Официально деловое письмо пример: Деловое письмо. Образец делового письма 2020 года – Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Официально деловое письмо пример: Деловое письмо. Образец делового письма 2020 года – Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Содержание

Деловое письмо. Образец делового письма 2020 года

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    Образец делового письма

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    Деловая переписка: примеры и образцы писем

    Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

    Образцы деловых писем

    Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

    Примеры благодарственных писем

    пример благодарственного письмаблагодарственное письмо образец

    Пример гарантийного письма

    пример гарантийного письма

    Образец письма-ответа

    Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

    пример письма с отказом

    Пример информационного письма

    пример информационного письма

    Пример письма-претензии

    деловое письмо с претензией пример

    Примеры писем на английском в деловой переписке

    Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.

    Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
    Скачать письмо с условиями сделки на английском.
    Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

    Структура делового письма

    Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

    1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

    2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

    3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

    4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

    5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

    6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

    Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

    И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

    Образцы делового письма. Как написать деловое письмо :: BusinessMan.ru

    Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

    Бланк

    Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

    • Наименование.
    • Адрес.
    • Контактные телефоны.
    • Сайт.
    • Электронную почту.
    • Логотип.
    • Другие контактные данные.

    Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

    Как правильно писать деловые письма? Подготовка

    Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

    • Изучение вопроса.
    • Написание проекта письма.
    • Его согласование.
    • Подписание.
    • Регистрация.
    • Отправка адресату.

    Структура деловых писем

    При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

    Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

    Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

    пример написания делового письма

    В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

    В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

    Пример написания делового письма — заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

    как правильно писать деловые письма

    Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

    Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

    • Позицию адресата.
    • Характер отношений.
    • Официальность.
    • Этикет.

    В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

    Стиль

    Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

    • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
    • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
    • Предметом общения является деятельность компании.
    • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
    • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

    В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

    • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
    • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
    • Актуальной в момент написания письма.
    • Достоверной и беспристрастной.
    • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
    • Полной для возможности принятия решения.

    Требования

    Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

    • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
    • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
    • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
    • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
    • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
    • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
    • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
    • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
    • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
    • Использование простых распространенных предложений.

    Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

    образцы делового письма

    Виды деловых писем

    Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

    Деловые письма могут быть по своему содержанию:

    • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
      (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

    как написать ответ на письмо пример

    • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
    • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
      (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

    как написать деловое письмо образец

    • Информационными.
    • Инструктивными.
    • Поздравительными.
    • Рекламными.

    Также бывают письма:

    • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

    образец коммерческие письма

    • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
    • Запросы.
    • Извещения.
    • Просьбы и многие другие.

    Как написать ответ на письмо. Пример

    как написать ответ на письмо пример

    Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

    • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
    • Одинаковые языковые средства.
    • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
    • Соблюдение определенной последовательности.

    Оформление

    Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

    Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

    Образцы и бланки писем 2020 года

    Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

    Разновидности деловых писем

    Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

    • По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
    • По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
    • По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
    • По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
    • По форме. Могут быть электронными и обычными.
    • По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
    • По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

    Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

    Общие требования к письмам

    При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

    • Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
    • Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
    • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
    • Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
    • Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

    Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

    Структура документа

    Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

    • Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
    • Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
    • Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
    • Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

    Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

    Составление письма по ГОСТ

    Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

    • Цвет бумаги: белый.
    • Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
    • Дата оформления письма – это дата его подписания.
    • Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
    • Адресат – это организация, подразделение или человек.
    • В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
    • Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
    • Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

    Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

    К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

    правила составления, образец написания :: SYL.ru

    Сегодня практически все активно пользуются интернетом. Но деловая переписка не перестала быть актуальной и важной. Ее просто перенесли на другие носители. Как правильно составлять и оформлять деловое письмо, расскажет публикация.

    Что может содержать деловое послание?

    Прежде всего, деловая переписка предоставляет возможность обменяться какими-либо мнениями или предложениями с сотрудниками и партнерами по бизнесу. В письме можно излагать просьбы, претензии и прочие мысли для устранения недопонимания между компаниями. В целом деловая переписка представляет собой разновидность официальной корреспонденции.

    Отличия от других писем

    Основные различия можно свести к следующему.

    • Стилистика изложения.
    • Наличие служебной субординации.
    • Лексика без сильного выражения эмоций.
    • Как правило, письмо занимает не больше одной страницы.
    • Шрифт по всему тексту одинаковый (не мелкий и не крупный).
    • Обычно составляется на официальном бланке организации.

    Виды деловых писем

    Содержание текста будет зависеть от того, какой вид письма необходимо составить. Их условно можно разделить на несколько групп.

    Письма, на которые нужно дать ответ:

    • Запрос.
    • Прошение.
    • Требование.
    • Предложение.
    • Обращение.

    Письма, на которые ответ давать не нужно:

    • Информационное.
    • Уведомительное.
    • Сопроводительное.
    • Гарантийное.
    • Предупреждение.
    • Напоминание.

    Письма коммерческого характера. Они обычно нужны в период действия договора или для заключения соглашения:

    • Просьба.
    • Ответ на запрос.
    • Напоминание.
    • Претензия.
    • Оферта. Это предложение заключить договор или совершить сделку.
    • Предупреждение о необходимости выполнения обязанностей, о прекращении договоренностей и так далее.

    Некоммерческие письма:

    • Приглашение.
    • Информирование о чем-либо.
    • Выражение благодарности.
    • Рекомендации.
    • Просьба.
    • Инструкции.
    • Сопроводительное письмо.
    • Выражение соболезнования.
    • Поздравление по какому-либо поводу.
    • Гарантийное письмо.
    • Подтверждение о получении товара, оказании услуги и так далее.
    Деловое письмо

    Классификация деловых писем по структуре:

    • Составленное по строгому образцу.
    • Написанное в свободной форме.

    Виды в зависимости от адресата:

    • Обычное. Направляется одному адресату.
    • Коллективное. Отправляется одному человеку, но от нескольких лиц.
    • Циркуляр. Посылается нескольким адресатам.

    По форме письма бывают следующие:

    • Отправленные в обычных почтовых конвертах.
    • Врученные лично.
    • Отосланные в виде факса.
    • Направленные по электронной почте.

    Как видно, деловое сообщение может быть оформлено по-разному и с различными намерениями. Но стоит отметить, что в некоторых случаях по этическим соображениям его необходимо писать от руки, а не печатать на компьютере. Это касается поздравлений и соболезнований.

    Части письма

    Правильное деловое письмо всегда поделено на несколько частей. Это вводная, основная и заключительная. Причем они связаны друг с другом логически.

    Как правило, вводная часть содержит в себе информацию о тех обстоятельствах, которые привели к написанию письма. Основной текст – это непосредственно само содержание, суть сообщения. В заключительной части подводят итоги, которые могут выражать отказ, согласие, просьбу и так далее.

    Принципы написания

    Любое деловое сообщение должно быть написано следующим образом.

    1. Беспристрастно.
    2. Адресно (то есть предназначено конкретному лицу).
    3. Аргументировано.
    4. Достоверно.
    5. Максимально полно.
    6. Вся информация в тексте должна быть актуальной на момент написания.

    Особенности стилистики

    Правила оформления делового письма гласят, что необходимо придерживаться строгой стилистики. Нужно использовать только те средства речи, которые характерны для служебных документов. То есть, уместен будет официально-деловой стиль. Язык должен отличаться следующими чертами.

    • Официальностью.
    • Точностью подачи информации.
    • Объективностью.
    • Структурированностью.
    • Содержательным, но кратким изложением.

    Суть дела следует излагать простыми короткими предложениями, делая упор на глаголы. Не нужно перегружать текст прилагательными, применять малоизвестные и узкоспециализированные термины, которые может не понять адресат. Это вызовет только негатив и отторжение. Лучше постараться объяснить простыми, понятными словами, побольше фактов и конкретики. Наличие малоинформативных и «водянистых» текстов деловой стиль не допускает.

    К заключительной части не стоит подводить ненужными и длинными речевыми оборотами. Также не подойдут нелогичные и несогласованные предложения. Поэтому деепричастные и причастные обороты лучше исключить. В каждом абзаце должна быть отражена только одна определенная мысль. После завершения текста лучше несколько раз проверить его на ошибки, прочитав письмо вслух.

    Составить деловое письмо

    Требования к бланку

    Согласно правилам делового письма, его лучше оформлять на фирменном бланке компании. К нему выдвигаются следующие основные требования.

    • Посередине бланка нужно вставить Герб РФ, если предприятие является государственным.
    • Письмо размещать на листе формата А4.
    • Слева оставлять поле пустым (хотя бы 3 сантиметра). Это необходимо, потому что через какое-то время материалы будут подшиты к остальным документам.
    • Самым оптимальным шрифтом считается стандартный «Таймс Нью Роман», размера 12 и с междустрочным интервалом 1,5-2. Он лучше всего воспринимается при чтении.
    • В шапке письма нужно указать название организации, ее фактический и юридический адрес, телефон и электронную почту.

    Особенности оформления

    Если на оформление делового письма потребовалось несколько страниц, то нумеровать нужно, начиная со второй. Для этого рекомендуется использовать арабские цифры. Точки рядом с номерами ставить не нужно.

    Письмо обязательно следует делить на абзацы и при необходимости на подзаголовки. Текст не должен иметь вид сплошного потока, поскольку будет плохо восприниматься. Абзацы покажут, где заканчиваются и начинаются другие мысли.

    Важно отметить, что для деловой переписки неприемлемы опечатки, подчистки и какие-либо исправления. Они будут свидетельствовать о неграмотности и несерьезности оппонента.

    Используемые реквизиты

    В письме, как правило, указывают следующую информацию.

    1. Полное название компании, а не только аббревиатуру.
    2. Номер телефона, факса, банковского счета и электронную почту.
    3. Адресата. Причем название компании стоит употреблять в дательном падеже. Если нужно указать фамилию и должность, то рекомендуется использовать дательный падеж. Если у получателя имеется звание или ученая степень, то это нужно указывать перед именем человека.

    Важно заметить, что каждый реквизит следует писать с заглавной буквы и с новой строки.

    Обращения в деловом письме

    Официальное сообщение всегда должно оформляться в нейтральном тоне. Такой же вид должны иметь и обращения к адресату. Фразы по типу «Добрый день» будут неуместны. Если хочется поприветствовать, то лучше использовать формальное «Здравствуйте». Но самым грамотным вариантом считается обращение по имени-отчеству. Причем неважно, сколько длится знакомство с адресатом. В письме нельзя применять короткую форму имени (например, Петя, Аня и так далее).

    Сохранить межличностную дистанцию, проявить уважение к человеку старше по возрасту или выше по должности поможет обращение на «вы». Однако стоит отметить, что в некоторых компаниях, наоборот, принято употребление «ты» при общении даже в письме.

    Стоит заметить, что обращение «Уважаемый господин» нельзя использовать без последующего указания имени этого человека. Также нужно избегать сокращений «г-н», «г-жа». Если нужно обратиться к группе лиц, то допускается не указывать имена. Тогда можно коротко написать: «Уважаемые господа!» По правилам после обращения по имени нужно всегда ставить восклицательный знак. Например, подобная фраза в деловом письме будет иметь следующий вид. «Уважаемый Александр Сергеевич!»

    Как пишется деловое письмо

    В заключительной части можно использовать различные варианты. «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» и прочее. Здесь обращения должны носить официальный, но дружелюбный тон.

    Оформление заключительной части

    Правильно закончить письмо тоже очень важно. В заключительной части нужно подвести итог того, о чем говорилось ранее. Однако не стоит растягивать умозаключения на 10 предложений. Следует помнить, что в деловом стиле ценится лаконичность и краткость. Лучше ограничиться простыми фразами. Для примера будет приведено несколько конструкций, уместных в заключительной части деловой переписки. Деловые письма нужно завершать максимально корректно и вежливо.

    • Благодарность за помощь или внимание. «Позвольте выразить признательность за…». «Благодарим Вас!»
    • Уверение адресата в чем-либо. «Были бы рады сотрудничать с Вами».
    • Выражение надежд на будущее. «Надеемся получить от Вас ответ в ближайшее время».
    • Просьба о чем-либо. «Будем признательны, если сообщите о результатах».
    • Извинения за причиненные неудобства. «Просим прощения за задержку оплаты».

    Как попрощаться с адресатом

    Несмотря на то что переписка деловая, в деловом письме можно попрощаться по-разному. Для этого следует использовать так называемые закрывающие фразы.

    В качестве примера можно привести следующие варианты:

    1. Искренне Ваш.
    2. С уважением.
    3. С наилучшими пожеланиями.
    4. Желаю успехов в работе.
    5. Надеемся продолжить сотрудничество.
    6. Рады были оказать услугу.

    Могут быть и другие варианты. Здесь выбор завершающей фразы – это исключительно дело вкуса.

    Проставление подписи

    В самом низу листа отправитель должен поставить свою подпись. Но чрезвычайно важно сделать это правильно, чтобы документ имел официальный вид.

    Нужно указать должность, инициалы, фамилию, а напротив поставить подпись. Дополнительно можно указать контактные данные (личный электронный адрес или телефон). Это продемонстрирует получателю готовность общаться и сотрудничать.

    Особенности отказа

    Также важно знать, как составить деловое письмо, если нужно дать отказ в чем-либо. Ведь даже завуалированный негатив или отказ не останется незамеченным и повлечет за собой неприятные последствия. После такого нельзя будет рассчитывать на положительное или хотя бы нейтральное к себе отношение. При составлении письма не нужно поддаваться эмоциям. Лучше держать себя в рамках, если даже адресат очень раздражает. Письма-отказы всегда следует перечитывать несколько раз, особое внимание обращая на тон послания.

    Электронное деловое письмо

    Сообщение не следует начинать с категорического «нет», в какой бы форме оно не выражалось. В противном случае у адресата создастся впечатление, что он неинтересен и не имеет никакого значения. Сначала лучше изложить ненадуманные убедительные объяснения. Когда причины отказа будут кратко перечислены, можно плавно перейти к констатации факта. При этом, согласно этикету делового письма, рекомендуется использовать формулировки следующего типа.

    • К сожалению, у нас нет возможности исполнить вашу просьбу.
    • Нам искренне жаль, но мы вынуждены отказаться от вашего предложения.
    • Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить вашу просьбу по следующим причинам.

    В идеале в начале письма стоит вкратце изложить просьбу адресата. Так он поймет, что с его предложением действительно ознакомились, и наверняка это оценит.

    Особенности составления электронного письма

    Сегодня люди все чаще интересуются, как пишется деловое письмо, если его нужно отправить по электронной почте. Для такой корреспонденции действуют все те же правила, о которых говорилось ранее. Однако у электронных деловых сообщений есть свои особенности.

    • Логин должен быть солидным и адекватным. Например, [email protected] – плохой вариант, а [email protected] – хороший.
    • Поле «тема» всегда важно заполнять. Оно даст понять, о чем пойдет речь в сообщении. Если письмо предназначено незнакомому лицу, то заголовок должен быть интересным. Но важно не переусердствовать. Темы в духе «Уникальное предложение только сейчас», «Срочно» только вызовут отторжение. Заголовок нужно составить из 3-5 слов, вложив в них суть послания.
    • Если переписка ведется с незнакомым человеком, то сначала нужно ему рассказать, как о нем узнали и чем занимается компания. Без такого вступления сообщение могут посчитать спамом и сразу же удалить.
    • Важные моменты в тексте лучше выделить полужирным шрифтом. При этом недопустимо использовать разные цвета.
    • В электронном деловом письме нельзя применять «капс». Даже в подзаголовках и названии темы не должно быть сплошных заглавных букв. То же касается дублированных знаков препинания.
    • Текст лучше разделять на абзацы, оставив между ними пустую строку.
    • Чем короче будет сообщение, тем быстрее на него отреагируют.
    • Подпись ставить нужно обязательно. Она в электронных письмах обычно состоит из нескольких строк, включает в себя имя и должность отправителя, название компании, телефон и адрес сайта.
    • К письму можно приложить текстовые файлы и изображения. Это очень удобно, ведь дополнительные материалы, комментарии, разъяснения и развернутые описания отвлекают от сути. Поэтому их лучше размещать не в тексте письма, а во вложенных файлах.
    • Если деловая переписка идет давно и установились теплые доверительные отношения, то в электронном письме допускается использование смайликов. Они помогут немного «оживить» и разрядить общение. Но злоупотреблять ими не стоит, а в бумажных письмах они вообще недопустимы.
    Образец делового письма

    Инструкция по написанию письма

    Составление делового письма можно разделить на несколько этапов.

    1. Сначала нужно указать адресата. Для этого в верхнем правом углу бланка нужно написать инициалы, фамилию и должность получателя. Если адресат – это организация, то следует указать ее юридический адрес.

    2. Обращение к получателю. Его следует размещать ниже посередине бланка. Ранее уже говорилось, какие фразы можно использовать. Обычно обращение имеет вид: «Уважаемый Игорь Петрович!»

    3. Изложение цели. Ниже с новой строки нужно написать главные мысли, всю суть, упоминая причины обращения. Если речь идет о каких-то проблемах, то стоит предложить варианты ее решения. Если это предложение о сотрудничестве, то нужно объяснить, как оно будет происходить. Если же в письме отражена жалоба, то стоит попросить о принятии конкретных мер. Словом, получатель из текста должен понять, что конкретно от него хотят.

    4. Заключительная часть. И, наконец, с новой строки нужно вставить завершающую фразу и подпись.

    Далее будет рассмотрено несколько образцов деловых писем, чтобы стало еще понятнее, как именно их составлять.

    Благодарственное письмо

    Образец благодарственного письма

    Этот образец демонстрирует, какой вид может иметь письмо-благодарность. Однако в данном примере есть один недочет. Вместо строчки «В компанию «Флагман»» можно было вставить приветственную фразу и имена тех, кому письмо предназначалось.

    Письмо-запрос

    Пример делового письма

    Это образец делового письма-запроса. В нем никаких недочетов нет. Были соблюдены все правила составления официального письма. Из текста становится все понятно, какая проблема возникла и что необходимо сделать для ее решения. Также в сообщении содержатся все контактные данные, приветственное обращение, завершающая фраза и подпись.

    Итак, публикация продемонстрировала, как нужно составлять письма, предназначенные для деловых партнеров. Это следует делать правильно и грамотно, чтобы не ударить в грязь лицом. Ведь от этого зависит будущее компании. Также важно вовремя ответить на деловое сообщение. Это допускается сделать в течение трех-семи дней с момента получения письма.

    Деловое письмо на английском, виды деловых писем с примерами и переводом
    письмо

    Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.

    Основные виды официальных писем

    Официальные письма могут быть разных видов:

    • Деловое письмо;
    • Письмо-запрос информации;
    • Письмо-жалоба;
    • Письмо-заявление о приеме на работе;
    • Письмо-жалоба;
    • Письмо-извинение.

    Структура делового письма

    письмописьмо

     Имя и адрес отправителя

    Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

    Последовательность реквизитов следующая:

    • имя руководителя;
    • его должность;
    • название компании отправителя;
    • номер дома, улица;
    •  город, почтовый индекс;
    • страна.

    Пример:

    Mr Viktor Moskvin

    Director

    School of foreign laguages “Lingva”
    154  Sadovaya St

    Moscow 123456

    Russia

    Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией».

    Дата

    Дата располагается  под реквизитами,  отступ  три строки. Вариантов написания даты несколько:

    • July 28, 2017;
    •  July 28th, 2017;
    • 28 July, 2017;
    •  28th July, 2017.

     Адрес получателя

    Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

    • полное имя получателя;
    • должность;
    • название компании;
    • номер дома, улица;
    • город, почтовый индекс;
    • страна.

    Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение:

    • Mr. (мистер, господин),
    • Dr. (доктор),
    • Ms. (мисс, для незамужней женщины),
    • Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

    Пример:

    Mrs Jennifer Grey

    editor publishing company “GoodBook”

    25 Downing St

    London SW1A 2AB

    United Kingdom

    Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

    Обращение к адресату письма

    письмописьмо

    • Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear…»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer  Grey.
    • Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
    • В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
    • Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие:  Dear Mrs Jennifer Grey:

    Название должности отправителя

    Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

    Viktor Moskvin

    Director

    School of foreign laguages “Lingva”, или

    Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

    Director

    School of foreign laguages “Lingva”

    Отметка о приложениях

    Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или EncsEnclosures» — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются  все документы,  прилагаемые к основному письму. Например:

    Yours sincerely,

    Viktor Moskvin

    Director

    School of foreign laguages “Lingva”

    Enc, a copy of the license.

    Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

    Структура письма

    Речевые модели
    1.     Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner)

    Dear Sir or Madam  — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)

     

    2.     В первом  абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!)

    I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить….

    I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы…

    I am interested in… — Меня интересует…

    I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о…

    I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся…

    I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где…

    I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа…

    3.     Конец письма в соответствующей форме:

     

     

    Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой

    Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением…

    Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо  заканчивается

    Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением…

    Samples of business/formal letters

    Примеры деловых официальных писем

    Letter of enquiry (письмо-запрос)

    письмописьмо

    1.Dear Sir/Madam,

    2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.

    I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.

    I look forward to your answer.

    3.Yours faithfully,

    Ann Rudova

    Дорогой Сэр/Мадам

    Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы  английского языка для повышения своего уровня.

    Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах  оплаты и требованиях для зачисления.

    С нетерпением жду Вашего ответа.

    С уважением,

    Анна Рудова

     

    Dear Mr. Stevens,

    Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.

    Sincerely yours,

    Brian Warner

    Уважаемый мистер Стивенс,

    Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку   она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.

    Искренне Ваш,

    Брайан Уорнер

    Letter of complaint (письмо-жалоба)

    Dear Mr. Olsen,

    I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.

    As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.

    Yours sincerely,

    Bill Berry

    Уважаемый Мистер Олсен,

    Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».

    Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.

    С уважением,

    Билл Бэрри

    Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:

    •         I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
    •          In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
    •          There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
    •          The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
    •          It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
    •          The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
    •          Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
    •         The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
    •          The price was expensive enough. – Цена была завышена.
    •         It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
    •          In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
    •          I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…

    Letter of application

    (Письмо-заявление)

    объявлениеобъявление

    Dear Sir or Madam,

    I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».

    I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.

    I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.

    Yours faithfully,

    Jane Morrison

    Уважаемый Сэр/Мадам,

    Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление  на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».

    Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.

    Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.

    С уважением,

    Джейн Моррисон

    Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:

    • I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
    • I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
    • I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
    • I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
    • I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
    • My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
    • As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
    • I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
    • I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
    • I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.

    Деловое рекомендательное письмо на английском языке

    В рекомендательных письмах содержится информация о рабочих умениях,  навыках, знаниях, опыте, заслугах рекомендуемого человека и оценка его работы предыдущим руководителем.

    Дополнительные речевые модели для рекомендательных писем:

    • I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
    • …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад  сделать это.
    • …distinguished himself / herself … показал себя как…
    • His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
    • He/she is а  creative person… Он/она креативная личность…
    • His / her excellent  capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
    • While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
    • His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
    • The only weak spot  that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
    • I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
    • I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.

    Деловое поздравительное письмо

    поздравлениепоздравление

    Цель поздравительного делового письма —  официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.

    Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:

    • Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
    • In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season!  — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник   … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
    • Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! —  С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

    Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)

    бизнес вуменбизнес вумен

    Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.

    В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также  о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.

    Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:

    • I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
    • Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
    • I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
    •  I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
    • Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

    Деловое пригласительное письмо

    приглашениеприглашение

    В деловом мире  встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!

    Фразы для приглашения:

    • You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
    • Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

    Ответ на деловое письмо на английском языке

    Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.

    Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:

    • Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
    • We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
    • We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать )Вам…
    • Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

    Вывод

    Официальное письмо состоит из следующих частей:

    Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.

    Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.

    В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).

    Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.

    Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.

    План письма

    Вступление

    Абзац 1: приветствие и вступительное слово, цель письма

    Основная часть

    Абзацы 2-3: раскрытие содержание письма

    Заключение

    Абзац 4: заключительное слово, ожидаемый результат

     

    Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.

    Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.

    успехуспех

    Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является эффективным инструментом в бизнесе, который может не только помочь в заключении различного рода сделок, при приеме на работу и т.д., но и испортить впечатление об отправителе, что не гарантирует ему успех в достижении цели.


    Деловая переписка

    Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.

    Адресность

    Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.

    Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.

    Структурность

    Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.

    Аббревиатуры, сокращения и смайлики

    Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.

    Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).

    Оперативность

    Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.

    Менталитет

    За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.

    Финал

    Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!

    От выбора стиля шрифта до корректировки полей вы должны убедиться, что ваше письмо чистое, четкое и легко читаемое. При форматировании делового письма примите во внимание следующее:

    1. Выберите профессиональный размер и стиль шрифта

    При принятии решения о том, какой шрифт выбрать для делового письма, следует обратить внимание на чистоту и удобочитаемость. Хотя может показаться заманчивым выбрать стилистический шрифт для персонализации письма, вашей аудитории может быть трудно читать.Шрифты размером менее 10 пунктов будет трудно читать, а шрифты размером более 12 пунктов могут показаться непрофессиональными.

    : Как выбрать шрифт и размер шрифта сопроводительного письма

    2. Включая разделы для всей необходимой информации

    При разработке макета для вашего делового письма вы Следует иметь в виду всю необходимую информацию, как правило, в профессиональном документе. Как правило, деловое письмо содержит в верхней части следующую информацию:

    • Ваша контактная информация (имя, должность, компания, адрес, номер телефона, адрес электронной почты)
    • Дата
    • Контактная информация получателя (имя, должность, компания, адрес компании)

    Эта информация сопровождается Приветствие, затем тело, а затем ваш близкий и подпись.При составлении делового письма обязательно включите всю необходимую информацию.

    3. Обратите внимание на интервалы и поля.

    Спейсинг играет важную роль в том, чтобы ваше деловое письмо выглядело читабельным и профессиональным. Не забудьте поставить пробелы между элементами в верхней части вашего письма (ваши контактные данные, дата и их контактную информацию), а затем еще один пробел, чтобы начать ваше письмо.

    В основной части вашего письма должно быть одинарное расстояние для создания чистый, но читаемый документ.Вы должны вставить пробел между каждым абзацем и до и после закрытия. Лучше всего выровнять все письмо по левой стороне страницы, а не по центру или по правому краю. Это позволяет легко следить за аудиторией.

    Как правило, профессиональный документ имеет однодюймовые поля. Для деловых писем поля должны быть немного больше обычного (до полутора дюймов).

    4. Начните и закончите ваше письмо должным образом.

    Выберите короткое, подходящее закрытие по окончании письма, например «С уважением», «С уважением» или «Всего наилучшего», после чего укажите свои имя, фамилию и должность. Вы должны указать пробел между именем и фамилией.

    Подробнее: Как отформатировать правильное деловое письмо (с примерами)Руководитель проекта
    Crane & Jenkins
    555 Apple Lane
    Seattle, WA
    555-111-9999
    [email protected]

    J0010 02

    029010 02
    90 029010 02
    90990291 Data Analyst

    Cloud Clearwater
    100 Оранжевый круг
    Seattle, WA

    Дорогой мистер Лав,

    Мне очень рекомендую Венди Джонс на роль младшего аналитика данных в Cloud Clearwater.Я Роза Гомес, руководитель проекта в Crane & Jenkins. У меня 12-летний опыт работы в сфере технологий, и я видел, как многие молодые специалисты приходят и уходят. Г-жа Джонс - одна из тех, с кем мне довелось работать. Она уникальна.

    В свое время вместе Венди продемонстрировала большие таланты в области анализа данных. Когда мы впервые встретились, меня сразу поразила Венди, но за время совместной работы ее понимание анализа данных для достижения результатов для нашей компании выросло гораздо больше, чем у ее коллег.

    Однако меня впечатляют не только ее технические навыки. С Венди было приятно работать из-за ее удивительно позитивного отношения и умения общаться между командами. Ее внимание и внимание к деталям были также необходимы и оценены не только мной, но и ее коллегами, которые часто полагались на нее, чтобы выполнить работу. Мало того, что она принесет те навыки и опыт, которые вы ищете в кандидате, она быстро станет активом и поможет вашей компании расти любым возможным способом.

    Основные деловые письма // Purdue Writing Lab

    Написание основного делового письма

    Части делового письма

    Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо не написано на бланке.

    Адрес отправителя

    Адрес отправителя обычно указывается на бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку над датой.Не пишите имя или заголовок отправителя, так как оно включено в закрытие письма. Включите только адрес, город и почтовый индекс.

    Date

    Строка даты используется для указания даты написания письма. Однако, если ваше письмо было заполнено за несколько дней, используйте дату, в которой оно было завершено, в строке даты. При письме в компании в Соединенных Штатах, используйте американский формат даты. (Соглашение о форматировании даты, основанное на Соединенных Штатах, ставит месяц перед днем.Например: 11 июня 2001 года.) Напишите месяц, день и год в двух дюймах от верхней части страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, либо выровняйте дату по левому краю, либо перейдите к центральной точке и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя в бланке, а не в левом углу.

    Внутренний Адрес

    Внутренний адрес является адресом получателя. Всегда лучше написать конкретному человеку в фирме, в которую вы пишете. Если у вас нет имени человека, проведите исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании.Включите личное имя, такое как г-жа, г-жа, г-н или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как к мисс, миссис или г-же. Если вы не уверены в предпочтении женщины при обращении, используйте г-жу If. есть вероятность, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое название, используйте это название. Обычно люди не возражают против того, чтобы их называли более высоким званием, чем они на самом деле обладают. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке.Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Это следует оставить выровненным, независимо от того, какой формат вы используете.

    Salutation

    Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личное название. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, допустимо использовать только имя в приветствии (например: Дорогая Люси :). Однако во всех остальных случаях используйте личное имя и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. Оставьте одну строку пустой после приветствия.

    Если вы не знаете пол читателя, используйте несексуалистское приветствие, например, его должность, а затем имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон»: если вы не уверены в поле Криса.

    Body

    Для блочных и модифицированных блочных форматов, один пробел и слева выравнивать каждый абзац в теле письма. Оставьте пустую строку между каждым абзацем. При написании делового письма будьте осторожны, помните, что краткость очень важна.В первом абзаце рассмотрим дружеское вступление, а затем изложение основного момента. Следующий абзац должен начать обосновывать важность основного момента. В следующих нескольких параграфах продолжите обоснование с исходной информацией и вспомогательными деталями. Заключительный абзац должен подтвердить цель письма и, в некоторых случаях, запросить какой-либо тип действия.

    Closing

    Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего абзаца.Например, если вы включили много документов и хотите, чтобы получатель знал о каждом документе, было бы неплохо перечислить имена.

    Типистские инициалы
    Инициалы

    Typist используются, чтобы указать человека, который напечатал письмо. Если вы набрали букву самостоятельно, пропустите инициалы машинистки.

    A Примечание о формате и шрифте

    Блок Формат

    При написании деловых писем вы должны уделять особое внимание формату и используемому шрифту. Наиболее распространенный макет делового письма известен как блочный формат.Используя этот формат, вся буква выравнивается по левому краю и разделяется одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

    Модифицированный блок

    Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе тело письма, а также адреса отправителя и получателя оставляются выровненными и разделенными пробелами. Тем не менее, для даты и закрытия, нажмите на центральную точку и начните печатать.

    Semi-Block

    Последний и наименее используемый стиль - полублок.Это очень похоже на измененный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ вместо выравнивания по левому краю.

    Помните, что разные организации предъявляют различные требования к формату для профессионального общения. Хотя примеры, предоставляемые OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (ожидания жанра), формат вашего делового письма может быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как бланки и шаблоны. Наши примеры являются просто руководствами.

    Если ваш компьютер оснащен Microsoft Office 2000, можно использовать мастер писем, чтобы избавиться от догадок при форматировании деловых писем.Чтобы получить доступ к мастеру писем, откройте меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три стиля, упомянутых здесь, и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранном формате. Мастер писем следует использовать, только если у вас есть базовые знания о том, как написать деловое письмо. Его шаблоны не применимы в любой обстановке. Поэтому вам следует обратиться к руководству по написанию деловой документации, если у вас есть какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности мастера письма.

    Font

    Еще одним важным фактором в удобочитаемости письма является шрифт. Широко принятый шрифт Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. При выборе шрифта всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman. Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас есть немного больше свободы при выборе шрифтов.

    Punctuation

    Пунктуация после приветствия и закрытия - используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия.

    Business Letter Format

    Похожий: Формат и пример делового письма

    Просто применять к работам с действительно резюме

    Что такое закрытие делового письма? Эта фраза показывает уважение и благодарность получателю.

    . Когда вы будете готовы закончить свое письмо, вам следует выбрать подходящее, уважительное и профессиональное завершение, чтобы привлечь внимание читателя к сообщению вашего письма.Вы также можете использовать закрытие, чтобы связать окончание с содержанием письма. при выборе как закончить деловое письмо. Заключительные слова письма могут оставить сильное впечатление в голове получателя, поэтому вам следует выбрать окончание, которое подчеркивает цель письма и подчеркивает ваши профессиональные отношения.Используйте эти пять шагов, чтобы создать окончание, которое может оставить у вашего читателя позитивное впечатление:

    1. Используйте целенаправленное последнее предложение
    2. Обратитесь к контексту
    3. Обратитесь к вашим отношениям
    4. Подойдите к вашей подписи

    1. Используйте целенаправленное последнее предложение

    После основной части вашего письма, но перед закрытием, вы можете захотеть включить короткий заключительный абзац длиной всего в одно или два предложения. Вы можете использовать это последнее предложение выполнить несколько различных вещей, включая следующие:

    • Clarify или пересчитывать письмо в purpose
    • Summarize ключ point
    • Request action
    • Offer invitation
    • Express thanks
    • Confirm connection

    Consider этих примеров заключительные предложения, чтобы помочь вам закончить деловое письмо:

    • I с нетерпением ждем от вас в ближайшее время.

    2. Рассмотрим контекст

    Окончание вашего делового письма должно относиться к цели письма. Если вы пишете, чтобы попросить об одолжении или выразить свою благодарность, вы можете закончить письмо фразой «С благодарностью». Если ваше письмо предназначено для установления деловых связей, вам следует сохранять формальность и уважение, заканчивая словом «С уважением» или «С уважением». Учитывайте контекст вашего письма при выборе закрытия.

    . Относительно: . Интересное письмо: определение, советы и примеры

    3.Рассмотрим ваши отношения

    Ваше закрытие должно соответствовать вашим отношениям с получателем письма. Если письмо адресовано руководителю, человеку, которого вы никогда не встречали, или человеку, которого вы не очень хорошо знаете, выберите формальное и профессиональное окончание, например «С уважением», «С уважением» или «С уважением». Если письмо предназначено для кого-то, с кем вы часто общались или знаете хорошо, вы можете использовать более неформальное закрытие, сохраняя при этом профессиональный тон, такой как «Лучший», «Сердечно» или «Спасибо».

    Формальные образцы писем и шаблоны

    Бесплатное письмо-запрос на образец разрешения. Пример письма-запроса на разрешение на поездку, посещение конференции или использование ошибок.

    Помечено согласие на разрешение поездки

    Письмо-запрос о переводе в другой филиал подается, когда сотрудник хочет перейти из одного филиала в другой в рамках одной компании. Филиалы могут быть в том же городе / регионе, или в других частях страны, или даже в другой стране.Письмо о переводе чаще всего отправляется в отдел кадров компании. Мы можем выделить 3 основных типа запросов на перевод: Запрос на перевод на открытую позицию в другом филиале компании, в ответ на объявление о вакансии, запрос на перевод занимаемой вами должности в другое место; или Запрос на перевод на другую должность в дочерней компании. Что включить в Запрос на перевод в другой филиал? В какой-то

    Помеченный запрос на перевод

    Пример Формального запроса на получение аванса.Образец письма на аванс против зарплаты. Как запросить повышение зарплаты?

    Помечено авансовый платеж зарплата аванс

    Sample Официальное письмо-запрос на справку с места работы. Как написать письмо-запрос о выдаче свидетельства о выкупе у бывшего работодателя.

    С меткой справка с места работы

    Письмо-приглашение для главного гостя - это очень официальное письмо, обычно отправляемое важным лицам. Практика отправки официальных приглашений для главного гостя распространена в академическом обществе, например, в университете.Письмо о назначении отправляется после того, как компания успешно завершила процедуру найма. Помеченное назначение письмо о работе предложение о работе

    Благодарственное письмо - это письмо, которое используется, когда один человек / сторона желает выразить признательность другому. Согласно Гарвардской медицинской школе, благодарность - это благодарная благодарность за то, что человек получает - материальный или нематериальный - когда он признает добро в своей жизни. В этой строке благодарственное письмо предназначено для письменного сообщения о том, что он получил.Письмо не следует отправлять, если вы не планируете брать на себя полную ответственность и ни в коем случае не обвинять кого-либо или клиента. Искреннее, хорошо сформулированное письмо с извинениями может помочь вернуть доверие и покровительство клиента.

    Помечена задержка доставки

    Официальное письмо с просьбой об отпуске по беременности и родам очень важно, потому что детали вашего отпуска не могут быть потеряны. Поэтому этот запрос должен быть представлен в форме письма, датированного и подписанного. В заголовке вашего письма должны быть указаны соответствующие личные контактные данные.Во время вашего отпуска вы не будете проверять свой рабочий телефон или электронную почту, поэтому предоставьте необходимую контактную информацию, чтобы компания могла связаться с вами в случае неотложных проблем. Другими важными моментами, которые вы могли бы учесть, в том числе в письме с просьбой об отпуске по беременности и родам, являются ожидания личных границ по мере того, как вы становитесь родителями, и предложения коллег, достаточно разбирающихся в проектах, над которыми вы сейчас работаете, чтобы заполнить их во время вашего отсутствия. Если вы не уверены, как составить свое письмо, используйте

    Отмеченный декретный отпуск

    Написание письма в компанию с просьбой о чем-то предполагает простоту, поскольку письмо должно быть максимально точным и кратким.

    Об авторе

    admin administrator

    Отправить ответ

    avatar
      Подписаться  
    Уведомление о