Образец описи дел: Приложение N 11. Образец описи дел постоянного хранения за соответствующий год \ КонсультантПлюс

Содержание

Правила заполнения описи дел постоянного хранения

Директору

Бухгалтеру

Кадровику

Частые вопросы

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?

Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Опись дел постоянного хранения – систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.

Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.

Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:

— наименование организации
— индекс дела
— заголовок дела
— дата дела
— число листов в деле
— примечание

1. Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.
2. Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел.

3. Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

4. Дата дела

данной графе указываются крайние даты дел.

5. Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

6. Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Контакты

+7 495 506 13 79

[email protected]

БЦ Очаково, ул. Озёрная 47а, м. Озёрная

Опись дел постоянного хранения | Делопроизводство

Помещено в тему: Описи дел

Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).

Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).

Правила составления описи дел постоянного хранения

Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).

Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.

В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.

При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).

Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).

Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения

После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).

Образец описи дел постоянного хранения

Открытое акционерное общество
«Кориандр»
(ООО «Кориандр»)

Фонд № 854

Опись № 1
дел постоянного хранения

за 2011 год

УТВЕРЖДАЮ
директор
ОАО «Кориандр»
____________В.Н. Фунтикова
30.09.2014

		Общий отдел
252	01-07	Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1	15 января- 22 июня 2011	234	Связка № 26
253	01-07	То же, № 83-128. Том 2	08 июля- 27 декабря 2011	187
253а	01-08	Распоряжения № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год	02 февраля- 30 декабря 2011	40
254	01-12	Положения об отделах ОАО «Кориандр»	11.01.2011 22.03.2011	86
…	…	…	…	…
288	…	Последний заголовок в данном годовом разделе описи	…	…

Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены.

Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.

К записи 446 комментариев

« Старые комментарии

Что такое вариант использования? Определение, шаблон и способ его написания

Для сбора требований и общения с заинтересованными сторонами на высоком уровне менеджеры по продуктам должны уметь описывать, как потребитель будет взаимодействовать с системой или продуктом. Это может включать описание пользователей продукта, как они взаимодействуют с продуктом и что он делает.

Отличный способ визуально представить эту информацию — создать вариант использования.

В этом руководстве мы определим, что такое вариант использования, опишем содержащиеся в нем элементы и для чего они предназначены, а также пошагово рассмотрим, как создать вариант использования.

Мы также рассмотрим несколько примеров использования, чтобы показать, как они выглядят на практике.

Если вы хотите написать свой собственный вариант использования, следуя этой статье, вот бесплатный шаблон варианта использования. Чтобы использовать шаблон, выберите Файл > Создать копию в верхней строке меню.

Содержание

Что такое вариант использования?
Кто создает варианты использования?
Для чего предназначен вариант использования?
Элементы варианта использования
- Актеры
- Системы
- голов
- Предварительные условия
- Основной поток
- Альтернативные потоки
Как выглядит диаграмма вариантов использования?
Как написать вариант использования
Шаблон варианта использования
Пример варианта использования

Что такое вариант использования?

Вариант использования — это описание того, как пользователь взаимодействует с системой или продуктом. Компании создают варианты использования, чтобы установить сценарии успеха, сценарии отказа и любые важные варианты или исключения.

Многие организации используют инструменты моделирования вариантов использования, например Miro, LucidChart и SmartDraw, для написания или визуального представления варианта использования.

Варианты использования часто используются в средах разработки программного обеспечения для упрощения сложных концепций, но они могут быть столь же важны в управлении проектами для сбора требований и определения объема проекта.

Кто создает варианты использования?

В областях управления продуктами, разработки продуктов и тестирования продуктов используется методология вариантов использования. Менеджеры по продукту и разработчики используют варианты использования аналогичным образом: как инструмент проектирования, чтобы указать, как система будет реагировать на действия пользователя. Однако есть некоторые ключевые отличия.

Менеджеры по продуктам обычно документируют варианты использования, ориентированные на пользователя, тогда как разработчики документируют варианты использования, ориентированные на продукт. Варианты использования, ориентированные на пользователя, в первую очередь связаны с пользователем и его целями. Затем они передаются разработчикам для принятия решений в процессе разработки продукта.

Разработчики продуктов часто добавляют технические и дизайнерские элементы, чтобы обеспечить важный контекст. Этот набор улучшенных вариантов использования дает команде разработчиков понимание, необходимое для начала проектирования, создания и тестирования продукта и его функций.

Вариант использования предназначен для выявления требований к системе на ранней стадии процесса.

Более 200 000 разработчиков и менеджеров по продуктам используют LogRocket для создания лучших цифровых приложений

Подробнее →

Варианты использования сосредоточены на пользователях системы, а не на самой системе. Пользовательский кейс должен быть понятен всем заинтересованным сторонам, а не только разработчикам и тестировщикам, потому что в основном это повествовательная проза. Сюда входят клиенты, пользователи и руководители.

На ранних этапах планирования вы должны задействовать те роли, которые лучше всего подходят для решения текущей проблемы. Это побуждает конечных пользователей покупать решение и снижает количество сюрпризов после установки системы.

Каждый вариант использования разработан специально для охвата только одного приложения системы. Тем не менее, ключевым преимуществом моделирования вариантов использования является то, что оно также охватывает все потенциальные проблемы. Обнаружение второстепенных требований на ранних стадиях проекта экономит массу времени за счет выявления исключений из успешного сценария.

Наконец, после создания варианта использования вы можете использовать его для управления созданием многих других компонентов разработки программного обеспечения, таких как объектные модели, определения тестовых случаев, пользовательская документация и планирование проекта (оценка стоимости, сложности и планирования).

Для менеджера по продукту одним из лучших оправданий для создания вариантов использования является то, что они служат подлинными связующими точками. Они должны быть понятны как деловым, так и техническим пользователям, чтобы каждый мог их прокомментировать.

Бизнес-аналитики используют варианты использования в качестве инструмента коммуникации, чтобы объединить людей, чтобы они использовали общий подход и разделяли общее понимание того, на что нацелено программное обеспечение.

С другой стороны, менеджер по техническим продуктам может использовать прецеденты для взаимодействия с заинтересованными сторонами без использования технического жаргона, говоря больше о том, что система делает, а не о том, как она это делает. Когда вы приступите к грязной работе по кодированию, это действительно поможет вам ускорить и прояснить общение, чтобы убедиться, что вы создаете то, что действительно нужно и чего хочет бизнес.

Элементы варианта использования

Давайте разберем компоненты типичного варианта использования и объясним цель и задачу каждого:

Актеры
Системы
голов
Предварительные условия
Основной поток
Альтернативные потоки

Актеры

Актеры — это люди или вещи, взаимодействующие с вашей системой. Актером может быть человек, компания, команда или что-то еще. Все, что существует вне системы и участвует в каком-либо взаимодействии с ней, квалифицируется как актор.

Заинтересованное лицо, которое запускает процесс взаимодействия для достижения цели с помощью вашей системы, называется основным действующим лицом.

Подпишитесь на нашу рассылку по управлению продуктами
Получайте подобные статьи на свой почтовый ящик

Примечание: для этого контента требуется JavaScript.

Возможности шаблона варианта использования и как его создать для вашего следующего проекта

Чтобы эффективно руководить проектами, вам нужны варианты использования для четкой коммуникации между заинтересованными сторонами и разработчиками. Вариант использования объясняет, что делает система, ее пользователи и возможные взаимодействия с системой, веб-сайтом или процессом.

Кроме того, шаблон варианта использования создает основу для создания любого количества вариантов использования для проекта.

В этом руководстве обсуждается важность создания шаблона варианта использования перед началом проекта на основе вариантов использования. Кроме того, мы поделимся шаблонами профессиональных вариантов использования, которые готовы к использованию прямо сейчас.

Начнем.

Содержание

Что такое вариант использования?
Какова цель шаблона варианта использования?
Два основных типа примеров использования
Что должно быть включено в шаблон варианта использования
Как создать шаблон варианта использования с помощью Visme
ошибок, которых следует избегать при создании шаблонов вариантов использования

Quick Read

Варианты использования четко и кратко описывают, как система, продукт или услуга могут быть использованы для решения конкретной проблемы или удовлетворения конкретной потребности.
Шаблоны вариантов использования могут использоваться всеми, кто связан с системой или продуктом, включая дизайнеров, инженеров, менеджеров и всех, кому полезно визуализировать реакцию системы на действия пользователя.
Использование шаблона варианта использования может дать четкое представление о том, как взаимодействуют системы и пользователи, систематический способ сбора требований и передачи их заинтересованным сторонам.
Полный шаблон варианта использования должен включать следующее: заголовок и идентификатор, сводку, действующие лица, триггер, поток, альтернативы, исключения и диаграмму варианта использования.
Шаблоны и инструменты Visme — это самый простой способ создать вариант использования, который легко понять и использовать.
Выберите шаблон варианта использования из библиотеки Visme, настройте его, перетащив элементы, поделитесь им со своей командой и используйте в любое время.

Что такое вариант использования?

Вариант использования — это общий термин, который объясняет и визуализирует взаимодействие между пользователем (актером) и системой или процессом. Основная идея вариантов использования заключается в том, что их может понять любой, независимо от того, работает ли он в сфере технологий или бизнеса.

Каждый вариант использования подробно описывает шаги по достижению цели, выделяя требования для разработки системы, веб-сайта или процесса. Действие в варианте использования не является открытым; у него есть начало и конец. Актер в каждом варианте использования предназначен для достижения цели и получения ценности по завершении.

Для дальнейшего улучшения взаимопонимания между заинтересованными сторонами в сценариях использования используется UML (унифицированный язык моделирования) для меток, имен и стилей диаграмм. Пока у вас есть UML для важных битов, вы можете добавлять фирменные цвета, элементы и детали в шаблон варианта использования.

Варианты использования не являются единичными документами; они оформлены в виде наборов. В начале проекта сначала создайте шаблон варианта использования. Используя этот шаблон, создайте новый вариант использования или каждое действие в системе, которое достигает цели. В том же документе включите любые альтернативные потоки или исключения.

Все варианты использования объединены в файл для удобства доступа. Это документация по системным требованиям для совместного использования всеми заинтересованными сторонами. Каждый вариант использования имеет список требований, диаграмму вариантов использования или и то, и другое. Когда он включает в себя и то, и другое, он обеспечивает еще большую легкость понимания между вовлеченными сторонами.

Что такое документ варианта использования?

Есть ли разница между вариантом использования и документом варианта использования? Ответ: Да. Документ варианта использования — это стандартизированный документ, подробно описывающий вариант использования. Он включает в себя этапы, предварительные условия, предположения и ожидаемые итоги или результаты.

С другой стороны, вариант использования — это общий термин, описывающий конкретный сценарий или взаимодействие между пользователем или системой и продуктом или услугой.

Другими словами, документ варианта использования — это конкретный экземпляр варианта использования, оформленный в виде структурированного документа.

Кто использует шаблон варианта использования?

Команды инженеров, бизнес-аналитики, менеджеры проектов, дизайнеры пользовательского интерфейса, веб-дизайнеры и все, кто получает выгоду от визуализации того, как пользователи и системы взаимодействуют и работают.

Преобразование сложной технической информации в простые для понимания отчеты

Создавайте подробные диаграммы рабочих процессов , систем и процессов, чтобы увидеть, как они взаимодействуют
Легко создавайте и делитесь ресурсами для вашей команды рекомендации по обеспечению безопасности
Получите больше наглядности при общении , чтобы гарантировать, что сложная информация резонирует и погружается в

Зарегистрироваться. Это бесплатно.

Каковы преимущества варианта использования?

Они пригодятся на каждом этапе разработки или создания для поддержки общения и понимания. Визуализируя потоки действий между пользователями и системами на едином языке, заинтересованные лица могут видеть, как все работает и чего ожидать.

Ваша команда может поддерживать варианты использования с профилями пользователей. Это поможет установить сцену для варианта использования и лучше понять потребности пользователя. Вот шаблон профиля пользователя, который поможет вам организоваться.

Какова цель шаблона варианта использования?

Чтобы создать вариант использования, вам понадобится шаблон варианта использования. Вы не делаете один документ варианта использования; вы создаете много для каждого проекта. Шаблон контролирует визуальную основу на протяжении всего процесса создания всех вариантов использования.

Шаблон вариантов использования — это многоразовый цифровой документ со всем необходимым для создания неограниченных вариантов использования. В базовом шаблоне все пустые места заполнены в соответствии с каждым вариантом использования. Каждая диаграмма варианта использования в шаблоне персонализирована в соответствии с вариантом использования, к которому она принадлежит.

Как шаблоны вариантов использования помогают вашему бизнесу? Шаблоны вариантов использования экономят время и усилия при создании анализа вариантов использования для проекта. С помощью Visme вы можете создать фирменный и проприетарный шаблон варианта использования внутри рабочей области для проекта. Предоставьте доступ к шаблону всем заинтересованным сторонам, чтобы они могли создавать варианты использования для визуализации потоков.

Представьте, что вы руководитель проекта или владелец продукта, отвечающий за разработку нового инструмента планирования внутри SaaS. Генеральный директор объясняет, чего они хотят от нового инструмента, а ваша задача — объяснить это ИТ-командам и инженерам. Вы решаете использовать вариант использования для создания инструмента. Это могут быть некоторые из вариантов использования, которые вам нужно создать:

Подключить социальный канал к рабочей области
Запланировать публикацию на Facebook
Изменить дату публикации поста
Повторно используйте старую публикацию для повторного планирования

Если у вас есть все варианты использования в одной коллекции для проекта, они готовы к использованию в качестве документации и единого источника достоверной информации для всех участников. Включите ссылку с доступом к этой папке в свои отчеты о проделанной работе. Для беспрепятственной визуальной коммуникации с заинтересованными сторонами используйте фирменный подход к дизайну. В Visme есть сотни шаблонов вариантов использования, которые помогут вам правильно начать работу. Вот тот, который вы можете использовать прямо сейчас.

Диаграммы вариантов использования и шаблоны вариантов использования

Диаграммы вариантов использования существуют как часть документа или шаблона вариантов использования. Они представляют собой визуальное представление действующих лиц, триггеров, потока и действия от начала до конца по направлению к цели.

Диаграмма вариантов использования состоит из фигур, линий, значков и пояснительного текста. Действие начинается сверху и течет вниз к завершению. Фигуры визуализируют действия и реакции актеров. Линии соединяются с формами, создавая поток, а значки визуализируют типы задействованных актеров и систем.

Вот схема вариантов использования, объясняющая процесс заказа в интернет-магазине.

Два основных типа примеров использования

Варианты использования — это полезные инструменты коммуникации и разработки во многих аспектах бизнеса. Вы увидите их в основном в области ИТ, проектирования, разработки программного обеспечения и системного анализа. Но они также актуальны и практичны в деловой среде.

Варианты использования системы

Первый тип варианта использования — это вариант использования системы. Они определяют и визуализируют конкретное действие между пользователем и системой или между системой и другой системой. Они детализируют поток между триггером и разрешением.

Как правило, основным действующим лицом в сценарии использования системы является человек, пытающийся достичь цели. Второстепенный актор — это система или программное обеспечение, которое реагирует на действие и помогает достичь цели.

Прецедент как инструмент родился в ИТ и инженерии как способ лучшего обмена концепциями разработки между различными командами и заинтересованными сторонами. Варианты использования системы были оригинальными и были разработаны с помощью UML.

Варианты использования продукта аналогичны вариантам использования системы, поскольку они объясняют, как пользователи взаимодействуют с продуктом. Они обеспечивают контекст и информацию, необходимые командам разработчиков продукта для проектирования, создания и тестирования продукта.

Ниже приведен пример шаблона варианта использования продукта, который вы можете настроить.

Варианты использования в бизнесе

Варианты использования в бизнесе более концептуальны, чем варианты использования в системе. В бизнес-варианте визуализация — это то, как актеры взаимодействуют с бизнесом и как он реагирует на то, как актер достигает своей цели.

Типичные примеры использования в бизнесе включают HR-процессы, взаимодействие с клиентами для удовлетворения потребностей, сценарии продаж и другие бизнес-потоки. В большинстве случаев участниками бизнес-варианта будут люди.

Шаблоны вариантов использования для бизнеса, подобные приведенному ниже, гарантируют, что ваши варианты использования задокументированы в согласованном формате, что упрощает понимание и принятие решений заинтересованными сторонами.

Совет для профессионалов: для разработки вариантов использования в бизнесе лучше всего начать с тематических исследований. Они уже объясняют текущий поток, который можно превратить в обширный шаблон бизнес-прецедента. Вы также можете создавать учебные документы или презентации с помощью Visme. Подготовьте интерактивную инфографику тематических исследований, чтобы включить ее в сообщения блога и годовые отчеты.

Что должно быть включено в шаблон вариантов использования

Помните, что варианты использования и шаблоны вариантов использования различны.
Вы можете создать бесконечное количество вариантов использования, используя один шаблон варианта использования. В приведенном ниже списке вы найдете подсказки для содержимого, которое необходимо заполнить для каждого нового варианта использования.

В дизайне шаблона напишите следующие элементы на этикетках и включите пустую область под ними или рядом с ними. Шаблоны вариантов использования Visme уже готовы для вас.

Название и идентификатор: Каждому варианту использования требуется название. В случае приведенного выше примера заголовок может быть: «Подключите социальный канал к рабочей области». Идентификатор предназначен для классификации в общей документации по вариантам использования. В этом случае это может быть: «Инструмент расписания 001», а остальные будут следовать в числовом виде. Используйте функцию динамического поля Visme, чтобы сэкономить время на добавлении идентификаторов.
Резюме: Резюме представляет собой пояснение из одного или двух предложений о варианте использования и о том, к какому проекту он относится. Он также включает в себя любые предварительные условия для действия или предыдущего шага, чтобы подготовить почву. Он также может иметь ссылку на папку анализа основного варианта использования или дорожную карту, частью которой он является.
Действующие лица: Каждый взаимодействующий пользователь или система является действующим лицом. Главный актер начинает действие. Система или человек, который реагирует, является второстепенным действующим лицом.
Триггер: Это начальное действие запускает поток к цели. Включите место для любых предварительных условий или предыдущей цели перед запуском потока.
Поток: Порядок, в котором происходят все действия и реакции. Поток написан по порядку от начала до конца в списке требований.
Альтернативы: Описание любых альтернативных потоков. Включите тег, подробно описывающий, в какой части потока начинается альтернатива.
Исключения: Объяснение всех исключений. Как и в случае с альтернативными вариантами, добавьте место для тега, который детализирует точку в потоке, в которой происходит исключение.
A Диаграмма вариантов использования : Диаграмма вариантов использования представляет собой визуализацию с фигурами, линиями и значками, которые определяют местонахождение действующих лиц, действий и потока. Диаграмма является важным элементом для полного и всестороннего варианта использования.

Как создать шаблон варианта использования с помощью Visme

В Visme есть все, что вам нужно для создания фирменного шаблона варианта использования многократного использования для ваших проектов. Воспользуйтесь преимуществами инструментов брендинга и элементов дизайна, чтобы разработать шаблон варианта использования, который легко воспроизвести, с которым легко сотрудничать и которым легко делиться.

Выполните следующие действия, чтобы создать привлекательный и практичный шаблон варианта использования с помощью Visme.

1. Выберите шаблон Visme или начните с нуля

Выберите шаблон варианта использования из нашей коллекции профессионально разработанных шаблонов.

Если вам нужен шаблон варианта использования продукта, шаблон варианта использования для бизнеса или любой другой шаблон варианта использования, вы найдете его в библиотеке Visme.

Выберите тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям, отрасли или конкретному проекту. Чтобы заклеймить его, легко измените цвета и шрифты с помощью инструментов редактирования.

Шаблоны Visme — лучший способ начать создавать варианты использования. Услышьте это от одного из наших клиентов, Брэда Уиллса, директора по снабжению в отделе аутсорсинга обработки кадров IBM (RPO)!

«С Visme вместо нескольких дней на создание страницы у нас ушло бы от 4 до 8 часов на процесс дублирования или создания шаблона и даже до 72 часов для проектов с уникальными потребностями и с огромным вкладом и обратно и обратно по дизайну. процесс.»

Чтобы узнать больше о том, как шаблоны Visme экономят ваше время и деньги, вы можете прочитать полное практическое исследование «Как IBM использует инфографику для привлечения и найма лучших специалистов». холст документа и создайте шаблон, используя блоки содержимого в качестве руководства. Создайте диаграмму вариантов использования с помощью инструмента блок-схемы, добавив соответствующие заголовки.

Действующие лица — это люди или системные значки; действия и реакции находятся внутри форм и линий, которые визуализируют поток от начала до конца. Ниже приведен пример шаблона варианта использования в бизнесе, который можно настроить для создания собственного.

Компания Visme запустила уникальную функцию «Ярлыки», которая упрощает процесс проектирования. Просто введите символ «/» на клавиатуре, и появится всплывающее окно практически со всем, что предлагает Visme. Все, что вам нужно для настройки шаблона варианта использования, — это всего лишь одно нажатие кнопки.

2. Создайте как рабочий лист

Создавая шаблон варианта использования, помните, что этот дизайн будет основой для всех шаблонов вариантов использования в проекте. Он предназначен для заполнения соответствующими данными и информацией в предоставленных местах. В разделе со списком требований должно быть достаточно места для написания контента. Думайте об этом как о рабочем листе, который многие люди будут использовать вместе или в свободное время.

Шаблоны вариантов использования Visme можно использовать для создания цифровой документации по проекту, которую затем можно хранить в рабочей области Visme. Их также можно загрузить в виде файла PDF или даже распечатать, если вашей компании по-прежнему требуются бумажные документы.

3. Заблокируйте содержимое, которое не меняется

Смысл шаблона варианта использования в том, что он упрощает создание варианта использования. Если разделы шаблона не закреплены на месте, это будет снижать производительность, поскольку элементы дизайна перемещаются и расстраивают пользователя. Visme позволяет создавать фирменные шаблоны с заблокированными элементами и текстом, что упрощает копирование и заполнение для любого количества вариантов использования.

Чтобы заблокировать такие элементы, как метки, текстовые поля, элементы форматирования, активы бренда, визуальные эффекты и фоны, дважды щелкните по ним и выберите параметр блокировки/разблокировки в раскрывающемся списке.

Вот короткое видео, показывающее, как блокировать и разблокировать объекты в Visme.

4. Создайте диаграмму вариантов использования

С другой стороны, диаграмма вариантов использования более сложна, чем список требований. Каждый вариант использования будет иметь немного другую диаграмму, поэтому не делайте шаблон диаграммы слишком сложным. Просто включите основы, на которых можно основываться. Не блокируйте элементы на диаграмме; им нужно будет двигаться, чтобы соответствовать потоку.

Средство создания блок-схем Visme — идеальный инструмент для создания диаграмм вариантов использования. Выберите из множества фигур и параметров форматирования, чтобы быстро приступить к работе. Соедините линии с фигурами в нужном вам положении и направлении и настройте поток, перетаскивая линии и фигуры соответствующим образом.

Легко добавляйте текст внутри фигур и персонализируйте шрифт и цвет. Добавьте соответствующие значки, чтобы визуализировать поток и действия, но не переусердствуйте.

5. Сохраните проект как фирменный шаблон и назначьте задачи

После того, как ваш шаблон варианта использования будет готов, сохраните его как фирменный шаблон в Brand Kit для этой рабочей области. Все члены команды в рабочей области будут иметь доступ к шаблону. Начав с шаблона варианта использования, создайте новый файл проекта. Добавьте в редактор столько шаблонов, сколько вам нужно для всего анализа, и назначьте определенные разделы членам команды.

У вас будет обзор того, над чем и где ведется работа. Вы будете знать, что уже сделано, а над чем еще нужно поработать.

6. Совместная работа и совместное использование

Совместная работа над стратегией варианта использования вместе с функциями совместной работы Visme. Оставляйте комментарии, добавляйте маркеры и заметки для себя или других членов команды. Работайте над вариантами использования вместе, независимо от того, где находятся люди. Нет никаких ограничений.

В качестве альтернативы можно использовать доску Visme для создания шаблона варианта использования для работы. Это будет особенно полезно, если вы одновременно делаете вариант использования с удаленной командой и вам нужно бесконечное пространство для добавления идей и заметок по мере его разработки.

Поделитесь готовым шаблоном варианта использования в цифровом виде с активной ссылкой; затем получатель может загрузить его в формате PDF. Вы также можете загрузить его в формате PDF и отправить своей команде в виде редактируемого файла. Visme предлагает множество возможностей для эффективной и беспрепятственной совместной работы.

Ошибки, которых следует избегать при создании шаблонов вариантов использования

При создании шаблона вариантов использования лучше всего следовать стандартизированным рекомендациям UML. Вы можете оформить внешний вид шаблона по своему усмотрению, но убедитесь, что он по-прежнему прост в использовании и понимании.

Вот некоторые ошибки, которых следует избегать:

Несоответствие терминологии и дизайна: При использовании UML придерживайтесь стандартных терминов во всем шаблоне. Если вы не используете UML, будьте ясны в терминах, которые вы выбираете, и никогда не используйте два разных термина, если они должны быть одинаковыми. Это особенно важно для соединения списка требований и схемы.
Непонятные диаграммы: Цель диаграммы прецедентов проста для понимания и достаточно проста для понимания любым человеком. Сделайте текст легко читаемым, линии легко читаемыми, а общий дизайн должен соответствовать списку требований.
Слишком много ненужных или расплывчатых деталей: Добавление слишком большого количества предпосылок к варианту использования излишне. Включайте только самое необходимое. Объясните альтернативы и исключения простым способом и включайте их только в том случае, если они достигают полного или нулевого завершения цели. В сценарии использования не должно быть никаких «может быть».

Усовершенствуйте свой шаблон варианта использования

Отличный способ улучшить корпоративную культуру и удержать сотрудников — постоянно искать лучшие методы коммуникации.

Образец описи дел: Приложение N 11. Образец описи дел постоянного хранения за соответствующий год \ КонсультантПлюс