Основные принципы организации документооборота: Электронный учебный курс: ДОУ

Содержание

Основные принципы организации делопроизводства и документооборота в органах государственной и муниципальной власти

В настоящее время активно идет процесс внедрения компьютерной техники и сетей в государственных учреждениях, причем во многих достигнутый на сегодняшний день уровень достаточен для внедрения современных технологий работы с документами. Но кроме компьютеров и сетей, для этого требуется набор современных программных решений.

Системы электронного документооборота играют большую роль в построении инфраструктуры, необходимой для перехода к оказанию госуслуг в электронном виде, совершенствования системы госуправления, формирования информационного общества. На практике их внедрение идет неравномерно – так, многие регионы опережают федеральные госорганы. Помимо законодательной поддержки развитию инфраструктуры документооборота в госсекторе необходимы стандарты, которые позволят взаимодействовать организациям с различными СЭД.

Отличительными особенностями электронного документооборота государственных учреждений являются повышенные требования к информационной безопасности, а также обязательное установление авторства электронных документов и обеспечение их юридической значимости.

В отличие от традиционных методов, при использовании СЭД руководитель в любой момент может узнать, на каком этапе выполнения находится отданное распоряжение, ответственных лиц этапа и другую необходимую информацию. Для сотрудников, работающих с архивами, кадровой базой данных, внедрение СЭД позволяет сократить время, затрачиваемое на поиск и обработку необходимой информации при одновременном повышении качества работы.

Положительный мировой опыт свидетельствует, что работу по внедрению СЭД в государственных органах рекомендуется начинать с небольшого пилотного проекта с целью выявить эффект от внедрения данной системы и принять решение о ее выборе, выработать базис для составления проекта реальной системы, составить полный план работ по разработке и внедрению.

Список литературы

М. И. Басаков. Делопроизводство. Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. [Текст] / Басаков М. И. Изд-во: Маркетинг, 2002. – 336с.
Бородина В.В. Делопроизводство в системе государственного управления. [Текст] / В. В. Бородина. Изд-во: РАГС, 2008 . – 376с.
Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учеб. пособие [Текст] / М. В. Кирсанова. -Издательство: Инфра-М:, 2004. – 256с.- (Высшее образование)
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст] / И. Н. Кузнецов . – М.: Юрайт, 2008. – 576с.
Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности. [Текст] / В.А. Спивак .- Изд-во: Питер, 2008 . – 256с.

Решения Microsoft в области документооборота для российских органов государственной власти и местного самоуправления.

//http://emag.iis.ru/arc/infosoc/emag.nsf/BPA/c216856412487c2fc3256d7400441374

Организация документооборота с помощью СЭД ДЕЛО.

//http://www. eos.ru/eos_products/eos_delo/

1С:Документооборот 8. //http://v8.1c.ru/doc8/3.htm
СЭД: все ли они могут?

//http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2006/articles/sed.shtml

DIRECTUM. //http://www.directum.ru/688190.aspx

¹ Бородина В.В. Делопроизводство в системе государственного управления. [Текст] / В. В. Бородина. Изд-во: РАГС, 2008 . – 154С

² Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности. [Текст] / В.А. Спивак .- Изд-во: Питер, 2008 . – 98С.

ЭЛКОД: Вопросы по ЭДО

Обычно перейти на использование электронного документооборота решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронными документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторон, то для начала необходимо согласовать возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами.

Затем необходимо выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС по адресу https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/

class=»solutions-offer__p»>

К сведению.
Обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@.

На этапе выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

Следующим шагом должна быть обязательная адаптация бизнес-процессов компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:

class=»solutions-offer__p»>

разработка и утверждение порядка электронного документооборота;
назначение ответственных за его ведение;
организация электронного архива получаемых и отправляемых документов;
внедрение в учетную политику правил создания, получения и хранения электронных документов, назначение ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Далее, каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, необходимо обеспечить электронной подписью, так как передача подписи другим лицам не допускается.

6 правил ведения документооборота в организации

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначьте ответственного за прием и отправку документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных

правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.

Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть – от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

Новые правила организации документооборота

Федеральный закон от 26.07.19 №247-ФЗ внес изменения в закон о бухучете. Новшества касаются всех: и бюджетников, и коммерческих организаций. Расскажем, как навести порядок в первичной документации в соответствии с новым законом.

Что изменилось

Для главбуха

Закон наделил главбуха новыми полномочиями. Теперь все работники организации обязаны исполнять письменные требования, которые предъявляются к оформлению первичных документов.

В отчетности

Законом запрещено вносить изменения в бухгалтерскую отчетность, утвержденную на годовом собрании. В зависимости от вида хозяйственного общества собрание может быть проведено:

Если отчет не утвердили, его можно исправлять.Версия с правками представляется в ИФНС в виде электронного документа. Это нужно сделать в течение 10 рабочих дней со дня, следующего за днем внесения исправления либо за днем утверждения годовой бухотчетности.

Допустим, ошибка допущена в отчетности ООО в мае. Исправлять ее путем подачи «уточненки» уже поздно — отчетность утверждена на годовом собрании. Но если ошибку обнаружили до собрания, то ее нужно исправить, утвердить исправленный вариант и затем отправить налоговикам.

В документах

Расширен перечень документов, которые регулируют бухгалтерский учет. В него вошли:

федеральные стандарты бухучета;
отраслевые стандарты бухучета.

Кроме того, как и прежде, регулировать бухучет будут:

нормативные акты Центробанка РФ;
рекомендации по ведению учета;
стандарты ведения учета организации.

Федеральные стандарты установят минимальные требования к бухучету, а также допустимые способы ведения бухучета для коммерческих организаций.

Новые правила документооборота

Минфин разработал проект нового стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Согласно Приказу Минфина от 05.06.2019 № 83н, коммерческие организации должны применять его с 2021 года. Бюджетников требования стандарта не касаются. Документ содержит требования к документам бухучета и организации документооборота.

Требования к документам бухучета

Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Она может отличаться от даты осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.

В документы можно включать помимо обязательных реквизитов дополнительные. Если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.

Несколько событий хозяйственной жизни теперь можно фиксировать в одном сводном документе. Например, когда они происходят по одному договору. При этом организация вправе самостоятельно устанавливать периодичность формирования таких документов – пп. «а» п. 13 проекта.

В качестве первичных разрешат использовать следующие документы:

договор;
кассовый чек;
квитанцию об оплате;
расписку;
служебный контракт;
служебное задание;
приказ о приеме на работу;
приказ об увольнении;
авансовый отчет.

Единственное условие — они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты – пп. «в» п. 13 проекта.

Подписание и исправление документов бухучета

Организация может сама устанавливать вид электронной подписи и лиц, ответственных за подписание документов. Исключение составляют случаи, когда использование конкретного вида ЭП закреплено законом – п. 17–18 проекта.

Документы, фиксирующие движение денежных средств, подписываются исключительно руководителем и главбухом – п. 19 проекта.

Чтобы исправить электронный документ, можно составить новый. В нем нужно указать на то, что он составлен взамен первоначального. Сделать это можно будет, если предусмотрена техническая возможность воспроизведения нового электронного документа только вместе с первоначальным электронным документом – п. 22 проекта.

Хранение документов бухучета

Переводить бумажные документы в электронный вид для удобства хранения нельзя. Сохранить их необходимо в формате составления – п. 26 проекта.

Документооборот в бухучете

Стандарт определяет основные принципы организации документооборота:

организовать документооборот обязан руководитель;
документооборот должен обеспечить своевременное и полное отражение всех операций в бухучете;
отвечать за правильное и своевременное заполнение документов, их передачу и достоверность представленных в них данных будут те, кто их составил и подписал – п. 30–32 проекта.

Как обеспечить выполнение правил

О том, как получать первичку вовремя, мы уже рассказывали. Главному бухгалтеру помогут:

график документооборота;
должностные инструкции сотрудников, ответственных за первичку;
локальные акты.

График хорош тем, что в нем прописаны все этапы движения документа, сроки исполнения вплоть до передачи в архив, а также лица, ответственные за его заполнение. Таким образом, бухгалтеру не придется отвечать за чужие ошибки.

Скачать образец графика документооборота

График необходимо оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех сотрудников, ответственных за первичные документы.

Ответственность бухгалтера

В мае 2019 года 113-ФЗ дополнил статью 15.11 КоАП РФ, предусматривающую ответственность за грубые нарушения в учете, новым положением.

Бухгалтеров больше не штрафуют за грубые нарушения в виде искажения отчетности, если они допущены по одной из причин:

первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
первичные документы не переданы или переданы с опозданием.

Закон уже действует с 09 июня 2019 года. До этого бухгалтера могли оштрафовать за ошибки сотрудника, который работал на этом месте до него и уже уволился.

Принципы Организации Документооборота Реферат – Telegraph

➡➡➡ ПОДРОБНЕЕ ЖМИТЕ ЗДЕСЬ!

Принципы Организации Документооборота Реферат

Вход

Помощь

Заказать работу

информатика.docx
— 38.82 Кб ( Скачать документ )

Предметы
Поиск
Помощь

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 18 Февраля 2012 в 17:16, реферат
Цель – рассмотрение такой системы как документооборот. Основные задачи – выявить основную составляющую документооборота, рассмотреть его организацию, как он осуществляется на предприятии, сравнить электронный и бумажный документооборот.
Введение……………………………………………………………………………3 1.Документ — основная составляющая документооборота……………………..4 2.Жизненный цикл документов…………………………………………………..6 3.Организация документооборота……………………………………………….8 4.Маршруты прохождения документов………………………………………..11 5.Электронный документооборот……………………………………………….12 Заключение………………………………………………………………………15 Список использованной литературы…………………………
Министерство
образования Нижегородской области
Государственное
образовательное учреждение
Нижегородский
государственный инженерно- экономический
институт
По дисциплине:
«Информационные технологии».

2011г.

Содержание:
С.
Введение………………………………………………………… …………………3
1.Документ
— основная составляющая документооборота……………………..4
2.Жизненный
цикл документов……………………………………… …………..6
3.Организация
документооборота…………………………………… ………….8
4.Маршруты
прохождения документов………………………………………..11
5.Электронный
документооборот……………………………………… ……….12
Заключение…………………………………………………… …………………15
Список
использованной литературы…………………………………………… 16

       Источники
информации теоретической основой
данной работы — материалы периодической
печати и материалы электронных ресурсов.

1.Документ
— основная составляющая
документооборота
       Документооборот
— система создания, интерпретации, передачи,
приема и архивирования документов, а
также контроля за их выполнением и защиты
от несанкционированного доступа. Основой
документооборота является документ.
      Документ —
материальный объект с зафиксированной
на нем информацией в виде текста, звукозаписи
ли изображения, оформленный по определенным
правилам, заверенный в установленном
порядке и предназначенный для передачи
во времени и пространстве в целях хранения
и общественного использования. Носителем
информации может быть бумага, перфокарта,
фотоплёнка, магнитофонная лента.
      Выделяют
несколько типов документов, используемых
в работе предприятия:
        —
входящие. Это документы от внешних партнеров.
Принимаются к обработке только правильно
оформленные документы, имеющие юридическую
силу и присланные в полном комплекте
(при наличии приложений). В противном
случае присланные документы возвращаются
автору с соответствующим сопроводительным
письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют
в тех случаях, когда только по конверту
можно определить адрес отправителя, время
отправки и дату получения документов.
Не вскрываются и передаются по назначению
документы с пометкой «лично» и в
адрес общественных организаций. Все подлежащие
исполнению документы регистрируются
и затем передаются в соответствии с предварительным
распределением либо руководителю, либо
в структурные подразделения (ответственным
исполнителям).
       -исходящие. Работа
с исходящими документами начинается
с подготовки ответственным исполнителем
проекта текста документа, который затем
согласовывается с заинтересованными
должностными лицами и дорабатывается
по их замечаниям. Окончательный вариант
документа после распечатки подписывается
руководителем, регистрируется и отправляется
адресату. Заверенная копия исходящего
документа подшивается в дело .
       -внутренние.
Внутренние документы организации создаются
по той же схеме, что и исходящие: составляется
проект текста документа, проводится его
согласование с заинтересованными должностными
лицами и доработка по замечаниям; распечатывается
окончательный вариант документа и подписывается
руководителем. После регистрации документ
размножается в нужном количестве экземпляров
(по числу исполнителей). Копии документа
заверяются и передаются на исполнение
в структурные подразделения (ответственным
исполнителям). Оригинал документа подшивается
в дело. Документы каждого из этих типов
могут быть достаточны разнообразны:
письма, распоряжения, циркулярные
указания .
  Основное
свойство документов — наличие реквизитов.
       Реквизит
состоит из реквизита-признака, характеризующего
качественные свойства описываемого объекта
(наименование, время действия и т. д.),
и реквизита-основания, дающего количественную
характеристику этому объекту. Совокупность
логически связанных реквизитов-признаков
и реквизитов-оснований, имеющая экономический
смысл, образует показатель. На основе
показателей строятся документы, которые
могут включать в себя один или несколько
из реквизитов, показателей и документов,
характеризующих какой-либо объект, называемый
информационной совокупностью.
      Документы,
проходящие через канцелярию, обладают
уникальным регистрационным номером.
Для входящих документов используется
однозначная   их нумерация по исходящим
номерам: контрагент, номер исходящего
у контрагента, дата выпуска документа.
Все уникальные номера должны проставляться
системой автоматически.
      Реквизиты
документов у каждого заказчика свои,
характерные только для него.
В то же время можно выделить
общую часть реквизитов,
которые встречаются практически у всех
партнеров. К общим можно отнести: регистрационный
номер документа — однозначно позволяет
сослаться на документ, прошедший
через канцелярию. Структура регистрационного
номера определяется в каждой организации
самостоятельно. Источник документа (контрагент)
— указывает на источник получения
документа. Для входящих документов
это сторонняя организация,
для внутренних и исходящих документов
это или подразделение или конкретное
лицо из руководства предприятия. Ответственный
исполнитель документа — указывает
сотрудника, которому поручено исполнение
данного документа или который разработал
документ (для исходящих и внутренних).
Исполнитель документа всегда
только один.
       Организация
работы с документами закреплена
в различных ГОСТах, разработана
государственной системой документационного
обеспечения управления. Документационное
обеспечение управления в организациях,
учреждениях и на предприятиях осуществляется
специальной службой, действующей на правах
самостоятельного структурного подразделения,
подчиненного непосредственно руководителю
организации .
       Любой
документ вне зависимости от его
структуры или содержания проходит
ряд стадий, которые в целом
называются «жизненным циклом документа».
Жизненный цикл документа — период времени
от момента формирования до момента передачи
в архив (на хранение) или уничтожения. Стадия
разработки документа включает в себя:
       На
стадии разработки документ считается
неопубликованным и права на документ
определяются правами доступа конкретного
пользователя. Стадия опубликованного
документа включает в себя стадии:
       1)активный
(интенсивный) доступ;
       2)активное
хранение документа. Все сроки, которые
необходимо хранить тот или иной документ,
определяет комиссия экспертов в процессе
проведения экспертизы. Они бывают постоянные
и временные.
На постоянные сроки следует определить
те виды бумаг, которые считаются ценными
практически и содержат исторически важную
информацию. Прежде всего, к данному виду
бумаг следует отнести отчеты финансового
отдела предприятия. Так же сюда включаются
бумаги, которые говорят о создании предприятия,
о его деятельности, процессах делопроизводства.
Остальные бумаги следует хранить только
временно. Здесь так же есть деление на
долгосрочное хранение и краткосрочное.
К первому виду относятся все бумаги, которые
хранятся больше чем десять лет, с момента
исполнения документа. К краткосрочным
относят документы, имеющие сроки хранения
меньше чем десять лет.
Практически все документа с отдела кадров
определяются как долгосрочные, то есть
они хранятся не меньше семидесяти пятилетнего
периода. 3)уничтожение документа. По истечении
времени некоторые архивные документы
теряют свою ценность для предприятия,
однако продолжают оставаться источником
информации для конкурентов. Таким образом,
для исключения возможности использования
устаревших сведений в каких-либо целях
происходит уничтожение документов.
       Права
на опубликованный документ – право на
чтение. Кроме него могут существовать
права на перевод опубликованного документа
в стадию разработки.

       Основным
принципом документооборота является
отсутствие локальных архивов документов.
Любой входящий документ, не попавший
в общий архив документов, является потенциальным
клиентом на неисполнение.
       Основным
инструментом работы с документом является
автоматизация рабочего места, по возможности,
объединение в локальные сети.
Это позволяет централизованно
отслеживать ход дела.
       Основным
местом хранения документов является
канцелярия. Основная задача канцелярии
– обеспечение движения входящих
документов.
       Выделяют
следующие этапы прохождения
документов:
       —
контроль исполнения, систематизация,
формирование, составление описи,
передача в архив.
       Прием
поступающих в организацию документов
осуществляется сотрудниками службы документационного
обеспечения управления (ДОУ) . Сообщения, поступающие
по электронной почте, могут приниматься
децентрализовано: как службой ДОУ, так
и секретарем, секретарем-референтом,
ответственным за делопроизводство структурного
подразделения. При этом вся корреспонденция,
поступающая в организацию, в том числе
заказная и конфиденциальная, должна проходить
экспедиционную обработку.
       При
поступлении документов, прежде всего,
проверяется правильность их доставки
и целостность упаковки:
       При
получении сообщения проверяется
количество полученных страниц и
их читаемость. О неполном получении
сообщения или плохом качестве отдельных
страниц сообщается отправителю.

3. Организация документооборота
реферат — Понятие и принципы организации документооборот .
Реферат — Организация документооборота в организации
Организация документооборота (5) — Реферат
Понятие и принципы организации документооборота
Сочинение Один День Из Жизни Ремесленника
Контрольная Работа Номер 5 Никольский
Курсовые Работы По Предмету Проектирование Цифровых Устройств
Пример Отзыва Научного Руководителя На Диссертацию
Написать Эссе На Тему Направленность Моей Личности

Электронный документооборот на предприятии | Такском

Внедрение электронного документооборота на предприятии невозможно без СЭД — системы, позволяющей автоматизировать основное делопроизводство компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.

СЭД решает следующие задачи:

отказ от бумажного документооборота или его сокращение;
создание единой информационной базы компании;
снижение риска утери документа;
повышение дисциплины сотрудников благодаря прозрачности деятельности исполнителя конкретного документа;
повышение эффективности компании.

Чтобы понять, нужна ли компании СЭД, ответьте на несколько вопросов:

Есть ли возможность быстро найти нужный документ?
Всегда ли вы знаете, какие поручения уже выполнены, а какие нет?
Как быстро вы согласуете документы, не вредит ли скорость имиджу компании?
Есть ли возможность в любой момент отследить местонахождение документа, переданного на согласование?

Если вы ответили «нет» на два или более вопроса, стоит задуматься над необходимостью внедрения СЭД.

Виды систем электронного документооборота

Существуют несколько видов систем электронного документооборота.

Системы делопроизводства. Их используют в компаниях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.

При помощи таких систем можно упорядочить работу с корреспонденцией, организовать движение внутренних документов в компании, наладить работу с обращениями клиентов, организовать внутренний электронный архив документов.

Электронные архивы. Эти системы позволяют структурировать хранение документов, обеспечивают разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск.

Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск.

Workflow-системы обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет.

Сотруднику не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе.

Workflow-системы устанавливают в компаниях с массовым документооборотом.

Недостатком таких систем является сложность и длительность внедрения.

Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.

ЕСМ-системы на первый взгляд выполняют те же функции, что и Workflow. Однако, существенное отличие ЕСМ-систем от своих Workflow в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал.

По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.

Как выбрать СЭД для предприятия?

Внедрение системы электронного документооборота — важный шаг для компании, особенно для небольшой, где любые траты заметно сказываются на жизнедеятельности.

Основные принципы выбора системы электронного документооборота:

обращайте внимание на продукты российских разработчиков — зарубежные системы часто не работают с вертикально направленным документооборотом;
поинтересуйтесь, есть ли у выбранной вами системы продукт «на вырост», чтобы не пришлось при расширении компании заново покупать СЭД;
перед покупкой посмотрите систему на практике, в идеале — у клиента поставщика;
убедитесь в том, что ваши сотрудники готовы переходить на систему, легко ли им будет с ней работать.

Управление документами и документооборотом. Cистемы управления электронными документами в современной организации

Управление документами в современных условиях — сложная организационно-техническая задача. Без решения данной задачи в области управления документооборотом организации может воцариться настоящий хаос. Потеря документов, затягивание согласования — эти и многие другие отрицательные последствия неграмотного управления документами можно избежать, внедрив корпоративную систему управления электронными документами.

Какую выгоду могут дать системы управления электронными документами

Лучший ответ на этот вопрос содержится в книге Майкла Дж. Д. Саттона «Корпоративный документооборот»1. Открываем эту огромную и скучную книгу на самом интересном месте — стр. 68. Автор приводит поражающие воображение цифры экономии, которой можно достигнуть, внедрив систему электронного управления документами. К примеру, оказывается, что средняя стоимость жизни одного бумажного бланка, включая стоимость его разработки, распечатки, заполнения, хранения, поиска и т. д., составляет около 90 долл. Это означает, что организация, где работают 2000 сотрудников, каждый из которых в год заполняет по 200 бланков (примерно по одному в день), тратит на только на это 36 млн. долл. в год! «Если внедрение системы управления электронными документами, — пишет автор, — позволит сократить хотя бы треть этих расходов, экономия составит 12 млн. долл. в год».

Конечно, это там, «у них». К сожалению, никто точно не знает, сколько стоит жизненный цикл бланка в России, и сумма в 90 долл., на первый взгляд, кажется нам фантастической (хотя, похоже, и сам г-н Саттон ею был удивлен…).

На соседней странице есть другой, более универсальный пример: один из главных эффектов, достигаемых от внедрения системы управления электронными документами, — существенное уменьшение времени на поиск информации. Так вот, оказывается, что в компании, где с документами работают 2000 сотрудников, внедрение приводит к экономии времени в объеме 200-400 человеко-лет (т. е., попросту говоря, можно уволить или найти лучшее применение как минимум 200-400 человек)!

Наконец, упомянем то, чего, скорее всего, не удастся найти ни в каких статистических отчетах: упущенная выгода или прямой ущерб от потери документа или использования по ошибке его старой версии. Их размер каждый руководитель может оценить сам на основе своего печального опыта (если у вас такого опыта нет, вы — счастливый человек).

Когда системы управления электронными документами эффективны

Оказывается — практически всегда, и можно привести массу примеров этого. Вот некоторые из них.

«Канцелярия»

Как правило, разговоры о необходимости автоматизации системы документооборота начинаются с регистрации в электронной форме входящих/исходящих документов и обеспечения традиционного делопроизводства в стиле «исполнитель» — «контролер» (в эту схему чаще всего вписываются и внутренние распорядительные документы). Дело это полезное, особенно для организаций, ведущих интенсивную официальную переписку. Результат применения системы управления электронными документами в данном случае — повышение эффективности работы канцелярии и упрощение контроля за исполнением распоряжений. Стоит только помнить, что автоматизацией канцелярии необъятная тема электронного управления документами не исчерпывается.

Согласование контрактов

В компании, занимающейся поставкой сложного телекоммуникационного оборудования, каждый контракт — это сложный документ с многочисленными приложениями. При его подготовке необходима координация работы нескольких подразделений, находящихся в разных городах. При этом алгоритм разработки и утверждения контракта зависит от его типа, а в ходе подготовки контракта, как правило, выпускается несколько его промежуточных версий.

С внедрением решения по управления электронными документами контракты стали не только разрабатываться, но и проходить все внутренние стадии утверждения в электронном виде. При этом на каждой стадии подготовки осуществляется автоматический контроль сроков исполнения контракта, а все промежуточные версии вместе с окончательной сохраняются в электронном архиве. В итоге время подготовки и утверждения контрактов радикально сокращается, а число ошибок уменьшается.

«Рационализаторский порыв»

В одной компании пищевого профиля большое внимание уделяется «творчеству масс», и сотрудники активно включены в рационализаторский процесс. При этом рацпредложения, подаваемые сотрудниками, рассматриваются специалистами, определяется экономический эффект, менеджеры компании принимают решения об их внедрении, а передовики премируются. В результате внедрения системы управления документами все участники процесса, и в первую очередь сами рационализаторы, получили возможность «в режиме реального времени» видеть, на какой стадии обработки находятся их рацпредложения. Это привело к резкому росту заинтересованности персонала и увеличило число предложений в несколько раз, время принятия решений — уменьшилось, и компания стала получать ощутимую экономию.

Управление Интернет-сайтом

Организация, выпускающая товары народного потребления, публикует большое количество информационных материалов о своей продукции на интернет-сайте. При этом основная проблема была в поддержании актуальности информации. Применение системы управления документами позволило включить корпоративный сайт в общую систему управления документооборотом. Как следствие — увеличился объем информации, представленной на сайте, и обеспечено ее своевременное обновление. При этом процесс опубликования материалов на сайте существенно упростился.

И так далее, и тому подобное… В крупной организации могут действовать десятки и сотни бизнес-процессов, в которых активно используются документы, и подобная система управления представляет собой общий «механизм» для повышения эффективности этих процессов.

Из чего состоит корпоративная система управления электронными документами

Рассказывая об архитектуре корпоративной системы управления электронными документами, мы обычно разбиваем ее на пять подсистем (см. таблицу).

Поговорим о каждой из этих подсистем.

Задача	Подсистемы решения по управлению документами
Документы нужно надежно хранить и быстро находить	Централизованное хранилище электронных документов
Документы нужно обрабатывать в соответствии с процедурами, действующими в компании	Система управления документооборотом
Участники бизнес-процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия	Коммуникационная среда
система электронного управления документами должна быть связана с другими компонентами корпоративной информационной системы	Интеграционные компоненты
Все это должно на чем-то работать	Системные компоненты («железо»)

Хранилище документов

Идея централизованного хранилища электронных документов очевидна: единая база данных на сервере позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. Таким образом реализуется важнейший принцип электронного управления документами: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

С точки зрения пользователей хранилище должно выглядеть как нечто простое и привычное. К примеру, структура «библиотеки», в которой документы сложены в «папки», а те находятся на «полках» виртуальных «шкафов», позволяет легко ориентироваться в новой, электронной, среде и снижает психологический барьер при внедрении системы.

Бумажные документы должны попадать в нужное место электронного хранилища в результате их сканирования, а электронные — прямо из той программы, в которой они создаются. Например, пользователю предлагается сохранять документ, созданный с помощью MS Word, не в «папке» на своем личном жестком диске, а в «папке» центрального хранилища. Такой подход прост для понимания и почти не требует дополнительного обучения пользователей.

Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам. Это напоминает привычный уже поиск в Интернете.

Система управления документооборотом

Корпоративный документооборот — отражение бизнес-процессов компании, и способы управления ими — одна из сторон уникальности фирмы, часть корпоративного «ноу-хау».

Кроме того, любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают неизбежные изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Как успеть за этими изменениями? Ответ прост: использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства (этот процесс «по классике» носит название Workflow Automation).

Представьте себе визуальный конструктор бизнес-процедур с очень простым набором условных обозначений. С его помощью процесс обработки документа изображается как последовательность шагов. На каждом шаге определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система на основании заданных условий автоматически вычисляет, «по какой стрелке» направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ (сам он при этом остается в централизованном хранилище, а участники документооборота просто по очереди получают доступ к нему).

С помощью визуального конструктора задаются и другие параметры рабочего процесса, например контрольные сроки и полномочия.

Коммуникационная среда

Создание удобной коммуникационной среды — отдельная большая тема. И хотя данная среда, строго говоря, не подсистема, а самостоятельная часть общей информационной системы предприятия, без нее управление электронными документами невозможно. Рассмотрим варианты ее организации для решения задач управления документооборотом компании.

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, требуется некая «сигнальная система». Традиционно это электронная почта. Если в вашей организации пока нет корпоративного почтового сервера, для быстрого обмена почтой между сотрудниками, то в ходе создания системы управления документами это неизбежно придется сделать.

По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков и т. д. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет одним щелчком мыши открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.

В последнее время популярными становятся также средства мгновенной связи (Instant Messaging), позволяющие участникам бизнес-процессов общаться «в режиме реального времени»: получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции. Средства мгновенной связи значительно повышают скорость выполнения деловых процедур и особенно полезны в многоофисной среде. При этом в географически распределенных компаниях их внедрение может окупиться просто за счет уменьшения числа телефонных разговоров.

И наконец, стоит упомянуть о последнем «писке моды» в области интерфейсов с пользователем — о корпоративных порталах. Портал — это своеобразный «пульт управления», предоставляющий в распоряжение пользователя всю информацию, необходимую для работы, а также «органы управления». Одна из особенностей современных порталов — то, что пользователь может настраивать «пульт управления», выводя на него только те элементы, которые необходимы именно ему, и располагая их на экране удобным для себя образом.

В контексте данной статьи можно сказать, что помимо электронной почты и средств мгновенного оповещения, пользователям полезно также иметь средство контроля за текущим положением дел — своеобразный портал по управлению документооборотом. С его помощью сотрудники компании могли бы следить за ходом обработки всех своих документов и постоянно иметь перед глазами полный список своих задач, возможно, относящихся к различным бизнес-процессам.

Интеграция, интеграция и еще раз интеграция

Следует заметить, что система электронного управления документами — это всего лишь одна из компонент информационной системы предприятия, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, система должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с «ручной» обработкой информации. Типичный пример интеграции: заявка на закупку оборудования, созданная и прошедшая процедуру согласования с помощью системы управления документооборотом, автоматически передается для исполнения в ERP-систему.

Системные компоненты

Это не что иное, как серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков или магнитных лент, сканеры для массового ввода документов и программное обеспечение для «оживления» всей этой техники.

Забегая вперед: управление знаниями

Все обсуждавшиеся в данной статье вопросы — это отдельные части большой и чрезвычайно интересной темы «управление корпоративными знаниями». Если вы создаете хранилище электронных документов, автоматизируете управление документооборотом или даже начинаете с самого простого — внедрения корпоративной электронной почты, будьте уверены: вы идете по пути управления знаниями. Какие стратегические выгоды это сулит, сказано в последнее время немало, поэтому повторяться не буду.

Корпоративная система управления документами помогает решать две основные задачи управления знаниями: перевод их из неявной формы в явную (попросту говоря, извлечение знаний из голов людей и фиксация на электронных носителях) и систематизация. Для решения еще одной задачи — передачи знаний — может потребоваться корпоративная система электронного обучения, которая позволит обобщать накопленный опыт, разрабатывать учебные материалы и организовать непрерывно действующий эффективный процесс обучения сотрудников.

В особо «тяжелых случаях», когда объем накопленной информации достигает таких размеров, при которых традиционные средства поиска и систематизации бессильны, полезными могут оказаться средства автоматической классификации знаний, самостоятельно ведущие поиск документов, относящихся к той или иной области знаний, и даже вычисляющие, кто из ваших сотрудников в какой области на самом деле является экспертом.

Но это уже, как говориться, другая история.

Принципы управления документами

Принципы управления документами

Жизненный цикл управления документами можно определить следующим образом:

Определение потребности в Документе. Это иногда называют «конечными результатами» для Document Management
Создание документа
Рассмотрение и утверждение группой управления документами
Распространение документа в виде утвержденной рабочей копии
Последующая редакция документа
Перераспределение пересмотренного документа в исходную матрицу распространения
Удаление или архивирование замененного документа

Программные приложения, такие как QDMS обеспечивает основу, которая способствует принятию хороших стандартов управления документами.

Важность управления документами

Управление документами — важный элемент управления проектами функция. Внедрение передовых практик управления документами будет принести пользу проекту во многих отношениях:

Улучшает ведение бизнеса упорядоченным, эффективным и подотчетным образом.
Поддерживает соответствие стандартам качества.
Защищает интересы Компании и заинтересованных сторон в проекте
Это значительно снижает вероятность увеличения затрат, вызванного работой с замененными документами.
Он обещает ощутимую экономию времени и ресурсов за счет использования общей системы, которая используется вся проектная группа с эффективными функциями поиска и извлечения информации.

Обоснование управления документами

Внедрение передовой системы управления документов, что позволяет проводить полный аудит документов от создания до архивирование — важная функция управления проектом.Основа для хороший контроль качества со стороны группы управления документами — это результат задача.

Какие документы требуются Управление документами

Нет необходимости подчинять все документы строгим принципам документооборота. Некоторые документы, особенно те, которые распространяются за пределами страны происхождения области извлекают выгоду из строгих принципов документооборота. Эти документы включают:

Чертежи
Технические характеристики
Процедуры
Руководства
Политики
Формы

Также важно отметить, что все вышеперечисленное типы документов, вероятно, будут пересмотрены и перевыпущены команда управления документами.

Основные принципы управления документами

Независимо от того, думает ли ваша организация о внедрении политики управления документами в первый раз или работает над способами улучшения существующей системы управления документами, эта фантастическая статья бизнес-консультанта Дэвида Болдуина является обязательным к прочтению. В статье под названием «Принципы управления документами» рассматриваются не только основные цели управления документами и то, что мощное программное обеспечение для управления документами (DMS) может сделать для организации, но также рассматривается, как может выглядеть современная компания. при несоблюдении принципов документооборота.Наконец, в статье приведены советы по внедрению программного обеспечения для управления документами на вашем собственном предприятии.

Жизнь без управления документами

Соблюдается ли в вашем бизнесе политика контроля и электронного документооборота? Если это так, представьте на мгновение, что все эти политики были удалены из бухгалтерской книги на месяц или год. Часто, когда мы думаем о «жизни без управления документами», мы автоматически начинаем размышлять о том, как все было раньше, когда все документы нужно было хранить в физических картотечных шкафах, а когда каждый файл искал целую вечность.

Однако статья

Болдуина рассматривает отсутствие принципов контроля документов под другим углом. В конце концов, компания, не имеющая политики управления документами, не обязательно застряла в каменном веке, по-прежнему используя неэффективные физические файловые системы. Напротив, многие компании полностью перешли в цифровую сферу, но до сих пор не имеют требований к контролю документов. Результат, как описывает Болдуин, выходит из-под контроля. Документы создаются каждый день с самыми разными целями — от обмена идеями до инструкций.Распространение этих документов может быть столь же случайным и хаотичным: люди распечатывают документы, копируют их, делятся ими, отправляют в виде вложений электронной почты и т. Д. Удаление часто тоже не организовано; некоторые люди оставляют файлы на своих компьютерах или в почтовых ящиках электронной почты в течение недель, месяцев или даже лет. Остальные сразу их удаляют.

Политики управления документами

, помимо предоставления централизованного места для хранения, защиты и доступа к документам, также инициируют организационные требования о том, как файлы должны создаваться, совместно использоваться, копироваться, печататься, распространяться, редактироваться, форматироваться и т. Д.Другими словами, когда ваша компания внедряет систему электронного документооборота, она, вероятно, также принимает принципы контроля документов.

Почему важны контрольные документы

Так почему же этот тип контроля документов важен? Почему компаниям, использующим электронные системы подачи документов, нужны правила о том, как сотрудники могут создавать и использовать документы? И разве эти правила не создают громоздкую систему, сводя на нет преимущества в эффективности, связанные с переходом на электронную DMS в первую очередь?

В своей статье Болдуин обсуждает все эти вопросы.Он рассказывает о том, как со временем документы могут превратиться в значительный актив для компании. Поскольку документы содержат собственные идеи, данные о персонале, информацию о процессах компании и даже интеллектуальную собственность, касающуюся «новых или расширенных деловых возможностей», они могут нанести значительный ущерб компании, если попадут в чужие руки или будут удалены без резервного копирования. Таким образом, Болдуин предлагает «рациональные и последовательные средства создания документов и управления ими» для защиты активов, идей, повседневных функций и долгосрочных целей компании.

На самом деле, хотя удобство и эффективность систем электронного документооборота часто превыше всего, Болдуин считает, что защита ценности содержимого файлов компании является причиной номер один для принятия комплексных политик контроля документов. Причина номер два — сделать информацию, включенную в эти документы, доступной и полезной для людей в организации. Он также перечисляет устранение бесполезной траты ресурсов; обеспечение достоверности информации; поддержание информации в актуальном состоянии; защита конфиденциальной, секретной или служебной информации; сохранение информации для создания возможностей, избежания ошибок и уклонения от судебных разбирательств; и многое другое как причины, по которым компания должна принять систему управления документами, которая обеспечивает соблюдение принципов документооборота.

Первый шаг: найти хорошую DMS

Как говорит Болдуин в своей статье, компании следует учитывать множество вещей при разработке политики контроля документов. От определения того, какие типы информации следует включать в различные документы или формы, до принятия решения о том, как документы должны быть проверены и утверждены, планирование политики контроля документов почти похоже на планирование иерархии мини-компании в вашей организации.

Однако весь процесс начинается с поиска подходящего программного обеспечения для управления документами.Strong DMS — это больше, чем просто центральное место для хранения файлов и доступа к ним в цифровом виде. Напротив, хорошая DMS будет включать функции для управления версиями файлов, аудита, проверки и утверждения, шифрования и другой безопасности, прав доступа пользователей и т. Д. Короче говоря, отличная DMS будет больше, чем просто цифровой картотечный шкаф; это будет система, которая проведет вас через принципы управления документами и поможет вам внедрить их в вашем бизнесе.

Вы хотите найти DMS, которая одновременно является системой управления документами и мастером в принципах управления документами? Если да, начните с посещения eFileCabinet сегодня.EFileCabinet поможет вам избавиться от физической файловой системы и одновременно обеспечить безопасность и конфиденциальность данных вашей компании, от обширной защиты файлов до функций, которые позволяют легко отслеживать, кто к каким файлам обращается и какие файлы редактируют. Посетите нас в Интернете по адресу www.efilecabinet.com, чтобы узнать больше о нашем программном обеспечении или попробовать нашу бесплатную демонстрацию.

9 Передовые методы управления документами: вы должны знать

Время чтения: 6 минут

Программное обеспечение для управления документами позволяет компаниям преобразовывать, хранить и обмениваться различными цифровыми документами по сети.Такой подход помогает бизнес-менеджерам снизить сложность за счет сокращения использования бумаги.

По некоторым данным, до четырех недель менеджеры тратят на поиск бумажных документов, потерянных за год. Кроме того, почти 20% рабочего времени сотрудников все еще расходуется, если у них нет надлежащего управления записями.

Когда компания думает о внедрении эффективного управления документами в своей организации, важно сосредоточить внимание на правильных аспектах.

Основные передовые практики управления документами

Ниже приведены девять передовых методов эффективного управления документами в 2020 году:

1.Определение потребности в системе управления документами в бизнесе

Система управления документами является неотъемлемой частью системы бизнес-файлов. Комплексное программное обеспечение помогает предприятиям превратить свой офис в безбумажный. Прежде чем выбрать систему управления записями для своего бизнеса, вы должны оценить свои потребности в управлении документами. Потому что, даже если у вас есть продуманная программа управления документами, она может не соответствовать всем операционным потребностям бизнеса, если вы не понимаете, почему вы вообще хотите ее получить.Таким образом, определение того, какая функция нужна вашему бизнесу, поможет сузить выбор.

Функции, которые нужно искать в системе управления документами:

Безопасность и аварийное восстановление
Масштабируемость и расширенные функции
Удобство использования
Совместная работа и интеграция

2. Подготовьте документы для организованного хранения.

Компании, интенсивно использующие документы, должны хранить свои документы в цифровой форме. Важно организовать файлы и пометить их тегами, прежде чем сохранять их в файловых репозиториях.Категоризация упрощает перенос данных при внедрении новой DMS. Кроме того, он обеспечивает быстрый и легкий поиск документов.

Выбирая систему управления бизнес-документами, обратите внимание на функцию сканирования документов. В противном случае будет довольно сложно перевести массу документов в цифровую форму.

Такие системы имеют несколько полезных функций для:

Гражданского строительства
Архитектурных студий
ИТ-компаний
Бизнеса управления данными

3.Сосредоточьтесь на бизнес-процессах и автоматизации системы.

Система управления документами оптимизирует бизнес-процессы и сокращает время и усилия пользователей. Компании должны убедиться, что усилия по автоматизации сосредоточены на стратегиях, которые наиболее полезны для успеха организации. Компании должны проверить соответствие этих процедур целям системы управления документами.

Преимущества системной автоматизации:

Сокращение времени и усилий
Использование бизнес-системы
Минимальное время простоя
Оперативные ответы

4.Индексирование содержимого

Система управления документами свела к минимуму необходимость поиска сотен разных документов в разных местах. С помощью индексирования предприятия могут искать документы для быстрого и простого извлечения документов на основе множества параметров, описаний и ключевых слов. Кроме того, современные системы, такие как Comindware, предлагают поиск на основе метаданных. Теги, подписи, заметки и примечания, дата и поиск по времени позволяют быстро находить документы.

Ниже перечислены особенности индексирования:

Простой и быстрый поиск данных
Поиск на основе метаданных
Беспроблемный поиск документов
Экономия времени

Также прочтите: Управление цифровыми документами: будущее Безбумажный

Системы управления документами поддерживают баланс между оптимизацией рабочего процесса, прозрачностью и конфиденциальностью.Если бизнес имеет дело с особо конфиденциальной информацией и личными файлами, он должен выбрать систему с надежным и безопасным хранилищем файлов. Аутентификация, система паролей и безопасный обмен позволяют предприятиям контролировать доступ к конфиденциальным документам.

Использование этой передовой практики дает множество преимуществ:

Защита личных документов
Управление разделами иерархии
Защита конфиденциальной информации
Аутентифицированный и безопасный обмен

6.Рабочий процесс обработки документов

Надежная система управления документами будет поддерживать рабочий процесс обработки документов, интегрировать документы в бизнес-процессы компании и обеспечивать совместную работу в рамках документов. Однако перед этим компании должны подготовиться к оцифровке и маркировке своих файлов. Этот процесс обеспечивает быстрый поиск, идентификацию документов и их извлечение.

Оптимизация рабочего процесса обработки документов имеет несколько преимуществ:

Повышение эффективности бизнеса
Автоматические напоминания в соответствии с вашими сроками, диаграммы Ганта и графики
Мгновенное понимание документов, готовых к утверждению
Немедленное понимание утвержденных счетов

7.Управление хранением и уничтожением документов

Жизненный цикл документа зависит от конкретного типа бизнеса, юридических требований и бизнес-решений. Система управления документами может быть полезна, когда дело доходит до управления жизненным циклом документа. Пометка документов как активный, достигнутый, или готовый к утилизации поможет вам максимально эффективно использовать DMS.

Управление жизненным циклом документов имеет множество преимуществ:

Предотвращение скопления документов
Соблюдение требований законодательства
Управление защитой данных
Управляет жизненным циклом документа

8.Ознакомьтесь с дополнительными возможностями автоматизации.

Управление документами позволяет автоматизировать различные задачи, использовать рабочие процессы и собирать данные для репозиториев, программного обеспечения и предупреждений. Благодаря автоматизации предприятия могут управлять документами и собирать записи. Это также поможет сделать контент доступным для обнаружения. Это поможет в выявлении различных документов и перенаправлении на нужных членов организации.

Преимущества дополнительных возможностей автоматизации:

Автоматизирует различные функции
Автоматическая маршрутизация
Интегрированный рабочий процесс
Простой поиск контента

9.Выбирайте простой пользовательский интерфейс.

Система управления документами решает разные задачи, но не все функции должны отображаться на экране каждого пользователя. Хорошая программа позволила бы администраторам отображать пользовательские элементы. Упрощение пользовательского интерфейса позволит пользователям выполнять задачи, не отвлекаясь.

Преимущества простого пользовательского интерфейса:

Упрощенные функции
Простой интерфейс
Легко понятный
Устраняет проблемы

Где можно применить эти передовые методы?

Эти принципы передовой практики применимы к широкому кругу различных отраслей, требующих большого количества документов, а именно к строительной отрасли, экономике, информационным технологиям, авиастроению, машиностроению и многим другим.

Любая отрасль или бизнес, которому требуется одновременная координация между различными отделами сотрудников, при этом имея представление об изменениях, внесенных в документы, должны извлечь выгоду из системы управления документами.

Эффективная система документооборота позволяет значительно улучшить бизнес-результаты. Это напрямую влияет на отслеживание рабочего процесса и соблюдение сроков, которые являются двумя ключевыми вехами каждого проекта.

FileHold

FileHold — это программное обеспечение для управления документами, которое оптимизирует и автоматизирует весь документооборот и процессы утверждения.Это картотека для деловых документов и папок, хранящихся в электронном виде. Он лучше всего подходит для крупных корпораций и очень полезен для компаний, занимающихся управлением информацией, таких как производители и медицинские организации.

Функция FileHold выглядит следующим образом:

Он предлагает контроль версий, контрольный журнал для обеспечения отчетности о том, когда и кто изменил документ
Он доступен из любого места с любого устройства с безопасным Интернетом соединение
Позволяет легко сотрудничать между пользователями для обмена и редактирования документов

Также прочтите: Обзор FileHold: решение для управления документами для предприятий

dMACQ DMS

dMACQ DMS является надежным и надежным мощное программное обеспечение для управления документами, которое предоставляет надежные функции для организации и управления бизнес-данными.Благодаря простому в использовании интерфейсу предприятия могут легко загружать все документы в систему. Он обеспечивает простую интеграцию с другими сторонними приложениями и предлагает отличное понимание сбора данных. Кроме того, его механизм структурирования метаданных позволит предприятиям устанавливать метаданные в информационных банках организаций.

Функции dMACQ DMS следующие:

Он поддерживает исторические версии каждого документа.
Позволяет бизнесу хранить документы в цифровой форме, а
позволяет бизнесу создавать свой отчет о соответствии.
Система многоязычная — поддерживает более 130 языков.

LogicalDOC

LogicalDOC — популярное программное обеспечение для управления документами, которое поддерживает различные потребности различных организаций. Некоторые из его методов управления документами включают бесшовную интеграцию с Microsoft Outlook и Office, автоматический импорт общих папок и безопасное сотрудничество между пользователями.Система позволяет команде создавать, совместно редактировать и согласовывать любое количество документов. Его кросс-функциональность позволяет предприятиям устанавливать и использовать его в нескольких операционных системах — Windows, Linux и Mac OS.

Возможности LogicalDOC следующие:

Он предлагает безопасную и надежную облачную среду для хранения всех деловых документов.
Он хорошо работает с широким спектром программного и аппаратного обеспечения.
Он имеет простой в использовании и интуитивно понятный интерфейс, предназначенный для повышения эффективности рабочего процесса.

Заключительные примечания

Управление документами и контроль над ними могут быть сложной и сложной задачей, но упускать из виду управление документами — неправильный поступок, поскольку в долгосрочной перспективе это только навредит вашему бизнесу.

Если бизнес хочет получить максимальную отдачу от своей системы, эти передовые методы эффективного управления документами необходимы компании. Конечно, процесс управления документами вначале может показаться разочаровывающим, но небольшие шаги принесут пользу предприятиям, чтобы перенять эти методы.

Что вы думаете об упомянутом программном обеспечении для управления документами, указанном в блоге? Вы когда-нибудь ими пользовались? Сообщите нам о своем опыте работы с любым из этих программ для управления документами в разделе комментариев ниже.

[PDF] Принципы управления документами Дэйв Болдуин

Скачать Принципы управления документами Дэйва Болдуина …

Перепечатка этой статьи предназначена только для личного использования. Коммерческое использование запрещено.Воспроизведение или распространение данной перепечатки без письменного разрешения автора запрещено.

Принципы управления документами Дэйв Болдуин

Организации с синдромом неконтролируемости создают документы ежедневно. Они используются для передачи новых идей, направления, инструкций, описания процессов, определения спецификаций и множества других целей. Часто документы создаются в специальной среде, не задумываясь о том, как и кем они в конечном итоге будут использоваться. Документы часто создаются случайным образом, а затем сохраняются на чьем-то жестком диске.Они передаются в печатном виде или прикрепляются к электронным письмам, а в конечном итоге выбрасываются или удаляются, когда они перестают быть актуальными для текущих проблем.

Осознание важности документов Этот недисциплинированный подход к созданию и распространению документов не учитывает важность документов, которые могут иметь для организации в долгосрочной перспективе. По отдельности документы представляют собой фрагменты или фрагменты интеллектуального капитала организации. Каждый из них содержит информацию, которая представляет собой небольшую часть того, что знает организация.Вместе взятые, со временем документы становятся важной частью интеллекта организации. Важность документов для организации и, возможно, само ее выживание требует вдумчивого подхода к пониманию роли документов в повседневном функционировании организации. Как только это будет понято, становится очевидной необходимость в рациональных и последовательных средствах создания документов и управления ими.

Практический подход к управлению документами Эффективное управление документами требует основополагающей философии и стратегии.Он должен быть адаптирован к потребностям организации, которая должна его использовать. Это должно быть практично и должно быть написано. Никакая стратегия управления документами не может быть полезной, если она явно не задокументирована и не включена в повседневную жизнь. В организациях с правильным пониманием важности управления документами эта задокументированная философия и стратегия становятся политикой управления документами. После того, как эта политика определена, она должна быть © 2012 Дэвид А. Болдуин

www.davebaldwinconsulting.com

1 из 5

Перепечатка этой статьи предназначена только для личного использования. Коммерческое использование запрещено. Воспроизведение или распространение данной перепечатки без письменного разрешения автора запрещено.

За

следует процесс управления документами, в котором объясняется, как применять политику. Политика и процесс управления документами становятся методом управления документами в организации. В общих чертах, контроль документов предоставляет средства управления разработкой, утверждением, выпуском, изменением, распространением, обслуживанием, использованием, хранением, безопасностью и удалением документов.

Цель контроля за документами Цель контроля за документами не в том, чтобы создавать дополнительную работу или создавать бюрократию. Вместо этого он создается для защиты ценности содержимого документов и повышения полезности этого содержимого для людей в организации, которым необходимо его использовать. Контроль документов обеспечивает основу для размышлений о том, как информация создается в организации и как ею следует управлять после ее создания. Цель метода контроля документов состоит в том, чтобы гарантировать: • Документы служат полезной цели • Ресурсы не тратятся на распространение неважной или бесполезной информации • Публикуется только достоверная информация • Информация поддерживается в актуальном состоянии • Информация предоставляется в форме которые могут использовать люди, которые в ней нуждаются • Секретная, конфиденциальная или служебная информация предназначена только для людей, которые действительно нуждаются в ней • Сохраняется информация, которая может помочь решить проблему, улучшить возможности, избежать дорогостоящих ошибок или отклонить потенциальные судебные тяжбы

Процедуры контроля документов Процесс управления документами, установленный для поддержки политики, должен включать процедуры, определяющие разработку документов.Хотя эти процедуры не должны быть громоздкими, они должны быть достаточно ясными и подробными, чтобы давать четкие указания относительно того, как следует готовить документы. Процедуры могут включать такие темы, как:  

Как планировать новые документы; авторизация, финансирование, установление потребности и т. д. Как подготовить новые документы; кто их готовит, как они составляются, как обслуживаются черновики

www.davebaldwinconsulting.com

2 из 5

Перепечатка этой статьи предназначена только для личного использования.Коммерческое использование запрещено. Воспроизведение или распространение данной перепечатки без письменного разрешения автора запрещено.

           

Стандарты для формата и содержания документов, форм, диаграмм и т. Д. Соглашения об идентификации документов Соглашения об управлении версиями Соглашения о датировании; дата проверки, дата утверждения, дата выпуска, дата распространения, дата пересмотра Процедуры проверки документов; кто проверяет, свидетельство проверки Утверждение документа; кто утверждает, свидетельство одобрения Публикация; что представляет собой «публикация» документа Печать; кто печатает документ, ограничения на распечатку Распространение; как распространяется документ, кто это делает, кто его проверяет Использование документов; ограничения, несанкционированное копирование, доступ к файлам, пометка печатной копии Редакции; выявление потребности; кто вносит правки, процесс рассмотрения и утверждения, как помечаются изменения Внесение изменений в выданные документы; кто создает поправки, процесс проверки и утверждения, идентификация поправок Хранение документов; определение местоположения, безопасности, доступа и предотвращения несанкционированных изменений, индексирование, поиск пользователями, ограничения, касающиеся бумажных документов vs.электронные документы, авторизованное и несанкционированное внешнее распространение и повторная публикация

Система, адаптированная к среде Хотя многие из этих процессов можно автоматизировать с помощью инструмента управления документами, организация не должна позволять приобретенному программному приложению диктовать свою политику и процессы управления документами. Чтобы работать эффективно, необходимо принять метод управления документами, который имеет смысл для среды и культуры организации.

Внедрение процесса управления документами Перед внедрением процесса управления документами организация должна подготовить политику управления документами, которая четко объясняет, как должна работать система.Этот документ должен точно описывать правила создания, просмотра, публикации, хранения и использования документов, а также любые другие детали, как это предлагается в Процедурах контроля документов выше. Относительно простой способ реализовать контроль документов — использовать главный список в качестве механизма контроля. Это подход, принятый в стандарте ISO 9000

www.davebaldwinconsulting.com

3 из 5

Перепечатка этой статьи предназначена только для личного использования.Коммерческое использование запрещено. Воспроизведение или распространение данной перепечатки без письменного разрешения автора запрещено.

серия стандартов качества. Главный список содержит те же элементы управления документом, что и каждый документ. Однако главный список — это инструмент управления процессом. Если главный список изменен, затронутые документы должны быть изменены, чтобы соответствовать главному списку. В такой системе главный список является особенно конфиденциальным документом после того, как информация управления документом записана, и должен быть соответствующим образом защищен.Политика управления документами может включать инструкции по управлению главным списком. На практике создается документ, заполняются его элементы управления документом, а главный список используется для записи документа, попадающего в процесс управления. Если система подвергается аудиту, основной список является источником, используемым для проверки контроля отдельных документов. Редакции документа выполняются аналогичным образом. Содержимое документа изменяется по мере необходимости, элементы управления документом обновляются вместе со страницей истории изменений документа, а главный список обновляется в соответствии с информацией о документе.

Элементы управления документом Как минимум повторяющиеся элементы управления документа включают в себя имя документа, номер редакции, дату выпуска / редакции, номер текущей страницы и общее количество страниц документа. Это тот же базовый набор информации, который включен в главный список. Другая информация, такая как имя автора или редактора, имя лица, санкционировавшего документ, и идентификационные данные рецензента документа также могут быть включены. Также рекомендуется включить всю подобную информацию, которую вы хотите записывать и отслеживать, на странице истории изменений документа.Опять же, политика контроля документов должна указывать, какая информация о каждом документе будет храниться. Элементы управления документом должны быть последовательно размещены на каждой странице документа, обычно в верхнем и нижнем колонтитулах. Другая информация, такая как классификация информации (конфиденциальная, служебная и т. Д.) Или уведомления об авторских правах, также могут потребоваться вашей организации. Организации обычно публикуют эти требования для использования сотрудниками.

www.davebaldwinconsulting.com

4 из 5

Перепечатка этой статьи предназначена только для личного использования. Коммерческое использование запрещено. Воспроизведение или распространение данной перепечатки без письменного разрешения автора запрещено.

После того, как необходимые элементы управления помещены в документ, необходимо сделать запись в главном списке управления документом. В дальнейшем, чтобы документ считался контролируемым, его элементы управления документом всегда должны соответствовать элементам в главном списке.Между документом и основным списком, если управляющая информация не синхронизируется, документ больше не считается контролируемым. Ссылки Робитайль, Дениз. Управление документами: простое руководство по управлению документацией. Чико, Калифорния: Paton Press LLC, 2005. Дик, Дэвид и Кэти Байн. «Управление документацией для чайников». Северная Пасха (июль / август 2003 г.).

www.davebaldwinconsulting.com

5 из 5

9 Принципов передовой практики управления записями

Управление записями редко бывает гладким — часто может казаться, что вы крошечное судно посреди моря законодательства.Когда вы думаете, что идете в правильном направлении, волна законодательства заставляет вас пошатнуться.

Тем не менее, соблюдение требований к управлению записями не должно быть такой сложной задачей. Предприятия усложняют себе задачу, относясь к управлению записями как к второстепенной задаче, а не как к неотъемлемой части своей повседневной деятельности. В этой статье мы обсудим девять правил лучших практик управления записями для внедрения в вашей организации.

Во-первых, несоблюдение НЕ является вариантом!

В условиях ужесточения правил предприятия подвергаются все более высокому риску несоблюдения.И, к сожалению, несоблюдение требований может иметь довольно серьезные последствия для бизнеса. Помимо неизбежного «синяка под глазом» и потенциального риска потери доверия клиентов, ваша организация может столкнуться с серьезными карательными мерами.

В последние годы мы видели несколько громких примеров, когда компании привлекались к ответственности за неспособность внедрить передовые методы управления записями. Только в прошлом году франчайзи Caltex предстал перед австралийским омбудсменом по вопросам справедливой занятости за несоблюдение законов о ведении документации, а магазин в Сиднее был оштрафован на 100 000 австралийских долларов.Франчайзи, Aulion Pty Ltd, и ее директор были оштрафованы после того, как расследование показало, что информация от бухгалтера, банка и пенсионного фонда компании не соответствует данным, предоставленным омбудсмену.

Это может показаться суровым наказанием, но стоит помнить, что максимальный штраф за за каждое нарушение в настоящее время составляет 1260 австралийских долларов для физического лица или 6300 австралийских долларов для корпорации. После месяцев или даже лет дрянного учета эти четырехзначные санкции могут составить калечащий штраф.

Использование передовых методов управления записями в качестве ориентира в вашей деятельности поможет снизить риск несоблюдения требований. Вот девять принципов, которые помогут вам соответствовать требованиям без ущерба для операционной эффективности.

1) Приоритет безопасности и конфиденциальности

Одним из первоочередных приоритетов любого бизнеса, намеревающегося привести свой дом в порядок в отношении ведения документации, является обеспечение строгих мер безопасности и конфиденциальности данных. Если безопасность невысока, ваши данные могут быть уязвимы для взлома.Утечка данных может иметь огромные финансовые последствия, а также создать множество проблем с общественностью. Компании обязаны защищать свои записи и обращаться с данными и информацией клиентов с той безопасностью, которой они заслуживают.

Без надлежащих мер безопасности киберпреступники могут не только получить доступ к вашим записям, но и установить в ваши системы вредоносное ПО, которое может захватывать жизненно важные данные ваших клиентов. Реагирование на предупреждения системы безопасности следует рассматривать как неотъемлемую часть передовой практики управления записями.Совсем недавно сеть отелей Marriott подверглась утечке данных, в результате которой были украдены 500 миллионов гостей, что может стоить компании 200 миллионов долларов.

Ваша электронная система управления документами и записями (eDRMS) должна иметь мощные встроенные функции безопасности для обеспечения безопасности информации с шифрованием данных, передаваемых через надежное соединение SSL.

Доступность — еще один ключевой компонент безопасности и конфиденциальности, который можно разделить на две части; соответствующие уровни доступа пользователей в организации и возможность обнаружения / использования информации для поддержки деловой активности.Организации должны обеспечить доступ к конфиденциальной, частной или секретной информации только определенным лицам с соответствующими разрешениями.

Упрощение поиска и использования информации не только существенно влияет на эффективность организации, но и является одним из принципов непрерывности цифровой информации, введенных Национальным архивом Австралии для обеспечения возможности обнаружения, доступности и использования цифровой информации.

Также должны быть предусмотрены процессы и меры безопасности для предотвращения любого несанкционированного уничтожения или удаления зарегистрированных физических и цифровых записей, а также связанных с ними метаданных.Использование электронной системы управления документами и записями (eDRMS) поможет в записи, отслеживании и мониторинге записей.

2) Запись, отслеживание и мониторинг документов

Неправильное управление документами и отсутствие эффективной eDRMS являются ключевыми факторами плохого ведения документации и могут легко препятствовать соблюдению организацией требований законодательства. Когда документы пропадают или пропадают без вести, это может привести к неспособности агентства выполнить запрос о свободе информации (FOI) или привести к карательным мерам в соответствии с австралийскими законами и стандартами ведения документации.

Комплексная система eDRMS — это фундаментальная часть способности организации регистрировать, отслеживать и контролировать интеллектуальную собственность организации.

Эффективная eDRMS имеет много важных характеристик. Ключевые функции, которые должна обеспечивать ваша eDRMS, включают:

Автоматический захват записей и применение классификации и метаданных в фоновом режиме. Возможность найти нужный контент, когда это необходимо, часто зависит от метаданных, поэтому важно собирать качественные метаданные.
Возможность управлять контентом в репозиториях. Часто организации находят информацию, сохраненную на сетевых дисках, на жестких дисках компьютеров, в приложениях и в облачных репозиториях, таких как SharePoint или OneDrive.
Возможность управлять физическими, цифровыми и гибридными записями, включая записи сообщений электронной почты и социальных сетей.
Обеспечение надежного контрольного журнала. Когда запись удаляется, ваша eDRMS должна сохранять метаданные удаленной записи, чтобы можно было отследить информацию об исторических действиях, предпринятых с записью, и о том, какими пользователями.Это важно, когда дело доходит до определения того, соблюдались ли коммерческие и юридические правила, и отслеживания любых несанкционированных действий.

Организационный контент должен обрабатываться в соответствии со стратегией управления записями вашей организации. Это обеспечит наличие соответствующей системы для записи, отслеживания и мониторинга контента и снизит риск потери контента без ущерба для рабочих процессов конечного пользователя.

3) Создайте и внедрите стратегию управления записями

Четкая и действенная стратегия управления записями должна лежать в основе документации и информационной архитектуры, процессов и процедур вашей организации.Он должен основываться на тщательном исследовании соответствующих политик и стандартов и регулярно проходить аудит.

Организациям необходимо создать и тщательно документировать свои процессы и процедуры управления записями и информацией, а также обеспечить всем сотрудникам доступ к этой документации. Организации должны четко определять подотчетность тех, кто ведет записи, и понимать, как эта стратегия впишется в стратегический бизнес-план организации.

Чтобы убедиться, что ваша стратегия управления записями соответствует действующему законодательству, необходимы регулярные проверки.

4) Ежегодная проверка / аудит

Соблюдение нормативных требований никогда не бывает одноразовым, особенно когда речь идет об управлении записями и информацией. Ваша политика управления записями должна включать ежегодный обзор и оценку внутреннего и внешнего соответствия в отношении соответствующих актов и стандартов. Стандарты, по которым вы измеряете эффективность управления записями, должны основываться на национальных, государственных и международных стандартах.

При тщательном аудите необходимо беспристрастно изучить ваши политики и процессы ведения документации.Соответствует ли исполнение формулировке политики и законодательству, которое ее информирует? Где они терпят неудачу? Где их можно улучшить? Можно ли сделать их более эффективными по времени при соблюдении требований законодательства? Они сошли с рельсов? Если да, то как можно устранить причины этого?

5) Уничтожить записи в конце их жизненного цикла

Как цифровые записи могут стать уязвимыми для утечки данных, так и ваши физические документы могут стать уязвимыми. В то время как законодательные нормы предписывают хранить некоторые записи бессрочно, большинство записей следует уничтожать по истечении установленного периода времени.

Разобраться в сложности требований к удалению и хранению записей — сложная задача для большинства предприятий. Вот почему важно, чтобы организации проявили должную осмотрительность при определении этих требований или заключили контракт на услуги специалиста по управлению записями и информацией, который сделает это от их имени. Это поможет обеспечить точность и соответствие политик организации.

На веб-сайте Национального архива Австралии представлены некоторые общие правила уничтожения информации в соответствии с требованиями.В нем разъясняется, что уничтожение информации должно осуществляться в соответствии с требованиями;

Авторизовано архивами через активную регистрационную службу
Уничтожение должно быть необратимым
Уничтожено с тем же уровнем безопасности, который поддерживался в течение срока хранения записей
Информация должна быть своевременно уничтожена и не храниться дольше необходимого
Уничтожение информации должно быть точно задокументировано в соответствии с Регламентом об архивах 2018

6) Убедитесь, что ваши записи и информационная архитектура правильная и эффективная

Лучший способ думать об информационной архитектуре — это то, что она является планом вашего информационного «хранилища» и является важной частью вашей стратегии управления.Хорошая инфраструктура гарантирует, что содержимое вашей организации будет безопасным, доступным для поиска / поиска и утилизируется в конце его жизненного цикла. При проектировании информационной архитектуры внимательно примите во внимание следующее;

Схема бизнес-классификации (BCS) или таксономия — Один из самых простых способов управления информацией для организаций — это группирование связанного контента вместе, а затем маркировка и распределение каждой из этих групп в основной структуре.Это известно как схема бизнес-классификации (BCS) и представляет собой форму таксономии, которая упрощает организациям поиск и определение местоположения контента. Например, с помощью BCS вы можете более легко предоставлять разрешения, чтобы определенные пользователи имели доступ к определенной информации на основе группировки, определенной в классификации.
Графики хранения и утилизации (RDS) или разработка жизненного цикла информации — График хранения и утилизации необходим для обеспечения того, чтобы организации выполняли свои юридические и соответствующие обязательства в соответствии с законами штата и федеральными законами.Имея процесс, определяющий, как долго записи должны храниться до уничтожения, а также методы определения записей, подлежащих уничтожению, организации могут не только уменьшить свою подверженность рискам соответствия, но также значительно сократить время и ресурсы, затрачиваемые на извлечение документов.
Схемы метаданных — Большинство организаций считают, что достаточно организовать свои папки на сетевом диске. Однако по-настоящему эффективное управление информацией требует, чтобы ваши внутренние документы включали метаданные.Включение метаданных сокращает время, затрачиваемое вручную на определение папки для размещения файла, поскольку система управления документами может считывать метаданные документа и соответствующим образом классифицировать их. Это, в свою очередь, упрощает поиск документов, поскольку вам не придется вручную щелкать множество разных папок, чтобы найти нужный файл.

Хорошая информационная архитектура позволит собирать и классифицировать записи, не влияя на то, где и как работает ваша команда.

7) Захват записей без нарушения работы конечных пользователей

Если ваша система управления записями требует участия конечных пользователей (т.е. ваших сотрудников), это почти гарантирует проблемы с вовлечением, которые могут помешать рабочему процессу, производительности и вашим усилиям по ведению документации. Современная эффективная система управления записями будет выполнять свою работу в фоновом режиме, казаться невидимой для конечных пользователей и будет обладать способностью управлять записями на месте на различных платформах (например, электронная почта, социальные сети, облачное хранилище, сетевые диски, настольные компьютеры и т. д.), позволяя вашей команде работать, как и где они работают.

Эффективная система управления записями также автоматически фиксирует метаданные, что означает, что конечным пользователям не нужно вручную вводить все метаданные во всплывающую форму при загрузке и добавлении документов.

8) Оцифровать физические записи

Хотя оцифровка физических записей может рассматриваться как трудоемкое и дорогостоящее мероприятие, конечный результат намного перевесит промежуточные затраты и усилия. Организации выиграют от повышения операционной эффективности и простоты доступа к информации (возможность найти цифровую запись намного быстрее и проще, чем найти файл в комнате, полной коробок), значительной экономии затрат на физическое хранение, снижения риска потери записей. в случае пожара, наводнения или другого бедствия, а также лучшая интеграция с существующими системами бизнес-информации.

В рамках своей политики оцифровки организациям следует учитывать:

Какую систему управления записями вы будете использовать для сбора оцифрованных записей, какой доступ будет предоставлен к этим записям и какие соответствующие метаданные должны быть записаны
Состояние физического состава записей, которое повлияет на безопасность, физическое обращение и необходимое оборудование для оцифровки, особенно если записи не являются документами.
Могут ли физические записи быть уничтожены на законных основаниях и как это будет обрабатываться
Какой тип оцифровки подходит; цифровая фотокопия / изображение или оптическое распознавание символов (OCR), которое делает запись с машиночитаемым текстом
В процессе оцифровки будут созданы версии оцифрованной записи для обработки.Как будут управлять этими различными версиями?
Как будет поддерживаться контроль точности и качества на протяжении всего процесса
Оцифровка: собственными силами или сторонними организациями, учитывая при этом проблемы, которые могут возникнуть в каждом сценарии

9) Разработка и ведение реестра информационных активов

Чтобы понять вашу информацию и как лучше всего управлять ею и защищать ее, важно сначала понять, что означает термин «информационный актив».Информационный актив — это совокупность информации, которая определяется и управляется как единое целое, чтобы ее можно было понять, поделиться, защитить и эффективно использовать. Информационные активы имеют определенную и управляемую ценность, риск, контент и жизненные циклы.

Регистр информационных активов (IAR) — это формальная инвентаризация информационных активов, которая помогает организациям лучше управлять информацией и записями, которыми они владеют, и снижать связанные с этим риски.

Они могут быть полезным инструментом для анализа рисков и планирования информационной безопасности, для определения критически важных систем для аварийного восстановления и обеспечения непрерывности бизнеса, для информирования планов сохранения цифровых данных и определения приоритетов стратегических записей и управления информацией.

Организации, разрабатывающие и внедряющие IAR, должны учитывать;

Как ваша организация будет проводить обзор информации, чтобы определить, что является информационным активом, а что нет, стоимость и жизненный цикл каждого актива, а также какие нормативные требования применяются
Как сгруппировать, пронумеровать и назвать информацию с учетом потребностей бизнеса
Есть ли возможности для утилизации, экономии и / или повышения эффективности
Создание стратегий снижения выявленных рисков
Разработка плана действий по управлению этим изменением с учетом запланированных непредвиденных обстоятельств
Определение ответственного (хранителя) информационных активов и самого реестра
Как часто следует пересматривать IAR, чтобы гарантировать его точность и актуальность, и кто будет проводить эту проверку

Чем лучше вы понимаете свою информацию, тем лучше вы будете готовы защитить эти активы.Рассмотрение вышеперечисленных вопросов поможет вам разработать и внедрить стратегическую IAR как часть вашей более широкой стратегии управления записями и информацией.

Резюме

Определение передовых методов управления записями и реализация эффективной стратегии RIM крайне важны для организаций, желающих сохранить соответствие и избежать потенциальных штрафов за невыполнение своих обязательств по ведению документации.

Разобраться в сложности законодательства о ведении документации может быть непростой задачей.Вот почему большинство организаций прибегают к услугам специалиста по управлению записями.

Наша команда экспертов по управлению записями помогает организациям справиться с этой сложностью с 2008 года и будет рада помочь вашей организации или ответить на любые ваши вопросы.

Рэлен Беннетт — бизнес-консультант в Миктыше.

Что такое Управление документами (DMS)?

Управление документами, часто называемое системами управления документами (DMS), представляет собой использование компьютерной системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажной информации, полученных с помощью сканера документов.

Управление документами — это то, как ваша организация хранит, управляет и отслеживает свои электронные документы.

Согласно ISO 12651-2 документ — это «записанная информация или объект, который можно рассматривать как единое целое». Хотя это звучит немного сложно, это просто то, что вы использовали для создания, распространения и использования в течение многих лет.

Теперь мы можем определить управление документами как программное обеспечение, которое контролирует и упорядочивает документы во всей организации. Он включает в себя захват документов и контента, рабочий процесс, репозитории документов, COLD / ERM и системы вывода, а также системы поиска информации.Кроме того, процессы, используемые для отслеживания, хранения и контроля документов.

Вниманию учащихся с визуальным восприятием: Щелкните здесь, чтобы УЗНАТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).

Управление документами — одна из технологий, предшествующих управлению контентом, и не все это давно было доступно только на автономной основе, как и его собратья по созданию образов, рабочему процессу и архивированию. Он обеспечивает некоторые из самых основных функций управления контентом, налагая средства контроля и возможности управления на «тупые» документы.Благодаря этому, когда у вас есть документы и вам нужно их использовать, вы можете это сделать. Некоторые из ключевых функций в управлении документами включают:

Регистрация / выезд и блокировка, чтобы координировать одновременное редактирование документа, чтобы изменения одного человека не перезаписывали изменения другого человека.
Контроль версий, чтобы можно было сохранить вкладки о том, как появился текущий документ и чем он отличается от версий, выпущенных до
Откат, чтобы «активировать» предыдущую версию в случае ошибки или преждевременного выпуска
Контрольный журнал, позволяющий восстановить, кто и что делал с документом в течение его жизненного цикла в системе
Аннотации и марки,

Управление документами в конечном итоге было отнесено к управлению контентом в немалой степени, потому что сегодня нам доступно больше информации, чем когда-либо прежде, и большая часть ее создается не нами.Благодаря распространению целого ряда источников, таких как Интернет, флэш-накопители, смартфоны и т. Д., Возросла потребность в работе со всеми видами информации: не только с точки зрения большего количества типов мультимедиа, таких как текст, изображения или голос. файлов, но также и с точки зрения того, насколько все это структурировано и, следовательно, легко управляемо.

Системы управления документами

сегодня варьируются по размеру и охвату от небольших автономных систем до крупномасштабных корпоративных конфигураций, обслуживающих глобальную аудиторию. Многие системы управления документами предоставляют средства для включения стандартной практики хранения физических документов в электронном виде.К ним относятся:

Место хранения
Безопасность и контроль доступа
Контроль версий
Контрольный журнал
Регистрация заезда / отъезда и блокировка документов.

Управление документами, хотя и распознается и используется независимо, это также общий компонент в среде управления корпоративным контентом.

7 лучших принципов управления документами для пользователей внутренней сети

Если вам интересно, как управлять важными документами, не ищите ничего, кроме системы управления документами (DMS) вашей интрасети, которая помогает вашим сотрудникам обмениваться, создавать, хранить и архивировать важные для вашего бизнеса файлы.

Следующие 7 принципов управления документами могут помочь пользователям максимизировать эффективность такой системы на цифровом рабочем месте, и хорошее их понимание важно для использования всех возможностей системы.

7 лучших практик использования вашей системы управления документами

1) Интернет-контент

При создании веб-контента, такого как списки и страницы, используйте для этого функцию веб-списков в системе управления контентом интрасети, а не документы MS Word или MS Excel.Это гарантирует, что контентом могут легко делиться и редактировать несколько пользователей, а также упрощает доступ. Кроме того, нет риска получить несколько копий одного и того же бизнес-документа, и можно настроить разрешения, чтобы ограничить круг лиц, которые могут и не могут обновлять контент.

2) Соглашения об именах файлов

При создании новых документов или папок всегда используйте соглашение об именах файлов, обеспечивающее удобство поиска содержимого. Например, вместо того, чтобы просто давать каждому документу номер или общее название и дату, назовите его чем-то, что находит отклик у всех, кто имеет доступ к системе.Это значительно упрощает пользователям сканирование в поисках нужной информации и поиск похожих документов, которые могут представлять интерес.

3) Версии

Вместо того, чтобы создавать несколько копий документа каждый раз при его редактировании, сэкономьте время, используя функцию контроля версий программного обеспечения для управления документами. Эта функция позволяет вам создавать разные версии одного и того же документа, сохраняя при необходимости предыдущие версии для справки. Это исключает создание нескольких копий существующих документов и быстро решает проблему доступа пользователей к неправильной версии.Он также создает контрольный журнал для каждой версии документа, чтобы группы могли видеть, что и когда было изменено.

4) Совместное использование и права доступа

При создании нового документа вы можете ограничить круг лиц, которые его увидят, до тех пор, пока он не будет готов для более широкого распространения. DMS позволяет вам установить права доступа, которые определяют, кто может и не может просматривать документ. Вы также можете решить, кто может просто просматривать документ, а кто редактировать его.

Эта полезная функция дает вам контроль над тем, кто имеет доступ к вашим документам, и устраняет путаницу при редактировании и исправлении.

5) Заезд, выезд

Еще одна полезная функция программного обеспечения для управления документами во внутренней сети — это «регистрация, выписка». Эта функция позволяет одному человеку «выписать» документ, чтобы работать с ним, не рискуя, что другие редактируют его одновременно. После внесения изменений вы просто «возвращаете» файл, чтобы другие могли получить к нему доступ для редактирования. Пока документ извлечен, пользователи все еще могут его читать.

6) Совместное редактирование

Некоторые документы требуют одновременной работы с ними нескольких пользователей, например, при создании протоколов собраний.Обычный способ создания такого документа состоит в том, что один человек начинает процесс, а затем сопоставляет вклад всех остальных в определенной команде. Это может занять очень много времени и часто приводит к пинг-понгу по электронной почте!

Интранет-система совместного редактирования позволяет сделать этот бизнес-процесс намного проще и быстрее, поскольку каждый, кто участвует в создании документа, может работать над ним одновременно.

7) Шаблоны

Программные системы

Intranet также позволяют создавать шаблоны, которые можно использовать для создания документов, которые регулярно выпускаются в одном и том же формате.

Основные принципы организации документооборота: Электронный учебный курс: ДОУ