Опись личного дела сотрудника: Внутренняя опись документов личного дела работника

Опись личного дела сотрудника: Внутренняя опись документов личного дела работника

Личное дело работника \ Акты, образцы, формы, договоры \ КонсультантПлюс

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Личное дело работника

Данный ресурс содержит подборки наиболее важных и актуальных документов по различным тематикам. Здесь вы найдете нормативные акты, статьи и консультации экспертов, формы документов по интересующим вас темам:

50/75 лет

50/75 лет ЭПК

609 личное дело

75 пени

75 статья Налогового

75.00.11.000

75.00.19.000

Акт инвентаризации личных дел

Акт об изъятии документов из личного дела

Акт об отсутствии аудиопротокола

Акт об отсутствии документов в личном деле

Акт об отсутствии на рабочем

Акт об отсутствии объяснений

Акт об отсутствии письменных объяснений

Акт об отсутствии приложений

Акт передачи дел генеральный директор

Акт приема передачи личного дела муниципального служащего образец

Акт приема-передачи личного дела госслужащего

Акт приема-передачи личных дел и трудовых книжек

Архив личных дел уволенных

Архивация личных дел уволенных

Архивная опись

Архивная опись дел по личному составу

Ведение личного дела ггс

Ведение личного дела осужденного

Ведение личных дел безработных

Ведение личных дел в бюджетном учреждении

Ведение личных дел мвд

Внутренняя опись документов личного дела бланк

Внутренняя опись документов личного дела образец

Внутренняя опись документов образец

Внутренняя опись личного дела

Внутренняя опись личного дела для архива

Выдача копии личного дела

Выписка из личного дела аттестуемого

Где хранить личные дела

Годовой раздел описи

Годовой раздел описи постоянного хранения

Д 75 к 80

Документы в личном деле и согласие на обработку персональных данных

Документы об образовании в личном деле

Дополнение к анкете форма

Дополнение к личному листку по учету кадров

Доступ к личным делам

Дт 75 Кт 83

Журнал личных дел

Журнал учета личных дел

Заверение документов в личном деле

Заверение документов личного дела

Замечание с занесением в личное дело

Запрет на хранение копий документов в личных делах

Изъятие документов из личного дела

Инвентаризационная опись это первичный документ

Инвентаризация личных дел

Инструкция по ведению личных дел государственных служащих

Иск об исключении из описи

Исключение из акта описи ареста

Исключение из описи

Исключение из описи ареста

К личному делу гражданского служащего приобщаются

К личному делу муниципального служащего приобщаются

Как вести личное дело 2020

Как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных

Как оформить дополнение к личному листку по учету кадров

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Как подшивать личные дела

Как прошить личное дело

Как сформировать и хранить личное дело сотрудника

Как сшить личное дело

Какие документы входят в состав личного дела

Какие документы должны находиться в личном деле работника

Какие документы должны храниться в личном деле работника после увольнения

Какие документы не должны храниться в личном деле работника

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

Какие документы по заработной плате хранятся 75 лет

Какие документы подшиваются в личное дело работника

Какие документы приобщаются к личному делу

Какие документы содержит личное дело работника

Какие документы хранятся 75 лет

Какие копии документов нельзя хранить в личном деле

Какие приказы хранить в личном деле

Каких документов не должно быть в личном деле работника

Книга учета личных дел

Количество листов в личном деле

Комментарии к 75-ФЗ

Контрагент запрашивает копию паспорта руководителя

Контрольная карточка

Контрольная карточка личного дела

Копии документов в личном деле

Копии документов об образовании в личном деле

Копии личных документов в личном деле

Копия диплома в личном деле

Копия паспорта в банк

Копия паспорта при приеме на работу

Копия паспорта работника

Копия паспорта руководителя

Копия паспорта у работодателя

Копия паспорта хранится в организации

Копия технического паспорта

Крайние даты личного дела

Личная карточка в личном деле

Личное дело безработного

Личное дело внутреннего совместителя

Личное дело ггс

Личное дело гос служба

Личное дело госслужащего

Личное дело государственного служащего в архив

Личное дело детей-Сирот

Личное дело кадры

Личное дело мвд

Личное дело муниципального служащего

Личное дело нотариуса

Личное дело образец

Личное дело опекаемого

Личное дело осужденного

Личное дело осужденного к лишению свободы

Личное дело персональные данные

Личное дело подопечного

Личное дело получателя социальных услуг

Личное дело после увольнения

Личное дело прокурорского работника

Личное дело работника государственного учреждения

Личное дело ребенка

Личное дело руководителя

Личное дело руководителя учреждения

Личное дело совместителя

Личное дело сотрудника

Личное дело сотрудника уис

Личное дело уволенного

Личное дело уволенного сотрудника

Личное дело усыновленного ребенка

Личные дела в коммерческой организации

Личные дела мчс

Личные дела не нарушив закон статья

Личные дела работников ответы

Личные дела сложные

Личные дела сложные вопросы

Личные дела сотрудников органов принудительного исполнения

Личный листок по учету кадров государственного служащего

Личный листок по учету кадров обязателен

Личный листок по учету кадров прокуратура

Может ли работодатель хранить копию паспорта

Можно ли в отделе кадров хранить копию паспорта

Можно ли хранить в личном деле работника копии паспорта, ИНН, СНИЛС

Можно ли хранить копии документов об образовании в личном деле

Можно ли хранить копию диплома в личном деле

Можно ли хранить копию паспорта в личном деле

Можно ли хранить трудовые договоры в личном деле

Надо ли предоставлять копию паспорта директора контрагенту

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле

Номенклатура личных дел

Нужно ли заверять копии документов в личном деле

Нумерация листов личного дела

Нумерация страниц в личном деле

О ведении личного дела служащего

О персональных данных и ведении личного дела государственного гражданского служащего

Обложка административного дела

Обложка гражданского дела

Обложка дел по личному составу

Обложка дела временного хранения

Обложка дела постоянного хранения

Обложка личного дела

Обложка личного дела госслужащего

Обложка судебного дела

Образец акта об отсутствии документов

Образец журнала учета личных дел

Образец заполнения журнала учета личных дел

Образец заполнения личного дела

Образец заполнения описи документов личного дела

Образец обложки дела постоянного хранения

Образец описи личного дела

Обязан ли работодатель вести личное дело

Обязательно ли вести личные дела

Ознакомление муниципального служащего с личным делом

Ознакомление осужденного с личным делом

Ознакомление с личным делом сотрудника

Окпд 01. 11.75.110

ОКПД 2 01.11.75.110

ОКПД 2 75.00.19.000

Опись 107

Опись 578

Опись в фсс

Опись для налоговой

Опись для подачи документов в фсс

Опись документов в ифнс

Опись документов личного дела

Опись документов личного дела муниципального служащего

Опись заявлений

Опись заявлений и документов в ФСС

Опись заявлений и документов, необходимых для назначения

Опись к приказу 578

Опись к спецдекларации

Опись личного дела бланк

Опись личного дела государственного служащего

Опись личного дела муниципального служащего

Опись личных дел уволенных

Опись наряда

Опись от 24.11.2017 № 578

Опись по приложению № 2 для фсс

Опись постоянного хранения

Опись при увольнении

Освобождение от ареста исключение из описи

Ответственный за ведение личных дел

Отправка личного дела

Оформление личного дела муниципального служащего

Оформление личного дела при увольнении

Оформление личного дела уволенного работника

Папка личное дело

Пени ст 75

Передача личного дела госслужащего

Передача личного дела муниципального служащего

Передача личного дела подопечного

Перечень документов в личном деле муниципального служащего

Положение о ведении личных дел муниципальных служащих

Положение о ведении личных дел на бюджетном предприятии

Положение о личном деле госслужащего

Положение о порядке хранения и использования персональных данных работников

Положение о хранении и использовании персональных данных работников

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих

Порядок ведения личных дел государственных служащих

Порядок формирования личного дела

Порядок формирования личного дела государственного служащего

Порядок хранения и использования персональных данных работников

Постановление об уточнении анкетных данных

Правила ведения личных дел недееспособных граждан

Правила заполнения личного листка по учету кадров

Правила и рекомендации ведения личных дел

Предисловие к описи

Представление о поощрении работника

Приказ на отпуск в личное дело

Приказ на отпуск должен храниться в личном деле

Приказ о составе личного дела

Приложение 2 опись 578

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 ФСС ОПИСЬ

Работник в рабочее время занимается личными делами

Разъяснение роструда по личным делам

Расцененная опись

Регистрация личных дел

Реестр описей

Роскомнадзор личное дело

Свидетельство о рождении детей может храниться в личном деле работника

Сводная опись

Сдача личных дел в архив

Скан копия паспорта

Сколько листов должно быть в личном деле

Сколько хранятся личные дела

Сличительная опись

Согласие на обработку персональных данных в личное дело

Согласие на хранение копии паспорта

Согласие на хранение копий документов в личном деле

Состав личного дела

Состав личного дела государственного гражданского служащего

Сотрудник задержался в командировке по личным делам

Справка объективка на государственного служащего

Справка-объективка мвд

Справка-Объективка на работника

Справка-объективка судьи

Срок передачи личного дела в архив

Срок хранения 50 или 75 лет

Срок хранения дел по личному составу

Срок хранения документов в личном деле

Срок хранения копий паспортов

Срок хранения личного дела

Срок хранения личного дела государственного гражданского служащего

Срок хранения личного дела муниципального служащего

Срок хранения личного дела руководителя

Срок хранения личного дела судьи

Срок хранения личных дел

Срок хранения личных дел в архиве

Срок хранения личных дел обучающихся

Срок хранения личных дел уволенных

Срок хранения личных дел учащихся школы

Сроки хранения документов по личному составу

Сроки хранения личных дел осужденных

Титульный лист личного дела для сдачи в архив

Тк рф личное дело

Топографическая опись

Требование копии паспорта

Указ 75 лет

Указ личное дело госслужащего

Условия хранения личных дел

Форма акта об отсутствии аудиопротокола

Форма описи дел по личному составу

Формирование документов личного дела

Формирование личного дела

Формирование личного дела государственного гражданского служащего

Формирование личного дела государственного служащего

Формирование личного дела для сдачи в архив

Формирование личного дела обучающегося

Формирование личного дела сотрудника МВД

Формирование личного дела судьи

Хранение документов об образовании в личном деле

Хранение и использование персональных данных работников

Хранение копии военного билета в личном деле

Хранение копий в личном деле работника

Хранение личных дел

Хранение личных дел в организации

Хранение личных дел в сейфе

Хранение личных дел государственных служащих

Хранение личных дел муниципальных служащих

Хранение паспорта в личном деле

Хранение персональных данных работника в личном деле

Хранить в личном деле справку о судимости

Что включается в личное дело

Что нужно хранить в личном деле сотрудника

Что обязательно должно быть в личном деле сотрудника

• «Горячие» документы
• Кодексы и наиболее востребованные законы
• Обзоры законодательства
  • Федеральное законодательство
  • Региональное законодательство
  • Проекты правовых актов и законодательная деятельность
  • Другие обзоры
• Справочная информация, календари, формы
  • Календари
  • Формы документов
  • Полезные советы
• Финансовые консультации
• Журналы издательства «Главная книга»
• Интернет-интервью
• Классика российского права
• Полезные ссылки и онлайн-сервисы
• Подписаться на рассылки
• Новостной информер КонсультантПлюс
• Новостные RSS-ленты
• Экспорт материалов
• Документы
• Подборки материалов

Составление внутренней описи документов личных дел

Одной из важных составляющих документооборота любой организации является составление внутренней описи документов дел разных категорий. Этот сопроводительный документ необходим для того, чтобы быстро находить информацию в папках с упорядоченными документами, включая личные дела сотрудников.

Составление внутренней описи

Обычно опись составляется при оказании архивных услуг. Внутреннюю опись можно сравнить с оглавлением в книге. Она делается когда дело сформировано окончательно, но ещё не переплетено. Однако, и после архивного переплёта к личным делам несложно добавить опись, подклеив её на обложку с внутренней стороны.

Обязательная внутренняя опись для документов

Для личных дел сотрудников, судебных и следственных дел, трудовых договоров и соглашений, а также дел, которые имеют либо высокую ценность, либо названия, не раскрывающие содержание включённых в них документов, внутренняя опись составляется обязательно. Кроме этого, каждая организация с целью совершенствования делопроизводства может по собственному решению сопровождать внутренней описью ряд других документов: лицевые счета, приказы по личному составу и основной деятельности и так далее.

Внутренняя опись документов личных дел сотрудников

Особенно важно правильно составить внутреннюю опись документов личных дел сотрудников. Поскольку заполнение этого документа необходимо выполнять в соответствии с установленными правилами, оформлением внутренней описи должны заниматься профессионалы, имеющие специальные знания.

Разделы описи личного дела работника

Опись личного дела работника должна включать в себя следующие разделы:

1. Порядковый номер. Необходимо указать номер того или иного документа, в соответствии с порядком его размещения в личном деле.
2. Индекс документа. Представляет собой регистрационный номер документа. В случае если номер не проставлен, во внутренней описи ставится пометка «б/н».
3. Дата документа. Если документ был зарегистрирован, то ставится дата его регистрации. Если же он не прошёл регистрацию, то в этом разделе ставится дата подписи данного документа должностным лицом.
4. Название входящего в личное дело документа, включающее в себя его краткое содержание.
5. Примечание. В этот раздел вносятся отметки о состоянии документа. Это могут быть замена оригинала на копию, включение, изъятие и прочее. При этом обязательно ставится ссылка на соответствующий акт.

Формирование описи

Эти разделы оформляются в таблицу, которая завершается итоговой записью. В ней цифрами, а затем прописью, указывается число документов, которые включены в личное дело. Кроме этого, внутренняя опись документов личного дела может состоять из одного или нескольких листов поэтому в итоговой записи указывается количество листов в данном документе. После этого ставится подпись специалиста, заполнившего опись, и дата.

Нумерация описи

Также стоит отметить, что каждый лист, на котором оформляется внутренняя опись, нумеруется отдельно от включённых в личное дело документов, так как опись относится к документам научно-справочного аппарата и не входит в число документов личного дела.

Работа грамотно и быстро

Если не учитывать все эти тонкости при оформлении личных дел сотрудников компании, то системой документооборота будет достаточно сложно пользоваться. Только архивариусы, имеющие соответствующие профессиональные знания, смогут выполнить эту непростую работу грамотно и быстро. Обратитесь к нам и личные дела ваших сотрудников всегда будут в полном порядке!

Узнать стоимость услуг

Заказать звонок

📞+7 (495) 226 16 67

Обратный звонок

×

Что должно быть в файле сотрудника?

1. Блог
2. Программа управления персоналом
3. Что должно быть в личном деле сотрудника?

Дело сотрудника или личное дело — это группа документов, которые содержат всю необходимую информацию о времени, проведенном сотрудником в вашем бизнесе, от его заявления о приеме на работу до заявления об увольнении.

Вы можете быть озадачены тем, что должно быть в файле сотрудника, или задаваться вопросом, как долго вы должны хранить информацию. В этом руководстве мы создали контрольный список файлов сотрудников, чтобы помочь вам собрать все нужные документы и ответить на любые ваши общие вопросы.

Зачем вам нужны файлы сотрудников

Хранение всей важной информации о сотруднике в одном месте означает, что легко найти любые важные сведения об их роли и обязанностях.

Это также означает, что вы можете предоставить любые необходимые документы на случай, если сотрудник предъявит вам претензии. Вот почему важно поддерживать актуальность личных дел сотрудников и регулярно просматривать все файлы, чтобы убедиться, что все соответствующие документы есть.

Это поможет защитить вас в случае предъявления иска против вас, так как дело сотрудника будет служить записью того, какую поддержку и обращение получил человек в компании.

Что хранить в личных делах сотрудников

Содержимое личных дел сотрудников может различаться у разных людей, но мы считаем, что есть несколько ключевых аспектов, которые следует включить.

В личное дело сотрудника необходимо включить:

• Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
• Информация об образовании и прошлом месте работы
• Описание роли
• Письмо с предложением работы и трудовой договор
• Контактная информация для экстренных случаев
• Записи о тренировках
• Информация о заработной плате и льготах (но не банковские реквизиты)
• Бланки служебной аттестации
• Отчеты о дисциплинарных взысканиях
• Заявление об увольнении сотрудника
• Документация выходного интервью
• Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Узнайте, как наше программное обеспечение может помочь

Наше программное обеспечение для управления персоналом поможет вам сэкономить часы на HR-администрировании.

 

Подробнее

Чего не должно быть в личных делах сотрудников?

Любая информация, не относящаяся к роли сотрудника, например его этническая принадлежность или сведения об инвалидности, не должна включаться в его личное дело.

Избегайте включения каких-либо наблюдений или мнений о сотруднике в их дело: информация должна ограничиваться только фактами.

Кто имеет право просматривать ваши личные дела?

Из-за того, что файлы сотрудников содержат личную информацию, такую ​​как домашний адрес или сведения о любых дисциплинарных взысканиях, вы должны обеспечить их защиту и ограниченный доступ. Только сам сотрудник, его непосредственный руководитель и сотрудники отдела кадров должны иметь возможность просматривать свои файлы.

Как долго хранить файлы сотрудников

GDPR (Общее положение о защите данных) вступил в силу в мае 2018 года и устанавливает строгие правила, касающиеся ответственности работодателей по защите данных своих сотрудников.

Не думайте, что вы можете избавиться от всей информации о сотрудниках, когда они покидают ваш бизнес. По закону вы можете быть обязаны хранить некоторые данные, например данные о заработной плате, и рекомендуется хранить другую информацию на случай, если бывший сотрудник подаст на вас иск. Если вы удалили записи об оценках, дисциплинарных взысканиях или льготах, вы не сможете представить доказательства того, что соблюдали трудовое законодательство.

Неудачным кандидатам рекомендуется хранить информацию о них не менее 6 месяцев после подачи заявки. Для бывших сотрудников действуют следующие общие правила:

• Рабочее время (сведения о том, когда сотрудник работал на вас) – 2 года
• Заработная плата и сведения о взятом отпуске по беременности и родам – 3 года
• P45/P60, личные дела и записи об обучении – 6 лет

В соответствии с GDPR сотрудники имеют право на получение информации:

• какая информация о них у вас есть и как вы ее используете
• конфиденциальность записей
• как эти записи могут помочь в их обучении и развитии на работе

Если сотрудник запрашивает копию имеющихся у вас данных о нем, у вас будет 30 дней, чтобы предоставить ее.

Где хранить документы сотрудников

Дни хранения документов сотрудников в запираемом огнеупорном шкафу быстро уходят в прошлое для многих предприятий. Безусловно, самый безопасный и надежный способ хранения личных файлов сотрудников в одном месте — это их хранение в программном обеспечении для управления персоналом.

С программным обеспечением для управления персоналом вы сможете защитить важные документы и ограничить доступ к ним людей. Сотрудники смогут редактировать свои личные данные, когда они должны быть обновлены, освобождая время администратора для себя.

Поскольку программное обеспечение размещено в облаке, оно будет доступно из любого места. Это будет полезно, поскольку все больше и больше сотрудников начинают работать удаленно или имеют гибкие рабочие графики, которые позволяют им работать из дома несколько дней в неделю.

Сотрудники смогут получить ответы на любые вопросы, касающиеся их роли или обязанностей, просмотрев свой трудовой договор и должностную инструкцию в программном обеспечении. Это сократит количество времени, которое вы тратите на ответы на общие вопросы сотрудников, и вы сможете сосредоточиться на своем бизнесе.

 

Наше программное обеспечение для управления персоналом позволяет хранить все файлы сотрудников в вашей собственной защищенной онлайн-базе данных, обеспечивая вам душевное спокойствие.

Свяжитесь с нами по адресу [email protected] или позвоните нам по телефону 0333 014 3888, чтобы узнать больше о нашем простом в использовании программном обеспечении для управления персоналом.

Или начните бесплатную пробную версию сегодня.

ПОДРОБНЕЕ:

• Что такое индукция?
• 5 Основы управления персоналом для малого бизнеса
• Что такое справочник сотрудника?

Содержание этого блога предназначено только для общей информации. Пожалуйста, не полагайтесь на это как на юридический или другой профессиональный совет, поскольку это не то, что мы намерены. Вы можете найти более подробную информацию об этом в наших Условиях использования веб-сайта. Если вам нужна профессиональная консультация, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Нравится наш стиль?

Вы также можете прочитать эти статьи

Что должно быть в личном деле сотрудника? [С контрольным списком]

Опубликовано 18 июня 2021 г.

[Обновлено 8 декабря 2022 г.]

Каждое предприятие должно вести кадровый учет сотрудников. Однако знание того, что нужно хранить и как долго, может привести к путанице. Ниже мы изложили все, что вам нужно знать об управлении записями ваших сотрудников, а также полезный контрольный список личных дел для компаний в Великобритании.

Что такое личное дело сотрудника и зачем оно нужно?

Личное дело сотрудника — это основное дело сотрудника, которое содержит полную историю трудовых отношений с начала до собеседования при увольнении и даты увольнения.

Важно, чтобы вся эта информация хранилась в одном месте, чтобы можно было легко найти любую важную информацию об их роли и обязанностях. Эти документы защитят вас в случае иска против вашего бизнеса, поскольку дело сотрудника служит записью того, какую поддержку и обращение с сотрудником получил в рамках бизнеса.

Кому нужен доступ к личным делам сотрудников?

Доступ к информации в личном деле сотрудника требуется только отделу кадров и руководителю/руководителю сотрудника, и она должна храниться в надежном месте. Управление доступом к записям сотрудников является ключевым требованием GDPR в Великобритании.

Сканирование записей о сотрудниках и их хранение в цифровом виде

Конфиденциальность информации о сотрудниках в личном деле очень важна, поэтому файлы должны быть заперты, если они не используются. Сканирование файлов HR в цифровом виде и безопасное их хранение вне офиса — самый безопасный метод. Цифровые файлы имеют большую безопасность по сравнению с бумажными записями, поскольку они могут быть защищены паролем, а также создаются их резервные копии, что предотвращает потерю данных. Хранение их вне офиса также освобождает место в офисе, и нет необходимости покупать несколько шкафов для документов.

Личные дела сотрудников также являются одними из наиболее часто используемых записей, и их можно найти и извлечь быстрее, если они хранятся в цифровом виде с любого устройства. Из соображений доступности и безопасности данных мы всегда рекомендуем сканировать записи сотрудников и пароли, защищающие цифровые копии, с помощью программного обеспечения для управления документами.

Наиболее распространенное содержание личного дела сотрудника

Следующий список является рекомендацией о том, какую документацию работодатель должен хранить в личном деле сотрудника:

При приеме на работу

• Описание работы и копия объявления
• Заявление о приеме на работу
• Сопроводительное письмо и резюме
• Полные записи собеседования
• Рекомендации и подтверждение занятости проверка биографических данных
• Копия письма с предложением о работе

На протяжении всего периода работы

• Контактные данные в экстренных случаях
• Любой подписанный контракт, письменное соглашение или признание между работником и работодателем (например, соглашение о неконкуренции или трудовой договор).
• Подписанный справочник сотрудника
• Документы об испытательном сроке
• Отпускные документы
• Налоговые коды и декларации
• Соглашения о переезде и соответствующая документация

Документы по развитию и эффективности

• Документы по обучению и сертификации
• Аттестация и планы развития
• Продвижение по службе документы и письма с изменениями
• Примечания о посещаемости
• Расходы на оплату труда
• Оценка компетентности
• Дисциплинарные взыскания и отчеты о любых поданных жалобах

Записи об увольнении

• Заявление об увольнении
• Заметки о собеседовании при увольнении
• Контрольный список при увольнении
• Финансовые документы по оплате труда, расчетам и отпускам.

Что не следует хранить в личных делах сотрудников

Сохраняйте только документы, касающиеся должности вашего сотрудника (ничего об этнической принадлежности или инвалидности). Храните только факты о сотруднике, избегая всего, что может быть сочтено слишком личным или самоуверенным — прежде всего, делайте это профессионально.

Как долго я должен хранить файлы сотрудников?

GDPR устанавливает строгие правила, касающиеся ответственности работодателя за защиту данных своих сотрудников. Никогда не думайте, что вы можете уничтожить всю информацию о человеке, как только он покинет ваш бизнес. По закону вы можете быть обязаны хранить некоторые данные, такие как сведения о заработной плате, и рекомендуется хранить дополнительную информацию на случай, если бывший сотрудник предъявит вам иск.

Целесообразно хранить информацию о неудачных кандидатах не менее 6 месяцев после подачи заявки. Для бывших сотрудников действуют следующие общие правила:

• 2 года для получения подробной информации о том, когда сотрудник работал на вас
• 3 года для получения любой информации о заработной плате и отпусках по беременности и родам
• 6 лет для P45/P60, личных дел и записей об обучении

Управление запросами сотрудников записи

В GDPR указано, что сотрудник имеет право:

• Определять, какая информация о нем у вас есть и как вы ее используете
• Знать конфиденциальность записей
• Узнайте, как эти записи могут помочь в их обучении и развитии на работе.

Сотрудник должен сначала отправить запрос на доступ к субъекту (SAR) с просьбой просмотреть записи, которые хранятся о нем, а также любые соответствующие сообщения, такие как электронные письма. Хотя это может произойти в любое время, SAR часто подаются в контексте спора, поэтому крайне важно, чтобы работодатели полностью участвовали в этом процессе.

У вас есть 30 дней, чтобы ответить на любые сделанные запросы. Как работодатель, вы имеете право спросить, почему сотрудник хочет видеть свои записи и сообщения о нем, но почти во всех случаях вы должны выполнить запрос.

Контрольный список личных дел для британских организаций

Итак, мы рассмотрели информацию, которая должна и не должна храниться в ваших личных делах сотрудников, а также как долго должны храниться файлы. Ниже мы собрали всю эту информацию в полезный контрольный список личных дел, разработанный для компаний, работающих в Великобритании.

Доступ к персональным записям

• Только отдел кадров и менеджер или супервайзер сотрудника могут получить доступ к своему личному делу.
• Записи о сотрудниках хранятся в безопасной цифровой базе данных с защитой паролем.

Содержание личных дел сотрудников

• Личные дела сотрудников содержат полную документацию по процессу найма (включая все документы, представленные заявителем, и любые сертификаты DBS).
• Организация ведет учет контактных данных всех сотрудников в экстренных случаях, подписанных контрактов, документов об испытательном сроке, записей отпусков, налоговых кодов и заявлений, а также соглашений о переезде.
• Все личные дела содержат полный отчет о производительности, обучении и развитии, а также о любых дисциплинарных взысканиях.
• Когда сотрудники увольняются, мы сохраняем их заявление об увольнении, заметки о собеседовании при увольнении и контрольный список при увольнении, а также любые финансовые документы, касающиеся заработной платы, расчетов и отпусков (см. ниже соответствующие периоды хранения) .

Сроки хранения личных дел

• P45/P60, личные дела и записи о обучении бывших сотрудников хранятся в течение шести лет.