Оформление личного дела: Личное дело сотрудника. Как его оформлять, вести и хранить

Оформление личного дела: Личное дело сотрудника. Как его оформлять, вести и хранить

III. Порядок ведения личного дела сотрудника \ КонсультантПлюс

III. Порядок ведения личного дела сотрудника

17. Личное дело сотрудника <2> (рекомендуемый образец — приложение N 5 к настоящему Положению) является основной формой учета персональных данных сотрудника, в том числе сведений, связанных с поступлением его на службу в органы внутренних дел, ее прохождением и увольнением со службы в органах внутренних дел, необходимых для обеспечения деятельности органа, организации, подразделения МВД России, в котором проходит службу сотрудник.

———————————

<2> Далее — «личное дело».

18. Сведения, содержащиеся в личном деле, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну <3>. Если в личном деле содержатся документы разной степени секретности, этому личному делу присваивается гриф секретности, соответствующий высшей степени секретности сведений, содержащихся в нем. При отсутствии секретных документов на обложку личного дела проставляется пометка «Для служебного пользования».

———————————

<3> Часть 5 статьи 39 Закона о службе.

19. Гриф ограничения доступа к личному делу в каждом конкретном случае определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

20. Ведение личных дел сотрудников, замещающих должности руководителей (начальников) и заместителей руководителей (начальников) подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России (за исключением подчиненных территориальным органам МВД России), образовательных и научных организаций системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел (за исключением подчиненных территориальным органам МВД России), начальников подразделений по обеспечению безопасности дорожного движения территориальных органов МВД России на региональном уровне, сотрудников, прикомандированных из подразделений центрального аппарата МВД России к федеральным органам государственной власти, иным государственным органам (органам) или к организациям (за исключением Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации), сотрудников, прикомандированных к Бюро по координации борьбы с организованной преступностью и иными опасными видами преступлений на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, к Антитеррористическому центру государств — участников Содружества Независимых Государств, к совместным информационно-координационным центрам органов внутренних дел на территориях Республики Абхазия и Республики Южная Осетия, осуществляется ГУРЛС МВД России.

(в ред. Приказов МВД России от 04.03.2022 N 151, от 17.10.2022 N 763)

(см. текст в предыдущей редакции)

21. Ведение личных дел сотрудников, прикомандированных к общественно-государственному объединению «Всероссийское физкультурно-спортивное общество «Динамо», Федеральной службе безопасности Российской Федерации из территориальных органов МВД России, осуществляется кадровыми подразделениями по месту прохождения службы до прикомандирования.

22. Ведение личных дел сотрудников органов, организаций, подразделений МВД России, за исключением сотрудников, указанных в пункте 20 настоящего Положения, осуществляется кадровыми подразделениями.

23. Ведение личных дел сотрудников, замещающих должности в представительствах МВД России за рубежом, представителей МВД России за рубежом и их заместителей осуществляется кадровым подразделением Управления международного сотрудничества МВД России.

24. Личные дела сотрудников, прикомандированных к Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации, хранятся в порядке, определяемом Президентом Российской Федерации <1>.

———————————

<1> Указ Президента Российской Федерации от 7 июня 2013 г. N 547 «О порядке прикомандирования сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации к федеральным органам государственной власти, иным государственным органам или к организациям и обеспечения их денежным довольствием».

25. Учет личных дел производится по инвентарной книге (рекомендуемый образец — приложение N 6 к настоящему Положению). Учетные номера в инвентарной книге должны соответствовать учетным номерам личных дел, находящихся на хранении. Номер, за которым в инвентарной книге зарегистрировано личное дело, проставляется на лицевой части и на корешке обложки личного дела. Личные дела хранятся по порядку номеров.

26. Личные дела подлежат регистрации в инвентарной книге не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность в органах внутренних дел.

27. Запрещается регистрировать вновь поступающие личные дела под номерами личных дел, не сданных на архивное хранение.

28. При наличии на хранении более 500 личных дел должностными лицами кадровых подразделений кроме инвентарной книги ведется картотека по алфавитным карточкам личных дел (рекомендуемый образец — приложение N 7 к настоящему Положению).

29. Личное дело подразделяется на шесть частей, в которых хранятся:

29.1. В первой части: послужной список (рекомендуемый образец — приложение N 8 к настоящему Положению), документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, документы, подтверждающие льготную выслугу лет, за исключением определяемой по замещаемой должности либо прохождением службы в отдаленных местностях, районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, справка-объективка, соответствующая последним данным, внесенным в личное дело (рекомендуемый образец — приложение N 9 к настоящему Положению). В личные дела штатных негласных сотрудников справка-объективка не вкладывается.

29.2. Во второй части:

29.2.1. Согласие, выраженное в письменной форме, на проведение мероприятий, связанных с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, и проверкой достоверности сообщенных гражданином сведений.

29.2.2. Экземпляр контракта о прохождении службы в органах внутренних дел, а также экземпляры дополнительных письменных соглашений, которыми вносятся изменения в контракт о прохождении службы в органах внутренних дел.

29.2.3. Договор о полной материальной ответственности (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации) <1>.

———————————

<1> Статья 244 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2006, N 27, ст. 2878).

29.2.4. Выписки из приказов о назначении на должность в органах внутренних дел, о временном исполнении сотрудником обязанностей по вакантной (не замещаемой другим сотрудником органов внутренних дел) вышестоящей должности в органах внутренних дел, о совмещении обязанностей на службе в органах внутренних дел, о временном отстранении сотрудника от выполнения служебных обязанностей, о зачислении сотрудника в распоряжение, о привлечении к выполнению служебных обязанностей в особых условиях, о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу (органу) или к организации, о присвоении (подтверждении, снижении, лишении) квалификационных званий, о предоставлении отпуска по личным обстоятельствам, предусмотренного статьей 63 Закона о службе, о приостановлении службы в органах внутренних дел, об увольнении со службы.

29.2.5. Представления к присвоению специальных званий.

29.2.6. Наградные листы с отметками о вручении сотруднику государственных или ведомственных наград.

29.2.7. Мотивированные отзывы о выполнении сотрудником своих служебных обязанностей и аттестационные листы.

29.2.8. Копия свидетельства о должности служащего и заключение о прохождении профессиональной подготовки.

29.2.9. Иные документы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел.

29.3. В третьей части:

29.3.1. Заявление с просьбой о поступлении на службу в органы внутренних дел (на обучение в образовательную организацию высшего образования МВД России).

29.3.2. Личное поручительство <2>.

———————————

<2> Пункт 44 Порядка организации прохождения службы в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденного приказом МВД России от 1 февраля 2018 года N 50, зарегистрирован Минюстом России 22 марта 2018 года, регистрационный N 50460. Далее — «Порядок организации прохождения службы».

29.3.3. Согласие, выраженное в письменной форме, на обработку персональных данных гражданина в целях изучения возможности приема его на службу в органы внутренних дел.

29.3.4. Собственноручно заполненная и подписанная анкета.

29.3.5. Собственноручно написанная автобиография.

29.3.6. Иные документы, связанные с изучением данных о гражданине, поступающем на службу (кроме документов, которые хранятся в пятой части личного дела).

29.3.7. Заключение военно-врачебной комиссии.

29.3.8. Подписанный сотрудником бланк с текстом Присяги <1>.

———————————

<1> Пункт 108 Порядка организации прохождения службы.

29.3.9. Копии паспорта, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, документов об образовании и (или) о квалификации, наличии ученой степени или ученого звания, об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в органах внутренних дел (если гражданин (сотрудник) назначался на должность по результатам конкурса) и документы о прохождении испытания (если оно устанавливалось при поступлении на службу).

29.3.10. Копия уведомления или свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

29.3.11. Справка о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации <2>.

———————————

<2> Приложение N 3 к Инструкции о порядке получения, учета, хранения дактилоскопической информации и формирования, ведения, использования банка данных дактилоскопической информации в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 28 сентября 2018 г. N 639дсп (зарегистрирован Минюстом России 13 марта 2019 года, регистрационный N 54023).

29.3.12. Копия уведомления о результатах рассмотрения документов, представленных кандидатом для поступления на службу в органы внутренних дел Российской Федерации.

29.4. В четвертой части:

29.4.1. Архивные материалы, связанные с прохождением службы в органах внутренних дел.

29.4.2. Документы медицинских организаций, подтверждающие сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей.

29.4.3. Копии заключений по результатам служебных проверок.

29.4.4. Копии удостоверений к государственным и ведомственным наградам.

29.4.5. Копия послужного списка личного дела военнослужащего, проходившего военную службу по контракту.

29.4.6. Документы, подтверждающие прохождение государственной службы иных видов.

29.5. В пятой части:

29.5.1. Материалы проверки достоверности сообщенных гражданином сведений.

29.5.2. Заключение по результатам проверки сведений, сообщенных гражданином <3>.

———————————

<3> Пункт 38 Порядка организации прохождения службы.

29.5.3. Акт по результатам рассмотрения документов, представленных гражданином <4>.

———————————

<4> Пункт 40 Порядка организации прохождения службы.

29.5.4. Рекомендации подразделений собственной безопасности по вопросам назначения граждан Российской Федерации, принимаемых на службу в органы внутренних дел Российской Федерации.

29.5.5. Результаты психологических и психофизиологических исследований (обследований), тестирования, направленных на выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами, заключение о профессиональной психологической пригодности.

29.6. В шестой части: сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представленные по форме справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 23 июня 2014 г. N 460 <1>.

———————————

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2014, N 26, ст. 3520; 2020, N 3, ст. 243.

30. Послужной список является документом, отражающим прохождение службы сотрудником, состоит из девятнадцати разделов и составляется должностным лицом кадрового подразделения органа, организации, подразделения МВД России на основании документов, хранящихся в личном деле.

31. Записи в послужном списке производятся чернилами или шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым.

32. Внесение в послужной список записей, содержащих сведения, не предусмотренные его формой, не допускается.

33. Сотрудник ознакомляется с составленным послужным списком под расписку, подтверждая правильность внесенных в него записей. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России.

34. Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в 5 лет (за исключением штатных негласных сотрудников), а также перед отправкой личного дела в другой орган, организацию, подразделение МВД России при переводе сотрудника на новое место службы либо перед ознакомлением с представлением к увольнению со службы в органах внутренних дел.

35. Послужной список должен отвечать следующим требованиям:

35.1. В раздел 9 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о трудовой деятельности (исключая службу в органах внутренних дел, в федеральных органах исполнительной власти и иных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также в аналогичных государственных структурах СССР и стран СНГ), сведения об обучении по очной форме в профессиональных образовательных организациях и образовательных организациях высшего образования (за исключением очного обучения в образовательных организациях системы МВД России на должностях курсантов, слушателей, адъюнктов и докторантов). Основанием для внесения указанных сведений являются трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством порядке <1>) и документ об образовании и (или) о квалификации. Подтверждение отдельных этапов трудовой деятельности может производиться на основании выданных справок организаций и учреждений.

———————————

<1> Статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2019, N 51, ст. 7491). Далее — «сведения о трудовой деятельности».

35.2. В раздел 10 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о прохождении службы в органах внутренних дел, в федеральных органах исполнительной власти и иных федеральных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран Содружества Независимых Государств, а также сведения о присвоении (снижении, лишении) квалификационного звания, о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу (органу) или к организации, о заключении нового контракта с сотрудником, достигшим предельного возраста пребывания на службе.

35.3. Основанием для внесения сведений в раздел 10 послужного списка являются соответствующие приказы, документы воинского учета, указы и распоряжения Президента Российской Федерации. Номер, дата правового акта и наименование органа, организации или подразделения, его издавшего, записываются напротив каждого периода службы, подтвержденного этим правовым актом. Сведения, внесенные в раздел 10 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России в случае увольнения сотрудника со службы в органах внутренних дел.

35.4. В раздел 11 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об аттестации сотрудника. Рекомендации аттестационной комиссии и решение руководителя (начальника) органа, организации, подразделения МВД России записываются в строгом соответствии с текстом аттестационного листа.

35.5. В раздел 12 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о периодах, в течение которых сотрудник проходил службу в особых условиях.

35.6. Наименование государства, субъекта Российской Федерации, в котором сотрудник проходил службу в особых условиях, указывается в соответствии с действующим на тот момент административно-территориальным делением. Сведения о времени, в течение которого сотрудник привлекался к прохождению службы в особых условиях, вносятся на основании приказа о привлечении к прохождению службы в особых условиях, указываются номер и дата соответствующего приказа руководителя (начальника) органа организации, подразделения МВД России, издавшего его.

35.7. Записи, внесенные в раздел 12 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа, организации, подразделения МВД России.

35.8. В раздел 13 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных при выполнении служебных обязанностей, кратко излагаются обстоятельства, при которых они были получены. Учитываются увечья и иные повреждения здоровья (заболевания), в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Характер ранений и травм указывается на основании документов, выданных медицинскими организациями.

35.9. В раздел 14 послужного списка на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение), вносятся сведения о награждении орденами и медалями Российской Федерации, бывшего СССР и иностранных государств, ведомственными наградами МВД России, а также иными наградами (поощрениями), о присвоении почетных званий.

35.10. В разделе 18 послужного списка указываются сведения о семейном положении сотрудника, фамилия, имя, отчество (при наличии) супруга (супруги), детей, лиц, находящихся на иждивении сотрудника. Сведения о семейном положении (о рождении детей, заключении и расторжении брака, смерти членов семьи) вносятся на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния.

36. Послужной список ведется на протяжении всей службы сотрудника в органах внутренних дел. Переоформление послужного списка допускается только с разрешения руководителя (начальника) органа, организации, подразделения МВД России, если он пришел в негодность.

37. Справка-объективка заполняется кадровыми подразделениями в электронном виде с внесением цифровой фотографии сотрудника в формате JPEG или TIFF.

38. К личному делу подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые либо если трудовая книжка утрачена, или копия трудовой книжки, если гражданин на момент изучения его документов работает по трудовому договору и за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранено право на ведение работодателем трудовой книжки, и копии документов воинского учета — для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу. Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.

39. На оборотной стороне обложки личного дела помещается цветная фотография сотрудника (анфас) размером 9 x 12 см. Сотрудники фотографируются в повседневной форме одежды (без верхней одежды и головного убора). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника, которые заверяются подписью должностного лица кадрового подразделения или непосредственного руководителя (начальника). Новая фотография помещается при изменении специального звания сотрудника.

40. Документы в личном деле подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление.

41. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

42. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела.

43. Во второй и третьей частях личного дела документы располагаются в хронологическом порядке.

44. Документы, хранящиеся в личном деле и конверте, нумеруются и вносятся в соответствующие описи. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела сотрудника.

45. Отметки о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк, который подклеивается под конвертом.

46. Проверка правильности оформления документов и сведений, содержащихся в личном деле, а также своевременного дополнения его необходимыми документами возлагается на должностных лиц кадровых подразделений.

47. Сотрудник должен быть ознакомлен со следующими документами до их приобщения к личному делу:

47.1. Копиями или выписками из приказов, отражающими прохождение службы в органах внутренних дел.

47.2. Документами об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в органах внутренних дел (если гражданин (сотрудник) назначен на должность по результатам конкурса), испытании (если оно устанавливалось при поступлении на службу).

47.3. Мотивированным отзывом о выполнении сотрудником своих служебных обязанностей и аттестационным листом.

48. В случае изменения сведений, указанных в анкете, сотрудник сообщает об этом рапортом в течение 3 рабочих дней в кадровое подразделение с представлением документов, подтверждающих изменение сведений. Рапорт и копии указанных документов приобщаются к третьей части личного дела.

49. Выдача (высылка) личных дел с места постоянного хранения в иной орган, организацию, подразделение МВД России производится по контрольной карточке личного дела (рекомендуемый образец — приложение N 10 к настоящему Положению), находящейся в каждом личном деле. В контрольной карточке личного дела расписывается получатель или указывается орган, организация, подразделение МВД России, в которое выслано личное дело.

50. При рассмотрении вопроса о переводе сотрудника на иную должность в органах внутренних дел личное дело выдается (высылается) в течение 10 рабочих дней со дня получения запроса органа, организации, подразделения МВД России либо направляется мотивированный отказ в высылке личного дела (за исключением случаев, указанных в пункте 88 Порядка организации прохождения службы). Личные дела курсантов, слушателей, адъюнктов, докторантов высылаются образовательной или научной организацией системы МВД России только по согласованию с комплектующим органом.

51. Личные дела выдаются (высылаются) на срок не более 3 месяцев, по истечении которого они должны быть возвращены к месту постоянного хранения, за исключением случаев назначения сотрудника на должность по новому месту службы.

52. По возвращении личного дела к месту постоянного хранения в него вкладывается контрольная карточка личного дела с указанием в ней даты возвращения.

53. Личные дела сотрудников, назначаемых на должности в порядке перевода, высылаются к новому месту службы в течение 5 рабочих дней со дня получения приказа о назначении на должность. В алфавитной карточке личного дела и служебной карточке делается соответствующая запись с указанием даты и номера исходящего письма, органа, организации, подразделения МВД России, в которое выслано личное дело, а в инвентарной книге делается запись с указанием даты высылки личного дела в соответствующий орган, организацию, подразделение МВД России.

54. Не реже 1 раза в год специально создаваемой комиссией в составе не менее 3 представителей органа, организации, подразделения МВД России производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге).

55. В состав комиссии в обязательном порядке включаются представители кадрового подразделения и режимно-секретного подразделения органа, организации, подразделения МВД России.

56. Результаты инвентаризации личных дел оформляются актом, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем (начальником) органа, организации, подразделения МВД России.

57. Личные дела сотрудников, уволенных со службы в органах внутренних дел, сдаются на архивное хранение по описи не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 5 лет после их увольнения.

58. Личные дела сотрудников, замещающих (замещавших) должности, указанные в пункте 20 настоящего Положения, и увольняемых со службы в органах внутренних дел, не позднее 5 рабочих дней с даты издания правового акта об освобождении от замещаемой должности (увольнении со службы в органах внутренних дел) направляются ГУРЛС МВД России в соответствующий орган, организацию, подразделение МВД России по последнему месту прохождения службы.

(в ред. Приказа МВД России от 17.10.2022 N 763)

(см. текст в предыдущей редакции)

Личное дело: правила оформления

Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения.

Работа с личными делами перед всем предусматривает обязательное их ведение на работников определенных категорий, и тех, кто работает по совместительству. На всех других работников личное дело ведется по возможности.

Формирование личного дела предусматривает определенную последовательность документов, состав которых определен законодательством.

Расскажем подробно о том, на кого вести, какие документы приобщать и как хранить личные дела.

На на всех ли работников вести личные дела?

Личные дела в обязательном порядке ведут на работников определенных категорий и работников-совместителей. На других работников — личные дела ведутся по возможности.

Категории работников, для которых документы личного дела ведут в обязательном порядке, определяем согласно нормативно-правового акта, положения которого распространяются на организации всех форм собственности, — Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Так, личные дела работников в обязательном порядке ведут на руководителей организаций, служащих, профессионалов, специалистов и работников-совместителей (ст. 493, 495 Перечня № 578/5).

Определить принадлежность работника к одной из классификационных категорий несложно, если ориентироваться на классификацию должностей согласно Классификатору профессий (КП).

Профессии руководителей, менеджеров (управляющих) предусмотрено первым разделом КП (код профессии начинается с цифры 1).

Код профессии, что относится к категории «Профессионалы», начинается с цифры 2.

Коды профессий специалистов начинаются с цифры 3, а служащих — с цифры 4.

Код профессии по КП — рекомендуемая графа штатного расписания.

Итак, определить, или оформлять на работника личное дело, можно по штатному расписанию: если код профессии начинается с цифр 1, 2, 3, 4, личное дело должно быть сформировано.

Также личные дела в обязательном порядке ведут для работников (независимо от классификационной категории), которые:

• являются известными политическими деятелями;
• являются членами творческих союзов;
• имеют высшие степени отличия, почетные звания;
• имеют научные степени и ученые звания;
• являются научными работниками, которые не имеют научных степеней и ученых званий (ст. 493 Перечня № 578/5).

А как насчет работников иных категорий (код КП начинается с цифр 5, 6, 7, 8, 9 — это работники сферы торговли и услуг квалифицированные рабочие сельского и лесного хозяйств, рыборазведения и рыболовства квалифицированные рабочие с инструментом, рабочие по обслуживанию, эксплуатации технологического оборудования и машин, представители простейших профессий)? Для них основным источником сведений становятся личные карточки (напомним, что личные карточки по типовой форме № П-2 ведутся на всех без исключения работников организации в обязательном порядке).

Вести ли личные дела работников, профессии которых относятся к рабочим простейших, организация решает самостоятельно. Но практика кадрового делопроизводства доказывает, что целесообразно организовать ведение личного дела на материально ответственных лиц независимо от категории, к которой принадлежат их профессии (должности).

В государственных учреждениях и органах местного самоуправления личные дела ведутся на всех работников, которые занимают должности государственных служащих или должностными лицами местного самоуправления.

Какие документы работника должны быть в личном деле?

Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Этот процесс формируется изрядно, а в определенной последовательности. Перечень документов личного дела работника определено законодательством.

Документом, регламентирующим порядок формирования личных дел в организациях, являются Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 18. 06.2015 № 1000/5 (далее — Правила № 1000/5), которыми установлено, что в делах, которые формируются на протяжении всего времени работы должностного лица в организации, документы группируются в хронологическом порядке в меру их пополнения.

Последовательность формирования и непосредственно состав личного дела определяем с учетом пункта 12 главы 2 раздела IV Правил № 1000/5.

Среди определенных Правилами документов — внутренняя опись документов личного дела, оригинал заявления о приеме на работу (или экземпляр трудового договора, который остается у работодателя), копия приказа о принятии на работу. К личному делу приобщим и копии приказов о переводе на другую должность или об увольнении.

Правилами предусмотрено, что в личном деле может быть автобиография работника, копии документов об образовании.

Есть и формы для внесения информации о том, что происходит с работником во время работы на предприятии или имело место до принятия на работу. Это — личный листок по учету кадров (не путайте с личной карточкой П-2, это отдельная форма!) и дополнение к личному листку.

Немало кадровиков приобщают к личному делу также резюме. Такую практику можно считать уместной.

Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменении фамилии работника и тому подобное в личное дело не включаются. Эти сведения вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку.

Согласие на обработку персональных данных также не включают к личному делу. Во-первых, этот документ никоим образом не характеризует деловые качества работника. Во-вторых, согласия на обработку персональных данных от работников не получаем с 2014 года (после изменений в законодательстве в сфере защиты персональных данных). В-третьих (и это самое главное) — такой документ как «Согласие на обработку персональных данных» не упоминается среди возможных документов личного дела, определенных Правилами № 1000/5.

Внутренняя опись документов личного дела, личный листок по учету кадров, дополнения к нему относятся в основных учетных документов личного дела. Однако законодательно урегулировано лишь форму внутренней описи (приложение 16 к Правилам 1000/5).

Формы личного листка и дополнения к нему организация должна разработать самостоятельно.

Желательно закрепить учетные формы личного дела в локальном нормативном акте, регламентирующем внутренние делопроизводственные процессы (обычно это инструкция по делопроизводству).

Личный листок по учету кадров заполняет сам работник, приводя сведения о себе, указывает, учебу, военную службу, работу, имевшие место до принятия в организацию, на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании иных личных документов.

Личный листок работник должен заполнить собственноручно в одном экземпляре без сокращений, исправлений и помарок.

На личный листок обычно наклеивают фотографию работника.

После заполнения никаких изменений и дополнений (закончил институт, женился, родилась дочь и т. п) к личному листку не вносят.

Дополнение к личному листку по учету кадров оформляет работник кадровой службы

Именно в дополнении будем фиксировать все изменения, которые будут происходить с работником с момента принятия на работу (переведен на другую должность, перемещен на другое рабочее место, изменено название должности, введено совмещение должностей, поощрена денежной премией по случаю юбилея объявлен выговор, изменена фамилия в связи с браком и тому подобное).

Основаниями для внесения информации являются приказы, изданные в организации, и личные документы работника.

В дополнение к личному листку не вносят сведения о пребывании в отпусках или введение режима неполного рабочего времени.

Если в той же организации работник принят на другую должность на условиях внутреннего совместительства, следует оформить отдельное личное дело.

Копии документов, включаемых в личное дело, обязательно удостоверяющие в установленном порядке.

Документы личного дела целесообразно помещать в папку-регистратор, что значительно облегчает работу по размещению новых документов.

Формируя личное дело, сгруппируйте все документы (в т. ч. заявление, копию приказа) в папку, оформите обложку.

Надписи на обложках личных дел делают четко черными светостойкими чернилами или пастой (с учетом норм п. 9 гл. 2 раздела VI Правил № 1000/5).

Обратите внимание, что при первичном оформлении личного дела ее страницы не нумеруются (это делается уже после увольнения работника при подготовке к передаче дела на архивное хранение).

После формирования личное дело необходимо зарегистрировать в специальной учетной форме — Журнале учета личных дел.

Учет личных дел работников

Учет всех дел, формирующихся в деятельности кадровой службы ведется именно по номенклатуре дел. Но личные дела работников составляют исключение — их включают в номенклатуру дел кадровой службы под одним индексом, а учитываются не по номенклатуре дел, а по специальной учетной форме — Журнале (или Книге) учета личных дел.

Форму Журнала учета личных дел организация определяет самостоятельно. Вашему вниманию рекомендована экспертами журнала «Кадровик-01» форма Журнала учета личных дел.

Совет! Если в вашей организации учет личных дел еще не введен, оформите Журнал учета личных дел и зарегистрируйте в нем все личные дела, заведенные на работников.

После регистрации в Журнале учета целесообразно ввести индексацию личных дел.

Например, так: индекс личного дела работника — 03-26/136, где 03-26 — индекс личных дел согласно номенклатуры дел кадровой службы, 136 — номер личного дела работника за Журналом учета личных дел.

Хранение личных дел

Личные дела содержат важные сведения о работнике и его трудовой деятельности, в том числе персональные данные работника (сведения или совокупность сведений о физическом лице, по которым она может быть идентифицирована).

Персональные данные являются объектом защиты (ст. 5 Закона Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 № 2297-VI).

Организация, обрабатывающая персональные данные работников, должна обеспечить защиту этих данных.

С учетом требований законодательства о защите персональных данных и правил общего делопроизводства личные дела работников должны храниться в кадровой службе отдельно от других дел. Ответственность за их сохранность возлагается на руководителя кадровой службы.

Личные дела работников должны храниться в вертикальном положении в специально оборудованных сейфах или металлических шкафах, которые закрываются.

Как правило, личные дела располагаются в алфавитном порядке.

Доступ к личным делам должен быть ограничен. Его позволяют только работникам кадровой службы.

Внимание! В кадровой службе хранятся личные дела работающих лиц, а также личные дела уволенных лиц в течение двух лет после увольнения.

После завершения срока текущего хранения личные дела работников, уволенных в определенном году, формирующие в сводную дело, оправляют в твердую обложку, передают на хранение в архивное подразделение организации.

На практике это делают в начале делопроизводственного года.

Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Кадровик-01»

Создание личного дела сотрудника • Checkify

Личный файл является неотъемлемой частью любого бизнеса, поскольку позволяет отслеживать важную информацию о сотрудниках. В личном деле хранятся документы о людях, которые работают в вашей компании.

Владельцы бизнеса не всегда осознают важность создания личных дел своих сотрудников. В большинстве случаев ваши файлы заполнены всевозможными документами, связанными с вашими сотрудниками и их работой. Это может быть довольно головной болью, чтобы отслеживать все. Однако для того, чтобы все было организовано, вам нужен четкий процесс.

Наличие разных кадровых процессов может привести к путанице, когда придет время искать конкретную информацию. Эту проблему можно легко решить, создав один центральный персональный файл. Настройка центрального личного дела означает, что вы создадите один файл и добавите в него всю необходимую информацию.

Вы можете не знать, что должно быть в личном деле сотрудника, или задаваться вопросом, как долго вы должны хранить информацию. В этом руководстве мы создали контрольный список всех необходимых документов для поддержания вашего личного дела в актуальном состоянии.

Что такое личное дело?

Личные дела, дела сотрудников или кадровые записи относятся к тем же вещам, что и документированные записи о времени, проведенном сотрудником в компании. Кадровые записи часто используются для отслеживания истории занятости, должностных обязанностей и истории производительности сотрудника.

Файл сотрудника содержит все документы, относящиеся к истории занятости человека. Это может включать их заявления о приеме на работу, процесс собеседования, отчеты о дисциплинарных взысканиях, принятых против них, оценки эффективности, управление персоналом, платежную ведомость и записи об их отпуске или отпуске по болезни.

Личное дело — это бумажная или электронная папка

Контрольный список личного дела сотрудника

Давайте посмотрим, что должно быть включено в личное дело сотрудника?

Личное дело сотрудника

Заявление о приеме на работу

Включите резюме и сопроводительное письмо, отправленные для первоначального заявления. Ссылки Сохраните копию объявления, на которое они ответили.

Образование

Документ об образовании, обучении, других квалификациях вместе с информацией о прошлой работе.

Роль

Полное описание роли в компании вместе с обязанностями. Отдел, менеджер, руководитель группы и т. д.

Предложение о работе

Сохраните копию письма с предложением о работе, включая описание, зарплату и льготы. А также трудовой договор.

Медицинские карты

Медицинские карты должны храниться для всех сотрудников, находящихся под медицинским наблюдением.

Контакты для экстренной связи

Это важная информация, которую необходимо легко найти в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Записи обучения

Обучение по охране труда и технике безопасности, обучение нормативным требованиям, обучение работе с оборудованием

Расчет заработной платы

Информация о заработной плате и льготах (не включая банковские реквизиты)

Производительность

Оценка эффективности и обзоры.

Дисциплинарные

Любые отчеты о дисциплинарных мерах и действиях.

Заявление об увольнении

Заявление работника об увольнении Увольнение – Документация о выездном собеседовании

Прочее

Информация и документы, относящиеся к занятости

Данные личного дела

Записи сотрудников и информация, которые хранятся в личном деле, несомненно, содержат конфиденциальную информацию, с которой следует обращаться с особой осторожностью. Последнее, что вы хотите, — это чтобы личная информация сотрудника попала в чужие руки.

Как обеспечить сохранность кадрового учета сотрудников?

Безопасность данных

Бумажные файлы. Если вы используете бумажные файлы, важно хранить их в запираемом шкафу, так как запирание может частично защитить их от физической кражи. Зная, кто владеет ключом и кто может иметь доступ. Также отсутствие полной резервной копии файлов на случай наводнения или пожара.

Цифровые файлы. Хранение данных в Интернете может обеспечить большую безопасность для безопасного хранения данных; хотя это намного безопаснее, чем физические бумажные файлы, компьютерная сеть настолько безопасна, насколько безопасны люди, которые ее используют, и применяемые методы кибербезопасности. Создание облачной резервной копии может обеспечить защиту от физической потери.

Доступ к данным

Внешние нарушения важно выявлять, но существует угроза изнутри бизнеса. Нарушения внутренней безопасности проявляются в виде несанкционированного доступа к персональным данным.

Контроль доступа необходим для защиты данных от несанкционированного доступа. Установление четких разрешений того, кто может иметь доступ к чему и регистрировать, когда

Ограниченный доступ

Контроль доступа необходим для защиты данных от несанкционированного доступа. Установите четкие разрешения на то, кто и к чему может получить доступ, и регистрируйте, когда к информации обращаются и по какой причине.

 Строгий контроль и ограничение доступа к персональным файлам снижает риск утечки данных.

Что нужно знать о личных делах сотрудников

Как работодатель вы обязаны соблюдать законы и положения, определяющие, какую информацию о сотрудниках вы можете (и должны) собирать, и кто может получить доступ к этой информации. Административные функции, такие как сбор и хранение документов сотрудников, и то, как вы это делаете, могут показаться утомительными, но они могут оказать серьезное влияние на ваш бизнес. Крупнейший шведский ритейлер H&M был оштрафован на сумму более 41 миллиона долларов за то, что якобы отслеживал личную жизнь сотрудников (отпуска, болезни, религиозные убеждения и семейные проблемы) в базе данных компании.

Чтобы избежать каких-либо юридических проблем (и штрафов) и гнева ваших сотрудников, важно понимать, что такое личное дело и что оно должно (и не должно) включать.

Что такое личное дело сотрудника?

Личное дело сотрудника представляет собой набор ключевых документов, относящихся к работнику. Некоторые документы сотрудников требуются по закону, в то время как другие просто приятно иметь. По словам Дэмиена Вайнштейна, партнера Weinstein & Klein PC, «вы должны уметь читать личное дело и иметь довольно точное представление о том, кто этот сотрудник, что он делает в компании и как он работает».

Хранение личных дел и доступ к ним

Вы можете хранить личные дела сотрудников в запертом шкафу для документов, но вы рискуете повредить эту информацию в результате возможных стихийных бедствий (например, наводнений, пожаров, торнадо) или украсть ее, а затем раскрыть . Многие предприятия используют программное обеспечение для управления персоналом для хранения и управления персональными файлами сотрудников в цифровом виде.

Кто должен иметь доступ к кадровым записям сотрудников?

Только ключевой персонал отдела кадров (HR) и назначенные должностные лица компании, такие как главный операционный директор (COO), должны иметь доступ к личным делам сотрудников.

«Ключевой персонал, который по контракту и по закону обязан сохранять конфиденциальность [должен иметь доступ]», — сказал Вайнштейн business.com. «Это может быть владелец бизнеса и главный операционный директор, глава отдела кадров и т. д. Дело в том, что это содержит личную, частную и конфиденциальную информацию и не должна быть легкодоступной для всех в компании».

При необходимости эти назначенные специалисты могут предоставить менеджерам или супервайзерам доступ к некоторой информации в стандартном личном деле сотрудника, которая не содержит конфиденциальной документации.

Примечание редактора: Ищете подходящее программное обеспечение для управления персоналом для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что включать в личное дело

В личном деле должно храниться большое количество информации; однако некоторые из них являются строго конфиденциальными. Николь Андерсон, владелец и генеральный директор компании MEND, специализирующейся на решениях для персонала, рекомендует разделить информацию в личном деле сотрудника на три отдельные папки: личное дело сотрудника, конфиденциальное дело и форму I-9.файл.

Срок хранения каждого документа зависит от федеральных законов и законов штата. Некоторые штаты требуют, чтобы вы сохраняли определенные документы только в течение двух-трех лет после последней даты трудоустройства сотрудника, но вы можете хранить эти документы в течение шести или семи лет. И хотя это не требуется по закону, вы должны проводить аудит личных дел один раз в год, чтобы убедиться, что имеющаяся у вас информация является точной и актуальной.

Файл сотрудника

Этот файл содержит информацию о должностных обязанностях, знаниях, производительности и поведении сотрудника. Андерсон сказал, что этот общий файл обычно включает следующее:

• Контрольный список новых наймов
• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Описание работы (и принятие)
• Письмо-предложение
• Трудовой договор
• Справочные бланки проверки
• Форма 4
  Аварийный контакт собственность компании
• Соглашение о конфиденциальности
• Подписанные благодарности (руководство для сотрудников, политики и процедуры для сотрудников, варианты медицинского страхования и т. д.)
• Учебные документы и благодарности
• Прошлые оценки производительности
• Формы повышения квалификации сотрудников
• Любые предпринятые корректирующие или дисциплинарные меры

Конфиденциальный файл

Этот файл содержит очень важную информацию и должен храниться в защищенном файле. Только ранее упомянутый ключевой персонал должен иметь доступ к этому файлу. Андерсон сказал, что этот конфиденциальный файл обычно включает:

• Форму идентификации личности
• Любые медицинские документы или документы, связанные с инвалидностью (с выписками о возвращении на работу или врачами)
• Документация по компенсации работникам 
• Формы регистрации в страховании
• 401(k) или пенсионные формы
• Формы бенефициаров
• Разрешение на освобождение
• Раскрытие кредитного отчета и разрешение
• Тест на наличие судимостей и согласие на наркотики
• 4 134
• Вт- 4 Налоговый документ
• Государственный налоговый документ, если применимо
• Форма прямого депозита/аннулированный чек
• Любой документ, содержащий личную информацию, такую ​​как дата рождения, номера банковских счетов, номер социального страхования, пол, семейное положение и т. д.

Файл I-9

Форма I-9 используется для подтверждения права работника на легальную работу в Соединенных Штатах. Работодатели должны заполнить и сохранить форму I-9 для каждого сотрудника. Инспекторы иммиграционной и таможенной службы (ICE) часто проводят проверки формы I-9, и, будучи подготовленными, вы можете сэкономить часы, отслеживая документацию и оплачивая дорогостоящие штрафы.

Что

, а не включить в личное дело

Хранение или передача неверной информации о персонале может привести к возникновению юридических проблем. Конфиденциальная информация, которую вы должны хранить отдельно от общего личного дела, включает в себя форму W-4 сотрудника, информацию о равных возможностях трудоустройства, его номер социального страхования и его медицинскую карту.

«В последнее время в отношении COVID руководство предлагает не хранить личную информацию о здоровье (воздействие, результаты анализов, документирование симптомов и т. д.) в личном деле, поскольку к ней может получить доступ слишком много людей», — сказал Вайнштейн.

Не храните никакой информации, касающейся личной информации сотрудника, результатов работы, электронных писем или мнений о сотруднике. Вы также должны отказаться от копий удостоверений личности сотрудников, таких как карты социального обеспечения, государственные удостоверения личности, водительские права и паспорта.

«После использования этих предметов их следует уничтожить, чтобы предотвратить несанкционированное копирование или нарушение», — сказал Андерсон.

Законы о личных делах

Ваши сотрудники могут полагать, что они могут просматривать свои личные дела, но это не всегда так. Во многих штатах действуют законы, требующие от сотрудников получения судебного постановления, прежде чем они смогут запросить доступ к своим личным делам.

Кроме того, существуют федеральные законы и законы штата, которые определяют, как работодатели могут хранить определенную информацию и какие сотрудники имеют разрешение на доступ к ней. Андерсон сказал, что в большинстве штатов требуется, чтобы работодатели хранили документы штата или федерального уровня только в отделе кадров или в запертом шкафу, тогда как другие документы требуют специального хранения и ограничений.

«Закон об американцах-инвалидах (ADA) и Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) требуют, чтобы конфиденциальная медицинская информация хранилась отдельно от личного дела, чтобы никто, кроме назначенного сотрудника отдела кадров или должностного лица компании, не имел к ним доступа. — сказал Андерсон.

Законы также регулируют срок хранения определенных документов. Например, комиссия по равным возможностям трудоустройства требует, чтобы работодатели сохраняли все записи о персонале в течение как минимум одного года после последней даты приема на работу, а Закон о возрастной дискриминации при приеме на работу от 1967 требует, чтобы работодатели сохраняли любой план вознаграждений работникам и письменную систему заслуг или выслуги лет в течение как минимум одного года после прекращения действия плана или системы.

Личные дела также могут оказаться незаменимыми в случае, если на вас подаст в суд действующий или бывший сотрудник.

«[Личное дело] обычно первое, что запрашивает ваш адвокат, если сотрудник подает в суд (или угрожает подать в суд) на вас», — сказал Вайнштейн.