Образец официального письма: Официальное письмо. Образец написания

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.

ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.

Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.

1. Оформление реквизитов

С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.

Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным.

Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.

«ВАСИЛЁК»

Васильковая ул. д. 22, Москва, 117393

Тел /факс (495) 788-78-78

e-mail: [email protected]; http://www.vasilek.ru

ОКПО 07878778; ОГРН 1027788788788; ИНН/КПП 7788777887/777887887

Ha № 08 от 18.08.2018

Губернатору

Тмутараканской области

Господину Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович!

2. Вступление

В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. Основной текст

Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:

1. Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
2. Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
3. Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
4. Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
5. Почему вы это делаете?
6. Какой результат вы хотите получить?
7. На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?

Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.

Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете.

Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.

4. Заключение

Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…».

Например:

Искренне Ваш,

Директор (подпись) И.И. Васильков

Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно.

Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.

С уважением,

Директор

5. Постскриптум

Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города.

Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.

Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.

В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или… (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).

На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение №1

к письму ООО «Василек»
от 18.08.2018 № 08 

6. Шрифт документа

В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.

Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.

7. Формат документа

Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.

Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.

Но знайте, что всё хорошо в меру.

Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.

Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:

20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки?

После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.

Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?

Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.

Пишите письма!

Статья написана по заказу редакции

Деловое письмо: что это такое, как его составить и написать

В наше время деловые письма, напечатанные на бумаге и оформленные на фирменном бланке, почти не используют. Большая часть переписки перекочевала на электронную почту, в социальные сети и мессенджеры. Но это не значит, что деловое письмо изжило себя.

В любой переписке нужно придерживаться определенных правил. Причем, нормы различаются в зависимости от того, где происходит общение и кто адресат. Мы подготовили материал, в котором разберем основные виды деловых писем и правила, которые стоит соблюдать при деловой переписке.

Рекомендуем: Jesica – приложение для продвижения в Instagram (от создателей Instaplus.me). Установите Jesica на Android-телефон или компьютер и приложение будет ставить лайки, подписываться и отписываться, как будто это делаете вы сами:

• Без блоков. Действуют лимиты, как будто вы делаете это всё вручную.
• Безопасно. Не нужно вводить пароль от своего аккаунта.
• Высокая скорость. Вы можете поставить до 1000 лайков и 500 подписок в день.

Читайте также: Как определять цели и задачи текстов

Что такое деловое письмо

В настоящее время к этой категории можно отнести все письма и сообщения, касающиеся коммерческой деятельности, организационных и текущих вопросов компании. Если раньше при написании делового письма придерживались строгих правил, то сейчас нужно адаптировать стиль по ситуации и учитывать специфику канала общения.

Соблюдайте общие правила деловой переписки:

1. Нейтральный тон общения. Никакой фамильярности, грубости или излишней учтивости.
2. Краткость и четкость информации. Длинные вступления или туманные формулировки не нужны. Опирайтесь на факты, излагайте суть сообщения без воды и избыточной информации. Рекомендуемый объем – не больше одной страницы, остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.
3. Точное определение адресата, если сообщение направлено определенному человеку.
4. Четкая структура. Сплошная простыня текста воспринимается плохо.
5. Размер текста адаптируется под канал общения. Не стоит слать несколько сообщений в мессенджере или делать электронное письмо длиной в несколько экранов.
6. Избегайте сокращений, аббревиатур и сленга, особенно если письмо отправляется впервые. Исключение – узкоспециализированная переписка.
7. Не начинайте общение в нерабочее время. Это считается признаком дурного тона.
8. Четко указывайте отправителя, а также все доступные каналы связи.

В зависимости от адресата и цели, для которой сделано деловое письмо, можно выделить следующие виды:

• Предложения о сотрудничестве. Чаще всего это документ установленного образца. Он может быть одинаковым для всех адресатов (циркуляр) либо персонифицированным. В этом случае указывается конкретный человек или же должность (например, «Начальнику отдела снабжения»).
• Деловая переписка с партнерами. С ее помощью решаются все текущие вопросы, делаются запросы и решаются возникающие в процессе работы проблемы.
• Письма клиентам. Можно сообщать им о новых поступлениях товара, акциях и т. д. Чаще всего формируется клиентская база, по которой и производится рассылка.
• Переписка с органами власти, предсудебные предупреждения, решение правовых вопросов.

Письма могут быть адресованы конкретному сотруднику или руководителю либо носить общий характер. Также их делят на те, которые требуют ответа, и те, на которые отвечать не нужно.

Как использовать в современном мире

В наше время деловое письмо используют для разных целей. В зависимости от канала общения меняются особенности документа, его структура адаптируется. Основные варианты:

1. Коммерческие предложения. Чаще всего рассылаются по холодной аудитории и предлагают товары или услуги. Тут важно четко указать сферу деятельности, сформулировать преимущества компании и плюсы сотрудничества.
2. Email-рассылка. Предполагает периодическую отправку писем по определенной базе. Через нее можно сообщать новости, рассказывать о новых товарах и услугах, анонсировать акции и т. д.
3. Пресс-релизы. Чаще всего их высылают в средства массовой информации, на интернет-порталы. В них рассказывается о текущих или будущих событиях, сообщается важная информация о компании, а также другие новости, которые могут вызвать интерес у аудитории.
4. Поиск работы. Грамотно составленное резюме изначально выделяет соискателя из общего ряда и четко рассказывает о профессиональных качествах человека.
5. Публикация статей. Автор или компания делают качественные обзоры и аналитические статьи.
6. Сообщения об акциях и выгодных предложениях в мессенджерах и социальных сетях. Чаще всего рассылаются по базе клиентов, имеют небольшие размеры и адаптированы под канал общения.
7. Поздравления и благодарности. Для повышения лояльности клиентов можно поздравлять их с праздниками. Также хотя бы раз в год благодарить за взаимовыгодное сотрудничество и подчеркивать важность партнера или клиента для компании.

Рекомендуется выдерживать деловой стиль общения и придерживаться описанных ниже норм при любом общении с клиентами или партнерами.

Примеры деловых писем

Письмо с коммерческим предложением. Из плюсов можно выделить краткость изложения и четкую формулировку предложения.

Email-рассылка. В данном примере, акцент сделан на более неформальную форму общения. Создаётся впечатление, что тебе пишет старый друг или партнёр, и это вызывает доверие.

Пресс-релиз. Кратко раскрыта основная новость, к письму прикреплены документы с более подробной информацией.

Сообщения об акциях.

Как правильно составить и написать деловое письмо

Разберем по шагам процесс написания делового письма. Инструкцию можно адаптировать в зависимости от канала общения. Чаще всего используют электронную почту, так как сообщения в ней проще найти при необходимости и можно оформить письмо по всем правилам.

1. В первую очередь определите цель послания. Подумайте, какие факторы увеличивают вероятность принятия положительного решения. Чем конкретнее формулировка – тем лучше.
2. Имя отправителя должно быть четким и понятным, без цифр и непонятных названий, иначе шансы попадания письма в спам сильно увеличатся. Название компании или имя и фамилия — лучший вариант.
3. Заголовок или тема письма. Если вы проработали первый пункт, то с этим этапом вопросов не возникнет. Главное, чтобы заглавие не было слишком длинным и сумбурным.
   
4. Приветствие, лучше всего использовать стандартный вариант «Добрый день!». Кратко представьтесь, когда в этом есть необходимость, или укажите название фирмы и сферу ее деятельности. Если сообщение направлено по рекомендации либо в результате переговоров на какой-либо встрече или выставке, обязательно укажите и это.
   
5. Текст предложения. Старайтесь излагать информацию кратко и по существу. В идеале уместиться в несколько абзацев. Используйте нейтральный стиль изложения, избегайте канцеляризмов и тяжелых словесных конструкций, сложных для восприятия. Обязательно перечитывайте и упрощайте сложные формулировки.
6. Соблюдайте общепринятые правила оформления. Используйте один шрифт, важные моменты можно выделить жирным, но это нежелательно. Разбивайте текст на небольшие абзацы, используйте списки, если это упростит восприятие. Если в компании есть шаблон оформления, используйте его для всей деловой переписки. Обязательно проверяйте текст на орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки, любые недочеты плохо влияют на репутацию отправителя.
   
7. Прикрепляйте файлы только при необходимости. Размещать прайс-лист или описание услуг в письме не нужно. Обязательно укажите, что находится в приложении.
8. Правильно оформите подпись. Пишите не только название компании, но и имя отправителя, а также контакты для связи. Укажите несколько вариантов: почту, номер телефона и мессенджера, чтобы адресат мог быстро связаться с вами.
   

Лучше всего сделать шаблон, чтобы менять только тему и текст письма, так вы упростите себе работу, а все письма приобретут единый стиль.

Заключение

Умение вести деловую переписку – обязательный навык для всех, кто работает с клиентами и занимается продажами. Нужно придерживаться основных правил и общепринятых норм, особенно на первых этапах сотрудничества. Важно соблюдать нейтральный стиль и излагать информацию четко и по существу.

Полезные ссылки:

Деловое письмо на английском языке

Блочная структура с открытой пунктуацией

В настоящее время для всей деловой документации характерно использование блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации.

Блочная структура означает, что письмо можно разбить на отдельные блоки — Дата, Адрес, Заголовок, Приветствие, Концовка и т.д. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции.

Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной.

Образец делового письма на английском языке

15 October 2008

Mr James Hilton
General Manager
JMK Co Ltd
34 Wood Lane
London
Great Britain WC2 5TР

Dear James

2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009

I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.

This intensive, practical conference for businessmen aims to:

• increase your business productivity
• enable networking with business partners

The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person.

I look forward to seeing you again at this exciting conference.

Yours sincerely

John Smith
Conference Secretary

Составные части делового письма

Дата

Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.

Пример

12 June 2005

В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая.

Пример

June 12, 2005

Адрес

Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

Пример

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Специальные пометки

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Пример

CONFIDENTIAL

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Приветствие

Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.

Пример

Dear Mr Smith
Dear James
Dear Miss Hastings
Dear Margareth

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие Dear Sirs.

Пример

Dear Sirs

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму приветствия.

Пример

Dear Sir or Madam

Заголовок

Заголовок кратко сообщает о содержании письма. Обычно он находится через одну строку после приветствия. Как правило, для заголовка используются символы верхнего регистра, но можно использовать также первые прописные буквы и подчеркивание всего заголовка.

Пример

Dear Mr Jackson

INTERNATIONAL CONFERENCE — 23 September 2006

Концовка

Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

Примеры

Имя отправителя и должность

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно — целиком прописными буквами (т.е. с помощью верхнего регистра) или использовать верхний регистр только для первых букв. Должность отправителя (или название отдела) должна быть указана непосредственно в следующей строке под именем. Обратите внимание, что в приведенных ниже примерах Mr не используется, если автор письма — мужчина. Но если автор — женщина, что обычно в скобках добавляют (Mrs).

Пример

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP — это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Пример

Yours faithfully

Martha Jason

for PATRICK CLARK
Chairman

Вложения

Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, — это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.

Пример

Yours sincerely

JINA TOMPSON (Mrs)
Sales Manager

for PATRICK CLARK
Chairman

Enc

Копии

Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc. Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc (copy circulated или courtesy copy) или слова Copy, за которым следует имя и должность получателя копии. Если копии нужно отправить двум или более получателям, то обычно их перечисляют в алфавитном порядке.

Пример

Copy Edgar Mason, Managing Director
Joanna Yung, secretary
Andrew Wilson, Accountant

Если автор письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что данное письмо получит также третье лицо, то используйте аббревиатуру bcc (blind courtesy copy). Конечно, это не следует указывать на оригинале письма, а только на копиях.

Пример

bcc Mr Jeffrey Dowson, CEO

15 шаблонов деловых писем для Microsoft Word, чтобы сэкономить ваше время

У вас достаточно бизнес-задач, и создание писем с нуля не обязательно должно быть одним из них. Эти шаблоны деловых писем для Microsoft Word

может помочь вам показать, что написать и как профессионально доставить ваше сообщение.

Основные деловые письма

1. Письмо от компании

Вступительное письмо компании может быть первым сообщением, полученным от вашей организации вашим потенциальным клиентом, новым клиентом или деловым контактом. Имея это в виду, ваше первоначальное впечатление является ключом к успеху этих отношений.

Этот шаблон от Tidy Forms предоставляет вам профессиональное форматирование и объясняет, что должно быть включено в письмо. Оба из них могут помочь вам начать это общение в правильном направлении.

2. Письмо о намерениях

Вы можете использовать письмо о намерениях или письмо о заинтересованности в различных деловых ситуациях, включая переговоры, приобретения, контракты и покупки. Этот тип связи может помочь гарантировать, что стороны находятся на одной странице с четким представлением о намерениях вашей организации.

С Vertex42 этот шаблон позволяет вам легко вводить контактную информацию, а также предлагает вам включить необходимую информацию для письма.

3. Письмо с извинениями

Будь то клиент, ваш начальник или даже близкий друг, формулируя извинения

может быть трудной задачей. Возможно, вам придется извиниться перед клиентом за ошибку в заказе или перед вашим боссом за непрофессиональное поведение.

Tidy Forms предлагает потрясающий шаблон, который состоит из трех разных букв извинения в одном. Это сработает для клиента, начальника или друга, и вы, конечно, можете отредактировать письмо в соответствии с вашей ситуацией. Эта комбинация шаблонов полезна для того, чтобы вы могли отлично начать с вашего «Я извиняюсь».

Благодарственные письма

4. Новый клиент Спасибо

Отправка благодарственной записки новому клиенту или клиенту может иметь большое значение для укрепления отношений. Наряду с благодарностью за их бизнес, вы также можете напомнить им о текущих преимуществах. Это письмо может укрепить вашу связь.

На шаблонном веб-сайте Microsoft Office есть хороший шаблон для выражения вашей признательности. Просто добавьте контактную информацию вашей компании, вставьте эти замечательные преимущества и добавьте немного больше, если хотите.

5. Пожертвование Спасибо

Если вы занимаетесь сбором средств или просто организовали отдельное мероприятие, то вы знаете, что отправлять свою благодарность донорам не составит труда. Независимо от того, получили ли вы пожертвование в виде денег, предметов или времени, вам нужна краткая и искренняя благодарность.

Шаблон от Vertex42 является коротким и поставляется с бонусной квитанцией о пожертвовании в конце. Это идеально подходит для предоставления вашим донорам того, что им нужно для уплаты налогов, в то время как вы благодарите их одновременно.

6. Интервью Спасибо

Если вы были на охоте на работу, то вы знаете, как тяжело может быть соревнование. Поэтому, если вам посчастливилось попасть на собеседование, обязательно отправьте ему письмо с благодарностью.

Этот шаблон с веб-сайта шаблона Microsoft Office имеет готовую формулировку, и вы можете настроить и персонализировать ее по мере необходимости. Просто добавьте контактную информацию, измените, как вам нравится, и отправьте ее для лучшего шанса с вашим потенциальным работодателем.

Письма о работе

7. Письмо об отставке

Когда приходит время прощаться с нынешним работодателем, почти всегда уместно и часто требуется подать официальное заявление об отставке.

, В письме должно быть указано как минимум ваше рабочее место и последняя дата службы.

Tidy Forms имеет шаблон, который включает в себя формулировку, касающуюся подписания контракта с вашим новым работодателем, если это необходимо. Или вы можете просто удалить этот абзац и заполнить все остальное для профессиональной и официальной отставки.

8. Письмо (предложение) о принятии

Как только вы получаете предложение о работе, часто требуется письмо о принятии. Это обеспечивает официальное принятие позиции и повторяет ее детали для полного понимания между сторонами.

Vertex42 имеет шаблон, который объясняет, что именно вы должны включить, и вы можете выразить свое общение своими словами.

9. Письмо (предложение) отклонения

Если вы получили предложение о работе, которое вы не хотите принимать, вам потребуется письмо с отказом. Это не только формальный способ отклонить предложение, но также позволяет вам оставаться профессионалом для будущей связи с интервьюером и компанией.

Также из Vertex42 этот шаблон позволяет вам выразить своими словами, почему вы отклоняете предложение, но в то же время предоставляет руководство.

10. Письмо о расторжении

Если вы в настоящее время находитесь в положении, когда увольнение сотрудников является частью вашей работы, то разумным вариантом будет иметь шаблон письма об увольнении. Для большинства этот тип задач достаточно неприятен, поэтому шаблон облегчит работу.

Еще один полезный связанный с работой шаблон от Vertex42, письмо о прекращении работы проведет вас через необходимые элементы. Имея официальную и конкретную дату расторжения, причины, предварительные предупреждения и подробную информацию о товарах компании и компенсации, этот шаблон является идеальным.

11. рекомендательное письмо

Дополнительным шаблоном, который пригодится вам, если вы занимаетесь полномочиями, является рекомендательное письмо. Нравится вам это или нет, но компании все время теряют хороших сотрудников. И, если кто-то просит вас предоставить рекомендательное письмо, шаблон, безусловно, может помочь вам сказать правильные слова

,

Из Microsoft Office этот шаблон имеет немного больше шума, чем другие шаблоны писем, но не выходит за рамки. Язык профессиональный и актуальный.

Специфично для Word 2016

Если вы являетесь пользователем Microsoft Word 2016, то, возможно, вы уже изучили множество доступных шаблонов.

Просто зайдите в файл а затем выберите новый открыть раздел шаблона. Вы можете выбрать Бизнес под окном поиска, а затем Буквы справа. Или просто введите слова Деловые письма в поле поиска результатов поиска.

Вот лишь несколько шаблонов деловых писем, которые вы можете найти в Word.

12. Тендерное письмо

В большинстве случаев официальное принятие заявки требуется в письменном виде. Хранение шаблона письма для этой ситуации под рукой означает, что вы можете ускорить общение и начать действовать.

13. Письмо-разрешение

Когда пришло время начать работу, вы можете использовать официальное письмо для официального запуска. Это может повторить условия и особенности для работы под рукой. Хотя этот шаблон предлагает язык, относящийся к домашнему проекту, вы можете легко настроить его для профессиональных ситуаций.

14-15. Шаблоны с темами

Если вам не нужны рекомендации, но вы хотите, чтобы все сообщения были единообразными, в Word есть несколько шаблонов с привлекательными темами.

Первый шаблон имеет хорошее форматирование с чистым внешним видом. Небольшой всплеск цвета сверху и для приветствия делает этот базовый бизнес-шаблон стильным и в то же время заниженным.

Второй шаблон предоставляет немного больше с рамкой страницы и выделенным разделом с информацией о компании вверху. Если вы хотите выйти за рамки базовых, но не чрезмерно, это привлекательный вариант.

Используете ли вы шаблоны деловых писем?

Составляете ли вы деловые письма на регулярной основе или просто время от времени, наличие шаблона, безусловно, может сэкономить время

и указать вам в правильном направлении, что написать.

Мы пропустили шаблон делового письма, который вы хотели бы увидеть? Поделитесь своими мыслями в комментариях ниже!

как вести переписку с парнёрами

Без деловой переписки бизнес вести невозможно — ведь в большинстве случаев она может заменить встречу, а значит, сэкономить время предпринимателя. Чтобы деловая переписка была эффективной, важно придерживаться этикета — письмо не должно навредить, оттолкнуть потенциального партнера, клиента, работодателя. 

Разберемся, как это сделать.

Общие правила и ГОСТы для оформления

Все деловые письма делятся на презентационные (или письма-знакомства), письма-заказы, письма-напоминания, письма-претензии, гарантийные письма (обязательства) и сопроводительные письма. Сопроводительные письма встречаются наиболее часто, так как их отправляют вместе с разными вложениями, от резюме до презентации или прайса.

Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Общие правила включают такие требования к деловому письму

Лаконичность.

Без лирических отступлений и длинных экскурсов в историю. Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух.

Одно письмо — один вопрос.

В деловых письмах не принято смешивать темы. Если это запрос на поставку канцелярских товаров — не нужно писать «заодно» и о том, какие услуги оказывает компания. Это темы для двух деловых писем.

Уважительный тон.

Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность. В деловом письме нет места «Серёге», «дружочку», «братану» — возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени.

Использование бланков.

Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя.

Письмо на языке адресата.

При международной переписке письма составляются либо на языке получателя, либо на английском как признанном языке международного общения.

Структура делового письма

Как правило, структура современного делового письма включает:

1. Данные отправителя и дату подготовки письма.
   
2. Адрес получателя, с указанием конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «в отдел продаж компании «НатурСтрой»).
   
3. Вступительное обращение: «Уважаемый Андрей Анатольевич», «Уважаемые коллеги».
   
4. Основной текст, состоящий из двух частей. В первой — приведены причины или цели письма, во второй — изложены выводы, просьбы или предложения.
   
5. Указание на приложения к письму, если они есть: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
   
6. Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто встречающаяся форма. «Искренне Ваш…» — вариант, допустимый в случае, если отправитель и адресат хорошо знакомы.
   
7. Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается.

Нюансы и тонкости

• Обращайте внимание на размер. Как указано в ГОСТах, при оформлении делового письма используют размер шрифта 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й размер.
• Выбирайте простое. Не рекомендуется использование вычурных, специализированных шрифтов или шрифтов, за использование которых взимается плата. Наиболее распространенный шрифт деловых писем — Times New Roman. Использование этого шрифта гарантирует отсутствие проблем с кодировкой писем при отправлении по электронной почте.
• Заботьтесь о легкости. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Текст, написанный с интервалом 1,5, легче для восприятия, и этот интервал используется чаще.
• Думайте о комфорте получателя. Для комфортного чтения абзацы отбивают дополнительным межстрочным интервалом.
• Правильно используйте обращение. При обращении к конкретному адресату «Вы», «Вас», «Вам» в деловом письме пишутся с прописной буквы, при обращении к группе людей (например, к сотрудникам отдела сбыта) — со строчной.

• Проверяйте орфографию. Например, при помощи бесплатного сервиса Advego.ru. Сервис прост в использовании; он укажет на недочеты и поможет избежать грубых ошибок и опечаток.

Ошибки деловых писем, которых лучше избегать

• Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.
  
• Не вносите в деловое письмо длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими.
  
• Не употребляйте обращение на ты, даже если получатель хорошо знаком.
  
• Не прибегайте к креативу. Загадочные заголовки-квесты в стиле «Как наше оборудование втрое увеличило прибыль строительной компании» или «Почему лидеры рынка выбирают продукцию компании N», обилие эпитетов, восклицательные знаки оставьте для других жанров. Стиль делового письма консервативен.

Правила делового письма несложны и логичны. Следование этим правилам поможет сделать деловую переписку компании максимально результативной и укрепит бизнес-репутацию.

Как написать официальное письмо с шаблоном и примером

Лучший способ выразить мнение или предоставить важную информацию другим — это написать официальное письмо. Это профессиональный способ объяснить себя, используя простые и лаконичные предложения, чтобы не отнимать время читателя. Официальные письма имеют определенную структуру или формат, которые должны соблюдаться на протяжении всего документа.

В этой статье мы объясняем, что такое официальное письмо, как написать официальное письмо, а также предоставляем шаблон и пример официального письма.

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо, также известное как «официальное письмо», — это документ, профессионально написанный для другой компании или бизнес-специалиста. Их можно использовать при приеме на работу, подаче жалобы, выражении интереса к должности или благодарности. Официальные письма часто пишутся простыми и прямыми предложениями с официальным приветствием и подписью. Написание официального письма обычно требует использования очень структурированного и конкретного формата.

Связано: 5 шагов к отличному деловому письму

Как написать официальное письмо

Создание краткого и четкого официального письма может помочь объяснить ваши намерения и цель так, чтобы ваша аудитория могла легко понять. Следуйте инструкциям ниже, чтобы узнать, как написать официальное письмо.

1. Настройте шрифт и поля.
2. Создайте свой заголовок.
3. Напишите свое приветствие.
4. Используйте абзацы в основном тексте, чтобы указать причины написания.
5. Добавьте заключительный абзац и подпись.
6. Укажите и добавьте свои вложения.
7. Вычитайте и отправьте письмо.

1. Настройте шрифт и поля

Прежде чем начать, вы хотите убедиться, что ваше письмо не только просто для понимания, но и легко читается. Чтобы ваше письмо было чистым и профессиональным, вы должны установить поля размером один дюйм с каждой стороны документа. Использование простых шрифтов, таких как Verdana, Arial, Calibri или Times New Roman с размером 12 пунктов, также придаст вашему официальному письму чистый вид.

2. Создайте заголовок

После того, как вы настроили шрифты, вы можете приступить к адресации вашего письма. Сначала напишите свое имя в верхнем левом углу страницы. Включите свое имя, адрес и текущую дату. Вы также можете указать свой номер телефона и адрес электронной почты, если вам требуется дальнейший контакт.

Теперь вы можете ввести адресную информацию получателя прямо под вашим. Напишите их имя, название организации, если они ее представляют, после чего укажите адрес.Проверьте имя и адрес получателя несколько раз, чтобы убедиться, что вы написали правильный адрес и правильно написали его имя.

3. Напишите приветствие

Теперь вы можете профессионально поприветствовать своего читателя. Обычно в официальных письмах используется приветствие: « Уважаемая госпожа или мистер Фамилия ». Если вы знаете и их имя, и фамилию, вы можете указать это в приветствии. Например, вы можете написать: « Dear Alex Smith ». Если вы знаете их пол, вы можете написать: « Уважаемый г-н.Alex Smith »или« Dear Ms. Alex Smith ». Если вы не знаете имя получателя, вы можете написать:« Dear Sir or Madam ».

4. Используйте абзацы в тексте, чтобы укажите причины, по которым вы написали

В основных абзацах вы можете зафиксировать свои основные моменты и профессионально объяснить получателю свои опасения, мнения или другую информацию. Вы можете кратко представиться и начать с объяснения причины, по которой вы написали это письмо.Вы можете использовать многословие, например: « Я пишу вам сегодня, потому что … »

После того, как вы объяснили, что прочитает получатель, вы можете продолжить в следующем абзаце. Включите детали, подтверждающие ваше первое утверждение. Например, если вы пишете рекомендательное письмо, вы можете расширить навыки человека, которого вы рекомендуете, сказав: « Эйвери благодаря своим навыкам управления временем и организаторам повысили эффективность моего бизнеса на 12% с начала квартала. . «

Вы можете продолжать приводить примеры до тех пор, пока не будете уверены, что ваша точка зрения была ясно понята читателем. Ваши предложения должны быть короткими, простыми и легкими для понимания читателем.

5. Добавьте заключительный основной абзац и подпись

Чтобы завершить письмо, вы можете написать свой заключительный абзац. Этот абзац может быть коротким и завершит документ, повторяя основную мысль, объясняя любые возможные следующие шаги или поблагодарив получателя за то, что нашли время прочитать ваше письмо.

Закрыв письмо, вы можете поставить свою заключительную подпись в конце документа. Примеры распространенных подписей писем:

• С уважением
• С уважением
• С признательностью
• Благодарю
• С уважением
• С уважением
• С уважением

Выберите заключительную подпись и напишите свое имя внизу письмо.

6. Упомяните и добавьте свои вложения

Вложения — это дополнительные материалы, добавленные к вашему письму для поддержки вашего документа, аналогично тому, как вы прикрепляете файл к электронному письму. Если вы прилагаете документ в дополнение к письму, вы должны упомянуть его в конце письма. Чтобы проинформировать читателя о том, что прилагается дополнительный документ, вы можете включить слово «, приложение » в конце буквы после вашего имени. Вы также можете сократить слово, написав «encl».

7. Вычитайте и отправьте письмо

После того, как вы закончите писать, вы можете прочитать письмо, чтобы выявить любые грамматические или орфографические ошибки. Вы также можете просмотреть его, чтобы убедиться, что он имеет смысл и достаточно ясен для понимания получателя.После проверки вы можете отправить письмо получателю. Выберите простой белый, квадратный или прямоугольный конверт. Правильно сложите письмо, чтобы оно поместилось в конверте.

Напишите свое имя и адрес в верхнем левом углу конверта, а в середине укажите имя и адрес получателя. Поставьте штамп в правом углу и отправьте письмо желаемому адресату.

Официальное письмо против неофициального

Поскольку официальные и неофициальные письма представляют собой письменные документы, используемые для отправки сообщений другим лицам, их может быть легко спутать.

Официальные письма:

• Печатные и никогда не написанные от руки
• Соблюдение строгой стандартной грамматики и правил английского языка
• Содержит короткие и сжатые предложения
• Использование специальной профессиональной структуры

Неофициальные письма не имеют структуры так же строго, как официальные письма. Вместо этого официальные письма содержат:

• Менее профессиональный и более непринужденный язык
• Слова, написанные от руки или напечатанные
• Нет определенного типа форматирования или структуры, которым они должны следовать

Типы официальных писем

Люди могут писать официальные письма письма по разным причинам, предполагающие профессиональное выражение своих интересов, опасений или разногласий.Обычные типы официальных писем могут включать:

Письма об увольнении

Когда сотрудник покидает свою текущую должность, он может отправить краткое письмо об увольнении своему работодателю или руководителю по найму, чтобы объяснить причину своего ухода и разработать план перехода. процесс.

Сопроводительные письма

Написание сопроводительного письма является одним из наиболее распространенных способов использования официальных писем. Кандидаты могут писать сопроводительные письма при подаче заявления на новую работу, грантовые программы или образовательные программы.

Письма с жалобами

Многие люди или компании могут использовать официальную структуру письма, чтобы выразить жалобу на продукт или услугу. Сотрудника могут попросить написать письмо-жалобу от имени компании, которая недовольна продуктом, используемым ее сотрудниками.

Профессиональные благодарственные письма

После собеседования соискатель может написать профессиональную благодарственную записку, чтобы выразить свою благодарность работодателю за встречу с ним и рассмотрение их на эту должность.

Письмо о заинтересованности

Если кандидат заинтересован в работе в компании, но не видит никаких объявлений о вакансиях для желаемой должности, он может написать письмо о заинтересованности, в котором говорится, что он хотел бы продолжить работу в компании. компания, если есть возможность.

Рекомендательное письмо

Когда кандидат подает заявку на вакансию или образовательную программу, учреждение может запросить рекомендательное письмо.Человек, пишущий письмо, часто является человеком, который работал в тесном сотрудничестве с кандидатом и ручается за его квалификацию для данной должности.

Деловое объявление

Компании, ожидающие значительных изменений, напишут деловое объявление, которое будет опубликовано. Это может быть объявление о выпуске нового продукта, назначение на руководящую должность или объяснение предстоящего мероприятия, которое они проводят или посещают.

Что включать в официальное письмо

Официальные письма часто пишутся профессиональным тоном и должны включать определенные элементы, чтобы оставаться профессиональными и четкими на протяжении всего письма.Чтобы поддерживать надлежащий этикет для официального письма, вы должны включить следующие элементы:

• Заголовок, в котором указан ваш адрес и адрес получателя
• Официальное приветствие
• Один абзац с указанием причин написания письма
• Другой абзац, расширяющийся дальше вводный абзац
• Заключительный абзац, завершающий письмо
• Заключительное письмо подпись
• Необходимые приложения для подтверждения документа

Что не следует включать в официальное письмо

По мере того, как вы создаете свое официальное письмо для желаемой аудитории, профессиональное словоблудие и тон должны быть единообразными во всем документе. Для этого вам следует избегать следующих элементов при написании официального письма:

• Фраза « Мисс » в вашем приветствии
• Слишком формальная, чтобы ваше письмо звучало нечетко, безлично и трудно для понимания
• схваток
• Неполные предложения
• Цветной шрифт или канцелярские принадлежности
• Длинные предложения или абзацы

Шаблон официального письма

Шаблон ниже покажет, как правильно написать официальное письмо.

[Ваше имя]
[Название и номер вашей улицы]
[Город, почтовый индекс штата]

[Название компании]
[Название и номер улицы компании]
[Город, почтовый индекс штата]

[Текущая дата]

[Имя получателя]
[Должность получателя]

Уважаемый [имя получателя],

[Первое предложение вашего первого абзаца является введением и объясняет, почему вы написали письмо получателю. Вы можете использовать следующие два-три предложения, чтобы подробнее объяснить тему вашего письма. Постарайтесь воздержаться от подробностей или примеров до второго абзаца.]

[Этот второй абзац описывает вашу точку зрения более подробно. Вы можете использовать примеры или другие детали, чтобы сообщить читателю свое мнение или важную информацию. Второй абзац должен состоять из трех-четырех предложений, то есть ваше письмо должно быть коротким, лаконичным и прямым.]

[Этот последний абзац должен завершать письмо. Вы можете поблагодарить их за то, что они уделили время, прочитав это, и предложить любые необходимые дальнейшие действия.]

[Заключительная подпись],
[Ваше имя]
[Подпись]

Приложение: [сопроводительный документ, который вы приложили]

Пример официального письма

Ниже приведен пример официального письма. Вы можете использовать это как ссылку при написании собственного официального письма.

Avery May
123 Kansas Ln
Kansas City, MO 64105

Roberts Media Group
334 Sunflower Ln
Kansas CIty, MO 64105

170002

Кэмерон Джонс
Менеджер по работе с клиентами

Уважаемая госпожаКэмерон Джонс,

Обращаюсь к вам, чтобы сообщить о моем уходе из Roberts Media Group с должности координатора по работе с клиентами через две недели с текущей даты.

Я ценю всю поддержку, воодушевление и мотивацию, которые я получил за время пребывания на этой должности. Я решил занять позицию, где я смогу применить больше своих навыков построения команды и лидерства. В течение следующих двух недель я продолжу посвящать свое время завершению остальных своих проектов и проведу необходимое обучение, чтобы облегчить процесс перехода.

Еще раз спасибо за поддержку, которую вы мне оказали, и спасибо, что нашли время, чтобы прочитать это. Если вы хотите назначить встречу для дальнейшего обсуждения этого вопроса, я буду рад поговорить, когда вы освободитесь.

С уважением,

Эйвери Май

Прилагается:
Список моих текущих проектов
График их выполнения

Формат письма Пример и советы по написанию

Сегодня печатное письмо обычно используется для важных профессиональных сообщений, таких как рекомендательные письма, сопроводительные письма о вакансиях, письма об увольнении, юридическая переписка и сообщения компании. Поскольку письмо — это формальный способ общения, вы захотите научиться писать профессионально.

Правильное форматирование особенно важно, если вы отправляете получателю бумажную копию, а не электронное письмо, потому что письмо должно соответствовать странице и хорошо выглядеть.

В следующем образце формата письма показана информация, которую необходимо включить при написании письма, а также советы по выбору шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Пример формата письма

Контактная информация (Включите свою контактную информацию, если вы не пишете на фирменном бланке, который уже включает ее.)
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Дата

Контактная информация (Человек или компания, которой вы пишете)
Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие ( примеров приветствия)

Дорогой. /РС. Фамилия:
Используйте формальное приветствие , а не имя, если вы не знаете человека хорошо. Если вы не знаете пол человека, вы можете написать его полное имя. Например, «Дорогой Пэт Кроди» вместо «Дорогой мистер Кроди» или «Дорогая мисс Кроуди». Если вы не знаете имя получателя, по-прежнему можно использовать старомодное выражение «Кого это может касаться».

Тело письма

• В первом абзаце вашего письма должно быть указано, почему вы пишете, чтобы причина вашего обращения к этому человеку была очевидна с самого начала.
• Затем в , следующих за параграфами , укажите конкретные детали вашего запроса или информации, которую вы предоставляете.
• Последний абзац вашего письма должен повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за рассмотрение вашего запроса. При необходимости, он также должен вежливо попросить письменный ответ или возможность договориться о встрече для дальнейшего обсуждения вашего запроса.

Закрытие

С уважением , ( Примеры закрытия )

Подпись

Рукописная подпись (Для бумажной копии письма используйте черные или синие чернила, чтобы подписать письмо.)

Машинная подпись

Шаблон письма для загрузки

Вот образец письма, которое вы можете скачать (совместимое с Google Docs и Word Online), или вы можете увидеть текст ниже. Обратите внимание, что в этом примере Николь знает Джейсона Эндрюса достаточно хорошо, чтобы использовать его имя в приветствии.

@ Баланс 2020

Пример профессионального письма

Николь Томас
35 Chestnut Street
Dell Village, Wisconsin 54101
555-555-5555
nicole @ thomas.com

3 августа 2020 г.

Джейсон Эндрюс
Менеджер
Компания LMK
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101

Уважаемый Джейсон,

Я пишу, чтобы уйти с должности представителя службы поддержки клиентов, действует с 14 августа 2020 г.

Недавно я решил вернуться в школу, и моя программа начинается в начале сентября. Я подаю заявление об отставке, чтобы быть максимально полезной для вас в переходный период.

Мне очень понравилось работать с вами и всеми остальными в нашей команде в LMK.Редко можно найти должность по обслуживанию клиентов, которая предлагает столько возможностей для роста и обучения, а также такую ​​позитивную, вдохновляющую команду людей, с которой можно расти и учиться.

Я особенно благодарен за ваше руководство, пока я думал о дальнейшем обучении. Ваша поддержка так много значила для меня.

Сообщите мне, могу ли я чем-нибудь помочь вам найти и обучить замену.

Спасибо и наилучшие пожелания,

Николь Томас (подпись бумажной копии письма)

Николь Томас

Расширять

Советы по форматированию письма

Чтобы ваше письмо выглядело профессионально, следуйте этим советам:

• Ваше письмо должно быть простым и целенаправленным; проясните цель вашего письма.
• Выровняйте письмо по левому краю.
• Одиночный интервал между буквами и пробел между абзацами.
• Используйте простой шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana. Размер шрифта должен составлять 10 или 12 пунктов.
• Оставьте пустую строку после приветствия и перед закрытием.
• Деловые письма всегда следует печатать на белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или личных канцелярских принадлежностях.
• Если вы отправляете электронное письмо, вот что нужно включить и как отформатировать подпись.

Проверка на ошибки форматирования и опечатки

После того, как вы написали свое деловое письмо, вычитайте его и проверьте правописание на экране. Затем распечатайте его и прочитайте хотя бы еще раз, проверяя наличие ошибок или опечаток. Это важно, поскольку часто легче обнаружить ошибки на бумажном носителе.

Прочитать его вслух — хороший способ поймать ошибку.

Следите за ошибками форматирования, такими как два абзаца, между которыми нет пробелов, или строки с неправильным отступом. Затем, прежде чем положить письмо в конверт, поставьте подпись над своим напечатанным именем черными или синими чернилами.

Если вы используете Microsoft Word или другой текстовый редактор для написания письма, существуют шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать письмо. Подробнее о бесплатных шаблонах писем Microsoft Word.

Дополнительная информация о написании писем

Умение писать деловые письма — важный навык, поэтому вот несколько дополнительных статей, чтобы вы узнали больше:

Начните с основ

Начните с основ того, как написать деловое письмо в общем формате, и просмотрите различные шаблоны деловых писем.Кроме того, вы можете посмотреть эти примеры деловых писем, связанных с трудоустройством. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями о форматировании и взгляните на другой пример формата делового письма.

Примеры обзора

Если вам нравится учиться на примерах, вы можете выбрать из множества типов деловых писем, например сопроводительных писем, благодарственных писем для собеседований, дополнительных писем, писем о приеме на работу или отказа, писем об увольнении и писем с благодарностью. Вы найдете все это вместе с образцами деловых писем и писем, связанных с работой, в этом обзоре образцов писем.

Отправить деловое сообщение по электронной почте

Не все деловые письма распечатываются и отправляются по почте. Если вы планируете отправить электронное письмо, ознакомьтесь с этими рекомендациями для профессиональной электронной почты и написания писем.

Образцы форматов писем для профессионалов

Когда вы пишете официальное деловое письмо, имейте в виду, что если и есть время быть дотошным в редактировании, то это уже .

Но написать подобное письмо легче сказать, чем сделать, особенно когда основная часть вашего повседневного общения, вероятно, состоит из некоторой комбинации 140-символьных сообщений, эмодзи и историй из Instagram.

Если вы чувствуете, что можете освежить свои формальные навыки написания писем, вы далеко не одиноки. Но прежде чем вы сдадитесь и начнете вставлять Bitmojis вместо своей подписи, взгляните на эти образцы шаблонов деловых писем. Они подберут вам формулировку и макет, которые вам понадобятся, чтобы выглядеть безупречным профессионалом.

Что такое профессиональное письмо?

Источник: Adobe Stock

Прежде всего, конечно, важно понять, что такое профессиональное письмо.Профессиональное письмо — это именно то, на что оно похоже: письмо, написанное и отправленное с профессиональной целью. Примеры включают:

• сопроводительное письмо

• электронное письмо с заявлением о приеме на работу

• письмо об увольнении

• рекомендательное письмо

• письмо об отпуске в связи с утратой

• рекомендательное письмо

• коммерческое письмо

• письмо-заказ

• письма с жалобами .

• благодарственное письмо

Особенно важно обращать внимание на формат или шаблон, который вы используете в такого рода письмах.Если вы обращаетесь к интервьюеру по поводу работы или перспектив карьерного роста, или даже если вы увольняетесь с работы, вы хотите произвести на своего читателя исключительное впечатление.

Как оформить деловое письмо?

Вкратце, следующий общий формат:

1. Ваша контактная информация
2. Дата.
3. Их контактная информация
4. Приветствие (примеры приветствия)
5. Закрытие.
6. Подпись.

Во всех случаях вы должны выровнять букву по левому краю и использовать простой шрифт, например Times New Roman.(Здесь не место экспериментировать с сумасшедшими цветами или шрифтами.)

Посмотрите ниже более подробные шаблоны в зависимости от ваших потребностей.

Профессиональные шаблоны писем

Источник: Pexels

Образец общего делового письма

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

( укажите дополнительную строку здесь )

Дата (введите дата полностью: «1 января 2017 г.» вместо «1 января 2017 г.»)

(, включая дополнительную строку пробела )

Имя получателя

Название получателя

Название компании получателя

Получатель адрес (или адрес компании)

( включите дополнительную строку здесь )

Уважаемая госпожаСмит: ( используйте официальное приветствие, если у вас нет личных, близких отношений с получателем. Обязательно ставьте двоеточие, а не запятую после имени получателя.)

Напишите свое письмо в этом формате (с выравниванием по левому краю), используя простой шрифт (Times New Roman или Arial — хорошие примеры простых стилей шрифта) размером 10 или 12 пунктов. Во вводном абзаце сразу переходите к сути, объясняя цель вашего письма.

Ваше письмо должно быть через один интервал, но убедитесь, что вы оставляете лишнюю строку между абзацами.Сделайте свое письмо как можно более кратким и лаконичным. Каждый последующий абзац должен подробно описывать цель вашего письма, будь то объяснение, просьба или и то, и другое.

Ваш последний абзац должен прояснить суть вашего письма, и если вы чего-то просите, убедитесь, что ваш запрос ясен, когда вы завершаете свое сообщение. Вы также должны быть здесь любезны: поблагодарите получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать вашу заметку и рассмотреть ваш запрос.

С уважением,

(оставьте здесь дополнительное пустое место, чтобы вы могли добавить собственноручную подпись )

Ваше имя (напечатано)

Ваша должность (если применимо)

Название вашей компании (если применимо )

Образец сопроводительного письма

Источник: Pexels

Вы хотите, чтобы ваше сопроводительное письмо выделялось, поэтому важно начать с прямого открытия и быть кратким (в вашем резюме перечислено много деталей; выберите только самые важные из них для вашего сопроводительное письмо!)

Вот пример убедительного письма, которое привлечет внимание читателя и продемонстрирует ваши навыки:

Ваша контактная информация

Дата

Контактная информация работодателя

Уважаемая госпожа миссис. XXX ( или «Уважаемый менеджер по найму» , если у вас нет имени получателя):

Я был так взволнован, услышав о должности XXX в Fairygodboss, потому что, будучи специалистом XXX, я трачу много времени на размышления о бессознательной предвзятости , гендерные роли и усилия по обеспечению разнообразия в рабочей силе. В частности, меня интересует Fairygodboss, потому что есть большой потенциал, чтобы изменить карьерный путь и счастье женщин. Прозрачность так важна, и эта миссия согласуется с моим взглядом на идеальный мир.

Я отлично умею довести 0 до X. На моей последней должности я владел и основал три крупных государственно-частных партнерства (по XXX млн долларов каждое): XXXX, XXXX, XXXX. В каждом городе эти центры были универсальным центром для всей технической информации и информации о запуске. Моя работа заключалась в том, чтобы понять стартап-экосистему каждого города, а также передать информацию извне.

Как единственный не-разработчик, я работал как над стратегией, так и над ее реализацией, в частности, в разрезе контента, привлечения пользователей, маркетинга, развития бизнеса, сообщества и продукта.

Мое резюме прилагается, и я буду рад выслать вам любую дополнительную информацию, которая может вам понадобиться. Спасибо за внимание!

С уважением,

Ваше имя, написанное от руки

Ваше полное имя, набранное

Образец профессионального электронного письма (например, электронное письмо, которое вы можете отправить менеджеру по найму при приеме на работу)

Если вы собираетесь отправить электронная почта заявления о приеме на работу, это означает, что вы действительно получили адрес электронной почты менеджера по найму или рекрутера на работу, которую вы хотели бы.Но как на самом деле выделиться, оставаясь при этом профессионалом?

Вот пример того, что вы могли бы написать:

Уважаемая г-жа ХХХ ( или «Уважаемый сэр или мадам» , если вы не знаете имени получателя):

Дайте пять за описание идеального соответствия для директора XXX роль человека, который сможет вырвать кого-то из тюрьмы третьего мира. Мои друзья и бывшие коллеги описывали меня как человека, которого они хотели бы застрять в зоне атаки зомби / пришельцев.

Сейчас я работаю в XXX, где я XXXX. Когда я собирался сделать следующий шаг, эта позиция привлекла мое внимание, потому что она идеально сочетает мою страсть к XXX с моим интересом и опытом в XXX.

Я приложил свое сопроводительное письмо и резюме, в которых подробно описаны мой опыт, интересы и причины, по которым я думаю, что мне больше всего подойдет эта должность.

Дайте мне знать, если вы хотите, чтобы я пришла вам дополнительную информацию!

Best,

Ваше имя

Образец заявления об увольнении

Название компании

Адрес компании

Attn: [Имя вашего руководителя / начальника]

Уважаемый XXX,

Пожалуйста, примите это письмо как мое официальное заявление об отставке.С [дата через 2 недели после датированного письма] я освобождаюсь от должности менеджера по маркетингу в компании XYZ ».

Я многому научился за последние X лет в XYZ, и я очень благодарен за предоставленные вами возможности и поддержку. Я ценю, что вы помогли мне отточить мои навыки в XXX, и мне будет не хватать работы с вами в XXX. Я уверен, что время, проведенное здесь, хорошо подготовило меня к тому, что впереди.

Я стремлюсь сделать этот переход как можно более плавным.В течение следующих двух недель я обязательно заполню XXX и буду рад помочь в поиске и обучении замены, если это будет полезно. Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я сделать что-нибудь еще, чтобы этот процесс прошел как можно проще.

Я желаю вам и компании XYZ удачи в будущем и с нетерпением жду возможности оставаться на связи.

С уважением,

(Оставьте здесь дополнительное пустое место, чтобы вы могли добавить собственноручную подпись)

Ваше полное имя (напечатано)

Образец рекомендательного письма / рекомендательного письма

Когда вы пишете рекомендательное письмо, Найдите время, чтобы предоставить подробную документацию о вашем времени, проведенном с человеком, который попросил вас написать письмо.

Получите подробную информацию от человека, который запросил письмо, чтобы вы хорошо понимали его желаемый результат и почему он хорошо подходит для работы / компании, в которой они заинтересованы.

Ваше письмо должно быть отформатировано аналогично вышеупомянутым деловым письмам, и вот пример того, что вы можете написать в теле:

Я с большим удовольствием рекомендую Лили Смит на должность менеджера по маркетингу в XXX. Лили проработала в маркетинге в [вставьте название своей компании] более двух лет, в течение которых дважды получала повышение.Она постоянно демонстрирует свои способности и энтузиазм; ей удалось внедрить систему YYY в нашем отделе, которая привела к ZZZ. Я уверен, что она отлично подойдет на должность менеджера по маркетингу в вашей команде; она добавила бы ценности, добавив на стол [то, то и то].

Хотя приведенное выше является кратким примером, вам следует подробно рассказать о любых подробностях, которые вы можете сообщить о конкретных достижениях и положительных качествах кандидата.

Не пропустите подобные статьи.Подписаться!

Формат официального рекомендательного письма (8+ образцов писем и примеров)

Официальное рекомендательное письмо или рекомендательное письмо — это письмо, в котором оцениваются сильные стороны автора письма по отношению к выполнению конкретной задачи. Официальное рекомендательное письмо обычно пишется, когда вы ищете работу или стипендию за границей.

Как оформить официальное рекомендательное письмо?

* Составьте макет письма.

* Получите достаточно информации о человеке, которого вы рекомендуете, и спросите о занимаемой должности.

Ниже представлен формат рекомендательного письма

Как и любое другое письмо, вы должны начать с его или ее адреса в верхнем правом углу страницы. После чего вы пишете дату. Ниже, на левом поле, введите адрес получателя, напишите имя, если вы его знаете, а если нет, просто напишите название учреждения. Это должно сопровождаться приветствием, т.е.Уважаемый господин / госпожа.

Например;

МЭРИ ДЖЕКСОН,
, УЛИЦА 863 МН,
, COOLLY, LA 5654,

20 февраля 2017

RESACD HOUSE
7594 JK STREET
POLY, NY 57382

Уважаемый господин / госпожа,

В этой части вы должны попытаться создать положительный имидж, который понравится получателю. Однако не стоит слишком хвалить человека, которого рекомендуют. Он должен быть кратким и в то же время восторженным, поскольку первое впечатление является ключевым.

например; «Для меня большая честь рекомендовать мисс Шэрон на должность главного регистратора в вашей компании».

• Знакомство с вашими отношениями с рекомендованным человеком

Сообщите получателю письма, как вы узнали рекомендованного человека. В этой части вы сможете продемонстрировать свои успехи и квалификацию.

например; «Я встретил Джорджа, когда мы были в оперативной группе, возглавлявшей расследование. «

• Кандидаты квалификационные

Здесь важно подчеркнуть квалификацию и успех рекомендованного человека. Вместо того, чтобы описывать человека в целом, вам следует сосредоточиться на деталях и, по возможности, добавлять примеры. В то же время не забудьте похвалить человека. Более того, вы можете сравнить успехи кандидата с успехами других людей на их предыдущем месте работы или учебы, чтобы показать его или ее большие способности в том, что он делает.

Например; «Скорость работы мисс Шэрон превышала совместные усилия трех других ассистентов в больнице».

Однако не следует преувеличивать успехи и способности человека, так как если его или ее схватят, он / она может не оправдать предъявляемые ожидания. Если у кандидата есть слабое место или место, не скрывайте это, поскольку в будущем это может вылиться в неловкое положение.

Например: «Мисс Шэрон задает темп и энергична, неустанная и перфекционистка в том, что она делает и что от нее требуется. ”

и, если возможно, вежливо оставьте там свой контакт на тот случай, если он захочет узнать больше о кандидате. После этого вы должны подписаться либо «искренне», либо «спасибо», а затем поставить свою подпись.

например;

С уважением,

Мэри Джексон.

Образец официального делового рекомендательного письма

Образец рекомендательного письма для бизнеса — это рекомендательное письмо от бывшего менеджера, в котором хвалятся и подчеркиваются услуги определенного сотрудника.Рекомендация менеджера рекомендует сотрудника на позицию управления обслуживанием клиентов, поскольку этот сотрудник был активом для компании.

Скачать

Официальное рекомендательное письмо для медсестер

Официальное рекомендательное письмо для медсестер, как следует из названия, может служить образцом, когда человеку необходимо написать рекомендательное письмо для профессионального медсестры или даже для студента медсестры. Чтение соответствующих образцов может оказаться большим подспорьем при написании рекомендательных писем.

Скачать

Официальное рекомендательное письмо Пример

Официальное рекомендательное письмо служит образцом для написания рекомендации бывшему сотруднику, рекомендующей его для новой работы. Он подчеркивает способности сотрудника. В этом письме упоминаются сильные стороны сотрудника в его работе.

Скачать

Образец официального рекомендательного письма

Образец официального рекомендательного письма о трудоустройстве рекомендует определенного бывшего сотрудника в организации.Он подчеркивает, насколько успешно этот сотрудник выполнял свои обязанности во время пребывания в прежней компании. В этом образце упоминается сильная сторона, которая весьма ценна, то есть при необходимости задавать бывшему работодателю дополнительные вопросы.

Скачать

Образец официального рекомендательного письма на стипендию

Образец официального рекомендательного письма на стипендию, как следует из названия, представляет собой письмо, содержащее пробелы, которые человек может изменить в зависимости от должности и титула. Это письмо рекомендует определенного студента как идеального для получения определенной стипендии. Человек, пишущий это письмо, может использовать этот образец в качестве руководства и создать свой собственный материал, указав имя студента и указав соответствующую стипендию.

Скачать

Официальное рекомендательное письмо студента Образец

Образец официального рекомендательного письма студента рекомендует определенного студента для поступления на определенную программу в университете. Автор этого рекомендательного письма может указать имена в соответствии с их требованиями.Содержание письма будет служить руководством к тому, что включить в письмо, чтобы написать хорошую рекомендацию для студента.

Скачать

Шаблон письма с официальным рекомендательным письмом

Этот шаблон официального рекомендательного письма, как следует из названия, является шаблоном для тех, кто пишет, чтобы запросить рекомендательное письмо в поддержку своих соответствующих приложений. Образец подчеркивает навыки человека и то, чего он или она хотели бы достичь в жизни, и то, как рекомендация может быть очень полезной.

Скачать

Официальное рекомендательное письмо о трудоустройстве Пример

Пример официального рекомендательного письма о трудоустройстве может служить образцом для тех, кто хочет написать рекомендательное письмо для сотрудника, который работал в разных местах. Это также подчеркнет обязанности, выполняемые сотрудником.

Скачать

образцов писем-запросов | LoveToKnow

Если вам сложно решить, как попросить что-то в письменной форме, просмотр образца письма-запроса — отличный способ получить идеи и вдохновение.Вместо того, чтобы смотреть на пустой экран, пытаясь понять, с чего начать, взгляните на примеры букв ниже.

8 шаблонов писем-запросов

Примеры писем-запросов ниже представлены в формате для печати, так что вы можете легко настроить текст для своих целей. Просто щелкните изображение, и письмо откроется в формате PDF, который вы можете редактировать, сохранять и распечатывать. Если вам нужна помощь в загрузке писем, ознакомьтесь с этими полезными советами по работе с печатными материалами Adobe.

Статьи по теме

1. Запрос поставщика материалов или информации

Когда вы покупаете товары или услуги у поставщиков, иногда полезно отправить запрос на получение информации в письменной форме. Следующий образец письма-запроса на необходимые материалы или информацию можно использовать, чтобы попросить поставщиков прислать подробную информацию о необходимых продуктах, услугах или материалах.

2. Запрос на отзыв клиента

Поскольку так много предприятий просят клиентов пройти опросы об удовлетворенности, вы можете обнаружить, что получите лучшие результаты, если отправите официальное письмо с просьбой к клиентам предоставить отзыв.Используйте этот образец документа в качестве отправной точки для вашего запроса.

3. Попросите клиентов написать отзыв

Поскольку потребители так сильно полагаются на отзывы при принятии решений о покупке, было бы неплохо побудить ваших довольных клиентов делиться своим положительным опытом в Интернете. Отправка письма — это уважительный способ сделать такой запрос, который может побудить к действию. Используйте этот шаблон в качестве руководства.

4. Образец письма-запроса на документы

Если вам нужно запросить копию документа, например подписанного договора аренды, гарантии или другого типа контракта, рекомендуется отправить официальное письмо-запрос.Используйте этот шаблон, чтобы помочь вам начать работу.

5. Письмо с просьбой об интервью

Если вы хотите узнать о возможных возможностях трудоустройства в компании, отправка письменного запроса на собеседование вместе с резюме может быть хорошим способом начать работу. В письме ниже приводится пример.

6. Письмо с просьбой о повышении заработной платы

Если вы готовы официально запросить повышение заработной платы, рекомендуется отправить запрос своему начальнику в письменной форме.Используйте этот образец письма в качестве отправной точки, не забывая приспосабливать ключевые моменты к вашей конкретной ситуации.

7. Письмо с просьбой о пожертвовании

Если вам нужно попросить пожертвования, используйте один из этих образцов писем с просьбой о пожертвованиях в качестве отправной точки. Вы найдете версии, подходящие для различных типов запросов на пожертвования, включая запросы на конкретные проекты, общие пожертвования, спонсорство и многое другое.

8. Запрос рекомендательного письма

Если вам нужно попросить кого-нибудь написать письмо с рекомендацией о приеме на работу, стипендии, награде или членстве в организации, используйте этот шаблон для запроса рекомендательного письма.Это отличный способ начать работу, хотя, конечно, вам нужно будет настроить его под свой конкретный запрос.

Общие советы по написанию письма-запроса

Вы можете повысить вероятность того, что получатель вашего письма согласится с тем, что вы просите его сделать, выполнив несколько простых шагов для написания деловых писем. Следующие предложения помогут вам написать эффективное письмо-запрос:

• Используйте соответствующий формат делового письма.
• Будьте проще.В первом абзаце расскажите получателю, почему вы пишете.
• Если необходимо, предоставьте получателю соответствующую информацию, чтобы помочь ему вспомнить, кто вы. Например, если вы пишете бывшему профессору, объясните, в каком классе вы учились и в каком году. Если вы пишете бывшему руководителю, напомните ему, когда вы работали с ним. Эти детали помогают читателям найти то, откуда они вас знают.
• Кратко объясните, что вы хотите, чтобы читатель сделал. Если есть крайний срок, поделитесь и этой информацией.
• Предоставьте читателю всю информацию, необходимую для выполнения вашего запроса.
• Приложите любую подтверждающую документацию, которая может понадобиться получателю.
• Укажите свою контактную информацию, включая полное имя, почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты, в теле письма. Попросите читателя связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы или опасения по поводу вашего запроса.
• Поблагодарите человека за его внимание.
• Завершите письмо, используя подходящее закрытие для профессиональной переписки.

Считайте читателя

Когда вы пишете письмо с просьбой, поставьте себя на место человека, который его прочитает. Это важно, отправляете ли вы письмо-запрос поставщику, покупателю, сотруднику или другому лицу. Вычитайте черновик своего письма, чтобы убедиться, что он не содержит ошибок и имеет смысл в написанном виде. Дважды проверьте, что читателю не потребуется дополнительная информация, чтобы решить, могут ли они ответить утвердительно на ваш запрос. Внесите необходимые изменения перед отправкой письма.

Шаблон делового письма для Word

Написание хорошего делового письма требует времени и усилий. Важно выбрать правильную формулировку и включить нужное количество деталей. Не менее важен формат вашего письма. Убедитесь, что вы используете профессиональный и правильный формат делового письма, например традиционный блочный формат . Ознакомьтесь с нашим бесплатным образцом шаблона делового письма , который поможет вам начать работу. Продолжайте читать после блока загрузки, чтобы получить дополнительные советы и ссылки на другие ресурсы.

Объявление

Шаблон делового письма

Описание

Используйте этот шаблон, чтобы написать практически любое официальное деловое письмо, используя стандартный формат блока . Просто скачайте его, введите свое имя и адрес и напишите письмо. Для получения примеров того, что сказать в вашем письме, просмотрите различные образцы писем и обратитесь к некоторым другим веб-сайтам, на которые мы ссылаемся.

«Без установки, без макросов — просто письмо» — Джон Уиттвер и Брент Вес

Советы по написанию эффективного делового письма

• Будьте лаконичны и продолжайте тему
• Будьте профессиональны — не будьте слишком знакомы или расслаблены
• Будьте конкретны в своих заявлениях и запросах
• Убедитесь, что вы указали достаточно деталей для эффективного общения
• При использовании фирменного бланка повторять адрес отправителя не нужно — просто начните с даты
• Укажите правильную контактную информацию
• Используйте двоеточие «:» после приветствия.

Образец делового письма

Это простое деловое письмо с использованием формата блока .

[Ваше имя]
[Почтовый адрес]
[Город, Санкт-Zip]

[Сегодняшняя дата]

[Имя получателя]
[Заголовок]
[Компания]
[Адрес]
[Город, Санкт-Zip]

Уважаемый [Имя получателя]: (Если неизвестно, используйте Кому это может быть интересно 🙂

[Краткий вводный абзац с указанием цели]

[Дополнительная информация]

[Заключительная информация, резюме или благодарность, если необходимо]

С уважением,

(подпишите здесь для писем, отправленных по почте или факсу)

[Ваше имя]
[Заголовок — если применимо]

Корпуса:
CC:

Дополнительные образцы шаблонов деловых писем

Связанное содержимое

Ссылки и ресурсы

Шаблон письма о нашем деловом письме

Если вам нравятся наши бесплатные деловые письма, пожалуйста, дайте ссылку на эту страницу со своего веб-сайта или блога. Однако мы не разрешаем другим сайтам размещать наши файлы. Вы можете использовать следующий URL для своей ссылки:

https://www.vertex42.com/WordTemplates/business-letter.html

Заявление об отказе от ответственности: Содержимое этой страницы предназначено для использования в образовательных целях и не должно рассматриваться как юридическая или профессиональная консультация.

Примеры формата делового письма. — Центр письма — UW – Madison

В этом разделе вы найдете множество учебных материалов, которые мы разработали для обучения в нашем Центре письма.

Однако у этих материалов есть ограничения. Задания различаются, и разные преподаватели хотят разных вещей от студентов-писателей. Поэтому приведенный здесь совет может относиться или не относиться к вашей письменной ситуации.

Наконец, раздаточные материалы могут дать лишь часть индивидуальных рекомендаций, которые может предоставить индивидуальная конференция с инструктором Центра письма. Если у вас есть вопросы по поводу информации, содержащейся в наших раздаточных материалах, запишитесь на прием к инструктору Центра письма.

Блок формы

5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005 г.

Г-жа Хелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234

Уважаемая мисс Джонс:

А, формат деловых писем — есть форматы блоков, форматы с отступом и измененные форматы блоков. . . и неизвестно какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат блока, один из двух наиболее распространенных форматов.Для получения авторитетных советов обо всех вариантах мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (Нью-Йорк: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте. Кажется, нет единого мнения по поводу таких тонких моментов, как пропускать строку после вашего обратного адреса и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы это сделаете; другие нет. Будем надеяться, что ваше деловое письмо будет успешным, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Когда вы используете блочную форму для написания делового письма, вся информация печатается по левому краю, с полями в один дюйм по периметру.Сначала укажите свой собственный адрес, затем пропустите строку и укажите дату, затем пропустите еще одну строку и укажите внутренний адрес стороны, которой адресовано письмо. Если вы используете фирменный бланк, на котором уже указан ваш адрес, не вводите эту информацию повторно; просто начните с даты. В официальных письмах по возможности избегайте сокращений.

Пропустить еще одну строку перед приветствием, после которого следует двоеточие. Затем напишите текст письма, как показано здесь, без отступов в начале абзацев.Пропускайте строки между абзацами.

После написания текста письма введите завершение, затем запятую, оставьте 3 пустые строки, затем введите свое имя и заголовок (если применимо), все влево. Подпишите письмо в пустом месте над напечатанным именем. Разве это не выглядит профессионально?

С уважением,

Джон Доу
Помощник по административным вопросам

Форма с отступом

5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005

г-жаХелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234

Уважаемая мисс Джонс:

А, формат делового письма — есть форматы блоков, форматы с отступом
и модифицированные форматы блоков. . . а кто
знает что другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат
с отступом, один из двух наиболее распространенных форматов
. Для получения авторитетных советов обо всех вариантах,
, мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд.(New
York: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте
. Кажется, нет единого мнения по поводу таких тонкостей
, как пропускать строку после вашего обратного адреса
и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы
сделаете; другие нет. Будем надеяться, что ваше деловое письмо
увенчается успехом, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес на
вверху, выровняв левый край адреса с центром
страницы.Пропустите строку и введите дату так, чтобы
совпало с вашим адресом. Введите внутренний адрес и приветствие
слева; после приветствия ставится
двоеточие. В официальных письмах избегайте сокращений.

Сделайте отступ первой строки каждого абзаца на полдюйма.
Пропускать строки между абзацами.

Вместо того, чтобы размещать строки закрытия и подписи
заподлицо влево, введите их в центре, даже с адресом
и датой выше, как показано здесь.Разве это не выглядит
профессионально?

С уважением,

Джон Доу

.