Первичная документация в бухгалтерии что это: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

Первичная документация в бухгалтерии что это: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

что в нее входит и для чего она нужна?

Первичная документация в бухгалтерии: что в нее входит и для чего она нужна?

Многие слышали о первичных бухгалтерских документах, но лишь единицы знают об их специфике и содержании. Наглядный пример такой документации – любой документ, свидетельствующий о факте совершении сделки налогоплательщиком. Прежде всего, речь идет о сделках, связанных с хозяйственной деятельностью и обладающих экономическим смыслом.

Подготовка первичной документации требуется при выполнении хозяйственных операций, так как такие документы служат основным средством для их совершения и подтверждения. Чаще всего такие сделки совершаются поставщиками продукции или услуг. Пакет первичной документации бухгалтерии для заключения сделки определяется типом самой сделки и может значительно отличаться. Особого внимания заслуживают документы по сделкам, в которых одна сторона выступает в роли покупателя (или потребителя), так как они отображают ваши издержки. Из этого следует, что вы напрямую заинтересованы в грамотной подготовке бухгалтерских документов. Если в ней будут допущены неточности, налоговая может попросту не зачесть ее.

Какие документы входят в пакет первичных?

Известно, что тип заключаемых сделок напрямую зависит от конкретного предприятия. Тем не менее предусмотрен единый перечень первичных документов, обязательных для любой бухгалтерии. В данный список входят договора, контракты, платежные счета, накладные, акты о выполненных работах и предоставленных услугах, а также отчетные бланки. Данный перечень не является закрытым и может меняться в зависимости от типов выполняемых компанией бизнес-операций.

Классификация первичных документов

Все сделки, совершаемые компаниями, можно поделить по этапам:

• Первый – заключение договора, содержащего существенные условия сделки. Вследствие его заключения компания имеет договор и платежный счет.
• Следующий этап — оплата, предусмотренная договором. Первичная документация, свидетельствующая об оплате, включает чек, квитанцию к ордеру, отчетный бланк. Также сюда можно отнести электронные расчеты (эквайринг, переводы между расчетными счетами, выписки со счетов).
• Заключительный этап — факт получения товара или продукта. При этом необходимо подтвердить факт получения товара или услуги одной стороной и оплаты — другой. При отсутствии необходимых документов налоговый орган не будет учитывать израсходованные суммы. Для подтверждения потребуются накладная, все имеющиеся чеки, акт о проведенных работах или предоставленных услугах.

Как ведется первичная документация?

Порядок ведения первичных документов бухгалтерии должен соответствовать действующим общеобязательным стандартам. Чтобы не тратить на данный процесс слишком много времени, рекомендуем воспользоваться специализированным сервисом Контур.Бухгалтерия. Он предельно прост в освоении и обладает интуитивно понятным интерфейсом. Здесь вы найдете все необходимые унифицированные формы и сэкономите массу времени на решение других бизнес-задач.

Получить расчет за 1 минуту

С нами работают более 30 000 компаний.

Вертинская Светлана

г.Москва | ООО «Консул»

Наша фирма обслуживает более 100 организаций. Начинала все с 1-3 организаций, но постепенно количество клиентов увеличивалось, соответственно увеличивалась и моя занятость. Контур.Бухгалтерия удобна тем, что это облачный сервис, и доступ возможен из любой точки, где есть интернет. Как директор, так и бухгалтер имеют к нему доступ, и могут видеть действия друг друга, а это необходимая прозрачность и безопасность.

Еще нравится невысокая стоимость. Для такой фирмы, обслуживающей много коммерческих организаций, как у меня, это немаловажно. Мы подключены к полному пакету услуг: бухгалтерия, отправка отчетности, проверка контрагентов, электронный документооборот. В программе 1С за все нужно платить по отдельности. Все это влияет на скорость работы и на повышении автоматизации труда.

Вероника Олеговна

г.Москва | ООО «Новая Галерея»

Перед самым новым годом у нашего оператора связи перестали отправляться отчеты. Пришлось срочно искать замену. Хорошо что облачную бухгалтерию можно было оплатить на квартал. Мы все вовремя сдали и правильно отчитались перед ФНС. После окончания квартала обязательно оплатим на 2 года, так выгоднее.

Андрей Владимирович

г.Ереван | ООО «Ритейл Парк»

Когда уволился бухгалтер, думал все пропало. Знакомые посоветовали облачную бухгалтерию. Попробовал тест-драйв. Во всем быстро разобрался. Где не понятно, помогает бухгалтерия. Сейчас рассматриваю вариант отдать на аутсорс свою отчетность.

Анастасия Павловна

г.Сочи | ООО «Алые паруса»

Проверка контр агентов помогла моему ИП избежать проблем с фирмой однодневкой. Теперь всех проверяю через этот сервис. Так же удобно раз в квартал делать финансовый анализ. Ну и конечно же формирование отчетов одно удовольствие. Все подскажет и расскажет умная программа.

Оксана Иванчикова

г.Санкт-Петербург | ООО «Итал+»

Очень радует процесс сдачи отчета! Супер удобная программа, радует процесс сдачи отчета. Когда меня спрашивают коллеги – как я сдала 6-НДФЛ?, я с легкостью отвечаю – просто нажала кнопку и все!

Краско Петр Сергеевич

г.Ялта | ООО «Сервис Ялта»

Профессиональные консультации! С большой благодарностью к коллективу Контур.Бухгалтерии за профессиональные консультации по всем вопросам, за вежливое общение, терпение и внимание. Желаю дальнейших успехов и побед!

Марина Николаевна Якунина

г.Москва | ООО «Москва-2020»

Доброго дня! Спасибо за оперативность в работе, за возможность формирования 6-НДФЛ для обособленного подразделения. Хочу высказать пожелание, рассмотреть возможность вести раздельной учет по кассовым операциям в головной компании и в обособленном подразделении. Еще раз спасибо!

Нина Михайловна Карпенко

г.Н.Новгород | ИП Васильева

Выражаю огромную благодарность за создание такой нужной и удобной программы. Я бухгалтер со стажем, но с такой программой бухгалтерской не была знакома. В настоящее время уже на пенсии, и благодаря ей, помогаю дочери с отчетностью. Достаточно легко, а главное быстро. Спасибо.

Ирина Малаховская

г.Пенза | ООО «Профи»

Я работаю бухгалтером в обслуживающей компании. Веду клиентов в Контур.Бухгалтерии. Работать в программе очень нравиться, она практически все делает сама. Если бухгалтер, что-то забудет, то программа напомнит в главных задачах. Еще нет необходимости отслеживать изменения форм отчетности. Все продумано. Мелкие недоработки все же имеются, но служба технической поддержки работает очень оперативно и всегда дает профессиональную консультацию, а также у них есть удаленный доступ для экстренного участия в процессе. Все на высоком уровне. Спасибо за современную и очень удобную программу!

Лазарев А.А.

г.Сочи | ООО «АС-Компани»

Самый удобный сервис для ведения бухгалтерии организации и сдачи налоговой отчетности и для директора, и для бухгалтера. Весь функционал работает четко, программа понятная, есть масса обучающего контента. Консультанты всегда в онлайн, готовы помочь и решить любой вопрос.

Виктор Михайлович Малышев

г.Рязань | ООО «Малышев и Ко»

Очень удобный сервис для ведения бухгалтерского учета для малых предприятий. Не требуются дополнительные затраты на обновления или техническое обслуживание. Без отдельной платы можно обеспечить доступ к сервису нескольким работникам. При обычной скорости интернета работает без сбоев и зависаний. На сегодняшний день, считаю, что это самый лучший сервис для малых предприятий.

Светлана Генриховна Найбауэр

г.Екатеринбург | ООО «Консалт Н»

Я директор и главный бухгалтер бухгалтерской компании, в одном лице. Обслуживающиеся фирмы все подключены к Контур.Бухгалтерии. Плюсы этого программного ресурса: безопасность и сохранность всех передаваемых данных, простота использования, автоматическое формирования оборотов по счетам учета, автоматическое обновление форм отчетности. Очень полно представлен зарплатный сектор — возможность отправки больничного листа в ФСС. Очень много хороших и удобных параметров в программе – операции по оплате труда, больничные, различные пособия. Ко всему прочему высокий уровень техподдержки –оперативность и профессионализм. Быстрая обработка представленных данных и их отправка. С удовольствием буду сотрудничать и дальше.

Есть актуальные пожелания. Лично у меня есть потребность в возможности отправке ежемесячного отчета по налогам на прибыль по авансовым платежам (сейчас приходится отправлять через СБИС++). А вообще спасибо за такую полезный и функциональный сервис.

Елена Степанова

г.Н.Новгород | ООО «НижНовПроект»

После отправлении отчетов, можно сразу распечатать документ, подтверждающий отправку. Делается это нажатием одной кнопки в программе. Удобно и просто. Перед тем как подключиться окончательно к Контур.Бухгалтерии, тестировала еще и подобный сервис в «Мое дело». Выбор сделала в пользу Контура из-за удобства и простоты интерфейса. Очень просто пользоваться. Все продумано и автоматизировано. К тому же служба поддержки очень оперативно отвечает и помогает по всем вопросам. Помогли в работе полезные статьи по бухгалтерии. Было просто по подсказкам сделать электронную подпись.

Есть пожелание по улучшению и расширению сервисных возможностей. Наша компания работает с Сбером, а его нет в списках банков, к которому можно подключить Контур.Бухгалтерию. Очень жалко, это небольшое неудобство для нас. Еще программа сохраняет резервную копию в сокращенном виде, если ее восстанавливать потом, то неудобный формат получается.

Ольга Михайловна Чипурина

г.Мытищи | ООО «ТехТранс»

Отличная цена! Подключилась к сервису Контур.Бухгалтерия по причине очень простой и доступной программе, с которой разберется даже новичок. К тому, же цена очень даже устроила.

Елена Разумова

г.Краснодар | ООО «ЕРК»

Можно работать с любого, подключенного к интернету, компьютеру. При этом можно вести несколько фирм в одном приложении. Не задумываешься о том, какие программы или формы изменились. Все обновления делаются без моего участия – автоматически. Ощутила невероятное удобство – отправку отчетности через интернет. С благодарностью к службе поддержки – спасибо за своевременное и быстрое реагирование на проблемы.

Елизавета Кузьмичева

г.Москва | ООО «Елизавета»

Сначала работала с Контур.Экстерн, все нравилось, потом перешла на Эльбу, теперь на Контур.Бухгалтерию. Считаю себя опытным пользователем подобных программ. Отмечаю, что Контур.Бухгалтерия очень простой, удобный и понятный сервис, в котором все делается автоматически, особо ни чего делать не нужно. Если что-то непонятно – помогают эксперты и техподдержка.

Екатерина Карпова

г.Иркутск | ИП Карпова

Просто и удобно! Понятный, на уровне интуиции, интерфейс программы. Коммуникабельные консультанты, которые всегда готовы придти на помощь в любом вопросе. Электронная отчетность – экономит время и нервы. Не нужно держать в голове сроки сдачи отчетности – все отражается на главной странице.

Людмила Панова

г.Новосибирск | ИП Рязанова

Благодарю разработчиков за создание такой удобной программы. С Контур. Бухгалтерией работаю давно. Для меня показалось самое удобное это начисление заработной платы. Ни чего не упустишь. Все отчеты попадают адресату точно в срок. Обновления регулярные и автоматические. Когда что-то непонятно, всегда есть возможность обратиться за консультацией. Еще раз спасибо всем, кто принимал участи в разработке сервиса.

Валерия Аксенова

г.Москва | ООО «ЮниАрт»

Два года назад перешла из другой программы в Контур.Бухгалтерию. Удобно производить отправку отчетности прямо из программы. При этом можно этим заниматься не только в рабочем офисе, но и дома. Есть некоторые опции, которые можно доработать, но, думаю, со временем все сделают.

Наталия Кашина

г.Балашиха | ООО «Натали»

Работаю с сервисом более года. Программа содержит отличный набор функций для расчета и ведения бух.учета. Есть возможность при помощи сканирования загрузить данные из т/н, программа автоматически вносит товары из т/н в систему. Доступность работы в сервисе из любой точки мира и в любое время суток.

Николай Половинкин

г.Ростов | ООО «МореМолл»

Все необходимые функции в одной системе. Очень удобная в работе программа. Можно работать со смартфона.

Евгений Коваленков

г.Тольятти | ООО «Сервис Тольятти»

Благодаря Контур.Бухгалтерия удается экономить на должности бухгалтера. Освоил программу сам и теперь научился вести бухучет самостоятельно. Все очень удобно спрограммировано, отчетность отправляется в один клик. Когда приходит информация из налоговой, система дает оповещение. Очень доволен и рекомендую всем.

Ольга Перова

г.Москва | Бухгалтерская фирма «Бухучет +»

С Контур.Бухгалтерии работаю уже 3 года, полностью отказавшись от прежней бухгалтерской программы. Для малых предприятий это более удобный сервис. Главное достоинство – простой и понятный интерфейс. Клиенты легко могут справляться самостоятельно с первичной документацией.

Виктория Барышникова

г.Калининград | ИП Барышников

Программа очень простая, понятная даже новичку. Расчеты с персоналом, поступление и реализация товара, отчеты – все под рукой. Регулярно пользуюсь нормативно-правовой базой. Любые документы, законные акты, кодексы, комментарии легко найти. Постоянно вносится самая свежая информация. Раньше пользовалась другим сервисом: очень запутанный контент, постоянное зависание во время работы, дополнительную инфу приходилось искать я яндексе. Много было неудобств, обновления сами не загружались, для сдачи отчетности уходило гораздо больше времени.

Татьяна Куприянова

г.Сургут | ООО «ВиЛС»

Пользуюсь Контур.Бухгалтерией уже несколько лет. Программа занимает самое лучшее место в сегменте цена/качество. Оснащена всеми необходимыми инструментами. Даже малоподготовленный человек может с легкостью во всем разобраться. Если что, то всегда можно обратиться в техподдержку или на форум.

Виктор Титов

г.Клин | ООО «Виктор»

С работаю с Контур.Бухгалтерией с 2014 года. Сначала в тестовом режиме, это было бесплатно. Потом оформил платную версию. Выбирал для своей фирмы, сервис в котором можно с бухгалтером работать на удаленке. Выбирал между Контур.Бухгалтерией и «Моим делом». Выбор пал на Контур, из за цены/качество. В настоящее время совместно с бухгалтером заводим первичку. Контролирую все ее действия, сам во все вникаю. Несомненное удобство заключается в возможности сдачи отчета через интернет. Разобрался сам быстро. Очень хорошо работает система поддержки. Всегда ответят и помогут. Из недостатков могу отметить, что нет пока подключения зарплатного проекта к Сбербанку. Все данные хранятся на сервере Контура, и при отключении интернета работать с бухгалтерией не получается. Еще не плохо было бы иметь возможность хранить «архивный» год у себя на компе. Сейчас можно сохранять лишь проводки и начальные остатки в Екселе.

Антонина Лазарева

г.Тверь | ООО «Миг»

Я веду бухгалтерию и сдаю отчетность через Контур.Бухгалтерию более 2 лет. Удобно и доступно, со всем разобралась самостоятельно. Для меня самое удобное в программе, это напоминалки, которые всегда сообщат о предстоящих платежах и отчетах. Не нужно все держать в голове или записывать в ежедневник. Это , конечно не 1С, но для нашей фирмы вполне хватает. Сервисом довольны. Были моменты, когда до нас не доходили письма из налоговой. Гос. Орган говорит, что разбирайтесь с Бухгалтерией, а техподдержка пишет, что налоговая ни чего не отправляла. Пока разбираемся…

Алексей Гербиев

г.Казань | ООО «Гербиев и Ко»

Пользуюсь программой Контур.Бухгалтерия уже около 3 лет. Что-то делает бухгалтер, но многим занимаюсь сам. Очень нравится, что можно отправлять отчетность через интернет. В системе появляются всплывающие подсказки о сроках сдачи, поэтому можно все вовремя заполнить и сдать.

Мы работаем по всей России!

Мы всегда Вам рады!

Наши специалисты с радостью ответят на все Ваши вопросы о сервисе и работе в нем.

Сервисный центр

ООО «Новые Интернет Технологии»

Пн-Пт с 09:00 — 19:00

+7 (495) 108 04 52

[email protected]

г.Москва, Селезнёвская улица, д.11А стр.2, офис 4

Тех. поддержка: 8 (800) 500-50-80

Пока не понимаете, подойдет ли Вам наш сервис?

Тогда держите 14 дней бесплатного пользования!

что это такое, виды, требования к заполнению

Бухгалтерский учет — научно-организованная система, предназначенная для сбора, обработки, регистрации и анализа информации, применяемой в финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции, выраженные в денежном эквиваленте.

Что нужно знать о бухгалтерском учете?

Кратко о бухучете можно сказать: «Все имеет свою цену!». Любые операции купли-продажи товаров и услуг, договорные отношения между партнерами, поставщиками и покупателями, трудовые отношения, связанные с учетом рабочего времени и оплатой труда – все можно привести к денежному «знаменателю».

С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.

Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Первичная документация в бухгалтерии – это основа бухгалтерского учета. Если визуально представить систему бухгалтерского учета раскидистым деревом с густой листвой, то листики и есть первичные документы бухучета.

Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется расчёт неустойки по ставке рефинансирования, вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности: что это такое и как его рассчитать самостоятельно – узнайте по ссылке.

Требования к заполнению первичной документации в бухгалтерии

При заполнении любого документа требуется указывать информацию – реквизиты:

• название документа
• дата заполнения документа
• наименование предприятия (поставщика, подрядчика, покупателя)
• № расчетного счета, реквизиты банка (при необходимости)
• наименование хозяйственной операции, выраженной в количественном составе и денежной стоимости
• указание ф. и.о. должностных лиц, имеющих право оформлять и подписывать документ
• личная подпись каждого ответственного лица
• оттиск печати или штампа

Отсутствие записи одного из вышеперечисленных реквизитов на документе не дает право считать документ действительным.

Образец первичной бухгалтерской документации – авансового отчета.

Виды первичных документов

• Кассовые ордера – подтверждают движение денег в кассе предприятия.
• Банковская выписка – свидетельствует о движении денег на расчетном счете предприятия.
• Квитанции – подтверждают оплату услуг и налогов, покупку товара за наличный расчет.
• Платежное поручение – подтверждает оплату поставщикам и подрядчикам по безналичному расчету.
• Авансовый отчет – оформляется при выдаче в подотчет наличных денег.

При заполнении отчета к нему прикладываются другие первичные документы: квитанции на оплату проживания в гостинице (для командировочных), проездные билеты, товарные чеки на приобретение малоценных быстро изнашиваемых предметов, канцтоваров

• Товарный чек – подтверждает покупку товаров и оплату услуг. Должен соответствовать требованиям: чек должен быть выдан через электронный контрольно-кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой инспекции и иметь фискальный номер.
• Накладная – подтверждает отпуск товара. Указывается наименование товара, количество, цена и сумма. В бланке одной товарной накладной допускается несколько наименований товаров.
• Товарно-транспортная накладная – дает разрешение на перевозку и доставку товаров и грузов. Кроме наименования товаров, их количества, цены и суммы, в накладной указывается марка и номер автомобиля, фамилия водителя, маршрут доставки товара.
• Счет – документ с указанием банковских реквизитов поставщика или подрядчика, перечень товаров или услуг, и сумма оплаты.

Является разовым документом, соответствующим одной определенной хозяйственной операции. К счету прикладывают первичные документы: смету на выполнение работ, договор подряда, калькуляцию затрат, накладную на товар.

Что такое балансовая стоимость основных средств? Ответ содержится в публикации по ссылке.

Образец первичного документа – кассового ордера.

• Табель учета рабочего времени – фиксирует отработанные часы каждым сотрудником в течение месяца
• Расчетная ведомость – ведомость начисления заработной платы.
• Платежная ведомость – ведомость выдачи заработной платы.
• Расчетно-платежная ведомость – объединяет в 1 документе начисление и выдачу заработной платы, составляется на основании Табеля учета рабочего времени.

Типовые бухгалтерские первичные документы не могут изменяться по желанию руководителей предприятий.

Но каждое предприятие имеет право разработать и применять свою документацию в соответствии со спецификой деятельности.

В списке типовых первичных документов указаны основные виды документов, которые применяются практически на всех предприятиях.

Видов первичных документов много, к ним относятся различные карточки учета основных средств, оборудования и мбп, калькуляционные карточки и сметы, без которых общий учет просто невозможен.

Личные листки по учету кадров, анкеты и личные дела, также относятся к первичным кадровым документам.

Что такое рентабельность предприятия и на что влияет данный показатель, вы можете прочесть в этой статье.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

3. Допустимые исправления: одной тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, сверху сделать правильную запись, рядом написать «Исправленному верить», поставить подпись должностного лица и печать предприятия.

4. Нельзя! Полностью зачеркивать или заштриховывать неправильную запись, она должна просматриваться под линией зачеркивания.

Что такое бизнес-план, для чего он нужен и как его составить самостоятельно, вы можете узнать здесь.

Образец первичного документа – товарно-транспортной накладной.

Срок хранения первичных документов

• Все документы хранятся не менее 5 лет.
• Документы по кадрам, связанные с лицевыми счетами сотрудников, начислением заработной платы, удержанием налогов и взносов в пенсионный фонд, хранятся не менее 75 лет.
• Для уничтожения документов, приказом по предприятию создается комиссия, которая оформляет уничтожение документов специальным актом.

Какая предусмотрена ответственности учредителей по долгам созданного ими юридического лица – узнайте тут.

Правильное и достоверное ведение первичной документации в бухгалтерии, соответствие документооборота, позволит обеспечить четкий бухгалтерский учет на предприятии.

Что такое первичные бухгалтерские документы? Ответ содержится в следующем видео:

Подпишитесь на срочные экономические новости @FBM_ru

Что такое первичные документы в бухгалтерском учете?

В бухгалтерском учете «первичный документ» относится к любому документу, подтверждающему операцию. Важно сохранять и систематизировать первичные документы, чтобы иметь возможность исследовать проблемы или вопросы, возникающие в связи с транзакциями. Вам также может потребоваться предоставить первичные документы в IRS, если они будут проверять вас или задавать вопросы, связанные с вашей налоговой декларацией.

Типы первичных документов

Тип исходного документа, который вы должны сохранить, зависит от типа транзакции, которую вам необходимо обосновать. Как есть разные первичные документы по личным финансам и бизнесу, так и по бухучету есть специфические первичные документы. Эти документы доказывают не только то, что сделка имела место, но и то, что бизнес предоставил товары или услуги. Их можно классифицировать как внутренние или внешние исходные документы.

Внутренние

Внутренние исходные документы создаются и используются в вашем бизнесе. Они часто используются для принятия решений по различным аспектам вашего бизнеса, таким как помощь в прогнозировании, установление цен и ведение точных финансовых отчетов.

Внешний

Этот тип исходного документа исходит от сторонней компании и позволяет вам доказать, что ваша компания завершила транзакцию с другой компанией. Они полезны при подготовке ваших налогов и обосновании транзакций, если они будут подвергнуты сомнению со стороны IRS.

Список исходных документов, которые необходимо сохранить

Список исходных документов, которые вы должны сохранить, во многом зависит от характера вашего бизнеса. У ландшафтного дизайнера-фрилансера может быть много счетов и квитанций, но меньше заказов на покупку, чем в продуктовом магазине. Чтобы организовать эти документы наилучшим образом, вы должны определить, какие из них применимы к вашему бизнесу.

Рабочий процесс продаж

Образец счета-фактуры

Рабочий процесс продаж включает исходные документы, такие как заказы на продажу, отборочные накладные, счета-фактуры, товарные квитанции и банковские депозитные квитанции. Все они являются важными документами, которые важны для создания бумажного следа транзакций вашей компании:

• Заказ на продажу: Заказ на продажу чаще всего используется производителями, розничными торговцами, оптовиками или поставщиками. Заказ на продажу представляет собой документ, подготовленный продавцом и выданный покупателю, который подтверждает продажу товаров или услуг, связанных с данной сделкой. Он содержит подробную информацию о продаже, включая количество и цену любых товаров или услуг, которые обмениваются, дату доставки, адрес доставки и способ оплаты. Это внутренний документ, который создается поставщиком и позволяет компаниям отслеживать заказы, которые они выполняют. Запись заказов на продажу является важной частью процесса продаж, поскольку заказы на продажу сокращают количество запасов или материалов, доступных для будущих продаж.
• Упаковочная накладная:
  Упаковочная накладная — это документ, содержащий полный список предметов, входящих в комплект. Он часто включает такую ​​информацию, как номера складских единиц (SKU), вес, размеры и количество единиц, которые используются отделами доставки для определения того, какие запасы необходимо отправить для точного выполнения заказа. Если вы отправляете продукт покупателю, сохранение упаковочного листа позволяет вам доказать, что покупка состоялась и была выполнена.
• Счет-фактура: Счет, который выставляется клиентам после покупки товаров или получения услуг предприятием, называется счетом-фактурой. Если это не требуется раньше, счет-фактура передается покупателю после отправки товара. Это помогает поддерживать денежный поток и упрощает процесс учета. Как показано в примере выше, типичный счет-фактура включает сведения о продавце и покупателе, дату, номер счета-фактуры, срок платежа и условия платежа, описание услуги или продукта и взимаемую сумму.
• Товарные чеки: Товарный чек — это документ, который регистрирует продажу и может быть представлен в различных формах. В своей самой основной форме он признает, что продавцу заплатили за товары или услуги. Чек всегда выдается продавцом и передается покупателю. Предоставляется только после передачи товара или оказания услуги и полной оплаты клиентом.
• Банковская квитанция: Когда вы вносите наличные или чеки в банк, вы получите подтверждающую квитанцию. В этой квитанции разбивается общая сумма вносимых средств и показывается сумма чеков и наличных денег. Обязательно сохраните эти квитанции о банковских депозитах для своих записей, чтобы подтвердить свой доход.

Совет: Хорошее бухгалтерское программное обеспечение создаст для вас все эти исходные документы по мере продвижения в процессе продажи.

См. наше руководство «Лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета для малого бизнеса», чтобы найти программное обеспечение, подходящее для вашего бизнеса.

Рабочий процесс покупок/расходов

Образец заказа на покупку (ЗП)

Рабочий процесс покупок и расходов включает первичные документы, такие как заказы на покупку и счета поставщиков, которые необходимы для отслеживания расходов вашей компании:

• Заказы на покупку: Если ваш бизнес регулярно закупает товары для продажи, вы будете обрабатывать заказы на покупку. В этих документах указаны даты и суммы вашей покупки, чтобы вы могли управлять своими расходами. Иногда поставщик выдает вам этот документ, или вы можете создать его самостоятельно. После утверждения заказа на покупку поставщик начнет процесс выполнения заказа и вернет счет.
• Счета поставщика: Счета поставщика — это запросы на оплату продуктов или услуг. Они могут представлять собой счет за текущие услуги или могут быть основаны на заказах на покупку определенных товаров и услуг. Хранение копии каждого счета-фактуры поставщика гарантирует, что у вас есть запись о ваших расходах, а также вы можете отслеживать предстоящие сроки оплаты.

Общий бухгалтерский учет

Образец выписки по кредитной карте

Есть несколько исходных документов общего бухгалтерского учета, которые важно сохранить для ваших записей. К ним относятся выписки с вашего банковского счета и счета кредитной карты, копии ваших подтвержденных чеков, кассовый журнал и квитанции:

• Выписка с текущего счета: Выписка с банковского счета является важным документом, поскольку она помогает вам сравнивать записи банка. со своим. Ежемесячно сверяя выписку по счету, вы сможете выявить и устранить любые несоответствия и убедиться, что ваш учет точен.
• Оплаченные чеки: Чеки всегда должны содержать имя получателя платежа, дату, уплаченную сумму и подпись уполномоченного лица. Сохранение копий ваших очищенных чеков гарантирует, что у вас есть доказательство того, что транзакция имела место, на случай, если когда-нибудь возникнут вопросы. Вы также можете ежемесячно сопоставлять эти чеки с выпиской по счету.
• Выписка по кредитной карте: Выписка по кредитной карте — это сводка того, как вы использовали свою кредитную карту в течение расчетного периода. Сводка включает в себя ваши платежи, кредиты, покупки, денежные авансы, переводы остатка, сборы, начисленные проценты и просроченные суммы. Он также покажет ваш новый баланс, доступный кредит и последний день расчетного периода. Важно сверить выписку по кредитной карте, чтобы убедиться, что вы не пропустили никаких мошеннических списаний, и это может служить доказательством того, что конкретная покупка была совершена.
• Журнал мелкой кассы: Журнал мелкой кассы — это место, где вы регистрируете расходы на мелкие расходы и является частью системы ручного учета. Существует два основных типа записей в журнале мелкой кассы: дебет для записи наличных и кредит для отражения снятия наличных из фонда мелкой наличности. Эти кредиты могут быть для таких транзакций, как оплата канцелярских товаров, еды или марок.
• Квитанции: После оплаты покупателем счета продавец выдает квитанцию ​​с подробным описанием заказа и условий оплаты. Этот первичный документ является доказательством того, что продавец выполнил заказ, а клиент оплатил остаток. Квитанции должны сопоставляться с чеками и выписками по кредитным картам, а также мелкой кассой.

Заработная плата

Образец табеля учета рабочего времени

Если в вашем бизнесе есть сотрудники, вы должны хранить копии их табелей учета рабочего времени и отчетов о расходах в качестве резервной копии на случай, если когда-нибудь возникнут вопросы о точности транзакции. Часто предприятия выставляют счета своим клиентам за время или расходы, понесенные их сотрудниками. Эти документы служат доказательством и могут быть приложены к счетам, отправляемым клиенту:

• Табель учета рабочего времени: Табель учета рабочего времени — это таблица данных, которую работодатель может использовать для отслеживания времени, отработанного конкретным сотрудником в течение определенного периода. Предприятия используют расписания для записи времени, потраченного на задачи, клиентов или проекты. Существуют различные способы ведения табелей учета рабочего времени, такие как бумага, программное обеспечение для работы с электронными таблицами и онлайн-программное обеспечение для отслеживания времени.
• Отчеты о расходах сотрудников: Если вы возмещаете расходы своих сотрудников, вы должны сохранять все применимые квитанции для своих записей. Кроме того, чтобы выплаты вашим сотрудникам не считались доходом, работник должен документально подтвердить дату и цель расходов, а работодатель должен возместить точную сумму.

Почему первичные документы важны

При надлежащей организации и ведении первичные документы обеспечат вам бумажный след для всех ваших транзакций и послужат записями в случае аудита или необходимости доказать соответствие бизнесу. Сохранение всех исходных документов позволяет точно гарантировать актуальность ваших книг. Все исходные документы должны храниться в физическом или электронном виде для дальнейшего использования.

Подготовка к аудиту

Если ваш бизнес проверяется, ваши первичные документы служат ценным доказательством доходов и расходов, о которых вы заявляете, поэтому важно сохранять квитанции и депозитные квитанции. Крайне важно, чтобы аудитор имел доступ к четким документам обо всех транзакциях, чтобы подтвердить точность остатков на банковских счетах и ​​кредитных картах. Это повышает прозрачность и гарантирует, что аудит будет проходить более гладко.

Соблюдение требований ведения бизнеса

При рассмотрении всех элементов, необходимых для соблюдения требований ведения бизнеса, успешное управление первичными документами находится в верхней части списка. Вы должны документировать свое соответствие внутренним требованиям вместе с записями компании. Они могут вам понадобиться, если вы решите продать свой бизнес или если против вашего бизнеса будут предприняты судебные иски.

Точность бухгалтерских данных

Исходные документы могут быть полезны для обеспечения точности ваших бухгалтерских данных. Они также обеспечивают более эффективную выверку банковских счетов. В идеале вы не будете вводить транзакции непосредственно из банковской выписки, а вместо этого вводите их из исходного документа. Наличие готовых исходных документов сделает процесс согласования более простым и точным. Это также поможет собрать чистые данные, которые можно преобразовать в бизнес-идеи.

Как использовать исходные документы

При использовании исходных документов необходимо учитывать несколько моментов, в том числе способ их хранения, допустимые форматы и срок хранения документов.

Хранилище исходных документов

Важно записывать любую информацию, полученную из исходных документов, в журнале вашей компании, бухгалтерском программном обеспечении или финансовых книгах. После того, как документ был записан, он должен быть организован в файл, чтобы его можно было извлечь в любое время. В идеале вы также должны вести учет процедур внутреннего контроля, в котором указывается, кто в вашей компании может получать доступ и авторизовывать платежи, заказы и другие транзакции.

Формат исходного документа

В большинстве случаев фотокопии исходных документов разрешены законом, что означает, что исходные документы могут храниться в электронном виде, а оригиналы уничтожаться. IRS принимает ксерокопии квитанций с 1997 года, если они разборчивы и содержат всю информацию, присутствующую в оригинале. Многие предприятия и государственные учреждения также используют стандарт IRS для полных, разборчивых и точных копий оригинальных документов. Однако другие учреждения могут дополнять эти общие требования.

Срок хранения исходных документов

Как правило, исходные документы следует хранить до тех пор, пока они служат полезной цели или пока не будут выполнены все юридические и нормативные требования. Предприятия часто определяют, как долго они хранят файлы, в зависимости от продолжительности срока исковой давности за нарушение контракта или фидуциарных обязанностей, а также требований о профессиональной ответственности. Вы всегда должны хранить квитанции, банковские выписки, счета-фактуры, платежные ведомости и любые другие документальные доказательства, подтверждающие доход, вычет или кредит, указанные в вашей налоговой декларации, в течение как минимум шести лет.

Bottom Line

Исходный документ — это исходный документ, такой как счет-фактура или погашенный чек, который содержит важные сведения, которые либо подтверждают, либо подтверждают транзакцию. Это не обязательно должен быть бумажный документ, допустимы и электронные записи. В зависимости от характера вашего бизнеса типы первичных документов, которые вам необходимо сохранить, будут различаться.

Altinn — Хранение бухгалтерских документов

1. Начать и вести бизнес
2. Бухгалтерия и аудит
3. Хранение бухгалтерских документов

Если вы обязаны вести бухгалтерский учет, вы должны хранить бухгалтерские документы в соответствии с применимыми правилами бухгалтерского учета. Нет никаких требований относительно формата, в котором должны храниться документы, поэтому вы можете хранить ваучеры в бумажном или электронном виде.

Последнее обновление 16.06.2022

---

Первичная документация и вторичная документация

Закон о бухгалтерском учете различает первичную и вторичную документацию. Первичная документация используется в качестве основы для фактического бухгалтерского процесса. Вторичная документация часто представляет собой дополнительную документацию с важной информацией, которая напрямую не ведет к каким-либо транзакциям по счетам. Примеры вторичной документации включают договоры купли-продажи, бланки заказов и другие важные для предприятия соглашения.

В некоторых случаях вторичная документация также может рассматриваться как первичная документация, поскольку первичная документация не содержит достаточной информации. Если вы отправляете счет со следующим текстом: «Продажа по договору», договор будет считаться первичной документацией и должен храниться в течение того же периода времени, что и счет.

Первичная документация обычно должна храниться в течение 5 лет. Срок хранения вторичной документации составляет 3,5 года.

Закон о бухгалтерском учете при хранении (только на норвежском языке)

Правила бухгалтерского учета хранения (только на норвежском языке)

Норвежский совет по стандартам бухгалтерского учета — NBS 1 — Защита бухгалтерских документов (только на норвежском языке)

Срок хранения первичной документации — 5 лет

Первичной документацией считаются:

• Ваучеры, являющиеся основой для фактического бухгалтерского учета (входящие и исходящие счета-фактуры, остатки по кассовой книге, банковские квитанции, зарплатные ведомости и т. д.)
• Спецификация обязательной финансовой отчетности (спецификация счета, спецификация клиента и поставщика и т.д.)
• Документация баланса
• Годовая отчетность и другая обязательная финансовая отчетность
• Годовой отчет
• Отчет об аудите
• Пронумерованные письма от аудитора

Хранение вторичной документации – 3,5 года

Ниже приведены примеры вторичной документации:

• Соглашения, важные для бизнеса
• Письма и другая информация, содержащая существенную дополнительную информацию для отправленных ваучеров
• Исходящие накладные и бланки заказов
• Сводка цен, которая должна быть подготовлена ​​в соответствии с законом или постановлением.
• Журнал учета персонала, если такие журналы обязательны (например, парикмахерские, рестораны и кафе).

Некоторые особые требования — более длительный минимальный срок хранения

Для некоторых секторов и транзакций требуется более длительный минимальный срок хранения. Например, счета проектов в строительно-инженерном секторе и спецификации клиентов и поставщиков в банках должны храниться в течение десяти лет. Глава 8 Положения о бухгалтерском учете дает обзор дополнительных положений и специальных правил для соответствующих отраслей и секторов.

Положение о бухгалтерском учете о дополнительных положениях и специальных правилах для определенных секторов и отраслей (только на норвежском языке)

Электронное хранение

Если вы решите хранить свои ваучеры в электронном виде, вы должны сделать резервные копии документов. Вы всегда должны иметь обзор документов, резервные копии которых у вас есть, и то, как часто вы делаете резервные копии. В сводке также должно быть указано, где хранятся оригинал и резервные копии.

Ваучеры в виде бумажных копий, которые вы затем сканируете и переносите на электронный носитель, должны сохраняться до тех пор, пока вы не сделаете резервную копию. Поэтому вы не можете отказаться от отсканированных бумажных документов, пока не сделаете резервные копии отсканированных документов.

Важно, чтобы вы хранили ваучеры таким образом, чтобы вы могли распечатать их на бумаге в любое время в течение установленного законом минимального срока хранения по запросу.

Электронная доступность

Бухгалтерская информация, которая хранится в электронной форме, должна быть доступна в электронной форме в течение трех лет и шести месяцев после окончания финансового периода.

Норвежский совет по стандартам бухгалтерского учета — NBS 3 — Электронная доступность через 3,5 года (только на норвежском языке)

Хранение за границей

Вы можете хранить электронные бухгалтерские документы в Дании, Финляндии, Исландии и Швеции, если сообщите об этом налоговой службе Норвегии. Для этого не нужно обращаться за разрешением. Это применимо при условии, что они доступны в электронном виде и могут быть распечатаны на бумаге в Норвегии в любое время в течение срока хранения. Бумажные бухгалтерские документы должны храниться в Норвегии.

Если вы хотите хранить электронные бухгалтерские документы за пределами стран Северной Европы, вы должны обратиться в Налоговую администрацию Норвегии за специальным разрешением на это.

Бухгалтерские правила хранения электронных бухгалтерских документов в других странах ЕЭЗ (только на норвежском языке)

Норвежская налоговая администрация о хранении электронных бухгалтерских документов в других странах ЕЭЗ (только на норвежском языке) (только на норвежском языке)

Лицо, ответственное за хранение

Даже если вы решите разрешить другим хранить ваучеры для вас, вы все равно будете нести ответственность за обеспечение их хранения в соответствии с применимыми правилами бухгалтерского учета.