Организация делопроизводства в организации: Организация и ведение делопроизводства на предприятии
Организация делопроизводства в территориально удаленных подразделениях
Истребование документов налоговой и их представление по разным каналам связи (часть 2)
Делопроизводство и архив
№ 01 / 2023
Современное делопроизводство
Объясняем смысл ст. 6.1 НК РФ на примерах,
чтобы показать расчет срока исполнения требования ИФНС о представлении документов / пояснений: где и как он может быть указан, как это понимать, как определить дату получения требования (с которой начинается отсчет), если оно передано лично, через «Почту России» или по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) – в каждом из этих вариантов есть своя специфика! Как подтвердить факт представления документов / пояснений в зависимости от способа их передачи в налоговую. Вольна ли организация в выборе «канала передачи». Какие штрафы грозят за нарушение сроков.
Марина Полухина
главный бухгалтер с 35-летним стажем, действительный член ИПБ России, доктор экономики
Как автоматизировать командировки, чтобы максимально отказаться от бумаги
Делопроизводство и архив
№ 12 / 2022
Современное делопроизводство
Показан алгоритм работы при оформлении командировки: от заявки на командировку и ее обеспечение, приказа, до отчета о командировке и авансового отчета. Порядок работы объясняется в деталях (для наглядности с таблицей и схемами). Показано, что можно перевести в электронный вид (часть процесса идет в «1С:», другая – в СЭД), какую оптимизацию это дает. Приводим примеры оформления документов.
Ольга Попова
начальник отдела документооборота АО «Национальная система платежных карт» (Платежная система «Мир»)
Истребование документов налоговой и их представление по разным каналам связи (часть 1)
Делопроизводство и архив
№ 12 / 2022
Современное делопроизводство
Какие варианты истребования документов
и пояснений используются налоговиками (лично, по почте, через телекоммуникационные каналы связи).
Как представить документы, если оригинал создан в бумажном виде, в электронном виде в утвержденном или собственном формате – для каждого из этих вариантов есть своя специфика. Как подтвердить представление таких документов в зависимости от используемого «канала передачи». Как рассчитать срок представления. Как составить пояснения (с образцами оптимальных формулировок). Все показано на примерах документов. В этом номере читайте 1-ю часть статьи.
Марина Полухина
главный бухгалтер с 35-летним стажем, действительный член ИПБ России, доктор экономики
Что делать с документами приобретенной компании
Делопроизводство и архив
№ 12 / 2022
Современное делопроизводство
Что делать с документами архивного фонда
и находящимися в текущем делопроизводстве приобретенной организации? Рассмотрены 2 ситуации: когда приобретаемая компания остается самостоятельным юрлицом; и когда она ликвидируется, а ваша становится правопреемником.
При этом отдельный вопрос возникает с номенклатурой дел и делами текущего года. Поводом для написания статьи стал вопрос подписчика:
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Сколько дней отводится для ответа на обращение?
Делопроизводство и архив
№ 10 / 2020
Современное делопроизводство
Вы поймете, на какие обращения можно ответить
в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
Сергей Россол
корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»
Как определить сроки исполнения?
Делопроизводство и архив
№ 08 / 2011
Современное делопроизводство
После того как определены документы, которые
вы хотите контролировать в своей организации, необходимо понять, в какие сроки они должны быть исполнены. Казалось бы, что может быть проще? Посмотри на резолюцию руководителя и выполняй его указания, требуй исполнения документа в указанный срок. Но и здесь могут возникнуть проблемы, т.к. сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Чтобы разобраться с подводными камнями «сроков исполнения», постараемся проанализировать наиболее распространенные проблемы и дать практические рекомендации читателям, как же их избежать.
Юсипова Е.Г.
заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией
Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив
Делопроизводство и архив
№ 04 / 2018
Современное делопроизводство
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Рудина Наталья
генеральный директор архивной фирмы, www.
arhivdocument.ru
Евгения Кожанова
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Порядок разработки номенклатуры дел
Делопроизводство и архив
№ 12 / 2009
Современное делопроизводство
В конце года необходимо составить (или
актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук
2.7. Организация делопроизводства в структурных подразделениях \ КонсультантПлюс
2.7. Организация делопроизводства
в структурных подразделениях
2.7.1. Для непосредственного ведения делопроизводства в структурных подразделениях руководителями этих подразделений назначаются ответственные работники, права и обязанности которых определяются их должностными регламентами.
2.7.2. На работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:
ежедневное получение поступившей корреспонденции в экспедиции Управления делами и проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в системе «Дело»;
доклад документов руководителю структурного подразделения и последующая передача их работникам подразделения на исполнение;
регистрация исходящих и внутренних документов, подписанных руководителем структурного подразделения, проверка правильности их оформления;
контроль за прохождением документов в подразделении и соблюдением сроков их исполнения;
составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения и ее хранение;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовка и своевременная передача дел по решению руководителя структурного подразделения на хранение в центральный архив Судебного департамента;
учет служебной информации, поступившей и переданной по средствам связи;
хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;
еженедельное информирование руководителя структурного подразделения о состоянии делопроизводства в подразделении, а также об исполненных и находящихся на исполнении документах.
2.7.3. Передача исполненных в структурном подразделении документов между структурными подразделениями осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство, под роспись в реестре.
Служебные документы, исполненные, зарегистрированные в структурном подразделении, доложенные Генеральному директору Судебного департамента, минуя Управление делами, непосредственно руководителем структурного подразделения и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, представляются в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами для постановки их на контроль, затем возвращаются в структурное подразделение для последующего их размножения работником, ответственным за делопроизводство, и передачи соисполнителям для исполнения в соответствии с резолюцией Генерального директора Судебного департамента.
Документы, зарегистрированные на имя руководства Судебного департамента, передаются из одного структурного подразделения в другое только через отдел прохождения документов Управления делами.
2.7.4. Документы со штампом «Подлежит возврату в Управление делами» после исполнения в обязательном порядке должны быть возвращены в отдел прохождения документов Управления делами.
2.7.5. Документы, которые исполняются несколькими работниками подразделения, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
2.7.6. На время болезни (отпуска, командировки) работника, ответственного за делопроизводство, его обязанности возлагаются на другого работника.
При увольнении или при назначении работника, ответственного за делопроизводство, в другое структурное подразделение, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по приемо-сдаточному акту, который утверждается руководителем структурного подразделения.
2.7.7. В целях обеспечения эффективного контроля за организацией и практическим ведением делопроизводства, планированием и контролем за ходом исполнения поручений Управление делами периодически (один раз в три года) организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Судебного департамента и о результатах докладывает Генеральному директору.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 20.01.2015 N 8)
(см. текст в предыдущей редакции)
Организация офиса | Значение | Характеристики
СОДЕРЖАНИЕ
- ВВЕДЕНИЕ В ОФИСОСКУЮ ОРГАНИЗАЦИИ
- Значение офисной организации
- Определение офисной организации
- Характеристики офисной организации
- Шаги, связанные с офисной организацией
Изображение: Офисная организация — Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение, Значение. Определение, характеристики, необходимые шаги
Введение в организацию офиса
В зависимости от размеров офиса возникает необходимость организовать работу или деятельность для эффективного достижения поставленной цели с минимальными затратами.
Следовательно, вся деятельность концерна должна быть разделена на множество операций или функций (называемых отделами). Грамотное обустройство организации вместе с оргтехникой будет способствовать быстрому выполнению офисной работы. Таким образом, офисная организация основана на организованном распорядке и процедурах и непрерывном потоке работы.
Значение офисной организации
Офисная организация – это процесс определения и группировки офисной деятельности по основным руководителям функций, подбор подходящего персонала, назначение им работы и делегирование им полномочий для выполнения работы, координация деятельности различных лиц и предоставить необходимые средства, такие как формы, канцелярские принадлежности, оборудование, машины и подходящую рабочую среду, чтобы люди могли эффективно выполнять свою работу.
Определение офисной организации
Офисная организация определяется как процесс определения и группировки офисной деятельности и установления властных отношений между сотрудниками, работающими в офисе, чтобы они могли эффективно и экономично выполнять поставленные задачи.
Характеристики офисной организации
Ниже перечислены характеристики офисной организации:
1. Закрепление ответственности за каждым офисным работником.
2. Поручение работы исходя из компетенции служащего.
3. Избегайте задержек при выполнении офисной работы.
4. Выполнение работ по заранее установленной системе и порядку.
5. Надлежащее и адекватное делегирование полномочий для выполнения работы.
6. Обеспечение надлежащего надзора за каждой работой.
7. Осуществлять надлежащий контроль за работниками офиса.
8. Надлежащее обеспечение необходимыми бланками и канцелярскими принадлежностями для выполнения работы.
9. Эффективное использование имеющегося оборудования и машин в офисе.
10. Создание подходящей рабочей среды.
Шаги, связанные с организацией офиса
Следующие шаги связаны с организацией офиса.
1. Первым шагом является определение офисной деятельности, которая должна выполняться для достижения основных целей организации бизнеса.
2 Такие идентифицированные действия классифицируются для облегчения группирования действий.
3. Затем все выявленные виды деятельности группируются по какому-либо одному из признаков. Выбор основы зависит от характера организации бизнеса. Если деятельность сгруппирована по функциональному признаку, отделы или отделы создаются по функциональному признаку. Например, Производство, Продажи, Финансы, Бухгалтерия, Персонал и тому подобное.
4. Сгруппированные действия назначаются отдельному лицу или группе. Как правило, производственная деятельность возлагается на начальника производства и производственный отдел. Таким образом, другие сгруппированные действия назначаются каждому человеку и отделу. Ответственность закреплена на каждом уровне всех отделов.
5. Всякий раз, когда установлена ответственность, необходимы полномочия для выполнения работы. Таким образом, каждому руководителю соответствующего отдела делегированы соответствующие полномочия.
6. Создана надлежащая организационная структура для облегчения эффективной координации сгруппированных действий как по горизонтали, так и по вертикали. Кроме того, структурные отношения также четко определены.
Стратегии организации офиса | Малый бизнес
Автор Lisa McQuerrey
Организация офиса может повысить производительность, снизить вероятность ошибок и помочь сотрудникам лучше управлять и распределять свое время. Организация офиса может быть процедурной, включая повестку дня собраний, график работы и прямую цепочку подчинения. Организация также может быть физической, например, создание инновационных систем хранения документов, разработка подходов к хранению документов и разработка передовых методов распределения ресурсов.
Дизайн рабочего места
То, как спроектирована ваша офисная среда, влияет на организацию и рабочий процесс и облегчает взаимодействие. Например, открытая офисная среда поощряет обмен информацией и идеями, но одновременно может ограничивать конфиденциальность и снижать концентрацию внимания, особенно на задачах, ориентированных на детали.
Рабочие места, спроектированные рядом с офисными принадлежностями и общими рабочими местами, такими как конференц-залы и общее офисное оборудование, могут повысить производительность. Также может быть полезно иметь несколько частных зон для конфиденциальных встреч и работы над деталями.
Эффективность рабочей станции
Организация отдельных рабочих мест позволяет сотрудникам более эффективно использовать небольшие площади. Например, инвестируйте в организационные системы, такие как доски, которые можно прикрепить к стенам кабинки, системы хранения документов, которые компактны и легкодоступны, а также эргономичные стулья, столы и клавиатуры, которые хорошо вписываются в часто тесные рабочие места. Хорошо экипированные сотрудники, скорее всего, будут физически чувствовать себя более комфортно и более продуктивно, чем те, кто плохо экипирован.
Коммуникационные системы
Частью организации офиса является разработка или усиление систем межофисной связи.
Это может быть достигнуто за счет создания внутренней сети компании, в которой сотрудники могут легко общаться с помощью офисной электронной почты и веб-функций связи. Также рассмотрите формализованную политику того, как коллеги используют электронную почту и копируют друг друга, а также обмениваются информацией, такой как протоколы собраний, диаграммы рабочих процессов, отчеты о ходе работы и другую важную информацию. Разработайте процедуры для участников совещаний по стратегическому планированию, телеконференций и видеоконференций, чтобы усилия по коммуникации были целенаправленными и четкими.
Управление временем
Организация и эффективное управление временем часто идут рука об руку. Поощряйте сотрудников выделять определенное количество времени на выполнение высокоприоритетных задач каждый день, устанавливая ежедневные и еженедельные цели и задачи. Это может быть особенно полезно в ситуациях групповой или совместной работы, когда коллеги полагаются друг на друга при выполнении своих собственных задач.
Об авторе