета в компании.

Регулирующий документ обозначает возможность использования электронных документов и их визирования электронной подписью.

Перед началом онлайн-обмена документами в учетную политику организации нужно внести положение об ЭДО. В нем важно зафиксировать, что учетные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью.

Если конкретнее, в УП нужно зафиксировать:

Список документов, которые будут составляться в электронном виде и участвовать в ЭДО. Например, счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, УПД.
Порядок обмена электронными документами. ЭДО может осуществляться двумя способами: с привлечением оператора телекоммуникационных каналов связи или же без него. Важно учесть, что обмен электронными счетами-фактурами возможен только через оператора ЭДО.

Какая подпись будет применяться для визирования. Закон «Об электронной подписи» предполагает три варианта: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Только последняя при этом имеет юридическую силу, равнозначную собственноручной подписи, без заключения дополнительного соглашения. Ей можно подписать лицензионный договор, счета, соглашения и другие документы.
Список сотрудников, которые имеют право подписи электронных документов. Как правило, в их число входят генеральный директор и главный бухгалтер компании.
Особенности хранения электронных документов. Стоит указать, что данные будут храниться в онлайн-каталогах в течение конкретного срока (для бухгалтерских документов — не менее пяти лет).
Способ представления документов в ответ на запрос налогового органа. Те или иные документы могут быть представлены в электронном или бумажном виде.

Учетная политика включает как конкретные перечни и способы организации ЭДО, так и требования к нему. В частности, фиксируется важность своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете и отчетности фактов хозяйственной деятельности компании. Кроме того, при обновлении в учетной политике стоит отразить законодательные изменения последнего года.

Поможем быстро настроить электронный документооборот

Подключиться

Учетная политика для целей бухучета может формироваться по-разному. Все зависит от специфики бизнес-процессов и специализации компании. Приводим пример, как ее составить.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Компания»
В.

В. Иванов
01 сентября 2021

Учетная политика ООО «Компания»
для целей бухгалтерского учета на 2022 год

«…»
Электронный документооборот в компании

1.1. Бухгалтерский учет ведется в электронном формате. Порядок организации электронного документооборота определен стандартом организации № 1 «Управление документацией».

1.2. В бухгалтерском учете применяются унифицированные формы первичных и сводных документов. Их исчерпывающий перечень приведен в прил. 1. Документы могут составляться в бумажном и электронном виде.

1.3. Обмен электронными документами с контрагентами производится через третью организацию — оператора электронного документооборота. Применяются утвержденные ФНС России форматы документов.

1.4. Первичные учетные документы визируются квалифицированной электронной подписью. Она равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе, если:

сертификат подписи действует на момент подписания документа,
подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в ее сертификате.

Правом подписи обладают сотрудники, перечень которых указан в прил. 2.

1.5. Первичные учетные документы хранятся в течение пяти лет.

1.6. По требованию налоговой инспекции первичные документы представляются в электронном виде.

1.7. Для присоединения контрагента к участию в системе электронного документооборота ООО «Компания» с контрагентом заключается договор. После подписания договора электронные документы, отправленные и полученные согласно оговоренным оператором правилам электронного документооборота, признаются обеими сторонами юридически эквивалентными документам в письменной форме. Юридическая значимость, законность и действительность таких документов не могут быть оспорены лишь на основании того, что они созданы в электронном виде.

1.8. Параллельно с электронными документами также используются следующие первичные документы в бумажном формате:

авансовые отчеты,
путевые листы,
входящие и исходящие документы с контрагентами, не подключенными к системе электронного документооборота.

Главный бухгалтер ___________________________ И.И. Петрова

Для корректного обновления учетной политики в связи с внедрением электронного документооборота вы можете открыть и скачать образец документа.

Поможем с переходом на электронный документооборот и ответим на все вопросы

Подключиться

Утверждение документов

Содержание

1 Кто вправе утверждать образцы документов?
2 Утверждение посредством подписи директора
3 Утверждение посредством приказа
4 Утверждение посредством внешних органов
5 Какие нюансы следует учитывать при формировании грифа?
6 Представляется ли подпись утверждением?
7 Какие документы подлежат утверждению?

Процедура утверждения образца документа представляется окончательным шагом в его формировании. Существует перечень бумаг, подлежащих обязательному согласованию.

По завершении обозначенной процедуры у образца документа появляется юридическая сила. Процесс утверждения может затянуться на несколько дней. Так же, согласование определяет подлинность образца.

Такой подход исключает вероятность подделки бумаги. Рассматриваемый гриф указан в перечне реквизитов ГОСТ Р 6.3О- 2ОО3. Есть определённые правила размещения рассматриваемой формы.

Так же, существует список образцов документов, которые нуждаются в непременном утверждении. Перечень будет приведён ниже в представленном материале.

Кто вправе утверждать образцы документов?

Как правило, согласовывать образцы может исключительно генеральный директор. Как вариант, утверждением может заниматься руководитель организации.

Но если говорить о больших компаниях, содержащих некоторое количество подразделений, чаще всего правом на проведение процедуры наделены руководители разделов.

В крупных компаниях существует множество филиалов, руководители которых вправе согласовывать образцы бумаг. Для передачи права на утверждение образцов формируется доверенность.

Доверенность не представляется обязательным заверять нотариально, достаточно печати генерального директора, поставленной в бумаге.

При этом, не важно, кто именно согласовывает бумагу, формат утверждения остаётся стандартным. Размещается гриф всегда в одном и том же месте.

Утверждение посредством подписи директора

Такой вариант представляется самым элементарным. На процедуру не требуется много времени. После того, как руководитель ознакомится с содержимым образца документа, он ставит свой автограф, тем самым согласовывая его.

Автограф проставляется в форме, расположенной в правом верхнем углу бумаги. При этом, информация в содержании грифа, прописывается в последовательности, обозначенной ниже.

Последовательность утверждена ГОСТом и подлежит обязательному соблюдению.

Сверху прописывается слово УТВЕРЖДАЮ. Указанное слово пишется всегда в именительном падеже, в единственном числе и в настоящем времени.
Далее вносится должность, которую занимает руководящее лицо. Должность указывается под словом УТВЕРЖДАЮ.
Прописывается название компании. Название компании должно быть внесено полностью, в развёрнутом виде.
В последнюю очередь прописывается дата, согласно которой произошло согласование. Дата вносится фактическая.

К образцу приказа по ключевой специфике прибегают, если вместе с согласованием над бумагой необходимо выполнить еще какие-то манипуляции. О каких действиях идёт речь?

К примеру, познакомить всех специалистов компании с бумагой или вместе с тем аннулировать актуальную раньше бумагу. В этих случаях перед согласованием формируется ещё и приказ.

Утверждение посредством приказа

Иногда образец документа согласовывается приказом. Как происходит процедура? Образец документа издаётся и согласовывается. Для согласования, образец приказа передаётся руководителю.

После того, как процедура согласования приказа будет завершена, на нём ставит автограф руководящее лицо. Подпись проставляется на последней странице бумаги. После того, как подпись поставлена, документ проходит процедуру регистрации.

В процессе регистрации приказ прилагается к согласовываемой бумаге. При утверждении образца документа в такой форме, в грифе указывается, что основанием для согласования образца представляется приказ.

При утверждении прописывается номер образца приказа и дата его формирования. Так же, в этом случае, документ, в отношении которого было согласование, представляется приложением к приказу на утверждение образца.

Из-за такого правила, частенько возникает некоторая путаница. При этом, в утверждаемом образце документа должна содержаться информация о том, что образец является приложением. Обязательно для внесения указание на то, что бумага прилагается к определённому приказу.

Утверждение посредством внешних органов

Существуют такие компании, утверждение документов которых, должно производиться органами, которые стоят выше. К такой категории относятся организации, которые пользуются какими- либо льготами.

Процедура может быть произведена как посредством подписи, так и посредством выпуска дополнительного приказного образца документа. Единственным отличием представляется только от факт, что утверждением занимается сторонняя организация.

Так же, в этой ситуации, доступен и третий вариант действий. В чём он заключается? Допускается формирование письма. Письмо пишется согласно установленному образцу. Сначала формируется сам документ, который подлежит утверждению.

Бумага заверяется руководителем компании. После чего формируется письмо, в котором выказывается прошение об утверждении. Письмо отсылается или передаётся с курьером на адрес организации, которая должна утвердить бумагу.

После согласования происходит утверждение, о чём уведомляется посредством обратного письма. В ответном письме содержится информация о согласовании или обозначаются причины, по которым в согласовании отказано.

Когда утверждённый таким образом документ, передаётся в архив, сопроводительное письмо передаётся вместе в образцом бумаги. Письмо является приложением к согласованной бумаге.

Срок хранения письма равен сроку сохранения согласованной бумаги. По окончании промежутка сохранения, оба документа подлежат утилизации.

При согласовании документа с несколькими организациями, формы утверждения проставляются на одном уровне. При этом, даты согласования, указанные в грифах, могут отличаться.

Какие нюансы следует учитывать при формировании грифа?

Гриф непременно наносится на верхний правый угол первой страницы документа. Такое правило прописано в ГОСТе. Форма наносится один раз и не дублируется на последующих страницах.

Гриф находится на главной странице. Наличие даты в форме представляется непременным условием при её формировании. Дата должна быть фактической и актуальной.

Когда образец бумаги утверждается несколькими организациями в различные промежутки времени, проставляются фактические даты утверждения. Грифы в этом случае наносятся по одной линии.

При этом, датой формирования документа, считается последнее утверждение. Согласно последней дате бумага наделяется юридическим действием.

Представляется ли подпись утверждением?

Форма утверждения и подпись это разные вещи. Перед тем, как происходит утверждение, на документе ставится автограф сотрудника, который стоит ниже по должности.

При проведении процедуры посредством внешних органов, на документе предварительно проставляет автограф генеральный директор компании, которая сформировала образец документа.

Какие документы подлежат утверждению?

Акты, которые формируются по факту проведения проверок. Акты, которые формируются при приёме работ. Акты, которые формируются при ликвидации компаний, и сопутствующих этому процессу действий, таких как списание оборудования, передача дел или списание оборудования. Акты, которые формируются по факту завершения экспертизы.
Договоры, заключенные с подрядчиками при заказе какого- либо вида работ. Договоры, которые заключены по факту снабжения компании. Договоры, которые заключены с материально ответственными лицами.
Задания, сформированные в отношении специалистов, которые должны что- либо спроектировать или построить. Задание, сформированные в отношении специалистов, которые должны провести какие- либо исследования.
Заявления, которые сформированы в отношении приобретения какого- либо оборудования.
Правила, которые указывают на должностные обязанности и полномочия, а так же обозначают распорядок трудового времени. Инструкции, которые указывают на правила, действующие при ведении делопроизводства. Правила, которые содержат нормативы техники безопасности.
Образцы документов, которые указывают на количество расходных материалов и оплату коммунальных платежей. Документы, которые регламентируют численность штата.
Отчёты, которые несут в себе информацию о командировках. Отчёты, которые несут в себе информацию об исследованиях.
Списки специалистов, рабочее время которых не нормировано. Перечни организаций, которые пользуются льготами. Документы, для которых предусмотрен срок хранения.
Планы, которые составлены в отношении строительства или производства. Планы, которые структурируют исследовательскую деятельность. Образцы документов, посредством которых планируется внедрение техники. Документы, посредством которых планируются поставки и рассортировка продукции.
Документы, которые содержат в себе информацию о премиях. Образцы документов, которые содержат в себе устав организации.
Документы, которые передают планирование командировок. Планы каких- либо рабочих мероприятий.
Документы, которые содержат в себе информацию о затратах, понесённых при строительстве.
Образцы документов, которые несут в себе информацию о стоимости заказанных работ.
Документы, которые несут в себе информацию о стандартах.
Документы, которые несут в себе информацию о числе сотрудников и структуре подразделений.
Образцы документов, которые несут в себе информацию о тарифах
Формы документов, которые унифицированы.
Документы, содержащие информацию о расписаниях и внесённых в них изменениях.
Организационные образцы документов.

Поделиться с друзьями:

Твитнуть

Плюсануть

Отправить

Класснуть

Линкануть

Запинить

Adblock
detector

Form Director — Approval

Что такое Approval?

Утверждение в форме Директор помогает сотрудничать с командой и решать, выполнять ли услугу или нет.

Он превращает отправку форм Google в рабочие процессы утверждения на уровне обслуживания, общается с персоналом и отслеживает утверждения и отклонения.

Основные функции

Быстро и просто

Простые шаги с предварительно настроенными, но настраиваемыми шаблонами электронных писем.

Статические и динамические получатели

Выберите получателей из статического списка или динамически из средства выбора полей.

Несколько приложений

Функция утверждения работает для всех приложений, поддерживаемых Form Director.

Глубокая персонализация

Шаблоны электронной почты можно персонализировать с помощью динамического содержимого.

Утверждение одним нажатием

Предоставление сообщений об утверждении с помощью кнопок утверждения/отклонения одним нажатием

Гибкость

Обладая встроенным уровнем гибкости, он идеально подходит для любого случая использования.

Безопасность данных

Ваши конфигурации одобрения защищены и остаются в вашем Google Drive

Отзывчивый поток

Сайты и электронные письма, отображаемые в процессе утверждения, адаптивны и работают с любым устройством

. Руководства и инструкции доступны с лучшей в своем классе поддержкой.

Демонстрационное видео: как настроить процесс утверждения Google Forms для создания события Google Calendar?

Демонстрационное видео: как твитнуть при одобрении из Google Forms?