Опись личного дела работника: Личное дело работника образца 2022 года

Опись личного дела работника: Личное дело работника образца 2022 года

Образец описи личного дела работника 2022

 Опись личных дел сотрудников — это бумага, содержащая перечень всех материалов, относящихся к конкретному работнику. Ведение ее предусмотрено архивными правилами. Для чего нужна и как правильно ее составить?

Содержание

Скачать бланк описи документов, имеющихся в личном деле работника

Скачать образец заполнения внутренней описи личного дела работника

Личное дело (ЛД) представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Обычно они хранятся в отдельной папке для каждого человека. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их реестр.

Перечень бумаг, как и оформление описи личного дела в 2022 году, не регламентированы для частных организаций. Им разрешено самим определять порядок формирования и ведения ЛД. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

При определении списка материалов, которые должны содержаться в ЛД государственного служащего, следует обратить внимание на ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. ФЗ от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В них указан перечень бумаг, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.

Для кого обязательна опись

В соответствии с законодательством, ведение ЛД работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Требование составлять списки находящихся в них документов содержится в «Правилах работы архивов организаций». На практике этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с ЛД работника.

Ответ на вопрос, когда делается опись личного дела сотрудника, следует искать в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации, определяющем порядок работы с документами работников. Обычно ее составляют перед сдачей ЛД в архив.

Кто составляет реестр

Как правило, опись документов, имеющихся в личном деле работников ДОУ или другого учреждения, составляет сотрудник, на которого возложена обязанность ведения ЛД (инспектор по кадрам, специалист по персоналу и пр. ).

Правила оформления

Существует унифицированная форма внутренней описи документов дела, утвержденная архивными правилами (приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании разрабатывают собственную форму бланка и используют его в работе.

В табличную часть этого регистра вносятся следующие сведения о документах:

• № п/п;
• индекс документа;
• дата составления;
• заголовок;
• номера листов дела;
• примечание.

Чаще всего внутренняя опись личного дела уволенного работника состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела. Исходя из п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д., располагаются в следующей последовательности: от первых к последним. Первым делом подшиваются материалы, касающиеся трудоустройства, после них — связанные с трудовой деятельностью в организации и увольнением сотрудника.

Список документов подписывается кадровиком, ответственным за его оформление. Непременно указывается должность и Ф.И.О. Также необходимо вписать дату составления, она вносится по завершению наполнения дела.

Вот пример описи для сдачи в архив:

Сроки хранения

Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», дела вместе с описями хранятся в архиве предприятия не менее 50 лет.

Как вести личное дело работника

Чтобы упорядочить информацию о сотрудниках компании и быстро найти нужные сведения, специалисты кадровой службы ведут личные дела на каждого работника. Но не все кадровики придают большое значение их оформлению и содержанию, что может повлечь за собой вопросы при проверке и даже штрафы. О том, как вести дела сотрудников правильно, какие документы в них должны быть, сколько хранить документацию, обо всем об этом расскажем в статье.   

Содержание   Обязательно ли вести личные дела сотрудников в 2022 Как формировать личное дело работника в 2022 году Какие документы включаются в состав личного дела работника Личное дело работника. Какие документы в нем нельзя оставлять Как правильно оформить персональное дело Порядок ведения личных дел работников

Скачайте образцы документов для работы:
	Бланк титульного листа личного дела
	Образец внутренней описи личного дела
	Бланк листа-заверителя личного дела

Обязательно ли вести личные дела сотрудников в 2022

Существует мнение, что ведение личных дел работников обязательно, но это не совсем верно. Такая обязанность есть только в государственном секторе. Когда служащий устраивается в новую организацию, личная папка «следует» за ним по запросу. Если человек уволится с государственной службы, то дело будут хранить на последнем месте еще 10 лет (ст. 42 закона от 27.07.2004 г № 79-ФЗ «О госслужбе»).

Закон не заставляет частные компании вести личные дела людей, но в большинстве случаев это практикуется. Кадровые специалисты таким образом систематизируют информацию и поддерживают порядок в документации.

Важно! Если руководитель компании или ИП решили ввести у себя обязательное заполнение персональных дел, это надо закрепить в ЛНА.

Можно придумать свои правила, но коммерческие организации в основном используют регламент для госслужащих. 

У ведения личных папок есть свои преимущества: своевременно учитываются сведения о сотруднике, все его документы хранятся в одном месте, можно отследить карьерные изменения и оценить профессиональный рост. С введением ЭДО стало возможным вести личные дела в электронном виде.

Обратите внимание! Коммерческие компании не обязаны создавать копии личных дел работников на бумаге. Это делают только в госсекторе, чтобы дополнительно обезопасить сведения о работниках. Когда дела передают в архив, их оцифровывают.

На госслужбе ведут дела на всех работников без исключения, это требование закона. На частные компании эти правила не распространяются, и руководство решает, вести ли дела сплошным методом или выборочно.

При выборочном способе рекомендуют заполнять личные дела на руководящих работников, их заместителей и важных ключевых специалистов. Также на материально ответственных сотрудников. Если в организации формируют кадровый резерв, то рекомендации касаются этого случая тоже.

Совет   Заводите персональное дело независимо от того, как трудоустроен человек: по срочному или бессрочному трудовому договору, по совместительству или на основном месте работы.

Личное дело заводят в момент трудоустройства и ведут в течение всего периода работы человека в компании, после передают в архив.

Как формировать личное дело работника в 2022 году

Существует несколько правил, как составлять персональные дела, чтобы с ними было удобно работать и хранить их:

1. Документы собирают в папку отдельно на каждого сотрудника. Можно сразу завести картонную, именно в ней дела принимают в архиве.
2. Не стоит формировать папку толще 4 см или 250 листов (п. 4.20 правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Если бумаг больше, создают еще один том.
3. Постоянные документы не стоит мешать с временными. 
4. В персональном деле могут быть оригиналы и копии деловых бумаг. Специально заверять их не нужно. Также не нужно хранить несколько копий одного и того же документа. 
5. Если у документа есть приложение, хранить их следует вместе.
6. Все бумаги или файлы в деле должны подшиваться в хронологическом порядке. 

Какие документы включаются в состав личного дела работника

Что должно быть в личном деле сотрудника, закон не регламентирует, компании сами это определяют. Виды документов, из которых будет состоять папка, нужно закрепить в ЛНА организации.   

На практике бумаги в личном деле делят на три раздела: 

• Документация при трудоустройстве. Сюда входит то, что предоставляет человек: паспорт, ИНН и СНИЛС, также документы воинского учета, дипломы и рекомендации с прошлой работы. И бланки, которые составляет работник кадровой службы: анкета и заявление о приеме, приказ, договор. 
• Текущие бумаги, которые добавляются в процессе работы. Это дополнительные соглашения, сведения о повышении квалификации, о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, о медосмотрах, приказы о переводе, докладные, объяснительные.  
• Документы при увольнении. Сюда входят заявление, приказ, свидетельство о смерти сотрудника. 

Если компания продолжает вести карточки Т2 после 2021 года, то в личное дело их включать не нужно, они хранятся отдельно.

Личное дело работника. Какие документы в нем нельзя оставлять

Закон от 27.07.06 №152-ФЗ «О персональных данных» определяет, при каких условиях можно хранить личную информацию о человеке:

• работник сам дал письменное согласие;
• четко обозначили цели обработки и хранения;
• сведения не избыточны относительно целей.

Документы, которые напрямую не относятся к трудовой деятельности человека, признаются избыточными. Например, копия паспорта, свидетельств о браке или рождении детей, ИНН, СНИЛС, военного билета и ряда других документов. Если работник дал согласие на их обработку и хранение, то бланк согласия хранится в персональном деле, а копии документов в отдельном конверте.

 

Подробнее о согласии на обработку персданных читайте в статье.

Важно! Не храните копии документов уволившихся людей. Сведения хранят не дольше, чем требует цель обработки, которая с увольнением теряет смысл. Также не храните резюме тех, кого на работу не взяли. В случае формирования кадрового резерва нужно попросить письменное согласие человека.

Как правильно оформить персональное дело

Перед тем как начать оформление личных дел, сотрудник должен получить допуск к персональным данным работников.

Как хранить персональные данные читайте в статье.

Как оформлять дела, закон не определяет, поэтому ответственному специалисту следует руководствоваться правилами из практики. 

У каждого дела должна быть обложка или титульный лист (скачать образец), которую формируют по ГОСТ17914-72 от 17. 07.1972 г. Титульный лист должен включать в себя:

• место для архивного штампа
• номер дела и тома
• название компании и структурное подразделение
• сведения о сотруднике
• дата открытия и закрытия дела
• количество листов и срок хранения

Далее следует

опись (образец), в ней отражается информация о том, какие документы в личном деле работника хранятся. Сразу нужно внести те, которые сотрудник принес при приеме, это поможет избежать проблем при обвинении в утере документов.

Опись личного дела работника можно составить от руки или на компьютере. Если в ней несколько листов, их нужно пронумеровать. Обычно ее составляют в одном экземпляре, но если работник просит копию, то нельзя отказывать. А вот передавать на руки личное дело сотруднику нельзя.

После увольнения человека все свободные строчки в описи перечеркиваются.

Порядок ведения личных дел работников

Если в компании принято вести персональные дела, то в ЛНА нужно прописать порядок их ведения.

Чаще всего он включает в себя следующие пункты:

• регистрация. Заводят журнал учета личных папок;
• исправление ошибок и внесение изменений. Все изменения вносят на основании соответствующих документов. Ошибки исправляют также как в бумажных трудовых книжках: зачеркивают, сверху пишут верную информацию, на полях отметка и дата
• хранение личных дел работников. Указывают, как и где будут храниться папки, и кто имеет к ним доступ;
• архивирование. Не раньше, чем через год и не позже, чем через три после закрытия  дела его отправляют в архив компании. Перед этим прошивают, нумеруют листы, составляют лист-заверитель (образец) и оформляют обложку.

О порядке оформления всех кадровых документов узнайте в нашем курсе.

Содержимое файла персонала сотрудников | SentricHR

Личное дело сотрудника содержит определенные рабочие документы. Вот список того, что вы должны и не должны помещать в личное дело сотрудника.

Ключевые моменты о личных делах сотрудников:

• Личные дела — это запись трудовой жизни сотрудника. Он содержит соответствующую документацию по кадрам и заработной плате. Но только определенные документы относятся к личному делу.
• Наш бесплатный контрольный список личных дел сотрудников поможет вам вести точные записи в соответствии с требованиями.

---

Содержание

Невозможно уместить всю чью-то жизнь в один файл. Но личное дело сотрудника подходит довольно близко.

Личное дело сотрудника — это запись истории отношений сотрудника со своим работодателем. Он включает в себя информацию от их первоначального заявления до их окончательного выходного собеседования.

Однако вы не можете поместить все документы, связанные с работниками, в чье-то личное дело. Так что именно должно быть в этом файле?

Вот что вам нужно знать, чтобы оставаться организованным (и соответствовать требованиям!).

Что такое папка личных дел сотрудников?

Личное дело сотрудника — это электронная или бумажная запись прошлой или текущей истории отношений сотрудника со своим работодателем.

Как правило, личное дело содержит относящиеся к работе документы, связанные с производительностью, знаниями, навыками, способностями и поведением сотрудника.

Почему так важны личные дела сотрудников?

Важно хранить личные дела сотрудников по соображениям соответствия. Но они также служат записью производительности и отношения сотрудника. В результате они являются важным ресурсом для консультаций при принятии решений о трудоустройстве (например, о продвижении по службе или увольнении).

Они также могут предоставить доказательства, которые защитят вас и вашу компанию от юридических проблем. Например, бывший сотрудник может подать иск и заявить, что вы уволили его несправедливо. Пока вы храните точную обновленную копию их личного дела, у вас будет запись о любой плохой работе или проблемном поведении, которое привело к увольнению сотрудника.

Что должно содержать личное дело сотрудника?

В личном деле содержится основная информация о кадрах и заработной плате, с которой сотрудник уже знаком, например заявления о приеме на работу, трудовые договоры и отчеты о производительности.

Чтобы оставаться организованным, многие работодатели сортируют содержимое личных дел по более конкретным категориям:

Личная информация 

Личная информация сотрудника должна содержать основную личную информацию, такую ​​как:

• Имена
• Адреса
• Номера телефонов
• Контактная информация для экстренных случаев

Храните конфиденциальную информацию о сотрудниках, такую ​​как номер социального страхования, в отдельном файле.

Информация перед приемом на работу и приемом на работу

Файлы сотрудников должны также включать документы, связанные с приемом на работу и приемом на работу, такие как:

• Заявления о приеме на работу
• Резюме и сопроводительные письма
• Справки об образовании
• Рекомендательные письма и рекомендации
• Должностные инструкции
• Заметки о собеседовании
• Письма с предложениями о работе и трудовые договоры

Трудовой стаж

Документы, относящиеся к чьему-либо трудовому стажу, также должны храниться в личном деле сотрудника. Сюда входят:

• Записи, касающиеся продвижения по службе, понижения в должности, внутренних переводов и увольнений
• Информация об оплате труда и компенсациях
• Письма об отказе
• Другие документы, связанные с трудоустройством

Соглашения и подтверждение политики

Многие организации просят своих сотрудников подписать и подтвердить руководство для сотрудников или политику компании. В личное дело каждого сотрудника включите подписанные копии следующих документов:

• Благодарности из справочника сотрудников
• Признания политик (например, политики предотвращения домогательств, политики социальных сетей и т. д.)
• Соглашения о конфиденциальности
• Соглашения о неконкуренции
• 9 Переезд0010
• Другие подписанные контракты или соглашения

Отчеты о производительности

Работодатели и менеджеры часто используют информацию, хранящуюся в личных делах, для принятия решений о приеме на работу. Это связано с тем, что эти файлы содержат документы, связанные с производительностью сотрудника, в том числе:

• Обзоры эффективности и самооценка
• Цели или записи о постановке целей
• Отчеты о посещаемости и опозданиях
• Награды, сертификаты и другие признания 
• Предупреждения и дисциплинарные уведомления
• Планы развития сотрудников
• Планы повышения производительности
• Консультационные записи
• Обучение.

  Вне зависимости от того, добровольно или недобровольно увольняется сотрудник, вам необходимо хранить его кадровые записи в течение как минимум одного года после даты его увольнения. Их файл должен содержать записи об окончании, такие как:

  • Уведомления об увольнении или письма сотрудника об увольнении
  • Причина увольнения
  • Заметки о собеседовании при увольнении
  • Уведомления COBRA
  • Окончательный отчет об имуществе компании, последней заработной плате и других вопросах трудоустройства

  Чего не должно быть у сотрудника файл?

  Некоторая информация должна храниться отдельно от личного дела сотрудника. В результате у большинства работодателей есть как минимум два дела на каждого работника: основное личное дело и отдельное дело с конфиденциальной информацией. Большинство работодателей создают специальные файлы для формы I-9.информация, а некоторые даже отдельные сведения о льготах сотрудников.

  В разных штатах и ​​регионах могут быть разные требования. Однако в целом следует хранить следующую информацию вне основного личного дела:

  Конфиденциальная информация

  Руководители обычно имеют доступ и просмотр личных дел для принятия решений о приеме на работу. Но они не должны иметь доступа к конфиденциальной информации сотрудника. Из-за этого вам необходимо хранить конфиденциальные данные отдельно от личных дел.

  Для каждого сотрудника создайте отдельный файл, который содержит конфиденциальную информацию, такую ​​как:

  • День рождения
  • Семейный статус
  • Статус иммиграции
  • Статус ветерана
  • Статус инвалидности
  • .
  • Раса и этническая принадлежность
  • Пол
  • Религия
  • Сексуальная ориентация 
  • Украшения
  • Судебные документы
  • Судебное прошлое
  • Результаты проверки биографических данных
  • Результаты тестов на наркотики
  • Кредитная информация, кредитные отчеты и личные или финансовые данные

  Медицинская информация

  Отдельным типом конфиденциальной информации является информация о здоровье сотрудников и медицинская информация. В соответствии с HIPAA вам необходимо хранить эту информацию отдельно от личных дел и других деловых записей. Сюда входит такая информация, как:

  • Заявления и формы медицинского страхования
  • Заявления и формы по страхованию жизни
  • Заявления на получение любых пособий работникам, для которых требуется медицинская информация
  • Запросы на оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск по болезни
  • Отчеты Закона о медицинском обслуживании и отпусках по семейным обстоятельствам (FMLA) и сопутствующая документация
  • Документация об отпусках по медицинским показаниям для сотрудников, не имеющих права на участие в FMLA
  • Врачебные осмотры, заметки, переписка и рекомендации
  • Медицинские оправдания отсутствия или опоздания к врачу
  • Медицинские ограничения работы с документацией от врача
  • Отчеты о несчастных случаях и травмах, включая документы, требуемые OSHA
  • Отчеты о компенсации работникам о травмах или заболеваниях
  • Запросы ADA и соответствующая медицинская документация
  • Любая другая форма или документ, который содержит частные медицинская информация о сотруднике

  Записи жалоб и расследований

  Точно так же вы должны хранить записи жалоб и расследований отдельно от личного дела сотрудника. В том числе:    

  • Записи внутренних расследований на рабочем месте
  • Претензии государственных органов
  • Документы, связанные с судебными процессами

  Форма I-9 и иммиграционная информация

  Форма I-9 подтверждает личность работника и право на трудоустройство. Большинство экспертов рекомендуют хранить формы I-9 отдельно от личных дел.

  В случае аудита инспектор должен будет изучить формы I-9 ваших сотрудников и сопутствующую документацию (например, копии удостоверений личности). Хранение I-9информация отдельно от основного личного дела гарантирует, что эти аудиторы не имеют доступа к трудовым книжкам и другой информации, которая им просто не нужна.

  Это относится к личному делу?

  Если вы решаете, относится ли элемент к личному делу сотрудника, спросите себя:

  • Обосновывает ли этот документ решения о приеме на работу?
  • Вам понадобится этот документ в суде?
  • Знает ли сотрудник, что этот документ будет храниться в его личном деле?

  Если вы ответите «да» на любой из этих вопросов, документ (как правило) должен быть включен в личное дело сотрудника.

  Помните: Личное дело сотрудника не должно содержать конфиденциальную информацию. Он также не должен содержать мнений или личных заметок. Не включайте какие-либо необоснованные комментарии или критические замечания, которые вы не хотели бы, чтобы сотрудник увидел.

  Может ли сотрудник запросить свое личное дело?

  Возможность просмотра сотрудником своего личного дела зависит от законодательства штата и местного законодательства.

  В некоторых штатах сотрудники могут получить доступ к своим личным делам. Другие состояния разрешают ограниченный доступ — сотрудники могут просматривать только определенные записи. Другие не разрешают сотрудникам доступ.

  Если у вас есть сотрудники в разных штатах, сообщите им, что доступ к их файлам может зависеть от того, где они работают. Как всегда, проверьте свое местное законодательство, чтобы убедиться, что вы соблюдаете его.

  Если в вашем штате нет специального закона, вы можете установить некоторые правила самостоятельно. Рассмотрим:

  • Будут ли нынешние и бывшие сотрудники иметь доступ к своим личным делам?
  • Могут ли сотрудники копировать информацию из личных дел?
  • Что произойдет, если сотрудник считает, что информация в его личном деле неверна?
  • Существуют ли какие-либо ограничения на информацию, к которой может получить доступ сотрудник?
  • Есть ли ограничение на частоту доступа сотрудника к своему файлу?

  Где хранить личные дела сотрудников?

  Физические или бумажные файлы

  Если вы храните физические копии личных дел сотрудников, вы должны хранить их в запираемом огнеупорном шкафу для документов (или аналогичном). Храните этот контейнер для хранения в закрытой комнате, доступ к которой имеет только авторизованный персонал.

  Электронные файлы

  Большинство работодателей предпочитают хранить личные дела в электронном виде. Цифровые файлы устраняют необходимость в дорогостоящем физическом пространстве для хранения. Их также легче извлекать и обслуживать.

  Если вы храните личные дела сотрудников в цифровом виде, ищите облачное решение с надежными и безопасными службами. Ваш провайдер должен иметь надежные меры безопасности, включая брандмауэры, шифрование и регулярное резервное копирование данных.

  Существуют специальные решения для хранения документов, но HRIS часто является наиболее эффективным выбором. Поскольку вы можете безопасно хранить личные файлы вместе с кадровыми данными и данными о заработной плате ваших сотрудников, вам не нужно использовать несколько платформ. Это уменьшает дублирование ввода данных и экономит время и деньги в процессе.

  Независимо от того, как вы храните личные дела сотрудников, храните их в безопасном месте с ограниченным доступом. Чем надежнее, тем лучше!

  Как долго следует хранить личные дела сотрудников?

  EEOC требует, чтобы вы хранили записи о персонале и занятости до тех пор, пока сотрудник работает на вас. Если сотрудник увольняется или увольняется, вам необходимо хранить его личное дело в течение одного года после даты его увольнения.

  Однако требования к хранению и ведению записей сильно различаются в зависимости от типа документа и местного законодательства. Поэтому обычно рекомендуется хранить записи дольше одного года.

  Большинство работодателей хранят всю информацию о персонале и занятости в течение семи лет после даты увольнения сотрудника. Это распространяется на большинство федеральных и государственных законов об исковой давности и гарантирует, что у вас есть необходимые записи в случае судебного процесса. Это также упрощает ведение записей. Если вы храните все записи сотрудников в течение одинакового периода времени, вам не нужно избавляться от каждого отдельного документа по истечении срока его хранения.

  Федеральные требования к хранению документов

  Большинство документов в личных делах имеют особые требования к хранению в зависимости от содержащейся в них информации. Мы изложили федеральные требования ниже, чтобы помочь вам соблюдать их.

  Имейте в виду, что правила и положения различаются в зависимости от штата. Всегда проверяйте местное законодательство, чтобы убедиться, что вы соблюдаете его.

  Как долго хранить записи о приеме на работу и информацию перед приемом на работу

  Вам необходимо хранить записи о приеме на работу в течение одного года после создания документа или в течение одного года после принятия решения о приеме на работу, в зависимости от того, что наступит позже.

  Вам необходимо сохранить эти записи, чтобы показать, что ваше решение о найме соответствует Закону об американцах-инвалидах и другим соответствующим законам.

  Примеры записей о приеме на работу включают:

  • Заявления о приеме на работу
  • Резюме
  • Объявления о вакансиях
  • Заметки о собеседованиях и другие записи, связанные с решениями о предложении работы деятельности в течение одного года после увольнения работника.

    Сюда входят:

    • Записи, касающиеся продвижения по службе, понижения в должности, внутренних переводов и увольнений
    • Отчеты о производительности
    • Разумные приспособления
    • Записи об обучении
    • Награды или системы поощрения
    • Другие документы, связанные с производительностью или трудоустройством

    Как долго хранить платежные ведомости сотрудников

    Как правило, вам необходимо вести учет заработной платы для трех годы. Тем не менее, большинство экспертов рекомендуют хранить эти записи в течение как минимум пяти лет после даты увольнения сотрудника, чтобы покрыть любые дополнительные требования.

    Сюда входят табели учета рабочего времени и табели учета рабочего времени, а также записи, относящиеся к:

    • Ставкам заработной платы
    • Даты и суммы выплат
    • Общее количество отработанных часов и заработная плата, выплаченная за каждый платежный период
    • Когда начинается и заканчивается рабочая неделя сотрудника
    • Сверхурочные
    • 0 Аннуитетные и пенсионные выплаты
    • Дополнительные льготы
    • Прочие надбавки и удержания из заработной платы
    • Прочие начисления заработной платы

    Срок хранения документов с конфиденциальной информацией

    Требования различаются в зависимости от типа данных в документе. Например, вы должны хранить данные проверок биографических данных и результаты тестов на наркотики в течение одного года (хотя эксперты рекомендуют хранить их в течение пяти лет).

    Поскольку существует очень много различных типов записей, проконсультируйтесь со своим юрисконсультом и местными законами, чтобы соблюдать требования.

    И помните: Записи с конфиденциальной информацией не должны включаться в личное дело сотрудника.

    Срок хранения жалоб и расследований

    Как правило, вы должны хранить претензии и другие документы, связанные с судебными процессами, до тех пор, пока претензия или судебный процесс не будут разрешены.

    Не забывайте: Эти записи должны храниться отдельно от личного дела сотрудника.

    Как долго хранить форму I-9

    Вам необходимо хранить форму I-9 сотрудника до тех пор, пока сотрудник работает на вас. После того, как сотрудник увольняется, вы должны хранить его форму I-9 в течение трех лет после даты его приема на работу или в течение одного года после даты увольнения, в зависимости от того, что наступит позже.

    Помните: Форма I-9 сотрудника должна храниться отдельно от личного дела.

    Срок хранения медицинских карт сотрудников

    Различные законы влияют на разные типы медицинских карт. Чтобы учесть эти различия, эксперты рекомендуют хранить медицинские карты сотрудников не менее семи лет.

    Сюда входят такие вещи, как:

    • Заявления и формы медицинского страхования
    • Запросы на оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск по болезни
    • Отчеты по Закону о медицинском обслуживании и отпусках по семейным обстоятельствам (FMLA) и сопутствующая документация
    • Записки врача, переписка и рекомендации
    • Любой другой документ, содержащий личную медицинскую информацию

    Опять же, помните: их личное дело.

    В некоторых случаях федеральный или государственный период хранения не установлен. Если нет закона, определяющего, как долго хранить документ, Единый закон о сохранении личных деловых записей (UPPBRA) рекомендует хранить документ в течение трех лет. Однако не все штаты приняли этот стандарт, поэтому проконсультируйтесь со своим юрисконсультом, чтобы убедиться, что вы соблюдаете его требования.

    Как избавиться от личных дел?

    После того, как вы сохранили записи о сотрудниках в течение необходимого периода времени, вы можете избавиться от них. Но вы не можете просто выбросить их в мусорное ведро.

    Персональные файлы сотрудников содержат личную информацию. Когда вы их выбрасываете, вам нужно защитить их данные от кражи и других угроз. Более того, если вы не избавитесь от этих файлов правильно, вы можете столкнуться с обязательствами и штрафами.

    Файл, который был должным образом удален, не может быть прочитан или восстановлен. Убедитесь, что вы: 

    • Стирание и уничтожение цифровых файлов 
    • Измельчение, сжигание или иное уничтожение бумажных файлов
    • Рассмотрите возможность получения помощи от надежного агентства по уничтожению документов

    Будьте организованы с нашим бесплатным контрольным списком личных дел сотрудников

    Между различными документами и хранилищами требований, не всегда легко управлять личными делами сотрудников. Наш бесплатный контрольный список личных дел сотрудников поможет вам вести точные и соответствующие требованиям личные дела сотрудников.

    Правовая оговорка: Информация, содержащаяся в этом руководстве, предназначена только для общих информационных целей. Ни при каких обстоятельствах мы не несем никакой ответственности перед вами за любые убытки или ущерб любого рода, понесенные в результате использования шаблона или использования какой-либо информации, представленной в этом шаблоне. Вы используете шаблон и полагаетесь на любую информацию исключительно на свой страх и риск.

    Личное дело

    Специальное предложение

    Контрольный список личных дел

    Основная информация о сотруднике:

    • Имя, адрес, номер телефона.
    • Контактная информация для экстренных случаев.

    Трудовая книжка

    • Заявление о приеме на работу и/или резюме.
    • Письмо с предложением работы.
    • Должностная инструкция.
    • Подтверждение образования (если применимо).
    • Выписки об образовании (если применимо).
    • Ссылки.
    • Проверка биографических данных.
    • Любые другие документы, связанные с трудоустройством.
    • Отпуск по болезни, отпуск и академический отпуск.

    Повышение эффективности сотрудников:

    • Оценка сотрудников.
    • Журнал посещаемости.
    • Цели производительности.
    • План повышения эффективности (если применимо).
    • Запросы на обучение, перевод и внутренние заявления о приеме на работу.
    • Записи об обучении и повышении квалификации.
    • Признание заслуг сотрудников, включая награды и грамоты.
    • Письменные предупреждения и/или дисциплинарные слушания.

    Юридическая документация:

    • Налоговые формы IRS (W-4, I-9).
    • Информация о заработной плате и компенсациях.
    • Трудовой договор.
    • Вознаграждения работникам.

    Записи об увольнении сотрудников:

    • Заявление об увольнении.
    • Письмо о расторжении договора (если применимо).
    • Выход из записи интервью.
    • Документы по безработице и страховые.
    • Заключительные платежные ведомости (отпуск, выход на пенсию и т. д.)

    Контрольный список личных дел

    Загрузите бесплатный контрольный список личных дел в формате Word.

    Загрузить сейчас

    Часто задаваемые вопросы:

    Имеют ли сотрудники право просматривать свое личное дело?

    Только сотрудники в определенных штатах могут иметь доступ к своим личным делам. В некоторых штатах сотрудникам разрешено делать копии определенных документов в своих личных делах, не имея доступа к другим документам. Сотрудникам следует обратиться к своему справочнику для получения ясности в политике доступа к личному делу.

    Какие документы должны быть в личном деле?

    Как долго следует хранить личные дела?

    Это зависит от штата, в котором вы находитесь, и содержимого файлов ваших сотрудников]. Федеральные законы о занятости определяют, как долго вы должны хранить папки с личными делами, но обычно этот срок составляет от одного до четырех лет, в зависимости от документа. Важно соблюдать эти сроки, чтобы избежать штрафов.

    Являются ли личные дела конфиденциальными?

    Да, личные дела содержат конфиденциальную информацию и должны храниться в секрете отделом кадров.

    Можно ли хранить личные дела сотрудников в электронном виде?

    Да. На рынке существует множество отличных программ для работы с персональными файлами. Многие компании предпочитают хранить свои личные дела в облаке, что устраняет необходимость в картотеках и позволяет им получать доступ к личным делам в любом месте.

    Как упорядочить личные дела?

    1. Организация файлов по имени сотрудника.
    2. Создание подпапок для разных категорий.
    3. Четко и правильно маркируйте каждый печатный или электронный файл.
    4. Сделайте резервную копию ваших файлов.