Образец заполнения графика отпусков форма т 7: Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков
Изменение графика отпусков: как внести коррективы
9 сентября
2726
График отпусков на календарный год определяет очередность оплачиваемых отпусков работников. Работодатели утверждают его не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Рассказываем, в каких случаях документ подлежит корректировке, и как его изменить.
О том, как составить и утвердить график отпусков, читайте в нашем экспертном материале.
Содержание:
- Назначение графика
- «Льготные» категории работников
- Найм новых сотрудников
- Перенос сроков по инициативе работника
- Изменение сроков по инициативе работодателя
- Полезные советы
Назначение графика
Соблюдение очередности отпусков — обязанность работодателя и работника, и одновременно гарантия соблюдения интересов обеих сторон трудового договора.
Скачайте образец заполнения графика отпусков здесь.
Руководитель организации, при планировании очередности ежегодного отдыха подчиненных, руководствуется следующим.
- Желание работника пойти в отпуск в определенный период можно не учитывать, если тот не относится к «льготникам». Такой обязанности у работодателя по ст. 123 ТК РФ нет.
- Для «льготников» график не действует. Они имеют право взять оплачиваемый отпуск в любое время. По ним изменение графика отпусков проставляется по факту в соответствующей графе формы Т-7. В качестве основания указывается приказ о предоставлении отпуска работнику, если в компании используют такую форму.
- Когда в организации действует профсоюз, то график составляют с учетом его мотивированного мнения.
Порядок приведен в ст. 372 ТК РФ.
Порядок приведен в ст. 372 ТК РФ.Утвержденный график отпусков обязаны исполнять обе стороны трудового договора. Это следует из ст. 123 ТК РФ. Любые изменения в графике отпусков, например, перенос отпуска надо утверждать в том же порядке, что и сам график.
Совет
Мотивированное мнение профсоюза не означает обязательное согласие. Обязанность работодателя — направить график на согласование и получить письменную позицию первичной организации. Очередность отпусков можно утвердить и при несогласии профсоюза. |
«Льготные» категории работников
В график отпусков включают всех работников в штате, включая совместителей, «дистанционщиков» и «льготников». Статья 123 ТК РФ исключений не содержит.
Но внесение изменений в график отпусков в установленном ею порядке не оформляют для тех, кто может использовать свое право на оплачиваемый отдых в удобное для себя время или не по графику.
Список «льготников» скачайте здесь.
Прочие работники уходят в отпуск по очереди. Приказ о внесении изменений в график отпусков готовят при найме новых сотрудников, либо переносе сроков отдыха по инициативе одной из сторон трудового договора. Порядок действий зависит от причин корректировки дат.
Найм новых сотрудников
У кадровиков есть два варианта, как внести изменения в график отпусков по вновь принятым работникам, с учетом ст. 122 ТК РФ.
- Утвердить приказом дополнения по вновь принятым сотрудникам. Изменения в график вносятся в том же порядке, что и утверждается основной документ. То есть нужно получить мотивированное мнение профсоюза, если он есть в компании.
Скачайте приказ об изменении в график отпусков (образец) здесь.
- Не менять плановый график на год. Уход в отпуск нового работника оформить приказом. «Рабочий» вариант графика дополнить позицией по сотруднику и проставить в форме Т-7 в соответствующих графах даты по факту.
Совет
Во втором случае отпуск предоставляется по личному заявлению работника, которое визируется руководителями. Здесь у работодателя не возникает обязанности уведомить сотрудника за две недели до начала отпуска по ч. 3 ст. 123 ТК РФ. |
Перенос сроков по инициативе работника
У сотрудника могут возникнуть обстоятельства, из-за которых он захочет поменять даты отпуска. В этом случае работник пишет заявление на руководителя, в котором обосновывает перенос сроков. Работодатель не обязан нарушать очередность по графику, но он может пойти навстречу сотруднику и согласовать новые даты отпуска.
В ряде случаев руководитель обязан перенести сроки по ст. 124 ТК РФ: болезнь работника до или во время отпуска; несвоевременное уведомление о начале отпуска или невыплата отпускных.
Алгоритм внесения изменений в график следующий.
- Работник пишет заявление на имя руководителя организации о переносе даты оплачиваемого отпуска, в котором указывает причину переноса. Визирует документ у непосредственного начальника.
- Руководитель организации рассматривает заявление. При положительном решении он визирует документ и передает его в службу управления персоналом.
- Кадровик готовит проект приказа о переносе сроков отпуска и подписывает его у руководителя организации. После чего заполняет графы 8 и 9 графика по форме Т-7.
Визирует документ у непосредственного начальника.Скачайте образец приказа о переносе отпуска здесь.
Изменение сроков по инициативе работодателя
Руководитель может захотеть перенести даты отпуска сотрудника по разным причинам:
- производственная необходимость;
- привлечение работника во время отпуска к государственным обязанностям — например, к работе в избирательной комиссии.
Здесь нужно учитывать, что работник имеет право отказаться от предложения работодателя и уйти на отдых по графику. Отзыв из отпуска также возможен только с согласия сотрудника — ст. 125 ТК РФ.
Алгоритм внесения изменений в график будет следующий. Получаем согласие работника → выпускаем приказ о переносе сроков отпуска → вносим сведения в графы 8 и 9 формы Т-7.
Совет
Кадровики при подготовке приказа о переносе сроков не должны забывать про ст. 124 ТК РФ. Сотрудник не может работать без отпуска более двух лет подряд. |
Полезные советы
Получать подпись сотрудников об ознакомлении с графиком отпусков и изменениями в график необязательно. Такая позиция изложена в письме Минтруда от 9 декабря 2020 г. №14-2/ООГ-17846.
Приказы о переносе сроков отпуска хранятся пять лет в соответствии с п. 434 приказа Росархива от 20.12.2019 №236.
Разобраться с «подводными камнями» кадрового делопроизводства поможет наш сервис «Персональный консультант». |
📅 График отпусков: образец заполнения формы Т-7
Все официально трудящиеся граждане по закону имеют право на ежегодный отпуск. Но освобождение от работы они берут не тогда, когда захотят, а в соответствии с утвержденным в компании графиком. Этот документ составляется на типовом бланке. Нередко возникают вопросы касательно его заполнения. Образец графика отпусков позволит оформить документ грамотно, быстро и в сжатые сроки.
- 1 Унифицированная форма Т-7
- 2 Сроки составления графика на следующий год
- 3 Как правильно заполнить?
- 4 Как сделать в Excel с календарем?
- 5 Пример оформления бланка
Унифицированная форма Т-7
График отпусков – это нормативный локальный акт. Он утверждается руководителем предприятия после согласования с профсоюзным органом. Содержит сведения о времени предоставления основных и дополнительных оплачиваемых отпусков для всех сотрудников организации.
Данный документ помогает заранее оформить положенное по закону освобождение от работы, начислить деньги и произвести их выплату в срок, найти замену для отсутствующего сотрудника. Также он позволяет следить за своевременностью предоставления отпусков работникам.
Он дает возможность предупредить накопление дней освобождения от трудовой деятельности, нарушения положений действующего законодательства. Если компания использует унифицированные первичные документы, то график ей требуется оформлять на бланке Т-7. Он был утвержден еще в 2004 году Госкомстатом России №1.
Условно форму можно поделить на три части:
- в первой указываются реквизиты фирмы, название документа, его номер и дата составления, а также прочая общая информация;
- вторая часть представлена таблицей. В нее вносятся данные о сотрудниках, даты начала отпускных периодов;
- в третьей части пишется ФИО начальника кадровой службы, ставится его подпись.
С тем, как выглядит действующая форма графика отпусков, можно ознакомиться здесь.
Согласно статье №123 ТК России, график отпусков на предприятии является обязательным документом для работодателя и подчиненных.
Сроки составления графика на следующий год
Сроки подготовки графика установлены на законодательном уровне. В первой части статьи №123 ТК РФ сказано, что документ руководители организаций должны утверждать не позже, чем за две недели до наступления нового календарного года.
Это означает, что до 17 декабря график должен быть принят. Начинать составлять такой документ важно заранее. Ведь его нужно будет согласовать с профсоюзом. На это уходит определенное время.
Отсутствие графика отпусков расценивается как нарушение и карается штрафом. В утвержденный график в течение года вносятся изменения. Нередки случаи, когда отпуска по производственным или другим причинам переносятся. Также в течение года компания может принять нового сотрудника.
Он по закону имеет право уйти в первый отпуск спустя 6 месяцев после устройства в штат.
Все изменения касательно продолжительности и дат освобождения от работы по случаю отпускного периода, обязательно следует фиксировать в имеющемся графике.
Как правильно заполнить?
При составлении графика отпусков работодатель учитывает особенности протекания производственных процессов, пожелания сотрудников. Процедура оформления такого документа может быть установлена в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре.
График отпусков в каждом подразделении может быть свой. Это актуально для больших предприятий, где работают сотни и тысячи человек. В этом случае проекты графиков подготавливают руководители подразделений, а затем сдают их в кадровую службу организации. На основании полученных данных формируется единый документ.
Поэтому знать, как заполнить график отпусков важно не только сотрудникам кадрового отдела, но и начальникам структурных подразделений. Это упростит составление сводного документа. Также нужно понимать, как должен выглядеть правильно оформленный документ, руководителю организации.
Порядок заполнения графика отпусков:
- вверху листа в соответствующем поле пишется организационно-правовая форма и наименование компании по Уставу. Напротив, в ячейке, проставляется код ОКПО;
- ставится дата составления документа. Указывается, на какой год разработан график;
- пишется должность руководителя компании, его фамилия и инициалы. Ставится дата. Здесь после ознакомления с документом работодатель поставит свою подпись;
- заполняется таблица. Указывается структурное подразделение, должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер, запланированная дата начала отпуска, его продолжительность;
- ниже пишется фамилия, инициалы, должность руководителя кадрового отдела и ставится его личная подпись.
При составлении графика нужно помнить о том, что каждому работнику по случаю отпускного периода, в год положено минимум 28 календарных дней освобождения от трудовой деятельности (с учетом выходных и праздников).
Отпуск может быть перенесен на следующий период, но не более, чем два раза подряд. Эти дни накапливаются. Поэтому работнику может быть положено не 28, а 56 или 84 дня освобождения от труда.
Мнение эксперта
Ирина Васильева
Эксперт по гражданскому праву
Надо учитывать так же, что некоторые подчиненные имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска по закону. Эти периоды тоже необходимо включать в график.
Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:
+7 (499) 938-66-24 — Москва и обл.
+7 (812) 425-62-38 — Санкт-Петербург и обл.
8 (800) 350-97-52 — Другие регионы РФ
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Как сделать в Excel с календарем?
В штате крупных предприятий числится очень много сотрудников.
В этом случае график отпусков в виде таблицы может быть сложным для восприятия. Рекомендуется составлять календарь. Его легко сделать в MS EXCEL. Он будет иметь примерно такой вид:
Чтобы его получить, нужно сначала создать в Экселе таблицу графика отпусков, с указанием ФИО сотрудников, дат начала каждой части их основного отпуска и продолжительности дней освобождения от работы. Календарь создается при помощи конструктора диаграмм. Изначально используются данные по ФИО и датам ухода в первую часть отпуска.
Следует выбирать диаграмму типа «Линейчатая с накоплением». Чтобы ось Х имела виды шкалы времени, необходимо задать ее минимальные и максимальные значения. Чтобы их узнать, нужно в свободные ячейки вписать дату начала и окончания календарного года, а затем задать формат числа. Полученные данные следует внести в параметры оси в настройках.
Далее на диаграмму добавляются ряды отпусков, делается это следующим образом:
- скопировать продолжительность первой части отпуска из таблицы. Кликнуть мышкой по области диаграммы. Нажать сочетание клавиш Ctrl+V;
- создать отдельный столбец в таблице. В нем вычесть первую часть отпуска из второй. Затем информацию из этого столбца по всем сотрудникам скопировать и вставить в область диаграммы. Отобразиться вторая часть отпускного периода. Аналогичным образом вносятся данные по третьей части освобождения от трудовой деятельности.
Кликнуть мышкой по области диаграммы. Нажать сочетание клавиш Ctrl+V;Далее убираются ряды, расположенные между периодами отпусков. Делается это путем форматирования. Убирается заливка и границы. Чтобы диаграмма стала больше похожа на календарь, добавляются вертикальные и горизонтальные линии. Для этого во вкладке Конструктор нужно выбрать стиль диаграммы в виде сетки.
Пример оформления бланка
Если график отпусков составляется впервые, то, вероятно, возникнет немало вопросов по поводу заполнения бланка. Поэтому рекомендуется пользоваться примером. Образец такого документа позволит избежать допущения ошибок. Наверняка он есть в архиве компании.
Ведь такие документы составляются ежегодно.
Образец заполнения графика отпусков можно скачать здесь.
Таким образом, график отпусков оформляется на бланке Т-7. Утверждается в конце каждого года. При отсутствии такого документа компанию могут оштрафовать. Для наглядности многие руководители создают графики с календарем в программе Эксель.
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52
Заполнение Раздела 2 «Проверка и аттестация работодателя»
Работодатели должны заполнить и подписать Раздел 2 формы I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» в течение 3 рабочих дней с даты приема на работу своего сотрудника (дата приема на работу означает первый рабочий день).
на оплату). Например, если ваш сотрудник начал оплачиваемую работу в понедельник, вы должны заполнить Раздел 2 к четвергу той же недели. Если работа длится менее 3 дней, вы должны заполнить раздел 2 не позднее первого дня оплачиваемой работы.
Обязанности сотрудников по разделу 2
Сотрудники должны представить неистекшие оригиналы документов, подтверждающих работодателю их личность и разрешение на работу. Ваши сотрудники сами выбирают, какую документацию предоставить.
Работники должны предъявить:
- Один документ из Списка А; или
- Один документ из Списка Б в сочетании с одним документом из Списка С
Примечание:
- Список А содержит документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу
- Документы списка B показывают только личность
- Документы списка C показывают только разрешение на работу
При определенных обстоятельствах ваш сотрудник может предъявить приемлемую квитанцию вместо документа из списка A, B или C.
Квитанции только временно удовлетворяют требованиям к представлению документов в соответствии с Разделом 2. Если вы участвуете в программе E-Verify, вы можете принимать только документы из списка B, которые содержат фотографию.
Обязанности работодателя по Разделу 2
Работодатель или уполномоченный представитель работодателя заполняет Раздел 2. Работодатели или их уполномоченные представители должны физически изучить документацию, представленную работником, и подписать форму.
Работодатель или уполномоченный представитель должен:
- Введите фамилию, имя, отчество сотрудника и выберите правильный номер гражданства/иммиграции в области «Информация о сотруднике из Раздела 1» в верхней части Раздела 2.
- Убедитесь, что любой документ, представленный вашим сотрудником, является оригиналом и включен в Списки допустимых документов или является приемлемой квитанцией.
- Физически осмотрите каждый документ, чтобы определить, действительно ли он кажется подлинным и относится ли он к представившему его сотруднику. Если вы обнаружите, что документ не является подлинным и не имеет отношения к вашему сотруднику, позвольте вашему сотруднику представить другую документацию из Списков допустимых документов.
- Введите фамилию, имя и отчество вашего сотрудника (если есть) из Раздела 1.
- Введите название документа, орган, выдавший документ, номер(а) и дату истечения срока действия (если есть) из оригинального документа(ов), представленного вашим сотрудником.
- Введите дату, когда ваш сотрудник начал или начнет работать за плату.
- Укажите имя и фамилию, подпись и должность лица, заполнившего Раздел 2, а также дату заполнения Раздела 2.
- Введите фирменное наименование и адрес работодателя. Если ваша компания имеет несколько офисов, используйте наиболее подходящий адрес, который определяет местонахождение работодателя по отношению к сотруднику и заполнению им или ее формы I-9 (например, адрес, где форма I-9выполнен).
- Верните представленную документацию обратно вашему сотруднику.
Если вы обнаружите, что документ не является подлинным и не имеет отношения к вашему сотруднику, позвольте вашему сотруднику представить другую документацию из Списков допустимых документов.
Ввод дат в Раздел 2
Раздел 2 содержит два пробела, для которых требуются даты. Эти поля предназначены для:
- Первый день работы вашего сотрудника («дата приема на работу», что означает начало работы сотрудника за заработную плату или другое вознаграждение).
- Дата, когда вы ознакомились с документацией, представленной вашим сотрудником для подтверждения личности и разрешения на работу.
Дата начала работы сотрудника
Дата начала работы вашего сотрудника может быть текущей, прошлой или будущей датой. Вы должны ввести:
Текущую дату
- Если Раздел 2 заполняется в тот же день, когда ваш сотрудник приступает к работе за заработную плату или другое вознаграждение.
Прошедшая дата
- Если Раздел 2 заполнен после того, как ваш сотрудник начал работать за заработную плату или другое вознаграждение. Введите фактическую дату начала работы вашего сотрудника для получения заработной платы или другого вознаграждения.
Будущая дата
- Если Раздел 2 заполняется после того, как работник принял предложение о работе, но до того, как он или она приступит к работе за заработную плату или другое вознаграждение, укажите дату, когда работник предполагает приступить к такой работе. Если сотрудник приступает к работе в другую дату, вычеркните ожидаемую дату начала работы и впишите правильную дату начала работы. Дата и начальная коррекция.
Федеральные подрядчики, заполняющие форму I-9 для существующих сотрудников в результате присуждения федерального контракта с пунктом FAR E-Verify (PDF):
- Укажите дату, когда их сотрудники впервые начали работать для получения заработной платы или другого вознаграждения из Раздела 2 их ранее заполненной Формы I-9.
Дата, когда работодатель проверил документы сотрудника
Эта дата является фактической датой, когда вы заполняете Раздел 2, изучая документацию, представленную вашим сотрудником, и подписывая подтверждение.
Если ваш сотрудник является несовершеннолетним (младше 18 лет), имеет инвалидность (специальное размещение) или представляет документы, с которыми вы не знакомы, о том, как заполнять форму I-9, см. Специальные категории.. Если вам по-прежнему нужна помощь, обратитесь в Контактный центр формы I-9
- Справочник для работодателей M-274, Руководство по заполнению формы I-9, Форма подтверждения права на работу
- Примите участие в бесплатном вебинаре
- Кому нужна форма I-9
Используйте эту форму для запроса работы по совместительству в Калифорнийском университете в Лос-Анджелесе.
Об авторе