Первичные бухгалтерские документы это какие документы: перечень — Контур.Диадок — СКБ Контур

• Профориентация
• Целеполагание
• Будущее
• Управление
• Финансы
• Кадры
• Юриспруденция
• Продажи
• Лидогенерация
• Лендинги
• Контекстная реклама
• Социальные сети
• Инстаграм
• Реклама
• Тенд

Первичные учетные документы бухгалтерского учета: перечень бухгалтерских бумаг

Первичные документы необходимы для подтверждения осуществления хозяйственных операций. По сути, это источник данных для ведения бухучета в компании. Наличие и корректное оформление первички – это залог успешного прохождения налоговых проверок, аудита и верного отражения оборотов на счетах бухгалтерского учета, а соответственно и точного анализа экономических показателей фирмы.

Содержание первичных документов

Требования, которым должны соответствовать первичные документы, изложены в статье 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Согласно ей обязательными являются следующие реквизиты:

Первичная документация

• название документа
• дата составления
• наименование предприятия или ИП
• описание, отражающее суть хозяйственной операции
• денежное и/или натуральное значение хозяйственной операции
• единицы измерения
• подписи ответственных лиц с расшифровкой и указанием должностей

Чаще всего, документу присваивается номер, во многих бланках его проставление обязательно. Нумерация, как правило, ведется с начала года.

Отметим, что необходимость оформления тех или иных бланков зависит от специфики деятельности, формы налогообложения и особенностей учетной политики конкретной организации.

Оформление первички

Документальное оформление фактов хозяйственной деятельности происходит в момент их совершения или сразу по окончании на бумажном и/или электронном носителе. Бланки документов фирма может разработать самостоятельно, за исключением государственных организаций, которые обязаны использовать законодательно утвержденные бланки. Важно помнить, что унифицированные документы, применение которых предусмотрено законодательно, обязательны к заполнению.

В случае необходимости внести правки, их нужно заверить подписью ответственного лица, также нужно указать дату. Есть документы, внесение исправлений в которые законодательно запрещено.

Сроки хранения документов разного назначения отличаются, чаще всего он составляет не менее пяти лет. Большинство документов, касающихся заработной платы, хранятся до 75 лет.

Первичные документы по месту своего формирования делятся на внешние и внутренние, а по назначению – на распорядительные и оправдательные. Примером распорядительного документа является банковский чек. Оправдательный документ подтверждает конкретную операцию, пример – акт приемки выполненных работ. Существуют документы, сочетающие в себе и распорядительные и оправдательные свойства, т.е. комбинированные, примером является справка-расчет отпускных.

Далее мы подробно рассмотрим основные унифицированные варианты первичных документов. Для удобства мы разделим их по отношению к участкам бухгалтерского учета.

Документы по учету ОС и ТМЦ

Учет ТМЦ

Товарная накладная (ТН) – документ, фиксирующий продажу или отпуск ТМЦ. Продавец составляет два бланка ТН, один оставляет себе в качестве основания для списания, а другой передает покупателю, которому данный бланк дает право на принятие ТМЦ к учету.

Унифицированная форма ТН – ТОРГ-12. Правый верхний угол содержит коды статистики. Если отгрузка происходит из филиала, его адрес должен быть указан в графе «фактический адрес». Также в ТН прописываются все сведения о товаре – название, артикулы, код товара, форма упаковки, количество мест в партии, единица измерения и ее код, масса в одном месте и общая, масса нетто и брутто, цена и общая стоимость. Если ТМЦ облагаются НДС, он также должен быть отражен в ТН. В ТН есть графы с итогами по столбцам, где это необходимо. Фиксируется число листов ТН, если их несколько. В нижней части необходимо вписать данные ответственных лиц.

Оформление операций в учете ОС

1. Акт приемки-передачи ОС – внутренний бланк, с помощью которого регистрируется поступление, выбытие или перемещение актива внутри организации. Разновидностями этого документа являются формы для зданий и для учета по группам.
2. Акт приемки-сдачи модернизированных, отремонтированных, реконструируемых объектов ОС – нужен для оформления ремонта объектов ОС.
   

   Документы на здания и сооружения

3. Инвентарная карточка учета объектов ОС – оформляется на каждое ОС отдельно на основании формы ОС-1. Здесь содержатся все сведения об объекте – затраты на приобретение, ремонт, характеристики, срок полезного использования, а также данные по начисленной амортизации.
4. Акт приемки оборудования – используется в случаях приема оборудования для целей капитального строительства.
5. Акт приемки-передачи оборудования в монтаж – нужен при передаче ОС строительным организациям для монтажа.
6. Акт о списании – оформляется в случаях продажи, устаревания, недостачи, порчи, потери в результате ЧС и любой другой причине необходимости снять ОС с учета. Разновидности акта – формы для автотранспорта и для групп объектов ОС.

Оформление операций в учете материалов

1. Приходный ордер – фиксирует поступление материалов на склад.
2. Акт о приемке материалов – необходим для оформления несоответствия количества и/или качества поставляемых материалов.
3. Карточка учета материалов – ведется в разрезе наименований, артикулов, марок и других характеристик и фиксирует данные учета материалов в пределах организации. Данный документ важен для обеспечения производственных процессов, так как в нем учитываются сроки годности и нормы запаса ТМЦ.
   

   Документы на материалы

4. Лимитно-заборная карта – отражает отпуск материалов на склад в рамках установленных лимитов. Заполняется два экземпляра карты, один остается на складе, а другой – в подразделении, затребовавшем ТМЦ. После того, как лимит исчерпан, документ сдается в бухгалтерию.
5. Накладная на отпуск материалов на сторону – данная форма регистрирует отпуск материалов в филиалы, находящиеся за пределами головного подразделения или в другие предприятия.
6. Требование-накладная – фиксирует перемещение ТМЦ между подразделениями компании.
7. Акт об оприходовании ТМЦ, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений – оформляет приход ТМЦ, приобретенных в результате указанных событий, которые можно в дальнейшем использовать. Заполняется три экземпляра, два из которых забирает заказчик, а третий – подрядчик.

Документы по учету услуг

Оказание услуг оформляется актом, который может называться по-разному – оказанных услуг, выполненных работ, приема-сдачи работ; важно, чтобы соответствующая формулировка была прописана в договоре на эти услуги. Один экземпляр бланка получает заказчик, а другой остается у исполнителя. Унифицированного бланка акта не существует.

В акте, помимо других обязательных реквизитов, обязательно должен быть зафиксирован период, за который были оказаны услуги, в случае, если они оказываются с определенной периодичностью. Пример записи: «Оказание услуг по уборке помещения за январь 2018 года».

Кассовые документы

1. Приходный кассовый ордер – ПКО – делается один экземпляр при приеме наличных в кассу. ПКО содержит отрывную часть – квитанцию, которая остается у лица, внесшего деньги в кассу. На этой отрывной части ставится печать и подпись ответственных лиц. В самом ПКО проставляется корреспондирующий счет, например 60 в случае приема оплаты от поставщика, 71 – если деньги вносит подотчетное лицо и т.п. Сумма указывается цифрами и прописью.
   

   Документы для кассы

2. Расходный кассовый ордер – РКО – заполняется в одном экземпляре при выбытии средств из кассы. Исправления в РКО запрещены. Здесь, как и в ПКО указывается корреспондирующий счет бухгалтерского учета в зависимости от того, куда направлены денежные средства. Если в компании применяются коды целевого назначения – они указываются, если нет – в соответствующей графе ставится прочерк. Сумма пишется прописью и цифрами. В поле «приложение» вписывается документ, на основании которого совершается выдача. Лицо, которое получает деньги, собственноручно вписывает сумму прописью в поле «получил» и указывает паспортные данные.
3. Кассовая книга – документ, который заполняется ежедневно в хронологическом порядке. Новая книга заводится с 01 января каждого года. Каждый лист идет в двух экземплярах, один их них отрывной и должен передаваться в бухгалтерию. Пустые строки в обязательном порядке нужно перечеркнуть символом «Z». Подсчитываются итоговые суммы расхода и прихода, также указывается остаток средств на конец дня. Если в определенный день операции по кассе не проводились, пропускать страницы не нужно. Вся кассовая книга пронумеровывается и прошивается, в конце необходимо указать количество страниц и заверить информацию подписями кассира и главного бухгалтера.
4. Авансовый отчет – строго говоря, этот бланк касается не только кассы. По приложенным к нему документам могут быть оформлены поступления товаров или услуг, а также начислены командировочные расходы. На основании авансового отчета работник вносит неизрасходованные суммы в кассу или получает перерасход.

Документы по учету банковских операций

1. Платежное поручение – это распоряжение на перечисление денежных средств со счета клиента банка по указанным в поручении реквизитам. Чаще всего бланк заполняется в четырех экземплярах: первый – для банка плательщика, второй – для банка получателя, третий – прикладывается к выписке получателя, четвертый – возвращается поручителю с банковским штампом, подтверждающим платеж. Исправления в документе не допускаются. Внимательно нужно относиться к заполнению поля «назначение платежа», оно должно точно отражать то, за что фактически перечисляются денежные средства, а также к заполнению реквизитов в платежах налогов и сборов (код бюджетной классификации – КБК, налоговый период, основание платежа), в случае ошибки денежные средства «зависнут» в государственных органах как неопознанные, и бухгалтеру придется писать уточняющее письмо.
   

   Банковские документы

2. Банковская выписка – финансовый документ, который позволяет отследить все движения по расчетному счету предприятия. Шапка документа содержит сведения о банковских реквизитах компании. Выписка формируется банком и предоставляется клиенту в конце каждого операционного дня и содержит сведения об остатках средств на начало и конец дня, все расходы и приходы, дату предыдущей выписки. По каждому платежу должна быть информация о дате, номере документа – основания платежа, счет и банковские реквизиты контрагента. Унифицированной формы выписки не предусмотрено.
3. Денежный чек – дает возможность физическому лицу снять наличные с расчетного счета предприятия. Бланки чеков содержатся в чековой книжке, которая изготавливается в банке по запросу клиента. Документ имеет отрывную часть, по ней выдаются наличные. Важно знать, что все строки чека обязательны для заполнения и исправления в данном документе не допускаются, более того, банк может отказать в выдаче средств по причинам несоответствия подписи или некачественного оттиска печати. Кстати, необходимость наличия штампа зависит от того, был ли он заявлен при оформлении чековой книжки.
4. Счет на оплату.

Документы по заработной плате

Основные документы, служащие основанием для расчета оплаты труда, перечислены ниже:

1. Документы фактического учета рабочего времени и норм выработки при сдельной оплате труда – табели, наряды, ведомости учета выполненных работ, акты выполненных работ и т.п.
2. Документы, определяющие размер оплаты труда – трудовые договоры, штатное расписание, положения и/или приказы о премированиях и поощрениях, положение об оплате труда.
3. Больничный лист – законодательно утвержденный бланк, также имеет первостепенное значение при возмещении расходов в ФСС.
   

   Зарплатные документы

4. Справка-расчет о предоставлении отпуска.
5. Справка-расчет при увольнении.
6. Расчетно-платежная ведомость – это документ, показывающий суммы начисления и выплат заработной платы. Эта ведомость необходима, когда вознаграждение сотрудникам выдается наличными.
7. Расчетная ведомость – если работники получают зарплату на банковские счета, то документы Т-49 и Т-53 не создаются, оформляется только ведомость по форме Т-51.
8. Платежная ведомость – она нужна, если выдача денежных средств сотрудникам осуществляется наличным расчетом. В конце документа подсчитывается итоговая сумма выплаченной зарплаты, на которую делается расходный кассовый ордер.
9. Исполнительные листы, соглашения об уплате алиментов и другие судебные документы – являются источником для обязательных удержаний из заработной платы.
10. Приказы на удержание сумм материального ущерба или другие типы удержаний (средства, выданные под отчет, счетные ошибки и т.п.) – издаются в случае необходимости, работник должен расписаться в бланке за ознакомление. Основаниями для издания приказа могут быть акты инвентаризации, объяснительные. Если произошла счетная ошибка, основанием может служить служебная записка специалиста, который ее допустил.
11. Заявления сотрудника на удержание – оформляются на имя руководителя или главного бухгалтера, в нем должен быть изложен порядок удержания, сумма и реквизиты для перечисления. Примеры – благотворительность, взносы в профсоюзы, дополнительное пенсионное страхование и т.п.

Документы по учету налогов и сборов

Большинство описанных выше документов являются первичными для налогового учета. Например, суммы по актам оказанных услуг и товарным накладным входят в расчет налога на прибыль, а на основании документов по оплате труда рассчитывается НДФЛ и взносы в фонды.

Отдельно хотелось бы сказать о счет-фактуре. Это форма, которая служит для расчета НДС. Критичным является корректность и полнота заполнения всех реквизитов данного документа, в противном случае налоговые органы могут отказать в принятии суммы к вычету. Важная деталь – если отгрузку делает филиал, необходимо указывать именно его КПП, а не головной организации. Один экземпляр документа остается у исполнителя (продавца), второй хранится у покупателя.

Внимание к оформлению первичных бухгалтерских документов – залог корректного формирования бухгалтерских регистров.

Бухгалтерские регистры

Регистры бухгалтерского учета – это средства систематизации и упорядочивания данных о хозяйственной деятельности компании, полученных из первичных документов. Требования к регистрам регламентированы статьей 10 ФЗ №402. Предприятие может утверждать самостоятельно, какие виды регистров применять. Ведение может осуществляться на бумажном носителе или электронном с применением электронной подписи. Эти сведения фиксируются в учетной политике.

Примеры учетных регистров – главная книга, ведомость учета доходов и расходов, реестр выданных счет-фактур и т.п.

В регистрах указываются следующие реквизиты:

Бухгалтерские документы

• название регистра
• период
• наименование организации
• хронологическая и/или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (даты, названия статей затрат, подразделения и т.п.)
• единицы измерения
• подпись ответственного лица/лиц и их должности

Существует несколько классификаций бухгалтерских регистров:

• По характеру записей:

1. Хронологические – данные отражаются по мере совершения хозяйственных операций (пример – реестры).
2. Систематические – сведения группируются на основании отнесения к конкретным счетам бухгалтерского учета (анализ субконто).
3. Комбинированные – запись ведется на основании систематического принципа в хронологическом порядке, объединяя первые два пункта (пример – главная книга).

• По внешнему виду:

1. Книги.
2. Свободные листы.
3. Карточки.

• По характеру обобщения данных:

1. Синтетические – указывается только дата и сумма (пример – карточка счета).
2. Аналитические – группируют информацию по различным параметрам (пример – анализ счета по субконто).

Применяя разные типы регистров, можно оценить результат финансово-хозяйственной деятельности предприятия, делать планы и прогнозы.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Вторичные документы бухгалтерского учета. Какие существуют первичные учетные документы бухгалтерского учета: перечень

Бухгалтерский учёт финансовой деятельности начинается с принятия правильно оформленных первичных документов. Это обусловлено действующим законодательством и необходимо самому хозяйствующему субъекту, его партнёрам и проверяющим органам. Факты хозяйственной жизни, подтверждённые первичными документами, легко доказать. В конфликтных ситуациях такое подспорье, как грамотно оформленная документация бухгалтерии, поможет решить дело в пользу компании.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйствующие субъекты отчитываются перед государством об итогах финансовой деятельности с помощью регистров бухгалтерского учёта, в которых отражены все особенности работы организации.

Бухгалтерский учёт начинается с принятия и обработки первичных документов.

Первичные документы (чеки, товарные накладные, акты, счета-фактуры и прочее) представляют собой неопровержимые доказательства наступления событий финансовой жизни, которые влияют на итог финансовой деятельности. Они устанавливают и подтверждают ответственность за выполненные хозяйственные операции.

Правила оформления «первички»

Первичные документы содержат обязательную информацию (реквизиты):

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов.

Подлинность сведений этих документов, обеспечивают те, кто их подписал.

Каковы требования к заполнению и оформлению учётных документов

Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

пункт 5 статьи 9

Заполняют первичные документы вручную — авторучками и с помощью технических средств, позволяющих сохранить записи во время продолжительного хранения в архиве. Нельзя заполнять «первичку» простым карандашом. Все незаполненные позиции прочёркивают.

Руководитель с одобрения главного бухгалтера назначает лиц, которые подписями заверяют реальность и законность данных первичных документов.

При приёме в бухгалтерию, проверяют наличие обязательной информации, безошибочность расчётов и делают отметку, чтобы предотвратить их повторное принятие.

Перечень платёжных документов

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учёту документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт статьи 9

Каждое финансовое событие подтверждают соответствующими видами первичных документов.

Например, принятие и отчуждение товаров оформляют накладными. Поступление и убытие денежных средств через банк документируют платёжными поручениями. Движение денег через кассу подтверждают кассовыми ордерами. Выезд водителей на линию сопровождают путевыми листами.

Формы платёжных поручений и кассовых ордеров утверждены законодательно. Они должны полностью соответствовать утверждённым образцам. Позиции этих документов оформляют строго по инструкции, устанавливающей правила для заполнения. Не допускается составление платёжных поручений и кассовых ордеров в произвольной форме и оформление платёжных операций через банк или кассу другими документами.

По какой форме должна оформляться «первичка»

Образцы законных форм платёжных документов приведены на фотографиях ниже.

Платёжные поручения заполняются с участием банка.

Приходный кассовый ордер подписывают только работники бухгалтерии. Лицу, которое внесло деньги, выдают квитанцию, отрезанную от конкретного ордера. Она подтверждает факт внесения денег по этому ордеру.

Расходный кассовый ордер, кроме главного бухгалтера и кассира, подписывает руководитель и получатель денег. Если у ИП нет бухгалтера, он подписывает документы самостоятельно. Так подтверждают целевое назначение выданной суммы.

Как заполнять товарные документы

При документировании факта реализации обычно применяют товарную накладную. Она содержит свед

Cроки хранения бухгалтерской и первичной документации в 2020 году

Хранение первичной документации — это особое требование действующего российского законодательства в сфере бухгалтерского и налогового учета. Обеспечить сохранность данных необходимо в течение конкретного времени. Если этого не сделать, то проблем с ФНС не избежать. Разберемся, какие документы и сколько нужно хранить, чтобы не допустить санкций от контролеров.

Любая хозяйственная операция в жизнедеятельности экономического субъекта должна быть подтверждена документально. Иначе факт не может быть отражен в учете. Для этих целей предусмотрена отдельная категория документации — первичный документ. Первичка — это формуляр, определяющий обстоятельства, условия и характеристики конкретного факта хозяйственной жизни организации. Информация из первичных бланков является основой для внесения в учетные регистры и затем — составления финансовой отчетности. Также первичка является подтверждением правильности и правомерности исчисления налогов, сборов и взносов.

Именно поэтому организации так важно обеспечить сохранность документов. Причем для выполнения этой цели предусмотрены свои особенности и требования.

Порядок и правила хранения

Законодательные нормативы определяют лишь общие рекомендации по организации хранения документации в учреждениях. Индивидуальные принципы должны быть закреплены в каждом экономическом субъекте самостоятельно. В организации следует утвердить специальный порядок или правила хранения бухгалтерской документации. При разработке положения руководствуйтесь:

1. Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое устанавливает правила хранения первичных документов в государственных (муниципальных) учреждениях.
2. Федеральным законом № 125-ФЗ.
3. Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
4. Приказом Минфина № 256н от 31.12.2016.
5. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010.
6. Иными распоряжениями вышестоящих министерств, ведомств и отраслевыми приказами.

По общим рекомендациям, в компании следует определить ответственного работника, в обязанности которого будет входить ведение архивного дела. Для обеспечения сохранности обычно отводится отдельное помещение, соответствующее требованиям безопасности. Архивная комната или склад оборудуется стеллажами, шкафами или даже сейфом. Например, если в архиве хранятся бланки строгой отчетности.

Правила работы с первичкой следует определить в зависимости от вида документов. Например, первичные бланки могут быть оформлены не только на бумажных носителях. Электронная форма становится все популярнее. Для каждой категории бумаг разработайте индивидуальный алгоритм на хранение первичной бухгалтерской документации и ее обработку.

Бумажные формуляры

Положение о хранении бумаг должно содержать конкретные нормы и алгоритм действий. К примеру, закрепите ответственного работника бухгалтерии, который будет заниматься оформлением и передачей первички в архив. Также определите срок передачи. Например, ежегодно, до 1 апреля.

Передачу первички в архив необходимо оформить документально. Для этого составляется специальная опись. Формат сопроводительной описи разрабатывается в компании самостоятельно. Рекомендуем использовать следующие реквизиты:

1. Номер по порядку.
2. Индекс и заголовок дела.
3. Количество листов в папке, деле.
4. Срок хранения первичной бухгалтерской документации.
5. Дата сдачи в архивный отдел.
6. Сведения об ответственном лице (Ф.И.О., должность, подпись).

Прием

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок. 

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.

Существует множество видов первички, но их можно разделить на две группы:

1. Документы свободной формы. Статья 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухучете» разрешает экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать бланки первички, если туда включены обязательные реквизиты: наименование документа, дата, суть операции и т.п.
2. Документы с регламентированной формой. Некоторые виды первички нужно заполнять, не отклоняясь от утвержденных бланков. К ним относятся, например, кассовые и банковские документы, а также счета-фактуры.

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.

Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.

Ответственность главного бухгалтера с 2019 года

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Важно!

Арифметическая проверка производится непосредственно перед принятием документов к учету. Однородные виды первички группируются и заносятся в учетные регистры. При этом нужно проверить итоги как по отдельному бланку, так и по операции в целом, если она основана на нескольких документах.

Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.

Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

1. Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
2. Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.

Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Оформление первичных бухгалтерских документов (требования и правила)

Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.

Хотите быть уверены, что ваша первичка заполнена и отражена в учете без ошибок — передайте эту работу профессионалам

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень и правила оформления

Первичные документы бухгалтерского учета используются на каждом предприятии. Все они по-своему важны и должны в обязательном порядке учитываться в работе. Они оформляются согласно формам первичных учетных документов регистров бухгалтерского учета. Полный их список и правила оформления представлены в данной статье.

Особенности оформления

Говоря о первичных документах, имеют ввиду те бумаги, которые отвечают за каждое из хозяйственных событий, произошедших на предприятии. Оформляя данного рода документацию, каждый бухгалтер должен помнить, что конкретных и четко фиксируемых форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета не существует. Выбор возлагается на предприятие. Именно оно решает, какую из возможных форм, ему удобно использовать в своей деятельности. Также важно, при оформлении формы первичных учетных документов бухгалтерского учета указывать все реквизиты. Они как раз имеют обязательный перечень, из которого ничего нельзя исключать. Стоит отметить, что информация о том, какую форму первичных документов бухгалтерского учета использует предприятие, должна быть указана в обязательном порядке в учетной политике компании. Это очень важный момент.

Список первичных учетных документов бухгалтерского учета

В список первички входят девять важных бумаг:

1. Товарная накладная.
2. Расчетные формы.
3. Акт сдачи-приемки.
4. Документы по движению основных средств.
5. Платежные поручения.
6. Бумаги по кассовым операциям.
7. Авансовый отчет.
8. Бухгалтерская справка.
9. Акт, прописывающий взаимозачет.

Этот перечень первичных документов бухгалтерского учета является общепринятым и используется на всех предприятиях.

Товарная накладная

Данный первичный документ бухгалтерского учета предназначен для отражения всех передвижений товарно-материальных ценностей. В накладной обязательно должны содержаться данные, прописанные также в счет-фактуре. Стоит отметить, данная бумага обязательно должна оформляться в двух экземплярах. В качестве заверения данного документа используется подпись руководителя и печать организации. Что касается формы оформления накладной, то обычно предприятия используют ТОРГ-12. Обычно ее применяют оптовые компании. В бланке обязательно прописываются реквизиты как договора, на основании которого осуществляется сделка, так и реквизиты товарной накладной. Также в нее входят информационные сведения об участниках операции и об передаваемом товаре. В товарной накладной должны прописываться сведения о приложенных бумагах. Что касается подписей, то их ставят обе стороны. Важно знать, что те организации, работа которых не предполагает использование печати, имеют право данный вид документа ею не заверять.

Расчетные формы

Расчетно-платежная ведомость составляется согласно бланку Т-49. Форма этого первичного документа бухгалтерского учета значится номером 0301009. Ее использование ограничивается лишь для предприятий, ведущих бюджетную или казенную деятельность. Согласно данному документу производится полный насчет и дальнейшее начисление заработной платы сотрудников. Основными данными бланка данного рода являются табель учета рабочего времени, тарифная ставка, размер удержаний и взаимозачетов. Иные организации, а также индивидуальные предприниматели выдают зарплату своему персоналу по форме 0504401. Основой для начислений здесь также служит табель учета рабочего времени. Потребность в данной документации обуславливается необходимостью сокращения документооборота в организации. Составляют данный первичный документ бухгалтерского учета сотрудники бухгалтерии, которые после подготовки бумаг передают их в кассу. После того как все средства, прописанные в документе, выданы кадрам, следует его возврат в бухгалтерию. Переданный кассирам бланк обязательно должен быть подписан руководителем предприятия.

Акт сдачи-приемки

Поводом для оформления данного первичного документа бухгалтерского учета служит передача заказчику работ или услуг, выполненных предприятием. Он подтверждает, что все договоренности соблюдены и заказчика устраивают полученные результаты. Форма акта не имеет обязательного установленного формата. Но есть перечень данных, которые он должен содержать. В него входят такие отметки, как наименование компании, дата формирования документа, отражение лица, составившего документ, формат работ, должности и подписи ответственных лиц. Также существует унифицированная форма КС-2. Она не распространяется на все виды работ или услуг. ее можно применять только лишь при условии, что подрядчик занимается капитальным строительством. В случае доработки данной формы ее могут использовать при строительно-монтажных работах на объектах гражданского или жилищного назначения.

Документы по движению основных средств

В данном случае сотрудники предприятия используют следующие разновидности первичной документации:

• Форма ОС-1 — акт описывающий факт приемки или передачи основных средств. Данная форма первичных документов бухгалтерского учета используется в случае передачи объектов. Стоит отметить, что здания или сооружения к ним не относятся.
• ОС-1а — эта форма распространяется на здания или сооружения.
• ОС-4 — оформляется в случае списания основных средств предприятия.
• ИНВ-1 — это инвентаризационная опись. Подходит для фиксирования факта проведения инвентаризации.
• ИНВ-1а — подходит для случаев инвентаризации НМА.

Каждая из этих форм имеет унифицированный бланк. Его использование является обязательным при составлении первичной документации бухгалтерского учета.

Платежные поручения

Оформляется данная бумага согласно форме ОКУД 0401060. При формировании бланка следует соблюсти несколько этапов заполнения:

1. Введение номера и даты совершения платежа.
2. Указание в специальной графе вида платежа. В данном случае можно воспользоваться такой пометкой, как «Срочной» или «Почтой».
3. Прописать статус плательщика. Существует 28 кодов от 01 до 28. Это могут быть налогоплательщики, банки, кредитные организации и прочие.
4. Введение суммы платежа. Записывать ее необходимо прописью и цифрами.
5. В качестве реквизитов отправителя следует указать ИНН, КПП, наименование, банковские реквизиты.
6. Также следует прописать аналогичные реквизиты получателя.
7. Данный этап предполагает указание дополнительных кодов и шифров — вида, очередности и кода.
8. Введение информации о последующем платеже.
9. Подписание ПП.

В зависимости от вида платежа данный бланк заполняется полностью или же частично.

Бумаги по кассовым операциям

В данном случае возможно оформление двух основополагающих бланков. Первый — это приходный кассовый ордер, второй — расходный. Так, ПКО оформляется в тех случаях, когда в кассу поступают новые денежные средства. Регулируется формат данного первичного документа бухгалтерского учета Госкомстатом РФ. Заполняют его на бумажном носителе по форме КО-1 или же в электронном виде. Подписывается документ главным бухгалтером и остается на хранение в бухгалтерии. Что касается расходного кассового ордера, то особенности его оформления являются аналогичными. Единственным его отличием является цель. Его заполняют в случаях выдачи денежных средств. Еще одной его особенностью можно назвать обширность возможностей заполнения — это может быть Word и Excel. Первичная документация бухгалтерского учета данного типа оформляется по форме КО-2.

Авансовый отчет

Как и все первичные документы и регистры бухгалтерского учета, данная форма является отчетом по деятельности предприятия. Фактически авансовый отчет оформляется в тех случаях, когда сотруднику нужно отчитаться за средства, полученные им из кассы и потраченные на нужды компании. Основными сведениями, входящими в данный бланк, являются:

• Сумма средств, полученных работником предприятия.
• Цель, на которую были потрачены средства.
• Фактические расходы.
• Остатки или же излишки, которые сотруднику пришлось уплатить из своего бюджета.

Эти позиции безусловно являются очень важными, но они считаются недействительными, в случае если к бланку авансового отчета не приложены оправдательные документы. Что касается оформления данного вида первичной документации, то оно упрощается за счет наличия унифицированной формы. Она носит название — АО-1. Если предприятие желает разработать собственный бланк, то это также разрешается. Самое главное внести в документ все необходимые реквизиты. Чаще же всего в работе предприятий используется унифицированный бланк. Оформляется бланк в единственном экземпляре в трехдневный срок со дня выдачи денег. Утвердить документ должен руководитель сотрудника, взявшего подотчет. Подавать авансовый отчет можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Бухгалтерская справка

Данный вид первичной документации оформляется при трех условиях:

1. В случае потребности в исправлении шибки, допущенной в процессе формирования стандартных учетных операций.
2. Для проведения операции, нуждающейся в ручном разбросе начислений.
3. При прописании проводок, в которых участвуют нетиповые учетные документы.

Чаще всего бухгалтерская справка все-таки используется для указания ошибок. Данный документ можно назвать универсальным, так как он подходит, как для текущего пер иода, так и для любых других. Преимуществом этой формы для текущего периода, является способность сохранять корректные суммы по оборотам. то реализуется путем введения сторно или допроведением сумм. Четкая установленная форма бухгалтерской справки распространяется только на государственные структуры. Иные налогоплательщики имеют право использовать свой собственный бланк. Важно только, чтобы он включал в себя следующую информацию:

1. Наименование организации.
2. Заголовок документа и дата его формирования.
3. Суть операции.
4. Требуемые суммы и количества.
5. Подписи всех лиц, несущих ответственность.

Стоит отметить, что если предприятие планирует использовать собственную форму, то этот факт оно должно указать в учетной политике.

Акт, прописывающий взаимозачет

Суть данного бланка — отразить погашение взаимных долгов между предприятием и сотрудником. Для того чтобы провести зачет необходимо заполнить акт и соглашение на поведение данной операции. Акт оформляется на том этапе, когда предприятие выдвигает своему работнику встречную задолженность и сторонам удобно ее зачесть в счет долга. Если же такие условия удобны для обеих участников, то оформляется специальное соглашение, подтверждающее желание сторон произвести зачет.

Первичные учетные документы: виды, обработка и хранение — Бухгалтерия

Бухгалтерский учет на предприятиях различных форм собственности невозможен без документального отражения. Ни одна процедура, ни один проект, ни одна бизнес-операция не осуществляется без правильно оформленного документа, регулируемого внутренними приказами предприятия и внешними законодательными нормами. Каждое действие, предпринимаемое сотрудником, например, торговой компанией, начиная от оператора по приему заявок и заканчивая директором, отражается в документальной базе, которая строится на основе перечня первичных документов.

Понятие и значение

Наверное, сложно представить функционирование действующего предприятия в любой возможной сфере деятельности без документов, подтверждающих хозяйственные операции. Как и в любом другом деле, здесь очень важную роль играет документация. Сложно представить качественную и юридически обоснованную работу аэропорта, позволяющую пассажиру пройти вылет без документов, удостоверяющих его личность — паспортов и идентификационных кодов гражданина.Точно так же, как и трудно предположить допуск к движению автомобиля, водитель которого не имеет соответствующей документации в виде прав и технического паспорта на управляемый им автомобиль. Таковы первичные бухгалтерские документы. У любой фирмы, зарегистрированной в государственном списке предпринимателей, должен быть ряд документов, необходимых для ведения бухгалтерского учета, которые являются первичным и начальным звеном в цепочке нормативного регулирования ее бизнес-процессов.

Первичная бухгалтерская документация — это совокупность справок, актов, приказов, счетов-фактур, выписок и отчетов, с помощью которых фиксируется производственная деятельность на предприятии и регламентируются его хозяйственные процедуры.

Виды документов

Классификация бухгалтерских документов включает следующие основные виды первичных документов:

• функциональное назначение — бухгалтерский учет, управление, кадры;
• по степени регулирования — внутренняя и внешняя.

Первое направление классификации позволяет различать документы трех основных функциональных уровней любой предпринимательской компании по характеру их назначения, а второе — по способу организации правового регулирования экономических отношений.Каждое из направлений включает в себя массу отдельных видов документов, отражающих совершение определенных действий сотрудниками компании.

Бухгалтерская документация

Если рассматривать бухгалтерские первичные документы, то они, в свою очередь, делятся на регламент трех этапов хозяйственной деятельности.

Первый этап характеризуется сделкой. Здесь документация первичного учета представлена ​​заключением договора и выставлением счета на оплату.Контракт — это документ, регулирующий отношения двух сторон с целью установления условий взаимодействия между ними. Счет на оплату — это требование с определением конкретной суммы, которую в соответствии с условиями контракта покупатель должен заплатить продавцу за проданные товары или предоставленные услуги.

Второй этап хозяйственной деятельности отражается в платежных документах и ​​это звонок

Altinn — Хранение бухгалтерских документов

Первичная и вторичная документация

Закон о бухгалтерском учете проводит различие между первичной и вторичной документацией.Первичная документация используется как основа для самого бухгалтерского процесса. Вторичная документация часто представляет собой дополнительную документацию с важной информацией, которая не ведет напрямую к каким-либо операциям в счетах. Примеры вторичной документации включают договоры купли-продажи, бланки заказов и другие важные для предприятия соглашения.

В некоторых случаях вторичная документация также может рассматриваться как первичная документация, поскольку первичная документация не содержит достаточной информации.Если вы отправите счет со следующим текстом: «Продажа в соответствии с соглашением», соглашение будет считаться первичной документацией и должно храниться в течение того же периода времени, что и счет.

Первичная документация обычно должна храниться в течение 5 лет. Срок хранения вторичной документации составляет 3,5 года.

Bokføringsloven om oppbevaring (только на норвежском языке)

Bokføringsforskriften om oppbevaring (только на норвежском языке)

Regnskapsstiftelsen — NBS 1 — sikring av regnskapsmateriale (только на норвежском языке)

Хранение первичной документации — 5 лет

Первичной документацией считаются:

• Ваучеры, которые служат основой для фактического бухгалтерского учета (входящие и исходящие счета, остатки кассовой книги, банковские чеки, ведомости заработной платы и т. Д.))
• Спецификация обязательной финансовой отчетности (спецификация счета, спецификация клиента и поставщика и т. Д.)
• Бухгалтерский баланс
• Годовая бухгалтерская и прочая обязательная финансовая отчетность
• Годовой отчет
• Аудиторское заключение
• Пронумерованные письма аудитора

Хранение вторичной документации — 3,5 года

Ниже приведены примеры вторичной документации:

• Важные для бизнеса соглашения
• Письма и другая информация, содержащая важную дополнительную информацию по размещенным ваучерам
• Расходные накладные и накладные
• Сводки цен, которые должны быть подготовлены в соответствии с законом или постановлением.
• Регистр персонала, если такие регистры являются обязательными (например, парикмахерские, рестораны и кафе).

Некоторые особые требования — более длительный минимальный срок хранения

Некоторые секторы и транзакции подлежат более длительному минимальному сроку хранения. Например, счета по проектам в секторе строительства и инжиниринга, а также спецификации клиентов и поставщиков в банках должны храниться в течение десяти лет. В главе 8 Положения о бухгалтерском учете дается обзор дополнительных положений и специальных правил для соответствующих отраслей и секторов.

Положение о бухгалтерском учете, содержащее дополнительные положения и особые правила для определенных секторов и отраслей (только на норвежском языке)

Электронное удержание

Если вы решили хранить свои ваучеры в электронном виде, вы должны сделать резервные копии документов. Вы всегда должны иметь представление о документах, резервные копии которых у вас есть, и о том, как часто вы делаете резервные копии. В резюме также должно быть указано, где хранятся оригинал и резервные копии.

в виде бумажных копий, которые вы затем сканируете и переносите на электронный носитель, должны храниться до тех пор, пока вы не сделаете резервную копию. Поэтому вы не можете выбрасывать бумажные документы, которые были отсканированы, пока вы не сделаете резервные копии отсканированных документов.

Важно, чтобы вы хранили ваучеры таким образом, чтобы вы могли распечатать их на бумаге в любое время в течение установленного законом минимального срока хранения по запросу.

Электронная доступность

Бухгалтерская информация, хранящаяся в электронном виде, должна быть доступна в электронном виде в течение трех лет и шести месяцев после окончания финансового периода.

Regnskapsstiftelsen — NBS 3 — Elektroniske tilgjengelighet i 3,5 år (только на норвежском языке)

Удержание за границей

Вы можете хранить электронные бухгалтерские документы в Дании, Финляндии, Исландии и Швеции, если сообщите об этом в налоговую администрацию Норвегии. Вам не нужно обращаться за разрешением на это. Это применимо при условии, что они доступны в электронном виде и могут быть распечатаны на бумаге в Норвегии в любое время в течение периода хранения.Бухгалтерские документы на бумажных носителях необходимо хранить в Норвегии.

Если вы хотите хранить электронные бухгалтерские документы за пределами стран Северной Европы, вы должны обратиться в налоговую администрацию Норвегии за специальным разрешением на это.

Bokføringsforskriften om oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i andre EØS-land (только на норвежском языке)

Skatteetaten om oppbevaring av elektroniske regnskapsmateriale i andre EØS-land (только на норвежском языке)

Ответственное за хранение

Даже если вы решите разрешить другим хранить ваучеры для вас, вы все равно будете нести ответственность за их хранение в соответствии с соответствующими правилами бухгалтерского учета.

Выбор шрифтов для деловых документов

Урок 12: Выбор шрифтов для деловых документов

/ ru / business-communication / how-to-format-a-business-document / content /

Выбор шрифтов для деловых документов

Чтобы содержание было в центре внимания вашего документа, ваш текст должен быть профессиональным и легко читаемым. Вот почему выбор правильного шрифта — такая важная часть делового письма.

Шрифты являются ключевой частью типографики , которая представляет собой искусство размещения текста в удобочитаемой и привлекательной форме.Полезно узнать немного о типографике, поэтому посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше.

Как вы можете видеть на видео, типографика предлагает множество творческих возможностей. Однако деловой мир обычно предпочитает более профессиональные шрифты. На этом уроке мы сосредоточимся на шрифтах, обычно используемых в деловых документах.

Ваша компания может использовать собственный стиль для форматирования своих документов, например, с использованием определенного шрифта или цветовой схемы.В таком случае стиль вашей компании всегда должен иметь приоритет над советами из этого урока.

Serif и sans serif

Выбор правильного шрифта зависит от того, как вы хотите, чтобы ваш документ выглядел. Вы хотите, чтобы он выглядел классическим и традиционным, или вам нужно что-то более современное? Независимо от того, что вы ищете, его можно найти в одном из двух типов шрифтов: serif, и sans serif.

Шрифты Serif имеют небольшие штрихи, прикрепленные к основной части буквы, что придает шрифту более традиционный вид.Рекомендуемые шрифты с засечками включают Cambria, Georgia и Times New Roman.

Шрифты без засечек не имеют мелких штрихов, прикрепленных к буквам, что придает им более чистый и современный стиль. Некоторые рекомендуемые шрифты без засечек включают Arial, Calibri и Verdana.

Многие эксперты по типографике считают, что шрифты с засечками более разборчивы при печати, а шрифты без засечек легче читать на экранах компьютеров. Однако другие считают, что любой тип шрифта может быть разборчивым независимо от того, где вы его используете.В конечном итоге вы должны выбрать шрифт, который лучше всего соответствует вашему сообщению и желаемому виду.

Размер шрифта