Подборка наиболее важных документов по запросу Оформление делового письма (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.
Сегодня вы узнаете:
Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.
Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.
Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.
Основные отличия состоят в следующем:
Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.
Письма, отвечать на которые не нужно.
Письма, на которые нужен ответ.
Некоммерческие письма.
Письма коммерческой направленности.
Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.
К ним относятся:
Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:
По адресатам.
Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:
Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.
Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.
Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.
Стилистика.
Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.
Требования к изложению информации.
Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:
Бланк.
Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.
Далее, рассмотрим основные требования:
Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.
Нумерация.
Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.
Деление на части.
Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.
Наличие исправлений.
Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.
Используемые реквизиты.
Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:
Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для вашего бизнеса. Как отразить это в письме, обсудим дальше.
Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.
Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.
Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.
Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.
Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.
Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:
Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.
1 этап. Указываем адресата.
В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем е
Между обычными письмами и официальными посланиями существует несколько различий:
Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках – это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.
Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.
Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.
Основные отличия состоят в следующем:
Информационные письма могут быть самыми различными:
То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам. Главное условие — их соответствие определенным критериям.
При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название.
Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.
Письма, отвечать на которые не нужно.
Письма, на которые нужен ответ.
Некоммерческие письма.
Письма коммерческой направленности.
Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.
К ним относятся:
Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:
По адресатам.
Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:
Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.
Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.
Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:
Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.
Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.
Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.
Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.
В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.
Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.
В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.
Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.
Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.
Стилистика.
Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.
Требования к изложению информации.
Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:
Бланк.
Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.
Далее, рассмотрим основные требования:
Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.
Нумерация.
Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.
Деление на части.
Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.
Наличие исправлений.
Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.
Используемые реквизиты.
Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:
Как обычно мы общаемся с коллегами?
Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?
Или так:
Кому: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, submissions@********.ru, superduper@********.ru, arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@********.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@********.ru….
Ну что, мы договорились? Сделаешь?
Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.
Поэтому предлагаю изучить правила внутрикорпоративной деловой переписки, которые можно отправить своим коллегам, повесить на пробковой доске, опубликовать на своей странице в LinkedIn.
Рабочая почта — для рабочих писем, поэтому лучше сразу ограничить круг тем, по которым стоит писать деловые сообщения:
Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.
Тема в письме нужна по двум причинам:
Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу и поставьте его в поле «Тема».
Тема: Договор → Прошу согласовать договор
Тема: Срочно → Пришли банковские реквизиты (срочно)
Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***
Если переписка ведется по конкретному проекту, есть смысл создать для него отдельную папку: настройки большинства почтовых ящиков позволяют это делать. В рамках почтового ящика можно делать подтемы: например, «Правки» или «Текущие задачи».
Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.
В поле «Кому» ставят тех, от кого требуется ответ на письмо. Если получателей несколько, отписаться, как правило, должны все.
В поле «Копия» ставят тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Если в этом поле стоит кто-то из руководителей, переписка сразу становится конструктивнее, а ответы — быстрее. Поле «Скрытая копия» использовать не рекомендуется, оно так же неприлично, как перешептывания в присутствии третьего человека.
Важно: по возможности, не ставьте в поле «Кому» больше пяти человек. В этом случае электронный ящик за полчаса превращается в помойку, где невозможно разобраться.
Приветствие с именем («Игорь, здравствуйте!», «Олег, привет») – простая норма вежливости. Письмо без приветствия неуловимо меняет настроение получателя. Даже если вы пишете старому другу, поздоровайтесь с ним в первом письме дня.
Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.
Первый абзац — самое главное. В нем автор письма рассказывает, что хочет от получателя. Если пришли правки, в первых строках значится «Пришли правки по проекту****. Пожалуйста, посмотри и отпишись, когда сможешь все выполнить».
Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».
Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев
Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.
Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.
Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.
Для этого есть пара причин:
Правило «один информационный повод — одно письмо» сегодня не работает: слишком большая повестка дня. Когда вопросов много и на каждый нужен ответ, пронумеруйте их. Это даже визуально облегчит понимание информации. Если развернутое письмо посвящено одной теме, каждую мысль оформляйте в отдельный абзац.
Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.
Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).
Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время. Пожалейте всех.
Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж»
Деловая переписка как вид бизнес-общения внедряется давно, однако появление информационных технологий стало дополнительным стимулом для развития этого жанра письменной речи.
Под коммуникацией в бизнесе понимается не только общение с партнерами или контрагентами, но и отправка сообщений внутри компании, а также направление обращений в государственные органы.
Бизнес-общение в компании.
Как жанр речи деловая переписка имеет специфические особенности и принципы. Соблюдая основы, автор письма однозначно передает идеи и мысли, следует правилам этикета и демонстрирует себя с наилучшей стороны.
В сравнении с личным общением или встречей корреспонденция имеет ряд преимуществ:
В зависимости от целей письма и особенностей ситуации общения принято разделять письма на категории. Документоведы могут по-разному классифицировать письма, строгих критериев нет.
Выделяется 3 группы писем по функциональному признаку: требующие ответа и нет и сами письма-ответы. Первым содержат вопросы, обращения, предложения или просьбы.
Вторая группа — это отправления, цель которых — вынести предупреждение, сделать напоминание и приглашение.
В третью группу входят письма-ответы, в которых будет отсылка к первоначальному запросу.
По структурному признаку выделяют письма регламентированные и не регламентированные. Первые имеют стандартную для выбранного вида письма структуру, к ним применяются требования к бумаге или виду бланка, часто для таких документов существуют образец.
Письма из второй группы составлены в свободной форме при соблюдении общих правил этикета.
Классификация деловых писем по тематическому признаку обширная. Прежде всего это коммерческие письма: запросы, предложения, рекламации, подтверждения.
Вторую группу составляют письма личного характера: благодарственные, гарантийные, просьбы, соболезнования, напоминания, приглашения, поздравления.
Виды деловых писем.
По признаку адресата письма классифицируются на внутренние и внешние. Первые отправляются внутри организации коллегам, руководству или подчиненным. Адресат вторых — сторонняя компания, государственный орган или частное лицо.
По композиционному признаку принято разделять письма на те, которые затрагивают только один аспект, и те, что посвящены сразу нескольким.
Деление писем по содержанию на категории близко к классификации по тематике. Можно выделить 2 большие группы: письма официальные (претензии, запросы, рекламации и прочие) и личные деловые (например, приглашения и благодарности).
Поскольку общение в бизнесе является официальным, оно имеет строгие требования и может в некоторых случаях быть публичным, что существенно отличается от обычной корреспонденции — переписки с друзьями или родственниками.
В официальной речи не допускается использование как разговорного стиля, так и научного или богатого средствами выразительности художественного.
Стиль делового общения должен быть нейтральным.
Для разного рода деловых посланий он может колебаться от более официального к личному, важно при этом соблюдать баланс.
Просторечная или сленговая лексика в профессиональной корреспонденции заменяется на официальную. Вместо выражений «привет», «пока», «до встречи» используются «здравствуйте», «с уважением», «благодарим».
Деловая лексика нейтрально окрашена. Не приветствуется употребление уменьшительно-ласкательных форм или жаргонизмов.
Важным моментом в деловой коммуникации является соблюдение субординации. Поскольку такие письма часто адресованы коллегам, руководству или вышестоящей организации, в них, в отличие от обычной корреспонденции, должны присутствовать соответствующие обороты речи и выражения, показывающие отношение автора к адресату. Например: «Дорогие коллеги!».
Деловая корреспонденция всегда относится к текущему моменту времени. Она может содержать отсылки к более раннему периоду, но в таких письмах важно передавать только актуальную информацию, чтобы не тратить время адресата и не отвлекать его от главной темы.
Одно из отличий делового общения от обычной дружеской корреспонденции — это возможность оформления письма на фирменном бланке.
Такой документ показывает престиж организации, он содержит некоторую информацию о ней и позволяет получателю по внешнему виду бланка определить автора.
В некоторых случаях, как, например, при обращении в посольства, фирменный бланк является обязательным.
Переписка на фирменном бланке.
Строгий нейтральный язык делового сообщения помогает с первых строк настроиться на официальный тон и сосредоточиться на главном. В ходе развития бизнес-коммуникаций деловой язык приобрел свои черты.
Для того чтобы текст был максимально понятен, используются единообразные обороты. Это позволяет не задерживаться на вводных словах и фразах.
Например, часто встречаются обороты типа «В ответ на ваш запрос сообщаем…». Такие фразы — характерный признак делового стиля. Частые повторы позволяют избежать разночтений и недопониманий.
В отличие от художественной литературы, где чем интереснее речевые фигуры, тем лучше, в деловой коммуникации понятия должны быть выражены четко, чаще одними и теми же словами на протяжении всего письма.
Нейтральность изложения — еще один признак официального общения. Эмоционально окрашенный текст неприемлем в бизнес-корреспонденции. Даже претензии и поздравления носят нейтральный характер. Это особенно важно, когда информация преподносится от лица компании, а не отдельных работников.
Деловые письма должны быть написаны в нейтральном тоне.
В бизнес-переписке могут обсуждаться существенные вопросы, от решения которых зависит развитие компании и ее партнеров, процветание сотрудников, успех и прибыль.
В связи с этим все понятия в послании обязаны быть ясными, адресат не должен сомневаться, правильно ли он понял то, что ему передали. Неточность приводит к трате времени на дополнительные выяснения и уточнения. А в бизнесе время стоит дорого.
Для делового стиля характерен тщательный отбор данных и фактического материала. Признаком дурного тона будет включение недостоверных сведений или информации, не относящейся к предмету письма. Качество материала важно для построения конструктивных отношений в бизнесе.
Убедительность — особенность бизнес-коммуникации. Любое деловое сообщение — это не праздный, а насыщенный информацией и смыслом текст. Автор всегда ставит перед собой цели, для достижения которых ему нужно решить ряд задач, в т. ч. привлечь адресата на свою сторону.
Независимо от темы письма, убедительность всегда будет на одном из первых мест.
Это относится и к запросам, и к претензиям, и особенно к коммерческим предложениям. Для убеждения читателя автор прибегает к аргументации.
Для придания сообщению делового и нейтрального тона широко используются конструкции в родительном и творительном падежах. Например: «увеличению продаж будет способствовать…», «данным решением можно добиться…».
Для простоты восприятия в деловом письменном общении в основном используют простые предложения, а для точности и убедительности добавляют определения и обстоятельства, что делает простое предложение распространенным.
Такой текст ясен для понимания и при этом содержит достаточное количество уточняющей информации.
Как пример подойдет такое предложение: «Благодаря своевременно принятым маркетинговым решениям нам удалось вывести разработанный в этом году продукт на рынок раньше запланированного срока».
Наличие терминов характеризует официальный стиль. В зависимости от рода бизнеса могут использоваться разные понятия, но особенно часто термины относятся к экономике и финансам.
Например, в коммерческом предложении обязательно будут использованы понятия рентабельности, окупаемости и пр. Автору, однако, необходимо быть уверенным, что получатель письма без проблем поймет все использованные термины.
Возможно использовать знакомые термины.
В официальной переписке часто присутствуют канцеляризмы — особые обороты и штампы стиля деловых бумаг. Как бы скучно ни выглядели в речи такие приемы, без них не обходится практически ни одно официальное письмо.
При написании ответа, скорее всего, автор использует оборот «На ваш запрос сообщаем…». Канцеляризмы могут присутствовать в готовых шаблонах писем, особенно в шапке и в заключительной части.
Общение в бизнесе не подразумевает излишней эмоциональности и выразительности, отсюда и отсутствие этого в рабочей переписке. Экспрессия свойственна другим стилям и жанрам, деловое же письмо скорее будет сдержанным и строгим.
Поскольку основной целью деловой корреспонденции является донесение информации так, чтобы она была правильно воспринята, такие письма должны быть хорошо структурированы и логичны.
Для этого используются слова-связки, такие как «вследствие», «далее», «первое», «второе», «в заключение» и т.д. Они помогают автору направить внимание читателя, создать логический каркас письма.
Основа культуры делового общения — это соблюдение правил речевого этикета, оно обязательно для всех видов деловых писем. Это делается не только для того, чтобы текст легко читался, но и для создания хорошего впечатления о компании и поддержания ее имиджа. Речевой этикет важен, как правила поведения при личном общении.
Для придания уважительного тона к адресату обращаются на «вы», обращение на «ты» недопустимо. Чрезмерное использование различных местоимений нежелательно в деловых посланиях, это снижает общий официальный тон письма. Такие слова, как «они», «он», «она» лучше заменять на имена или должности.
В официальном общении активно используются глаголы в страдательном залоге. Так, например, скорее будет написано «вопрос обсуждался», а не «мы обсуждали». Это придает деловой тон речи, делает ее более нейтральной.
Переписка с соблюдением правил речевого этикета.
Вводные слова в изобилии присутствуют в официальном тексте. При кажущейся избыточности и неинформативности они могут добавить дружественности, показать доброжелательное отношение автора.
Поскольку корреспонденция — это особый жанр письменной речи, призванный избегать недопонимания, в таком общении нужно соблюдать правила и нормы.
Участники бизнеса ценят время и стараются его эффективно использовать. Краткое изложение информации помогает сэкономить время читателя, что производит на последнего благоприятное впечатление.
Письмо с орфографическими и пунктуационными ошибками выглядит непрофессионально. Оно в прямом смысле портит репутацию отправителя. Современные офисные программы позволяют проверять текст перед отправкой.
Бизнес — это эффективное использование времени, о чем нужно помнить при общении. Хотя правила хорошего тона позволяют отвечать на письмо в течение 2 дней, лучшее впечатление производит как можно более быстрый ответ.
На деловые письма обязательно нужно отвечать.
В целях убедительности и достоверности в деловой корреспонденции используется цитирование. Это может быть как повторение фраз из предыдущего письма, так и включение фрагментов законодательных актов.
В тексте содержатся комментарии к приложенным документам, если они есть. Это делается в целях все той же экономии времени адресата, чтобы ему не приходилось самому разбираться с приложениями.
Ссылки облегчают чтение документа, особенно если он объемный. Кроме того, письмо, содержащее ссылки, выглядит более достоверно. При использовании сторонних источников на них обязательно ссылаться.
Для лучшей читаемости письма абзацы должны быть разделены дополнительным пространством, оптимальный междустрочный интервал — полуторный. Гарнитура используется Times New Roman, размер шрифта — 14 для текста и 12 для таблиц.
В российской традиции делового общения допускается единственно верный формат приветствия — по имени и отчеству. Обычно не используется фамилия, как в английском языке.
Принято на первое место ставить имя, затем отчество: «Иван Петрович», «Надежда Николаевна». Можно встретить обращение «господин» или «госпожа».
В любом виде общения назойливость крайне неприятна, а в бизнесе тем более. Уговаривать и упрашивать, повторять несколько раз одну и ту же просьбу — признак непрофессиональности автора или его неуважительного отношения к адресату.
Не лишним будет и отблагодарить читателя письма за уделенное внимание или за ответ на предыдущее обращение. Это правило — норма вежливости.
Возможно и поблагодарить читателя письма.
В деловой письменной коммуникации допустимо некоторое отзеркаливание стиля собеседника, если там нет явных ошибок. Такой психологический прием позволяет настроиться на одну волну с читателем, добиться доверительных отношений.
Современные интернет-технологии позволяют вести электронный документооборот. С точки зрения правил оформления он мало отличается от привычного бумажного.
Если у организации есть шаблон фирменного бланка, то адрес отправителя уже внесен в документ. Адрес получателя электронного письма указывается при отправлении в специальном поле, нет необходимости дублировать его в самом тексте.
В почтовых программах и приложениях есть специальное поле для внесения темы письма. Она должна быть краткой и передавать в нескольких словах смысл всего текста.
Традиционно приветствие нейтрально по стилю. Не стоит стремиться к оригинальности. «Здравствуйте» или «Добрый день» прекрасно подойдет.
В нашей стране к адресату обращаются по имени и отчеству, добавляя слова уважения. Если сообщение адресовано коллективу, то обращение ставится во множественном числе. Размещается по центру.
В первом предложении обозначается главная мысль, тогда читатель сразу сможет оценить, стоит ли читать дальше. Первое предложение привлекает внимание, оно — основа коммуникации. В нем кратко обозначаются тезисы, которые будут раскрыты в следующих абзацах.
Первое предложение — основа обращения.
Содержание относится к заявленной теме. Текст разбивают на абзацы в соответствии с тезисами. Оптимальным объемом считается письмо, чтение которого не занимает более нескольких минут.
В электронной почте подпись настраивается и добавляется автоматически в конце письма. Здесь помещают и контактные данные, чаще телефон, и короткий дополнительный текст типа «С уважением» или что-то творческое в зависимости от ситуации.
Для оформления документации существует стандарт ИСО, однако в разных странах правила и нормы отличаются. В России в 2019 г. принят новый ГОСТ по документообороту.
Контакты и адрес получателя указывают в правом верхнем углу. Сначала пишут название организации или данные человека, затем почтовый адрес.
Существуют стандарты написания писем.
Дата ставится слева сверху. Формат ее должен содержать число, месяц и год. Далее часто следует номер исходящего письма.
Приветствие располагается в центре листа и, как и в электронном варианте, содержит имя и отчество получателя. Длинные вводные обращения не приветствуются, потому что выглядят нарочито и не несут смысловой нагрузки.
Основной текст помещается под обращением, выравнивается по ширине. Объем — не чрезмерный, дополнительную информацию выносят в приложения, ссылки на которые должны быть в основной части.
Заключительная фраза содержит слова «С уважением» и т.п. Однако присутствие такой фразы опционально.
Если послание содержит прикрепленные документы, об этом делают запись и указывают объем приложения (количество листов).
Подпись в бумажной корреспонденции ставится от руки, с расшифровкой и указанием должности автора.
Подпись должна быть расшифрована.
Блок с реквизитами отправителя чаще всего помещается в верхнем левом углу, но может находиться и в конце письма. Здесь указывается почтовый адрес с индексом и наименование организации, если письмо не от частного лица.
Желательно использовать только общепринятые аббревиатуры, которые понятны широкому кругу людей. Часто при первом использовании сокращение расшифровывается в скобках.
Знание распространенных недочетов при составлении делового письма позволяет избегать их и повышает качество ведения делового документооборота.
Лишняя, ненужная информация — частая ошибка. Если удаление какой-то фразы из текста не нарушает его связности и не лишает смысла, то такую информацию можно без ущерба убрать.
Спутанность в стиле создает неприятное впечатление от письма. Если выдержан нейтральный официальный стиль, то цель общения будет достигнута.
Чрезмерно длинные предложения затрудняют чтение, а слишком короткие делают текст бедным и скучным.
Неправильное форматирование, отличающееся от общепринятого, затрудняет чтение. В электронном сообщении могут возникнуть проблемы с отображением текста на экране. Избежать этого получится, если работать в популярных программах и браузерах.
Строчные буквы в начале предложения — недочет, показывающий неграмотность или небрежность автора. Перед отправкой принято проверять орфографию и пунктуацию. Некоторые текстовые редакторы исправляют ошибки автоматически.
Использование ультимативных предложений допустимо только в крайних случаях, в некоторых видах претензий. Чтобы не испортить деловую репутацию, избегают резких выражений.
Смайлики и другие символы не имеют отношения к деловому общению, они уместны в дружеском чате.
Никаких лишних рисунков и ,тем более ошибок, в деловом письме быть не должно.
Многолетнее ведение сначала бумажного, а затем электронного документооборота привело к появлению правил эффективной работы с корреспонденцией.
Для развития бизнес-коммуникаций следует читать все входящие письма, даже если имя отправителя незнакомое. Это правило поможет не пропустить важное сообщение и позволит показать интерес к партнерам.
Не стоит проверять почту каждые 5 минут, достаточно делать это 2-3 раза в день. Например, утром, в начале рабочего дня, после обеденного перерыва и за час до ухода домой.
Это правило поможет обезопасить данные и не потерять важную информацию. Оптимально использовать один гаджет для рабочей переписки.
Отсортированные по папкам рабочие письма экономят время на поиск нужного и позволяют быстро просмотреть цепочку по какому-либо вопросу. Релевантные названия папок упрощают и структурируют работу с корреспонденцией.
Сортировка писем — одно из главных правил быстрой работы.
Деловая переписка в сравнении с телефонным разговором или личной встречей имеет ряд недостатков. В письме трудно передать интонацию и отследить реакцию собеседника.
Правила написания делового письма не позволяют разнообразить стиль текста, что делает такие послания сухими и скучными.
Писать всегда дольше, чем говорить при личной встрече или по телефону. Некоторым людям трудно сосредоточиться во время составления письма, и этот процесс отнимает у них много времени. К перечисленным недостаткам добавляются еще финансовые затраты на фирменные бланки, конверты, гаджеты и интернет.
Еще один недостаток — это ожидание ответа, который иногда приходит через несколько дней или даже месяцев.
Деловая переписка прочно вошла в жизнь, и сегодня трудно представить без нее бизнес-процессы в организации. Несмотря на все временные и финансовые затраты, необходимость соблюдать правила и нормы, коммуникация посредством деловых писем является мощным инструментом развития бизнеса.
Письмо?
В 21 -м век?
Разве бизнес не пишет об электронных письмах, отчетах и служебных записках?
Что ж, деловые люди все время пишут и читают деловые письма.
Вы можете отправить деловое письмо по электронной почте (в виде вложения или по электронной почте) или в виде бумажной копии (напечатанной на бумаге).
Деловые письма более формальны, чем деловые.В деловой ситуации они сообщают что-то более официальное.
Важно правильно писать деловые письма, потому что впечатление, которое вы создаете, зависит от того, как вы их пишете.
Мы поможем вам написать отличное деловое письмо на английском языке с меньшим количеством ошибок.
Вот список из восьми шагов, которым нужно следовать при написании делового письма, а также множество ценных советов.
Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)
Деловые письма имеют отправителя и получателя (человека, который получает письмо). Отправителем может быть человек или группа (например, компания), а получателем может быть другое лицо или группа.
В зависимости от причины, по которой отправитель пишет, существует несколько типов писем. Взгляните на основные типы деловых писем:
Какое бы деловое письмо вы ни писали, читайте дальше, чтобы узнать больше советов и конкретных фраз, которые вы можете использовать, чтобы звучать более профессионально!
У вас проблемы с английским во время деловых видеозвонков?Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?
Представьте себе… вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.
Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?
Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь? Это называется UpEnglish.
Не упустите возможность улучшить свой английский и улучшить карьеру — начните с UpEnglish сегодня.
После того, как вы решили, какое письмо вы собираетесь написать, важно остановиться и подумать.Напишите план перед тем, как начать печатать. Если вы этого не сделаете, вы потеряете много времени. В конце концов, вы можете легко внести незначительные изменения, но большие изменения сделать сложнее. Если у вас есть хороший план, вам не нужно будет вносить много трудоемких изменений.
Итак, прежде всего, начните собирать всю возможную информацию о ситуации, о которой вы пишете. Если вы пишете письмо с жалобой, вы должны точно знать, в чем заключалась проблема и чего вы надеетесь достичь в результате вашего письма.Если вы пишете заказное письмо, не забудьте собрать всю информацию о продукте, который вам нужен.
Затем запишите основные идеи, которые вы хотите включить. Вы можете записывать полные предложения или просто ключевые слова, если торопитесь. Например, если вы пишете сопроводительное письмо, ваши основные идеи могут выглядеть так:
Если вы знаете основные идеи, вы знаете, сколько абзацев вы собираетесь написать. Помните, что в абзаце должна быть только одна основная идея. Это поможет читателю легче понять ваши мысли, а ваше письмо будет структурированным и логичным. Ваш читатель также будет счастлив (а вы хотите, чтобы ваш читатель был доволен), если ваши идеи хорошо связаны между собой. Не забудьте использовать соединители для перехода внутри и между абзацами.
Деловые письма имеют довольно строгие правила в отношении макета (формата и порядка). Вам необходимо указать адреса отправителя и получателя и следовать некоторым простым правилам:
14 Bridge Street
Baviera, California 92908
11 марта 2016 г.
Ms.Джейн Смит
Менеджер по обслуживанию клиентов
Чапман и Литт
711-2980 Nulla Street
Манкато, Миссисипи 96522
Уважаемая мисс Смит: (Если вы знаете имя получателя.)
Уважаемая Джейн: (Если вы хорошо знаете получателя и называете друг друга по имени.)
Уважаемый господин или госпожа: (Если вы не знаете имя получателя.)
Кому это может быть интересно: (Если у вас нет конкретного человека, которому вы пишете. Это немного более общий характер чем «Уважаемый господин или госпожа». При написании делового письма лучше всего попытаться найти контактное лицо.)
(Уважаемый Мисс Смит 🙂 С уважением / Искренне / Искренне Ваш,
(Дорогая Джейн 🙂 С наилучшими пожеланиями / С уважением,
(Уважаемый господин или госпожа: / Кого это может касаться 🙂 С уважением / С уважением / С уважением ваш,
[Подпись]
[Ms.] Ребекка Смит
Директор по закупкам
В зависимости от типа делового письма, которое вы пишете, вы можете использовать некоторые из предложений и фраз, предложенных ниже.
Пишу, чтобы пожаловаться на…
Пишу, чтобы обратить ваше внимание на…
Я недавно купил… у вашей компании.
Не только… (товар прибыл с опозданием), но… (тоже был неисправен)
Как вы понимаете, я был весьма разочарован / расстроен, когда…
Предлагаю получить Полный возврат.
Я считаю, что имею право на возмещение.
Буду признателен, если вы вернете мне деньги.
Я был бы признателен, если бы вы могли заменить продукт.
Я надеюсь получить быстрый ответ.
Я пишу, чтобы узнать о…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о …
Я был бы признателен, если бы вы помогли мне узнать…
Не могли бы вы скажите, будет ли…
Интересно ли мне…
Пишу, чтобы подать заявку на должность…
Пишу в ответ на ваше объявление…
Я хочу подать заявку на должность…
Меня особенно интересует эта работа, потому что…
Как вы можете видеть из моего резюме,…
Как вы заметите в моем резюме,…
I в настоящее время я работаю в…
Я очень хочу продолжить карьеру в…, потому что…
Мои основные сильные стороны:
Я буду доступен для собеседования s tarting…
Если вам потребуется дополнительная информация, без колебаний обращайтесь ко мне.
Примите наши извинения за…
Мы искренне приносим свои извинения за…
Ошибка, по всей видимости, произошла из-за…
В настоящее время мы работаем над…
Чтобы это не повторилось ,…
Мы понимаем, как вы, должно быть, расстроились, когда… но, к сожалению…
Мы хотели бы разместить заказ на…
Мы с нетерпением ждем вашего предложения на…
Не могли бы вы подтвердить цены на…
Ждем вашего подтверждения.
При написании делового письма очень важно безупречное правописание. Если возможно, используйте проверку орфографии, чтобы убедиться в правильности написания.
Если вы пишете деловое письмо в рамках экзамена, постарайтесь избегать орфографических ошибок. Вы можете просто заменить слова, в которых вы не уверены, другими словами. Например, если вы не знаете, как записать , встретить , вы можете вместо этого использовать , выполнить .
Еще одна полезная вещь, особенно если вы пишете сопроводительное письмо или если вы пытаетесь произвести впечатление на своего читателя, — это подумать о том, используют ли они американское или британское правописание. Есть много слов, которые пишутся по-разному, поэтому может быть полезно взглянуть на этот сайт, который дает вам основные отличия.
Грамматические ошибки — это немного сложнее. Конечно, самый безопасный путь — изучить правила и как можно больше их применять.Вы можете использовать учебники грамматики или онлайн-упражнения или и то, и другое, в зависимости от того, что вам удобнее.
Еще вы можете узнать свои слабые места в грамматике. Например, не забываете ли вы добавлять s для третьего лица единственного числа при использовании Present Simple? Или вы злоупотребляете ? Тогда пришло время еще раз проверить эти ошибки.
И наконец, вот список типичных грамматических ошибок, которые люди допускают в английском языке. Убедитесь, что вы понимаете, почему это ошибки, и не допускайте их сами!
Ошибка: Ваш уважаемый клиент, и мы приносим свои извинения за доставленные неудобства.
Правильно: Вы уважаемый клиент, и мы приносим извинения за доставленные вам неудобства.
Правильно: Нам важны ваши интересы .
Пояснение: Ваш используется для выражения владения. Ты = Да.
Mistake: Это Важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.
Правильно: Важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.
Правильно: Мы не получили письмо и его вложение .
Пояснение: Его используется для выражения владения. Это = Это так.
Ошибка: Отсутствие мотивации сотрудника связано с их низкой зарплатой.
Верно: Отсутствие мотивации сотрудников связано с их низкой заработной платой.
Объяснение: С существительными в единственном числе мы добавляем , чтобы выразить владение.К существительным множественного числа, оканчивающимся на s, , мы просто добавляем ‘.
Ошибка: Я работаю с детьми, и я люблю свою работу.
Правильно: Я работаю с детьми и люблю свою работу.
Правильно: Я работаю с этими детьми, пока их учительница находится в декретном отпуске.
Объяснение: Мы используем Present simple для обозначения постоянных общих действий, таких как работа.Мы используем настоящее непрерывное с временными действиями.
Ошибка: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.
Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.
Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо и хотел бы связаться с вами.
Объяснение: Мы используем настоящее, идеально подходящее для действий, которые произошли в прошлом и все еще влияют на настоящее. Мы используем прошлое для действий, которые произошли в прошлом, когда говорящий знает, когда они произошли.
Ошибка: Наша прибыль на ниже, чем в прошлом году .
Правильно: Наша прибыль на ниже, чем в прошлом году.
Верно: Мы проанализировали ваш запрос и , затем связались с вами.
Объяснение: Мы используем , а не для сравнения и , затем , чтобы указать, когда что-то произошло.
Не волнуйтесь, если это покажется сложной задачей. Грамматика английского языка сложна, и даже носители английского языка иногда испытывают трудности с грамматикой.Чтобы гарантировать, что в вашем деловом письме нет грамматических ошибок, вы можете использовать Grammarly . Это инструмент для проверки грамматики, который выделяет ошибки и предлагает исправления.
Он не идеален на 100%, и он все равно может пропускать ошибки, которые может увидеть человек.
Если вы собираетесь рассылать очень важные деловые письма, то стоит инвестировать в профессиональные услуги корректуры. В конце концов, вы хотите, чтобы ваше письмо было безупречным, когда вы отправляете деловое письмо всей своей компании, потенциальному работодателю или самым ценным клиентам.
В таких ситуациях мы рекомендуем вам обратиться за помощью к Proofreading Services , онлайн-команде профессиональных редакторов с огромными знаниями и опытом — они предлагают комбинированную корректуру и редактирование для более чем 5000 клиентов в 93 странах. Только не забудьте сообщить им секретный пароль: FLUENTU15 . Этот код дает вам 15% скидку на ProofreadingServices.com!
Очень сложно сразу сосредоточить внимание на разных типах ошибок: орфографии, грамматике и пунктуации.Так что постарайтесь выделить время на то, чтобы вычитать свое письмо, отдельно от ошибок пунктуации.
Вот некоторые из наиболее частых ошибок пунктуации, на которые следует обращать внимание:
Ошибка: Мы попытались написать им по электронной почте, но ответа не было.
Правильно: Мы пытались написать им по электронной почте , , но ответа не было.
Объяснение: Если вы не уверены, использовать ли запятую, попробуйте разделить предложение на более мелкие части: Мы попытались отправить им электронное письмо.Ответа не было. Работает, да? Если вы все еще не уверены, попробуйте произнести предложение вслух. Если вы делаете небольшую паузу, вам, вероятно, следует использовать запятую.
Ошибка: Я был очень расстроен, когда получил неисправный товар ! 🙁
Верно: Я был очень расстроен, когда получил неисправный товар.
Пояснение: Восклицательные знаки и смайлы делают ваше письмо довольно неформальным, поэтому вам следует избегать их при написании деловых писем.
Ошибка: Я не подавал заявку на работу раньше, но я попробую сейчас. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.
Правильно: Раньше я не подавал заявление о приеме на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.
Объяснение: При вводе мы используем только один пробел после запятых или точек и без пробелов перед ними.
Форматирование оставьте на конец; это занимает меньше времени. Большинство деловых писем используют блочный формат, выравниваются по левому краю и имеют одинарный интервал. Вы должны использовать двойной интервал между абзацами, чтобы было ясно, где заканчивается абзац и где начинается другой. Самый распространенный шрифт — Times New Roman 12, но Arial тоже отлично работает.
Вот и все! Деловые письма станут менее сложными, если вы выполните эти простые шаги.
Помните, что независимо от того, знаете вы своего читателя или нет, «дружеское» написание деловых писем означает их написание «профессионально».
Тем из вас, кто очень старается улучшить свои навыки письма на английском, мы рекомендуем вам ознакомиться с курсами и книгами Inklyo . Они были разработаны, чтобы научить студентов английского языка, как улучшить свое письмо, и могут быть именно тем, что вам нужно, чтобы продолжать двигаться вперед!
Если вы сомневаетесь, еще раз взгляните на восемь шагов, указанных выше, и продолжайте писать!
Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Загрузить)
Хотите говорить, как носитель английского языка, от писем до электронных писем и презентаций? Тогда вам понравится FluentU. FluentU берет видеоролики из реального мира — например, вдохновляющие выступления, трейлеры к фильмам, новости и многое другое — и превращает их в индивидуальные уроки английского языка.
На FluentU есть огромная коллекция аутентичных англоязычных видео, которые люди в англоязычном мире действительно смотрят .
Более конкретно, FluentU имеет полную бизнес-категорию , заполненную подлинными бизнес-видео, охватывающими шесть языковых уровней.
Чтобы показать разнообразие видео даже внутри одной категории, на FluentU есть бизнес-видео «Знакомство с коллегами по бизнесу», «Деловые модные словечки», «Управляйте своим почтовым ящиком!» и «Что Уоррен Баффет думает о наличных деньгах».
Дополнительным бонусом является то, что если вы хотите позже поработать над другими темами, просто используйте ту же знакомую платформу FluentU для обучения с видео из других категорий, таких как «Наука и техника», «Политика и общество», или смешайте их. с «Искусство и развлечения» или «Здоровье и образ жизни.”
Каждое произнесенное слово снабжено субтитрами с контекстным определением, изображением и несколькими примерами предложений.
Все, что вам нужно сделать, это нажать или щелкнуть одно из слов в этих субтитрах, чтобы получить дополнительную информацию. Например, если вы нажмете на слово «принес», вы увидите следующее:
Кроме того, все эти отличные видеоролики сопровождаются интерактивными функциями и инструментами активного обучения , такими как мультимедийные карточки и веселые игры, например «заполнить бланк.”
Если вам интересно смотреть веселые, релевантные видео и активно практиковать язык в процессе, обязательно создайте учетную запись FluentU и попробуйте эту уникальную программу изучения языка!
Если вам понравился этот пост, что-то подсказывает мне, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.
Испытайте погружение в английский онлайн!
.Убедитесь, что в деловых письмах и электронных письмах используются правильные приветствия и окончания. Если вы пишете деловую переписку, вам нужно знать, как начать письмо (или электронное письмо) и как закончить письмо или электронное письмо.
Например, распространенной ошибкой в конце электронного письма является написание «Пока» или «Пока, пока». Поскольку это не стандартный способ завершения деловой переписки, ваше письмо будет выглядеть непрофессионально.
Вот несколько широко используемых фраз для начала и окончания деловых писем и электронных писем на британском английском.
То, как вы начнете письмо, зависит от того, насколько формальным вы должны быть. Вот несколько примеров:
1. Официальное письмо-заявление (о приеме на работу)
Если вы не знаете человека, которому пишете, вы можете начать с «Уважаемый господин / госпожа». Если вы начнете с этого, вы должны закончить «С уважением». Вот пример:
«Уважаемый господин / госпожа
Я пишу, чтобы подать заявление на…»
Конец:
«Я с нетерпением жду вашего ответа
С уважением,
(ваше имя)»
2.Официальная деловая переписка (например: письмо-запрос)
В большинстве случаев деловой переписки вы можете начинать с «Уважаемый господин / Уважаемая госпожа» + фамилия. Письмо следует закончить словами «Искренне Ваш».
Например:
«Уважаемый г-н Смит» (Уважаемая г-жа Смит)
Я пишу, чтобы узнать о ваших ценах… »
Конец:
« Будем признательны за скорейший ответ / с нетерпением жду вашего ответа. при первой возможности.»
С уважением,
(Ваше имя) »
3.Официальное рекомендательное письмо
В британском английском мы также используем формальный термин «Для кого это может касаться», когда мы пишем рекомендательное письмо от имени кого-либо. Вот пример:
«Кому это может относиться
Я пишу со ссылкой на г-жу Смит, которая работает в моей компании с…»
Конец
«С уважением,
(ваше имя)»
Деловые письма обычно намного короче деловых писем.Они также имеют тенденцию быть более неформальными.
4. Деловая электронная почта (дружественная)
Вы можете написать имя человека и использовать более понятное окончание. Вот пример:
«Уважаемый (+ имя)
Просто небольшое примечание, чтобы напомнить вам о…»
Конец
«С наилучшими пожеланиями / С уважением
(ваше имя)»
5. В компании запрос по электронной почте
Если вы пишете коллеге, вы можете использовать его имя или сразу же начать электронное письмо.Вот пример:
«(без приветствия)
Не могли бы вы…»
Конец
«Спасибо / Ура
(напишите свое имя / опустите его)»
В британском английском «Ура» означает «спасибо» тебе и до свидания ».
Дополнительный ресурс
Убедитесь, что вы используете правильную форму адреса, когда пишете женщинам. Посетите нашу страницу, чтобы узнать, использовать ли миссис, мисс или мисс.
Дополнительная помощь по написанию деловых писем
Чтобы получить дополнительную помощь в деловом письме, взгляните на мою книгу «Основы делового письма: как писать письма, отчеты и электронные письма» .
Разработанный, чтобы помочь вам быстро и уверенно писать деловые электронные письма, письма и отчеты, он содержит советы, рекомендации и готовые к использованию шаблоны писем и электронных писем.
Привет! Я Клэр, учитель английского языка и основатель этого сайта.
Я могу помочь вам говорить по-английски легче! Вот две вещи для вас:
10 основных фраз для беглости речи — фразы для легкого общения
НОВИНКА: присоединяйтесь к клубу беглости английского языка — получите мои 2 программы беглости речи + еженедельные задания и групповые уроки
Здесь представлены образцы деловых писем и другой корреспонденции, которые вы можете копировать и изменять по своему усмотрению.
Эти образцы писем содержат полезную лексику, которую вы, возможно, захотите использовать в своей деловой переписке. Если вы решили скопировать и изменить любую из этих букв для собственного использования, убедитесь, что вы выбираете правильные слова. Этот глоссарий деловой переписки предлагает простые определения словаря, использованного в этих примерах. Образец письма с запросом информации
Как попросить кого-нибудь прислать вам информацию.
Образец письма с информацией об отправке
Что говорить при отправке информации.
Образец письма с изменением информации
Когда человек или компания меняют важную информацию, такую как адрес, цена или дата, необходимо отправить уважаемым клиентам письмо с новой информацией. Это письмо информирует клиентов об изменении цены.
Образец резюме или CV
Резюме (AmE) или CV (BrE) обычно запрашивается потенциальным работодателем как запись вашей квалификации и профессионального опыта.CV — это латинское слово curriculum vitae, означающее «жизненный путь».
Образец сопроводительного письма для резюме или CV
Обычно при подаче заявления о приеме на работу сопроводительное письмо (BrE) или сопроводительное письмо (AmE) отправляется вместе с резюме / CV.
Образец рекомендательного письма
Компании и другие организации часто просят рекомендательное письмо. Это ссылка на персонажа, написанная кем-то, например, бывшим работодателем, который лично знает предмет.
Образец заявления об увольнении
Хотя объяснять причину необязательно, это стандартная бизнес-процедура — отправка письменного уведомления вашему работодателю о том, что вы планируете уволиться с работы.
Образец уведомления об увольнении
По закону компании и другие организации обычно обязаны предоставлять сотрудникам письменное уведомление, информирующее их об увольнении. Это письмо обычно приводит причины увольнения и служит официальным извинением. Могут быть включены права сотрудников.
Образец письма-приглашения
В бизнесе часто бывает необходимо отправить приглашение человеку или группе лиц с просьбой принять участие в специальном мероприятии.
Образец письма-запроса на оплату
Иногда необходимо напомнить клиентам, что они должны вам деньги!
Образец внутреннего меморандума
Меморандум иногда используется внутри компании, чтобы проинформировать о чем-то всю компанию или отдел.Это пример памятки, относящейся к рождественской вечеринке сотрудников.
Пример приветственного письма
Приветствовать новых сотрудников в компании — это обычная практика. Обычно это неофициальная записка с наилучшими пожеланиями и может содержать контактную информацию. Компании также могут отправлять приветственные письма другим компаниям, которые переезжают в общее офисное здание, или приглашенным докладчикам и деловым путешественникам.
Деловое письмо — это официальное письмо, состоящее из шести частей:
Заголовок содержит обратный адрес с датой в последней строке. Иногда необходимо добавить строку перед датой с номером телефона, номером факса или адресом электронной почты. Часто между адресом и датой пропускается строка. Нет необходимости вводить обратный адрес, если вы используете канцелярские товары с уже напечатанным обратным адресом, но вы всегда должны использовать дату.Убедитесь, что заголовок находится на левом поле.
Пример:
Г-жа Джейн Доу
543 Вашингтон-стрит
Маркетт, Мичиган 49855
Тел .:
Факс:
Электронная почта:
28 июня 2011 г.
Это адрес, на который вы отправляете письмо. Обязательно сделайте его как можно более полным, чтобы он добрался до места назначения. Всегда включайте титульные имена (например, «Доктор»), если вы их знаете. Этот адрес, как и другой, находится на левом поле.Если стандартная бумага размером 8 ½ «x 11» сложена пополам, чтобы поместиться в стандартный 9-дюймовый деловой конверт, внутренний адрес должен появиться в окошке конверта (если оно есть). Обязательно пропустите строку после заголовка и перед адресом получателя, а затем пропустите следующую строку после внутреннего адреса перед приветствием. Например, в конце этого листа вы найдете образец письма.
Приветствие (или приветствие) в деловом письме всегда формальное.Часто оно начинается с «Дорогой {имя человека}». Еще раз, не забудьте указать титул человека, если вы его знаете (например, мисс, миссис, мистер или доктор). Если вы не уверены в названии человека, просто укажите его имя. Например, вы могли бы использовать только имя человека, если человек, которому вы пишете, — «Джордан», и вы не уверены, мужчина он или женщина.
Приветствие всегда заканчивается двоеточием.
Тело — основа вашего письма. Для блочного и модифицированного форматов печатных букв: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца.Не забудьте оставить пустую строку между каждым абзацем, независимо от формата. Не забудьте также пропустить линию между приветствием и телом, а также телом и закрытием.
Бесплатное закрытие — это короткое и вежливое замечание, которым заканчивается ваше письмо. Закрытие начинается с того же основания, что и ваша дата, и на одну строку после последнего основного абзаца. Начните с заглавной буквы в заключительном слове (Спасибо) и оставьте четыре строки для подписи между закрытием и именем отправителя.После закрытия должна стоять запятая.
Пропустите как минимум четыре строки после закрытия для вашей подписи, а затем введите имя, которое нужно подписать. Это часто включает средний инициал, хотя это не обязательно. Женщины могут поставить свой титул перед обязательным, чтобы показать, как они хотят, чтобы к ним обращались (мисс, миссис, мисс).
Подпись должна быть выполнена синими или черными чернилами.
Если у вас есть какие-либо прилагаемые документы, например, резюме, вы можете указать это, набрав «Приложения» на одну строку под списком.Вы также можете указать название каждого документа.
У многих организаций есть собственный стиль написания деловых писем, но вот несколько распространенных примеров.
Самый распространенный макет делового письма называется блочным. В этом формате вся буква выравнивается по левому краю с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.
Модифицированный блок — еще один популярный вид делового письма.Текст письма, а также адреса отправителя и получателя выровнены по ширине с одинарным интервалом. Однако в этом формате дата и закрытие вкладываются в центральную точку.
Наименее используемый стиль называется полублоком. В нем каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.
Стандартный шрифт для деловых писем — Times New Roman, размер 12. Однако можно использовать понятные для чтения шрифты, такие как Arial.
Образец письма
{ПРИМЕЧАНИЕ: ваше имя указывается только внизу}
Ваш обратный адрес (без сокращений для Street, Avenue и т. Д.)
Ваш город, YO [ваша двухбуквенная аббревиатура штата] zip
Дата (напишите, например, 4 июня 2004 г. или 4 июня 2004 г.)
Имя и фамилия человека, которому вы пишете
Адрес
Город, ST zip
Уважаемый господин / госпожа. Whomever:
В первом абзаце расскажите, о чем вы пишете и чего от них хотите.
В следующих параграфах объясните природу вашей проблемы и то, что они могут для вас сделать. Не бойтесь и говорите прямо.
В последнем абзаце обязательно поблагодарите его / ее за его / ее время и усилия, потраченные на вас.Кроме того, сообщите им, что вы свяжетесь с ними или что они могут связаться с вами по любым вопросам.
С уважением,
{четыре пробела, чтобы здесь могла быть ваша подпись}
Jane Doe
Деловое письмо не ограничивается одной страницей; письмо должно быть столько, сколько должно быть.
Об авторе