Организация архива: пошаговая инструкция создания архива с нуля на предприятии. Офисная служба.

Организация архива: пошаговая инструкция создания архива с нуля на предприятии. Офисная служба.

Архив на предприятии: организация хранения документов

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов,

загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

Высота архивохранилища (^{пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009))}

зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.

В архивохранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил^{документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.}

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел

.

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

• ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты

  (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) — стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подраз

Правила, инструкции | Федеральное архивное агентство

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237)
Зарегистрировано Минюстом России 13.02.2020. Регистрационный № 57488.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 12.03.2020 № 24)
Зарегистрировано Минюстом России 20.03.2020. Регистрационный № 58396.

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526)

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утверждены приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)
Зарегистрировано Минюстом России 27.12.2019. Регистрационный № 57023.

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
Зарегистрировано Минюстом России 17.08.2018. Регистрационный № 51922.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356)
«Собрание законодательства РФ», 22.06.2009, № 25, ст. 3060, «Российская газета», № 113, 24.06.2009. Начало действия – 02.07.2009.

Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12.01.2009 № 3, зарегистрирован в Минюсте России 04.05.2009, регистрационный № 13882)
«Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 24, 15.06.2009. Начало действия – 26.06.2009.

Инструкция по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) (утверждена совместным приказом Министерства культуры Российской Федерации и Росархива от 14.03.2000 № 167/13).

Правила осуществления контроля за выполнением государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) федеральными бюджетными учреждениями, находящимися в ведении Федерального архивного агентства (утверждены приказом Росархива от 02.12.2019 № 185)
Зарегистрировано Минюстом России 09.01.2020. Регистрационный № 57080.

Организация архива на предприятии с нуля в Москве за лист: цена услуги оптимизации документооборота

Процесс организации архива на предприятии

Организация архива в организации начинается с определения срока хранения тех или иных документов. Этим могут заниматься не только руководители предприятий, но и специалисты, которые ведут делопроизводством компании. В сам процесс организации архива входят несколько этапов. Подробнее о них будет рассказано ниже.

Этапы создания архива

1. Издание приказа, в котором назначаются специалисты по управлению и содержанию архива. На небольших предприятиях таким человеком может являться и делопроизводитель. Но такая большая нагрузка может сказаться на качестве и эффективности рабочего процесса сотрудника, особенно если компания обладает слишком большим оборотом документов.

2. Разработка номенклатуры документации, которая подлежит архивации. Данный этап формирования архива должен производиться полностью по федеральному закону, последняя редакция которого выпущена в 2016 году. В России ФЗ «О перечне типовых управленческих архивных документов» обязателен к исполнению для любой компании.

3. Определение для каждого файла и папки срока хранения документов. Все дела, которые являются особо важными для предприятия, должны подлежать хранению на постоянной основе. Та документация, которая должна храниться более 10 лет, называется документами с временным хранением. В некоторых организациях в архивах отводят специальное место, где располагаются бумаги со сроком хранения менее 10 лет.

4. Распространение всем сотрудникам фирмы и отделам специальных выписок, в которых должны быть прописаны все заголовки дел, сдающихся в архив. Это структурирует работу архива и позволит держать всю документацию в полном порядке. Составлять подобные выписки необходимо строго с соблюдением имеющегося каталога по архивным делам. Если такого каталога организация не имеет, то стоит взять пример с предприятия, которое занимается схожей деятельностью.

5. Оценка архива и имеющихся документов. Специалист по архивным делам, прежде чем приступить к работе, обязан произвести опись уже имеющихся документов, а также составить список недостающих файлов и определить сроки, в которые их необходимо вернуть в архив.

6. Руководители делопроизводства или руководители предприятия обязаны провести инструктаж с новыми архивными работниками. Разговор должен затрагивать не только стандарты по архивизации, но и некоторые юридические тонкости ведения дел.

7. Важно произвести инвентаризацию архива. В нее входят:

• создание картотеки, где должны быть в обязательном порядке прописаны атрибуты всех имеющихся в архиве дел;
• сверка всех отчетов, которые были произведены за прошлые годы по документообороту;
• устранение все имеющихся недочетов в описаниях документации;
• удаление с описаний и с документов недостоверной или неактуальной информации.

8. Руководители фирмы обязаны составить приказ, в котором прописать, какие лица имеют право получать документацию из архива, а какие – нет. Если предприятие небольшое, то практически все сотрудники могут воспользоваться архивом и взять необходимые документы. Если же в организации существует много отделов, то сотрудники каждого из них могут получать бумаги определенной категории архивных дел.

9. Все дела и папки должны быть в определенном переплете. Если этого не было сделано ранее, то необходимо заняться этим вопросом до расположения документов на полках.

10. Специалист должен вести учет не только тех документов, которые были выданы сотрудникам, но и всей остальной актуальной документации. Он обязан создать картотеку на новые документы, а также следить за сроками хранения уже имеющихся файлов.

11. Необходимо уничтожить всю документацию, которая является неактуальной.

Современный архив организации технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью

Существует несколько обязательных условий, которые необходимо соблюдать для того, чтобы бизнес успешно существовал и развивался. Одним из таких фундаментов успешно построенного бизнеса являются грамотное ведение документооборота, обеспечение сохранности документов, а также оперативного доступа ко всей необходимой информации.

Важность документов нельзя недооценивать. Они являются не только частью ведения дел, но и непосредственно лицом компании. Каждая сформированная в процессе работы бумага несет в себе тот или иной характер и может являться основанием для многих операций, например для учета хозяйственных дел, расчета и начисления налогов, а иногда и основанием для возбуждения уголовного преследования.

Поэтому любой руководитель предприятия обязан обеспечить длительное хранение бумажных носителей информации в соответствующих условиях.

Всю документацию, сформированную в процессе существования фирмы, нужно хранить, а некоторые документы – даже после ликвидации фирмы, но не все руководители знают, где, как и сколько времени.

Зачастую в связи с незнанием всех нюансов в фирме организовывают текущее хранение документов как придется, заваливая склады коробками с папками, размещая неструктурированно на стеллажах и в кабинетах сотрудников.

Поиск документации при такой организации хранения становится невозможным. Но, как мы знаем, незнание законов не освобождает нас от ответственности, и в случае утери важной документации фирма может понести огромный урон, вплоть до прекращения ее деятельности и наложения огромных штрафов.

Продвинутые и крупные предприятия к вопросу организации хранилища подходят более осознанно. Под хранение бумаг выделяется офисное пространство, в котором поддерживаются необходимая температура и влажность, а также устанавливается дополнительный контроль за обеспечением сохранности бумаг. Как правило, при организации собственного архивного хранилища на предприятие берется специально обученный сотрудник, который отвечает за делопроизводство и ведение архива. Бумаги, передающиеся в архив, специально обрабатываются и прошиваются. Создаются номенклатура дел и опись документов для облегчения дальнейшего поиска нужных бумаг. Многие предприятия ушли еще дальше в этом вопросе и помечаю документы соответствующим по типу штрихкодом, занося все данные в систему. Такой подход в будущем намного ускорит поиск документов, особенно когда их очень много.

Помимо организации архивного хранения бумажный носителей, решением для сохранности документов может стать создание электронного архива документов. Особенно это ценно при условии, что архив бумажных носителей постоянно растет, а площади под хранение увеличивать невозможно или нецелесообразно.

Помимо экономии офисного пространства, электронный архив автоматизирует все процессы, связанные с занесением, учетом, хранением и оперативным поиском документации. Также внедрение электронного архива обеспечивает возможность быстрой передачи документации между отделами и даже филиалами предприятия, информацию легко выгрузить на рабочий компьютер в удобном формате или же отправить на печать.
С электронным архивом документов можно работать удаленно, а в случае непредвиденной проверки оперативно выгрузить всю запрошенную документацию по заданным параметрам за любой период.

Как уже говорилось выше, грамотно организованная работа с документами – это фундамент успешного бизнеса. Оперативный доступ, точность и актуальность информации, сохранность конфиденциальной информации – все это важные составляющие, которых можно достичь с внедрением информационных технологий в офис, а также организацией правильного хранения документов.

Самостоятельная организация любого архива, будь то электронный или бумажный, процесс трудоемкий и зачастую экономически невыгодный. Поэтому, как правило, организацию современного архива передают в стороннюю организацию под ключ.

Компания «Делис Архив» осуществляет услуги по хранению документов и организации электронного архива более 19 лет. Каждый проект реализуется по индивидуальным запросам. При организации бумажного хранения проект может включать в себя: полную подготовку к хранению (экспертизу, систематизацию, маркировку, упаковку в собственные короба, доставку в архивохранилище), опись документации и размещение в хранилище (с индивидуальным присвоением места хранения), обеспечение оперативного доступа к документам (в том числе и организация доставки необходимых документов в офис). Каждому клиенту предоставляется доступ в веб-кабинет. Хранение документов осуществляется в подготовленном, профессионально оборудованном архивохранилище, отвечающем всем международным стандартам, в том числе и банковской отрасли, а также оснащенным современными системами безопасности и пожаротушения.

При создании проекта по внедрению электронного архива наша компания предлагает своим клиентам полный спектр услуг – от подготовки бумаг, профессионального сканирования, обработки изображений, индексации и формирования книг до настройки всей системы и обучения персонала.
На сегодняшний день компанией «Делис Архив» внедрено более 100 электронных архивов, в том числе с интегрированием с системой АБС банков.

Организовать электронный архив документов или бумажный – решение исключительно за вами. Но доверить создание любого из них, пожалуй, лучше профессионалам. Заполните форму ниже для вызова нашего специалиста к вам в офис. Анализ объема работ и составление ТЗ бесплатно.

Это просто! Оставьте свои контакты, и мы перезвоним Вам в течение 5 минут

Полезные материалы

Поделиться в соц. сетях:

Этапы создания архива в организации

 

На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1].

Архивы организаций подразделяются на:

                    передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

                    не передающие свои документов в архивные учреждения на постоянное хранение.

В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов.

Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела [1].

Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения [4].

Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности [3].

При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу [2].

При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.

В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации [5].

Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.

Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.

Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий.

Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов [6].

В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

                    стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;

                    обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350–400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет.

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив.

Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела [6].

При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.

Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам.

Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.

 

Литература:

 

1.                Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 4 декабря 2006 года). URL: http://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения: 12.09.2015).
2.                ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». URL: http://base.garant.ru/70650732/ (дата обращения 12.10.2015).
3.                Основные правила работы архива организации от 06.02.2002 г. (г. Москва, 2002). URL: http://www.consultant.ru (дата обращения 12.10.2015).
4.                Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.) URL: http://www.kadrovik.ru/docs/perechen.tipovyh.upravlencheskih.dokumentov.htm (дата обращения 21.11.2015).
5.                Алексеева Е. В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития / Делопроизводство. 2003. № 2 (31). С. 77–84.
6.                Гришина М. В. Архив предприятии: организация хранения документов // Кадровые решения. 2011. № 2

Правила Основные правила работы архивов организаций

Федеральная архивная служба России
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ АРХИВОВ
ОРГАНИЗАЦИЙ

Одобрены решением
Коллегии Росархива
от 06.02.2002 г.

Москва – 2003

СОДЕРЖАНИЕ

Введение . 2 1. Общие положения . 3 2. Экспертиза ценности документов . 5 3. Комплектование архива . 9 4. Обеспечение сохранности документов архива . 21 5. Организация документов в архиве . 29 6. Учет документов в архиве . 34 7. Научно-справочный аппарат к документам архива . 42 8. Использование документов архива . 50 9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение . 55 10. Организация работы архива . 57 Приложения (формы) 59 Приложение 1 Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения . 60 Приложение 2 Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения . 61 Приложение 3 Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу . 62 Приложение 4 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению .. 63 Приложение 5 Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения . 63 Приложение 6 Форма листа фонда . 65 Приложение 7 Форма номенклатуры дел организации . 66 Приложение 8 Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации . 67 Приложение 9 Форма листа-заверителя дела . 68 Приложение 10 Форма внутренней описи документов дела . 68 Приложение 11 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения . 69 Приложение 12 Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации . 69 Приложение 13 Форма итоговой записи и заверительной надписи . 70 Приложение 14 Форма титульного листа описи документов постоянного хранения . 70 Приложение 15 Форма карточки постеллажного топографического указателя . 71 Приложение 16 Примерная форма карточки пофондового топографического указателя . 71 Приложение 17 Форма заказа на выдачу дел . 71 Приложение 18 Форма акта о выдаче дел во временное пользование . 73 Приложение 19 Форма титульного листа книги выдачи документов . 73 Приложение 20 Форма листа использования документов . 74 Приложение 21 Форма карты-заместителя дела . 74 Приложение 22 Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда . 76 Приложение 23 Форма титульного листа описи особо ценных дел . 76 Приложение 24 Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов . 77 Приложение 25 Форма титульного листа списка фондов . 79 Приложение 26 Форма титульного листа реестра описей . 79 Приложение 27 Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования . 81 Приложение 28 Форма титульного листа описи страхового фонда . 81 Приложение 29 Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию .. 83 Приложение 30 Форма паспорта организации, хранящей документы отраслевого фонда . 84 Приложение 31 Форма учетной карточки единицы учета эд . 84 Приложение 32 Форма акта миграций и перезаписей эд . 85 Приложение 33 Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов . 86 Приложение 34 Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов . 87 Приложение 35 Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение . 88 Приложение 36 Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны .. 89 Приложение 37 Форма акта о неисправимых повреждениях документов . 89 Приложение 38 Форма акта описания документов личного происхождения . 91 Приложение 39 Форма акта об образовании объединенного архивного фонда . 92 Приложение 40 Форма акта о технических ошибках в учетных документах . 93 Приложение 41 Форма акта об обнаружении документов . 93 Приложение 42 Форма архивной справки (образец) 94 Приложение 43 Форма карточки пользователя . 94 Приложение 44 Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов . 95 Приложение 45 Форма журнала регистрации посещений пользователями читального зала . 95 Приложение 46 Форма годового плана работы архива . 96 Приложение 47 Форма карточки учета работы с организацией . 97 Приложение 48 Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива . 98

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кинофотофоно и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

Основные правила работы архивов организаций подготовлены рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова Л.А.

1.1. Понятие архива организации

1.1.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации¹.

¹ В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются Основными правилами работы государственных архивов.

1.1.2. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

1.1.3. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.1.4. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.

1.2. Виды архивов

1.2.1. В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

1.2.2. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

архив управленческой документации;

научно-технический архив;

аудиовизуальный архив;

архив документации на электронных носителях.

1.2.3. Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

1.3. Основные задачи и функции архива

1.3.1. Основными задачами архива организации являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

учет и обеспечение сохранности документов;

создание научно-справочного аппарата к документам архива;

использование хранящихся в архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

1.3.3. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;

принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;

организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

1.3.4. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

1.4. Права архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

запрашивать от структурных подразделений и организаций — источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;

участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

1.5. Ответственность архива

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное уничтожение документов;

необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

2.1. Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов

2.1.1. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

2.1.2. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

2.1.3. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской федерации в области архивного дела.

2.1.4. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.

2.2. Организация проведения экспертизы ценности документов

2.2.1. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве — в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

2.2.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию², образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

² Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих под ведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК)

2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

2.2.4. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

2.2.5. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

2.2.6. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

2.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов

2.3.1 Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

2.3.3. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков охранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

2.3.4. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

2.3.5. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

запись ЭД на машинные носители;

проверка качества записи;

описание ЭД;

проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также — количество записей).

2.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов

2.4.1. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение 1 ), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2 ) и по личному составу (приложение 3 ), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4 ).

2.4.2. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу (приложение 5 ). Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

Порядок оформления и утверждения описей установлен в п. 6.4.5 настоящих Правил.

2.4.3. ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД):

2.4.4. Указанные (п. 2.4.1) описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

2.4.5. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

2.4.6. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

2.4.7. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

3.1. Комплектование архива организации

3.1.1. Комплектование архива организации — это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

3.1.2. Комплектование архива включает:

определение источников комплектования архива;

определение состава документов, подлежащих приему в архив;

организация передачи документов в архив.

3.2. Источники комплектования архива

Основными источниками комплектования архива организации являются:

структурные подразделения организации;

подведомственные организации;

физические лица.

3.3. Состав документов, подлежащих передаче в архив

3.3.1. Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

3.3.2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (см. п. 2.4.5).

3.3.3. Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

3.3.4. В архив передаются документы организаций предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций

3.4. Номенклатура дел

3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7 ) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8 ), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы и лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросу деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (пример: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

3.4.9 . Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

3.4.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

3.5. Порядок формирования дел в организации

3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо Ценных), а также документы, подлежащие возврату.

3.5.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении Делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости — и соответствующего государственного архива.

3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основны е требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11 ), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации и организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дел

профессиональных организаций | Национальный архив

Профессиональные организации по управлению архивами и документами

---

Содержание

---

Архивы:

Академия дипломированных архивистов
Независимая некоммерческая сертифицирующая организация профессиональных архивистов.

Ассоциированные организации и ассоциации
Ссылки на организации, ассоциации и группы, связанные или представляющие интерес для архивной профессии. Страница поддерживается Обществом американских архивистов.

Ассоциация информационных служб и технологий в области социальных наук (IASSIST)
Международная организация профессионалов, работающих в области информационных технологий и служб данных и использующих их для поддержки исследований и преподавания в области социальных наук.

Ассоциация профессионалов в области управления информацией (ARMA)
Некоммерческая профессиональная ассоциация и орган по управлению записями и информацией — бумажными и электронными.

Ассоциация архивистов движущихся изображений (AMIA)
Некоммерческая профессиональная ассоциация, созданная для развития области архивирования движущихся изображений путем налаживания сотрудничества между отдельными лицами и организациями, занимающимися приобретением, описанием, сохранением, показом и использованием материалов с движущимися изображениями.

Справочник региональных, государственных и местных архивных организаций в Соединенных Штатах.
Список региональных, государственных и местных архивных организаций в США. Информация доступна в алфавитном порядке или по регионам.

Международный совет архивов (ICA)
Содействует сохранению и использованию архивов во всем мире. Справочник ICA доступен здесь.

Международная федерация киноархивов
FIAF — это объединение ведущих мировых киноархивов, целью которого является обеспечение надлежащего хранения и демонстрации кинофильмов.

Среднеатлантическая региональная конференция архивов (MARAC)
Волонтер, региональный консорциум архивистов, которые живут и работают в штатах Нью-Йорк, Нью-Джерси, Пенсильвания, Мэриленд, Делавэр, Вирджиния и Западная Вирджиния, а также в округе США. Колумбия.

Национальная ассоциация администраторов государственных архивов и документации (NAGARA)
Профессиональная ассоциация, занимающаяся поддержкой государственных архивистов и менеджеров документации.

Веб-сайты членов Национальной ассоциации государственных архивов и документации (NAGARA)
Ссылки на все программы, связанные с NAGARA.

Общество американских архивистов (SAA)
Старейшая и крупнейшая в Северной Америке национальная профессиональная ассоциация архивистов.

Библиотеки

Американская библиотечная ассоциация (ALA)
Миссия: «Обеспечить руководство для развития, продвижения и улучшения библиотечных и информационных услуг и профессии библиотекаря».

Ассоциация библиотечного и информационного образования
Продвигает передовой опыт в исследованиях, обучении и обслуживании, а также обеспечивает понимание ценностей и этоса библиотечной и информационной науки.

Ассоциация университетских и исследовательских библиотек (ACRL)
Профессиональная ассоциация академических библиотекарей. ACRL — это подразделение Американской библиотечной ассоциации.

Ассоциация исследовательских библиотек
Некоммерческая организация из 123 исследовательских библиотек в комплексных исследовательских учреждениях США и Канады.

Beta Phi Mu
Организация, основанная в 1948 году для признания и поощрения академических достижений среди студентов, изучающих библиотеки и информатику.

Совет по библиотечным и информационным ресурсам
Независимая некоммерческая организация, которая работает над поддержанием и улучшением доступа к информации.

Комитет Федерального библиотечного и информационного центра
Отделение Библиотеки Конгресса, чья миссия заключается в содействии совершенствованию федеральных библиотечных и информационных служб посредством межведомственного сотрудничества.

Международная федерация библиотечных ассоциаций и учреждений
Международная организация, представляющая интересы библиотечных и информационных служб и их пользователей.

Ассоциация библиотечных и информационных технологий
Продвигает, развивает и помогает в реализации библиотечных и информационных технологий. LITA — это подразделение Американской библиотечной ассоциации.

Сохранение и консервация:

Американский институт сохранения исторических и художественных произведений (AIC)
Устанавливает и поддерживает профессиональные стандарты, продвигает исследования и публикации, предоставляет возможности для образования и способствует обмену знаниями между реставраторами, профессионалами своего дела и общественность.

Conservation OnLine (CoOL)
Полнотекстовая библиотека информации о консервации, охватывающая широкий спектр тем, представляющих интерес для тех, кто занимается консервацией библиотечных, архивных и музейных материалов.

Библиотека сохранения в Гарварде
Предоставляет информацию о программах и услугах по сохранению, доступных через библиотеки Гарвардского университета и Гарвардского колледжа.

Сохранение Библиотеки Конгресса
Миссия заключается в обеспечении долгосрочного и бесперебойного доступа к интеллектуальному содержанию коллекций Библиотеки, как в оригинальной, так и в переформатированной форме.Обеспечивает консервацию, переплет и ремонт, переформатирование, тестирование материалов, а также обучение персонала и пользователей.

Национальный фонд сохранения фильмов (NFPF)
Некоммерческая организация, созданная Конгрессом США для помощи в сохранении наследия американского кино; поддерживает общенациональную деятельность, направленную на сохранение американских фильмов и улучшение доступа к фильмам для учебы, образования и выставок.

Северо-восточный центр сохранения документов (NEDCC)
Миссия заключается в улучшении усилий по сохранению библиотек, архивов, исторических организаций, музеев и других хранилищ.

Стандарты:

Американский национальный институт стандартов (ANSI)
Наблюдает за созданием, опубликованием и использованием тысяч норм и руководств.

Американское общество испытаний и материалов (ASTM International)
Добровольная организация по разработке стандартов, источник технических стандартов для материалов, продуктов, систем и услуг.

Association for Information and Image Management (AIIM)
Некоммерческая организация, цель которой — помочь пользователям понять проблемы, связанные с управлением документами, контентом, записями и бизнес-процессами.

Национальная организация информационных стандартов (NISO)
Идентифицирует, разрабатывает, поддерживает и публикует технические стандарты для управления информацией.

Интернет-архив

: Об IA

The Internet Archive, некоммерческая организация 501 (c) (3), создает цифровая библиотека интернет-сайтов и других культурных артефактов в цифровом виде. Как бумажная библиотека, мы предоставляем бесплатный доступ исследователям, историкам, ученые, люди с ограниченными возможностями восприятия печатной информации и широкая публика.Наша миссия — предоставить всеобщий доступ Знания.

Мы начали в 1996 году с архивации самого Интернета, носителя, который начинает расти в использовании. Как и в газетах, контент, опубликованный в Интернете, был эфемерный — но, в отличие от газет, его никто не экономил. Сегодня у нас 20+ лет истории веб-поиска, доступной через Wayback Machine и мы работаем с более чем 625 библиотеками и другими партнерами в рамках нашей программы Archive-It span>, чтобы определить важные веб-страницы.

По мере роста нашего веб-архива росли и наши обязательства по предоставлению цифровых версий других опубликованных работ. Сегодня в нашем архиве:

Любой, у кого есть бесплатный аккаунт, может загружать медиафайлы в Интернет-архив. Мы работаем с тысячами партнеров по всему миру, чтобы сохранять копии их работ в специальные коллекции.

Поскольку мы библиотека, мы уделяем особое внимание книгам. Не у всех есть доступ к публичной или академической библиотеке с хорошей коллекцией, чтобы обеспечить универсальный доступ нам необходим для предоставления цифровых версий книг.Мы начали программа оцифровки книг в 2005 году, и сегодня мы сканируем 1000 книг в день в 28 локации по всему миру. Книги, изданные до 1923 г., доступны для скачать, и сотни тысяч современных книг можно взять на время через нашу открытую библиотеку. Некоторые из наших оцифрованных книги доступны только для отключенных от печати.

Как и Интернет, телевидение — эфемерный носитель. Мы начали архивирование телепрограмм в конце 2000 года, и нашим первым проектом общественного телевидения был архив теленовостей окружающих События 11 сентября 2001 года.В 2009 году мы начали отбирать из США телевизионные новости доступны для поиска по субтитрам в нашем архиве телевизионных новостей. Эта услуга позволяет исследователей и общественность использовать телевидение в качестве цитируемого и распространяемого Справка.

Интернет-архив обслуживает миллионы людей каждый день и является одним из лучших 300 веб-сайтов в мире. Единичный экземпляр библиотеки Интернет-архива коллекция занимает 45+ Петабайт серверного пространства (а мы храним не менее 2 копии всего).Мы финансируемся за счет пожертвований, грантов и предоставления веб-ресурсов. услуги архивирования и оцифровки книг для наших партнеров. Как и большинство библиотеки мы ценим конфиденциальность наших посетителей, поэтому мы избегаем сохраняя IP (интернет-протокол) адреса наших читателей и предлагаем наш сайт в протоколе https (безопасный).

Вы можете найти информацию о наших проектах в нашем блоге (включая важные объявления), связаться с нами, купить товары в нашем магазине и подписаться на нас в Twitter и Facebook.Добро пожаловать в библиотека!

Недавнее финансирование фонда щедро предоставлено ::

Международные организации Поиск | Союз международных ассоциаций

Эта информация является частью Открытого ежегодника , бесплатной службы основанного на подписке Ежегодника международных организаций (YBIO) МАУ. Он включает профили некоммерческих организаций, работающих по всему миру во всех сферах деятельности. Информация, содержащаяся в профилях, и функции поиска этой бесплатной службы ограничены.

Полнофункциональный Ежегодник международных организаций (YBIO) включает более 72 500 профилей организаций, дополнительную информацию в профилях, сложные функции поиска и экспорт данных. Для получения дополнительной информации о YBIO щелкните здесь или свяжитесь с нами.

МАУ — ведущий поставщик информации о международных некоммерческих организациях. Целью Открытого ежегодника является продвижение деятельности международных неправительственных организаций (МНПО) и межправительственных организаций (МПО).

Условия использования

МАУ позволяет пользователям получать доступ и использовать информацию, содержащуюся в его базах данных, только для внутреннего использования и в целях оценки. Пользователь не может повторно упаковывать, компилировать, распространять или повторно использовать любую или все Базы данных МАУ или данные *, содержащиеся в них, без предварительного разрешения МАУ.

Данные из ресурсов базы данных нельзя извлекать или загружать массово с помощью автоматических скриптов или других внешних программных инструментов, не предоставленных в самих ресурсах базы данных.Если ваш исследовательский проект или использование ресурса базы данных будет включать извлечение больших объемов текста или данных из ресурса базы данных, пожалуйста, свяжитесь с нами для получения индивидуального решения.

МАУ оставляет за собой право заблокировать доступ за неправомерное использование Базы данных.

* Данные означают любые данные и информацию, доступные в Базе данных, включая, помимо прочего: необработанные данные, числа, изображения, имена и контактную информацию, логотипы, текст, ключевые слова и ссылки.

Домашняя страница JSTOR

Перейти к основному содержанию Есть доступ к библиотеке? Авторизуйтесь через свою библиотеку Авторизоваться Зарегистрироваться

• Расширенный поиск
• Просматривать
  • по субъекту
  • по названию
  • по коллекциям
  • Издатель
• инструменты
  • Рабочее пространство
  • Анализатор текста
  • Серия JSTOR Understanding
  • Данные для исследований

Около Поддержка Вход Зарегистрироваться Поиск журналов, первоисточников и книг на JSTOR Поиск журналов, первоисточников и книг в JSTOR по ключевому слову .