Первичной документации: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

Первичной документации: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

Учет первичной документации в СЭД | Первичные документы в электронном виде

Правильный учет первичной документации

Как проводится учет первичной документации в единой базе СЭД и хранение документов в электронном виде

Первичная документация и способы хранения СЭД

Первичной документацией (бухгалтерской, учетной) принято называть документы, где содержатся конкретизированные данные либо информация делового характера. Документооборот может содержать: учетные, финансовые, корреляционные, транзакционные сведения о проводимых действиях, операциях и обычно представляет ценность для организации (коммерческой, государственной).

Традиционные бумажные носители являются наиболее универсальным и надёжным способом хранения документации. Сведения о бухгалтерской, хозяйственно-экономической деятельности нередко заносятся в специальные книги учета, листы, которые складываются в папки.

Однако, последние десятилетия наблюдается перевод первичных документов в электронный вид. Документы хранятся на жестких (HDD) и твердотельных (SSD) дисках компьютера. Для передачи документов применяются CD, DVD накопители, и USB Flash. Очевидно, что передача документов через сеть интернет стала современным стандартом.

Первичная документация в рамках бухгалтерского, финансового учета представляет немалую ценность и может быть затребована в качестве проверочной информации для проведения необходимых аудитов представителями налоговых, судебных х и иных силовых, государственных структур. Документооборот ведет один человек или несколько сотрудников компании. Персонал должен знать содержание и формы СЭД, понимать критерии учетных регистров.

Связаться с нами

Основные положения первичного документооборота

Учет первичной документации налагает на сотрудников, ведущих документооборот, ряд определенных обязанностей. В частности они должны уметь работать с информацией:

• вписывать;
• упорядочивать;
• корректировать;
• заменять.

На государственных предприятиях действует положение «О бухучете». Своду установленных правил стараются придерживаться и бухгалтера, экономисты частных компаний. Между тем, регламентирование обязательного перечня документов не существует. Каждая организация самостоятельно принимает решения о ведении бухгалтерского и иного учета, в рамках хранения четко обозначенного списка СЭД.

Но существует перечень обязательных реквизитов. Бумажный, электронный документооборот регламентируется на основании п. 2 ст. 9 закона №402-Ф3. В учетной политике компании важно закрепление положений о формах учета используемых в бухгалтерии. За нарушения при хранении СЭД могут быть введены наказания, в частности представителями надзорных органов согласно действию новых санкций от 26 октября 2020 года.

Список первичных документов

Бухгалтерский учет на каждом предприятии может содержать перечень первичных, нормативных документов (опубликованных, неопубликованных).

1. Акты зачета взаимных требований.
2. Платежные поручения.
3. Бухгалтерские справки.
4. Авансовые отчеты.
5. Приходно-расходные кассовые ордеры.
6. Расчеты с персоналом по оплате труда.
7. Акты-сдачи приемки.
8. Товарные накладные.
9. Универсальные передаточные документы.

Регламентируются и иные формы документов.

Документы о наличии объектов основных средств (оформляется из основного перечня):

• В формате ИНВ-1а при инвентаризации по отношению НМА;
• Документирование инвентаризации и составление описи по ИНВ-1;
• Оформление акта согласно положению ОС-4 при списании объекта;
• Выбытие, поступление, используя бланк ОС-1а для зданий, сооружений;
• Выбытие, поступление объекта (не сооружение и здание), используя бланк ОС-1.

Приведен неполный перечень первичных документов, потому что в современных хозяйствованиях он нередко дополняется прочим документооборотом необходимым для ведения расширенного учета.

Связаться с нами

Документооборот не входящий в список первичных документов

Отчеты, сдаваемые в СЭД, могут не принадлежать к списку первичных документов.

К вторичной бухгалтерии относятся:

• счета-фактуры;
• счета;
• договоры;
• аннотации;
• обзоры и пр.

Иными словами, в обозначенный список обычно заносится документооборот являющийся результатом аналитических, синтетических и прочих переработок актуальных, неактуальных первичных документов, когда в процессе удается извлечь требуемые данные, сопоставлять, давать оценку и представлять информацию согласно запросам.

Информация в первичных документах

Согласно утвержденным правилам за номером, указанным выше, существует перечень сведений, которые необходимо указывать в первичных документах. Прежде всего – это:

• Подписи и данные персонала занимавшегося ведением делопроизводств;
• Измерительные, числовые и прочие материалы, касающиеся финансового учета, контроля;
• Информация о хозяйственно-экономической деятельности компании;
• Название предприятия, фирмы, ИП.

Содержание документов еще должно включать его наименование, число, месяц, год составления и т.д.

Представители надзорных органов уделяют пристальное внимание наличию первичных документов и правильному ведению, заполнению. В ходе проверок, в том числе налоговых, если выявятся серьезные нарушения, со стороны контролирующих структур могут быть введены штрафные санкции. Правила касаются организаций всех форм собственности и частных предпринимателей.

Учет документов по степени составления

Классификация первичных СЭД для бухгалтерии и других отделов регламентируется. Внутренним первичным называется документооборот составленный персоналом организации, предприятия. Он имеет законную силу внутри данной компании. Внешними первичными принято именовать документы, полученные либо структурированные извне. Они классифицируются:

• Бухгалтерского оформления;
• Первичные, исполнительные;
• Первичные, распорядительные.

Когда событие было занесено в первичные документы, факт дублируется в учетных регистрах.

Регистры в свою очередь тоже подразделяются.

1. По внешнему виду.
   • листки;
   • карточки;
   • книжки и т.д.
2. Способу ведения.
   • комбинированные;
   • систематические;
   • хронологические.
3. Содержания информации.
   • комбинированные;
   • аналитические;
   • синтетические.

Ответить на вопрос, как организовать учет и хранение первичной документации непросто. Персонал должен обладать необходимыми знаниями и опытом, чтобы правильно вести документооборот.

Что важно знать о первичной документации

06.08.2020

Что важно знать о первичной документации

Первичная документация, или «первичка» — документы, которые должны быть оформлены при совершении любой хозяйственной операции в компании и подтверждают сам факт совершения такой операции. Такие документы должны храниться 5 лет с момента создания. К первичной документации нужно относиться очень серьезно, иначе могут возникнуть проблемы с налоговой.

К первичной документации относятся:

Поставщику или исполнителю эти документы нужны для подтверждения, что покупатель получил необходимые товары или услуги, а покупатель может использовать эти документы для снижения налоговой базы.

Как оформлять

К первичной документации относится большой перечень документов. Некоторые формы регламентированы законом. Другие могут быть оформлены по собственным шаблонам. Однако в любом случае документ должен содержать следующие сведения:

• Наименование  и дата документа

• Наименования контрагентов

• Условия сделки: описание товаров и услуг, единицы измерения, стоимость и т. д.

• Должности и подписи ответственных лиц

В первичной документации не допускается использование факсимиле, только живые печать и подпись.

При электронном документообороте можно обойтись без бумажных копий. При этом электронные версии документов должны быть подписаны электронно-цифровой подписью. Обратите внимание, что электронный документооборот возможен только с тем контрагентами, которые подключены к ЭДО. Подробности — в статье про электронный документооборот.

Автоматический ввод первичной документации в 1С

Если документов много, ввод первичной документации в 1С превращается в долгое и утомительное занятие. Чтобы ускорить этот процесс, можно использовать специальные сервисы для автоматизации ввода первичной документации. Они распознают сканированные документы, проверяют их и загружают в систему учета. Такие сервисы платные. Рассмотрим, как они работают на примере Jetlex.

Интеграция с 1С происходит при помощи обработки. Для начала работы нужно выбрать конфигурацию и скачать файл обработки:

После этого нужно в программе 1С открыть обработку и ввести данные, полученные на шаге 3:

На этом интеграция завершена, можно переходить к загрузке документов. Выберите нужные файлы с компьютера и загрузите их в программу:

После распознавания можно открыть документ для проверки и дальнейшей загрузки в 1С:

Далее нужно выбрать базу и организацию, куда будет загружен документ:

Экспорт в 1С Предприятие происходит каждые 90 секунд. Проверить статус экспорта можно на вкладке «Электронный архив»:

Документы со статусом «экспортировано» должны появится в системе учета. Заходим в 1С и открываем журнал операций:

Если нужные документы отсутствуют, нужно обновить список.

Самое важное

Чтобы избежать проблем, нужно вести строгий учет первичной документации. Документы должны соответствовать реально заключенным сделкам, если происходят корректировки, они обязательно должны быть отражены в первичке. Для того, чтобы убедиться, что с документами порядок, проводят инвентаризацию первичной документации. Чтобы упростить работу бухгалтера, можно использовать сервисы для автоматического ввода первичной документации. При выборе сервиса ориентируйтесь на стоимость и возможность интеграции с вашей учетной системой.

Поделитесь с друзьями!

22.07.2020

Риски при работе с непроверенным контрагентом

Работа с ненадежными партнерами может грозить компании потерей денег, блокировкой счета и налоговыми проверками. В статье разбираемся, почему важно проверять контрагентов и как избежать неприятностей. Вот самые проблемные контрагенты, с которыми работать не стоит:

09.06.2020

Как уволить работника дистанционно

Необходимость увольнения без личного присутствия актуальна не только для удаленно работающих сотрудников, но и в других ситуациях, например, при переезде работника в другой город. При дистанционном увольнении важно соблюдать порядок увольнения и требования закона к оформлению этой процедуры.

12.05.2020

Как заполнить СЗВ-ТД

СЗВ-ТД – новый отчет, который должны подавать работодатели начиная с 2020 года. Подробное описание, условия и сроки подачи можно найти в статье об электронных трудовых книжках. Если заполнить отчет неправильно, его не примут, поэтому важно знать требования к оформлению документа. Из этой статьи вы узнаете, как должен быть заполнен отчет, чтобы не было проблем при отправке.

Обсудить

Что такое первичные источники? — Первичные источники

Первичные источники
Первичные источники — это «материалы по теме, на которых основываются последующие интерпретации или исследования, от документов из первых рук, таких как стихи, дневники, судебные протоколы и интервью, до результатов исследований, полученных в результате экспериментов, опросы, этнографии и т. д.»*

Первоисточники — это записи событий в том виде, в каком они впервые описаны, обычно свидетелями или людьми, причастными к событию. Многие первоисточники были созданы во время события, но также могут включать мемуары, устные интервью или отчеты, записанные позже.

Визуальные материалы, такие как фотографии, оригинальные произведения искусства, плакаты и фильмы, являются важными первичными источниками не только фактической информации, которую они содержат, но и того, что они могут дать представление о том, как люди видят свой мир. Первичные источники могут также включать наборы данных, например статистические данные переписи, которые были сведены в таблицы, но не интерпретированы. Однако в естественных или социальных науках первоисточники сообщают о результатах эксперимента.

Иногда бывает сложно определить, является ли тот или иной источник первичным или вторичным, поскольку один и тот же источник может быть первичным источником для одной темы и вторичным источником для другой темы. Биография Дэвида Маккалоу, Джон Адамс , может быть вторичным источником для статьи о Джоне Адамсе, но основным источником для статьи о том, как различные историки интерпретировали жизнь Джона Адамса.

*От Хейрстон, Максин и Джона Дж. Рушкевичей. Скотт, Справочник Формана для писателей. 4-е изд. Нью-Йорк: издательство HarperCollins College Publishers, 1996, с. 547.

Вторичные источники
Вторичные источники предлагают анализ или переформулировку первоисточников. Они часто пытаются описать или объяснить первоисточники. Некоторые вторичные источники не только анализируют первоисточники, но и используют их для аргументации утверждений или убеждения читателя придерживаться определенного мнения. Примеры вторичных источников включают словари, энциклопедии, учебники, книги и статьи, в которых интерпретируются, анализируются или рецензируются исследовательские работы.

microsoft.com/smarttags» xmlns:w=»urn:www.microsoft.com/word»>  

Дополнительные примеры первичных и вторичных источников

 

	Первичный источник	Вторичный источник
Арт.	оригинальная работа	статья с критикой произведения искусства
История	дневник раба	книга о подземной железной дороге
Литература	стихотворение	книга или статья об определенном жанре поэзии
Политология	договор	эссе о земельных правах коренных американцев
Естествознание или социальные науки	отчет об оригинальном эксперименте	обзор нескольких исследований на ту же тему
Театр	видеозапись выступления	биография драматурга

Первичные источники – История, философия и газетная библиотека – Библиотека Университета I

Видео

Стенограмма

Историки и другие ученые классифицируют источники как первичные и вторичные. Это различие важно, потому что оно повлияет на то, как вы понимаете эти источники. В этом первом видео урока, состоящего из двух частей, мы обсудим первоисточники.

Первоисточники чаще всего создаются во время событий, которые вы изучаете. Они отражают то, что их создатель наблюдал или думал о событии. Эти источники служат исходным материалом, который вы будете анализировать и синтезировать, чтобы ответить на вопрос вашего исследования, и они станут ключевыми доказательствами аргументации вашей статьи. Вторичные источники, напротив, дают интерпретацию прошлого на основе первоисточников.

Эта газетная статья является примером первоисточника. В нем описывается визит Никсона в Советский Союз в 1959 году. Он был написан на следующий день журналистом, который был свидетелем этого события, и отражает то, что, по мнению журналиста и его редакторов, должно было волновать их читателей в то время. Другим примером является эта брошюра, в которой собраны свидетельские показания суда над ведьмами. Он был опубликован в 1646 году, в том же году, что и судебный процесс. Но, учитывая характер темы, вы, вероятно, захотите узнать об авторе брошюры, Джоне Дэвенпорте, чтобы определить надежность транскрипции или то, что могло побудить его опубликовать ее.

Однако вы должны знать, что в источнике нет ничего, что делало бы его первичным или вторичным. Вместо этого его категория зависит от того, как вы к нему относитесь, что, в свою очередь, зависит от вашего исследовательского вопроса. Например, Black Reconstruction in America , написанная в 1935 году У.Э.Б. Дюбуа можно использовать в качестве вторичного источника для исследования Америки XIX века, поскольку Дюбуа опирается на ряд правительственных отчетов, биографий и существующих исторических повествований, чтобы сделать заявление о прошлом. Однако его также можно было бы использовать в качестве основного источника для исследования жизни Дюбуа или интеллектуальной культуры черных в XIX веке. 30 с.

Одной из основных проблем при работе с первоисточниками является их обнаружение. Многие исторические документы никогда не публиковались и могут быть доступны только в архивах. Например, вот страница из расходной книги студента, поступившего в Иллинойсский университет в 1930 году. Это уникальный документ, который находится в Архиве студенческой жизни и культуры здесь, в кампусе, и доступен только тем, кто может прийти в архив лично. Это, с другой стороны, опубликованный первоисточник: дневник, написанный в 1912 и впервые опубликованной несколько десятилетий спустя. Наша копия находится в основных стеках.

Некоторые из этих материалов, например письма, не были опубликованы на момент создания, но впоследствии были опубликованы в виде книги или оцифрованы и размещены в Интернете. По некоторым темам исторические документы может быть трудно найти, потому что они были утеряны или вообще никогда не создавались. В других случаях первоисточники могут существовать, но не на английском языке. Поэтому, когда вы начнете формулировать тему, вам захочется подумать о том, какие доказательства будут вам доступны.

Размышляя о том, как найти или понять первоисточники, вы должны задать себе три вопроса:

1. Когда и где он был создан?
2. Кто его создал?
3. Для какой цели или аудитории он был создан?

В зависимости от темы и периода времени, который вы изучаете, вам придется искать различные первоисточники. Например, если вас интересует вопрос о контроле над рождаемостью в Америке 20 90–129-го 90–130-го века, вы можете рассчитывать найти множество первоисточников, в том числе:

• судебные дела
• законодательные документы
• газетные статьи
• и буквы

Если вас интересует тема из более отдаленного исторического периода, например, статус евреев в эпоху Возрождения, возможно, вам придется поискать повнимательнее, но вы все равно сможете найти такие документы, как:

• законы
• романы
• и брошюры

Если вас интересуют учетные записи от первого лица, обратите внимание на такие источники, как:

• буквы
• дневник
• автобиографии
• устные рассказы
• литературные произведения
• или полемические сочинения

Вам нужно будет определить, является ли источник надежной учетной записью или создан с намерением навязать определенное понимание события или ситуации. Были ли они созданы во время событий, о которых они рассказывают, или были написаны много лет спустя? Некоторые источники могут сделать эту точку зрения очевидной, тогда как другие могут претендовать на авторитетность.

В других случаях вам следует подумать о том, какие организации могли создавать записи, связанные с вашей темой. Вы можете найти:

• статистику
• правительственные отчеты
• законодательные документы
• судебные протоколы
• операции ассоциации
• годовые отчеты и финансовые отчеты
• или отчеты неправительственных организаций.

Опять же, вам нужно определить обстоятельства создания документа. Был ли это внутренний документ, созданный для сбора информации, или он предназначался для того, чтобы убедить других внутри или вне группы принять определенный курс действий?

Наглядный материал также может дать наглядное представление об изучаемом вами временном периоде. Например, карты показывают не только современные политические границы, но и то, как люди о них думали. Другие визуальные источники включают:

• фотографии
• постеры
• объявления
• иллюстрации
• мультфильмы
• рассказы о путешествиях
• и кинофильмы

Имейте в виду, что первоисточники могут иметь несколько значений. Например, эта карта 1854 года содержит данные о вспышке холеры в Лондоне в 1854 году, но она также отражает новое понимание того, как болезнь распространяется, и отношение к болезни как к социальной проблеме.

Вы можете найти опубликованные первоисточники, используя онлайн-каталог или выполнив поиск в цифровой коллекции исторических документов, таких как Коллекция женской истории Герритсена, Chronicling America и Empire Online. Историческая библиотека ведет список этих коллекций на своем веб-сайте.

Помните, однако, что эти базы данных не будут явно классифицировать элементы, которые они перечисляют, как первичные и вторичные, и могут даже содержать документы, которые вы, возможно, захотите использовать в качестве вторичного источника, поэтому вам придется действовать по своему усмотрению.