Основы документооборота: Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2022

Основы документооборота: Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2022

Основы документооборота в таможенных органах

Размер шрифта

Межбуквенный интервал

Семейство шрифтов

1. Образование
2. Учебный план 38.05.02, 2019, (5.0), Таможенное дело
3. Основы документооборота в таможенных органах

Программа дисциплины

Цели и задачи дисциплины

Цель дисциплины — формирование у студентов специальных знаний, теоретических основ и практических навыков в области делопроизводства и организации документооборота в таможенных органах РФ. Задачи дисциплины: — ознакомление с существующей в настоящее время практикой работы с информацией и документами в управленческой деятельности таможенных органов; — ознакомление с нормативно-методической базой документационного обеспечения управления деятельностью таможенных органов; — формирование представлений о процессе делопроизводства в таможенных органах, а также методах и средствах, необходимых для организации документационного и информационного обеспечения деятельности таможенных органов; — формирование навыков подготовки и оформления документов в управленческой деятельности таможенных органов; — ознакомление с порядком проведения экспертизы ценности документов и организации архива в таможенных органах; — изучение принципов и особенностей электронного документооборота в таможенных органах.

Краткое содержание дисциплины

Роль, значение и содержание делопроизводства в таможенных органах. Документы и системы документации в таможенных органах. Требования к оформлению документов в таможенных органах. Документооборот в таможенных органах. Особенности работы с обращениями граждан в таможенных органах РФ. Организация работы с документами в делопроизводстве. Организация документов в архиве таможенного органа. Организация работы архива таможенного органа. Система электронного документооборота в таможенных органах РФ.

Компетенции обучающегося, формируемые в результате освоения дисциплины

Выпускник должен обладать:

• ОПК-1 способностью решать стандартные задачи профессиональной деятельности на основе информационной и библиографической культуры с применением информационно-коммуникационных технологий и с учетом основных требований информационной безопасности
• ПК-25 способностью организовывать сбор информации для управленческой деятельности, оценивать эффективность деятельности таможни (таможенного поста) и их структурных подразделений, анализировать качество предоставляемых услуг
• ПК-31 способностью разрабатывать программы развития таможни (таможенного поста) и организовывать планирование деятельности их структурных подразделений

Вы нашли ошибку в тексте:

Просто нажмите кнопку «Сообщить об ошибке» — этого достаточно. Также вы можете добавить комментарий.

3.1.3. Трудовая функция \ КонсультантПлюс

3.1.3. Трудовая функция

Что такое рабочий процесс? Руководство для начинающих по управлению рабочим процессом | Process Street

Если вы посмотрите на первую страницу Google в поисках «что такое рабочий процесс», первым результатом будет буквально словарное определение.

«Последовательность производственных, административных или других процессов, через которые проходит часть работы от начала до завершения».

Затем у вас есть определение Kissflow, которое не является более ясным:

«Последовательность задач, которые обрабатывают данные по определенному пути от инициации до завершения».

И вот эта страница. И как мы определяем рабочий процесс?

Рабочий процесс — это то, как вы выполняете работу.

Теперь мы кое к чему пришли.

Что такое рабочий процесс?

Рабочие процессы — это последовательность шагов, которые необходимо выполнить в процессе.

Думайте об этом буквально как о работе, перетекающей с одного этапа на другой, будь то через коллегу, инструмент или другой процесс. Вы можете выполнять полный рабочий процесс в одиночку (например, написание, редактирование и публикация сообщения в блоге) или в нем могут участвовать несколько человек (например, выставление счета клиенту).

Почему важны рабочие процессы?

Для предприятий рабочие процессы могут стать чрезвычайно сложными.

Подумайте о процессе адаптации вашего сотрудника. Несколько разных отделов должны координировать свои действия, чтобы правильно завершить этот процесс. Плохая адаптация может привести не только к потере вашего нового таланта, но и к серьезным проблемам с соблюдением нормативных требований.

Именно на этом уровне их необходимо правильно отслеживать, управлять и оптимизировать, чтобы обеспечить максимальную эффективность.

В чем разница между рабочими процессами и процессами?

Рабочий процесс и процесс часто взаимозаменяемы. Учитывая, что они часто идут в комплекте, это понятно.

На изображении выше перечислены основные различия между рабочими потоками и процессами, но главное заключается в следующем:

Процесс — это метод, используемый для выполнения последовательности действий .

Рабочий процесс — это инструмент , используемый для облегчения этого метода .

Если мы вернемся к примеру с адаптацией сотрудников, процесс состоит из различных шагов, которые необходимо предпринять, например:

• Заполнение документов
• Настройка рабочей станции
• Обучение шаги в четкой структуре, чтобы было легко визуализировать то, что нужно сделать, на диаграмме или в контрольном списке.

  Лучшие практики рабочего процесса

  Чтобы построить эффективный рабочий процесс, вам необходимо ответить на три важных вопроса:

  • Какие именно работы необходимо выполнить?
  • Кто отвечает за каждую работу?
  • Сколько времени займет выполнение каждой задачи?

  Отвечая на эти вопросы и структурируя ответы в виде диаграммы или процесса, вы получаете рабочий процесс.

  Измеряя работу, которую необходимо выполнить, вы можете контролировать ее оптимальное выполнение. В противном случае вы понятия не имеете, что происходит или где находится узкое место в деятельности вашей команды.

  Этапы рабочего процесса

  Построение рабочего процесса состоит из 5 этапов:

  1. Определение задач, которые необходимо выполнить
  2. Определение ответственных за эти задачи
  3. Организация задач в последовательность
  4. Тестирование рабочего процесса
  5. Просмотр и повторение
  22

  1

  Очень важно постоянно совершенствовать свои рабочие процессы. Внесение этих небольших изменений по ходу дела гарантирует, что ваш рабочий процесс будет включать только самые необходимые и актуальные задачи, и вам не придется тратить время на капитальный ремонт в будущем.

  3 основных компонента рабочего процесса

  Хотя количество задач в каждом рабочем процессе может варьироваться от 8 до 80, каждый рабочий процесс состоит из 3 основных компонентов:

  • Триггер: Событие, запускающее рабочий процесс. Это может быть действие, решение, конкретное время или ответ на что-то.
  • Серия задач/работа: Сюда входят все задачи, люди и результаты, задействованные в рабочем процессе.
  • Результаты: Результат рабочего процесса. Результат или результат может быть чем-то осязаемым, например, покупка услуги, или более абстрактным, например, доступом к определенной информации.

  Серии задач занимают большую часть рабочего процесса, но и триггер, и результаты одинаково важны. Если вы не знаете, где ваш процесс должен начинаться и заканчиваться, ваш рабочий процесс будет довольно бесполезным.

  Типы рабочих процессов

  Поскольку всегда лучше выполнять действия втроем, существует три основных типа рабочих процессов, с которыми вы столкнетесь:

  • Рабочие процессы проекта
  • Рабочие процессы простых процессов
  • Рабочий процесс условного процесса

  Определение точной разницы между этими типами иногда может быть сложным, но, как и во всем, вам нужно убедиться, что вы используете правильный инструмент для работы.

  Рабочие процессы проекта являются наиболее упрощенным типом. Как правило, это одноразовые рабочие процессы, разработанные для того, чтобы поддерживать проект в рабочем состоянии, чтобы результаты были своевременными, отчетность была четкой, а ваша команда не испытывала никаких узких мест.

  Вы можете повторно использовать части рабочего процесса проекта. Например, группа контента создает несколько частей контента.

  Каждый из них представляет собой небольшой проект. В зависимости от множества факторов точные шаги не всегда одинаковы. Поскольку общий процесс равен , мы можем повторно использовать рабочий процесс создания контента для таких вещей, как исследования, обзоры и запросы изображений.

  Далее у вас есть простой рабочий процесс . Этот тип рабочего процесса охватывает все ваши предсказуемые повторяющиеся задачи. Отправка счета или утверждение отгулов — это простые рабочие процессы.

  Несмотря ни на что: Ничего не меняется. Рабочий процесс повторяет одно и то же время каждый раз при запуске рабочего процесса.

  Простой.

  Наконец, рабочий процесс условного процесса . Эти рабочие процессы используют форму логики if/then для структурирования процесса.

  Это роман рабочих процессов «Выбери себе приключение»: если вы хотите исследовать подземелье, перейдите к задаче 13. Если вы хотите исследовать город, перейдите к задаче 22. 

  В Process Street мы называем это условно логика, которая создает пути ветвления в рамках одного и того же рабочего процесса. Это здорово, потому что это означает, что для таких вещей, как онбординг или заявки на помощь, вам нужен только один рабочий процесс для нескольких ситуаций.

  Рабочий процесс адаптации клиентов Payroll Processors — прекрасный пример того, на что способна условная логика:

   Как Payroll Processors использует условную логику Process Street для адаптации клиентов

  Оптимизация рабочего процесса

  Недавно я наткнулся на сообщение в LinkedIn, говорили о бизнес-модных словечках и жаргоне. Эти модные слова разделились на два типа:

  • Слишком расплывчато, чтобы их можно было описать как-то иначе (вспомните «динамический» и его когорты)
  • Настолько очевидны, что их не нужно было говорить («инновационный», «ориентированный на клиента» и т. д.)

  «Оптимизация» немного похожа на эти модные словечки. Мы все знаем, что означает «оптимизировать» в словаре. Мы все знаем, что это хорошо. Вещи всегда лучше, когда они оптимизированы.

  Но что означает оптимизация по отношению к рабочему процессу? Что такое ? оптимизированный рабочий процесс и как его получить?

  Постоянное совершенствование

  Построение рабочего процесса — это только первый шаг. Без должного внимания рабочие процессы могут легко увязнуть из-за неэффективности и избыточных задач.

  Вот тут-то и начинается постоянное совершенствование. Периодически проверяя свои рабочие процессы, вы можете убедиться, что они остаются актуальными и соответствуют вашим потребностям. Затем вы можете решить, нужно ли вам вносить дополнительные или радикальные изменения в свои процессы и в то, как работают ваши рабочие процессы.

  Пошаговые изменения — это, в основном, то, на что они похожи: небольшие настройки и улучшения, которые вы вносите по мере того, как сталкиваетесь с ними.

  Прорывные изменения — это крупные изменения, обычно вносимые в процессе группового анализа и принятия решений. Хотя вы можете обнаружить, что вносите постепенные изменения довольно часто, если вы обнаружите, что вносите в основном прорывные изменения, вам необходимо переоценить свой рабочий процесс (и, возможно, даже сам процесс).

  «Шесть сигм», DMAIC, бережливое производство и кайдзен — все это действительно полезные инструменты для осуществления непрерывных улучшений.

  Автоматизация рабочего процесса

  Автоматизация является смыслом существования рабочего процесса.

  Рабочие процессы берут все эти дикие, интуитивно понятные процессы и упорядочивают их. Но это не означает, что автоматизация встроена в рабочий процесс или что каждый рабочий процесс нуждается в автоматизации.

  Еще не запутались?.

  Автоматизация рабочего процесса определяет, какие части процесса могут быть выполнены без значительного или вообще без участия человека.

  Вот некоторые примеры того, что вы можете автоматизировать:

  • Отправка стандартного приветственного письма
  • Перенос данных в электронную таблицу
  • Добавление события в календарь
  • Обработка платежа

  Все эти задачи могут быть только повторяющимися. занимают несколько минут сами по себе, но эти минуты складываются.

  Плюс, больше вероятность человеческой ошибки. Подумайте об этом: впереди у вас часы ввода данных. Просто сидел там, расставляя цифры в столбцах весь день, и больше всего меня взволновало, когда утром появился Тони с пончиками.

  Вы начинаете с добрыми намерениями, но в какой момент вы переходите на автопилот? В какой момент вы случайно нажимаете лишний ноль и в конечном итоге берете с клиента 5000 долларов вместо 500 долларов? Или наоборот? Они оба плохие.

  Вот почему вы автоматизируете.

  После того, как вы определили, какие задачи автоматизировать, внедрение становится довольно простым. С таким программным обеспечением, как Zapier, вы можете настроить интеграцию, чтобы связать триггер в одном приложении с результатом в другом.

  Вы вводите данные один раз. Он отправляется во все места, где он должен быть. У вас есть полная точность по всем каналам, и это стоит вам только времени, необходимого для нажатия кнопки.

  Преимущества рабочего процесса

  Рабочие процессы сокращают количество отходов. Потерянное время, потраченные усилия, потраченные впустую ресурсы.

  Планируя свои процессы, вы сможете определить, где у вас есть узкие места и избыточные задачи. Как только вы узнаете, где они находятся, вы сможете их устранить. Тогда вы и ваша команда сможете сосредоточиться на необходимых задачах.

  Рабочие процессы также отлично подходят для коммуникации, подотчетности и прозрачности. Рабочий процесс должен прояснять, кто за что отвечает и когда результат должен быть выполнен. Вам не нужно контролировать свою команду на микроуровне. Ваша команда не нуждается в микроуправлении. Все счастливее.

  Поскольку каждый аспект процесса задокументирован в рабочем процессе, каждый в команде имеет необходимую информацию, когда она ему нужна. Сокращение недопонимания повышает производительность и позволяет вашей команде гораздо меньше разочаровываться в своих задачах и друг в друге.

  Проблемы рабочего процесса

  Рабочие процессы требуют постоянного внимания. Вы не можете просто построить его и ожидать, что он будет работать вечно. Вы должны поддерживать его.

  Обслуживание рабочего процесса может занимать много времени и быть сложным – , особенно , если вы не применяли свои принципы постоянного совершенствования.

  Но невыполнение регулярного технического обслуживания приводит к серьезным проблемам:

  • Неточная оценка времени/стоимости
  • Ошибки недопонимания
  • Пропуск или забвение важных шагов
  • Разрешения применяются без тестирования или не применяются, когда это необходимо
  02 027 9 Дорогостоящие узкие места рабочего процесса, как автомобиль. Автомобили действительно полезны и эффективны. Обычно за рулем можно сделать больше за меньшее время, чем пешком.

  Кроме того, вам не нужно все носить с собой.

  Но машинам нужен техосмотр. Некоторые из них небольшие — новые шины, замена масла, тесты на выбросы и так далее. Иногда приходится вкладывать немного больше — например, новый стартер или ремень вентилятора. Сами по себе эти вещи не имеют большого значения.

  Если вы когда-либо слишком долго не меняли масло, вы точно знаете, насколько важным может быть регулярное техническое обслуживание.

  Программное обеспечение для рабочих процессов и поставщики

  Если вы введете в Google «рабочий процесс» (что вы, очевидно, и сделали), вы точно увидите, сколько типов программного обеспечения для рабочих процессов существует. Когда вы только начинаете работать с рабочими процессами — а вы это делаете — трудно точно определить, какой из них предлагает именно то, что вам нужно, по оптимальной цене.

  Итак, вот несколько наших любимых инструментов для организации рабочего процесса:

  Airtable — это то, как мы остаемся организованными. С Airtable вы можете настроить персонализированные представления, настраиваемые доски канбан и автоматизировать все, от создания записи до отправки электронной почты.

  Miro — идеальный инструмент для организации рабочего процесса. Miro действует как совместная доска, где вся ваша команда — будь то удаленно или лично — может работать вместе, чтобы создать то, что вам нужно.

  Slack — это универсальный центр обмена сообщениями практически для любой команды. И почему бы нет? Slack интегрируется практически со всеми приложениями, с которыми вы работаете. Вы можете объединяться в чаты, записывать видео и обмениваться файлами со всеми членами вашей команды или только с одним. А есть гифки. Кто не любит хорошие GIF?

  Технологическая ул. Вы знали, что это произойдет, верно? Рабочие процессы Process Street являются центральным ядром всего, что мы делаем. Запросы PTO, регистрация, служба поддержки, создание этой страницы… Все делается с использованием рабочего процесса. И — либо через Zapier, либо через наши собственные средства автоматизации — все эти рабочие процессы могут быть подключены к Slack, Airtable и остальному нашему пакету программного обеспечения.

  Как выглядит рабочий процесс?

  Это схема процесса:

  В частности, это схема нашего процесса создания контента. Рабочий процесс для этого процесса включает в себя гораздо больше шагов, множество условных путей и много автоматизации.

  Но тут-то все и началось. Восемь шагов от начала задания до публикации.

  Если бы вы попросили кого-нибудь из команды контента описать этот процесс, я готов поспорить, что он не был бы таким кратким или таким конкретным. Какие-то шаги будут уточнены, какие-то пропущены, а само описание, вероятно, будет довольно нелинейным.

  Так устроен человеческий мозг. Вот почему важно наметить свой процесс, прежде чем строить рабочий процесс.

  Теперь каждый из этих восьми шагов становится разделом рабочего процесса. Затем мы разбиваем каждый шаг на отдельные задачи.

  Например, на первом этапе «Писатель получает задание» задачи рабочего процесса выглядят примерно так:

  1. Тема выбрана (запись Airtable создана через Slack)
  2. Установлена ​​дата выполнения (добавлена ​​в календарь через Process Street рабочий процесс)
  3. Установлена ​​дата публикации (добавлено в календарь через рабочий процесс)
  4. Назначен редактор (запись Airtable обновлена ​​через рабочий процесс)
  5. Назначена команда дизайнеров (запись Airtable создана с помощью Airtable)
  6. Писатель получает задание (уведомление получено через Slack и Process Street )

  Каждая из этих шести задач разбита на одно действие. Это упрощает процесс и гарантирует, что ничего не будет упущено. Без этой автоматизации было бы очень легко случайно установить дату выполнения, но не дату публикации.

  Если бы эти даты были введены вручную для всех, каждый член команды мог бы в конечном итоге работать в соответствии с разными сроками выполнения, что могло бы вызвать серьезные узкие места в дальнейшем.

  Как максимально эффективно использовать рабочие процессы

  Помните, что рабочий процесс — это инструмент. Это полезный инструмент и универсальный инструмент, но он не может делать все.

  При построении рабочего процесса необходимо иметь четкое представление о процессе, над которым вы работаете, и о результате, которого вы хотите достичь. Определите, какие задачи можно автоматизировать, а какие требуют более ручного подхода.

  Самое главное, продолжайте над этим работать. Хороший рабочий процесс постоянно меняется, потому что ваш процесс и ваши потребности будут постоянно меняться. Если что-то в вашем рабочем процессе стало излишним или неактуальным, избавьтесь от этого. Если вы добавляете новый шаг в процесс, убедитесь, что вы добавили его и в свой рабочий процесс.

  Хороший рабочий процесс должен облегчить, а не усложнить работу.

  Что такое рабочий процесс — руководство для начинающих [3+ реальных примера]

  Для тех, кто только начинает, управление рабочим процессом — не самая простая область. Еще до того, как вы познакомитесь с основами, вас засыпают сотнями корпоративных модных словечек: картирование процессов, автоматизация рабочих процессов и так далее!

  В итоге вы задаетесь вопросом: что же такое рабочий процесс и как я могу использовать его, чтобы сделать свой бизнес более эффективным? Что ж, мы собираемся объяснить именно это!

  В этом руководстве вы узнаете…

  • Что такое рабочий процесс и как вы можете использовать его для своего бизнеса
  • Различные способы визуализации рабочего процесса (и преимущества каждого подхода)
  • 2 примера из реальной жизни рабочих процессов
  • Как начать работу с рабочими процессами для вашего бизнеса

  Что такое Таллифи?

  Tallyfy помогает документировать и автоматизировать задачи между коллегами и клиентами

  Нажмите здесь, чтобы узнать о Tallyfy

  Итак, что же такое рабочий процесс?

  Проще говоря, « рабочий процесс » — это то, как вы выполняете работу. Это ряд задач, которые необходимо выполнить, чтобы достичь повторяемой бизнес-цели.

  Немного о Tallyfy

  Вы хотите автоматизировать задачи между коллегами или клиентами? Вы нашли правильное приложение для этого! С Tallyfy вы можете автоматизировать задачи и бизнес-процессы за считанные минуты.

  Давайте продолжим эту статью!

  Ключевое слово здесь повторяемый . Рабочий процесс не следует путать с задачей (разовое задание) или набором задач, объединенных вместе (это проект). Это цепочка задач, которые происходят в последовательности и что-то, что вы делаете на регулярной основе .

  Чтобы дать вам лучшее представление о том, как это работает, давайте рассмотрим практический пример: адаптация сотрудника . Всякий раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам нужно объяснить, как работает компания, какова его роль и так далее.

  Последовательность задач для успешного процесса адаптации может быть следующей:

  Шаг 1	Отправить новому сотруднику приветственное письмо
  Шаг 3	Внесение личных данных сотрудника в базу данных компании0396

  Вышеупомянутое, однако, не совсем рабочий процесс.

  Когда люди говорят о «рабочих процессах», они имеют в виду графическое представление. Обычно это делается в виде диаграммы рабочего процесса и документации или программного обеспечения для управления рабочим процессом .

  В конце концов, простое перечисление задач — это хорошо, но для вашего бизнеса это мало что дает.

  Однако их визуализация действительно может изменить правила игры. Нарисовав рабочий процесс в виде блок-схемы и задокументировав любую важную информацию по ее завершению, вы сможете проанализировать и улучшить процесс, а также устранить узкие места.

  С другой стороны, использование программного обеспечения рабочего процесса позволяет вам отслеживать все ваши рабочие процессы от начала до конца.

  Чтобы помочь вам получить максимальную отдачу от вашего бизнеса, мы объясним, как документировать ваши рабочие процессы, а также использовать программное обеспечение для управления рабочими процессами для их отслеживания и автоматизации.

  Диаграммы рабочего процесса и документация

  Диаграмма рабочего процесса представляет собой графическую иллюстрацию рабочего процесса в виде диаграммы определенного типа. Это может быть, например, блок-схема, SIPOC, дорожка, карта потока создания ценности и куча других. Вот базовый пример блок-схемы рабочего процесса…

  Пример блок-схемы рабочего процесса: контент-маркетинг

  Документация рабочего процесса, с другой стороны, представляет собой документ, в котором перечислены сведения о рабочем процессе. Вам необходимо перечислить такую ​​информацию, как…

  • Как именно вы выполняете каждый шаг?
  • Какие инструменты, оборудование или программное обеспечение вам потребуются для выполнения этого шага?
  • Кто за какие этапы отвечает?

  Чтобы получить максимальную отдачу от рабочих процессов, вам необходимо создать схему и документацию. Это дает вам более полное представление о том, что такое рабочий процесс и из чего он состоит. В свою очередь, это может помочь вашему бизнесу с…

  • Анализ и совершенствование рабочих процессов . Вы знаете, что в вашем бизнесе есть рабочие процессы, но настолько ли они эффективны, насколько это возможно? Для большинства организаций ответ — жесткое «нет». Создание схемы и документации позволяет анализировать рабочий процесс и находить узкие места и неэффективности.
  • Адаптация новых сотрудников . Каждый раз, когда вы принимаете на работу, вам необходимо объяснить каждому новому сотруднику, как выполнять определенные рабочие процессы. Это может означать большую вовлеченность и потерю времени с вашей стороны. Благодаря документации у ваших сотрудников есть единый документ, из которого они могут учиться и к которому можно обратиться, если они что-то забудут.

  Звучит полезно, правда? Итак, вот как документировать ваши рабочие процессы, а также создавать схемы рабочих процессов…

  Как создавать диаграммы рабочих процессов и документацию

  Давайте начнем с создания блок-схемы рабочего процесса. Первый шаг — найти онлайн-инструмент для построения графиков, например LucidCharts. Просто создайте учетную запись и выберите шаблон блок-схемы…

  Затем перечислите шаги рабочего процесса в каждом блоке. Вот пример процесса поддержки, любезно предоставленный Lucidchart…

  И, наконец, экспортируйте рабочий процесс в формате PDF (или любого другого типа документа, который вы предпочитаете).

  Когда у вас есть блок-схема, вам нужно создать документацию. Создайте документ (Word, Google Docs и т. д.) и перечислите следующее…

  • Титульная страница  — название рабочего процесса, который вы документируете
  • Область действия  — какие группы, отделы и специалисты выполняют рабочий процесс вовлекать? Если рабочий процесс предназначен для создания и утверждения маркетингового бюджета, в нем могут участвовать маркетинговая команда и финансовый директор.
  • Процедура — Точные шаги, которые включает в себя рабочий процесс, и соответствующая диаграмма.
  • Дополнительная информация — Любая дополнительная информация о рабочем процессе. Например, если сотрудникам нужны какие-то учетные данные для доступа к определенному программному обеспечению, где они могут его найти

  Затем разместите документацию в своем любимом онлайн-хранилище или инструменте управления проектами. Как данность, дайте доступ любому соответствующему сотруднику.

  Программное обеспечение рабочего процесса

  Workflow Software — это более современное решение для управления вашими рабочими процессами. Вместо того, чтобы документировать свои рабочие процессы на бумаге, вы можете полностью оцифровать их с помощью программного обеспечения.

  Итак, что же это значит?

  С помощью программного обеспечения можно создавать документацию по рабочему процессу (так же, как с диаграммой), но программное обеспечение также может помочь в выполнении.

  Вместо того, чтобы просто предоставить доступ к документу, вы регистрируете своих сотрудников в программе и назначаете им определенный рабочий процесс. Всякий раз, когда кто-то запускает рабочий процесс, система уведомляет об этом соответствующих сотрудников, и им автоматически назначаются задачи, сроки и так далее.

  В Tallyfy мы используем для этого собственное программное обеспечение. Вы получаете как представление сверху вниз для руководителя (всех выполняемых рабочих процессов)…

  , так и представление по задачам для вашего рядового сотрудника…

  Основное отличие ПО от обычной документации в том, что ПО просто намного эффективнее. Вы можете в режиме реального времени видеть, что происходит с вашими процессами, кто за что отвечает, есть ли узкие места и т. д.

  Это, в свою очередь, дает массу преимуществ для вашего бизнеса…

  Автоматизация рабочего процесса — Программное обеспечение автоматизирует общение. Вместо того, чтобы рассылать тонны электронных писем, чтобы делегировать новые задачи, программное обеспечение делает это за вас (оставляя вашим сотрудникам больше времени, чтобы сосредоточиться на работе, которая создает ценность).

  Подотчетность — Вы всегда можете знать, кто отвечает за какую задачу или рабочий процесс. Это означает, что если что-то пойдет не так, легко найти причину этого. Это делает вашу команду более ответственной за свою работу.

  Обнаружение узких мест . Программное обеспечение сообщает вам о пропущенных сроках или узких местах в рабочем процессе, позволяя найти решение как можно скорее.

  Эффективность . В результате упомянутых выше преимуществ ваш бизнес становится более эффективным в целом.

  Отчетность . Большинство программ для управления рабочими процессами предоставляют доступ к аналитике и отчетам, что позволяет измерять и улучшать рабочие процессы.

  Как использовать программное обеспечение для рабочих процессов

  Первый шаг к началу работы с программным обеспечением для рабочих процессов — создание учетной записи. Если вы хотите попробовать Tallyfy, перейдите сюда и зарегистрируйтесь.

  Само собой разумеется, чтобы получить максимальную отдачу от платформы, вам необходимо иметь всех сотрудников (которые имеют отношение к рабочему процессу) на борту.

  Нажмите кнопку «новый», а затем «новый коллега».

  Вы увидите всплывающее окно с запросом учетных данных сотрудника. Разошлите столько приглашений, сколько необходимо. Как только все присоединятся, вы можете приступить к созданию рабочих процессов.

  Перейдите в «шаблоны» и нажмите «создать новый».

  Выберите имя для рабочего процесса и заполните шаги…

  Для каждого шага вы можете установить сроки, объяснить, как его выполнить, назначить его конкретному сотруднику и так далее.

  Закончив работу с шаблоном рабочего процесса, перейдите в библиотеку шаблонов и нажмите «Запустить процесс».

  Программное обеспечение возьмет на себя исполнение, и все, что вам нужно сделать, это просто сесть и расслабиться!

    Хотите узнать больше о различных инструментах управления рабочими процессами, доступных на рынке? Ознакомьтесь с нашим путеводителем по некоторым из самых лучших из них!

  2 реальных примера рабочих процессов

  Хотите начать документировать свои рабочие процессы, но не знаете, с каких начать?

  Вот несколько распространенных примеров рабочего процесса, которые можно использовать для большинства предприятий…

  Контент-маркетинг

  Контент-маркетинг может быть чрезвычайно беспокойным. В большинстве случаев публикация одной статьи требует совместной работы 4 разных сотрудников…

  • Сначала писатель должен создать контент
  • Затем редактор должен довести его до совершенства
  • дизайнер затем должен создать любые соответствующие изображения и материалы
  • И, наконец,19, маркетолог 900 необходимо оптимизировать статью для Google и опубликовать ее

  Если вы публикуете один контент в месяц, это не такая уж большая проблема.

  Если у вас есть несколько разных статей и руководств, которые выпускаются одновременно, все может запутаться.

  Иногда вы увидите кучу контента, навсегда застрявшего в невыполненной работе, пропущенных сроках и т. д.

  Создание рабочего процесса контент-маркетинга может помочь отслеживать весь процесс и гарантировать, что все идет по плану.

  Вот как выглядит рабочий процесс контент-маркетинга для нашей команды…

  Шаг 1	Создатель контента пишет черновик статьи, включает все детали, необходимые для графических ресурсов, и отмечает шаг как выполненный
  Шаг 2	Редактор исправляет статью, оставляет комментарии и отмечает свой шаг как завершенный.
  Шаг 3	Дизайнер создает активы, загружает их в программу и отмечает шаг как выполненный.
  Шаг 4	Писатель получает обратно уведомление о том, что все готово. Затем они компилируют окончательную статью, добавляют изображения, вносят изменения и завершают шаг.
  Шаг 5	Маркетолог загружает статью в WordPress, оптимизирует ее для лучших практик SEO и публикует статью.

    Вы можете использовать Tallyfy, чтобы получить максимальную отдачу от своих рабочих процессов контент-маркетинга. Ознакомьтесь с нашим руководством, чтобы узнать больше!

  Адаптация сотрудников

  Адаптация сотрудников — это процесс, который присутствует практически в каждой компании.

  Однако для большинства организаций это более или менее запоздалая мысль. Они не стараются структурировать процесс и сделать работу максимально комфортной для сотрудника.

  Дело в том, что правильный процесс адаптации может принести пользу вашей организации. Фактически, это может увеличить удержание ваших сотрудников до 25%.

  Итак, как создать первоклассный адаптационный опыт? At Tallyfy, we use the following workflow…

  Step 1	Sending your new employee a welcome letter
  Step 2	Entering their personal information into the company database
  Step 3	Going через все юридические процедуры
  Этап 4	Знакомство с остальными членами команды
  Этап 5	Подготовка рабочего стола и других рабочих принадлежностей
  Этап 6	Планирование любого необходимого обучения на рабочем месте Хотите узнать больше? Ознакомьтесь с нашим пособием по адаптации новых сотрудников. Управление рабочими процессами и их совершенствование Теперь, когда вы знаете, как «работают» рабочие процессы, вы можете начать использовать их в своем бизнесе. Об авторе alexxlab administrator Оставить ответ Отменить ответ Рубрики Вложен Вложения Заработ Заработок Начать Новичк Новичкам Разное С чего начать Совет Советы Фриланс © 2019 ICQ Information Center