Первая запись в трудовой книжке образец: Что-то пошло не так

Содержание

Образец оформления трудовой книжки впервые 2020

Зачем нужна трудовая книжка?

Согласно ст. 66 ТК РФ, ей отведены следующие функции:

она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;
позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;
содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу

Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.

Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.

С какого возраста можно устроиться на работу?

Согласно ст. 63 ТК РФ, работник может быть принят на предприятие с 18 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет.

Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.

Текст разрешения может звучать так: “Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее — в статье “Заключаем контракт с несовершеннолетним”.

В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.

Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.

Как получить бланк книжки?

Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.

Где закреплены правила оформления трудовой?

О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:

— ст. 66 ТК РФ;

— Постановление Правительства РФ от 16.04.03г. № 225 “О трудовых книжках”;

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.03 №69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

Какие документы нужны для оформления бланка?

Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:

— паспорт или свидетельство о рождении;

— диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.

Эти данные указываются на титульном листе документа.

Как оформить трудовую книжку впервые образец

Как должен оформляться бланк?

Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.

Какая информация указывается на титульном листе?

На титульном листе указывается следующая информация:

— Ф.И.О;

— дата рождения;

— образование;

— специальность;

— дата заполнения.

Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.

В каком порядке вносятся записи о работе в документ?

Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.

Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале движения трудовых книжек. В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.

Как сделать первые записи в трудовой книжке — Оперсонале

Содержание статьи

Первая запись в любом документе всегда особенная. Ведь именно со дня внесения ее в какой-либо значимый документ, по сути, открывается новая «страничка» в жизни человека. Сотрудник, занимающийся внесением записей в документы, должен знать основные правила документоведения и владеть специальными профессиональными навыками. Это в идеале, а на практике довольно часто кадровики задают вопросы, посвященные ведению бланков трудовых книжек, например, как сделать первую запись в трудовой книжке.

Для человека важно, чтобы у него были комфортные условия для жизни. Примерно такие возможности может обеспечить наличие высокооплачиваемой любимой работы.

Весомые аргументы для правильного заполнения трудовых книжек

Законодательством РФ предусмотрена целая система нормативно-правовых актов, относящихся к отрасли трудового права. Одним из важнейших выступает Трудовой кодекс (ТК РФ). Если рассматривать положения о трудовой книжке, то они присутствуют не только в ТК РФ, но и более подробно расписаны в Правилах ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на предприятиях. Там же можно найти и основные сведения о том, как исправить ошибки в записях трудовых книжек. Если возникает определенное противоречие между нормативными актами, то необходимо придерживаться положений того документа, который имеет наибольшую юридическую силу. В нашем случае – Трудовой кодекс.

Любой руководитель, его помощники или сотрудники отдела кадров, особенно если они точно не знают, как заполняются бланки трудовых книжек, перед тем, как сделать первую запись в трудовую книжку, должны в обязательном порядке ознакомиться со всеми правилами ведения трудовых книжек. Несоблюдение этих требований, как правило, приводит к серьезным проблемам в будущем как у владельца трудовой, так и у его начальства.

Общие положения

Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку. Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи. Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.

Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:

В документах не могут иметь место сокращенные записи.
В трудовой книжке не должно быть никаких помарок, подчисток, заштриховок и сокращений.
Имена, фамилии и даты записываются в полноценной, читабельной, разборчивой форме.
Даты записываются исключительно арабскими цифрами. Дни и месяцы фиксируются в двузначной форме, годы – в четырехзначной.
Когда делается запись в трудовую книжку в первый раз, необходимо тщательно изучить все предъявленные сотрудником документы. Данные, внесенные в трудовую книжку, должны быть идентичны паспортным.
Необходимо на титульном листе поставить печать организации. Если при последующем переходе сотрудника на новое предприятие будет отсутствовать печать с первого места работы, то трудовая книжка признается недействительной и подлежит замене.

Изучаем разделы трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:

сведения о работнике;
сведения о работе;
сведения о награждениях.

Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:

фамилия;
имя;
отчество;
дата рождения;
информация об образовании.

Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно. Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, также ставит свою подпись. Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.

Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации. Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу. Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.

В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.

Как делается запись в трудовой книжке

При первом заполнении трудовой книжки на титульном листе делаются такие записи:

ФИО;
дата рождения;

образование, специальность, квалификационный уровень;
дата приема на работу;
подпись ответственного отдела кадров и самого сотрудника;
гербовая печать организации/предприятия.

В начале графы «Сведения о работе» прописывается основная информация о предприятии, на котором трудится сотрудник: название, форма собственности и т.д. Сегодня «ручной» метод не так популярен, как раньше. Дело в том, что для того, чтобы сократить время и средства на заполнение сведений о предприятии, изготавливают специальные печати, на которых отражается вся необходимая информация. Но это непринципиальный вопрос. Далее по графам:

Первая графа – порядковый номер. Всякая запись в трудовой книжке имеет свой порядковый номер, кроме нескольких предусмотренных законом случаев. Номер ставится в начале строки под штампом организации. Эта запись может существовать только в рукописной форме.
Графа 2 – дата приема на работу. Абсолютно неважно, в какой день недели вносятся данные в трудовую книжку. Главное, чтобы они были указаны арабскими цифрами и полностью соответствовали датам, указанным в трудовом договоре.
Третья графа выступает одной из самых информационно емких. Это обусловлено тем, что сделать запись в трудовую книжку в этой графе – значит отразить важный момент трудовой деятельности человека. Например, внести запись о приеме на должность или освобождении от должности в связи с увольнением или повышением.
В четвертой графе указывается наименование, номер и дата локального акта, на основании которого и были сделаны записи в предыдущей графе.

Отдельные моменты

Из любого правила есть исключения, но ошибок гораздо больше. Часто кадровики или бухгалтеры, отвечающие за заполнение и хранение трудовых книжек работников, упускают множество важных моментов. Такая халатность признается ошибкой. Если некорректные записи обнаружены буквально сразу, тогда можно «на месте» заполнить новую трудовую книжку правильно. Если ошибки были выявлены через некоторый промежуток времени, то здесь придется повозиться. Такие ошибки в будущем могут привести к потере страхового и трудового стажа работника.

Большие трудности также вызывает и оформление студентов вузов. Действительно, невозможно сделать запись данных об образовании, когда человек еще учится. Специалисты рекомендуют не вносить данные об образовании, пока студент не получит полноценного диплома о законченном высшем образовании.

Часто сотрудники отдела кадров ошибаются и в случаях с только что вернувшимися из армии солдатами. Трудовая книжка пуста, и возникает вопрос по поводу того, что ставить на первое место: запись о прохождении военной службы или запись о приеме на работу. Согласно положениям правил ведения и хранения бланков трудовых книжек, срок службы в армии должен указываться непосредственно по месту работы сотрудника. Поэтому целесообразно записать срок прохождения службы в армии, а далее указать запись о приеме на работу.

Последний немаловажный вопрос: как быть с трудовой книжкой сотрудника, который работает на испытательном сроке. Многие руководители ошибаются в том, что не заводят трудовые книжки на людей, которые определены на испытательный срок. Это грубое нарушение. Ведь работодатель обязан открывать трудовую книжку после того, как сотрудник отработает пять дней на своем рабочем месте. Исключение – совместительство. Информацию о том, что сотрудник определен на испытательный срок, указывать в трудовой книжке не нужно.

Как сделать запись в трудовой книжке? Примеры в картинках

С 16 ноября 2016 года ставить печать в трудовой книжке не обязательно если организация от неё отказалась (Приказ Минтруда от 31 октября 2016 г. № 588н и 589н.).

В 2015 году печать для организаций сделали необязательной, однако в трудовых книжках её всё равно надо ставить.

Трудовой кодекс

Статья 309. Документы, подтверждающие период работы у работодателей — физических лиц

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме».

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

«По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю»

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

«Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

… трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; …

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».

Статья 66. Трудовая книжка

«Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству».

Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

«…В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет…»

Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

«…В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника».

Статья 234. Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться

«Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:

… задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника».

Трудовая книжка | Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь. Официальный сайт

Оформление трудовой книжки работнику, являющемуся иностранным гражданином

В соответствии со статьей 3 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) Трудовой кодекс применяется в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или международными договорами Республики Беларусь.

Частью первой статьи 26 Трудового кодекса установлено, что при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей.

Согласно статье 50 Трудового кодекса трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Образец трудовой книжки утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 40).

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат.

Из изложенного следует, что на территории Республики Беларусь трудовая книжка образца, установленного в Российской Федерации, на Украине и др., является недействительной и применяться не может.

В настоящее время на территории Республики Беларусь применяются трудовые книжки образцов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 годов.

Например, если у гражданина Российской Федерации имеется трудовая книжка образца 1938 или 1973 годов, то оформление трудовой книжки образца трудовой книжки, установленной Постановлением № 40, не требуется.

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек Российской Федерации определен законодательством Российской Федерации, которое на территории Республики Беларусь не применяется.

В этой связи, нанимателю в Республике Беларусь для работника, имеющего трудовую книжку Российской Федерации, следует осуществлять выдачу и оформление трудовой книжки утвержденного Постановлением № 40 образца трудовой книжки с внесением соответствующей записи о приеме на работу на основании приказа (распоряжения) нанимателя. При этом перенос сведений о работе из трудовой книжки, выданной в Российской Федерации, в трудовую книжку установленного в Республике Беларусь образца законодательством не предусмотрен.

Имеющаяся у работника трудовая книжка образца, утвержденного, например, в Российской Федерации, на Украине, может храниться у нанимателя для учета его стажа предыдущей работы (работы по специальности).

Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке в трудовые книжки работников образцов 1938, 1973 годов отметим, что указанные сведения вносятся в раздел «Сведения о работе» в порядке, предусмотренном пунктом 50 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной Постановлением № 40.

Запись в трудовую книжку индивидуальному предпринимателю

Согласно статье 50 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора, о награждениях и поощрениях за успехи в работе, иные сведения.

Основанием для внесения в трудовую книжку записей о заключении трудового договора, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя.

При увольнении работника трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).

Согласно пункту 11 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках», в трудовую книжку, в частности, не вносятся записи о периодах работы по гражданско-правовым договорам и осуществления предпринимательской деятельности.

Невнесение указанных записей в трудовую книжку работника обусловлено следующим.

Предпринимательская деятельность — это самостоятельная деятельность юридических и физических лиц, осуществляемая ими в гражданском обороте от своего имени, на свой риск и под свою имущественную ответственность и направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи вещей, произведенных, переработанных или приобретенных указанными лицами для продажи, а также от выполнения работ или оказания услуг, если эти работы или услуги предназначаются для реализации другим лицам и не используются для собственного потребления (статья 1 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Следовательно, индивидуальный предприниматель при осуществлении своей индивидуальной трудовой деятельности не состоит в трудовых отношениях с нанимателем и не является работником. В этой связи действие норм Трудового кодекса на такую категорию лиц не распространяется.

Трудовая книжка колхозника

Трудовые книжки колхозника заводились членам колхоза и должны были содержать сведения о выполнении установленного для данного колхоза минимума трудового участия в общественном хозяйстве за каждый календарный год работы в колхозе.

Трудовые книжки работника оформляются и заполняются с целью отражения трудовой деятельности работника, с которым заключен трудовой договор. Трудовые книжки работника и трудовые книжки колхозника являлись и являются самостоятельными документами и не могут взаимозаменять друг друга.

В настоящее время на территории Республики Беларусь применяется трудовая книжка работника, образец которой утвержден в 2014 году.

Лицу, трудоустроенному на работу на основании трудового договора, заполняется трудовая книжка в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция). При наличии у работника трудовой книжки старого образца (имеется в виду трудовая книжка работника, но не трудовая книжка колхозника) он предъявляет ее при трудоустройстве, куда наниматель вносит все необходимые сведения о работе. Если ранее трудовая книжка работника не выдавалась, то наниматель заполняет трудовую книжку утвержденного образца республиканской трудовой книжки 2014 года.

С учетом изложенного продолжение заполнения и ведения трудовой книжки колхозника при заключении трудового договора с работником оснований не имеется.

Следует помнить, что в соответствии с пунктом 11 Примерного устава колхоза (сельскохозяйственного производственного кооператива», утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 2 февраля 2001 г. № 49, с лицом, принятым в члены колхоза, заключается трудовой договор (контракт) о приеме на работу.

На каждого члена колхоза ведется членская книжка и трудовая книжка установленного образца. Правление колхоза обязано выдать бывшему члену колхоза его членскую книжку в день прекращения членства в колхозе и в установленном в колхозе порядке произвести расчет.

При прекращении трудового договора трудовая книжка выдается члену колхоза в день увольнения (в последний день работы).

Образцы трудовых книжек

Образец трудовой книжки утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках».

Кроме того, в настоящее время на территории Республики Беларусь применяются трудовые книжки образцов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 годов.

Трудовая книжка руководителя организации

Понятие нанимателя для целей законодательства о труде раскрыто в статье 1 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс), согласно которой наниматель — юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.

В соответствии с законодательством о труде в качестве нанимателей – физических лиц имеют право выступать два вида физических лиц (граждан): индивидуальные предприниматели, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица и зарегистрированные в качестве таковых на основании статьи 22 Гражданского кодекса Республики Беларусь, и граждане, нанимающие домашних работников (статья 308 Трудового кодекса).

В соответствии с частью 1 статьи 254 Трудового кодекса трудовой договор с руководителем организации заключается собственником имущества организации либо уполномоченным им органом на срок, установленный учредительными документами организации или соглашением сторон.

Таким образом, в отношении руководителя организации в главе 18 Трудового кодекса установлены особенности по регулированию трудовых отношений с указанной категорией работников.

Следовательно, для руководителя организации нанимателем выступает собственник имущества организации или уполномоченный им орган, который от имени юридического лица заключает трудовой договор (контракт) с руководителем организации.

В статье 254 Трудового кодекса не оговорены особенности заключения трудовых договоров (контрактов) с руководителями государственных организаций.

Вместе с тем, в соответствии с подпунктом 1.4 пункта 1 постановления Совета Министров республики Беларусь от 15 мая 2007 № 604 «О заключении контрактов с руководителями государственных организаций» (далее – постановление) контракты с руководителями республиканских унитарных предприятий, имущество которых находится в республиканской собственности (далее – РУП), а также основанных на праве хозяйственного ведения, заключаются (продлеваются) государственными органами, в подчинении которых находятся (в состав которых входят) эти республиканские унитарные предприятия.

Так, из норм постановления следует, что в отношении руководителей государственных организаций нанимателем выступает уполномоченный орган или уполномоченное должностное лицо, учредители.

Следует обратить внимание на то, что вне зависимости от организационно-правовой формы организации руководитель организации по своему статусу является работником организации, выполняющим управленческие функции. В этой связи, в отношении руководителя организации, как работника, действуют общие нормы законодательства о труде с учетом главы 18 Трудового кодекса.

В частности, статьей 52 Трудового кодекса определено, что правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемым Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения. Первичные документы о труде – это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др.

Определение понятия «документы по личному составу» содержится статье 2 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» — документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Поскольку руководитель РУП является работником РУП и входит в штатную численность предприятия, то ведение документов по личному составу в отношении всех работников РУП, в том числе и руководителя, следует осуществлять на предприятии.

Таким образом, трудовая книжка руководителя РУП ведется и хранится, также как и личное дело, в РУП. Изданию приказов о предоставлении отпусков, командировании руководителя и др. может предшествовать процедура согласования с органом, заключившим контракт.

Выплату заработной платы, среднего заработка за время трудового отпуска, предоставление гарантий, связанных с направлением в служебную командировку, в отношении руководителя РУП осуществляет РУП.

Трудовая книжка при выполнении работ по гражданско-правовым договорам

Если с физическим лицом заключен гражданско-правовой договор, то нормы Трудового кодекса, в т.ч. по заведению, оформлению и заполнению трудовой книжки в отношении такой категории лиц не применяются. Следовательно, трудовая книжка в таком случае не выдается и не заполняется.

Выдача трудовой книжки в день увольнения

Частью седьмой статьи 50 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) установлено, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).

Глава 10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция), определяет порядок выдачи трудовой книжки в период работы и при увольнении работника.

Пунктом 72 Инструкции определено, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

Нормы части седьмой статьи 50 Трудового кодекса и пункта 72 Инструкции являются императивными, следовательно, обязанность по выдаче трудовой книжки работнику лежит на нанимателе.

Таким образом, в день увольнения (последний день работы) наниматель обязан принять исчерпывающие меры для выдачи работнику трудовой книжки.

За задержку выдачи трудовой книжки работнику в день увольнения законодательством о труде предусмотрена ответственность нанимателя.

Так, в соответствии со статьей 79 Трудового кодекса за задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя он несет ответственность в виде выплаты работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

Пунктом 73 Инструкции также предусмотрено, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине нанимателя дата увольнения изменяется на день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора (контракта) издается приказ (распоряжение) нанимателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной и изменяется в порядке, установленном частью первой пункта 56 Инструкции.

Согласно пункту 73 Инструкции в случае отсутствия работника на работе в день увольнения либо его отказа от получения трудовой книжки нанимателем в этот же день направляется заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки.

В случае отказа работника от получения трудовой книжки нанимателем оформляется акт с указанием присутствующих при этом свидетелей.

При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.

При наличии в организации филиалов, представительств, иных структурных подразделений организации, расположенных в другой местности по отношению к месту нахождения юридического лица, наниматель обязан организовать в день увольнения возможность выдачи уполномоченным должностным лицом нанимателя трудовой книжки в установленном Инструкцией порядке и получения ее работником.

Вкладыш в трудовую книжку

Порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем регламентированы Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция).

Пунктами 60 и 61 Инструкции установлено, что в случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производится запись либо ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

В случае, когда в трудовой книжке образца 1973 года, которая издавалась на двух языках – русском и той союзной республики, на территории которой она выдавалась, заканчивается первая половина трудовой книжки (на русском языке), оснований для выдачи вкладыша к трудовой книжке не имеется. В этой связи нанимателю следует продолжать внесение записей в раздел «Сведения о работе» во второй половине трудовой книжки, заполнив ее титульный лист в установленном Инструкцией порядке (глава 23 Инструкции).

Ведение книги учета движения трудовых книжек

Главой 11 Инструкции о трудовых книжках, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция), предусмотрен порядок их хранения и учета.

Согласно пункту 79 Инструкции нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников (далее — должностное лицо), ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — книга учета) по форме согласно приложению к Инструкции.

Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

Книга учета движения трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (часть 7 пункта 79 Инструкции).

С учетом вышеизложенного все трудовые книжки, принимаемые нанимателями на хранение с 14 сентября 2014 г., должны регистрироваться в книге учета по новой форме. В книге учета старого образца можно сделать отметку о заведении с 14 сентября 2014 г. другой книги учета установленного образца.

Вместе с тем, полагаем возможным продолжить ведение книги учета старого образца, утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников», при условии дополнения ее новой графой «Подпись работника в получении расписки за полученную трудовую книжку».

Заполнение титульного листа трудовой книжки

Заполнение титульного листа трудовой книжки, как и всех остальных, требует от исполнителей особого внимания. Малейшие неточности и ошибки, которые могут быть допущены при заполнении данного документа, как правило, приводят к серьезным последствиям. Например, это может повлиять на оценку квалификации работника, если допущены неточности в записях о присвоении категорий, разрядов и иных сведений такого рода. Правильное заполнение трудовой книжки очень важно с точки зрения определения размера и назначения пенсии. В этой статье мы познакомим читателей с тем, как правильно должна выглядеть первая страница этого важного служебного документа.

Основные моменты

Этот документ является одним из основных, отражающих все аспекты трудовой деятельности граждан. Именно поэтому каждый бланк книжки изготавливается по специальной форме типографским способом, а каждому ее экземпляру, предназначенному принятому на работу сотруднику, присваивается персональный номер и серия, которые зависят от даты изготовления.

Наиболее важная первичная информация о работнике находится на титульной странице.

Если в трудовой книжке обнаруживается ошибочная или некорректная запись, необходимо сделать исправление.

Заполняем титульный лист

Перед тем, как заполнять новую трудовую книжку, следует внимательно ознакомиться с Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 225.

Они предусматривают, что на титульных страницах:

Полностью указываются Ф.И.О. работника (использование инициалов не допускается). Это же относится и к информации о дате рождения. В качестве ее источника разрешается использовать паспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность.
Выполняется запись об образовании. Ее следует сделать исключительно в соответствии с заверенными документами установленного образца. В таком качестве могут приниматься дипломы, удостоверения, аттестаты, сертификаты и прочие документы. В том случае, если у принимаемого на работу лица имеется неоконченное образование, то запись о нем производится на основании справок, выдаваемых учреждениями образования, студенческих билетов, выписок из зачеток и прочих, соответствующим образом заверенных документов.
Указывается специальность сотрудника или его профессия (оформление производится аналогичным образом и на основании указанных выше заверенных документов).
Проставляется дата.

Правила предусматривают, что после того, как первая запись в трудовую книжку будет внесена, работник должен расписаться на ее титульном листе, подтверждая тем самым правильность данных. Затем на 1-й странице ставится подпись специалиста отдела кадров.

Часто встречающиеся ошибки

При заполнении титульных листов самыми распространенными являются следующие нарушения:

Вместо полного указания фамилии, имени и отчества работника используются инициалы.
В указании даты рождения работника применяются римские числа.
Графа «образование» просто подчеркивается, но не заполняется.
Вместо специальности по образованию указывается должность сотрудника.
Отсутствует личная подпись сотрудника.
Отсутствует печать организации (предприятия), без которой данные документы являются недействительными.
При внесении информации о сотруднике буквы «ё» в текстах и формулировках заменяются на «е».

Инструкция Минтруда России № 69 четко оговаривает порядок, согласно которому, вся вносимая на титульную страницу информация должна быть идентична той, которая указана в паспорте.

Образец правильного заполнения титульного листа трудовой книжки можно посмотреть здесь.

Если закралась ошибка

Если в трудовой книжке обнаруживается ошибочная или некорректная запись, необходимо сделать исправление. Обычно правка выполняется специалистами организации, которой была допущена ошибка. Но исправление можно сделать и на новом месте работы (для этого делается соответствующий запрос).

На первом листе, как правило, делаются изменения, а править ошибки путем исправления формулировок, замазывания записей инструкция не разрешает.

Пример. При заполнении документа имя сотрудницы было указано «Наталья», в то время как в паспорте написано «Наталия». В этом случае вообще никаких исправлений не допускается, бланк трудовой книжки подлежит уничтожению и списанию. Таков порядок. Затем для работника необходимо завести новый документ.

Изменения, связанные с переменой фамилии, образования (специальности), могут выполняться исключительно на основании документов, в которых зафиксированы новые данные (дипломы, аттестаты, свидетельства о браке или об их расторжении и пр.). При этом непосредственно на титульном листе более ранние сведения зачеркиваются одной чертой и потом записываются новые. С внутренней стороны обложки следует сделать необходимые ссылки, в которых будут указаны документы, использовавшиеся в качестве источников для внесения поправок.

Вся информация, содержащаяся на титульном листе, подлежит заверению печатью организации (предприятия), а также личной подписью нанимателя (либо другого уполномоченного сотрудника организации).

Разного рода ошибки при заполнении титульных страниц рассматриваются как нарушения установленных регламентов и могут повлечь за собой судебные разбирательства и привлечение ответственных лиц к административной ответственности.

Как ИП сделать запись в трудовую книжку работника|ИП и трудовая книжка

Всем доброго времени суток! В моей группе в ВК » Секреты бизнеса для новичка» довольно часто приходят вопросы от предпринимателей относительно того как правильно оформить человека к себе на работу, как заключить с человеком трудовой договор и как ИП правильно заполнить трудовую книжку работника. Именно поэтому я решил разобрать этот вопрос более подробно и написать статью.

После заполнения трудовой предприниматель должен подготовить комплект документов и встать на учет в ФСС (фонд социального страхования), а так же зарегистрироваться как работодатель в ФСС.

Как ИП заполнить трудовую книжку для себя ?

Данный вопрос довольно популярен и мне его с завидной периодичностью задают. Хочу Вас разочаровать, дело в том что ИП не имеет права заполнять трудовую книжку для себя, так как не может состоять сам с собой в трудовых отношениях.

Фактически получается так что ИП ведет не трудовую деятельность, а предпринимательскую. И как раз из-за того что в трудовую книжку вносятся только записи о трудовой деятельности, а не о предпринимательской запись делать нельзя.

Подтверждением о своей предпринимательской деятельности у ИП служит свидетельство ОГРНИП.

Не смотря на отсутствие трудового стажа у ИП при расчете пенсии берется его предпринимательский стаж, ведь фиксированные взносы за свое ИП он все таки государству платит. Причем в последние годы эта сумма не такая уж и маленькая.

Как ИП оформить трудовую книжку для работника

Вот здесь уже совсем другое дело. Со своим работником ИП как раз и находится в трудовых отношениях и заключает с ним трудовой договор.

Оформление трудовой книжки для своего работника производит на общих основаниях, так как ИП является полноценным работодателем.

Запись в трудовую книжку работника ИП должен внести после того как он проработает 5 дней.

Если работник до этого нигде не работал, то тогда заводится новая трудовая книжка в которой делается первая запись (новую трудовую работник должен приобрести за свой счет).

Заполнение трудовой книжки своего работника предприниматель может производить самостоятельно (в случае если ИП крупное и много работников то обычно для таких целей выделяется специально человек — кадровик).

Запись в трудовую делается только работнику который устроился к ИП на основное место работы. Если место работы по совместительству, то тогда никакую запись ИП делать не должен.

Как предпринимателю заполнить трудовую работника

Давайте разберем, что нам понадобится для того чтобы заполнить данный документ:

Ручка. Ручка должна быть цвето-водостойкая. Обычные шариковые ручки как раз таковыми и являются. Цвет ручки должен быть: синий, черный или фиолетовый.
Печать. Для предпринимателей которые себе печать не делали мой совет: обязательно сделайте печать перед тем как начнете работать с официальными документами.
Приказ о приеме на работу. Данный приказ должен сделать сам ИП.

Имея всё перечисленное выше можно начать заполнять трудовую книжку.

В трудовой книжке есть четыре графы:

Порядковый номер;
Дата заполнения;
Наименование организации, а так же должность на которую принимается работник;
Наименование документа на основании которого делается запись.

В настоящее время многие предприниматели для расчета налогов, взносов и сдачи отчетности онлайн используют данную Интернет-бухгалтерию, попробуйте бесплатно. Сервис помог мне сэкономить на услугах бухгалтера и избавил от походов в налоговую.

Процедура государственной регистрации ИП или ООО теперь стала еще проще, если Вы еще не зарегистрировали Ваш бизнес, подготовьте документы на регистрацию совершенно бесплатно не выходя из дома через проверенный мной онлайн сервис: Регистрация ИП или ООО бесплатно за 15 минут. Все документы соответствуют действующему законодательству РФ.

Сам процесс заполнения книжки Вы сможете посмотреть в конце данной статьи в приложенном видео.

На этом пожалуй все! Удачного бизнеса!

Как сделать запись в трудовой книжке о высшем образовании? //

Работник представил диплом бакалавра по направлению подготовки «Экономика».

Как сделать запись в трудовой книжке о высшем образовании?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В данном случае на первой странице (титульном листе) трудовой книжки работника в строке «Образование» указывается «Высшее — бакалавриат», а в строке «Профессия, специальность» — «Экономика».

Обоснование вывода:

В трудовую книжку работника при ее оформлении вносятся сведения об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном), профессии, специальности на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) (п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). При этом на первой странице (титульном листе) трудовой книжки предусмотрены строки «Образование» и «Профессия, специальность» (форма трудовой книжки, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225).

В Федеральном законе от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в РФ» (далее — Закон N 273-ФЗ) выделены уровни образования как такового — общее, профессиональное, дополнительное образование и профессиональное обучение (ч. 3 ст. 5 Закона N 273-ФЗ) и непосредственно уровни профессионального образования, в частности такие уровни высшего профессионального образования, как бакалавриат, специалитет, магистратура и подготовка кадров высшей квалификации (ч. 4 и ч. 5 ст. 10 Закона N 273-ФЗ). При этом диплом бакалавра подтверждает присвоение квалификации по направлению подготовки (ч. 7 ст. 60 Закона N 273-ФЗ, Перечень направлений подготовки высшего образования — бакалавриата, утвержденный приказом Министерства образования и науки РФ от 12.09.2013 N 1061 (далее — Перечень N 1061), Приложение N 2 к Приказу Минобрнауки России от 01.10.2013 N 1100 «Об утверждении образцов и описаний документов о высшем образовании и о квалификации и приложений к ним»). В связи с этим, полагаем, что в строке «Образование» уровень профессионального образования следует указывать в соответствии с Законом N 273-ФЗ, а именно — «Высшее — бакалавриат»*(1).

Анализ положений Закона N 273-ФЗ позволяет утверждать, что термин «направление подготовки» используется законодателем в том же смысле, что и «специальность»; различия между ними — в том, какая именно квалификация (степень) присваивается в результате освоения соответствующих образовательных программ: по направлениям подготовки присваивается квалификация (степень) «бакалавр» либо «магистр», по специальности присваивается квалификация (степень) «специалист». А поскольку работнику в данном случае присвоена квалификация по направлению подготовки «Экономика» (код 38.03.01 Перечня N 1061), то именно его нужно указать в строке «Профессия, специальность».

Таким образом, на титульном листе трудовой книжки работника в строке «Образование» указывается «Высшее — бакалавриат», а в строке «Профессия, специальность» — «Экономика».

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Панова Наталья

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru

Ввод данных

Ввод данных
Учебное пособие по Excel

Это руководство разработано, чтобы помочь новичкам и освежить опытных пользователей Excel в некоторых навыках, которые потребуются на курсах массовой оценки IAAO. К этому руководству прилагается рабочий лист Excel, содержащий образцы данных для вашего использования. Пожалуйста, сохраните этот файл в другом месте на вашем компьютере под другим именем. Это позволит избежать повреждения исходного файла.

Откройте таблицу Excel здесь.

Когда вы запускаете Excel, вы сталкиваетесь с большой пустой сеткой. Вверху есть буквы, а слева — цифры. Внизу есть вкладки с именами Sheet1, Sheet2 и Sheet 3.

Если вы новичок в Excel, вы можете задаться вопросом, что делать дальше.

Мы начнем с того, что поможем вам освоиться с некоторыми основами Excel, которые помогут вам при вводе данных в Excel.

Полоса в верхней части окна Excel 2007 — это лента . Лента состоит из различных вкладок . Каждая вкладка связана с определенными видами работы, которую люди выполняют в Excel. Вы щелкаете вкладки в верхней части ленты, чтобы увидеть различные команды на каждой вкладке. Вкладка Home , первая вкладка слева, содержит повседневные команды, которые люди используют чаще всего.

Команды организованы в небольшие связанные группы .Например, команды для редактирования ячеек сгруппированы вместе в группе Редактирование , а команды для работы с ячейками находятся в группе Ячейки .

В верхнем левом углу книги находится кнопка Office . Он работает почти так же, как меню «Файл» в старых версиях Excel. Вы можете получить доступ к основным функциям, которые доступны в большинстве программ, таким как открытие, сохранение и закрытие файлов.

Наиболее часто используемые функции можно разместить в верхней части книги в области, называемой Панель быстрого доступа .

Строка заголовка находится в центре верхней части книги и отображает либо имя по умолчанию, такое как Рабочая книга 1, либо имя, под которым книга была сохранена в последний раз. Это очень полезно, когда у вас открыто несколько книг.

Обратите внимание, что выделена одна ячейка в верхнем левом углу листа. Это называется активной ячейкой . Это ячейка, которая может получать ввод. Вы, как пользователь, выбираете, в какой ячейке это будет.

Вкладки листа изначально называются Лист 1, Лист 2 и Лист 3. Рекомендуется переименовать вкладки листа, чтобы упростить идентификацию информации на каждом листе.Это можно сделать, щелкнув их правой кнопкой мыши и выбрав опцию переименовать во всплывающем меню. Дополнительные листы можно добавить в книгу, щелкнув крайнюю правую вкладку без названия. И вы можете использовать сочетания клавиш для перемещения между листами.

Строка состояния в нижнем левом углу отслеживает действия пользователя. Например, статус рабочего листа на нашем слайде показывает, что он готов к приему данных.Когда пользователь начнет вводить данные, статус изменится на Enter.

Прокрутка вкладок Кнопки — это еще одно средство перемещения между листами книги, кроме выбора вкладки. Ценность этой функции станет более очевидной при использовании нескольких рабочих листов.

По мере того, как на листе вводится больше данных, пользователь обнаружит, что горизонтальная полоса прокрутки полезна для перемещения по листу и поиска определенной ячейки.

Zoom Control — еще одно средство определения местоположения и концентрации внимания на определенной части активного рабочего листа.

Наконец, вертикальная полоса прокрутки предоставляет еще одно средство перемещения по активному рабочему листу.

Рабочие листы разделены на столбцы, строки и ячейки.Это сетка, которую вы видите, когда открываете книгу.

Столбцы идут сверху вниз по рабочему листу по вертикали. Строки идут слева направо на листе по горизонтали. Ячейка — это пространство, в котором встречаются один столбец и одна строка.

Каждый столбец имеет алфавитный заголовок вверху. Первые 26 столбцов содержат буквы от A до Z. Каждый рабочий лист содержит всего 16 384 столбца, поэтому после Z буквы снова начинаются парами, от AA до AZ.

После AZ пары букв начинаются снова со столбцов от BA до BZ и так далее, пока все 16 384 столбца не будут иметь алфавитные заголовки.

У каждой строки также есть заголовок. Заголовки строк представляют собой числа от 1 до 1 048 576.

Алфавитные заголовки столбцов и числовые заголовки строк сообщают вам, где вы находитесь на листе, когда вы щелкаете ячейку. Заголовки объединяются, образуя адрес ячейки, также называемый ссылкой на ячейку .

Ячейки — это то место, где вы переходите к делу и вводите данные в рабочий лист.

Когда вы открываете новую книгу, первая ячейка, которую вы видите в верхнем левом углу рабочего листа, обводится черным контуром, указывая на то, что любые введенные вами данные попадут туда.

Вы можете вводить данные в любом месте, щелкнув любую ячейку на листе, чтобы выбрать ячейку. Но первая ячейка (или соседняя) в большинстве случаев — неплохое место для начала ввода данных.

Когда вы выбираете любую ячейку, она становится активной ячейкой . Когда ячейка активна, она выделяется черным контуром, а заголовки столбца и строки, в которой расположена ячейка, выделяются.

Например, если вы выбираете ячейку в столбце C в строке 5, заголовки в столбце C и строке 5 выделяются, а ячейка выделяется контуром. Эта ячейка называется ячейкой C5, которая является ссылкой на ячейку.

Обведенная ячейка, а также выделенные заголовки столбцов и строк упрощают понимание того, что ячейка C5 является активной ячейкой. Кроме того, ссылка на активную ячейку отображается в поле Имя в верхнем левом углу рабочего листа.Посмотрев в поле «Имя», вы увидите ссылку на активную ячейку.

Все эти индикаторы не слишком важны, когда вы находитесь в самом верху рабочего листа в самых первых нескольких ячейках. Но когда вы работаете дальше и дальше вниз или по листу, они действительно могут вам помочь. Имейте в виду, что на каждом листе есть 17 179 869 184 ячейки. Вы можете заблудиться, не указав ссылку на ячейку, где вы находитесь.

Например, важно знать ссылку на ячейку, если вам нужно сообщить кому-то, где находятся определенные данные или которые необходимо ввести в рабочий лист.

В ячейки рабочего листа можно вводить три основных типа данных: числа, текст и даты.

На курсах массовой оценки вы будете использовать предоставленные вам данные о недвижимости. Однако для вас важно знать, как вводить данные на лист и манипулировать ими. Рабочий лист, использованный для создания этого руководства, представляет фактические данные о продажах.

Когда вы вводите или импортируете данные в рабочий лист, рекомендуется вводить заголовки в верхней части каждого столбца, чтобы любой, кто поделился вашим листом, мог понять, что означают данные (и чтобы вы могли понять это сами, когда придете обратно к нему).

На рисунке на следующей странице заголовки столбцов — это имена полей данных из системы CAMA. Каждая строка представляет собой отдельную запись об участке.

Есть несколько способов перемещения по листу. По мере ввода заголовков вверху нажимайте клавишу TAB , чтобы переходить от одного столбца к другому или от одного поля к другому.

Находясь в поле, вы можете ввести информацию для нескольких записей, нажимая клавишу ENTER после каждого ввода.

Можно использовать клавиши со стрелками, но они не так просты в использовании, как клавиши TAB и ENTER.

Важно понимать, как Excel обрабатывает определенные данные. Например, текстовые поля будут принимать данные точно в том виде, в котором они были введены, тогда как числовые поля будут отбрасывать ведущие нули и лишние десятичные разряды. Столбец B на приведенном выше листе представляет собой текстовое поле, в которое пользователь ввел числа с ведущими нулями. Нули сохраняются.Если бы столбец B был числовым полем, нули были бы отброшены. Обратите внимание на маленькие треугольники в ячейках в столбце B. Когда пользователь щелкает любую из ячеек в этом столбце, слева от ячейки появляется символ.

Щелчок по этому символу вызывает всплывающее меню возможностей. В этом случае ячейка содержит число, сохраненное в виде текста. Идентификатор района — «001». Он вводится как текст, чтобы сохранить ведущие нули. В противном случае в ячейке было бы всего 1.

В Excel то, что вы видите, не всегда то, что вы получаете.Ячейка F2, по-видимому, содержит данные 0,19. Однако данные были отформатированы именно так. На самом деле ячейка содержит 0,1943, округленное до 0,19 только для отображения. Excel будет использовать в расчетах базовые данные 0,1943, что может привести к неожиданным результатам (24 920 / 0,1943 = 128 255 вместо 24 920 / 0,19 = 131 158).

Для ввода даты необходимо использовать косую черту или дефис для разделения частей: 16.07.2009 или 16 июля 2009 г.Excel распознает это как дату.

Если вам нужно ввести время, введите цифры, пробел, а затем «a» или «p» — например, 9:00 p. Если вы введете только число, Excel распознает время и введет его как AM.

Совет Чтобы ввести сегодняшнюю дату, одновременно нажмите CTRL и точку с запятой (;). Чтобы ввести текущее время, нажмите CTRL, SHIFT и точку с запятой одновременно.

На этом слайде показано еще одно различие между отображаемыми и базовыми данными.Цена продажи на E2 отображается как 103000 долларов, а базовые данные — 103000.

Другие номера и способы их ввода

Для ввода дробей оставьте пробел между целым числом и дробью. Например, 1 1/8.
Чтобы ввести только дробь, сначала введите ноль. Например, 0 1/4. Если ввести 1/4 без нуля, Excel интерпретирует число как дату 4 января.
Если вы наберете (100), чтобы указать в скобках отрицательное число, Excel отобразит это число как -100.

Вот два средства экономии времени, которые вы можете использовать для ввода данных в Excel:

Автозаполнение Введите месяцы года, дни недели, кратные 2 или 3, или другие данные в серии. Вы вводите одну или несколько записей, а затем расширяете серию, перетаскивая их. Обратите внимание, что следующий элемент в серии появляется рядом с правым нижним углом перетаскиваемого раздела. Как только перетаскивание прекращается, ячейки заполняются следующими элементами в серии.

Автозаполнение Если первые несколько букв, которые вы вводите в ячейку, совпадают с записью, которую вы уже сделали в этом столбце, Excel заполнит оставшиеся символы за вас. Просто нажмите ENTER, когда увидите, что они добавлены. Это работает для текста или для текста с числами. Это не работает только для чисел, дат или времени.

Все иногда делают ошибки, а иногда данные, которые вы ввели правильно, нужно изменить позже.

Иногда нужно изменить весь рабочий лист. Предположим, вам нужно добавить еще один столбец данных прямо в середину вашего рабочего листа.

Допустим, вы хотели ввести 125 000 в ячейку E4, но по ошибке ввели 123 500. Теперь вы заметили ошибку и хотите ее исправить. Это можно сделать двумя способами:

Дважды щелкните ячейку. Затем отредактируйте его.
Щелкните ячейку, а затем щелкните строку формул.

В чем разница? Ваше удобство. Возможно, вам будет проще работать со строкой формул или с самой ячейкой. Если вы редактируете данные во многих ячейках, вы можете удерживать указатель на строке формул при переходе от ячейки к ячейке с помощью клавиатуры.

После того, как вы выберете ячейку, на листе в нижнем левом углу в строке состояния появится надпись Edit .

Пока рабочий лист находится в режиме редактирования, многие команды временно недоступны (эти команды на ленте серые).

Что ты умеешь? Что ж, вы можете удалить буквы или цифры, нажав BACKSPACE или выделив (выбрав) их, а затем нажав DELETE.

Вы можете редактировать буквы или цифры, выделяя (выбирая) их, а затем вводя что-то другое.

Вы можете вставить новые буквы или цифры в данные ячейки, поместив курсор в точку вставки и введя текст.

Что бы вы ни делали, когда закончите, не забудьте нажать ENTER или TAB, чтобы ваши изменения остались в ячейке.

Сюрприз! Кто-то другой использовал ваш рабочий лист, заполнил некоторые данные и выделил число в ячейке E4 жирным, красным шрифтом и 133 000 долларов.

Но вы знаете, что фактическая цена продажи составляла 123 500 долларов. Вы удаляете исходную цифру и вводите новый номер.

Но новый номер по-прежнему выделяется красным жирным шрифтом. Что здесь дает?

Что происходит, так это то, что форматируется ячейка, а не данные в ячейке.Поэтому, когда вы удаляете данные со специальным форматированием, вам также необходимо удалить форматирование из ячейки. Пока вы этого не сделаете, любые данные, которые вы вводите в эту ячейку, будут иметь особое форматирование.

Чтобы удалить форматирование, щелкните ячейку, а затем на вкладке Домашняя страница в группе Редактирование щелкните стрелку на Очистить . Затем нажмите Очистить форматы , что удалит формат из ячейки. Или вы можете нажать Очистить все , чтобы одновременно удалить данные и форматирование.

Тот же процесс можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке. Выбор параметра «Формат ячеек» в раскрывающемся меню приведет к отображению диалогового окна. В этом поле есть несколько вариантов форматирования ячейки и ее содержимого.

После того, как вы ввели данные, вы можете обнаружить, что вам понадобится еще один столбец для хранения дополнительной информации.Например, вы можете рассчитать отношение общей стоимости к продажной цене и отобразить результаты в столбце рядом со значением общей стоимости.

Или, может быть, вам нужна еще одна строка или строки. Вы можете обнаружить еще один товарный пакет, который хотите включить в свой анализ. Это здорово, но нужно ли начинать заново? Конечно нет.

Чтобы вставить один столбец, щелкните любую ячейку в столбце сразу до справа того места, где вы хотите разместить новый столбец.Поэтому, если вам нужен столбец «Соотношение» между столбцами I и J, вы должны щелкнуть ячейку в столбце J справа от нового местоположения. Затем на вкладке Home в группе Cells щелкните стрелку на Insert . В раскрывающемся меню выберите Вставить столбцы листа . Будет вставлен новый пустой столбец.

Чтобы вставить одну строку, щелкните любую ячейку в строке сразу под , куда вы хотите поместить новую строку. Например, чтобы вставить новую строку между строкой 4 и строкой 5, щелкните ячейку в строке 5.Затем в группе Ячейки щелкните стрелку на Вставить . В раскрывающемся меню выберите Вставить строки листа . Будет вставлена новая пустая строка.

Excel создает новый столбец или строку в соответствии с требуемым заголовком и изменяет заголовки последующих столбцов и строк.

1.2 Ввод, редактирование и управление данными — начало Excel, первое издание

Цели обучения

Узнайте, как вводить данные в рабочий лист.
Узнайте, как редактировать данные на листе.
Изучите, как используется автозаполнение при вводе данных.
Узнайте, как удалять данные с листа и использовать команду «Отменить».
Узнайте, как настроить ширину столбцов и высоту строк на листе.
Узнайте, как скрыть столбцы и строки на листе.
Узнайте, как вставлять столбцы и строки в рабочий лист.
Узнайте, как удалять столбцы и строки с листа.
Узнайте, как перемещать данные в разные места на листе.

В этом разделе мы начнем разработку рабочей книги, показанной на Рисунок 1.1 . Навыки, описанные в этом разделе, обычно используются на ранних этапах разработки одного или нескольких рабочих листов в книге.

Вы начнете создавать книгу, показанную на рис. 1.1 , вручную вводя данные в рабочий лист. Следующие шаги объясняют, как заголовки столбцов в строке 2 вводятся на листе:

Щелкните ячейку A2 на листе.
Введите слово Месяц .
Нажмите кнопку СТРЕЛКА ВПРАВО. Это введет слово в ячейку A2 и активирует следующую ячейку справа.
Введите Штучные продажи и нажмите клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО.
Повторите шаг 4 для слов Средняя цена , а затем еще раз для долларов продаж .

Рисунок 1.15 показывает, как ваш рабочий лист должен выглядеть после того, как вы ввели заголовки столбцов в строку 2.Обратите внимание, что слово Цена в ячейке C2 не отображается. Это связано с тем, что столбец слишком узкий, чтобы вместить введенную вами запись. В следующем разделе мы рассмотрим методы форматирования, чтобы исправить эту проблему.

Рисунок 1.15 Ввод заголовков столбцов в рабочий лист

Проверка целостности

Заголовки столбцов

Очень важно включить заголовки столбцов, которые точно описывают данные в каждом столбце рабочего листа. В профессиональной среде вы, вероятно, будете делиться книгами Excel с коллегами.Хорошие заголовки столбцов уменьшают вероятность того, что кто-то неверно истолкует данные, содержащиеся в таблице, что может привести к дорогостоящим ошибкам в зависимости от вашей карьеры.

Щелкните местоположение ячейки B3.
Введите число 2670 и нажмите клавишу ENTER. После того, как вы нажмете клавишу ENTER, ячейка B4 будет активирована. Использование клавиши ENTER — эффективный способ ввода данных вертикально вниз по столбцу.
Введите следующие числа в ячейки с B4 по B14: 2160 , 515, 590, 1030, 2875, 2700, 900, 775, 1180, 1800 и 3560 .
Щелкните местоположение ячейки C3.
Введите число 9,99 и нажмите клавишу ENTER.
Введите следующие числа в ячейки с C4 по C14: 12,49, 14,99, 17,49, 14,99, 12,49, 9,99, 19,99, 19,99, 19,99, 17,49 и 14,99 .
Активировать ячейку D3.
Введите число 26685 и нажмите клавишу ENTER.
Введите следующие числа в ячейки с D4 по D14: 26937, 7701, 10269, 15405, 35916, 26937, 17958, 15708, 23562, 31416 и 53370 .
Когда закончите, убедитесь, что введенные вами данные соответствуют Рисунок 1.16 .

Почему?

Избегайте форматирования символов при вводе чисел

При вводе чисел на лист Excel лучше избегать добавления каких-либо символов форматирования, таких как знаки доллара и запятые. Хотя Excel позволяет добавлять эти символы при вводе чисел, это замедляет процесс ввода данных. Более эффективно использовать функции форматирования Excel, чтобы добавлять эти символы к числам после того, как вы введете их на лист.

Проверка целостности

Ввод данных

Очень важно тщательно вычитывать свой рабочий лист, особенно когда вы ввели числа. Перенос чисел при ручном вводе данных в рабочий лист — распространенная ошибка. Например, число 563 можно заменить на 536. Такие ошибки могут серьезно нарушить целостность вашей книги.

Проверка целостности

Рисунок 1.16 показывает, как ваш рабочий лист должен выглядеть после ввода данных.Внимательно проверьте свои числа, чтобы убедиться, что они точно введены в рабочий лист.

Рисунок 1.16 Завершенный ввод данных для столбцов B, C и D

Данные, введенные в ячейку, можно изменить, дважды щелкнув местоположение ячейки или используя панель формул. Возможно, вы заметили, что, когда вы вводили данные в ячейку, введенные вами данные появлялись на панели формул. Панель формул можно использовать для ввода данных в ячейки, а также для редактирования данных, которые уже существуют в ячейке.Следующие шаги представляют собой пример ввода и последующего редактирования данных, которые были введены в ячейку:

Щелкните ячейку A15 на листе Sheet1.
Введите сокращение Tot и нажмите клавишу ENTER.
Щелкните ячейку A15.
Переместите указатель мыши на панель формул. Вы увидите, как указатель превратится в курсор. Переместите курсор в конец аббревиатуры Tot и щелкните левой кнопкой мыши.
Введите буквы и , чтобы завершить слово «Итого».
Щелкните галочку слева от строки формул (см. Рисунок 1.17 ). Это внесет изменение в ячейку.
Рисунок 1.17 Использование панели формул для редактирования и ввода данных
Дважды щелкните ячейку A15.
Добавьте пробел после слова Total и введите слово Sales .
Нажмите клавишу ENTER.

Сочетания клавиш

Редактирование данных в ячейке

Активируйте ячейку, которую нужно отредактировать, и нажмите клавишу F2 на клавиатуре.

Функция автозаполнения — ценный инструмент при ручном вводе данных в рабочий лист. Эта функция имеет множество применений, но она наиболее полезна, когда вы вводите данные в определенной последовательности, например числа 2, 4, 6, 8 и т. Д., Или нечисловые данные, такие как дни недели или месяцы год. Следующие шаги демонстрируют, как можно использовать автозаполнение для ввода месяцев года в столбец A:

Щелкните ячейку A3 на листе Sheet1.
Введите слово января и нажмите клавишу ENTER.
Снова активируйте ячейку A3.
Переместите указатель мыши в правый нижний угол ячейки A3. В этом углу клетки вы увидите небольшой квадрат; это называется маркером заливки (см. , рис. 1.18, ). Когда указатель мыши приближается к маркеру заливки, белый блок плюс знак превратится в черный знак плюса.

Рисунок 1.18 Ручка заполнения

Щелкните левой кнопкой мыши и перетащите маркер заливки в ячейку A14. Обратите внимание, что поле подсказки Auto Fill указывает, какой месяц будет помещен в каждую ячейку (см. , рисунок 1.19 ). Отпустите левую кнопку мыши, когда в поле с подсказками появится надпись «Декабрь».

Рисунок 1.19 Использование автозаполнения для ввода месяцев года

Как только вы отпустите левую кнопку мыши, все двенадцать месяцев года должны появиться в диапазоне ячеек A3: A14, как показано на Рисунок 1.20 . Вы также увидите кнопку «Параметры автозаполнения». Нажав эту кнопку, вы получите несколько вариантов вставки данных в группу ячеек.

Рисунок 1.20 Кнопка опций автозаполнения

Нажмите кнопку «Параметры автозаполнения».
Щелкните опцию Копировать ячейки. Это изменит месяцы в диапазоне от A4: A14 до января.
Еще раз нажмите кнопку «Параметры автозаполнения».
Щелкните параметр «Заполнить месяцы», чтобы вернуть месяцы года в диапазон ячеек A4: A14. Опция Fill Series даст тот же результат.

Существует несколько методов удаления данных с рабочего листа, некоторые из которых показаны здесь. В каждом методе вы используете команду «Отменить». Это полезная команда на случай, если вы по ошибке удалите данные со своего рабочего листа.Следующие шаги демонстрируют, как удалить данные из ячейки или диапазона ячеек:

Щелкните ячейку C2, наведя указатель мыши на ячейку и щелкнув левой кнопкой мыши.
Нажмите клавишу DELETE на клавиатуре. Это удаляет содержимое ячейки.
Выделите диапазон C3: C14, наведя указатель мыши на ячейку C3. Затем щелкните левой кнопкой мыши и перетащите указатель мыши вниз к ячейке C14.
Наведите указатель мыши на маркер заливки.Вы увидите, как белый блок плюс знак сменится на черный знак плюса.
Щелкните и перетащите указатель мыши до ячейки C3 (см. Рисунок 1.21 ). Отпустите кнопку мыши. Содержимое в диапазоне C3: C14 будет удалено.

Рисунок 1.21 Использование автозаполнения для удаления содержимого ячейки

Нажмите кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа (см. Рисунок 1.2 ). Это должно заменить данные в диапазоне C3: C14.
Нажмите кнопку «Отменить» еще раз. Это должно заменить данные в ячейке C2.

Сочетания клавиш

Команда отмены

Удерживая нажатой клавишу CTRL, нажмите букву Z на клавиатуре.
Выделите диапазон C2: C14, наведя указатель мыши на ячейку C2. Затем щелкните левой кнопкой мыши и перетащите указатель мыши вниз к ячейке C14.
Нажмите кнопку «Очистить» на вкладке «Главная» ленты, которая находится рядом с группой команд «Ячейки» (см. , рис. 1.22, ). Откроется раскрывающееся меню, содержащее несколько параметров для удаления или очистки данных из ячейки.Обратите внимание, что у вас также есть параметры для очистки только форматов в ячейке или гиперссылок в ячейке.
Выберите параметр «Очистить все». Это удаляет данные в диапазоне ячеек.
Нажмите кнопку «Отменить». Это заменяет данные в диапазоне C2: C14.

Рисунок 1.22 Раскрывающееся меню очистки команд

Есть несколько записей на листе, которые кажутся обрезанными. Например, последнюю букву слова «сентябрь» нельзя увидеть в ячейке A11. Это потому, что столбец слишком узкий для этого слова.Столбцы и строки на листе Excel можно настроить в соответствии с данными, вводимыми в ячейку. Следующие шаги объясняют, как настроить ширину столбцов и высоту строк на листе:

Поместите указатель мыши между столбцом A и столбцом B на листе Sheet1, как показано на Рисунок 1.23 . Вы увидите, как белый блок плюс знак превращается в двойные стрелки.
Щелкните и перетащите столбец вправо, чтобы можно было увидеть все слово сентябрь в ячейке A11.При перетаскивании столбца вы увидите поле подсказки ширины столбца. В этом поле отображается количество символов, которые уместятся в столбце с использованием 11-точечного шрифта Calibri, который является настройкой по умолчанию для шрифта / размера.
Отпустите левую кнопку мыши.

Рисунок 1.23 Регулировка ширины столбца

Вы можете обнаружить, что использование метода «щелкни и перетащи» неэффективно, если вам нужно установить определенную ширину символа для одного или нескольких столбцов. Шаги с 1 по 6 иллюстрируют второй метод настройки ширины столбцов при использовании определенного количества символов:

Щелкните любую ячейку в столбце A, наведя указатель мыши на ячейку и щелкнув левой кнопкой мыши.Вы можете выделить ячейки в нескольких столбцах, если вы устанавливаете одинаковую ширину символа для нескольких столбцов.
На вкладке «Главная» ленты щелкните левой кнопкой мыши кнопку «Формат» в группе «Ячейки».
В раскрывающемся меню выберите параметр «Ширина столбца». Откроется диалоговое окно «Ширина столбца».
Введите число 13 и нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Ширина столбца. Это установит для столбца A эту ширину символа (см. , рисунок 1.24 ).
Еще раз переместите указатель мыши между столбцом A и столбцом B, чтобы отобразился указатель с двойной стрелкой, а затем дважды щелкните, чтобы активировать функцию автоподбора. Эта функция регулирует ширину столбца на основе самой длинной записи в столбце.
Используйте диалоговое окно «Ширина столбца» (шаг 6 выше), чтобы установить ширину на 13.

Рисунок 1.24 Диалоговое окно ширины столбца

Сочетания клавиш

Ширина колонны

Нажмите клавишу ALT на клавиатуре, затем по очереди нажимайте буквы H, O и W.

Шаги с 1 по 4 демонстрируют, как настроить высоту строки, что аналогично настройке ширины столбца:

Щелкните ячейку A15, наведя указатель мыши на ячейку и щелкнув левой кнопкой мыши.
На вкладке «Главная» ленты щелкните левой кнопкой мыши кнопку «Формат» в группе «Ячейки».
В раскрывающемся меню выберите параметр «Высота строки». Откроется диалоговое окно «Высота строки».
Введите число 24 и нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Высота строки.Это установит высоту строки 15 в 24 точки. Пункт эквивалентен приблизительно 1/72 дюйма. Эта корректировка высоты строки была сделана, чтобы создать пространство между итогами для этого рабочего листа и остальными данными.

Сочетания клавиш

Высота ряда

Нажмите клавишу ALT на клавиатуре, затем нажимайте буквы H, O и H по очереди.

Рисунок 1.25 показывает внешний вид рабочего листа после настройки столбца A и строки 15.

Рисунок 1.25. Данные о продажах GMW с скорректированными столбцами A и 15.

Обновление навыков

Регулировка столбцов и рядов

Активируйте хотя бы одну ячейку в настраиваемой строке или столбце.
Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
Нажмите кнопку «Форматировать» в группе «Ячейки».
В раскрывающемся меню выберите «Высота строки» или «Ширина столбца».
Введите высоту строки в точках или ширину столбца в символах в диалоговом окне.
Щелкните кнопку ОК.

Помимо настройки столбцов и строк на листе, вы также можете скрыть столбцы и строки. Это полезный метод улучшения внешнего вида рабочего листа, содержащего данные, которые не нужно отображать. Эти функции будут продемонстрированы с помощью книги данных о продажах GMW. Однако для этого рабочего листа нет необходимости иметь скрытые столбцы или строки. Здесь эти навыки будут использоваться только в демонстрационных целях.

Щелкните ячейку C1 на листе Sheet1, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
Нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты.
Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать» в раскрывающемся меню. Это откроет подменю опций.
Щелкните опцию Hide Columns в подменю опций (см. Рисунок 1.26 ). Это скроет столбец C.

Фигура 1.26 Скрыть и показать подменю

Сочетания клавиш

Скрытие столбцов

Удерживая нажатой клавишу CTRL, нажмите цифру 0 на клавиатуре.

Рисунок 1.27 показывает книгу со столбцом C, скрытым на листе Sheet1. Вы можете сказать, что столбец скрыт, по отсутствующей букве C.

Рисунок 1.27 Скрытый столбец

Чтобы показать столбец, выполните следующие действия:

Выделите диапазон B1: D1, активировав ячейку B1, щелкнув и перетащив в ячейку D1.
Нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты.
Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать» в раскрывающемся меню.
Выберите параметр «Показать столбцы» в подменю параметров. Столбец C теперь будет виден на листе.

Сочетания клавиш

Показать столбцы

Выделите ячейки по обе стороны от скрытых столбцов, затем удерживайте клавиши CTRL и SHIFT, одновременно нажимая клавишу закрывающих скобок ()) на клавиатуре.

Следующие шаги демонстрируют, как скрыть строки, что аналогично скрытию столбцов:

Щелкните ячейку A3 на листе Sheet1, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
Нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты.
Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать» в раскрывающемся меню. Это откроет подменю опций.
Щелкните параметр «Скрыть строки» в подменю параметров.Это скроет строку 3.

Сочетания клавиш

Скрытие строк

Удерживая нажатой клавишу CTRL, нажмите клавишу с цифрой 9 на клавиатуре.

Чтобы показать строку, выполните следующие действия:

Выделите диапазон A2: A4, активировав ячейку A2, щелкнув и перетащив в ячейку A4.
Нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты.
Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать» в раскрывающемся меню.
Щелкните параметр «Показать строки» в подменю параметров. Строка 3 теперь будет видна на листе.

Сочетания клавиш

Показать строки

Выделите ячейки над и под скрытой строкой (строками), затем, удерживая нажатой клавишу CTRL и клавишу SHIFT, нажмите клавишу открытой круглой скобки (() на клавиатуре.

Проверка целостности

Скрытые строки и столбцы

В большинстве профессий профессионалы обычно используют книги Excel, разработанные коллегой.Прежде чем использовать книгу, разработанную кем-то другим, всегда проверяйте наличие скрытых строк и столбцов. Вы можете быстро увидеть, скрыта ли строка или столбец, если номер строки или буква столбца отсутствует.

Обновление навыков

Скрытие столбцов и строк

Активируйте хотя бы одну ячейку в строке (ах) или столбце (ах), которые вы скрываете.
Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
Нажмите кнопку «Форматировать» в группе «Ячейки».
Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать».
Выберите параметр «Скрыть строки» или «Скрыть столбцы».

Обновление навыков

Отображение столбцов и строк

Выделите ячейки выше и ниже скрытых строк или слева и справа от скрытых столбцов.
Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
Нажмите кнопку «Форматировать» в группе «Ячейки».
Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать».
Выберите параметр «Показать строки» или «Показать столбцы».

Использование книг Excel, созданных другими пользователями, — очень эффективный способ работы, поскольку он устраняет необходимость создавать рабочие листы данных с нуля. Однако вы можете обнаружить, что для достижения своих целей вам необходимо добавить дополнительные столбцы или строки данных. В этом случае вы можете вставить в рабочий лист пустые столбцы или строки. Следующие шаги демонстрируют, как это сделать:

Щелкните ячейку C1 на листе Sheet1, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
Щелкните стрелку вниз на кнопке «Вставить» на вкладке «Главная» ленты (см. Рисунок 1.28 ).
Рисунок 1.28 Кнопка вставки (стрелка вниз)
В раскрывающемся меню выберите пункт «Вставить столбцы листа» (см. Рисунок 1.29 ). Слева от столбца C будет вставлен пустой столбец. Содержимое, которое ранее было в столбце C, теперь отображается в столбце D. Обратите внимание, что столбцы всегда вставляются слева от активированной ячейки.
Рисунок 1.29 Вставить раскрывающееся меню

Сочетания клавиш

Вставка столбцов
- Нажмите клавишу ALT, а затем по очереди буквы H, I и C. Слева от активированной ячейки будет вставлен столбец.
Щелкните ячейку A3 на листе Sheet1 , наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
Щелкните стрелку вниз на кнопке Вставить на вкладке Главная ленты (см. Рисунок 1.28 ).
В раскрывающемся меню выберите пункт «Вставить строки листа» (см. Рисунок 1.29 ). Пустая строка будет вставлена над строкой 3. Содержимое, которое ранее было в строке 3, теперь отображается в строке 4. Обратите внимание, что строки всегда вставляются над активированной ячейкой.

Сочетания клавиш

Вставка строк

Нажмите клавишу ALT, а затем по очереди буквы H, I и R. Строка будет вставлена над активированной ячейкой.

Обновление навыков

Вставка столбцов и строк

Активируйте ячейку справа от нужного пустого столбца или под нужной пустой строкой.
Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
Щелкните стрелку вниз на кнопке «Вставить» в группе «Ячейки».
Выберите параметр «Вставить столбцы листа» или «Вставить строки листа».

После ввода данных в рабочий лист у вас есть возможность переместить их в другое место.Следующие шаги демонстрируют, как переместить данные в разные места на листе:

Выделите диапазон D2: D15, активировав ячейку D2, щелкнув и перетащив вниз до ячейки D15.
Подведите указатель мыши к левому краю ячейки D2. Вы увидите, как белый блок со знаком плюс изменится на крестообразные стрелки (см. Рисунок 1.30 ). Это означает, что вы можете щелкнуть левой кнопкой мыши и перетащить данные в новое место.
Рисунок 1.30 Перемещение данных
Щелкните левой кнопкой мыши и перетащите указатель мыши в ячейку C2.
Отпустите левую кнопку мыши. Теперь данные отображаются в столбце C.
Нажмите кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа. Это перемещает данные обратно в столбец D.

Проверка целостности

Перемещение данных

Перед перемещением данных на листе убедитесь, что вы определили все компоненты, принадлежащие перемещаемой серии. Например, если вы перемещаете столбец данных, убедитесь, что заголовок столбца включен. Кроме того, перед перемещением столбца убедитесь, что все значения выделены.

Может потребоваться удалить целые столбцы или строки данных с листа. Такая необходимость может возникнуть, если вам нужно удалить пустые столбцы или строки с рабочего листа или столбцы и строки, содержащие данные. Методы удаления содержимого ячеек были рассмотрены ранее и могут использоваться для удаления ненужных данных. Однако, если вам не нужна пустая строка или столбец в книге, вы можете удалить их, выполнив следующие действия:

Щелкните ячейку A3, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
Щелкните стрелку вниз на кнопке «Удалить» в группе «Ячейки» на вкладке «Главная» ленты.
В раскрывающемся меню выберите пункт «Удалить строки листа» (см. Рисунок 1.31 ). Это удаляет строку 3 и перемещает все данные (ниже строки 2) на листе на одну строку вверх.
Сочетания клавиш

Удаление строк
- Нажмите клавишу ALT, а затем по очереди буквы H, D и R. Строка с активированной ячейкой будет удалена.
Рисунок 1.31 Выпадающее меню удаления
Щелкните ячейку C1, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
Щелкните стрелку вниз на кнопке «Удалить» в группе «Ячейки» на вкладке «Главная» ленты.
В раскрывающемся меню выберите пункт «Удалить столбцы листа» (см. Рисунок 1.31 ). Это удаляет столбец C и сдвигает все данные на листе (справа от столбца B) на один столбец влево.
Сохраните изменения в своей книге, нажав кнопку Сохранить на ленте «Главная»; или выбрав опцию Сохранить в меню Файл.

Сочетания клавиш

Удаление столбцов

Нажмите клавишу ALT, а затем по очереди буквы H, D и C. Столбец с активированной ячейкой будет удален.

Обновление навыков

Удаление столбцов и строк

Активируйте любую удаляемую ячейку в строке или столбце.
Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
Щелкните стрелку вниз на кнопке «Удалить» в группе «Ячейки».
Выберите параметр «Удалить столбцы листа» или «Удалить строки листа».

Основные выводы

Заголовки столбцов должны использоваться на листе и должны точно описывать данные, содержащиеся в каждом столбце.
Использование символов, таких как знаки доллара, при вводе чисел в рабочий лист может замедлить процесс ввода данных.
Рабочие листы должны быть тщательно вычитаны, если данные были введены вручную.
Команда «Отменить» — ценный инструмент для восстановления данных, удаленных с рабочего листа.
При использовании листа, который был разработан кем-то другим, внимательно ищите скрытые столбцы или строки.

Адаптировано Барбарой Лейв из серии статей «Как использовать Microsoft Excel: Карьера в практике», адаптировано The Saylor Foundation без указания авторства, по запросу первоначального создателя или лицензиата работы и под лицензией CC BY-NC-SA 3.0.

Методы ввода данных и упражнения в Excel

Ввод данных

Первый шаг в создании полезного рабочего листа — это ввод данных. Вводя данные, вы вводите информацию, которую Excel должен отображать, вычислять и хранить. Данные можно вводить в ячейку или в диапазон ячеек. Вы даже можете настроить последовательность данных и позволить Excel заполнить оставшуюся часть последовательности на основе ваших первых нескольких записей.

Ищете тренинг по Excel в Лос-Анджелесе?

Определение типов данных

Таблицы

Excel содержат четыре типа данных: текст, значения, даты и формулы.Примеры каждого из них приведены в Таблице 1-2.

Текст	Значение	Дата	Формула
Расходные материалы	852,34	03.12.02	= C3 + D3 + E3
12 Дюжина	42980.00254	3 янв.2001 г.	= 245 * C3

Таблица 1-2: Примеры типов данных

Текстовые данные являются буквенно-цифровыми и не могут использоваться в большинстве формул. Значения представлены только цифрами. Хотя дата может показаться текстовой, как только вы вводите то, что Excel распознает как дату, она форматируется и сохраняется с использованием десятичного формата даты. В результате даты могут использоваться в сложных функциях.

Формулы состоят из значений и операторов . Поскольку формулы содержат ссылки на ячейки и диапазоны листа, они зависят от других элементов листа. Например, если формула включает ссылку на ячейку C3, и вы измените значение, расположенное в C3, результат формулы изменится соответствующим образом.

Ввод текстовых данных в ячейку

Одна ячейка может содержать до 32 000 буквенно-цифровых символов.Если ячейка недостаточно широкая и если ячейка справа содержит данные, некоторые символы могут быть не видны. Excel не потерял эти данные; он просто не показывает этого.

Иногда может потребоваться ввести число в виде текста. Например, вы можете исключить число из суммированного столбца. Если вы введете апостроф (’) перед числом, например« 2013 », Excel примет его как текст и выровняет его по левому краю, как показано на рис. 1-9. Все остальные числа по умолчанию выровнены по правому краю.Апостроф не отображается в ячейке листа, но вы можете увидеть его на панели формул. Вам не нужно вводить апостроф, если фраза начинается с числа, если она включает текстовые символы, например, «Сводка за 1-й квартал».

Примечание. В этот момент Excel 2013 выдаст ошибку, обозначенную зеленой стрелкой в верхнем левом углу ячейки (эта ошибка указывает на несогласованность данных, т.е. число, отформатированное как текст). Желтый бриллиант с символом! посередине также появятся варианты исправления этой ошибки.

Когда вы вводите функциональные данные в свой рабочий лист (то есть расчет или его часть; например, знак равенства), на панели формул справа от поля «Имя» появляются три кнопки, как показано на рис. 1‑6. Используйте кнопку «Отмена», если вы решили не продолжать ввод данных в ячейку, и кнопку «Ввод», чтобы принять ввод. Кнопка «Изменить формулу» доступна только в том случае, если ячейка содержит формулу.

Метод

Для ввода текстовых данных в ячейку:

Выберите ячейку.
Введите информацию в ячейку.
Щелкните кнопку Enter.
или
Нажмите Enter, чтобы ввести данные и переместиться на одну ячейку вниз.
или
Выберите другую ячейку.

Для отмены данных до их ввода:

Щелкните кнопку Отмена.
или
Нажмите Esc

Упражнение

В следующем упражнении вы введете текстовые данные в ячейки.

Выберите ячейку A1.
Тип Брайанс Орчард.
Щелкните кнопку Enter. [Сад Брайана появляется в A1 и, кажется, перетекает в следующий столбец. A1 по-прежнему является активной ячейкой].
Выберите ячейку A2.
Сводка за 1 квартал.
Щелкните ячейку A3. [Сводка за 1-й квартал отображается в ячейке A2, а ячейка A3 является активной ячейкой].
Тип 2013.
Щелкните кнопку Отмена. [Запись отменена].
Тип ‘2013.
Нажмите Enter. [2013 отображается в ячейке A3 как текст, а A4 — активная ячейка].
Используя приведенный ниже лист, введите заголовки ячеек A5, B5, C5, D5 и E5.

Ввод значений

Значения вводятся в рабочий лист так же, как и текст.Однако важно отметить, что значения могут содержать только следующие символы:

 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 + - (), / $%. E e

Метод

Для ввода значений в ячейку:

Выберите ячейку.
Введите значение в ячейку.
Щелкните кнопку Enter.
или
Нажмите Enter, чтобы ввести значение и перейти на одну ячейку вниз.
или
Выберите другую ячейку.

Упражнение

В следующем упражнении вы введете значения в ячейки.

Выберите ячейку C6.
Тип 65. [Выбран диапазон от A1 до D5].
Щелкните кнопку Enter. [65 появляется в ячейке C6].
Выберите ячейку C7.
Тип 35.[35 появляется в ячейке C7].
Выберите ячейку C8.
Тип 20.
Нажмите Enter. [20 появляется в ячейке C8].
В ячейке D6 введите 0,59.
В ячейке D7 введите 1,12.
В ячейке D8 введите -0,25.

Ввод данных в диапазон

Выбор всего рабочего листа полезен, когда вы хотите внести изменения в глобальном масштабе.Например, вы можете изменить размер шрифта в каждой ячейке рабочего листа. Выбрав весь рабочий лист с помощью кнопки «Выбрать все», как показано на рис. 1-4, вы можете сделать это за один шаг.

Метод

В следующем упражнении вы введете данные в диапазон.

Выберите желаемый диапазон.
Введите информацию в первую ячейку.
Нажмите Enter, чтобы перейти к следующей ячейке.
Введите соответствующую информацию.
Повторяйте шаги 3 и 4, пока не введете всю информацию.

Упражнение

В следующем упражнении вы введете данные в диапазон.

Выберите диапазон B6: B10. [Диапазон выбран, и B6 является активной ячейкой.
Тип яблочного масла.
Нажмите Enter.[B7 — активная ячейка].
Тип Персиковое варенье.
Нажмите Enter. [B8 — активная ячейка].
Тип Бесплатный образец.
Нажмите Enter. [B9 — активная ячейка].
Тип Грушевое масло.
Нажмите Enter. [B10 — активная ячейка].
Тип «Арахис Роджера».
Нажмите Enter. [B6 — активная ячейка].
Выберите диапазон C9: D10. [Выбран диапазон C9: D10. Активная ячейка — C9].
В ячейке C9 введите 44 и нажмите Enter. [Ячейка C10 становится активной].
В ячейке C10 введите 114 и нажмите Enter. [Ячейка D9 становится активной].
В ячейке D9 введите 0,69 и нажмите Enter. [Ячейка D10 становится активной].
В ячейке D10 введите 8,99 и нажмите Enter.[Ячейка C9 снова становится активной].

Видео: Начало использования Excel — Excel

Лучший способ узнать об Excel 2013 — это начать его использовать. Создайте пустую книгу и изучите основы работы со столбцами, ячейками и данными.

Начать использовать Excel

Лучший способ узнать об Excel 2013 — это начать его использовать.
Вы можете открыть существующую книгу или начать с шаблона.Затем добавьте данные в ячейки, используйте ленту, используйте мини-панель инструментов.

Хотите больше?

Что нового в Excel 2013

Основные задачи в Excel

Лучший способ узнать об Excel 2013 — это начать его использовать.

Это то, что вы видите при первом запуске Excel.

Вы можете открыть существующую книгу здесь или начать с шаблона.

Так как это наш первый раз, давайте оставим его простым и выберем Пустая книга .

Область внизу — это место, где вы создаете свой рабочий лист.

И вы найдете все инструменты, необходимые для работы, здесь, наверху, в этой области, называемой лентой.

В этой области вы найдете поле имени и строку формул.

По мере продвижения вы увидите, что они делают.Теперь щелкните где-нибудь в рабочей области.

Эти маленькие прямоугольники, называемые ячейками, содержат один фрагмент информации: текст, число или формулу.

Допустим, мы хотим создать рабочий лист для отслеживания расходов по проекту расширения.

Введите первую статью бюджета и нажмите Enter.

На листе буквально миллионы ячеек, но каждую из них можно идентифицировать с помощью этой сеточной системы строк и столбцов.

Например, адрес этой ячейки — C6; столбец C, строка 6.

Поле имени показывает, какая ячейка выбрана. Позже вы поймете, почему адреса важны. Затем введите другие статьи бюджета.

Это разбивка работ, необходимых для проекта расширения.

Если текст не умещается в ячейках, подойдите сюда и удерживайте указатель мыши над границей столбца, пока не увидите двунаправленную стрелку.

Затем щелкните и перетащите границу, чтобы расширить столбец.

Теперь, чтобы сделать наш рабочий лист более интересным, давайте добавим приблизительные оценки для каждого рабочего элемента в следующий столбец.

Чтобы числа выглядели как суммы в долларах, мы добавим некоторое форматирование.

Сначала выберите числа, щелкнув первое число и перетащив мышь вниз по списку.

Серое выделение и зеленая рамка означают, что ячейки выделены.

Щелкните правой кнопкой мыши по выбранному элементу, и откроется контекстное меню вместе с этим окном, которое называется мини-панелью инструментов.

Мини-панель инструментов меняется в зависимости от того, что вы выбираете.

В данном случае он содержит команды для форматирования ячеек.

Щелкните значок $, чтобы отформатировать числа как суммы $.

Теперь он начинает больше походить на рабочий лист.

Чтобы сделать его официальным, давайте добавим здесь строку заголовка, чтобы любой, кто просматривает рабочий лист, знал, что означают данные в каждом столбце.

Теперь давайте сделаем что-нибудь с данными, чтобы упростить работу.

Выберите заголовок и данные. Щелкните верхний левый угол и перетащите мышь в нижний правый.

На этот раз вместо щелчка правой кнопкой мыши просто наведите указатель мыши на выделение, и появится кнопка.

Щелкните по нему, и откроется окно быстрого анализа.

Содержит набор инструментов, помогающих анализировать данные.

Щелкните ТАБЛИЦЫ , а затем щелкните Таблица . Данные преобразуются в таблицу.

Вам не обязательно этого делать, но работа с данными в виде таблицы имеет определенные преимущества.

Например, вы можете щелкнуть эти стрелки, чтобы быстро отсортировать или отфильтровать данные.

У вас также есть много команд и опций на выбор здесь, на ленте.

Например, мы можем добавить в таблицу строку итогов или удалить строк с чередованием .

Пока мы здесь, давайте внимательнее посмотрим на ленту.

Команды и параметры, с которыми вы можете работать, организованы на этих вкладках.

Большинство команд, которые вам понадобятся, находятся на вкладке HOME .

Например, здесь можно отформатировать текст и числа или изменить стиль ячейки .

Вкладка INSERT содержит команды для вставки таких вещей, как изображения и диаграммы.

Мы рассмотрим некоторые другие вкладки позже в этом курсе.

Вкладка TABLE TOOLS DESIGN называется контекстной вкладкой, потому что она появляется только тогда, когда вы работаете с таблицей.

Когда вы выбираете ячейку за пределами таблицы, вкладка исчезает.

Вы также увидите контекстные вкладки при работе с другими вставляемыми объектами, такими как Sparklines и Pivot Charts .

Наш рабочий лист сейчас довольно мал, но в Excel есть много возможностей для роста по мере расширения вашего проекта.

Однако, прежде чем мы продолжим работу, давайте сохраним книгу.

Excel 2013: основные сведения о ячейках

/ ru / excel2013 / save-and-sharing-workbooks / content /

Введение

Каждый раз, когда вы работаете с Excel, вы вводите информацию — или содержимое — в ячеек . Ячейки — это основные строительные блоки рабочего листа. Вам нужно будет изучить основы ячеек и содержимого ячеек для расчета, анализа и организации данных в Excel.

Необязательно: загрузите нашу рабочую тетрадь.

Что такое ячейки

Каждый рабочий лист состоит из тысяч прямоугольников, которые называются ячейками . Ячейка — это пересечение строки и столбца . Столбцы обозначаются буквами (A, B, C) , а строки обозначаются числами (1, 2, 3) .

Ячейка

Каждая ячейка имеет собственное имя — или адрес ячейки — в зависимости от ее столбца и строки.В этом примере выбранная ячейка пересекает столбец C и строку 5 , поэтому адрес ячейки — C5 . Адрес ячейки также появится в поле Имя . Обратите внимание, что столбца ячейки и заголовков строки выделяются , когда ячейка выбрана.

Ячейка C5

Вы также можете выбрать нескольких ячеек одновременно. Группа ячеек называется диапазоном ячеек . Вместо адреса одной ячейки вы будете ссылаться на диапазон ячеек, используя адреса ячеек первых и последних ячеек в диапазоне ячеек, разделенных двоеточием .Например, диапазон ячеек, включающий ячейки A1, A2, A3, A4 и A5, будет записан как A1: A5 .

На изображениях ниже выбраны два разных диапазона ячеек:

Диапазон ячеек A1: A8 Диапазон ячеек A1: A8
Диапазон ячеек A1: B8 Диапазон ячеек A1: B8

Если столбцы в вашей электронной таблице помечены цифрами вместо букв, вы необходимо изменить стиль ссылок по умолчанию для Excel. Просмотрите нашу дополнительную информацию о том, что такое справочные стили? чтобы узнать как.

Для выбора ячейки:

Чтобы ввести или отредактировать содержимое ячейки, вам сначала нужно выбрать ячейку.

Щелкните ячейку , чтобы выделить ее.
Вокруг выбранной ячейки появится граница , и будут выделены заголовки столбца и строки . Ячейка останется выбранной , пока вы не нажмете другую ячейку на листе. Выбор одной ячейки

Вы также можете выбрать ячейки с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре.

Чтобы выбрать диапазон ячеек:

Иногда может потребоваться выбрать большую группу ячеек или диапазон ячеек .

Щелкните, удерживайте и перетаскивайте мышь, пока все смежных ячеек , которые вы хотите выбрать, не будут выделены .
Отпустите кнопку мыши, чтобы выбрать желаемый диапазон ячеек. Ячейки будут оставаться выбранными , пока вы не нажмете другую ячейку на листе. Выбор диапазона ячеек

Содержимое ячейки

Любая информация, которую вы вводите в электронную таблицу, будет храниться в ячейке.Каждая ячейка может содержать различные типы содержимого , включая текст , форматирование , формулы и функции .

Текст
Ячейки могут содержать текста , например буквы, числа и даты. Текст ячейки
Атрибуты форматирования
Ячейки могут содержать атрибутов форматирования , которые изменяют способ отображения букв, цифр и дат отображается . Например, проценты могут отображаться как 0.15 или 15%. Вы даже можете изменить цвет фона ячейки . Форматирование ячейки
Формулы и функции
Ячейки могут содержать формул и функций , которые вычисляют значения ячеек. В нашем примере СУММ (B2: B8) складывает значение каждой ячейки в диапазоне ячеек B2: B8 и отображает итог в ячейке B9. Формулы ячейки

Для вставки содержимого:

Щелкните ячейку , чтобы выделить ее. Выбор ячейки A1
Введите содержимое в выбранную ячейку, затем нажмите Введите на клавиатуре.Содержимое будет отображаться в ячейке и формуле столбце . Вы также можете вводить и редактировать содержимое ячейки в строке формул. Вставка содержимого ячейки

Чтобы удалить содержимое ячейки:

Выберите ячейку с содержимым, которое вы хотите удалить. Выбор ячейки
Нажмите клавишу Delete или Backspace на клавиатуре. Содержимое ячейки будет удалено. Удаление содержимого ячейки

Вы можете использовать клавишу Удалить на клавиатуре, чтобы удалить содержимое из нескольких ячеек за один раз.Клавиша Backspace удаляет только одну ячейку за раз.

Для удаления ячеек:

Существует важное различие между при удалении содержимого ячейки и при удалении самой ячейки . Если удалить всю ячейку, ячейки под ней будут сдвинуть вверх на и заменить удаленные ячейки.

Выберите ячейки , которые вы хотите удалить. Выбор ячейки для удаления
Выберите команду Удалить на вкладке Home на ленте .При нажатии на команду «Удалить»
Ячейки ниже будут сдвинуты на вверх на . Ячейки сдвинуты, чтобы заменить удаленную ячейку

Чтобы скопировать и вставить содержимое ячейки:

Excel позволяет копировать содержимое , которое уже введено в вашу электронную таблицу, и вставлять этого содержимого в другие ячейки, что может сэкономить ваше время и усилия.

Выберите ячеек , которые вы хотите скопировать . Выбор ячейки для копирования
Щелкните команду Копировать на вкладке Home или нажмите Ctrl + C на клавиатуре.Щелчок по команде «Копировать»
Выберите ячеек , куда вы хотите вставить содержимое . Скопированные ячейки теперь будут иметь пунктирную рамку вокруг них. Вставка ячеек
Щелкните команду Вставить на вкладке Home или нажмите Ctrl + V на клавиатуре. будет , вставлено в выбранные ячейки. Вставленное содержимое ячейки

Чтобы вырезать и вставить содержимое ячейки:

В отличие от копирования и вставки, при котором дублирует содержимое ячеек, вырезание позволяет перемещать содержимого между ячейками.

Выберите ячеек , которые вы хотите вырезать . Выбор диапазона ячеек для вырезания

Щелкните команду Cut на вкладке Home или нажмите Ctrl + X на клавиатуре. команда «Вырезать»

Выберите ячейки, в которые вы хотите вставить содержимого. Теперь вырезанные ячейки будут иметь пунктирную рамку вокруг них. Вставка ячеек

Щелкните команду Вставить на вкладке Home или нажмите Ctrl + V на клавиатуре.При нажатии на команду «Вставить»

Вырезанное содержимое будет удалено, из исходных ячеек и вставлено в выбранные ячейки. Вырезанные и вставленные ячейки

Для доступа к дополнительным параметрам вставки:

Вы также можете получить доступ к дополнительным параметрам вставки , которые особенно удобны при работе с ячейками, содержащими формул или форматирования .

Чтобы получить доступ к дополнительным параметрам вставки, щелкните стрелку раскрывающегося списка в команде Вставить .

Дополнительные параметры вставки
Вместо того, чтобы выбирать команды на ленте, вы можете быстро получить к ним доступ, щелкнув правой кнопкой мыши . Просто выберите ячеек , которые вы хотите отформатировать , затем щелкните правой кнопкой мыши. Появится раскрывающееся меню , в котором вы найдете несколько команд , которые также расположены на ленте.
Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы получить доступ к параметрам форматирования
Для перетаскивания ячеек:

Вместо того, чтобы вырезать, копировать и вставлять, вы можете перетащить ячеек, чтобы переместить их содержимое.

Выберите ячеек , которые нужно переместить .

Наведите указатель мыши на границу выбранных ячеек, пока курсор не изменится с белого креста на черный крест с четырьмя стрелками . Наведение на границу ячейки

Щелкните, удерживайте и перетащите ячейки в желаемое место . Перетаскивание выбранных ячеек

Отпустите кнопку мыши, и ячеек будут сброшены в в выбранном месте.Сброшенные ячейки

Чтобы использовать дескриптор заполнения:

Бывают случаи, когда вам нужно скопировать содержимое одной ячейки в несколько других ячеек на листе. Вы можете скопировать и вставить содержимого в каждую ячейку, но этот метод потребует много времени. Вместо этого вы можете использовать маркер заполнения , чтобы быстро скопировать и вставить содержимое в смежных ячеек в той же строке или столбце.

Выберите ячеек , содержащих контент, который вы хотите использовать.Маркер заливки появится в виде небольшого квадрата в правом нижнем углу выбранных ячеек. Расположение маркера заливки

Щелкните, удерживайте и перетащите маркер заливки до тех пор, пока все ячейки, которые вы хотите заполнение выбрано . Перетаскивание маркера заполнения

Отпустите кнопку мыши, чтобы заполнить выбранных ячеек. Заполненные ячейки

Чтобы продолжить серию с помощью маркера заполнения:

Ручка заполнения также может использоваться для продолжения серии .Всякий раз, когда содержимое строки или столбца следует в последовательном порядке, например, числа (1, 2, 3) или дней (понедельник, вторник, среда) , дескриптор заполнения может угадать, что должно быть дальше в сериал. Во многих случаях вам может потребоваться выбрать нескольких ячеек , прежде чем использовать дескриптор заполнения, чтобы помочь Excel определить порядок рядов. В нашем примере ниже дескриптор заполнения используется для расширения ряда дат в столбце.
Использование маркера заполнения для расширения серии
Вы также можете дважды щелкнуть маркер заполнения вместо щелчка и перетаскивания.Это может быть полезно для больших таблиц, где щелкать и перетаскивать может быть неудобно.

Посмотрите видео ниже, чтобы увидеть пример двойного щелчка маркера заполнения.

Для использования Flash Fill:

Новая функция Excel 2013, Flash Fill , может автоматически вводить данные в ваш рабочий лист, экономя ваше время и усилия. Как и маркер заполнения, Flash Fill может угадать, какую информацию вы вводите в свой рабочий лист.В приведенном ниже примере мы будем использовать Flash Fill для создания списка из имен , используя список существующих адресов электронной почты .

Введите желаемую информацию в свой рабочий лист. Предварительный просмотр флэш-заливки будет отображаться под выбранной ячейкой всякий раз, когда доступна флэш-заливка. Просмотр данных флэш-заполнения

Нажмите Введите . Данные Flash Fill будут , добавлены на рабочий лист. Введенные данные Flash Fill

Чтобы изменить или отменить Flash Fill, нажмите кнопку Flash Fill рядом с недавно добавленными данными Flash Fill.
Нажатие кнопки Flash Fill
Найти и заменить

При работе с большим объемом данных в Excel поиск конкретной информации может быть трудным и отнимать много времени. Вы можете легко выполнять поиск в своей книге с помощью функции Find , которая также позволяет изменять содержимое с помощью функции Replace .

Для поиска содержания:

В нашем примере мы будем использовать команду «Найти», чтобы найти конкретное имя в длинном списке сотрудников.

На вкладке Home щелкните команду Find and Select , затем выберите Find… из раскрывающегося меню. При нажатии команды «Найти»

Откроется диалоговое окно «Найти и заменить ». Введите , содержимое , которое вы хотите найти. В нашем примере мы введем имя сотрудника.

Щелкните Найти далее . Если содержимое найдено, ячейка, содержащая это содержимое, будет выбрана . Нажав «Найти далее»

Щелкните «Найти далее» , чтобы найти другие экземпляры, или «Найти все» , чтобы просмотреть все экземпляры поискового запроса.Нажатие «Найти все»

Когда вы закончите, нажмите Закрыть , чтобы выйти из диалогового окна «Найти и заменить». Закрытие диалогового окна «Найти и заменить»

Вы также можете получить доступ к команде «Найти», нажав Ctrl + F на клавиатуре .

Щелкните Параметры , чтобы просмотреть критерии расширенного поиска в диалоговом окне «Найти и заменить».
Нажав Параметры
Для замены содержимого ячейки:

Иногда вы можете обнаружить, что неоднократно допускали ошибку в своей книге (например, неправильно написали чье-то имя) или что вам нужно заменить одно слово или фразу другим.Вы можете использовать функцию Excel «Найти и заменить », чтобы быстро вносить изменения. В нашем примере мы воспользуемся функцией «Найти и заменить», чтобы исправить список адресов электронной почты.

На вкладке Home щелкните команду Найти и выбрать , затем выберите Заменить … в раскрывающемся меню. При нажатии команды Заменить

Появится диалоговое окно Найти и заменить . Введите текст, который хотите найти, в поле Find what: .

Введите текст, которым хотите заменить его, в поле Заменить на :, затем щелкните Найти далее .Нажатие кнопки «Найти далее»

Если содержимое найдено, ячейка, содержащая это содержимое, будет выбранной .

Просмотрите текст, чтобы убедиться, что вы хотите его заменить.

Если вы хотите заменить его, выберите один из вариантов заменить :

Заменить заменит отдельные экземпляры.

Заменить все заменит все вхождения текста в книге. В нашем примере мы выберем этот вариант, чтобы сэкономить время.

Замена выделенного текста

Появится диалоговое окно, подтверждающее количество сделанных замен. Нажмите OK , чтобы продолжить. Нажмите OK

Выбранное содержимое ячейки будет заменено на . Замененное содержимое

Когда вы закончите, нажмите Закрыть , чтобы выйти из диалогового окна Найти и заменить. Закрытие диалогового окна Найти и заменить box

Вызов!

Откройте существующую книгу Excel 2013. Если хотите, можете воспользоваться нашим учебным пособием.

Выберите ячейку D3. Обратите внимание, как ячейка адрес отображается в поле Имя , а его содержимое отображается как в ячейке, так и в столбце формулы .

Выберите ячейку и попробуйте вставить текст и числа .

Удалите ячейку и обратите внимание, как ячейки ниже сдвигаются вверх на , чтобы заполнить свое место.

Вырежьте ячеек и вставьте их в другое место.Если вы используете этот пример, вырежьте ячейки D4: D6 и вставьте их в E4: E6 .

Попробуйте перетащить и , перетащив некоторых ячеек в другие части рабочего листа.

Используйте маркер заполнения для заполнения данными соседних ячеек как по вертикали, так и по горизонтали. Если вы используете этот пример, используйте дескриптор заполнения, чтобы продолжить серию дат в строке 3.

Используйте функцию Найти , чтобы найти содержимое в своей книге.Если вы используете этот пример, введите имя Lewis в поле Find what: .

/ ru / excel2013 / изменение-столбцов-строк-и-ячеек / содержимого /

Терминология электронной таблицы

A-B-C-D-E-F-G-H-I-J-K-L-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z

Первый шаг в изучении электронных таблиц — это понимание терминологии, с которой вы столкнетесь в ходе этого урока. В приведенном ниже глоссарии перечислены термины, относящиеся к приложениям для работы с электронными таблицами.Терминология, которую мы усвоили при рассмотрении обработки текста (например, копирование, вставка, буфер обмена и т. Д.), Также применима к приложениям для работы с электронными таблицами.

Абсолютная ссылка на ячейку: Абсолютная ссылка на ячейку — это ссылка, которая не изменяется при копировании. Чтобы сделать ссылку на ячейку абсолютной, вы должны включить $ перед ссылкой (например, $ C $ 4). Другой тип ссылки — относительная ссылка.

Активная ячейка: активная ячейка — это ячейка в электронной таблице, которая в данный момент выбрана для ввода данных.Вы можете изменить, какая ячейка является активной, щелкнув один раз левой кнопкой мыши или используя клавиши со стрелками на клавиатуре. Текущая активная ячейка может быть идентифицирована как ячейка с более темной черной рамкой вокруг нее. Кроме того, ссылка на активную ячейку указана в поле «Имя» непосредственно над заголовками столбцов электронной таблицы.

Якорная ячейка: Якорная ячейка — это первая выделенная ячейка в диапазоне. Когда выбран диапазон ячеек, они выделяются черным цветом.Однако якорная ячейка остается белой. Если на листе выбрана только одна ячейка, это ячейка привязки.

Гистограмма / столбчатая диаграмма: Гистограмма или столбчатая диаграмма — это стиль диаграммы, который используется для суммирования и сравнения категориальных данных. Длина каждой полосы представляет собой совокупное значение (например, сумму) данной конкретной категории. Полосы располагаются горизонтально, а столбцы — вертикально.

Ячейка: Ячейка — это прямоугольная область, образованная пересечением столбца и строки.Ячейки идентифицируются по имени ячейки (или ссылке, которую можно найти путем объединения буквы столбца с номером строки. Например, ячейка в столбце «C» в строке «3» будет ячейкой C3. Ячейки могут содержать метки, числа, Формулы или функции.

Имя ячейки: по умолчанию имя ячейки является ссылкой на ячейку. Однако вы можете определить конкретную ячейку или диапазон ячеек с альтернативным именем. Это альтернативное имя может затем использоваться в формулах и функциях и обеспечивать быстрый способ перехода к определенной области электронной таблицы.

Ссылка на ячейку: Ссылка на ячейку — это имя ячейки, которую можно найти путем объединения буквы столбца с номером строки. Например, ячейка в столбце «C» в строке «3» будет ячейкой C3.

Столбец: столбцы располагаются вертикально на экране электронной таблицы. Таблица Excel содержит 256 столбцов, помеченных буквами алфавита. Когда названия столбцов доходят до буквы «Z», они переходят к AA, AB, AC …… AZ, а затем BA, BB, BC ….. BZ и т. Д.

Столбчатая / линейчатая диаграмма: столбчатая или линейчатая диаграмма — это стиль диаграммы, который используется для суммирования и сравнения категориальных данных. Длина каждой полосы представляет собой совокупное значение (например, сумму) данной конкретной категории. Столбцы идут вертикально, а полосы — горизонтально.

Данные: данные относятся к типу информации, которая может храниться в ячейках электронной таблицы. Типы данных электронной таблицы включают значения (числа), метки, формулы и функции.

Клавиша Enter: клавиша Enter на клавиатуре используется для принятия любых данных, введенных в ячейку, и перемещения активной ячейки по вертикали вниз к следующей в столбце.

Заливка: Заливка — это функция, которую можно использовать для быстрого копирования данных из якорной ячейки в прилегающий диапазон, при необходимости обновляя данные. Это означает, что если ячейка привязки содержит формулу с относительными ссылками на ячейки, эти ссылки будут автоматически обновляться относительно их положения при копировании в новое место.Заполнение также можно использовать для автоматического заполнения общих списков данных, таких как дни недели или месяцы. Заливку можно использовать для копирования данных по горизонтали или вертикали в диапазоне.

Маркер заполнения: маркер заполнения — это небольшой полужирный квадрат в правом нижнем углу ячейки, который можно использовать для копирования (заполнения) данных в соседние ячейки в той же строке или столбце. При наведении указателя мыши на поле маркера заполнения указатель мыши изменится на черный знак плюса. Затем вы можете щелкнуть левой кнопкой мыши (и удерживать ее), выбирая соседние ячейки для копирования.Если отпустить кнопку мыши, содержимое заполнится.

Фильтр: Фильтрация позволит вам быстро найти информацию, которую вы ищете в электронной таблице. Применяя фильтр, вы управляете данными, отображаемыми на экране, путем установки критериев. Данные, содержащиеся в строках, которые не соответствуют вашим критериям, временно исчезнут из поля зрения при применении фильтра. Когда фильтр очищен, все данные снова появятся в электронной таблице.

Формула: формула — это тип данных электронной таблицы, который вычисляет результат и отображает его в активной ячейке.Формула записывается с использованием ссылок на ячейки и должна начинаться со знака равенства «=», чтобы отличать ее от метки. Пример формулы:
= A3 + C3, который примет любое значение, введенное в ячейку A3, и прибавит его к значению, введенному в C3. После ввода формулы и нажатия клавиши Enter отобразится полученное значение.

Панель формул: строка формул появляется непосредственно над заголовками столбцов электронной таблицы и отображает то, что было введено в активную ячейку.Например, если вы щелкните ячейку, содержащую формулу = A3 + C3, в самой ячейке отобразится результат формулы. Строка формул, однако, будет отображать то, что фактически было введено в ячейку, которая в данном случае имеет вид = A3 + C3.

Закрепление столбцов и / или строк: закрепление — это метод, который можно использовать в больших таблицах для облегчения просмотра информации на экране. Если электронная таблица содержит много строк, вы можете закрепить строки, содержащие метки заголовков, чтобы при прокрутке листа вниз заголовки оставались вверху и выстраивались в линию с соответствующими данными.Точно так же, если ваша электронная таблица содержит много столбцов, крайние левые столбцы могут быть заморожены, чтобы они оставались с данными при прокрутке вправо.

Функция: Функции — это встроенные формулы, которые используются для ввода часто используемых или очень сложных формул. Как и формулы, функции начинаются со знака равенства «=» и используют ссылки на ячейки в своем формате. Одна из часто используемых функций — это функция Sum, которая суммирует значения в диапазоне. Функция: = sum (h3: h35) складывает все значения, содержащиеся в ячейках h3 от до h35, и возвращает результат при нажатии клавиши ввода.

Линии сетки: Линии сетки — это горизонтальные и вертикальные линии на экране, разделяющие ячейки в электронной таблице. Линии сетки обычно не печатаются, если этот параметр не установлен в параметрах макета электронной таблицы.

Ярлыки: ярлыки относятся к тексту, который вводится в ячейки электронной таблицы. Ярлыки не имеют числового значения и не могут использоваться в формулах или функциях.

Поле имени: поле имени появляется слева от строки формул и отображает имя текущей ячейки.Если вы не определите ячейку или диапазон ячеек с конкретным именем, в поле имени будет отображаться ссылка на активную ячейку.

Круговая диаграмма: круговая диаграмма — это круговая диаграмма, разделенная на разделы, каждый из которых представляет собой числовую пропорцию целого.

Область печати: область печати используется для указания диапазона ячеек, которые будут напечатаны, а не для печати всего рабочего листа. Это особенно полезно для очень больших листов с несколькими столбцами и строками.

Заголовки печати: заголовки печати используются для повторения заголовков столбцов или строк на каждой странице. Таким образом, если электронная таблица печатается на нескольких страницах, каждая страница будет содержать соответствующие заголовки для идентификации данных.

Диапазон: диапазон — это группа выбранных ячеек в электронной таблице. Если все ячейки вместе имеют прямоугольную или квадратную форму, это смежных диапазонов. Смежный диапазон идентифицируется ссылкой на ячейку в верхнем левом и нижнем правом углах выделения, разделенных двоеточием.(Пример: A3: B5). В этом примере диапазон будет включать все ячейки в прямоугольной области, образованной выделением в ячейке A3 и перетаскиванием вниз до B5. Вы можете рассматривать двоеточие как слово «через». В этом случае диапазон будет включать ячейки A3 от до B5.
Если между выбранными ячейками есть промежутки (ячейки разделены строками или столбцами), диапазон составляет несмежных диапазонов . При ссылке в формуле области несмежного диапазона разделяются запятыми.(Пример: A3, A4, B5). Запятая в несмежном диапазоне похожа на слово «и». В этом примере нашим диапазоном будут ячейки A3, A4 и B5, но не ячейки между ними.

Относительная ссылка: относительная ссылка на ячейку — это ссылка на ячейку, которая изменяется при копировании. Например, если формула, содержащая ссылку на ячейку «C4», копируется в следующую ячейку справа, ссылка изменится на D4 (обновление буквы столбца). Если та же формула скопирована на одну ячейку, ссылка изменится на «C5» (обновление номера строки).Другой тип ссылки — это абсолютная ссылка.

Строки: строки располагаются горизонтально на экране электронной таблицы. Электронная таблица Excel содержит 16 384 строк с цифровыми обозначениями.

Вкладки листа: в Microsoft Excel вкладки листа отображаются под областью сетки рабочего листа и позволяют переключаться с одного рабочего листа на другой в книге.

Сортировка: сортировка используется для упорядочивания информации в определенном порядке.При сортировке данных вы можете выбрать несколько уровней критериев и отсортировать их по возрастанию или убыванию. Например, таблица данных может быть отсортирована сначала в алфавитном порядке в возрастающем порядке по фамилии, а затем по имени.

Клавиша табуляции — клавиша табуляции на клавиатуре используется для приема любых данных, которые были введены в ячейку, и перемещения активной ячейки по горизонтали к следующей в строке.

Значения: значения — это числовые данные, которые вводятся в ячейку.Когда данные отформатированы как тип значения, на них можно ссылаться в формулах и функциях и использовать их в вычислениях.

Рабочая книга: Рабочая книга — это набор рабочих листов, которые хранятся вместе в одном файле. Отдельным рабочим листам можно дать описательные имена, и вы можете переключаться с одного рабочего листа на другой, используя вкладки листов, которые появляются под областью сетки рабочего листа.

Рабочий лист: Рабочий лист представляет собой сетку столбцов и строк, в которую вводится информация.Во многих приложениях для работы с электронными таблицами (например, Microsoft Excel) один файл, называемый книгой, может содержать несколько листов. Рабочим таблицам можно давать имена, используя вкладки листов в нижней части окна электронной таблицы. Вкладки листов также можно использовать для переключения с одного листа на другой в книге.

Excel: консолидация в Excel — стратегические финансы

Excel имеет встроенный инструмент для объединения нескольких листов или нескольких книг.Если вам нужно суммировать различные листы, которые могут иметь разные строки или столбцы, команда «Консолидировать» использует метки в первой строке и первом столбце, чтобы выровнять данные и объединить их на одном листе.

Команда «Объединить» не нова. Он используется в Excel с 1990-х годов. Он находится на вкладке «Данные» и имеет особое требование: он работает только в том случае, если в ваших данных есть ровно один столбец меток и одна строка заголовков.Хотя это ограничивающий фактор, существует множество наборов данных, которые следуют этой форме.

Consolidate легко обрабатывает разное количество строк или столбцов. На рисунке ниже на трех рабочих листах в книге показан план счетов в столбце A. Некоторые элементы могут отсутствовать на любом рабочем листе, а это означает, что каждая учетная запись может отображаться в отдельной строке. В этом примере на рабочих листах разное количество месяцев: четыре месяца в Report1, пять месяцев в Report2 и три месяца в Report3.

Чтобы объединить эти три рабочих листа, выполните следующие действия:

1. Вставьте пустой лист в свою книгу.

2. Выберите ячейку в верхнем левом углу, в которой должны отображаться консолидированные данные. Убедитесь, что ни справа, ни под активной ячейкой нет ничего.

3. На вкладке «Данные» выберите «Консолидировать», чтобы открыть диалоговое окно.

4.В раскрывающемся списке «Функция» диалогового окна «Консолидация» по умолчанию выбрано значение «Сумма». Вы можете изменить это на «Количество», «Среднее», «Максимальное», «Минимальное», «Продукт», «Количество подсчетов», «Стандартное отклонение» или «Разница».

5. В правой части поля «Ссылка» есть значок «Редактировать ссылку». Щелкните значок, перейдите к первому листу и выберите данные, заголовки и метки. Используйте значок «Закрыть» в правой части диалогового окна «Консолидация: ссылка», чтобы вернуться в диалоговое окно «Консолидация».

6.Адрес первого набора данных остается в поле «Ссылка». Нажмите кнопку «Добавить», чтобы переместить первую ссылку в поле «Все ссылки». После нажатия кнопки «Добавить» исходная ссылка появится как в разделе «Все ссылки», так и в поле «Ссылка». Хотя это может показаться запутанным, Microsoft оставляет старую ссылку на месте на тот случай, если ваш следующий набор данных просто нужно изменить с Sheet1 на Sheet2.

7. Щелкните значок «Редактировать ссылку» справа от поля «Ссылка».Выберите данные для второго рабочего листа. Щелкните значок «Закрыть», чтобы вернуться в диалоговое окно «Объединить». Нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить вторую ссылку в диалоговое окно «Все ссылки».

8. Для вашего последнего набора данных шаги немного отличаются. Используйте кнопку «Редактировать ссылку», затем выберите третий набор данных. Щелкните «Закрыть». Но на данный момент это ваш выбор, нажимать вы кнопку «Добавить» или нет. Хотя нажатие кнопки «Добавить» кажется правильным шагом, консолидация будет работать, если последний набор данных останется в поле «Ссылка».

9. Установите флажки «Верхний ряд» и «Левый столбец» в нижнем левом углу диалогового окна «Объединить».

Нажмите ОК, чтобы выполнить консолидацию.

Обратите внимание, что я снова открыл диалоговое окно «Консолидировать», отображая его поверх результатов. Вы можете видеть, что, хотя мы оставили окончательный набор данных вне поля «Все ссылки» на шаге 8, Excel теперь отображает эту ссылку в поле «Все ссылки».

В результатах есть некоторые необычные особенности. Как видите, ячейки F3: h4 и B4: E4 пусты вместо нуля. Если в одном наборе данных отсутствует строка, ячейки результатов остаются пустыми, чтобы предупредить вас о потенциальной проблеме. Если есть веская причина для того, чтобы они были пустыми (например, возможно, вы публикуете амортизационные записи только в декабре), вы можете использовать диалоговое окно «Найти и заменить», чтобы заменить пустые ячейки на ноль.

Ярлыки в первом столбце ваших данных могут быть отсортированы неправильно, а могут и нет.И любой заголовок в левой верхней ячейке набора данных (например, в ячейке A1 в нашем примере) не копируется в левую верхнюю ячейку результатов. Если вам нужно отсортировать данные в первом столбце, вам нужно добавить заголовок в эту ячейку перед сортировкой.

Команда «Консолидировать» — мощная и гибкая. Он обрабатывает ситуации, когда план счетов изменился в середине года, а в более ранних отчетах отсутствуют определенные счета. Consolidate также можно использовать в следующих ситуациях:

У вас есть один набор данных с повторяющимися записями в первом столбце.Вы можете объединить один диапазон, чтобы эти записи были объединены и добавлены результаты.

Вы можете объединить один рабочий лист из нескольких книг. В прошлом эти книги могли быть закрыты во время консолидации. Однако после того, как Excel переместился из файлов XLS в файлы XLSX, у вас должна быть открыта каждая книга.

Если ваши данные хранятся в нескольких книгах, вы можете использовать поле «Создать ссылки на исходные данные».В итоговом отчете будут кнопки группы и структуры, чтобы показать вам каждую отдельную исходную ячейку.

Для каждого отчета, созданного с помощью Consolidate, Excel сохраняет используемые диапазоны. Если базовые данные изменяются, выберите ячейку в верхнем левом углу и снова выполните консолидацию, чтобы обновить результаты. (Поскольку диапазоны остаются, вам не нужно снова выбирать данные. Просто откройте диалоговое окно, убедитесь, что ссылки все еще там, и нажмите OK.)

Загрузите учебное пособие за этот месяц, чтобы опробовать его на себе: SF-2018-05-Consolidation.

SF ГОВОРИТ

Хотя Consolidate был разработан еще тогда, когда каждая книга Excel содержала один лист, он по-прежнему полезен сегодня.

Вам также может понравиться
.