Согласно ст. 66 ТК РФ, ей отведены следующие функции:
она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;
позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;
содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу
Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.
Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.
Согласно ст. 63 ТК РФ, работник может быть принят на предприятие с 18 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет.
Текст разрешения может звучать так: “Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее — в статье “Заключаем контракт с несовершеннолетним”.
В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.
Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.
Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.
О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:
— ст. 66 ТК РФ;
— Постановление Правительства РФ от 16.04.03г. № 225 “О трудовых книжках”;
— Постановление Минтруда РФ от 10.10.03 №69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.
Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:
— паспорт или свидетельство о рождении;
— диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.
Эти данные указываются на титульном листе документа.
Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.
На титульном листе указывается следующая информация:
— Ф.И.О;
— дата рождения;
— образование;
— специальность;
— дата заполнения.
Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.
Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.
Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале движения трудовых книжек. В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.
Содержание статьи
Первая запись в любом документе всегда особенная. Ведь именно со дня внесения ее в какой-либо значимый документ, по сути, открывается новая «страничка» в жизни человека. Сотрудник, занимающийся внесением записей в документы, должен знать основные правила документоведения и владеть специальными профессиональными навыками. Это в идеале, а на практике довольно часто кадровики задают вопросы, посвященные ведению бланков трудовых книжек, например, как сделать первую запись в трудовой книжке.
Для человека важно, чтобы у него были комфортные условия для жизни. Примерно такие возможности может обеспечить наличие высокооплачиваемой любимой работы.
Законодательством РФ предусмотрена целая система нормативно-правовых актов, относящихся к отрасли трудового права. Одним из важнейших выступает Трудовой кодекс (ТК РФ). Если рассматривать положения о трудовой книжке, то они присутствуют не только в ТК РФ, но и более подробно расписаны в Правилах ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на предприятиях. Там же можно найти и основные сведения о том, как исправить ошибки в записях трудовых книжек. Если возникает определенное противоречие между нормативными актами, то необходимо придерживаться положений того документа, который имеет наибольшую юридическую силу. В нашем случае – Трудовой кодекс.
Любой руководитель, его помощники или сотрудники отдела кадров, особенно если они точно не знают, как заполняются бланки трудовых книжек, перед тем, как сделать первую запись в трудовую книжку, должны в обязательном порядке ознакомиться со всеми правилами ведения трудовых книжек. Несоблюдение этих требований, как правило, приводит к серьезным проблемам в будущем как у владельца трудовой, так и у его начальства.
Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку. Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи. Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.
Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:
Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:
Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:
Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно. Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, также ставит свою подпись. Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.
Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации. Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу. Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.
В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.
При первом заполнении трудовой книжки на титульном листе делаются такие записи:
В начале графы «Сведения о работе» прописывается основная информация о предприятии, на котором трудится сотрудник: название, форма собственности и т.д. Сегодня «ручной» метод не так популярен, как раньше. Дело в том, что для того, чтобы сократить время и средства на заполнение сведений о предприятии, изготавливают специальные печати, на которых отражается вся необходимая информация. Но это непринципиальный вопрос. Далее по графам:
Из любого правила есть исключения, но ошибок гораздо больше. Часто кадровики или бухгалтеры, отвечающие за заполнение и хранение трудовых книжек работников, упускают множество важных моментов. Такая халатность признается ошибкой. Если некорректные записи обнаружены буквально сразу, тогда можно «на месте» заполнить новую трудовую книжку правильно. Если ошибки были выявлены через некоторый промежуток времени, то здесь придется повозиться. Такие ошибки в будущем могут привести к потере страхового и трудового стажа работника.
Большие трудности также вызывает и оформление студентов вузов. Действительно, невозможно сделать запись данных об образовании, когда человек еще учится. Специалисты рекомендуют не вносить данные об образовании, пока студент не получит полноценного диплома о законченном высшем образовании.
Часто сотрудники отдела кадров ошибаются и в случаях с только что вернувшимися из армии солдатами. Трудовая книжка пуста, и возникает вопрос по поводу того, что ставить на первое место: запись о прохождении военной службы или запись о приеме на работу. Согласно положениям правил ведения и хранения бланков трудовых книжек, срок службы в армии должен указываться непосредственно по месту работы сотрудника. Поэтому целесообразно записать срок прохождения службы в армии, а далее указать запись о приеме на работу.
Последний немаловажный вопрос: как быть с трудовой книжкой сотрудника, который работает на испытательном сроке. Многие руководители ошибаются в том, что не заводят трудовые книжки на людей, которые определены на испытательный срок. Это грубое нарушение. Ведь работодатель обязан открывать трудовую книжку после того, как сотрудник отработает пять дней на своем рабочем месте. Исключение – совместительство. Информацию о том, что сотрудник определен на испытательный срок, указывать в трудовой книжке не нужно.
С 16 ноября 2016 года ставить печать в трудовой книжке не обязательно если организация от неё отказалась (Приказ Минтруда от 31 октября 2016 г. № 588н и 589н.).
В 2015 году печать для организаций сделали необязательной, однако в трудовых книжках её всё равно надо ставить.
Трудовой кодекс
Статья 309. Документы, подтверждающие период работы у работодателей — физических лиц
Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме».
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
«По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю»
Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
«Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
… трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; …
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».
Статья 66. Трудовая книжка
«Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству».
Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)
«…В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет…»
Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора
«…В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника».
Статья 234. Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться
«Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:
… задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника».
Оформление трудовой книжки работнику, являющемуся иностранным гражданином
В соответствии со статьей 3 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) Трудовой кодекс применяется в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или международными договорами Республики Беларусь.
Частью первой статьи 26 Трудового кодекса установлено, что при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей.
Согласно статье 50 Трудового кодекса трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Образец трудовой книжки утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 40).
Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.
При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат.
Из изложенного следует, что на территории Республики Беларусь трудовая книжка образца, установленного в Российской Федерации, на Украине и др., является недействительной и применяться не может.
В настоящее время на территории Республики Беларусь применяются трудовые книжки образцов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 годов.
Например, если у гражданина Российской Федерации имеется трудовая книжка образца 1938 или 1973 годов, то оформление трудовой книжки образца трудовой книжки, установленной Постановлением № 40, не требуется.
Порядок ведения и заполнения трудовых книжек Российской Федерации определен законодательством Российской Федерации, которое на территории Республики Беларусь не применяется.
В этой связи, нанимателю в Республике Беларусь для работника, имеющего трудовую книжку Российской Федерации, следует осуществлять выдачу и оформление трудовой книжки утвержденного Постановлением № 40 образца трудовой книжки с внесением соответствующей записи о приеме на работу на основании приказа (распоряжения) нанимателя. При этом перенос сведений о работе из трудовой книжки, выданной в Российской Федерации, в трудовую книжку установленного в Республике Беларусь образца законодательством не предусмотрен.
Имеющаяся у работника трудовая книжка образца, утвержденного, например, в Российской Федерации, на Украине, может храниться у нанимателя для учета его стажа предыдущей работы (работы по специальности).
Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке в трудовые книжки работников образцов 1938, 1973 годов отметим, что указанные сведения вносятся в раздел «Сведения о работе» в порядке, предусмотренном пунктом 50 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной Постановлением № 40.
Запись в трудовую книжку индивидуальному предпринимателю
Согласно статье 50 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.
Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора, о награждениях и поощрениях за успехи в работе, иные сведения.
Основанием для внесения в трудовую книжку записей о заключении трудового договора, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя.
При увольнении работника трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).
Согласно пункту 11 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках», в трудовую книжку, в частности, не вносятся записи о периодах работы по гражданско-правовым договорам и осуществления предпринимательской деятельности.
Невнесение указанных записей в трудовую книжку работника обусловлено следующим.
Предпринимательская деятельность — это самостоятельная деятельность юридических и физических лиц, осуществляемая ими в гражданском обороте от своего имени, на свой риск и под свою имущественную ответственность и направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи вещей, произведенных, переработанных или приобретенных указанными лицами для продажи, а также от выполнения работ или оказания услуг, если эти работы или услуги предназначаются для реализации другим лицам и не используются для собственного потребления (статья 1 Гражданского кодекса Республики Беларусь).
Следовательно, индивидуальный предприниматель при осуществлении своей индивидуальной трудовой деятельности не состоит в трудовых отношениях с нанимателем и не является работником. В этой связи действие норм Трудового кодекса на такую категорию лиц не распространяется.
Трудовая книжка колхозника
Трудовые книжки колхозника заводились членам колхоза и должны были содержать сведения о выполнении установленного для данного колхоза минимума трудового участия в общественном хозяйстве за каждый календарный год работы в колхозе.
Трудовые книжки работника оформляются и заполняются с целью отражения трудовой деятельности работника, с которым заключен трудовой договор. Трудовые книжки работника и трудовые книжки колхозника являлись и являются самостоятельными документами и не могут взаимозаменять друг друга.
В настоящее время на территории Республики Беларусь применяется трудовая книжка работника, образец которой утвержден в 2014 году.
Лицу, трудоустроенному на работу на основании трудового договора, заполняется трудовая книжка в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция). При наличии у работника трудовой книжки старого образца (имеется в виду трудовая книжка работника, но не трудовая книжка колхозника) он предъявляет ее при трудоустройстве, куда наниматель вносит все необходимые сведения о работе. Если ранее трудовая книжка работника не выдавалась, то наниматель заполняет трудовую книжку утвержденного образца республиканской трудовой книжки 2014 года.
С учетом изложенного продолжение заполнения и ведения трудовой книжки колхозника при заключении трудового договора с работником оснований не имеется.
Следует помнить, что в соответствии с пунктом 11 Примерного устава колхоза (сельскохозяйственного производственного кооператива», утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 2 февраля 2001 г. № 49, с лицом, принятым в члены колхоза, заключается трудовой договор (контракт) о приеме на работу.
На каждого члена колхоза ведется членская книжка и трудовая книжка установленного образца. Правление колхоза обязано выдать бывшему члену колхоза его членскую книжку в день прекращения членства в колхозе и в установленном в колхозе порядке произвести расчет.
При прекращении трудового договора трудовая книжка выдается члену колхоза в день увольнения (в последний день работы).
Образцы трудовых книжек
Образец трудовой книжки утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках».
Кроме того, в настоящее время на территории Республики Беларусь применяются трудовые книжки образцов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 годов.
Трудовая книжка руководителя организации
Понятие нанимателя для целей законодательства о труде раскрыто в статье 1 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс), согласно которой наниматель — юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.
В соответствии с законодательством о труде в качестве нанимателей – физических лиц имеют право выступать два вида физических лиц (граждан): индивидуальные предприниматели, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица и зарегистрированные в качестве таковых на основании статьи 22 Гражданского кодекса Республики Беларусь, и граждане, нанимающие домашних работников (статья 308 Трудового кодекса).
В соответствии с частью 1 статьи 254 Трудового кодекса трудовой договор с руководителем организации заключается собственником имущества организации либо уполномоченным им органом на срок, установленный учредительными документами организации или соглашением сторон.
Таким образом, в отношении руководителя организации в главе 18 Трудового кодекса установлены особенности по регулированию трудовых отношений с указанной категорией работников.
Следовательно, для руководителя организации нанимателем выступает собственник имущества организации или уполномоченный им орган, который от имени юридического лица заключает трудовой договор (контракт) с руководителем организации.
В статье 254 Трудового кодекса не оговорены особенности заключения трудовых договоров (контрактов) с руководителями государственных организаций.
Вместе с тем, в соответствии с подпунктом 1.4 пункта 1 постановления Совета Министров республики Беларусь от 15 мая 2007 № 604 «О заключении контрактов с руководителями государственных организаций» (далее – постановление) контракты с руководителями республиканских унитарных предприятий, имущество которых находится в республиканской собственности (далее – РУП), а также основанных на праве хозяйственного ведения, заключаются (продлеваются) государственными органами, в подчинении которых находятся (в состав которых входят) эти республиканские унитарные предприятия.
Так, из норм постановления следует, что в отношении руководителей государственных организаций нанимателем выступает уполномоченный орган или уполномоченное должностное лицо, учредители.
Следует обратить внимание на то, что вне зависимости от организационно-правовой формы организации руководитель организации по своему статусу является работником организации, выполняющим управленческие функции. В этой связи, в отношении руководителя организации, как работника, действуют общие нормы законодательства о труде с учетом главы 18 Трудового кодекса.
В частности, статьей 52 Трудового кодекса определено, что правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемым Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.
Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения. Первичные документы о труде – это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др.
Определение понятия «документы по личному составу» содержится статье 2 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» — документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Поскольку руководитель РУП является работником РУП и входит в штатную численность предприятия, то ведение документов по личному составу в отношении всех работников РУП, в том числе и руководителя, следует осуществлять на предприятии.
Таким образом, трудовая книжка руководителя РУП ведется и хранится, также как и личное дело, в РУП. Изданию приказов о предоставлении отпусков, командировании руководителя и др. может предшествовать процедура согласования с органом, заключившим контракт.
Выплату заработной платы, среднего заработка за время трудового отпуска, предоставление гарантий, связанных с направлением в служебную командировку, в отношении руководителя РУП осуществляет РУП.
Трудовая книжка при выполнении работ по гражданско-правовым договорам
Согласно статье 50 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.
Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.
Если с физическим лицом заключен гражданско-правовой договор, то нормы Трудового кодекса, в т.ч. по заведению, оформлению и заполнению трудовой книжки в отношении такой категории лиц не применяются. Следовательно, трудовая книжка в таком случае не выдается и не заполняется.
Согласно пункту 11 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках», в трудовую книжку, в частности, не вносятся записи о периодах работы по гражданско-правовым договорам и осуществления предпринимательской деятельности.
Выдача трудовой книжки в день увольнения
Частью седьмой статьи 50 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) установлено, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).
Глава 10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция), определяет порядок выдачи трудовой книжки в период работы и при увольнении работника.
Пунктом 72 Инструкции определено, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.
Нормы части седьмой статьи 50 Трудового кодекса и пункта 72 Инструкции являются императивными, следовательно, обязанность по выдаче трудовой книжки работнику лежит на нанимателе.
Таким образом, в день увольнения (последний день работы) наниматель обязан принять исчерпывающие меры для выдачи работнику трудовой книжки.
За задержку выдачи трудовой книжки работнику в день увольнения законодательством о труде предусмотрена ответственность нанимателя.
Так, в соответствии со статьей 79 Трудового кодекса за задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя он несет ответственность в виде выплаты работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.
Пунктом 73 Инструкции также предусмотрено, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине нанимателя дата увольнения изменяется на день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора (контракта) издается приказ (распоряжение) нанимателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной и изменяется в порядке, установленном частью первой пункта 56 Инструкции.
Согласно пункту 73 Инструкции в случае отсутствия работника на работе в день увольнения либо его отказа от получения трудовой книжки нанимателем в этот же день направляется заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки.
В случае отказа работника от получения трудовой книжки нанимателем оформляется акт с указанием присутствующих при этом свидетелей.
При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.
При наличии в организации филиалов, представительств, иных структурных подразделений организации, расположенных в другой местности по отношению к месту нахождения юридического лица, наниматель обязан организовать в день увольнения возможность выдачи уполномоченным должностным лицом нанимателя трудовой книжки в установленном Инструкцией порядке и получения ее работником.
Вкладыш в трудовую книжку
Порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем регламентированы Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция).
Пунктами 60 и 61 Инструкции установлено, что в случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производится запись либо ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
В случае, когда в трудовой книжке образца 1973 года, которая издавалась на двух языках – русском и той союзной республики, на территории которой она выдавалась, заканчивается первая половина трудовой книжки (на русском языке), оснований для выдачи вкладыша к трудовой книжке не имеется. В этой связи нанимателю следует продолжать внесение записей в раздел «Сведения о работе» во второй половине трудовой книжки, заполнив ее титульный лист в установленном Инструкцией порядке (глава 23 Инструкции).
Ведение книги учета движения трудовых книжек
Главой 11 Инструкции о трудовых книжках, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция), предусмотрен порядок их хранения и учета.
Согласно пункту 79 Инструкции нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников (далее — должностное лицо), ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — книга учета) по форме согласно приложению к Инструкции.
Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).
Книга учета движения трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (часть 7 пункта 79 Инструкции).
С учетом вышеизложенного все трудовые книжки, принимаемые нанимателями на хранение с 14 сентября 2014 г., должны регистрироваться в книге учета по новой форме. В книге учета старого образца можно сделать отметку о заведении с 14 сентября 2014 г. другой книги учета установленного образца.
Вместе с тем, полагаем возможным продолжить ведение книги учета старого образца, утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников», при условии дополнения ее новой графой «Подпись работника в получении расписки за полученную трудовую книжку».
Заполнение титульного листа трудовой книжки, как и всех остальных, требует от исполнителей особого внимания. Малейшие неточности и ошибки, которые могут быть допущены при заполнении данного документа, как правило, приводят к серьезным последствиям. Например, это может повлиять на оценку квалификации работника, если допущены неточности в записях о присвоении категорий, разрядов и иных сведений такого рода. Правильное заполнение трудовой книжки очень важно с точки зрения определения размера и назначения пенсии. В этой статье мы познакомим читателей с тем, как правильно должна выглядеть первая страница этого важного служебного документа.
Этот документ является одним из основных, отражающих все аспекты трудовой деятельности граждан. Именно поэтому каждый бланк книжки изготавливается по специальной форме типографским способом, а каждому ее экземпляру, предназначенному принятому на работу сотруднику, присваивается персональный номер и серия, которые зависят от даты изготовления.
Наиболее важная первичная информация о работнике находится на титульной странице.
Если в трудовой книжке обнаруживается ошибочная или некорректная запись, необходимо сделать исправление.
Перед тем, как заполнять новую трудовую книжку, следует внимательно ознакомиться с Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 225.
Они предусматривают, что на титульных страницах:
Правила предусматривают, что после того, как первая запись в трудовую книжку будет внесена, работник должен расписаться на ее титульном листе, подтверждая тем самым правильность данных. Затем на 1-й странице ставится подпись специалиста отдела кадров.
При заполнении титульных листов самыми распространенными являются следующие нарушения:
Инструкция Минтруда России № 69 четко оговаривает порядок, согласно которому, вся вносимая на титульную страницу информация должна быть идентична той, которая указана в паспорте.
Образец правильного заполнения титульного листа трудовой книжки можно посмотреть здесь.
Если в трудовой книжке обнаруживается ошибочная или некорректная запись, необходимо сделать исправление. Обычно правка выполняется специалистами организации, которой была допущена ошибка. Но исправление можно сделать и на новом месте работы (для этого делается соответствующий запрос).
На первом листе, как правило, делаются изменения, а править ошибки путем исправления формулировок, замазывания записей инструкция не разрешает.
Пример. При заполнении документа имя сотрудницы было указано «Наталья», в то время как в паспорте написано «Наталия». В этом случае вообще никаких исправлений не допускается, бланк трудовой книжки подлежит уничтожению и списанию. Таков порядок. Затем для работника необходимо завести новый документ.
Изменения, связанные с переменой фамилии, образования (специальности), могут выполняться исключительно на основании документов, в которых зафиксированы новые данные (дипломы, аттестаты, свидетельства о браке или об их расторжении и пр.). При этом непосредственно на титульном листе более ранние сведения зачеркиваются одной чертой и потом записываются новые. С внутренней стороны обложки следует сделать необходимые ссылки, в которых будут указаны документы, использовавшиеся в качестве источников для внесения поправок.
Вся информация, содержащаяся на титульном листе, подлежит заверению печатью организации (предприятия), а также личной подписью нанимателя (либо другого уполномоченного сотрудника организации).
Разного рода ошибки при заполнении титульных страниц рассматриваются как нарушения установленных регламентов и могут повлечь за собой судебные разбирательства и привлечение ответственных лиц к административной ответственности.
Всем доброго времени суток! В моей группе в ВК » Секреты бизнеса для новичка» довольно часто приходят вопросы от предпринимателей относительно того как правильно оформить человека к себе на работу, как заключить с человеком трудовой договор и как ИП правильно заполнить трудовую книжку работника. Именно поэтому я решил разобрать этот вопрос более подробно и написать статью.
После заполнения трудовой предприниматель должен подготовить комплект документов и встать на учет в ФСС (фонд социального страхования), а так же зарегистрироваться как работодатель в ФСС.
Данный вопрос довольно популярен и мне его с завидной периодичностью задают. Хочу Вас разочаровать, дело в том что ИП не имеет права заполнять трудовую книжку для себя, так как не может состоять сам с собой в трудовых отношениях.
Фактически получается так что ИП ведет не трудовую деятельность, а предпринимательскую. И как раз из-за того что в трудовую книжку вносятся только записи о трудовой деятельности, а не о предпринимательской запись делать нельзя.
Подтверждением о своей предпринимательской деятельности у ИП служит свидетельство ОГРНИП.
Не смотря на отсутствие трудового стажа у ИП при расчете пенсии берется его предпринимательский стаж, ведь фиксированные взносы за свое ИП он все таки государству платит. Причем в последние годы эта сумма не такая уж и маленькая.
Вот здесь уже совсем другое дело. Со своим работником ИП как раз и находится в трудовых отношениях и заключает с ним трудовой договор.
Оформление трудовой книжки для своего работника производит на общих основаниях, так как ИП является полноценным работодателем.
Запись в трудовую книжку работника ИП должен внести после того как он проработает 5 дней.
Если работник до этого нигде не работал, то тогда заводится новая трудовая книжка в которой делается первая запись (новую трудовую работник должен приобрести за свой счет).
Заполнение трудовой книжки своего работника предприниматель может производить самостоятельно (в случае если ИП крупное и много работников то обычно для таких целей выделяется специально человек — кадровик).
Запись в трудовую делается только работнику который устроился к ИП на основное место работы. Если место работы по совместительству, то тогда никакую запись ИП делать не должен.
Давайте разберем, что нам понадобится для того чтобы заполнить данный документ:
Имея всё перечисленное выше можно начать заполнять трудовую книжку.
В трудовой книжке есть четыре графы:
В настоящее время многие предприниматели для расчета налогов, взносов и сдачи отчетности онлайн используют данную Интернет-бухгалтерию, попробуйте бесплатно. Сервис помог мне сэкономить на услугах бухгалтера и избавил от походов в налоговую.
Процедура государственной регистрации ИП или ООО теперь стала еще проще, если Вы еще не зарегистрировали Ваш бизнес, подготовьте документы на регистрацию совершенно бесплатно не выходя из дома через проверенный мной онлайн сервис: Регистрация ИП или ООО бесплатно за 15 минут. Все документы соответствуют действующему законодательству РФ.
Сам процесс заполнения книжки Вы сможете посмотреть в конце данной статьи в приложенном видео.
На этом пожалуй все! Удачного бизнеса!
Работник представил диплом бакалавра по направлению подготовки «Экономика».
Как сделать запись в трудовой книжке о высшем образовании?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В данном случае на первой странице (титульном листе) трудовой книжки работника в строке «Образование» указывается «Высшее — бакалавриат», а в строке «Профессия, специальность» — «Экономика».
Обоснование вывода:
В трудовую книжку работника при ее оформлении вносятся сведения об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном), профессии, специальности на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) (п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). При этом на первой странице (титульном листе) трудовой книжки предусмотрены строки «Образование» и «Профессия, специальность» (форма трудовой книжки, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225).
В Федеральном законе от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в РФ» (далее — Закон N 273-ФЗ) выделены уровни образования как такового — общее, профессиональное, дополнительное образование и профессиональное обучение (ч. 3 ст. 5 Закона N 273-ФЗ) и непосредственно уровни профессионального образования, в частности такие уровни высшего профессионального образования, как бакалавриат, специалитет, магистратура и подготовка кадров высшей квалификации (ч. 4 и ч. 5 ст. 10 Закона N 273-ФЗ). При этом диплом бакалавра подтверждает присвоение квалификации по направлению подготовки (ч. 7 ст. 60 Закона N 273-ФЗ, Перечень направлений подготовки высшего образования — бакалавриата, утвержденный приказом Министерства образования и науки РФ от 12.09.2013 N 1061 (далее — Перечень N 1061), Приложение N 2 к Приказу Минобрнауки России от 01.10.2013 N 1100 «Об утверждении образцов и описаний документов о высшем образовании и о квалификации и приложений к ним»). В связи с этим, полагаем, что в строке «Образование» уровень профессионального образования следует указывать в соответствии с Законом N 273-ФЗ, а именно — «Высшее — бакалавриат»*(1).
Анализ положений Закона N 273-ФЗ позволяет утверждать, что термин «направление подготовки» используется законодателем в том же смысле, что и «специальность»; различия между ними — в том, какая именно квалификация (степень) присваивается в результате освоения соответствующих образовательных программ: по направлениям подготовки присваивается квалификация (степень) «бакалавр» либо «магистр», по специальности присваивается квалификация (степень) «специалист». А поскольку работнику в данном случае присвоена квалификация по направлению подготовки «Экономика» (код 38.03.01 Перечня N 1061), то именно его нужно указать в строке «Профессия, специальность».
Таким образом, на титульном листе трудовой книжки работника в строке «Образование» указывается «Высшее — бакалавриат», а в строке «Профессия, специальность» — «Экономика».
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панова Наталья
Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ
http://www.garant.ru
Ввод данных
Учебное пособие по Excel
Это руководство разработано, чтобы помочь новичкам и освежить опытных пользователей Excel в некоторых навыках, которые потребуются на курсах массовой оценки IAAO. К этому руководству прилагается рабочий лист Excel, содержащий образцы данных для вашего использования. Пожалуйста, сохраните этот файл в другом месте на вашем компьютере под другим именем. Это позволит избежать повреждения исходного файла.
Откройте таблицу Excel здесь.
Когда вы запускаете Excel, вы сталкиваетесь с большой пустой сеткой. Вверху есть буквы, а слева — цифры. Внизу есть вкладки с именами Sheet1, Sheet2 и Sheet 3.
Если вы новичок в Excel, вы можете задаться вопросом, что делать дальше.
Мы начнем с того, что поможем вам освоиться с некоторыми основами Excel, которые помогут вам при вводе данных в Excel.
Полоса в верхней части окна Excel 2007 — это лента . Лента состоит из различных вкладок . Каждая вкладка связана с определенными видами работы, которую люди выполняют в Excel. Вы щелкаете вкладки в верхней части ленты, чтобы увидеть различные команды на каждой вкладке. Вкладка Home , первая вкладка слева, содержит повседневные команды, которые люди используют чаще всего.
Команды организованы в небольшие связанные группы .Например, команды для редактирования ячеек сгруппированы вместе в группе Редактирование , а команды для работы с ячейками находятся в группе Ячейки .
В верхнем левом углу книги находится кнопка Office . Он работает почти так же, как меню «Файл» в старых версиях Excel. Вы можете получить доступ к основным функциям, которые доступны в большинстве программ, таким как открытие, сохранение и закрытие файлов.
Наиболее часто используемые функции можно разместить в верхней части книги в области, называемой Панель быстрого доступа .
Строка заголовка находится в центре верхней части книги и отображает либо имя по умолчанию, такое как Рабочая книга 1, либо имя, под которым книга была сохранена в последний раз. Это очень полезно, когда у вас открыто несколько книг.
Обратите внимание, что выделена одна ячейка в верхнем левом углу листа. Это называется активной ячейкой . Это ячейка, которая может получать ввод. Вы, как пользователь, выбираете, в какой ячейке это будет.
Вкладки листа изначально называются Лист 1, Лист 2 и Лист 3. Рекомендуется переименовать вкладки листа, чтобы упростить идентификацию информации на каждом листе.Это можно сделать, щелкнув их правой кнопкой мыши и выбрав опцию переименовать во всплывающем меню. Дополнительные листы можно добавить в книгу, щелкнув крайнюю правую вкладку без названия. И вы можете использовать сочетания клавиш для перемещения между листами.
Строка состояния в нижнем левом углу отслеживает действия пользователя. Например, статус рабочего листа на нашем слайде показывает, что он готов к приему данных.Когда пользователь начнет вводить данные, статус изменится на Enter.
Прокрутка вкладок Кнопки — это еще одно средство перемещения между листами книги, кроме выбора вкладки. Ценность этой функции станет более очевидной при использовании нескольких рабочих листов.
По мере того, как на листе вводится больше данных, пользователь обнаружит, что горизонтальная полоса прокрутки полезна для перемещения по листу и поиска определенной ячейки.
Zoom Control — еще одно средство определения местоположения и концентрации внимания на определенной части активного рабочего листа.
Наконец, вертикальная полоса прокрутки предоставляет еще одно средство перемещения по активному рабочему листу.
Рабочие листы разделены на столбцы, строки и ячейки.Это сетка, которую вы видите, когда открываете книгу.
Столбцы идут сверху вниз по рабочему листу по вертикали. Строки идут слева направо на листе по горизонтали. Ячейка — это пространство, в котором встречаются один столбец и одна строка.
Каждый столбец имеет алфавитный заголовок вверху. Первые 26 столбцов содержат буквы от A до Z. Каждый рабочий лист содержит всего 16 384 столбца, поэтому после Z буквы снова начинаются парами, от AA до AZ.
После AZ пары букв начинаются снова со столбцов от BA до BZ и так далее, пока все 16 384 столбца не будут иметь алфавитные заголовки.
У каждой строки также есть заголовок. Заголовки строк представляют собой числа от 1 до 1 048 576.
Алфавитные заголовки столбцов и числовые заголовки строк сообщают вам, где вы находитесь на листе, когда вы щелкаете ячейку. Заголовки объединяются, образуя адрес ячейки, также называемый ссылкой на ячейку .
Ячейки — это то место, где вы переходите к делу и вводите данные в рабочий лист.
Когда вы открываете новую книгу, первая ячейка, которую вы видите в верхнем левом углу рабочего листа, обводится черным контуром, указывая на то, что любые введенные вами данные попадут туда.
Вы можете вводить данные в любом месте, щелкнув любую ячейку на листе, чтобы выбрать ячейку. Но первая ячейка (или соседняя) в большинстве случаев — неплохое место для начала ввода данных.
Когда вы выбираете любую ячейку, она становится активной ячейкой . Когда ячейка активна, она выделяется черным контуром, а заголовки столбца и строки, в которой расположена ячейка, выделяются.
Например, если вы выбираете ячейку в столбце C в строке 5, заголовки в столбце C и строке 5 выделяются, а ячейка выделяется контуром. Эта ячейка называется ячейкой C5, которая является ссылкой на ячейку.
Обведенная ячейка, а также выделенные заголовки столбцов и строк упрощают понимание того, что ячейка C5 является активной ячейкой. Кроме того, ссылка на активную ячейку отображается в поле Имя в верхнем левом углу рабочего листа.Посмотрев в поле «Имя», вы увидите ссылку на активную ячейку.
Все эти индикаторы не слишком важны, когда вы находитесь в самом верху рабочего листа в самых первых нескольких ячейках. Но когда вы работаете дальше и дальше вниз или по листу, они действительно могут вам помочь. Имейте в виду, что на каждом листе есть 17 179 869 184 ячейки. Вы можете заблудиться, не указав ссылку на ячейку, где вы находитесь.
Например, важно знать ссылку на ячейку, если вам нужно сообщить кому-то, где находятся определенные данные или которые необходимо ввести в рабочий лист.
В ячейки рабочего листа можно вводить три основных типа данных: числа, текст и даты.
На курсах массовой оценки вы будете использовать предоставленные вам данные о недвижимости. Однако для вас важно знать, как вводить данные на лист и манипулировать ими. Рабочий лист, использованный для создания этого руководства, представляет фактические данные о продажах.
Когда вы вводите или импортируете данные в рабочий лист, рекомендуется вводить заголовки в верхней части каждого столбца, чтобы любой, кто поделился вашим листом, мог понять, что означают данные (и чтобы вы могли понять это сами, когда придете обратно к нему).
На рисунке на следующей странице заголовки столбцов — это имена полей данных из системы CAMA. Каждая строка представляет собой отдельную запись об участке.
Есть несколько способов перемещения по листу. По мере ввода заголовков вверху нажимайте клавишу TAB , чтобы переходить от одного столбца к другому или от одного поля к другому.
Находясь в поле, вы можете ввести информацию для нескольких записей, нажимая клавишу ENTER после каждого ввода.
Можно использовать клавиши со стрелками, но они не так просты в использовании, как клавиши TAB и ENTER.
Важно понимать, как Excel обрабатывает определенные данные. Например, текстовые поля будут принимать данные точно в том виде, в котором они были введены, тогда как числовые поля будут отбрасывать ведущие нули и лишние десятичные разряды. Столбец B на приведенном выше листе представляет собой текстовое поле, в которое пользователь ввел числа с ведущими нулями. Нули сохраняются.Если бы столбец B был числовым полем, нули были бы отброшены. Обратите внимание на маленькие треугольники в ячейках в столбце B. Когда пользователь щелкает любую из ячеек в этом столбце, слева от ячейки появляется символ.
Щелчок по этому символу вызывает всплывающее меню возможностей. В этом случае ячейка содержит число, сохраненное в виде текста. Идентификатор района — «001». Он вводится как текст, чтобы сохранить ведущие нули. В противном случае в ячейке было бы всего 1.
В Excel то, что вы видите, не всегда то, что вы получаете.Ячейка F2, по-видимому, содержит данные 0,19. Однако данные были отформатированы именно так. На самом деле ячейка содержит 0,1943, округленное до 0,19 только для отображения. Excel будет использовать в расчетах базовые данные 0,1943, что может привести к неожиданным результатам (24 920 / 0,1943 = 128 255 вместо 24 920 / 0,19 = 131 158).
Для ввода даты необходимо использовать косую черту или дефис для разделения частей: 16.07.2009 или 16 июля 2009 г.Excel распознает это как дату.
Если вам нужно ввести время, введите цифры, пробел, а затем «a» или «p» — например, 9:00 p. Если вы введете только число, Excel распознает время и введет его как AM.
Совет Чтобы ввести сегодняшнюю дату, одновременно нажмите CTRL и точку с запятой (;). Чтобы ввести текущее время, нажмите CTRL, SHIFT и точку с запятой одновременно.
На этом слайде показано еще одно различие между отображаемыми и базовыми данными.Цена продажи на E2 отображается как 103000 долларов, а базовые данные — 103000.
Другие номера и способы их ввода
Вот два средства экономии времени, которые вы можете использовать для ввода данных в Excel:
Автозаполнение Введите месяцы года, дни недели, кратные 2 или 3, или другие данные в серии. Вы вводите одну или несколько записей, а затем расширяете серию, перетаскивая их. Обратите внимание, что следующий элемент в серии появляется рядом с правым нижним углом перетаскиваемого раздела. Как только перетаскивание прекращается, ячейки заполняются следующими элементами в серии.
Автозаполнение Если первые несколько букв, которые вы вводите в ячейку, совпадают с записью, которую вы уже сделали в этом столбце, Excel заполнит оставшиеся символы за вас. Просто нажмите ENTER, когда увидите, что они добавлены. Это работает для текста или для текста с числами. Это не работает только для чисел, дат или времени.
Все иногда делают ошибки, а иногда данные, которые вы ввели правильно, нужно изменить позже.
Иногда нужно изменить весь рабочий лист. Предположим, вам нужно добавить еще один столбец данных прямо в середину вашего рабочего листа.
Допустим, вы хотели ввести 125 000 в ячейку E4, но по ошибке ввели 123 500. Теперь вы заметили ошибку и хотите ее исправить. Это можно сделать двумя способами:
В чем разница? Ваше удобство. Возможно, вам будет проще работать со строкой формул или с самой ячейкой. Если вы редактируете данные во многих ячейках, вы можете удерживать указатель на строке формул при переходе от ячейки к ячейке с помощью клавиатуры.
После того, как вы выберете ячейку, на листе в нижнем левом углу в строке состояния появится надпись Edit .
Пока рабочий лист находится в режиме редактирования, многие команды временно недоступны (эти команды на ленте серые).
Что ты умеешь? Что ж, вы можете удалить буквы или цифры, нажав BACKSPACE или выделив (выбрав) их, а затем нажав DELETE.
Вы можете редактировать буквы или цифры, выделяя (выбирая) их, а затем вводя что-то другое.
Вы можете вставить новые буквы или цифры в данные ячейки, поместив курсор в точку вставки и введя текст.
Что бы вы ни делали, когда закончите, не забудьте нажать ENTER или TAB, чтобы ваши изменения остались в ячейке.
Сюрприз! Кто-то другой использовал ваш рабочий лист, заполнил некоторые данные и выделил число в ячейке E4 жирным, красным шрифтом и 133 000 долларов.
Но вы знаете, что фактическая цена продажи составляла 123 500 долларов. Вы удаляете исходную цифру и вводите новый номер.
Но новый номер по-прежнему выделяется красным жирным шрифтом. Что здесь дает?
Что происходит, так это то, что форматируется ячейка, а не данные в ячейке.Поэтому, когда вы удаляете данные со специальным форматированием, вам также необходимо удалить форматирование из ячейки. Пока вы этого не сделаете, любые данные, которые вы вводите в эту ячейку, будут иметь особое форматирование.
Чтобы удалить форматирование, щелкните ячейку, а затем на вкладке Домашняя страница в группе Редактирование щелкните стрелку на Очистить . Затем нажмите Очистить форматы , что удалит формат из ячейки. Или вы можете нажать Очистить все , чтобы одновременно удалить данные и форматирование.
Тот же процесс можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке. Выбор параметра «Формат ячеек» в раскрывающемся меню приведет к отображению диалогового окна. В этом поле есть несколько вариантов форматирования ячейки и ее содержимого.
После того, как вы ввели данные, вы можете обнаружить, что вам понадобится еще один столбец для хранения дополнительной информации.Например, вы можете рассчитать отношение общей стоимости к продажной цене и отобразить результаты в столбце рядом со значением общей стоимости.
Или, может быть, вам нужна еще одна строка или строки. Вы можете обнаружить еще один товарный пакет, который хотите включить в свой анализ. Это здорово, но нужно ли начинать заново? Конечно нет.
Чтобы вставить один столбец, щелкните любую ячейку в столбце сразу до справа того места, где вы хотите разместить новый столбец.Поэтому, если вам нужен столбец «Соотношение» между столбцами I и J, вы должны щелкнуть ячейку в столбце J справа от нового местоположения. Затем на вкладке Home в группе Cells щелкните стрелку на Insert . В раскрывающемся меню выберите Вставить столбцы листа . Будет вставлен новый пустой столбец.
Чтобы вставить одну строку, щелкните любую ячейку в строке сразу под , куда вы хотите поместить новую строку. Например, чтобы вставить новую строку между строкой 4 и строкой 5, щелкните ячейку в строке 5.Затем в группе Ячейки щелкните стрелку на Вставить . В раскрывающемся меню выберите Вставить строки листа . Будет вставлена новая пустая строка.
Excel создает новый столбец или строку в соответствии с требуемым заголовком и изменяет заголовки последующих столбцов и строк.
В этом разделе мы начнем разработку рабочей книги, показанной на Рисунок 1.1 . Навыки, описанные в этом разделе, обычно используются на ранних этапах разработки одного или нескольких рабочих листов в книге.
Вы начнете создавать книгу, показанную на рис. 1.1 , вручную вводя данные в рабочий лист. Следующие шаги объясняют, как заголовки столбцов в строке 2 вводятся на листе:
Рисунок 1.15 показывает, как ваш рабочий лист должен выглядеть после того, как вы ввели заголовки столбцов в строку 2.Обратите внимание, что слово Цена в ячейке C2 не отображается. Это связано с тем, что столбец слишком узкий, чтобы вместить введенную вами запись. В следующем разделе мы рассмотрим методы форматирования, чтобы исправить эту проблему.
Рисунок 1.15 Ввод заголовков столбцов в рабочий лист
Заголовки столбцов
Очень важно включить заголовки столбцов, которые точно описывают данные в каждом столбце рабочего листа. В профессиональной среде вы, вероятно, будете делиться книгами Excel с коллегами.Хорошие заголовки столбцов уменьшают вероятность того, что кто-то неверно истолкует данные, содержащиеся в таблице, что может привести к дорогостоящим ошибкам в зависимости от вашей карьеры.
Избегайте форматирования символов при вводе чисел
При вводе чисел на лист Excel лучше избегать добавления каких-либо символов форматирования, таких как знаки доллара и запятые. Хотя Excel позволяет добавлять эти символы при вводе чисел, это замедляет процесс ввода данных. Более эффективно использовать функции форматирования Excel, чтобы добавлять эти символы к числам после того, как вы введете их на лист.
Ввод данных
Очень важно тщательно вычитывать свой рабочий лист, особенно когда вы ввели числа. Перенос чисел при ручном вводе данных в рабочий лист — распространенная ошибка. Например, число 563 можно заменить на 536. Такие ошибки могут серьезно нарушить целостность вашей книги.
Рисунок 1.16 показывает, как ваш рабочий лист должен выглядеть после ввода данных.Внимательно проверьте свои числа, чтобы убедиться, что они точно введены в рабочий лист.
Рисунок 1.16 Завершенный ввод данных для столбцов B, C и DДанные, введенные в ячейку, можно изменить, дважды щелкнув местоположение ячейки или используя панель формул. Возможно, вы заметили, что, когда вы вводили данные в ячейку, введенные вами данные появлялись на панели формул. Панель формул можно использовать для ввода данных в ячейки, а также для редактирования данных, которые уже существуют в ячейке.Следующие шаги представляют собой пример ввода и последующего редактирования данных, которые были введены в ячейку:
Редактирование данных в ячейке
Функция автозаполнения — ценный инструмент при ручном вводе данных в рабочий лист. Эта функция имеет множество применений, но она наиболее полезна, когда вы вводите данные в определенной последовательности, например числа 2, 4, 6, 8 и т. Д., Или нечисловые данные, такие как дни недели или месяцы год. Следующие шаги демонстрируют, как можно использовать автозаполнение для ввода месяцев года в столбец A:
.Щелкните левой кнопкой мыши и перетащите маркер заливки в ячейку A14. Обратите внимание, что поле подсказки Auto Fill указывает, какой месяц будет помещен в каждую ячейку (см. , рисунок 1.19 ). Отпустите левую кнопку мыши, когда в поле с подсказками появится надпись «Декабрь».
Рисунок 1.19 Использование автозаполнения для ввода месяцев годаКак только вы отпустите левую кнопку мыши, все двенадцать месяцев года должны появиться в диапазоне ячеек A3: A14, как показано на Рисунок 1.20 . Вы также увидите кнопку «Параметры автозаполнения». Нажав эту кнопку, вы получите несколько вариантов вставки данных в группу ячеек.
Рисунок 1.20 Кнопка опций автозаполненияСуществует несколько методов удаления данных с рабочего листа, некоторые из которых показаны здесь. В каждом методе вы используете команду «Отменить». Это полезная команда на случай, если вы по ошибке удалите данные со своего рабочего листа.Следующие шаги демонстрируют, как удалить данные из ячейки или диапазона ячеек:
Команда отмены
Рисунок 1.22 Раскрывающееся меню очистки команд
Есть несколько записей на листе, которые кажутся обрезанными. Например, последнюю букву слова «сентябрь» нельзя увидеть в ячейке A11. Это потому, что столбец слишком узкий для этого слова.Столбцы и строки на листе Excel можно настроить в соответствии с данными, вводимыми в ячейку. Следующие шаги объясняют, как настроить ширину столбцов и высоту строк на листе:
Рисунок 1.23 Регулировка ширины столбца
Вы можете обнаружить, что использование метода «щелкни и перетащи» неэффективно, если вам нужно установить определенную ширину символа для одного или нескольких столбцов. Шаги с 1 по 6 иллюстрируют второй метод настройки ширины столбцов при использовании определенного количества символов:
Ширина колонны
Шаги с 1 по 4 демонстрируют, как настроить высоту строки, что аналогично настройке ширины столбца:
Высота ряда
Рисунок 1.25 показывает внешний вид рабочего листа после настройки столбца A и строки 15.
Рисунок 1.25. Данные о продажах GMW с скорректированными столбцами A и 15.Регулировка столбцов и рядов
Помимо настройки столбцов и строк на листе, вы также можете скрыть столбцы и строки. Это полезный метод улучшения внешнего вида рабочего листа, содержащего данные, которые не нужно отображать. Эти функции будут продемонстрированы с помощью книги данных о продажах GMW. Однако для этого рабочего листа нет необходимости иметь скрытые столбцы или строки. Здесь эти навыки будут использоваться только в демонстрационных целях.
Фигура 1.26 Скрыть и показать подменю
Скрытие столбцов
Рисунок 1.27 показывает книгу со столбцом C, скрытым на листе Sheet1. Вы можете сказать, что столбец скрыт, по отсутствующей букве C.
Рисунок 1.27 Скрытый столбец
Чтобы показать столбец, выполните следующие действия:
Показать столбцы
Следующие шаги демонстрируют, как скрыть строки, что аналогично скрытию столбцов:
Скрытие строк
Чтобы показать строку, выполните следующие действия:
Показать строки
Скрытые строки и столбцы
В большинстве профессий профессионалы обычно используют книги Excel, разработанные коллегой.Прежде чем использовать книгу, разработанную кем-то другим, всегда проверяйте наличие скрытых строк и столбцов. Вы можете быстро увидеть, скрыта ли строка или столбец, если номер строки или буква столбца отсутствует.
Скрытие столбцов и строк
Отображение столбцов и строк
Использование книг Excel, созданных другими пользователями, — очень эффективный способ работы, поскольку он устраняет необходимость создавать рабочие листы данных с нуля. Однако вы можете обнаружить, что для достижения своих целей вам необходимо добавить дополнительные столбцы или строки данных. В этом случае вы можете вставить в рабочий лист пустые столбцы или строки. Следующие шаги демонстрируют, как это сделать:
Вставка столбцов
Вставка строк
Вставка столбцов и строк
После ввода данных в рабочий лист у вас есть возможность переместить их в другое место.Следующие шаги демонстрируют, как переместить данные в разные места на листе:
Перемещение данных
Перед перемещением данных на листе убедитесь, что вы определили все компоненты, принадлежащие перемещаемой серии. Например, если вы перемещаете столбец данных, убедитесь, что заголовок столбца включен. Кроме того, перед перемещением столбца убедитесь, что все значения выделены.
Может потребоваться удалить целые столбцы или строки данных с листа. Такая необходимость может возникнуть, если вам нужно удалить пустые столбцы или строки с рабочего листа или столбцы и строки, содержащие данные. Методы удаления содержимого ячеек были рассмотрены ранее и могут использоваться для удаления ненужных данных. Однако, если вам не нужна пустая строка или столбец в книге, вы можете удалить их, выполнив следующие действия:
Удаление строк
Удаление столбцов
Удаление столбцов и строк
Адаптировано Барбарой Лейв из серии статей «Как использовать Microsoft Excel: Карьера в практике», адаптировано The Saylor Foundation без указания авторства, по запросу первоначального создателя или лицензиата работы и под лицензией CC BY-NC-SA 3.0.
Первый шаг в создании полезного рабочего листа — это ввод данных. Вводя данные, вы вводите информацию, которую Excel должен отображать, вычислять и хранить. Данные можно вводить в ячейку или в диапазон ячеек. Вы даже можете настроить последовательность данных и позволить Excel заполнить оставшуюся часть последовательности на основе ваших первых нескольких записей.
Ищете тренинг по Excel в Лос-Анджелесе?
Excel содержат четыре типа данных: текст, значения, даты и формулы.Примеры каждого из них приведены в Таблице 1-2.
Текст | Значение | Дата | Формула |
Расходные материалы | 852,34 | 03.12.02 | = C3 + D3 + E3 |
12 Дюжина | 42980.00254 | 3 янв.2001 г. | = 245 * C3 |
Таблица 1-2: Примеры типов данных
Текстовые данные являются буквенно-цифровыми и не могут использоваться в большинстве формул. Значения представлены только цифрами. Хотя дата может показаться текстовой, как только вы вводите то, что Excel распознает как дату, она форматируется и сохраняется с использованием десятичного формата даты. В результате даты могут использоваться в сложных функциях.
Формулы состоят из значений и операторов . Поскольку формулы содержат ссылки на ячейки и диапазоны листа, они зависят от других элементов листа. Например, если формула включает ссылку на ячейку C3, и вы измените значение, расположенное в C3, результат формулы изменится соответствующим образом.
Одна ячейка может содержать до 32 000 буквенно-цифровых символов.Если ячейка недостаточно широкая и если ячейка справа содержит данные, некоторые символы могут быть не видны. Excel не потерял эти данные; он просто не показывает этого.
Иногда может потребоваться ввести число в виде текста. Например, вы можете исключить число из суммированного столбца. Если вы введете апостроф (’) перед числом, например« 2013 », Excel примет его как текст и выровняет его по левому краю, как показано на рис. 1-9. Все остальные числа по умолчанию выровнены по правому краю.Апостроф не отображается в ячейке листа, но вы можете увидеть его на панели формул. Вам не нужно вводить апостроф, если фраза начинается с числа, если она включает текстовые символы, например, «Сводка за 1-й квартал».
Примечание. В этот момент Excel 2013 выдаст ошибку, обозначенную зеленой стрелкой в верхнем левом углу ячейки (эта ошибка указывает на несогласованность данных, т.е. число, отформатированное как текст). Желтый бриллиант с символом! посередине также появятся варианты исправления этой ошибки.
Когда вы вводите функциональные данные в свой рабочий лист (то есть расчет или его часть; например, знак равенства), на панели формул справа от поля «Имя» появляются три кнопки, как показано на рис. 1‑6. Используйте кнопку «Отмена», если вы решили не продолжать ввод данных в ячейку, и кнопку «Ввод», чтобы принять ввод. Кнопка «Изменить формулу» доступна только в том случае, если ячейка содержит формулу.
Значения вводятся в рабочий лист так же, как и текст.Однако важно отметить, что значения могут содержать только следующие символы:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 + - (), / $%. E e
Выбор всего рабочего листа полезен, когда вы хотите внести изменения в глобальном масштабе.Например, вы можете изменить размер шрифта в каждой ячейке рабочего листа. Выбрав весь рабочий лист с помощью кнопки «Выбрать все», как показано на рис. 1-4, вы можете сделать это за один шаг.
Лучший способ узнать об Excel 2013 — это начать его использовать. Создайте пустую книгу и изучите основы работы со столбцами, ячейками и данными.
Лучший способ узнать об Excel 2013 — это начать его использовать.
Вы можете открыть существующую книгу или начать с шаблона.Затем добавьте данные в ячейки, используйте ленту, используйте мини-панель инструментов.
Что нового в Excel 2013
Основные задачи в Excel
Лучший способ узнать об Excel 2013 — это начать его использовать.
Это то, что вы видите при первом запуске Excel.
Вы можете открыть существующую книгу здесь или начать с шаблона.
Так как это наш первый раз, давайте оставим его простым и выберем Пустая книга .
Область внизу — это место, где вы создаете свой рабочий лист.
И вы найдете все инструменты, необходимые для работы, здесь, наверху, в этой области, называемой лентой.
В этой области вы найдете поле имени и строку формул.
По мере продвижения вы увидите, что они делают.Теперь щелкните где-нибудь в рабочей области.
Эти маленькие прямоугольники, называемые ячейками, содержат один фрагмент информации: текст, число или формулу.
Допустим, мы хотим создать рабочий лист для отслеживания расходов по проекту расширения.
Введите первую статью бюджета и нажмите Enter.
На листе буквально миллионы ячеек, но каждую из них можно идентифицировать с помощью этой сеточной системы строк и столбцов.
Например, адрес этой ячейки — C6; столбец C, строка 6.
Поле имени показывает, какая ячейка выбрана. Позже вы поймете, почему адреса важны. Затем введите другие статьи бюджета.
Это разбивка работ, необходимых для проекта расширения.
Если текст не умещается в ячейках, подойдите сюда и удерживайте указатель мыши над границей столбца, пока не увидите двунаправленную стрелку.
Затем щелкните и перетащите границу, чтобы расширить столбец.
Теперь, чтобы сделать наш рабочий лист более интересным, давайте добавим приблизительные оценки для каждого рабочего элемента в следующий столбец.
Чтобы числа выглядели как суммы в долларах, мы добавим некоторое форматирование.
Сначала выберите числа, щелкнув первое число и перетащив мышь вниз по списку.
Серое выделение и зеленая рамка означают, что ячейки выделены.
Щелкните правой кнопкой мыши по выбранному элементу, и откроется контекстное меню вместе с этим окном, которое называется мини-панелью инструментов.
Мини-панель инструментов меняется в зависимости от того, что вы выбираете.
В данном случае он содержит команды для форматирования ячеек.
Щелкните значок $, чтобы отформатировать числа как суммы $.
Теперь он начинает больше походить на рабочий лист.
Чтобы сделать его официальным, давайте добавим здесь строку заголовка, чтобы любой, кто просматривает рабочий лист, знал, что означают данные в каждом столбце.
Теперь давайте сделаем что-нибудь с данными, чтобы упростить работу.
Выберите заголовок и данные. Щелкните верхний левый угол и перетащите мышь в нижний правый.
На этот раз вместо щелчка правой кнопкой мыши просто наведите указатель мыши на выделение, и появится кнопка.
Щелкните по нему, и откроется окно быстрого анализа.
Содержит набор инструментов, помогающих анализировать данные.
Щелкните ТАБЛИЦЫ , а затем щелкните Таблица . Данные преобразуются в таблицу.
Вам не обязательно этого делать, но работа с данными в виде таблицы имеет определенные преимущества.
Например, вы можете щелкнуть эти стрелки, чтобы быстро отсортировать или отфильтровать данные.
У вас также есть много команд и опций на выбор здесь, на ленте.
Например, мы можем добавить в таблицу строку итогов или удалить строк с чередованием .
Пока мы здесь, давайте внимательнее посмотрим на ленту.
Команды и параметры, с которыми вы можете работать, организованы на этих вкладках.
Большинство команд, которые вам понадобятся, находятся на вкладке HOME .
Например, здесь можно отформатировать текст и числа или изменить стиль ячейки .
Вкладка INSERT содержит команды для вставки таких вещей, как изображения и диаграммы.
Мы рассмотрим некоторые другие вкладки позже в этом курсе.
Вкладка TABLE TOOLS DESIGN называется контекстной вкладкой, потому что она появляется только тогда, когда вы работаете с таблицей.
Когда вы выбираете ячейку за пределами таблицы, вкладка исчезает.
Вы также увидите контекстные вкладки при работе с другими вставляемыми объектами, такими как Sparklines и Pivot Charts .
Наш рабочий лист сейчас довольно мал, но в Excel есть много возможностей для роста по мере расширения вашего проекта.
Однако, прежде чем мы продолжим работу, давайте сохраним книгу.
/ ru / excel2013 / save-and-sharing-workbooks / content /
Каждый раз, когда вы работаете с Excel, вы вводите информацию — или содержимое — в ячеек . Ячейки — это основные строительные блоки рабочего листа. Вам нужно будет изучить основы ячеек и содержимого ячеек для расчета, анализа и организации данных в Excel.
Необязательно: загрузите нашу рабочую тетрадь.
Каждый рабочий лист состоит из тысяч прямоугольников, которые называются ячейками . Ячейка — это пересечение строки и столбца . Столбцы обозначаются буквами (A, B, C) , а строки обозначаются числами (1, 2, 3) .
ЯчейкаКаждая ячейка имеет собственное имя — или адрес ячейки — в зависимости от ее столбца и строки.В этом примере выбранная ячейка пересекает столбец C и строку 5 , поэтому адрес ячейки — C5 . Адрес ячейки также появится в поле Имя . Обратите внимание, что столбца ячейки и заголовков строки выделяются , когда ячейка выбрана.
Ячейка C5Вы также можете выбрать нескольких ячеек одновременно. Группа ячеек называется диапазоном ячеек . Вместо адреса одной ячейки вы будете ссылаться на диапазон ячеек, используя адреса ячеек первых и последних ячеек в диапазоне ячеек, разделенных двоеточием .Например, диапазон ячеек, включающий ячейки A1, A2, A3, A4 и A5, будет записан как A1: A5 .
На изображениях ниже выбраны два разных диапазона ячеек:
Если столбцы в вашей электронной таблице помечены цифрами вместо букв, вы необходимо изменить стиль ссылок по умолчанию для Excel. Просмотрите нашу дополнительную информацию о том, что такое справочные стили? чтобы узнать как.
Чтобы ввести или отредактировать содержимое ячейки, вам сначала нужно выбрать ячейку.
Вы также можете выбрать ячейки с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре.
Иногда может потребоваться выбрать большую группу ячеек или диапазон ячеек .
Любая информация, которую вы вводите в электронную таблицу, будет храниться в ячейке.Каждая ячейка может содержать различные типы содержимого , включая текст , форматирование , формулы и функции .
Вы можете использовать клавишу Удалить на клавиатуре, чтобы удалить содержимое из нескольких ячеек за один раз.Клавиша Backspace удаляет только одну ячейку за раз.
Существует важное различие между при удалении содержимого ячейки и при удалении самой ячейки . Если удалить всю ячейку, ячейки под ней будут сдвинуть вверх на и заменить удаленные ячейки.
Excel позволяет копировать содержимое , которое уже введено в вашу электронную таблицу, и вставлять этого содержимого в другие ячейки, что может сэкономить ваше время и усилия.
В отличие от копирования и вставки, при котором дублирует содержимое ячеек, вырезание позволяет перемещать содержимого между ячейками.
Вы также можете получить доступ к дополнительным параметрам вставки , которые особенно удобны при работе с ячейками, содержащими формул или форматирования .
Вместо того, чтобы выбирать команды на ленте, вы можете быстро получить к ним доступ, щелкнув правой кнопкой мыши . Просто выберите ячеек , которые вы хотите отформатировать , затем щелкните правой кнопкой мыши. Появится раскрывающееся меню , в котором вы найдете несколько команд , которые также расположены на ленте.
Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы получить доступ к параметрам форматированияВместо того, чтобы вырезать, копировать и вставлять, вы можете перетащить ячеек, чтобы переместить их содержимое.
Бывают случаи, когда вам нужно скопировать содержимое одной ячейки в несколько других ячеек на листе. Вы можете скопировать и вставить содержимого в каждую ячейку, но этот метод потребует много времени. Вместо этого вы можете использовать маркер заполнения , чтобы быстро скопировать и вставить содержимое в смежных ячеек в той же строке или столбце.
Ручка заполнения также может использоваться для продолжения серии .Всякий раз, когда содержимое строки или столбца следует в последовательном порядке, например, числа (1, 2, 3) или дней (понедельник, вторник, среда) , дескриптор заполнения может угадать, что должно быть дальше в сериал. Во многих случаях вам может потребоваться выбрать нескольких ячеек , прежде чем использовать дескриптор заполнения, чтобы помочь Excel определить порядок рядов. В нашем примере ниже дескриптор заполнения используется для расширения ряда дат в столбце.
Использование маркера заполнения для расширения серии Вы также можете дважды щелкнуть маркер заполнения вместо щелчка и перетаскивания.Это может быть полезно для больших таблиц, где щелкать и перетаскивать может быть неудобно.
Посмотрите видео ниже, чтобы увидеть пример двойного щелчка маркера заполнения.
Новая функция Excel 2013, Flash Fill , может автоматически вводить данные в ваш рабочий лист, экономя ваше время и усилия. Как и маркер заполнения, Flash Fill может угадать, какую информацию вы вводите в свой рабочий лист.В приведенном ниже примере мы будем использовать Flash Fill для создания списка из имен , используя список существующих адресов электронной почты .
Чтобы изменить или отменить Flash Fill, нажмите кнопку Flash Fill рядом с недавно добавленными данными Flash Fill.
Нажатие кнопки Flash FillПри работе с большим объемом данных в Excel поиск конкретной информации может быть трудным и отнимать много времени. Вы можете легко выполнять поиск в своей книге с помощью функции Find , которая также позволяет изменять содержимое с помощью функции Replace .
В нашем примере мы будем использовать команду «Найти», чтобы найти конкретное имя в длинном списке сотрудников.
Вы также можете получить доступ к команде «Найти», нажав Ctrl + F на клавиатуре .
Щелкните Параметры , чтобы просмотреть критерии расширенного поиска в диалоговом окне «Найти и заменить».
Нажав ПараметрыИногда вы можете обнаружить, что неоднократно допускали ошибку в своей книге (например, неправильно написали чье-то имя) или что вам нужно заменить одно слово или фразу другим.Вы можете использовать функцию Excel «Найти и заменить », чтобы быстро вносить изменения. В нашем примере мы воспользуемся функцией «Найти и заменить», чтобы исправить список адресов электронной почты.
/ ru / excel2013 / изменение-столбцов-строк-и-ячеек / содержимого /
A-B-C-D-E-F-G-H-I-J-K-L-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z Первый шаг в изучении электронных таблиц — это понимание терминологии, с которой вы столкнетесь в ходе этого урока. В приведенном ниже глоссарии перечислены термины, относящиеся к приложениям для работы с электронными таблицами.Терминология, которую мы усвоили при рассмотрении обработки текста (например, копирование, вставка, буфер обмена и т. Д.), Также применима к приложениям для работы с электронными таблицами.
|
Excel имеет встроенный инструмент для объединения нескольких листов или нескольких книг.Если вам нужно суммировать различные листы, которые могут иметь разные строки или столбцы, команда «Консолидировать» использует метки в первой строке и первом столбце, чтобы выровнять данные и объединить их на одном листе.
Команда «Объединить» не нова. Он используется в Excel с 1990-х годов. Он находится на вкладке «Данные» и имеет особое требование: он работает только в том случае, если в ваших данных есть ровно один столбец меток и одна строка заголовков.Хотя это ограничивающий фактор, существует множество наборов данных, которые следуют этой форме.
Consolidate легко обрабатывает разное количество строк или столбцов. На рисунке ниже на трех рабочих листах в книге показан план счетов в столбце A. Некоторые элементы могут отсутствовать на любом рабочем листе, а это означает, что каждая учетная запись может отображаться в отдельной строке. В этом примере на рабочих листах разное количество месяцев: четыре месяца в Report1, пять месяцев в Report2 и три месяца в Report3.
Чтобы объединить эти три рабочих листа, выполните следующие действия:
1. Вставьте пустой лист в свою книгу.
2. Выберите ячейку в верхнем левом углу, в которой должны отображаться консолидированные данные. Убедитесь, что ни справа, ни под активной ячейкой нет ничего.
3. На вкладке «Данные» выберите «Консолидировать», чтобы открыть диалоговое окно.
4.В раскрывающемся списке «Функция» диалогового окна «Консолидация» по умолчанию выбрано значение «Сумма». Вы можете изменить это на «Количество», «Среднее», «Максимальное», «Минимальное», «Продукт», «Количество подсчетов», «Стандартное отклонение» или «Разница».
5. В правой части поля «Ссылка» есть значок «Редактировать ссылку». Щелкните значок, перейдите к первому листу и выберите данные, заголовки и метки. Используйте значок «Закрыть» в правой части диалогового окна «Консолидация: ссылка», чтобы вернуться в диалоговое окно «Консолидация».
6.Адрес первого набора данных остается в поле «Ссылка». Нажмите кнопку «Добавить», чтобы переместить первую ссылку в поле «Все ссылки». После нажатия кнопки «Добавить» исходная ссылка появится как в разделе «Все ссылки», так и в поле «Ссылка». Хотя это может показаться запутанным, Microsoft оставляет старую ссылку на месте на тот случай, если ваш следующий набор данных просто нужно изменить с Sheet1 на Sheet2.
7. Щелкните значок «Редактировать ссылку» справа от поля «Ссылка».Выберите данные для второго рабочего листа. Щелкните значок «Закрыть», чтобы вернуться в диалоговое окно «Объединить». Нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить вторую ссылку в диалоговое окно «Все ссылки».
8. Для вашего последнего набора данных шаги немного отличаются. Используйте кнопку «Редактировать ссылку», затем выберите третий набор данных. Щелкните «Закрыть». Но на данный момент это ваш выбор, нажимать вы кнопку «Добавить» или нет. Хотя нажатие кнопки «Добавить» кажется правильным шагом, консолидация будет работать, если последний набор данных останется в поле «Ссылка».
9. Установите флажки «Верхний ряд» и «Левый столбец» в нижнем левом углу диалогового окна «Объединить».
Обратите внимание, что я снова открыл диалоговое окно «Консолидировать», отображая его поверх результатов. Вы можете видеть, что, хотя мы оставили окончательный набор данных вне поля «Все ссылки» на шаге 8, Excel теперь отображает эту ссылку в поле «Все ссылки».
В результатах есть некоторые необычные особенности. Как видите, ячейки F3: h4 и B4: E4 пусты вместо нуля. Если в одном наборе данных отсутствует строка, ячейки результатов остаются пустыми, чтобы предупредить вас о потенциальной проблеме. Если есть веская причина для того, чтобы они были пустыми (например, возможно, вы публикуете амортизационные записи только в декабре), вы можете использовать диалоговое окно «Найти и заменить», чтобы заменить пустые ячейки на ноль.
Ярлыки в первом столбце ваших данных могут быть отсортированы неправильно, а могут и нет.И любой заголовок в левой верхней ячейке набора данных (например, в ячейке A1 в нашем примере) не копируется в левую верхнюю ячейку результатов. Если вам нужно отсортировать данные в первом столбце, вам нужно добавить заголовок в эту ячейку перед сортировкой.
Команда «Консолидировать» — мощная и гибкая. Он обрабатывает ситуации, когда план счетов изменился в середине года, а в более ранних отчетах отсутствуют определенные счета. Consolidate также можно использовать в следующих ситуациях:
Для каждого отчета, созданного с помощью Consolidate, Excel сохраняет используемые диапазоны. Если базовые данные изменяются, выберите ячейку в верхнем левом углу и снова выполните консолидацию, чтобы обновить результаты. (Поскольку диапазоны остаются, вам не нужно снова выбирать данные. Просто откройте диалоговое окно, убедитесь, что ссылки все еще там, и нажмите OK.)
Загрузите учебное пособие за этот месяц, чтобы опробовать его на себе: SF-2018-05-Consolidation.
Хотя Consolidate был разработан еще тогда, когда каждая книга Excel содержала один лист, он по-прежнему полезен сегодня.
Вам также может понравиться
.
Об авторе