Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку образец: Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2021

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку образец: Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2021

Содержание

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2021

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

ВАЖНО!

Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Правовые документы

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2021

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о занятости человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка (ТК) содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о работе ее владельца. Иногда этого объема недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятости используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку в 2021 году, прописано в постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как выглядит

Если разбираться, что такое вкладыш в трудовую книжку, то это дополнительный бланк для занесения сведений о работе, который используют, когда заканчиваются чистые страницы в основной части ТК.

Хотя фактически это продолжение ТК, бланк вкладыша в трудовую книжку имеет отдельные серию и номер, является документом строгой отчетности и недействителен без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то используют еще один.

Приобрести, учесть и заполнить новый документ обязан работодатель, у которого сейчас хранится ТК работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о выданных приложениях регистрируют в книге учета движения трудовых книжек, указав их серии и номера.

Образец оформления титульного листа

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша содержат одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит ТК. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Здесь же уточняют информацию о месте учебы сотрудника либо указывается полученное образование, поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность.

Покажем конкретный пример — образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку в 2021 году с соблюдением действующих правил.

Заполнять титульный лист следует аккуратно. Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считают испорченным и уничтожают. Поскольку речь идет о документах строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета.

Запись о наличии вложения, его серию и номер в ТК рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись все-таки сделали заранее и она ошибочна, необходимо исправить сведения.

Обязательно ставится дата заполнения титульного листа и печать организации-работодателя (при наличии).

Общий порядок заполнения

Отдельно утвержденных правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку, нет: основной и дополнительный документы выглядят одинаково и заполняются по единым требованиям.

Записи на листах продолжают общую текущую нумерацию, а не начинаются с номера 1.

С того момента, как у ТК появилась вкладка, записи делают только на ее листах.

Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя, если она имеется. Исправления вносятся по тем же правилам, что и в основном документе.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна, а получить новую или другую взамен закончившейся законодательство не позволяет. Для продолжения ведения записей следует использовать исключительно утвержденный бланк вложения.

Не разрешается подшивать или приклеивать в ТК отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк вкладки, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкое дополнение, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его словом «работе» и продолжают ведение записей.

Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника нет, то в бланке ТК остаются десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе продолжают вносить на листах вложенной книжицы.

Для удобства владельцев и кадровиков порядок заполнения вкладыша в ТК и хранения обоих документов содержится на двух последних листах ТК.

Образец записи о наличии вкладыша в трудовой книжке

В ТК указывают наличие вложения. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись заметна и понятна, информация с оттиска читаемая.

Инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной ТК недействителен.

Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Для расположения вкладки специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

ТК дополняется любым количеством вкладышей, их столько, сколько нужно для внесения актуальных сведений. Важное замечание: все они вшиваются в том виде, в каком выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Краткая памятка

После подробного рассмотрения всех правил повторим основное.

Не допускается:

  1. Отрывать обложку вкладыша.
  2. Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа.
  3. Вклеивать новый бланк ТК в закончившуюся старую книжку.
  4. Дополнять актуальную ТК отдельными чистыми листами.
  5. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно хранится вместе с вложением. Без нее вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе узнают о работе и навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладки не начинается заново, а продолжает уже начатую в основном документе. Разрешено делать переносы для записей со страниц ТК на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается.

образец, титульный лист, нумерация, дата заполнения, образование, инструкция

Из статьи вы узнаете:

С 1 января 2021 года все работодатели обязаны заводить вновь принимаемым работникам трудовые книжки только в электронной форме. Однако такая функция службы по работе с персоналом, как заполнение вкладыша трудовой книжки, по-прежнему не теряет своей актуальности. Ведь сотрудникам, уже имеющим документ на бумажном носителе, предоставлено право оставить его для дальнейшей фиксации своего профессионального стажа.

Узнайте, как правильно оформить данный документ, нужен ли штамп и допустимы ли исправления.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Иногда случается так, что в главном документе работника заканчиваются пустые страницы для внесения отметок о занятости. Чтобы исключить прерывание записей, на работодателя возложена обязанность по оформлению специального вкладыша. Он признан бланком строгой отчетности, имеет уникальные серию и номер. Действителен только при наличии трудовой книжки.

Форма вкладыша содержится в Постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года, его образец можно посмотреть в Приказе Министерства финансов РФ № 117н от 22.12.2003 года.

Документ имеет размер 8,8 см на 12,5 см и включает 17 разворотов, в состав которых входят:

  • картонная обложка с названием;
  • страница с основной информацией о работнике;
  • разделы для отражения сведений о местах работы;
  • страницы для фиксации награждений сотрудника.

Важно! Только объединение Госзнак при Министерстве финансов РФ наделено правом изготавливать вкладыши для трудовых книжек.

Работодатель обязан приобретать бланки у изготовителя или через официальных представителей, запрещено использовать документ, принесенный работником.

Количество дополнительных вложений, которые можно оформлять работнику, не ограничивается.

К процедуре ведения применимы общие правила работы с трудовыми книжками на территории РФ, но с некоторыми нюансами.

Как заполнять вкладыш трудовой книжки

Особенности оформления нужно обязательно знать сотрудникам службы персонала. Информация будет полезна всем, работающим по найму, чтобы проверить правильность заполнения формуляра и вовремя обратиться за исправлениями.

Общие правила внесения записей в документ

Базовые принципы оформления трудовых книжек при приеме на работу и вкладышей к ним включают:

  • использование шариковой, перьевой или гелевой ручки;

  • желательны водостойкие и устойчивые к выцветанию чернила;

  • допустимые цвета: синий, фиолетовый или черный;

  • графы заполняют без сокращений и без совершения ошибок;

  • числа пишутся только арабскими цифрами;

  • почерк должен быть аккуратным и разборчивым;

  • при указании даты день и месяц пишут в двузначном формате, год – в четырехзначном. Например, 18.03.2021.

Все сведения, вносимые во вкладыш, подлежат проверке на действительность. С помощью анкеты специалист кадровой службы обязан выявить: смену фамилии, изменение в уровне образования, получение новой специальности. При предоставлении подтверждающих бумаг работодатель обязан указать актуальные сведения.

Затем менеджер по персоналу:

  • изготавливает копии необходимых документов;
  • подшивает их в досье сотрудника;
  • заполняет первый лист вкладыша.

Оформление титульного листа

Образец титульного листа предполагает наличие герба РФ, номера документа, официального наименования. Отдельной строкой идет указание на недействительность вкладыша без трудовой книжки.

Таблица №1. Сведения главной страницы титульного листа вкладыша трудовой книжки.

Наименование Как заполняется
1 Фамилия, имя и отчество Указываются строго в соответствии с паспортом
2 Дата рождения В формате число/месяц/год
3 Информация о полученном образовании За основу берутся подтверждающие документы
4 Профессия, специальность
5 Дата заполнения Ставится текущая дата

Внимание! Подпись работника, оформившего вкладыш, и подпись владельца трудовой книжки обязательны. При использовании в организации печати – она также обязательна.

Внимание! Представленный файл только для ознакомления. Нельзя использовать как документ!

Если имел место факт смены фамилии, то на внутренней стороне обложки самой трудовой обязательно прописывается данная информация со ссылкой на свидетельство о браке/разводе/об изменении фамилии.

Нумерация страниц

Нумерация новых отметок во вкладыше является продолжением нумерации записей по разделам основного документа.

Например:

Если запись об увольнении, сделанная последней, имела порядковый номер 14, то первая запись в дополнительном бланке при приеме на работу будет вноситься под номером 15. Недопустимо начинать нумерацию снова.

Начинать заполнение бланка можно как с последних строчек трудовой книжки, так и сразу в приложении.

Внимание! Если пустых строк в трудовой совсем мало или нет, то лучше сразу заполнять соответствующий раздел вкладыша.

Допустим перенос записи при невозможности уместить ее в полном объеме в основном документе. Сквозная нумерация – это гарантия сохранения целостности вносимых сведений.

Заполнение разделов 2 и 3 вкладыша трудовой

Содержащиеся во вкладыше страницы содержат те же разделы, что и основной документ: дата, сведения о работе и вознаграждениях работника.

Правила оформления:

  1. Сведения вносятся в строках, расположенных на одном уровне относительно друг друга, на одной линии с полем, отражающем юридическое действие со стороны работодателя (например, увольнение).
  2. Номер записи в графе 1 должен на единицу превышать предыдущий номер.
  3. Запрещаются сокращения слов при заполнении документа.

Постановка штампа и регистрация вкладыша в учетном журнале

Особый статус бланков предполагает отражение их приобретения и использования в приходно-расходной книге, которую ведет бухгалтерия организации. Также факт выдачи формуляра фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек, который ведет отдел кадров.

После выдачи вкладыша нужно поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». В штампе прописывается его серия и номер. Строгого предписания, куда ставить такой штамп, законодательство не содержит. Как правило, его ставят на титульном листе основного документа в верхнем углу справа или на обложке с внутренней стороны.

Важно! Штамп ставится сразу после заполнения приложения.

При выдаче второго и последующих вкладышей ставится отметка о недействительности предыдущего штампа.

Если соответствующего штампа у работника отдела по работе с персоналом нет, то:

  1. Можно приобрести его как можно быстрее.
  2. Допустимо поставить чернильный штамп. Представляет собой прямоугольник, в котором есть словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер», а также линии для вписывания реквизитов.
  3. Вписать информацию вручную, использовав ручку с синей или черной пастой, указав дату и поставив подпись.

Внимание! Имитация штампа с помощью прорисовки контура ручкой нежелательна.

Далее верно оформленный документ нужно вшить в трудовую книжку.

Вшивание вкладыша

Место для прикрепления вкладыша на законодательном уровне не установлено. Как правило, его подшивают в конце, как логическое продолжение записей.

Действия включают:

  1. Изготовление шилом 3-4 отверстий на равном расстоянии по линии сгиба вкладыша.
  2. Прокалывание нижней обложки трудовой книжки таким образом, чтобы отверстия совпали.
  3. Поочередное скрепление всех отверстий прочной нитью.
  4. Завязывание вышедших в одном месте концов на узел.

Внимание! Альтернативные способы прикрепления степлером или на клей не допускаются.

Перед пришиванием проверьте вкладыш на предмет ошибок. Это позволит избежать трудностей с извлечением испорченного бланка, его уничтожением с составлением акта.

Основные ошибки при заполнении и способы исправления

В процессе оформления вкладыша менеджерами по персоналу часто совершаются ошибки. Некоторые из них можно исправить, но при неверном заполнении титульного листа бланк придется утилизировать и завести новый.

Часто ошибки возникают из-за внесения данных о личности работника с его слов, а не с документов. Виды недочетов:

  • внесена ошибочная информация о гражданине или об организации.

  • не указаны должность сотрудника или название отдела, в котором он работает.

  • слова пишутся с допущением сокращений.

  • внесена информация о работе в раздел о поощрениях и награждениях.

  • запись в приложении начата с номера 1.

  • не проставлен штамп о выданном вкладыше.

Исправлять подобные записи разрешено сотруднику отдела кадров, их допустившему, а также отделу кадров новой организации при поступлении к ним работника с неверно заполненным вложением. Ошибки в орфографии можно устранить аккуратным зачеркиванием. Если ошибок много, то бланк заменяют на новый.

При недочетах в процессе вшивания приложение открепляют от трудовой, не повреждая ее. При порче основного документа заводится дубликат.

Игнорирование неточностей в данных запрещено, так как это чревато проблемами с трудоустройством и сложностями в подсчете общего стажа при оформлении пенсии.

При заведении формуляра ошибочно, его изымают и аннулируют запись о выдаче. Данный факт заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Таким образом, если трудовая книжка исчерпала свой ресурс, то наниматель должен завести вкладыш. Оформляют бланк с соблюдением общих правил кадрового делопроизводства, но с учетом особенностей. Если нормы трудового законодательства нарушаются, работодателю грозит ответственность в виде крупного штрафа.

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Submit Rating

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 12

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

  • опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
  • напишите вопрос в форме ниже;
  • позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 - Москва и Московская область
  • позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 - Санкт-Петербург и область
  • позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 - По России, звонок бесплатный

Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен

Подписаться