Первичная бухгалтерская документация: Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

Первичная бухгалтерская документация: Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

Внесение первичной документации в 1С:Бухгалтерию

Первичные документы в бухгалтерском учете представляют собой обширный список, порядок составления и содержание которых регулируется государственными органами РФ. У каждого подразделения, будь то кадровый, торговый отдел, администрация или производственный цех, существуют свои унифицированные формы ведения первичной документации.

Сегодня, подавляющее большинство первичных документов учитывается в специализированных бухгалтерских программах. Многие организации стараются отходить от бумажных вариантов документов и полностью переходят на электронный документооборот.

В статье мы разберем как и где вводить первичную документацию, а также как этот процесс упростить с помощью передачи на аутсорсинг.

Перед специалистами компании, работа которых связана с оформлением первички, встает серьезная задача регулярно совершенствовать свои знания в ведении учета в программе 1С. Так как от правильного заполнения информационной базы будет зависеть корректное отражение финансового результата в организации, а также не возникнут проблемы с бухгалтерской отчетностью и определением объема налогов.

Учет первичных торговых операций

Рассмотрим пошаговый пример ведения учета первичных документов в торговом отделе небольшой компании в программе 1С:Бухгалтерия предприятия.

Роль первички – своевременно и точно отражать происходящие хозяйственные события в организации. Руководителям и собственникам бизнеса следует понимать, что не существует обязательного перечня первичных документов. Каждая организация сама определяет нужный список документов, в зависимости от деятельности, и фиксирует его в учетной политике. 

Приобретение товаров

Компания приобретает товары для дальнейшей перепродажи, а материалы – для обеспечения своих нужд. При покупке у поставщиков, как правило, возникают еще и дополнительные расходы. Это могут быть: транспортные расходы, тара и упаковка, затраты на командировку с целью заключения договора о покупке. Все денежные перемещения с целью приобретения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) должны быть учтены в базе.

Внесение первичных документов в базу 1С:Бухгалтерия происходит следующим образом. Для отражения поступления открываем на панели разделов вкладку «Покупки» и нажимаем «Поступление (акты, накладные, УПД)». Для создания нового поступления необходимо нажать «Поступление» — «Товары, услуги, комиссия». Документ создается на основании предъявленного оригинала накладной и счета-фактуры от поставщика.

В накладной указывается номер и дата, выбирается нужный склад (оптовый или розничный), заполняются данные поставщика. В табличной части будут отражены поступившие товары. Если данные наименования уже имеются в справочнике номенклатуры, то внесение товаров можно выполнить через кнопку «Подбор». Если позиции новые и ранее их не вносили в базу, то в этом случае они создаются через кнопку «Добавить».

Во вкладках табличной части «Услуги», «Возвратная тара», «Агентские услуги» вносятся данные о дополнительных расходах, если они имеются.

После заполнения накладной в поле «Счет-фактура» нужно ввести номер, дату предъявленного документа и нажать на кнопку «Зарегистрировать». Готовый документ необходимо сохранить и провести.

При создании новых документов в программе, специалисту важно усвоить привычку каждый раз сверять поступившее количество товара и итоговые суммы с оригиналами документов, чтобы не упустить расхождений, а потом и возникновения разногласий при оплате счетов. Оригиналы в упорядоченном виде подшиваются в папки и хранятся в архиве организации.

Оплата поставщику

Чтобы оплатить контрагенту за ранее приобретенные товары и услуги, необходимо выделить созданную накладную поступления, по которой мы хотим произвести оплату и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Платежное поручение».

Документ заполняется и устанавливается назначение платежа «Оплата за товар по Счету фактуре № … от … ». Нажать «Провести и закрыть».

Данное платежное поручение направляется в банк, после чего банк предоставляет оригинал выписки о снятии денежных средств с вашего расчетного счета. На основании этой выписки нужно создать еще один документ в базе 1С отражающий факт списания денежных средств. Создается он на основании платежного поручения. Необходимо выделить этот документ и нажать «Создать на основании» — «Списание с расчетного счета». Документ заполняется автоматически. 

После заполнения документа, нажать «Провести и закрыть». Бумажные оригиналы подшиваются.

Оптовые продажи товаров

Отразим бухгалтерский учет первичных документов по оптовой торговле. Инструкция будет включать в себя оформление следующих операций:

1. Сначала выписываем счет покупателю, который согласился приобрести нашу продукцию оптом;
2. Отражаем факт реализации товара и перехода права собственности покупателю;
3. Регистрируем оплату, то есть зачисление денежных средств на расчетный счет компании.

Счет на оплату

Оформление счета в программе 1С выполняется через раздел «Продажи» в закладке «Счета покупателям». Нажмем на кнопку «Создать» и откроется форма документа.

Необходимо указать дату и заполнить верхнюю часть. В табличной части, с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» выбираем нужные товары из справочника, устанавливаем количество, проверяем оптовые цены. Не забываем проводить документацию в программе с помощью кнопки «Провести и закрыть». При необходимости распечатываем оригинал с помощью кнопки «Печать».

Реализация товара (отгрузка)

Порядок формирования документа отгрузки следующий. Он обычно создается на основании документации по оплате. Выделяем ранее созданный счет на оплату и нажимаем «Создать на основании» — «Реализация (Товары, услуги, комиссия)».

Документ необходимо заполнить: указать дату, поставщика, склад, с которого производится отгрузка. Нажать в том же документе «Выписать счет-фактуру». Затем, провести и сохранить.

Оплата от покупателя за товары

Следующий документ учета первички – оплата от покупателя. Оформление подобных документов производится либо на основании ранее созданных счетов на оплату, либо на основании документов реализации.

Вид операции указывается в зависимости от способа оплаты. Если покупатель оплачивает безналичным способом, то на основании документа реализации создаем «Поступление на расчетный счет».

 

Если оплата происходит наличными, то создаем «Поступление наличных».

Все поля документа заполняются. Указывается дата поступления денежных средств, входящий номер и дата платежного поручения. В назначении платежа указывается: «Оплата за товары от покупателя». Затем документ сохраняют и проводят.

Возвраты от покупателя

В бухгалтерском учете случаются ситуации, когда покупатель требует вернуть деньги за товар ненадлежащего качества или продукт не подошел по своим характеристикам.

В этом случае, бухгалтерия, в соответствии с законодательством, обязана принять свои товары обратно и вернуть оплаченные покупателем деньги. Все эти операции оформляются с помощью соответствующих документов.

Возврат товаров

Возврат выполняется на основании оригиналов документов, предъявленных покупателем.

Для ввода возврата в информационную базу, необходимо зайти в раздел «Продажи» и нажать на вкладку «Возвраты о покупателей». Для создания нового документа нажимаем «Возврат» и в выпадающем окне выбираем нужную ссылку. Если покупатель уже оплатил за товары, то необходимо выбрать операцию «Товары», если товары были отгружены заранее, до выписки счета покупателю, то выбираем «Товары отгруженные».

Заполняем документ, указав дату, наименование покупателя, оптовый склад и договор поставки. Также указывается документ реализации, по которому была произведена отгрузка. Нажав на кнопку «Заполнить», табличная часть заполняется автоматически. Необходимо вручную откорректировать только возвращаемый товар, указав нужное количество и сумму. Нажимаем «Провести», «Закрыть».

Оригиналы документов, предъявленные покупателем, сохраняем в подшивке.

Возврат денег покупателю

Данный учетный документ создается на основании созданного Возврата. Нужно найти и выделить этот документ и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Платежное поручение». 

Заполнив все необходимые реквизиты в поля формы, необходимо будет нажать на ссылку «Ввести документ списания с расчетного счета». Как правило, его основанием является оригинал выписки из банка, подтверждающий, что деньги были перечислены на счет покупателя. Отражаем эту операцию.

В конце все документы необходимо провести и закрыть.

Складские операции

Рассмотрим учет первички на складах компании. Работа со складами требует знания специфики данного направления, а также типичных хозяйственных операций происходящих здесь. Товары на складах могут перемещаться с одного склада на другой. Важным событием на складе является процедура инвентаризации, позволяющая определить фактическое количество товаров и обеспечить его контроль, сохранность. 

Перемещение товаров

Для выполнения перемещения товаров в программе 1С Бухгалтерия, необходимо перейти в раздел «Склад» и нажать на ссылку «Перемещение товаров».

Заполняем отправителя: например, указываем «Оптовый склад». Затем заполняем получателя: «Розничный склад». С помощью кнопки «Подбор» необходимо указать названия товаров и их количество. Затем нажать на кнопку «Провести и закрыть». 

Инвентаризация

Выполним инвентаризацию на складе. В панели разделов нажимаем «Склад» и переходим по ссылке «Инвентаризация товаров» — «Создать».  

 

Указываем дату проведения, склад, ответственные лица. Документ заполняется автоматически с помощью кнопки «Заполнить». В табличной части будет отражено количество остатков по всем складам. Готовый документ можно распечатать в виде Инвентаризационной описи.

После того как будет завершена работа по проведению инвентаризации, возможно выявление недостачи или излишек на складах. 

Списание недостачи

Для того, чтобы списать выявленную недостачу, необходимо зайти в доумент инвентаризации и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Списание товаров, материалов».

Указать дату. Затем нажать «Провести и закрыть». 

 

Оприходование излишков

Учетный документ по оприходованию излишков также создается на основании инвентаризации. Аналогично списанию, создается новый документ с видом операции «Оприходование товаров». Заполняются все поля, с указанием даты, заполняется табличная часть. Документ необходимо провести и закрыть.

Учет основных средств

Основные средства (ОС) являются материально-вещественным имуществом компании, которые выступают в качестве средств труда при выполнении различных работ, услуг, а также в производстве продукции (инструмент, оборудование, машины, электроника, здания и сооружения).

Как правило, к основным средствам относится имущество, срок использования которого превышает один год. Особенностью объектов ОС является то, что они со временем подвержены изнашиванию, что в результате приводит к уменьшению их стоимости. В бухгалтерском учете принято амортизировать ОС, то есть ежемесячно вычитать из их себестоимости определенную сумму. 

Приобретение объектов ОС

Чтобы отразить в программе покупку ОС, необходимо в разделе «Покупки» зайти в закладку «Поступление (акт, накладная)» — «Оборудование». Откроется форма, которую необходимо заполнить соответствующими учеными данными. Указать наименование поступившего объекта ОС, его количество и стоимость.

Данный учетный документ вводится на основе предъявленной накладной.  

Ввод в эксплуатацию ОС

После того, как основное средство было оприходовано, необходимо ввести его в эксплуатацию, иными словами, принять к учету. Для этого, в программе необходимо выбрать «ОС и НМА» и нажать на вкладку «Принятие к учету ОС».

В документе необходимо указать дату создания документа. Указываем местонахождение, где будет использоваться основное средство. Например, если приобрели компьютеры, то можно выбрать «Администрация», «Бухгалтерия». Если станки, то — «Производственные цех» и т.д. Во вкладке «Событие», необходимо указать «Принятие к учету с вводом в эксплуатацию».

Для того, чтобы для основного средства корректно начислялась амортизация ему необходимо определить амортизационную группу. Для этого в закладке «Основные средства» необходимо зайти в «Группа учета ОС» и в зависимости от наименования присвоить тот или иной номер амортизационной группы.

В закладке «Бухгалтерский учет» необходимо задать способ поступления ОС в компанию, например, был приобретен за плату или получен безвозмездно. Затем нажать на «Порядок учета» и выбрать «Начисление амортизации». Также указывается способ начисления амортизации. Чаще всего в организациях используется «Линейный способ».

После заполнения документа, его необходимо провести и закрыть.  

Продажа (передача) ОС

Если было принято решение продать основное средство, то в программе необходимо выполнить следующие учетные действия. Зайти в раздел «ОС и НМА» и нажать на кнопку «Передача ОС». В открывшемся документе заполнить дату и реквизиты. В табличной части указывается наименование ОС, его количество и стоимость.

Ниже в этом же документе по ссылке необходимо создать счет-фактуру. В конце документ необходимо провести и закрыть. 

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

Учет первичной документации имеет свои особенности на каждом предприятии. Для малых организаций и индивидуальных предпринимателей список документов обычно небольшой и состоит только из основных форм. Для крупных компаний требуется более детализированный и обширный учет всех хозяйственных операций в каждом отделе, поэтому список первички у них достаточно внушительный. Для некоторых учет не вызывает вопросов, у других – это большая рутинная работа, отнимающая время, силы и нервы.

Переведите свой бухгалтерский и кадровый учет на аутсорсинг и мы решим вашу проблему. Помимо экономии на содержании целого отдела, вы откроете для себя много выгодных преимуществ. Мы окажем поддержку вашему бизнесу в следующих направлениях:

1. Внесем всю первичную документацию в базу.
2. Поможем вести бухучет в компании. Сформируем необходимую отчетность. У вас возникли затруднения в оформлении документации? — Наш профессиональный бухгалтер подробно расскажет, как это сделать.
3. Ваши налоги больше не будут доставлять головную боль. Занимайтесь бизнесом, не отвлекаясь на посторонние дела. Рассчитаем НДС, налог на прибыль, сформируем и сдадим декларации.
4. Проверим кадровый учет, поможем ежемесячно рассчитывать зарплату и другие платежи сотрудникам. Предоставим отчетность в контролирующие органы.

Кроме этого, выполним обслуживание в сфере автоматизации учета. Внедрим и настроим информационные программы, проведем курс обучения сотрудников. Проконсультируем по сложным вопросам ведения учета.

Бухгалтерский аутсорсинг помогает оптимизировать затраты организации. А ведение учета профессионалами исключает грубейших ошибок, связанных с ними штрафов и разбирательств.

Заказать бухгалтерский аутсорсинг можно здесь или по телефону +7 (499) 956-21-70

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, [email protected]

Архив первичной бухгалтерской документации — Фирма АС

     «Электронный репозиторий и архив первичной бухгалтерской документации» – это решение для обработки входящего потока документов, извлечения атрибутов, надёжного хранения, регламентированного доступа и управления бухгалтерской, договорной и другой документацией в электронном виде (электронные документы и скан-копии).

     Решение базируется на современной платформе «АС-Архив», которая обеспечивает:

• Гарантированное хранение первичных бухгалтерских и сопутствующих организационно-распорядительных документов в электронном виде
• Управление двумя потоками документов по единым методикам: электронными и скан-копиями бумажных документов, поддержка версионности и обеспечение аутентичности (неизменности) документов
• Развитые средства поиска документов: по атрибутам, с использованием справочников и классификаторов, контекстный поиск
• Обеспечение массовой загрузки и индексирования документов с применением технологий QR- кодирования/штрих-кодирования для каталогизации документов, объединения их в пакеты, привязки к записям в бухгалтерской учетной системе (1С, SAP FI, Oracle EBS и другие) и организации ссылки на них из финансовой учетной системы
• Защиту и конфиденциальность хранящихся документов в электронном виде
• Оперативный on-line доступ к документам электронного репозитория и архива в соответствии с политиками безопасности и регламентацией прав: каждый сотрудник работает только с теми документами, к которым у него есть права доступа
• Обращение к хранящимся документам из интерфейсов бухгалтерских систем благодаря интеграции электронного архива с этими системами
• Хранение юридически значимых электронных бухгалтерских документов и обеспечение их подлинности за счет прямой интеграции в инфраструктуру сертифицированных операторов электронного документооборота (Такском, СКБ Контур, Тензор и пр. )

     Цифровое хранилище электронных первичных бухгалтерских документов предназначено для надежного упорядоченного хранения документации в специализированных разделах (первичная бухгалтерская, договорная, организационно-распорядительная и другая сопутствующая документация). Хранилище предоставляет возможность сквозного поиска документов по любым атрибутивным признакам из электронной карточки, содержащей все метаданные документа.

     В зависимости от размещения цифрового хранилища электронных документов (непосредственно в организации или в «облаке») доступ может осуществляться с использованием desktop-клиента, web-клиента по защищенному протоколу «https» и использованием терминального доступа к удаленному рабочему столу. Доступ к разделам или (при необходимости) к конкретным документам может быть ограничен в соответствии с политикой доступа сотрудников организации. Загрузка документа с возможностью предатрибутирования (массовой установки общих для пакета документов атрибутов) для обработки выполняется в течение нескольких секунд.

Структура решения

Удобство поиска документов – одна из важнейших задач электронного архива. Документы могут быть найдены по конкретным атрибутам или их совокупности (наименованию, номеру, дате и пр.), по данным из справочников (тип и вид документа, контрагент, исполнитель и пр.) и по дополнительным реквизитам или привязкам документа к пакету. Пользователи могут создать личные папки с набором ссылок на часто используемые или важные документы.

Пример одной из форм поиска

Найденная скан-копия бухгалтерского документа

Загрузка и атрибутирование документов

Цифровое хранилище электронных документов обеспечивает как единичную, так и массовую загрузку, обработку документов и предоставляет сервисы классификации и объединения документов в пакеты. Для обработки скан-образов бумажных документов используются технологии штрих-кодирования и QR-кодирования, которые обеспечивают:

• Объединение отсканированных листов (файлов) в единую структуру (документ) по распознанному QR-коду или штрих-коду на первой странице документа. Инструмент используется в случае сканирования многостраничных документов в несколько файлов
• Объединение нескольких отсканированных документов в пакеты. Например, пакет должен содержать счет-фактуру, акт выполненных работ и товарную накладную или договор и дополнительные соглашения к нему
• Связывание учетных данных (записи) в бухгалтерской или ERP системе со скан-копиями документов в электронном репозитории и архиве. Получение метаданных документа из прикладных систем осуществляется автоматически

При обработке документов, изначально созданных в электронном виде (форма xml), атрибутивная информация автоматически извлекается из документа и загружается в карточку документа.

В зависимости от документного потока, задач организации, территориальной структуры может быть создана как система распределенных участков ввода, так и Служба единого окна (СЕО), которая осуществляет перевод поступающих документов в электронный вид, их первичную регистрацию в электронном архиве и передачу ответственным бухгалтерам для обработки и принятия к учёту поступивших документов.

Кроме того, служба может обрабатывать запросы от внутренних пользователей на выдачу необходимых комплектов документов.

Интеграция электронного архива с информационными системами организации

Система электронного архива на базе платформы «АС-Архив» имеет открытые интерфейсы и готовые коннекторы для интеграции с различными информационными системами, в частности приложениями 1С, ERP SAP, систем документооборота и корпоративных порталов на платформе MS SharePoint, систем Клиент-Банк и т.д. Интеграция может осуществляться как силами специалистов ООО Фирма «АС», так и силами ИТ-подразделений организации-заказчика. При необходимости может быть осуществлена интеграция с инфраструктурой операторов электронного документооборота – Такском и СКБ Контур (продукты «Файлер»/«Спринтер» и «Контур-Экстерн»/«Диадок»). Система полностью поддерживает процессы обмена «первичкой» между контрагентами в электронном виде, при этом обеспечивается структурированное хранение документов и их юридическая значимость.

Электронный архив – это фактически интеграционная платформа, которая объединяет все учетные системы (а их в организации может быть несколько, особенно в холдингах при слиянии или приобретении активов предприятий, где на каждом стоит собственная учетная система) и позволяет интегрироваться со всеми операторами ЭДО. Это выгоднее, чем интегрировать каждую систему с ПО всех операторов ЭДО. Например, контрагенты организации могут иметь другого оператора ЭДО, федерального или местного, регионального. И, наконец, при отсутствии роуминга такое хранилище представляет своего рода альтернативу, объединяя для вас все документы от всех операторов.

Преимущества

• Существенное сокращение рисков непредоставления в срок отчетной документации по запросам налоговых органов и штрафных санкций со стороны регуляторов, сокращение сроков подготовки к налоговым проверкам
• Прозрачность обработки входящего потока документов, отслеживание поступления оригиналов документов и возможность оцифровки больших объёмов в сжатые сроки (сотни тысяч документов)
• Сокращение издержек и непроизводительных трудозатрат бухгалтерии на обработку бумажной документации
• Повышение управляемости деятельности организации за счет перехода к безбумажному документообороту и организации удобного обмена электронными копиями документов между подразделениями с контролем полноты и поступающей документации.
• Контролировать эффективность работы сотрудников (мониторинг количества обработанных документов)
• Гарантирована защита и надежность хранения корпоративной информации.

Как получить больше от налоговой декларации?

Главная » Блог » Первичные документы (в бухгалтерии): почему они важны?

В вашем бизнесе могут быть тысячи исходных документов, а вы даже не подозреваете об этом. Многие новые владельцы бизнеса не понимают определения исходного документа и, как следствие, не управляют им должным образом. Иногда от них отказываются. В другой раз о них забывают.

В этом случае вы можете упустить ценные налоговые вычеты. Плохая организация ваших финансовых документов также может привести к перерасходу средств. Хуже всего то, что это может подвергнуть вас риску во время проверки IRS. Хотя это кажется утомительной задачей, важно, чтобы вы узнали об исходных документах и ​​о том, как ими управлять.

Почему?

Исходные документы играют неотъемлемую роль в стратегии бухгалтерского учета вашего бизнеса, управлении финансами и налоговых отчетах. Чтобы убедиться, что вы записываете все свои транзакции, вам необходимо отслеживать все исходные документы. В этой статье мы рассмотрим:

• Определение и примеры
• Их роль в бухгалтерском учете
• Деловые документы
• Важность документации
• И многое другое!

Определение исходного документа: что такое исходный документ?

Вы не можете оставить себе что-то, если не знаете, что это такое. Поэтому мы должны сначала раскрыть его определение. Как правило, исходный документ — это все, что показывает бизнес-транзакцию. Однако это не ограничивается расходами. Каждый раз, когда вы тратите или получаете деньги, вы создаете исходный документ. Если мы углубимся в определение еще немного, вы лучше поймете, какие первичные документы задействованы в вашем бизнесе.

Первичный документ — это оригинальный документ, содержащий существенные сведения, которые могут поддерживать или подтверждать транзакцию. В частности, транзакции должны быть введены в систему учета в какой-то момент.

До эпохи цифровых технологий все исходные документы печатались на бумаге, которую можно было убрать в папку. Хотя цифровые файлы во многом облегчили нашу жизнь, они также могут затруднить поиск, сортировку и хранение исходного документа. К счастью, программное обеспечение и программы, такие как Wellybox, могут помочь вам найти любые счета и квитанции в вашей электронной почте. Это не единственные типы деловой бумаги, которые следует учитывать.

Примеры первичных документов

Многочисленные документы могут отображать транзакцию — большую или маленькую. Хотя квитанция может быть очевидным примером, некоторые из них не так уж и много. Чтобы дать вам лучшее представление о том, что вам нужно искать, мы создали список некоторых из наиболее распространенных документов:

• Выписка из банка: Этот документ большой! Это поможет вам сравнить ваши собственные записи с данными банка, чтобы вы могли обнаружить и устранить любые несоответствия. Кроме того, это один из самых простых способов получения. Вы можете получить его по почте или по электронной почте, и вы даже можете запросить их в своем банке в любое время.
• Депозитные квитанции: Независимо от того, внесли ли вы чек или наличные, вы обязательно получите квитанцию, подтверждающую это. Когда вы это сделаете, убедитесь, что вы сохранили его в своих записях, чтобы проверить все свои доходы позже.
• Квитанция о продаже: Квитанция является исходным документом для обновления мелкой кассовой книги. Они помогут вам сохранить точность ваших заявлений и гарантируют, что вы возместите расходы своим сотрудникам.
• Упаковочная накладная: Каждый раз, когда вы отправляете продукт покупателю, упаковочная накладная подтверждает, что покупка состоялась и была выполнена.
• Отчеты о расходах: Мы уже рассматривали отчеты о расходах, так что вы должны быть с ними знакомы. Если вы отслеживаете свои покупки ежедневно или еженедельно, вы должны систематизировать все эти отчеты и предоставить их своей бухгалтерии.
• Заказы на покупку: Если ваш бизнес регулярно закупает товары для продажи, у вас должно быть много заказов на покупку. В этих документах указаны даты и суммы вашей покупки, чтобы вы могли управлять своими расходами.

Хотя эти элементы встречаются чаще всего, деловая бумага не ограничивается элементами из списка. На самом деле, они могут сильно различаться в зависимости от размера и характера вашего бизнеса. Вы можете работать с бухгалтером, чтобы определить, какие документы являются наиболее важными для вашей компании.

Первичные документы в бухгалтерии: что это такое?

Точно так же, как существуют разные первичные документы для личных финансов и бизнеса, существуют определенные первичные документы для бухгалтерского учета. Эти документы не только показывают, что экономическая сделка имела место, но они также доказывают, что бизнес предоставил товары или услуги. В бухгалтерском учете мы классифицируем эти два типа первичных документов как внутренние или внешние.

Внутренние

Внутренние первичные документы в бухгалтерии создаются и используются в вашем бизнесе. Они часто используются для принятия решений по различным аспектам вашей компании. Данные в таких документах помогают прогнозировать, устанавливать цены и вести точный финансовый учет.

Внешний

Этот деловой документ исходит от сторонней компании. Поскольку они доказывают, что ваша компания завершила сделку с другим бизнесом, они часто считаются более важными в мире бухгалтерского учета. Это типы документов, которые помогают подготовить ваши налоги.

Все еще задаетесь вопросом, что такое первичные документы в бухгалтерии? Если это так, мы вас прикрыли. Несколько различных исходных документов включают:

• Счет-фактура на продажу товаров
• Чеки
• Квитанции
• Аренда и договоры
• Списки заработной платы
• Банковские документы
• Бухгалтерские примечания
• Кредит-ноты

Исходные деловые документы

Как мы упоминали ранее, бумага может широко варьироваться в зависимости от характера вашего бизнеса. Например, у архитектора-фрилансера может быть много счетов и квитанций, но заказов на покупку у него, вероятно, меньше, чем у продуктового магазина. Вы должны определить, какие исходные документы относятся к вашему бизнесу, чтобы вы могли их упорядочить.

Мы настоятельно рекомендуем компаниям сохранять любые чеки, которые они могут выписывать или получать. Хотя вы можете подумать, что погашенный чек безопасно выбрасывать, вам также необходимо хранить его. Наличие всех этих документов значительно упростит процесс выверки банковских счетов.

Многие предприятия также имеют дело с табелями учета рабочего времени. Они предоставляют доказательства оплаты работника независимо от того, была ли она выдана чеком или прямым депозитом. Другие компании могут выставлять счета клиентам напрямую за часы работы сотрудника. В этих случаях карта учета рабочего времени поддерживает любые счета клиентов.

Почему исходные документы важны?

Теперь, когда вы знаете, что это такое, пришло время обсудить важность первичных документов в бухгалтерском учете. Ваши первичные документы влияют на многие аспекты бухгалтерского учета и процесса бухгалтерского учета. Когда вы тщательно организуете и поддерживаете их, они обеспечат вам легкий бумажный след. Они показывают всю информацию, необходимую для ввода их в бухгалтерскую книгу. Эти данные включают дату транзакции, сумму, получателя и описание. Затем ваш бухгалтер может точно ввести всю информацию в ваши финансовые отчеты.

Упрощенная подготовка к аудиту

Независимо от того, обнаружило ли правительство расхождения в ваших налогах или это просто обычная проверка, ваши первичные документы служат доказательством вашей покупки. Без них вы можете попасть в беду. Если они у вас есть, но вы не организовали их, это все равно может вызвать проблемы. Нет ничего более напряженного, чем пытаться найти квитанцию ​​двухлетней давности, пытаясь вести бизнес.

Более эффективная выверка банковских счетов:

Банковские выписки обновляются не сразу, и предприятия иногда забывают записывать кредиты и дебеты. Когда это происходит, цифры в их бухгалтерской книге не совпадают с выпиской по счету. Выявление проблемы может оказаться сложной задачей, если в выписке нет точного описания транзакции. Однако вы можете создать более эффективную систему, когда у вас есть все исходные документы.

Организуйте свои исходные документы сегодня

Мы понимаем, что организация всех различных типов исходных документов в лучшем случае является непосильной задачей. По этой причине мы рекомендуем вам использовать различные инструменты для их обслуживания. Если вы ищете простой способ организовать свои цифровые и бумажные квитанции, счета и многое другое, вам следует рассмотреть средство отслеживания расходов, такое как Wellybox.

Существует также множество других приложений и программ, которые помогут вам в этом процессе. Если вы хотите узнать о них больше, мы рекомендуем вам посетить наш веб-сайт. Мы будем рады предоставить вам дополнительную информацию об организации первичных документов

Не забудьте поделиться

Лучшие статьи для следующего чтения

Бухгалтерские файлы и электронные квитанции

В этой статье

В основе учета лежат бухгалтерские документы и приходные чеки. Тип организации бухгалтерского учета зависит от масштаба деятельности и количества документов. Способ организации вещей должен быть адаптирован к тому, что необходимо.

Ниже перечислены возможности, которые оказались очень полезными.
 

Советы по оптимальной организации

Важно различать и упорядочивать различные типы документов.

• Основные документы : договоры аренды, телефонные абонементы, уставы, договоры страхования и все, что подписывается один раз и действует несколько лет. Эти документы необходимо хранить в отдельной папке или подшивке, содержащей только документы этого типа. Для некоторых из этих очень важных документов (таких как квитанции об авансовых платежах и т. д.) может быть полезно сделать ксерокопию и хранить оригинал в надежном или надежном месте. Не делайте дырок в важных документах, а положите их в прозрачные пластиковые папки. Это связующее является основой вашей деятельности / компании, и вам нужно обращаться с ним осторожно.
• Документы, относящиеся к работникам : Контракты, страхование персонала и прочее; полезно хранить их в отдельной папке.
  Если документов много, советуем использовать одну подшивку на тему.
• Декларации по НДС : хорошо иметь специальную папку с различными декларациями, которые вы представляете на регулярной основе (ежеквартально, за семестр или ежегодно). Надписи по НДС или другие документы общего характера лучше хранить вместе с основными документами.
• Бухгалтерские квитанции и документы года : это квитанции, счета-фактуры или другие предметы, которые относятся к расходам или квитанциям. Их нужно хранить отдельно, год за годом. На каждый год у вас будет папка с такими документами.

Бухгалтерские документы

Хороший ежедневный порядок необходим для того, чтобы вводить бухгалтерские операции и контролировать ситуацию в компании, такую ​​как движение денежных средств, итоговые суммы дебиторов и кредиторов и т. д.

1. Все бухгалтерские документы (квитанции, счета-фактуры, билеты) обычно должны храниться не менее десяти лет.
2. Классифицируйте и расположите бухгалтерские документы по дате вместе с соответствующими банковскими выписками по платежу или квитанции.
3. Банковские выписки необходимо хранить вместе с бухгалтерскими документами.
4. Прописывайте бухгалтерские документы (отчеты и др.) порядковым номером. С этим номером, который должен быть вставлен в Столбец документа , вы можете найти бухгалтерский документ с бухгалтерским учетом в качестве отправной точки.
5. По окончании года распечатать копию журнала и хранить вместе с бухгалтерскими документами.
6. Обычно для бухгалтерских документов каждый год используется новая подшивка.

Два вида ведения бухгалтерского учета

В бухгалтерском учете существует два критерия отражения бухгалтерских операций:

• Учет по собранным : счета регистрируются только в момент оплаты (поставщики) и получения (покупатели).
• Учет по обороту : счета-фактуры учитываются в момент их получения (счета-фактуры поставщиков) и выставления (счета-фактуры клиентов).

В Швейцарии малые предприятия, не облагаемые НДС, могут вести учет любым методом, в то время как предприятия, облагаемые НДС, должны выбрать критерий, который должен быть утвержден Управлением по НДС Берна. В некоторых случаях Управление по НДС может установить критерий для использования. Когда определенный критерий разрешен, его невозможно изменить, если только компетентным органам не будет направлен прямой запрос.

Учет собранных средств

Затраты и доходы регистрируются только тогда, когда счета-фактуры оплачены и получены.

1. Разделите выставленные счета и счета, по которым вы получили оплату.
2. Регулярно проверяйте отложенные счета, платежи по которым еще не получены. Как только срок платежа прошел, полезно отправить напоминание об оплате. Не пропускайте слишком много времени, убедитесь, что вы получили оплату за неоплаченные счета. Это требует времени, но важно ли это.
3. После оплаты этих счетов сложите их с обычными бухгалтерскими документами.

Учет по обороту

Затраты и доходы учитываются при выставлении счетов клиентам или получении счетов от поставщиков.
См. также: Реестр клиентов/поставщиков

1. Разделите выставленные счета и счета, по которым вы получили оплату.
2. Регулярно проверяйте отложенные счета, платежи по которым еще не получены.
   Как только срок платежа прошел, полезно отправить напоминание о платеже.
   Не теряйте времени, убедитесь, что вы получили оплату за неоплаченные счета. Это требует времени, но важно ли это.
3. При вводе выставления накладной в бухгалтерии отметьте регистрацию на накладной. В строке транзакции используйте столбец Invoice , чтобы вставить номер счета.
4. После того, как счета оплачены, переместите их в раздел «оплачено» и занесите в бухгалтерию.
   Когда вы их ввели, в учете отметьте учетную операцию в счете-фактуре (например, знаком «проверено»)

Операции/частота

• Хорошо регулярно заносить операции в бухгалтерию (ежедневно, еженедельно, ежемесячно).