Отличие счет фактуры от товарной накладной: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

зачем нужны, есть ли между ними разница, а также чем один документ отличается от другого, в том числе по сроку хранения? Правовой.Стандарт

Должны ли совпадать номера на один товар?
Счет-фактура (СФ) — документ, который удостоверяет отгрузку товаров по факту, либо же оказание услуг, а также их стоимость. В соответствии с пп. 6,7 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, СФ не является первичным бухгалтерским документом.
На основании СФ бухгалтерия формирует «книгу покупок» и «книгу продаж». Организации, ведущие дела по упрощенной системе налогообложения, ими не пользуются, так как в таких ситуациях вторая сторона вправе использовать для учета НДС иные документы, например, платежное поручение.
Товарная накладная или ее унифицированная форма ТОРГ 12 — это документ, применяющийся при оформлении сделки с продажей товаров. ТОРГ-12 утвердили постановлением Федеральной службы государственной статистики в 1998 году (о том, что такое товарная накладная ТОРГ-12 и для чего нужна эта форма, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о том, как правильно заполнить этот документ).
В соответствии с Налоговым кодексом РФ, необязательно использовать именно эту форму. Но, как показывает практика, налоговики часто «заворачивают» иные варианты, поэтому во избежании проблем и дабы сэкономить время, лучше использовать общепринятую форму накладной.
Форма. СФ выставляются в соответствии с формой, утвержденной постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137, с добавлениями в 2017 году. ТН имеют унифицированную, но, по закону, не обязательную форму ТОРГ-12 (о том, как правильно заполнить ТОРГ-12 с и без НДС, можно узнать здесь).
Разница между документами заключается еще и в том, что СФ является только обоснованием для уплаты НДС, с его помощью, в отличие от ТН, нельзя предъявить претензию поставщику или наоборот, поскольку он не подтверждает передачу или принятие товаров.
Могут ли счет-фактура и товарная накладная быть выписаны на один товар? СФ и ТН не только могут, но и должны быть выписаны на один товар. Поскольку, как мы уже рассматривали выше, эта документация выполняют разные функции в бухгалтерии: счет-фактура отражает НДС, а товарные накладные передачу товара (о том, кто должен подписывать графы «груз принял», «груз получил» и другие, можно узнать здесь).
Требований по Налоговому кодексу, а также других постановлений, говорящих о том, что номера СФ и ТН должны совпадать, не существует. Главное, следить за тем, чтобы суммы НДС совпадали и там, и там. Порядок и вид нумерации своих документов каждая организация в праве выбрать самостоятельно.
Может ли СФ быть выписан раньше ТН? Так как СФ подтверждает НДС на переданные товары, она не может быть выписана вперед ТН, за исключением случаев, когда договор о сделке предусматривает предоплату. СФ должна быть выставлена не позднее пяти суток после отгрузки товара.
В 2013 году Федеральная налоговая служба ввела в оборот форму УПД — универсальный передаточный документ, который содержит в себе элементы налогового и бухгалтерского учета. Он основывается на базе счет-фактуры, остальная часть является элементом товарной накладной.
Счета-фактуры и товарные накладные — важные документы, контроль за заполнением и хранением которых необходимо не упускать из вида, дабы оградить себя от дальнейших проблем и недопонимания с контрагентами или проверяющими органами. А выбор формы товарной накладной или использование возможности работы с универсальным передаточным документом, прежде всего, остается за самим предпринимателем.
С поставкой товара сталкивается практически каждая компания. Однако не всегда ее оформлению уделяется должное внимание, хотя от этого зависит, будет ли оплачен поставленный товар или поставлен купленный. Рассмотрим, какие документы или действия подтвердят факт поставки, а каких будет недостаточно.
Самый надежный способ зафиксировать факт поставки — подписать товарную накладную. По общему правилу она подтверждает, что товар принят покупателем и подлежит оплате. Накладная должна содержать все необходимые сведения: реквизиты договора, наименование, количество, цену товара, подписи должностных лиц поставщика и покупателя, оттиски их печатей, дату составления и номер. Один из самых важных реквизитов — подпись лица, принимающего товар. У него на это должны быть полномочия, иначе накладная бесполезна. Лучше всего заблаговременно запросить у контрагента доверенность на то лицо, которое будет принимать товар.
Если в качестве доказательства передачи товара представляются одни только таможенные декларации, суд не признает поставку состоявшейся. Чтобы подтвердить факт поставки, нужны первичные учетные документы. К ним как раз и относятся накладные, в том числе CMR, акты приема-передачи. Декларации их не заменят.

Сам по себе акт сверки в качестве доказательства поставки, скорее всего, не примут. Однако в совокупности с другими документами он может пригодиться. Суды указывали, что исполнение обязательств по поставке подтверждается актами приема-передачи, актами ввода товара в эксплуатацию и проведения инструктажа специалистов, товарными накладными, сводным актом приема-передачи товара, а сумма задолженности — актом сверки взаимных расчетов.
Счет-фактура и УПД
Не подтвердить факт поставки и одним лишь счетом-фактурой. Он содержит информацию о величине платежа и о товарах, подлежащих оплате. Можно сказать, что он выставляется для оплаты товаров, а не для фиксации факта их получения. Другая ситуация с универсальным передаточным документом (УПД), подписанным уполномоченным представителем покупателя. Такой документ подтверждает факт поставки. В отличие от счета-фактуры, УПД может фиксировать передачу груза, так как содержит реквизиты должности лица, получившего груз или уполномоченного на принятие товара от имени покупателя. Рекомендуем продавцу утвердить в учетной политике форму УПД и порядок ее применения.

Факт оплаты товара
Частичная оплата товара в некоторых случаях может свидетельствовать о том, что товар был поставлен. Однако полностью полагаться на этот довод, чтобы взыскать полную оплату, не стоит. Он может сработать вместе с другими доказательствами. Частичную оплату могут расценить как одобрение покупателем приемки товара лицом, полномочия которого не подтверждены. Представить товарную накладную или акт приема-передачи все-таки придется.
Обзор подготовлен специалистами компании «Консультант Плюс»

Разница и почему это важно
Считаете ли вы передовой практикой хранить фрахтовую накладную и коносамент в файле? Будь то электронный документ или изображение бумажного документа, оба помогут обеспечить точность транзакции доставки, особенно если эта транзакция когда-либо подвергается сомнению с финансовой или юридической точки зрения. Для большинства грузоотправителей существует путаница в отношении роли и применимости счета-фактуры по сравнению с коносаментом.

К счастью, специалисты Транс Аудита могут помочь вам получить относительно глубокое понимание менее чем за 10 минут. Давайте подробнее рассмотрим фрахтовую накладную и коносамент и узнаем, почему эти два важных документа имеют значение.
Что такое коносамент?
Коносамент является официальным документом, необходимым для перемещения груза. В этом важном документе конкретно перечислены и названы предметы, которые будут транспортироваться, вовлеченные стороны и условия оплаты. Коносаменты выдаются компанией, инициирующей отгрузку, и передаются поставщику. Коносамент является юридическим документом, который может служить доказательством и допустим в суде. Коносамент содержит ряд важной информации, в том числе:
Грузополучатель и грузоотправитель
Подробная информация обо всех предметах, включенных в поставку.
Стоимость посылки
Точный вес посылки
Запрошенные услуги
Условия оплаты
Этот официальный документ является физическим представлением «соглашения» между судоходной компанией и поставщиком услуг доставки. Он предложит точный отчет о том, как, когда и куда предметы должны быть переданы.
В то же время коносамент выступает в качестве права собственности на товар и может быть использован в качестве обеспечения кредита. Из-за этого очень важно, чтобы вся информация, включенная в коносамент, была точной, точной и правильной. Коносамент также необходим при допросе сборов и запросе возмещения за завышение счета.
Что такое счет за перевозку?
В то время как коносаменты являются юридическими документами, фрахтовые счета-фактуры таковыми не являются. Однако оба документа должны точно совпадать. В фрахтовой накладной указываются конкретные сборы и совокупная стоимость, подлежащая оплате, включая фрахт, топливо, а также вспомогательные и вспомогательные расходы. Эти конкретные сборы не указаны в коносаменте. Таким образом, счет-фактура дополнительно уточняет информацию, представленную в коносаменте, и является механизмом получения перевозчиком оплаты за оказанные услуги. Например, если в коносаменте указано, куда и когда должен быть перевезен груз, в грузовом счете будут указаны дополнительные расходы, понесенные на этом маршруте.
Счет за перевозку очень похож на счета, которые ваша компания получает от других профессиональных организаций. Хотя фрахтовая накладная может показаться менее важной, чем коносамент, эти жизненно важные документы следует хранить в течение длительного времени.
Транспортная накладная может дать достаточно информации для улучшения логистического процесса вашей организации. Это документ, который, скорее всего, будет использоваться финансовыми консультантами, бухгалтерами или любой другой стороной, которой нужны подробные отчеты обо всех понесенных расходах по доставке. Другими словами, грузовые счета-фактуры регулярно используются в качестве источника информации во время грузовых аудитов, в результате чего постатейные сборы согласовываются с контрактами и тарифами перевозчика.
Счет-фактура и коносамент: почему эти документы имеют значение?
Хотя коносаменты и грузовые счета-фактуры имеют сходство, они также имеют различия. Счет-фактура на фрахт, по сути, представляет собой счет-фактуру на сборы и стоимость доставки. С другой стороны, коносамент является юридическим документом.
Коносамент и фрахтовая накладная могут использоваться вместе для создания более целостного представления о соглашении между судоходной компанией и транспортной компанией. Хотя в коносаменте описываются отношения между судоходной компанией и поставщиком транспортных услуг, в счете за фрахт гораздо больше подробностей финансовых атрибутов соглашения. При совместном использовании вы можете проверить общую стоимость доставки с компанией, а также обстоятельства, приводящие к любым расходам.
Свяжитесь с Trans Audit, чтобы убедиться, что ваши фрахтовые накладные и коносаменты точны
В Trans Audit мы предлагаем надежную услугу аудита грузов и посылок, предназначенную для возмещения переплат, экономии и повышения эффективности вашей цепочки поставок. С помощью наших запатентованных систем и процессов мы устанавливаем периодические потоки информации, включая счета за фрахт, коносаменты, тарифы, контракты и платежные реквизиты для выполнения ретроспективного и периодического анализа после оплаты.
Мы используем непревзойденные информационные технологии и непревзойденную команду экспертов в предметной области, чтобы обеспечить восстановление и ценность для всех видов транспорта во всех местах.
Свяжитесь с Trans Audit сегодня, чтобы узнать, как мы можем помочь.
Что такое счет за доставку? Руководство по коносаменту для малого бизнеса
Статьи
4 Мин. Читать
28 марта 2019 г.
Транспортная накладная — это бухгалтерский документ, используемый предприятиями для учета товаров, отгруженных от продавца покупателю. Транспортная накладная, также называемая коносаментом, является юридическим документом, который требуется каждый раз, когда компания отправляет грузовую партию товаров. Как и в случае с другими типами счетов-фактур, транспортные счета-фактуры служат квитанцией для грузовых перевозок. Они похожи на коммерческие счета-фактуры, которые также используются для доставки товаров через международные границы.
Эти разделы помогут вам лучше понять, что такое транспортная накладная и когда ее использовать:
Что такое коносамент?
Что должно быть включено в коносамент?
Пример транспортной накладной
Что такое коносамент?
Коносамент является юридическим документом, в котором излагаются детали грузовой перевозки, включая тип перевозимых товаров, количество товаров, общую стоимость и конечный пункт назначения перевозки. Поскольку это юридический документ, коносамент также служит обязывающим договором между грузовым перевозчиком и грузоотправителем.
Коносамент действует как квитанция об отгрузке, когда товары прибывают в пункт назначения. Счет-фактура должен быть отправлен вместе с проданными товарами и должен быть подписан грузоотправителем и лицом, получающим груз. Термин коносамент чаще всего используется в отношении международной торговли. Слово погрузка относится к процессу загрузки судна грузом.
Что должно быть включено в коносамент?
Каждый коносамент должен содержать определенную информацию. В коносаменте содержится документация об отгружаемых товарах, количестве предметов, стоимости отгрузки и конечном пункте назначения груза. Вот все, что вам нужно включить в коносамент для международных перевозок:
1. Контактная информация грузоотправителя
Сначала в коносаменте необходимо четко указать контактную информацию грузоотправителя, включая полное имя и служебный адрес.
2. Контактная информация получателя
Ваш коносамент должен также четко указывать контактные данные получателя или грузополучателя с полным именем и почтовым адресом.
3. Номера заказов на поставку или ссылочные номера
Номер заказа на поставку и любой другой ссылочный номер необходимы для целей ведения учета. Они также могут быть использованы для освобождения отгрузки для доставки или получения.
4. Инструкции и примечания
В коносаменте есть раздел, оставляющий место для специальных инструкций и примечаний для перевозчика о конкретном грузе.
5. Дата получения
В коносаменте должна быть указана дата получения груза перевозчиком. Дата получения часто используется для отслеживания груза, а также полезна при сверке счетов за доставку.
6. Описание товаров
Ваш коносамент должен включать полное описание отгружаемых товаров, включая количество товаров, размеры и вес каждого продукта и подробную информацию об отгруженных материалах.
7. Тип упаковки
В коносаменте также должен быть указан тип упаковки, используемой для перевозки, например, картонные коробки, ящики, бочки или поддоны.
8. Класс грузовых перевозок
Существует 18 различных классов грузовых перевозок. Различные классификации основаны на таких факторах, как размер, вес, простота обращения, стоимость и ответственность. Вы всегда должны указывать класс фрахта вашего груза.
9. Любое специальное обозначение
Иногда посылка может иметь специальное обозначение на основании ее содержимого. Например, опасные материалы должны быть обозначены как таковые, потому что к перевозке опасных грузов применяются особые правила и положения.
Пример счета за отгрузку
Счета за отгрузку содержат больше деталей, чем большинство счетов, формируемых предприятиями. Они включают подробную информацию о размере, весе, упаковке и содержимом отправления. Этот образец транспортной накладной, подготовленный UPS, поможет вам лучше понять всю информацию, которая должна быть включена при международной доставке товаров:
СВЯЗАННЫЕ СТАТЬИ
Хотите больше полезных статей о ведении бизнеса?
Получайте больше отличного контента в папку «Входящие».