Оправдательные документы в бухгалтерском учете: Первичные и оправдательные документы по ФСБУ 27
Классификация документов в бухгалтерском учете
В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.
Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации).
По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей.
К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и т. п.
Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т. е. они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.
К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.
Документы бухгалтерского оформления
составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.
К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.
Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.
Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления.
К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.
Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.
По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.
В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др.
Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.
К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др.
Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).
Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.
По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.
Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций.
Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.
К таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство.
Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись.
Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.
По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.
Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.
Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.
Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации).
По месту составления различаются документы внутренние и внешние.
Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.
Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.
По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.
В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.
Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.
Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.
Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности организации.
График документооборота в бухгалтерии — Диадок
Оптимизируйте работу бухгалтерии с электронными документами
Подключиться
График документооборота — это схема, которая описывает движение документов на предприятии. В нее включены типы документов, ответственные, сроки обработки и маршруты движения. График помогает оптимизировать обмен документами внутри компании, наладить взаимодействие между отделами и лучше контролировать сроки отчетности.
График создают как для предприятия, так и для одного или нескольких подразделений.
Например, для бухгалтерии. В этом случае в документ войдет схема движения только бухгалтерских документов, к которым относят:
- Первичные учетные документы. То есть документы, подтверждающие сделки налогоплательщика, например, договор, счет, накладная, акт, счет-фактура.
- Оправдательные документы. Это документы, которые содержат информацию о факте хозяйственной жизни, например, кассовый чек, квитанция об оплате.
- Регистры бухгалтерского учета. Речь о бухгалтерских документах, которые предназначены для регистрации, систематизации и накопления информации в первичных документах, принятых к бухучету. Например, оборотно-сальдовая ведомость, инвентарная карточка.
То есть график документооборота в бухгалтерии составляют для документов, которые отражают в бухгалтерском учете. Если компания крупная, графики документооборота готовит каждое подразделение. Потом все графики можно объединить в сводный, который утвердит директор.
В результате будет создана единая система движения документов, позволяющая упорядочить этот процесс и эффективно его контролировать.
Разберем подробнее важность графика документооборота в бухгалтерии. Строгое следование графику важно не только для упрощения работы. Минфин РФ ввел стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который обязательно соблюдать с 1 января 2022 года всем внебюджетным организациям (кроме финансовых и кредитных). Этот стандарт изменил требования к оформлению и к порядку внесения исправлений в документы бухучета, а также установил правила хранения. Все это необходимо учитывать в момент создания графика документооборота.
Главными задачами создания графика документооборота в бухгалтерии будут:
- установление строгих правил обмена документами в учетной политике;
- регламентация работы в соответствии с Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, утвердившим федеральные стандарты бухгалтерского учета;
- фиксация первичных документов и бухгалтерских регистров.
Также он помогает:
- назначить сотрудников, которые будут работать с документацией;
- установить контроль за правильностью оформления и заполнения документов;
- упорядочить и ускорить процессы;
- распределить обязанности среди сотрудников;
- улучшить отношения внутри коллектива за счет упрощения взаимодействия;
- контролировать движение документов в компании, при необходимости вносить изменения;
- сдавать отчетность вовремя;
- назначить условия и сроки хранения документов, предусмотренные законом.
Составление графика документооборота — не столько бухгалтерская, сколько бизнес-задача, так как она позволяет по-новому взглянуть на организационную структуру компании и внутренние процессы. Их оптимизация в перспективе поможет предприятию улучшить работу. Она предполагает назначение ответственного, который будет контролировать соблюдение стандартов и внедрение дисциплинарных мер за нарушение графика.
График нужен не только в компании, где используют бумажные документы. Он поможет и организациям, которые перешли на электронный документооборот (ЭДО). Подробнее об ЭДО в бухгалтерии рассказывают наши эксперты в статье.
Переведите бухгалтерию на электронный документооборот с Диадоком
Подключиться
Большую часть обязанностей за составление и соблюдение графика берет на себя работник, который отвечает за организацию и ведение бухучета. Чаще всего это главный бухгалтер.
Какие инструменты подойдут бухгалтеру, чтобы распределять и оценивать загрузку, в видео от Контур.Экстерна:
Главбух может привлекать других сотрудников к созданию графика, чтобы получить дополнительную информацию или снять часть нагрузки. Обязанности по оформлению и ведению документов следует прописывать в трудовом договоре.
При подготовке графика рекомендуется обращаться за консультацией к руководителю компании.
Это важно по двум причинам. Во-первых, согласно п. 28 ФСБУ 27/2021 документооборот в бухгалтерском учете организует руководитель экономического субъекта. Во-вторых, он лучше понимает, какого взаимодействия между подразделениями нужно достичь и какие бизнес-процессы улучшить.
Готовый график отдают на утверждение руководителю организации, который подписывает документ. Чаще его оформляют в качестве приложения к учетной политике компании, но допустимо выпустить отдельный приказ — принципиальной разницы нет.
После того как приказ вступил в силу, содержание графика доводят до сведения причастных сотрудников: отдают копии документа и при необходимости проводят обучение и инструктаж. Каждый работник, участвующий в документообороте, обязан соблюдать график, а контроль за этим берет на себя главный бухгалтер.
Обменивайтесь первичными документами онлайн в Диадоке
Подключиться
Прежде чем приступить к созданию графика, желательно провести подготовительную работу и ответить на следующие вопросы:
- Как в компании проходит учет первичных документов и бухгалтерских регистров.
- Кто отвечает за работу с первичкой.
- Как выглядит маршрут движения документа — от создания до отправки в архив.
- Где и как долго хранятся документы.
После можно приступать к созданию графика. На схеме представлены пять этапов, о каждом из которых расскажем подробнее.
Составьте список документов
На этом этапе необходимо определить список первичных документов, с которыми работает компания. Обязательно проверьте те, которые используются редко — часто они ускользают от внимания. Это могут быть отчеты по рекламным акциям, представительским мероприятиям, служебные записки по итогам командировки.
После описывают маршрут движения каждого документа, который подтверждает факты хозяйственной жизни. Здесь главный бухгалтер может сверяться с другими сотрудниками, чтобы список документов и схема их движения были корректными.
Маршрут документов зависит от их жизненного цикла. У первички это:
- создание или получение от контрагентов;
- учет;
- обработка;
- передача в архив.
Когда все готово и проверено, перечень документов и правила движения фиксируют в графике.
Приведем пример.
Правила оформления и движения графика отпусков
| Форма | Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) |
| Создатель | Менеджер отдела кадров |
| Согласовывает | Руководитель отдела кадров и главбух |
| Срок согласования | 4 рабочих дня |
| Подписант | Руководитель компании |
| Срок подписания | Не позднее чем за две недели до наступления календарного года |
| Кто хранит документ | Отдел кадров |
| Сколько хранить документ | 3 года |
Выберите ответственных
На этом этапе нет необходимости делать сложный выбор — сотрудники, которые составляют первичку, становятся ответственными за ее оформление и передачу в бухгалтерию.
Чем короче маршрут движения у документа, тем меньше вероятность потери или задержки.
Для дополнительного контроля работников из других отделов (не бухгалтерии), можно назначить ответственного за сбор готовых документов в каждом подразделении. Например:
- отпускные документы — руководитель отдела кадров;
- отчеты по рекламным акциям — начальник отдела маркетинга;
- накладные — начальник склада;
- должностные инструкции — секретарь.
Если не назначить ответственных, выше вероятность, что сроки сдачи документов будут задерживать.
Установите сроки
Дальше устанавливают сроки, в течение которых ответственные передают документы главному бухгалтеру. Это связано с тем, что сроки сдачи некоторых документов установлены законодательно.
Варианты выбора сроков:
- установить дедлайн, например до 20 числа каждого месяца;
- указать количество дней со дня составления или исполнения до момента отправки в бухгалтерию;
- использовать оба варианта в зависимости от типа документа.
Важно учесть, что просто сдать документ недостаточно. Бухгалтеру нужно время, чтобы проверить и обработать его, например внести в реестр. Поэтому создавайте сроки так, чтобы они не были равны дедлайну, а учитывали непредвиденные факторы: загрузку, ошибки, необходимость срочных правок и обработки.
Выберите способ оформления
График документооборота можно представить в виде таблицы, схемы, текста — в любом наглядном формате. Приоритет здесь отдают таблицам, так как в них можно разместить большой объем информации. Кроме того, можно использовать смешанный подход — изобразить маршрут движения документов в виде схемы, а остальные данные внести в таблицу.
Независимо от формата графика, он должен быть простым для восприятия и поиска информации, иначе им не будут пользоваться. Чтобы упростить поиск данных, расположите документы в алфавитном порядке или по отделам.
Независимо от формы, график отвечает на вопросы:
- Какой документ составляется в определенной ситуации?
- Сколько экземпляров?
- Кто отвечает за создание?
- Кто подписывает?
- Кому и в какие сроки передают?
- Кто и в какой срок обрабатывает документ?
- Кто и когда сдает его в архив?
Внедрите в работу
Когда график готов, его утверждает директор компании.
Дальше приступают к внедрению в работу. Чтобы ознакомить с ним сотрудников, необходимо собрать подписи для официального подтверждения обязательств.
Существует два способа собрать подписи:
- на дополнительном листе, приложенном к графику;
- оформить выписки из графика для каждого работника и раздать для подписания.
После каждый ответственный сотрудник обязан соблюдать принятый график. Информацию об этом желательно внести в трудовой договор и должностную инструкцию.
Чтобы правильно организовать документооборот, нужно не только составить и утвердить график, но и провести ряд дополнительных мероприятий для его применения. Важно решить вопрос об оперативном обмене первичкой с контрагентами. Для этого можно в договоре указать порядок обмена документами, а также внести пункт об ответственности за нарушение.
Ускорить работу поможет электронный документооборот, который позволяет обмениваться документами онлайн в течение пары минут. Это уменьшит сроки подготовки к отчетности и избавит компанию от проблем, связанных с утерей документов.
О других преимуществах ЭДО рассказываем в статье.
Обменивайтесь первичкой с контрагентами онлайн
Подключиться
Нет установленной формы графика, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей своей компании. Главное, чтобы в документе была точная информация, не допускающая разночтений.
При создании графика можно опираться на источники:
- образцы в интернете;
- положения Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- ФСБУ 27/2021.
Шаблон графика документооборота в бухгалтерии
| Тип документа | Создание | Предоставление | Обработка | Хранение | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ответственный | Ответственный | Ответственный | Срок хранения | |||||
| Кто утверждает | Кому предоставлять | Срок | Ответственный за передачу в архив | |||||
| Срок | Срок передачи в архив | |||||||
Содержание и шаблон графика могут быть любыми, главное, чтобы он помог оптимизировать документооборот в бухгалтерии.
Укажите сроки и место хранения, кто и кому передает документ, когда он должен быть подписан.
Содержание и количество данных в графике зависит от:
- деятельности и структуры компании;
- специфики системы управления;
- видов первички;
- особенностей обработки учетной информации;
- программных средств;
- количества структурных подразделений и филиалов.
Группировка документов может осуществляться по следующим принципам:
- по хозяйственным операциям;
- по отделам и структурным подразделениям;
- по должностям и рабочим местам.
Переходите на электронные документы и упростите работу бухгалтерии
Подключиться
Как и любые другие нормативные акты, график документооборота в бухгалтерии утверждает руководитель с помощью приказа. В последнем ставят отметку «Утверждаю» и подпись на самом документе. После необходимо ознакомить с ним всех причастных сотрудников под подпись.
Кроме того, можно создать отдельное «Положение о документах и документообороте» или утвердить график в качестве приложения к «Приказу об учетной политике организации».
Сложность, которая может возникнуть после введения графика в работу, — его несоблюдение. Чтобы избежать подобной ситуации, используют несколько дисциплинарных мер:
- Включить обязательства по соблюдению графика в должностную инструкцию и трудовой договор.
- Разработать систему премирования, которая будет поощрять своевременную сдачу и обработку документов.
- В случае нарушений вводить меры ответственности, например делать замечания (ст. 192 ТК РФ).
Каждого сотрудника необходимо познакомить с должностной инструкцией и с обязанностями по соблюдению графика в момент приема на работу. Это поможет сразу обозначить позицию компании.
Для упрощения работы соблюдайте следующие требования при создании графика:
- Первичка, принимаемая бухгалтерией, должна включать обязательные реквизиты.
- При приеме документов должна осуществляться проверка вычислений.
- Документы оформляют в соответствии с требованиями нормативных актов.
- Все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления.
- По любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор, накладная, акт, смета, счет-фактура, платежное поручение).
Подключитесь к Диадоку, чтобы автоматизировать документооборот
Подключиться
График документооборота в бухгалтерии — важная часть учетной политики компании. От четкости и оперативности обработки документов зависит скорость принятия решений. Поэтому график становится инструментом, который помогает быстро обрабатывать бухгалтерские документы и оптимизировать бизнес-процессы.
ЭДО поможет повысить производительность работы бухгалтера и освободить время
Подключиться
Руководство по сопроводительной документации для журнальных записей
Предоставление соответствующих подтверждающих материалов для финансовой операции является важным элементом внутреннего контроля.
Надлежащая документация дает Утверждающим журналам достаточную информацию, чтобы убедиться, что транзакция является разумной и точной, и помогает удовлетворить требования аудита.
Хотя многие записи журнала создаются с помощью автоматических процессов, некоторые типы записей журнала создаются вручную. При ручном создании записей журнала в PeopleSoft специалисты по подготовке журнала должны включать следующие два типа вспомогательной информации.
1. Описание записей журнала
Все записи журнала должны содержать четкие и краткие описания. Описания должны быть достаточно полными для рассмотрения и утверждения в журнале. Для всех записей журнала требуются два типа описаний:
- Описание заголовка журнала (также называемое в PeopleSoft как Подробное описание ) описывает общую запись журнала
- Описания строк журнала описать каждую строку транзакции
2. Подтверждающая документация
Подтверждающая документация состоит из исходных документов, подтверждающих расчетов и/или других элементов, необходимых для подтверждения точности и уместности записи в журнале.
Подтверждающая документация должна быть приложена и доступна в момент, когда Составитель журнала отправляет запись в журнал на утверждение.
Соответствующие вспомогательные материалы различаются в зависимости от типа и цели журнала. Следуйте приведенным ниже рекомендациям, чтобы убедиться, что отправляемые журналы содержат соответствующую сопроводительную документацию для наиболее часто подготавливаемых типов журналов.
| Исходный код | 320 — Кассовый чек | 535 — Финансовый журнал | 545 — Перенос регулярных затрат на спонсируемые исследования |
|---|---|---|---|
| Назначение | Используется для регистрации получения наличных денег и чеков от третьих лиц для неспонсируемых фондов и проектов | Используется для записи корректировок, не связанных с заработной платой, или для исправления полей диаграммы для неспонсируемых фондов и проектов | Используется для переноса расходов между строками диаграммы, когда источником или целью является спонсируемый проект |
| Руководство по описанию заголовка журнала |
| Укажите, почему запись в журнале необходима или что она пытается выполнить.
| Введите описание, адекватно описывающее цель перевода.
|
| Руководство по описанию строки журнала | Должен начинаться с даты транзакции (мм/дд/гг), за которой следует тип транзакции, например.
| Должно быть четкое и краткое описание каждой строки транзакции | Должно быть четкое и краткое описание каждой строки транзакции |
| Необходимая сопроводительная документация | Прилагаемая документация должна подтверждать суммы в журнале и используемую строку диаграммы.
| Прилагаемая документация должна поддерживать суммы в журнале и используемые строки диаграммы.
| Для все Переводы стоимости:
Дополнительные вложения для Поздний Переводы стоимости:
|
| Наконечники |
| Редактировать личную секретную или конфиденциальную информацию, такую как личные идентификационные номера или номера счетов и информацию о кредите: (щелкните миниатюру, чтобы увидеть изображение) | |
| Для получения дополнительной информации |
|
 |
|
)
Например, приведенный ниже журнал для депозита от 02.08.18 должен быть записан в августе, а не в июле: (щелкните миниатюру, чтобы открыть изображение) Все журналы создаются в PeopleSoft составителем журнала и утверждаются утверждающим журналом. Составители и утверждающие журналы назначаются их отделами и должны пройти обучение, прежде чем им будет предоставлена их роль в PeopleSoft. Не все исходные коды доступны всем составителям и утверждающим журналам PeopleSoft. Прочтите статью «Понимание журналов», чтобы узнать больше о журналах, в том числе о том, как стать составителем или утверждающим журналом PeopleSoft. Просмотрите статью «Перемещение денег» и «Использование журналов PeopleSoft» для получения более подробной информации после того, как ваш доступ к журналу PeopleSoft будет одобрен.
Если у вас есть дополнительные вопросы, обращайтесь:
- Кассовые журналы: [email protected]
- Журналы по контрактам и грантам (CGA): [email protected]
- Журналы, связанные с общим бухгалтерским учетом и отчетностью: [email protected]
Руководство по сопроводительной документации
Для возмещения расходов на поездки, возмещения расходов на развлечения, переезда и переезда и ваучеров на выплату средств
Независимо от того, подаете ли вы возмещение расходов на развлечения (ENT), возмещение расходов на поездку (TR) или ваучер на выплату средств (DV), вы необходимо будет отправить подтверждающую документацию для сканирования.
Приведенное ниже руководство поможет вам определить, какие квитанции, счета или подтверждения оплаты необходимо предоставить для своевременного возмещения расходов.
Возмещение, как правило, не допускается для покупок, сделанных с помощью подарочной карты, бонусных баллов, предоплаченных карт конкретного поставщика (копии карты, телефонные карты и т. д.), подарочных сертификатов и т. д. Если подтверждение оплаты безналичным способом может предоставляться, например, квитанция о покупке подарочной карты, которая может быть включена в запрос в дополнение к другим квитанциям. Компенсация будет производиться , а не за поездку, забронированную с использованием баллов, заработанных в рамках программ лояльности авиакомпаний, отелей или проката автомобилей, или кредита транспортной/гостеприимной компании.
Содержание
- Общие типы сопроводительной документации
- Определение необходимости сканирования подтверждающих документов
- Вкладка «Сканирование изображения»: сопроводительная документация для DV и TR
- Необходимые подтверждающие документы по типу расходов
- Управление путешествиями и развлечениями
- Ваучеры на выплаты
Справочные руководства:
- Дополнительные и исключительные разрешения на поездки, деловые встречи и представительские расходы
- Хранение документов для бухгалтерии
- Коды причин платежа ваучера на выплату средств
Общие типы подтверждающих документов
Наиболее распространенными типами подтверждающих документов являются квитанции, счета-фактуры и платежные документы.
Вот информация, которая должна быть включена в каждый:
Подробная квитанция | Счет-фактура | Подтверждение оплаты |
Оригинал документа от продавца с указанием:
| Оригинал документа от продавца с указанием:
| Часто требуется вместе со счетом-фактурой. Приемлемыми доказательствами оплаты являются:
|
д.)Определение необходимости сканирования подтверждающих документов
В приведенной ниже таблице перечислены распространенные типы электронных финансовых документов (eDocs), которые можно создать в финансовой системе Kuali, а
указывает, необходимо ли сканировать подтверждающие документы для каждого из них.
Тип KFS eDoc | Как обращаться с подтверждающими документами |
Ваучеры на выплаты (DV) | Подтверждающие документы должны быть представлены вместе с DV. Выберите один из трех вариантов на вкладке «Сканирование изображения» электронного документа, чтобы прикрепить сопроводительную документацию. Подробнее см. инструкции в следующем разделе. |
Возмещение командировочных расходов (TR) и возмещение расходов на развлечения (ENT) | Подтверждающие документы должны быть представлены с TR или ENT. Выберите один из трех вариантов на вкладке «Сканирование изображения» электронного документа, чтобы прикрепить сопроводительную документацию. Подробнее см. инструкции в следующем разделе. |
Заявка на покупку (REQS) | Сопроводительные документы должны быть приложены в электронном виде в формате PDF (максимум 5 МБ) в разделе примечаний и приложений к заявке. |
Заказ на поставку (PO) | Сопроводительные документы должны быть приложены в электронном виде в формате PDF (максимум 5 МБ) в разделе примечаний и приложений к заявке. Не отправлять документы на сканирование. |
Документ PALcard (PCDO) | Храните сопроводительные документы в своем отделе. Не отправить на сканирование. |
Не отправлять документы на сканирование.Вкладка «Сканирование изображения» в документах DV, PREQ и TEM включает три подвкладки для обработки сопроводительных документов. Вы можете использовать одну или любую комбинацию этих опций:
Вы можете использовать эту опцию для прямой загрузки изображений ваших подтверждающих документов в FileNet.
Это самый быстрый и надежный способ приложить подтверждающие документы к вашему возмещению. Вот несколько советов:
Если ваши сопроводительные документы были отсканированы в электронный документ TEM или DV, который впоследствии был отклонен, свяжите этот отклоненный документ с новым. В поле этого раздела введите номер отклоненного документа. Примечание. Вы не можете связать DV с электронными документами TEM и наоборот. Связанные электронные документы должны быть из одного модуля.
Просмотр подтверждающих документовПосле размещения изображений в FileNet проверьте их качество и четкость. Изображения доступны в FileNet сразу после их загрузки. Файлы изображений отображаются как одна страница изображения.
Если у вас возникли трудности со сканированием или фотографированием документов в цифровой формат, вам следует обратиться в службу поддержки OIT или обратиться за технической помощью в ваше подразделение. Если вы столкнулись с ошибкой при загрузке файла, обратитесь в службу поддержки KFS и приложите снимок экрана с сообщением об ошибке.
Документы, находящиеся в узле журнала маршрута «Ожидание сканирования» и содержащие загруженные изображения, будут продвигаться по рабочему процессу только в заданное время пакетной обработки (днем и ночью).
Квитанции и другие подтверждающие документы, загруженные в FileNet, считаются оригинальными документами и будут храниться в соответствии с Политикой хранения документов UCOP. В соответствии с политикой UC каждый отдел является ответственным за свои подтверждающие документы. Таким образом, ответственность за определение того, достаточно ли хранения оригиналов документов в FileNet для обеспечения соответствия требованиям, или бумажные записи также следует хранить локально, лежит на отделе. Как минимум, бухгалтерия рекомендует сохранять подтверждающие документы до тех пор, пока документ KFS не станет окончательным, не попадет в бухгалтерскую книгу, не будет выплачен и не будет сверен.
Дополнительную информацию см.
в Руководстве по хранению документов для бухгалтерского учета.
Требуемые сопроводительные документы по видам расходов
Для каждого из видов расходов, перечисленных в таблице ниже, вам потребуется отправить указанные подтверждающие документы в Службу документов для сканирования или загрузить элементы на вкладку «Сканирование изображений». Эти документы необходимы сотрудникам отдела счетов к оплате для обеспечения соблюдения политик университета, а также различным аудиторам для проведения аудитов. Если у вас нет необходимого документа, вам нужно будет получить исключительное одобрение. Кроме того, имейте в виду, что в вашем отделе могут быть более строгие требования к квитанциям, чем те, которые указаны в следующей таблице.
Организация путешествий и мероприятий
Вид расходов | Тип электронного документа KFS | Необходимая подтверждающая документация | Другие соображения |
Командировочные расходы | Компенсация командировочных расходов (TR) | Детализированные поступления с подтверждение оплаты требуется для следующих :
|
|
Деловые встречи или развлечения | Возмещение расходов на развлечения (ENT)
|
|
|
Переезд, переселение и поиск жилья | Переезд и переезд |
|
|
Повестка дня является предпочтительным способом документирования бизнес-целей. Если повестка дня недоступна или содержит конфиденциальную информацию, подробно опишите характер поездки в разделе «Деловая цель» возмещения, например. что поездка была направлена на общеуниверситетское совещание функциональных офисов, выездное совещание деканов и директоров, расширенное официальное учебное занятие, совещание комитетов, назначенных университетом, или совещание профессиональной ассоциации или другой внешней организации. Отсутствие четкого указания деловой цели поездки представляет собой аудиторский риск для UCI и недопустимо в соответствии с политикой UC, поскольку это приведет к тому, что возмещение будет облагаться подоходным налогом.
Укажите полные имена гостей, их деловую принадлежность и цель встречи, если речь идет о еде.
Ваучеры на выплату
Вид расходов | Тип электронного документа KFS | Необходимая подтверждающая документация | Другие соображения |
Гонорары | Ваучер на выплату (DV) с кодом причины E |
|
|
Членство, подписки и взносы | Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины I
|
|
|
Подарки и неденежные вознаграждения | Ваучер на выплату (DV) с кодом причины U |
|
|
Оплата участникам исследования | Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины C |
|
|
Регистрация Сборы (не связанные с поездками) | Ваучер на выплату (DV) с кодом причины L |
|
|
Принадлежности и материалы (за исключением продуктов питания и проезда) | Ваучер на выплату (DV) с кодом причины B
ПРИМЕЧАНИЕ. Предпочтительными способами оплаты являются PALcard или заказ на покупку (PO). |
|
|
Оплата и обучение сотрудников | Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины P |
| |
Спонсорство программ | Ваучер на выплату средств (DV) с кодом причины Q |
|
Об авторе