Папка для личных дел сотрудников: Папка-скоросшиватель «Дело» (10 шт.)

Папка для личных дел сотрудников: Папка-скоросшиватель «Дело» (10 шт.)

Папка-скоросшиватель «Дело» (10 шт.)

Папка-скоросшиватель «Дело №» формата А4  предназначена для формирования личных дел сотрудников. Изготовлена из белого мелованного картона (плотность 280 г/кв.м). Оснащена металлическим механизмом сшивания. Длина усиков составляет 45-50 мм. Вместимость — до 150 листов стандартной плотности.

Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98).

Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.

Внутренняя опись дела — это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.

д.).

Cрок хранения личного дела сотрудника составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.

Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ред. от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Состав документов личного дела законодательно не закреплен.

Формирование личного дела

Формирование личного дела

В подразделе “Личное дело” раздела “Отдел кадров” определяется структура личного дела сотрудников, которая находится в правой панели вкладки профиля каждого сотрудника. Доступ к личным делам сотрудников имеют пользователи с ролью “Сотрудник отдела кадров”. Права доступа сотрудников отдела кадров разграничиваются по подразделениям. С помощью этого подраздела создаются и удаляются папки, предназначенные для хранения документов личного дела. Для добавления папки в корневой элемент дерева, необходимо выделить узел “Личное дело” и нажать кнопку “+” в основной рабочей области.

Figure 5.1. Структура личного дела

У сотрудника отдела кадров папки личного дела отображаются следующим образом:

Figure 5.2. Личное дело сотрудников

Для сохранения файлов в какой-нибудь из папок можно загрузить с компьютера, из хранилища или отсканировать нужный документ. К примеру, для сохранения документа в папке “Приказы о командировании” нужно кликнуть дважды по папке, после чего можно выбрать нужный способ загрузки документов и загрузить их в открывшуюся папку. Также при создании маршрута к какому-нибудь приказу в этапе “Действия” процесса “Копирование в личное дело” можно определить папку, куда будут копироваться документы по форме.

Figure 5.3. Маршрут “Личного дела”

В маршруте запуска вторым шагом указано действие “Копирование в личное дело” с названием “Копировать в Приказы”. То есть после создания приказа о командировании для указанного в приказе сотрудника, после завершения предварительных этапов, приказ скопируется в папку “Приказы” личного дела сотрудника.

Структура папок включает в себя добавление новых папок в корень личного дела либо в имеющиеся папки, а также переименование уже имеющихся в структуре личного дела папок. Для применения изменении к имеющимся личным делам, необходимо нажать кнопку “Инициализировать”. При вызове функции для пользователей без личных дел создается сразу новая структура папок, а для пользователей, у которых уже имеются личные дела добавляются новые папки, если таковые имеются.

Figure 5.4. Добавление папки в личное дело

Личное дело сотрудника – образец оформления 2020

На законодательном уровне обязанность ведения личных дел установлена только в отношении гражданских служащих (Закон № 79-ФЗ от 27.07.04 г.). На практике большинство коммерческих фирм в любом случае предпочитает оформлять личные дела для систематизации информации о персонале. При этом порядок ведения, составления и хранения таких документов регулируется в ЛНА (локально-нормативные акты) работодателя. Разберемся, как оформлять личные дела работников; какие документы в них можно включить, а какие нет; сколько хранить личные дела.

Читайте: Как составляется анкета работника для личного дела

Порядок формирования личных дел сотрудников

Термин «личное дело» в кадровом делопроизводстве обозначает совокупность документов со сведениями о трудовой, учебной деятельности специалиста. Данные собираются в течение всего периода занятости сотрудника у работодателя, начиная с момента приема в организацию и до увольнения.

Процедура формирования личного дела начинается с определения того, какие документы работодатель вправе хранить в папке, а какие – нет. По каждому бланку задайте вопросы: Требуется ли его наличие в организации, как долго и можно ли обойтись без него? Если на самом деле документ не нужен, уничтожьте его копию или верните работнику. На каждого специалиста заводится отдельная папка-скоросшиватель. В ней собираются необходимые документы, которые могут дополняться по ходу работы. Последовательность хранения – хронологическая.

При составлении личного дела работодатель может руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций по Решению Коллегии Росархива от 06.02.2002, а также Правилами организации хранения по Приказу Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Первоначально требуется оформить титульный лист. На обложке рекомендуется указать следующие данные:

• Название работодателя (юрлица или ИП).
• Название структурного подразделения (при наличии).
• Заголовок дела.
• № личного дела и № тома (при наличии).
• Индекс дела и архивный шифр.
• ФИО работника.

После того, как все документы подшиты по хронологии в папку, их нужно пронумеровать. Допускается в один том подшивать максимально 250 листов (п. 4.20 Правил № 526). Каждый вновь поступающий бланк вносится во внутреннюю опись дела. Все личные дела подлежат регистрации под индивидуальными номерами в журнале учета личных дел персонала.

Личное дело сотрудника: что должно быть в 2020 году

Не все документы можно включить в состав личного дела. Компания должна обосновать необходимость наличия бланков и получить согласие от сотрудника на обработку персональных данных. Общие требования к обработке персданных обозначены в стат. 86 ТК РФ. По привычке многие работодатели хранят в личных делах копии паспортов работников, ИНН, СНИЛС, дипломов и т.д. Во всех этих документах имеются персональные данные. А значит, просто так их хранить нельзя.

Как минимум, работодателю необходимо получить от человека письменное согласие на обработку персональных данных с обозначением цели их применения. А лучше полностью отказаться от хранения копий личной документации. Информация должна быть получена от работника и зафиксирована при оформлении в штат. Дальше документы возвращаются специалисту «на руки» и у работодателя не хранятся. Это правило распространяется и на уже уволенных работников.

Состав личного дела сотрудника:

• Внутренняя опись включенных в дело документов.
• Заявление о приеме на работу в организацию.
• Заполненная при трудоустройстве анкета.
• Рекомендательные письма сотрудника, а также характеристики с предыдущих мест занятости.
• Личный листок по учету кадров с дополнениями к нему.
• Трудовой договор с работником с допсоглашениями.
• Должностная инструкция работника.
• Заявления, полученные от сотрудника в ходе работы.
• Копии приказов на работника.
• Листы прохождения аттестационных мероприятий.
• Результаты прохождения медицинских осмотров.
• Лист-заверитель личного дела.

При оформлении специалиста в штат предприятия соискатель предъявляет кадровику паспорт, военный билет (для военнообязанных лиц), СНИЛС, ИНН, дипломы и т.д. Информация проверяется и заносится в личное дело. После чего документы возвращаются работнику. В зависимости от специфики должности могут предъявляться и другие документы.

Обратите внимание! Если в личном деле необходимо хранить копии, от работника нужно получить согласие не только на обработку персданных, но и на хранение соответствующих копий. В согласии требуется указать, с какой целью копии хранятся в организации. Если нормативного обоснования нет, хранить копии не допускается. Это подтверждает судебная практика (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 N Ф08-480/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14. 03.2014 N 15АП-22502/13, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 N 17АП-5329/15).

Хранение личных дел сотрудников

Все личные дела хранятся в кадровой службе (или бухгалтерии) в закрывающихся металлических шкафах или сейфах. Срок хранения составляет:

• 50 лет – если делопроизводство закрыто после 01.01.2003 г.
• 75 лет – если делопроизводство закрыто до 01.01.2013 г.

Читайте: Архив личных дел уволенных работников

После увольнения специалиста дело передается в архив. Перед этим его нужно завершить. То есть, снять скрепки, подшить документы на 4 прокола в обложку (твердую) или переплести. В начале подшивается внутренняя опись, в конце – лист-заверитель. Важно, чтобы все данные и реквизиты после переплета хорошо читались. На обложке указывается дата завершения дела, общее количество листов в нем (с описью и листом-заверителем) и срок хранения.

(Скачать форму для заполнения) Лист-заверитель личного дела работника

Вывод – вести личные дела на работников или нет, это работодатель решает самостоятельно. Если решение положительное, необходимо разработать регламент ведения и хранения, включая содержание документов. А при формировании личных дел требуется соблюдать законодательные нормы об обработке персональных данных по Закону № 152-ФЗ от 27.07.06 г.

Закупка папок для личных дел для нужд ФГКУ «1 ОФПС по Республике Адыгея»

19 723,42 ₽

Место поставки: Респ. Адыгея

По планируемой закупке был опубликован тендер

Взять в работу

Как организовать кадровые файлы в системе электронного документооборота

Обычный вопрос, который мы часто слышим среди сотрудников, — «Чем занимаются человеческие ресурсы?».

Реальность такова, что обязанности отдела кадров могут сильно различаться изо дня в день. Сегодня менеджер отдела кадров может нанимать новых сотрудников, чтобы помочь организации расти, а на следующий день они могут иметь дело с проблемами сотрудников, которые возникают из-за личных или связанных с работой инцидентов.

Некоторые общие функции управления персоналом и его обязанности включают:

• • Набор сотрудников
  • Наем и прием на работу сотрудников
  • Увольнение сотрудников / увольнение сотрудников
  • Проведение обзоров производительности или служебной аттестации
  • Управление отношениями с сотрудниками
  • Максимизация Производительность сотрудников
  • Администрирование вознаграждений сотрудникам
  • Работа с правами сотрудников на основе полного понимания Закона о правах сотрудников (ERA) *
  • Понимание местных, государственных и федеральных законов о занятости
  • Консультирование организации по обновлениям трудового законодательства и новому кадровому законодательству
  • Обсуждение кадровых тенденций с руководителями для обеспечения конкурентных процессов найма

• Работа с государственными и федеральными агентствами, такими как EEOC, FMLA и ICE, для обеспечения соблюдения трудового законодательства и стандартов занятости

* На сегодняшний день права сотрудников Закон не является законом и был передан в комитет Палаты представителей США по вопросам образования и трудовых ресурсов.

Соответствие: кадровые политики и процедуры

Кадровая документация часто содержит деликатную и конфиденциальную информацию.

С юридической точки зрения, есть несколько моментов, которые необходимо учитывать, чтобы обеспечить соблюдение требований HR.

Как минимум, кадровая политика и процедуры вашей организации должны включать подробную информацию о следующем:

• Конфиденциальность сотрудников: медицинская и другая конфиденциальная информация
• Процесс и процедуры кадрового аудита
• Электронное обнаружение (eDiscovery)
• Графики обслуживания документов и Хранение кадровых записей

Что такое eDiscovery

eDiscovery — это процесс поиска, получения и защиты электронных данных с целью использования информации для гражданского судопроизводства, уголовного преследования или дальнейших расследований.

HR часто видит, что Electronic Discovery имеет место, когда сотрудники выдвигают обвинения против организации.

Источник: EDRM — Duke Law

Независимо от того, являетесь ли вы директором по персоналу, руководителем отдела кадров, бизнес-партнером по персоналу (HRBP) или менеджером по персоналу, вам необходимо убедиться, что ваш отдел кадров соответствует требованиям .

Платой за несоблюдение требований может быть личная ответственность в судебном процессе.

В 2016 году Апелляционный суд второго округа США постановил, что сотрудники могут быть привлечены к личной ответственности в соответствии с Законом о правах ребенка.Еще до этого постановления надзорные органы привлекались к ответственности в предыдущих судебных делах в Соединенных Штатах.

В 2002 году два руководителя были привлечены к личной ответственности за выплату по 450 000 долларов каждый после того, как почти 12 миллионов долларов были присуждены уволенному сотруднику.

По данным Университета Вилланова, EEOC рассмотрела 88 778 обвинений в дискриминации на рабочем месте в 2014 году.

В результате EEOC подало 133 иска и выплатило 22,5 миллиона долларов денежной помощи жертвам.

Рекомендация №1 Университета Вилланова, чтобы избежать судебных исков по персоналу:

«Документ, документ, документ»

Итак, как вы должны организовать файлы кадровых ресурсов, чтобы обеспечить соответствие и надлежащую документацию?

Вот несколько вещей, которые следует учитывать:

Права сотрудников на конфиденциальность: медицинская информация и другие конфиденциальные данные или детали

Одна из самых серьезных юридических проблем, связанных с организацией документов, — это обеспечение конфиденциальности и безопасности личной информации сотрудника.

Это включает медицинскую информацию, номера социального страхования и любую другую информацию, которая может указывать на принадлежность сотрудника к защищенному классу.

Информация этого типа должна храниться отдельно от других записей сотрудников, чтобы к ней не мог получить доступ тот, кому она не нужна.

В большинстве случаев сюда входит непосредственный руководитель сотрудника, у которого могут быть причины просматривать большую часть досье сотрудника, но, как правило, нет причин просматривать свою личную медицинскую информацию.

Медицинскую информацию и другие конфиденциальные данные следует хранить отдельно от другой информации о сотрудниках.

Это гарантирует сохранение конфиденциальности.

В зависимости от вашего местоположения у вас также может быть юридическая обязанность сделать это.

В системе хранения бумажных документов это, вероятно, потребует отдельного раздела для хранения медицинской информации и другой информации о частных сотрудниках.

В системе электронного документооборота это означает использование таких инструментов, как контроль доступа и / или пароли, чтобы гарантировать, что только утвержденные лица имеют доступ к цифровым папкам, содержащим конфиденциальную информацию.

Ограничивая потенциальное воздействие конфиденциальной информации, вы можете защитить свою организацию от непреднамеренного принятия решений, которые могут показаться дискриминационными, и, таким образом, помочь защититься от заявлений предполагаемых сотрудников о дискриминации.

С учетом вышеизложенного, большинство организаций решают хранить следующие типы файлов отдельно от других файлов сотрудников:

Медицинская информация

Это может включать в себя такие вещи, как:

• Информация, собранная как часть пособия по медицинскому страхованию
• Участие в программе оздоровления и подробности программы
• Заявление на отпуск или сертификат FMLA
• Информация о компенсации работникам в связи с травмой или болезнью
• Информация об инвалидности, включая любые запросы на размещение, если такие запросы включают медицинскую информацию
• Результаты теста на наркотики

Что такое защищенный класс?

Защищенный класс — это группа людей, которые юридически защищены от дискриминации на основании определенных характеристик.

Следующие характеристики считаются защищенными в Соединенных Штатах (США):

• Возраст (40 и старше)
  Закон о дискриминации по возрасту в сфере занятости 1967 года
• Гражданство
  Закон о реформе и контроле за иммиграцией
• Цвет
  Раздел VII Закона о гражданских правах
• Статус инвалидности
  Закон о реабилитации 1973 года и Закон об американцах с ограниченными возможностями 1990 года
• Семейное положение
  Закон о гражданских правах 1968 года Раздел VIII: Жилье не может дискриминировать в связи с рождением детей, с исключение для домов престарелых
• Генетическая информация
  Генетическая информация Закон о недискриминации
• Раса
  Раздел VII Закона о гражданских правах
• Религия
  Раздел VII Закона о гражданских правах
• Национальное происхождение
  Название VII Закона о гражданских правах
• Preg nancy
  Закон о дискриминации по беременности и родам
• Пол
  Закон о равной оплате труда 1963 года и Раздел VII Закона о гражданских правах
• Статус ветерана
  Закон о реабилитации ветеранов времен Вьетнама 1974 года и Закон о правах на трудоустройство и повторное трудоустройство военнослужащих военной службы

Примечание. Каждый штат может добавлять дополнительные характеристики, защищенные законодательством штата.

Интересные факты:

Закон о гражданских правах 1964 года обычно называют «Разделом VII» или «Разделом VII Закона о гражданских правах», поскольку именно этот раздел Закона о гражданских правах касался этих защищенных классов. .

«Закон о дискриминации при беременности» — это поправка к Закону о гражданских правах 1964 года, запрещающая дискриминацию на основании беременности, родов и других связанных с этим заболеваний.

Источник: https: //en.wikipedia.org / wiki / Protected_class

Запись о занятости (ROE) / Записи о найме персонала

Форма записи о занятости может содержать следующую информацию:

• Дата рождения (раскрывающая возраст сотрудника)
• Номер социального страхования (который должен быть закрытым)
• Включение в защищенный класс (что может появиться как часть проверки биографических данных)

Вы захотите вести все записи форм занятости, чтобы иметь возможность ДОКАЗАТЬ справедливую и недискриминационную практику приема на работу.

Вы также можете подумать о том, чтобы отделить ROE, чтобы организация могла снизить риск заявлений о том, что менеджер впоследствии использовал информацию дискриминационным образом.

Записи о равных возможностях трудоустройства (EEO)

Записи о равных возможностях трудоустройства (EEO) должны храниться отдельно от других файлов и быть недоступными для всех, кто не участвует в составлении отчетов EEO.

Основная причина этого заключается в том, что информация, содержащаяся в записях EEO, не может юридически использоваться при принятии решений о приеме на работу.

Таким образом, любой, кто участвует в принятии решений о приеме на работу, особенно такие лица, как менеджеры по найму, должен быть лишен доступа к этой информации, чтобы защититься от обвинений в том, что эта информация повлияла на решение о найме.

Сотрудники могут подать жалобу в Комиссию по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) по различным дискриминационным причинам, включая ответные меры за подачу иска EEOC.

Обеспечение защиты и безопасности этой информации имеет важное значение для ДОКАЗАНИЯ того, что ответных мер не было.

Информация о заработной плате

Конфиденциальность информации о заработной плате важна для обеспечения конфиденциальности ваших сотрудников.

Информация о заработной плате включает все, что связано с решениями о заработной плате и льготами.

Хотя по закону от вас может не требоваться отдельное хранение информации о заработной плате, как правило, это хорошая идея.

Сюда входят такие документы, как:

Вычеты из заработной платы или дополнения

Некоторые работодатели решают хранить информацию о заработной плате отдельно и по другим причинам, например, для упрощения ведения учета заработной платы и упрощения аудита или раскрытия таких записей в случае возникновения споров или жалоб.

Что такое форма W2?

Форма W2, также известная как налоговая форма W2, — это форма, которую организации США должны ежегодно отправлять для каждого сотрудника в налоговую службу (IRS).

Форма W2 сообщает о заработной плате каждого сотрудника и налогах, удерживаемых организацией.

Документы I-9

Большинство организаций хранят документы I-9 отдельно от файлов других сотрудников по двум причинам:

• Документы I-9 могут разглашать включение сотрудника в защищенный класс
• I-9 Аудиты будут быть проще в управлении (подробнее об аудитах I-9 ниже)

Согласно Разделу VII Закона о гражданских правах, работодатели не могут принимать решения о приеме на работу на основании национального происхождения, расы, пола, цвета кожи или религии.Документы I-9 могут содержать информацию, раскрывающую некоторые из этих характеристик.

Следовательно, документы I-9 должны быть защищены и доступны только избранным лицам в организации для защиты от судебных исков.

Что такое форма I-9?

Форма I-9 ДОЛЖНА быть должным образом заполнена всеми работодателями США для каждого отдельного сотрудника, которого они нанимают для работы в Соединенных Штатах. Сюда входят как граждане, так и лица, не являющиеся гражданами.

Форма I-9 предназначена для проверки личности и разрешения на работу каждого человека, работающего в Соединенных Штатах.

В рамках процесса проверки I-9 Сотрудники должны:

• Подтвердить свое разрешение на работу в США
• Предоставить приемлемую юридическую документацию для подтверждения личности и разрешения на работу (см. Документы I-9 ниже )

Каждый работодатель должен:

• Обеспечить правильное заполнение формы I-9 для каждого сотрудника
• Сохранить форму I-9 в течение определенного периода
• Предоставить форму I-9 для проверки (см. HR Раздел аудита ниже)

Что такое документ I-9?

Для целей этой статьи документ I-9 просто означает заполненную форму I-9.

Однако при обсуждении документации I-9 она может относиться к различным типам юридических документов, которые приемлемы для установления личности, разрешения на работу или того и другого.

I-9 Документы разбиты на:

• Документы списка A
  Документы, подтверждающие личность и разрешение на работу
• Документы списка B
  Документы, удостоверяющие личность
• Документы списка C
  Документы, которые только установить разрешение на работу

Форма I-9 Приемлемые документы

Просмотреть и скачать форму I-9

Источник: https: // www.uscis.gov/i-9

Расследования на рабочем месте — информация о нескольких сотрудниках

Если проводится расследование на рабочем месте, важно обеспечить, чтобы информация об одном сотруднике не была внесена в файл другого сотрудника из-за их связи с другими сотрудниками. то же расследование.

Опять же, это не предусмотрено законом, но это разумный шаг, чтобы хранить материалы, связанные с расследованием, отдельно от других файлов сотрудников.

Исключением является то, что результаты любой дисциплинарной процедуры могут стать частью кадровой документации сотрудника по завершении расследования.

Если вы планируете уволить сотрудника по уважительной причине, я предлагаю вам прочитать «Прекращение действия по справедливой причине», написанное одним из ведущих юристов по трудоустройству в Северной Америке.

Стюарт Руднер подробно описывает шаги, которые необходимо предпринять, чтобы обеспечить успешный процесс.

Что такое Министерство труда (DOL)?

Министерство труда (DOL) имеет миссию «способствовать, продвигать и развивать благосостояние наемных работников, ищущих работу и пенсионеров в Соединенных Штатах; улучшить условия труда; расширять возможности для получения прибыльной работы; и гарантировать связанные с работой льготы и права ».

DOL проводит аудиты, связанные с соблюдением трудового законодательства, в том числе по вопросам заработной платы и рабочего времени, безопасности труда, пособий по безработице, соблюдения Закона о справедливых трудовых стандартах, соблюдения Закона о трудовых отношениях и многого другого.

HR Legal Compliance — Документ раскрытие кадровой информации

Если есть юридический спор или обвинение в правонарушении со стороны сотрудника, компания никогда не должна уничтожать кадровый документ или файл, связанный с этим вопросом.

Чтобы обеспечить соблюдение требований по персоналу, ваш отдел кадров должен иметь возможность помечать файлы и документы для раскрытия, чтобы они не были изменены или удалены после возбуждения судебного разбирательства.

Если ваша организация подвергается кадровому аудиту Департамента труда (DOL) или EEOC, было бы полезно организовать ваши кадровые документы таким образом, чтобы упростить соблюдение требований кадрового аудита, обеспечивая при этом чтобы в аудит не попадала лишняя информация.

Это ключ для документов I-9. Документы I-9 часто являются предметом кадрового аудита, известного как аудит I-9, проводимого ICE.

По этой причине многие работодатели предпочитают хранить документы I-9 отдельно от других документов сотрудников.

Хотя по закону вы не обязаны хранить документы I-9 отдельно, это упростит процесс аудита I-9.

Из-за потенциальных затрат, связанных со штрафами I-9 Audit, многие организации предпочитают проводить самоаудит I-9.

Вот полезный контрольный список внутреннего аудита I-9 для вашей организации.

Самоконтроль FMLA также используется для обеспечения соответствия FMLA до начала любого потенциального расследования, начатого DOL. Проблемы FMLA могут привести к дорогостоящим штрафам со стороны DOL, если они обнаружат системные проблемы в вашей организации.

I-9 Штрафы и пени могут варьироваться от 178 до 1782 долларов за нарушение за злоупотребление документами и до 21 563 долларов за неавторизованного иностранца, нанятого организацией за нарушение 3 ^rd .

Полное понимание того, как работает процесс проверки, быстро заставит вас понять, насколько важна надлежащая документация для обеспечения соответствия вашей организации требованиям и возможности успешной навигации по любым будущим кадровым аудитам.

Например, организации часто штрафуют за простые ошибки, такие как неправильный ввод имени сотрудника или полное заполнение раздела до определенной даты.

Если вашу систему управления персоналом сложно использовать или поддерживать, простые ошибки, которые останутся незамеченными, могут привести к значительным штрафам в результате нескольких нарушений I-9.

Графики обслуживания документов

Одним из аспектов соблюдения правовых норм в HR является поддержание вашей документации в актуальном состоянии.

Обеспечение правильной организации файлов поможет вам в работе с документами и поддержит актуальность этих файлов, сохраняя конфиденциальную информацию в безопасности. Например, обновление файлов сотрудников, таких как благодарности в справочнике, должно быть простым и эффективным, но вы все равно захотите защитить или ограничить доступ к другой личной информации в файле.

Способ организации файлов также может повлиять на соблюдение установленных законом сроков хранения.

Срок хранения файлов сотрудников (включая документы бывших сотрудников) зависит от типа файла и штата.

Вам также понадобится способ гарантировать, что документы не будут удалены, если они являются предметом судебного разбирательства, даже если в противном случае они имели бы право на удаление.

Система кадрового учета и простота использования

Система кадрового учета должна обеспечивать быстрый доступ к записям для тех, кто выполняет различные обязанности отдела кадров, соблюдая при этом стандарты соответствия и защищая личную информацию.

Он также должен быть простым в использовании, потому что, если он слишком сложен, люди будут искать ярлыки.

Это также говорит о необходимости надлежащего обучения сотрудников, которые будут использовать систему, чтобы они понимали, как она работает и какие системы безопасности используются.

Это значительно повысит приемлемость системы, ее удобство использования и производительность.

Принимая во внимание юридические вопросы, изложенные ранее, организация файлов HR сводится к предпочтениям организации.

Это может означать, что компания A решает создавать папки для каждого сотрудника и создавать подпапки для каждого типа документов.

Компания B может выбрать создание папок для каждого типа документов (таких как записи о найме или файлы I-9) и создать подпапку для каждого сотрудника в каждом разделе.

В конце концов, если у вас есть надлежащие меры безопасности, обеспечивающие контроль доступа, детали организации файлов зависят от вас.

Что лучше для вас, может зависеть от размера и сложности вашей организации, от того, как часто вы проводите аудит, насколько тщательно вы поддерживаете график обслуживания / очистки документов и как вы будете искать документы и получать к ним доступ в будущем.

Программное обеспечение для управления персоналом

Использование системы судебного электронного документооборота (FEDMS) для организации кадровых файлов — отличное программное решение для управления персоналом.

Хранить все отдельно (с точки зрения безопасного доступа), но при этом эффективно организовывать, намного проще, если у вас есть FEDMS.

Наличие FEDMS означает возможность хранить вещи вместе, поскольку они хранятся в цифровом виде, но при этом хранить личные документы отдельно с помощью функций электронной безопасности, которые позволяют вводить пароли и контролировать доступ.

У вас будет эффективность, связанная с хранением всех вещей в одном месте без ущерба для безопасности и конфиденциальности.

У вас будет возможность передавать записи в ходе аудита или раскрывать соответствующие документы во время судебных разбирательств.

Forensic Notes в настоящее время является единственной FEDMS на рынке, обеспечивающей соответствие ваших кадровых документов высоким стандартам цифровой судебной экспертизы в судах.

Forensic Notes предлагает функции и решения, которых просто нет в других продуктах HR Software.

Forensic Notes разработан как юридический блокнот в электронной форме.

Это означает, что вы можете представить все документы сотрудников в виде одного проверяемого судом PDF-файла или электронного пакета, что упрощает и ускоряет раскрытие информации.

Это служит преимуществом для вас с юридической точки зрения, поскольку обеспечивает эффективный метод раскрытия имеющейся у вас электронной информации о сотруднике, а также возможность проверки целостности документов.

В результате использование FEDMS повышает юридический авторитет вашей организации, помогая вам ДОКАЗАТЬ, что документы не были изменены и что документы, которые могли иметь отношение к делу, не были уничтожены.

Forensic Notes также безопасен и надежен.

Мы с гордостью обсуждаем, как мы защищаем и шифруем ваши данные при передаче и хранении.

Кроме того, в каждой сохраненной заметке используется другой ключ шифрования для дополнительной защиты данных вашей организации и обеспечения их соответствия нормативным требованиям.

Для получения подробной информации, пожалуйста, просмотрите, как мы защищаем ваши данные.

Так же, как юридические записные книжки, которым суды доверяют при расследовании важных уголовных дел, доступны все доказательства и информация, относящиеся к делу.

Конечно, в вашей организации всегда есть возможность удалить Записную книжку судебной экспертизы и все связанные с ней документы, если они больше не требуются.

В этом смысле он похож на физический юридический блокнот, который можно уничтожить, когда он больше не нужен.

Тщательное раскрытие информации поможет вам избежать судебных санкций, которые могут быть применены за несоблюдение обязательств по раскрытию информации.

Другими словами, простое наличие системы, которая помогает вам поддерживать организацию и ДОКАЗЫВАТЬ, что вы соблюдаете, может повысить вашу репутацию в судебных разбирательствах, что сэкономит вашей организации время и деньги.

Малый и средний бизнес (SMB)

Для малого и среднего бизнеса (SMB) Forensic Notes — единственное необходимое программное решение для управления персоналом.

Он предоставляет вашим сотрудникам отдела кадров возможность эффективно документировать свои действия при выполнении ими своих обязанностей; а также помогает защитить вашу организацию от судебных исков сотрудников и проверок государственных органов.

Крупная организация

Для крупных организаций Forensic Notes не будет единственным решением для управления персоналом, а скорее может использоваться в качестве надежного и безопасного хранилища для документов систем управления эффективностью кадров (PMS).

Реальность такова, что даже крупномасштабные PMS не предназначены для криминалистической экспертизы.

Продолжайте использовать текущее программное обеспечение PMS, сохраняя при этом конфиденциальную информацию с помощью Forensic Notes для криминалистической отметки времени документа и защиты целостности этого документа в случае аудита или судебных исков.

Если вы хотите, чтобы ваши наиболее важные кадровые документы, такие как документы I-9, были доступны для судебной проверки и были готовы к судебной экспертизе, интегрируйте Forensic Notes, чтобы дать вашей организации преимущество для любых будущих судебных разбирательств.

Заполненная форма I-9

Ниже представлена ​​заполненная форма I-9, сохраненная в составе Forensic Notes в качестве приложения к примечанию.

Это позволяет как примечание, так и вложение иметь цифровую подпись и метку времени независимым 3 ^rd Party Timestamping Authority (TSA).

Дата, время и подлинность формы I-9 могут быть затем подтверждены и подтверждены с помощью инструмента проверки достоверности заметок.

Это достигается простым перетаскиванием файлов на веб-страницу инструмента проверки.

Начните систематизировать свои файлы кадровых ресурсов в Forensic Notes, системе судебного электронного документооборота (FEDMS).

Будьте организованнее, соблюдайте правила и защитите свою организацию от будущих судебных исков.

Начните бесплатную 7-дневную пробную версию прямо сейчас.

Мы предлагаем четкую и ясную цену. Если у вас есть какие-либо вопросы, отправьте электронное письмо [адрес электронной почты защищен]

Готовы ли вы убедиться, что ваша организация создает достоверные доказательства?

Ведение учета 101: Советы по организации учетных записей сотрудников

Как владелец малого бизнеса, вы не привыкать к длинным спискам дел. Это особенно верно, если вы начали прием на работу, а это требует большого количества документов для сотрудников.

Но если вы похожи на большинство стартапов, в бюджете нет места для помощника по административным вопросам, не говоря уже о специалисте по персоналу. Как решить эту проблему, когда вы главный? Как лучше всего вести учет сотрудников по мере роста вашего бизнеса и сотрудников?

Вот несколько рекомендаций по созданию эффективной и соответствующей требованиям системы ведения документации для вашего бизнеса.

Бумажная или электронная?

Многие предприятия начинают с системы ведения документации на бумажных носителях. Это может иметь смысл, если у вас всего пара сотрудников, но со временем это может стать громоздким. Для большинства растущих предприятий электронные документы проще и дешевле поддерживать, систематизировать и хранить. Кроме того, когда записи хранятся «в облаке» (онлайн), вы можете получить к ним доступ в любом месте, в любое время, когда у вас есть доступ в Интернет.

Независимо от того, используете ли вы бумажные, электронные файлы или и то, и другое, последовательность является ключом к эффективному ведению документации.Например, если ваши записи о найме отсортированы по имени сотрудника, организуйте записи о заработной плате таким же образом. Используйте одну и ту же систему для всех типов записей и убедитесь, что ваши папки с файлами имеют точные, единообразные имена.

Создайте основные записи о сотрудниках

В большинстве случаев вам потребуется вести записи о сотрудниках трех типов: кадровые, платежные и медицинские.

Кадровые файлы

включают историю занятости и должны включать в себя документы о приеме на работу, контактную информацию о сотрудниках и на случай чрезвычайных ситуаций, а также подписанную справку для сотрудников вашей компании.Со временем вы можете добавлять обзоры производительности, дисциплинарные формы, награды сотрудников, записи об обучении и увольнительные письма.

Не храните формы I-9 (используемые для подтверждения права на работу в США) в личном деле. Храните все эти формы в отдельном файле. Если ваша компания выбрана для иммиграционного аудита или расследования, следователь попросит изучить эти формы. Хранение этих записей отдельно помогает защитить конфиденциальность ваших сотрудников и снижает риск подвергнуть ваш бизнес дополнительным расследованиям при приеме на работу.

Документы, относящиеся к заработной плате, льготам и финансовым премиям, следует подавать в ведомости заработной платы. Примеры включают табели учета рабочего времени, информацию о прямом депозите и формы W-4 и W-2.

Медицинская карта должна включать бланки заявлений на медицинское страхование, страхование жизни и другие льготы работникам, если вы их предлагаете. Другие возможные медицинские записи включают запросы на разумное приспособление в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), отчеты о травмах, требуемые Управлением по охране труда (OSHA), и документы, касающиеся отпуска сотрудника в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), если эти законы применить к вашему бизнесу.

Знайте, что хранить и как долго

Федеральное трудовое законодательство определяет, как долго вы должны хранить определенные записи о сотрудниках. Важно придерживаться этих сроков, чтобы избежать штрафов. В то же время не рекомендуется хранить документы дольше, чем необходимо (вместо того, чтобы их отбрасывать), поскольку любые сохраненные записи могут быть использованы против вас в случае судебного иска.

Ниже приведен список необходимых документов сотрудников и сроков хранения, предусмотренных федеральным законом:

• Резюме, заявления о приеме на работу и тесты при приеме на работу — 1 год (незапрашиваемые резюме не требуются)
• Форма I-9 — 3 года с даты найма или 1 год после увольнения (в зависимости от того, что наступит позже)
• Документация по заработной плате, включая информацию о заработной плате и продвижении по службе и хронометраж — 3-4 года для большей части документации
• W-4s — 4 года после уплаты налогов
• Характеристики производительности — 2 года
• Результаты медицинского осмотра — 1 год после принятия мер на основании медицинского осмотра
• Результаты проверки на наркотики — Отчет за последний год за год
• Запрос на разумное приспособление — 1 год после принятия мер или создания документа, в зависимости от того, что наступит позже
• Льготные планы — 1 год после прекращения действия плана
• Документация FMLA — 3 года после окончания отпуска
• Записи о прекращении действия — 1 год с даты прекращения

Поддержание эффективной системы ведения документации является сложной задачей, если у вас нет специального административного персонала в штате. Но при правильном планировании и выполнении вы можете организовать работу и выполнить юридические требования.

Какие документы содержатся в папке «Человеческие ресурсы»? | Small Business

Существует ряд форм и элементов, которые помещаются в папку отдела кадров сотрудника. Некоторые из этих форм используются для юридических целей. Остальные поданы из-за политики и протокола компании. Менеджеры по персоналу также ведут личный учет сотрудников на протяжении всей их карьеры.Небольшие компании могут сканировать все или часть документов сотрудников для создания электронных файлов. Таким образом, файлы не будут подвержены повреждениям в результате пожара, воды или кражи.

Юридические документы

Владельцы малого бизнеса должны вести определенные юридические документы для сотрудников. Одним из примеров является форма I-9, которая подтверждает, что сотрудник может легально работать в Соединенных Штатах. Компания также может хранить фотографию водительских прав и карточки социального страхования сотрудника в качестве дополнительной документации для подтверждения ее правового статуса. Более того, сотрудников обычно просят заполнить формы W-4 в день их начала работы, которые включены в их папки с персоналом. Эти формы показывают количество освобождений от подоходного налога с физических лиц, о которых заявляет работник.

Рабочие документы

Отделы кадров также хранят резюме и заявления сотрудников в папках. Эти элементы обычно отправляются, когда сотрудник подает заявление о приеме на работу. Компания ведет эти записи на случай, если им понадобится проверить биографию человека.Еще один связанный с должностью документ, хранящийся в папке отдела кадров, — это должностная инструкция сотрудника. Это краткое изложение должностных обязанностей сотрудника, которые обычно делятся на разные функции, такие как управление сотрудниками, работа с коллегами, общение и технические ноу-хау.

Документы, связанные с производительностью

Проверки производительности — это другие важные документы, хранящиеся в папках кадровых ресурсов. Ведение записей об аттестациях или обзорах сотрудников может помочь защитить бизнес от судебных исков. Например, малый бизнес может столкнуться с судебным иском о незаконном увольнении со стороны бывшего сотрудника. Владелец бизнеса может лучше доказать, что увольнение произошло из-за служебных обязанностей, если у нее есть копии служебных аттестаций сотрудника. Точно так же в папках могут храниться записи о дисциплинарных взысканиях или рецензиях.

Прочие документы

Работодатели также хранят записи о посещаемости, наградах и истории болезни сотрудников в папках отдела кадров. Записи о посещаемости позволяют менеджерам определять, превышены ли у сотрудника дни отпуска по болезни или отпуска.Часто компании предлагают сотрудникам периодические награды, которые также могут храниться в файлах. Эти награды могут включать в себя рекламные акции «Сотрудник месяца» или особое признание. Медицинские записи обычно хранятся для обеспечения соблюдения определенных законов ADA, которые относятся к Закону об инвалидах США. Отдел кадров может создать отдельную папку для медицинских записей в целях конфиденциальности.

Папки персонала и файлы кадрового персонала

Если у вас есть сотрудники, вам могут понадобиться папки с персоналом, чтобы упорядочить ваши файлы HR.

Папки персонала и файлы HR

КУПИТЬ СЕЙЧАС

В Octopus мы поставляем папок для персонала и кадровых файлов для любого типа бизнеса из огромного ассортимента канцелярских принадлежностей, которые мы храним. Если вам нужен простой файл или распечатанная папка, мы можем предоставить то, что вам нужно.

Обновлять личное дело проще с бумажником, на котором уже напечатана необходимая информация.

Кадровое дело — лучший продавец

БЕСТСЕЛЛЕР

Наше самое продаваемое личное дело — желтый бумажник Guildhall 211 / 1300Z.Он напечатан на передней обложке со всеми деталями, которые могут потребоваться отделу кадров. Его емкость составляет 36 мм, чего хватает примерно на 330 листов бумаги.

Кадровое дело — Варианты цвета

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ ЦВЕТОВ

Другой нашей линейкой папок для учета персонала является торговая марка Computer Forms. Они доступны в традиционном желтом цвете PWY01, а также в бледно-зеленом PWG01 и бледно-голубом PWB01. Они расширяются до 30 мм, что дает ориентировочную емкость 300 страниц.

Бумажник для персонала повышенной емкости

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ МОЩНОСТЬ

Если вам требуется файл персонала с большей емкостью, бренд Computer Forms сделает желтый файл с дополнительной емкостью PWY02. PWY02 имеет емкость 50 мм, что позволяет разместить примерно 450 листов бумаги формата A4.

Папка персонала Sigma

Личное дело Sigma — один из самых популярных файлов, созданный специально для использования в качестве файла сотрудников. Он бывает трех цветов: синего, зеленого и желтого, и каждый цвет бывает двух видов.Стандартная емкость плоская и вмещает до 30 страниц, тогда как кошелек емкостью 30 мм вмещает до 150 листов.

Стандартная папка для информации о сотрудниках

Конечно, вам не нужно использовать фирменную папку HR для хранения личных данных вашего сотрудника. Многие компании используют стандартный файл и настраивают его в соответствии со своими требованиями.

Документ бумажник Персональное дело

Скромный бумажник для документов сделан из карточки плотностью 285 г / м2 и имеет карман и откидывающийся клапан.Они идеально подходят для использования в качестве папки для персонала , поскольку вмещают до 150 листов бумаги формата A4 и могут аккуратно поместиться в шкафу для хранения документов или в ящике для хранения документов на столе.

Стандартный бумажник для документов доступен в хорошем выборе цветов, поэтому, если вы классифицируете своих сотрудников, это может помочь. Этот тип кошелька поставляется с половинным клапаном или с полным клапаном, что идеально, если вы хотите разместить много информации на переднем клапане. Использование кошелька такого типа избавляет от необходимости пробивать бумагу.

Файлы полипропиленовые

Существует ряд пластиковых кошельков для документов, которые можно использовать для записей отдела кадров. Как правило, они имеют застежку-кнопку для защиты документов. Папки из полипропилена служат дольше, чем карты, и их можно протереть, если они испачкались. Это делает их идеальными в средах, где файлы могут быть грязными, жирными или влажными.

Напильники для персонала

Плоский файл — это простой файл, вмещающий 200 листов бумаги формата A4 или бумаги для набросков.Он изготовлен из прочного картона плотностью 285 г / м2 и доступен в различных цветах. У них есть зажим из 2 частей для удержания бумаг, а документы перфорируются и вставляются, они очень надежны. Если переносятся папок персонала , то эти файлы идеальны, поскольку документы надежно закреплены.

Срочно нужны кадровые папки?

Если вам срочно требуются некоторые личные дела, позвоните в Octopus. У нас есть запас большинства папок, доступных для отправки в тот же день из большого ассортимента канцелярских принадлежностей, которые мы поставляем.Поэтому, если вы находитесь в районе Большого Манчестера или Чешира, мы часто можем доставить в тот же день.

Вас также могут заинтересовать ….

Octopus Office Products

Средняя оценка: 1 отзыв

23 июля 2021 г.

Джиллиан Джарвис onOctopus Office Products

Личные кошельки сотрудников

Эти личные личные кошельки сотрудников действительно полезный. Без них меня бы не было. Ранее я получил от другой компании, которая прекратила их делать, я бы порекомендовал Octopus, хотя они были очень эффективны, заказ пришел очень быстро, и их служба поддержки хорошо с вами общается.

Спасибо за ваш обзор, Джиллиан. Рад, что у нас есть то, что вам нужно. Мы с нетерпением ждем возможности помочь вам в ближайшее время. С уважением, команда Octopus Office

Как следует организовать файлы сотрудников?

Любой опытный владелец бизнеса или менеджер по персоналу знает, как важно систематизировать файлы сотрудников. Но знание того, что они должны быть организованы, ничего не говорит о том, как они должны быть организованы. Вот несколько рекомендаций по организации файлов ваших сотрудников, как это обычно рекомендуется сертифицированными специалистами по персоналу.

Во-первых, важно, чтобы вы поддерживали несколько отдельных файлов, которые будут содержать различные типы информации о сотрудниках. Ниже описана организационная система, которую многие специалисты по персоналу рекомендуют в качестве краткого справочника «что и где происходит». Каждый описанный ниже раздел должен храниться отдельно для каждого отдельного сотрудника.

I-9 Файл

Храните все формы I-9 в отдельном мастер-файле или папке с тремя кольцами.

Медицинская карта

Этот файл должен содержать все, что связано с историей болезни сотрудника, включая формы регистрации на медицинское страхование.Важно разделить этот файл, потому что вы не можете юридически основывать кадровые решения, например, кто получит повышение, а кто нет, на истории болезни человека. Кроме того, различные законы о конфиденциальности и Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требуют, чтобы вы хранили конфиденциальные медицинские записи сотрудников отдельно от основных кадровых файлов. Срок хранения будет зависеть от типа записи.

Личное дело

Этот файл должен содержать элементы, которые были фактором при найме и найме сотрудника, в дополнение к элементам, которые будут иметь какое-либо влияние на их трудоустройство в будущем.Сюда входят обзоры производительности и записи о корректирующих действиях.

Файл ведомости заработной платы

Этот файл должен содержать W-4 сотрудника и любые другие документы, относящиеся к заработной плате, содержащие SSN сотрудника или другую защищенную информацию, включая украшения.

Дело о травме

Сохраняйте досье на любого сотрудника, получившего травму на работе. Этот файл должен содержать записи о компенсации работникам и отчеты о травмах, а также любые дополнительные медицинские записи, относящиеся к травмам.Запустить этот файл можно только в том случае, если сотрудник получил травму на работе.

Эти файлы должны храниться в безопасном месте, доступном только сотрудникам отдела кадров или имеющим законную потребность просмотреть информацию — например, в запираемых шкафах в закрытом офисе отдела кадров. Эта информация может храниться в электронном виде, если это имеет больший смысл для вашего бизнеса. Просто убедитесь, что у него есть резервная копия, чтобы предотвратить потерю данных, и что она хорошо защищена.

Существуют особые требования для электронного хранения I-9, которые, вероятно, являются хорошими стандартами для любого вида электронного хранения данных.Если вам нужна дополнительная информация об этом, узнайте больше о нашей программной платформе HR, разработанной для малого бизнеса.

Ведение учета сотрудников: три вещи, которых следует избегать

Зачем вести учет сотрудников?

Есть много причин, по которым компании должны хранить записи о сотрудниках в файлах. Самая важная причина в том, что этого требует закон. Помимо удобства наличия основных дат трудоустройства и информации сотрудника в пределах досягаемости, компании также должны держать финансовые документы под рукой на случай судебного процесса или аудита IRS.Также могут быть случаи, когда сотрудники, которые покинули вашу компанию, запрашивают информацию из своего личного дела.

Основы ведения делопроизводства

Отдел кадров хранит конфиденциальные записи для дальнейшего использования. Эти документы необходимо хранить в надежном месте, недоступном для остальной части компании. Поначалу может быть сложно определить, какие документы стоит хранить, потому что в некоторых формах есть особые требования к хранению.Есть пять основных типов записей, которыми управляет отдел кадров. Каждый файл должен храниться в течение определенного периода времени.

• Кадровое дело
• Информация о заработной плате и пособиях
• Медицинская карта
• Налоговые документы
• Личное дело

Личное дело

Личное дело сотрудника включает его основную контактную информацию и документы о приеме на работу.Позже вы также можете добавить в этот файл дополнительные документы, такие как повышение по службе, соглашения о заработной плате, обзоры результатов деятельности, специальные награды, дисциплинарные формы и уведомления об увольнении. По закону вы должны хранить такую ​​информацию в файле не менее года, хотя требования могут различаться в зависимости от штата.

Информация о заработной плате и пособиях

Трудовое законодательство гласит, что все документы, связанные с заработной платой, должны храниться под рукой в ​​течение четырех лет. Это относится к копиям квитанций о заработной плате, хотя, если вы пользуетесь услугами онлайн-провайдера по расчету заработной платы, возможно, нет необходимости распечатывать эти записи.Просто обращайтесь к ним онлайн, когда это необходимо. Льготы включают записи, относящиеся к медицинскому страхованию, страхованию жизни, COBRA, пенсионным планам и любым краткосрочным или долгосрочным планам нетрудоспособности. По закону они должны храниться шесть лет.

Медицинские файлы

У сотрудников часто есть медицинские документы, для которых требуется отдельная папка. Медицинские файлы обычно содержат такие документы, как записи врача, результаты анализов на наркотики, документы по Закону о семейных и медицинских отпусках от 1993 года (FMLA) и все остальное, что касается благополучия сотрудника.

Налоговые документы

В случае проверки важно хранить налоговые документы в специальном файле. Сюда входят такие формы, как W-2, W-4, 1099, Форма 1-9, Формы 940 и 941, а также другие формы депозита федерального налога и налога на заработную плату штата. Вы могли бы даже иметь формы Федерального закона о страховых взносах (FICA) и Федерального закона о налоге на безработицу (FUTA).

Личное дело

Каждый раз, когда вы публикуете новое объявление о вакансии, вы должны хранить его копию в этом специальном файле.Вы можете добавить в этот файл, как только начнете получать резюме от соискателей и проводить собеседования. Любые примечания, относящиеся к найму и отбору сотрудников, также должны быть в этой папке на случай, если вашу компанию обвинят в дискриминации или незаконном увольнении. Детали ваших документов могут поддержать ваше дело в суде.

Три вещи, которых следует избегать

Когда вам поручено вести учет сотрудников, есть три вещи, которых следует избегать при настройке файловой системы, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства:

1.

Объедините файлы сотрудников

Никогда не следует смешивать документы одного сотрудника с документами другого или помещать всю информацию, относящуюся к сотруднику, в один главный файл. У каждого сотрудника должна быть своя папка с подпапками для каждого типа файлов. Например, у всех кадровых файлов, информации о заработной плате и льготах, медицинских форм и налоговых документов должны быть собственные папки в соответствии с законами о конфиденциальности и конфиденциальности, которые защищают определенные документы от разоблачения.

2.Выбросьте файлы в начале

Когда сотрудники увольняются, у вас может возникнуть соблазн уничтожить их информацию, чтобы освободить больше места для новых сотрудников. Однако в соответствии с федеральными требованиями определенные типы файлов необходимо хранить в течение определенного периода времени. Вот краткое руководство по конкретным документам для справки:

• Хранить личные дела не менее года.
• Хранить документы о заработной плате в течение четырех лет.
• Храните подробную информацию о льготах не менее шести лет.
• Храните медицинские записи, такие как льготы FMLA, не менее трех лет.

3. Разрешить несанкционированный доступ к конфиденциальным файлам

Вы можете попросить кого-то в руководящей роли запросить личное дело другого члена команды. В этой ситуации вам нужно убедиться, что вы правильно отделили детали их оценки эффективности от конфиденциальных документов, предназначенных только для отдела кадров.Разрешение руководителю просматривать налоговые документы или медицинские формы другого сотрудника является нарушением конфиденциальности и может повлечь за собой судебный иск.

Часто задаваемые вопросы о сотрудниках

Вот некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов о ведении учета сотрудников:

Могу ли я просмотреть свою запись кадровой службы?

Да, вам должен быть предоставлен доступ для просмотра и копирования вашего личного дела по вашему запросу. Для компаний разумно иметь политику просмотра в отношении записей сотрудников, чтобы они знали, чего ожидать. Нет никаких федеральных законов, касающихся личных дел, хотя некоторые штаты могут ограничивать информацию, которую вам разрешено просматривать в личном деле.

Может ли мой работодатель узнать, был ли меня уволен из другой компании?

Технически, нет законов, запрещающих предыдущим работодателям сообщать новым работодателям подробности вашего увольнения.Многие компании имеют политику, ограничивающую предоставление информации менеджерам по найму из других компаний. В некоторых случаях им может быть разрешено указывать только даты вашего трудоустройства и название должности.

Следует ли мне хранить бумажные копии форм сотрудников, если они доступны в электронном виде?

Вам не нужно распечатывать специальную бумажную версию документа, если вы можете получить к ней доступ в Интернете. Сделаете ли вы это — вопрос личных предпочтений и удобства.

Как долго вы должны хранить форму I-9 предыдущего сотрудника?

Вы должны хранить эту форму в течение как минимум трех лет с даты найма или одного года после даты увольнения сотрудника.

Папка с личным делом сотрудников Adams, большой запас карточек, 20 ФОРМ / ПК

Папка с личным делом сотрудников Adams, большой запас карточек, 20 ФОРМ / ПК

Магазин не будет работать корректно, если куки отключены.

Похоже, в вашем браузере отключен JavaScript. Для наилучшего взаимодействия с нашим сайтом обязательно включите Javascript в своем браузере.

12,73 $

Приобретается в упаковке по 10 штук

Папка с личным делом сотрудников содержит место для адреса сотрудника и информации о чрезвычайных ситуациях, об образовании, трудовой книжке и льготах компании. 20 папок в упаковке. Напечатано на плотном картоне, 11-3 / 4 «x 9-1 / 2»

Доступен с шагом 10

• В комплекте с местом для корпоративных льгот, образования и трудовой книжки
• 20 папок в упаковке
• Напечатано на плотном картоне
• 11-3 / 4 дюйма x 9-1 / 2 дюйма

Дополнительная информация

Арт. №	ABF 9287ABF
Длина	11.75
Ширина	9,5
Высота	0,5
Цвет	Синий
Доступны шаблоны	N
Стиль нагрузки	НЕТ
Демо-адрес	НЕТ
Плотность бумаги	150 фунтов
Без кислоты	НЕТ
Размеры	НЕТ
Крышка	№
Количество листов	НЕТ
Подложка	НЕТ
Перфорированный	НЕТ
Тип перфорации	NA
Раскраска основной страницы	Белый
Количество листов на подкладку	НЕТ
Количество листов в упаковке	НЕТ
пронумерованных страниц	№
Страницы с последовательной нумерацией	№
Перфорированное отверстие	№
Передняя и задняя часть с принтом	№
Форма Тип	Персонал
Количество столбцов	НЕТ
Форм на страницу	1
Кол-во входных линий	НЕТ
Количество форм	20
Разделы	НЕТ
Дубликат раскраски страницы	НЕТ
Раскраска страниц в трех экземплярах	НЕТ
Размер отдельной формы	НЕТ
Размер листа	11. 75 х 9,5
Дубликат формы	Карбон
Количество форм на странице	1
Цвет чернил на форме	Синий
Расположение дырокола	НЕТ
Совместим с:	НЕТ
CD в комплекте	№
Защитная крышка	№
Заглушка	№
Совместимость с часами	НЕТ
Самоуплотняющееся	№
Временные интервалы	НЕТ
Цвет уголков и корешков	НЕТ
Покровная текстура	НЕТ
Обложка с внутренней печатью	НЕТ
Размер книги	НЕТ
Формат	НЕТ
Закладка с лентой	НЕТ
Закупаемое количество	Приобретается партиями по 10 штук

© 2021 ООО «ТОПС Продактс».