Основы делопроизводства и документооборота: Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2022

Основы делопроизводства и документооборота: Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2022

Курс обучения основам делопроизводства и документооборота для делопроизводителей и секретарей — «Альтернатива»

 Курс «Основы делопроизводства»

Даты и время: с 20.03.2023

Объем: 20 ак.ч./ 1 нед.

Итоговый документ: Удостоверение о повышении квалификации.

Автор и ведущий: Елена Анатольевна Пономарева. 

Результат обучения: вы сможете вести делопроизводство в соответствии с требованиями ГОСТ, организовать документооборот, разработать номенклатуру дел и оформить дела на архивное хранение.  

Стоимость:  7 200 р.  (не публичная оферта). В стоимость включено: обучение, раздаточный материал, консультации преподавателя, документ об образовании

Пройти обучение очно:

Пройти обучение дистанционно:

 

 Программа курса: 

• ПРОГРАММА КУРСА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

  Документирование деятельности: основные нормы и требования

  1. Нормативная база делопроизводства.
  2. Стадии делопроизводства.
  3. Понятие документа. Функции документа.
  4. Бланки документов.

  5. Общие требования к оформлению документов.

  Реквизиты документов

  1. Основные реквизиты документов:

  — перечень реквизитов.

  — расположение на документе.

  — правила оформления.

  Работа с текстом. Формуляры основных документов.

  1. Работа с текстом документа.
  2. Формуляры основных документов:

  — протокол.

  — приказ (распоряжение).

  — письмо.

  — акт.

  Документооборот. Контроль.

  1. Правила организации документооборота. Документопотоки.
  2. Маршруты движения документов по документопотокам.

  3. Табель документов.

  4. Контроль:

  — алгоритм контроля исполнения документов и поручений.

  — этапы контроля исполнения документов и поручений.

  — анализ исполнительской дисциплины.

  Хранение документов.

  1. Организация текущего хранения. Номенклатура дел:

  — понятие номенклатуры дел.

  — порядок оформления номенклатуры дел.

  2. Формирование дел.

  3. Порядок оформления дел:

  — частичное оформление.

  — полное оформление дел.

  4. Экспертиза ценности документов и составление описей дел.

  5. Правила уничтожения дел, с истекшим сроком хранения.

Образец удостоверения

Формы обучения

Очно: Занятие в нашей оборудованной учебной аудитории

Онлайн: Подключение к занятию дистанционно

Заочно (дистанционно): Видеолекции, учебный материал, выполнение практических заданий

ОЦ «Альтернатива» приглашает всех желающих прослушать курс «Основы делопроизводства» и овладеть навыками документационного обеспечения всех рабочих процессов на предприятии. Слушатели узнают, как оформлять документы по ГОСТам, осваивают методики современного документооборота и архивного дела.

Курс разработан в соответствии с профстандартом «Специалист по управлению документацией организации» (приказ Минтруда России от 10.05.2017 N 416н)

Результаты обучения

Прослушав курс и выполнив практическую часть программы, вы научитесь:

• грамотно составлять и оформлять организационно-распорядительные документы;
• вести контроль над исполнением управленческих решений;
• организовывать сохранность задокументированной информации;
• вести деловую переписку.

На занятиях учащиеся осваивают навыки обращения с документацией на всех стадиях ее существования: от формирования до архивации. Курс лекций знакомит слушателей с актуальными требованиями в сфере делопроизводства, соответствующим стандартам РФ.

На кого рассчитан курс

Навыки правильного обращения с документацией полезны в любой профессиональной деятельности. Курс «Основы делопроизводства» может стать стартовой ступенью в дальнейшей карьере делопроизводителя, секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя. На занятиях мы подаем информацию в понятной, структурированной форме – от основ до важных профессиональных аспектов, без которых невозможно успешное овладение профессией. Наши программы рассчитаны как на изучающих дисциплину «с нуля», так и на специалистов, желающих повысить квалификацию.

Методы и формы обучения

Учебный курс состоит из лекций и практических занятий. Занятия проводятся в аудиториях нашего образовательного центра в Екатеринбурге, а также онлайн – в формате видеолекций и практикумов в режиме реального времени. В ходе как очного, так и дистанционного обучения преподаватель активно работает со слушателями: ведется разбор проблемных ситуаций, дискуссии, даются исчерпывающие ответы на вопросы.

 

Россия, Екатеринбург, ул. 8 Марта, д. 12а, оф. 1014 (10 этаж)

График работы администратора: 09:00-18:00 (будни)

Телефон:

+7 (343) 350 45 80

WhatsApp +7 908 63 10 770

 

 

 

Вас может заинтересовать:

— курс «Секретарь-референт»

— курс «Секретарь руководителя»

— курс «Офис-менеджер»

— курс «Помощник руководителя»

— курс «Делопроизводство (практикум)»

— курс «Кадровое делопроизводство»

— курс «MS Word»

— курс «MS Excel» 

Открытое образование — Делопроизводство (Документационное обеспечение)

Цель изучения дисциплины — изучение организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия, формирование системы теоретических сведений и практических знаний по составлению, редактированию и последующей обработке документов с учетом требований действующего Российского законодательства.

 

Задачи дисциплины:

— изучение нормативно-методической базы делопроизводства;

— освоение и применение стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— формирование навыков работы с документами в строгом соответствии с существующими в этой области нормативно-правовыми актами;

— изучение реквизитов организационно- распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016.

— составление распорядительных, справочно-информационных и др. документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. 

— изучение и анализ организации рациональной системы  документооборота;

— исследование методов ведения компьютерного документооборота, регламентируемого действующими нормативными документами по делопроизводству;

— изучение организации архивного хранения документов.                  

Курс «Делопроизводство (Документационное обеспечение) включает двенадцать  тем (16 лекц. ),

объединенных в три раздела (модуля):

• Документирование
• Документооборот
• Архивное дело

Каждая тема включает лекционный материал, презентации, контрольные вопросы (тесты) и задания, позволяющие контролировать  полученные слушателями знания и умения.

Каждая тема начинается с видеолекции

Введение

Модуль 1. Документирование

 

Тема 1. Понятие о документах, системах документирования, носителях информации. Государственное регулирование делопроизводства.

Лекция 1. Основные системы документации. Унифицированная форма документа. Унифицированные системы документации. Классификация документов. Нормативно-методическая база делопроизводства.

 

Тема 2. Реквизиты организационно-распорядительной документации

Лекция 2. Бланки организаций. Виды бланков, их назначение и функции.

Требования к их оформлению, хранению и использованию. 

Лекция 3. Состав, расположение и воспроизведение  реквизитов на документах. Формуляр-образец. Изучение ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Лекция 4. Язык и стиль управленческого документа. Требования к тексту документа. Унификация текста. Виды унифицированного текста и методы унификации. Структура текста. Использование лексики в тексте документа.

 

 Тема 3. Требования к оформлению   распорядительных и справочно-информационных документов.

 Лекция 5. Распорядительные документы: виды, назначение, состав реквизитов.

 Лекция 6. Справочно-информационные документы: виды, назначение, состав реквизитов.

 

Тема 4. Деловые письма: классификация, оформление, работа с текстом.

Лекция 7. Служебные письма: бланк для писем и состав реквизитов.

Лекция 8. Разновидности писем. Особенности при составлении текста разных видов писем.

Особенности переписки с зарубежными партнерами.

 

Тема 5. Требования к оформлению кадровых  документов: трудовых договоров, кадровых приказов, заявлений и др.

Лекция 9. Документы по персоналу: требования и порядок оформления кадровых документов.

 

Модуль 2. Документооборот          

 

Тема  6.  Организация документооборота в государственных и муниципальных структурах

Лекция 10. Документооборот, характеристика документопотоков, объем документооборота в организации.

Типовая инструкция по делопроизводству. Основные принципы организации документооборота в муниципальных структурах: оперативность, прямоточность, учет объема документооборота.

 

Тема 7. Порядок обработки входящих,  исходящих и внутренних документов.

Лекция 11. Обязательные и рекомендуемые этапы прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Централизованная и децентрализованная регистрация входящих документов.

 

Тема 8. Электронный документооборот

Лекция 12. Межведомственный и внутриорганизационный электронный документооборот: принципы формирования и нормативные акты.

 

Тема  9. Конфиденциальное делопроизводство

Лекция 13. Защита информации на всех этапах документооборота.

Сведения, отнесенные к государственной тайне.

Сведения, отнесенные к негосударственной тайне: коммерческая тайна, служебная тайна, профессиональная, персональные данные.

 

Модуль 3. Архивное дело

 

Тема 10. Основные понятия архивного дела.

Закон 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле» Типовые и ведомственные перечни управленческих документов.

Лекция 14. Документы по архивному делу.  Дело, номенклатура дел, определение сроков хранения документов в организации. Создание экспертной комиссии в организации: ее права и функции.

 

Тема 11. Составление номенклатуры дел. Формирование документов в дела, оформление дела. Опись дел.

Лекция 15. Систематизация документов и формирование дел в соответствии с Номенклатурой дел организации. Требования к систематизации документов в дела. Особенности и сроки формирования документов в дела. Оформление дел: титульный лист, внутренняя опись дела, лист — заверитель дела. Составление описи дел. Сроки и требования к проверке документов в делах.

 

Тема 12. Подготовка к архивному хранению. Хранение и уничтожение документов.

Лекция 16. Экспертиза ценности документов. Порядок уничтожения документов и оформления результатов экспертизы.  Подготовка, оформление и передача дел в архив организации. Требования к документам при передаче дел в архив организации. Организация ведомственного хранения документов и обеспечения их сохранности. Требования к документам при передаче дел на государственное хранение.

 

Итоговая аттестация.

Планируемые результаты изучения дисциплины, обеспечивающие достижение цели изучения дисциплины «Делопроизводство (Документационное обеспечение)»

— уметь осуществлять сбор, обработку и анализ информации о факторах внешней и внутренней среды организации для принятия управленческих решений;

— уметь оформлять бланки организаций, знать виды бланков и требования к их оформлению;

—  уметь анализировать реквизиты для правильного составления документов, определять структуру текста и применять способы  унификации для составления различных видов документов.

— знать разработку системы внутреннего документооборота организации;

— знать основные понятия и современные принципы работы с деловой информацией, а также иметь представление о корпоративных информационных системах и базах данных;

— владеть программным обеспечением для работы с деловой информацией и основами Интернет-технологий;

— знать основы делового общения, принципы и методы организации деловых коммуникаций;

— знать организацию архивного дела в РФ.

Способность к самоорганизации и самообразованию;

владение навыками поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности;

способностью осуществлять деловое общение: публичные выступления, вести переговоры, совещания, осуществлять деловую переписку и поддерживать электронные коммуникации;

владение навыками работы с информационно-коммуникационными технологиями; умение применять широкий спектр способов и средств информационного взаимодействия для получения, хранения, обработки и представления информации

Как сделать процесс в Word | Small Business

By Filonia LeChat

После многократного выполнения процедуры она может стать совершенно рутинной, но наличие документации может помочь, если у вас текучесть кадров или вы не занимаетесь этой задачей в течение длительного времени. Microsoft Word может помочь вам в записи потока процесса, который показывает графическое представление чего-либо от начала до конца. Воспользуйтесь преимуществами функции Word SmartArt, которая позволяет мгновенно приступить к работе с помощью базовой блок-схемы процесса.

1. Откройте Microsoft Word. Если текущий размер страницы Word по умолчанию 8,5 на 11 дюймов не соответствует запланированному процессу, щелкните вкладку «Разметка страницы», затем нажмите кнопку «Размер» и выберите новый размер. Вы также можете нажать кнопку «Ориентация» и выбрать «Альбомная», если считаете, что ваш рабочий процесс будет шире, а не длиннее.

2. Щелкните вкладку «Вставка», затем кнопку «SmartArt» на ленте, чтобы открыть окно галереи диаграмм. Нажмите кнопку «Организационная диаграмма», которая может быть уже установлена ​​по умолчанию. Нажмите кнопку «ОК», чтобы вставить очень простую блок-схему процесса с одним верхним блоком и тремя ветвями.

3. Щелкните фиолетовую вкладку «Инструменты организационной диаграммы» в верхней части нового экрана. Просмотр параметров потока процесса, в том числе изменение направления потока, изменение цвета полей и добавление на диаграмму.

4. Добавить в базовую диаграмму Word по умолчанию, щелкнув в любом месте диаграммы. Перейдите на вкладку «Инструменты организационной диаграммы», затем нажмите кнопку «Подчиненный», «Коллега» или «Помощник» в левой части ленты. Они не должны представлять фактические рабочие отношения; они обозначают, где на блок-схеме процесса появится новое поле. Если поле появляется там, где вы этого не хотите, щелкните и перетащите его на место на ветвях.

5. Нажмите в верхнем поле «Нажмите, чтобы добавить текст». Введите имя задачи процесса или предпочтительное начало процесса, например «Увеличение продаж вакуума». Чтобы отформатировать текст в этом поле, выделите его, перейдите на вкладку «Главная» и используйте часть ленты «Шрифт», чтобы настроить размер, положение, шрифт и цвет.

6. Добавьте текст во все поля потока процесса. Самые нижние поля должны содержать конечную точку, в которой процесс завершен. Если у вас появятся дополнительные поля, щелкните границу поля и нажмите клавишу «Удалить». Обратите внимание, что добавление или удаление полей соответственно уменьшает или увеличивает блок-схему процесса, чтобы она по-прежнему могла уместиться на странице Word.

7. Измените оттенок фона поля с синего по умолчанию Word, щелкнув отдельное поле. Перейдите на вкладку «Инструменты организационной диаграммы», затем щелкните меню «Заливка фигуры» и выберите цветной квадрат. Обратите внимание, что это изменяет только выбранное поле. Измените несколько полей, например всю строку, нажав и удерживая клавишу «Shift», прежде чем щелкать каждое поле.

8. Повторите этот процесс, чтобы заполнить все поля в потоке процесса. Вы можете дополнительно обозначить задачи на диаграмме, используя разные цвета для каждого уровня или разные цвета для каждой «ветви» диаграммы.

9. Откройте меню «Файл» и выберите «Сохранить как». Введите имя процесса, например «VacuumSales», в поле «Имя файла», затем нажмите кнопку «Сохранить».

References

• University of North Texas: Proposal Process Flow

Resources

• Microsoft Office: Getting Started With Word 2010
• Goodwin State College: Microsoft Word 2010 Tutorial

Tips

• Перед началом работы в Word может быть полезно набросать рукописную версию процесса. Таким образом, вы будете знать, сколько уровней каждой части процесса вы должны добавить на диаграмму, и будете иметь общее представление о тексте и направлениях, необходимых в процессе работы.

Писатель Биография

Фиония ЛеЧат — технический писатель, чьи основные навыки включают набор MS Office (Word, PowerPoint, Excel, Publisher), Photoshop, Paint, настольные издательские системы, дизайн и графику. ЛеШат имеет степень магистра технических наук, степень магистра гуманитарных наук в области связей с общественностью и коммуникаций и степень бакалавра гуманитарных наук в области письма/английского языка.

Превратите бумажный беспорядок в функционирующую систему документооборота

Мысль о том, что наши офисы вскоре станут безбумажными, была мечтой многих из нас на протяжении многих лет. Правда в том, что в ближайшее время мы далеки от полностью безбумажного офиса. Таким образом, возникает вопрос: «Как мы можем управлять всей этой бумагой?» Бумага может настолько заполонить наши офисы, что создает физический и умственный беспорядок, а беспорядок — давний враг концентрации. Со стопками бумаг вокруг, отвлекающими вас от текущей задачи, практически невозможно работать с оптимальным уровнем производительности.

С бумагой сложно работать, потому что это осязаемый объект, который занимает место и размножается с постоянной скоростью, из-за чего за ним сложно уследить. Мой главный метод управления бумажным потоком состоит из двух шагов: сначала создать систему для вашей бумаги, а затем поддерживать вашу бумажную систему. Создание системы документооборота включает в себя разработку процесса для каждой бумаги, попадающей в ваш офис. Бумагу часто упускают из виду в качестве приоритета, потому что всегда есть более важные задачи, которые нужно выполнить, чем хранение или систематизация документов, но правда в том, что без возможности эффективно находить документы, когда они нужны, или сосредоточиться на текущей задаче, вы тратите впустую даже более ценное время. Фактически, Национальная ассоциация профессиональных организаторов сообщает, что мы тратим целый год нашей жизни на поиски потерянных вещей! Создание и поддержание эффективной системы документооборота – это инвестиции в создание среды, поддерживающей вашу продуктивность.

Начнем с вашего почтового ящика. Все поступающие документы должны быть обработаны. Обработка бумаги, а не ее перетасовка, требует от вас принятия решения о том, что делать дальше с каждой бумагой. Для большинства людей именно здесь бумажный поток обычно останавливается, и это является причиной того, что документы накапливаются на вашем столе или полке. Немедленно выберите, к какой категории относится каждый документ: Мусор/Уничтожение, Подлежит хранению или Принять меры.

Эта категория самая простая в обслуживании. Если вам не нужно предпринимать какие-либо действия с документом и вам больше никогда не понадобится ссылаться на него, уничтожьте его, если он содержит личную информацию, или удалите его, если нет. Поместите шредер или коробку для измельчения и мусорное ведро в месте, где они будут легко доступны с вашего стола. Это позволит вам просто и быстро уничтожить ненужные документы.

Если вам действительно может понадобиться или определенно понадобится сослаться на документ в какой-то момент времени, но это не требует немедленных действий, поместите его в папку  To Be File . Каждую неделю или месяц, когда вы получаете предупреждение о завершении подачи (у вас будет запланировано повторяющееся задание в вашей системе управления задачами ), просматривайте ящик и храните каждую бумагу как Архив  или  Ссылка на документ .

• Архив —   Храните важные документы, которые вам, скорее всего, а не понадобятся в будущем, удобно организованные в виде файлов вдали от вашего рабочего стола. Например, Сохраните налоговые документы за семь лет в своих архивах на случай, если вас проведут проверки.
• Справочник –  Подготовьте документы, которые вам, вероятно, понадобятся для быстрого доступа к ним. Лучше всего держать их на расстоянии вытянутой руки от сидящего или стоящего за столом. Например, сохраните отраслевые справочные материалы в своих справочных файлах, чтобы вы могли быстро получить к ним доступ, когда они потребуются.

Если документ требует от вас принятия мер по нему, будь то счет, который необходимо оплатить, проект, над которым необходимо поработать, или телефонный звонок, который необходимо сделать, считайте его Take Документ «Действие », который попадает в одну из четырех подкатегорий: «Прямо сейчас», «Создать задачу», «Текущие проекты» или «Еженедельный обзор».

• Прямо сейчас —  Если документ требует вашего немедленного внимания, выполните все необходимые действия прямо сейчас. Хорошее эмпирическое правило — делать это сразу же, если это занимает менее четырех минут. Отправьте электронное письмо, позвоните, отправьте письмо или найдите справочный документ. Каким бы ни был документ, принимайте меры по нему немедленно. После того, как вы выполнили задачу, решите, нужно ли вам отправить бумагу   или бросить ее в папку To Be Filed . Не позволяйте бумаге становиться дополнительным беспорядком.
• Текущие проекты   – В любой момент вы, вероятно, работаете над несколькими задачами и проектами в своем бизнесе, которые связаны с бумажной работой. Храните эти бумаги в держателе для журналов, в папке для документов или в органайзере для папок. Храните документы Current Project на своем столе для немедленного доступа. После завершения работы с документами Текущий проект , Мусор/Уничтожение или поместите его в папку В папку .  
• Создать задачу —  Если документ требует от вас действий и у него есть крайний срок, но у вас нет времени позаботиться об этом прямо сейчас, запланируйте его как задачу, а затем поместите этот документ в папку. или держатель журнала с маркировкой  Ожидается . Когда придет время выполнить эту задачу, ее будет легко найти и быстро получить к ней доступ, поскольку она будет отделена от всех других ваших бумаг. После выполнения каждой задачи Уничтожьте/уничтожьте бумагу или бросьте ее в К подаче
• Еженедельный обзор —  Если у вас нет времени на создание задачи или вы не знаете, какой следующий шаг следует предпринять после просмотра документа, считайте его документом для еженедельного обзора. Это работает только в том случае, если вы знаете, что перед Еженедельным обзором не нужно предпринимать никаких действий. Храните эти документы в удобном органайзере где-нибудь в офисе, а не на столе. Если бы они были на вашем столе, они могли бы отвлечь вас от задач, которые требуют вашего внимания до конца недели. Когда вы отправитесь на обзор в конце недели, рассмотрите все эти документы сразу и решите, как по ним действовать. После того, как вы предприняли действия по каждому документу во время Еженедельного обзора и выполнили каждое задание, решите, нужно ли вам Trash/Shred или F ile бумагу и сделайте это.

Независимо от того, насколько эффективна созданная вами система документооборота, если вы не будете поддерживать ее, вы, скорее всего, окажетесь на организующей диете йо-йо, состоящей из весенней уборки ваших стопок бумаги, просто чтобы они снова складывались вверх снова и снова. Ключом к долгосрочному успеху является приверженность обслуживанию системы.

Используйте следующие восемь рекомендаций для последовательного обслуживания вашей системы документооборота.

Не перетасовывайте бумаги —  Если вы перебираете свои бумаги, пытаясь их отсортировать, вы просто избегаете принятия решения о том, что делать с каждым документом. Коснитесь каждой бумаги один раз и примите решение.

Быстро принимайте решения – Это всего лишь бумага! Часто мы замираем и воздерживаемся от действий, потому что боимся принять неправильное решение. Если решение слишком сложно принять быстро, отложите его, превратив статью в документ Еженедельного обзора, и вернитесь к нему тогда, когда у вас будет время, чтобы лучше его оценить.

Не переусердствуйте — Складывание документов в папки служит единственной цели — быстро получить их, когда и если они понадобятся. Создание такого количества папок, что в каждой из них будет всего несколько или даже одна бумага, только усложнит процесс хранения и поиска. Меньше — больше. Организуйте разумно.

Доверяйте своему чутью – Когда вы прикасаетесь к каждой бумаге, какая ваша первая мысль? Какое-то слово приходит на ум? Например, если я получу контракт на покупку автомобиля, думаю ли я сначала о Авто, Автомобиль, или Dodge Charger ? Когда вы снова отправитесь за этим документом или сохраните аналогичный документ, вы, вероятно, тоже подумаете об этом слове. Вы можете создать один файл для Автомобиль , если у вас есть один автомобиль, или отдельный файл для каждого из ваших автомобилей, если у вас их несколько, пометив их в соответствии с их маркой и моделью, если ваш мозг естественным образом думает в этом направлении.

Не копите бумагу —  Многие документы не стоят того, чтобы их хранить. Если вы сомневаетесь, задайте себе следующие вопросы:

• Когда в последний раз мне нужен был этот тип документа?
• Если бы мне снова понадобился этот документ, могу ли я получить копию в другом месте?
• Должен ли я быть тем, кто хранит этот документ?
• Могут ли быть какие-то последствия, если я не сохраню его?

Отметьте даты очистки   –  В каждой папке, которую вы сохраняете как  Архив , напишите дату, когда ее содержимое может быть очищено. Возможно, вам нужно хранить банковские выписки в течение семи лет. Напишите в папке дату, которая будет через семь лет, чтобы вы могли Trash/Shred эти документы без колебаний, когда вы будете проводить ежегодную чистку через семь лет.

Каждому документу нужен дом . Независимо от того, используете ли вы папку с файлами, ящик, коробку, папку для папок, подставку для журналов или организационную стойку с проволочной ступенькой, для каждой бумаги в вашем офисе нужен дом, а ваш рабочий стол не подходит. Создайте дома для каждого типа бумаги, которая может попасть в ваш офис, и возьмите за привычку класть каждую бумагу на свое место в соответствии с созданной вами системой бумажного потока, вместо того, чтобы позволять им накапливаться и создавать беспорядок.

Используйте папки с одной вкладкой — Не усложняйте свою файловую систему, используя папки с файлами с несколькими вкладками. На первый взгляд, использование папок с тремя или пятью вкладками может иметь смысл, поскольку их дизайн повышает видимость каждой папки.