Электронный документооборот (ЭДО) все чаще становится выбором крупного бизнеса, средних компаний и даже индивидуальных предпринимателей. Этот способ организации делопроизводства помогает сократить расходы, сделать бизнес-процессы понятными и быстрыми, упростить представление отчетности в госорганы. Но для внедрения ЭДО в компании нужно утвердить его в ряде документов. Изменения вносятся и в учетную политику организации.
Содержание
Бухгалтерский учет предполагает постоянную работу с документацией. В привычном бумажном делопроизводстве это означает бесконечные распечатки, перепечатки и долгие согласования документов, отправку их почтой или курьером, ожидание возвращения подписанных оригиналов, изнуряющие поиски нужного файла в архиве, регулярные утери и восстановления.
Бухгалтеры особенно оценят преимущества ЭДО с контрагентами:
Чтобы использовать эти преимущества ЭДО для развития бизнеса, компании переходят на электронное делопроизводство.
Система электронного документооборота неразрывно связана с делопроизводством в компании. Среди ключевых опций: согласование, подписание, отправка, получение, поиск, постановка на маршруты согласования, работа с шаблонами документов, соответствие иным запросам конкретного предприятия.
Расскажем о возможностях ЭДО и подберем решение под ваши бизнес-процессы
Подключиться
Для любых изменений в работе компании нужна правовая база, в том числе и для внедрения электронного документооборота. Новшества следует зафиксировать в нескольких документах:
Если решено перевести в электронный вид первичные документы, нужно внести изменения и в учетную политику (УП) организации.
Какие нормативно-правовые акты это регулируют:
Регулирующий документ обозначает возможность использования электронных документов и их визирования электронной подписью.
Перед началом онлайн-обмена документами в учетную политику организации нужно внести положение об ЭДО. В нем важно зафиксировать, что учетные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью.
Если конкретнее, в УП нужно зафиксировать:
Учетная политика включает как конкретные перечни и способы организации ЭДО, так и требования к нему. В частности, фиксируется важность своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете и отчетности фактов хозяйственной деятельности компании. Кроме того, при обновлении в учетной политике стоит отразить законодательные изменения последнего года.
Поможем быстро настроить электронный документооборот
Подключиться
Учетная политика для целей бухучета может формироваться по-разному. Все зависит от специфики бизнес-процессов и специализации компании. Приводим пример, как ее составить.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Компания»
В.
В. Иванов
01 сентября 2021
Учетная политика ООО «Компания»
для целей бухгалтерского учета на 2022 год
«…»
Электронный документооборот в компании
1.1. Бухгалтерский учет ведется в электронном формате. Порядок организации электронного документооборота определен стандартом организации № 1 «Управление документацией».
1.2. В бухгалтерском учете применяются унифицированные формы первичных и сводных документов. Их исчерпывающий перечень приведен в прил. 1. Документы могут составляться в бумажном и электронном виде.
1.3. Обмен электронными документами с контрагентами производится через третью организацию — оператора электронного документооборота. Применяются утвержденные ФНС России форматы документов.
1.4. Первичные учетные документы визируются квалифицированной электронной подписью. Она равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе, если:
Правом подписи обладают сотрудники, перечень которых указан в прил. 2.
1.5. Первичные учетные документы хранятся в течение пяти лет.
1.6. По требованию налоговой инспекции первичные документы представляются в электронном виде.
1.7. Для присоединения контрагента к участию в системе электронного документооборота ООО «Компания» с контрагентом заключается договор. После подписания договора электронные документы, отправленные и полученные согласно оговоренным оператором правилам электронного документооборота, признаются обеими сторонами юридически эквивалентными документам в письменной форме. Юридическая значимость, законность и действительность таких документов не могут быть оспорены лишь на основании того, что они созданы в электронном виде.
1.8. Параллельно с электронными документами также используются следующие первичные документы в бумажном формате:
Главный бухгалтер ___________________________ И.И. Петрова
Для корректного обновления учетной политики в связи с внедрением электронного документооборота вы можете открыть и скачать образец документа.
Поможем с переходом на электронный документооборот и ответим на все вопросы
Подключиться
Содержание
Процедура утверждения образца документа представляется окончательным шагом в его формировании. Существует перечень бумаг, подлежащих обязательному согласованию.
По завершении обозначенной процедуры у образца документа появляется юридическая сила. Процесс утверждения может затянуться на несколько дней. Так же, согласование определяет подлинность образца.
Такой подход исключает вероятность подделки бумаги. Рассматриваемый гриф указан в перечне реквизитов ГОСТ Р 6.3О- 2ОО3. Есть определённые правила размещения рассматриваемой формы.
Так же, существует список образцов документов, которые нуждаются в непременном утверждении. Перечень будет приведён ниже в представленном материале.
Как правило, согласовывать образцы может исключительно генеральный директор. Как вариант, утверждением может заниматься руководитель организации.
Но если говорить о больших компаниях, содержащих некоторое количество подразделений, чаще всего правом на проведение процедуры наделены руководители разделов.
В крупных компаниях существует множество филиалов, руководители которых вправе согласовывать образцы бумаг. Для передачи права на утверждение образцов формируется доверенность.
Доверенность не представляется обязательным заверять нотариально, достаточно печати генерального директора, поставленной в бумаге.
При этом, не важно, кто именно согласовывает бумагу, формат утверждения остаётся стандартным. Размещается гриф всегда в одном и том же месте.
Такой вариант представляется самым элементарным. На процедуру не требуется много времени. После того, как руководитель ознакомится с содержимым образца документа, он ставит свой автограф, тем самым согласовывая его.
Автограф проставляется в форме, расположенной в правом верхнем углу бумаги. При этом, информация в содержании грифа, прописывается в последовательности, обозначенной ниже.
Последовательность утверждена ГОСТом и подлежит обязательному соблюдению.
К образцу приказа по ключевой специфике прибегают, если вместе с согласованием над бумагой необходимо выполнить еще какие-то манипуляции. О каких действиях идёт речь?
К примеру, познакомить всех специалистов компании с бумагой или вместе с тем аннулировать актуальную раньше бумагу. В этих случаях перед согласованием формируется ещё и приказ.
Иногда образец документа согласовывается приказом. Как происходит процедура? Образец документа издаётся и согласовывается. Для согласования, образец приказа передаётся руководителю.
После того, как процедура согласования приказа будет завершена, на нём ставит автограф руководящее лицо. Подпись проставляется на последней странице бумаги. После того, как подпись поставлена, документ проходит процедуру регистрации.
В процессе регистрации приказ прилагается к согласовываемой бумаге. При утверждении образца документа в такой форме, в грифе указывается, что основанием для согласования образца представляется приказ.
При утверждении прописывается номер образца приказа и дата его формирования. Так же, в этом случае, документ, в отношении которого было согласование, представляется приложением к приказу на утверждение образца.
Из-за такого правила, частенько возникает некоторая путаница. При этом, в утверждаемом образце документа должна содержаться информация о том, что образец является приложением. Обязательно для внесения указание на то, что бумага прилагается к определённому приказу.
Существуют такие компании, утверждение документов которых, должно производиться органами, которые стоят выше. К такой категории относятся организации, которые пользуются какими- либо льготами.
Процедура может быть произведена как посредством подписи, так и посредством выпуска дополнительного приказного образца документа. Единственным отличием представляется только от факт, что утверждением занимается сторонняя организация.
Так же, в этой ситуации, доступен и третий вариант действий. В чём он заключается? Допускается формирование письма. Письмо пишется согласно установленному образцу. Сначала формируется сам документ, который подлежит утверждению.
Бумага заверяется руководителем компании. После чего формируется письмо, в котором выказывается прошение об утверждении. Письмо отсылается или передаётся с курьером на адрес организации, которая должна утвердить бумагу.
После согласования происходит утверждение, о чём уведомляется посредством обратного письма. В ответном письме содержится информация о согласовании или обозначаются причины, по которым в согласовании отказано.
Когда утверждённый таким образом документ, передаётся в архив, сопроводительное письмо передаётся вместе в образцом бумаги. Письмо является приложением к согласованной бумаге.
Срок хранения письма равен сроку сохранения согласованной бумаги. По окончании промежутка сохранения, оба документа подлежат утилизации.
При согласовании документа с несколькими организациями, формы утверждения проставляются на одном уровне. При этом, даты согласования, указанные в грифах, могут отличаться.
Гриф непременно наносится на верхний правый угол первой страницы документа. Такое правило прописано в ГОСТе. Форма наносится один раз и не дублируется на последующих страницах.
Гриф находится на главной странице. Наличие даты в форме представляется непременным условием при её формировании. Дата должна быть фактической и актуальной.
Когда образец бумаги утверждается несколькими организациями в различные промежутки времени, проставляются фактические даты утверждения. Грифы в этом случае наносятся по одной линии.
При этом, датой формирования документа, считается последнее утверждение. Согласно последней дате бумага наделяется юридическим действием.
Форма утверждения и подпись это разные вещи. Перед тем, как происходит утверждение, на документе ставится автограф сотрудника, который стоит ниже по должности.
При проведении процедуры посредством внешних органов, на документе предварительно проставляет автограф генеральный директор компании, которая сформировала образец документа.
Поделиться с друзьями:
Твитнуть
Поделиться
Плюсануть
Поделиться
Отправить
Класснуть
Линкануть
Запинить
Adblock
detector
Что такое Approval?
Утверждение в форме Директор помогает сотрудничать с командой и решать, выполнять ли услугу или нет.
Он превращает отправку форм Google в рабочие процессы утверждения на уровне обслуживания, общается с персоналом и отслеживает утверждения и отклонения.
Основные функции
Быстро и просто
Простые шаги с предварительно настроенными, но настраиваемыми шаблонами электронных писем.
Статические и динамические получатели
Выберите получателей из статического списка или динамически из средства выбора полей.
Несколько приложений
Функция утверждения работает для всех приложений, поддерживаемых Form Director.
Глубокая персонализация
Шаблоны электронной почты можно персонализировать с помощью динамического содержимого.
Утверждение одним нажатием
Предоставление сообщений об утверждении с помощью кнопок утверждения/отклонения одним нажатием
Гибкость
Обладая встроенным уровнем гибкости, он идеально подходит для любого случая использования.
Безопасность данных
Ваши конфигурации одобрения защищены и остаются в вашем Google Drive
Отзывчивый поток
Сайты и электронные письма, отображаемые в процессе утверждения, адаптивны и работают с любым устройством
. Руководства и инструкции доступны с лучшей в своем классе поддержкой.
Демонстрационное видео: как настроить процесс утверждения Google Forms для создания события Google Calendar?
Демонстрационное видео: как твитнуть при одобрении из Google Forms?
Об авторе