Образец заполнения торг 12: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

УПД-2023: бланк, образец заполнения

Иллюстрация:Karolina Grabowska/pexels

Форма УПД

При отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав вместо первичного документа и счета-фактуры можно использовать универсальный передаточный документ (УПД).

УПД могут применять любые организации и ИП, в том числе не являющиеся плательщиками НДС. Например, организации на упрощенной системе налогообложения для подтверждения расходов могут использовать УПД в качестве первичного учетного документа. При этом не нужно заполнять графы 7 «Налоговая ставка» и 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

УПД по сути представляет собой счет-фактуру с несколькими дополнительными реквизитами. Документ содержит элементы:

товарной накладной;
товарного раздела товарно-транспортной накладной;
накладной на отпуск материалов на сторону;
акта о приемке-передаче объекта основных средств.

Поэтому при оформлении реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав с помощью УПД организация объединяет в документе сведения из форм № ТОРГ-12, М-15, ОС-1, 1-Т и одновременно предъявляет покупателю или заказчику сумму НДС.

УПД может быть использован в качестве любого первичного документа, который подтверждает факт передачи ценностей, кроме случая, когда к первичным документам предъявляются специальные требования.

В одном УПД можно перечислить несколько взаимосвязанных операций, например, если продавец отгружает товары и монтирует их в помещении покупателя. В таком случае в УПД отдельными позициями указывают стоимость товаров и услуг по монтажу.

УПД можно оформить перевозку грузов и оказание услуг транспортной экспедиции. При этом в случае доставки товаров может дополнительно потребоваться транспортная накладная.

Кроме того, УПД можно использовать для посреднических операций. К примеру, когда заказчик, комитент, принципал или доверитель груза отгружают товары комиссионеру, посреднику, поверенному или агенту для продажи.

Такой УПД будет считаться документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 указываются реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняются строки:

2 «Продавец»;
2а «Адрес»;
2б «ИНН (КПП) продавца»;
6 «Покупатель»;
6а «ИНН (КПП) покупателя»;
6б «ИНН (КПП) продавца».

Применение универсального документа не исключает оформления операций с помощью товарной накладной и счета-фактуры. Разные способы оформления можно использовать даже в рамках одного договора.

Например, если договор предусматривает несколько отгрузок, то по одним партиям можно оформить товарную накладную и счет-фактуру, а по другим – УПД. Тогда покупатель сможет учесть расходы по налогу на прибыль, а сумму НДС принять к вычету.

Заполнение УПД

Порядок заполнения УПД зависит от статуса документа. Если организация использует УПД как первичный документ и счет-фактуру, документу присваивают статус «1» и заполняют все реквизиты. Это объясняется тем, что в УПД собраны все обязательные реквизиты для передаточных документов и счета-фактуры.

Данные УПД, которые включают реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняют по правилам, установленным для оформления этих документов.

Те реквизиты документа, которые дублируют счет-фактуру, составляются по правилам оформления счетов-фактур, которые установлены требованиями п. 5 и 6 ст. 169 НК и правилами заполнения счетов-фактур.

Если организация решает использовать УПД только как первичный документ, то в нем нужно указать статус «2». При этом заполнять документ надо только в части передаточного документа. Строки УПД, обязательные для счета-фактуры, можно оставить пустыми.

Важно помнить, что использовать УПД только в качестве счета-фактуры недопустимо. Так, если организация оформляет отгрузку товарной накладной, то счет-фактуру следует составлять лишь на бланке, утвержденном постановлением Правительства от 26. 12.2011 года № 1137.

Строки 1–7 и графы 1–11 в УПД со статусом «1» заполняются полностью. В строке 1 указывают регистрационный номер УПД и дату его составления. В документе со статусом «1» номер приводится согласно хронологии нумерации счетов-фактур, а в УПД со статусом «2» – согласно нумерации первичных документов.

При обнаружении ошибок в строке 1а ранее выписанного документа указывают номер и дату внесения исправлений.

В строках 2, 2а и 2б приводятся данные продавце, а в строках 6, 6а, 6б – данные о покупателе.
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе в строках 3 и 4 приводятся только при отгрузке товаров. При выполнении работ или оказании услуг эти строки не заполняются.

С 2021 года в документе появилась новая строка 5а «Документ об отгрузке», в которой указывают реквизиты первичного документа-основания для составления счета-фактуры.

Строка включает три поля:

«№ п/п» – в нем указывают порядковый номер записи в табличной части 1 счета-фактуры;
«№» – включает номер на отгрузку товаров, работ, услуг или имущественных прав, указанных в соответствующей строке графы 1 табличной части счета-фактуры;
«от» – включает дату отгрузочного документа.

УПД со статусом «1» выполняет функцию первичного документа и счета-фактуры, поэтому в строке 5а нужно продублировать реквизиты самого УПД.
В строке 7 указывают наименование и код валюты, а в строке 8 – номер госконтракта при наличии.

В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» указывают реквизиты договора или доверенности. В строку 9 «Данные о транспортировке груза» вносят реквизиты транспортных накладных или путевых листов, поручений экспедиторам, складских расписок, информацию о массе груза.

Форма УПД имеет реквизит «М.П.». Но его заполнять необязательно. Даже при отсутствии печати покупатель сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и обоснования расходов по налогу на прибыль.

Однако если поставить печать, продавец сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в том числе комиссионера (агента)», а покупатель – строку 19 «Наименование экономического субъекта – составителя документа». Обычно такая информация есть в оттиске печати организации, составившей документ.

УПД подписывают:

руководитель и главный бухгалтер организации – продавца или исполнителя;
сотрудники, ответственные за передачу или приемку товаров, работ, услуг или имущественных прав;
сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки, как со стороны продавца, так и со стороны покупателя.

УПД: бланк

Оформлять УПД можно и на бумаге, и в электронном виде. При реализации прослеживаемых товаров УПД формируется в электронной форме. Такой документ содержит те же реквизиты, что и счет-фактура, составленный при реализации прослеживаемых товаров.

Электронный УПД подписывается усиленной квалифицированной ЭЦП и направляется контрагентам по ТКС согласно правилам, установленным для УПД в ЭДО.

В отличие от форм счетов-фактур в бланк УПД изменения не вносят. Поэтому налогоплательщику рекомендуется самостоятельно дополнять его новыми реквизитами.

За пределами жирной рамки счета-фактуры можно вносить любые изменения. Когда изменения вносят в черную рамку, необходимо руководствоваться правилами заполнения счетов-фактур. Например, можно вносить дополнительные реквизиты между строкой 8 и таблицей, которую разрешается дополнять колонками слева от графы 1 и справа от графы 11. Также допустимо вносить дополнительные реквизиты после подписей руководителя и главного бухгалтера.

Если в 2023 году организация планирует оформлять хозяйственные операции с использованием УПД, то необходимо доработать бланк документа с учетом специфики деятельности. Форму документа следует утвердить в учетной политике. Также рекомендуется разработать правила проверки УПД для сотрудников, поскольку универсальный документ включает реквизит нескольких документов и требует повышенного внимания к правильности оформления.

УПД: образец заполнения

Заполнение УПД всегда начинается с определения статуса документа – «1» или «2». В шапке бланка указывают номер и дату УПД, данные о продавце и покупателе, грузоотправителе и грузополучателе при необходимости.

В табличной части УПД приводится информация об отгруженных товарах, выполненных работах, оказанных услугах, прописывают количественные и стоимостные показатели хозяйственной операции. Также в таблице УПД со статусом «1» заполняются данные об НДС, акцизах и прослеживаемых товарах.

Далее под табличной частью документа указывают количество листов, на которых документ составлен, и под табличной частью в строках 10, 13, 15 и 18 ставят подписи ответственные лица.

12 идей для бесшумного аукциона: полное руководство

Сбор средств, маркетинг

Автор статьи

Запросить демонстрацию

Узнайте, как ведущие некоммерческие организации используют Classy для сбора средств.

Запланировать демонстрацию

Опубликовано 27 июня 2016 г. • Время чтения: 6 минут

Несмотря на то, что тихие аукционы находятся на более тихой стороне спектра некоммерческого сбора средств, тихие аукционы могут быть эффективным способом для вашей некоммерческой организации привлечь своих участников и привлечь местных жителей. бизнеса в вашем деле. Эта идея по сбору средств для некоммерческих организаций также является отличным способом увеличить прибыль вашего мероприятия.

Чтобы помочь вам применить эту стратегию и провести лучший тихий аукцион, мы составили список советов, которые помогут вам провести первоклассное мероприятие.

Активизируйте свой аукцион на Classy Live

Чтобы провести успешный тихий аукцион, вам нужно определить и собрать предметы, которые приведут в восторг вашу аудиторию. При рассмотрении различных категорий предметов тихого аукциона имейте в виду, что чем привлекательнее предмет, тем больше шума и волнения он вызовет.

В общем, мы обнаружили, что эмпирические предметы снова и снова превосходят материальные. Эмпирические предметы создают воспоминания и путешествия для ваших гостей, которые начинаются во время вашего благотворительного сбора средств и продолжаются на протяжении всего срока действия предмета. Отличные предметы для тихого аукциона сформируют прочные связи между вашими жертвователями и теми, кто занимается сбором средств, поскольку жертвователи быстро начнут связывать свои забавные воспоминания с тем моментом, когда они стали победителем торгов на вашем мероприятии.

Еще лучше то, что ваши жертвователи расскажут своим друзьям и родственникам о своем замечательном опыте и свяжут приз с вашим сбором средств. Этот обмен создает удивительные устные рекомендации для вашего сбора средств, что приводит к еще большей базе доноров для вашего следующего благотворительного сбора средств.

Вот пять идей для тихого аукциона, которые, по нашему мнению, работают лучше всего для самих предметов.

Лучшие категории предметов аукциона

1. Деятельность, связанная с миссией

Когда дело доходит до идей тихого аукциона, подумайте о продвижении своей миссии. Это даст вашим участникам торгов не только повод для волнения, но и поможет участникам лучше понять ваше дело.

Если вы представляете организацию, которая занимается сохранением лесов, вы можете включить поездку в национальный лес для изучения региона и работы с организацией по очистке поездов. Если ваша некоммерческая организация работает вне сообщества, подумайте о возможности, которая вовлечет участников торгов и позволит им участвовать в вашей закулисной работе. Варианты бесконечны.

2. Путешествия

Предметы тихого аукциона, связанные с путешествиями, всегда пользуются огромным успехом. Независимо от того, можете ли вы получить поездку на Карибы по системе «все включено» или даже просто поездку на выходные в Новую Англию, гости, занимающиеся сбором средств, обожают шанс выиграть путевку. Товары для путешествий носят экспериментальный характер и дают вашим гостям возможность создать новые воспоминания. Вот несколько отличных мест для старта:

Поездки «все включено»
Отдых на выходные
Пребывание в отеле
Авиабилеты или мили

3. Экскурсии и развлечения

Так же, как путешествия вызывают волнение, экскурсии и мероприятия также очень популярны на аукционах, поскольку они обычно дают победителю торгов шанс попробовать что-то новое.

Прогулки и развлечения могут включать в себя широкий спектр услуг, но некоторые из наших любимых включают:

Дни спа
Экскурсии по местной пивоварне
Круизы на закате или круизы по гавани
Билеты в музеи
Комедийные вечера
Полеты на воздушном шаре
Активный отдых (пеший туризм, каякинг, банджи-джампинг)
Билеты в тематический парк

4.

Билеты на спорт, памятные вещи и мероприятия

хорошо выступить на тихом аукционе. Обязательно обратите особое внимание на то, где живет ваша аудитория — вы хотите, чтобы большинство ваших спортивных памятных вещей были связаны с домашней командой вашей аудитории. И не забывайте о спортивных или связанных со спортом мероприятиях — мы обнаружили, что они также генерируют высокие частоты ставок.

Игровые билеты
Подписанные памятные вещи
Шанс на встречу с местными знаменитостями спортсменов
Гольф -экскурсии
Ski Passes
классы йоги
Spin Classes

5. поп или рок-н-ролл, включите элементы, связанные с музыкой, чтобы привлечь трафик с высокой ставкой на ваше мероприятие. Думая о музыкальных произведениях, постарайтесь не ограничиваться только билетами на концерты.

Билеты на концерт
Пропуск за кулисы или возможность встретиться с музыкантом
Инструменты или альбомы с автографами известных музыкантов
Уроки музыки

6.

Еда

Предметы, связанные с едой, появляются почти на каждом безмолвном аукционе по сбору средств. Люди любят ходить куда-нибудь поужинать, посещать новые рестораны и пробовать новые виды еды. С точки зрения сбора, большинство ресторанов более чем готовы принять участие в скрытом аукционе, поскольку это возможность для продвижения их бизнеса. Вот несколько идей, как вы можете включить продукты питания на ваше мероприятие:

Подарочные сертификаты на ресторан
Сертификаты на услуги общественного питания
Ужин и вино
Кулинарные мастер-классы
Подарочные корзины с едой

Коллекция предметов Silent Auction

предметы для аукциона.

Ниже приведено краткое руководство о том, как приобретать предметы для тихого аукциона в вашей сети. Имейте в виду, что важно придерживаться процесса, оставаться последовательным и использовать все имеющиеся в вашем распоряжении связи.

1. Начните с друзей и семьи

Когда вы начнете поиск каждого предмета тихого аукциона, начните с людей, которых вы знаете лучше всего — ваших друзей и родственников.

Когда вы подключаетесь к своей сети (и просите своих друзей сделать то же самое), вы вовлекаете людей, которые уже близки вам и с большей вероятностью предоставят товары (за небольшую плату). Так что воспользуйтесь преимуществами этого низко висящего фрукта, чтобы получить ранний импульс для вашего тихого аукциона по сбору средств.

2. Публикация в социальных сетях

В рамках вашей работы с друзьями и семьей не бойтесь публиковать сообщения в своих личных аккаунтах в социальных сетях с просьбой о пожертвовании призов. В то время как публикация на страницах вашей организации в социальных сетях является данностью, публикация на ваших личных страницах или на сайте пожертвований может увеличить ваш охват, а также создаст некоторую раннюю шумиху и осведомленность о деле, для которого вы будете собирать средства. Если вам интересно, как развивать вашу некоммерческую социальную сеть, публикация в ваших личных социальных аккаунтах может помочь сдвинуться с мертвой точки.

3. Определите потенциальных доноров предметов

После того, как вы попросили своих друзей и семью пожертвовать предметы, пришло время выйти и обратиться к людям и организациям, с которыми вы, возможно, не имеете личной связи.

Потратьте некоторое время, чтобы определить сущности, которые, по вашему мнению, с наибольшей вероятностью будут донорами. Подумайте о ресторанах, местных предприятиях и даже о своих коллегах.

Отличный способ квалифицировать потенциальных потенциальных клиентов здесь — спросить себя, какие местные компании хотят повысить свою осведомленность о демографических группах, которые будут посещать ваше мероприятие.

Планируете ли вы пригласить на мероприятие по сбору средств в основном миллениалов? Если это так, вы можете обратиться к интересным новым технологическим компаниям в вашем городе. Ваша толпа немного старше? Возможно, имеет смысл обратиться к отелям или круизным компаниям.

4. Создайте список контактов

После определения ваших потенциальных целей создайте список контактов. Это позволит вам отслеживать ваши действия по распространению информации и определять, какие из них работают лучше всего.

Включите в свой список дату, вашу информационную активность (электронное письмо или звонок) и полученный вами ответ.

5. Начните свою работу с общественностью

Теперь пришло время выйти наружу. Тратьте некоторое время каждый день, отправляя электронные письма и звоня людям и организациям из вашего списка контактов. Не забудьте сообщить им о вашем деле и о том, как это событие принесет пользу вашей работе.

6. Используйте свой комитет, персонал и волонтеров

Наш последний совет — используйте ваш комитет, персонал, волонтеров и всех, кто помогает в вашем мероприятии по сбору средств. Хотя использование вашей собственной сети является эффективным способом получить предмет с благотворительного аукциона, если ваш комитет сделает то же самое, это значительно увеличит ваши усилия по распространению информации. Это увеличение охвата в конечном итоге приведет к более тихим аукционам более высокого качества.

Последние штрихи к вашей тихой акции

Еще один важный совет: расскажите потенциальным жертвователям (особенно ресторанам и предприятиям) об аудитории, которая будет присутствовать на вашем сборе средств, так как это может послужить простым способом для доноров продвигать свои местные бизнес. Один из наших любимых способов донести эту информацию — это краткая одностраничная страница с изложением ключевых деталей о вашей предполагаемой аудитории по сбору средств. Не забудьте указать такие вещи, как возраст и географическое положение ваших посетителей. Если вы проводите мероприятие не первый год, включите некоторую информацию о вашей аудитории за предыдущие годы.

Наконец, всегда отправляйте написанные от руки благодарственные письма людям и компаниям, которые пожертвовали вещи для вашего мероприятия. Это будет иметь большое значение для того, чтобы ваши спонсоры почувствовали себя ценными и захотели помочь вам с вашим следующим мероприятием.

Да для тихих аукционов, да для классных

В общем, у вас будет отличное начало, если вы сможете идентифицировать предметы молчаливого аукциона, которые по своей природе являются экспериментальными — это поможет создать положительные воспоминания и прочные отношения с вашими жертвователями. . Оттуда, придерживаясь дисциплинированной стратегии охвата, вы гарантируете, что вы соберете лучшие предметы для следующего сбора средств!

Начните работу с Classy сегодня, чтобы раскрыть потенциал ваших некоммерческих мероприятий по сбору средств. Независимо от того, проводите ли вы тихий аукцион в помещении или виртуально, Classy Live, наша виртуальная и гибридная платформа для проведения мероприятий, позволяет вам проводить аукционы, которые вы мечтали создать для своей некоммерческой организации.

Это гостевой блог Зака Хагопиана, соучредителя и главного операционного директора Accelevents, мобильной платформы по сбору средств, которая расширяет возможности бесшумных аукционов и розыгрышей посредством онлайн-торгов и ставок с помощью текстовых сообщений. Активный участник бостонской сцены сбора средств, Зак фокусируется на улучшении традиционных методов сбора средств и увеличении доходов от сбора средств.

Памятка на странице мероприятия с билетами

Загрузить сейчас

Живые аукционы | Спланируйте идеальное мероприятие и увеличьте ставки

Живые аукционы являются одними из самых популярных и надежных мероприятий по сбору средств для некоммерческих организаций. Это идеальный способ собрать финансовую поддержку, устроив незабываемый вечер, который будет поддерживать интерес ваших доноров к вашей работе на долгие годы.

Если ваша организация рассматривает возможность проведения своего первого живого аукциона, вы обратились по адресу. Мы подробно рассмотрим все тонкости этих классических событий и укажем вам на некоторые полезные ресурсы, которые помогут вам начать планировать свои собственные. Начнем с основ:

Что такое живые аукционы?

Живые аукционы — разновидность благотворительных аукционов. Во время живых аукционов аукционист проводит торги, представляя каждый предмет и определяя суммы ставок. Гости делают ставки, называя суммы, поднимая манипуляторы или иным образом привлекая внимание аукциониста.

Зачем проводить живой аукцион?

Все виды аукционов, награждающие пожертвования потрясающими призами, являются невероятно эффективными мероприятиями по сбору средств.

Живые аукционы особенно прибыльны, поскольку их быстрый и непосредственный характер создает срочность и поддерживает участие доноров.

Давайте рассмотрим все самое необходимое, что вам и вашей команде необходимо знать, прежде чем приступить к работе с живым аукционом. Мы расскажем:

Как работают живые аукционы?
Стоит ли проводить живой аукцион?
Какие настройки подходят для живых аукционов?
Как спланировать живой аукцион
Контрольный список планирования аукциона
Идеи предметов для живого аукциона
Передовой опыт онлайн-аукционов
Увеличение дохода от аукциона в реальном времени
Как программное обеспечение для аукционов может помочь

Подробнее:

1. Как работают живые аукционы?

Шаг 1: Предварительно зарегистрируйте участников торгов.

Для участия в аукционе каждый участник торгов должен пройти предварительную регистрацию при регистрации в ночь проведения мероприятия. Каждый из них получит уникальный номер участника торгов и табличку для ставок со своим номером, которую они будут использовать для размещения ставок на протяжении всего аукциона.

Шаг 2: Откройте программу.

Как только гости рассеются за столами, аукционист откроет программу, объявив первый лот. Волонтеры либо вынесут предметы на сцену для просмотра гостями, либо изображение предмета будет отображаться на проекторе позади аукциониста.

Шаг 3: Начните с начальной суммы ставки.

Аукционист начнет торги по каждому лоту с начальной суммы ставки. Как и на тихих аукционах, стартовая ставка устанавливается в пределах 30-50% от рыночной стоимости предмета. Начальная ставка определяет минимальную сумму, которую может предложить первый участник торгов.

Шаг 4: Примите ставки с помощью манипуляторов ставок.

Несмотря на то, что есть и другие способы облегчить торги на аукционе в реальном времени, участники торгов чаще всего делают ставки, поднимая манипуляторы для ставок, чтобы привлечь внимание аукциониста. После того, как аукционист заметит и подскажет, участник торгов назовет сумму, которую он хочет предложить.

Шаг 5: Попросите аукциониста руководить торгами.

Торги должны начинаться с минимальной суммы ставки. Хотя официального минимального повышения не установлено, аукционист обычно определяет минимальную сумму повышения, называя приращения в зависимости от активности ставок.

Шаг 6: Закрытие торгов.

Торги по каждому лоту остаются открытыми до тех пор, пока не будут сделаны ставки. Торги по этому предмету будут закрыты, и он будет продан тому, кто сделает окончательную, самую высокую ставку. Победитель определяется на усмотрение аукциониста.

Шаг 7: Сообщите победителям об ожиданиях.

Размещая ставку, победитель торгов соглашается купить товар за указанную сумму и принимает на себя все риски и ответственность. Убедитесь, что инструкции ясны с самого начала, чтобы участники торгов знали, чего от них ожидают.

Шаг 8: Предоставьте аукционисту полное право голоса в ходе разбирательства.

Живые аукционы быстро развиваются и часто несовершенны. Чтобы принимать быстрые решения и идти в ногу со временем, аукционист будет нести исключительную ответственность за урегулирование любых споров и за последнее слово во всех разбирательствах.

2. Следует ли вашей организации проводить аукцион в реальном времени?

Прежде чем приступить к проведению собственного живого аукциона, вы и ваша команда должны тщательно взвесить несколько основных плюсов и минусов. Живые аукционы — это очень эффективные и привлекательные мероприятия по сбору средств, но они подходят не для каждой некоммерческой организации или аудитории.

Плюсы живых аукционов

Более увлекательно. Поскольку в центре внимания этой ночи находится аукцион, участники торгов будут принимать более активное участие. Это делает живые аукционы одним из лучших способов сбора средств для привлечения доноров.

Товарищеские соревнования. Аукционы в режиме реального времени — это единственный тип, в котором торги не являются анонимными, что добавляет элемент дружеской конкуренции. Желание гостей превзойти друзей и сверстников по определенным позициям может повысить дух торгов!
Срочно. На живых аукционах люди будут делать ставки и выигрывать товары на месте. Этот срочный характер может быть огромным мотиватором для участия в торгах. Когда гости знают, что у них есть только один шанс выиграть предмет, они делают ставки и делают ставки быстро.

Минусы живых аукционов

Более структурированный. Аукцион в режиме реального времени является наиболее структурированным. Поскольку гости, по сути, будут участвовать в живом представлении, у них будет меньше контроля над своим мероприятием.

Никакой анонимности. Открытые торги могут быть палкой о двух концах. В то время как некоторые гости превращают торги в дружеское соревнование, другим может быть неудобно делать ставки против тех, кого они знают.
Сложное и дорогое планирование. Планирование аукциона в реальном времени требует организации многих логистических процессов. Расходы, связанные со всей этой логистикой, могут быстро превратить мероприятие в дорогостоящее мероприятие.

Узнайте больше о каждом типе благотворительного аукциона.

3. Какие настройки подходят для живых аукционов?

Ряд настроек и площадок специально созданы для живых аукционов. Изучите некоторые из самых популярных мест для живых аукционов и подумайте, какое из них лучше всего подходит для вашей организации:

Gala

Почему он идеально подходит для аукционов. Гала-концерты – это большие вечеринки с разнообразными развлечениями и мероприятиями. Аукцион можно легко включить в программу, чтобы предоставить организациям дополнительную возможность сбора средств.

Кому подойдет. Гала-концерты идеально подходят для аукционов крупных организаций, проводящих масштабные ежегодные мероприятия. Как правило, они обслуживают немного более старшую аудиторию из более обеспеченной демографической группы.

Художественный музей

Почему он идеально подходит для аукционов. С прекрасным освещением и залами, предназначенными для показа красивых предметов во всей их красе, художественные музеи практически созданы для аукционов.
Кому подойдет. Если вы собираете деньги для музея или другой некоммерческой организации, занимающейся искусством и культурой, этот вариант для вас. В то время как художественный музей будет отражать ваше дело, несмотря ни на что, он будет особенно уместным, если вы проводите аукцион произведений искусства!

Аудитория школы

Почему он идеально подходит для аукционов. Учитывая, что в них есть сцены и много сидячих мест, школьные аудитории — идеальное место для живого аукциона. Кроме того, их сдача в аренду обычно стоит недорого!
Кому подойдет. Как вы, наверное, догадались, школьные аудитории являются отличными аукционными площадками для школ и университетов K-12. Этим организациям посчастливилось иметь место прямо на месте.

Ужин из 5 блюд

Почему он идеально подходит для аукционов. Во время живых аукционов гости обычно размещаются за столами и рассаживаются по схеме. Формат живого аукциона идеально подходит для ужина из 5 блюд.

Кому подойдет. Поскольку ужин из 5 блюд можно проводить практически в любом месте, он может стать отличной площадкой для проведения аукциона для организаций всех форм и размеров. Атмосфера зависит от вас!

Турнир по гольфу

Почему он идеально подходит для аукционов. Живые аукционы обычно включаются в турниры по гольфу, чтобы помочь организациям собрать дополнительные деньги. Гости могут насладиться футболками, а затем завершить вечер, сделав ставки на удивительные предметы!
Кому подойдет. Гольф-турниры – идеальное место для проведения аукционов для организаций со спортивной базой. Проведя день на трассе, вы обязательно встретите своих болельщиков, любящих спорт, там, где они хотят быть.

Ночь чести или банкет

Почему они идеально подходят для аукционов. Наградные банкеты или вечера почестей обычно проводятся в зале со зрительным залом. Поскольку живые аукционы — это, по сути, живые выступления, эта обстановка должна быть идеальным местом для одного из них.
Кому подойдет. Очевидно, вам нужно будет устроить банкет в честь награждения или вечер почестей! Поскольку эти типы событий различаются по масштабу, они хорошо подходят для всех типов организаций.

4. Как спланировать живой аукцион

Шаг 1: Установите цель и бюджет.

Планирование живого аукциона включает в себя множество компонентов, и расходы могут быстро возрасти. Вам нужно установить четко определенный бюджет, чтобы убедиться, что мероприятие не обойдется в кругленькую сумму.

Кроме того, вам нужно определиться с целью сбора средств. Это поможет вам определить, сколько предметов вам нужно продать с аукциона и на какой сумме вы должны установить свои стартовые ставки.

Шаг 2: Наймите аукционную команду.

Онлайн-аукционы требуют много рук, и вам понадобится целеустремленная и разносторонняя команда, чтобы помочь процессу планирования мероприятия пройти как можно более гладко.

Вам также потребуется набрать множество добровольцев, чтобы само мероприятие прошло без сучка и задоринки.

Вам потребуются волонтеры для управления тремя различными аспектами вашего живого аукциона:

Группа планирования мероприятия
состоит из сотрудников и/или волонтеров, которые отвечают за большую часть логистики планирования мероприятия, включая бронирование места проведения, организация волонтеров, маркетинг мероприятия и многое другое.
Отдел закупок запрашивает предметы аукциона для мероприятия. Он может состоять из сотрудников, волонтеров или из обоих. Важно лишь то, чтобы каждому члену команды было удобно просить пожертвования!
Команда волонтеров поможет вам провести ваше мероприятие в самый важный вечер. По крайней мере, вам понадобятся наблюдатели аукциона, которые помогут аукционисту определить ставки, и волонтеры, которые помогут вам с регистрацией и оформлением заказа.

Шаг 3: Запрашивайте предметы аукциона.

Конечно, если вы хотите провести аукцион, вам понадобятся предметы для продажи с аукциона!

Хотя предметы, которые вы приобретете, во многом будут зависеть от того, что доноры готовы дать, может быть полезно провести мозговой штурм о том, какие предметы могут больше всего понравиться вашим донорам. Таким образом, вы можете отправить свою команду по закупкам на поиск товаров, которые будут наиболее прибыльными.

Если вы проводили аукцион в прошлом и вели подробные записи, вы можете оглянуться на прошлые годы, чтобы увидеть, какие товары были самыми популярными продавцами.

Вы также можете рассмотреть возможность показа консигнационных товаров, то есть дорогостоящих товаров, за которые вам придется платить только в случае продажи. Они особенно хорошо подходят для живых аукционов, где каждому предмету уделяется особое внимание.

А теперь пусть ваша команда отправится на поиски!

Узнайте больше о закупке предметов на аукционе.

Шаг 4: Зафиксируйте дату и место.

Приблизительно за 9-6 месяцев до аукциона вы должны определить дату и место проведения аукциона.

Принимая решение о том, какое место и когда забронировать, подумайте о том, сколько людей будет присутствовать, об атмосфере мероприятия и общей доступности ваших болельщиков.

Для живых аукционов вашей организации в идеале следует найти место со сценой, чтобы у аукциониста было место для проведения шоу, а гости могли четко видеть предметы. Также должно быть много сидячих мест (или места для столов и стульев!).

Шаг 5: Наймите аукциониста.

Организатором вашего живого аукциона будет аукционист. Это человек, который будет запускать программу, представляя товары и определяя аудиторию для ставок. Другими словами, это одна из самых важных частей вашего аукциона, так что выбирайте с умом!

Поскольку роль аукциониста настолько специфична и неотъемлема от успеха вашего аукциона, ваша организация может рассмотреть возможность найма профессионала.

Нужна помощь в поиске отличного аукциониста? Ознакомьтесь с услугами наших предпочтительных партнеров по сбору средств.

Шаг 6: Рекламируйте мероприятие и продавайте билеты.

Теперь, когда у вас есть все необходимое для проведения живого аукциона, пришло время рассказать сторонникам о вашем мероприятии!

Сначала вам нужно составить список гостей. Размышляя о том, кого пригласить, подумайте о размере площадки и о том, кто из вашей базы доноров может участвовать в торгах на аукционе. Тогда начните рассылать приглашения! Если вы используете программное обеспечение для планирования мероприятий, вы можете продавать билеты онлайн, чтобы болельщикам было удобнее.

Обязательно указывайте ссылку на страницу онлайн-билета при рассылке приглашений, чтобы доноры, желающие принять участие, могли ответить «да»!

Шаг 7: Рекламируйте свои аукционные лоты.

Если вы заранее попробуете свои удивительные лоты с аукциона, они наверняка заинтересуются этим событием! Если вы используете программное обеспечение для аукционов, вы можете настроить сайт онлайн-аукциона, который будет служить каталогом аукциона.

Постоянно обновляйте свой каталог по мере появления новой информации и товаров. Вы даже можете заранее открыть онлайн-торги, чтобы собрать еще больше денег!

Некоторая важная информация, которую необходимо включить в ваш аукционный каталог:

Подробная информация о мероприятии и краткое описание вашей организации
Расписание событий
Куда ваша организация направляет выручку
Правила торгов
Спонсорская реклама (если применимо)
Название и номер каждого предмета
Краткое (но конкретное) описание каждого предмета
Начальная сумма ставки и рыночная стоимость каждого товара
Минимальная сумма рейза для каждого предмета
Высококачественные фотографии каждого предмета (по возможности)

Шаг 8: Настройте аукцион в реальном времени.

Поздравляем! Настал день мероприятия, и большая часть вашего планирования закончилась.

В день проведения аукциона вы и ваши волонтеры должны прибыть на место задолго до начала подготовки мероприятия.

Вот некоторые из основных задач, которые вам, вероятно, придется выполнить:

Дважды проверьте схему рассадки, чтобы убедиться, что она вмещает всех гостей.
Расставьте столы и стулья по всему залу. Создание и установка карточек мест.
Организуйте и разместите предметы аукциона так, чтобы они были готовы к показу, когда аукционист представляет каждый из них.
Настройте и проверьте звуковую систему. Вам также потребуется настроить проектор, если вы хотите отображать изображения или информацию во время аукциона.
Настройте регистрационный стол и кассу с несколькими очередями.

На этом этапе убедитесь, что у вас также есть добровольцы, назначенные для каждой задачи, и что все четко понимают свои обязанности.

Шаг 9: Проведите свой аукцион!

Теперь, когда все настроено, пришло время насладиться мероприятием! Вся тяжелая работа вашей команды окупится сегодня вечером, поскольку ваши гости прекрасно проведут время, а ваша организация поддержит свою работу. Аукционы являются одними из самых привлекательных мероприятий по сбору средств, так что наслаждайтесь ими.

Ваш аукцион скорее всего будет разворачиваться примерно так:

Прибытие. Гости начинают прибывать и регистрироваться с момента регистрации. При использовании планшетов для ставок каждый гость получит планшет с номером участника торгов.
Торги . Когда придет время начинать аукцион, попросите аукциониста открыть торги, представив первый предмет. Если это уместно, сейчас также хорошее время для подачи алкогольных напитков, так как это приводит к увеличению ставок. Конечно, призывайте гостей ответственно относиться к алкоголю!
Оформление заказа и самовывоз. Аукцион подошел к концу. Направляйте победителей к кассе, чтобы они могли оплатить и получить свои товары.
Подтверждение. Перед тем как все уйдут, обязательно поблагодарите участников за их поддержку. После мероприятия поблагодарите лично.

Когда все гости разойдутся, разбери обстановку, приберись в зале и отпразднуй хорошо выполненную работу!

Шаг 10. Отслеживайте эффективность.

Возможно, ваше мероприятие подошло к концу, но вы еще не закончили!

Важно отслеживать свою эффективность, особенно если вы собираетесь сделать аукционы постоянным элементом своих мероприятий по сбору средств.

Подумайте над несколькими полезными вопросами для оценки вашей работы:

У нас была хорошая явка?
Достигли ли мы нашей цели по сбору средств?
Какие предметы были самыми популярными?
На какие-то товары не поступили ставки?
Кто сделал больше всех?
Что мы могли бы сделать лучше в следующий раз?

Самое надежное программное обеспечение для планирования аукционов и мероприятий позволит вам создавать разнообразные отчеты, которые дадут вам подробную информацию о ваших аукционных лотах и участниках торгов.

5. Контрольный список планирования живого аукциона

После ознакомления с общим процессом планирования живого аукциона, описанным выше, скопируйте этот контрольный список или добавьте его в закладки. Используйте его в качестве краткого справочника, чтобы убедиться, что вы и ваша команда не забыли ни одного из самых важных шагов.

Забронировать место.

Конечно, вы не можете провести аукцион без помещения для его проведения! Забронируйте подходящее место за 9-6 месяцев до мероприятия.

Приобретайте аукционные предметы.

У вас не будет возможности собрать средства, если у вас нет товаров для предложения! Все благотворительные аукционы нуждаются в ряде удивительных предметов аукциона, чтобы увидеть успех по сбору средств.

Наймите аукциониста.

Аукционист будет отвечать за проведение шоу. Вашей организации следует рассмотреть возможность найма профессионала на эту роль.

Составить аукционный каталог.

Аукционные каталоги отлично подходят для создания ажиотажа. Если вы используете программное обеспечение для аукционов, вы можете создать онлайн-каталог, настроив сайт аукциона.

Наймите волонтеров-наблюдателей аукциона.

Споттеры помогают аукционисту определить аудиторию для ставок. Вам также понадобится команда волонтеров для выполнения более общих задач в день мероприятия.

Запаситесь лопатками для ставок.

Хотя существует множество других способов, с помощью которых зрители могут делать ставки во время живого аукциона, манипуляторы ставок помогают аукционисту определять ставки.

Создание программ событий.

В программах мероприятий выделяются участники, предоставляется расписание на вечер и в целом ориентируются гости на ваше мероприятие.

Дважды проверьте звук и освещение.

Перед началом программы проверьте свою звуковую систему, чтобы убедиться, что ваша аудитория сможет услышать аукциониста.

6.

Идеи предметов для живого аукциона

Не можете придумать или найти идеальные предметы для живого аукциона? Помните, что у высокоэффективных аукционных товаров есть несколько общих характеристик:

Они соответствуют интересам гостей. Как бы очевидно это ни казалось, чтобы люди могли делать ставки на ваши товары, они действительно должны их хотеть. Предметы, которые соответствуют интересам ваших сторонников, естественно, понравятся вашим гостям.
Доступны по цене. Как бы кто-то ни умирал от желания выиграть предмет, он просто не будет делать ставки, если не может себе этого позволить. Чтобы добиться успеха в сборе средств, у ваших посетителей должна быть финансовая возможность делать ставки на товары, которые вы представляете.
Редкие или уникальные. Это основной закон спроса и предложения. Чем реже предмет, тем он ценнее. Когда вы предлагаете предметы или впечатления, которые ваши гости не могут найти больше нигде, они обязательно сделают ставку, опасаясь упустить выгоду!

Чтобы помочь вам начать думать о предметах аукциона, которые можно найти и продать, мы собрали несколько наиболее эффективных идей в различных категориях:

Путешествия и активный отдых

Экзотический отдых
Экскурсия с гидом
Лыжный поход
Полет на воздушном шаре

Совет : ознакомьтесь с туристическими пакетами OneCause, полными приключений, которые могут ожидать ваши доноры и сторонники на вашем следующем живом аукционе.

Искусство, культура и развлечения

Подписанные памятные вещи
Второстепенная роль в телешоу
Пропуск на награждение
Уроки рисования или музыки

Еда и напитки

Индивидуальные уроки кулинарии
Дегустация вина или пива
Корзина для коктейлей
Ужин со знаменитостью

Спорт и развлечения

Билеты на матч чемпионата
Редкие бейсбольные карточки
Услуги по индивидуальному обучению
Полный комплект для домашнего спортзала

Услуги и коммунальные услуги

Услуги горничной на год
Полная переделка
Шофер на неделю
Местный бизнес-тур

Дети и семья

Классная пицца
Домик на дереве на заказ
Профессиональные семейные фотографии
Приключение в мире Диснея

Ознакомьтесь с нашим исчерпывающим списком из 115+ идей для аукционных лотов!

7.

Передовой опыт проведения живых аукционов

Даже после ознакомления с процессом планирования и тщательного обдумывания того, какие предметы закупать, важно помнить о нескольких передовых методах проведения живых аукционов:

Рассматривайте предметы как звезды.

Во время мероприятия важно как можно лучше демонстрировать свои аукционные предметы. Возможность лично увидеть свои аукционные предметы сделает их более осязаемыми и поможет гостям увидеть их полную стоимость, что приведет к увеличению ставок.

Попросите добровольцев принести каждый предмет на сцену, пока он продается с аукциона. Не забудьте выбрать место с хорошим освещением, чтобы гости могли четко видеть ваши вещи!

Выбирайте заказ с умом.

Чтобы максимизировать ставки, ваша организация должна стратегически подходить к порядку, в котором вы продаете свои товары с аукциона. Мы рекомендуем придержать свое живое обращение (сделать пожертвование, пожертвовать на нужду) ДО вашего участия в живом аукционе. Это позволяет каждому участвовать в сборе средств, прежде чем приступить к деятельности по получению доходов, которая ориентирована в основном на высококлассных доноров (например, живой аукцион).

После того, как ваша апелляция будет завершена, самое время перейти к живому аукциону. Опять же, порядок важен при создании потока этой части вашего мероприятия. Если вы слишком рано выставите самых популярных продавцов на свой живой аукцион, многие гости уйдут до того, как торги закончатся.

Представление крупнейших продавцов на 3/4 аукциона будет поддерживать интерес, не заставляя гостей слишком долго ждать того, за чем они пришли.

Подчеркните причину.

Акцент на благотворительности на аукционе поможет вашей организации получать больше предложений. Когда гостям напоминают, что они в благотворительный аукцион , это внушает им, что тратить деньги — это нормально, так как они идут на благое дело!

На месте проведения мероприятия и на аукционе познакомьте сторонников с вашей организацией и подробно расскажите им, как вы планируете использовать выручку от аукциона.

Подавать ужин во время аукциона.

Если вы подадите ужин до аукциона, вы рискуете, что люди устанут и уйдут еще до начала торгов. Убедитесь, что гости свежие и готовы делать ставки, подавая ужин во время аукциона.

Когда люди могут пить, обедать и общаться, наслаждаясь аукционом, они будут гораздо больше развлекаться и заниматься.

8. Увеличение доходов на ваших живых аукционах

У нас есть большой опыт помощи некоммерческим организациям в проведении их самых прибыльных аукционов. Есть несколько надежных способов повысить отдачу от всей тяжелой работы, которую вы вложили в планирование и организацию собственного мероприятия, так что учитесь! Примите во внимание эти советы:

Сделайте много обращений в прямом эфире.

При подаче апелляции в прямом эфире ваш ведущий или аукционист попросит гостей сделать пожертвования, чтобы помочь вашей организации собрать средства к концу ночи.

Гости могут сделать пожертвование, отправив текстовое сообщение или заполнив бумажные карточки для пожертвований. Пока гости отправляют свои подарки, покажите им термометр для сбора средств, чтобы они могли отслеживать, насколько они близки к достижению цели!

Установить будку для пожертвований.

Кабина для пожертвований предоставляет гостям возможность сделать пожертвование, если они не идут домой с предметом (или если они просто хотят дать больше!).

Установив кабинку, гости, желающие сделать пожертвование, могут сделать это быстро и удобно, вместо того, чтобы стоять в длинной очереди на кассе. Если на вашем мероприятии вы используете функцию передачи текста, гости могут делать подарки прямо со своих телефонов, поэтому нет необходимости устанавливать стенд.

Проведите розыгрыш акции.

Проведение розыгрыша может стать для вашей организации отличным способом увеличить сумму денег, которую вы соберете на аукционе.

Используйте один из предметов, которые вы получили, в качестве лотерейного приза. Продавайте билеты по фиксированной цене на сайте вашего мероприятия или в киоске во время самого живого аукциона. Помните, что правила розыгрыша различаются в зависимости от юрисдикции, поэтому уточните у местных властей, соблюдаете ли вы правила.

Ищите корпоративных спонсоров.

Корпоративные спонсоры могут помочь вам увеличить рентабельность инвестиций в аукцион, помогая вашей организации финансировать и рекламировать мероприятие. Многие даже жертвуют аукционные призы.

Предприятие получает дополнительную рекламу из ваших маркетинговых материалов и повышает имидж, связанный с добрым делом. Чтобы получить наилучшие шансы найти корпоративных спонсоров, посмотрите, можете ли вы использовать какие-либо отношения в вашей сети.

Рассмотрите возможность взимания платы за вход.

Поскольку не все ваши участники уйдут домой победителями, тем не менее, разместите ставки, ваша организация может рассмотреть возможность взимания платы за вход.

Многие программные платформы для планирования мероприятий имеют инструменты для продажи билетов, которые позволяют гостям приобретать пакеты билетов и спонсорство онлайн. Вы можете установить несколько пакетов билетов (например, для отдельных лиц, пар и VIP) и спонсорство, чтобы предоставить гостям больше гибкости.

Продавайте объявления в своем аукционном каталоге.

Когда ваша команда занимается поиском предметов для аукциона, пусть они предоставят жертвователям возможность купить объявление в вашем аукционном каталоге. Многие предприятия воспользуются возможностью дополнительной рекламы!

Если вы создаете онлайн-каталог с помощью аукционного сайта, размещайте логотипы спонсоров прямо на главной странице. Если вы печатаете физический каталог, оставьте самые заметные места для ваших крупнейших спонсоров!

Узнайте, как повышение класса билетов может увеличить прибыль аукциона.

9. Чем может помочь программное обеспечение для онлайн-аукционов

Управление товарами и пакетами

Централизованно записывайте все данные о каждом из ваших товаров для прямого отслеживания на протяжении всего процесса планирования. Группируйте элементы в пакеты и автоматически генерируйте номера элементов.

Веб-сайты мероприятий

Программное обеспечение для аукционов позволяет создать сайт, брендированный для вашего мероприятия. Рекламируйте свои товары, продавайте билеты, принимайте стандартные пожертвования и многое другое. Вы даже можете открыть онлайн-торги перед аукционом, чтобы собрать еще больше денег!

Управление RSVP

Все ответы на приглашения, продажи билетов и данные об участниках отслеживаются на одной платформе, что позволяет легко оставаться на вершине списка гостей. Вы даже можете назначить места и столы для гостей.

Отчетность и аналитика

Запустите множество отчетов о чем угодно, от привычек ваших гостей до производительности вашего товара и общего состояния вашего мероприятия. Использование программного обеспечения для аукционов — единственный способ получить подробную информацию, чтобы вы могли стать лучше в следующем году!

Теперь, когда мы рассмотрели все тонкости планирования и проведения живого аукциона, вы готовы приступить к работе! Тем не менее, когда вы начнете работать, по-прежнему рекомендуется продолжать изучать передовой опыт, истории успеха и другие методы сбора средств для внедрения.