Официальное устройство на работу документы: Какие документы могут потребовать при устройстве на работу? | КонсультантПлюс — ICQ Information Center. Продажа ICQ. Продажа уинов. Продажа асек. ICQ sale. Sale ICQ.

Официальное устройство на работу документы: Какие документы могут потребовать при устройстве на работу? | КонсультантПлюс

Содержание

Как проходит процесс устройства на работу?

Статьи › Больница › Какие документы нужны для устройства на работу в больницу медсестрой

*Порядок приёма работника — основные этапы

Собеседование
Проверка претендента перед приёмом
Пакет документов от работника
Медосмотр при приёме на работу
Оформление трудового договора
Оформление приказа о приёме на работу
Внесение записи в трудовую книжку

Каким образом происходит устройство на работу?
Как происходит устройство на работу по ТК РФ?
Как долго идет оформление на работу?
Что оформляется в первую очередь при приеме на работу?
Как понять что тебя не берут на работу?
Что отправляют при устройстве на работу?
Что должен сделать кадровик при приеме на работу?
Что нужно говорить при устройстве на работу?
Как понять Официальное трудоустройство или нет?

Когда официально устраивают на работу?
Нужно ли приходить на работу раньше?
Когда выходить на работу после оформления?
Какой срок испытания при приеме на работу?
Что нужно знать перед тем как устроится на работу?
Как правильно пройти собеседование на работу?
Какие виды устройства на работу?
Что дает официальное оформление на работу?
Что значит устроиться на работу по договору?
Сколько ждать ответа от работодателя?
Как называется срок в начале работы?
Кто первый подписывает приказ работник или работодатель?
Что раньше приказ или трудовой договор?
Какие документы нельзя требовать при приеме на работу?
Как производится оформление трудовой книжки работнику принятому на работу впервые?
Как происходит удаленное устройство на работу?
Как правильно принять сотрудника на работу?

Каким образом происходит устройство на работу?

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании этого договора. Вас должны ознакомить с приказом о приеме на работу под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По вашему требованию работодатель обязан выдать вам заверенную копию приказа.

Как происходит устройство на работу по ТК РФ?

Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Как долго идет оформление на работу?

2 ст. 67 ТК РФ при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Что оформляется в первую очередь при приеме на работу?

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется).

Как понять что тебя не берут на работу?

Важные критерии:

отсутствие конкретной цели — кандидат не может сказать, чем конкретно он хотел бы заниматься;
ложь в резюме или на собеседовании;
завышенные зарплатные или карьерные ожидания;
неудачная самопрезентация;
опоздание на собеседование, не выключенный звук мобильного и другие плохие манеры.

Что отправляют при устройстве на работу?

При устройстве на работу нужно представить паспорт, трудовую книжку, документ об образовании и иные документы. Запрещается требовать документы помимо предусмотренных законодательством, однако гражданин может представить их добровольно. При устройстве на работу работодатель вправе потребовать (ч. 1 ст.

Что должен сделать кадровик при приеме на работу?

Кадровик должен принять заявление на трудоустройство, если это предусмотрено внутренними нормами компании, ознакомить новичка с локальными нормативными актами и должностной инструкцией, заполнить его трудовую книжку и личную карточку.

Что нужно говорить при устройстве на работу?

Как правило, можно честно говорить «да», но не торопиться говорить, где именно.Почему вы выбрали эту работу (организацию)?:

Я вижу в вашей фирме перспективы своего развития.
Я хочу, чтобы мои знания получили применения, а я получил опыт профессионала.
Мне хочется делать интересное дело в вашем коллективе.

Как понять Официальное трудоустройство или нет?

Официальное трудоустройство подразумевает работу по трудовому договору с «белой» зарплатой. В трудовом договоре прописываются права и обязанности сторон. Отношения работника и работодателя регулируются трудовым законодательством с момента подписания договора.

Когда официально устраивают на работу?

Оформление трудового договора По закону трудовой договор не обязательно заключать в первый же день работы нового сотрудника. Главное — сделать это не позднее трех рабочих дней после того, как его фактически допустили к работе (ст. 67 ТК РФ).

Нужно ли приходить на работу раньше?

Заставлять работников приходить на работу раньше или задерживаться по окончании рабочего времени, работодатель не имеет права. Если компания закрепляет такое положение в своих собственных нормативных актах, это требование является незаконным — оно ухудшает положение сотрудника, по сравнению с положением ТК РФ.

Когда выходить на работу после оформления?

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Какой срок испытания при приеме на работу?

Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом.

Что нужно знать перед тем как устроится на работу?

Советы при устройстве на работу:

Показать свое отношение к будущей работе
Показать стремление к профессиональному развитию
Уточнить возможности для профессиональной карьеры
Продемонстрировать насколько важна для вас эта работа

Как правильно пройти собеседование на работу?

Как успешно пройти собеседование

Вежливо и честно общаться с работодателем. Заранее изучить информацию о компании и ее потребностях. Не опаздывать на собеседование. Показать свою заинтересованность в работе в данной компании и задачах, которые соискателю предстоит выполнять на новой должности.

Какие виды устройства на работу?

Есть два вида трудовых договоров: срочный и на неопределенный срок. Если даты окончания нет — трудовой договор заключен на неопределенный срок. Его еще называют бессрочным. Если есть срок окончания — договор срочный.

Что дает официальное оформление на работу?

Преимущества официального трудоустройства: официальная заработная плата, своевременно и в полном объеме; получение гарантированных выплат; пенсионное обеспечение; социальное страхование работников в соответствии с федеральными законами; оплачиваемый больничный; ежегодный оплачиваемый отпуск; пособие по беременности и

Что значит устроиться на работу по договору?

В соответствии с базой трудового законодательства РФ при оформлении на работу заключается трудовой договор — документ, который подтверждает, что стороны, работодатель и работник, заключили именно трудовые отношения, отвечающие всем признакам ст. 15 ТК РФ.

Сколько ждать ответа от работодателя?

Если никаких договоренностей в ходе собеседования не было, ждать ответа придется от двух дней до двух недель. В среднем о результатах кандидату обычно сообщают в течение двух-пяти дней. А некоторые работодатели вообще не считают нужным сообщать соискателю о своем решении в случае отказа.

Как называется срок в начале работы?

Испытательный срок устанавливается для проверки соответствия работника поручаемой ему работе, при этом важно следующее: испытательный срок может быть установлен только для принимаемых на работу сотрудников, то есть ранее не работавших в компании.

Кто первый подписывает приказ работник или работодатель?

Приказ издается после того, как работник и работодатель подписали трудовой договор. Номер и дату договора работодатель указывает в приказе как основание для его составления.

Что раньше приказ или трудовой договор?

Согласно ТК РФ сначала необходимо подписать трудовой договор, а затем уже оформить приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Какие документы нельзя требовать при приеме на работу?

В данном случае это паспорт, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), диплом о высшем образовании.

Как производится оформление трудовой книжки работнику принятому на работу впервые?

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Как происходит удаленное устройство на работу?

Удалённая или дистанционная работа — это когда работник делает свою работу вне стационарного рабочего места. А с директором и коллегами контактирует через интернет и по телефону. Работник необязательно находится дома за компьютером, работу можно делать откуда угодно, даже из другого города.

Как правильно принять сотрудника на работу?

Как оформить сотрудника в штат:

Запросите у сотрудника документы
Ознакомьте сотрудника с локальными актами
Составьте трудовой договор в двух экземплярах
Утвердите приказ о приеме на работу
Внесите запись в трудовую книжку
Для ИП: встаньте на учет в ФСС
Сдайте отчет СЗВ-ТД в ПФР

Официальное оформление сотрудника на работу

Прием на работу — это официальное оформление отношений между работодателем и лицом, согласившимся выполнять работу за определенное вознаграждение. В России существует несколько способов оформления сотрудника на работу.

Оформление сотрудника на работу

Очень часто руководители компаний и фирм задаются вопросом необходимости официального трудоустройства своих сотрудников, которые посредством своих сил и знаний могут выполнять вполне определенные профессиональные действия.

В данном случае, каждый работник стремится к тому, чтобы быть зачисленным в штат, получать сведения о том, в какие фонды организация делает за него взносы и в каком объеме платятся налоги.

Ведь именно от данных критериев собственно и зависит его материальное благосостояние после выхода на пенсию. Однако далеко не все предприниматели стремятся к тому, чтобы проводить каждого наемного работника согласно всем правилам трудоустройства.

И так, при регистрации любого бизнеса каждый предприниматель должен в обязательном порядке подавать все необходимые сведения в государственные учреждения, среди которых Фонд Социального Страхования, Фонд обязательного медстрахования.

В них должно быть отражены административные моменты, которые обязуется выполнять работодатель, подтверждая таким образом, что все механизмы отлажены и работают должным образом.

При этом следует иметь в виду, что во все эти организации предприниматель должен делать взносы на каждого своего сотрудника, обеспечивая его таким образом необходимыми социальными гарантиями, которые будут использованы им в настоящий момент или же при выходе на пенсию.

Документы для официального оформления

Для того, чтобы избежать возникновения путаницы сразу определим список документов, которые должен предоставить сотрудник любой организации для своего оформления. Среди них должен быть представлен паспорт или иного рода документ, который может послужить удостоверением личности конкретного человека.

Трудовая книжка также необходима, кроме тех случаев, когда заключается трудовой договор впервые и сотрудник впервые поступил на работу или же он будет совмещать данную должность с другой – основной деятельностью.

К данному пакету документов нужно приложить и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, которое есть у каждого современного россиянина, который хоть один раз в своей жизни работал по официальной системе трудоустройства.

Мужчинам необходимо иметь при себе документы воинского учета, которые есть у каждого россиянина, подлежащего призыву на военную службу. Также следует принести в отдел кадров и документ об образовании, наличии конкретной квалификации или же прохождении специализированных курсов, которые были пройдены до момента поступления на работу.

Кстати, в современном законодательстве отмечено, что никаких других документов работодатель требовать не вправе, поскольку они не отражены в статье 65 Трудового законодательства. Например, свидетельство о присвоении ИНН, а также регистрации по месту постоянного проживания.

Перечень возвращаемых при трудоустройстве документов работнику

Среди пакета документов, которые принимаемый на работы специалист обязан предоставить работодателю для оформления есть те, которые остаются в отделе кадров, а также те, которые должны быть переданы работнику. С них необходимо снять копии, а сами оригиналы отдать владельцу, так как хранить их в отделе кадров или же архиве с делами сотрудников не правомерно.

И так, в современном трудовом законодательстве сказано, что работодатель при официальном трудоустройстве сотрудника должен снять копии со всех документов, которые были предоставлены наемным мастером при поступлении на работу.

Из всего вышеописанного списка в отделе кадров должна храниться лишь трудовая книжка, причем во время всего срока работы данного человека в структуре компании. если же данный сотрудник впервые устраивается на работу, то заведение трудовой книжки, ее ведения и грамотного оформления полностью лежит на плечах работодателя. Кстати, он же должен пройти всю необходимую процедуру по оформлению страхового именного свидетельства пенсионного страхования.

Каждый работодатель должен иметь в виду, что неправомерным считается удерживание паспорта сотрудника, его страхового свидетельства и других документов, которые он принес для официального трудоустройства. Причем незаконным считается требование предоставить трудовую книжку у того работника, который поступает на предприятие в первый раз в своей жизни.

Ознакомление сотрудника с трудовым распорядком

Каждый сотрудник, который поступает на предприятие, должен быть в обязательном порядке ознакомлен со всеми необходимыми локальными актами для внутреннего использования, которые непосредственно относятся к организации его труда. Например, положение о премировании сотрудников, оплате труда, охране труда и всеми положениями коллективного договора.

Таким образом, можно смело сделать вывод о том, что работник должен в обязательном порядке получить реальное представление об информации, которая содержится в во всех выше перечисленных документах, поскольку именно от них зависит формирование его заработной платы, а также поощрений и система наказаний, которая может применяться к нерадивым работникам компании.

Вместе с этим, он получит максимальное представление о том, с чем и как ему предстоит работать в дальнейшем, после чего в знак своего согласия он ставит свою подпись. Все это станет гарантией согласия конкретного работника со всеми условиями, что в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций и их разрешения в судебном порядке.

С каждым вновь поступающим на работу сотрудником работодатель должен заключить трудовой договор, в котором в обязательном порядке должны быть отмечены все основные положения, правила и нормативы дальнейшего сотрудничества между отдельно взятым человеком и компанией.

Данный документ должен быть подписан всеми участниками договора в течение трех дней со дня фактического начала работы данного сотрудника на производстве. В течение данного срока также должен быть создан приказ о приеме на работу специалиста, в результате чего, собственно и происходит официальное трудоустройство работника.

Подтверждения занятости и отчеты – UF Human Resources

Подтверждения занятости Запросы записи Хранение записей Сканирование записей

Подтверждения занятости

Университет Флориды проверяет оплачиваемую работу только для нынешних и бывших сотрудников в течение 25 лет после увольнения из Университета. Если вас интересует производительность сотрудника, пожалуйста, свяжитесь напрямую с отделом сотрудника.

*Не отправляйте номера социального страхования по электронной почте, в текстовом содержимом и/или вложениях*

Уведомление о подтверждении занятости третьей стороной: В настоящее время Университет Флориды не предоставляет никакой дополнительной информации, кроме той, что указана в рабочем номере. Запросы на устную или ручную проверку больше не принимаются.

Прощение ссуды государственной службы (PSLF)

Что это такое?

Программа PSLF — это федеральная программа, которая прощает оставшуюся часть прямых кредитов студента после того, как студент внес 120 соответствующих требованиям ежемесячных платежей.

Университет Флориды является государственным учреждением и государственным университетом, который соответствует федеральному требованию «организации государственной службы». Сотрудники UF могут претендовать на участие в этой программе.

Кто подходит?

Сотрудники UF должны иметь в общей сложности 30 или более часов (0,75 FTE) и получать оплату непосредственно от Университета Флориды.
Сотрудники, занятые неполный рабочий день (менее 30 часов в UF), могут иметь право подать заявку на участие в программе PSLF только в том случае, если они имеют в общей сложности 30 часов работы у двух квалифицированных работодателей. Сочетание в общей сложности 30 часов считается Департаментом образования полным рабочим днем.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если ваша форма PSLF ранее была сертифицирована как неполный рабочий день, и вы проработали 30 часов или более в UF, вы можете повторно отправить свой запрос по адресу [email protected], и член нашей команды повторно сертифицирует вас как полный рабочий день. временная занятость.

Как отправить форму?

Квалифицированные сотрудники могут отправить электронное письмо в отдел трудовых операций и записей по адресу: verify-employment@ufl. edu , чтобы запросить заполнение страницы 2, разделов 3 и 4.

При отправке сообщения по электронной почте предоставьте следующую информацию:

Полное юридическое имя
УФИД

В целях безопасности не указывайте свой SSN ни в одном сообщении электронной почты.

Пожалуйста, подождите 5-7 рабочих дней, чтобы EOR рассмотрел и заполнил форму.

Для получения дополнительной информации о программе PSLF и формы PSLF посетите веб-сайт Федеральной помощи студентам.

Проверка третьей стороной

Рабочий номер — это официальный инструмент проверки занятости и дохода в Университете Флориды. Он обеспечивает безопасную автоматическую проверку для нынешних и бывших сотрудников, уволенных 1 января 2004 г. или позже, а их онлайн-портал доступен 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Эта услуга обновляется каждые две недели платежного цикла.

Код работодателя университета: 13570 .
При запросе данных о занятости учащегося требуется подписанная форма разрешения. Все сотрудники-студенты, в том числе ассистенты выпускников, защищены Федеральным законом о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни 1974 года (FERPA).
Во всех запросах на подтверждение занятости и дохода необходимо использовать The Work Number®

Преимущества использования рабочего номера

Рабочий номер может предоставить сотруднику

Рабочий номер не может предоставить сотруднику

Текущая или последняя должность
Даты трудоустройства
Базовый годовой оклад
Статус занятости (активный/неактивный, полный/неполный рабочий день)

Информация о работе до 1 января 2004 г.
Должностные обязанности или причины увольнения
Профессиональные сертификаты
График работы, посещаемость или табели учета рабочего времени
Сумма отпуска по болезни/отпуска
Формы страхования заработной платы/убытков

Нужно только проверить, является ли он действующим сотрудником? Попробуйте наш каталог UF!

В справочнике нашего университета будет указан любой сотрудник, активно работающий в нашей системе. Обратите внимание: если сотрудник не отображается в каталоге, могут потребоваться дополнительные шаги, чтобы проверить, активны ли они в настоящее время для выбранных сотрудников (работа студентов и сотрудников, которые хотят остаться в тайне). Каталог UF: https://directory.ufl.edu/

Связанные с UF организации

UF Health (Shands), Университетская спортивная ассоциация (UAA) и Gator Dining являются организациями, связанными с UF, которые ведут собственный учет заработной платы и кадрового учета. Сотрудники перечисленных ниже организаций не входят в систему данных о должностях Университета Флориды.

Пожалуйста, свяжитесь с этими учреждениями напрямую для получения инструкций о том, как подтвердить занятость.

Департамент	Телефон	Факс
Столовая Gator	352-846-2082	352-392-9787
Спортивная ассоциация университетов (UAA)	352-375-4683	352-375-8432
Шандс UF HR	352-265-0441	352-265-7948
Шандс Джексонвилл (JAX) HR	904-244-9650	904-244-9668

Медицинское свидетельство

Если вам нужна информация о принадлежности или полномочиях сотрудника медицинского центра, воспользуйтесь формой подтверждения принадлежности и привилегий, чтобы подтвердить свой запрос.

Текущие и бывшие сотрудники

Проверка собственной занятости?

Отчет о занятости доступен для нынешних и бывших сотрудников UF. Эта информация включает в себя большую часть дат вашего трудоустройства и информацию о доходах, а также список всех случаев, когда верификатор пытался получить доступ к некоторым или всем вашим данным с помощью рабочего номера. Ниже перечислены доступные инструкции:

Посетите https://theworknumber.com/solutions/consumers/employment-data-report/
Прокрутите вниз, чтобы выбрать отчет о занятости: онлайн, по телефону, по электронной почте или по почте
Если вы выберете вариант онлайн-поиска, выполните следующие действия:
- Выберите Запросить ваши данные
- Введите код работодателя: 13570 и нажмите на увеличительное стекло
- Выберите «Университет Флориды», а затем «Выбрать работодателя»
Если вы ранее создали идентификатор пользователя, введите свой идентификатор, а затем пароль
Если вы ранее не создавали идентификатор пользователя, выберите Забыли идентификатор пользователя?
- Введите свою личную информацию и следуйте инструкциям, чтобы подтвердить свою личность
- Следуйте инструкциям по созданию личного идентификатора пользователя и пароля
После входа в свою учетную запись выберите «Запросить мгновенный онлайн-отчет» и выполните шаги

Для тех, кому нужно подтверждение дохода , перейдите к следующему шагу.
- Нажмите «Подтвердить доход проверяющим», а затем «Создать ключ зарплаты»

Правительство

Правоохранительные органы могут направить свои формы по электронной почте по адресу[email protected]или по почте на наш физический адрес, указанный для получения конкретной информации для проверки. Пожалуйста, предоставьте форму выпуска и контактную информацию.

Адрес
Трудовые операции и записи
903 West University Avenue
Gainesville, FL 32601

Ветераны вооруженных сил

VA Запрос информации о трудоустройстве в связи с заявлением на пособие по инвалидности

Университет может заполнить разделы II и IV, форма должна быть пустой.
Электронное письмо должно содержать ваше официальное имя, UFID и/или дату рождения.

Не добавляйте номера социального страхования при отправке по электронной почте.

Электронная почта: [email protected]

Пенсионеры-ветераны

Раздел IV необходимо заполнить в Отделе пенсионного обеспечения

Бесплатный телефон: 844-377-1888
Телефон: 850-907-6500
Д. Телефон: 800-955-8771
Факс: 850-410-2010
Электронная почта: [email protected]

Запрос записей

Что такое запись?

Все, что создает университетское сообщество – как в печатном, так и в электронном виде, считается записью. Документы университета являются публичными документами и не могут быть уничтожены и/или переданы без официального срока хранения, утвержденного менеджером документации университета. Все записи должны храниться в соответствии с официально утвержденным графиком хранения записей.

Для получения дополнительной информации, пожалуйста, посетите UF George A. Smathers Libraries – Что такое публичная запись?

Штат Флорида официально определяет запись в Главе 119.

Типы запросов на записи

Ниже приведен список запросов на записи с информацией о том, что делать, если ваш факультет или колледж должны были получить такую запись.

Публичные записи

Если вы отправляете запрос на публичные записи, посетите веб-сайт запроса на публичные записи.

Повестка в суд

Если вы получили повестку в суд или по любым вопросам, пожалуйста, свяжитесь с [email protected].

Личные дела

Запрос собственного дела:

Вы можете запросить личное дело по электронной почте [email protected]
- Хотя электронная почта является наиболее удобным способом запроса личного дела, вы также можете запросить свой файл по телефону или лично.
Пожалуйста, укажите свой UFID и/или DOB в запросе по электронной почте.
Запросы, выходящие за рамки личных дел отдельных лиц, могут потребовать оплату труда.

Не сообщайте свой номер социального страхования по электронной почте.

Запрос чужого файла:

Пожалуйста, отправьте свой запрос через Запрос общедоступных записей.

Защищенные файлы

Некоторые категории лиц, в том числе полицейские и их супруги, жертвы определенных преступлений, сотрудники службы внутреннего аудита и опекуны ad litem, могут иметь дополнительную защиту в соответствии с законодательством Флориды в отношении конкретной личной информации. Университет обычно не раскрывает личную информацию, такую как свидетельства о рождении и домашний адрес этих лиц, если иное не требуется по закону.

Роль Департамента в отношении документации Запрос

Поскольку Университет Флориды является государственным учреждением, мы руководствуемся Статутом штата Флорида, Раздел 119, в отношении публичных записей; таким образом, личные дела подлежат публичному рассмотрению.

Сотрудники Отдела операций и документации по трудоустройству (EOR) служат в качестве хранителей документации для всех личных дел сотрудников и преподавателей и тесно сотрудничают с отделами конфиденциальности, главного юрисконсульта и отдела новостей и связей с общественностью в поддержании и раскрытии информации о сотрудниках.

Что делать, если вы получили запрос на запись?

В любом случае, когда лицу вручена повестка в суд, уведомление о даче показаний или другой судебный процесс, относящийся к деятельности университета, это лицо должно немедленно сообщить об этом главному юрисконсульту UF.

Контактное лицо:
Барбара Вуд
Эл.

Чтобы эффективно собрать все необходимые документы, в некоторых случаях EOR обращается к отделу кадров университетского городка с просьбой помочь ответить на запрос. Ниже приводится подробная информация о том, как отделы могут помочь предоставить наилучшее обслуживание запрашивающей стороне.

Предоставить все ответы к сроку выполнения EOR.
Предоставляйте только те документы отдела, которые НЕ были загружены в OnBase.
Сообщите EOR по электронной почте в отдел кадров, если ваше контактное лицо, которое может помочь с общедоступными записями, изменилось.
Отправить все файлы через Dropbox.

Хранение

Каждая запись должна заканчиваться. Нет необходимости собирать стопки документов после того, как они достигли своего срока хранения, просто не забудьте избавиться от документов в соответствии с инструкциями по их категориям.

Что такое график хранения?

График хранения описывает минимальное количество времени, в течение которого тип записи должен храниться в учреждении. Эти графики хранения постоянно обновляются по мере того, как мы узнаем о новых записях, созданных и полученных университетом.

Зачем нужны графики хранения?

Это форма управления записями, которая поддерживает функции университета, такие как практика ведения документации и соблюдение требований закона о хранении. Другая причина, по которой следует учитывать, заключается в том, что некоторые записи имеют долгосрочную ценность и, как ожидается, останутся в Университете на неопределенный срок.

Другими словами, график хранения помогает отделам UF решить, какие документы следует оставить, а какие документы можно утилизировать и когда. Рекомендации по графику удержания обеспечивают согласованность и ясность между университетами.

Университет Флориды использует два разных типа графиков удержания:

Создано штатом Флорида
Создан для Университета Флориды

Каковы наиболее распространенные графики хранения?

Общее расписание записей сгруппировано по следующим тематическим темам:

Полицейские записи
Записи государственных школ
Публичные библиотеки
Отчеты и исследования гранта
Университет Флориды

Обратите внимание, что ниже приведены графики хранения, наиболее часто связанные с операциями по трудоустройству и документацией. Не забудьте ознакомиться с полным описанием в Общей документации – Университет Флориды PDF

Отчеты о посещаемости и отпуске, стр. 7

Идентификатор расписания: GS1-SL #116

Период хранения: 3 финансовых года

Эта серия записей состоит из запросов или заявлений на отпуск по состоянию здоровья, больничный, семейный и другие виды отпусков, включая отпуска; табели учета рабочего времени или табели учета рабочего времени вместе с любой необходимой документацией (медицинские заключения или оправдания врача, повестка в суд присяжных или военные приказы и т. д.), представленные сотрудником для документирования санкционированного отсутствия; отчеты об использованных и накопленных часах отпуска в течение периода оплаты; и отчеты об остатках отпусков для всех сотрудников агентства. ПРИМЕЧАНИЕ. Используйте ОТЧЕТЫ ПО ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ: ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ, если записи используются хотя бы частично для определения или проверки заработной платы или льгот.

Записи о приеме на работу и отборе стр. 20

Идентификатор расписания: GS1-SL № 24

Срок хранения: 4 года после принятия мер персоналом при условии, что любой незавершенный судебный процесс разрешен.

Все записи, которые документируют процесс отбора и обосновывают решение об отборе, включая объявления о вакансиях и мероприятиях по подбору персонала, описание вакансий, заявления и резюме о приеме на работу, список подходящих кандидатов, дальнейшее описание в Общем расписании записей.

Формы подтверждения права на трудоустройство стр.

Идентификатор расписания: GS1-SL № 420

Период удержания: 3 года после даты найма или 1 год после прекращения трудовых отношений, в зависимости от того, что наступит позднее

4 Все Формы подтверждения права на работу (I-9), которые содержат информацию, используемую работодателями для проверки личности и разрешения на работу.
Кадровые записи: Колледж, Отделение или Департамент КОПИРОВАТЬ стр. 38

Идентификатор расписания: № 4

Срок хранения: 5 лет после увольнения при условии отсутствия судебных разбирательств. Необходимо связаться со службой кадров, чтобы получить разрешение и заверить, что официальные документы хранятся надлежащим образом.
Записи запросов на продвижение/перевод стр. 41

Идентификатор расписания: GS1-SL #139

Срок хранения: 4 года после увольнения персонала, при условии разрешения любого судебного до истечения срока.

Документирует запросы сотрудников о переводе или продвижении по службе в агентстве. Может включать запросы о продвижении по службе или переводе, копии заявлений о приеме на работу, любые тесты на продвижение по службе и результаты тестов. См. также ОТЧЕТЫ О ЗАЯВЛЕНИЯХ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ И ОТБОРЕ, ОТЧЕТЫ ОБ УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ и ОТЧЕТЫ О ПЕРСОНАЛЕ.
Записи администрации персонала стр. 49

Идентификатор расписания: GS1-SL #371

Срок хранения: Сохранять до устаревания, замены или административной ценности

3 90 менеджер программы. Записи могут включать копии описаний должностей, планов работы, исполнительной и дисциплинарной документации, заявления на отпуск, контактную информацию для чрезвычайных ситуаций и другие документы, хранящиеся в личном деле агентства. Эти файлы НЕ ЯВЛЯЮТСЯ личными делами или дубликатами, хотя некоторые официальные файлы документов в личном деле могут дублироваться. См. также Материалы о дисциплинарных взысканиях: Сотрудники, Личные дела.
Уничтожение/передача записей
Что такое передача?

Это документы, которые могут быть переданы на хранение в университетский архив, если они отмечены как «постоянные» или имеющие «архивную ценность» в соответствии с графиком хранения документов. Дополнительную информацию можно найти в разделе «Передача в университетские архивы».
Что подпадает под уничтожение записей?

Соответствующие формы и инструкции о том, как распоряжаться документами, доступны в разделе Утилизация записей.
Связаться с
UF Джордж А. Сматерс библиотеки
Телефон: 352-273-2678
Электронная почта: [email protected]
Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт управления запися
Университет Флориды получает и ведет несколько записей в течение жизненного цикла своих сотрудников. В штате Флорида есть несколько требований, которым должны следовать агентства, чтобы сканировать записи и утилизировать оригинальные бумажные документы.
Как правило, мы все несем ответственность за надлежащее управление всеми документами посредством надлежащего создания, ведения и размещения записей в ходе деятельности университета (Статуя штата Флорида). Ниже приводится общий обзор университетских записей и сканирования.
Что такое запись?
В качестве государственного агентства все, что создает университетское сообщество — в бумажном и электронном виде — считается документом, независимо от физической формы или характеристик. Документы университета являются публичными документами и не могут быть уничтожены или переданы без соблюдения надлежащих процедур графика хранения, как подробнее обсуждается в разделе «Хранение».
Ожидания и обязанности
Университет Флориды подчиняется законам, касающимся официальной отчетности и прозрачности. Впоследствии университет и каждый сотрудник несут юридическую ответственность за демонстрацию надлежащего ухода и ведения своих записей. Вот некоторые ожидания, которых мы должны придерживаться:
Каковы ожидания и обязанности UF?

Установление стандартов, политики и процедур, связанных с бизнес-требованиями и потребностями Университета
Обеспечить соответствие кампуса законам о государственных архивах в соответствии с федеральными законами и законами штата, такими как Глава 119 Устава Флориды
Поддержание графика хранения документации в актуальном состоянии и помощь в сохранении документации университета
Предоставление подходящих ресурсов для помощи отделам в соблюдении их ожиданий и лучших практик
Информировать отделы и сотрудников о новых или обновленных руководствах в соответствии со стандартами штата и университета
Каковы ожидания и обязанности Департамента?

Создавайте только необходимые записи
Храните записи в течение соответствующего периода времени согласно графикам хранения
Утилизировать записи незамедлительно и надлежащим образом после истечения срока их хранения
Храните записи, которые можно легко найти и просмотреть
Убедитесь, что записи не повреждены и не уничтожены
Уведомлять отдел кадров и документации о любых вопросах или изменениях контактного лица
Не стесняйтесь просматривать веб-сайт управления записями библиотек Джорджа А. Сматерса для получения дополнительной информации о том, как управлять записями вашего отдела.
Процесс сканирования и требования
Если у вас есть бумажные документы, которые вы хотите оцифровать и отправить в UFHR Employment Operations & Records для включения в личное дело сотрудника, следуйте процедуре, описанной ниже. Наша цель в этом процессе электронного сканирования — предоставить отделам безопасный и простой в использовании метод обновления личного дела сотрудника вне обычного рабочего процесса найма, внесения изменений в льготы, дисциплинарные взыскания и т. д.
Обратите внимание, что документы, запрошенные для добавления в личное дело сотрудника, будут проверены сотрудниками отдела кадров и учета, чтобы убедиться в их уместности.
*Примечание. Если вы подвергаетесь аудиту или получили уведомление об аудите, если есть судебный процесс в отношении записей (или даже ожидающий судебного разбирательства) или если есть запрос на предоставление общедоступных документов, исходные бумажные документы не следует уничтожать до тех пор, пока дело решено, и запрет на уничтожение снят. Это применимо, даже если вы отсканировали их в соответствии с политикой сканирования UF.
Создайте свою учетную запись UF Dropbox
Стремясь упростить процесс обмена файлами, Университет Флориды стал партнером Dropbox. UF Dropbox обеспечивает безопасность файлов в соответствии с правилами конфиденциальности Университета, упрощая передачу важных файлов. Чтобы создать и зарегистрировать учетную запись, посетите веб-сайт UF Dropbox.
Используйте UF Dropbox для упрощения защищенных операций с документами между отделами и UFHR.
Настройка папки сканирования вашего отдела
Эта процедура предназначена только для утверждающих HR уровня 1 в кампусе. Авторы отделов, желающие отправить электронные документы в UFHR, должны работать с утверждающими лицами уровня 1, чтобы создать папку в UFHR.

Свяжитесь с [email protected], чтобы получить доступ к общей папке вашего отдела. Укажите в электронном письме название вашего отдела, идентификатор отдела и тип документа, который будет отправлен. Отдел кадров ответит ссылкой на вашу общую папку вместе с дальнейшими инструкциями.
Пример: Колледж свободных искусств и наук, 16050000, Форма внешней деятельности

Укажите имена и адреса электронной почты сотрудников вашего отдела, которым также может потребоваться доступ к общей папке.
Используя ссылку, предоставленную UFHR, загрузите свои файлы в папку Dropbox в соответствующем формате, указанном в Подготовка документов
HR уведомит ваш отдел по электронной почте, как только документ будет успешно загружен в OnBase.
Подготовка документов
Любая запись может быть отсканирована целиком, включая цветные текстовые документы, изображения, планы и т. д. Прежде чем загружать какие-либо файлы в общую папку Dropbox, ознакомьтесь со следующими требованиями.
Убедитесь, что все документы разборчивы до и после сканирования, включая изображения. Каждый отсканированный документ необходимо визуально осмотреть, чтобы убедиться, что изображение полное, четкое и легко читаемое.
Убедитесь, что отсканированные записи сравниваются с исходным бумажным документом для обеспечения точности. Это предотвратит загрузку дубликатов файлов.
Убедитесь, что документы, выходящие за рамки процесса найма, изменения в льготах и рабочем процессе отношений с сотрудниками, подтверждены сотрудником посредством подписи. Это включает в себя любые подписи, штампы, печати или другие необходимые элементы для любого документа.
Убедитесь, что все файлы помечены типом документа, полным юридическим именем сотрудника и UFID.
Пример: Документы о найме. Альберт Гатор.12345678.PDF

Технические требования к сканированию

Записи должны быть отсканированы с разрешением не менее 300 dpi (точек на дюйм).
Формат

Отсканированные записи должны быть сохранены в виде файлов PDF. JPEG не является приемлемым форматом.
Соглашение об именовании файлов (FNC) — именование ваших файлов таким образом, чтобы описывалось, что они содержат.
Рекомендации по сканированию
Мы понимаем, что сканирование может быть непростой задачей. Ниже приведены несколько советов о том, как избежать общих проблем со сканированием в вашем отделе.
Улучшение изображения
Иногда с окончательным отсканированным изображением могут возникать проблемы, которые затрудняют его чтение и делают его непригодным для использования. Если отсканированный документ должен заменить исходную бумажную запись, эти распространенные проблемы должны быть исправлены.
Крапинки, пятна или линии на отсканированном изображении:
Очистка стекла сканера
Отсканированное изображение криво или обрезано:
Положите документ на стекло, а не используйте устройство подачи документов.
Общие проблемы с читаемостью:
Увеличьте разрешение сканирования до значения выше 300 dpi (точек на дюйм).
Сканируйте в цвете, а не в черно-белом режиме.
Отрегулируйте параметры затемнения/контрастности сканера.
Водяной знак или фон мешают чтению:
В дополнение к приведенным выше рекомендациям проверьте, есть ли в сканере параметр «подавление фона» и включен ли он.
Размер документа превышает размер:
Сделайте несколько сканирований, отрегулируйте параметры размера изображения или измените положение оригинала, чтобы был захвачен весь соответствующий текст.
Если состояние исходной бумажной записи не позволяет получить отсканированное изображение хорошего качества, необходимо сохранить бумажную копию записи.
Графики хранения
Не все длится вечно. График хранения похож на официальную дату истечения срока действия для типов записей в Университете. Никакая запись не может быть уничтожена на законных основаниях, если не утвержден срок ее хранения . Департаменты несут ответственность за любую передачу или уничтожение записей.
Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт UF George A. Smathers Librarys — Disposal of Records.
Все еще нужна помощь?
Электронная почта [email protected] с любыми вопросами, которые могут у вас возникнуть. Мы рады работать с вами!
Файлы и формы для трудоустройства | Отдел кадров
Отдел кадров отвечает за ведение официальной документации Университета Западного Мичигана для всех сотрудников. Эти записи составляются и хранятся в отделе кадров. Офис ректора также ведет файлы для преподавателей. При возникновении вопросов, касающихся личных дел преподавателей, следует обращаться к договору факультета. Отдельные отделы также могут вести записи о занятости и производительности своих сотрудников. Однако официальной записью о приеме на работу для всех сотрудников является папка с документами, хранящаяся в отделе кадров.
Создание файлов
После получения формы назначения с указанием назначения преподавателям или сотрудникам, имеющим право на льготы, отдел кадров создает файл документов университета. Поскольку форма назначения является официальным университетским документом для назначения преподавателей и сотрудников, а также инструментом, с помощью которого физическое лицо включается в платежную ведомость университета, очень важно, чтобы информация, указанная в форме, была полной и точной.
Содержание
Все официальные трудовые книжки и документы, относящиеся к трудоустройству, помещаются в папку документов каждого сотрудника, которую ведет отдел кадров.
Требуемые стандартные записи и ответственность за инициирование записи и/или пересылку записи в отдел кадров перечислены ниже.
Отдел найма
Необходимые записи и ответственность за инициирование и передачу в отдел кадров отделом найма:
Формы назначения (факультет)
Заявления о приеме на работу и переводе (подписанные) и сопутствующие документы
Трудовые договоры
Сводка аттестата факультета
Бланки для отпуска
Письма о назначении и приеме
Заявления об увольнении
Формы управления эффективностью
Форма отчета об испытательном сроке
Рекомендация о назначении (факультет)
Уведомления о приостановлении и увольнении
Бланки сделок (преподаватели и сотрудники)
Письменная благодарность
Письменное дисциплинарное взыскание
Письменные выговоры
Индивидуальный работник
Необходимые записи и ответственность за инициирование и передачу в отдел кадров отдельным сотрудником:
Дипломы, в зависимости от обстоятельств
Сертификаты об обучении, в зависимости от обстоятельств
Письменные благодарности, в зависимости от обстоятельств
Отдел кадров
Требуемые записи и ответственность за инициирование и пересылку файла документов отделом кадров:
Формы назначения (персонал)
Заявления о преимуществах
Зависимые формы приемлемости
Расписка в справочнике сотрудника
Бланки и документы об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни
Формы регистрации и изменения страховки
Бланки и документы об отпуске
Заявления о долгосрочной нетрудоспособности
Уведомление об ориентации и контрольный список
Анкета и отчеты о состоянии здоровья перед приемом на работу
Формы регистрации пенсионных и отсроченных налоговых сбережений и соответствующие документы
Уведомления о заработной плате
Расчет заработной платы
Необходимые записи и ответственность за инициирование и передачу в отдел кадров по платежной ведомости:
Гарниры
Распределение заработной платы
Налоговые сборы
Дополнения к содержимому
Никто, кроме сотрудников отдела кадров, не может физически добавлять документ в официальное дело любого сотрудника.
Сотрудники университета, которые хотят, чтобы определенные документы были добавлены в их официальное дело о приеме на работу, должны представить документы в отдел кадров. Отдел кадров определит, уместно ли добавить документы в соответствующий файл.
Удаление содержимого
Никакие исходные материалы в файле не могут быть удалены или извлечены из файла документа о трудоустройстве кем-либо, кроме руководителя информационной службы отдела кадров.
Запрос на удаление из файла документов, которые вряд ли будут полезны в будущем, может быть направлен руководителю информационной службы отдела кадров, который проведет расследование, запросит надлежащее одобрение и вынесет решение.
Сотрудники, которые возражают против содержания документа в своем официальном досье с документами о трудоустройстве, могут добиваться возмещения ущерба, подав официальную жалобу или подав письменное заявление о возражении руководителю информационной службы управления персоналом, который проведет расследование и запросит надлежащее одобрение , и принять решение.
Доступ к файлам
Руководители и сотрудники отдела кадров . Руководители и сотрудники отдела кадров имеют доступ к файлам документов сотрудников Университета. Официальное личное дело будет отделено от файла документов Университета, если первое должно быть просмотрено лицом, не имеющим доступа ко всему файлу.
Руководители из Университета. Руководители Университета могут:
Просмотрите и получите копии документов только из официальных личных дел подчиненных.
Проверять документы только из личного личного дела сотрудников, которых они рассматривают для перевода или продвижения в свои подразделения.
Руководители не имеют доступа к полным файлам документов Университета, кроме своих собственных.
Нынешние и бывшие сотрудники Университета. Все нынешние и бывшие сотрудники Университета имеют доступ к собственному файлу документов Университета в отделе кадров.
Сотрудник, по письменному или устному запросу, имеет право ознакомиться со своим официальным документом в обычное рабочее время в присутствии представителя агента по переговорам или ассоциации работника и сотрудника отдела кадров.
Работник имеет право на получение копий всех материалов своего дела за свой счет. Плата ограничивается стоимостью воспроизведения и пересылки запрошенных материалов.
Хранение файлов
Персональные файлы постоянно хранятся в отделе кадров.
Файлы департаментов
Отдельные департаменты должны хранить соответствующие файлы и записи в течение всего срока работы и в течение трех лет после увольнения сотрудника из Университета. По истечении трех лет с момента предыдущей работы, если нет незаконченных судебных исков, ведомственные записи должны быть уничтожены.
См. Прямая компенсация: отработанные часы и оплата. Раздел 5 Руководства по политикам и процедурам для получения информации об отчетах об отработанном времени отделов.
Предоставление информации
Повестки в суд и другие юридические документы, требующие действия или явки
Общие. Если иное не указано в этом разделе, сотрудники, получившие любую повестку в суд, документ или другой запрос о явке, ответе, ответе на вопросы или предоставлении информации любому суду, административному органу или отделу или другому юридическому органу в связи с их трудовыми отношениями с Университетом Западного Мичигана или относящимся к нему, должен немедленно уведомить и доставить повестку в суд, документ или запрос в Управление вице-президента по юридическим вопросам и главного юрисконсульта для юридической проверки и направления до для ответа или предоставления информации.
Если ущерб, ответственность или расходы Университета возникают в результате несоблюдения сотрудником этих процедур, сотрудник подлежит дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения. Действие настоящего раздела не распространяется на истцов и заявителей в процессе.
Повестки в суд и другие судебные иски в отношении медицинских документов и выписок или других академических документов рассматриваются ниже.
Если отдел кадров получит повестку в суд, она будет направлена в офис вице-президента по правовым вопросам и главному юрисконсульту для юридической проверки и получения инструкций.
Медицинские записи. Если медицинский центр Sindecuse получает повестку в суд и разрешение пациента на предоставление медицинской документации, копия повестки и разрешение пациента, копии медицинской документации и счет должны быть отправлены в Управление вице-президента по юридическим вопросам и Генеральный юрисконсульт для юридической проверки и, в случае одобрения, ответа на запрос. Оригинал повестки в суд, разрешение пациента и медицинские записи остаются в Центре здоровья Sindecuse. Вопросы о повестках должны быть рассмотрены в офисе вице-президента по правовым вопросам и главному юрисконсульту до их обработки.
Стенограммы и другие академические записи. Если сотрудник получает повестку в суд или другой судебный иск от имени Университета в отношении стенограмм или другой информации об академической успеваемости, то вызов в суд или судебный иск должны быть немедленно доставлены в офис регистратора для рассмотрения и ответа.
Другие запросы на информацию
Запросы, поступающие из-за пределов Университета, на информацию о нынешних или бывших (не студентах) сотрудниках следует направлять в отдел кадров. Запросы относительно студентов-сотрудников следует направлять в Службу карьеры и трудоустройства студентов.
Название должности, даты трудоустройства и статус занятости сообщаются сотрудникам по запросу учреждений/лиц, которым это необходимо знать, например, банкам, страховым компаниям, кредитным бюро.
Разглашение другой информации из личного дела Университета лицам, кроме уполномоченных, не может быть произведено без письменного запроса сотрудника и/или судебного иска.