Опись отправляемых документов образец: Как правильно сделать опись документов образец 2022 года — «Мое Дело»

Опись отправляемых документов образец: Как правильно сделать опись документов образец 2022 года — «Мое Дело»

Как правильно сделать опись документов образец 2022 года — «Мое Дело»

Оглавление Скрыть

• В каких случаях требуется опись
• Как составить опись документов: общие правила
• Как сделать опись документов для госорганов: образец
• Как составить опись документов для передачи в архив или утилизации: образец
• Как сделать опись документов для почтового отправления

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Узнать подробнее

В каких случаях требуется опись

Опись помогает зафиксировать ключевые аспекты передачи бумаг:

1. Какой перечень был подан.
2. Когда произошла передача.
3. Кто и в каком объеме должен его получить.

Опись обычно используют:

• при отправке документов в контролирующие органы — налоговую, фонды, инспекцию труда и другие;
• чтобы передать дела и документы сотруднику, вступающему в новую должность;
• при инвентаризации;
• для почтовых отправлений документов;
• для передачи их на проверку сторонним организациям и предпринимателям перед сделкой;
• при отправке бумаг в архив;
• перед утилизацией документов.

В каждом случае опись — своего рода подстраховка. Например, если важные документы затеряются после утилизации, ответственный сотрудник сможет доказать, что не уничтожил их по случайности. Если их потеряют проверяющие органы, бизнес сможет подтвердить отправку и избежать штрафа.

Как составить опись документов: общие правила

Обычно к описи прибегают, когда требуется передать не один документ, а сразу несколько.

Составить ее можно:

• самостоятельно, разработав собственный бланк и закрепив его во внутренней политике;
• по унифицированным формам.

В любом случае, в описи обязательно нужно указать:

• данные и реквизиты получателя: ФИО предпринимателя, наименование компании или учреждения;
• дату оформления описи;
• список передаваемых документов;
• полное название каждого отдельного документа;
• количество экземпляров и страниц каждого документа;
• пометку о копии или оригинале для каждого документа;
• срок их хранения;
• общее количество листов.

Если нужно зафиксировать дополнительную информацию, в опись можно добавить другие реквизиты. В остальном — обязательных требований к оформлению документа нет. Бизнес может использовать для описи как собственные бланки, так и образцы от заказчиков/партнеров.

Визуально опись выглядит как таблица или список, в которой перечислены передаваемые бумаги.

Документы стоит располагать в порядке приоритетности: сначала — самые важные (приказы, договоры), после — остальные (переписки, схемы, чертежи, планы). Пустые строки в таблице зачеркивают.

Опись обычно составляет сотрудник, выполняющий операцию. Затем документ обязательно закрепляют подписью ответственного за документооборот — руководителя или заместителя, секретаря, главбуха — и проставляют в нем печать, если фирма ее использует.

Если документы передают сторонним компаниям/предпринимателям или сотрудникам, можно использовать такой образец:

Образец 1.

Как сделать опись документов для госорганов: образец

Если документы отправляют или лично подают в ИФНС в бумажной форме, проводить опись нужно в обязательном порядке. Ее можно оформить отдельным документом или добавить в содержание сопроводительного письма.

Кроме перечисленных выше обязательных пунктов, в описи передаваемых документов стоит отразить:

• цель подачи;
• полные реквизиты компании;
• реквизиты требования или другого документа от инспекции.

Если опись вышла на несколько листов, нужно проставить номера страниц. Это не обязательное требование, но в случае возможных споров с инспекцией из-за утери страниц будет свидетельствовать, что с самого начала список был длиннее. А также поможет быстрее найти нужные сведения и аргументы, если спор продолжится в суде.

Образец описи может выглядеть так:

Образец 2.

При подаче бумаг в суд опись не требуется — их укажут в исковом заявлении.

Как составить опись документов для передачи в архив или утилизации: образец

Перед тем, как отправить документы на хранение в архив, их обязательно нужно описать в сдаточном бланке. Опись оформляют в двух вариантах, и один из экземпляров прилагают к документам в архиве.

Информацию о самих документах указывают стандартно. Порядок сдачи бумаг в архив такой:

1. Ответственный работник архива оформляет опись.
2. Документ отправляют на рассмотрение комиссии.
3. Если комиссия утверждает перечень, список отправляют на рассмотрение руководству.
4. После того, как руководитель одобрит список и распишется в описи, ее прошивают, помещают в папку с твердой обложкой и отправляют на полку архива.

Образец можно использовать такой:

Образец 3.

Образец 4.

При утилизации документов их описывают примерно в том же порядке. Стандартно, бумаги уничтожают в двух случаях:

• Если бизнес больше не будет с ними работать.
• Когда закончится срок их хранения.

Опись также отправляют на проверку комиссии, которая должна рассмотреть список и составить протокол. Уже после этого документы можно утилизировать.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Получить доступ

Как сделать опись документов для почтового отправления

Опись при почтовом отправлении всегда заполняют по форме 107 — это исключительный случай, когда требуется конкретный бланк. В описи указывают:

• данные и реквизиты получателя;
• стоимость отправки;
• количество передаваемых документов.

Сотрудник отделения расписывается в документе и помечает его календарным штемпелем. Бумагу оформляют в двух вариантах. Один экземпляр описи пришлют получателю, другой — оставят в отделении почты.

Бланк для почтового отправления выглядит так:

Образец 5.

Образцы и бланки описей документов 2022 года

Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации. Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее.

Законодательное обоснование

Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

• Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
• Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
• Инструкция ЦБ.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Особенности применения описи

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

Делопроизводство

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.

Архив

Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

• Титульный лист.
• Наименование описи.
• Оглавление.
• Предисловие.
• Опись.
• Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
• Указатели.
• Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
• Библиография.
• Перечень используемых терминов.
• Лист-заверитель.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Составление различных видов описи  

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Для отправки в госорганы: налоговая, суд  

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

• Наименование компании, ее адрес.
• Исходящий номер.
• Заголовок.
• Список документом, указание номера каждого из них.
• Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей

Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:

• Номер личного дела.
• Название.
• Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.

Для почты

Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:

• ФИО получателя или наименование фирмы.
• Стоимость.
• Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Для направления бумаг в архив

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

На уничтожение документации

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

• Закончился срок хранения.
• Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

На изъятие документации

Опись составляется и при изъятии документации. Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

5 Шаблоны электронной почты для отправки документов на рассмотрение

В современном мире мы используем электронную почту для ведения большей части нашего бизнеса. Если вы обнаружите, что отправляете различные документы по электронной почте, вам может быть интересно, какие типы сообщений должны их сопровождать. Не волнуйтесь, мы вас прикроем!

В этом посте мы поделимся 5 шаблонами электронной почты для отправки документов на рассмотрение , которые вы можете использовать для отправки контрактов, презентаций, соглашений и многого другого.

Посетите нашу страницу Gmail, чтобы узнать больше шаблонов, которые вы можете использовать уже сегодня!

• Добавьте список документов, прикрепленных к электронному письму, чтобы убедиться, что получатель просмотрел их все.
• Укажите любые изменения, внесенные вами в эти документы, о которых читатель может не знать.
• Убедитесь, что вы согласовали с получателем следующие шаги после того, как он просмотрит или прочитает эти документы.
• Если документы должны быть рассмотрены к определенной дате, укажите эту дату в теле письма.

Бонусный совет : С помощью Text Blaze можно значительно упростить и ускорить отправку электронных писем (с документами или без них). Фрагменты текста позволяют вставлять сообщения в электронные письма, а поля форм позволяют настраивать их аспекты, такие как имя получателя, дату и т. д. Вот короткое видео, которое показывает, как Text Blaze может повысить эффективность ваших электронных писем.

Хотите сэкономить часы повторяющегося набора текста бесплатно?

Начни прямо сейчас! Расскажите мне больше

Присоединяйтесь к более чем 100 000 других людей, которые работают эффективнее

Электронная почта для отправки документов после встречи

Уважаемый {formtext: name=Nancy; cols=9},

В продолжение нашей встречи {formdate: LL; name=date1}, документы, которые вы обсуждали, прилагаются: {formparagraph: name=Список добавленных документов; столбцы=25; rows=5}

Не могли бы вы просмотреть их и убедиться, что они отражают то, что мы обсуждали на нашей встрече?

Сообщите мне, если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите внести какие-либо изменения.

Вы также можете связаться со мной по телефону 555-555-5555.

Спасибо, Адам

_

Электронная почта для отправки необходимых документов

Привет {formtext: name=Sheryl; cols=8},

Запрошенные документы прилагаются.

Они должны охватывать все, о чем мы говорили.

Дайте мне знать, если чего-то не хватает или нужно добавить или отредактировать

После того, как вы их просмотрите, давайте назначим время для беседы!

Спасибо, Адам

_

Неофициальная электронная почта для отправки документов после встречи

Привет {formtext: name=Stephen; cols=8},

Было приятно познакомиться с вами {formmenu: name=meeting; по умолчанию = на этой неделе; прошлая неделя; вчерашний день}!

Как мы уже говорили, прилагаю следующие документы: {formparagraph: name=Документ 1 Документ 2 Документ 3; rows=4}

Пожалуйста, дайте мне знать, какие у вас есть вопросы!

Спасибо, Адам

_

Официальное письмо для подачи документов в организацию

Официальное письмо для отправки документов в организацию

Адам Смит Тринити Электроникс 123 Бродвей-стрит, Огайо, Мичиган 555-555-5555 adam. [email protected] {time: MMMM Do YYYY}

Уважаемый {formtext: name=first name; столбцы=8}, По запросу {formtext: name=ACME Inc.;cols=9} я отправляю следующие документы: {formparagraph: name=Документ 1 Документ 2 Документ 3 Документ 4 Документ 5 Документ 6 Документ 7; rows=8}

Я надеюсь, что эти документы соответствуют требованиям {formtext: name=ACME Inc.;cols=9}. Пожалуйста, дайте мне знать, если что-то отсутствует или нужно изменить.

После того, как вы просмотрите эти документы, мы можем обсудить следующие шаги.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением, Адам Смит

_

Хотите сэкономить часы повторяющегося набора текста бесплатно?

Начни прямо сейчас! Расскажите подробнее

Присоединяйтесь к тысячам удаленных команд, которые работают эффективнее.

Образец электронной почты для отправки документов 5

Привет {formtext: name=Marcus; столбцы=8},

Добрый {если: {time: H} < 12}утро{elseif: {time: H} < 17}день{else}вечер{endif}! {formtext: name=document; default=презентация клиента} прилагается.

Обратите особое внимание на {formtext: name=внимание; по умолчанию = слайды 7, 9 и 14}.

Если есть что-то, что кажется неясным или нуждается в изменении, поделитесь со мной своим отзывом. Я с нетерпением жду услышать от вас в ближайшее время!

Спасибо, Адам

_

Вывод

Если ваша работа требует от вас частого использования электронной почты, вы знаете, что отправка документов может быть утомительной. Никто не любит проводить много времени в своей электронной почте, особенно если они не знают, как написать электронное письмо, сопровождающее документ.

Text Blaze поможет вам упростить этот процесс. Вы можете использовать функции Text Blaze для автоматизации своих электронных писем, а также настраивать их аспекты, одновременно включая ваши документы.

Не забирай у нас. Вот видео от Simpletivity, в котором демонстрируется Text Blaze и его многочисленные применения!

Привет! Вы дошли до конца этой статьи. Потратьте несколько секунд, чтобы поделиться им.

Facebook

Twitter

Хотите ускорить свою работу с помощью шаблонов и фрагментов? Text Blaze — самый быстрый способ сделать это.

Добавить в Chrome — это бесплатно! Перейдите на информационную панель

Образец электронного письма для запроса документов от клиентов

При работе с клиентами вы тратите много времени на запрос документов от них для выполнения фактической работы, будь то их ежемесячная бухгалтерия или редизайн их веб-сайта.

Проблема в том, что на то, чтобы просто написать и отправить электронное письмо, уходит много времени. Затем вы надеетесь, что клиент действительно прочитает его и предоставит вам необходимую информацию.

Вот несколько советов о том, как написать электронное письмо или письмо с запросом документов, что включить в него, как сэкономить время и несколько примеров для начала.

Получить шаблон электронной почты

Перейти непосредственно к шаблону, нажав здесь.

Или, если вы хотите получить простые шаблоны электронной почты для запроса документов, введите свои данные ниже.

Как написать письмо с запросом документов

Ваше письмо-обязательство подписано, и теперь пришло время приступить к работе и начать сбор документов от клиента.

При написании электронного письма или письма с запросом документов от клиента:

• Будьте краткими . Важно, чтобы ваше электронное письмо было кратким и прямым, потому что люди заняты. Они с большей вероятностью прочитают и ответят на электронное письмо, которое будет коротким (но не слишком коротким) и по существу.

• Соблюдайте порядок — При запросе нескольких документов от клиентов список должен быть организован так, чтобы они могли использовать его в качестве контрольного списка

• Используйте правильный тон может быть более формальным или более случайным. В любом случае вежливый и учтивый тон будет иметь большое значение для получения необходимых документов.

Что включить в электронное письмо или письмо с запросом документов

Строка темы

Строка темы вашего письма очень важна, так как обычно она определяет, собирается ли получатель открыть письмо или нет.

На самом деле, 47% получателей электронной почты открывают письмо, основываясь только на строке темы.

Строка темы должна быть четкой и прямой, чтобы получатель точно знал, о чем письмо.

Приветствие

Начните с дружеского приветствия с тоном, который подходит получателю, вашим отношениям, культуре вашей компании и конкретному запросу. В более формальном запросе может использоваться «Уважаемый», в то время как в более непринужденном электронном письме может использоваться «Привет».

Представьтесь

Укажите полное имя, должность и название компании. Это особенно важно для нового (или относительно нового) клиента, для существующего клиента, с которым вы нечасто работаете, и для взаимодействия с несколькими сотрудниками.

Если получатель не знает, кто с ним связывается, он может проигнорировать электронное письмо или письмо, и тогда проект будет приостановлен и потребует дополнительных действий.

Конечно, вам не нужно этого делать, если они вас хорошо знают.

Цель письменного запроса

Тогда объясни, почему ты пишешь. Укажите запрашиваемые документы и причины, по которым они вам нужны. Например, мы требуем ежегодные отчеты по налогу на имущество в качестве подтверждения расходов предоплаты. Вы хотите включить простой контрольный список документов (особенно если их много), чтобы клиент мог не сбиться с пути при сборе документов.

Хотя важно, чтобы этот список был четким и кратким, также важно включить все соответствующие детали, чтобы человек точно знал, что вам нужно и почему. Вы не хотите проходить через все это, чтобы получить кучу бесполезных документов.

Призыв к действию

Включите четкий и прямой, но вежливый призыв к действию, включая дату, когда документы должны быть получены, если применимо. Если вы используете общий диск для сбора документов, укажите здесь ссылку для загрузки клиентом.

Если вы используете Content Snare, наше автоматическое электронное письмо содержит ссылку для доступа к запросу документа.

Выгода для клиента

Кратко осветите выгоду от отправки клиентом документов как можно скорее или к установленному сроку, например уверенность в том, что его налоги уплачены точно и вовремя. Делая просьбы, делайте это о человеке, и он с большей готовностью ответит.

Закрытие

Поблагодарите своего клиента за уделенное время и срочность в отношении этого запроса. Сообщите им, что вы с нетерпением ждете совместной работы над их помолвкой.

Контактная информация

Обязательно укажите все способы связи с вами и предложите клиенту связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы или опасения.

Как сэкономить время при запросе документов у клиентов?

Прошли те времена, когда ваш клиент должен был физически принести все документы, необходимые для его участия, и вы запрашивали отсканированную копию или дубликат одного документа и оригинальную копию следующего.

Теперь все можно сделать виртуально, но если все сделать неправильно, можно потерять много драгоценного времени.

Обязательно следите за электронными письмами с запросами документов и держите клиентов и их документы в порядке, чтобы не тратить время на поиск информации и не терять след.

Также используйте шаблоны для задач, которые вы выполняете регулярно, таких как запрос документов, например запрос годового списка PBC.

Рассмотрите возможность использования одного из следующих шаблонов при написании собственного электронного письма или письма с запросом, чтобы сэкономить время!

Образец письма или шаблон электронной почты для запроса документов от клиентов

Запрос документов будет выглядеть по-разному в зависимости от того, для нового или существующего клиента. Вы также можете использовать эти шаблоны по электронной почте или в виде письма-запроса по почте.

Образец письма или шаблон электронной почты следует использовать в качестве справочного материала и скорректировать в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Электронное письмо с запросом документов для нового или существующего клиента

Строка темы : Запрос на документы [Занятие, год]

Уважаемый [Имя клиента]

Меня зовут [ваше имя] и я [должность] в [название компании]. Мы рады начать работу над вашей помолвкой, и поэтому я пишу, чтобы запросить следующие документы для вашей [типа помолвки] на [год].

• Документ A 
• Документ B
• Документ C

Запрошенные выше документы можно переслать на этот адрес электронной почты или загрузить на наш клиентский портал по этой ссылке.

Чтобы выполнить задание вовремя, документы должны быть получены не позднее [дата]. Это обеспечит точное и своевременное выполнение вашего [типа задания].

Если у вас есть какие-либо вопросы относительно этого запроса, пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую по контактной информации ниже.

Спасибо за ваше время и помощь. Я с нетерпением жду ответа от вас, и мы с нетерпением ждем совместной работы над вашим [типом задания].