Опись документов в архив образец: Составляем описи дел

К сведению! Работа с архивными бумагами регламентируется ФЗ от 22 октября 2004 года №125 (ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Как составить акт приема-передачи дел на архивное хранение

Для передачи дел в государственный архив законодательством был разработан специальный бланк. Он является Приложением №35 к «Основным правилам работы архивов организаций», которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Также есть аналогичный бланк — Приложение №20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года №526. Эти формы компании могут использовать для составления собственного бланка акта, изменив или дополнив их под свои нужды. В качестве образца мы приводим форму из приказа Минкультуры №526.

В бланк необходимо внести следующие сведения:

• • Номер акта, дату и место его составления.
  • Причину передачи дел на хранение: истек срок хранения бумаг в организации, компания ликвидируется и т.д.
  • Название передаваемого фонда.

• Полное наименование организации, сдающей бумаги в архив.
• Полное наименование архива.
• За какие годы сдаются бумаги.
• Опись документов. Указывают название и номер описи, количество экземпляров описи, количество единиц хранения, примечание (в этом поле надо отметить, были ли какие-то расхождения между данными в описях и фактическим наличием).
• Количество принятых на хранение единиц (указывают прописью).
• Номер фонда в госархиве.
• ФИО, должности и подписи лиц, которые произвели прием и передачу бумаг в архив, дату осуществления операции.

После заполнения и тщательной проверки формы руководители архива и организации должны утвердить документ. Для этого они расписываются в специальных графах в верхней части документа.

К сведению! 20 декабря 2019 года приказом №236 Росархив утвердил обновленный перечень документов организаций со сроками их хранения.

Опись дел постоянного хранения — образец 2020

Документы постоянного хранения должны сохраняться в архиве предприятия в течение всего периода его деятельности до момента полной ликвидации, после чего подлежат уничтожению. К такой документации относятся: приказы по основной деятельности, штатные расписания, номенклатуры и описи дел, бухгалтерские балансы, уставная документация, реестры держателей акций, годовые сметы, а также целый ряд других документов.

За годы деятельности компании накапливается огромное количество такой документации. Для ее упорядочивания, оптимизации и оперативного поиска нужного документа создается опись дел постоянного хранения. В нее входит вся документация, которая должна храниться на предприятии бессрочно. Этот документ формируется на основании данных описей, поступающих в архив от всех структурных подразделений компании.

Требования к оформлению описей дел постоянного хранения

Данная опись составляется работниками архива. Номера дел, которые включены в опись, должны продолжаться в течение нескольких лет. Правила допускают внесение в уже сформированный за год архив документов, обнаруженных позднее. Такие дела фиксируются в архиве под литерными номерами. Заполнение всех граф описи осуществляется на основании информации, которая отображена на обложке документов. Заголовки дел не должны повторяться. К данному документу необходимо составить предисловие, которое фиксирует общую структуру предприятия, категории дел, особенности построения списка и так далее. Опись представляет собой таблицу, в которую вносятся следующие данные:

• год, за который сформирована опись;
• номера документации по порядку;
• индекс определенного дела;
• название заголовка дела;
• его крайние даты;
• число страниц;
• примечания.

Ниже фиксируется общее количество единиц хранения, а также литерные и пропущенные номера. Документ с обязательной расшифровкой подписи подписывает начальник архива и сотрудник, который составил опись.

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Руководство по цитированию материалов из физических архивов и коллекций

Чтобы цитировать материалы из физических архивов, следуйте шаблону формата MLA. В общем, укажите автора, если таковой имеется, а затем название или описание работы. Если произведение содержится в коллекции, укажите имя коллекции в качестве заголовка контейнера. Включите любые другие подходящие элементы. Библиотека или учреждение, где можно найти коллекцию, может быть указана как часть контейнера или как часть местоположения, но номера ящиков, файлов и рукописей всегда должны быть указаны в поле «Местоположение».Ниже приведены примеры записей в списках цитируемых работ для архивных материалов, которые можно найти в печати и в Интернете.

Завершить работу

В следующей записи библиотека, в которой находится рукопись, находится в слоте «Местоположение»:

Документ архивного собрания

В приведенной ниже записи библиотека может рассматриваться как часть контейнера ( Decision Magazine Papers, Manuscripts and Archives, Yale U Library) или часть расположения (Yale U Library, MS 176, box 1, folder 20):

письма

Когда вы цитируете буквы, включайте дату письма в средний слот необязательного элемента после заголовка или описания письма.Если вы хотите указать, что письмо написано от руки, укажите «Рукопись» в поле необязательного элемента в конце записи:

Неопределенная дата

Если дата документа не определена, добавьте вопросительный знак после даты:

Необработанные материалы

Если материал, который вы цитируете, находится в необработанной коллекции, укажите в тексте цитаты, включающие описания элементов, и опустите записи в списке цитируемых работ.

Чтобы узнать, как цитировать архивные материалы с веб-сайтов и баз данных, см. Наш пост о цитировании артефактов в цифровых архивах.

Дженнифер Раппапорт

Дженнифер Раппапорт — управляющий редактор ресурсов стиля MLA в Ассоциации современного языка. Она получила степень бакалавра английского и французского языков в колледже Вассар и степень магистра сравнительной литературы в Нью-Йоркском университете, где она преподавала пояснительное письмо. До прихода в MLA она работала редактором по закупкам в Oxford University Press, а также внештатным редактором и переводчиком коммерческих и академических издательств.

Общий формат // Лаборатория письма Purdue

Примечание: На этой странице отражена последняя версия руководства по публикации APA (то есть APA 7), выпущенная в октябре 2019 года. Эквивалентный ресурс для старого стиля APA 6 можно найти здесь.

Используйте пример внизу этой страницы, чтобы процитировать Purdue OWL в APA.

Чтобы увидеть параллельное сравнение трех наиболее широко используемых стилей цитирования, включая таблицу всех рекомендаций APA по цитированию, см. Таблицу стилей цитирования.

Вы также можете посмотреть нашу серию видеороликов APA на канале Purdue OWL на YouTube.

Общие правила APA

Ваше эссе должно быть напечатано и через два интервала на бумаге стандартного размера (8,5 x 11 дюймов) с полями 1 дюйм со всех сторон. Включите заголовок страницы (также известный как « бегущая строка ») на в верхней части каждой страницы. Для профессиональной работы это включает название статьи и номер страницы. Для студенческой работы это только номер страницы.Чтобы создать верхний / бегущий заголовок страницы , вставьте номера страниц заподлицо. Затем введите «НАЗВАНИЕ ВАШЕЙ ДОКУМЕНТЫ» в верхнем левом верхнем углу, используя все заглавные буквы. бегущая строка — это сокращенная версия названия вашей статьи, длина которой не может превышать 50 символов, включая интервалы и знаки препинания.

Шрифт

7-е издание Руководства по публикациям APA требует, чтобы выбранный шрифт был доступным (т. Е. Разборчивым) для всех читателей и чтобы он использовался последовательно на протяжении всей статьи.Он признает, что выбор многих шрифтов является законным, и советует авторам проконсультироваться со своими издателями, инструкторами или учреждениями для получения рекомендаций в случае неопределенности.

Хотя Руководство APA не определяет ни одного шрифта или набора шрифтов для профессионального письма, оно все же рекомендует несколько широко доступных шрифтов. К ним относятся шрифты без засечек, такие как Calibri с 11 пунктами, Arial с 11 пунктами и Lucida Sans Unicode с 10 пунктами, а также шрифты с засечками, такие как Times New Roman с 12 пунктами, Georgia с 11 пунктами, Computer Modern с 10 пунктами.

Основные разделы бумаги

Ваше эссе должно включать четырех основных разделов: титульной страницы , аннотации , основной части и ссылок .

Титульный лист

Примечание: APA 7 предоставляет несколько разные направления форматирования титульных листов профессиональных статей (например, тех, которые предназначены для научных публикаций) и студенческих работ (например, тех, которые были сданы для получения кредита в средней школе или курсе колледжа).

Титульный лист должен содержать заголовок статьи, имя автора и институциональную принадлежность . Профессиональная статья также должна включать заметку автора . В студенческой работе также должны быть указаны номер курса и имя , имя преподавателя и срок выполнения задания .

Введите заголовок заглавными и строчными буквами по центру в верхней половине страницы. Название должно быть выровнено по центру и выделено жирным шрифтом.APA рекомендует, чтобы заголовок был сфокусированным и сжатым и не содержал сокращений или слов, не имеющих смысла. Ваш заголовок может занимать одну или две строки. Весь текст на титульном листе и во всем документе должен быть через два интервала.

Под заголовком введите имя автора : имя, отчество (инициалы) и фамилию. Не используйте титулы (доктор) или степени (доктор философии).

Под именем автора введите институциональную принадлежность , которая должна указать место, где автор (ы) проводил исследование.

Профессиональная статья должна включать примечание автора под названием учреждения в нижней половине титульного листа. Его следует разделить на несколько абзацев, при этом все абзацы, не относящиеся к делу, опустить. Первый абзац должен включать имя автора, символ ORCID iD и URL-адрес ORCID iD. Любые авторы, у которых нет ORCID iD, должны быть исключены. Во втором абзаце должны быть указаны любые изменения в принадлежности или смерти авторов.Третий абзац должен включать любые раскрытия или подтверждения, такие как регистрация исследования, открытые практики и обмен данными, раскрытие связанных отчетов и конфликтов интересов, а также подтверждение финансовой поддержки и другой помощи. В четвертом абзаце следует указать контактную информацию автора-корреспондента.

В студенческую работу не должно быть упоминания автора.

Еще раз обратите внимание, что заголовки страниц / номера страниц (описанные выше для профессиональных и студенческих работ) также отображаются вверху титульной страницы.Другими словами, титульный лист профессиональной работы будет включать заголовок статьи, выровненный слева, заглавными буквами и номер страницы, выровненный вправо, в то время как работа студента будет содержать только номер страницы, выровненной вправо.

Титульный лист студенческого APA

Титульный лист студенческой работы в стиле APA 7.

Профессиональная бумага Титульный лист APA

Титульный лист профессиональной бумаги в стиле APA 7.

Абстрактные

Начать новую страницу.Ваша абстрактная страница должна уже содержать заголовок страницы (описанный выше). В первой строке абстрактной страницы по центру выделите жирным шрифтом слово «Аннотация» (без курсива, подчеркивания или кавычек).

Начиная со следующей строки, напишите краткое изложение ключевых моментов вашего исследования. (Не делайте отступов.) Ваш реферат должен содержать, по крайней мере, тему вашего исследования, вопросы исследования, участников, методы, результаты, анализ данных и выводы. Вы также можете включить возможные последствия вашего исследования и будущей работы, связанной с вашими выводами.Аннотация должна состоять из одного абзаца с двойным интервалом. Ваше резюме обычно должно состоять не более чем из 250 слов.

Вы также можете перечислить ключевые слова из вашей статьи в аннотации. Для этого сделайте отступ, как если бы вы начинали новый абзац, введите Ключевые слова: (курсивом), а затем перечислите свои ключевые слова. Перечисление ваших ключевых слов поможет исследователям найти вашу работу в базах данных.

APA Аннотация Страница

Реферат к студенческой работе в стиле APA 7.

Пожалуйста, см. Наш ресурс «Образец бумаги APA», чтобы увидеть образец бумаги APA. Вы также можете посетить нашу страницу дополнительных ресурсов, чтобы увидеть больше примеров статей APA.

Как цитировать Purdue OWL в APA

Индивидуальные ресурсы

Шаблон страницы для нового сайта OWL не включает имена участников или дату последнего редактирования страницы. Однако некоторые страницы, такие как Таблица стилей цитирования, по-прежнему содержат эту информацию.

При отсутствии информации об авторе / дате редактирования, рассматривайте страницу как источник с групповым автором и используйте аббревиатуру «n.d. «для» без даты «:

Интернет-лаборатория письма Purdue. (нет данных). Название ресурса. Интернет-лаборатория письма Purdue. http: // Интернет-адрес ресурса OWL

Интернет-лаборатория письма Purdue. (нет данных). Общие вопросы по письму. Интернет-лаборатория письма Purdue. https://owl.purdue.edu/owl/general_writing/general_writing_faqs.html

Общая ссылка APA для страниц OWL, которая включает информацию об авторе / дате редактирования, выглядит следующим образом:

Имена авторов. (Дата последнего редактирования). Название ресурса . Название сайта. http: // Интернет-адрес ресурса OWL

Майерс, М., Пайз, Дж., Анджели, Э., Вагнер, Дж., Лаврик, Э., Мур, К., Андерсон, М.,… Кек, Р. (20 декабря 2019 г.). Общий формат . Лаборатория письма Purdue Online. https://owl.purdue.edu/owl/research_and_citation/apa_style/apa_formatting_and_style_guide/general_format.html

Общий формат // Лаборатория письма Purdue

Эта страница предоставлена ​​вам OWL в Университете Пердью. При печати этой страницы вы должны включить полное юридическое уведомление.

Авторские права © 1995-2018, Лаборатория письма и СОВ при Университете Пердью и Пердью. Все права защищены. Этот материал нельзя публиковать, воспроизводить, транслировать, переписывать или распространять без разрешения. Использование этого сайта означает принятие наших условий добросовестного использования.

Общий формат MLA

Резюме:

MLA Style определяет правила форматирования рукописей и цитирования письменных исследований.MLA Style также предоставляет авторам систему для ссылки на свои источники посредством цитирования в скобках в их эссе и на страницах с цитированием произведений.

Писатели, которые должным образом используют ВПП, также укрепляют свой авторитет, демонстрируя свою ответственность перед исходным материалом. Что наиболее важно, использование стиля MLA может защитить писателей от обвинений в плагиате, то есть умышленном или случайном некредитованном использовании исходного материала, созданного другими авторами.

Если вас просят использовать формат MLA, обязательно ознакомьтесь со справочником MLA Handbook (8-е издание).Ученые-издатели и аспиранты должны также ознакомиться с Руководством по стилю MLA и Руководством по научным публикациям (3-е издание). Справочник MLA Handbook доступен в большинстве писательских центров и справочных библиотек. Он также широко доступен в книжных магазинах, библиотеках и на веб-сайте MLA. В разделе «Дополнительные ресурсы» на этой странице вы найдете список полезных книг и сайтов об использовании стиля MLA.

Формат бумаги

Подготовка статей и рукописей в стиле MLA описана в четвертой части Руководства по стилю MLA .Ниже приведены некоторые основные рекомендации по форматированию статьи в MLA Style :

Общие указания

• Напечатайте бумагу на компьютере и распечатайте ее на стандартной белой бумаге размером 8,5 x 11 дюймов.
• Сделайте двойной интервал между текстом статьи и используйте четкий шрифт (например, Times New Roman). Какой бы шрифт вы ни выбрали, MLA рекомендует, чтобы стили обычного и курсивного шрифтов были достаточно контрастными, чтобы каждый из них отличался друг от друга. Размер шрифта должен быть 12 пт.
• Оставляйте только один пробел после точек или других знаков препинания (если ваш инструктор не предложит иное).
• Установите поля документа по 1 дюйм со всех сторон.
• Отступите первую строку каждого абзаца на полдюйма от левого поля. MLA рекомендует использовать клавишу «Tab», а не нажимать пробел пять раз.
• Создайте заголовок, который пронумеровывает все страницы последовательно в верхнем правом углу, на полдюйма от верхнего края и на одном уровне с правым полем.(Примечание: ваш инструктор может попросить вас опустить номер на первой странице. Всегда следуйте инструкциям своего инструктора.)
• Используйте курсив во всем эссе, чтобы указать названия более объемных работ и, только когда это абсолютно необходимо, сделать акцент.
• Если у вас есть концевые сноски, поместите их на отдельной странице перед страницей «Процитированные произведения». Назовите раздел Примечания (по центру, без форматирования).

Форматирование первой страницы вашей статьи

• Не делайте титульный лист для своей статьи, если это специально не требуется.
• В верхнем левом углу первой страницы укажите свое имя, имя преподавателя, курс и дату. Опять же, обязательно используйте текст через двойной интервал.
• Снова сделайте двойной интервал и поместите заголовок по центру. Не подчеркивайте, не выделяйте курсивом и не заключайте заголовок в кавычки. Пишите заголовок в регистре заголовков (стандартные заглавные буквы), а не заглавными буквами.
• Используйте кавычки и / или курсив при упоминании других работ в заголовке, как и в тексте.Например: Страх и ненависть в Лас-Вегасе как игра нравственности; Человеческая усталость в «После сбора яблок»
• Двойной пробел между заголовком и первой строкой текста.
• Создайте заголовок в верхнем правом углу, который включает вашу фамилию, а затем пробел с номером страницы. Пронумеруйте все страницы последовательно арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т. Д.) На расстоянии полдюйма от верха и на одном уровне с правым полем. (Примечание: ваш преподаватель или другие читатели могут попросить вас опустить заголовок с фамилией / номером страницы на первой странице.Всегда следуйте инструкциям инструктора.)

Вот образец первой страницы статьи в стиле MLA:

Первая страница документа о ВПП

Заголовки разделов

Авторы иногда используют заголовки разделов, чтобы улучшить читаемость документа. Эти разделы могут включать отдельные главы или другие названные части книги или эссе.

Очерки

MLA рекомендует при разделении эссе на разделы пронумеровать эти разделы арабскими цифрами и точкой, за которой следует пробел и название раздела.

1. Ранние произведения

2. Лондонские годы

3. Путешествие по континенту

4. Последние годы

Книги

MLA не имеет предписанной системы заголовков для книг (дополнительную информацию о заголовках см. На странице 146 в Руководстве по стилю MLA и Руководстве по научным публикациям , 3-е издание). Если вы используете только один уровень заголовков, что означает, что все разделы являются отдельными и параллельными и не имеют дополнительных разделов, которые помещаются в них, MLA рекомендует, чтобы эти разделы были похожи друг на друга грамматически.Например, если ваши заголовки обычно представляют собой короткие фразы, сделайте все заголовки короткими фразами (а не, например, полными предложениями). В противном случае форматирование зависит от вас. Однако он должен быть последовательным по всему документу.

Если вы используете несколько уровней заголовков (некоторые из ваших разделов имеют разделы внутри разделов), вы можете предоставить ключ выбранных вами заголовков уровней и их форматирование вашему преподавателю или редактору.

Образцы заголовков разделов

Следующие ниже примеры заголовков предназначены только для справки.Вы можете использовать любую систему форматирования, которая лучше всего подходит для вас, если она остается единообразной во всем документе.

Номер:

1. Сохранение почв

1.1 Эрозия

1,2 Терраса

2. Водосбережение

3. Энергосбережение

Отформатированный, ненумерованный:

Уровень 1 Заголовок: полужирный, левый горизонтальный

Уровень 2 Заголовок: курсив, левый левый

Уровень 3 Заголовок: по центру, жирный

Уровень 4 Заголовок: по центру, курсив

Уровень 5 Заголовок: подчеркнут, выравнивание слева