Письмо генеральному директору с просьбой о встрече: Письмо приглашение на совещание образец — Служебная корреспонденция — Как обратиться

Письмо генеральному директору с просьбой о встрече: Письмо приглашение на совещание образец — Служебная корреспонденция — Как обратиться

Содержание

Письмо приглашение на совещание образец - Служебная корреспонденция - Как обратиться

Вопрос-ответ

Для того, чтобы задать нам вопрос, Вам нужно авторизоваться или зарегистрироваться.

Тема: Деловой протокол и этикет

Вопрос: Мне дали поручение написать письмо-приглашение деловым партнерам на юбилей нашей организации. Я конечно же справилась с этой задачей, но мой текст был серьезно переработан. Хотелось бы иметь под рукой об­разцы подобных писем на будущее. Секретарь руководителя, г. Архангельск

Ответ:

В современном деловом общении существуют различные ситуации, когда партнеры, коллеги направляют в адрес друг друга письма-приглашения. Это могут быть приглашения на торжественные мероприятия, церемонии, рабочие совещания разного уровня и масштаба, выставки, конференции, семинары, пре­зентации, корпоративные вечеринки и др. Кроме того, письма-приглашения могут быть адресованы постоянным клиентам страховых, медицинских, раз­личных сервисных организаций. Обычно такие письма содержат напоминание о необходимости очередного профессионального общения и соответствующее приглашение.

Этикет делового общения требует ответной реакции адресата в виде выра­жения благодарности за полученное приглашение, подтверждения его принятия или объяснения причин отказа.

Письмо-приглашение на юбилей организации (№ 1)

Уважаемый Павел Николаевич!

Я рад сообщить Вам, что 25 мая 2010 г. Приборостроительное научно-производственное объединение Вега отмечает 75-летие со дня своего осно­вания. Ровно три четверти века тому назад была создана небольшая экспериментально-производственная лаборатория при Политехническом институте, которая выросла в многопрофильное приборостроительное объе­динение, включающее в себя более десяти научных, конструкторских и про­изводственных предприятий.

Мы рады возможности пригласить Вас и представителей ОАО Вымпел с которым ПНПО Вега связывают давние плодотворные производственные отношения, принять участие в торжественных мероприятиях, которые будут проводиться 25 мая 2010 г. в помещении Драматического театра нашего го­рода.

Мы знаем, уважаемый Павел Николаевич, о насыщенном графике Вашей работы, но были бы Вам очень признательны, если бы Вы смогли выступить с приветственной речью на торжественном собрании (начало - в 17.00) и принять участие в пресс-конференции для корреспондентов центральных и местных СМИ (начало - в 18.00).

Мы также будем рады Вашему присутствию на праздничном концерте с участием звезд российской эстрады (начало - в 18.30) и на торжественном банкете после окончания концерта.

В ближайшее время наш курьер доставит Вам 5 пригласительных билетов (каждый на два лица) с вкладышами-приглашениями на банкет, а также про­грамму концерта.

Во время проведения праздника с 16.30 рядом со зданием Драматическо­го театра будет открыта бесплатная охраняемая автомобильная стоянка. Въезд на стоянку осуществляется по пригласительным билетам.

Уважаемый Павел Николаевич! Мы будем счастливы видеть Вас и пред­ставителей ОАО Вымпел на нашем празднике!

С уважением,

Генеральный директор

Приборостроительного НПО Вега В. А. Зимин

Письмо-приглашение на юбилей специалиста (№ 2)

Уважаемый Леонид Семенович!

Имею честь сообщить Вам, что 24 февраля 2010 г. одному из наших ста­рейших сотрудников - главному врачу Центральной клиники детских болез­ней Николаю Васильевичу Дмитриеву - исполняется 60 лет.

Вы, несомненно, хорошо знаете этого замечательного Человека и Специ­алиста, посвятившего себя без остатка делу сохранения здоровья детей.

Совсем молодым ординатором он пришел в клинику 36 лет назад и за все это время добился огромных профессиональных успехов, завоевал большую любовь и уважение коллег-врачей и родителей наших маленьких пациентов.

Сегодня доктор медицинских наук Николай Васильевич Дмитриев руко­водит актуальными клиническими исследованиями и проектами, лично проводит самые ответственные и сложные операции, активно внедряет со­временные методики лечения детских болезней.

Являясь профессором кафедры детской хирургии Медицинского инсти­тута, Николай Васильевич уделяет пристальное внимание делу воспитания нового поколения врачей-педиатров. В клинике уже успешно работают мно­гие его ученики.

Уважаемый Леонид Семенович, дирекция нашей клиники и наш юбиляр будут чрезвычайно рады видеть Вас на торжественном вечере, посвященном этой знаменательной дате.

Чествование Николая Васильевича состоится в конференц-зале Централь­ной клиники детских болезней 24 февраля 2010 г. в 17.00. В программе юби­лейного вечера - торжественная часть и праздничный ужин в большом банкетном зале ресторана Поволжье.

Позвольте также сообщить Вам, что на вечере ожидается присутствие ведущих специалистов из многих медицинских учреждений нашего города и других регионов России. Для всех гостей нашей клиники Николай Васильевич лично проведет экскурсию по новому хирургическому комплексу, созданно­му благодаря высочайшему профессионализму и организаторскому таланту юбиляра.

С уважением и наилучшими пожеланиями, Директор Центральной клиники детских болезней,

д-р мед. наук, профессор С.В. Кудинов

Письмо-приглашение на международную конференцию (№ 3)

Глубокоуважаемый профессор Теплер!

С большим удовольствием сообщаю Вам, что Организационный комитет Международной конференции по физике плазмы наконец-то определился со сроками и местом ее проведения. Как мы с Вами и предполагали во время нашей последней телефонной беседы, она состоится в Москве. Время про­ведения - с 1 по 10 февраля будущего года. Официальное название - Экс­периментальные методы исследования высокотемпературной плазмы, что полностью совпадает с областью Ваших профессиональных интересов.

При обсуждении на последнем заседании Оргкомитета возможного со­става Президиума конференции я имел честь предложить Вашу кандидатуру, и она была единодушно поддержана всеми коллегами - членами Оргкоми­тета.

Высоко оценивая Ваши выдающиеся заслуги в достижении современного уровня теории и практики изучения четвертого состояния вещества, Орг­комитет поручил мне согласовать с Вами возможность Вашего выступления с основным докладом на пленарном заседании в первый день работы конфе­ренции. Кроме того, нам хотелось бы, чтобы Вы как основной докладчик выступили согласно традиционному регламенту на заключительном заседании и дали свою оценку проделанной на Конференции работе.

Разумеется, Оргкомитет с радостью включит в программу все индивиду­альные и коллективные доклады и сообщения, которые Вы и Ваши сотрудни­ки посчитаете нужным сделать на Конференции и обсудить с сообществом коллег по цеху.

Более подробную информацию по организационным вопросам проведения конференции я сообщу Вам в ближайшее время. Официальное приглашение в адрес Вашего института будет направлено до конца января на бланке Орг­комитета.

Если у Вас возникнут вопросы, звоните мне, пожалуйста, по известному Вам телефону. Жду ваших писем на мой электронный адрес.

Я надеюсь получить от Вас положительный ответ в самом ближайшем будущем и увидеть Вас в Москве.

С наилучшими пожеланиями и дружеским приветом,

Член-корреспондент АН России, заместитель председателя

Оргкомитета Международной конференции по физике плазмы

О.Д. Савельев

Письмо-приглашение на рабочее совещание (№ 4)

Уважаемый Станислав Алексеевич!

В связи с подписанием концерном Прометей 30 ноября 2009 г. контрак­та с иностранным Заказчиком № ИТ9706-0247 на поставку в 2010 г. двух комплектов технологического оборудования Т400 для автоматизированного производства металлокерамических изделий, в Управлении экспортных по­ставок концерна с 22 декабря по 24 декабря с.

г. планируется проведение рабочего совещания.

Приглашаем полномочных представителей Вашей организации принять участие в данном совещании и просим Вас командировать в г. Новосибирск специалистов в соответствии со следующей тематикой совещания:

1. Распределение и согласование номенклатуры изделий, поставляемых предприятиями-соисполнителями.

2. Согласование графика отгрузки изделий на сборочное производство.

3. Распределение объемов работ по монтажу, наладке, испытаниям и сда­че оборудования на объекте Заказчика.

4. Рассмотрение проектов договоров между концерном Прометей и предприятиями-соисполнителями.

Начало работы совещания - 22 декабря 2009 г. в 9.00. Место проведения -центральный офис концерна Прометей, г. Новосибирск, ул. Озерная, д. 25, каб. № 132. Ответственный за проведение совещания - заместитель началь­ника Управления экспортных поставок Головко Игорь Сергеевич. Телефон для справок: (3832) 57-22-90. Факс: (3832) 57-22-63.

Для своевременного бронирования номеров в гостинице Концерна просим сообщить фамилии командируемых специалистов по указанному факсу до 20 декабря 2009 г.

С уважением,

Заместитель генерального директора

концерна Прометей В.Е. Воробьев

Письмо-приглашение постоянному клиенту (№ 5)

Уважаемый господин Леонов!

Мы рады, что Вы, являясь нашим постоянным клиентом, уже в течение десяти лет пользуетесь услугами станции технического обслуживания авто­мобилей Гепард. Надеемся, что Вы удовлетворены качеством нашей работы и у Вас нет никаких проблем с техническим состоянием Вашего Opel Vectra.

Однако со дня последнего технического обслуживания Вашего автомоби­ля прошло более семи месяцев. Напоминаем Вам, что своевременная диаг­ностика и проведение регулярного технического обслуживания позволяют предотвратить различного рода неисправности, продлить срок эксплуатации автомобиля и обеспечить тем самым безопасность водителя и пассажиров.

Сообщаем Вам, что на нашей станции специалистами немецкой фирмы БОБСН недавно установлены новейшие диагностические стенды, на которых можно достаточно быстро проверить и отрегулировать все основные меха­нические, топливные и электронные системы двигателя.

Приглашаем Вас, уважаемый господин Леонов, в удобное для Вас время посетить нашу станцию и напоминаем, что по дисконтной карте постоянно­го клиента Вам предоставляется скидка - 15% от стоимости произведенных работ.

О времени своего визита Вы можете сообщить нам по телефонам: 392-07-07, 392-07-08, 392-07-09.

Желаем Вам удачи на дорогах и надеемся, что Вы примете наше пригла­шение.

С уважением,

В.М. Шумилов,

Главный менеджер СТОА Гепард

Приглашение на совещание 28 июня

Уважаемые коллеги!

Сообщаем, что 28 июня 2012 г. состоится совещание участников Технологической платформы Авиационная мобильность и авиационные технологии и участников разработки Национального плана развития науки и технологий в авиастроении (далее - Национальный план) на тему «Перспективные направления создания научно-технического задела ФГУП «ЦАГИ» в области гражданского авиастроения», в т.

ч. по направлениям:

1) Создание научно-технического задела в области аэродинамики, аэроакустики и силовых установок летательных аппаратов.

2) Разработка научно-технического задела для создания и обеспечения прочности перспективных авиаконструкций.

3) Создание научно-технического задела в области динамики и систем управления летательных аппаратов для повышения безопасности полёта.

4) Развитие экспериментальной базы и опытного производства для обеспечения исследований в области аэродинамики, прочности и систем управления ЛА.

5) Системные исследования перспективных направлений развития авиационной техники гражданского назначения.

Место проведения совещания: ФГУП «Центральный аэрогидродинамический институт им. профессора Н.Е. Жуковского» (ФГУП «ЦАГИ»). Адрес: Московская область, г. Жуковский, ул. Жуковского, д. 1. Время начала совещания: 10-00.

О своем участии в совещании (не более 2 человек от организации) необходимо проинформировать секретаря Правления Технологической платформы Митина Алексея Игоревича (эл.

почта: [email protected] ) и заместителя начальника отдела ФГУП «ЦАГИ» Казаринова Германа Геннадьевича (эл. почта: [email protected] тел. 8 (495) 556-36-32) не позднее 18-00 часов 26 июня 2012 г.

С материалами уже проведенных совещаний в рамках деятельности Технологической платформы «Авиационная мобильность и авиационные технологии» можно ознакомиться на сайте техплатформы http ://www.aviatp.ru

С уважением,

Начальник комплекса перспективного

развития ФГУП «ЦАГИ», секретарь Правления технологической платформы А. И. Митин

Образец письма приглашения на совещание - скачивание разрешено.

Описание:

Образец и пример письма-приглашения. В статье вас ждут образцы писем-приглашений. В этой статье рассматривается деловое письмо-приглашение. Образец деловое письмо приглашение на встречу. Приглашение на совещание 28 июня. Приглашение на совещание образец:найдено. Хотелось бы иметь под рукой образцы подобных писем на будущее. Рекомендательное письмо сотруднику банка образец. Письмо приглашение на совещание образец - 08.07.2014. Основная цель – приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар, презентацию. Приглашение на совещание или О совещании.

Образец информационного письма приглашения на

Либо допускается оформлять на листах различного формата даже в цветном исполнении или даже с добавлением декоративных элементов (узор, рисунки, тиснение и т. Как правило, необходимо отвечать на приглашение по предложенному варианту в письме или в зависимости от обстоятельств (написать письмо, подтвердить согласие по телефону, заполнить форму заявки на сайте и т. Деловая речь для государственных служащих - шевчук св это разновидность служебного письма, в котором адресата приглашают принять участие в определенном мероприятии в письме-приглашении обязательно указывается приглашает все это должно быть оформлено безупречно грамотно и тщательно, что и покажет ваше уважение к адресату кроме четкого и недвусмысленного изложения содержания, очень важно соблюдение следующих требований o следует использовать со вкусом оформлены и качественные бланки, ведь вид представительской продукции едва ли не первым свидетельством надежности вашей организации (фирмы, компании) o важно помнить, что конверт по своему дизайну непременно должен соответствовать бланке o оформляя письмо, текст нужно симметрично разместить на листе важнейшую информацию можно выделить, воспользовавшись другим шрифтом, большими буквами или подчеркиванием приглашение на чисто деловые мероприятия (съезды, конференции, форумы, симпозиумы, презентации) пишут в основном на фирменных бланках, а по случаю культурно о-культурных мероприятий и различных торжеств изготавливают художественно оформленные, украшенные бланки.

Примеры текстов приглашений и поздравлений пример информационного письма-приглашения на презентацию медицинского центра. Компания-производитель напольных покрытий приглашает дилеров на обучающий семинар, одновременно используя текст в качестве презентации компании потенциальным региональным партнёрам. Оно составляется с целью приглашения адресата на какое-либо мероприятие (на выставку, презентацию, семинар, корпоративную вечеринку и т.

Насколько зависит от масштаба и торжественности намеченного события от нескольких дней (к примеру, заурядный семинар) до многих недель (редкое помпезное мероприятие, например, юбилей компании). Вы можете задать интересующий вас вопрос насчёт формы оплаты, заказа и сроков его выполнения. Довольно часто приглашение направляется определенному человеку (обращение уважаемый!).

Основная цель приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар, презентацию. Презентационные письма образец имиджевого приглашения в формате письма о сотрудничестве. Смотреть другие тексты поздравлений и приглашений и задавайте менеджеру интересующие вас вопросы. Надоело использовать только 10 возможностей популярных офисных программ? Пришло время для - можно все самостоятельно изучить. Обратите внимание на имеющиеся на сайте иные виды образцы деловых писем, которые без сомнения будут полезны в практической деятельности. Приглашаем вас принять участие в работе круглого стола, заседание которого состоится 20 сентября 2011 г в 16 ч в зале заседаний коллегии министерства по делам семьи и и молодежи (ул.

Письмо приглашение на совещание образец

Письмо приглашение образец написания. Письмо приглашение на совещание образец. Письма-приглашения могут адресоваться лично, индивидуально или коллективному адресату. ООО «Волна» приглашает Вас на встречу по поводу заключения договора о сотрудничестве и обсуждения плана совместной работы, которая пройдет 12 июня 2008 г. в нашем офисе по адресу: ул.Луговая, д. Деловое письмо-приглашение - это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т. О приглашении на встречу. Вас принять участие в работе конференции (съезда, совещания, симпозиума). Приглашение на совещание или О совещании. Лицензия бесплатно Добавил: Rocksmasher Сегодня скачали 1115 Тематика:Бланк,образец Проверенно:да. Кол-во просмотров этого документа. Приглашение на совещание с представителями кредитной организации (ее филиала).

Источники: www.sekretariat.ru, www.aviatp.ru, dvernie-dovodchiki.ru, powerlifting-nn.ru, larin-foto.ru

структура, как написать, цели, образец на 2019 год, схема составления и дополнительные условия

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

В основной части нужно извиниться за отказ от встречи (например, «I am sorry to say that…», «Unfortunately…») и объяснить причину, например: В заключительной части, если отказ не категоричный, можно предложить различные альтернативные варианты времени, места и других условий встречи. Также следует поинтересоваться, насколько данные варианты удобны.

Это можно сделать при помощи следующих фраз: Письмо-извинение за отмену встречи (Letter of apology for cancelling an appointment) Предположим, что детали встречи согласованы и встреча уже назначена, однако бывает так, что встречу приходится отменять, скажем, из-за появления очень важных дел, необходимости выполнять обязанности другого лица и прочих непредвиденных обстоятельств.

Узнайте к чему:  Как узнать номер лицевого счета мосэнергосбыт по адресу

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее.

Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока.

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Узнайте к чему:  Официальный ответ на претензию образец

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письмо для организации встречи

В таблице ниже приведены основные этапы и цели переписки по организации личных встреч, а также виды соответствующих писем. Далее рассмотрим каждый отдельный вид письма.

Переписка по организации личных встреч

Как мы уже упомянули, в настоящее время большая часть переписки ведется по электронной почте. Однако в особо серьезных случаях и на очень высоком уровне до сих пор используют традиционную почту. При этом первые контакты могут быть установлены с использованием традиционной почты, а в дальнейшем переписка может перейти в электронную форму.

Письмо-предложение о встрече отправляется с целью проинформировать получателя о том, что некоторое должностное лицо имеет намерение и возможность встретиться и обсудить возникшие вопросы или планы. В большинстве случаев основная часть (т.н. «тело письма») состоит из трех частей:

  • Введение, в котором сообщается причина написания письма.
  • Основная информация письма.
  • Заключение, содержащее предполагаемые/ожидаемые действия/информацию.

Вторую и третью части иногда совмещают.

Введение письма-предложения о встрече может:

  • содержать ссылку на инициирующее событие для данного письма: письмо, телефонный звонок, сообщение электронной почты, предварительную договоренность (скажем, на выставке) и т.п.
  • быть первичным, инициирующим встречу и содержащим причину, по которой сотруднику вашей компании нужно встретиться с представителем компании-получателя. Такие письма могут быть адресованы как тем компаниям, с которыми уже существуют какие-либо взаимоотношения, так и тем, с которыми нужно установить контакты.

Нужно отметить, что большинство фраз вводной и заключительной частей письма, приведенные нами выше, могут использоваться не только в письмах, инициирующих встречу, но и во многих других.

Рассмотрим пример письма-предложения о деловой встрече, в котором предлагается возможность переговоров и способ согласования даты и времени встречи с помощью телефонного звонка секретаря.

Обратите внимание, что письмо имеет полную блочную структуру с открытой пунктуацией: все элементы начинаются непосредственно от левого поля, между отдельными элементами пунктуация используется только в теле письма.

(Пример письма-предложения о встрече см. во вложенных документах).

Напомним, что для официальной переписки с зарубежными партнерами в компаниях наряду с бланком письма на русском языке может быть разработан бланк письма на английском языке.

Поскольку более ранних контактов с компанией у адресата не было, в вводной части письма дается пояснение того, откуда получена информация о ней. Затем кратко делается представление компании — инициатора сообщения и описывается возможный вариант сотрудничества.

В заключении выражается желание установить деловые контакты и сообщается информация о том, что представитель компании — директор по закупкам — будет находиться в стране компании-адресата в определенный период и имеет намерение встретиться.

Обратите внимание: в данном тексте (письма, сообщения электронной почты) используется образ

щение «Dear Sir or Madam», поскольку это письмо направлено на имя самой компании и имя должностного лица, которое его прочтет, неизвестно. Соответственно, вежливой заключительной фразой будет более формальное выражение «Yours faithfully».

После получения письма, инициирующего встречу, в случае согласия на встречу составляется ответное письмо, в котором могут уточняться даты, время, контакты, место встречи и т.п.

Как и большинство других писем, такое письмо начинается с благодарности за предложение о встрече, а заканчиваться может выражением желания встретиться в скором времени и/или предложением обращаться за уточнением необходимых деталей встречи.

(Пример письма-ответа на предложение о встрече см. во вложенных документах).

Вполне естественно, что могут произойти различные события, вследствие которых назначенная встреча может быть отменена.

Например, если в предложенное время у вас (вашего руководителя) уже запланированы важные мероприятия, командировка и т.п. или предложение о сотрудничестве с данной компанией в настоящий момент для вас не актуально.

В начале письма–отказа для того, чтобы смягчить неприятную ситуацию, следует поблагодарить за письмо-предложение о встрече, например: «Thank you for your letter of 5 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our Purchasing Director».

Источник: https://fileddl.info/pismo-organizatsii-vstrechi-obrazets/

Знакомство с клиентом письмо – Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

  • Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту
  • 21 пример, как начать первое письмо, чтобы сделать ваши лиды теплыми
  • Приветственное письмо образец. Это сближения с новым подписчиком
  • Содержание приветственного email письма
  • Образец приветственного письма
  • Знакомство с клиентом — через телефон или письмо
  • Как общаться с клиентом в сети — 10 этапов деловой переписки
  • Приветственное письмо от А до Я
  • с чего начать email-рассылку — Офтоп на vc.ru

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2015 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

I. Как правильно написать письмо клиентуII. Письма клиентам: примеры и готовые образцы1. Письма холодным клиентам2. Письма-напоминания 3. Письма после встречи

4. Если клиент не выходит на связь

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Назад к содержанию

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

  • Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент
  • Здравствуйте, [Имя].
  • Мы [краткая информация о компании].

Если это Вас заинтересовало, я готов обсудить возможность сотрудничества. Сообщите, в какое время Вам было бы удобно созвониться.

[Подпись]

  1. 2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:
  2. Тема письма: Не отставайте от конкурентов
  3. Здравствуйте, [Имя].

Мы успешно работаем с [конкурентом X и Y] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов. Ознакомиться с подробной информацией о них  Вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв].

  • Будем рады, если и Вы присоединитесь к нам.
  • [Подпись]
  • 3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:
  • Тема письма: Подробнее о нашей компании
  • Здравствуйте, [Имя].
  • Я надеюсь, что Вам тоже понравилось [мероприятие], и хотел бы поблагодарить Вас за интерес к [название компании].

Прилагаю более детальную информацию о нашей компании. Буду рад обсудить по телефону все интересующие Вас вопросы.

[Подпись]

Назад к содержанию

Письма-напоминания

  1. 4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:
  2. Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?
  3. Здравствуйте, [Имя].
  4. Я надеюсь, что у Вас была возможность прочитать мое предыдущее письмо и подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией].

Есть ли у Вас какие-то вопросы или мысли по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече.

Когда у Вас найдется время для этого?

[Подпись]

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то  поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

  • Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]
  • Здравствуйте, [Имя].
  • Я недавно отправил Вам письмо о [название компании], и думаю, мы могли бы быть полезны [вашей компании].

Наши клиенты наблюдают рост [указать показатели], когда используют [название продукта и услуги]. Мы также предлагаем [рассказать об акциях] и [упомянуть другие выгодные предложения].

  1. Если захотите узнать подробности, пожалуйста, сообщите, и мы договоримся о переговорах по телефону или при встрече.
  2. С нетерпением жду ответа.
  3. [Подпись]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

  • Тема письма: Подарок для Вашей компании
  • Здравствуйте, [Имя].
  • Несколько дней назад я прислал Вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.

Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с Вашими  коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.

Буду рад обсудить всё подробнее по телефону или при личной встрече. Я уверен, мы действительно можем быть полезны Вам в [область деятельности].

  1. [Подпись]
  2. 7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:
  3. Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку
  4. Здравствуйте, [Имя].
  5. Несколько дней назад я отправил Вам письмо о [компании или продукте] и теперь сомневаюсь, что обратился по адресу.

Это Вы принимаете решения по интересующему меня вопросу? Если нет, не могли бы Вы помочь мне связаться с нужным сотрудником в Вашей компании?

  • Жду вашего ответа.
  • [Подпись]
  • Назад к содержанию

Письма после встречи

  1. 8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:
  2. Тема письма: Ваши планы
  3. Здравствуйте, [Имя].

Спасибо, что уделили мне время. Теперь хотелось бы узнать, как Вы видите дальнейшее обсуждение нашего вопроса.

  • Если Вы все еще заинтересованы, то, пожалуйста, проинформируйте о своих планах.
  • Жду вашего ответа.
  • [Подпись]
  • 9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:
  • Тема письма: План действий на ближайшее время
  • Здравствуйте, [Имя].
  • Спасибо, что нашли время — сегодняшняя встреча вышла очень продуктивной. Коротко напомню, как мы поступим дальше:
  • [Дата]: Я вышлю Вам [договор/полный комплект документов].
  • [Дата]: Вы передадите мне замечания и пожелания.
  • [Дата]: Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение.
  • Если Вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать.
  • [Подпись]

  1. 10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:
  2. Тема письма: Информация по Вашему запросу
  3. Здравствуйте, [Имя].

Мы были рады познакомиться лично с представителями Вашей организации. Я обещал Вам прислать дополнительные данные о [вопрос] — они находятся в прикрепленном файле.

Готов ответить на любые вопросы. Не стесняйтесь звонить мне по [номеру] в любое время или писать на этот адрес.

[Подпись]

Назад к содержанию

Если клиент не выходит на связь

  • 11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:
  • Тема письма: Не смог связаться с Вами
  • Здравствуйте, [Имя].

Я хотел обсудить с Вами [вопрос], но, вероятно, Вы оказались заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по [номеру] или дайте знать, когда Вам будет удобно, чтобы позвонил я.

[Подпись]

Источник: https://infocons.ru/raznoe/znakomstvo-s-klientom-pismo-obrazec-pisma-klientu-15-shablonov-kak-napisat-pismo-klientu.html

Письмо о встрече для переговоров. Образец 2019

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров.

Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует.

Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

  • Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
  • Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
  • Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
  • Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
  • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

  • При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
  • Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
  • Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

  • Данные организации.
  • Номер и дату документа.
  • Наименование адресата.
  • Обращение.
  • Представление.
  • Аргументацию обращения.
  • Назначение встречи.
  • Цель.
  • Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

Данные адресата

Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату.

Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты.

В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

Обращение

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Представление

Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.

Причина

У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.

Назначение встречи

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

  • Назначить конкретную дату.
  • Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
  • Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
  • Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

  • Благодарность за возможность пригласить на встречу.
  • Кто еще приглашен принять участие во встрече.
  • Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
  • Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.

Источник: https://assistentus.ru/forma/pismo-o-vstreche-dlya-peregovorov/

Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про правила составления письма о встрече с клиентом.

Сегодня вы узнаете:

  • Какие правила деловой переписки необходимо соблюдать;
  • Как написать письмо о встрече клиенту;
  • Как написать письмо после встречи.

Содержание

  • Основные правила написания деловых писем
  • Цели и эффективность писем о встрече с клиентом
  • Структура письма о встрече с клиентом
  • Письмо после деловой встречи

Основные правила написания деловых писем

Вот вы прошли все процессы продажи и уже посчитали свою прибыль от сделки, но есть еще одно “но”. Вам необходимо встретиться с клиентом, чтобы оформить договоренность и обсудить некоторые детали сделки.

Казалось бы, что в этом нет ничего сложного, надо лишь написать деловое письмо клиенту о встрече. Но как это сделать? Какие слова использовать? С чего начать письмо?

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в редких случаях и срывом сделки. Поэтому первое, что вам необходимо сделать – изучить правила деловой переписки.

Правила деловой переписки:

  • Адрес вашей электронной почты не должен выглядеть комично или несерьезно. Он должен соответствовать своему назначению, то есть носить деловое имя, лучше всего, чтобы имя электронной почты совпадало с названием компании. Примеры неудачных почтовых ящиков: sweetGirl, badboy, ladyinred;
  • Используйте персональные обращения к клиенту. Благодаря личному обращению, клиент поймет, что он важен для вас. Это хороший залог для долговременных отношений;
  • Не используйте короткую форму имени делового партнера. Например, Саш, Кать, Сереж. Это выглядит неуважительно;
  • Обратите внимание на ваше приветствие. Не стоит в нем упоминать о времени суток, ведь клиент может прочитать это письмо через несколько часов или дней, в этом случае ваше приветствие будет “не к месту” и вызовет негативные ассоциации. Лучше всего использовать слово “Здравствуйте!”;
  • Всегда указывайте тему письма, иначе оно может отправиться в папку “спам” или потеряться;
  • Различайте поля “кому” и “копия”. В поле “кому” указывайте получателя, от которого вы ожидаете ответа. Поле “копия” предназначено для тех, кто должен просто ознакомиться с письмом. Например, в поле “копия” вы можете поставить вашего начальника, если ему интересен исход работы с тем или иным клиентом. Существует еще одно поле: “Скрытая копия”. В этом случае основной получатель письма не будет знать, что ваша переписка отправляется третьим лицам. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде;
  • Письмо не должно быть очень длинным. По правилам деловой переписки его длина должна умещаться на лист формата А4. Также есть ограничения по объёму электронного письма. Он не должен превышать 3 Мб, в противном случае письмо при открытии может “зависнуть”;
  • После прочтения первых трех предложений вашего письма, клиент должен понять его суть. Кстати, не стоит строить длинные, сложные предложения, отягощённые причастными и деепричастными оборотами. Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;
  • Обратите внимание на завершение вашего письма. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а писать имя полностью: Иванов Иван Иванович или Иван Иванов, а не И.И. Иванов. Должность необходимо указывать для того, чтобы клиент имел представление о том, по поводу каких вопросов он может к вам обращаться. Также укажите ваши контактные данные, электронную почту, телефон, ссылку на сайт компании, название компании.

Цели и эффективность писем о встрече с клиентом

Целью письма о встрече может являться как организация встречи, так и привлечение внимания клиента к вашему предложению. Во втором случае к письму необходимо прикрепить ваше торговое предложение. Этот вариант подходит для первого контакта с потенциальным клиентом, когда какие-либо договоренности между вами еще отсутствуют.

Эффективность писем с торговым предложением соответствует эффективности “холодных звонков”. Примерно 10 человек из 100 откликаются на такие письма. Низкая эффективность обоснована отсутствием интереса к письмам от неизвестных адресатов, к ним относятся как к спаму.

Структура письма о встрече с клиентом

  • Обращение к клиенту. Для этой части письма необходимо выделить отдельную строчку.Здесь же вы должны поприветствовать вашего партнера: “Здравствуйте, Иван Иванович!”
  • Представление.Вы должны представиться, иначе клиенту придется вспоминать кто вы, а это недопустимо.

Пример: “Меня зовут Анна, я представитель компании “Волосатик”.

  • Причина, по которой вы пишите клиенту. Может быть вы уже договорились о сотрудничестве по телефону или у вас возникли разногласия по поводу заказа, или вы впервые обращаетесь к клиенту со своим предложением – в любом случае информация об этом должна быть здесь.

Примеры:

  • Мы вчера с вами разговаривали по телефону и договорились о поставке шампуня в ваш салон;
  • Мы ознакомились с вашими претензиями и хотели бы исправить свои ошибки;
  • Мы хотели бы предложить вам линию средств по уходу за волосами, наша продукция соответствует концепции вашего салона – только качественная косметика из натуральных ингредиентов. С предложением вы можете ознакомиться в прикрепленном файле.

Эти примеры подходят для описанных нами ситуаций. Но могут быть и другие причины для обращения к клиенту.

  • Назначаем встречу.

Примеры:

  • Я хотела бы с вами встретиться, чтобы обсудить некоторые моменты и заключить договор. Предварительно назначаем вам встречу 20 июня в 13:00 в нашем офисе по адресу “адрес”. Если вас не устраивает время или дата, то мы готовы перенести нашу встречу на удобное вам время;
  • Если вам интересно наше предложение, то мы можем встретиться 20 июня в 13:00 в нашем офисе и обсудить возможности нашего дальнейшего сотрудничества.
  • Ваши контактные данные. Здесь вы должны указать не только контактные данные, но и вашу должность и имя.
  • Пример: “Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру “номер” или написать на мою электронную почту “адрес” (адрес электронной почты должен быть тот же).
  • С уважением,
  • Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

На этом наше письмо заканчивается.

Письмо после деловой встречи

Все прошло удачно: клиент согласился на встречу и вы встретились. Но это еще не конец нашей деловой переписки. Как мы помним, в продажах есть этап прощания с клиентом, когда мы благодарим его за уделенное нам время.

В продажах посредством переписки тоже есть такой этап. Он формален и необязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом.

Таким образом, после проведения встречи, вы должны написать клиенту письмо с благодарностью.

Оно также имеет свою стандартную структуру:

  • Обращение к клиенту: “Уважаемый, Иван Иванович!”
  • Благодарность: “Хочу выразить благодарность за выделенное мне время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для нас”.
  • Ваши контактные данные: “С уважением, Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

Вот и все, можно отправлять письмо!

Источник: http://IDeiforbiz.ru/kak-pravilno-sostavit-pismo-o-vstreche-s-klientom.html

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2015 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

Содержание

I. Как правильно написать письмо клиенту II. Письма клиентам: примеры и готовые образцы 1. Письма холодным клиентам 2. Письма-напоминания  3. Письма после встречи 4. Если клиент не выходит на связь

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Читать по теме Как написать продающее письмо для рассылки без копирайтера

Назад к содержанию

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

  • Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент
  • 2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:
  • Тема письма: Не отставайте от конкурентов
  • 3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:
  • Тема письма: Подробнее о нашей компании
  • Назад к содержанию

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то  поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

  1. Тема письма: Подарок для Вашей компании
  2. 7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:
  3. Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку
  4. Назад к содержанию

Письма после встречи

  • 8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:
  • Тема письма: Ваши планы
  • 9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:
  • Тема письма: План действий на ближайшее время
  • 10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:
  • Тема письма: Информация по Вашему запросу
  • Назад к содержанию

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

Источник: https://salesap.ru/blog/shablony-pisem-klientam/

Предложение о встрече в деловом письме

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

  1. Текст письма не должен быть слишком длинным.
  2. Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
  3. В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя.

После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример).

Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение.

Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации.

Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

  1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
  2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
  3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
  4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
  5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
  6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

  1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
  2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
  3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
  4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
  5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

  1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
  2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
  3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
  4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
  5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
  6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
  7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ».

Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».

После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа.

На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»).

Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.

Источник: https://buyingbusinesstravel.com.ru/glossary/term/prosba-o-vstreche-v-delovom-pisme/

КАК НАПИСАТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО ПРИГЛАШЕНИЕ.

Друзья! Если вы или ваша организация планируете проведение какого-то мероприятия — праздничного события, выставки, семинара, конференции, деловых встреч, собеседований или мероприятий по другим событиям, то лучше написать официальное письмо приглашение вашему контрагенту.

В деловом мире устное приглашение не может быть воспринято адресатом всерьез. Так не принято. Поэтому в деловых отношениях распространена именно письменная форма приглашения.

Письмо приглашение — это некоммерческое деловое письмо, относящееся к одному из видов писем уведомлений.

В чем преимущества пригласительных писем?

Когда вы пишите приглашение, тогда вы оказываете знак внимания получателю письма. Письменное приглашение по какому-то поводу (предложение принять участие, посетить, посмотреть) — это знак вашего особого внимания к получателю письма, которое позволит ему серьезно отнестись к вашему предложению, отметить важность вашего события.

Когда вы обращаетесь к конкретному лицу (адресность обращения) и приглашаете его на свое мероприятие по определенному поводу, то вы даете понять получателю письма, что он значим для вас и его присутствие важно для вас. И это повысит вероятность того, что он обязательно примет ваше приглашение.

Письменное приглашение будет являться для получателя письма напоминанием не забыть о вашем мероприятии — о времени и месте мероприятия, на которое вы пригласили его.

Как составить письмо приглашение грамотно?

Во-первых,соблюдайте стандарты оформления шапки делового письма (реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, реквизиты адресата, подпись руководителя, отметка об исполнителе и прочие) в соответствии с принятыми в вашей стране правилами оформления документов.

Во-вторых, если вы пишите письмо от вашей организации, то обращайтесь к получателю письма от первого лица множественного числа: «приглашаем», «рады пригласить» и т. д; или от третьего лица единственного числа: «Компания «НГ» приглашает», «ТОО «НГ» рада пригласить». Если вы пишите письмо от себя лично, то обращайтесь к получателю от первого лица единственного числа: «приглашаю», «рад пригласить» и т. д.

В третьих, пишите письма приглашения кратко, лаконично, не допускайте различных толкований и возникновения сопутствующих вопросов у получателя, чтобы ваше пригласительное письмо выполняло свою функцию точно по назначению.

Письмо-приглашение должно быть посвящено только одному вопросу —  МЕРОПРИЯТИЮ. Получателю письма должно быть понятно, что вы приглашаете его на мероприятие по конкретному случаю, которое состоится в определенном месте, в определенную дату и время. Все!

И только после того, как вы в письменной форме пригласили гостя на мероприятие и если это важно для вас, можно уже в устной форме по телефонному разговору или иным способом уточнить у получателя письма, будет ли он присутствовать на вашем мероприятии.

Фразы, используемые в письмах приглашениях: » ООО «Альфа» приглашает Вас принять участие в …», «Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас …», «ООО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить выствку …», «Будем рады Вашему участию на коференции …», «Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 по адресу …» и прочие слова и фразы.

Вот примеры писем приглашений по некоторым событиям.

_______________________________________________________________

«Уважаемая Анна Петровна!

         Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас принять участие на нашем корпоративном мероприятии в честь празднования Нового года, которое состоится 27 января 2018 года в 18:00 в ресторане «Золото» по адресу: г.Алматы, ул. Зеленая д.35.».

__________________________________________________________________

ПИСЬМО ПРИГЛАШЕНИЕ НА БЕСПЛАТНЫЙ СЕМИНАР ПО ФИНАНСОВОЙ ГРАМОТНОСТИ

Уважаемые руководители предприятий и организаций,

         Учебный центр «Прогресс» приглашает Вас и Ваших сотрудников на бесплатный семинар на тему «Финансовая грамотность».

         Семинар будет проходить на бесплатной основе на тему финансовой грамотности, а именно, мы рассмотрим и ответим на вопросы:

  • о финансовой грамотности и финансовом планировании;
  • что выгоднее регистрировать: ИП или ООО;
  • о трудовых отношениях: как оформлять персонал;
  • о налогах: как выбрать систему налогообложения, чтобы не переплачивать;
  • о взаимоотношениях с контрагентами: как выяснять отношения с контрагентами;
  • об оплате: как принимать оплату, чтобы не получить штраф;
  • об онлайн кассе: как выбрать онлайн-кассу;
  • и другие важные темы по финансовой грамотности.

         Будем рады Вашему участию на нашем семинаре, который состоится 22 декабря 2017 года в 15:00 в малом конференц-зале Отеля «Рахат» по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55 (главный вход, 1 этаж).»..

с уважением, …

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ В МЕЖДУНАРОДНУЮ АССОЦИАЦИЮ БУХГАЛТЕРОВ.

Уважаемые коллеги!

Приглашаем Вас принять участие в международном форуме бухгалтеров и стать участником Международной Ассоциации бухгалтеров. Мероприятие пройдёт с 21 по 22 ноября 2016 года в Москве в конгресс-центре МГМУ им. Сеченова.

Участие в форуме позволит бухгалтерам государственных,  коммерческих и некоммерческих организаций обменяться опытом с коллегами из различных стран мира, стать членом профессиональной ассоциации и сделать вклад в развитие финансового учета и отчетности.

Председатель Международной

Ассоциации бухгалтеров

Иванов И.И.

_______________________________________________________________________

«Уважаемый Дмитрий Михайлович!

         ТОО «Альфа» приглашает Вас принять участие в международной конференции «Деловая переписка в условиях кризиса в 2018 году».    Основные темы для обсуждения:

  • Актуальность деловых писем в условиях конкуренции.
  • Важность поддержания деловых взаимоотношений и взаимопонимание между участниками деловой переписки.
  • Повышение лояльности между деловыми контрагентами.
  • Поддержание делового имиджа в условиях турбулентности рынка.  

         Будем рады Вашему участию на коференции, которая состоится 22 декабря 2017 года в 15:00 в малом конференц-зале Отеля «Рахат» по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.55 (главный вход, 1 этаж).».

__________________________________________________________________

«Уважаемый Алексей Николаевич!

         ТОО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее плодотворное сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить 8-ую международную выставку «Энергетика, Электротехника и Энергетическое машиностроение».

         В данной выставке у Вас будет возможность посетить семинары, кргулые столы, мастер-классы и другие акции, на которых будут детально раскрыты наиболее актуальные для Вас вопросы по теме энергетики и электротехники.

         Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 в повильоне №7 ВДНХ по адресу: г. Алматы, ул. Международная д.5.

         Для более подробной информации обращайтесь к нашему менеджеру по тел. ХХХХХХХ в любое удобное для Вас время».

_____________________________________________________________

Уважаемые учителя!

Рад сообщить Вам, что наша школа организует соревнования по плаванию для наших учеников. Известно, что у нас есть две даты конкурса:

  • Суббота 9 ноября для студентов 9 лет (Тулпар) и до 12 лет (Кыран).
  • суббота 16 ноября для учащихся 15 лет (запасной состав школьной спортивной команды) и до 19 лет (школьная спортивная команда).

Для того, чтобы зарегистрироваться по телефону +77ХХХХХХХ, студент должен иметь некоторый опыт плавания. Пожалуйста, обратите внимание, что регистрация заканчивается за неделю до начала мероприятия.

Лучшие студенты с лучшими результатами получат возможность принять участие в соревнованиях по плаванию в бассейне COACH 4 и 5 декабря.

Обратите внимание, что количество участников ограничено. После регистрации студент должен пройти испытание с учителем плавания. Во время следующего урока плавания они могут попросить своего учителя плавания уделить время разным видам плавания. 16 студентов с лучшими результатами получат возможность принять участие в нашем мероприятии.

Я с нетерпением жду сотрудничества с Вами.

Клемент Гоеталс,

Учитель физультуры.

Деловое письмо о назначении встречи: информация с разъяснениями

Автор kapitalurist На чтение 14 мин. Просмотров 284 Опубликовано

Деловое письмо о назначении встречи

Укажите свою контактную информацию, включая полное имя, почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты в теле письма. Попросите читателя связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы или сомнения по поводу вашего запроса.

Мы хотели бы выразить Вам признательность за дружеский прием, оказанный Вами сотруднику нашей компании господину. Мы убеждены, что соглашения, достигнутые в ходе этой встречи, дадут положительные результаты для обеих сторон.

Просьба о назначении переносе встречи деловая переписка

С уважением, Коллектив Технического бюро Институт «Оптика» Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами) Уважаемые коллеги! Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.

Представление Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Письмо о встрече для переговоров

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

  • Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
  • Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
  • Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
  • Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
  • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Как написать письмо о встрече клиенту

Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

  • Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
  • Нас заинтересовало Ваше предложение…
  • В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
  • Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
  • Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…

Деловое письмо о назначении встречи

Ниже представлены некоторые образцы деловых писем и другой корреспонденции на английском языке, которые помогут Вам составить свое эффективное деловое. Если не уверены в своих возможностях — используйте образец делового письма о сотрудничестве, приведённый ниже. Отказ в кредите и требование оплаты — пример / образец делового письма на английском языке. Образцы деловых писем и прошений. В этом случае вообще всё ясно( Alex_Wenke: Walrus Показывали несколько подобных случаев,. Образец письма о деловой репутации контрагента. Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную. Написание делового письма сопряжено с рядом правил. Как написать деловое письмо – образец, пример, шаблон, бланк …. Также в деловой речи обширно употребляются сложные отыменные предлоги. Образец делового письма-напоминания о выполнениии условий договора. Образец предложения от кадрового агентства на подбор персонала по. Деловое письмо-приглашение: как написать, скачать образец. Хотите освоить навык письменного общения с партнерами?. Образцы делового письма на английском языке. Деловое письмо – это документ, составление которого осуществляется при необходимости письменной передачи важной информации одного лица. Образцы деловых писем и прошений, примеры написания Образец Деловое предложение. Зашла молодая мама с маленьким ребенком.Образец письма о деловой репутации. Образец делового письма о сотрудничестве от лица председателя магазина с предложением о льготном взаимодействии в сфере продажи. Образец делового письма просьбы о встрече. Пример предложениея от кадровой компании подрядчика по подбору и поиску персонала. Текст делового письма-предложения от телекоммуникационной компании. Образец делового письма на русском языке — Образцы и примеры …. Деловое письмо образец. Образец делового письма с предложением о сотрудничестве. Образец, пример написания. Если деловое письмо является ответом, помимо исходящего регистрационного. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным. Как написать деловое письмо (образец). Как любое деловое письмо его следует. Благодарственное письмо (образец приведен далее) составляется для выражения благодарности за какие-либо действия. For the attention of Mr. Поэтому перед написанием следует посмотреть образец делового письма. Представителям предприятий и организаций всех форм собственности будут предоставлены широкие возможности для установления деловых.Предложение сотрудничества в формате делового письма — предложение от руководителей. Деловая переписка и делопроизводство в целом напрямую связаны с управлением. Образец делового письма — ответа. Образцы деловых писем (электронная переписка). Также приведены примеры живых деловых писем, бланков и образчиков. С помощью деловой переписки происходит не только координация деловой. Примеры / образцы деловых писем на английском языке с переводом. Культура речи. Деловая документация. Образец делового письма Автор: czacha165 Издательство: Типография Новости Год: 2004 Язык: русский, английский Формат: avi Размер: 3.28 Мб Помещено в. Сайт МирБланков.ру — сборник бланков документов и образцов форм для кадровых. Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в. По вашим многочисленным просьбам предлагаем вам образцы писем -поздравлений к Новому. Как написать деловое письмо — образец, пример, шаблон возражения на отзыв на исковое заявление в арбитражный суд образец и красивая парнуха 3gp, бланк. Для того, чтобы написать письмо, необходимо четко представлять цель делового письма. Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители. Это актуально для письмо официально делового стиля образец всех, поскольку живем мы в бюрократическом обществе, где самое сильное слово имеют деловые. Образец имиджевого письма и предложения сотрудничества от международного Предложение сотрудничества в формате. Для большей наглядности приводим деловое письмо на английском языке как образец переписки между носителями языка.

Деловая переписка: образцы деловых писем.В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а.Образцы деловых писем.В ближайшее время я покажу вам полный его анализ с выводами, а сейчас познакомтесь с этим образцом делового письма.В комплект входит образец делового письма на английском, пять разных практических заданий, анализ состава делового письма.Письмо-поздравление – это деловое некоммерческое письмо, которое.Деловые письма: образцы/примеры на английском языке с переводом – более 300 писем на разные темы: благодарности, запросы, заказы, извинения, маркетинг.Доступ к сотням образцов деловых писем.В глубине фигуры, репутации о деловой контрагента письма образец, что-то Дорис ползала по репутации покрытым письму, притулилась метла.Как правильно писать деловое письмо образец -проверенно антивирусом Как правильно писать.Примеры / образцы деловых писем на английском языке с переводом Обороты с предлогами для составления делового письма встречи (1) · Благодарность.Различия написания делового письма в разных странах:.Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информациина расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть какюридическими,.Деловое письмо образец образцы деловых писем — тк.

Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

  • Я хотела бы с вами встретиться, чтобы обсудить некоторые моменты и заключить договор. Предварительно назначаем вам встречу 20 июня в 13:00 в нашем офисе по адресу “адрес”. Если вас не устраивает время или дата, то мы готовы перенести нашу встречу на удобное вам время;
  • Если вам интересно наше предложение, то мы можем встретиться 20 июня в 13:00 в нашем офисе и обсудить возможности нашего дальнейшего сотрудничества.
  1. Ваши контактные данные. Здесь вы должны указать не только контактные данные, но и вашу должность и имя.
  • Адрес вашей электронной почты не должен выглядеть комично или несерьезно. Он должен соответствовать своему назначению, то есть носить деловое имя, лучше всего, чтобы имя электронной почты совпадало с названием компании. Примеры неудачных почтовых ящиков: sweetGirl, badboy, ladyinred;
  • Используйте персональные обращения к клиенту. Благодаря личному обращению, клиент поймет, что он важен для вас. Это хороший залог для долговременных отношений;
  • Не используйте короткую форму имени делового партнера. Например, Саш, Кать, Сереж. Это выглядит неуважительно;
  • Обратите внимание на ваше приветствие. Не стоит в нем упоминать о времени суток, ведь клиент может прочитать это письмо через несколько часов или дней, в этом случае ваше приветствие будет “не к месту” и вызовет негативные ассоциации. Лучше всего использовать слово “Здравствуйте!”;
  • Всегда указывайте тему письма, иначе оно может отправиться в папку “спам” или потеряться;
  • Различайте поля “кому” и “копия”. В поле “кому” указывайте получателя, от которого вы ожидаете ответа. Поле “копия” предназначено для тех, кто должен просто ознакомиться с письмом. Например, в поле “копия” вы можете поставить вашего начальника, если ему интересен исход работы с тем или иным клиентом. Существует еще одно поле: “Скрытая копия”. В этом случае основной получатель письма не будет знать, что ваша переписка отправляется третьим лицам. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде;
  • Письмо не должно быть очень длинным. По правилам деловой переписки его длина должна умещаться на лист формата А4. Также есть ограничения по объёму электронного письма. Он не должен превышать 3 Мб, в противном случае письмо при открытии может “зависнуть”;
  • После прочтения первых трех предложений вашего письма, клиент должен понять его суть. Кстати, не стоит строить длинные, сложные предложения, отягощённые причастными и деепричастными оборотами. Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;
  • Обратите внимание на завершение вашего письма. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а пи

8 ключевых шагов для написания электронного письма вашему генеральному директору и получения ответа, который вам нужен

  • захватывающим и нервным потрясением одновременно. Это может быть первое впечатление вашего генерального директора о вас.
  • Чтобы помочь вам понять, как создать идеальное сообщение, мы проконсультировались с Амандой Огастин, экспертом по карьерным советам в компании TopResume.
  • Она выделила восемь ключевых шагов для отправки продуманного, читабельного электронного письма.

Отправляя электронное письмо своему генеральному директору, вы можете почувствовать, что приближаетесь к знаменитостям — это волнует и заставляет нервничать одновременно.

Это связано с тем, что, хотя вы можете произвести впечатление на вашего генерального директора вашим знанием компании и страстью к своей работе, вы также можете оттолкнуть его, демонстрируя признаки небрежности или бестактности.

Чтобы помочь вам в написании идеального письма, мы проконсультировались с Амандой Огастин, экспертом по карьерным советам в компании TopResume. Огастин изложила ключевые шаги для отправки продуманного, читабельного электронного письма и получения ответа, который нужен именно вам.

1. Сначала проконсультируйтесь с вашим непосредственным руководителем

Если генеральный директор не является вашим непосредственным начальником или вы не отвечаете на прямой запрос от него или нее, разумно сообщить своему руководителю, что есть что-то, о чем вы хотели бы написать генеральному директору.

Таким образом, ваш начальник сможет решить, действительно ли этот вопрос требует внимания генерального директора.

Ваш руководитель «вероятно, лучше понимает, что будет иметь смысл, а что нет», утверждает Огастин. Вам необходимо верно пройти по цепочке командования и общей линии связи.

Не имеет значения, обладаете ли вы какой-то замечательной идеей для компании, добавила Огастин – сперва вам необходимо, чтобы ваш руководитель проверил ее. После того, как вы получите подтверждение, что электронное письмо для генерального директора является подходящим, вы можете отправить копию письма своему руководителю или добавить его в список получателей.

2. Напишите короткую и ориентированную на действие тему письма

Вы всегда должны продумать тему письма, прежде чем писать само сообщение. В противном случае, вы запросто можете забыть о нем.

Огастин советует ограничить вашу тему до восьми или менее слов, тем более что ваш генеральный директор может читать электронное письмо на мобильном устройстве, которое отсекает часть текста.

Вы также захотите указать, требуется ли вам ответ к определенной дате, чтобы ваш начальник мог расставить приоритеты по запросам, которые он или она будет иметь в этот день. Огастин предложила устанавливать крайний срок за день-два до того, как вам действительно понадобится ответ вашего генерального директора. Таким образом, если ваш генеральный директор действительно занят и отвечает поздно, вы не попадете в неприятную ситуацию.

Вот пример идеальной темы: «Предложение по поводу проекта XYZ – пожалуйста, ответьте до конца дня».

И если у вас нет действительно веской причины, старайтесь не помечать свое сообщение, как очень важное или высокоприоритетное. «Это почти так же ужасно, как писать все заглавными буквами», - рассказала Огастин.

3. Используйте приветствие и прощание, которые подходят для вашей корпоративной культуры

Если вы не знаете, как обращаться к своему генеральному директору, Огастин предложила спросить у старших коллег, как они сами обращаются к нему или к ней, когда ранее отправляли свои собственные письма. Вы также можете обратиться за советом к своему непосредственному начальнику.

Еще один вариант заключается в том, чтобы изучить переписку между генеральным директором и другими сотрудниками, чтобы посмотреть, какие приветствия они использовали.

Но если вам все равно тяжело понять, что здесь будет уместным, Огастин сказала, что всегда лучше ошибаться в сторону избыточной формальности (например, «Уважаемый Евгений Сергеевич»).

Ваше прощание должно быть таким же коротким и простым. «С наилучшими пожеланиями, [ваше имя]» обычно работает отлично. Если ранее вы уже установили контакт со своим начальником, вы можете воспользоваться своими инициалами.

4. Сохраняйте текст коротким и конкретным

Вы определенно не хотите отправлять электронное письмо в виде блоков сплошного текста, утверждает Огастин, тем более, что ваш генеральный директор может читать сообщение на мобильном устройстве.

Чтобы сделать электронное письмо более удобным для чтения, Огастин рекомендует использовать короткий вступительный абзац, а затем очертить каждую тему, используя маркированные списки. Вы также можете использовать жирный шрифт для выделения или выделять призыв к действию (например, «Пожалуйста, ответьте до конца текущего дня»).

Хотя вам не нужно придерживаться определенного количества слов, как говорит сама Огастин: «Используйте только столько слов, сколько вам нужно, чтобы донести свою точку зрения, и ни одного предложения или буквы больше».

Представьте электронное письмо, как сводку новостей которую вы бы хотели обсудить.

В конечном счете, говорит Огастин, имейте в виду, что «если от вас захотят получить дополнительную информацию, вас обязательно об этом попросят».

5. Проверьте ваше сообщение на наличие орфографических и грамматических ошибок

Всегда перечитывайте свое электронное письмо, прежде чем отправлять его, особенно с учетом того, что некоторые слова не будут автоматически проверяться на соответствие орфографии вашим компьютером.

Во многих случаях, утверждает Огастин, это сообщение будет первым впечатлением вашего генерального директора о вас и вашем профессиональном бренде. «Вы же не хотите, чтобы о вас думали, как о человеке, который не умеет правильно писать и не может связать слова в предложения, не допустив при этом ошибок».

6. Избегайте шуток

Поскольку мы так привыкли общаться с помощью мессенджеров и социальных сетей, нам может не хватать формальности в важных электронных письмах.

В частности, как говорит Огастин, «Сарказм часто может быть не понят при чтении [электронного письма]», поэтому будьте осторожны в плане того, чтобы не написать ничего, что может быть неверно истолковано.

«Не оставляйте в своем письме мест для интерпретации», - сказала она.

7. Ждите ответа с вежливостью

Ваше электронное письмо должно содержать призыв к действию или крайний срок, когда вам нужен ответ. Установите напоминание в своем календаре, чтобы на следующий день следить за тем, ответит вам ваш генеральный директор или нет.

Вот пример соответствующего призыва (вы можете отредактировать его при необходимости): «Я слежу за [этой проблемой] и хотел бы убедиться в том, что вы знаете о ней. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна какая-либо дополнительная информация от меня, прежде чем вы можете ответить».

8. На протяжении всего процесса помните об этикете

Все профессиональные электронные письма, которые вы отправляете, должны быть отфильтрованы через определенные стандарты, которые применяются более интенсивно, когда вы общаетесь с кем-то выше. Например, используйте восклицательные знаки экономно в своем сообщении вашему генеральному директору, чтобы не выглядеть чрезмерно эмоциональным или незрелым. Когда вы составляете свое сообщение, изучите свою аудиторию и время, которое им понадобится для просмотра вашего письма. Убедитесь в том, что вы правильно подогнали свое сообщение.

Еще один полезный совет – добавить адрес электронной почты получателя уже в конце, после того, как вы тщательно проверили свое письмо и исправили все найденные ошибки. Вряд ли вы хотите, чтобы ваш генеральный директор получил наполовину составленное электронное письмо, которое вы не собирались отправлять.

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

  • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
  • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
  • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

  • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
  • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
  • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо:

  • Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
  • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

 

 
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

  • «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

  • «С наилучшими пожеланиями»,
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
  • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
  • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 337 комментариев

Письмо № 211 - Вы недавно присутствовали на встрече в отеле и оставили некоторые важные документы

Письмо № 211 - Вы недавно присутствовали на встрече в отеле и оставили несколько важных документов

Подробности
Последнее обновление: суббота, г. 28 марта 2020 13:51
Написано IELTS Mentor
Хиты: 33164

IELTS Letter Writing / GT Writing Task 1:

На это задание нужно потратить около 20 минут.

Вы недавно были на встрече в отеле. Когда вы вернулись домой, вы обнаружили, что оставили в отеле несколько важных документов.

Написать письмо менеджеру гостиницы.

В своем письме

  • укажите, где, по вашему мнению, вы оставили документы
  • объясните, почему они так важны
  • скажите менеджеру, что вы хотите, чтобы он / она сделал

Напишите хотя бы 150 слова.

Вам нужно НЕ писать адреса.

Начните свое письмо следующим образом:

Уважаемый господин или госпожа,


Образец ответа 1:

Уважаемый господин или госпожа,

Я недавно посетил бизнес-конференцию в вашем отеле Rosewood Лондон », и, к сожалению, потерял некоторые важные документы в комнате, в которой я остановился. Я надеюсь, что вы будете достаточно любезны, чтобы известить меня, как только у вас появятся эти документы.

Я останавливался в вашем отеле с 24 по 25 октября в номере 524.И я посетил конференцию в Зале деловых встреч 24 октября. Я уехал на следующий день и сразу после прибытия в Манчестер заметил, что оставил эти документы без присмотра в своем гостиничном номере, возможно, в ящике, который был поставлен рядом с моей кроватью. Все эти документы помещены в синюю папку, на которой написано мое имя «Майк Бьюкенен».

В частности, для меня эти документы чрезвычайно важны. Они содержат конфиденциальную финансовую информацию о моей компании, презентацию и некоторые заметки, которые я сделал во время конференции.Без этих документов у меня были бы большие проблемы. Мне нужно отправить несколько из этих документов в мою компанию до конца этого месяца.

Я прошу вас попросить ваших сотрудников провести тщательный обыск в комнате, а затем держать эту папку в вашем распоряжении. Пожалуйста, позвоните мне по телефону 0161-508745124578, как только он у вас появится. Я найду кого-нибудь, кто заберет его для меня, или, возможно, полетит в Лондон, чтобы получить его лично.

Заранее благодарю за вашу помощь.

С уважением,

Майк Бьюкенен


Модель Ответ 2:

Уважаемые сэр или мадам,

Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что я оставил некоторые важные документы, когда выехал из вашего отель пару дней назад.Я надеюсь, что вы будете настолько любезны, что отправите эти бумаги на мой адрес через почтовую службу.

Я Лукас Фостер, и я останавливался в комнате номер 434 на шестом этаже вашего отеля. Я предполагаю, что, должно быть, в спешке оставил бумаги в одном из ящиков вашего телевизионного стола, когда мне нужно было присутствовать на срочной встрече с некоторыми из моих клиентов в мэрии.

Документы, которые я оставил в вашем гостиничном номере, чрезвычайно важны, потому что они содержат все важные положения и условия, которые я согласовал с двумя нашими новыми партнерами, чтобы сформировать новые деловые отношения.Проблема в том, что я действительно не могу вспомнить все эти положения и условия, поэтому мне нужно срочно вернуть эти документы.

Поэтому я хотел бы попросить вас найти для меня эти документы и отправить их мне по почте при первой же возможности. Кроме того, не забудьте списать стоимость доставки с моей кредитной карты, которая у вас уже есть.

С уважением,

Лукас Фостер

Подготовка к встрече | Деловой английский

Вызов встречи

Есть несколько способов, которыми вы можете позвонить или быть вызванным на собрание.О некоторых собраниях объявляется по электронной почте, а о других размещается на досках объявлений. Если о встрече объявляют в конце другой встречи, важно сделать напоминание. Напоминание также может быть отправлено по электронной почте или в виде уведомления. Устные объявления или напоминания всегда должны подтверждаться документально. Следует указать дату, место, время, продолжительность и цель встречи. Также важно точно указать, кто должен присутствовать, а кто нет. Если вы планируете назначить кого-то для выполнения определенной роли, установите с ним личный контакт, чтобы проинформировать его о его или ее обязанностях.

Образец электронной почты:

Кому: [email protected]
cc: [email protected]; [email protected]; [email protected]
Откуда: [email protected]
Тема: Встреча

Всем привет:

У нас будет встреча в следующую пятницу с 14:30 до 16:30 в зале 3.

Ожидается, что на мероприятии будут присутствовать все руководители. Цель встречи - обсудить предстоящий туристический сезон. Как вы, наверное, слышали, это может быть наш самый загруженный сезон на сегодняшний день.Уже забронировано двадцать автобусных туров из Японии и пятнадцать пешеходных экскурсий из Северной Америки.

В конце лета мы также ожидаем корейские и австралийские туры. Пожалуйста, позаботьтесь о том, чтобы другие сотрудники выполняли ваши обязанности во время встречи.

Спасибо,
Pierre

Образец уведомления:

ВСТРЕЧА

МЕСТО: Зал 3
ДАТА: Пятница, 5 мая
ВРЕМЯ: 14:00 - 16:00
ДЛЯ: Только супервайзеры
ТЕМА: Туристический сезон
Обращаем ваше внимание, что ПОСЕЩЕНИЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО!

Написание повестки дня

Для того, чтобы собрание было по заданной задаче и в установленное время, важно иметь повестку дня.В повестке дня должен быть указан порядок пунктов и примерное количество времени для каждого пункта. Если во время собрания собирается выступить более одного человека, в повестке дня следует указать, чья очередь «иметь слово». В некоторых случаях может быть полезно переслать повестку дня участникам до собрания. Люди с большей вероятностью будут участвовать в собрании, задавая вопросы или предлагая обратную связь, если они знают, что будет рассмотрено.

Образец повестки дня:

1.Добро пожаловать, Введение: Пьер и Стелла (5 минут)

2. Протокол предыдущей встречи: Джейн (10 минут)

3. Экскурсии по Японии: Пьер (15 минут)

4. N.A. Tours: Pierre (15 минут)

5. Корейские туры: Пьер (15 минут)

6. Туры по Австралии: Пьер (если позволяет время)

7. Отзыв за прошлый год: Все (15 минут)

8. Голосование на коллективном пикнике: Все (15 минут)

9. Вопросы / Заключительное слово / Напоминания: для всех (5 минут)

Распределение ролей

Лицо, ответственное за созыв и проведение собрания, может решить передать определенные роли другим сотрудникам.Кого-то могут попросить вести протокол, кого-то попросят провести перекличку, а кого-то попросят выступить на определенную тему. Это нужно сделать лично или по электронной почте.

Образец личного запроса:

Пьер : Привет, Джейн, вы получили письмо о встрече на следующей неделе?
Джейн : Да, я буду там.
Пьер : Отлично. Я бы хотел поручить вам ознакомиться с протоколом последней встречи для нас.
Джейн : Конечно, я могу это сделать. Думаю, в моем файле есть копия протокола.
Пьер : Спасибо, у вас будет десять минут, чтобы напомнить нам о том, что мы обсуждали на прошлой встрече. Стелле будет приятно это услышать. Стелла будет нашим новым координатором частных туров.

Образец электронной почты:

Кому: [email protected]
От: [email protected]
Тема: Минуты

Привет, Джейн,

Я просто хотел убедиться, что вы сможете просмотреть протоколы прошлого месяца и представить их на пятничной встрече.К нам присоединился новый сотрудник, поэтому я хотел бы дать ей возможность увидеть, что происходит со времени последней встречи.

Если у вас есть какие-либо сомнения по этому поводу, дайте мне знать.

Спасибо,
Pierre

Открытие собрания Учить английский : Деловой английский : Встречи: Подготовка

Начните писать потрясающие призывы [Обновление 2020]

Отправка писем о сборе средств может показаться старомодным способом просить пожертвования, но они могут быть чрезвычайно эффективными, если написаны правильно!

Если вы искали письма о сборе средств, не ищите дальше! У нас есть шесть самых распространенных писем по сбору средств, которые некоммерческие организации должны отправлять своим спонсорам.

Вот что мы обсудим:

  1. Письма с просьбой о пожертвовании
  2. Письма о сборе средств для церкви
  3. Индивидуальные письма о сборе средств
  4. Письма о сборе подарков
  5. Спонсорские письма
  6. Благодарственные письма доноров

Инструменты, которые мы упоминаем для поддержки кампаний по сбору писем:

  1. Доставка почты
  2. Пожертвовать любезно
  3. Фондовый фонд
  4. Удвойте пожертвование
  5. Письма о сборе средств

Сила прямого сбора средств по почте часто недооценивается.Однако при наличии правильных инструментов и советов письма о сборе средств на бумажном носителе могут быть чрезвычайно эффективными для увеличения доходов. Давайте приступим!

1. Письма с просьбой о пожертвовании

Что такое письма с просьбой о пожертвовании?

Письма с запросами на пожертвования - это письма для некоммерческих организаций по сбору средств, которые благотворительные организации рассылают отдельным донорам и / или потенциальным клиентам.

Их можно отправить отдельно или включить в приветственный пакет, содержащий брошюры, буклеты и дополнительную информацию.Как правило, эффективное письмо с запросом на пожертвование будет включать краткое изложение проблемы, которую вы решаете с пожертвованием, а также конкретный призыв к действию. Таким образом, получатели смогут лучше понять срочность запроса на пожертвование и, будем надеяться, примут участие в кампании.

Когда их использовать?

Ваша некоммерческая организация может использовать письма с запросами на пожертвования в любое время года! Однако они особенно эффективны к концу календарного года, когда доноры определяют свои финансы до налогообложения.Люди также склонны проявлять больше благотворительности в ноябре и декабре, а это означает, что ваше письмо с запросом на пожертвование имеет больше шансов стимулировать пожертвование.

Вы можете разослать письма с запросами на пожертвование любому из ваших жертвователей, но такие сообщения лучше воспринимаются старшим поколением. В то время как миллениалы откликаются на призывы к цифровым пожертвованиям, поколение бэби-бумеров в подавляющем большинстве предпочитает прямую почтовую рассылку.

Бонус: Мы предлагаем предоставить спонсорам возможность отвечать на ваши письма, отправив по почте традиционный чек или направив их на раздачу через веб-сайт вашей организации.Если вам нужно быстро начать принимать пожертвования через свой веб-сайт и вы не хотите беспокоиться о комиссиях, мы рекомендуем бесплатный и простой инструмент для пожертвований, например DonateKindly.

Пример письма


Дата

Ваше имя
Название вашей организации
Улица
Город, штат Почтовый индекс

Уважаемый [Имя донора],

[Начните с эмоционального призыва. История успеха или рассказ, затрагивающий сердца ваших жертвователей, привлекают ваших читателей. Но будьте короче!]

Наше сообщество / нация / мир сталкиваются с [проблемой (проблемами), которые ваша организация пытается решить].Пока мы активно [вставляем текущие решения, которые пытается найти ваша организация], нам нужна ваша помощь, чтобы наши усилия пошли еще дальше!

Вы можете помочь нам [решить проблему, которую пытаетесь решить]. Ваша поддержка имеет решающее значение для наших усилий по [решению проблемы].
Если вы можете, мы были бы рады, если бы вы сделали пожертвование в размере [сумма], чтобы помочь нам выполнить нашу миссию и [решить проблему].

Заранее благодарю за ваш вклад. Ваше пожертвование пойдет на [укажите усилие, достижение или проект].

Вот способы сделать пожертвование:

- Сделайте пожертвование онлайн на [URL-адрес страницы пожертвований или страницы краудфандинговой кампании]
- Позвоните нам по [номеру телефона]
- Отправьте чек в прилагаемом конверте с предварительно проштампованным (без наличных, пожалуйста!)
- Отправьте текстовое сообщение [ключевое слово] на [номер телефона для предоставления текста]

Еще раз спасибо!
С уважением,

[Подпись руководителя организации]
[Введите имя руководителя организации]

П.С. [Завершите сообщением о предстоящем мероприятии, возможности для волонтеров или другой информацией]



2.Письма о сборе средств для церкви

Что такое письма о сборе средств для церкви?

Письма о сборе средств для церкви могут быть разных форм. Их можно использовать для запроса общих церковных пожертвований, но их также можно использовать для конкретных усилий по сбору средств, таких как:

  • Благотворительный аукцион запросов лотов.
  • Пожертвования на мероприятия по сбору средств.
  • Спонсорские запросы.
  • Финансирование командировки.
  • Фонды церковного строительства.
  • Миссионерская поддержка.

Церкви обычно рассылают письма для сбора средств, чтобы уведомить прихожан о церковных мероприятиях или других инициативах по сбору средств. Эти типы писем по сбору средств можно использовать, чтобы поделиться подробностями - датой, временем, местом и т. Д. - мероприятия, а также побудить тех, кто не может прийти, сделать пожертвования заранее.

Для наших целей мы будем говорить об общем письме по сбору средств для церкви, которое вы можете использовать для запроса общих пожертвований.

Вы можете отправлять церковные письма для сбора средств членам вашей конгрегации или членам общины, в зависимости от ваших потребностей в сборе средств.

Когда их использовать?

Вы можете отправлять церковные письма всякий раз, когда у вас есть потребность в сборе средств! Церкви полагаются на щедрость своих прихожан, чтобы держать двери открытыми и светить.

Конечно, не стоит рассылать слишком много писем по сбору средств для церкви. Ограничьте количество писем до нескольких в год и полагайтесь на личные обращения во время церковной службы в большинстве ваших усилий по сбору средств.

Образец письма


Дата

Ваше имя
Название вашей церкви
Улица
Город, штат Почтовый индекс

Уважаемый [Предпочтительное имя члена Церкви],

Привет! Мы надеемся, что с этим письмом вы почувствуете себя хорошо, и что вы хорошо провели отпуск и хорошо провели время.Поскольку вы важная часть нашей церковной семьи, мы подумали, что вы хотите узнать о наших больших планах на этот новый год.

Как вы, наверное, знаете, наше собрание растет. Как и в любой семье, чем больше у вас членов, тем больше вам нужно места. Мы рады пригласить вас стать важной частью этого увлекательного процесса!

В это воскресенье днем ​​[название вашей церкви] проходит специальное мероприятие по сбору денег на строительство нового святилища и колокольни. Насколько мы счастливы, что у нас так много членов, как вы, что нам нужно построить совершенно новую структуру?

Мы очень надеемся, что вы сможете присоединиться к нам в [дата и время] на семейном веселом карнавале! Закуски и напитки будут предоставлены за небольшую плату.Единственное, что вам нужно, это чувство веселья и приключений!

Вход свободный, но, конечно, всегда принимаются добровольные взносы любого размера.

Если у вас есть какие-либо вопросы о мероприятии, новом святилище или колокольне, обращайтесь к нашему координатору специальных проектов, [имя] по [номер телефона] или по электронной почте [адрес электронной почты].

Как всегда, желаю счастливого дня. Надеемся увидеть вас в воскресенье!

His Clay,

[Подпись пастора]

[Имя пастора]



3.Письма о сборе средств

Что такое индивидуальные письма о сборе средств?

Некоммерческие организации - не единственные, кто нуждается в сборе средств! Иногда людям нужно собрать деньги для дела, проекта или жизненного события.

В этом случае вы можете использовать индивидуальные письма для сбора средств, чтобы разослать запросы на пожертвования членам вашего сообщества и местным компаниям.

Для чего бы вы ни собирали деньги, индивидуальное письмо о сборе средств может помочь вам собрать средства для вашего дела, проекта или мероприятия!

Когда их использовать?

Вы можете использовать индивидуальное письмо о сборе средств всякий раз, когда вам нужно собрать деньги для дела или проекта, которые много для вас значат.Конечно, вы не должны просто полагаться на письма о сборе средств для сбора денег.

Вы можете организовать краудфандинговую кампанию, чтобы дополнить ваши усилия по сбору средств. Вы также можете использовать свое письмо о сборе средств, чтобы направлять людей на вашу краудфандинговую страницу, чтобы дать им простой способ сделать пожертвование.

Шаблон письма


Дата

Ваше имя
Улица
Город, штат Индекс

Уважаемый [Имя донора],

Меня зовут [ваше имя], и я [опишите вашу позицию / ситуацию / биографию].Я хочу собрать [сумму денег], чтобы помочь мне оплатить [проект / расходы / причина / и т. Д.].

[Включите информацию о том, почему дело или проект важны для вас и как они могут потенциально повлиять на читателя или тех, кому вы служите].

Я обращаюсь к вам с просьбой поддержать меня и мой [проект / проект / и т. Д.]. Небольшое пожертвование в размере [сумма] может помочь мне [выполнить задачу / достичь цели и т. Д.]

Ваше пожертвование пойдет на [точно опишите, на что будет потрачено пожертвование].

[Если возможно, добавьте личную связь, чтобы связать донора с причиной. Например, если вы собираете деньги, чтобы помочь построить школу в развивающейся стране, и пишете учителю, подчеркните тот факт, что каждый заслуживает качественного образования].

Заранее благодарю за ваш вклад. Вы не представляете, как много для меня значит ваша поддержка.

Вот способы сделать пожертвование:

- Сделайте пожертвование онлайн на [URL-адрес вашей краудфандинговой кампании]
- Отправьте чек в конверте с предварительно проштампованной мной (без наличных, пожалуйста!)
- Приходите на мое мероприятие по сбору средств [дата] по адресу [место нахождения ] [если применимо]

Еще раз спасибо!
С уважением,

[Ваша подпись]
[Ваше имя]



4.Соответствующие электронные письма или письма для сбора пожертвований

Что такое подходящие письма для сбора пожертвований?

Письма о сборе средств на соответствующие подарки - это материальные письма (или электронные письма), которые некоммерческие организации рассылают донорам, чтобы напомнить им об отправке соответствующих запросов на подарки.

Для тех, кто не знает, подходящие подарки - это разновидность корпоративной программы подарков. После того, как сотрудник сделал благотворительное пожертвование в приемлемую некоммерческую организацию, он может подать документы в отдел кадров своей компании.Если пожертвование и некоммерческая организация соответствуют требованиям компании, компания сделает взнос в некоммерческую организацию на ту же сумму.

Однако многие дарители просто не знают, что их работодатель предлагает соответствующую подарочную программу.

Вот где приходит письмо о сборе средств для подарков!

Ваша некоммерческая организация должна рассылать сообщения, чтобы напомнить донорам, что их взносы могут быть удвоены (а иногда даже утроены!).

Когда их использовать?

Лучшее время для продвижения подходящих подарков (кроме самого процесса пожертвования) - сразу после того, как пожертвование было сделано.

Ваша некоммерческая организация все еще свежа в памяти жертвователей, и они с большей вероятностью отправят соответствующий запрос на подарок.

Как только донор внесет пожертвование (независимо от того, как было сделано пожертвование, ), ваша некоммерческая организация должна автоматически отправить электронное письмо:

  1. Спасибо им за пожертвование, а
  2. Призывает их отправить соответствующий запрос на подарок.

Вы также можете через несколько дней послать письмо о сборе средств на соответствующий подарок, если даритель еще не отправил соответствующий запрос на подарок.

Пример письма


Вот пример соответствующего электронного письма для сбора пожертвований:

Это отличный пример прямого почтового письма / открытки, рекламирующей подходящие подарки:

Используйте эти письма и электронные письма в сочетании друг с другом, чтобы максимально увеличить соответствующий подарочный потенциал вашей некоммерческой организации!



5. Спонсорские письма

Что такое спонсорские письма?

Спонсорские письма используются некоммерческими организациями, которые хотят получить корпоративные спонсорские пожертвования для определенного проекта или мероприятия.

В пакеты спонсорских писем входят:

  • Сопроводительное письмо к предложению о спонсорстве.
  • Документ об уровнях спонсорства.
  • Письмо-подтверждение спонсорства.

Письмо с предложением - это официальный запрос на спонсорское пожертвование. В нем объясняются потребности некоммерческой организации в сборе средств и подробно описывается, как эти средства будут использоваться.

Документ об уровнях спонсорства определяет, как компании решают, сколько они хотели бы дать.В этом документе перечислены несколько различных уровней спонсорства и льготы, которые предоставляются с каждым уровнем. Чем больше пожертвование, тем больше льгот получает компания.

Письмо-благодарность за спонсорство является благодарностью компании после того, как она сделала пожертвование. Ваша некоммерческая организация может отправить подтверждение сразу после внесения пожертвования и после завершения мероприятия.

Когда их использовать?

Спонсорские письма должны быть отправлены задолго до вашего мероприятия или проекта.Вы хотите дать компании достаточно времени, чтобы рассмотреть ваш запрос на пожертвование и ответить на него.

Образец письма


Дата

Ваше имя
Название вашей организации
Улица
Город, штат Почтовый индекс

Уважаемый [генеральный директор / менеджер по корпоративной социальной ответственности / владелец бизнеса и т. Д.],

[Начните с описания вашей организации. Кратко опишите свою миссию, видение и то, как вы служите своему сообществу.]

Мы проводим [название мероприятия] [дата] в [место].Прошлогоднее мероприятие имело такой огромный успех, что мы решили провести его снова!

В прошлом это мероприятие собирало [сумму] и [перечисляло конкретные достижения с использованием статистики и цифр].

В этом году мы надеемся собрать еще больше! Наша цель - [сумма], и мы надеялись, что вы поможете нам достичь этой цели.

Став одним из наших корпоративных спонсоров, вы сможете [перечислить проекты, в реализации которых могут помочь корпоративные пожертвования].
Мы также перечислили некоторые стимулы и льготы, которыми может воспользоваться ваша компания, если вы решите стать одним из наших корпоративных спонсоров (см. Прилагаемый документ об уровнях спонсорства).Независимо от суммы, которую вы решите пожертвовать, название вашей компании будет включено в нашу программу мероприятий, и вы будете включены в пресс-релиз, который мы опубликуем на нашем веб-сайте.

Мы принимаем пожертвования как наличными, так и в натуральной форме в виде товаров и услуг. Не стесняйтесь делать то, что вам удобно.

См. Прилагаемый документ об уровнях спонсорства, чтобы найти уровень благотворительности, который подходит для вашей компании. Если вы готовы сделать пожертвование, оторвите перфорированный раздел следующего документа и отправьте его нам в прилагаемом конверте с обратным адресом.

Я хотел бы заранее поблагодарить вас за вашу щедрость. Не стесняйтесь обращаться ко мне напрямую по [номер телефона] или [электронная почта], если у вас есть какие-либо вопросы.

С уважением / Всего наилучшего / пр.

[Ваше напечатанное имя]
[Ваша должность]

[Ваша подпись]



6. Благодарственные письма доноров

Что такое благодарственные письма доноров?

Благодарственное письмо донора не требует пояснений.

Эти письма (или электронные письма!) Предназначены для использования после того, как донор сделал взнос любого рода , в том числе:

  • Денежные вклады.
  • Натуральные пожертвования.
  • Время волонтера.
  • Соответствующий подарок от работодателя.
  • И многое другое!

Когда их использовать?

Благодарственные письма донора должны быть отправлены , как только вы получите взнос . Доноры должны получить подтверждение в течение двух дней после внесения пожертвования.

Не стесняйтесь отправить электронное письмо с подтверждением, а также прямую почтовую рассылку. Никогда нельзя быть слишком благодарным за своих жертвователей!

Шаблон письма


Дата

Ваше имя
Название вашей организации
Улица
Город, штат Почтовый индекс

Уважаемый [Предпочтительное имя донора],

Я не могу передать, насколько все мы в [некоммерческой организации] ценим ваш вклад в наше дело.Благодаря вашему пожертвованию [сумма] мы сможем [перечислить конкретные цели, задачи и т. Д.].

Я также хотел сообщить вам, что мы будем [проводить волонтерское мероприятие, открывать двери нашей некоммерческой организации для туров, проводить мероприятие по сбору средств и т. Д.]. Мы будем рады пригласить вас принять участие в этой возможности! Всем нашим нынешним спонсорам понравилось развивать более тесные партнерские отношения с нашей организацией, и я надеюсь, что вы поступите так же.

Еще раз спасибо!

[Ваше напечатанное имя]
[Ваша должность]

[Ваша подпись]


Мы надеемся, что эти шесть шаблонов писем по сбору средств дали вам некоторое представление о том, как написать потрясающее обращение по сбору средств.Какие из них вы использовали в прошлом? Какие буквы у вас были наиболее успешными?

Если вы хотите получить более ценные советы по сбору средств, ознакомьтесь с этими дополнительными ресурсами:

  1. Программное обеспечение для некоммерческих организаций, которое необходимо знать: Каждой некоммерческой организации необходимо программное обеспечение для сбора средств, если они хотят собирать деньги в Интернете. Узнайте о ведущих поставщиках, предоставляющих некоммерческим организациям первоклассные инструменты, которые помогут вам собрать больше пожертвований.
  2. Руководство по сбору средств в Интернете: Ищете другие способы сбора денег в Интернете.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ