Ответ на докладную записку образец текста: Ответ на служебную записку о предоставлении информации

Ответ на докладную записку образец текста: Ответ на служебную записку о предоставлении информации

Содержание

Как правильно написать ответ на докладную записку

Служебная записка - это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок. осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Понятием деловые записки объединяется деловая переписка внутри предприятия (организации), входящая в состав информационно-справочных документов. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.

Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.

Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Другие статьи по данной теме:

Образец написания служебной записки

17.03.2014. Образцы. Образцы заполнения Комментариев нет

Служебная записка - это информационно-справочный документ. Служит для деловой переписки внутри организации.

Используется документ для поднятия каких-либо деловых вопросов, связанных с работой отдела компании или конкретного работника, от которых зависит решение структурного подразделения организации либо сотрудника.

Форма написания произвольная, но стоит учитывать некоторые советы ниже, это:

- шапка , это место где указывается информация, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже)

- Название документа, в нашем случае это – Служебная записка

- дата написания и номер

- заголовок к тексту документа - говорит о предмете служебной записки

- текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба

Служебная записка образец

Служебная записка – это документ деловой практики, внутреннего использования сотрудников на предприятиях и в организациях. Утвержденный образец служебной записки не принят, поэтому и как за правило используется типичный в документообороте пример . взят со старых, советских времен.

Для понятия, служебная записка составляется работником руководителю подразделения, бригадиру с прошением, сообщением и передается по инстанциям к вышестоящему руководителю. На прямую или между руководителями равнозначных должностей служебная записка не пишется, это уже будет докладная.

На практике служебные записки используют как переписку внутри звена, бригады, структурного подразделения. Их популярное использование в хозяйственно-материальном обеспечении предприятия или организации, как деловой диалог не выходящий к главным руководителям. Есть и практика хранения служебных записок для отчетности растраты материальных средств, но тут она должна подтверждаться другими документами. К примеру прошение в служебной записке старшого бригадира к завскладом, выделить для работников спецодежду и перчатки. В таком случае к служебной записке приобщается ведомость выдачи.

Как написать служебную записку? В каждом структурном подразделении правила написания служебных записок свои. Нужно понимать, что этот документ не ответственной отчетности и стандарта не имеет. Если ее написать произвольно от руки, то большой ошибки не будет. Главной указать кому адресована, должность, суть проблемы и обоснованное прошение, от кого и дата написания.

Консультация адвоката

Задайте вопрос адвокату онлайн бесплатно

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста! заведующая отделением, где я работаю, написала главному врачу на меня докладную. Как я могу узнать ее содержание? На ковер вызывали, содержание докладной, практически не озвучили.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Елена, Вам должны предложить написать объяснение по тому или иному факту нарушения дисциплины, из этого предложения Вы можете узнать в общем содержание докладной.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Вы имеете полное право ознакомится с докладной, потребуйте текст. Обращайтесь.

Могут ли составить докладные записки задним чеслом, и при этом работник даже не будет знать что на него составлена служебная записка?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Составление любого документа "задним числом" является нарушением

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Докладная записка это документ на основании которого работодатель должен провести разбирательство и при наличии вины работника привлечь его к дисциплинарной ответственности(приказом).

Просто докладная без разбирательства — это просто бумага. В случае если Вас уволят смело обращайтесь в суд по вопросу незаконного увольнения.

Докладная записка о не исполнении сотрудником трудовых обязанностей пишется от руки или можно распечатать с компьютера…

Докладная записка о не исполнении сотрудником трудовых обязанностей пишется от руки или можно распечатать с компьютера ?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Можно распечатать с компьютера. Подпись от руки.

Как написать ответ на докладную записку, и надо ли на нее отвечать, а также регистрировать?…

Здравствуйте! как написать ответ на докладную записку, и надо ли на нее отвечать, а также регистрировать? спасибо.

Смотря какая докладная записка. Если она в отношении вас и фиксирует какой-либо ваш проступок, то от вас должна быть затребована объяснительная. Конкретизируйте вопрос.

Написал докладную записку руководителю на своего подчиненного. Руководитель показал докладную записку моему подчиненному. Это правомочно?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Правомочно. потому что подчиненный должен дать объяснения руковоству. а для этого он должен знать, о чем.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Я написала докладную записку, не позднее какого срока после случившегося должна её отдать?…

Я заведующий отделом, мой подчиненный не первый раз ходит жалуется на меня директору, сегодня она сама создала конфликтную ситуацию перед началом рабочего дня, затем пошла на меня нажаловалась. Возможно, написала служебную записку. Что я могу предпринять в этой ситуации. Я написала докладную записку, не позднее какого срока после случившегося должна её отдать?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Я заведующий отделом, мой подчиненный не первый раз ходит жалуется на меня директору

Наталья, докладную можете подать, а можете и не подавать руководителю, исключительно на ваше усмотрение, -нет таких сроков.

КАК НАПИСАТЬ ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ О ДИСЦИПЛИНАРНОМ НАРУШЕНИИ, (НАПРИМЕР ОПОЗДАЛ СОТРУДНИК НА РАБОТУ) МОЖНО ЛИ НАПИСАТЬ ЕЕ В…

КАК НАПИСАТЬ ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ О ДИСЦИПЛИНАРНОМ НАРУШЕНИИ, (НАПРИМЕР ОПОЗДАЛ СОТРУДНИК НА РАБОТУ) МОЖНО ЛИ НАПИСАТЬ ЕЕ В ПЕЧАТНОЙ ФОРМЕ НА КОМПЬЮТЕРЕ. И НУЖНА ЛИ ОНА (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) ДЛЯ ДЕ ПРЕМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКА, ЕСЛИ ОН НАПИСАЛ ОБЪЯСНИТЕЛЬНУЮ.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Можно такую записку написать, если причина опоздания неуважительная, пишется в произвольной форме, можно напечатать, можно от руки. Если положениями о премировании предусмотрено депремирование, то оно применяется за нарушение трудовой дисциплины, невыполнение трудовых заданий и т.п. Однако прежде депремирования должен быть приказ (распоряжение) о наложении дисциплинарного взыскания, вынесенный на основании докладной непосредственного начальника и письменной объяснительной работника, из которых прямо следует, что причина опоздания является неуважительной. Как правило, за единичное опоздание меры дисциплинарного воздействия не применяются, тем более, депремирование.

Как написать докладную записку коллективную против увольнения начальства…

Как написать докладную записку коллективную против увольнения начальства

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Такие записки пишутся в свободной форме.В ней нужно указать причины несогласия

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

кому будете писать ? Лучше не пишите заявление на увольнение по собственному желанию и вас никто не сможет уволить, а так — пока фактов нет — ваша докладная ни к чему не приведет

Мною была составлена докладная записка о нарушении трудовой дисциплины сотрудника и отдана руководителю, но руководитель…

Мною была составлена докладная записка о нарушении трудовой дисциплины сотрудника и отдана руководителю, но руководитель не отреагировал. В течении какого времени должны ответить на докладную записку.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Уважаемая Ольга Александровна!

Срок ответа Трудовым кодексом не конкретизирован. Кроме того, работодатель не обязан принимать решение о проверки сообщения о нарушении трудовой дисциплины.

Статьей 192 ТК РФ установлено, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить одно из дисциплинарных взысканий. До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Трудовым кодексом не предусмотрена обязанность руководителя ответить вам на докладную записку, также не предусмотрена обязанность привлечь работника к дисциплинарной ответственности на основании докладной записки, вообще привлечение работника к дисциплинарной ответственности это право руководителя, а не обязанность, причем для привлечения к дисциплинарной ответственности статьей 193 предусмотрена определенная процедура, в ходе которой от работника берется объяснения в письменной форме и по результатам объяснений работодатель вправе посчитать, что оснований для привлечения к ответственности не имеется.

Вы сами вправе обратиться к руководителю и поинтересоваться его позицией по вашему обращению (докладной записке), что я вам и рекомендую сделать

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Такого понятия как служебная записка в законодательстве не существует. Таким образом к данному документу можно применить понятие заявление. Если работодатель гос учреждение то ссылаться можно на 59 ФЗ. Если коммерческая структура то ответ должен быть подготовлен в соответствии со сроками утвержденным федеральным законодательством, а именно в течении 30 дней с момента регистрации.

Мне необходимо написать докладную записку на добавление вакансии — помощник инженера — конструктора производства. Помогите…

Здравствуйте! Мне необходимо написать докладную записку на добавление вакансии — помощник инженера — конструктора производства. Помогите пожалуйста. ..Спасибо!

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Пишите в произвольной форме

и обоснуйте необходимость вакансии — помощник инженера — конструктора производства

Мой коллега написал на меня докладную записку, будто бы я ему на грубила и отказалась принимать клиента.

Но это не правда…

Мой коллега написал на меня докладную записку, будто бы я ему на грубила и отказалась принимать клиента. Но это не правда. Инцидент произошел 06.06.2014г., о докладной записке я узнала от третих лиц 13.06.2014г. Мне передали чтоб я написала заявление на увольнениепо собственному желанию. С 16.06.2014г. я нахожусь в отпуске, но естественно в нашей компании никаких документов подтверждающих мое нахождение в отпуске нет. Сейчас мне начальник угрожает, говорит либо я напишу по собственному желанию либо он меня уволит по статье за прогулы. Что мне делать?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Поскольку у Вас в компании все так "естественно", думаю, что Вам самой надо решить и либо договариваться с руководством либо выполнить их требование

Имеет ли право маз директора написать докладную записку сотрудника на другого сотрудника?…

Имеет ли право маз директора написать докладную записку сотрудника на другого сотрудника?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Здравствуйте. Нет, не может — только от своего имени.

Хочу написать докладную записку директору с жалобой на заведующую….

Хочу написать докладную записку директору с жалобой на заведующую.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

пишите конечно, если считаете что ваши права нарушены, специальных познаний не требуется, можете изложить все в свободной форме.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

добрый день. данная записка пишется в свободной форме.

Как написать докладную записку на проверяющего, в том что он пишет пункты предписания о нарушении нами работниками, но…

Как написать докладную записку на проверяющего, в том что он пишет пункты предписания о нарушении нами работниками, но они не были нарушены. Дезинформирует начальство? Спсб.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

тогда уж жалобу, а не докладную

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составлена и прикреплена к приказу об отстранении от работы однако в…

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составлена и прикреплена к приказу об отстранении от работы однако в ней отсутствует подпись

Как мне обжаловать эту докладную записку которая не содержит подписи составителя

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Не обходимо обажаловать приказ, если он нарушает права работника. Докладная записка может быть основанием для издания приказа.

Подскажите,

как правильно составить докладную записку вышестоящему руководству. Дело в том, что была выявлена крупная…

Здравствуйте. Подскажите, как правильно составить докладную записку вышестоящему руководству. Дело в том, что была выявлена крупная недостача. Налицо, умышленное присвоение материальных ценностей за которые несет ответственность весь коллектив. Обычная практика — поделить недостачу на всех, никого не устраивает. К тому же, все работники подозревают одного сотрудника. Доводы, хоть и заслуживают внимания, но прямыми доказательствами не являются. Как правильно изложить в докладной записке не только суть проблемы и просьбу о соответствующей проверке, но и обратить внимание на деятельность конкретного человека?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Пишите записку в прооизвольной форме.

Подскажите, пожалуйста, нужно ли цитировать нанесенное оскорбление в докладной записке директору?…

Подскажите, пожалуйста, нужно ли цитировать нанесенное оскорбление в докладной записке директору?

С уважением, Julia!

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Цитирование оскорбления излишне, особенно если в нем содержится ненормативная лексика. Если будет необходимость, сообщите директору суть оскорбления при личной беседе.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Да, думаю. что необходимо процитировать.

Имеет ли право написать на сотрудника докладную записку директору за уход с субботника раньше времени и не поставив в…

Имеет ли право написать на сотрудника докладную записку директору за уход с субботника раньше времени и не поставив в известность ответственного заместителя директора?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Докладная записка на руководителя…

Я работаю менеджером по продажам в оптовом отделе 3 года. Несколько месяцев назад у нас появился новый сотрудник — его назначили руководителем оптового отдела. Этот человек не вникая в специфику компании, не пройдя никакого обучения, стал заставлять делать меня и ещё несколько менеджеров работу, которая не входит в наши обязанности, стал постоянно отвлекать от рутинной работы, грубить. Совершив какие-то ошибки в работе, во всем обвиняет окружающих, высказывает претензии, ходит жаловаться высшему руководству. Вносит дисбаланс в слаженную до этого работу, отнимает время, не умеет общаться с людьми.

Хотим с коллегами написать на него докладную записку, как это грамотно сделать? Могут ли его уволить? Заранее спасибо!

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Здравствуйте, Вероника Юрьевна.

Нужно написать докладную записку руководителю. Потом можете писать претензию руководителю за привлечение к работе не обусловленным трудовым договором. Обращайтесь.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Нужно ли регистрировать докладную записку об оскорблении и если да, то у кого?…

Нужно ли регистрировать докладную записку об оскорблении и если да,то у кого?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Любое заявление подаваемое Вами регистрировать в Ваших интересах. Заявление подлежит регистрации у сотрудника в чьи обязанности входит регистрация входящей корреспонденции (зачастую это секретарь руководителя) Удачи.

Как нужно грамотно написать докладную записку руководителю, чтобы ее уволили?…

На нашем предприятии охранница проходной постоянно грубит и хамит работникам. как нужно грамотно написать докладную записку руководителю, чтобы ее уволили?

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Докладные пишутся в произвольной форме. Опишите что конкретно и когда произошло.

Докладная записка чем грозит?…

Работаю в организации 3 года, никаких нареканий никогда не было всегда отчетность сдаю в срок, всю работу выполняю быстро. В мае я заболела у меня есть на руках больничный, Но начальник отдела зная как я работаю и постоянно остаюсь после работы (большие объемы работы) не стала проводить больничный и закрыла табель как за полностью отработанный месяц. Заместитель директора узнав об этом написала на директора докладную записку для служебного расследования на каком основании начальник отдела закрыла мне табель, когда я болела. А я не предоставила больничный в отдел кадров (больничный у меня на руках). Что нам грозит за это. Пожалуйста ответьте очень важно.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Ничем это Вам не грозит. Представьте в кадры закрытый листок нетрудоспособности и выписной эпикриз из поликлиники.

Я написала докладную записку на сотрудницу которая меня оклеветала. скажите пожалуйста я имею право не присутствовать на…

Я написала докладную записку на сотрудницу которая меня оклеветала.скажите пожалуйста я имею право не присутствовать на разбирательстве этого факта по докладной,чтобы не встречаться с этой сотрудницей.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

ну как бы это надо подтверждать ее действия то зачем тогда писали и при разбирательстве должны присутствовать

Пыталась подать докладную записку. Получила по электронной почте ответ, что она не принята по ряду причин. Какими юридическими…

Пыталась подать докладную записку. Получила по электронной почте ответ, что она не принята по ряду причин. Какими юридическими документами регулируется порядок приема докладных записок

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Докладная записка подается за личной подписью.

Можно ли писать докладную записку директору о нарушении должностных обязанностей на несколько человек? Или нужно писать…

Можно ли писать докладную записку директору о нарушении должностных обязанностей на несколько человек? Или нужно писать на каждого? У нас есть группа инженеров службы эксплуатации. Им была поставлена задача на месяц. В течении месяца задача не выполнена. Они тупо проигнорировали её.

Ответ юриста на вопрос : докладная записка

Если задача ставилась группе, то и докладную пишите на группу. В ином случае, индивидуально на каждого.

Объяснительная записка на имя руководителя… Вопрос юристу: Добрый день, уважаемые юристы! Пожалуйста, помогите мне правильно юридически написать объяснительную записку. Сегодня на работе мне…

Зашита прав человека… Вопрос юристу: Можно ли подать в суд на работодателя если работал не официально и меня уволили не дав зарплату Ответ юриста на вопрос : декларация прав человека В гос…

Договор же теперь не действителен и доверенность на получение товара липовая?… Вопрос юристу: Здравствуйте. Помогите, пожалуйста. Наше ООО заключило договор поставки с отсрочкой платежа с др…

депортация… Вопрос юристу: Здравствуйте!Скажите пожалуйста я гражданка России а мой муж гражданин Казахстан,у нас ребенок три месяцев.Данный время я на работаю толь работает муж.Но его депор…

Планирую декретный отпуск в 2015 году. В 2014 с 14 июля была уволена по собственному желанию, а 7 августа была трудоустроена… Вопрос юристу: Здравствуйте!Планирую декретныйотпуск в 2015 году…

Объяснительная записка — образец и правила заполнения

Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.

Докладаная записка — образец объяснительной

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.

Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с каким-либо решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Oбъяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных записок:

  • Отчетные. Предполагают информирование об окончании каких-либо работ или этапов, исполнении распоряжений и т.д.;
  • Информационные. Составляются для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ. Являются регулярными;
  • Инициативные. Содержат инициативы, предложения, рекомендации и т.д.
Докладная записка образец

Докладные могут быть внешними или внутренними в зависимости от того, кто является адресатом документа.

Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации. Чтобы составить этот документ используют общие бланки предприятия. Согласно примеру, докладная записка должна состоять из нижеследующих элементов:

  • названия учреждения, предприятия;
  • даты;
  • индекса;
  • адреса оформления;
  • данных адресата;
  • заголовка к теме докладной;
  • изложенного текста;
  • подписи руководящего лица;
  • ФИО исполнителя, с указанием контактного телефона.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Внутренние докладные записки составляются на имя главы организации, для их оформления используются обычные листы. Такой документ содержит следующие элементы:

  • обозначение отдела;
  • наименование документа;
  • дату и регистрационный номер;
  • заголовок к теме;
  • текст;
  • ФИО адресата;
  • подпись, фамилию и инициалы, а также должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Она предназначена для информирования о невыполнении или ненадлежащем исполнении работником его непосредственных обязанностей, а также включает предложение о назначении этому сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка — пример написания и журнал учета

К одной из разновидностей докладных записок относится служебная. Она является документом информационного характера и используется для взаимодействия различных горизонтальных (т.е. не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как пишется служебная записка?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:

  • для запроса информации;
  • при выдаче инструкций;
  • в качестве сопроводительного документа;
  • как информационное письмо.

В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е. просьба, заявка, предложение и т.д. В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией , ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.

Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.

Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации.

Форма

объяснительной записки

Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере. Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления. В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде, чем применять к сотруднику дисциплинарное взыскание, с него должна быть затребована объяснительная, где сотрудник может сообщить обстоятельства и причины совершенных действий.

Объяснительные могут быть составлены либо сотрудником, либо структурным подразделением в целом.

Стать

я 1. Сфера регулирования закона

(1) Настоящий закон устанавливает порядок ответов на докладные записки и на ходатайства о получении разъяснений настолько, насколько это не установлено другим законом, а также регулирует порядок представления коллективного обращения.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(2) Административное производство, предусмотренное настоящим Зако­ном, ведется в порядке, установленном Законом об административном произ­водстве, если иное не предусматривается настоящим Законом.

(3) Если в обращении содержится ходатайство о предоставлении досту­па к публичной информации, то ответ на обращение дается в порядке, уста­новленном Законом о публичной информации.

(1) Докладная записка, в значении настоящего закона – это обращение лица, которым лицо:

1) делает адресату предложения для организации работы учреждения или органа, или для выработки решений для развития области деятельности;

2) предоставляет адресату информацию, связанную с общественной жизнью и государственным управлением.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(2) Ходатайство о получении разъяснений, в значении настоящего закона – это обращение лица, в котором лицо:

1) ходатайствует о получении от адресата информации, что предполагает анализ, синтез информации, находящейся в распоряжении адресата или сбор дополнительной информации;

2) ходатайствует о предоставлении правового разъяснения, установленного в статье 3 настоящего закона.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(3) Коллективное обращение, в значении настоящего закона – это предложение, представляемое в Рийгикогу в порядке народной инициативы, для изменения действующей регуляции или для лучшей организации общественной жизни, осуществление которого находится в компетенции Рийгикогу.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(4) Адресат докладной записки или ходатайства о получении разъяснений, в значении настоящего закона – это учреждение, орган, чиновник, работник или член коллегиального органа государства, местного самоуправления или иного публично-правового юридического лица. Адресатом не является член Рийгикогу или член волостного собрания местного самоуправления.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(5) Адресатом докладной записки или ходатайства о получении разъяснений, в значении настоящего закона, является также некоммерческое объединение, фонд, имеющий статус частноправового юридического лица, предприниматель – физическое лицо и коммерческое товарищество в случае информации, которая касается использования бюджетных средств государства или местного самоуправления.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

2. ОТВЕТ НА ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ И НА ХОДАТАЙСТВО О ПОЛУЧЕНИИ РАЗЪЯСНЕНИЙ

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

Стать

я 3. Дача разъяснений по правовым вопросам

Государственное учреждение и учреждение единицы местного самоуправления бесплатно даёт разъяснения относительно разработанных ими правовых актов, их проектов и правовых актов, являющихся основанием для деятельности учреждения, а также относительно компетентности и законотворческой деятельности учреждения.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

Стать

я 4. Прием лиц для подачи ими устных обращений

(1) Руководители государственных и муниципальных учреждений, учреждений иных публично-правовых юридических лиц организуют прием лиц соответствующими компетентными чиновниками или работниками либо проводят личный прием лиц в предусмотренные для этого и публично объяв­ленные часы приема. Часы приема в учреждениях должны быть предусмотре­ны ежемесячно продолжительностью не менее трех часов.

(2) В приеме лица может быть отказано или прием может быть прекра­щен, если:

1) лицо имеет ограниченную дееспособность и ему назначен су­дом опекун, а в приеме не участвует представитель ограничен­но дееспособного лица;

2) лицо не высказывает свои желания и их не удается выявить так­же с помощью дополнительных вопросов;

3) лицо является агрессивным и ведёт себя противно хорошим традициям;

(RT I, 01. 04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

4) лицо очевидно злоупотребляет правом быть выслушанным.

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(3) При отказе в приеме лица или прекращении приема по основаниям, указанным в части 2 настоящей статьи, лицо уведомляется о возможности об­ратиться в учреждение в письменной форме.

(4) Если чиновник или работник в ходе приема лица придет к выводу о том, что принятие во внимание представленного мнения или предложения, дача ответа на него либо предоставление запрошенной информации или разъяснения не входит в компетенцию данного учреждения, то он уведомля­ет об этом лицо и сообщает учреждение или орган, к компетенции которого относится вопрос.

Стать

я 5. Дача ответа

(1) Адресат обязан дать ответ.

(2) Если информационная записка или ходатайство о получении разъяс­нения адресованы чиновнику или работнику учреждения или органа, то от­вет может вместо него дать другой компетентный чиновник или работник то­го же учреждения или органа. Если информационная записка или ходатай­ство о получении разъяснения адресованы нескольким чиновникам, работни­кам или членам коллегиального органа в пределах того же учреждения или органа, то они могут дать на записку или ходатайство совместный ответ.

(5) Учреждение или орган, получивший информационную записку или ходатайство о получении разъяснения, может направить их для дачи ответа в учреждение или орган, за которым он осуществляет служебный надзор, если такое направление не противоречит содержанию информационной записки или ходатайства о получении разъяснения. Направление производится в по­рядке, установленном частью 3 настоящей статьи.

(6) Информационная записка или ходатайство о получении разъяснения не направляется для дачи ответа в суд на основании закона о судопроизвод­стве. В таком случае адресат уведомляет лицо о порядке обращения в суд.

(7) Ответ на информационные записки или ходатайства о получении разъяснения одинакового содержания, одновременно поступившие к одному и тому же адресату разными способами, дается один раз.

(8) Ответ направляется лицу по указанному в информационной записке или ходатайстве о получении разъяснения адресу (номер телефакса, почто­вый адрес или адрес электронной почты) в письменной форме или, по дого­воренности, иным способом. В случае отказа в принятии во внимание пред­ставленного в информационной записке мнения или предложения в ответе разъясняется причина отказа. При ответе на ходатайство о получении разъяс­нения лицу предоставляется запрошенная информация или дается разъясне­ние по правовому вопросу либо мотивируется отказ в этом. На обращение ли­ца, представленное на личном приеме, ответ может быть дан сразу же в устной форме.

(9) В ответе может быть отказано, если:

1) лицо не может быть установлено;

2) отсутствуют контактные данные лица;

3) лицо имеет ограниченную дееспособность и ему назначен су­дом опекун, а информационная записка или ходатайство о по­лучении разъяснения поданы без предварительного согласия представителя;

4) лицо в четкой форме выразило нежелание получить ответ на информационную записку;

5) информационная записка или ходатайство о получении разъяс­нения поданы не на эстонском языке и в соответствии со статьей 12 Закона о языке адресат не обязан дать ответ;

( RT I , 18.03.2011, 1 – вступ. в силу с 01.07.11)

6) содержание информационной записки или ходатайства о полу­чении разъяснения неразборчиво или непонятно;

7) дача ответа на ходатайство о получении разъяснения требует ввиду большого объема информации внесения изменений в ор­ганизацию работы учреждения или органа, создает препят­ствия выполнению возложенных на него публичных задач или требует неоправданно больших затрат.

(10) В случае отказа в даче ответа на основании пункта 3, 6 или 7 части 9 настоящей статьи лицу, представившему информационную записку или по­давшему ходатайство о получении разъяснения, незамедлительно направляет­ся соответствующее сообщение. В сообщении указываются недостатки, в слу­чае устранения которых возможна дача ответа на информационную записку или ходатайство о получении разъяснения.

(11) В случае отказа в даче ответа на основании пункта 5 части 9 настоя­щей статьи адресат в соответствии со статьей 12 Закона о языке незамедли­тельно потребует от лица, представившего информационную записку или по­давшего ходатайство о получении разъяснения, представления перевода ин­формационной записки или ходатайства о получении разъяснения на эстон­ский язык.

( RT I , 18.03.2011, 1 – вступ. в силу с 01.07.11)

Стать

я 6. Срок дачи ответа

Ответ на информационную записку или на ходатайство о получении разъяснения дается незамедлительно, но не позднее 30 календарных дней со дня регистрации записки или ходатайства. В случае крайней необходимости в связи со сложностью составления ответа срок дачи ответа может быть прод­лен до 2 месяцев. Лицо уведомляется о продлении срока дачи ответа и о причинах продления срока.

Стать

я 7. Регистрация

(1) Учреждение или орган государственного или муниципального учреждения либо иного публично-правового юридического лица регистриру­ет информационную записку или ходатайство о получении разъяснения и от­вет, а также способ получения информационной записки или ходатайства о получении разъяснения и дачи ответа не позднее рабочего дня, следующего за днем получения информационной записки или ходатайства о получения разъяснения либо дачи ответа.

(2) В случае дачи устного ответа на устное обращение регистрация обра­щения не требуется.

3. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ КОЛЛЕКТИВНОГО ОБРАЩЕНИЯ

(RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

Стать

я 7.1. Требования, предъявляемые к коллективному обращению (RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(1) Для представления коллективного обращения (далее в настоящей главе – обращение) необходимо собрать по меньшей мере 1000 подписей в его поддержку.

(2) В обращении делается предложение о том, как изменить действующую регуляцию или лучше организовать общественную жизнь, а также к обращению прилагается обоснование объёмом до трёх страниц о том, почему действующее положение не удовлетворяет и как, представленное в обращении предложение, улучшило бы положение.

(3) К обращению прилагается электронный список лиц, отдавших свои подписи в его поддержку, с указанием имён и личных кодов этих лиц.

(4) К собранным на бумажном носителе подписям в поддержку, прилагаются имена и личные коды отдавших подписи лиц. К сбору электронно-цифровых подписей в поддержку, применяются требования к электронно-цифровым подписям, установленные в Законе о доверительных услугах для электронной идентификации и электронных сделок.

( RT I , 25.10.2016, 1 – вступ. в силу с 26.10.16)

(5) Обращение с одним и тем же содержанием можно представлять один раз в течение двух лет.

Стать

я 7. 2 . Лицо, правомочное отдавать подпись в поддержку (RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(1) Подпись в поддержку может отдавать по меньшей мере 16-летний постоянный житель Эстонии. Постоянным жителем, в значении настоящего закона, является проживающий в Эстонии гражданин Эстонии и проживающий в Эстонии гражданин Европейского Союза, гражданин государства-члена Европейского экономического пространства и гражданин Швейцарской Конфедерации, который имеет постоянное право на проживание, а также проживающий в Эстонии иностранец, имеющий вид на жительство долговременного жителя или постоянное право на проживание.

(2) Подпись в поддержку обращения можно отдавать один раз.

Стать

я 7. 3 . Представление обращения (RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

(1) Соответствующее требованиям обращение представляется правлению Рийгикогу на бумажном носителе или в электронном виде.

(2) В обращении указываются контактное лицо или лица и их контактные данные.

Стать

я 7. 4 . Производство по обращению (RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

Производство по обращению ведётся в порядке, установленном в Законе о регламенте и порядке работы Рийгикогу.

Стать

я 7. 5 . Уведомление о взятии обращения в производство (RT I, 01.04.2014, 1 – вступ. в силу 11.04.14)

Правление Рийгикогу уведомляет контактное лицо или лиц, представивших обращение, о взятии обращения в производство или об оставлении его без взятия в производство, в течение 30 календарных дней с момента представления соответствующего требованиям обращения.

Стать

я 8. Признание недействительным Закона об ответах на заявления

Закон об ответах на заявления ( RT I 1994, 51, 857; 1996, 49, 953; 2000, 49, 304; 92, 597; 2001, 58, 354 ) признается недействительным.

Статья 9. Внесение изменений в Закон о местном самоуправлении

В Закон о местном самоуправлении ( RT I 1993, 37, 558; 1999, 82, 755; 2000, 51, 322; 2001, 82, 489; 100, 642; 2002, 29, 174; 36, 220; 50, 313; 53, 336; 58, 362; 61, 375; 63, 387; 64, 390 и 393; 82, 480; 96, 565; 99, 579; 2003, 1, 1; 4, 22; 23, 141; 88, 588; 2004, 41, 277; 56, 399 ) вносятся следую­щие изменения:

1) текст статьи 26 считается частью 1 и статья дополняется частью 2 в следующем изложении: «(2) Член собрания вправе получить от волостной или городской управы либо от волостного или городского учреждения ответ на свой письменный вопрос в течение 10 рабочих дней со дня представ­ления вопроса. Положения части 9 статьи 5 Закона об ответах на информационные записки и на ходатайства о получении разъяснений не распространяются на случаи, предусмотренные настоящей частью.»;

2) часть 1 статьи 30 дополняется пунктом 5 в следующем изло­жении: «5) организует прием лиц учреждениями местного самоуправления в порядке, установленном Законом об ответах на информацион­ные записки и на ходатайства о получении разъяснений.»

Стать

я 10. Внесение изменений в Закон о публичной информации

В Закон о публичной информации ( RT I 2000, 92, 597; 2002, 61, 375; 63, 387; 2003, 25, 153; 26, 158; 32, справка ) вносятся следующие изменения:

1) в пункте 3 части 2 статьи 2 слова «на заявления и докладные за­писки в порядке, установленном Законом об ответах на заявле­ния ( RT I 1994, 51, 857; 1996, 49, 953; 2000, 49, 304 )» заме­няются словами «на информационные записки и на ходатайства о получении разъяснений в порядке, установленном Законом об ответах на информационные записки и на ходатайства о получении разъяснений»;

2) второе предложение пункта 5 части 2 статьи 23 изменяется и из­лагается в следующей редакции: «Такой информационный запрос признается ходатайством о получении разъяснения и ответ на не­го дается в порядке, установленном Законом об ответах на инфор­мационные записки и на ходатайства о получении разъяснений;».

Как и когда составляется докладная записка — образец 2017-2018?

«Докладная записка образец» — в ответ на этот запрос поисковик выдает много документов с разнообразным содержанием. При этом в организации может быть предусмотрен собственный шаблон. Как правильно составить докладную, расскажем далее.

Докладная записка — это документ?

Докладная записка относится к документам внутреннего пользования. Ее главная цель — донести до определенных лиц информацию о состоянии дел в организации. Однако помимо этого в бумаге могут содержаться предложения по улучшению работы или просьбы. Таким образом, делаем вывод, что записка — это документ информационно-аналитического характера.

Как правило, она составляется по инициативе должностного лица с тем, чтобы уведомить вышестоящего руководителя о чем-либо. Однако может быть и обратная ситуация: начальник поручил подчиненному обрисовать ситуацию в его подразделении.

Как правило, адресат должен дать ответ на записку. Это может быть документ в письменной форме или устная беседа с автором бумаги. В тех случаях, когда инициатор составления докладной просто информирует о состоянии дел, ответа, вероятнее всего, ждать не стоит.

В организации может быть установлен образец докладной записки, которого должны придерживаться все сотрудники. Меняется лишь внутренняя составляющая документа в зависимости от характера содержания. Кроме образца возможна разработка бланка записки, о наличии которого должны быть уведомлены все работники.

Как писать докладную?

Записка составляется в письменной форме с подписью автора. Особых требований к документу у законодателя нет, равно как и единого образца докладной записки. Более того, эта бумага даже не упоминается в ТК РФ, из чего можно сделать вывод, что докладная (образец) разрабатывается каждым конкретным предприятием.

Учитывая тот факт, что докладная в большинстве своем носит информативный характер, рекомендуем указать в документе следующее:

  • наименование получателя;
  • текст;
  • дату составления;
  • подпись, расшифровка и должность автора.

Несмотря на такую краткость, не стоит составлять документ на коленке и писать что попало. Так как записка является способом информирования руководства, целесообразно будет подойти к составлению бумаги со всей ответственностью.

Как написать докладную на деятельность подчиненного?

Не всегда сотрудники добросовестно исполняют свои обязанности. При вскрытии факта недобросовестного отношения к работе непосредственный руководитель служащего должен уведомить об этом вышестоящее начальство.

Как написать докладную записку в этом случае?

В тексте документа необходимо отразить все факты виновного, по мнению непосредственного руководителя, поведения служащего. Это могут быть неверно составленные документы, неправильно отгруженный товар или систематические опоздания на работу. Можно к бумаге добавить приложение, которое подтвердит все доводы, изложенные в записке.

Образец докладной записки должен быть в отделе кадров.

Пример докладной записки

Начальнику производственного цеха № 5

Кириллину Александру Юрьевичу

Настоящим довожу до Вашего сведения, что в результате проведенной проверки 05. 08.2017 было обнаружено, что в производственном цехе № 5 не установлено пожарное оборудование согласно требованиям законодательства. В связи с этим прошу Вас принять меры по устранению данного пробела и известить бухгалтерию о предстоящих затратах.

Бухгалтер Свирилова Л. К.

Этот пример докладной записки не является безусловным образцом. Однако все требования к документу соблюдены.

Источники:
iskovoepismo.my1.ru www.vseurist.ru ktovdele.ru www.skylaser.ee nsovetnik.ru
Комментариев пока нет!


Интересное:

Образец служебной записки 2020 и 2021

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов". То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору

ООО «Домострой»

Семину И. Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»

Настиной И.А.

Служебная записка

05.04.2019 № 4 г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25. 08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.


Правовые документы

Образец служебной записки | Делопроизводство

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

                                                                                         В.Г. Куроедову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2014 № 01-20/47

На №

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

                                                                      В. Д. Ганьшиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

24.11.2014 № 05-24/96

На № 02-18/[email protected] от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

 

 
Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

                                                                                 Т.С. Гейдрих

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

18.12.2014 № 09-21/59

На №

О проверке работоспособности ПК

С 05. 12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела                                                                                              А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 1555 комментариев

Примеры объяснительной записки | Делопроизводство

В данной статье рассмотрены различные реальные ситуации на работе, когда вас могут попросить написать объяснительную записку. Как это сделать правильно читайте по ссылке: о правилах составления, приведена ее форма. Здесь и сейчас будет множество примеров объяснительной записки. Но сразу хочу предупредить, что поскольку это все-таки делопроизводственный сайт, а у вас может быть такая ситуация, что вам необходима дополнительно консультация юриста.

Ситуация 1

Если требуют от вас объяснительную записку, надо ее написать, излагая все обстоятельства. Требуется показать, что вы делаете все, что в ваших силах. Но поскольку ситуация была запущена не по вашей вине (например, до вашего прихода в данную компанию), то необходимо время на исправление положения вещей.

Вопрос:
«Я работаю в сотовой компании в отделе по маркетингу и договоров уже более 3-х месяцев. Езжу по объектам, где установлены наши мачты и антенны, занимаюсь договорами. И у нас есть еще такие объекты, где договоры не были сделаны уже более 3-х лет, т.е. до моего прихода на работу.

И меня просят написать объяснительную, почему до сих пор не сделан договор и почему такой штраф со стороны Минфина ... Посоветуйте, как мне быть? Ведь я добрался до этих объектов только-только, т.к. занимался другими объектами, у которых тоже прошли сроки».

Ответ:
«Я, (ФИО), работаю в компании с 14.01.2014. Согласно должностной инструкции от 14. 01.2014 занимаюсь оформлением договоров на установку объектов. В настоящее время мною оформлено 50 договоров на вновь введенные в эксплуатацию объекты. Однако в компании имеются объекты, договоры на которые не оформлялись более 3-х лет. Часть таких договоров мною уже оформлены, но из-за большого количества объектов и их удаленности я не успел подготовить к подписанию все договоры, в том числе …».

Ситуация 2

Когда вас обвиняют, а вы «ни при чем», то защищайтесь: «Я не виновна в поломке аппарата. Считаю необходимым пояснить, что аппарат часто используют … Поскольку виновный не установлен, прошу не удерживать из заработной платы стоимость …».

Возможно у вас могут быть свидетели (мои слова могут подтвердить ФИО, камера видеонаблюдения и др.) или смягчающие обстоятельства (из-за происшествия находилась в шоковом состоянии, испорчены в результате аварии водопровода и др.).

Возможно вам будет выгодно, изложив все как оно произошло, умолчать о чем-либо (для вас это важно, а на объективность не влияет).

Вопрос:
«28.04.2014 меня по работе отправили в командировку на один день в Симферополь, а на следующий день я должна была выйти на работу. После 14-00 я освободилась и собиралась ехать на автовокзал, но мне резко стало плохо (приступ печеночной колики). Поскольку я медик, пришлось самой оказывать себе помощь. Когда мне стало получше, я поехала на автовокзал и опоздала на предпоследний автобус в 19-00. Я осталась ждать последний автобус в 23-30, но он не пришел. Добраться мне было больше нечем. Тогда я позвонила нашей старшей медсестре и договорилась, чтобы меня подменили на следующий день.

Директор требует объяснительную, а я не знаю, как правильно ее написать и не знаю даже к кому можно обратиться за помощью. Не хочу, чтобы он знал о моих проблемах со здоровьем (боюсь, что он может найти причину меня уволить). Помогите, пожалуйста».

Ответ:
Поскольку в объяснительной в свободной форме обычно излагаются все обстоятельства, то так все и напишите. Можно не писать о состоянии здоровья, а просто сослаться на то, что отменили автобус, на который вы уже купили билет.

Ситуация 3

Когда на работе эмоции через край и ситуация касается личностных отношений, а вы чувствуете, что немножечко перешли желаемую черту, что же делать в этом случае? Не отрицайте очевидное. Тем не менее, всегда есть возможность все смягчить и постараться вызвать симпатию к вам.

Вопрос:
«Подскажите, пожалуйста, как правильно составить объяснительную и встречную докладную записку. Ситуация такая. На предприятии задерживают зарплату, а заместитель руководителя провоцирует сотрудников на бунт, невыход на работу и т.д., выспрашивает мнения сотрудников и докладывает все наши мысли руководству. В ответ на эти действия я назвала ее предателем и иудой. Она написала на меня докладную за нарушение трудовой дисциплины, субординации и оскорбление».

Ответ:
«Заместитель директора Будченкова Л.И. систематически подстрекает работников предприятия к невыходу на работу в связи с задержкой заработной платы, занимается доносами на сотрудников, вследствие чего 20.02.2014 у нас с ней произошёл конфликт, в котором я высказала свое мнение о ней, назвав ее предателем. Других оскорбительных выражений в ее адрес я не допускала, трудовой дисциплины не нарушала. Считаю, что имею право высказывать своё мнение».

Как вариант, в аналогичных ситуациях можно использовать контратаку. Но учитываем, что откровенную ложь использовать нельзя. Пример: «В докладной (указать должность, ФИО) ситуация отражена в искаженном виде … . Кроме того, ФИО накричала на меня и сказала, что любой в этом здании умнее меня (назвала меня некомпетентной или указать другое). В данном случае я тоже не сдержалась и высказалась в повышенном тоне».

Еще пример из объяснительной записки: «… Однако техник пришел только через 50 минут после вызова, в результате чего я не сдержалась и на повышенных тонах сказала ему, что он халатно относится к своей работе».

Ситуация 4

Если есть ваш просчет, не отрицайте. Постарайтесь обрисовать трудности, которые приходится преодолевать. Напрасно не принижайте себя, каждый имеет право на ошибку. Не факт, что другой человек лучше справится. Так его еще найти надо: пройти процесс собеседования, чтобы соответствовал требованиям к уровню квалификации, опыту, зарплаты, да еще не всякий соискатель согласится работать на таких условиях. Поэтому работодатель далеко не всегда собирается увольнять вас при первой возможности или прибегать к жутким дисциплинарным мерам по отношению к вам.

Вопрос:
«Работаю в суде. Вовремя не отправила судебный акт по причине загруженности и беспорядка в связи с этим на рабочем столе. В итоге это привело к тому, что написали жалобу. С меня требуют объяснительную. Что написать? Как правильно изложить то, что я просто не справилась со своими обязанностями по причине загруженности и малоопытности?»

Ответ:
«Я, (ФИО), работаю в суде с 10.01.2014. До этого времени я не имела опыта работы с судебной документацией. В мои должностные обязанности входит: (перечислить). Документооборот составляет около 300 документов в день.

В связи с большой загруженностью и отсутствием опыта работы я не справляюсь со своими должностными обязанностями. По этим причинам судебный акт от 24.03.2014 №… был отправлен с нарушением установленного срока».

Похожая ситуация 5

Вопрос:
«Подскажите, пожалуйста, как правильно сформулировать. Работаю главным специалистом в Фонде ОМС. В годовом отчете лечебное учреждение допустило ошибку, а я ее проглядела. Руководство требует объяснительную записку».

Ответ:
«Я, (ФИО), при проверке годового отчета МУЗ (название) не заметила ошибку в части (указать раздел и пр.). Произошло это по причине большой загруженности в отчетный период».

Ситуация 6

Что делать, когда «приперли к стенке» и имеются на то реальные основания? Надо покатятся и обещать впредь не допускать подобное. Сработает, если это единичный случай (предъявили вам), а не наглое систематическое злоупотребление.

Вопрос:
«В компании не поощряется выход в Интернет не по рабочим вопросам. Я периодически, когда мало работы, посещала несколько форумов (цветы, кулинария и пр.). Прислали список сайтов (эти форумы, плюс Яндекс, авто ру, на который я тоже заходила, выбирая машину перед покупкой) и попросили объяснительную о несанкционированном использовании корпоративного Интернета. Как правильно написать?»

Ответ:
Если уж вам предъявили список, остается только покаяться: «Признаю, что периодически использовала корпоративный Интернет в личных целях. Обязуюсь больше не делать этого и прошу не применять ко мне какие-либо меры дисциплинарного взыскания».

Ситуация 7

Когда вы вместе с непосредственным начальником «за одно», требуется придумать нечто нейтральное и всех устраивающее.

Вопрос:
Я работаю инженером на производстве, на КПП у меня изъяли личный пропуск из-за того, что он просрочен. Директор требует написать «грамотную» объяснительную для службы безопасности. Помогите.

Ответ:
«Я, (ФИО), не продлил личный пропуск в положенный срок по причине …».

… нахождения в командировке (на больничном листе, в отпуске и пр.) или то же в отношении лица, ответственного за продление пропуска. Возможно, вы обращались, а вас в связи с загруженностью (подготовка отчета, установка нового оборудования и др.) на данный момент попросили подойти позднее.
 

 
Ситуация 8

В данном случае требуется написать докладную записку, т.к. это проявление инициативы с вашей стороны и вы надеетесь получить управленческое решение со стороны руководства, чтобы ввести ситуацию в «нормальное» русло.

Вопрос:
«Помогите, пожалуйста, составить на начальника охраны труда или на кого мне писать? Суть такова. Поставили ответственным на объект по разгрузке ж/д вагонов. Там нарушения ТБ согласно инструкции по разгрузке вагонов. Материал складируется выше нормы, площадка не посыпана противогалоледным материалом, рабочие не утеплены согласно инструкции и мерзнут. Работаем в туман, хотя согласно инструкции запрещено. Но начальник охраны труда говорит, что не в праве остановить производство».

Ответ:
Вам надо составить докладную записку, обращаясь к руководителю своей организации: «Довожу до Вашего сведения, что разгрузка железнодорожных вагонов проводится в нарушение инструкции по технике безопасности… и т.д.». Далее можно все описать, как изложили в своем сообщении.

Понято, что многообразие жизненных обстоятельств не позволит предусмотреть каждый случай и предоставить вам готовый образец. Но надеюсь, что все приведенные примеры объяснительной записки окажутся полезными и помогут справиться с вашей конкретной ситуацией.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 312 комментария

Служебная записка образец написания.

Служебная записка – документ, часто использующийся в деловой сфере. Если вы пока не пользовались ею, стоит узнать все тонкости составления бумаги. В нашей статье мы подробно расскажем, как оформить служебную записку, какие данные нужно в ней указать и какие особенности учитывать.

 

 

○ Что такое служебная записка?

Служебная записка – это документ, использующийся для информационного обмена между работниками. Она может быть внутренней (применяться только внутри организации) или внешней (отправляться в другие структуры).

В зависимости от своего смысла, это может быть докладная, объяснительная, аналитическая или пояснительная.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Когда может понадобиться?

Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно.

Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения.

Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Путем составления данного документа  признается неспособность работника самостоятельно справиться с проблемой и производится снятие с него ответственности за нее.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Правила составления служебной записки.

Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.

✔ Содержание.

Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной. К таковым относится:

  • Указание получателя документа (ФИО, должность полностью).
  • Наименование документа и его номер.
  • Суть проблемы, которую необходимо разрешить.
  • Предложения по решению вопроса или список действий, которых составитель ожидает от получателя.
  • ФИО составителя, дата и подпись.

✔ Требования к оформлению.

Записка составляется на стандартной бумаге формата А4 или А5. Если изложение проблемы занимает больше одной страницы, остальные в обязательном порядке нумеруются.

Допускается как бумажный вариант записки, так и электронный.

Обязательные требования к оформлению:

  • Наличие подписи – записка не может быть анонимной.
  • Отсутствие ненормативной лексики и соответствие нормам русского языка.
  • Читабельность, если записка написана от руки, обязателен разборчивый почерк, если напечатана – использование стандартного шрифта.

Также перед написанием необходимо проверить, не было ли ответов на подобные запросы ранее.

✔ Образец служебной записки.

Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.

В качестве примера может быть использован образец, приведенный здесь.

Источник: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Особенности электронной служебной записки.

Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.

Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.

Единственная особенность электронного варианта – отсутствие необходимости указывать получателя. Вместо указания его в тексте вводится адрес электронной почты.

При отправке следует также запросить уведомление о прочтении, которое позволит узнать, что ваше сообщение прочитано.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Порядок рассмотрения.

После отправки служебной записки, она регистрируется кадровым работником, потом направляется на рассмотрение ответственному лицу (отмечается факт ознакомления путем проставления соответствующих отметок), далее отправляется адресату. Последний ставит на документ резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Исполнено» и т.д.), после чего отправитель информируется о принятом по его запросу решении.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Сроки для рассмотрения.

Согласование записки производится в течение 24 часов. Адресат рассматривает обращение и выносит резолюцию в течение 2 дней.

Поручения по принятым решениям должны быть исполнены в указанный срок, если он имеется или в течение 10 дней, если конкретное время на исполнение не предусмотрено.

Таким образом, несмотря на то, что понятие служебной записки не закреплено в законодательстве, это важный документ, который используется во многих случаях. Являясь сотрудником организации, вы должны знать, что можете составить подобный документ, как способ решения текущей рабочей проблемы.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Советы юриста:

✔ Что делать, если служебную записку отказываются рассматривать?

Вы можете привлечь к спору трудовую комиссию, но для этого придется зафиксировать отказ руководства от рассмотрения записки. Для этого нужно отправить записку заказным письмом с описью вложения или привлечь свидетелей, которые подтвердят факт нарушения ваших трудовых прав.

✔ Должен ли руководитель составлять документ?

Решение по служебной записки выносит ее получатель. Если это не руководитель, он не должен никак фиксировать принятие документа или ее рассмотрение.

Вернуться к содержанию ↑

 

В этом видео Вы узнаете, что такое служебная записка и как ее правильно написать.

Вернуться к содержанию ↑

Опубликовал : Вадим Калюжный, специалист портала ТопЮрист.РУ 

В ответ на служебную записку сообщаю следующее

На любом предприятии у сотрудников должна быть возможность вести деловую переписку с коллегами или начальством. И чаще всего для этого используются служебные или докладные записки.

С помощью писем и записок происходит обмен информацией внутри организации. Важно понимать, что в подобных документах нет распоряжений или других управленческих указаний. Это лишь информация, которую адресату необходимо принять к сведению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Как оформить?

Обычно речь в служебных записках идет об определенной проблеме, которую специалист не может решить самостоятельно. Указав предложения по ее разрешению, он таким образом советуется с вышестоящим начальством.

Особой формы написания служебных записок, установленной законодательством, нет. Любой сотрудник может составить этот документ в свободной форме. Некоторые крупные предприятия самостоятельно разрабатывают свои формы служебных записок.

Есть определенные требования, которые предъявляются к оформлению таких документов. Обязательно следует указать:

  • ФИО адресата.
  • Полное название документа, номер записки и дату написания.
  • Тему записки.
  • Описание сложившейся ситуации.
  • Должность автора, его ФИО.
  • Подпись.


Проблемы при составлении служебной записки должны описываться кратко, без сложных оборотов и лишних слов. Обязательно должен быть указан номер документа, так как впоследствии записка будет зарегистрирована.

Печать на служебной записке не ставится.

Благодаря современным технологиям деловая переписка нередко осуществляется с помощью электронной связи. Служебная записка в этом случае составляется практически так же, как и на бумаге.

Здесь вы можете узнать что такое объяснительная записка.

Но есть некоторые отличия. В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.

Существуют следующие виды служебных записок:

  • на премирование работника;
  • на повышение оклада;
  • о невыполнении должностных обязанностей;
  • о выделении денежных средств итд.

к содержанию ↑

Ответ на служебную записку

После рассмотрения служебной записки руководитель обязан поставить на документе определенную резолюцию, например, «Исполнено», «Принято к сведению» или «Отменено». Если записка подразумевает получение ответа, то руководитель должен его предоставить.

Никаких определенных сроков на отправку ответа нет, так как это зависит от ситуации. Например, ответ на служебную записку о причинах лишения премии руководитель должен ответить в течение 10 дней.

Что касается формы ответа, то она устанавливается локальными документами организации. Чаще всего это пояснительная записка, в которой содержится информация о том, какие меры принял адресат в ответ на сообщение сотрудника.

Регистрация их в организации

Служебные записки являются внутренними документами, поэтому их регистрация не является обязательной. Тем не менее, многие предприятия ведут учет служебных записок, регистрируя их в специальном журнале. Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.

Журнал регистрации должен включать следующую информацию:

  • номер и дату каждой служебной записки;
  • личные данные о должностном лице, отвечающем за ведение журнала;
  • краткое содержание полученной записки.


Очень часто журналы регистрации заменяют специальными электронными программами, которые содержат всю информацию о внутреннем документообороте. Это позволяет экономить время и быстро находить нужные данные.

Срок хранения оригиналов служебных записок у ответственных за них лиц составляет 5 лет. После этого срока специальная экспертная комиссия решает их судьбу. Копии служебных записок хранятся «до минования надобности».

Докладная записка

Докладная записка – это разновидность внутреннего документа, который используется для информирования вышестоящего руководства о той или иной проблеме.

Помимо этого, докладные записки нередко содержат информацию о проделанной работе. В зависимости от получателя докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние докладные записки составляются согласно стандартам и обязательно содержат регистрационный номер.

Внешние записки отправляются в вышестоящие инстанции, поэтому они оформляются на специальном бланке и должны быть подписаны руководителем предприятия. Копия документа, отправляемого в другие организации, всегда остается у отправителя.

В зависимости от содержания докладные записки делятся на:

  1. Инициативные. Они содержат конкретные предложения и рекомендации.
  2. Информационные. Содержат сведения о выполнении определенной работы.
  3. Отчетные. Составляются в качестве отчета о проделанной работе.

Отличия между докладной и служебной

Разница между этими двумя документами незначительная, но она все же есть. Конечно, служебная и докладная записки похожи между собой по структуре. Иногда в дополнение к одной записке может быть написана другая.

Отличиями документов являются:

  1. Служебная записка может отправляться одним сотрудником другому, в то время как докладная записка всегда направляется вышестоящему руководству.
  2. Докладная записка может служить способом переписки с другими юридическими лицами, служебные же записки используются только во внутреннем документообороте.

Деловая корреспонденция подразумевает наличие большого количества различных писем и записок. Поэтому каждый сотрудник обязательно должен знать правила составления каждой служебной записки. Для этого при необходимости кадровые работники должны предоставлять образцы записок.

Чем отличается служебная от докладной смотрите в видео-ролике:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Добрый день! Недавно в нашу организацию от нашей же канцелярии пришел образец написания письма : " В ответ на Ваше поручения (обращение) №111 от 11.11.11. сообщаем. " и уже со второго абзаца (по их форме) следует изложить, что именно мы сообщаем. Подскажите на сколько это возможно поставить в незаконченном предложении точку после слова СООБЩАЕМ. Спасибо!

2 ответа 2

В ответ на Ваше поручение (обращение) №111 от 11.11.11. сообщаем следующее.

Нужно поставить точку, так как слово следующее указывает на то, что суть будет изложена дальше, ниже, вслед за этим предложением. Текст "следующего"действительно лучше начинать с красной строки, с большой буквы.

Если же после слова следующее поставить двоеточие, то само разъяснение придётся начинать со строчной, что нежелательно, так как нарушается автономность сообщаемого.

А вот если закончить предложение словом сообщаем, то следует поставить двоеточие и изложить суть сообщения или использовать придаточное предложение с союзом ЧТО.

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

13 мая, 2015

10 самых распространенных деловых писем

Деловое письмо

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?

. В этом письме официально запрашиваются информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от …

Продолжается описанием сути запроса

Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

В часто устанавливается срок

Информацию просим предоставить до .

. — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

В ответ на ваш запрос…

В ответ на ваше письмо…

Затем идет изложение ответа

Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

. начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

Продолжается описанием самой просьбы

Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

Завершается письмо стандартными фразами

Заранее благодарим за участие…,

С наилучшими пожеланиями….

. Этот вид письма может быть как ответом на , так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

Завершается письмо фразами

С наилучшими пожеланиями…

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Надеемся на продолжение сотрудничества.

Сопроводительное письмо . Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

Статистические данные на 2 л. в 1 экз.

. Это письмо напоминает о событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с на .

(информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в с .

. Этим видом письма мы подтверждаем участие в , получение документов, факт оказания услуг.

подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, в 09–00.

. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в .

Приглашаем организацию принять участие в городском субботнике .

. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.

В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство»

и вежливо завершить письмо

Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

Оформление делового письма любого вида стандартно, меняется только содержание.

Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

Уважаемый Петр Петрович!

Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

Ваша помощь была бы неоценима для нас.

Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

Используйте шаблон официального делового письма и вставляйте свой текст!

Как создать и отправить служебную записку в «1С:Документооборот»?

Для создания служебной записки нужно в разделе «Документы и файлы» нажать на кнопку «Документ внутренний» в колонке «Создать». В открывшемся окне нужно выбрать пункт «Служебная записка».

В открывшейся карточке внутреннего документа нужно заполнить название документа, папку, куда будет помещён файл и адресата.

Во вкладке «Файлы» нужно проверить создавшийся шаблон и заполнить его. У каждой компании шаблон может различаться, в системе можно будет легко его настроить. Серым выделены части, которые заполняются автоматически на основании введённых вами данных в карточке документа.

После заполнения файла, нужно зарегистрировать документ. Это можно сделать нажав на кнопку «Зарегистрировать» в карточке документа. Затем, после нажатия на кнопку «Записать и закрыть», система предложит запустить процесс рассмотрения служебной записки. Нужно нажать на кнопку «Перейти к запуску процесса». В открывшемся окне можно выставить сроки на рассмотрение служебной записки. Для запуска процесса нужно нажать «Стартовать и закрыть».

Таким образом, больше нет необходимости носить бумажные служебные записки из кабинета в кабинет, ведь автоматический процесс рассмотрения и согласования документов в 1С:Документообороте» может быть как совсем простой, так и очень комплексный и витиеватый. Всё зависит от нужд компании и стремления развиваться. Проверьте функционал сами, записавшись на демонстрацию 1С:Документооборота или попробовав демоверсию на нашем сайте.

Как отвечать на вопросы в стиле меморандума | Работа

Отвечать на вопросы в «меморандуме» просто означает, что вы даете ответы на вопросы, заданные отдельными людьми или группами, в письменной форме с использованием макета меморандумного документа. Меморандумы, или «заметки», передают информацию через определенный стиль заголовка документа и тела текста, которые подходят для быстрого чтения и ссылки. Стиль очень похож на письмо. В заголовке отображается информация о получателе и отправителе, дата и заголовок темы, а в тексте содержится информация, которой вы должны поделиться в сжатой форме.

Заголовок

Откройте текстовый редактор и выберите шаблон «Заметка». Если в программе нет шаблона, перейдите на веб-сайт шаблонов Microsoft Office, введите «меморандум» в поле «Искать» и нажмите «Поиск». Найдите и выберите шаблон заметки, нажмите «Загрузить» и следуйте инструкциям. инструкции на экране, чтобы открыть его в программном обеспечении.

Направьте записку человеку, отделу или группе рядом с полем «Кому:» в шаблоне. Если вы копируете заметку нескольким людям, введите их имена рядом с Вариант «CC:».

Введите свое полное имя и заголовок рядом с полем «От:» в документе.

Вставьте дату распространения документа в строку «Дата:».

Введите название темы меморандума в строку «Тема:», «Тема:», «Re:» или «В отношении:».

Body

Поместите курсор как минимум на две строки вниз от горизонтальная линия, отделяющая заголовок от тела

Введите заголовок раздела «Введение» и дважды нажмите «Enter» на клавиатуре компьютера.

Введите вступительное предложение по теме и краткое резюме цели заметки. Например, если вопросы касаются недавней встречи, вы можете ввести: «На нашей встрече (дата и время) мы обсуждали (тему). Эта памятка дает ответы на вопросы о (кратком изложении) ». или «В ответ на ваш запрос в этой памятке даны ответы на вопросы о (кратком резюме)».

Введите первый вопрос и ответ на него, дважды нажмите «Ввод», а затем введите еще один вопрос и ответ.При необходимости повторите, пока не ответите на все вопросы и ответы, на которые хотите ответить.

Закройте записку одним или двумя предложениями, описывающими действия, которые получатель или получатели должны немедленно предпринять в отношении темы. Кроме того, укажите имя и контактную информацию лица, ответственного за дополнительные вопросы.

Отформатируйте меморандум. Отредактируйте заголовки и вопросы, выделив жирным шрифтом, подчеркиванием, маркированным списком или числовым форматированием, чтобы выделить их на странице.Если напоминание занимает более одной страницы, добавьте номера страниц внизу каждой страницы или добавьте заголовок с выравниванием по правому краю, содержащий имя отправителя или получателя, дату и номер страницы вверху каждой дополнительной страницы

Ссылки

Ресурсы

Советы

  • Чтобы создать заметку с нуля, введите «Memo» в верхнем левом углу пустого документа полужирным шрифтом «Arial» размером 48 пунктов (pt). Переключитесь на неформатированный шрифт Arial размером 10 или 12 пунктов, дважды нажмите «Ввод», добавьте информацию заголовка, вставьте горизонтальную линию под заголовком, чтобы отделить его от основного текста, а затем напишите заметку, как если бы шаблон.
  • Всегда выравнивайте текст по левому краю и разбивайте информацию на короткие абзацы с одинарным интервалом. Разделите абзацы пробелом.
  • Если вы печатаете памятку и не используете бумагу с предварительно напечатанным фирменным бланком компании, вставьте название компании или логотип в верхнюю правую часть первой страницы памятки и подпишите ее инициалами рядом со своим именем в заголовке. .

Биография писателя

Ирэн А. Блейк, проживающая в Южной Пенсильвании, уже более десяти лет пишет по широкому кругу тем.Ее работы появлялись в проектах The National Network for Artist Placement, the-phone-book Limited и GateHouse Media. Она имеет степень бакалавра искусств по английскому языку в Шиппенсбургском университете.

11+ образцов ответных писем - форматы писем и примеры

Ответное письмо написано как ответ на любую жалобу на отключение, при признании вины, относительно отказа в ответственности, отказа в корректировке, на работу, на отзыв, на заявку, запрос продуктов или товаров, многие когда мы обнаруживаем необходимость написать кому-нибудь письмо.Хотя все вышеупомянутые ситуации сильно отличаются друг от друга и требуют совершенно другого письма-ответа, но вот некоторые важные упомянутые моменты, которые могут помочь в составлении письма-ответа по любой теме. Здесь вы можете найти образцы ответных писем.

Прежде всего, вы должны хорошо изучить ситуацию, для которой вы пишете ответ, после анализа сценария примите решение, какой ответ вы дадите. Это официальное письмо, и его следует составить профессионально.Это также требует хорошего и правильного подбора словарного запаса и точности языка, буквы должны быть без грамматических ошибок. Если вы отвечаете в связи с предыдущей перепиской, было бы хорошо дать ссылку на это или добавить некоторые важные сведения, относящиеся к этому, в вашем письме. Это поможет устранить любые недоразумения и прояснить ваше письмо. Избегайте высказывать какое-либо личное мнение, если его не спрашивают, ограничьтесь основной мыслью письма.

На ответное письмо не так уж много времени, поэтому ответ должен быть быстрым и своевременным. Сделайте ваше письмо по существу, простым и понятным, письмо должно быть легко понятно получателю. Если вас попросили дать совет, но вы не можете его дать, то вы должны выразить сожаление и четко указать, что вы не можете этого сделать, если вы знаете, что у кого-то еще есть возможность сделать это лучше. , вы можете заменить ссылку. Даже если ваше письмо является отрицательным ответом, например, вы что-то отрицаете, отказываетесь или отклоняете предложение о работе, даже тогда ваше письмо должно быть положительным.Вы должны быть вежливыми и поблагодарить своего читателя за уделенное ему время и за проявленный интерес. Вы можете получить помощь из образца письма, приложенного к этому шаблону.

Скачать образцы бесплатных ответных писем ниже

Ответное письмо акционера:

Пример ответного письма

Официальное ответное письмо

Ответное письмо клиента:

Ответное письмо на жалобу

Формат ответного письма

Шаблон ответного письма

Формат ответного письма

Ответное письмо на заказ


Связанные

Как написать меморандум [Шаблон и примеры]

Меморандум (также известный как меморандум или «напоминание») используется для внутренней коммуникации, касающейся процедур или официальных дел внутри организации.

В отличие от электронной почты, памятка - это сообщение, которое вы отправляете большой группе сотрудников, например всему вашему отделу или всем сотрудникам компании. Возможно, вам потребуется написать памятку, чтобы проинформировать персонал о предстоящих событиях или сообщить о внутренних изменениях.

Если вам нужно проинформировать своих сотрудников об официальных внутренних делах, вот простой шаблон деловой заметки, а также примеры для дальнейшего руководства.

Шаблон бизнес-памятки

МЕМОРАНДУМ

КУ:

ОТ:

ДАТА:

ТЕМА:

Пишу, чтобы сообщить вам, что [причина написания служебной записки].

Поскольку наша компания продолжает расти… [свидетельство или причина в поддержку вашего начального абзаца].

Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы. А пока я буду признателен за ваше сотрудничество, поскольку [официальная деловая информация] имеет место.

Заголовок:

В заголовке вы захотите четко обозначить свой контент «Меморандум», чтобы ваши читатели точно знали, что они получают. Затем вы захотите включить «TO», «FROM», «DATE» и «SUBJECT».Эта информация имеет отношение к предоставлению контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.

Абзац первый:

В первом абзаце вам нужно быстро и четко указать цель своей памятки. Вы можете начать свое предложение с фразы «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу, чтобы запросить…». Памятка должна быть короткой, ясной и по существу. Вы захотите заранее сообщить наиболее важную информацию, а затем использовать последующие абзацы как возможности для более подробного изучения.

Абзац второй:

Во втором абзаце вы захотите предоставить контекст или подтверждающие доказательства. Например, предположим, что ваша служебная записка информирует компанию о внутренней реорганизации. Если это так, во втором абзаце должно быть сказано что-то вроде: «По мере того, как наша компания продолжает расти, мы решили, что имеет больше смысла отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту. Таким образом, эти команды могут больше сосредоточиться на своих индивидуальные цели ".

Абзац третий:

В третьем абзаце вы захотите включить свой конкретный запрос каждого сотрудника - если вы планируете командную прогулку, это место, которое вы должны включить: «Пожалуйста, ответьте с диетическими ограничениями» или «Пожалуйста, напишите мне с вопросами.«

Напротив, если вы информируете персонал о предстоящем строительстве здания, вы можете сказать: «Буду признателен за ваше сотрудничество в это время». Даже если вы не ожидаете от сотрудников каких-либо конкретных действий, полезно указать, как вы надеетесь, что они отреагируют на новости и ожидаете ли вы от них каких-либо действий в ответ на напоминание.

Загружаемый шаблон памятки

Хотите увидеть указанный выше формат памятки в окончательном виде? Загрузите бесплатные шаблоны бизнес-заметок HubSpot, показанные ниже.Документ дает вам структуру, которая сортирует ваш меморандум по подтемам, чтобы помочь сотрудникам лучше усвоить информацию и понять, что от них ожидается после ее прочтения.

Загрузить этот шаблон

Примеры заметок

текстовых сообщений, электронных писем, заметок и писем - основы технического письма

Обмен текстовыми сообщениями, электронная почта и размещение в социальных сетях в профессиональном контексте требует, чтобы вы были знакомы с «сетевым этикетом» или надлежащим этикетом для использования Интернета.Все мы слышали новости об уволенных людях и компаниях, бойкотированных за оскорбительные или неуместные публикации в социальных сетях. Люди даже попали в тюрьму за незаконное использование личных сообщений. Цифровой мир может показаться свободным для всех, «диким диким западом» без четких правил или положений; однако это явно опасная перспектива для профессионала, поскольку последствия нарушения негласных правил, ожиданий и руководящих принципов профессионального общения могут быть очень дорогостоящими.

То, как вы представляете себя в письменной форме, имеет большое значение. Написание в онлайн-среде требует такта, навыков и осознания того, что то, что вы пишете, может существовать очень долго и может быть замечено людьми, которых вы никогда не считали своей целевой аудиторией. От текстовых сообщений до заметок и писем, от деловых предложений до пресс-релизов - ваше письменное деловое общение представляет вас и вашу компанию: ваша цель - сделать его ясным, кратким, конструктивным и профессиональным.

Мы создаем личные страницы, публикуем сообщения и взаимодействуем с помощью онлайн-технологий как нормальная часть нашей карьеры, но то, как мы ведем себя, может в буквальном смысле оставить прочный имидж. Фотография, которую вы разместили на своей странице в Instagram или в ленте Twitter, могла быть увидена вашим потенциальным работодателем, или это бесчувственное замечание в сообщении Facebook может вернуться и преследовать вас позже.

Следуя нескольким инструкциям по размещению онлайн-сообщений, подробно изложенным ниже, вы можете избежать затруднений в дальнейшем:

  • Знай свой контекст
    • Избегайте предположений о своих читателях; помните, что культура влияет на стиль и методы общения
    • Ознакомьтесь с политиками допустимого использования ИТ-ресурсов в вашей организации.
  • Помните человека
    • Помните, что за словами стоит человек; попросить разъяснений перед вынесением решения
    • Перед публикацией проверьте свой тон; избегайте шуток, сарказма и иронии, поскольку они часто могут быть неправильно истолкованы и «потеряться при переводе» в онлайн-среде
    • Отвечайте людям по их именам
    • Помните, что культура, возраст и пол могут играть роль в общении людей
    • Сохраняйте подлинность и ожидайте того же от других
    • Помните, что люди могут отвечать не сразу.Люди участвуют по-разному, некоторые просто читают сообщение, а не прыгают в него.
  • Признать, что текст постоянный
    • Будьте рассудительны и дипломатичны; то, что вы говорите в Интернете, может быть трудно или даже невозможно отозвать позже.
    • Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой
    • Согласуйте основные правила текстового общения (формального или неформального; при необходимости просите разъяснений), если вы работаете совместно
  • Избегайте пламени: исследуйте, прежде чем реагировать
    • Принимать и прощать ошибки
    • Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой
    • Обратитесь за разъяснениями, прежде чем реагировать; то, что вы слышали, не всегда то, что было сказано
    • Обратитесь за советом к своему руководителю.*
  • С уважением относиться к частной жизни и оригинальным идеям
    • Процитируйте первоначального автора, если вы отвечаете конкретным тезисом, высказанным кем-то другим
    • Спросите разрешения у автора электронного письма, прежде чем пересылать сообщение.

* Иногда поведение в сети может казаться настолько неуважительным и даже враждебным, что требует внимания и последующих действий. В этом случае сразу же сообщите об этом своему руководителю, чтобы сотрудники могли позвонить по номеру для помощи.

Для получения дополнительной информации о сетевом этикете перейдите по следующим ссылкам:


Какое бы цифровое устройство вы ни использовали, письменное общение в форме коротких сообщений или текстовых сообщений стало обычным способом общения. Это полезно для коротких разговоров, и это удобный способ оставаться на связи с другими людьми, когда разговор по телефону может оказаться утомительным. Текстовые сообщения бесполезны для длинных или сложных сообщений, поэтому следует внимательно относиться к аудитории.

При отправке текстовых сообщений всегда учитывайте свою аудиторию и свою компанию и выбирайте слова, термины или сокращения, которые передадут ваше сообщение надлежащим и эффективным образом.

Если ваша рабочая ситуация позволяет или требует, чтобы вы общались с помощью текстовых сообщений, помните следующие советы:

  • Знайте своего получателя: “? % dsct »может быть понятным способом спросить близкого сотрудника, какую скидку можно предложить конкретному покупателю, но если вы пишете текст своему боссу, возможно, будет разумнее написать:« На какую% скидку получает Мюррей. Заказ на 1000 долларов? "
  • Предвидеть непреднамеренное неверное толкование: текстовые сообщения часто используют символы и коды для представления мыслей, идей и эмоций.Учитывая сложность общения и полезный, но ограниченный инструмент текстовых сообщений, помните о его ограничениях и не допускайте неправильного толкования коротких сообщений.
  • Используйте правильно: Слишком частое общение с кем-либо может граничить с преследованием. Текстовые сообщения - это инструмент. Используйте его, когда это уместно, но не злоупотребляйте им.
  • Не пиши и води: исследования показывают, что вероятность аварии резко возрастает, если водитель пишет текстовые сообщения за рулем. Попадание в аварию при ведении дел компании плохо отразится на вашем суждении, а также на вашем работодателе.

Электронная почта знакома большинству студентов и сотрудников. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные бумажные копии писем для внешней (вне компании) корреспонденции, и во многих случаях он заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) переписки.

Электронная почта может быть очень полезна для сообщений, которые содержат немного больше, чем текстовое сообщение, но все же лучше всего использовать для довольно коротких сообщений. Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания сотрудникам о необходимости периодических отчетов или платежей.Вам также может быть поручено «заполнить» форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из меню предложений, чтобы формулировка подходила для конкретной транзакции.

Электронная почта

может быть неформальной в личном контексте, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваша электронная почта отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне. Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций.Хотя электронная почта может иметь неформальный вид, помните, что при использовании в деловых целях она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Как и любое письмо, профессиональное общение требует внимания к конкретному контексту письма, и вас может удивить, что даже элементы формы могут указывать на сильное понимание писателем аудитории и цели. Изложенные здесь принципы применимы также к образовательному контексту; используйте их при общении со своими инструкторами и одноклассниками.

Начните с правильного приветствия: правильного приветствия демонстрируют уважение и избегают путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс X» (внешнее) или «Привет, Барри» (внутреннее).

Включите ясную, краткую и конкретную строку темы: это поможет получателю понять суть сообщения. Например, «Предложение прилагается» или «Электрические характеристики для проекта Y».

Закройте подписью: идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.

Избегайте сокращений: электронное письмо - это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти вашего остроумия повода для ROTFLOL (кататься по полу, громко смеясь).

Будьте кратки: опустите ненужные слова.

Используйте хороший формат: разделите сообщение на короткие абзацы для удобства чтения. Хорошее электронное письмо должно доходить до сути и заканчиваться не более чем тремя небольшими абзацами.

Перечитайте, отредактируйте и проверьте: выявляйте и исправляйте орфографические и грамматические ошибки, прежде чем вы нажмете «отправить».«Чтобы устранить проблемы, вызванные поспешным, плохо написанным электронным письмом, потребуется больше времени и усилий, чем потратить время на то, чтобы сделать все правильно с первого раза.

Ответьте быстро: следите за эмоциональной реакцией - никогда не отвечайте в гневе - но возьмите за привычку отвечать на все электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию через сорок восемь или семьдесят два часа.

Используйте вариант «Ответить всем» экономно: не отправляйте свой ответ всем, кто получил исходное электронное письмо, если только ваше сообщение не обязательно должно быть прочитано всей группой.

Избегайте использования заглавных букв: заглавные буквы используются в Интернете для выражения выразительных эмоций или «криков» и могут считаться грубыми.

Тестовые ссылки: если вы включаете ссылку, проверьте ее, чтобы убедиться, что она работает.

Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикрепить файлы большого размера: аудио и визуальные файлы часто бывают довольно большими; будьте осторожны, чтобы не превысить лимит почтового ящика получателя или не сработать спам-фильтр.

Оставьте отзыв или ответьте на вопрос: , если вы не получите ответ в течение суток, напишите по электронной почте или позвоните.Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Совет : добавьте адрес получателя последним (после того, как вы написали и вычитали свое сообщение), чтобы избежать преждевременной отправки. Это даст вам время сделать последний обзор написанного, убедиться, что ссылки работают, убедитесь, что вы добавили вложение, и т. Д. ., Прежде чем добавлять адрес отправителя и нажимать «Отправить».

Образец электронного письма ниже демонстрирует перечисленные выше принципы.

От: Стив Джобс

Кому: Отдел кадров

Дата: 12 сентября 2015 г.

Тема: Обучение в безопасной зоне

Уважаемые коллеги:

Пожалуйста, рассмотрите возможность записи на следующий доступный семинар по безопасной зоне, предлагаемый Колледжем. Как вы знаете, наш отдел работает над увеличением количества добровольцев в безопасной зоне в нашем районе, и я надеюсь, что некоторые из вас могут присутствовать на следующем семинаре, запланированном на пятницу, 9 октября.

Для получения дополнительной информации о программе Safe Zone посетите http://www.cocc.edu/multicultural/safe-zone-training/

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы примете участие.

Стив Джобс
Генеральный директор Apple Computing
[email protected]


Записки

или памятки - одна из самых универсальных форм документов, используемых в профессиональных учреждениях. Записки - это внутренние документы (отправляемые внутри организации) для передачи или запроса информации, определения политики, представления кратких отчетов и предложения идей.Хотя они часто используются для информирования, они также могут быть убедительными документами. Компания или учреждение обычно имеет свой собственный стиль или шаблон, который используется для таких документов, как письма и служебные записки.

Формат памятки

Рисунок 7.1.1 показывает образец нашего «внутреннего» стиля памятки (стиль, который мы будем использовать для заданий памяток, написанных для этого класса), с аннотациями, указывающими на различные важные особенности. Основными форматируемыми частями памятки являются логотип или фирменный бланк (необязательно), блок заголовка и сообщение.Прилагаемые заметки PowerPoint подробно рассматривают некоторые из этих функций.

Рисунок 7.1.1 Пример памятки с аннотациями. [Описание изображения]

Блок заголовка заметки

Заголовок Блок появляется в верхнем левом углу заметки, непосредственно под словом MEMO или MEMORANDUM большими жирными заглавными буквами. В этом разделе содержится подробная информация о получателе, отправителе и цели. Он включает следующие строки:

  • TO: укажите полное имя получателя и должность или должность в организации
  • ИЗ : укажите полное имя (ваше) отправителя и должность или должность
  • ДАТА : укажите полную дату отправки напоминания
  • SUBJECT или RE : напишите короткую фразу, кратко описывающую основное содержание вашей памятки.

Разместите горизонтальную линию под блоком заголовка и разместите свое сообщение ниже.

Памятка

Длина заметки может варьироваться от нескольких коротких предложений до многостраничного отчета, включающего рисунки, таблицы и приложения. Независимо от продолжительности существует простой организационный принцип, которому вы должны следовать. Организуйте содержание памятки так, чтобы она отвечала читателю на следующие вопросы:

  1. Открытие: Почему я это читаю?
  2. Подробности: Что мне нужно знать?
  3. Закрытие: Что мне теперь делать?

Заметки обычно очень прямые и лаконичные.Нет необходимости начинать с общих представлений, прежде чем перейти к вашей точке зрения. Ваши читатели - коллеги в одной организации и, вероятно, знакомы с контекстом, в котором вы пишете. Вступительные предложения сообщения памятки должны дать читателю понять, должны ли они читать эту памятку полностью и почему (если в служебной записке мне сообщается о неработающем лифте в здании, в которое я никогда не захожу, тогда я не буду действительно надо читать дальше).

Средняя часть сообщения должна содержать всю информацию, необходимую для адекватного информирования читателей и выполнения цели памятки.Начните с самой общей информации, а затем добавьте более конкретные факты и детали. Убедитесь, что есть достаточно деталей, чтобы поддержать вашу цель, но не перегружайте своих читателей ненужными деталями или информацией, которая им уже хорошо известна.

Последняя часть сообщения указывает, какое действие требуется или требуется от читателей. Если вы просите своих читателей что-то сделать, будьте как можно вежливее и постарайтесь указать, какую пользу это действие принесет им.

Для получения дополнительной информации о написании заметок посетите страницу заметок в Интернет-лаборатории письма в Университете Пердью: Части памятки.


Письма - это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках, представляющих бизнес или организацию, и обычно ограничиваются одной или двумя страницами. Хотя электронная почта и текстовые сообщения сегодня могут использоваться более часто, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже помочь передать чувства и эмоции (например, соответствующие письма).

Существует много типов букв и множество адаптаций с точки зрения формы и содержания, но в этой главе представлены пятнадцать элементов традиционного блочного письма. Письма могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией (сопроводительное письмо), предоставления важной или конкретной информации, предоставления документации о событии или решении или представления прилагаемого отчета или подробного документа (сопроводительное письмо). Рисунок 7.1.2 показывает сопроводительное письмо, предназначенное для ознакомления получателя с техническим отчетом.

Рисунок 7.1.2 Образец сопроводительного письма (щелкните изображение, чтобы открыть доступный PDF-файл).

Типичное письмо состоит из 7 основных частей:

  1. Фирменный бланк / логотип : Имя отправителя и обратный адрес
  2. Заголовок: имя получателя, часто включая адрес и дату
  3. Приветствие : «Уважаемый ______» используйте имя получателя, если известно.
  4. Введение : устанавливает общее назначение письма
  5. Тело : формулирует детали сообщения
  6. Заключение: повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
  7. Строка для подписи: иногда включает контактную информацию

Имейте в виду, что письма представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, помните, что

  • Ваш язык должен быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
  • каждое слово должно способствовать достижению вашей цели
  • каждый абзац должен фокусироваться на одной идее
  • части письма должны образовывать законченное сообщение
  • письмо не должно содержать ошибок.

Письма специального назначения

Есть много возможных причин, по которым вы могли бы написать письмо в профессиональном контексте. Вот список наиболее распространенных типов писем:

Сопроводительные письма: w Если вы отправляете отчет или другой документ, например резюме, внешней аудитории, отправьте его с сопроводительным письмом, в котором кратко объясняется цель прилагаемого документа и краткое изложение. Щелкните ссылку, чтобы загрузить шаблон письма-уведомления (.docx).

Письма-запросы: вы можете запросить информацию о компании или организации, например, ожидают ли они открытия вакансий в ближайшем будущем или финансируют ли они заявки на гранты от некоммерческих групп. В этом случае вы должны отправить письмо-запрос с запросом дополнительной информации. Как и в случае с большинством деловых писем, ваш запрос должен быть кратким, представившись в первом абзаце, а затем четко изложив свою цель и / или просьбу во втором абзаце.Если вам нужна очень конкретная информация, рассмотрите возможность размещения запросов в форме списка для ясности. Завершите разговор в дружеской манере, чтобы выразить признательность за полученную помощь.

Дополнительные письма: каждый раз, когда вы обращаетесь к кому-то с просьбой, напишите дополнительное письмо, в котором выразите признательность за время, которое получатель письма потратил на то, чтобы удовлетворить ваши потребности или рассмотреть ваше заявление о приеме на работу. Если у вас было собеседование при приеме на работу, дополнительное письмо с благодарностью интервьюеру за его / ее время особенно важно для демонстрации вашего профессионализма и внимания к деталям.

Письма в профессиональном контексте могут использоваться для многих других целей, таких как общение с поставщиками, подрядчиками, партнерскими организациями, клиентами, государственными учреждениями и т. Д. Дополнительные примеры профессиональных писем можно найти в образцах писем, предоставленных Дэвидом Макмерри в его онлайн-учебнике по техническому письму: Online Technical Writing: Примеры, случаи и модели .


Информация в этой главе была адаптирована из следующего источника:

Глава «Профессиональные коммуникации» в Technical Writing Аннемари Хэмлин, Крис Рубио, Микеле ДеСильва.Этот источник находится под международной лицензией Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0.

Рисунок 7.1.1 Описание изображения:

Особенности оформления одностраничного меморандума.

  • Логотип или фирменный бланк располагается вверху страницы по центру или по правому краю (в данном случае это фирменный бланк Университета Виктории).
  • «Меморандум» отображается вверху страницы с выравниванием по левому краю крупным жирным шрифтом.
  • Блок заголовка (который появляется под заголовком «Меморандум») включает «до», «от», «дату» и «тему» ​​в вертикальном списке.Эти значения выровнены по вертикали для удобства чтения.
  • Разделительная линия отделяет блок заголовка от сообщения.
  • Сообщение начинается с ответа: «Почему я это читаю?»
  • В теле сообщения содержится подробная информация: («Что мне нужно знать?»)
  • Есть таблица, которая красиво отформатирована. (Заголовок таблицы выделен жирным шрифтом и курсивом над таблицей, заголовки столбцов выделены полужирным шрифтом и выровнены по центру, а текст выровнен по левому краю.)
  • Заключительный абзац резюмирует и указывает, какие действия (если таковые имеются) ожидаются от читателя (отвечая: «Что вы хотите, чтобы я сделал сейчас?»).
  • В тексте этого документа используется соответствующий шрифт с засечками (Times New Roman).
  • Также есть подпись (по желанию)

[Вернуться к рисунку 7.1.1]

Как написать деловую памятку [Бесплатный шаблон PDF]

Записка - это бизнес-документ, который передает информацию внутри организации . В этой статье рассказывается, как написать заметку, выбрать правильный формат и как закрыть.

Что такое внутренняя памятка?

Термин «служебная записка» на самом деле излишен, поскольку служебная записка (или меморандум) всегда является внутренним документом.

Пример формата памятки

Служебные записки часто пишутся на фирменных бланках.Чтобы начать напоминание, опустите на 1,5 дюйма от верхнего края бланка и добавьте поле «Кому».

Примечание автора: объем служебной записки не должен превышать двух страниц.

Кому: Имя человека и должность в организации
Откуда: Ваше имя Дата: Месяц, День, Год
Тема: Будьте очень конкретны

(ПРИМЕЧАНИЕ: в памятке нет приветствия, как в письме или электронном письме.)

Предлагаю купить или арендовать фургон, который будет использоваться в качестве мобильного книжного магазина.Мы могли бы использовать этот фургон для увеличения продаж в отдаленных городах и деревнях по всему штату, куда не проникают наши розничные магазины. ( Прямое и краткое введение, кратко резюмирующее суть меморандума.)

Обоснование для микроавтобуса (информативный заголовок)
В течение некоторого времени мы знали, что во многих небольших городах по всему штату нет соответствующих книжных магазинов, но экономическая ситуация такова, что мы не сможем открыть полноценный филиал и работать с ним с прибылью.Тем не менее, мы могли позволить себе снабдить фургон книгами и использовать его в течение нескольких дней в разных небольших городах по всему штату. Как вы, вероятно, знаете, законы этого штата позволяют нам довольно легко и недорого получить лицензию на ведение бизнеса в масштабах штата. ( Предоставляет читателю краткую, но полную справочную информацию и информацию о возможностях реализации.)

При надлежащей предварительной рекламе мы сможем вызвать большой интерес к этой инициативе. Мне кажется, что эта идея имеет много достоинств из-за той гибкости, которую она нам предлагает.Например, мы можем адаптировать продолжительность нашего пребывания к размеру города и объему создаваемого бизнеса. Кроме того, мы можем настроить наш инвентарь в соответствии с потребностями и интересами конкретных регионов. (Дополнительная убедительная информация.)

Действия Запрос
Водитель фургона будет действовать как продавец, и у нас, конечно же, будут копии нашего полного каталога, чтобы также можно было принимать заказы по почте. Пожалуйста, дайте мне знать, что думаете об этом предложении.Если хотите, я могу изучить этот вопрос подробнее и составить смету затрат и продаж. (Четкое закрытие, требующее конкретных действий.)

Формат памятки PDF Пример

Онлайн-лаборатория письма Университета Пердью опубликовала этот загружаемый пример в формате PDF. Это еще один убедительный пример правильного форматирования.

Обратите внимание на формат:

  • Весь текст выравнивается по левому краю страницы. Ни один из первых абзацев не имеет отступа. В деловых документах используется формат с выравниванием по левому краю, а в академическом формате отступ первого абзаца.
  • Текст с одинарным интервалом между строками.
  • Между абзацами двойной интервал

Как закончить записку

Обратите внимание, что в служебной записке нет заключительной подписи, как в деловом письме или деловом письме.

Лучшее завершение записки - четкое завершающее действие, указанное в последнем абзаце. И четко сформулируйте, что вы хотите, чтобы ваш читатель узнал или сделал после прочтения памятки, чтобы ваш читатель мог легко ответить.

Памятка против письма против электронной почты

  • Памятка - это бизнес-документ, который передает информацию внутри организации .
  • Деловое письмо передает информацию за пределы организации.
  • Электронная почта используется как внутри, так и за пределами организации.

Руководство по составлению меморандумов с советами и примерами

Меморандум или меморандум - это письменный документ, который компании используют для передачи объявления или уведомления.Если когда-то записки были основной формой письменного внутреннего общения в компании, теперь они обычно отправляются в форме электронной почты.

Из этой статьи вы узнаете больше о том, как написать заметку с советами, которые помогут сделать ваши заметки четкими, краткими и эффективными.

Что такое памятка?

Памятка - это короткое сообщение, которое обычно используется для сообщения официальных бизнес-политик и процедур внутри компании. Записки обычно предназначены для массовой коммуникации для всех членов организации, а не для личного сообщения один на один.

Когда следует писать памятку

По большей части цель написания памятки - информировать. Однако записки могут иногда включать призыв к действию или убедительный элемент.

Вот несколько примеров того, когда памятка может быть полезна:

  • Информирование сотрудников о политике компании или изменениях процессов
  • Предоставление обновленной информации о ключевых проектах или целях
  • При объявлении о компании, например о повышении сотрудника или новый найм
  • Чтобы напомнить сотрудникам о задаче, которую необходимо выполнить
  • Сделать запрос всем сотрудникам
  • Когда вы передаете сообщение, на которое сотрудники будут ссылаться более одного раза, например, подробное предложение или рекомендация

Заметки - также эффективный способ донести короткие, но важные сообщения до широкой аудитории внутри компании.Это может включать изменения продукта, расписания встреч, изменения процедур, дополнения к политике, краткое изложение условий соглашения и напоминания. Кроме того, вы можете отправить памятку, если хотите, чтобы ваша аудитория распечатала или сохранила информацию, содержащуюся в сообщении, для дальнейшего использования.

Типы заметок

Есть несколько основных типов заметок, которые вы можете написать в зависимости от ваших потребностей и содержания вашего сообщения. Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных типов заметок.

  • Памятка к отчету: Обычно отправляется для обновления или отчета о ходе выполнения.
  • Записка: Отправляется как запрос определенному человеку или группе. Убедительный язык хорошо работает в записках запроса.
  • Подтверждающая записка: Написана для подтверждения соглашения, заключенного между двумя сторонами.
  • Полезная записка: Обычно отправляется руководством с просьбой предоставить сотрудникам информацию о том, как решить определенную проблему.

Как написать заметку

Хотя каждая заметка должна быть написана с учетом ее уникальных потребностей, есть несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать четкий, легко читаемый документ.Как и многие другие профессиональные деловые документы, служебные записки будут включать введение, основной текст и заключение.

  1. Начните с заголовка , который четко указывает, что сообщение является меморандумом, предполагаемыми получателями, отправителем, датой и темой.

  2. Напишите введение , в котором декларативное предложение используется для объявления основной темы памятки.

  3. Включите основной абзац с темами для обсуждения, которые уточняют или перечисляют основные идеи, связанные с темой памятки.Чтобы вашу заметку было легче читать, пишите короткие абзацы и разбивайте информацию на более мелкие, более управляемые куски. Поскольку получатели, скорее всего, будут сканировать заметку, вам также следует по возможности использовать подзаголовки и маркированные списки.

  4. Завершите записку , указав всю оставшуюся информацию после основного абзаца. Это краткое изложение памятки, которое должно четко информировать читателя о любых необходимых действиях.

  5. Закройте , указав свое имя, адрес электронной почты и номер телефона на случай, если кому-то понадобится с вами связаться.

Если предполагаемым получателям нужно будет сослаться на другую информацию, такую ​​как график, изображение или диаграмма, вы можете включить ее в качестве вложения под концом заметки.

Советы по написанию эффективных заметок

Вот несколько советов, которые следует учитывать, чтобы улучшить свои заметки:

  • Всегда учитывайте свою аудиторию при написании заметки. Хотя аббревиатура или аббревиатура обычно используются в отделе маркетинга, они могут быть неизвестны ИТ-отделу.Если вы пишете памятку для всей компании, используйте понятный и лаконичный язык, доступный каждому.

  • Используйте профессиональный язык и тональность. Отправляя сообщение в масштабе компании, вы говорите от имени организации. Используйте формальный деловой язык с понятными словами и понятиями.

  • Напишите тему прямо и ясно. Например, если вам нужно отправить памятку, объявляющую о соблюдении праздника, укажите название и дату праздника в строке темы.Отправьте памятку как минимум за неделю до мероприятия или срока, чтобы у людей было время соответствующим образом скорректировать свои планы.

Шаблон памятки

Ниже приведен пример памятки, которую вы можете использовать в качестве руководства для следующего документа:

Меморандум

Кому: Имена предполагаемых получателей
От: Ваше имя , Заголовок
Дата: Месяц День, Год

Тема: Тема служебной записки

Начните записку с предложения, описывающего причину, по которой вы пишете.Он должен быть очень коротким - около одного или двух предложений. Во введении следует четко указать цель памятки, чтобы читатель сразу понял, о чем она. Если напоминание предназначено для ответа или продолжения по определенной теме или ситуации, включите это в первый абзац.

  • Маркер для перечисления важной информации.
  • Маркер для перечисления важной информации.
  • Маркер для перечисления важной информации.

Завершите записку последними предложениями.Убедитесь, что вы включили запрос о любых действиях, которые вам нужно предпринять после прочтения заметки.

Спасибо,
[Ваше имя]
[Ваш адрес электронной почты]
[Ваш номер телефона]

Приложение: Вложение изображения, графика или диаграммы, которые могут понадобиться вашим предполагаемым получателям.

Заметки - важная форма общения внутри компании. Теперь, когда вы понимаете определение меморандума и у вас есть несколько четких советов о том, как написать памятку, вы можете создавать памятки, которые будут эффективно сообщать то, что вам нужно, чтобы люди знали.

примеров памяток | Scribendi

Как и большинство других форм письма, памятки содержат столько правил, инструкций и предложений, что некоторые из них легко забыть. Поскольку мы уже рассмотрели, что можно и чего нельзя делать при написании заметок, давайте взглянем на эти правила на практике.

При чтении приведенных ниже примеров памяток обратите особое внимание на ключевые особенности памятки. Задайте себе следующие вопросы:

  • Адресовано ли оно правильной аудитории?
  • Точно ли в теме письма передается его содержание?
  • Предвидит и устраняет возможные возражения?
  • Отформатирован ли он четко и последовательно?

При рассмотрении основного текста каждой памятки обращайте особое внимание на структуру.Первый абзац должен повторять цель заметки, указанную в строке темы. Последующие абзацы должны основываться на этом вступительном слове и подробно объяснять цель памятки. Следует удалить ненужную информацию, а выбор слов должен оставаться простым и профессиональным.

Памятка Пример 1: Общая служебная записка

МЕМОРАНДУМ

Кому: Все сотрудники

От: Менеджер

Дата: 27 мая 2010 г.

Тема: Неуместное использование времени в играх Google Doodle

Коллеги,

Я обратил внимание на то, что многие в офисе проводят время за микроиграми на главной странице Google.Эта памятка - напоминание о необходимости использовать свое рабочее время для работы.

Согласно недавней статье, расчетная дневная стоимость людей, совместно играющих в эти игры вместо работы, составляет более 120 миллионов долларов, что рассчитывается на основе среднего ежедневного увеличения времени, проведенного на главной странице Google (36 секунд).

Если эти оценки применить к нашим 600 офисным сотрудникам, это приведет к еженедельным убыткам почти в 700 долларов.

Это консервативная оценка, учитывая широкие дискуссии о том, чтобы побить текущий рекорд офиса.Дополнительные расходы быстро накапливаются.

Конечно, мы не хотим, чтобы вы рассматривали нашу организацию как место тяжелой работы и драконовских правил. Я поощряю веселую и конкурентную среду, и я понимаю, что мы определенно не принесем прибыли, если вы недовольны или недовольны своей работой. Это просто напоминание о том, что нужно осторожно использовать рабочее время.

Спасибо,

Менеджер

Артикул:

Райт, Тони. (2010). Трагическая цена Google Pac-Man - 4.82 миллиона часов . Получено 26 мая 2010 г. из: https://blog.rescuetime.com/2010/05/24/the-tragic-cost-of-google-pac-man-4-82-million-hours/

.

Меморандум, Пример 2: Ведомственный меморандум

МЕМОРАНДУМ

Кому: Отдел компьютерного программирования

От кого: Вице-президент Lumbergh

Дата: 19 февраля 2016 г.

Тема: Прикрепление титульных листов к отчетам TPS

Напоминаем отделу, что, начиная с сегодняшнего дня, мы заполняем все отчеты Спецификации процедур тестирования (TPS) с новыми титульными листами.

Причина этого изменения проста. В дополнение к новому формату на титульных листах представлено резюме отчета, а также обновленная юридическая копия. Новые титульные листы также включают новый логотип Initech.

Хотя это изменение поначалу может показаться головной болью и лишним шагом, необходимо включить новые титульные листы из-за их обновленной информации. Невыполнение этого требования приведет к тому, что наши клиенты будут доставлены неточному и сбивающему с толку продукту.

Обязательно следуйте этой новой процедуре.

С уважением,

Вице-президент Lumbergh

Заключение

Следуя этим примерам памяток и обращаясь к своей аудитории ясным и лаконичным языком, вы сможете эффективно общаться со своими коллегами во всей своей переписке.

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ