Первичная документация в бухгалтерии это: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

Первичная документация в бухгалтерии это: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

Содержание

Подготовка и обработка первичной документации

Несмотря на то, что подготовка и обработка первичной документации не всегда требуют участия квалифицированного бухгалтера, эти документы важны для предприятия, т.к. являются письменным разрешением на совершение всех хозяйственных операций. Наличие первичной документации, правильность ее оформления и хранения проверяются контролирующими органами при проведении плановых, внеплановых проверок. Несоответствие форм первичных документов нормам действующего законодательства в области бухгалтерского учета, финансов, неправильное их заполнение могут заставить сомневаться представителя контролирующего органа в законности проведения операции – снятия денег со счета, взятия их из кассы, выдачи подотчет или оплаты материалов, сторонних услуг, и т.д.

Требования, предъявляемые к первичной документации

Первичная документация должна раскрывать содержание и особенность проведенной операции, содержать все необходимые данные для дальнейшего ведения достоверного учета, проведения анализа деятельности и оперативного управления.


Первичные документы должны соответствовать таким требованиям:

  •  документ составляют в момент осуществления операции, или, если это допускается, после нее;
  •  документ должен содержать такие обязательные реквизиты: дата составления, наименование документа и предприятия, содержание операции, натуральные и денежные измерители операции, должности, ФИО ответственных лиц, их подписи;
  •  формы документов должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным Росстатом или тем, которые разработаны и утверждены предприятием: с 2013 года разрешено поступать и так, и так, но исключения есть. К примеру, формы кассовых документов, счетов-фактур, некоторых других документов изменять нельзя;
  •  документы должны оформляться без исправлений. В тех случаях, когда исправление все же допускается, оно должно быть заверено подписями участников оформленной хозяйственной операции;
  •  первичная документация должна храниться столько, сколько это предполагает действующее законодательство – в большинстве случаев не меньше 5 лет.

Этапы последующей бухгалтерской обработки первичной документации

После оформления первичная документация подлежит обработке, которая включает в себя такие этапы:

  1.  Контроль. Бухгалтер проверяет документы по существу – была ли оформленная операция законна и целесообразна, производит формальную проверку – проверяет своевременность и полноту заполнения документа, удостоверяется, что его форма правильная и есть подписи ответственных лиц. Кроме этого, бухгалтер проводит арифметическую проверку – проверяются расчеты, произведенные в документе.
  2.  Группировка документов и сведение данных. На этом этапе обработки первичных документов бухгалтер сортирует документы по датам, видам хозяйственных операций, объектам учета и т.д., сводит за определенный период данные, которые есть в этих документах. Обобщенная информация используется для составления накопительных и сводных документов (журналы-ордера, кассовые книги, оборотно-сальдовые ведомости и пр.
    ) и для оперативного управления.
  3.  Составление проводок бухгалтерского учета. Проводки бухгалтер составляет на основании сводных документов.

Документооборот и его планирование

Для оперативного ведения бухгалтерского учета предприятия устанавливают сроки и порядок подачи в бухгалтерию оформленных первичных документов.
Порядок документооборота устанавливает главный бухгалтер и его распоряжения в этом направлении обязательны для исполнения теми работниками, которые занимаются оформлением хозяйственных операций и заполнением первичных документов.бухгалтерские услуги, бухгалтерский учёт, бухгалтер Новосибирск
Для рациональной организации учета на предприятии, обеспечения достоверности его данных разрабатывается, утверждается график документооборота, в котором прописываются:

  •  ответственные за оформление и сдачу первичных документов;
  •  сроки и место подачи документов,
  •  учетные записи, которые проводятся на основании поданных документов;
  •  место и время хранения сданных первичных документов.

Первичные документы и приложенные к ним регистры бухгалтерского учета после обработки, окончания отчетного периода в хронологическом порядке подшиваются в папки, сдаются в архив. Как правило, выдача первичных документов на руки после их сдачи в архив, не допускается.

Обработка первичных бухгалтерских документов: порядок обработки, требования

Хозяйственная деятельность компаний неразрывно связана с обработкой первичной бухгалтерской документации (ПБД), в обиходе именуемой “первичкой”. Она служит основой для ведения бухучета, расчета налоговых отчислений, написания отчетов и т.д. В статье расскажем, как проходит обработка первичных бухгалтерских документов, какие требования предъявляются к этому процессу.

Основные понятия документации

  • Первичная документация (ПД) – свидетельство, зафиксированное на бумаге, о том, что имели место определенные хозяйственные операции.
  • Первичный учет – начальный этап фиксирования операций, характеризующих происходящие в фирмах действия.
  • Хозяйственная операция – это событие, повлекшее за собой изменения в активах или капитале компании.

Обычно на предприятии действует следующая схема:

  1. Работники получают бухгалтерские данные;
  2. Проводится предварительная обработка поступившей информации и документации;
  3. Оформляется первичная документация;
  4. Она утверждается начальством или уполномоченными работниками;
  5. Начинается процесс обработки ПД и выполнение связанных с ней действий.

Учет ПД, как и бухучет в целом, является обязательным требованием ст.18 закона “О бухгалтерском учете”.

Первичная документация бывает:

  • Разовая, нужна один раз для подтверждения операции.
  • Накопительная, оказывается нужной в течение какого-то периода, если операции проводятся не единожды. Информация из нее переносится в регистр.

Требования к ведению первичного бухгалтерского учета

  1. ПД оформляется, когда совершается операция; или сразу по ее завершении.
  2. Для заполнения ПД есть унифицированные формы. Законом дозволено пользоваться утвержденными Росстатом формами или бланками собственной разработки, допущенные начальством. Форма некоторых документов не может быть изменена.

Важно! В формах Госкомстата имеются зоны кодирования данных, они заполняются согласно общероссийским классификаторам (ОК). Коды же, которые не ссылаются на ОК, нужны, чтобы обобщать и систематизировать данные при их обработке вычислительной техникой. Такие коды нужно ставить по правилам, принятым в компании. Процесс обработки ПД:

Этап обработки ПД Описание процесса
Таксировка Оценка операции, описанной на бумаге, указание цен и сумм
Группировка Распределение документов по наличию определенного обобщающего признака
Контировка Обозначение кредита и дебета
Гашение Пометка “оплачено”, чтобы предупредить повторную оплату счетов

Законно только изъятие ПД налоговыми службами в присутствии их руководителей. Делать копии ПД позволено бухгалтеру только под контролем представителей налоговой службы и при наличии уважительных на то причин.

Исправление ошибок в первичной документации

Статья 9 закона “О бухгалтерском учете” запрещает исправлять ошибки в ПД бухгалтерии, однако случается так, что ошибка все же была допущена, и теперь ничего не осталось, кроме как грамотно ее устранить. Ошибки по причинам возникновения делятся на три типа:

  • те, что возникли по неграмотности бухгалтера;
  • к появлению которых привело небрежное отношение работника бухгалтерии;
  • возникшие по причине неисправности вычислительной техники.

Последовательность действий при исправлении ошибки в ПД:

  1. Перечеркнуть тонкой линией неправильную запись так, чтобы ее было видно;
  2. Написать над исправлением то, что должно быть записано;
  3. Проставить пометку “Исправленному верить” на полях формы;
  4. Оставить подпись ответственного работника, фамилию и инициалы;
  5. Указать дату исправления.  Читайте также статью: → “Типовые ошибки в бухгалтерском учете и их исправление».

Правила работы с входящей документацией

При работе следует выполнять следующие шаги:

Шаг Действие Описание действия
1 Определить, бухгалтерский ли это документ Бумага должна содержать данные о совершении хоз. события. К примеру, чек дает информацию о расходе денег; накладная сообщает о перемещении ТМЦ.
2 Посмотреть, к вашей ли компании был направлен документ Документация должна содержать ваши реквизиты или прийти на конкретного сотрудника компании. Проверить стоит обязательно, т.к. может произойти ошибка, или документы на покупку ТМЦ специально могут выписываться на фирму, чтобы увеличить налоговые вычеты, или поставщик выставляет счета, хотя с ним не заключен договор.
3 Проверить правильность реквизитов О реквизитах контрагента беспокоиться не стоит, он сам ответственен за их правильное указание, а вот реквизиты вашей компании стоит проверить. Может, документ отправили компании с аналогичным названием. Быть может, документация пришла от несуществующей фирмы.

Нужно также удостовериться, что подписи уполномоченных лиц являются подлинными, не разрешается наличие факсимильной подписи.

Печать должна соответствовать документу, на котором она проставлена. Часто предприятие имеет много печатей, и происходит ошибка.

4 Проверить целостность вложенных бумаг и их состояние Если бумаг не хватает или вы обнаружили повреждения, оформите акт и отправьте копию получателю.

Если стоит отметка “лично”, вскрывать письмо запрещено.

Конверт можно уничтожить, кроме случаев, когда на штемпеле проставлено время отправки или получения, тогда он прилагается к документу.

5 Удостовериться, что отраженное в документе событие имело место Специалисты вашей компании должны подтвердить правильность документа. Документацию о приеме товара заверит заведующий складом, условия договора – маркетолог.
Случается, поставщик выставляет счет (случайно или осознанно) на товары, которые не доставлял, или их количество не совпадает с фактически доставленным.
6 Определить принадлежность документа к конкретному периоду Если документ старый, и вы его принимаете, придется скорректировать отчеты за период, когда он должен был обрабатываться. Главное, не учесть документ дважды.
7 Определить раздел учета Разделы учета регламентированы. Что касается бумаг по приходу ТМЦ, нужно определиться, чем послужит компании привезенное ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой. Материал применяется в производстве, расходуется и меняет форму. Товар покупается для реализации. Основное средство – орудие труда для рабочего процесса, не меняющее форму и не расходующееся, но претерпевающее износ.
8 Определиться, в какой регистр подшивать бумагу Нужно подшивать документы как можно быстрее, чтобы не потерять их. Если существуют документы, требующие доработки, надо завести для них специальную папку. Читайте также статью: → “Как сшивать документы нитками для налоговой и в архив: пошаговая инструкция».
9 Посмотреть, не последуют ли за приемом документа какие-либо события Уведомления от налоговой могут повлечь за собой аресты счетов. За актом сверки с упоминанием задолженности по кредиту может последовать иск о возврате долга. Некоторая документация потребует новых бумаг (к примеру, поставщик пришлет счет за определенный период времени), тогда документы придется собирать до определенного срока.
10 Зарегистрировать документ Если не найдено никаких нарушений, документ подлежит регистрации. Если были обнаружены ошибки, документы отсылаются отправителю. Если были неверно указаны реквизиты, или документ оказался поддельным, ищут виновного.
11 Отдать документы на проверку начальству
12 Отправить на исполнение
13 Проконтролировать исполнение
14 Подшивка документов, когда все поручения, связанные с ними, были исполнены Бумаги из архива выдаче на руки не подлежат. Требованием ФЗ No129 от 21.11.1996 “О бухгалтерском учете” ПД хранятся не меньше пяти лет. Отправка документа на хранение подкрепляется справкой.

Правила работы с исходящей документацией

Помимо входящей документации, стоит обсудить и исходящую, ведь для компаний, которые получат от вас документы, она станет обрабатываться по всем правилам, описанным выше.
Итак, обработка исходящих документов происходит в следующем порядке:

  1. Ответственным сотрудником составляется черновой вариант документации;
  2. Затем подготавливается проект;
  3. Документы отправляются руководителю на согласование;
  4. Документ получает заверение, оформляется по всем правилам и
  5. Отправляется адресату.

Планирование документооборота компании

Для порядка и скорости ведения бухучета утверждают срок и порядок передачи бухгалтерам прошедших проверку и обработку ПД. Чтобы рационально организовать учет, обеспечить правдивость информации, быстро найти отвечающих за выполнение задачи и место, где затерялся документ, вводится график документооборота, в нем указываются:

  • срок и место подачи документа,
  • работники, оформившие и сдавшие ПД;
  • учетные записи, проводившиеся на основании переданных бумаг;
  • место и время хранения “первички”.

Так, бухгалтер получит документы, проверенные:

  • по форме;
  • арифметически;
  • по содержанию.

Информация об учетных регистрах

Данные с ПД обязательно заносятся в учетный регистр. На “первичке” ставится пометка, чтобы не использовать его повторно. Учетный регистр –  форма для регистрации и группировки данных бухучета. “Первичка” может храниться на электронных носителях, однако компания за свой счет должна делать бумажные версии для своих контрагентов и по запросу налоговой, суда или прокуратуры. Читайте также статью: → “Особенности учета нормативных документов на предприятии».

Важно! Записи в регистрах бухучета и внутренних бухгалтерских отчетах являются коммерческой тайной.

Как восстанавливаются первичные документы

Четкого регламента на счет восстановления “первички” нет. Однако существуют рекомендации, отраженные в Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 No26-12/43411.

  1. Следует назначить комиссию, чтобы расследовать причины пропажи или гибели “первички”. Если потребуется, можно привлечь следственные органы, охрану и пожарный надзор.
  2. Также нужно попытаться восстановить хоть какие-то документы, запросив выписки из банка, обратившись к контрагентам за копиями накладных и т.п. 3. Исправить декларацию по налогу на прибыль, т.к. не доказанные документально растраты не будут признаны расходами при учете налогов.
  3. Позволить представителю налоговой самостоятельно оценить размер выплат в бюджет. Руководствоваться он будет имеющимися у вас документами и данными о схожих налогоплательщиках (пп.7 п.1 ст.31 НК РФ).
  4. Уплатить штраф, если его назначит налоговая служба (ст.120 НК РФ).

Типовые ошибки при ведении первичной документации

  • Работник бухгалтерии заполняет формы, не утвержденные Росстатом или приказом начальника предприятия.
  • Отсутствие реквизитов организации в ПД или неверное их указание.
  • Отсутствует роспись уполномоченного сотрудника, или же проставлена подпись работника, не обладающего правом заверения ПД.
  • В кассовых документах имеются поправки.
  • Записи в ПД велись карандашом.
  • Не проставлены прочерки в пустых графах заполненных форм.
  • Отсутствует печать.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Причисляются ли к бухгалтерским документам черновики, записки, вырезки из корреспонденции, просьбы работников выдать аванс?

Нет, данные сведения не подлежат бухучету.

Вопрос №2. Нужно ли начальству согласовывать с главным бухгалтером список служащих, имеющих право подписания первичной документации?

Да, бухгалтер должен знать обо всех работниках, имеющих право подписи ПД.

Вопрос №3. При утрате или гибели ПД, нужно ли сообщать об этом в налоговую?

Нет, это делать необязательно. Все равно наступит административная ответственность или наложение штрафа. Кроме того, все затраты, подтвердить которые документально не удастся, учтены при оплате налогов не будут.

Подготовка первичной документации

Первичные бухгалтерские документы составляются в момент совершения хозяйственных операций и удостоверяют факт произошедшей сделки.

Видами  первичной документации являются:

  • счета-фактуры;
  • товарно-транспортные накладные;
  • акты выполненных работ;
  • банковские выписки и прочие.

Бухгалтерские первичные документы являются письменным разрешением на совершение всех хозяйственных операций, устанавливает материальную ответственность работника за доверенные ему ценности. Наличие первичной документации, правильность ее оформления и хранения проверяются контролирующими органами при проведении плановых, внеплановых проверок.

Правильное заполнение первичной документации позволяет составить полный перечень доходов и расходов организации, предприятия для грамотного составления бухгалтерской или налоговой отчетности, что в дальнейшем поможет Вам избежать проблем в бизнесе и штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Первичные документы должны соответствовать определенным требованиям, таким как:
  • документ составляют в момент осуществления операции, или, если это допускается, после нее;
  • документ должен содержать такие обязательные реквизиты: дата составления, наименование документа и предприятия, содержание операции, натуральные и денежные измерители операции, должности, ФИО ответственных лиц, их подписи;
  • формы документов должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным Росстатом или тем, которые разработаны и утверждены предприятием: с 2013 года разрешено поступать и так, и так, но исключения есть. К примеру, формы кассовых документов, счетов-фактур, некоторых других документов изменять нельзя;
  • документы должны оформляться без исправлений. В тех случаях, когда исправление все же допускается, оно должно быть заверено подписями участников оформленной хозяйственной операции;
  • первичная документация должна храниться столько, сколько это предполагает действующее законодательство – в большинстве случаев не меньше 5 лет.

После оформления первичная документация подлежит обработке, которая включает в себя такие этапы: контроль правильности оформления первичных документов, группировка и сведение данных с занесением в бухгалтерскую программу.

Первичные документы и приложенные к ним регистры бухгалтерского учета после обработки, окончания отчетного периода в хронологическом порядке подшиваются в папки, сдаются в архив.

МЫ ПОМОЖЕМ ВАМ ЗАПОЛНИТЬ ПЕРВИЧНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ, А ТАКЖЕ ПРОКОНСУЛЬТИРУЕМ ВАС В ОБЛАСТИ НАЛОГОВОГО ПРАВА И ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РФ.

 

Задайте свой вопрос специалисту по первичной документации

📞 или по телефону в Москве +7 (499) 113-04-55

Эта информация может Вам пригодиться, сохраните её или поделитесь с друзьями:

Первичные документы бухгалтерского учета

Первичный бухгалтерский учет являет собой начальную стадию систематизации и документации тех или иных операций, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы. Объектами бухгалтерского учета выступают: приобретение, потребление материальных ресурсов, затраты процесса производства, объем готовой продукции, ее транспортировка, реализация, оплата задолженности банковским, финансовым учреждениям, поставщикам, заказчикам (покупателям).

Уважаемый читатель! Статья описывает наиболее частые юридические проблемы и способы их решения. Если Вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь за бесплатной помощью к консультанту:

Москва, Московская область: +7 (499) 288-72-46 СПб, Ленинградская область: +7 (812) 317-60-18 Регионы, Федеральный номер: +8 (800) 500-27-29 доб. 859

КРУГЛОСУТОЧНО, БЕСПЛАТНО, БЫСТРО


Формы первичной документации

Существует классификация первичной бухгалтерской документации по форме:

  • Типовая – форма документов, фиксирующих однотипные хозяйственные операции, свойственные для большинства предприятий одной или нескольких сфер деятельности. Иными словами, регистрация обычных операций, характерных для значительной части предприятий.
  • Специализированная форма первичной бухгалтерской документации.

Для полной легализации, типовая и специализированная формы документации обязаны соответствовать определенным обязательным требованиям и иметь нижеперечисленные реквизиты:

  1. Наименование (точное экономико-финансовое содержание хозяйственной операции). Документ без названия, имеющий неразборчивое, неясное, трудноразличимое наименование, теряет юридическую силу;
  2. Дату составления. Без наличия точной, конкретной даты оформления, документация считается юридически недействительной;
  3. Юридические наименования организаций, принимающих участие в хозяйственной деятельности. Не имеющий наименование хотя бы одной участвующей стороны, документ теряет адресность, соответственно не подлежит исполнению;
  4. Содержание хозяйственной операции. Детализированное описание наименования, в котором содержание отображается в сокращенной форме;
  5. Измерители в натуральном и денежном выражении, которые применяются в течение хозяйственной операции.
  6. Наименование должностей и подписи лиц, ответственных за корректность составления плана хозяйственной операции и ее совершение. Чаще всего — это директор предприятия и главный бухгалтер. В отдельных случаях могут быть также другие уполномоченные лица.

При необходимости, в форму документа могут быть внесены дополнительные сведения и реквизиты, зависимо от особенностей и направления документируемых хозяйственных операций. Могут присутствовать номер документа, мотив (основа) для совершения подобной операции, точный адрес предприятия и иные.

Нормы заполнения первичной бухгалтерской документации

Некорректно составленная первичная бухгалтерская документация не позволяет предприятию точно определить базу, облагаемую налогами, что может стать поводом для разногласий c налоговой инспекцией и причиной внедрения определенных финансовых санкций. Bo избежание необходимости доказывать собственную правоту через суд, организации следует акцентировать внимание на достоверном документальном оформлении хозяйственных операций.

Весь перечень первичных документов бухгалтерского учета должен быть заполнен предельно ясно, аккуратно, максимально четко, корректно.

  1. Для заполнения разрешается использовать чернила, пасту шариковой ручки, химический карандаш (при ручной записи) или вычислительные механизмы, пишущие машинки (при механичной записи).
  2. В документе необходимо в обязательном порядке указывать все реквизиты. В случае отсутствия какой-либо информации, ставится прочерк.
  3. Расчетные данные указывать цифрами и прописью.
  4. Документы должны быть заверены подписью (c расшифровкой) ответственных лиц, и скреплены печатью предприятия, при условии, если это предусмотрено законодательством или бланком формы документации.

Возможные описки, опечатки во внутрихозяйственных учетных записях, исправляются посредством сторнировочной или отрицательной записи. Ошибочная отметка дублируется красным цветом или обводится прямоугольной рамкой. Это аннулирует ошибку, далее делается корректировка. При зачеркивании ошибочных данных обязательно должна быть указана дата исправления и поставлена подпись бухгалтера.

В отдельных случаях составляется справка, обосновывающая необходимость корректировки исходных данных. Любые поправки, исправление помарок в первичных документах возможны до момента отражения данной документации в бухгалтерском учете.

В большинстве предприятий для первичных документов применяются готовые бланки, которым свойственный межведомственный характер. Это бланки счетов, ордеров, талонов, ведомостей, накладных.

Первичная документация должна оформляться в момент планирования совершения хозяйственной операции. В отдельных ситуациях и при наличии объективных причин, сразу после завершения данной операции.

Посредством приказа, руководитель предприятия, в согласовании c главным бухгалтером, должны утвердить список лиц, уполномоченных ставить подпись под первичными бухгалтерскими документами. Данные лица несут полную прямую ответственность за достоверность содержащей информации, качество заполнения документов, своевременность их подачи для отражения в бухгалтерском учете.

Виды первичных документов

Учетную бухгалтерскую документацию разделяют на два виды: внешние и внутренние документы.

Внешние – составляются по типовой форме и поступают в предприятие со стороны, от банковских, государственных учреждений, налоговой инспекции, вышестоящих органов власти, поставщиков, покупателей. Примерами подобных документов могут быть платежное требование-поручение, счет-фактура от поставщиков.

Внутренние – документы, которые составляются и оформляются внутри организации и делятся на:

  • Распорядительные. Вид документации, содержанием которых является указание (распоряжение) по выполнению определенных операций;
  • Оправдательные (исполнительные). В данных документах регистрируется факт совершения хозяйственной операции;
  • Комбинированные. Содержат одновременно характеристики распоряжения и исполнения. К примеру, приходно-кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, иные документы.
  • Бухгалтерского оформления. Создаются, если для регистрации хозяйственной операции типовая форма документации не подходит. Это могут быть справки, ведомости распределения, другие подобные документы.

Уважаемый читатель! Статья описывает наиболее частые юридические проблемы и способы их решения. Если Вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь за бесплатной помощью к консультанту:

Москва, Московская область: +7 (499) 288-72-46 СПб, Ленинградская область: +7 (812) 317-60-18 Регионы, Федеральный номер: +8 (800) 500-27-29 доб. 859

КРУГЛОСУТОЧНО, БЕСПЛАТНО, БЫСТРО


Сохраните статью в 2 клика:


Ответ на Ваш вопрос, возможно, находится здесь

Систематизация первичных документов

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» все компании обязаны обеспечить хранение финансовой отчетности, регистров бухгалтерского учета, первичных учетных документов в течение установленных сроков (не менее пяти лет). Как правило, первые два или три года первичная документация хранится непосредственно в бухгалтерии в специальных шкафах или в помещении, после чего документы систематизируются и передаются в архив — компании или государственный частный архив. В любом случае систематизация первичных документов — та задача, которую необходимо регулярно решать в каждой компании.

О порядке систематизации первичных документов

Как уже было сказано выше, систематизация первичных документов — обязанность бухгалтера. Именно бухгалтер отвечает за хранение первичной документации,  и исходя из востребованности документов должен их систематизировать самостоятельно или нанять специалистов. Нужно помнить, что даже те бумаги, которые при обычной работе компании не нужны, могут потребоваться при разрешении спорных вопросов в суде или при проверке.

Не стоит забывать

Систематизация первичных документов может проводиться различным образом: например, счета, выставленные в адрес компании, можно комплектовать с договорами, можно складывать их в папку с платежными документами или вовсе отвести под них отдельную папку. Главное, обеспечить надежное хранение документов в соответствии с законодательством РФ и возможность в случае необходимости их быстро найти.

Кому доверить систематизацию первичных документов

Систематизация первичных документов — процедура сложная,  и отнимающая много времени, также требующая предельной внимательности. С каждым годом все больше компании предпочитает обращаться к профессионалам в этой области — к архивистам, «убивая» таким образом сразу несколько «зайцев»: экономя время (которое бухгалтер сможет потратить более плодотворно, решая важные вопросы для компании), обретая уверенность, что все документы обработаны должным образом и будут храниться в точном соответствии с требованиями законодательства РФ.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания предлагает своим клиентам широкий спектр архивных услуг, в частности, нами осуществляется систематизация первичных документов на выгодных для заказчиков условиях — мы гарантируем безупречное качество и скорость работы, радуем вас низкими ценами, обращайтесь!

Оформление первичной бухгалтерской документации | ☎ (812) 363-02-12

Особенности оформления первичной документации при ОСНО

Отличительной особенностью общей системы налогообложения в противовес специальным налоговым режимам вроде ЕНВД или УСН является возможность платить налоги только за чистую прибыль.

Использование ОСНО позволяет уменьшить размеры налогов на сумму расходов. Для этого необходимо подтвердить и обосновать сам факт расходов, которые принимаются в расчёт только в тех случаях, когда целью расходов является осуществление деятельности, направленной на получение доходов.

Именно для подтверждения факта расходов одной из задач работы бухгалтерии является оформление первичной документации.

Первичные документы организации

К числу первичной бухгалтерской документации можно отнести такие документы, как:

  • счета,
  • товарные и товарно-транспортные накладные,
  • кассовые ордеры
  • и другую документацию, подтверждающую факт расхода.

В ныне действующем российском налоговом кодексе под первичными документами организации подразумеваются оправдательные документы, подтверждающие проведение предприятием той или иной хозяйственной операции, влекущей за собой расходы.

Документооборот в организации

Следует помнить, что налоговые органы принимают к рассмотрению только правильно оформленные первичные документы, составлением которых должен заниматься бухгалтер.

Среди первичных документов есть унифицированные утвержденные законом формы вроде той же товарной накладной, работать с которыми несколько проще. Они заполняются по единому стандартному шаблону, поэтому их оформлением может заниматься даже сотрудник, не имеющий бухгалтерского образования.

Иначе обстоит дело, если единой утвержденной формы для подтверждения хозяйственной операции не предусмотрено. В этом случае документооборот в организации целиком ведётся бухгалтером, в частности, для каждого случая разрабатываются и заполняются формы подтверждения расходов в соответствии с ныне действующими постановлениями и законами.

19. Документация. Бухгалтерский учет: Шпаргалка

19. Документация

Все записи в бухгалтерском учете производятся только на основании соответствующих оправдательных документов.

Документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации.

Документы бухгалтерского учета преимущественно составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечения сравнимости учетных и отчетных данных различных организаций (или одной организации за различные периоды), их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), утвержденным постановлением Госстандарта России в 1993 г.

В целом документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация.

Первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (согласно ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»).

В рамках каждого уровня документы неоднородны. Масштабы учетных работ в организации на всех стадиях обработки документов зависят от объема документооборота: количества документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Так, по составу принято разделять документы на входящие (поступившие в организацию), исходящие (официальные документы, предоставляемые организацией внешним респондентам) и внутренние (группа официальных документов, не выходящих за пределы подготовившей их организации).

Документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке.

Типы исходных бухгалтерских документов в бухгалтерском учете

Оба предприятия (или люди) участвующие в сделке получат копию первичного бухгалтерского документа произведено.

Документы бывают разных форм, размеров, цветов и типов.

Они могут быть на бумажных носителях или в электронных файлах, например в формате PDF.

Каждый документ имеет несколько общих черт: -

  • Дата транзакции
  • Сумма
  • Название обоих предприятий / людей
  • Номер ссылки
  • Описание транзакции

Виды исходных документов бухгалтерского учета

Есть много разных типов исходных документов.

Ниже приводится список из десяти, которые регулярно используются большинством предприятий.

  1. Котировки
    Покупатель может требовать от разных продавцов расценки на товары, которые он хочет купить.
    Котировки будут изучены, обсуждены и будет принято решение о том, какие продавец, у которого можно купить товар, обычно в зависимости от того, у кого самый дешевый.
    После этого будет размещен заказ, и поставщик-победитель обратится предложение в счет-фактуру продажи.

  2. Заказы
    Когда бизнесу нужно купить товар он заполнит форму заказа.
    Форма заказа может быть такой же простой, как A5 лист из дубликата книги, или это может быть бланк, предоставленный продавцом через его он-лайн веб-сайт или каталог.
    Бланки заказов не всегда показать стоимость, потому что покупатель может не знать стоимость при размещении порядок.
  3. Квитанции о доставке
    Во многих случаях поставщик предоставляет накладную о доставке с товарами, которые отправляются, отправляются или доставляются.
    Часто они содержат описание доставляемого товара, чтобы покупатель мог сверить его со своим заказом сразу по его прибытии.
  4. Счета-фактуры купли-продажи
    Когда продавец оформит документ, содержащий все детали продажи.
    Если продавец не ожидает предоплаты отправляя товар, они укажут в счете свои условия оплаты т. е. время, которое у покупателя есть до момента оплаты.
    Один пример - платеж должен быть получен не позднее 30 числа месяца после даты выставления счета.
    Продавец вводит документ в свою систему как счет-фактуру продажи.Покупатель введет его в свою систему как счет за покупку.
  5. Кредитовые и дебетовые ноты
    Если покупатель решает не оставлять товар у себя, а вернуть его продавцу, Продавец выдаст специальную записку, в которой будет указана сумма, подлежащая возврату.
    В системе бухгалтерского учета поставщика это называется кредитным авизо, поскольку оно уменьшает сумму задолженности клиента.
    В системе бухгалтерского учета клиента это называется дебетовым авизо, поскольку оно уменьшает сумму его задолженности продавцу.
  6. Уведомления об оплате / переводе
    Когда клиент оплачивает свой счет, они отправят поставщику денежный перевод совет, в котором подробно описывается сумма и номера оплачиваемых счетов.
    Это будет отправлено либо вместе с чеком, либо отдельно, если оплата произведена Интернет-банкинг.
    Денежные переводы часто можно найти уже распечатанными как небольшой вырез внизу или справа сторона, счет-фактура продажи / покупки.
  7. Чеки (чеки)
    Чек (чек) - это специальная банкнота, которая представляет собой наличные деньги, выплачиваемые клиентом.

    Для проверки требуется подпись лица, имеющего право подписи банковского счета, с которого выписан чек. Каждый чек имеет специальный номер на нем, который нужно записать в бухгалтерию система.

    Имя получателя должно быть написано на чеке. Если он оставлен пустым, любой может заполнить его своим именем и внести депозит чек, таким образом украшая деньги.

    Чеки должны быть перечеркнуты сверху надписью «не подлежит обсуждению» и напечатанными словами "Или на предъявителя" вычеркнуто (не на всех чеках), поэтому чек должен быть депонирован на банковский счет получателя, а не обналичен, таким образом предотвращение кражи.

  8. Квитанции
    Один раз заказчик оплатил счет, поставщик может выдать квитанцию.
    А квитанция является доказательством того, что оплата произведена, что является хорошей идеей при оплате наличными.
    Квитанции обычно выдаются автоматически, когда покупать что-то в магазине.
  9. Депозитный лист
    Когда покупатель платит чеком или наличными, продавец выпишет банковский депозит бланк, который отнесут в банк и предъявят вместе с чеки и наличные.
    В квитанции о депозите будет указана общая сумма депонирован плюс разбивка сумм чеков и наличных денег.
    г. банк сделает запись платежа, чтобы он отображался на выписка с банковского счета плательщика как полученного платежа и на банк клиента выписка о произведенной оплате.
  10. Прочие
    Первичные бухгалтерские документы могут включать договоры аренды или займа с прилагаемые платежные ведомости, в которых указана общая сумма к оплате плюс проценты и административные сборы.

Оформление документов

Жизненно важно, чтобы все бухгалтерские первичные документы подаются таким образом, чтобы их было легко для получения позже в случае возникновения каких-либо запросов.

Самый распространенный метод - записать все по дате, а затем Алфавитный порядок.

Большинство налоговых департаментов потребуют от вас наличия хорошая система делопроизводства в офисе минимум 5-7 лет.

Общие термины / слова

  • Получатель платежа - физическое или юридическое лицо, которому платят или получают платеж
  • Плательщик - лицо, производящее платеж или выплачивающее денежные средства другому предприятию или лицу
  • Продавец - поставщик ( получатель)
  • Покупатель - покупатель; покупатель (плательщик)
Бухгалтерские исходные документы Тест

Исходные документы для бухгалтерских операций

Каждый раз, когда компания совершает финансовую транзакцию, она создает некий бумажный след.Бухгалтеры называют этот бумажный след исходным документом или документами. Если малый бизнес выписывает чек со своего текущего счета на канцелярские товары, например, чек и квитанция на канцелярские товары становятся исходными документами.

Важность исходных документов

Исходный документ важен для бухгалтерского учета и бухгалтерского учета, поскольку он предоставляет доказательства того, что финансовая операция произошла. Во время бухгалтерской или налоговой проверки исходные документы служат резервными копиями журналов бухгалтерского учета и главной книги в качестве бесспорного следа транзакций.

Вы будете хранить первичные документы для своего бизнеса точно так же, как вы храните квитанции об объектах, не облагаемых налогом, для ваших налогов. Если ваши налоги проверяются, исходные документы служат доказательством того, что вы совершили эти покупки. То же самое и с вашим бизнесом, но в бизнесе вы храните оригиналы документов для каждой финансовой операции, а не только для благотворительных пожертвований.

Важные данные и факты

Исходный документ описывает все основные факты транзакции, такие как сумма транзакции, кому была сделана транзакция, цель транзакции и дата транзакции.

Общие исходные документы включают:

  • Аннулированные чеки
  • Счета
  • Кассовые чеки
  • Квитанция, сформированная компьютером
  • Кредитовое авизо для возврата средств покупателю
  • Таблицы учета рабочего времени сотрудников
  • Депозитные квитанции
  • Заказы на закупку

Хранение документов

Информация исходного документа должна быть записана в соответствующий бухгалтерский журнал как можно скорее после операции.После записи все исходные документы должны быть сохранены в какой-либо системе, где их можно будет восстановить, если и когда потребуется. В некоторых случаях может быть даже важно обеспечить цепочку поставок, чтобы можно было определить, что рассматриваемый исходный документ остается под вашим контролем.

Оригиналы и фотокопии

В большинстве случаев юридически приемлемы фотокопии исходных документов. Например, Налоговая служба принимает ксерокопии квитанций с 1997 года, если они разборчивы, содержат всю информацию, имеющуюся в оригинале, и, в рамках процесса сканирования, представляют эту информацию в формате, идентичном оригинал.

Квитанция с материалами, в которой указаны приобретенные объекты и уплаченная цена, но которая была отсканирована без названия поставщика, не будет квалифицирована. Документ, содержащий всю информацию в исходной квитанции, но набранный повторно в формате Word или Excel, также не будет соответствовать требованиям.

Многие предприятия и государственные учреждения также используют стандарт IRS для полного, разборчивого и точного воспроизведения оригиналов документов. Однако другие учреждения могут дополнить эти общие требования.

Вашингтонский университет, например, принимает в качестве замены оригинального документа только фотокопии, отсканированные с минимальной плотностью 300 точек на дюйм (dpi) и представленные в форматах PDF или TIFF; фотокопии в формате JPEG не принимаются.

Если вы планируете сканировать бухгалтерские или юридические документы для облегчения хранения, обратитесь в соответствующее учреждение, чтобы убедиться, что они примут документы в том формате, который вы планируете использовать.

Документация | Финансовая отчетность

Определение:

В контексте внутреннего контроля бумажная или электронная коммуникация, поддерживающая завершение жизненного цикла транзакции, соответствует критериям документации.Все, что предоставляет доказательства транзакции, кто выполнил каждое действие, относящееся к транзакции, и полномочия на выполнение таких действий рассматриваются в рамках документации для этих целей.

Назначение:

Документы содержат финансовую отчетность о каждом событии или действии и, следовательно, обеспечивают точность и полноту транзакций. Сюда входят расходы, выручка, товарно-материальные запасы, персонал и другие виды операций. Надлежащая документация предоставляет доказательства того, что произошло, а также предоставляет информацию для исследования несоответствий.

Подтверждающая документация может быть в бумажной или электронной форме. В последние годы официальная подтверждающая документация все чаще переходит с бумажных на электронные формы. Имейте в виду, что в некоторых случаях электронная обработка и утверждения являются исходными документами для транзакций.

Ключевые концепции и передовой опыт:

Key Concept Лучшая практика
Формат исходных документов:
Хорошо оформленные документы помогают обеспечить надлежащую регистрацию транзакций.По возможности следует рассмотреть возможность последовательного использования стандартных форм или шаблонов.
Развитие онлайн-приложений обеспечивает быстрый и эффективный метод доступа к сопроводительной документации в стандартном формате. В других областях, где это возможно, использование шаблонов дает те же преимущества. Рассмотрите возможность создания шаблонов для таких действий, как:
  • Подтверждение по электронной почте
  • Сопроводительная документация, созданная на уровне ведомства
  • Отчетность по времени
  • Журналы возмещения расходов (например, журналы учета пробега, мелкие платежи и т. Д.)
Право собственности на документы университета:
Документы, используемые для поддержки деловых операций Университета, являются собственностью Университета, а не личной собственностью сотрудников.
По возможности не позволяйте сотрудникам забирать домой документы, принадлежащие Университету. Если бизнес требует, чтобы документы университета забирались домой, сообщите сотрудникам об их ответственности за безопасность документов, особенно тех, которые содержат личную информацию. Об этом особенно важно сообщить сотрудникам, у которых есть соглашения о работе на дому.
Документирование изменений:
Изменения, внесенные после утверждения документов, должны быть четкими и краткими.
Используйте приложения или сноски, чтобы задокументировать причины исправлений / корректировок любых записей. Сделайте время / дату и утверждение таких исправлений / корректировок четкими и очевидными.
Избегайте дублирования обработки:
Установите метод, позволяющий избежать дублирования обработки, особенно в отношении транзакций, которые приводят к выплатам физическим лицам, таким как платежная ведомость, мелкие денежные средства и возмещение командировочных.
Добавьте чек на дублирование платежей в процесс обработки и утверждения платежной ведомости, наличных денег и возмещения дорожных расходов.

Создайте среду, в которой начисления заработной платы, возмещения мелкой наличности и возмещения командировок обрабатываются своевременно. Длительные задержки в обработке создают возможности для повторяющихся платежей, которые остаются незамеченными.

Внимательно посмотрите на все поздние записи, чтобы не пропустить двойную отправку платежей. (Пример: поздние табели учета рабочего времени, очень поздние запросы на получение мелких денежных средств, командировочные расходы, запрошенные позднее, отдельно от остальной части поездки).

Хранение:
Политики хранения существуют для всех типов сопроводительной документации.Всегда храните документы в течение соответствующего периода хранения и не дольше.
Установите процесс очистки документов, срок хранения которых истек. Документируйте, кто, когда и как следует очищать каждый тип записи.

Помните об обязанностях по хранению записей. См. Хранение записей

11 Важность источников бухгалтерских документов

Список источников бухгалтерских документов

Ежедневно в организации происходит множество бизнес-операций, и эти операции являются записями и контролируются различными источниками документов.Некоторые из этих документов регистрируются и представляются для оперативной отчетности. Некоторые из них бухгалтерские документы, которые используют для ведения финансовой отчетности.

Ниже приводится список из 11 источников бухгалтерских документов, которые вы должны знать, если вы ищете работу в области бухгалтерского учета, финансового аудита, бухгалтерского учета или вы студент в области бухгалтерского учета.

Понимание этих бухгалтерских источников документов очень важно, и это может помочь вам легко общаться с вашим коллегой, а также с аудиторами.В этой статье мы объясним вам 11 типов исходных документов. Вот так!

Цитата :

Что такое цитата?

Это источник бухгалтерского документа, отправляемого клиенту компанией, в котором указывается фиксированная цена, которая будет взиматься за производство или поставку товаров или услуг, если покупатель согласится. Котировки обычно используются, когда у предприятий нет стандартного списка цен на продукты.

Например, когда время, материалы и навыки, необходимые для каждой работы, варьируются в зависимости от потребностей клиента.Расценки не могут быть изменены после того, как они были приняты заказчиком.

Для того, чтобы выставить коммерческое предложение, большинство компаний сначала требуют от клиентов конкретных требований. Например, тип продукта и количество ожидаемых заказов.

В обычных случаях компания, выставившая коммерческое предложение, устанавливает определенный период времени, в течение которого цены могут быть размещены на заказ.

Одно из самых важных правил предложения - оно используется запрашивающей компанией для сравнения цен.

Некоторые компании требовали двух или трех котировок на определенную сумму покупок. это один из важнейших бухгалтерских документов, который вы должны хорошо понимать.

Заказ на поставку :

Что такое заказ на поставку?

Вторым источником бухгалтерских документов в этой статье являются заказы на поставку. Пусть сделают естественнее. После того, как вы запросите коммерческое предложение у нескольких поставщиков, а затем вы найдете одного поставщика, предложение которого соответствует вашим требованиям, и вы сделаете заказ на поставку.

Таким образом, заказ на поставку - это тип документа компании, в котором подробно описываются товары или услуги, которые компания желает приобрести у другой компании.

Часто делаются две копии заказа на поставку: одна отправляется компании, у которой будут закуплены товары или услуги, а другая хранится внутри компании, чтобы компания могла отслеживать свои заказы. Заказы на закупку часто нумеруются последовательно.

Заказ на закупку обычно оформляется и подписывается лицом, уполномоченным на это в отделе закупок, или иногда должен быть утвержден генеральным директором или директором.

Заказ на продажу :

Что такое Заказ на продажу?

Теперь, чтобы вас не смущало, допустим, вы находитесь в группе поставщиков и только что получили заказ (заказ на поставку) от своего клиента. Теперь вы создаете заказ на продажу для склада или отдела продаж, чтобы доставить товары или услуги вашим клиентам.

Итак, теоретически заказ на продажу - это тип бухгалтерских документов компании, в которых подробно описывается заказ, размещенный покупателем на товары или услуги. Клиент мог отправить заказ на покупку в компанию, из которой компания затем сгенерирует заказ на продажу.

Заказы на продажу обычно нумеруются последовательно, чтобы компания могла отслеживать заказы, размещенные клиентами. Убедитесь, что вас не путают с заказами на покупку.

Полученные товары Примечание :

Что такое полученные товары?

Теперь предположим, что вы являетесь покупателем и только что делаете заказ товаров для своей компании. Теперь поставщик доставляет товар на ваш склад, а вы его получаете.

Вы готовите документы, в которых перечислены товары, которые вы получаете.Эти документы называются Товарами, полученными к сведению.

Теоретически отмеченные товары - это тип документа компании, в котором перечислены товары, полученные бизнесом от поставщика.

Товарная накладная обычно оформляется на собственном складе предприятия или в зоне приема товаров. Убедитесь, что вы не путаете его с «Товар отправлен с уведомлением». Уведомление о получении товаров - это один из важных бухгалтерских документов, о которых вы должны четко знать.

Примечания к отправке товаров :

Что такое "Отгруженные товары"?

Документ компании, в котором перечислены товары, которые компания отправила покупателю.Компания будет вести учет отправленных товаров в случае возникновения каких-либо запросов со стороны клиентов об отправленных товарах.

Покупатель сравнивает товары, отправленные с запиской, с тем, что он получил, чтобы убедиться, что все перечисленные товары были доставлены и соответствуют правильным спецификациям.

Счет-фактура :

Что такое счет-фактура?

Ну, счет-фактура - это один из источников бухгалтерских документов, который вы, вероятно, видите каждый рабочий день. Допустим, вы просто заказываете и получаете товар от своего поставщика.

После того, как вы получили, большинство поставщиков вручают вам счета в то время, когда вы получили, или некоторые - позже. Этот документ содержит полученные вами единицы, объединенную цену, промежуточную и общую сумму по счетам-фактурам. Этот документ называется счет-фактура. Большинство студентов это знают очень хорошо.

Выписка или выписка со счета :

Что такое выписка со счета?

Ежемесячно для покупки в кредит в основном поставщики отправляют отчет, в котором указаны все непогашенные статьи, которые вы или ваша компания должны им.Этот документ называется выпиской со счета.

Итак, выписка по счету - это тип бухгалтерских документов, отправляемых поставщиком клиенту, в которых перечислены операции по счету клиента, включая все выставленные счета и кредитовые авизо, а также все платежи, полученные от клиента.

Отчет полезен, поскольку он позволяет покупателю согласовать сумму, которую, по его мнению, он должен поставщику, с суммой, которую, по мнению поставщика, он должен. Затем можно запросить любые различия.

Кредитовая нота :

Что такое кредитная нота?

Ну, кредитная отметка - это бухгалтерский документ, отправляемый поставщиком покупателю в отношении возвращенных товаров или переплаты, произведенной покупателем. Это «отрицательный» счет. Это обсуждается ниже.

Помните! Кредит-нота - это документы, отправляемые поставщиками покупателям, а не покупателями поставщикам.

Объяснение по поводу кредита

Вероятно, в течение месяца происходит несколько сделок по продаже или сотни сделок по продаже.

Счета-фактуры, которые поставщики отправляли своим клиентам, вероятно, содержат товары, которые клиенты отклоняют, возвращают, а также, что платежи, сделанные от клиентов, могут быть переплачены.

В этом случае поставщики обычно отправляют кредит-ноту для отмены заказа или в результате запроса от клиентов. Запрос от клиентов обычно выполняется с помощью дебетовой ноты. Мы хорошо обсуждаем последнее.

Дебетовая нота

Что такое дебетовая нота?

Ну, дебетовая запись - это документ, отправляемый покупателем поставщику в отношении возвращенных товаров или произведенной переплаты.Это официальный запрос поставщика на выдачу кредит-ноты.

Пояснение к дебетовой накладной

Итак, предположим, что вы являетесь бухгалтерскими документами, и в счетах-фактурах, полученных от поставщиков, есть несколько позиций, которые вы не получили или не отклонили. Это означает, что счета-фактуры завышены.

На этом этапе у вас есть два простых варианта: один - попросить ваших поставщиков переоформить счета-фактуры или вы попросите их предоставить кредитную отметку для уменьшения суммы в счетах-фактурах.

Если вы решите попросить их выдать кредитную ноту, вы должны выпустить им дебетовую ноту.

Консультации по денежным переводам :

Что такое Консультации по денежным переводам?

Что ж, уведомление о денежном переводе - это бухгалтерские документы, отправляемые поставщику вместе с платежом, с подробным описанием того, какие счета оплачиваются и какие кредитовые авизо зачитываются.

Уведомление о переводе позволяет поставщику обновлять записи клиента, чтобы показать, какие счета были оплачены, а какие еще не погашены.

Он также подтверждает выплаченную сумму, так что любые расхождения можно легко выявить и расследовать.

Дополнительные пояснения по поводу извещения о переводе

Если вы хорошо разбираетесь в выписке по счету, в противном случае мы рекомендуем вам прочитать ее еще раз.

Таким образом, после того, как вы получили выписку со счета от своих поставщиков, вы производите оплату всей или части выписки. Вы хотите проинформировать своих поставщиков об этом платеже, с помощью этого совета под названием «Уведомление о переводе».

Квитанция или Официальная расписка

Официальная расписка - это документ, подтверждающий получение платежа. Обычно это касается продаж за наличные, например кассового чека из кассового аппарата.

Объяснение

Официальная квитанция обычно используется для денежных операций. Допустим, вы покупаете небольшой материал за наличные. После того, как вы производите оплату, кассиры обычно выдают документы, подтверждающие полученную сумму, за которую вам платят.

Если у вас возникнут вопросы, оставьте их ниже. И любезно поделитесь статьей, если хотите.

Заключение: Приведенный выше список источников бухгалтерской документации может не включать все бухгалтерские документы. Если вы хотите узнать больше, пожалуйста, оставьте отзыв ниже.

Какие 5 первичных документов в бухучете? - Mvorganizing.org

Какие 5 первичных документов в бухучете?

Общие исходные документы включают:

  • Аннулированные чеки.
  • Счета-фактуры.
  • Кассовые чеки.
  • Квитанции, генерируемые компьютером.
  • Кредитовое авизо для возврата средств клиенту.
  • Таблицы учета рабочего времени сотрудников.
  • Депозитные квитанции.
  • Заказы на закупку.

Какие четыре первичных документа в бухгалтерском учете?

В бухгалтерской отрасли исходные документы включают в себя квитанции, счета, счета-фактуры, выписки, чеки - то есть все, что документирует транзакцию.

Какие образцы первичных документов в бухучете?

Некоторые примеры исходных документов включают:

  • Банковские выписки.
  • Отчеты о заработной плате.
  • Счета-фактуры.
  • Аренда и контракты.
  • Проверить регистры.
  • Заказы на закупку.
  • Депозитные квитанции - не включаются в банковскую выписку.
  • Копии чеков - не включаются в банковскую выписку.

Каковы источники документа в бухгалтерской операции?

Для этого нам нужно понять структуру бухгалтерского учета. Исходные документы - это бизнес-формы, в которых документируются все финансовые операции предприятия от покупки стула до продажи карандаша.Бизнес-формы включают заказы на покупку, квитанции и счета-фактуры.

Какие бухгалтерские документы?

8 основных типов документов, используемых в бухгалтерском учете

  • Денежный авизо: Покупки и продажи являются основными характеристиками любого коммерческого предприятия.
  • Счет-фактура и счет: счет-фактура или счет регистрирует кредитные операции, связанные с продажей или покупкой.
  • Поступление:
  • Платежный талон:
  • Чек:
  • Дебетовая нота:
  • Кредитовая нота:
  • Ваучеры:

Дебетовое авизо является исходным документом?

Зарегистрируйтесь сейчас! Дебетовое авизо может рассматриваться как кредит-нота, за исключением того, что оно выдается со стороны покупателя и выдается до того, как кредит-нота может быть выпущена поставщиком.Таким образом, документ служит подтверждением возврата покупки в бухгалтерских книгах покупателя.

Дебетовое авизо и счет-фактура - это то же самое?

Дебетовое авизо или дебетовое квитанцию ​​очень похоже на счет-фактуру. Основное отличие состоит в том, что в счетах-фактурах всегда отображается продажа, а в дебетовых и дебетовых квитанциях отражаются корректировки или возвраты по уже проведенным транзакциям.

Кто отправляет дебетовое авизо?

Когда покупатель возвращает товар продавцу, он отправляет дебетовое авизо в качестве уведомления продавцу о возвращаемой сумме и количестве и с просьбой о возврате денег.2. Дебетовое авизо отправляется для информирования о дебетовании счета продавца с указанием причин, указанных в нем.

Что такое запись журнала дебетовых авизо?

«Дебетовое авизо» создается для Поставщика по счету-фактуре или принимается в качестве кредитового авизо от Поставщика, когда компания возвращает товары. При оформлении дебетового авизо Компания может либо получить платеж от Поставщика, либо скорректировать сумму в другом счете-фактуре. Дебет: Счет поставщика. Кредит: счет возврата покупок.

Что такое пример дебетового авизо?

Дебетовая нота - это документ / ваучер, выданный одной стороной другой стороне, в котором указано, что счет такой другой стороны дебетуется в книгах отправителя. Например: трейдер «ABC» покупает товары у «XYZ». После получения материала ABC обнаруживает, что товары содержат некоторые дефектные товары стоимостью рупий. 10 000.

Что такое запись в журнале платежей?

Записи журнала расчетов с поставщиками относятся к бухгалтерским проводкам к оплате кредиторам компании за покупку товаров или услуг и отражаются под заголовком «Текущие обязательства» в балансовом отчете, и этот счет дебетуется всякий раз, когда производятся какие-либо платежи.

Кредит-нота дебетуется или кредитуется?

Кредит-нота - это еще одна форма возврата товаров при продаже. Счета поставщика или продавца списываются, а счета возврата покупок зачисляются на счет покупателя. Счета возврата продаж списываются, а счета покупателей или клиентов зачисляются на счет продавца.

Арендная плата - дебетовая или кредитная?

Поскольку денежные средства были выплачены, на счет актива кредитуются денежные средства, а другой счет должен быть дебетован.Поскольку арендная плата будет израсходована в текущем периоде (июнь месяц), она считается расходом, а арендная плата списывается.

Продажи: дебетовая или кредитная?

Выручка от продаж проводится как кредит. Увеличение доходов на счетах регистрируется как кредитование, как показано в таблице 1. Денежные средства, счет активов, дебетуются на ту же сумму. Активный счет дебетуется при увеличении.

Продажи - это актив или расход?

Балансы представляют активы, такие как денежные средства, обязательства и собственный капитал, а не данные о продажах.Вы найдете количество продаж как часть капитала, за вычетом расходов.

Капитал - это актив?

Основные средства - это активы, которые используются в хозяйственной деятельности компании для получения дохода в течение более одного года. Они отражаются как актив в балансе и списываются на расходы в течение срока полезного использования актива посредством процесса, называемого амортизацией.

Является продажным активом или обязательством?

В бухгалтерском учете счет продаж не является счетом активов или пассивов.Это счет доходов. Таким образом, продажи - это то, как ваш бизнес приносит доход (доход). Однако когда вы совершаете продажу, она включает в себя счет доходов и счет активов.

Какие 3 типа бухгалтерского учета?

Компания должна использовать три отдельных типа бухгалтерского учета для наиболее эффективного отслеживания своих доходов и расходов. К ним относятся затратный, управленческий и финансовый учет, каждый из которых мы рассмотрим ниже.

Каковы 3 золотых правила бухгалтерского учета?

Взгляните на три основных правила бухгалтерского учета:

  • Дебетовать получателя и кредитовать дающего.
  • Дебетовать то, что входит, и кредитовать, что выходит.
  • Расходы и убытки по дебету, доходы и прибыль по кредитам.

Какие основные виды бухгалтерского учета?

Однако существует 7 основных типов бухгалтерского учета:

  • Финансовый учет.
  • Управленческий учет.
  • Государственный учет.
  • Налоговый учет.
  • Судебно-бухгалтерский учет.
  • Проектный учет.
  • Социальный учет.

Какие два типа бухгалтерского учета?

Двумя основными методами учета являются кассовый учет и учет по методу начисления.В кассовом учете учитываются доходы и расходы по мере их получения и выплаты.

Какие 8 отраслей бухгалтерского учета?

В этой статье мы рассмотрим:

  • Финансовый учет.
  • Учет затрат.
  • Аудит.
  • Управленческий учет.
  • Бухгалтерские информационные системы.
  • Налоговый учет.
  • Судебно-бухгалтерский учет.
  • Фидуциарный учет.

Что такое баланс?

Определение: Балансовый отчет - это финансовый отчет компании, который включает активы, обязательства, собственный капитал, общую сумму долга и т. Д.в определенный момент времени. Баланс включает активы с одной стороны и обязательства с другой. Это сумма, которую компания должна своим кредиторам.

Что такое пример баланса?

Баланс - это финансовый отчет, в котором отражены активы, обязательства и акционерный капитал компании. Бухгалтерский баланс - это один из трех (два других - отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств) основных финансовых отчетов, используемых для оценки бизнеса.

Как еще называется баланс?

отчет о финансовом положении

Почему он называется балансом?

Название «баланс» основано на том факте, что активы каждый раз будут равняться обязательствам и собственному капиталу.

Какие виды баланса?

Они объясняются следующим образом:

  • Классифицированный баланс. В этом формате представлена ​​информация об активах, обязательствах и акционерном капитале организации, которая агрегирована (или «классифицирована») по подкатегориям счетов.
  • Бухгалтерский баланс общего размера.
  • Сравнительный баланс.
  • Вертикальный баланс.

Каковы общие виды оборотных средств?

Оборотные активы включают денежные средства, их эквиваленты, дебиторскую задолженность, товарные запасы, рыночные ценные бумаги, предоплаченные обязательства и другие ликвидные активы.Оборотные активы важны для бизнеса, потому что они могут использоваться для финансирования повседневных деловых операций и для оплаты текущих операционных расходов.

Что такое исходный документ? - Определение | Значение

Определение: Исходный документ, часто называемый деловой бумагой, - это документ, который создается с каждым бизнес-событием и используется для записи каждой бизнес-операции. Другими словами, это физический или электронный документ, в котором перечисляются детали транзакции и который используется бухгалтерским отделом для регистрации бухгалтерской информации.

Что означает исходный документ?

Некоторые общие примеры исходных документов включают товарные квитанции, чеки, заказы на поставку, счета-фактуры, банковские выписки и отчеты о заработной плате. Это все исходные документы, созданные на основе транзакции и первого компонента в системе бухгалтерского учета.

Пример

Исходные документы используются для записи транзакций, поскольку они являются оригинальными и содержат объективный отчет об экономической деятельности каждой транзакции.Например, когда компания покупает товары у поставщика, поставщик создает квитанцию ​​или счет-фактуру, в которых указаны товары, которые были приобретены, цена покупки, дата транзакции, имя продавца и способ оплаты. Этот документ дает бухгалтерии покупателя объективную и надежную запись сделки купли-продажи. Он также дает поставщику документ, который можно использовать для регистрации продажи товаров.

Исходные документы также используются для целей внутреннего контроля.Например, производственный отдел выдает заявку на закупку товаров, необходимых для выполнения предстоящих работ. Заявка на покупку отправляется в отдел закупок для утверждения. После утверждения заказ на поставку выдается и отправляется в отдел получения, когда полученные товары сравниваются с заказом на поставку.

Выдается отчет о получении, и все три этих документа отправляются в бухгалтерию для утверждения счета от поставщика.Если все эти документы совпадают, счет-фактура утверждается, и кассир выдает чек на товар.

Как видите, все исходные документы используются для того, чтобы гарантировать, что заказаны, получены и оплачены только надлежащие товары.


Документация - Финансы и бухгалтерский учет

Заявление директивы

В контексте внутреннего контроля бумажная или электронная документация, которая поддерживает завершение жизненного цикла транзакции, соответствует критериям документации.Все, что предоставляет доказательства транзакции, лицо, выполнившее каждое действие, связанное с транзакцией, и полномочия на выполнение этих действий - все это рассматривается в сфере документации.

Для каждой финансовой операции должен быть журнал аудита. Если документация прилагается к транзакции в myUFL, она является частью официальной бухгалтерской записи. Департаменты должны соблюдать все применимые требования к хранению документации.

Причина Директивы

Документация должна быть согласована с внутренним контролем и уровнем риска, поэтому необходимая документация для транзакций во многом зависит от уровня риска, связанного с транзакцией.

Документы обеспечивают запись каждого события или действия и, следовательно, обеспечивают точность и полноту транзакций. Сюда входят расходы, выручка, товарно-материальные запасы, персонал и другие виды операций. Надлежащая документация предоставляет доказательства того, что произошло, а также предоставляет информацию для исследования несоответствий.

Кто должен подчиняться?

Все факультеты университета.

Обзор

Миллионы финансовых транзакций ежегодно регистрируются в Главной книге Университета.Необходимая документация не одинакова для каждой транзакции. Например, корректировка расходов между кодами счетов внутри отдела не так важна с точки зрения внутреннего контроля и риска, как обработка дополнительной оплаты труда сотрудника в системе управления персоналом.

Некоторые операции, требующие дополнительной документации, включают:

  • Крупные суммы в долларах
  • Часть юридически обязывающего договора
  • Связано с покупкой карты покупки (PCard)
  • Часть процесса закупки
  • К действиям персонала

Ключевые концепции и передовой опыт

Основная концепция Лучшая практика
Формат исходных документов:

Хорошо оформленные документы помогают обеспечить надлежащую регистрацию транзакций.

По возможности использование шаблонов обеспечивает стандартный формат вспомогательной документации. Рассмотрите возможность создания шаблонов для таких действий, как:
  • Подтверждение по электронной почте
  • Сопроводительная документация, созданная департаментом
  • Журнал возмещений
ВУЗ Право собственности документов:

Документы, используемые для подтверждения деловых операций Университета, являются собственностью Университета, а не личной собственностью сотрудников.

По возможности не позволяйте сотрудникам забирать домой документы, принадлежащие Университету. Если бизнесу необходимо, чтобы документы университета забрали домой, сообщите сотрудникам об их ответственности за безопасность документов. Это особенно важно для сотрудников, имеющих соглашения о дистанционной работе.
Документирование изменений:

Изменения, вносимые после утверждения документов, должны быть четкими и краткими.

Сделайте время / дату и утверждение таких исправлений / корректировок четкими и очевидными.
  • Используйте приложения или сноски, чтобы задокументировать причины исправлений / корректировок любых записей.
Удержание:

Политики хранения существуют для всех типов сопроводительной документации. Всегда храните документы в течение соответствующего периода хранения и разработайте процедуру хранения и очистки записей по истечении срока хранения.

Помните об обязанностях по хранению записей.

Установите процесс очистки документов, срок хранения которых истек.

Укажите, кто, когда и как следует очищать каждый тип записи.

Последняя редакция

30.04.2021: проверенные материалы

ресурса

График хранения записей UF

Обучение

PRO303 - Внутренний контроль в UF

Общий бухгалтерский учет и финансовая отчетность: (352) 392-1326

Внутренний контроль и обеспечение качества: (352) 392-1321

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ