Организация документооборота на предприятии: Организация документооборота на предприятии и в организациях

Организация документооборота на предприятии: Организация документооборота на предприятии и в организациях

Содержание

его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот – это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

  • Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
  • Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
  • Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
  • Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

  • Срок исполнения – он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
  • Контролирующее лицо – его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

  • список исполнителей, то есть составителей;
  • срок исполнения;
  • перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

  • список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
  • срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
  • основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

  • Первичная обработка. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
    • обратный адрес есть только на нём;
    • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
    • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
    • на конверте имеются пометки отправителя.

    Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

  • Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
  • Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
    • внутренняя;
    • входящая;
    • исходящая;
    • конфиденциальная;
    • коммерческая.

    Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

    • для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
    • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
  • Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
    • фамилия и должность исполнителя;
    • сроки выполнения.

    Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

  • Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
  • Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
    • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
    • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
    • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

    Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

  • Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
    В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.

Электронный документооборот

Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот.

Чтобы воспользоваться этой возможностью, предприятие должно приобрести специальное программное обеспечение, а также ЭЦП.

Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП.

Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

Организация документооборота на предприятии | Респект: Учет договоров

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа.

Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения.

Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

  • входящие документы
  • исходящие документы
  • внутренние документы
  • коммерческие контракты
  • документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

  • 01 - индекс структурного подразделения
  • 05 - номер дела по номенклатуре
  • 134 - порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

 

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ниже представлен образец регистрационной карточки:

Рассмотрение документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

Организация документооборота на предприятии - Энциклопедия по экономике

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ  [c.7]

Это одна из немногих работ по рациональной организации документооборота на предприятиях, который во многом определяет успех внедрения и использования Комплексной системы управления качеством продукции. В ней рассмотрены состав и структура информационного массива, дана классификация информации по различным признакам, излагаются пути рационального распределения и переработки информационных потоков в системах управления, приводятся результаты практического использования новой системы информационного обеспечения.  [c.80]

В настоящем издании собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым стандартом (ГОСТ Р 6.30—97, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Приведена инструкция по делопроизводству акционерного общества.  [c.2]

В справочнике сконцентрированы самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым стандартом (ГОСТ Р 6.30-97), даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.  [c.3]

Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой предприятием учетной политики. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота, Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.  [c.47]

Документооборот и его организация. Документооборот — это время движения первичных документов в бухгалтерском учете от момента их создания до сдачи в архив. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) график документооборота. Благодаря графику документооборота оптимизируется учетная работа, усиливается контрольная функция учета. График оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением предприятия, а также конкретными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Схема документооборота на предприятиях приведена на рис. 4 (с. 56).  [c.55]

Развитие АСУ предъявляет более строгие требования к обеспечению единообразия и рациональности в организации документооборота на предприятии, в частности к упорядочению, стандартизации и унификации документации. В связи с этим целесообразно сконцентрировать все машинописные, копировально-множительные и другие работы по документационному обслуживанию на предприятии в едином структурном подразделении — документа-ционном центре, включив в него функции канцелярии, машинописного бюро, типографии, копировального бюро, бюро размножения документации, ИВЦ, архива. Документационный центр должен также обладать правом рационализации и унификации внутризаводской документации.  [c.62]

Функционально-технологический подход к построению организационных структур, основанный на рационализации потоков информации и технологии ее обработки, позволяет учитывать особенности конкретной организации, отличается гибкостью и универсальностью. Вместе с тем он характеризуется высокой трудоемкостью, использованием стабильной номенклатуры сложившихся функций управления, подчинением организационной структуры схеме документооборота на предприятии. Это ограничивает возможности его использования.  [c.164]

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.  [c.194]

Должностные обязанности. Выполняет работу по проектированию и внедрению автоматизированных систем управления производством (АСУП) на основе применения совокупности экономико-математических методов, современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи, элементов теории экономической кибернетики. Изучает систему и методы управления и регулирования деятельности предприятия, его производственных и функциональных подразделений, определяет возможности формализации элементов действующей системы и целесообразности перевода соответствующих процессов на автоматизированный режим. Осуществляет подготовку необходимых данных и участвует в составлении технического задания на проектирование АСУП и ее отдельных этапов и подсистем, в разработке технических и рабочих проектов. Формулирует постановку задач, выполняет работу по их алгоритмизации, выявляет возможности типизации решений отдельных элементов системы, подготавливает предложения о применении в проектировании АСУП типовых блоков и участвует в их создании. Изучает разработанные проектными организациями и действующие на других предприятиях системы автоматизированного управления производством с целью использования передового опыта проектирования и эксплуатации АСУП. Принимает участие в работе по совершенствованию документооборота на предприятии, формулирует требования к содержанию и построению технической и организационно-распорядительной документации, используемой в системе автоматизированного управления производством. Разрабатывает технологические схемы обработки информации по установленным задачам АСУП с учетом организационного и технического обеспечения по всем подсистемам. Подготавливает проекты методических материалов, инструкций и другой технической документации, связанной с созданием и использованием фондов информационного использования АСУП. Участвует в работе по отладке, опытной эксплуатации и поэтапному введению в действие комплекса технических средств АСУП. Осуществляет авторский над-  [c.145]

Изобразите схему документооборота на предприятии, укажите, какие недостатки в его организации могут отрицательно повлиять на сохранность активов и достоверность финансовой отчетности.  [c.60]

Должен знать постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие -материалы по организации делопроизводства Единую государственную систему делопроизводства стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации структуру предприятия организацию делопроизводства на предприятии схемы документооборота порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок сдачи дел в архив системы организации контроля за исполнением документов оргтехнику и другие средства меха--низации управленческого труда основы экономики, организации производства, труда и управления правила внутреннего трудового распорядка основы трудового законодательства . правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  [c.40]

В соответствии с действующими нормативными документами при организации системы документооборота на предприятии руководитель должен утвердить приказами (распоряжениями) по предприятию  [c.57]

Организация бухгалтерского учета и документооборота на предприятии Хорошая, отлаженная Средняя Недостаточная  [c.81]

Пособие представляет собой типовые методические рекомендации по организации делопроизводства на предприятиях любой организационно-правовой формы собственности и любого размера - от малого до многопрофильных концернов. В пособии подробно описывается технология работы с документами, организация документооборота, контроль исполнения, систематизация документов, формирование дел и архивное хранение. В приложениях приведены наименования дел и конкретных документов со сроками их хранения, тарифно-квалификационные характеристики работников делопроизводства, положение об отделе документационного обеспечения управления и другая полезная информация.  [c.2]

На документальное оформление многочисленных хозяйственных операций, совершаемых на предприятиях и в организациях, затрачивается много труда счетных и оперативных работников. Поэтому упрощение и сокращение первичной документации, в частности унификация первичных документов, а также совершенствование документооборота, имеют важное значение для уменьшения трудоемкости бухгалтерского учета и его удешевления. Чтобы учет стал более своевременным, точным и дешевым, необходимо постоянно совершенствовать первичную документацию и документооборот.  [c.48]

Цель создания системы сегментарного учета и отчетности в организации — это обеспечение собственников и менеджеров всех уровней управления полной, оперативной и достоверной информацией о деятельности структурных подразделений для анализа и принятия грамотных управленческих решений. Выше было показано, что эту информацию не может предоставить система финансового учета. Постановка же сегментарного учета, кроме того, позволяет усовершенствовать существующий в настоящее время на предприятии документооборот, оптимизировать показатели деятельности как отдельных центров ответственности, так и предприятия в целом и как следствие — повысить прибыль ЗАО Провизор .  [c.424]

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения АХД и выработки управленческих решений.  [c.236]

Организация бухгалтерского учета на предприятии немыслима без создания оптимальной схемы движения документов, составленной на основе изучения управленческого и производственного процессов. Движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом.  [c.453]

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и соблюдение действующего законодательства несет его руководитель. В его компетенцию входит утверждение учетной политики, рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов (для оформления хозяйственных операций, по которым нет типовых форм), порядка проведения инвентаризаций, правил организации документооборота, других  [c.426]

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% — это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях (организациях, банках и др.) электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки, структуре управления, наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.  [c.133]

Документация — совокупность носителей первичной информации, отражающая хозяйственную деятельность предприятий и организаций. Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться документально. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет. Вопросы документального отражения и организации документооборота подробно рассматриваются в гл. 6.  [c.26]

Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота. При этом принятая система документооборота, как элемент учетной политики, должна обеспечивать  [c.140]

Основой технологии управленческих работ является принятая на предприятии система документации. Поэтому для совершенствования организации труда работников аппарата управления необходимо тщательно проанализировать объем и потоки информации или, как это принято называть, документооборот.  [c.249]

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только министерствами и ведомствами, она находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.  [c.13]

Необходимость совершенствования управленческих процессов возникла в нашей стране и за рубежом относительно недавно — в конце 50-х начале 60-х гг. 20-го века. Зарубежные авторы связывают революцию в административном управлении с ростом управленческого аппарата и затрат на него, ростом объемов административной (офисной) работы, появлением новых видов управленческих функций на предприятиях (рекламная деятельность, социальное страхование, связи с общественностью и т.д.), резким увеличением объемов информации и документооборота и как следствие необходимостью четкой организации управленческого труда, рационализации управленческих процессов, т.е. комплексных действий по совершенствованию управленческого деятельности.  [c.8]

Должен знать законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности формы и методы бухгалтерского учета на предприятии план и корреспонденцию счетов организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия правила эксплуатации вычислительной техники экономику, организацию труда и управления рыночные методы хозяйствования законодательство о труде правила и нормы охраны труда.  [c.338]

Главный бухгалтер должен знать законодательство о бухгалтерском учете постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающиеся хозяйственно-финансовой деятельности предприятия гражданское право, финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство структуру предприятия, стратегию и перспективы его развития положения и инструкции по организации бухгалтерского учета на предприятии, правила его ведения порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета формы и порядок финансовых расчетов методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия современные средства вычислительной техники и возможности их применения для.выполнения учетно-вычислительных работ и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования организации бухгалтерского учета экономику, организацию производства, труда и управления основы технологии производства рыночные методы хозяйствования законодательство о труде правила и нормы охраны труда.  [c.402]

На предприятиях, в организациях, в народном хозяйстве ведутся работы по автоматизации систем управленческого труда, сбора и обработки экономической и научной информации, контроля качества продукции, документооборота, обучения кадров, редакционно-издатель-ской и информационной деятельности (реферирование, перевод) и т. д. При этом создаются соответствующие системы, которые в зависимости от степени А. подразделяются на автоматизированные (в которых часть функций выполняет человек) и автоматические (работающие без участия человека).  [c.8]

Данное издание является практическим пособием по организации современного делопроизводства. В нем. собраны основные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым ставдартом (ГОСТ Р 6.30-97, Требования к оформлению документов), даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятия, рациональной систематизации документов, указаны сроки хранения основных документов предприятия.  [c.2]

Другой научной дисциплиной, примыкающей к документалистике, является документоведение, разрабатывающее способы создания документов, принципы организации документооборота и построения систем документирования, а также изучающее закономерности образования документов в учреждениях, организациях и на предприятиях. Основателем этой дисциплины являлся К. Г. Митяев, теперь над ее развитием работают Т. В. Кузнецова, М. А. Васильев, М. Т. Лихачев, А. Н. Сокова, В. А. Ци-кулин и др.  [c.9]

Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота  [c.275]

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы от действующей в настоящее время состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).  [c.12]

Организация документооборота на примере конкретного предприятия (Курсовая работа)

Оглавление

Введение………………………………………………………………. ………3

Глава 1.Понятие и развитие документооборота……………….……….…5

1.1 Развитие документооборота………………………………….……….….5

1.2 Понятие документооборота………………….……………………….…..7

Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО

комбината «Магнезит»……………………….……….………….…...….…..10

2.1 Схема движения и технология обработки документов

ОАО комбината «Магнезит»………………………………………..……….13

2.2. Регистрация документов…………………………………………..…….17

2.3 Контроль исполнения документов………………………………..…….23

Заключение……….……………..……………………………….….………..26

Библиография…..……………… ………………………………………..….27
Приложение

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении , хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсового исследования является организация процесса документооборота на примере ведущего предприятия города Сатки - ОАО «Комбината Магнезит».

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на ОАО «Комбинате Магнезит».

Целью курсовой работы является рассмотреть организацию документо-оборота данного предприятия.

Задачи:

- изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;

- рассмотреть процесс документооборота на предприятии;

- описать организацию документооборота.

Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы.

Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

В первой главе описано понятие документооборота и его развитие.

Во второй главе рассмотрена организация документооборота ОАО «Комбината Магнезит».

В заключении представлены выводы по курсовой работе.

В списке использованной литературы представлены 21 библиографических описания.

Глава 1.Понятие и развитие документооборота

1.1 Развитие документооборота


Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и

операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

1.2. Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства , определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней.

Восходящие – входные , поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту:

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и

внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Движение входящих документов

Схема движения входящих документов

Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:

Рис. 1. Схема движения входящих документов

I

Руководитель (директор)

II

Исполнитель (структурное подразделение)

а

Экспедиционная обработка

b

Предварительное рассмотрение, сортировка

с

Регистрация

d

Распределение (разметка)

е

Перераспределение (переметка)

1

Корреспонденция

2

Документы, регистрируемые службой ДОУ

3

Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Вывод:

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Организация, автоматизация и ведение документооборота

Желаете повысить производительность своей компании? Тогда начните с реорганизации и автоматизации своей системы документооборота. Современная система ведения кадрового делопроизводства на предприятии с привлечением инновационных технологий может значительно повысить производительность Вашей компании. Специалисты ОСГ проанализируют Вашу действующую систему и усовершенствуют ее, что даст Вам конкурентные преимущества.

Автоматизация документооборота на предприятии

Для успешного внедрения автоматизации документооборота в компании, ОСГ проводит комплексные диагностические работы. В ходе работ мы изучаем каналы поступления информации в Вашу компанию, причины и способы создания документации, методы передачи информации внутри компании и за её пределы, нормативные сроки исполнения внутренних предписаний, необходимые элементы обработки документации, а также обеспечиваем хранение документов согласно срокам и нормам, установленным законодательством.

Это исследование помогает выявить ошибки работы с документацией, которые тормозят основные рабочие процессы. Устранив ошибки, мы определим направления дальнейшей работы, гарантирующее успешное управление документами, а значит, и бизнесом. Сделать запрос стоимости сейчас

Организация документооборота на предприятии. Высокотехнологичные решения

Результаты анализа заносятся в специальный отчет, в котором предложены индивидуальные решения к автоматизации Вашего архива. Результатом внедрения этих решений становятся: быстрая обработка документов, гарантированная безопасность данных и устранение ошибок в хранении документов и их обработке. Ваш персонал получает расширенные возможности работы, а эффективное ведение делопроизводства, благодаря автоматизации, способствует повышению производительности.

Новая оптимизация документооборота на предприятии

После утверждения ОСГ составляет график перехода на новую систему. Наши специалисты работают круглосуточно, что обеспечивает плавный своевременный переход. Все это дополняется поддержкой, которую способен предоставить только лидер в своей отрасли.

ОСГ проводит семинары для Ваших сотрудников, чтобы они смогли понять и оценить, как легко и эффективно будет работать новая система. На семинарах мы демонстрируем, как автоматизация документооборота благоприятно сказывается на функционировании всего предприятия, включая административный отдел, отдел кадров, бухгалтерию, отдел по работе с клиентами, отдел продаж и другие.

Разработка и организация, анализ состояния документооборота на предприятии

Под документооборотом понимается путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив. Рациональная разработка и организация документооборота на предприятии предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений, а также участие в нем минимально необходимого числа подразделений и исполнителей.

Разработка и организация документооборота на предприятии в значительной мере обеспечивается планированием движения первичных учетных документов в соответствии с графиком. Работу по составлению графика документооборота обычно организует главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня оперативности и автоматизации работ.

При разработке и в процессе организации документооборота, а также при обеспечении контроля сохранности документов в процессе их движения рекомендуется составлять график документооборота в виде схемы работ по созданию, проверке и обработке документов.

Разработка и организация документооборота на предприятии:

  • изучение бизнеса клиента;

  • изучение и анализ организационной структуры предприятия;

  • изучение взаимодействия структурных подразделений на предприятии;

  • подготовка рекомендаций по организации документооборота.

Мы предлагаем Вам комплекс услуг по разработке и организации, анализу состояния документооборота на предприятии, включающий несколько этапов, каждый из которых может быть осуществлен в качестве самостоятельного проекта:

  • постановка службы документационного обеспечения управления на предприятии;

  • анализ состояния документооборота на предприятии. Разработка и проведение мероприятий по его оптимизации;

  • экспертиза бланков и типовых форм документов на предмет соответствия ГОСТу, правилам ведения документооборота организаций, бизнес-процессам организации;

  • экспертиза кадрового делопроизводства. Оптимизация кадрового делопроизводства;

  • организация хранения (оперативного и архивного) документов компании.

В настоящее время наблюдается тенденция к ужесточению требований к рациональной организации документооборота, качеству оформления и хранения документов, усиливается ответственность должностных лиц в случае выявленных нарушений движения первичных учетных документов.

Получить подробную информацию об услуге Вы можете, обратившись к нашему специалисту.

Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия в 2021 году

Документооборот в бухгалтерском учете — это комплекс мер, направленных на создание, проверку, обработку и хранение информации на предприятии.

Утверждение документооборота в организации

Основным нормативным актом, который регулирует ведение учета в организации, является закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В закон регулярно вносятся изменения и поправки. Любой факт хозяйственной деятельности бизнеса подтверждается документально. Для бесперебойного и правильного функционирования предприятия требуется организация документооборота в бухгалтерском учете, его порядок утверждается руководителем.

Принципы работы с первичной информацией в бухучете регулируются «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина СССР №105 в июле 1983 года. Этот нормативный акт утратит силу только в январе 2022 г., согласно приказу Минфина №184 от 30 апреля 2020 г. В положении описаны требования к первичным документам, срокам их хранения и исправлению ошибок.

По закону 129-ФЗ (статья 6 пункт 3) система движения официальных бумаг на предприятии утверждается в учетной политике. Это находит подтверждение в ПБУ 1/2008 «Учетная политика».

Ответственные лица

По нормативным актам (пункт 1 статьи 7 ФЗ-402) организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборот обеспечиваются его руководителем и главным бухгалтером. В обязанности этих лиц входит:

  • своевременное и корректное оформление «первички»;
  • отражение фактов хозяйственной деятельности в учете в установленные сроки;
  • контроль достоверности информации.

Ответственным за организацию процесса является руководитель фирмы.

Организация документооборота на предприятии

Еще одним ориентиром является стандарт ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который фиксирует требования к «первичке» и ее движениям на предприятии. Наглядная схема процесса выглядит так:

В процессе выделяются пять основных этапов, которые дополняются и дорабатываются в зависимости от условий бизнеса и требований руководства. При введении документооборота важно утвердить его график и разработать положение, в котором указать сроки и стадии движения официальных бумаг в организации.

Требования к «первичке»

Законодательство предлагает установленные формы для первичного учета, но оставляет предприятиям возможность разрабатывать и утверждать собственные формы. Любой бланк содержит ряд реквизитов, без которых является недействительным. Перечень этих требований есть в законе о бухучете.

Первичная форма содержит следующие обязательные для заполнения поля:

  • название формы;
  • дата ее создания;
  • название и реквизиты фирмы, выпустившей документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • единицы натурального и денежного измерения;
  • должности и подписи ответственных лиц.

Различают первичную и сводную бухгалтерскую документацию. Ко второй категории относят формы отчетности, они всегда регламентируются законодательно.

По форме выпуска документооборот в бухгалтерском и налоговом учете делится на бумажный и электронный. Электронная «первичка» является действительной только при заверении электронной подписью.

Хранение бухгалтерских документов

Срок хранения документации зафиксирован в законе 402-ФЗ и составляет 5 лет. После использования бланка для составления отчетности его следует подшить в хронологическом порядке и хранить в организации, пока есть необходимость в быстром доступе к нему. По истечении этого времени документацию допустимо отправить на хранение в архив.

Внесение изменений

Нередко возникает необходимость внести изменения в документацию и документооборот в бухгалтерском учете предприятия. Этот процесс регламентируется в пункте 7 статьи 9 закона 402-ФЗ. Исправления в обязательном порядке датируются и заверяются подписями ответственных лиц организации. Некорректные данные зачеркиваются таким образом, чтобы информация не читалась, а сверху пишутся новые.

Чаще требующий исправления бланк заменяется новым. Есть бланки, которые не исправляются, а только подлежат замене. К ним относятся счета-фактуры, формы кассовой дисциплины, и банковские.

шлюзов для межорганизационного документооборота

sourcer и insourcer для работы с системой управления рабочими потоками IBM MQ

Series следующим образом:

Назначение действий конкретному пользователю,

External, помечает их как переданные на аутсорсинг. Рабочий список External

представляет собой средство связи

как для провайдера, так и для запрашивающей стороны. Аутсорсер

и инспектор получают доступ к рабочему списку External с помощью клиентского интерфейса

, который обеспечивает аналогичные функции -

, что и интерфейс 2 архитектуры, определенной Коалицией управления рабочим потоком

.

6

Используя

этот интерфейс, аутсорсер (часть RGM) контролирует

рабочий список и извлекает новые действия из источника

(шаг 1 на рисунках с 4 по 6), а инсорсер

создает новый процесс экземпляры в PMS ser-

вице-провайдер (шаг 4). Клиентский интерфейс

также отслеживает и распространяет изменения состояния и данных

со стороны аутсорсера (часть RPG) и инсорсера (часть PPG

) после установления соединения.

70

IEEE MultiMedia

В настоящее время исследователи проводят большую работу в двух связанных областях

. Во-первых, функциональная совместимость и возможность подключения WMS

является важным вопросом, поскольку зрелые ИТ-инфраструктуры имеют тенденцию быть гетерогенными. Это в первую очередь связано с проблемой предоставления стандартных интерфейсов

к WMS для межсерверной связи.

Коалиция управления рабочими потоками, консорциум поставщиков и пользователей WMS, определила такой интерфейс, названный «Интерфейс 4».

1

Протокол простого доступа к рабочим потокам (SWAP)

2

- это еще одна инициатива по

для подключения WMS, которая адаптируется в качестве веб-привязки к интерфейсу

. Во-вторых, исследователи работали над стандартизацией

Форматы обмена документами

, в основном основанные на расширяемом языке разметки

(XML). Эти стандарты помогают поставщикам создавать

продуктов на общей платформе, но не помогают организовать

отдельных процессов как таковые.Поскольку эти стандарты

не фокусируются на взаимосвязи внутреннего и внешнего представлений процессов, они не затрагивают вопросы конфиденциальности, гибкости и независимости.

Глобальная система GroupFlow

3

- это подход для соединения

процессов через организационные границы путем предоставления шлюзов

способов. Организации могут объявлять шаблоны процессов как доступные для внешних

(то есть экземпляры могут запускаться внешними системами).

Однако Groupflow - закрытая система. Исследовательский прототип

Internet Services (Wise) на основе рабочего процесса позволяет нескольким организациям

определить общий общедоступный процесс и назначить

отдельных действий для каждой организации.

4

Каждая организация

отображает действия, которые она выполняет в рамках своих внутренних процессов.

Система управления, к которой ее партнеры не могут получить доступ. Extricity’s

Alliance (http: // www.extricity.com/) - это продукт, который следует аналогичному подходу

. Общий рынок открытых услуг для малых -

и средних предприятий (Cosmos),

5

Wise,

4

и MariFlow

6

проекты также включают средства для заключения контрактов с глобальными,

общий процесс.

Другой подход к подключению PMS различных организаций - это создание набора сообщений, зависящих от домена, и

специализированных шлюзов, которые сопоставляют входящие сообщения с операциями

PMS.Несколько организаций соревнуются в разработке фреймворков pro-

для определения стандартов сообщений домена. Примером

являются RosettaNet (http://www.rosettanet.org/),

7

и

BizTalk.

8

Другие предложения, такие как eCo Framework

9

, поддерживают

расположение и выбор соответствующего протокола. Шлюзы

для RosettaNet предоставляются, например, Netfish

(http: // www.netfsh.com/) и Extricity’s Alliance. Более того, этому подходу

следуют традиционные стандарты edi

, такие как UN / Edifact и Swift, и соответствующие им шлюзы

от многочисленных поставщиков. Система Coyote / Business Process Framework

реализует шлюз сообщений, который настраивается с использованием так называемых соглашений с торговыми партнерами

.

10

Ссылки

1. Стандарт рабочего процесса - Оперативная совместимость Абстрактная спецификация, Tech.

Report WfMC-TC-1012, The Workflow Management Coalition,

Lighthouse Point, Fla., 1996.

2. K. Swenson, Simple Workflow Access Protocol (SWAP), Draft Proposal

from 6 May 1998, http : //www.ics.uci.edu/~ietfswap/swap-prot.txt.

3. Г. Риемпп и Л. Настански, «Управление рабочими потоками между

и

распределенными организациями - глобальная группа потоков

, подход

», Proc. Европейские студенты, изучающие промышленную инженерию и

менеджмент (Estiem) IT-Vision Conf., Ф. Ленер и С. Дустар,

ред., Deutscher Universitäts Verlag, Gabler Edition Wissenschaft,

Wiesbaden, 1997, стр. 265-282.

4. Алонсо Г. и др., «WISE: электронная коммерция между предприятиями», Proc.

Девятый международный семинар по вопросам исследований в области инженерии данных -

Информационные технологии для виртуальных предприятий (RIDE-VE 99), IEEE

Computer Society Press, Лос-Аламитос, Калифорния, 1999, стр. 132-139.

5. Ф. Гриффель и др., «Электронные контракты с COSMOS - как

устанавливать, согласовывать и выполнять электронные контракты в Интернете

», Proc.Второй международный семинар по корпоративным распределенным объектным вычислениям

(EDOC 98), IEEE Press, Piscataway, N.J., 1998, pp. 46-55.

6. I. Cingil et al., «Адаптивная архитектура системы рабочего потока на

в Интернете для приложений электронной коммерции», Proc. Int’l

Symp. Распределенные объектные приложения, IEEE Computer Society

Press, Лос-Аламитос, Калифорния, сентябрь 1999 г., стр. 242-251.

7. Спецификация структуры реализации RosettaNet (RNIF), версия

1.1, RosettaNet., Санта-Ана, Калифорния, 1999.

8. BizTalk Framework 1.0 - Independent Document Specification,

Microsoft, Редмонд, Вашингтон, 1999.

9. Смит Х., «Платформа eCo от CommerceNet в В двух словах! »

Onotology.org, http://www.ontology.org/main/papers/eco

.html, 1999.

10. А. Дэн и Ф. Парр,« Подход койотов к сети. Centric

Сервисные приложения: разговорные сервисные транзакции, монитор

и стиль приложения, Proc.Семинар по High

Performance Transaction Processing (HPTP), 1997, стр. 23-48.

Сопутствующие работы

Что такое корпоративный документооборот?

Большинство компаний сталкиваются с серьезными проблемами, когда дело доходит до хранения документов и доступа к ним, и тому есть много причин:

  • Некоторые документы представлены в бумажной форме, другие - в цифровых форматах файлов, а некоторые хранятся в обоих форматах.
  • Цифровые документы часто хранятся в нескольких местах - на отдельных компьютерах или в цепочках электронной почты, в облачных учетных записях или на корпоративных серверах.
  • Люди несовместимы с тем, как они хранят как цифровые, так и бумажные файлы.

Знакомо? Неудивительно, что 82 процента сотрудников говорят, что их производительность страдает из-за того, что трудно найти документы, когда они им нужны. Отсутствие организации не только влияет на способность сотрудников выполнять работу, но также увеличивает вероятность потери или повреждения файлов и создает уязвимости в системе безопасности.

Управление корпоративной документацией направлено на решение этих проблем путем организации и оптимизации документооборота в системах большой компании.В этом посте вы узнаете, какую пользу ваша организация может извлечь из стратегии управления корпоративной документацией и как выбрать решение для управления корпоративной документацией.

Что такое корпоративный документооборот?

Управление корпоративными документами - это процесс хранения, поиска, защиты, обновления, обмена и извлечения цифровых документов для крупных организаций. Стратегия корпоративного управления документами будет информировать организацию о выборе и настройке технологий для реализации рабочих процессов документооборота.

Помимо решения проблем производительности, многие крупные компании по юридическим причинам применяют стратегию корпоративного документооборота. Чтобы соответствовать государственным и отраслевым нормативным требованиям, организациям необходим способ гарантировать, что они могут отслеживать, защищать и легко извлекать документы в случае аудита соответствия или повестки в суд. В целях соответствия корпоративная стратегия управления документами должна отвечать на следующие вопросы:

  • Как долго мы должны хранить документы?
  • Где хранить документы?
  • Как мы будем отслеживать изменения в документах?
  • Как восстановить документы в случае аварии?

Внедрение системы корпоративного документооборота

Традиционно большинство документов на уровне предприятия были либо в бумажной форме (и управлялись с помощью физических процессов), либо хранились на внутренних серверах.Теперь организации все чаще обращаются к облачному программному обеспечению для хранения документов и управления ими.

Основным инструментом, используемым предприятиями для этого, является система управления документами (DMS), программное решение, которое обеспечивает центральное электронное хранилище, где все документы организации собираются, хранятся и отслеживаются.

Хотя может существовать пересечение с решениями для хранения файлов, такими как Dropbox, Microsoft OneDrive и Google Drive, программное обеспечение для управления корпоративными документами должно выходить за рамки возможностей этих служб и включать следующие функции:

Захват документов и функция распознавания текста. Функции захвата документов позволяют предприятиям, находящимся в процессе оцифровки документов, собирать информацию о компании с помощью сканирования или обработки фотографий. Функция оптического распознавания символов (OCR) делает все отсканированные документы, изображения и текст PDF-файлов доступными для поиска и редактирования.

Хранение, поиск и извлечение. DMS должна иметь возможность хранить документы в файлах различных типов (например, текстовые документы, PDF-файлы, электронные таблицы и электронные письма) и включать метаданные для каждого файла.Он также должен предоставлять инструменты для организации и поиска файлов в соответствии с множеством определяемых пользователем критериев, а также предоставлять возможность помечать документы настраиваемыми полями ключевых слов.

Взаимодействие и контроль версий. Такие функции, как совместное использование документов, одновременное редактирование несколькими пользователями и история изменений с контролем версий, важны для совместной работы группы и отслеживания изменений документа в DMS.

Интеграции. Для оптимального использования DMS должна интегрироваться с другими ключевыми бизнес-системами, такими как бухгалтерский учет, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и HR.Эти интеграции не только помогают вам использовать возможности хранения и совместного использования документов, предлагаемые в DMS, но также позволяют выполнять поиск текста документов в масштабах всей компании.

Настраиваемые процессы документооборота. Решения для управления корпоративными документами часто содержат возможности рабочего процесса на основе правил. Рабочий процесс на основе правил позволяет администратору создать правило, определяющее поток документа в организации.

Например, рабочий процесс может диктовать, что счет-фактура автоматически направляется в бухгалтерский отдел для утверждения, прежде чем он поступит к клиенту.Это обеспечивает быстрое перемещение документов по запланированным рабочим процессам и обеспечивает прозрачность текущего местоположения активных документов.

Безопасность и соответствие требованиям. Предприятиям в отраслях, которые сталкиваются с серьезными нормативными проблемами, например, предоставляющим юридические, финансовые и медицинские услуги, потребуется DMS с расширенными функциями безопасности и соответствия.

Эти функции включают журналы аудита, возможности разрешений и интеграцию с системой управления устройствами, включая такие вещи, как многофакторная аутентификация.Также должны быть ограничения на совместное использование файлов и функции защиты данных, такие как контроль доступа.

При выборе DMS убедитесь, что он оснащен стандартизированными и современными протоколами безопасности, такими как 256-битное шифрование AES и SSL / TLS.

Объединяя стратегию корпоративного управления документами с многофункциональной DMS, ваша организация гарантирует, что сотрудники могут легко получить доступ ко всем документам, менеджеры могут контролировать и просматривать их, а вы можете защитить документы от неавторизованных пользователей.

Эта статья изначально опубликована 5 февраля 2021 г. и обновлена ​​8 марта 2021 г.

Организационно-учетные основы электронного документооборота предприятия

Ключевые слова

Электронный документооборот, Организация бухгалтерского учета, Электронный Архив, Информационная система, График документооборота

Классификация JEL

М21, О16

Введение

Постиндустриальная экономика, основанная на знаниях и информации как факторах производство, требующее соответствующих изменений в системе бухгалтерского учета предприятия, качественное реформирование на этапах формирования и использования учетной информации.Один из Характерной чертой постиндустриальной экономики является определение информации технологии как вид ресурсного обеспечения деятельности субъектов, выдвигающих определенные требования к их полезности и целевому использованию.

Современная экономическая система характеризуется увеличением количества информация, в частности, бухгалтерский учет, быстрое развитие информации и компьютерных технология. Это требует повышенного внимания к формированию информации и учет ресурсов в постиндустриальной экономике, изучение влияния информации и компьютерные технологии по преобразованию элементов организации бухгалтерский учет.

Внедрение информационных и компьютерных технологий в области бухгалтерского учета вносит существенные коррективы в порядок отражения хозяйственных операций в документы и счета. В условиях компьютерной обработки данных бухгалтерского учета изменено значение «регистр бухгалтерского учета», и накопление, обобщение бухгалтерской информации происходит в автоматическом режиме. Бумажная форма первичных документов перестает быть единственно возможным, все больше предприятий прибегают к организации электронный документооборот (Дробязко, 2018).

Внедрение электронного документооборота вне зависимости от сферы его применения. покрывает, дает значительные преимущества для его участников. Таким образом, это позволит предприятиям снизить почтовые расходы, затраты на организацию архива (его ведение, аренда помещения, так далее.). Именно благодаря электронному документообороту ускоряется передача данных. и снижаются затраты на поиск документов. Кроме того, с учетом применения различные технологии, соответствующее программное обеспечение способствует конфиденциальности документы.

Обзор предыдущих исследований

Adamyk et al. (2018) утверждают, что организация бухгалтерского учета должна быть такой, чтобы обеспечить минимальный способ сбора и обработки информации, минимальное количество операции и документы, максимальная эффективность труда исполнителей. И это правильно, потому что много времени уходит на оформление документов вручную, их оптимизацию в архивы предприятия, дальнейший ввод данных в информационную систему. Это, тратится время, в течение которого могут быть решены важные задачи Bradul et al.(2019).

По поводу отказа от бумажных носителей существуют разные мнения. Ученые дают разные мнения о достоинствах и недостатках. Например, Dai & Vasarhelyi (2017) предусматривают для организации бухгалтерского учета возможность использования бездокументарной средства учета движения ценностей (например, регистрация бизнеса операции непосредственно в регистрах бухгалтерского учета, без составления первичных документов на их). Эта идея для нас радикальна, потому что данные, содержащие первичные документы, а они сами по себе достаточно ценны, чтобы вообще удалить их из реестра.Поэтому мы предпочитают внедрение электронного документооборота, то есть использование ПК, и в идеале информационная система в виде базы данных для хранения всех исходных документов и платформа для выбора типа первичного документа, содержащая подсказки по их заполнению. Внедрение всех типов документов (их шаблонов) в информационную систему с возможность их автоматического или полуавтоматического наполнения значительно облегчает работу сотрудники компании (пользователи аккаунтов) (Дробязко и др., 2019).

Конечной целью обработки данных бухгалтерского учета является получение исходных данных бухгалтерского учета. Информация. Hilorme et al. (2019), Hilorme et al. (2019) предлагают классификацию бухгалтерского учета информация. Также классификация с некоторыми отличиями была сделана Hong et al. (2018). В В современных условиях бухгалтерская информация может быть представлена ​​как отношения ввода данные (которые формируются на основе информационных потоков, функционирующих как во внешних, так и во внутренней среде предприятия) из компьютерной системы учета, которая в Turn обрабатывает информацию для получения исходных данных (Sledgianowski et al., 2017).

Методология

Методологической основой исследования являются классические положения современной экономической теория, теория и организация бухгалтерского учета, информационных систем и технологий в система бухгалтерского учета, экономическая информатика. Для достижения конкретной цели работы, были использованы следующие методы исследования, такие как: монография в обработке научных источники и статистические документы; абстрактно и логично резюмировать теоретические основы и научные подходы к значению бухгалтерской информации, функционирование системы бухгалтерского учета и ее автоматизация, оформление выводов и практические рекомендации; анализ и синтез, индукция и дедукция с целью изучения теоретических аспектов функционирования постиндустриальной экономики и информации и бухгалтерский ресурс как предмет бухгалтерского учета; графика для визуального отображения результатов исследования.

Результаты и обсуждение

Выбор конкретного ПО для создания электронного документооборота. система определяется значительным количеством критериев, среди основных можно выделить из следующего: стоимость лицензии, наличие демо-версии, поиск документов по различные параметры, использование электронной подписи, маршрутизация документов. Кроме того, должно быть Следует иметь в виду, что внедрение электронного документооборота на предприятии связаны с большим количеством рисков, которые вызваны относительно непродолжительным использованием технология электронного документооборота.Организация делопроизводства по бухгалтерии документы уже построены в соответствии со стандартизованными бизнес-процессами и включают печать, подписи, отправка, хранение, организация архива, настройка доступа к архиву.

Организация электронного документооборота имеет свои особенности и включает ряд факторов, которые следует учитывать при установлении этого процесса, и активная реализация ( Таблица 1 ).

Таблица 1 Факторы риска для организации системы электронного документооборота [Составлено автором]
Фактор Характеристика фактора риска
Уровень готовности предприятия Предприятие должно быть организационно (наличие технической поддержки, программного обеспечения, соответствующей квалификации персонала) готовым к внедрению электронного документооборота
Управление сертификатами цифровой подписи Постоянный мониторинг срока действия сертификатов, своевременное получение нового сертификата, обновление информации об измененных сертификатах партнеров
Организация хранения электронных документов Необходимость организации / заказа услуг архивации, резервного копирования

С учетом выявленных факторов риска организации электронного система документооборота, а также проблемы внедрения электронного система документооборота на предприятии, которую ученые определяют в своих трудах, мы суммировали некоторые из их групп (, таблица 2, ).

Таблица 2 Проблемы внедрения электронного документооборота [Составлено автором]
Группа проблемных задач Краткое описание
Задачи информативности Низкий уровень информированности о системах электронного документооборота; отсутствие информации от руководства об условиях внедрения электронного документооборота
Организационные проблемы Низкий уровень готовности предприятия на организационном уровне к внедрению электронного документооборота.Неспособность предприятия организовать должный уровень защиты информации в электронной среде
Психологические проблемы Относится в основном к управленческому персоналу, который не готов выполнять функции ввода информации.
Проблемы кадров Затруднения в проведении обучения персонала с повышением квалификации, неэффективность дополнительного обучения персонала
Нормативные проблемы Существует ряд вопросов, которые необходимо решить на законодательном уровне (в части юридического подтверждения документа, срока действия электронной подписи)
Финансовые проблемы Дополнительные расходы требуются для установки лицензионного программного обеспечения и специализированного программного обеспечения безопасности, которое может обеспечить безопасный доступ и хранение документации.

Технические требования к использованию систем электронного документооборота: не высокий. Программа может работать как через Интернет, так и в локальных сетях. Главный Вызывающие озабоченность вопросы в первую очередь связаны с недостаточно четкой структурой бизнес-процессов. В сложной экономической ситуации еще одно препятствие для внедрения электронных Система документооборота - это стоимость программного обеспечения.

Поэтому при проведении финансовой оценки электронного документа управления проектом, целесообразно оценить возможности использования программы.

Кроме того, существуют определенные сложности, связанные с тем, что оформление документов был плохо организован. Имеется в виду график рабочего процесса, который существенно количество предприятий игнорируют. Однако начинать внедрение программы не стоит. без прописанных технологий движения документов, сроков и ответственных лиц для подготовки и исполнения, потому что нет информации о том, что подлежит компьютеризации. Перед внедрением системы желательно не только четко прописать бизнес-процессы (в некоторых случаях желательно их упростить), а также принять соответствующие внутренние нормативные документы, инструкции для сотрудников, документооборот правила и т. д.

Принимая во внимание вышесказанное, целесообразно рассмотреть определение проблемного вопросы, непосредственно влияющие на организацию и ведение бухгалтерского учета, а также ряд действия, которые их решат.

Наиболее рискованные направления в организации электронного документооборота на предприятие будет представлено так:

1. Список структурных подразделений предприятия по организации электронного документооборота. управление в области бухгалтерского учета (перечень отделов (секторов), входящих в бухгалтерская служба).Проблемные вопросы, связанные с расстановкой приоритетов в областях бухгалтерского учета, с учетом деятельности предприятия. Организация электронного документооборота управление в рамках организации бухгалтерского учета требует учета большого количества параметров (бизнес-процессы, организационная структура, организационно-правовая форма, расположение, программное обеспечение).

2. Перечень функций, которые возложены на бухгалтерскую службу, и функций выполнено / передано в другие подразделения предприятия.

3. Порядок взаимодействия и разработка графика рабочего процесса. В предприятиях на согласование различных документов уходит довольно много времени. Этот становится особенно заметным при организации электронного документооборота. Учреждение четких правил и формализации процедур обработки документов существенно ускорить процесс прохождения документов. Однако электронный документооборот позволяет нам формировать отчеты с учетом сроков подачи документов на использовать базы данных для печати документов по запросу пользователей.

Рекомендации

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии без определение технологии документооборота, сроков и ответственности за выполнение. нецелесообразно, так как практически нет оснований для компьютеризации. При разработке график рабочего процесса с целью его компьютеризации, рекомендуется избегать таких типичные ошибки: высокий уровень аналитичности (график содержит информацию, избыточны и фактически не имеют большого значения с точки зрения обработки информации в электронном виде формат), четкое описание бизнес-процессов и их упрощение с целью компьютеризация; отсутствие четких сроков в соответствии с бизнес-процессами в предприятие.В частности, желательно установить четкие интервалы, а не указывать такие выражения, как «в соответствии с учетной политикой», «по требованию». В контексте внедрения системы электронного документооборота четкое указание на необходимо время обработки того или иного документа. Сроки желательно принести один единица измерения в соответствии с сроками представления отчетности.

Выводы

Внедрение информационных и компьютерных технологий в хозяйственную деятельность предприятия вносит существенные изменения в организацию своей деятельности, в том числе бухгалтерский учет.Использование облачных технологий не вносит изменений в методическую сопровождение любого объекта учета, но это существенно влияет на организацию работы бухгалтерский персонал. Для бухгалтеров необходимость физического присутствия на предприятии исчезает, можно выполнять рабочие обязанности с удаленного рабочего места.

Следовательно, это требует пересмотра норм труда, необходимого для ведения бухгалтерского учета. работа и определение оптимального количества бухгалтеров. Внесены изменения в техническое сопровождение организации бухгалтерского учета, в том числе в части получения отчеты в реальном времени в определенном формате; расширение возможностей по организации аналитический учет; система автоматического ввода бухгалтерской информации; электронный архив организации.

Создание электронного архива может включать экспертную оценку объема документация, выбор наиболее подходящей технологии, сканирование документов (для бумажных документы), определяя атрибуты документов, которые будут служить идентификатором при поиск и непосредственное внедрение электронного архива на предприятии. Как вы видете, этот перечень работ достаточно объемный и трудоемкий, что свидетельствует о целесообразности эта деятельность с привлечением сторонних организаций, которые предоставляют услуги в этом площадь.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии создаст ряд преимуществ для него, позволяющих персоналу повысить его эффективность (у них будет доступ к документам с рабочего места вне зависимости от того, где они были созданы), упростить получение информации о текущем состоянии документа или бизнес-процесса, а также сокращение затраты на хранение бумажных документов за счет их хранения в электронном виде ускорится работа с контрагентами (при условии внедрения внешнего электронного документооборота) управление).Однако для того, чтобы реализация была эффективной, необходимо: проводить ряд организационных и учетных мероприятий как на государственном уровне, так и на уровень предприятия. Только если определенные действия выполняются на обоих уровнях, становится возможно устранить проблемные вопросы использования электронной формы документов и ускорить обмен информацией между предприятиями.

Список литературы

Адык, О., Адык, Б., & Хорунжак, Н. (2018).Аудит программного обеспечения компьютерной системы учета. Получено с http://ceur-ws.org/Vol-2104/paper_181.pdf

.

Брадул А., Лаптев С., Шепелюк В., Юнацкий М., Шипина С. (2019). Инновационный метод оценки рисков экономических процессов компании. Журнал Академии стратегического управления, 18 (1).

Дай Дж., И Васархей М.А. (2017). К бухгалтерскому учету и заверению на основе цепочки блоков. Журнал информационных систем, 31 (3), 5-21.

Дробязко, С. (2018). Ведение бухгалтерского учета предприятий в условиях законодательных изменений. Экономика и финансы, 10 , 4-11.

Дробязко, С., Григорук, И., Павлова, Х., Волчанская, Л., и Сергийчук, С. (2019). Инновационная модель предпринимательства для телекоммуникационных предприятий. Журнал обучения предпринимательству 22 (2).

Хилорме Т., Шурпенкова Р., Кундря-Высоцкая О., Сарахман О., Лызунова О.(2019). Модель прогнозирования энергосбережения в предпринимательстве. Журнал обучения предпринимательству, 22 (1S).

Хилорме Т., Замазий О., Юдина О., Короленко Р., Мельникова Ю. (2019). Формирование стратегии снижения рисков при реализации проектов энергосберегающих технологий. Журнал Академии стратегического управления, 18 (3).

Хонг, С., Пак, С., Пак, Л. В., Чон, М., и Чанг, Х. (2018). Анализ систем безопасности электронной информации для создания безопасных сред Интернета вещей: внимание к тенденциям исследований в области безопасности в Южной Корее. Компьютерные системы будущего поколения, 82 , 769-782

Следяновски, Д., Гомаа, М., и Тан, К. (2017). На пути к интеграции компетенций в области больших данных, технологий и информационных систем в учебную программу по бухгалтерскому учету. Журнал бухгалтерского образования, 38, 81-93.

Объяснение рабочего процесса цифрового документа | Воздействие на сети

Определение рабочего процесса цифрового документа: Относится к методам и процессам, используемым для создания рабочих процессов документооборота в рамках бизнеса, которые полагаются исключительно на цифровые средства.Обычно это включает облачные технологии и автоматизацию для повышения эффективности процессов, связанных с документами.

Цифровой документооборот является одной из целей малого и среднего бизнеса на протяжении нескольких лет.

Причины этого стали более очевидными, поскольку организации начинают видеть преимущества цифровой трансформации своих рабочих процессов.

В настоящее время существует обширный список цифровых решений и технологий, которые ИТ-директора пытаются включить в свои стратегии, чтобы воспользоваться конкурентными преимуществами, которые дает оцифровка.

Преобразование рабочих процессов - важная цифровая тенденция, которая имеет уникальный приоритет в Северной Америке.

Пример из практики: Новая процедура управления документами помогает страховой компании реорганизовать AP и претензии

Предприятия в регионе потребляют почти вдвое больше бумаги, чем их европейские коллеги.

Хотя цифровое преобразование рабочих процессов - это не просто замена бумажных процессов, нет никаких сомнений в том, что время и деньги, потраченные на устаревшие рабочие процессы, являются ключевым движущим фактором для бизнеса.

Сегодня мы собираемся взглянуть на то, что ваша компания может получить от качественного документооборота в цифровом формате, и на то, какие выгоды можно ожидать.

Управление документами и оцифровка Значение

Управление документами и оцифровка Значение: Управление документами и оцифровка относятся к тем же процессам, которые составляют рабочий процесс цифрового документа.

Управление документами и оцифровку можно рассматривать как решение, используемое организациями для сбора, отслеживания и хранения документов - будь то PDF-файлы или бумажные файлы.

Когда мы говорим о рабочих процессах цифровых документов, мы можем думать об управлении документами и оцифровке как об основных компонентах в этом процессе.

Проблемы плохого цифрового документооборота

Сотрудники тратят слишком много времени на доступ к информации

Как всегда, когда дело касается цифровой трансформации, ключевым вопросом является производительность.

Будь то производство или гостиничный бизнес, предприятия каждой отрасли используют стратегии цифровой трансформации, чтобы оптимизировать свои бизнес-операции и повысить свою производительность.

Сотрудники тратят в среднем 1,8 часа каждый день на поиск и сбор данных - это 9 часов в неделю, которые в противном случае можно было бы потратить на что-то более ценное.

Если учесть, сколько данных существует сегодня на предприятиях, решающее значение имеет улучшение средств их обработки и обмена.Для сравнения: 90% всех данных в мире были получены за последние два года.

Итак, количество информации, которую сотрудники постоянно должны анализировать, постоянно увеличивается. В организации, которая еще не использовала цифровые решения, это означает, что сотрудники тратят много времени на то, чтобы найти то, что им нужно.

Информация недоступна для сотрудников

Эти проблемы усугубляются тем, что во многих малых и средних предприятиях сотрудники изо всех сил пытаются получить доступ к данным, которые не доступны им немедленно, при надлежащем документообороте.

Это может происходить по разным причинам, но чаще всего это связано с тем, что отделы компании имеют разные системы управления данными - обычно устаревшие системы, отрезанные от остальной части компании.

Это означает, что для кого-либо в одном отделе может быть практически невозможно получить данные из другого из-за отсутствия доступа.

Это называется хранилищем данных, и они являются основным фактором неэффективности бизнеса.

Это проблема, связанная с производительностью, и оценки показывают, что ИТ-отделы тратят 80% своего времени на решение проблем, прямо или косвенно вызванных разрозненностью данных.

Опыт работы с клиентами: программные роботы повышают производительность производственного офиса

Неудовлетворенность постоянным выполнением черных дел

Исследование показало, что 22% времени служащий тратит на повторяющиеся задачи. Вы можете себе представить, сколько денег тратится в течение года, когда рабочие тратят время на ручные задачи, которые теперь можно автоматизировать

Рутинные ручные задачи - обычное дело для компаний, которым еще предстоит внедрить цифровую трансформацию своих рабочих процессов с документами.

Эти задачи обычно связаны с вводом данных или повседневной обработкой данных.

Например, вы можете обнаружить, что сотрудник отдела кадров вручную вводит данные о вознаграждениях сотрудникам, или вы можете вручную вводить все свои счета-фактуры и квитанции клиентов.

Это примеры, в которых компании привыкли принимать эти второстепенные задачи как простую часть их деловых операций.

Электронная книга по теме: 5 причин, по которым ваша компания должна использовать автоматизацию бизнес-процессов

Однако правда в том, что их часто можно полностью избежать из-за цифрового документооборота.

В конечном итоге сотрудники разочарованы тем, что их рабочий процесс цифрового документооборота (или его отсутствие) не способствует их производительности.

Они эффективно выполняют работу, которую можно оцифровать, и в этом случае им будет предоставлена ​​возможность сосредоточить свою энергию на чем-то, что требует человеческого вмешательства, например, на запросах клиентов.

Нестандартный рабочий процесс цифрового документооборота стоит денег вашему бизнесу и времени ваших сотрудников.

Причины плохого документооборота в цифровом формате

Бункеры данных

Разрозненные хранилища данных - это группы данных, которые фактически отрезаны от остальной части бизнеса, потому что они существуют в отключенных цифровых местоположениях.

Это может быть преднамеренным, но почти всегда непреднамеренным, часто в результате того, что разные отделы переключают системы в течение длительного периода времени.

Конечным результатом этого является то, что данные компании неструктурированы и их трудно использовать, что крайне важно для современного малого и среднего бизнеса.

87% организаций имеют низкую зрелость аналитики и бизнес-аналитики, что означает, что данные не используются

Цифровая трансформация живет и умирает благодаря непрерывному потоку информации, и это то, что необходимо решать, если бизнес отстает в своей способности управлять своими документами.

Связанное сообщение: Разборка разрозненных хранилищ данных: унифицируйте бизнес-данные

Любая компания, допускающая разрозненность данных, снижает собственную производительность.

Вот лишь несколько примеров проблем с разрозненными данными, которые возникают из-за плохого рабочего процесса цифрового документооборота:

  • Анализ данных: Разрозненные хранилища означают, что информация хранится в разных местах, часто в несовместимых форматах файлов. Это значительно усложняет анализ бизнес-решений.
  • Доступ: Разрешения и проблемы с доступом типичны для разрозненных хранилищ.Конечным результатом является то, что сотрудники не могут получать необходимые данные достаточно быстро, что значительно замедляет рабочие процессы.
  • Ненужная работа: Ограниченная видимость в рамках всего бизнеса часто означает, что разные команды в конечном итоге выполняют одну и ту же работу в тандеме, когда совместный доступ и устранение разрозненных структур сэкономят время и энергию.

Плохая связь

Недостаточная коммуникация внутри организации и отсутствие цифрового документооборота идут рука об руку.

Сообщение по теме: Почему связь между отделами важна для вашего DX

Когда рабочие процессы цифровых документов используются недостаточно, вы обычно можете обнаружить, что не только данные становятся разрозненными, но и культура тоже.

Подразделения внутри бизнеса начинают работать независимо, со своими данными и процессами.

Мы в Impact неоднократно видели, насколько важно для цифровой трансформации иметь сильную культуру, обеспечивающую успех как у наших клиентов, так и у нас самих.

Пренебрегая документооборотом, очень легко попасть в ловушку, в которой культура несовместима, а подразделения действуют слишком автономно.

Трудоемкие бумажные дела

Мы говорили о том, что сотрудникам часто мешает выполнять черную ручную работу.

Это часто связано с ручным вводом данных, но бумажные процессы являются еще одним распространенным нарушителем.

Как и утомительный ввод данных, требующий больших затрат труда, бумага - это двойной удар.

В компаниях, которые в основном работают с бумажными документами, персоналу приходится тратить драгоценное время на работу с бумажными документами.

Это в дополнение к большим суммам, потраченным на саму бумагу.

Средний офисный работник просматривает 10 000 листов бумаги в год

Такие компании часто работают за счет большого потока цифровых документов, что экономит время и деньги.

Сколько стоит плохой документооборот?

Как мы уже отметили, в связи с некоторыми из проблем выше, которые возникают из-за плохого управления документами, многие из них можно охарактеризовать как «скрытые» расходы, многие из которых в основном остаются незамеченными предприятиями, поскольку они склонны соглашаться их как константу.

Лучшим примером этого является потребление бумаги, когда типография среднего сотрудника обходится компаниям в 725 долларов в год.

Инфографика по теме: Сколько стоит бумага для вашего бизнеса?

Если учесть, что использование бумаги растет в среднем на 22% в год, стоимость бумаги удваивается примерно каждые 3,3 года.

Для большинства предприятий такие расходы становятся все менее и менее целесообразными, особенно когда есть легко доступные цифровые альтернативы, которые могут резко снизить затраты только на потребление бумаги.

Если также учесть влияние плохого документооборота на затраты на рабочую силу, а именно то, что сотрудники тратят гораздо больше времени, чем они должны, на поиск необходимых документов и доступ к ним, тогда аргумент в пользу системы управления цифровыми документами становится намного более очевидным.

Статистика затрат на печать, которую вы должны знать

Помните об этой статистике печати, когда решаете, нужно ли вам внедрять технологию для управления документами.

Печать - это обычная утечка ресурсов компании, усугубляемая тем фактом, что значительная часть - почти пятая часть печатных материалов остается непрочитанной и неиспользуемой сотрудниками.

  • 90% компаний не отслеживают расходы на печать
  • Компании, которые используют догадки для определения своих затрат на печать, в среднем недооценивают на 40%
  • ИТ-отделы тратят в среднем 15% своего времени на устранение проблем, связанных с печатью
  • За последние 20 лет потребление бумаги в США выросло с 92 миллионов тонн до 208 миллионов тонн
  • 17% распечатанных документов остаются непрочитанными

Источник

Решение проблемы плохого цифрового документооборота

Автоматика

Использование роботов для автоматизации процессов стремительно растет среди предприятий любого типа.

Например, Deloitte сообщила, что почти две трети организаций инвестируют в RPA, чтобы отреагировать на устаревшие процессы, вызванные пандемией.

Причины этого совершенно ясны: автоматизация позволяет сэкономить время и ресурсы.

Вот некоторые задачи, для которых можно использовать RPA:

  • Извлечение данных: Можно анализировать большие объемы данных, чтобы легко найти то, что вам нужно
  • Управление данными: Агрегирование и обработка данных
  • Оперативная деятельность: Материально-техническое обеспечение и оперативная поддержка
  • Procure-to-pay: Обработка счетов и отчетность
  • Инвентаризация и цепочка поставок: Категоризация и управление

Короче говоря, компании, которые используют автоматизацию даже в небольшой степени, могут увидеть радикальные улучшения в своих рабочих процессах цифровых документов.

Облако

Объединение данных вашей компании в облаке - важный шаг в цифровых стратегиях многих организаций.

В прошлом году мировой рынок общедоступных облачных сервисов составлял 182 миллиарда долларов, к 2022 году он достигнет 331 миллиарда долларов

Использование облака для оптимизации рабочих процессов цифрового документооборота и улучшения доступа в рамках вашего бизнеса - относительно простой и эффективный способ обновления процессов.

Исторические опасения по поводу безопасности облачных серверов в последние годы исчезли.

Это в основном из-за значительного улучшения, которое произошло в центрах обработки данных.

В частности, центры обработки данных уровня

Tier IV настолько же безопасны или даже безопаснее, чем локальные серверы.

Преимущества цифровой документации

Как мы отмечали в этом сообщении в блоге, существует ряд проблем, возникающих из-за плохой обработки цифровых документов для информации и данных.

Исправление этих проблем в первую очередь начинается с понимания того, что создание документов - это ключевая бизнес-функция, и то, как создается этот документ - с точки зрения ввода, хранения и рабочего процесса - имеет решающее значение для реализации преимуществ и преимуществ цифровой документации.

Вот некоторые из этих преимуществ:

Снижение зависимости от бумажных документов

Мы не игнорируем тот факт, что отказ от бумажных документов может стать большим изменением для компании.

Однако для многих это необходимое изменение, чтобы в какой-то степени охватить рабочие процессы цифрового документооборота.

Использование системы управления корпоративным контентом (ECM) может значительно повысить производительность ваших рабочих процессов.

Это сэкономит ваше время и материалы по сравнению с бумажными эквивалентами.

Это также даст вам гораздо больший обзор и контроль над документами и данными, которые проходят через вашу компанию, позволяя вам диктовать свой рабочий процесс, а не наоборот.

Время лучше потрачено

С меньшими затратами времени на поиск, хранение и обработку данных и информации сотрудники могут более эффективно использовать свое время, когда имеются процедуры автоматизации документооборота и управления качеством документов.

Это дает преимущества для компании и сотрудников - сотрудники тратят меньше времени, в то время как работодатель не платит сотрудникам за то, что они тратят чрезмерное количество времени на поиск документов, к которым у них теперь есть мгновенный доступ.

Подготовка к соответствию

Нравится вам это или нет, но сегодня соблюдение требований является серьезной проблемой для бизнеса.

С такими законами, как CCPA, SHIELD, и отраслевыми законами, такими как HIPAA, для организаций быстро становится настоятельной необходимостью организовать информацию, которую они хранят, таким образом, чтобы они могли оставаться в соответствии с появляющимся множеством правил, вступающих в силу.

Для предприятий, которые хранят важную информацию о клиентах, особенно конфиденциальные или идентифицирующие данные, создание рабочего процесса оцифровки документов, который надежно и эффективно хранит информацию, является разумным вложением.

Выводы:
  • Плохие рабочие процессы цифрового документооборота приводят к эффективности и неудовлетворенности
  • Это вызвано разрозненными данными, плохой связью и трудоемкой бумажной обработкой
  • Автоматизация, облако и сокращение использования бумажных документов в вашей организации могут значительно улучшить ваши операционные процессы и повысить эффективность.

Подпишитесь на наш блог, чтобы получать больше информации о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий (не волнуйтесь, мы не будем приставать к вам).

Документооборот и ECM - IT-Enterprise

Документооборот

Документооборот есть в любой компании. Эффективность процессов управления во многом зависит от его правильной организации. Важно, чтобы ваша информация была хорошо организована, хранилась и была легко доступна, чтобы гарантировать ее конфиденциальность и безопасность.

Управление контентом как источник жизни компании - это больше, чем просто организация хранения и обработки информации.Эффективное управление контентом невозможно без правильного построения бизнес-процессов и документооборота в компании. Для этого требуется надежная платформа, обеспечивающая ряд возможностей.

Система

IT-Enterprise решит многие задачи менеджеров, связанных с управлением компанией, а также ответит на часто задаваемые вопросы менеджеров:

  • Как быстро получить необходимую информацию?
  • Как обеспечить эффективную структуру контента?
  • Как получить полный контроль над документами?

SMARTMANAGER - комплексное решение для управления процессами, документами и задачами в системе IT-Enterprise.

SMARTMANAGER - универсальный инструмент

  • Единое окно для работы со всеми бизнес-процессами, документами, задачами
  • Управление неструктурированными процессами путем создания дел, определения ответственных лиц, постановки задач
  • Организация личного планирования и выдачи инструкций по методике работы с заданиями
  • Доступность в любое время из любой точки мира. Работа на удобных платформах - корпоративная ERP-система, веб-клиент, мобильное приложение
  • Простой и понятный интерфейс для пользователей любого уровня
  • Открытая платформа для самостоятельной разработки и поддержки системы
  • Надежность и безопасное хранение информации за счет встроенных механизмов защиты

Управление рабочими процессами на основе решения Smart Manager позволяет компании получить следующие преимущества:

  • Оптимально организовать общий документооборот (входящая, исходящая корреспонденция), внутренний документооборот (приказы, протоколы, положения, служебные записки и т. Д.))
  • Регистрировать все входящие документы и обрабатывать их в электронном виде, независимо от типа квитанции (в бумажной или электронной форме), сокращая время на их обработку
  • Создание проектов документов (исходящих и внутренних) становится более удобным за счет использования шаблонных форм, согласно единым правилам, принятым в компании
  • Утверждение документов происходит быстрее за счет объединения в сеть, создания версий с использованием цифровых подписей
  • Повышен контроль исполнительской дисциплины как на уровне исполнителей, так и на уровне руководства компании за счет встроенных возможностей (автоматический контроль сроков, ответственные лица).Вы можете отслеживать и контролировать исполнение документов
  • Функция привязки документов позволяет провести всесторонний анализ проблемы.
  • Визуально отслеживая расположение документа и этапы его обработки, вы можете получить информацию об истории жизненного цикла каждого документа.
  • Имея возможность оставлять комментарии, пояснения или примечания к документу, вы можете быстро вносить в него изменения и дополнения
  • Уведомления и напоминания (push, электронная почта, sms) способствуют быстрому реагированию и решению проблем, принятию решений, обработке документов
  • Удобный и быстрый поиск документов по разным реквизитам, по контексту, по штрих-коду / QR-коду
  • Архивное хранение документов с соблюдением всех законодательных норм и требований (ведение номенклатуры дел, формирование дел, списание документов в архив, уничтожение документов)
  • Комплексный анализ документооборота компании с использованием статистических и аналитических отчетов (отчетов различных форматов)
  • За счет возможности делегирования прав и полномочий вы избегаете задержек в любом бизнес-процессе на время отсутствия ответственных лиц

Решение SmartManager позволяет организовать рабочий процесс для всех видов деятельности компании и эффективно управлять ими.

Программное обеспечение системы управления документами | OpenKM

OpenKM - это программное обеспечение для управления корпоративным контентом, часто называемое системами управления документами (DMS). Существует много литературы о таких терминах управления документами, как: DMS, EDRMS или CMS обычно больше подвержены влиянию правил маркетинга, чем объективных причин.

Программное обеспечение для управления документами - это компьютерная программа, используемая для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажной информации, полученной через использование сканера документов.

OpenKM - это решение для управления, которое позволяет предприятиям контролировать производство, хранение, управление и распространение электронных документов, повышая эффективность и возможность повторно использовать информацию и контролировать поток документов.

OpenKM - это программное обеспечение для управления документами, которое объединяет все основные функции управления документами, совместной работы и расширенного поиска в одном простом в использовании решении.Система также включает инструменты администрирования для определения ролей различных пользователей, контроля доступа, квоты пользователей, уровня безопасности документов, подробных журналов активности и настройки автоматизации.

Программное обеспечение для управления документами

OpenKM создает очень ценный репозиторий корпоративных информационных активов для облегчения создания знаний и улучшения принятия бизнес-решений, повышение производительности рабочих групп и предприятия за счет общих практик, улучшения отношений с клиентами, сокращения циклов продаж, сокращения времени вывода продукта на рынок и принятия более обоснованных решений.

С помощью системы управления корпоративным документооборотом OpenKM вы можете:

  • Управляйте корпоративным контентом.
  • Собирайте информацию из любого цифрового источника.
  • Сотрудничайте с коллегами над документами и проектами.
  • Предоставьте организациям возможность использовать накопленные знания путем поиска документов, экспертов и источников информации.
  • Функции управления корпоративным контентом.
  • Управляйте цифровым контентом.
  • Управляйте документами.

Руководство для экспертов по рабочим процессам управления документами

Большинство предприятий имеют дело с утомительными, тяжелыми задачами в повседневной работе. С отчетами о расходах, заказами на закупку, формами приобретения и заработной платой, требующими утверждения или изменения при переходе от одного отдела к другому, бизнес-операции могут казаться бесконечными.

Рабочий процесс управления документами, на первый взгляд, в точности соответствует названию. Это система, используемая для создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, связанными с бизнес-процессом.

Проблемы с ручным управлением документами

Без рабочего процесса управления документами сотрудник будет:

  1. См. Определенный товар нужен
  2. Заполните форму заявки
  3. Передайте форму их менеджеру
  4. Ждать утверждения
  5. Отправьте форму в бухгалтерию
  6. Подождите, пока бухгалтерия одобрит
  7. Попросите бухгалтерского учета создать заказ на поставку
  8. Дождитесь отправки заказа на поставку

В зависимости от структуры вашей компании могут быть некоторые отличия, но вы их понимаете.Это не только громоздко, но и много перебрасывается с одного стола на другой, что приводит к большой вероятности того, что документы потеряются при перемешивании.

Если документы неуместны или упускаются из виду, это также замедляет ваш бизнес. Как вы знаете, медленные операции влияют на производительность и рост.

Программное обеспечение для управления документами

- популярное решение этих проблем.

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами создает рабочие процессы, которые помогают оптимизировать процессы.Документы никуда не денутся. Они становятся цифровыми и их можно обрабатывать более эффективно. Обеспечивая электронный документооборот, бумажные документы становятся наименьшим общим знаменателем для передачи информации; за счет уменьшения перетасовки бумаги, в свою очередь, уменьшается ненадежность и неэффективность, связанные с этим методом передачи.

Оптимизация перетасовки бумаги

Программное обеспечение

для управления документами, такое как M-Files и SharePoint, заменяет груды документов электронными версиями, позволяя пользователям редактировать, утверждать, хранить и передавать на этом цифровом носителе.Пользователи могут видеть документы, которые находятся в очереди на проверку, создавать новый документ, следовать по пути к документу, который они создали, и многое другое. Для каждой остановки процесса есть значок, позволяющий легко увидеть статус и местоположение документа. Кроме того, все документы просматриваются и хранятся в программном обеспечении, и просматривать их так же просто, как нажимать или нажимать «одобрить».

Улучшение процесса

С помощью программного обеспечения для управления документооборотом пользователи знают, когда у них есть работа, а менеджеры могут отслеживать каждый шаг в рабочих процессах.Предупреждения можно настроить до:

  • Уведомлять пользователя о работе
  • Уведомлять менеджеров (и других уровней пользователей) о выполнении определенных шагов
  • Оповещать пользователей, если этап рабочего процесса занимает больше времени, чем запланировано

Но управление документами помогает не только предотвращать ошибки. Это также помогает автоматизировать сложные процессы и предотвращает потерю информации в случайном порядке. Помните пример того, как выглядит процесс, когда он выполняется вручную? С программным обеспечением для управления документами все выглядит иначе.Если сотрудник замечает, что товар необходим, он может:

  1. Создать соответствующую форму
  2. Заполните форму
  3. Отправьте форму лицу, дающему окончательное одобрение

И да, все остальные участники цепочки, которые будут проверять или вносить изменения, будут уведомлены программой об активной форме. Вместо того, чтобы перетасовывать (и ждать) с одного стола на другой, документ сразу же попадает в нужное место.

Настройка документооборота

Документооборот можно настроить для пересылки документа после утверждения (например, формы заявки) и автоматического создания уведомления, которое отправляется соответствующему лицу.Установка определенных параметров также может сделать работу еще более плавной.

Например, если заказ на покупку превышает 1000 долларов, отправьте документ лицу X; если он ниже 1000 долларов, отправьте его человеку Y. Программное обеспечение для управления документами способно на многое, поэтому процессы могут быть настолько простыми или сложными, насколько это необходимо.

Программное обеспечение для документооборота также упрощает и упрощает просмотр общей картины. Вы можете видеть, у каких сотрудников есть очередь работы, а у кого меньше нагрузки, что делает усилия по перераспределению более эффективными.Большой вид изображения помогает продвигать проекты.

Каковы преимущества рабочего процесса управления документами?

Программное обеспечение для управления документооборотом приносит пользу предприятиям за счет повышения внутренней производительности, сотрудничества, морального духа и подотчетности. Это также уменьшает ресурсы, необходимые для выполнения работы.

Все это вместе помогает сэкономить деньги и улучшить чистую прибыль. И если вам интересно, самое большое преимущество рабочего процесса управления документами - это уверенность в том, что все будет работать правильно и эффективно.Программное обеспечение для управления документами обеспечивает:

  • Центральный узел, где хранятся все важные документы
  • Система безопасности, в которой только уполномоченное лицо может просматривать документ
  • Гибкость для удовлетворения потребностей любого бизнеса
  • Легкий доступ к материалам, которые сотрудникам необходимо выполнять правильно с первого раза

Как определить и улучшить рабочий процесс управления документами

Решения

для управления документами призваны предоставить вашей компании лучшие возможности для управления бизнесом и организации.Как мы установили, внедрение решения для управления документами дает вашей компании ряд преимуществ. Но если они сделаны неправильно, эти усилия могут создать больше головной боли, чем решить. Оценив свой текущий рабочий процесс и стиль управления документами, вы, скорее всего, сможете внедрить эффективные решения для своей компании.

Вот несколько вопросов и идей, которые помогут вам выбрать решение для рабочего процесса управления документами.

Есть ли у вас протоколы безопасности?

Соответствие отраслевым требованиям безопасности документов и нормативные требования будут играть роль при выборе решения для вашего бизнеса.Например, медицинским фирмам нужно что-то, соответствующее HIPAA (Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования). Независимо от того, обрабатывает ли ваша компания конфиденциальные записи пациентов или занимается налоговой / бухгалтерской документацией от частных лиц или других фирм, жизненно важно, чтобы ваше решение для документооборота предоставляло надежные инструменты для безопасной передачи и хранения конфиденциальных документов.

Цените ли вы сотрудничество?

Collaboration позволяет сотрудникам обмениваться файлами и редактировать групповые документы в режиме реального времени.Это избавляет от необходимости перемешивать и отслеживать несколько версий одного и того же документа. Выбирая новое решение для документооборота, вам необходимо оценить важность инструментов для совместной работы для вашей компании.

  • Вы хотите / хотите обмениваться документами в режиме реального времени?
  • Важно ли коллективное редактирование?

Ответы на эти вопросы помогут вашему бизнесу найти правильное решение.

Нужен ли доступ сторонним поставщикам?

При анализе доступа к бизнес-документам необходимо учитывать два ключевых фактора: внутренний и внешний доступ.С внутренней точки зрения, есть ли в компании потребность в предоставлении сотрудникам доступа как на месте (через рабочие станции в сети компании), так и с мобильного через безопасное соединение в веб-браузере, смартфоне или планшете?

А как насчет внешних сторонних поставщиков? Если у вас есть клиенты, покупатели или поставщики, которым требуется доступ к вашим документам, вам понадобится система, которая обеспечит им безопасный доступ. Одним из таких примеров может быть веб-портал, который дает вашей компании возможность проталкивать документы через веб-сайт, чтобы обеспечить безопасный доступ клиентов.

А как насчет интеграции?

Возможно, вам понадобится решение для управления документооборотом, способное интегрироваться с другими системами в вашем офисе. Например, если вы управляете бухгалтерской фирмой, система управления документами, которая легко интегрируется с QuickBooks, может значительно повысить эффективность. Кроме того, вы можете обнаружить, что желательна интеграция с вашей электронной почтой.

Сохранение файлов и очистка документов

У каждой компании своя политика хранения и удаления записей.В то время как некоторым фирмам необходимо хранить документы месяцами, если не годами, другим нет необходимости в долгосрочном хранении. В любом случае необходимо будет правильно утилизировать документы, когда они больше не нужны. В зависимости от политик и нормативных требований, применяемых в вашей отрасли, решение для документооборота может помочь в этом процессе.

Правильное решение для рабочего процесса позволит вашим сотрудникам установить твердую политику в отношении периодов хранения документов при создании новых файлов. Он также может установить систему для проверки файлов перед очисткой, а также предоставить инструкции по уничтожению резервных и архивных версий документов.

Текущие бумажные процессы

И последнее, но не менее важное: проанализируйте, как ваша компания в настоящее время обрабатывает бумажные документы. Ваш бизнес уже стал безбумажным? Или все еще существуют определенные компоненты, такие как запросы на отгрузку и счета-фактуры, которые заполняются и отправляются на бумаге? Рабочий процесс управления документами может помочь вам управлять как бумажными, так и безбумажными документами, не создавая путаницы или беспорядка в офисе.

Выбор лучшей системы управления документами

Если вы работаете с поставщиком ИТ-услуг, хорошая фирма найдет время, чтобы задать вам эти и многие другие вопросы о вашем бизнесе, а затем поможет проанализировать информацию.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ